De aceea, în metoda GTD, colectarea și luarea de note a informațiilor se află pe primul loc. De aceea trebuie să-ți ții caietul magic cu potențialul intelectual la tine, oriunde și mereu.

2. Alinierea sarcinilor

Pentru sarcina în cauză, adresați următoarele întrebări:

1. Cât de importantă este această sarcină?
2. Cât timp va dura finalizarea acestei sarcini?
3. Trebuie să o finalizați într-un anumit interval de timp sau se poate face oricând?

În plus, metoda GTD prevede în paragraful nr. 2 definirea unor pași clari pentru finalizarea unui caz specific. De exemplu, dacă lista dvs. este marcată: creați un plan de afaceri pentru un nou proiect. Apoi, pentru a finaliza această sarcină, trebuie să o împărțiți în subsarcini mai mici, interconectate.

Dacă sarcina este de a crea un plan de afaceri, atunci aceasta este adesea o cantitate mare de muncă. Și de fiecare dată când te uiți la acea bifă de pe lista ta, vrei să o amâni din nou și din nou. Problema este că creierul tău percepe această sarcină fără detalii. Din acest motiv, trebuie să împărțiți această sarcină în mai multe, mai mici:

1. Găsiți exemple de plan de afaceri online.
2. Privește conținutul, citește și înțelege esența.
3. Creați un model similar pentru proiectul dvs.
4. Faceți schițe.
5. Ceva de schimbat, îmbunătățit etc.

De ce este atât de ușor? Pentru că creierului nostru îi place să planifice și să împartă sarcinile mari în altele mai mici. Și, se întâmplă tot timpul. Să presupunem că vrei să mergi la un restaurant. Creierul tău începe să gândească (planifică) în etape:

• ce bucatarie vrei;
• Ce prieteni să sunați;
• Care este cel mai bun moment pentru a merge;
• Cum este vremea și cu ce să mă îmbrac...

Astfel, creierul împarte această sarcină în subsarcini și rezolvă totul pas cu pas fără prea multă sarcină. Și în cazurile mai dificile și mai puțin plăcute, creierul are nevoie de ajutorul tău.

3. Sistematizarea cazurilor

Al treilea punct al metodei GTD este de a organiza lucrurile:

• În ordinea importanței;
• Urgenţă;
• Și numărul de pași făcuți.

Pentru a face acest lucru, trebuie să creați mai multe categorii și subcategorii, după care, distribuiți cazuri între ele.

Exemplul 1Într-o lună ai o întâlnire cu un fost prieten de la serviciu. Vrei să-l cunoști, dar nu știi ce s-ar putea întâmpla în această perioadă de timp, unde vei fi etc. Această sarcină poate fi adăugată în siguranță la subcategoria #1. Setați un memento în calendarul Google pentru săptămână și apoi rezolvați această problemă.

Exemplul 2 Ai o dorință – de a învăța.De fapt, asta este pentru Și asta se poate face când este timp. Această sarcină poate fi adăugată la subcategoria nr. 2, adică este de dorit să o faceți.

A doua categorie este lucrurile importante. Estimăm timpul aproximativ necesar pentru a face acest lucru. Dacă durează mai puțin de 3 minute (citește un articol scurt, răspunde la un e-mail...), atunci ar trebui făcut imediat, înainte de a începe să-l notezi undeva.

După aceea, împărțiți categoria #2 în subcategorii. De exemplu, 1 - proiect, 2 - personal; 3 - afaceri... Împărțiți-vă ideile în categorii și dacă există probleme care trebuie rezolvate la un moment dat, atunci indicați această dată alături.

4. Vizualizați și actualizați

În sistemul GTD, articolul #4 este, de asemenea, foarte important. Revizuiește-ți lista de 1-2 ori pe săptămână. Acest lucru se face pentru a adăuga unul nou, pentru a șterge ceea ce a fost făcut sau pentru a șterge cazurile care și-au pierdut relevanța.

Mulți, folosind sistemul GTD, ignoră acest punct. Și aceasta este una dintre cele mai importante etape. Pentru că baza productivității este acuratețea și conștientizarea. Dacă lista ta este într-o stare groaznică, nu vei mai avea dorința de a reveni la ea și îți vei abandona angajamentul.

5. Fă-o

Fă-ți sarcinile în funcție de urgența, importanța, starea ta de spirit și motivația. Implementarea metodei GTD în viața ta necesită practică și disciplină.

Merită, pentru că folosind instrumentele GTD, vei putea să ții pasul, să te dezvolți și să te simți complet!

Dedicat lui Katherine

partenerul meu minunat în viață și muncă

Trăiește cu succes!

De mult timp, abrevierea GTD a devenit la fel de familiară pentru mulți oameni din Rusia precum USB sau GPRS. Pe forumurile de pe Internet dedicate managementului timpului și eficienței personale, sistemul „Getting things done” este discutat la fel de activ ca și alegerea unui jurnal sau stabilirea obiectivelor de viață.

Din fericire, de-a lungul celor zece ani de existență a comunității ruse de gestionare a timpului, s-a pus întrebarea „A planifica sau nu a planifica timpul?” a încetat să mai fie relevantă. A nu planifica timpul, a întârzia la întâlniri, a uita de obligațiile pe care ți le-ai asumat este la fel de indecent ca a nu folosi furculița și cuțitul într-un restaurant. Gestionarea timpului în ultimii ani a ocupat același loc în viața noastră ca și sala de sport sau piscina. A fi într-o formă fizică bună este firesc. Metodele pot fi diferite - înot, yoga, volei... - esența este aceeași. În mod similar, este la modă și natural să faci totul, să nu uiți nimic, să găsești mereu timp pentru muncă, odihnă, comunicare cu familia și prietenii.

Întrebarea principală este ce metode de autoorganizare să aleg, relativ vorbind, „ce mi se potrivește mai bine: înotul sau sala de sport?”. Cum să configurezi un sistem personal de gestionare a timpului mai ușor, mai confortabil și cu plăcere? În funcție de tipul psihologic, este mai ușor pentru cineva să mănânce cu cuțit și furculiță, pentru cineva - cu betisoare japoneze. În orice caz, este nevoie de un anumit sistem, secvență, metodologie.

