Človek, ktorý sa nikdy nezamýšľal nad tým, ako efektívne využíva svoj čas, sa nakoniec dostane do situácie, že nekonečnú šnúru úloh, z ktorých každá je svojím spôsobom dôležitá, už nie je možné vtesnať nielen do pracovného času, ale ani do tých 24. hodiny, ktoré počítajú dni. Ale ďalší deň je plný nových vecí, rovnako naliehavých a človek začína chápať, že jeho situácia je beznádejná.

Veľa času sa často strávi prácou, ktorá je vo všeobecnosti zbytočná.

Pravdepodobne každý sa aspoň raz v živote stretol s podobnou situáciou. Na pokraji časovej tiesne, uvedomujúc si, že na nič nemáme čas a z tejto straty schopnosti rozumne uvažovať, sme pripravení chytiť všetko naraz, hoci intuícia nám hovorí, že to aj tak nepomôže. Najlepšie v takejto situácii je upokojiť sa a len tak 15-20 minút sedieť bez toho, aby ste čokoľvek robili. A potom sa zmierte s tým, že aj tak dnes nestihnete niečo urobiť, a zvýraznite si veci, ktoré sa ešte dajú urobiť v zostávajúcom čase.

Skupiny prípadov

Zoznam úloh, ktoré je potrebné za deň stihnúť, zahŕňa nielen obchodné stretnutia, prácu s dokumentáciou a ďalšie veci, ktoré súvisia s profesionálnymi povinnosťami manažéra. Aj keď ste zúfalý workoholik a nekonečne oddaný svojej spoločnosti, musíte ako každý iný človek v určitý čas jesť, spať a odpočívať. Ide o zvyčajné opakujúce sa činnosti, ktorým sa nemožno vyhnúť a ktoré si, samozrejme, vyžadujú čas.

Okrem každodenných činností, ktoré podporujú život a sú podľa definície predvídateľné, neprejde takmer žiadny deň, aby sa nestalo niečo neočakávané a veľmi často naliehavé.

Ďalšou skupinou aktivít, ktoré možno rozlíšiť štruktúrovaním vášho dňa, sú plánované aktivity. Tento blok obsahuje značnú časť toho, čo je potrebné urobiť v práci, ako aj niektoré drobnosti v domácnosti, môže byť tiež veľmi užitočné vopred rozdeliť podľa času a stupňa dôležitosti.

Aby ste si správne rozložili všetky spomenuté druhy aktivít počas dňa, musíte sa najskôr sami rozhodnúť, ktoré z nich sú najväčšie a ktoré najmenej dôležité, teda je potrebné uprednostniť.

Pravdepodobnosť urgentných prípadov by mali brať do úvahy aj tí, ktorí chcú racionálne využiť svoj čas.

Treba si uvedomiť, že v organizáciách, kde sa motivácii venuje dostatočná pozornosť a odborný rast závisí od skutočného prínosu zamestnanca k celkovému úspechu firmy, sú osobné a firemné ciele väčšinou prepojené a jeden sa dosahuje na úkor ostatných.

NASTAVENIE PRIORITY

Priorita tohto alebo toho fenoménu pre každú konkrétnu osobu závisí predovšetkým od toho, aké životné ciele si táto osoba stanoví. Ale ak zastáva vedúcu pozíciu v akejkoľvek organizácii, potom musí dať do súladu svoje osobné ciele s firemnými cieľmi a na základe toho vytvoriť zoznam priorít, na ktoré sa treba zamerať v prvom rade.

Ak medzi vaše osobné ciele patrí materiálny blahobyt a kariérny rast, potom najistejším spôsobom, ako to dosiahnuť, je vynaložiť maximálne úsilie na efektívne dosiahnutie cieľov organizácie, v ktorej pracujete. A na to sa musíte naučiť určiť, čomu musíte venovať čas.

Zoznam oblastí, v ktorých si manažér môže stanoviť priority, je pomerne široký. No keďže hlavnými oblasťami práce lídra sú práca s ľuďmi a práca s informáciami, práve na ne si treba dať pozor v prvom rade.

Osobné kontakty

Pri stanovovaní priorít v oblasti osobných kontaktov s ľuďmi si manažér musí najskôr urobiť zoznam tých, s ktorými musí najčastejšie komunikovať. Po stanovení toho, kto a z akého dôvodu sa naňho obrátil (predpokladajme, že do týždňa), vodca jasne pochopí, že veľmi veľa kontaktov bolo k ničomu. Ale on tým strácal čas!

"Zlodeji času"

Najneproduktívnejšie sú kontakty s ľuďmi, ktorí nielenže nedokážu ponúknuť nič pozitívne, ale ani sa snažia preniesť svoje povinnosti na plecia lídra. Navyše sú motivovaní túžbou zvýšiť efektivitu. "Ivan Ivanovič, mohol by si zavolať do firmy N, vyriešia s tebou tento problém oveľa rýchlejšie ako so mnou, obyčajným zamestnancom." A teraz má Ivan Ivanovič okrem svojich priamych povinností vedúceho aj úlohu od svojho podriadeného, ​​ktorému teraz akoby niečo vďačil.

Manažér musí pri práci so zamestnancami jasne a jednoznačne dať najavo, že aj keď bude súhlasiť s pomocou, tento problém sa ani na minútu nestane jeho problémom.

Ďalšou skupinou partnerov, ktorých je najlepšie vylúčiť, sú ľudia z minulosti.

Je potrebné pripomenúť podriadenému, že za prácu v organizácii dostáva plat práve za riešenie takýchto problémov a za ich úspešné vyriešenie by nemal niesť nikto iný ako on.

"Tiene z minulosti"

Spolužiaci zo školy, kde ste kedysi študovali, spolužiaci z ústavu, ktorý ste už dávno vyštudovali, kolegovia z bývalého zamestnania - to všetko sú ľudia, s ktorými už nemáte spoločné záujmy a ťažko očakávať, že sa objavia. v budúcnosti. Preto, nech sa takéto odporúčanie zdá akokoľvek drsné, kontakt s takýmito ľuďmi treba čo najskôr prerušiť. Vtiahnu vás do minulosti a musíte myslieť na budúcnosť.

Analýzou zoznamu svojich kontaktov bude manažér schopný nielen získať informácie o tých, s ktorými by nemal komunikovať, ale aj jasnejšie identifikovať tých ľudí, ktorých komunikácia prináša nepochybné výhody. To môže zahŕňať skúsenejších vodcov, ktorí môžu vždy niečo naznačiť alebo naučiť. Tiež môže byť užitočné porozprávať sa s niektorými svojimi podriadenými, ak sú vo svojej práci kreatívni a ochotní prichádzať s novými nápadmi. Čas na takéto kontakty by mal byť vždy zahrnutý v rozvrhu efektívneho manažéra.

Informačné toky

Pri stanovení priorít v oblasti výmeny informácií musí vedúci najprv rozdeliť všetky informačné toky, ktoré vstupujú do organizácie, do troch hlavných skupín.

Prvá skupina: informácie prichádzajúce priamo k vedúcemu

Môžu to byť dokumenty na podpis, informácie od stálych veľkých klientov spoločnosti, správy od vedúcich funkčných oddelení o interných problémoch a úspechoch, správy o mimoriadnych situáciách, ktoré ohrozujú existenciu organizácie.

Druhá skupina: informácie prijaté manažérom po predbežnom spracovaní

Niektoré informačné správy manažérovi nie je potrebné študovať celé. Napríklad pri výbere dodávateľa určitých surovín odborníci na dodávateľskú službu vykonajú predbežnú štúdiu dostupných návrhov. Vyberú najprijateľnejšie možnosti na základe pomeru ceny a kvality a až potom predložia manažérovi malý zoznam možností, z ktorých si môže vybrať tú konečnú bez toho, aby nad ňou strávil príliš veľa času.

Tretia skupina: informácie, ktoré by sa nemali dostať do hlavy

Toto sú aktuálne informácie, ktoré potrebujú zamestnanci výrobných oddelení pri plnení svojich každodenných profesionálnych povinností. Napríklad na zabezpečenie kvality vyrábaných produktov je potrebné vykonávať kontrolu v každej fáze výrobného procesu, ale informácie o výsledkoch takejto kontroly sa stávajú majetkom manažéra len vtedy, ak existujú výrazné odchýlky od normy. Ak proces prebieha normálne, nie je potrebné o tom konkrétne informovať manažéra a situácia sa štandardne považuje za uspokojivú.

Po rozdelení informačných tokov a vyčlenení informácií, s ktorými bude sám pracovať, musí manažér aj tu urobiť akési triedenie.

Relatívnu dôležitosť informácií veľmi často odhaduje manažér intuitívne. Nevedome naznačuje, že po dostatočnom pracovnom čase v tejto organizácii je schopný pochopiť jej potreby a je celkom schopný určiť, čo je pre ňu dôležité a čo druhoradé.

Priority sa však určia oveľa presnejšie, ak manažér pri hodnotení dôležitosti správ použije ciele organizácie ako návod. V tomto prípade sa význam informácie posudzuje na základe škály jej možného vplyvu na dosahovanie cieľov bez ohľadu na subjektívne predstavy niekoho. Práve toto kritérium vám umožňuje prehľadne distribuovať správy podľa dôležitosti a zaručuje, že čas manažéra nebude premrhaný.

POUŽÍVANIE PLÁNOV A PLÁNOV

Čím je čas manažéra štruktúrovanejší, tým efektívnejšie ho trávi. Preto sa odporúča zostaviť harmonogram pracovného dňa, v ktorom je pre každý prípad určený veľmi špecifický obmedzený časový úsek. Takýto harmonogram však nie je jediným nástrojom, pomocou ktorého môže manažér jasnejšie regulovať svoje časové náklady.

Aby sa čas určený na spracovanie informácií využil čo najefektívnejšie, je potrebné rozdeliť všetky dostupné správy podľa stupňa dôležitosti.

Aj keď sa zdá, že manažér má celkom jasnú predstavu o tom, aké problémy je potrebné prediskutovať, môže sa ukázať, že keď sa ich pokúsi dať na papier, uvidí pred sebou nesúvislý súbor slov.

Nie je žiadnym tajomstvom, že veľká časť pracovného času manažéra pripadá na organizovanie rôznych stretnutí a konferencií. A tu je veľmi veľký zdroj na úsporu času.

Plánovanie stretnutí

Ak si manažér pred stretnutím zaberie nejaký čas na prípravu, bude môcť vidieť, ako sa vopred naplánované udalosti líšia od spontánnych. Preto je pred stretnutím užitočné venovať pozornosť niektorým bodom.

Agenda

Aj krátka ranná porada bude oveľa efektívnejšia, ak má manažér k dispozícii zoznam problémov, ktoré sú aktuálne aktuálne a ktoré je potrebné riešiť pri prerokúvaní úloh na aktuálny pracovný deň. O to dôležitejšie je mať pri dlhších stretnutiach plán týkajúci sa strategických aspektov organizácie.

Strávený čas

Pri stretnutiach, na ktorých sa očakávajú diskusie a diskusie rôznych názorov, často nie je možné presne predpovedať, koľko času zaberie zváženie konkrétneho problému. V takýchto prípadoch si vedúci musí určiť maximálny čas, ktorý môže venovať diskusii o každom probléme, a prísne dodržiavať stanovené pravidlá, inak sa stretnutie môže naťahovať donekonečna a výsledky sa nedosiahnu.

Jasnosť jazyka

Pri zostavovaní plánu alebo programu stretnutia treba dbať na to, aby boli body programu formulované čo najkonkrétnejšie. Napríklad, ak sa má venovať pozornosť diskusii o spôsoboch motivácie zamestnancov podniku, potom namiesto zovšeobecňujúceho znenia „zvážiť ďalšie spôsoby stimulácie práce“ bude oveľa efektívnejší konkrétny zoznam možných spôsobov. Diskusia bude prebiehať rýchlejšie a efektívnejšie, ak bude tento bod programu vyzerať takto: „vybrať najvhodnejšie spôsoby dodatočných stimulov z nasledujúcich:

Bonus za prekročenie výrobných noriem;

Štvrťročné, polročné, ročné odmeny;

Jedlo zdarma;

Čiastočná platba za lekárske služby atď.“

Program vám umožňuje skrátiť premárnený čas a prehľadnejšie usporiadať diskusiu, zamerať sa na to hlavné a nenechať sa rozptyľovať menšími detailmi.

Zhrnutie výsledkov stretnutia zabezpečí kontrolu nad realizáciou rozhodnutí. a bude slúžiť ako dodatočná záruka efektívnosti stretnutia.

Zhrnutie

Po porade je potrebné zaznamenať jej výsledky, prijaté rozhodnutia, zadané úlohy s uvedením termínov a zodpovedných osôb.

Pracovné harmonogramy

Plánovanie stretnutí, rozvrhnutie pracovného dňa, plány na týždeň a mesiac umožňujú organizovať prácu v jasne definovaných kalendárnych intervaloch. No nie všetka práca v organizácii začína prvým dňom v mesiaci a končí tridsiateho prvého. Väčšina výrobných cyklov a projektov vo vývoji nie je časovo viazaná na začiatok alebo koniec mesiaca alebo roka.

Napríklad pri výstavbe domu sa určujú kalendárne lehoty na realizáciu jednej alebo druhej časti diela a súčasne sa zostavuje harmonogram časových nákladov potrebných na dokončenie stavebných etáp v poradí priority: montáž krabice, výzdoba interiéru, zasklenie, vytvorenie vnútorného komunikačného systému, dodávka elektriny, plynu a vody atď.