Fiecare țară dezvoltată are experți în managementul timpului. Cititorul rus cunoaște bine cărțile lui Lothar Seivert, șeful Institutului Heidelberg pentru strategie și planificare a timpului; Stephen Covey, președintele corporației americane FranklinCovey; Brian Tracy, specialist în leadership și performanță; Kerry Gleeson, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern și alții.Unele lucrări nu au fost încă traduse în rusă și așteaptă în aripi - cărți de Mark Forster (Marea Britanie), Harold Taylor (Canada), etc David Allen, al cărui sistem bine cunoscut în SUA și a câștigat deja mulți fani în țara noastră.

Programul de lucru al lui David este impresionant: programul seminariilor sale din cele mai mari orașe din SUA și Europa este cunoscut cu un an înainte. Cartea lui este clară, practică, prescrisă, tehnologică. Merită să argumentăm cu câteva principii și recomandări și, fără îndoială, traducerea în limba rusă a cărții este destinată rolului de catalizator al discuțiilor active. Dar un lucru este cert: cartea este solicitată și utilă. Popularitatea sa în Rusia este încă în dovada originală engleză a acestui lucru.

Îți doresc, cititorule, cu ajutorul experienței dovedite ale lui David Allen și al recomandărilor practice, să înveți cum să reușești să trăiești. Să trăiești o viață bogată, eficientă, frumoasă, în care fiecare minut al Timpului are propria sa greutate și cea mai mare valoare.

Vă doresc succes!

Gleb Arkhangelsky,

Director general al companiei „Organizarea timpului”,

creatorul comunității ruse de gestionare a timpului

www.improvement.ru

De la autor

Înaintea ta este un depozit de strategii și principii. Vei găsi forțe noi în tine, vei învăța să rămâi calm și să faci față lucrurilor mult mai eficient, depunând mult mai puțin efort. A fi capabil să duci la bun sfârșit lucrurile și să îndeplinești sarcinile cu succes este important, dar nu trebuie să te împiedice personal să te bucuri de viață, care pare aproape sau chiar complet de neatins în timpul muncii grele. Cu toate acestea, nu vorbim despre alegerea „ori – sau”: credeți-mă, puteți lucra eficient și, în același timp, puteți trăi pentru propria plăcere în lumea grijilor de zi cu zi.

Eficiența este unul dintre cele mai importante aspecte ale muncii. Poate că ceea ce faci este cu adevărat important, interesant sau util, sau poate nu este, dar munca trebuie făcută în orice caz. În primul caz, de regulă, doriți să profitați la maximum de timpul și efortul petrecut. În al doilea - cât mai curând posibil pentru a începe o nouă afacere, fără a lăsa "cozi".

Arta de a relaxa mintea și capacitatea de a o elibera de toate grijile și grijile este probabil unul dintre cele mai mari secrete ale oamenilor mari.

Căpitanul J. Hatfield

Și orice ai face, probabil ți-ar plăcea să percepi ce se întâmplă cu calm și să te simți încrezător că în acest moment ar trebui să faci exact ceea ce faci. Fie că bei o bere cu colegii de muncă după muncă, îți admiri copilul adormit în leagăn în miezul nopții, dacă răspunzi la un e-mail sau ai o conversație rapidă cu un client după o întâlnire oficială, ai nevoie de încrederea că asta ar trebui să faci. În prezent.

Scriind această carte, scopul meu a fost să te învăț cum să fii cât mai eficient posibil și cum să te relaxezi atunci când vrei sau simți nevoia.

Eu, ca mulți dintre voi, caut de multă vreme răspunsuri la întrebări: ce să fac, când și cum. Și acum, după mai bine de douăzeci de ani de dezvoltare și implementare a unor noi metode de creștere a productivității individuale și organizaționale, după multe cercetări și încercări de a mă îmbunătăți, pot spune cu încredere că nu există o soluție universală. Nicio cantitate de programe de calculator, seminarii, planificatoare personale și declarații personale de misiune nu vă pot face ziua de lucru mai ușoară și nu vă pot lua decizii zi de zi, săptămână de săptămână și întreaga viață. În plus, odată ce găsești o modalitate de a-ți crește productivitatea și de a-ți ușura luarea deciziilor chiar și la un nivel, vei avea noi responsabilități și obiective creative care nu mai pot fi atinse cu o formulă simplă.

Dar, deși nu există mijloace simple de a perfecționa organizarea și productivitatea personală, există pași pe care îi putem face pentru a le îmbunătăți. An de an, pe măsură ce lucram asupra mea, am găsit lucruri mai profunde și mai importante asupra cărora să mă concentrez, idei la care să mă gândesc și lucruri de făcut. Am găsit procese simple pentru a spori considerabil capacitatea unei persoane de a trata în mod creativ și constructiv preocupările lumești pe care oricine le poate stăpâni.

Această carte este punctul culminant a peste douăzeci de ani de cercetare a productivității individuale. Acesta este un ghid pentru maximizarea rezultatelor și minimizarea costurilor într-o lume în care munca devine mai voluminoasă în fiecare zi și necesită rezolvarea multor probleme litigioase. Am petrecut multe ore învățând oamenii din prima linie - la locul de muncă - pentru a-i ajuta să-și proceseze și să-și eficientizeze sarcinile curente. Metodele pe care le-am descoperit s-au dovedit eficiente într-o mare varietate de organizații, în toate domeniile de activitate, în diferite medii culturale, chiar și la școală și acasă. După douăzeci de ani de pregătire și educare a celor mai experimentați și productivi muncitori, mi-am dat seama că lumea are nevoie de metodele mele.

Liderii organizațiilor se străduiesc să insufle „productivitate marginală” în ei înșiși și subordonații lor ca standard de bază. Ei, ca și mine, știu că la sfârșitul zilei de lucru, cu ușile închise, sunt apeluri telefonice la care nu au avut suficient timp să răspundă, sarcini care trebuie transferate cuiva, întrebări nerezolvate în timpul întâlnirilor și discuțiilor. , responsabilități neîndeplinite și zeci de e-mailuri necitite. Mulți oameni de afaceri reușesc pentru că problemele pe care le rezolvă și oportunitățile pe care le realizează sunt în cele din urmă mai importante decât defectele din portofoliile și birourile lor. Dar, în ritmul actual de viață și de dezvoltare a afacerilor, acest echilibru devine foarte instabil.

Pe de o parte, avem nevoie de instrumente dovedite care să-i ajute pe oameni să-și concentreze eforturile strategice și tactice și să nu-i lase să piardă din vedere ceva important. Pe de altă parte, este necesar să se creeze un mediu de lucru și metode care să nu permită angajaților capabili să „ardă” la locul de muncă sub presiunea stresului. Avem nevoie de standarde stabile de stil de lucru care să îi ferească pe cei mai buni și mai străluciți angajați de stres.

Acest lucru se aplică nu numai organizațiilor, ci și școlilor, unde copiii încă nu sunt învățați cum să analizeze informațiile primite, cum să se concentreze asupra rezultatului și ce pași să ia pentru a-l atinge. Fiecare dintre noi are nevoie de aceste cunoștințe: la urma urmei, ne va permite să folosim toate oportunitățile care se deschid înaintea noastră pentru a ne îmbunătăți pe noi înșine și a îmbunătăți constant lumea din jurul nostru.

Puterea, simplitatea și eficacitatea principiilor pe care le voi explica în Getting Things Done: Arta productivității fără stres poate fi experimentată cel mai bine din prima mână: în timp real, în condiții reale, în lumea reală. Desigur, scopul cărții este de a prezenta esența marii arte de a gestiona fluxul de lucru și de a obține o productivitate ridicată. Am încercat să prezint materialul în așa fel încât să vă dezvălui imaginea de ansamblu și, în același timp, să vă ofer un gust din rezultatul imediat pe măsură ce citiți cartea.

Cartea este împărțită în trei părți. Prima parte dezvăluie imaginea de ansamblu, oferă o scurtă privire de ansamblu asupra sistemului, explică unicitatea și relevanța acestuia și apoi introduce direct principalele metode într-un mod concis și accesibil. A doua parte descrie modul de aplicare a principiilor sistemului în practică. Aici puteți exersa și învăța pas cu pas pentru a aplica modelele descrise în viața de zi cu zi. Cea de-a treia parte descrie rezultatele și mai mari și mai eficiente care pot fi obținute făcând metodologia și modelele parte integrantă a vieții personale și profesionale.

Alătură-te acum! Vreau să nu credeți doar, ci și să vă convingeți că aceste metode pot și trebuie folosite de dvs. personal. Vreau să înțelegeți că ceea ce promit nu este doar posibil, ci și destul de accesibil pentru fiecare dintre voi. Și vreau să știți că tot ceea ce vă propun este foarte ușor de implementat. Acest lucru nu necesită abilități speciale. Știți deja să vă concentrați, să scrieți informații importante, să decideți asupra rezultatelor dorite și a acțiunilor viitoare, să cântăriți alternativele și să faceți alegeri. Veți vedea că multe dintre acțiunile pe care le-ați efectuat constant instinctiv și intuitiv sunt cu adevărat corecte. Vă voi arăta cum să duceți aceste abilități de bază la următorul nivel de eficiență. Te voi ajuta să traduci toate aceste abilități într-un comportament nou care va deveni un far pentru tine.

Pe parcursul paginilor cărții mă refer în mod constant la programe de formare și seminarii pe tema productivității. În ultimii douăzeci de ani am lucrat ca consultant în management, atât singur, cât și în grupuri mici. Munca mea a constat în primul rând în instruire individuală privind productivitatea și ateliere de lucru despre metodele din carte. Eu și colegii mei am pregătit peste o mie de oameni, am instruit sute de mii de profesioniști și am organizat sute de seminarii de grup. Din această experiență am tras impresii și exemple pentru această carte.

Esența acestei cărți a fost transmisă frumos de clientul meu, care a scris: „Când am început prima dată să aplic principiile acestui program, ei mi-au salvat viața... Când le-am făcut un obicei, mi-au schimbat viața. Este un vaccin împotriva luptei zilnice „nu pentru viață, ci pentru moarte” când „proiectul ar fi trebuit să fie finalizat ieri”, și un antidot pentru dizarmonia pe care mulți oameni o aduc înșiși în viața lor.

Cel mai curios paradox este că conștiința umană se descurcă bine cu generarea de gânduri noi, dar cu păstrarea celor vechi eșuează adesea. Prea des uităm chiar și informații simple - de exemplu, să cumpărăm ceva dintr-un magazin sau unde punem cheile. Sunteți familiarizat cu asta? Ei bine, nu ești singur. Și dacă uităm chiar și lucruri atât de simple, atunci ce putem spune despre îndeplinirea sarcinilor și productivitatea personală ridicată.

La Goalton.com, în domeniul nostru de lucru, punem o mare valoare oricărei metode de creștere a productivității personale și a echipei. A devenit o normă pentru noi să căutăm și să testăm constant atât cele mai noi metode din acest domeniu, cât și pe cele vechi destul de bine promovate. Și astăzi vrem să vorbim despre nuanțele, avantajele și dezavantajele pe care le-am experimentat noi înșine folosind abordarea GTD. Ca de obicei, experții noștri au făcut cea mai concentrată strângere pentru tine, astfel încât până la sfârșitul articolului să fii familiarizat cu această problemă și să poți deveni măcar puțin mai eficient.

Ideea principală

Deci, esența metodei GTD se bazează pe postulatul de bază că este dificil pentru o persoană să-și atingă obiectivele dacă capul său este ocupat cu fluxul de informații primite. Există atât de multe gânduri, sarcini și pur și simplu distrageri externe în viața noastră încât poate fi extrem de dificil să ne concentrăm asupra principalului lucru. Prin urmare, David Allen a sugerat să nu păstrați o cantitate mare de informații în cap, ci să vă eliberați mintea pentru munca directă și să încercați să transferați toate informațiile pe un mediu extern, avându-l anterior structurat într-un anumit fel.