Okrem vypracovania kalendárových plánov sa zvyčajne vypracúvajú harmonogramy vykonávania určitých prác potrebných na úspešnú realizáciu výrobného procesu.

Paralelné používanie pracovných harmonogramov a harmonogramov vám umožňuje jasnejšie regulovať čas strávený celým procesom.

Aj keď samotné plánovanie a plánovanie si vyžaduje čas, za hodiny a niekedy aj dni, ktoré kvalitné plánovanie práce ušetrí, sa to viac než vyplatí.

Manažér tak má pred sebou harmonogram, ktorý udáva čas potrebný napríklad na kompletnú výzdobu interiéru domu a plán kalendára, ktorý označuje načasovanie dokončenia každého vchodu. Ak napríklad harmonogram predpokladá úplné dokončenie päťvchodovej budovy za 60 dní, potom manažér, ktorý plánuje začať pracovať v prvý deň v mesiaci, zadá svojim podriadeným úlohu dokončiť dokončenie prvý vstup do 12.

Vzhľadom na to, že takmer vždy existujú nejaké odchýlky, manažér má možnosť skrátiť čas na vykonávanie jednoduchej a predvídateľnej práce, čím si vyčlení rezervu na nepredvídané výdavky na čas na prácu, ktorá je zložitá a plná prekvapení. Hoci sa teda kalendárne dátumy budú líšiť, celý súbor prác bude dokončený včas.

Hlavnou vecou nie je nechať sa príliš uniesť, snažiť sa predvídať všetky možné nuansy budúcnosti, ale pamätať na to, že po zabezpečení implementácie najdôležitejších úloh je ľahké dosiahnuť implementáciu sekundárnych. Ak však upriamite pozornosť na detaily, môžete skončiť s rozbitým korytom, ktoré nedosiahne strategické ani aktuálne výsledky.

PARETO PRAVIDLO

Vo všeobecnosti toto pravidlo hovorí, že 80 % výsledkov systému zabezpečuje 20 % nákladov. Tento zákon zaviedol taliansky ekonóm Vilfredo Pareto v 19. storočí. Pri štúdiu rozdelenia bohatstva upozornil na skutočnosť, že väčšina prostriedkov sa sústreďuje v rukách menšej časti obyvateľstva a z toho odvodil pomer 20 : 80, čo ilustruje nielen rozdelenie bohatstva. , ale aj dosť široké spektrum najrozmanitejších javov.

Vo vzťahu k využívaniu pracovného času tento zákon znamená, že len 20 % času venovaného konkrétnej úlohe poskytuje maximálny efekt. V budúcnosti sa množstvo úsilia vynaloženého na získanie jednotky užitočnosti zvyšuje a nakoniec sa ukazuje, že dosiahnuté výsledky sú absolútne neadekvátne nákladom.

Príklad

Pri kosení trávnika kosačkou s najväčšou pravdepodobnosťou nedosiahnete, že všetky steblá trávy budú rovnako dlhé, ale môžete dosiahnuť, aj keď nie ideálne, ale celkom prijateľné výsledky v pomerne krátkom čase. Ak budete pokračovať v práci a snažíte sa získať dokonale rovný „koberec“, potom po niekoľkých dňoch strávených dodatočnými meraniami a účesom dostanete približne to isté, ale už za oveľa vyššiu cenu vášho času a úsilia. .

Ak po 10 minútach rozhovoru klient potvrdí súhlas s transakciou, nie je potrebné venovať ďalšiu polhodinu rozprávaniu, aké má šťastie. Tento čas sa dá využiť oveľa efektívnejšie, ak sa pokúsite získať súhlas od iných klientov.

Kľúčové poznatky

Pre manažéra je Paretovo pravidlo užitočné v tom, že vedie k dvom veľmi dôležitým záverom.

Nesnažte sa robiť všetko príliš opatrne

Stanovenie priorít tu už bolo spomenuté a je zrejmé, že zoznam prípadov prvoradého významu bude malý. Táto skupina úloh je práca, ktorá by mala byť vykonaná na 100%, pretože dosiahnutie hlavných cieľov organizácie závisí od dôkladnosti ich implementácie. Všetky ostatné prípady nemusia byť podrobne rozpracované a venujte tomu svoj čas.

V každom prípade je potrebné určiť okamih, kedy sa bude považovať za dokončený.

V manažérskej práci je ťažké vytvoriť dokonalosť. Manažér neustále hľadá nové nápady, spôsoby, ako zefektívniť prácu, a niekedy stále viac a viac nových nápadov, ktoré vznikajú v procese vykonávania akejkoľvek práce, vedie k tomu, že táto práca nemôže v žiadnom prípade skončiť. Aby sa tomu zabránilo, manažér si vždy musí predstaviť konkrétny praktický výsledok, ktorý je potrebné pri riešení tohto problému dosiahnuť. Hneď ako sa dosiahne takýto výsledok, práca sa musí okamžite zastaviť, pretože ďalšie úsilie vynaložené na jej implementáciu podľa Paretovho pravidla bude neproduktívne.

Paretovo pravidlo teda opäť potvrdzuje dôležitosť pre vodcu takej kvality, ako je schopnosť sústrediť svoje úsilie na to hlavné, bez toho, aby bol rozptýlený na vedľajšom. Jasne definované ciele na odborných stretnutiach a vedomé kladenie otázok, na ktoré je potrebné pri štúdiu informácií odpovedať, vám v skutočnosti umožní dosiahnuť maximálne výsledky s minimálnym množstvom času a úsilia.

Pomer 20:80 možno použiť aj pri analýze niektorých ďalších aspektov činnosti vedúceho. Napríklad v oblasti profesionálnych kontaktov možno s vysokou mierou pravdepodobnosti tvrdiť, že iba 20 % stretnutí zabezpečuje väčšinu (80 %) účinnosti. Podobne pri informáciách, ktoré si musí manažér denne naštudovať, môžeme predpokladať, že len malá časť z nich (20 %) bude skutočne užitočná.

Aj keď sa manažér naučil vykonávať svoje každodenné profesionálne úlohy maximálne efektívne, nebude v očiach manažmentu vyzerať ako perspektívny zamestnanec, ak nebude túžiť po niečom inom.

Predpoklady

Tento zákon má však aj druhú stránku. Manažér, ktorý sa zameriava výlučne na priority, riskuje, že bude medzi príliš obmedzeným okruhom javov, ktorý je plný nevyužitých príležitostí na rozvoj.

Preto sa neoplatí obmedzovať svoje aktivity len na tie záležitosti, ktoré majú momentálny aplikovaný význam, aj keď je to kvôli úspore času. Pri stretnutí s ľuďmi nikdy nemôžete vopred vedieť, kto presne sa ukáže ako najpozitívnejší partner, a keď si preštudujete informácie, môžete si vybrať tých veľmi užitočných o 20% skôr, ako si ich preštudujete na 100%. Preto treba k využívaniu tohto zákona pristupovať kreatívne.

Manažér orientovaný na rozvoj bude vždy schopný zaradiť čas do svojho harmonogramu nielen na kritických 20 % úloh, ktoré poskytujú 80 % výsledkov, ale aj na iné činnosti.

PLÁNOVANIE OSOBNÉHO ROZVOJA

V snahe zefektívniť využívanie pracovného času manažér v určitej fáze čelí problému zmeny pracovných návykov. Pri štúdiu času stráveného počas dňa manažér nevyhnutne dospeje k záveru, že kvantitatívne skrátenie časových intervalov pridelených pre túto alebo tú prácu nedáva príliš globálne výsledky. Aby bola situácia s úsporou času vyhodnotená ako skutočný prelom, sú potrebné kvalitatívne zmeny.

A tu musí vodca myslieť nie tak na to, čo robí počas pracovného dňa, ale na to, ako to robí. Inými slovami, musí podrobne zvážiť svoje pracovné zručnosti a vyhodnotiť ich z hľadiska efektívnosti a možností zlepšovania, to znamená určiť si pre seba smery osobného profesionálneho rozvoja.

Komunikácia s kolegami, čítanie literatúry, vrátane špeciálnej, pozornosť k problémom podriadených, hoci priamo neovplyvňujú produktivitu, vytvárajú príjemnú atmosféru, zlepšujú psychologickú klímu v organizácii a v dôsledku toho pracujú pre rovnakú produktivitu .

Analýza pracovných návykov

Identifikovať svoje pracovné návyky je úloha, ktorá sa na prvý pohľad môže zdať jednoduchá. Človek spravidla nepremýšľa o tom, ako pracuje, jednoducho vykonáva úlohu a často ho ani nenapadne, že niektoré úkony sa dajú vykonať aj inak. Preto je snaha zapamätať si, ktoré z každodenných činností možno pripísať pracovným zručnostiam, úplne zbytočným podnikaním. Tieto zručnosti sa pre vás už stali druhou prirodzenosťou, aplikujete ich bez toho, aby ste o nich premýšľali, a snažiť sa zapamätať si niečo na túto tému bude len stratou vášho času.

Keď bude mať manažér pred očami skutočný obraz skutočného času stráveného počas dlhého obdobia (najmenej dva až tri mesiace), bude už schopný získať určitú predstavu o svojich pracovných zručnostiach. Ale ak budete s týmito poznámkami kreatívni, môžete znásobiť ich užitočnosť a získať oveľa ucelenejší obraz o svojom osobnom štýle práce.

Výhody denníka

Vedenie denníka už dávno vyšlo z módy, no márne. Podľa otrepaných stereotypov si veľa ľudí myslí, že vedenie denníka je výsadou staromódnych alebo príliš mladých dám, ktoré nemajú nič iné na práci.

Aby bol denník skutočne užitočný pri definovaní a hodnotení vašej profesionálnej identity, musíte odpovedať na niekoľko otázok o tom, ako presne by ste mali písať.

Každodenné zaznamenávanie vašich činov a dojmov môže byť veľkým a veľmi skutočným praktickým prínosom pre človeka, ktorý chce o sebe vedieť viac.

Kedy nahrávať

Sledovanie času stráveného je samo o sebe časovo náročné a mnohí vedúci pracovníci si povedia, že nemajú ani sekundu nazvyš a tu je ďalší denník. A vôbec (stále veľká otázka), bude z týchto detských zábaviek nejaký úžitok? Aká môže byť odpoveď na toto? Áno, štúdium času si vyžaduje čas, ale bez toho, aby ste vedeli, ako teraz trávite čas, nikdy nebudete vedieť, ako ho tráviť efektívnejšie.

Preto bez toho, aby ste sa nechali rozptyľovať emóciami, je lepšie pokúsiť sa určiť, či je počas dňa 10-15 minút, kedy nebudete rušení a môžete pokojne zhrnúť vykonanú prácu a opraviť ich písomne. Toto môže byť čas pred odchodom z práce domov, keď sa už podriadení rozišli, všetko prerobené, v kancelárii je ticho a atmosféra celkom vhodná na chvíľku sústredenia a zaspomínania si na deň.

Celkom vhodný je aj večerný čas doma pred spaním. Aj v tých najhlučnejších rodinách v týchto chvíľach väčšinou všetko utíchne a vy sa môžete venovať trochu sebe. Pri zapamätaní si všetkého, čo sa počas dňa udialo, a odzrkadlení týchto udalostí v písomnej forme je potrebné mať na pamäti, že záznamy sa uchovávajú iba pre osobné použitie, aby čo najpresnejšie odrážali ich vlastné pracovné návyky, takže by ste svoje činy nemali prikrášľovať ani sa snažiť predvádzať skromnosť.

Čo napísať

Aby váš profesionálny diár obsahoval čo najviac užitočných informácií a bol čo najkonkrétnejší a najvýstižnejší, musíte si každý záznam rozdeliť na tri pozície.

1. Čo presne si dnes robil v práci?

2. Ako ste tieto aktivity vykonávali?

3. Prečo ste túto prácu robili takto a nie inak?

Ako zvýšiť užitočnosť príspevkov

Na analýzu a vyhodnotenie efektívnosti využívania času nie je vôbec potrebné vrhať sa do zdĺhavých úvah o tom, čo máte zaznamenané vo svojom denníku. Takéto hodnotenie možno vykonať priamo tam, v rovnakých záznamoch. Aby ste to dosiahli, musíte si vymyslieť niekoľko symbolov, ktoré vám ukážu, ako dobre alebo zle bola vykonaná táto alebo tá úloha a či máte nejaké pripomienky k spôsobu, akým bola vykonaná.

Pristupovaním ku každej z operácií vykonaných v -h..deň z týchto troch uhlov pohľadu vás h Budete si môcť nielen poskytnúť úplný prehľad o využití vášho pracovného času, ale aj vytvoriť predpoklady na analýzu a hodnotenie efektívnosti tohto využitia.

Systém konvenčných znakov sa rýchlo stane zvykom a nebude vyžadovať veľa úsilia.

Konvenčné znaky

Aby ste sa príliš neobťažovali, je lepšie používať najjednoduchšie symboly. Napríklad výkričník v zátvorke za danou úlohou môže znamenať, že si myslíte, že bola vykonaná dokonale. A ak je záznam podčiarknutý rovnou čiarou, znamená to, že počas vykonávania sa vyskytli problémy, ktoré treba zvážiť.

Výhody používania systému konvenčných značiek sú zrejmé. Po prezeraní poznámok počas niekoľkých týždňov získate jasný obraz o svojich individuálnych pracovných návykoch, ako aj o silných a slabých stránkach vašich konkrétnych pracovných metód.

výsledky

Keď sa rozhodnete, ako a kedy si budete robiť poznámky, musíte byť trpezliví a niekoľko týždňov starostlivo vypĺňať svoj denník, bez toho, aby ste vynechali jediný deň, bez zhovievavosti a bez toho, aby ste sa pokúšali vysvetliť svoju lenivosť malátnosťou. Ak urobíte všetko správne, budete odmenení stonásobne v relatívne krátkom čase, pretože vaše poznámky určia:

Podiel času z celkového rozpočtu vynaloženého na každý typ práce;

Pomer odrážajúci relatívny čas strávený na hlavných funkciách súvisiacich s riadením;

Čas strávený opakovanými úlohami súvisiacimi s každodennou praxou;

Čas strávený jednorazovými administratívnymi úkonmi.