Influența fluxului de informații primite după D. Allen

Echipa de metodologi de la Goalton.com consideră că acest mod de a privi organizarea muncii este justificat. Pentru oamenii de succes notează-ți gândurile și lista de acțiuni este un fapt incontestabil, și de aceea caietul și jurnalul au devenit de mult simboluri ale oamenilor de afaceri de succes. Primul lucru pe care trebuie să-l faci pentru a face mai mult este să-ți descarci capul. Doar transferați roiul de albine de sarcini din capul dvs. pe orice mediu extern.

Ultimul deceniu ne-a oferit o nouă rundă de dezvoltare a computerelor - acestea au devenit în sfârșit cu adevărat personale, ușoare, în miniatură și puteți avea acces la rețeaua globală sau la serviciile cloud de aproape oriunde în lume. Software-ul ușor de utilizat face înregistrarea proiectelor și sarcinilor dvs. simplă și vizuală, indiferent dacă preferați să utilizați hărți mentale sau să creați liste de activități.

Pentru a-ți elibera capul și a nota lucrurile, trebuie doar să instalezi un manager de activități convenabil pentru tine sau să folosești un serviciu cloud, cum ar fi Goalton, Remember the milk, Asana sau Todoist.

Suntem absolut de acord cu autorul cărții GTD că o persoană care tinde spre o productivitate personală ridicată ar trebui să preia controlul deplin asupra gestionării fluxului de lucru. Acest proces constă din mai multe acțiuni consecutive - colectarea și prelucrarea datelor, organizarea convenabilă a informațiilor colectate despre proiecte, capacitatea de a face revizuiri periodice și de a lua decizii cu privire la necesitatea anumitor acțiuni. Puțin mai târziu vom reveni asupra acestui proces, dar deocamdată îl vom ilustra cu o diagramă vizuală.

Practica de planificare

După ce descărcați tot ce s-a acumulat în el din cap, trebuie să îl sortați în grămezi. Prin urmare, al doilea postulat al lui Allen pentru planificarea timpului tău se bazează pe așa-numitul model pe șase niveluri de revizuire a muncii tale. De fapt, autorul cărții GTD spune că o persoană ar trebui să fie capabilă să-și privească treburile din ochi de pasăre. Pentru a face acest lucru, el propune să distingem 6 niveluri de perspectiva privirii:

• Afaceri curente
• Proiecte curente
• Gama de sarcini
• Următorii 1-2 ani
• Perspectivă de cinci ani
• Viața ta ca întreg

Metodologia GTD recomandă revizuirea fiecărui nivel la o anumită frecvență pentru a vă prioritiza mai bine sarcinile. Și deși considerăm că această abordare este oarecum simplificată, suntem totuși de acord cu această afirmație. Poate cea mai importantă recomandare a metodologilor Goalton.com în acest sens este aceea întoarceți această listă peste cap și începeți să vă planificați treburile exact cu stabilirea obiectivelor pentru viațăîn general. Este dificil? Si cum! Dar tocmai o astfel de afirmație a întrebării îți dă impuls unei schimbări radicale a vectorului propriei tale dezvoltări. La urma urmei, dacă în fiecare zi te încăpățânezi să faci același lucru, atunci de ce s-ar schimba rezultatul tău?

Un pic despre obiective

Aruncă o privire la tine și încearcă să răspunzi sincer la câteva întrebări - ești mulțumit de viața ta? Este calitatea sa suficient de ridicată? Obosești până la sfârșitul zilei de lucru sau, dimpotrivă, ești alimentat de energie suplimentară? Ți-ar plăcea să faci același lucru în 10 ani? Cum arată pentru tine viața unei persoane ideale?

Aceasta este cu siguranță o viziune mai filozofică asupra vieții tale și necesită o atitudine sănătoasă și imparțială, dar aceasta este viața ta și pentru a experimenta bucuria la capătul drumului, trebuie neapărat să-ți stabilești liniile directoare potrivite. Prin astfel de linii directoare, ne referim la definirea caracteristicilor specifice pe care ar trebui să le aveți. Mai precis, nu doar „tu”, ci „cel mai bun tu”. Odată ce îți dai seama conceptul de „mai bine-te însuți”, vei înțelege imediat că nu vei putea deveni mai bun fără acțiuni speciale.

Etichete și contexte în practică

Dar să revenim la ideile lui David Allen. Cele de mai sus arată ca GTD? Din păcate, doar parțial. Considerăm că metodologia Getting Things Done este mai degrabă reactivă, în timp ce abordarea de planificare pe care o propunem este considerată mai corect proactivă. Care este diferența?

Cert este că abordarea reactivă, după cum sugerează și numele, este o reacție la unele evenimente. În special, metoda GTD promovează foarte activ utilizarea așa-numitelor „contexte”, adică condițiile în care efectuați anumite acțiuni. Există multe tipuri de software în lume care suferă de supraîncărcare de context.

Ce este contextul? Acestea sunt câteva etichete cu care marcați anumite sarcini. De fapt, vorbim despre o metodă de grupare a sarcinilor pe o bază dată. Să explicăm printr-un exemplu simplu – marchezi unele sarcini cu eticheta (context) „Ioan” și când îl întâlnești pe John, discuti despre aceste sarcini cu el. Pare extrem de convenabil, pentru că acum cu siguranță nu vei uita să-i pui nicio întrebare. În mod similar, puteți eticheta sarcini în contextul unei locații geografice, cum ar fi „sediul central” și vă puteți ocupa de anumite sarcini atunci când vă aflați într-un loc numit „birou central”.