Keď budete sledovať, ako plníte svoje každodenné opakujúce sa úlohy počas celého obdobia nahrávania, uvidíte, že existuje veľa príležitostí, ako pri týchto úlohách ušetriť čas.

Okrem týchto čisto matematických výpočtov vám váš denník poskytne množstvo užitočných informácií, ktoré nie sú numericky vypočítateľné, ale kvalitatívneho charakteru. Polovicu práce, ktorú robíte, môžete bez toho, aby bol dotknutý prípad, delegovať na iných zamestnancov, a to je množstvo voľného času, ktorý môžete stráviť s oveľa väčším prínosom, napríklad zlepšovaním svojich zručností.

Rozbor pracovného dňa podľa denníka

Dôkladným zvážením vecí, ktoré musíte počas dňa urobiť, môžete naraziť na úžasné objavy. Napríklad sa môže ukázať, že veľa funkcií vykonávate jednoducho zo zvyku, dodržiavaním určitého rituálu, ale vykonávanie týchto funkcií neprináša žiadny praktický úžitok.

Analýzou záznamov v denníku si môžete v duchu nakresliť typickú schému svojho pracovného dňa a identifikovať všetky jeho nedostatky a prekážky.

Niekedy sa ukáže, že manažér trávil čas riešením určitých úloh bez toho, aby si myslel, že výsledky týchto úloh už čoskoro nebudú potrebné. Napríklad namiesto kontroly všetkej korešpondencie na začiatku pracovného dňa je oveľa efektívnejšie poveriť sekretárku, aby triedila listy a dokumenty a poskytovala informácie o konkrétnom probléme práve v momente, keď sa tento problém stane relevantným.

Líder musí v prvom rade urobiť najdôležitejšiu prácu a venovať svoj čas riešeniu prioritných úloh.

Schéma analýzy

Po zostavení približného zoznamu každodennej práce vykonanej na základe záznamov v denníku ich môžete začať racionalizovať. Úlohy uvedené vo vašom zozname môžu byť oveľa efektívnejšie, ak jasne odpoviete na nasledujúce otázky:

Aký je skutočný účel tejto práce, či je skutočne potrebná, aké by mali byť jej výsledky, či sa dá robiť jednoduchším spôsobom;

Aká je úroveň priority tejto práce, je povinná alebo môže byť vylúčená zo zoznamu každodennej práce;

Dá sa táto práca delegovať?

Ak sa každá vykonávaná denná práca upraví s prihliadnutím na všetky uvedené pozície, plánovanie pracovného dňa bude oveľa efektívnejšie. Na tomto základe musíte zostaviť aktualizovaný, optimálnejší rozvrh vášho pracovného dňa.

Aby bol nový plán skutočne efektívny, musí byť flexibilný.

Flexibilita plánu

Plánovanie pracovného času neznamená, že si musíte urobiť pevný harmonogram, v ktorom budú všetky vaše pohyby naplánované minútu po minúte, a toho sa za každú cenu držať. Takáto politika navyše pravdepodobne povedie k neproduktívnemu vynaloženiu času, pretože plánovaná, no nečakane prerušená porada môže manažéra zmiasť a nebude vedieť, čo si s touto nepredvídanou prestávkou počať.

Reálny plán na efektívne využitie svojho času by mal okrem hlavných, pôvodne plánovaných cieľov počítať aj s ďalšími. V tomto prípade, ak dôjde k nepredvídanému zrušeniu akýchkoľvek udalostí, manažér si bude musieť pozrieť iba zoznam plánovaných dodatočných prác, aby pochopil, ako možno výsledný časový úsek využiť s čo najväčším úžitkom.

Čas na prácu s podriadenými

Okrem flexibility je pri zostavovaní nového optimalizovaného plánu využitia pracovného času potrebné jasnejšie regulovať čas na prácu s podriadenými. Na to potrebujete:

Stanovte presne stanovené hodiny, počas ktorých môžu podriadení kontaktovať manažéra, a vysvetlite im, že inokedy ho môžu rušiť, iba ak ide o naliehavý problém;

Vyžadovať od podriadených čo najjasnejšiu a najkonkrétnejšiu podstatu problému, s ktorým sa na manažéra obracajú;

Stanovte si pravidlo, že pri oslovovaní vedúceho s problémom musí aj podriadený navrhnúť možné spôsoby jeho riešenia.

Pri zostavovaní aktualizovaného rozpočtu pre váš pracovný čas musíte analyzovať, koľko času v minulosti trvalo zhodnotiť všetky druhy faktov, ktoré priamo nesúvisia s prípadom, ako aj urobiť manažérske rozhodnutia, ktoré neboli potrebné. V novom rozpočte by sa malo takýmto stratám času zabrániť.

Niekedy sa vonkajšie okolnosti vyvinú tak, že manažérovi sa zdá, že v tej či onej oblasti svojej činnosti sa organizácia chystá čeliť vážnym hrozbám. Začne podnikať kroky, aby zabránil údajným vyhrážkam, a potom sa ukáže, že situácia vôbec nie je taká kritická a on márnil čas.

Manažér, ktorý chce efektívne využívať svoj čas, by sa mal zaoberať len praktickými záležitosťami.

Aby sa predišlo stratám, musí sa vodca vo svojej práci spoliehať na skutočné fakty a nie na predtuchy a riešiť iba tie problémy, ktoré skutočne existujú.

Optimalizácia pracovného dňa

Po analýze svojich pracovných návykov, identifikácii spôsobov ich zlepšenia a vypracovaní novej, optimálnejšej schémy plánovania pracovného času dostane manažér skutočnú príležitosť zefektívniť svoju manažérsku činnosť a otvára mu nové perspektívy pre ďalší profesionálny rast.

2. METÓDY NA MINIMALIZOVANIE STRATY ČASU

V procese analýzy a vývoja nových, efektívnejších spôsobov využívania pracovného času je potrebné vziať do úvahy niekoľko praktických odporúčaní na zníženie plytvania časom.

Robte jednu vec naraz

Úplná koncentrácia na konkrétny problém vám umožní vyriešiť ho rýchlo a s maximálnym počtom užitočných výsledkov.

Preneste jednoduché, denne sa opakujúce úlohy do automatizácie

Akcie, ktoré vykonávame automaticky, si časom prestaneme všímať, a preto nevenujeme čas ani námahu ich reflexii. Najprv však musíte veľmi starostlivo analyzovať svoj pracovný deň, aby ste zistili, aké jednoduché veci musíte urobiť sami a priviesť ich k automatizácii a ktoré je lepšie delegovať na podriadených.

Neobviňujte sa, ak ste niečo vynechali

Pocit viny je sám o sebe mimoriadne neproduktívnym faktorom a ešte viac je nevhodný v pracovnom prostredí, kde by základom každého rozhodnutia mal byť pragmatizmus. To, že ste na niečo nemali čas, nie je dôvodom na zbytočné emócie, ale skôr príznakom toho, že by ste plánovaniu pracovného dňa mali venovať zvýšenú pozornosť.

Po vyriešení problému je najlepšie na to čo najskôr zabudnúť, pretože tento prípad je už hotový a musíte prejsť na iný.

Váš čas patrí len vám a len vy sa môžete rozhodnúť, ako ho využijete.

V snahe optimalizovať svoje aktivity musíte vždy pamätať na ľudí, s ktorými sa stretávate a vzájomne sa ovplyvňovať.

Nestrácajte čas zdokonaľovaním niečoho, čo sa dá použiť ako návrh.

Efektívny šéf je efektívny podriadený

Aj keď sa vám podarilo nájsť ideálny vzorec na pracovný deň a ani minúta vášho času nevyjde nazmar, nebude to fungovať, ak vaši podriadení nebudú dobre pracovať. Pri vzdelávaní sa preto musíte súčasne vzdelávať aj svojich podriadených, navykať ich na efektívnejšie zvládanie povinností a dať im najavo, že ako vodca od nich budete vyžadovať neustále zlepšovanie sa.

Nesnažte sa byť dokonalý

Pri začatí ďalšieho podnikania si manažér musí jasne predstaviť prijateľný stupeň jeho úplnosti. Ak máte predbežné stretnutie s potenciálnym klientom, nie je potrebné objednávať z tlačiarne brožúru, ktorá ilustruje vaše návrhy. Bude ich stačiť načrtnúť rukou na papier a spomenúť v rozhovore a podrobnejšie rozpracovať len tie oblasti, ktoré klienta budú zaujímať.

Naučte sa správne čítať

Existujú rôzne techniky rýchleho čítania, ale pre lídra nie je dôležitá schopnosť prečítať maximálny počet strán za krátky čas, ale schopnosť zvýrazniť v texte to dôležité a zahodiť sekundárne. Počas čítania je užitočné robiť si poznámky na okraje, zvýrazniť alebo podčiarknuť to, čo sa vám zdalo dôležité. Všetky tieto techniky zefektívnia čítanie a zabezpečia, aby sa pozornosť sústredila na informácie, ktoré sú skutočne potrebné a užitočné.

Vyhnite sa obradom

Vedúci pracovníci chcú niekedy ukázať svoju dôležitosť zdôraznením, že ich možno kontaktovať iba prostredníctvom sekretárky alebo na základe menovania, alebo stanovením zložitých viacstupňových postupov na kontrolu obchodných dokumentov. Takáto politika nielenže nepriaznivo ovplyvňuje dosahovanie celkových cieľov organizácie, ale vo väčšine prípadov zasahuje do práce samotného lídra. Takéto kontakty je potrebné len zefektívniť stanovením osobitných hodín, kedy sa každý zamestnanec môže so svojou otázkou obrátiť priamo na vedúceho.

Aby sa pracovný čas využíval efektívne, mali by sa čo najviac zjednodušiť schémy interakcie so zamestnancami.

Neponáhľaj sa

„Ponáhľaj sa pomaly,“ hovorí príslovie a je ťažké sa s tým hádať.

Pokojné, premyslené vykonávanie plánovaných úloh je kľúčom k úspešnému dosiahnutiu zamýšľaných výsledkov. V stave časovej tiesne, kedy je zrejmé, že práce nebudú dokončené v plánovanom termíne, sú okrem dočasnosti prítomné aj psychologické faktory, ktoré značne zvyšujú pravdepodobnosť omylu. Preto je najlepšie nedoviesť veci do takého stavu a ak už nastala mimoriadna situácia, treba sa pokúsiť upraviť pôvodný plán a reorganizovať prácu tak, aby sa minimalizovali negatívne dôsledky. V takýchto situáciách je prísne kontraindikované stupňovať atmosféru a vyvolávať ešte väčšiu nervozitu svojim správaním.

Viac využívajte kancelárske vybavenie

Moderný priemysel produkuje obrovské množstvo pomocných nástrojov, ktoré manažérovi umožňujú efektívnejšie organizovať svoj výrobný proces. To zahŕňa sofistikované technické nástroje, ako je počítač, kopírka alebo skener, a bežné stolové stoly alebo viacfarebné šanóny, ktoré vám umožnia triediť dokumentáciu a rýchlo nájsť tie papiere alebo listy, ktoré sú v danej chvíli potrebné.

Naplánujte si dovolenku

Potrebujete odpočívať a relaxovať, keď ste unavení, a nie vtedy, keď sa naskytne príležitosť. Medzi intenzívnym pracovným dnom sa nemusí objaviť vôbec, alebo dovtedy jednoducho spadnete. Aby ste boli počas celého pracovného obdobia neustále v dobrej kondícii, musíte si robiť krátke, ale pomerne časté prestávky na relaxáciu.

Efektívny manažér by nemal zanedbávať pomocné nástroje, pretože aj tie mu pri správnom používaní ušetria veľa času.

Niekedy stačí zavrieť oči a oprieť sa o stoličku, aby ste pocítili príval novej sily.

Ľudia okolo vás sa naučia vážiť si váš čas, keď uvidia, že vy sami si ho viete vážiť.

Koordinujte rozvrh

Pri plánovaní vlastného pracovného času by ste nemali zabúdať ani na čas iných. Zamestnanci jednej organizácie sú medzi sebou v neustálej interakcii a pri stanovovaní času na porady či porady je potrebné ho zosúladiť s plánmi svojich kolegov a s harmonogramom práce svojich podriadených.

Odváž sa povedať "nie"

Schopnosť reagovať je úžasná vlastnosť, ale vodca, ktorý je odtiahnutý od práce na každej maličkosti, nikdy nesplní úlohy, pre ktoré bol na toto miesto dosadený. Pri kontakte s podriadenými alebo kolegami preto ihneď špecifikujte, koľko času môžu potrebovať, a ak momentálne takéto časové rezervy nemáte, preložte si stretnutie.

milovať poriadok

Manažér niekedy pri analýze svojho pracovného času za deň prekvapí, že takmer 10 % z neho minul na prevrátenie a preskupenie hromady papierov nahromadených na pracovnej ploche. Každý dokument má svoje miesto: tu je pravidlo, ktoré vám umožní efektívne si zorganizovať prácu a mať v rukách ten správny papier práve vtedy, keď ho potrebujete.

Chaos na pracovnej ploche, ktorý si vyžaduje ďalšie minúty na nájdenie správnych papierov, nepozorovane vedie k hmatateľným stratám času.

Vždy si stanovte cieľ

Možno je to hlavné odporúčanie pre efektívne využitie času. Ak sa nesnažíte dosiahnuť žiadny cieľ, potom na jeho dosiahnutie nepotrebujete čas. Pri vedomí dlhodobých strategických cieľov by sme nemali strácať zo zreteľa aktuálne, každodenné výsledky. Keď budete mať neustále na pamäti výsledok, o ktorý sa usilujete, budete nenápadne pôsobiť oveľa organizovanejšie a bez toho, aby ste strácali čas maličkosťami, budete môcť venovať všetku svoju pozornosť a silu tomu hlavnému.

Ak chcete začať s prácou, musíte poznať presnú odpoveď na otázku, prečo to robíte.

V poslednom čase psychológovia zaznamenali v populácii zvýšený stres. Niet sa čomu čudovať, pretože v mestách je vysoké tempo života a človek sa snaží byť všade včas a dostáva pomerne silné preťaženie. Preto je dôležité, aby si každý vedel a vedel zorganizovať čas s maximálnym prínosom pre seba. V dôsledku toho to umožní nielen držať krok so všetkým, ale aj nájsť príležitosti na osobné záležitosti a rekreáciu. Takáto zručnosť je potrebná nielen pre dospelých, ale aj pre deti. Veď práve od malička je najefektívnejšie sa niečo naučiť.

Prečo potrebujete schopnosť organizovať si čas?

Niektorým ľuďom pripadá zvláštne naučiť sa riadiť svoj čas. Niekto to považuje za veľa nudy. S najväčšou pravdepodobnosťou každý pozná tento typ osobnosti, ktorý je všade a vždy neskoro? Je nepravdepodobné, že môže spôsobiť príjemné pocity. Ale kompetentné plánovanie vás nielen zachráni pred meškaním, ale tiež vám umožní nežiť s pocitom, že „deň bol opäť premárnený“. Takže výhody organizácie času:

• Bude tu neustály zhon.
• Rozptyľovanie zmizne.
• Je čas na koníčky a stretnutia s priateľmi.
• Neexistuje pocit, že dni sú „premárnené“.
• Tvorba pracovných dní a sviatkov.
• Žiadne spracovanie.

Ako vidíte, vedieť, ako efektívne organizovať čas, je užitočné pre každého dospelého. Hlavným prínosom je, že sa tak človek ušetrí od nervového prepätia, vzrušenia a následného stresu. Inými slovami, múdrym prideľovaním času si môžete udržať zdravie.

Spôsoby, ako organizovať čas

Po dlhú dobu existencie existovalo veľa spôsobov, ako si zorganizovať čas. Neexistuje jediný správny typ, pretože si ich musíte vybrať na základe individuálnych charakteristík psychiky. Napríklad každá kategória má svoje vlastné princípy riadenia času. Je jasné, že je jednoduchšie organizovať čas študenta ako čas zamestnanca na významnej pozícii.

Základy plánovania

V prvom rade si kúpte denník. Čo to bude - rozhodnete sa. Niekto má radšej zošity s dátumom, iný má radšej týždenné delenie a ďalší potrebuje prázdne listy. V každom prípade budete potrebovať niečo, kde si budete zapisovať rozvrh. Nesnažte sa nájsť najdrahšiu alebo najlacnejšiu možnosť. Vyberte si, čo sa vám páči. Hlavná vec je, že sa pri jeho používaní cítite pohodlne.

Možnosť pre pokročilých - elektronické diáre. Existuje mnoho rôznych druhov programov, ktoré si môžete prispôsobiť podľa svojho vkusu. Väčšina z nich má tiež synchronizáciu so smartfónom alebo tabletom.

Kľúčový bod: denník by ste mali mať vždy na očiach a okamžite v ňom vykonávať zmeny.

Pred začatím práce

Ak ste sa predtým nepokúšali zorganizovať si čas, budete musieť prejsť mnohými ťažkosťami. Preto si okamžite zapamätajte frázu „Najlepší je nepriateľ dobra“ a snažte sa netrápiť. Keď sa človek niečo naučí, tak nie všetko hneď dopadne dobre a to je normálny jav.

Vždy by ste sa mali snažiť o ideál, ale nie všetko sa po ceste ukáže správne, a to je normálne, pretože nie je také ľahké zorganizovať si čas bez toho, aby ste vedeli, ako na to. Buďte teda vytrvalí.

Rozhodnite sa pre životný koncept

V každom podnikaní je dôležité uvedomiť si svoje ciele. K tomu je v time managemente (takto sa nazýva veda o tom, ako si organizovať svoj čas) zvykom rozlišovať tri typy cieľov. Ide o dlhodobé ciele, strednodobé ciele a krátkodobé ciele. Vo všeobecnosti je rozdiel len v tom, v akej fáze sa ich rozhodnete implementovať.

Preto je dôležitým pravidlom zapisovať si svoje ciele. Určite to urobte na papieri. Až potom ich môžete dokončiť. Prečo je to potrebné? Keď si zapíšete cieľ, prijmete ho a zhmotníte. Keď uvidíte zoznam cieľov, uvidíte svoj podnikateľský plán. Takto oddelíte zrno od pliev, sekundárne od hlavného. Koniec koncov, skôr ako sa rozhodnete, ako si najlepšie zorganizovať čas, musíte sa rozhodnúť, prečo ho potrebujete.

Stanovte si jasné termíny na dosiahnutie cieľov. Prečo je to potrebné? Rozmazané termíny – rozmazané ciele, výsledkom čoho je nemožný úspech. A tým, že sa jasne obmedzíte na časový rámec, preberáte na seba určité záväzky.

Trik na plánovanie cieľov

Pre tých, ktorí sa len učia organizovať si čas, je ťažké oddeliť významné ciele od vedľajších. Je to náročné najmä z hľadiska dlhodobých cieľov. Vykonajte jednoduché cvičenie: vezmite si prázdne listy papiera a zapíšte si úplne všetky túžby, od jednoduchých až po neuveriteľné. Čokoľvek a všetko, čo vás napadne. Potom odložte zoznamy a vráťte sa k nim po niekoľkých dňoch. Potom napíšte len to, čo má pre vás význam. Takto získate svoj zoznam dlhodobých cieľov.

Charakteristika strednodobých cieľov

Musíte mať pred očami plán na tri alebo päť rokov. Inými slovami, niečo globálne. Musíte si to rozdeliť na veľké množstvo malých cieľov rozdelených do mesačných blokov. Toto sú malé kroky k vašim veľkým úspechom. Je dôležité brať do úvahy také oblasti ako zdravie, rekreácia, šport, vzdelávanie, zábava.

Výsledný zoznam majte vždy na očiach, pretože časom ho môžete upravovať.

Ako si správne zorganizovať čas?

Po zakúpení denníka si zvyknite písať si doň každý deň. Zvyknite si naplánovať si deň večer vopred. Tento prístup vám ušetrí niekoľko hodín. Aké sú výhody tohto prístupu?

• Poradie, v ktorom sa veci robia.
• Vypracovanie trasy pohybu.
• Vo sne podvedomie lepšie absorbuje informácie.
• Denný plán a dlhodobé ciele vám umožňujú hodnotiť veci.
• Dodatočná motivácia.
• Viditeľnosť aktívnych a dokončených cieľov.

Inými slovami, plánovať každý deň je užitočná vec. Umožňuje vám to aj správne.To vám umožní okamžite označiť neúčinné prípady.

Zvážte svoje biologické cykly. Pre každého človeka existujú jednotlivé obdobia aktivity a jej pokles. Preto je logické plánovať svoje záležitosti presne s ohľadom na ne. Napríklad počas obdobia činnosti by sa mali vykonávať úlohy náročné na prácu s vysokou koncentráciou pozornosti. To vám umožní efektívne pracovať.

Nezabudnite kategorizovať všetky ciele. Uľahčí vám to izolovať v nich mikrociele a realizovať ich. Čo napríklad robíte väčšinu dňa? Povedzme, že je to práca, domov, osobná starostlivosť, voľný čas a spánok. Už v týchto kategóriách vytvorte zoznam cieľov.

Požiadať o pomoc? - Áno!

Mnohým ľuďom sa zdá zvláštne presúvať svoje záležitosti na iných. V skutočnosti to treba urobiť. Akokoľvek by ste chceli, váš čas a vaše osobné príležitosti sú obmedzené, takže pokojne delegujte časť povinností. Rozhodnite sa o cieľoch a zámeroch, nájdite tých, ktorí to dokážu, a delegujte ich. Diskutujte o míľnikoch a termínoch splatnosti. Nezabudnite odmeniť účinkujúcich na konci prípadu.

Ako zorganizovať čas dieťaťa a naučiť ho to?

Moderní rodičia poznamenávajú: deti sa stali neaktívnymi. Dajte im voľnú ruku, za počítačom presedia celý deň. V skutočnosti sa dnes môžete stretnúť s dvoma diametrálne odlišnými koncepciami správania: úplne zabodovať na deťoch, nenechať im dýchať zo školy a oddielu. V tomto prípade je dôležité zachovať zlatú strednú cestu.

Ako zorganizovať čas študenta, aby mal dostatok času na štúdium a záľuby, oddiely, krúžky a pod.? Od základnej školy ho učte plánovať deň. Diskutujte so svojím dieťaťom o tom, čo môže robiť. Napríklad škola, obed, návrat domov, relax, príprava domácich úloh, pomoc v domácnosti a osobný čas. Nevyvíjajte naňho nátlak, len pomôžte navádzacími otázkami. Najprv pomôžte svojmu dieťaťu dodržiavať akčný plán. Postupom času bude v tomto smere úplne samostatný.

Paradoxne tie deti, ktorých deň je najviac vyťažený školou a krúžkami, si najlepšie organizujú čas. Faktom je, že vedia, koľko toho musia urobiť, a preto sa snažia. Najprv musíte jasne kontrolovať výlety dieťaťa tam alebo tam, ale časom táto potreba zmizne.

Ako organizovať voľný čas vášho dieťaťa? - Pamätajte, že rodičia sú pre deti najlepším príkladom. Ak si teda viete plánovať čas, manažovať ho a robiť si efektívne zoznamy cieľov, tak si dieťa od vás tento systém ľahko osvojí.

V každom prípade nezabúdajte, že naučiť sa efektívnemu time managementu zaberie veľa času, ako by sa to malo stať vašim zvykom. A vytvorenie návyku trvá dlho. Nenechajte sa odradiť, ak niečo nedokážete alebo zabudnete niečo napísať, všetko prichádza so skúsenosťami.

Ďalším užitočným trikom je naučiť sa introspekciu. Takže môžete určiť, ktoré prípady sú v daný deň neúčinné a ktoré sú účinné.

1. Naplánujte si svoj pracovný deň

Rozvrh dňa nie je formalita, ale to, s čím sa oplatí začať svoj nový organizovaný život. Je pravda, že by to malo byť realistické a podrobné. Zahrňte do nej nielen stretnutia s kolegami, ale aj všetky ostatné záležitosti. V ideálnom prípade by ste si mali naplánovať celý svoj deň a odhadnúť, ako dlho budú jednotlivé úlohy trvať. Keď viete, že ešte musíte urobiť to a to, chuť sadnúť si na Facebook niekam zmizne. Určite si vyhraďte čas na vybavovanie pošty alebo vybavovanie papierovačiek. Jeden-dva „prístupy“ počas týždňa – a zabudnete na to, čo je to preplnená poštová schránka.

2. Stanovte si pevné hranice

Pracovníci kancelárie vedia, koľko času zaberú stretnutia. Aby ste neuviazli na porade na celý deň, naučte sa stanoviť si časové limity a nevenujte diskusii viac ako 45 minút. Tento princíp funguje dobre pri samostatnej práci. S vedomím, že sa potrebujete stretnúť napríklad dve hodiny, vás od úlohy nebudú rozptyľovať hovory, rozhovory a káva. A nakoniec budete prekvapení, koľko toho za deň stihnete.

3. Používajte doplnkové služby a aplikácie

Do dôležitého stretnutia zostáva pár hodín a vy ste ešte nedokončili prezentáciu? Neprepadajte panike, zamerajte sa na to najdôležitejšie a používajte. Môžete spracovávať fotografie v editore PicMonkey, pracovať so zvukovými súbormi v Audacity a zbierať online portfólio v editore.

4. Neseďte v pošte

Viete, že asi tretinu vášho pracovného dňa strávite čítaním e-mailov? Toto je skutočná závislosť, ktorá vám neumožňuje normálne pracovať. Čo robiť? Skúste si skontrolovať e-mail dvakrát alebo trikrát denne, nie viac. Napríklad ráno, keď prišli do práce, potom po obede, potom na konci pracovného dňa. Po zvyšok času by mala byť karta pošty zatvorená. Aplikácia pre telefón tiež. Je ťažké si na to zvyknúť, ale naozaj to funguje.

5. Zapnite režim Lietadlo

To pomôže vyrovnať sa so zvyškom rušenia. Máme na mysli Facebook, Instagram, Pinterest atď. Zdá sa, že nič také nie je – minúta sem, minúta tam, no v skutočnosti to strašne rozptyľuje a potom je veľmi ťažké dať sa dokopy. Riešenie: zatvorte všetky karty, aplikácie a instant messenger a nenechajte sa nimi rozptyľovať až do konca pracovného dňa. Je lepšie tvrdo pracovať a potom chatovať s priateľmi - aspoň hodinu, aspoň celý večer. Môžete dokonca ísť do reštaurácie alebo baru. Prečo nie, veď ste dobre urobení a urobili ste všetko.