Un exemplu de implementare a metodologiei GTD la Goalton.com

De asemenea, puteți crea o grupare separată de cazuri, în funcție de cele disponibile cantitatea de timp liber. De exemplu, în captura de ecran de mai sus, puteți vedea liste de activități defalcate în funcție de durata lor:

• afaceri timp de 5 minute
• afaceri timp de o jumătate de oră
• afaceri timp de 1 oră
• afaceri timp de 3 ore

Acum, dacă aveți o jumătate de oră de timp liber, atunci urmând metoda GTD, trebuie doar să vă uitați la secțiunea corespunzătoare „jumătate de oră” și să alegeți de acolo un lucru pe care îl veți prelua. De exemplu, puteți verifica diapozitivele din prezentarea dvs.

În general, metoda lui D. Allen este extrem de simplă și, prin urmare, are mii de fani în toate colțurile globului. Mai întâi, puneți toate cazurile în Inbox (INBOX) și apoi distribuiți periodic aceste cazuri fie în funcție de contexte de locație, fie de contexte de persoane, fie de disponibilitatea timpului. În dosare separate, puneți doar materiale de referință sau link-uri utile care vă apar. În viitor, vă puteți întoarce oricând la ei pentru a decide dacă trebuie făcut ceva cu ei. Dacă ați atribuit o sarcină unui coleg, atunci pur și simplu transferați-o în folderul „Delegat”.

După cum puteți vedea, aplicarea metodei GTD folosind, de exemplu, Goalton.com este incredibil de ușoară! Și ținând cont de faptul că sistemul are o serie de directoare, cum ar fi agenda de adrese a persoanelor de contact și un calendar încorporat, devine foarte ușor și convenabil să vă gestionați afacerile.

Să vorbim despre dezavantajele GTD

Metoda propusă este ușor de aplicat și oferă într-adevăr rezultate excelente încă din prima zi de utilizare. Dar să-l criticăm puțin pentru a fi obiectivi și a obține o eficiență mai mare în muncă.

Așadar, dacă ești o persoană foarte prost organizată, căreia îi cade totul din mâini, nu ai timp de nimic și uiți mereu să faci ceva important, atunci metoda va fi cu siguranță bună. El vă va pune cu adevărat ordine în treburile și rezultatele vor fi vizibile destul de curând. Dar amintiți-vă că aceasta este o metodă reactivă, adică reacționați la evenimente externe.

LA proactivăÎn metodele la care aderă echipa Goalton.com, locul central este acordat nu contextului, ci Obiectivelor tale (Ing. Goal - scop), indiferent dacă aceste obiective sunt personale sau de serviciu. Cu alte cuvinte, credem că dacă ai identificat un obiectiv important și i-ai atribuit o prioritate sporită, atunci ar trebui să iei sarcini din lista ta și să le duci la bun sfârșit, indiferent de condițiile externe potrivite, dar pornind de la prioritatea lor.

Pentru exemplul de mai sus, asta înseamnă că îl poți suna singur pe John (proactiv) fără a fi nevoie să aștepți până când îl întâlnești întâmplător. În același timp, nu trebuie să discutați cu el toate cazurile marcate „john” - în schimb, discutați doar chestiunea importantă pe care o aveți acum în prioritate și concentrați-vă numai asupra acesteia. Situația este similară cu „biroul central” – de ce să așteptați contextul potrivit? Dacă aveți o sarcină importantă care duce la obiectivul de care aveți nevoie, atunci mergeți la biroul central și rezolvați-vă problemele fără a pierde timpul. Aceasta este diferența dintre abordările reactive și proactive. Întreaga ideologie a sistemului Goalton este subordonată primatului Obiectivelor și considerăm că gruparea sarcinilor trebuie realizată tocmai după criterii de proiectare și timp, și nu după etichete și contexte condiționate.

„Etichetele sunt inamicul gândirii structurale. Dăunul etichetelor constă în accesibilitatea lor ușoară și inofensibilitatea exterioară. Adesea arată bine în jurnal și au diverse culori frumoase. Sunt ușor de utilizat și puteți marca orice cu ele. De ce iubesc oamenii etichetele? Pentru că dacă nu există etichete în sistem, atunci trebuie să te gândești. Gândiți-vă unde să atribuiți aceasta sau acea sarcină, gândiți-vă cum să integrați această sarcină în lanțul general de acțiuni. Gândiți-vă cât de oportună sau adecvată va fi implementarea acestei acțiuni și dacă este o acțiune sau doar un gând. Fără etichete, trebuie să te gândești mult și de multe ori să-ți transformi ideile în ceva mai practic sau să le abandonezi cu totul. Dar nu acesta este scopul tău? Etichetele sunt un obicei prost. Încercați să le refuzați - la început veți fi inconfortabil, dar apoi veți vedea rezultatul.

Evident, David Allen însuși a înțeles că metoda pe care a propus-o, deși bună, nu era perfectă. De aceea și-a dedicat o parte din minunata sa carte „cazurilor atipice” care necesită o gândire și o reflecție mai profundă. Ca urmare, pe lângă metoda orizontală de planificare, metodologia sa a fost completată cu una verticală, în care a inclus astfel de aspecte extrem de importante din punctul nostru de vedere, precum:

• Determinarea obiectivelor
• Crearea unei viziuni
• Brainstorming
• Definirea actiunilor specifice

Pe baza clasificării propuse și a metodelor de stocare a informațiilor, Allen a facilitat foarte mult acest proces, deși l-a prezentat într-o manieră oarecum confuză. Baza confuziei este lipsa unor algoritmi clari și aceeași utilizare notorie a contextelor, pe care autorul nu le-a abandonat niciodată, crezând că permit „să ne facem o idee despre următoarele acțiuni specifice, primind mementourile potrivite la momentul potrivit. și la locul potrivit.” Ei bine, să nu-l judecăm prea aspru pentru asta. În cele din urmă, toți oamenii sunt ușor diferiți unul de celălalt în ceea ce privește psihotipul și caracteristicile de personalitate. Probabil, pentru unii oameni, abordarea reactivă de a face afaceri este cea care se potrivește mai bine.

Încheiând revizuirea metodologiei Getting Done, vreau în continuare să atrag atenția asupra unui punct pozitiv. Autorul metodei a adus poate cea mai valoroasă contribuție la dezvoltarea productivității personale, propunând o schemă destul de simplă și bine structurată de procesare a informațiilor primite. După cum se poate vedea din figură, această schemă descrie un ghid pas cu pas despre ce trebuie să faceți cu informațiile primite pentru a vă elibera creierul de a le aminti.

Cum să faci lucrurile de la David Allen

Experții noștri sunt în mare măsură de acord cu această schemă și o consideră un instrument excelent pentru persoanele care doresc să obțină rezultate excelente. Cu toate acestea, considerăm că este de datoria noastră să vă avertizăm că schema conține un defect foarte important cu care echipa Goalton.com nu este puternic de acord. Cert este că schema are o ramură logică care implică nevoia de a acorda prioritate sarcinilor mici. „Durează mai puțin de 2 minute? - fă-o imediat” - acesta este motto-ul GTD. Înțelegem ce avea în vedere Allen când a introdus acest element - a vrut să salveze oamenii de micile sarcini care uneori se învârt enervant în creierul tău. Totuși, ar putea fi și o mare bombă aici.

În articolul nostru despre Principiul Unicului Lucru, am acoperit în detaliu probleme legate de concentrare, concentrare și voință. Este puterea de voință care ne permite să facem lucrul ales, împiedicându-ne să încercăm să trecem la altceva. Dar înîn timpul zilei, voința, precum și energia ta mentală, sunt epuizate. Deci, are sens să le cheltuiți pe cutii mici de două minute? Credem că nu. În niciun caz nu vă începeți ziua cu a face ordine în lucrurile mărunte - începeți întotdeauna ziua de lucru cu sarcina principală!

Faptul este că, pe lângă determinarea a ceea ce ar trebui să faci în principiu, CUM anume vei lucra la sarcină este, de asemenea, foarte important. Majoritatea cercetărilor științifice spun fără echivoc că cel mai mare dușman al omului este al lui incapacitatea de a se concentra asupra unei sarcini. Apropo, celor care sunt interesați de acest aspect anume, recomandăm să citiți despre tehnicile de tomate. Credem cu sinceritate că abilitatea (și abilitățile dobândite, obiceiul) de a lucra la o anumită sarcină pentru o anumită perioadă de timp fără a fi distras de nimic altceva este esențială pentru succes. Cu toate acestea, având în vedere instrucțiunea GTD care vă spune să faceți mai întâi sarcini scurte, riscați să faceți doar acele sarcini scurte toată ziua.

S-ar putea întreba: ce e în neregulă cu asta? În primul rând, ceea ce ți s-a părut scurt la început poate dura de fapt o perioadă considerabilă de timp. În al doilea rând, sarcinile importante (adică cele care au o prioritate mare datorită valorii lor) trebuie făcute mai întâi, și nu scurte. În al treilea rând, rezerva de energie a oricărei persoane este limitată, ceea ce înseamnă că, făcând zece sarcini scurte, îți poți cheltui toată puterea și inspirația asupra lor. Și nu uitați că schimbarea între sarcini este, de asemenea, o parte consumatoare de energie din activitatea creierului dumneavoastră. Am vorbit în detaliu despre costul comutării între sarcini și pericolele multitasking-ului într-un articol anterior.

Descoperirile noastre

Getting Things Done este o tehnică de gestionare a timpului fondată de David Allen și descrisă în cartea sa cu același nume.

Ideea principală a metodei este că o persoană trebuie să-și descarce capul de informațiile de rutină inutile, transferându-le pe un mediu extern, fie că este vorba de tăvi de hârtie, o carte de jurnal sau.

David oferă un algoritm care poate fi folosit pentru a procesa eficient o cantitate mare de informații pentru a vă organiza timpul.

Conform metodei GTD, este mai bine să lucrați cu informațiile primite în mai multe etape:

2. Prelucrare.

3. Organizare.

5. Acțiuni.

Să ne oprim asupra acestor etape mai detaliat.

Colectie

Ideea principală este că orice sarcină, idee, informație etc. trebuie să-l repari pe un mediu: pe hârtie, prin poștă, într-un laptop sau un computer de buzunar. Poate veți folosi diferite instrumente pentru a înregistra diferite informații primite. Nu este ideea. Ideile principale sunt următoarele:

Nu vei uita nimic

Îți vei descărca capul dintr-o cantitate mare de informații de rutină.

Informațiile scrise pe hârtie pot fi colectate în tăvi, fișiere sau e-mailuri în anumite foldere și așa mai departe, în funcție de instrumentele de colectare.

Pentru ca această schemă să funcționeze, tăvile de intrare trebuie procesate la o anumită perioadă, de exemplu, o dată pe săptămână. Când procesezi tăvi, le golești efectiv.

De exemplu, puteți înregistra toate sarcinile, ideile, notele în secțiunea „Sarcini” a organizatorului online cu un singur clic.

Organizare

Prelucrarea informațiilor colectate (coș, tavă, container Inbox) se desfășoară strict după următorul algoritm:

Luăm următorul element superior al coșului „Inbox”.

Dacă un element necesită o acțiune și durează puțin timp (până la 5 minute), atunci îl executăm imediat.

Dacă sarcina necesită mult timp, atunci delegăm cuiva sau o amânăm.

Dacă articolul din coș „Inbox” nu necesită acțiune, atunci aruncăm acest articol, îl punem în tavă (listă) „Someday maybe” sau lăsăm acest articol undeva în arhivă ca informații de referință.

Pentru a organiza munca la acele sarcini care necesită acțiuni suplimentare, David Allen sugerează împărțirea acestor sarcini în mai multe liste:

Următoarele acțiuni

Ar trebui să aveți o listă cu alte acțiuni specifice de luat. Numai în acest caz, veți putea lucra cât mai eficient posibil, „slefuind” un număr mare de cazuri.

În organizatorul online TimeMaster, o listă similară este reprezentată de o listă de toate.