6. Vytvorte si zoznam úloh

Najjednoduchší a najefektívnejší spôsob, ako prekonať deň. Hneď ráno si sadnite a napíšte si všetko, čo musíte urobiť. Pamätajte: keď je cieľ stanovený, je oveľa ťažšie odbočiť. Je lepšie začať s naliehavými a dôležitými úlohami, aj keď sa vám do nich vôbec nechce. Potom prejdite k nie naliehavým, ale nie najzaujímavejším veciam a nechajte ľahké a príjemné úlohy na posledné - ako odmenu za vykonanú prácu.

7. Perfekcionizmus je prehnaný

Túžba po dokonalosti a túžba robiť ešte lepšie je dobrá a správna, ale je dôležité zastaviť sa včas. Svoj projekt môžete donekonečna vylepšovať a zdokonaľovať, len ho nakoniec nikto neuvidí. Naučte sa nenechať sa rozhádzať na maličkosti, sústreďte sa na to hlavné a dokončite to, čo ste začali.

8. Delegujte úlohy

Každý zamestnanec vašej spoločnosti má silnú stránku: jeden je skvelý v počítaní, druhý v plánovaní a tretí dokáže nájsť východisko z najťažšej situácie. Ak si neviete poradiť s konkrétnou úlohou, prečo ju nezveriť niekomu, kto ju zvládne lepšie?

9. Vybudujte si nové návyky

Stále platí obľúbené porekadlo vašej babičky o rannom vstávaní, najmä v práci. Ak prídete do kancelárie ráno, nikto vás nerozptyľuje klebetením a pozvaním na kávu – môžete si sadnúť do práce, vybaviť si všetky svoje záležitosti a odísť skôr. Nestojte v zápchach, netlačte sa v preplnenom mikrobuse, ale pokojne choďte domov s príjemným pocitom, že všetko je hotové, pred nami je voľný večer a dokonca máte silu urobiť to, čo ste už dávno chceli. robiť.

Chcete efektívne riešiť svoje problémy? na Wix – je to rýchle a bezplatné!

Sociologické štúdie ukázali, že meškanie, početné prestávky na fajčenie a skoré ukončenie pracovného dňa zaberú asi 10 % času, a preto negatívne ovplyvňujú príjmy podniku.

Racionálne rozloženie pracovného času môže zabezpečiť vysokú efektivitu práce.

Pracovný čas zamestnanca: čo hovorí zákon?

Ruská pracovná legislatíva definuje: „pracovný čas zamestnanca je čas, ktorý člen tímu venuje plneniu pracovných povinností“. Okrem toho článok 4 Zákonníka práce Ruskej federácie definuje ďalšie pracovné doby.

Obdobia, ktoré sa vzhľadom na ich funkčný účel považujú za prácu, sú definované v týchto článkoch Zákonníka práce:

• v článkoch 258 a 264 časti 4 (prestávka potrebná na kŕmenie dieťaťa);
• v článku 157 (čas strávený „odstávkami“);
• v článku 108 časti 3 (čas vyhradený na prestávku na obed a jedlo);
• v článku 109 časti 2 (čas potrebný na špeciálnu prestávku súvisiacu s kúrením a odpočinkom).

Čas, ktorý človek strávi na pracovnej ceste, odpočíva medzi zmenami (zmenami), sa rovná aj pracovnému času zamestnanca.

Právna úprava je definovaná ako „ustanovenie dĺžky pracovného času, zoznamu prác a spôsobov účtovania a kontroly v regulačných právnych aktoch“.

Pracovná legislatíva definuje maximálnu dĺžku, t. j. maximálnu mieru práce (40 hodín). To znamená, že strany pracovného procesu nemajú právo prekročiť tieto časové rámce. V pracovnoprávnych predpisoch sú však opísané prípady, kedy je to prípustné.

Normy pracovného času môžu byť obsiahnuté v zákonoch a zákonoch. K týmto akty týkať sa:

1. Nariadenie schválené vyhláškou Ministerstva železníc Ruskej federácie z 5. marca 2004 č. 7. Uvádza špecifiká práce zamestnancov súvisiace s vykonávaním prác na pohybe vlakov.
2. Vyhláška schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 05.03.2004 č. 7. Táto vyhláška upravuje účtovanie pracovného času zamestnancov zapojených do práce profesionálnych záchranných zložiek a útvarov ako záchranárov.
3. Predpis schválený vyhláškou Ministerstva dopravy Ruskej federácie z 20. augusta 2004 č. 15. Predpis špecifikuje špecifiká práce vodičov.

• Budovanie efektívneho tímu: 7 krokov k stabilnému predaju v kríze

"Pracovný čas" a "pracovný čas"

Pracovný čas zamestnanca je časový úsek (40 hodín, 36 hodín a pod.) určený na plnenie funkčných povinností.

Režimom pracovného času je jeho rozvrhnutie v jasne vymedzenom kalendárnom období.

Existuje niekoľko druhov pracovného času: normálny, skrátený a čiastočný.

1. Normálne trvanie.

Za normálny sa považuje týždenný pracovný úväzok rovný štyridsiatim pracovným hodinám. Táto norma je rovnaká pre všetkých práceschopných a pracujúcich ľudí Ruskej federácie.

„Postup na výpočet normy pracovného času“, ktorý schvaľuje Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie, pomôže vypočítať pracovný čas zamestnanca. Pomôže to pri výpočte času pre kalendárne obdobia (mesiac, štvrťrok atď.), S prihliadnutím na trvanie, ktoré je nastavené na týždeň. Aby sa zjednodušil výpočet pracovného času, výrobné kalendáre sa zverejňujú ročne, ale je lepšie kontrolovať počet hodín, pretože sa môžu vkradnúť chyby v počítaní.

1. Znížený pracovný čas zamestnancov.

Skrátený pracovný čas sa nazýva pracovný čas, ktorý má kratšiu dobu trvania, ako ustanovuje zákon, ale je odmeňovaný stopercentne. Výnimkou sú v tomto prípade zamestnanci mladší ako 18 rokov (na začiatku by sa malo znížiť výrobné tempo).

Skrátený pracovný čas zodpovedá určitým kategóriám pracovníkov:

• 24 h/týždeň osoby mladšie ako 16 rokov môžu pracovať;
• až 35 hodín/týždeň - osoby vo veku 16 až 18 rokov (ak ide o študentov alebo študentov, ktorí sa dennou formou vzdelávajú na vysokých školách, odborných učilištiach a učilištiach a chcú si privyrobiť vo voľnom čase, ich pracovný čas by nemal byť dlhší ako 50 % normy: do 16 rokov - maximálne 12 hodín / týždeň a 16-18-roční - do 17,5 hodiny.);
• až 35 hodín/týždeň – zamestnanci s I alebo II skupinou zdravotného postihnutia;
• až 36 hodín/týždeň - čas akceptovaný pre zamestnancov podnikov so škodlivými výrobnými podmienkami (3-4 stupne);
• 24 alebo 36 h/týždeň. - čas stanovený pre zamestnancov pri práci s chemickými zbraňami (čas závisí od charakteru práce, v súlade s federálnym zákonom zo 7. novembra 2000 č. 136-FZ "O sociálnoprávnej ochrane občanov zamestnaných pri práci s chemické zbrane“);
• do 36 hodín týždenne, podľa zákona o výchove a vzdelávaní zo dňa 10.07.92 č. 3266-1 by učitelia mali byť zaneprázdnení;
• až 39 hodín/týždeň - pracovný čas zamestnanca zdravotníckeho zariadenia podľa Zákonníka práce Ruskej federácie, čl. 350;
• 36 h/týždeň - pracovný čas pre ženy, ktoré uzatvoria pracovnú zmluvu na prácu v podmienkach Ďalekého severu alebo im ekvivalentných, v súlade s článkom 320 Zákonníka práce Ruskej federácie;
• dĺžku pracovného času možno určiť zoznamom pozícií a povolaní (schvaľuje výnos Štátneho výboru pre prácu ZSSR a Prezídia Celozväzovej ústrednej rady odborových zväzov z 25. októbra 1974 č. 298 / P -22). Tento zoznam zahŕňa kategórie zamestnancov (robotníkov a inžinierov), ktorí sa podieľajú na nebezpečnej výrobe (zlievareň alebo drevospracujúci priemysel), v strojárskych podnikoch a majú nárok na skrátený pracovný čas a dodatočnú dovolenku.

1. Zamestnanec na čiastočný úväzok.

Tento druh pracovného času určuje zamestnávateľ. Má na to právo, ak je podmienka práce na kratší pracovný čas uvedená v pracovnej zmluve a dohodnutá v čase zamestnania. Zamestnancovi, ktorý u neho už pracuje, môže určiť aj kratší pracovný čas.

Okrem toho je zamestnávateľ povinný zriadiť zamestnancovi prácu na kratší pracovný čas, ak sa naňho obrátil s touto žiadosťou a má o to záujem. Napríklad na žiadosť tehotnej zamestnankyne alebo zamestnankyne, ktorá sa stará o chorého člena rodiny (ak existuje lekárske potvrdenie). S takouto žiadosťou sa môžu prihlásiť rodičia detí do 14 rokov (jeden z rodičov).

Taktiež pri zmene pracovných podmienok má zamestnávateľ právo skrátiť zamestnancovi pracovný čas, aby nedochádzalo k hromadnému prepúšťaniu.

Ako pracovať pol dňa a robiť všetko: algoritmus Gazprom

Strácate čas, keď trávite hodiny odpovedaním na nedôležité e-maily, chaotickým plnením oneskorených úloh a v dôsledku toho nemáte čas nič robiť . David Allen, konzultant Gazpromu a Svetovej banky, sa podelil s redaktormi magazínu Commercial Director o algoritmus, ako môže manažér dostať štyri hodiny voľna denne. Pomôže vám osobný plánovač úloh a podrobné pokyny.

Organizácia pracovného času zamestnancov: rozvrh práce a odpočinku

Správne organizované striedanie práce a odpočinku je kľúčom k vysokej výkonnosti a zdraviu zamestnancov.

výkon- je to schopnosť ľudského tela znášať záťaže, ktoré sú nevyhnutné pri vykonávaní výrobných funkcií počas pracovného dňa. Výkon ovplyvňuje nasledovné:

• počet a trvanie zaťaženia;
• pracovné podmienky;
• organizácia výrobného procesu;
• vek a kvalifikácia zamestnanca;
• organizácia režimu práce a odpočinku.

Pracovná schopnosť človeka sa mení počas pracovného dňa, v ktorom možno pozorovať napr obdobia:

• Prvá polovica dňa (pred obedňajšou prestávkou) je obdobím zapojenia sa do výrobného procesu, po ktorom nasleduje stabilná výkonnosť. Nahrádza ho obdobie charakterizované objavením sa a rastom únavy;
• popoludňajšie obdobie je obdobím, kedy rýchlo stúpa mierne znížená pracovná schopnosť;
• koniec pracovného dňa je obdobie, kedy je stupeň únavy maximálny, v súvislosti s tým dochádza k poklesu pracovnej schopnosti.

Súčasťou pracovného času zamestnanca musí byť prestávka na obed, ktorá je oddychový čas pracovník.

Podľa fyziológov, ak je trvanie pracovného dňa 7-8 hodín, potom by sa mala prestávka na obed urobiť 3-4 hodiny po začiatku pracovného dňa. Ak je negramotné organizovať striedanie práce a odpočinku pracovníkov, povedie to k poklesu pracovnej schopnosti. Pričom správna organizácia pracovného času zamestnancov prispieva k riešeniu viacerých výrobných problémov naraz, a to:

• účinnosť sa zvýši;
• zlepší sa kvalita práce a výrobkov;
• znížiť úrazovosť pri práci.

Rozvrh do práce

Harmonogram odchodu do práce sa zostavuje v podniku s cieľom organizovať pracovný harmonogram. Existujú tri typy grafov:

• deň;
• mesačne;
• Výročný.

Organizácia pracovného procesu priamo závisí od režimu pracovný čas zamestnancov. V kolektívnej zmluve alebo vo vnútornom predpise musíte určiť spôsob fungovania organizácie. Zákonník práce Ruskej federácie to špecifikuje druhy pracovný čas:

• jednozmenný, alebo obyčajný;
• odnímateľné;
• nepravidelný pracovný čas;
• fragmentovaný pracovný deň (pracovný čas je rozdelený na časti);
• pružná pracovná doba;
• režim posunu.

1. Jednozmenný alebo normálny pracovný čas.

Tento typ zahŕňa také režimy ako denné, týždenné a súhrnné účtovanie pracovného času.

V článku 100 Zákonníka práce Ruskej federácie sa uvádza, že podnik môže organizovať prácu takto:

• 5 dní + 2 dni voľna;
• 6 dní + 1 deň voľna;
• priebežný pracovný harmonogram.

Pracovný čas zamestnanca v súlade s článkom 104 Zákonníka práce Ruskej federácie možno zohľadniť spočítaním odpracovaných hodín.

Rozvrh denného zúčtovania pracovného času zamestnanca je zvykom nazývať jednozmenným režimom práce.

1. Pracovná doba na smeny.

Práca na zmeny znamená prácu vo viacerých zmenách v rámci jedného dňa. Môže ísť o prácu na jeden a pol, dve alebo tri zmeny. Napríklad práca na tri zmeny denne.

Smenový režim prevádzky sa spravidla zavádza s cieľom zvýšiť efektívnosť využívania podnikového vybavenia alebo zvýšiť množstvo vyrábaných produktov. Tento režim možno použiť v podnikoch, kde je povolený pracovný čas kratší ako trvanie výrobného procesu.