Proiecte

Sarcinile care necesită mai mult de o acțiune pentru a-și atinge obiectivele sunt în esență proiecte. De exemplu, pentru a vă pregăti pentru o prezentare, trebuie să sunați la organizatori, să plătiți factura pentru cameră etc. Pentru fiecare proiect trebuie determinată o acțiune de urmărire.

Cu organizatorul online TimeMaster, puteți împărți sarcinile în subsarcini în câteva secunde.

amânat

Dacă sarcina a fost delegată sau poate fi finalizată puțin mai târziu dintr-un motiv oarecare, atunci astfel de sarcini ar trebui plasate într-o listă separată.

Organizatorul online TimeMaster are contacte pe care le puteți folosi pentru a vă gestiona listele de sarcini.

Intr-o zi poate

Există sarcini care nu sunt relevante în acest moment, nu este clar dacă vor fi relevante în viitor, dar există o astfel de posibilitate. Astfel de sarcini sunt plasate într-o listă separată.

În organizatorul online TimeMaster, puteți organiza astfel de liste în câteva secunde folosind contexte.

David Allen recomandă renunțarea la clasica planificare rigidă a zilei, când întreaga zi este programată la minut. O astfel de planificare este rareori practică, deoarece poți fi distras în orice moment, iar planurile se pot schimba.

David crede că sarcinile sunt împărțite în dure și flexibile.

Sarcini flexibile intra într-o listă simplă. Acestea sunt sarcini care pot fi îndeplinite în orice moment, astfel încât acestea pot fi îndeplinite în ordine. Majoritatea sarcinilor unei persoane obișnuite se încadrează în această categorie.

Sarcini grele- acestea sunt sarcini care sunt legate de un anumit timp. De exemplu, întâlnire, conferință, apel programat, sarcină este pe cale să expire.

Este logic să lăsați doar sarcini grele în calendar. La începutul zilei, vă revizuiți lista de calendar și lista de activități. Cel mai convenabil este atunci când lista de activități și calendarul sunt situate pe aceeași pagină. Este mai ușor să planificați așa. Dacă nu există sarcini grele planificate la începutul zilei, atunci puteți efectua sarcini flexibile în ordine: în funcție de disponibilitatea timpului, energiei și resurselor, efectuați sarcini de la cea mai mare prioritate la cea mai mică prioritate. Odată ce a sosit timpul pentru sarcina grea, vă întrerupeți, faceți sarcina grea și apoi reveniți la îndeplinirea sarcinilor de pe listă. Acesta este cel mai flexibil, simplu și convenabil mod de planificare atunci când aveți de-a face cu un număr mare de cazuri.

David menționează planificarea de sus în jos și în cartea sa. El folosește analogia revizuirii obiectivelor, proiectelor și sarcinilor „din aer”:

1. afaceri curente;

2. proiecte curente;

3. termeni de referință;

4. anii următori (1-2 ani);

5. perspectiva pe cinci ani (3-5 ani);

Cu toate acestea, după cum recunoaște David însuși, în cartea sa accentul principal este pus pe descrierea metodelor de procesare a afacerilor și proiectelor curente, iar planificarea strategică ar trebui să primească cărți separate. Apropo, Steve Covey, un expert mondial nu mai puțin faimos în domeniul managementului timpului, a descris metodele de planificare strategică. Acest lucru este discutat în articolul despre planificarea strategică.

Puteți citi mai multe despre metodologia GTD în cartea lui David Allen Getting Things Done cu același nume sau puteți afla cum să puneți în practică aceasta și alte metode folosind un organizator online și alte instrumente în cursul nostru video.

De ce este greu să țin totul în capul meu

Memoria noastră pe termen scurt este ca memoria principală a unui computer - este necesară pentru a lucra cu sarcini reale, iar volumul său este extrem de mic. În același timp, suntem capabili să procesăm în medie și să funcționăm bine cu doar 1–3. În același timp, volumul de informații care ne reclamă atenția este în continuă creștere. După cum spune David Allen, autorul cărții Getting Things in Order, „Mintea ta este pentru a crea idei, nu pentru a le stoca”. Și acesta este unul dintre scopurile abordării sale.

Despre obligațiile interne

Potrivit autorului, principala sursă de stres și emoții negative sunt obligațiile nerezolvate sau încălcate față de sine sau față de ceilalți (în original, Allen le numește bucle deschise). Gândurile deprimante sunt chiar mai greu de suportat decât să ne dăm seama de cantitatea de muncă pe care trebuie să o facem. Puteți afla mai multe despre relația dintre funcțiile cognitive, planificarea și sarcinile neterminate și.

„Orice obligație „ar trebui, ar putea sau ar trebui” care se află doar în minte creează o tensiune irațională care nu poate fi scuturată, 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână.”

Allen crede, de asemenea, că, spre deosebire de munca fizică, munca intelectuală nu are limite clare. Și nici măcar după o zi plină la birou, te gândești în continuare la munca acasă. Pentru Allen, nu există nicio distincție între muncă și timp liber. Potrivit logicii sale, munca este tot ceea ce ne străduim să aducem starea actuală a lucrurilor. Principalul lucru este să clarificați în mod clar rezultatele și să determinați pașii pentru a le rezolva înainte de a vă stabili aceste obiective.

Cum să înveți să gândești mai clar

În primul rând, este important să ne ocupăm de obligațiile interne. Filosofia Getting Things Done (denumită în continuare GTD) implică faptul că întregul proces de gestionare a muncii se rezumă la trei principii simple.

Mai întâi trebuie să-ți eliberezi capul - adună toate gândurile și sarcinile neterminate într-un sistem extern în care ai încredere.

Apoi trebuie să le clarificați - decideți ce să faceți cu aceste informații.

Pentru a face acest lucru.

Cinci pași pentru a clarifica probleme complexe

1. Colectare

Colectați toate întrebările deschise (atât personale, cât și profesionale), afaceri neterminate (în original, chestii de cuvinte încăpătoare și vagi, în traducere - „incomplete”) și alte informații care pur și simplu țin la tine. Trimiteți totul către Inbox - o stocare externă securizată care poate fi fie fizică (notebook-uri, foldere) fie digitală (orice aplicație de gestionare a sarcinilor conține implicit o Inbox, de exemplu, sau - aceasta din urmă este dezvoltată în întregime pe baza GTD). Adăugați la aceasta e-mailul și mesageria instantanee - „Inbox” în mod implicit.

Stocând informații despre afaceri neterminate pe transportator, vă eliberați capul. Principalul lucru este să nu produceți prea multe liste și să le actualizați și să le procesați în mod regulat.

De îndată ce vă gândiți „ar trebui”, „ar trebui”, „ar trebui” despre o sarcină, această sarcină intră în categoria neterminată

2. Prelucrare

De obicei, informațiile vin la noi pe parcursul zilei, dar este mai convenabil ca cineva să le proceseze dimineața, să facă o recenzie seara și așa mai departe. Allen recomandă în general separarea acestor pași în timp. Procesul în sine de prelucrare a informațiilor constă în răspunsuri secvențiale la întrebări.

"Ce este?" (determinarea tipului de informații - sarcini, note sau idei).

„Este nevoie de acțiune acum?” Unele dintre informații nu sunt deloc destinate muncii, pur și simplu merită aruncate. Cealaltă parte trebuie plasată în sistem pentru a elibera conștiința de acesta.

Dacă nu este necesară nicio acțiune și informația nu este necesară, pur și simplu scăpăm de ea.

Dacă nu este necesară nicio acțiune, dar informațiile sunt necesare, atunci o amânăm pentru a reveni mai târziu. Pentru a face acest lucru, GTD sugerează crearea unui folder „Cândva/Poate” în care sunt trimise toate planurile pentru viitor - de la liste de cărți, filme și locuri de călătorie la o listă de posibile proiecte de muncă și de familie.

O altă opțiune: salvăm informațiile ca referință - pentru acțiunile și proiectele noastre ulterioare. Ambele opțiuni binecunoscute, cum ar fi Dropbox și Google Drive, precum și instrumente noi precum Notebook, sunt potrivite pentru acest lucru.

Dacă este nevoie de acțiune, întrebarea cheie este: „Care este următoarea acțiune?” Ori o faci imediat dacă nu durează mai mult de 2 minute (5 sau poate 10 – depinde de tine), ori o delegi unei persoane mai potrivite și o treci pe „Lista de așteptare”.

Dacă trebuie să atribuiți o dată exactă unei acțiuni, trimiteți-o în „Calendar” (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook sunt cele mai evidente). Acțiunile fără termen limită merg la lista „Acțiuni următoare”, care este în esență o listă de sarcini din managerul de activități sau din blocnotes.

Care este următoarea acțiune? Aceasta este întrebarea principală cu privire la orice informații pe care le-ați colectat. Dacă răspundeți corect, va fi ceva de organizat. „Următoarea acțiune” este următoarea acțiune specifică, fizică, pe care trebuie să o întreprindeți pentru a merge spre finalizarea unei sarcini specifice.

3. Organizare

În urma prelucrării, se obțin mai multe categorii de stocare, care formează sistemul dumneavoastră.

Liste de acțiuni active: un calendar (pentru acțiuni cu un termen limită exact) și o listă de sarcini - în managerul de activități / notepad.

O listă de proiecte - sarcini care necesită mai mult de o acțiune pentru a fi finalizate (majoritatea managerilor de activități au mai multe niveluri de sarcini, care includ nivelul proiectelor, dar doar o listă - un index de proiecte va ajuta) și materiale de referință pentru acestea - în orice depozit convenabil și accesibil.

Lista „Lista de așteptare” este pentru sarcinile care necesită atenția dvs., nu participarea. Pe lângă setați mementouri pentru sarcini care vor deveni relevante la un moment dat în viitor - funcția de memento este disponibilă și în majoritatea aplicațiilor pentru activități.

Lista „Cândva/Poate” - pentru sarcini care pot deveni relevante în viitor: în esență, o listă cu tot ceea ce ați dori să faceți, dar nu o faceți acum.

4. Prezentare generală

După colectare, procesare și organizare, aveți algoritmi de acțiuni gata pregătiți în domeniile care sunt relevante pentru dvs. Pentru a menține sistemul la zi, acesta trebuie revizuit din când în când - în primul rând „Calendarul” și „Lista de activități”, precum și „Lista de proiecte”, „Lista de așteptare” și „Lista de activități posibile”. Examinarea tuturor planurilor și listelor săptămânal vă va oferi o senzație de imagine de ansamblu și claritate a minții, astfel încât să nu pierdeți nimic și să vă concentrați asupra lucrurilor esențiale.

5. Executarea

În gestionarea fluxului de lucru, este important să prioritizați corect sarcinile. Pentru a-ți da seama ce să faci și când să o faci, Allen recomandă să rămâi la trei comportamente.

Atribuiți anumite criterii sarcinilor: context (de exemplu, după loc: acasă, birou, magazin; sau natura muncii: apeluri, întâlniri - și așa mai departe); timp disponibil; energia disponibilă; prioritățile tale personale.

Termenul „muncă” înseamnă de obicei unul dintre cele trei lucruri: faci ceea ce ai planificat, sau programezi munca sau îndeplinești sarcini pe măsură ce apar. Dacă rămâneți blocat la un moment dat, încercați să evaluați exact ce faceți în prezent din cele de mai sus și ce merită să faceți.

Merită să începeți munca de jos în sus, trecând de la obiective de ordin scăzut la cele mai înalte. În primul rând, ai grijă de actualitatea, apoi - domenii de responsabilitate și atenție (familie, muncă, sănătate, prieteni). Acum poți să-ți asumi planuri pentru 1-3 ani înainte, după - pentru o perspectivă de 5 sau mai mulți ani. Ultimul pas este să vă evaluați misiunea și principiile. Așa că, pas cu pas, îți va fi mai ușor să-ți clarifici toate treburile.