Ak spoločnosť využíva režim práce na zmeny, zamestnanci vykonávajú prácu v ustanovenom pracovnom čase. Pracovný čas zamestnanca musí byť zasa v súlade s rozvrhom zmien, ktorý upravuje prechod zamestnancov z jednej zmeny na druhú (napr. prechod zamestnancov na inú zmenu sa vykonáva každých 5 dní s osemhodinovou zmenou) .

• Delegovanie právomocí vedúcim: pravidlá, princípy a riziká

1. Nepravidelný pracovný čas.

Nepravidelný pracovný deň znamená zapojenie zamestnancov do výrobného procesu na príkaz zamestnávateľa. Zamestnanec plní svoje povinnosti nad rámec stanoveného pracovného času (najčastejšie je to kvôli výrobným potrebám).

Charakteristickým znakom takejto organizácie pracovného režimu je skutočnosť, že zamestnancovi môže vedúci pracovník zavolať pred začiatkom pracovného dňa alebo, keď pracuje počas dňa, môže sa oneskoriť vo výrobe, aby vykonal určité množstvo práce. Prirodzene, že pri tomto režime prevádzky pracovný čas zamestnanca presiahne čas stanovený na jednu pracovnú zmenu.

Nezabudnite, že práca v nepravidelnom pracovnom čase zahŕňa plnenie služobných povinností, ktoré sú uvedené v pracovnej zmluve. To znamená, že manažér nemá právo vyžadovať od zamestnanca, aby vykonával iné druhy práce, a to ani mimo pracovného času - táto požiadavka je uvedená v Zákonníku práce Ruskej federácie (článok 60).

Podľa Zákonníka práce Ruskej federácie je nepravidelný pracovný čas prípustný len pre určité kategórie zamestnancov, ktorých zoznam je zvyčajne prílohou kolektívnej zmluvy alebo interného predpisu. Zoznam môže byť vytvorený aj na základe priemyselných, regionálnych alebo iných dohôd.

Prejdite osôb práca v nepravidelnom pracovnom čase môže zahŕňať:

• administratívny a riadiaci personál;
• zamestnanci ekonomických a technických služieb;
• špecialisti, ktorých výsledok práce nepodlieha dočasnému účtovníctvu;
• špecialisti, ktorí rozdeľujú pracovný čas „podľa vlastného uváženia“;
• zamestnancov, ktorých špecifikom práce je potreba rozdeľovania pracovného času zamestnanca na obdobia rôznej dĺžky.

1. Rozdelený pracovný deň.

Zákonník práce Ruskej federácie v článku 105 upravuje rozdelenie pracovného dňa. Takýto spôsob práce je prípustný, ak si to vyžaduje osobitná povaha práce alebo zmeny intenzity výroby počas dňa (alebo pracovnej zmeny). V tomto prípade môže byť pracovný deň rozdelený na určité časti, ale jeho trvanie by nemalo presiahnuť stanovenú lehotu.

Najčastejšie sa tento spôsob prevádzky využíva v oblastiach súvisiacich s verejnými službami: preprava osôb, poskytovanie komunikačných služieb, v obchode atď. Stojí za zváženie, že celkový pracovný čas týchto zamestnancov by mal byť obmedzený na stanovený denný čas. limit. Takéto „drvenie“ je spravidla upravené normatívnym aktom vypracovaným v podniku. Zákon musí odrážať aj názor zástupcov odborového zväzu zamestnancov.

V pracovnoprávnych predpisoch nie je jasne uvedený počet častí, na ktoré je možné rozdeliť pracovný deň. Pracovný čas zamestnanca s takýmto pracovným režimom sa spravidla skladá z dvoch častí, pričom prestávka medzi nimi nepresiahne dve hodiny, ktorá zahŕňa prestávku na obed.

Ako je uvedené v článku 144 Zákonníka práce Ruskej federácie, za prácu v tomto režime musí byť zamestnancovi vyplatený príplatok k základnej mzde.

• Mladí manažéri: odvaha, ambície a milión nápadov

1. Pružná pracovná doba.

Táto forma organizácie práce umožňuje reguláciu začiatku a konca pracovného dňa samostatne – samozrejme v rozumných medziach. Nezabudnite, že dočasná norma sa musí vypracovať počas stanoveného vykazovaného obdobia (pracovný deň, týždeň alebo mesiac). Naznačuje to aj Zákonník práce Ruskej federácie v článku 102.

Režim pružného pracovného času je účelný, ak je ďalšia práca v prijatom režime z objektívnych príčin sťažená alebo neefektívna. Okrem toho tento spôsob organizácie pracovnej činnosti môže pomôcť šetriť pracovný čas zamestnancov a zlepšiť prácu celej pracovnej sily.

Tento spôsob organizácie práce je najmenej efektívny v odvetviach s nepretržitým prevádzkovým režimom, kde sa výrobný proces vykonáva v dvoch alebo troch zmenách, niekedy sa neúčelnosť vysvetľuje špecifikami výroby.

Pružný pracovný čas zamestnanca charakterizuje nasledovné základné prvky:

• zamestnanec má právo nezávisle určiť začiatok a koniec práce (bez toho, aby prekročil stanovené limity);
• pevne stanovený čas, počas ktorého musia byť zamestnanci pracujúci na pružný pracovný čas na pracovisku. To umožňuje, aby pracovný postup prebiehal efektívne, pretože toto je zvyčajne najvýznamnejšia a najdlhšia časť dňa;
• variabilný čas, ktorý umožňuje vypracovať ustanovený pracovný čas v akceptovanom účtovnom období. Obedňajšia prestávka zvyčajne rozdeľuje stanovený pracovný čas zamestnanca na dve približne rovnaké časti;
• účtovné obdobie môže byť ohraničené týždňom, mesiacom a pod. Počas tohto obdobia musia zamestnanci odpracovať ustanovený normatív pracovného času.

1. Zmenový režim pracovného času.

režim posunu sa výrazne líši od všetkých vyššie uvedených foriem organizácie pracovného času zamestnanca, pretože pracovný proces sa vykonáva v podmienkach, keď zamestnanec nemá možnosť denne sa vrátiť domov.

Tento režim je vhodný, ak sa miesto výkonu práce a sídlo zamestnávateľa nachádzajú v značnej vzdialenosti od seba. Zvyčajne sa používa na organizáciu práce spojenej s výstavbou alebo rekonštrukciou konkrétnych zariadení. Okrem toho môže byť režim zmien spôsobený špeciálnymi prírodnými podmienkami, v ktorých sa výrobný proces uskutočňuje.

Ďalším znakom organizácie pracovného času zamestnancov na rotačnom princípe je, že zamestnávateľ vytvára podmienky potrebné na zabezpečenie životne dôležitej činnosti zamestnancov zapojených do rotačného pracovného režimu. Môže ísť o vytvorenie zmenových táborov, komplexu budov a stavieb, kde má zamestnanec možnosť efektívne pracovať a oddychovať medzi zmenami. Zamestnanci pracujúci v tomto režime sa spravidla presúvajú.

Odborný názor

Nezabudnite na kompenzáciu nepravidelných pracovných dní

Anna Vasenina,

vydavateľ a šéfredaktor časopisu "Kadrovoe delo" a referenčných kníh série "Osobný poradca" (vydavateľstvo Aktion-Media)

Ak zapojíte zamestnanca do práce nad rámec stanovenej normy, musíte vydať príkaz na pracovný čas zamestnancov. To sa netýka generálneho riaditeľa, pretože ten rozhoduje o tom, či zostane alebo nie. Po jej skončení ho do práce nikto neláka, no v pracovnej zmluve musí byť uvedená klauzula o jeho nepravidelnom pracovnom čase a samotná pozícia musí byť uvedená v príslušnom zozname.

Spracovanie zamestnancov môžete kompenzovať poskytnutím dodatočnej platenej dovolenky, ktorej termíny určuje správa podniku, ale nemôže byť kratšia ako 3 dni ročne.

V prípade, že podnik pociťuje nedostatok zamestnancov, potom, prirodzene, pred manažmentom stojí úloha nahradiť nielen chýbajúcich zamestnancov, ale aj tých, ktorí sú na tarifnej dovolenke.

Postup pri stanovení a zmene pracovného času zamestnanca

Keď je potrebné zmeniť režim prevádzky, je potrebné sa v prvom rade zamerať na spôsob, akým je nastavený pre zamestnancov.

Vnútorné predpisy stanovujú typ pracovného času (Zákonník práce Ruskej federácie, článok 100), ktorý sa riadi pracovným právom a inými právnymi dokumentmi, medzi ktoré patria normy kolektívnej zmluvy, zmluvy, pracovné zmluvy atď.

Interné predpisy sú normatívnym aktom prijatým v konkrétnom podniku a upravujúcim otázky pracovnej disciplíny a poriadku vrátane pracovného času zamestnanca (Zákonník práce Ruskej federácie, čl. 189). Pravidlá musia zohľadňovať názor zástupcov zamestnancov podniku (zastupiteľského orgánu) a musia byť osvedčené vedúcim organizácie. Ak v podniku neexistuje zastupiteľský orgán zamestnancov, PWTR prijíma osobne zamestnávateľ.

Možné možnosti zavedenia pracovného času:

1. uvedené v pracovnej zmluve, pretože sa nezhoduje s pravidlami, ktoré sú uvedené v PWTR.

2. uvedený v pracovnej zmluve, je však rovnaký ako je uvedený v PWTR.

3. rovnako ako je uvedené v PVTR, preto to nie je upravené v pracovnej zmluve.

Zamestnancovi je možné zmeniť pracovný čas dve cesty: po uzavretí dohody s osobou (Zákonník práce Ruskej federácie, článok 72) alebo bez nej, ak má na to zamestnávateľ dobré dôvody (Zákonník práce Ruskej federácie, článok 74).

Zákonník práce Ruskej federácie (článok 72) uvádza, že zmeny a doplnenia pracovnej zmluvy sú možné len s písomným súhlasom oboch strán. Existujú určité výnimky, ktoré sú uvedené aj v Zákonníku práce.

• Príklady podnikových noriem a tipy na ich rozvoj

Zmeniť postup(článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie):

Prvým krokom by malo byť nariadenie zmeny pracovného času, premietnutie týchto zmien do PWTR a schválenie zmenených pravidiel. V objednávke musia byť uvedené dôvody, ktoré viedli k týmto zmenám.

Druhým krokom je doručenie oznámenia zamestnancom spoločnosti, ktoré informuje o vykonaných zmenách pracovného času.

Ak zamestnanec odmietne prijať oznámenie, vypracuje sa zákon, ktorý túto skutočnosť napraví. Oznámenie sa prečíta zamestnancovi a odošle sa poštou na adresu, ktorú táto osoba uviedla v pracovnej zmluve. Po upozornení sa mu ponúknu voľné pracovné miesta vhodné na jeho odborné zaškolenie alebo podradné pracovné miesta. Deje sa tak buď do momentu, kedy zamestnanec s ponukou súhlasí, alebo do momentu, kedy nadobudnú účinnosť vykonané zmeny pracovného času zamestnanca.

Ďalším krokom je, ak zamestnanec súhlasí so zmenou svojho spôsobu práce uzavretím dodatočnej dohody (ak je spôsob jeho práce určený v pracovnej zmluve) alebo dohody potvrdzujúcej súhlas so zmenami vykonanými v pravidlách.

Ak zamestnanec tieto zmeny neakceptuje a odmietne pracovať podľa nových podmienok, je potrebné túto skutočnosť písomne ​​premietnuť (ak to zamestnancovi nevadí).

V tomto prípade môže zamestnanec požiadať o uvoľnenie z funkcie do dvoch mesiacov (do posledného dňa lehoty) odo dňa doručenia oznámenia o zmene pracovného času. Ak po uplynutí dvoch mesiacov zamestnanec nepotvrdí súhlas s prácou podľa nových podmienok, považuje sa to za odmietnutie (upozornenie by malo byť v oznámení o zmene). Prepustenie zamestnanca sa vykonáva podľa odseku 7 časti 1 čl. 77 Zákonníka práce Ruskej federácie. Zamestnancovi možno ponúknuť ako vzor vzorový formulár na odmietnutie, ktorý napíše.

• Emocionálne vyhorenie zamestnancov: ako rozpoznať a predchádzať

Sledovanie pracovného času zamestnancov: úlohy a metódy kontroly

Sledovanie času- ide o hodnotenie činnosti zamestnancov podniku podľa schválených vnútorných predpisov. Účtovníctvo je veľmi dôležité, aby zamestnanci nezačali zneužívať dôveru šéfa a vo firme bola dobre vybudovaná pracovná disciplína.

Účtovanie pracovného času zamestnancov by nemalo byť v rozpore so Zákonníkom práce, ktorý zamestnancovi poskytuje zákonný nárok na odpočinok (prestávka na obed, dni pracovného voľna, dovolenka).

V článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie sa konkrétne uvádza čas ekvivalentný pracovnému času. Vnútorné predpisy podniku by nemali ignorovať tento článok zákona.

Vyžaduje sa sledovanie času byť schopný:

• kontrolovať včasnosť príchodu zamestnancov, identifikovať oneskorencov a neprítomných,
• kontrolovať prítomnosť zamestnancov na pracovisku počas dňa, sledovať ich návrat z obedňajšej prestávky,
• kontrolovať, či zamestnanci dodržiavajú koniec pracovného času,
• evidovať pracovný čas zamestnancov platený zamestnávateľom vrátane pevne stanovených tarifných prázdnin, neprítomnosti pre chorobu, prestojov, ktoré vznikli bez zavinenia zamestnanca a pod.

Predpisy o pracovnom čase

Dokument upravujúci postup pri rozdeľovaní pracovného času v ktorejkoľvek spoločnosti je predpis o pracovnom čase.

Tento dokument podrobne popisuje, bod po bode, všetky druhy porušení pracovného plánu. Hlavná vec je, že poskytnuté informácie nie sú v rozpore so Zákonníkom práce Ruskej federácie a pracovnou legislatívou.

V každej štruktúrnej jednotke podniku musí byť vedený pracovný výkaz zamestnancov, ktorý vypĺňajú zamestnanci určení vedúcim.

Povinnosť zamestnanec časového rozvrhu:

• zostavenie pracovného plánu;
• časová pečiatka príchodu a odchodu zamestnancov jednotky;
• kontrola dodržiavania rozvrhu práce zamestnancami a skutočnosti, že sú na pracovisku;
• informovať vedúceho oddelenia o neprítomnosti a meškaní zamestnancov;
• skontrolujte predložené dokumenty potvrdzujúce, že dôvod neprítomnosti je platný (nemocenské, potvrdenia atď.).

Osoby, ktoré vedú pracovný výkaz zamestnancov, musia byť proti podpisu oboznámené s príslušným postavením podniku.

Stáva sa, že pracovný proces si vyžaduje úpravy a revíziu prideľovania pracovného času, pretože môžu nastať predtým nepredvídané problémy. situácie:

• spracovanie, ktoré je potrebné uviesť v samostatnom stĺpci časového výkazu;
• absencia ku ktorému došlo bez zavinenia zamestnanca. V takom prípade je potrebné zistiť dôvody nútenej absencie a ak za to môže zamestnávateľ, tento deň sa nepovažuje za zmeškaný, zapíše sa do dochádzky a pracovný čas zamestnanca sa považuje za odpracovaný. ;
• jednoduché. Dôvody môžu byť v skutočnosti rôzne, ako aj tí, ktorí sú za to zodpovední. Ak je napríklad zamestnanec zodpovedný za prestoje, tak mu tento čas, samozrejme, nie je vyplatený. Ak však v nečinnosti nezavinil zamestnanec, potom sa pracovný čas vypláca v plnej výške;
• zdravotného postihnutia z dôvodu choroby (nemocenské) platí zamestnávateľ zamestnancovi mzdu ako časť odpracovaného času;
• posledný pracovný deň počíta sa to ako pracovný čas zamestnanca, za ktorý by mu mali byť vyplatené „cestovné náhrady“, ale tento zamestnanec nie je povinný dochádzať do podniku;
• sviatky a víkendy- to sú dni, keď Zákonník práce Ruskej federácie zakazuje prácu. Existujú však podniky, ktoré v súčasnosti poskytujú prácu. To znamená, že týmto zamestnancom by sa mali poskytnúť osobitné podmienky, ako napríklad voľno alebo dvojitá mzda za pracovný deň.

Kontrola pracovného času zamestnancov by mala byť vykonávaná zodpovedne, potom bude možné takúto výrobu riešiť úlohy:

• zlepší sa disciplína zamestnancov;
• mzda sa bude časovo rozlišovať, t.j. pri časovom rozlíšení sa bude brať do úvahy skutočne odpracovaný čas zamestnanca;
• bude možné sledovať činnosť každého jednotlivého zamestnanca s cieľom posúdiť jeho prínos k rozvoju podniku.

V podnikoch Ruskej federácie sa uplatňujú tieto účtovné metódy: denné, týždenné a súhrnné:

• denný spôsob účtovania (denne), zabezpečuje rovnakú dĺžku pracovného dňa, jeho začiatok a koniec nastáva v rovnakom čase. Obvykle je toto trvanie osem hodín, ako to vyžaduje zákon;
• týždenná účtovná metóda je podobná dennej, pretože poskytuje stabilné hodinové zaťaženie, ale dĺžka dňa práce sa môže líšiť;
• súhrnný spôsob evidencie pracovného času zamestnanca ustanovuje evidenciu času za určité obdobie, napríklad za mesiac alebo štvrťrok. Táto metóda je vhodná pre podniky, kde je problematické stanoviť dennú alebo týždennú sadzbu odpracovaných hodín, pretože špecifikom práce je, že zamestnanci venujú práci každý deň rôzne množstvo času. Pri sčítaní výsledkov za určené obdobie, napríklad za mesiac, by to však malo byť pre všetkých rovnaké. Napríklad pri niektorých zmenách trávi zamestnanec v práci menej času, no má dni, kedy pracoval nadčas, čím sa mu kompenzujú neodpracované hodiny za zmenu.

Metódy sledovania pracovného času zamestnancov

Pre zlepšenie disciplíny vo výrobe je možné použiť napr účtovné metódy:

• Stanovenie času príchodu a odchodu zamestnancov. Tento typ kontroly môže vykonávať osoba na to oprávnená, údaje bude potrebné zaznamenať do časového denníka zamestnanca.
• Kontrolu vykonáva jeden zo zamestnancov. Táto osoba spravidla pracuje v jednej miestnosti so zvyškom zamestnancov podniku a na základe povinností, ktoré sú jej pridelené, riadi pracovný proces v jemu zverenej jednotke (oddelenie, dielňa). Pri použití tejto metódy sa minimalizuje bezdôvodné opúšťanie pracoviska a plytvanie pracovným časom.
• Zamestnanecký posudok je jednou z metód sebakontroly zameranej na zvýšenie motivácie zamestnancov k pracovitosti. Znamená to, že zamestnanec sám vypracuje a predloží manažérovi správu o racionálnosti trávenia pracovného času.
• Kontrola pracovného povolenia. Táto metóda zahŕňa použitie plastových kariet alebo skenovanie odtlačku prsta zamestnanca. Program zachytáva úplné vyúčtovanie pracovného času zamestnancov do súboru, čo umožňuje manažérovi kontrolovať pracovný čas podriadených, hlásiť údaje o príchode zamestnanca na pracovisko alebo jeho odchode.
• CCTV. Samozrejme, táto metóda si vyžaduje značné investície, ale ospravedlňuje sa, pretože je jednou z najspoľahlivejších. Pre výkon plnej kontroly je potrebné nielen nainštalovať kamery, ale aj prijať zamestnanca, ktorý bude sledovať a zaznamenávať priestupky. Ako nevýhodu tejto metódy možno označiť skutočnosť, že zamestnanci môžu pociťovať určité nepohodlie, takže video dohľad sa používa pomerne obmedzene, napríklad v supermarketoch, skladoch alebo základniach.
• Sledovanie pomocou počítačových programov. Špeciálne programy sú schopné zaznamenávať činnosť zamestnancov počas pracovnej doby, preto je táto metóda vhodná na sledovanie kancelárskych pracovníkov a zamestnancov pracujúcich pri počítačoch.

Denník času zamestnanca: ako to vyplniť?

Časový denník je nevyhnutný, ak dbáte na tempo rozvoja podnikania, ktoré dnes potrebuje najmä optimalizáciu obchodných procesov a starostlivejší výber personálu.

Denník dokáže pomôcť nielen pri kontrole personálu, ale môže sa stať aj dobrým podkladom pre vypĺňanie povinných, zákonom stanovených dokumentov. Pomôže to zabrániť prekročeniu dočasných noriem stanovených Zákonníkom práce Ruskej federácie. Okrem toho je vyplnenie veľmi jednoduché, zodpovednému zamestnancovi nezaberie veľa času zadanie všetkých údajov.

Kto vedie a ako dokončiť?

Vedenie spoločnosti má právo odpovedať na túto otázku nezávisle, berúc do úvahy špecifiká výroby a určenie jej činností. Môže sa stať, že manažér bude môcť vykonávať kontrolu nad účtovaním pracovného času zamestnancov, prípadne sa rozhodne vymenovať alebo prijať zamestnanca, ktorého povinnosti budú zahŕňať tento typ kontroly. Okrem toho musia byť tieto povinnosti zdokumentované: sú uvedené v pracovnej zmluve, objednávke alebo dodatočnej dohode. Ak sa zamestnanec vyhýba svojim povinnostiam, môže byť povolaný na administratívnu zodpovednosť.

Záznamy v denníku sú veľmi krátke.

Tabuľka pracovného času zamestnancov fixuje v povinných stĺpcoch:

Tabuľka môže obsahovať ďalšie stĺpce: miesto, kde zamestnanec odišiel, a množstvo času stráveného v práci.

Môžete si viesť takýto denník tri spôsoby.

1. spôsob. Denník sa plní každý deň s prihliadnutím na všetkých zamestnancov spoločnosti. Táto metóda je vhodná, ak je pracovný deň pevne stanovený, napríklad všeobecne akceptovaných 8 hodín.

2. spôsob. Týždenný denník. Odporúča sa ho ponechať, ak je rozsah pracovného času zamestnanca každý deň iný, no týždenne by mal vychádzať určitý (pevne stanovený) odpracovaný čas. V tomto prípade sa nový záznam vykoná na konci pracovného týždňa.

3. spôsob. Relevantné pre podniky, kde zamestnanci pracujú podľa „flexibilného“ rozvrhu. Tento denník zobrazuje súhrnné účtovanie pracovného času zamestnancov.

Pre podniky s nepretržitou prevádzkou, ktoré sa zaoberajú výrobou alebo vykonávaním prác so špecifickým charakterom činnosti, je najvhodnejší 3. spôsob. Pretože časové obdobie medzi záznamami zaznamenávajúcimi celkový počet odpracovaných hodín sa môže meniť od jedného mesiaca do jedného roka. Špecifikom tohto účtovníctva je, že dokáže varovať manažment pred porušovaním Zákonníka práce Ruskej federácie, keďže prípadné spracovanie je obmedzené zákonom (120 hodín / rok).

• Modely dištančného vzdelávania pre zamestnancov vo veľkých spoločnostiach

Ako vytvoriť a udržiavať pracovný výkaz pre zamestnancov

Môžete sledovať odpracované hodiny vyplnením rozvrhu pracovného času zamestnanca (t. j. výkaz práce).

Dokument, ktorý obsahuje údaje o zamestnancovi, ktorý odpracoval požadovaný počet hodín, sa nazýva „ Časový výkaz". Okrem skutočne odpracovaného času eviduje údaje o absenciách v práci (počet dní/hodín a dôvod neprítomnosti).

Dá sa vyplniť automaticky (na počítači) aj ručne. Práve on je základom pre výpočet miezd zamestnancov.

Vykazovacia karta má formulár (F-13) zriadený a schválený Štátnym štatistickým výborom Ruskej federácie. Vyzerá to ako tabuľka, s ktorou je vhodné pracovať v Exceli: formulár, vyplňte a vykonajte výpočty.

Pracovný list zamestnanca pozostáva z modulov:

• "Názov podniku" (v hornej časti stránky);
• „Dátum zostavenia“ a „Číslo dokumentu“ (nižšie);
• "Obdobie vykazovania" (zadajte 1. a posledný deň vykazovaného mesiaca).

• 1.: č. p / p;
• 2. a 3.: Celé meno zamestnanec, pozícia, osobné číslo;
• 4.: zaznamenávať informácie o priechodoch (podľa dní v mesiaci);
• 5. a 6.: počet odpracovaných dní / hodín za pol mesiaca a mesiac;
• 7. - 9.: údaje pre mzdy (kód, korešpondenčný účet a pod.);
• 10. - 13.: dôvody neprítomnosti v práci.

Vysvedčenie podpisuje: zamestnanec, ktorý ho zostavil, zamestnanec personálneho oddelenia, vedúci útvaru.

Dá sa skonštatovať, že tento systém sledovania pracovného času zamestnancov je práca, ktorá si vyžaduje zodpovedný prístup. Pri jeho implementácii sú neprijateľné približné a nepresné údaje a iné nedostatky, pretože to ovplyvňuje mzdy zamestnancov podniku.

Pravidlá časového rozvrhu

• Základným pravidlom účtovania pracovného času je, že dochádzkový výkaz musí byť vyhotovený na papieri. Toto pravidlo platí aj pre prípady, keď sa vypĺňa pomocou počítača.
• Časový výkaz je potrebné viesť na formulároch, ktoré zodpovedajú presne stanovenému formuláru. Je potrebné otvárať výkaz práce mesačne (1. deň).
• Pred vykonaním platieb (preddavok, mzda) je potrebné odovzdať výkaz práce účtovnému oddeleniu.
• Všetci zamestnanci musia mať osobné číslo, ktoré je pridelené pri prijatí do zamestnania.
• Na konci mesiaca je vysvedčenie „uzavreté“. To sa vykonáva spočítaním skutočne odpracovaného času každého zamestnanca.

Automatizácia sledovania času: ako si vybrať správny systém

Podniky rastú, zvyšuje sa objem práce, a preto sa zvyšuje počet zamestnancov, ktorí sú v nich zapojení. To núti manažérov zamyslieť sa nad tým, ktoré automatizované systémy sledovania pracovného času zamestnancov možno použiť na vyriešenie aspoň jednej dennej úlohy.

Aké sú výhody automatizácie

V prvom rade automatizácia umožní manažérovi rýchlo reagovať na neprítomnosť zamestnanca. Bude sa vedieť ľahšie orientovať v situácii a koordinovať výrobné úlohy s prihliadnutím na prítomných pracovníkov. Najpohodlnejšie sú také systémy na sledovanie pracovného času zamestnancov vo veľkých podnikoch, kde je ťažké vykonávať vizuálnu kontrolu. Navyše tento prístup ku kontrole môže zlepšiť kvalitu práce zamestnancov. Zamestnanec s vedomím, že jeho online aktivity a produktivita práce môžu byť prehliadané, nebude rozptyľovaný cudzími faktormi, ako sú sociálne siete alebo online hry. Zamestnanec sa bude snažiť tráviť pracovný čas čo najefektívnejšie.

Pomocou takéhoto kontrolného systému je možné vypočítať odmeňovanie zamestnancov. Na tento účel bude musieť manažér nastaviť pravidlá výpočtu a systém sa postará o zvyšok (vypočíta množstvo odpracovaného času, odpočíta meškanie a pracovné voľno). Je veľmi výhodné, že konečná suma môže byť upravená, ak takáto potreba nastane (napríklad neprítomnosť zamestnanca z dôvodu pracovnej cesty).

Ako si vybrať systém sledovania času

Pri výbere systému riadenia času pre zamestnancov je potrebné dbať na nasledovné kritériá:

1. Systémová špecializácia. Navrhované účtovné a kontrolné systémy sa navzájom veľmi líšia. Podľa ich špecializácie a úloh, ktoré majú riešiť, ich možno definovať ako „špionážne systémy“, „systémy na analýzu produktivity zamestnancov“ a „systémy na osobnú analýzu“.
2. Uvažovaný čas. Keď zamestnávateľ inštaluje automatizovaný monitorovací systém, zvyčajne chce vidieť, ako produktívne zamestnanci trávia svoj pracovný čas, aby mohol monitorovať aktivity zamestnancov a podniku ako celku. Existujú systémy, ktoré môžu vykonávať distribúciu programov a stránok, pričom určujú produktívne a neproduktívne pre jedného zamestnanca. Po sprevádzkovaní takéhoto systému bude mať manažér možnosť vidieť, ako účelne sa využíva pracovný čas zamestnanca a koľko percent času je bezcieľne strávené.
3. Štatistiky. Pre lídrov veľkých firiem je dôležité, aby sa brala do úvahy nielen produktivita konkrétneho zamestnanca, ale aj celého oddelenia. Je dôležité, aby zvolený program fungoval čo najrýchlejšie a nezabral veľa času ani bežným zamestnancom, ani manažérom. Náčelníka prirodzene zaujíma celkový výsledok práce, na ktorý potrebuje informácie o štrukturálnych členeniach. Platí to aj pre programové skupiny: nezáleží na tom, koľko času a čo zamestnanec hral, ​​dôležité je, koľko času strávi online zábavou.
4. Nahlásenie porušení. Manažér nemá vždy možnosť skontrolovať pracovný čas zamestnanca, oboznámiť sa s prehľadmi, ktoré poskytuje kontrolný systém, ale vždy si nájde čas na kontrolu pošty. Významnou výhodou systému preto bude jeho možnosť posielať upozornenia o priestupkoch na e-mail vedúceho. Ak takéto upozornenia neexistujú, práca prebieha normálne.
5. Snímky obrazovky. Existuje typ lídrov, ktorí chcú vo svojom podniku dosiahnuť úplnú kontrolu. Ako jednu z metód overovania používajú program, ktorý robí snímky obrazovky alebo zachytáva korešpondenciu. Takáto kontrola nemá pozitívny vplyv na motiváciu zamestnancov, navyše niekedy dochádza k porušovaniu práv, ktoré zamestnancovi priznáva Ústava Ruskej federácie. Tento prístup k hodnoteniu produktivity práce nie je schopný uľahčiť prácu ani manažérovi, ani zamestnancovi. Pri jeho použití sa proces automatizácie spomaľuje a kvalita monitorovania činnosti je ovplyvnená subjektívnym hodnotením toho, čo sa deje. Napriek tomu je takéto kritérium pomerne populárne, preto ho uvádzame.

• Materiálna motivácia personálu: 4 úrovne zvyšovania efektívnosti

Populárne programy na sledovanie pracovného času zamestnancov

• StaffCounter- systém zisťovania produktivity.

Ide o systém sledovania pracovného času zamestnancov, ktorý funguje na princípe PC monitoringu. Je zameraná nielen na kontrolu, ale aj na zvyšovanie produktivity práce. Program umožňuje sledovať, čím a nakoľko je zamestnanec pracujúci pri počítači zaneprázdnený. Zobrazuje navštívené stránky, používané programy, konverzácie cez Skype atď. Všetky informácie sú uložené v „cloude“, ku ktorému majú prístup len presne definovaní používatelia. Informácie na cloudovom serveri sa aktualizujú každých 10 minút a uchovávajú sa jeden mesiac. Ak riadiaci systém používa 10 a menej zamestnancov, potom je bezplatný. Ak je zamestnancov viac, musíte použiť platenú verziu (» 3 doláre mesačne za každého zamestnanca).

• Kickidler- systém sledovania zamestnancov.

Tento program je vhodný pre manažérov, ktorí už nevedia prinútiť zamestnancov, aby plnili svoje povinnosti zodpovedne a vyskúšali takmer všetky spôsoby odmeňovania a trestania zamestnancov. Týmto manažérom môže pomôcť Kickidler, pretože robí videozáznam toho, čo zamestnanec vidí na svojej obrazovke počas pracovného dňa, generuje a ukladá tieto informácie na server. Kickidler navyše umožňuje sledovať činnosť zamestnancov pri počítači v reálnom čase, pričom sú na akomkoľvek mieste vybavenom internetom. Tento systém je užitočný aj pre IT službu za účelom kontroly chodu počítačov a ak sa niečo pokazí, ľahšie sa zistí príčina poruchy. Cena "otázky" na údržbu jedného počítača je 300 rubľov mesačne.

• Biotrack– účtovný systém určený pre firmy bez PC.

Povedzme, že ste riaditeľom reštaurácie. Práca vašich zamestnancov samozrejme nesúvisí s prácou pri počítači. Aký je najlepší spôsob kontroly pracovného času zamestnancov? Inštalovať turniket a zaviesť plastové karty? Vymenovať zamestnanca, ktorý bude vykonávať kontrolu, zaznamenávať manuálnu prácu? Nie je to praktické. Biotrack je cloudová služba, ktorá je vhodná na monitorovanie pomocou biometrického terminálu alebo tabletu Android nainštalovaného pri vchode. Mimochodom, možnosť inštalácie tabletu Android je nielen pohodlná, ale aj ekonomická. Nemôžete minúť peniaze na nákup biometrického materiálu (»2 000 $), ale nainštalovať najbežnejší tablet stiahnutím aplikácie Timepad. Cena služby je od 29 USD mesačne pre 11 zamestnancov. Zamestnanci sa budú môcť registrovať pomocou NFC kariet, QR kódov alebo PIN kódov.

• Yaware.Mobile– mobilný systém kontroly zamestnancov.

Yaware- pomerne populárna služba, ktorá sa špecializuje na sledovanie pracovného času zamestnancov, ktorí pracujú v kancelárii pri PC. Predpokladajme, že zamestnanci sú vzhľadom na špecifiká svojich činností neustále v pohybe. Potom na kontrolu pracovného času zamestnanca je pre vás ideálna mobilná aplikácia Yaware.Mobile, ktorú spoločnosť Yaware vydala pre Android. Táto aplikácia je nainštalovaná na smartfóne zamestnanca a pomocou GPS zachytáva akcie zamestnanca (pohyb, hovory, SMS správy atď.). Manažér alebo administrátor má možnosť sledovať akcie zamestnanca (v reálnom čase aj neskôr). Pomáha to pochopiť dôvody nízkej výkonnosti konkrétneho mobilného zamestnanca. Zamestnanci, ktorí o nainštalovanej aplikácii vedia, zase budú využívať pracovný čas a firemný smartfón racionálnejšie. Služba stojí 380 rubľov mesačne na zamestnanca.

• Yaware Online- služba, ktorá kontroluje prácu nadčas.

Služba určená na kontrolu pracovného času zamestnanca. Yaware.Online vyvinul dva typy správ pre obchodných lídrov. Jeden z nich, "Zostal po práci" - umožňuje sledovať činnosť zamestnanca pri PC na konci hlavného pracovného času. Druhý typ, „Činnosť zamestnancov“, umožňuje šéfovi sledovať porušenie disciplíny. Generuje informácie o využití pracovného času (množstvo odpracovaného času a jeho produktivita, meškanie, skoré odchody atď.).

• Ako viesť pohovor: pokyny krok za krokom

Odborný názor

Program na zaznamenávanie pracovného času bol vybraný prostredníctvom výberového konania

Petr Lebedev,

Ekonomický a finančný riaditeľ, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzeržinsk

Medzi ponúkanými produktmi na trhu sme nenašli vhodnú funkcionalitu a obrátili sme sa na centrálu spoločnosti. To, čo nám tam ponúkli, opäť nezodpovedalo tomu, čo sme chceli kúpiť z viacerých dôvodov (technických, finančných alebo právnych).

Tento neúspech nás priviedol k myšlienke vytvoriť vlastný produkt, ktorý plne spĺňa naše požiadavky. Špecialisti oddelenia controllingu vypracovali zadávacie podmienky a popísali funkcie nášho systému. Zadanie bolo dohodnuté na rôznych úrovniach vedenia spoločnosti, následne došlo k určitým úpravám. Potom sme uskutočnili výberové konanie, v ktorom sme použili zadávacie podmienky ako špecifikáciu softvérového produktu. Kandidáti boli hodnotení podľa nasledujúcich kritérií:

• podmienky implementácie;
• náklady na program;
• podmienky pre ďalšiu službu;
• sumu potrebnú na dodatočné investície (nákup vybavenia, licencií, serverov atď.).

Na našu žiadosť zareagovali štyri spoločnosti. Po dôkladnom preštudovaní a analýze navrhovaného produktu sme zvolili variant navrhovaný spoločnosťou LAD. Ich program je schopný riadiť pracovný čas zamestnanca na základe 1C: Document Management a spoločnosť nám ponúkla najlepšiu cenu. Okrem toho sme považovali za prospešné integrovať produkt s 1C: Accounting 8 a 1C: Payroll and HR Management. V septembri 2014 sme začali testovať prvú verziu systému, hoci sme ju začali stavať už v apríli toho istého roku.

"Neverte kalendárom." V roku môže byť toľko dní, koľko chcete. Jeden človek strávi rok tým, čo sa dá urobiť za týždeň, zatiaľ čo iný prežije udalosti celého roka za týždeň.“

Charles Richards

Jednou z najvýznamnejších výziev života a sebazdokonaľovania je nedostatok času. Samozrejme, čas je pre všetkých rovnaký – každý má 24 hodín denne. Otázkou je, ako tieto hodiny využijeme.

Tu je niekoľko príkladov, ako si môžete uvoľniť čas na to, čo naozaj chcete.

1. Sledujte, ako prebieha váš deň

Použite pero a papier – alebo počítač – a hodinky. Sledujte, kam počas dňa skutočne plynie váš čas, nie ako si myslíte, že plynie. Možno budete prekvapení, koľko času venujete všetkým možným veciam (najmä tým, ktoré pre vás nie sú až také dôležité a zaujímavé).

2. Prijmite, že nemusíte robiť všetko, čo robíte.

Nebo ti nespadne na hlavu, ak niečo odmietneš urobiť. Toto je najdôležitejšia položka v zozname. Všetky veci, ktoré by ste „mali“ robiť, vám bránia v tom, aby ste sa zdokonaľovali, alebo len aby ste si urobili nejaký čas pre seba. V skutočnosti „nemusíte“ robiť nič.

Skúste sa na situáciu pozrieť tak, že si vyberáte, čo robiť. Samozrejme, ak sa rozhodnete niečo urobiť alebo neurobiť, existujú na to dôvody. Dôvody môžu byť dobré alebo nie, pozitívne alebo negatívne. Niekedy sa veci na prvý pohľad nezdajú byť také, aké v skutočnosti sú, ale vašou úlohou je naučiť sa ovládať svoj život a robiť rozhodnutia namiesto toho, aby ste nechali svet okolo seba ovládať a rozhodovať za vás. Takéto zručnosti vám pomôžu pochopiť, čo pre vás nie je prvoradé, vzdať sa týchto činností alebo im venovať menej času a venovať sa niečomu zaujímavejšiemu.

3. Použite Parkinsonov zákon

Môžete pracovať rýchlejšie, ako si myslíte. Parkinsonov zákon hovorí, že prípad bude dlhší a ťažší v závislosti od množstva času, ktorý ste ochotní tomu venovať. Ak si napríklad sľúbite, že problém vyriešite do týždňa, veci budú určite zmätené natoľko, že budete musieť hľadaniu východiska zo situácie venovať oveľa viac času, ako ste očakávali.
Radšej sa zamerajte na hľadanie riešenia problému, potom si dajte hodinu (namiesto celého dňa) alebo deň (skôr ako týždeň) na realizáciu svojho plánu. Tento postup podnieti vaše myslenie a prinúti vás sústrediť sa na akciu.

4. Znížte množstvo informácií, ktoré dostávate

Toto je veľmi dôležitý bod. Aby ste si našli čas na osobný rozvoj, s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť menej pozerať televíziu, listovať v časopisoch a novinách, najmä ak ste zvyknutí robiť viacero týchto činností naraz. Ak sa ich vzdáte, ušetríte si veľa času, a napriek tomu pravdepodobne nebudete chcieť zmeškať svoju obľúbenú reláciu alebo zabudnúť na papiere. Nasledujúca otázka nám pomôže nájsť kompromis...

5. Spojte viacero aktivít vo svoj prospech

Ak máte chuť pozrieť si svoj obľúbený televízny program, skombinujte to s niečím užitočným, napríklad s cvičením na stacionárnom bicykli. Alebo si dohodnite stretnutie s priateľmi a porozprávajte sa s nimi pri hraní tenisu (aj telesné cvičenie) alebo nakupovaní (doprajte si pár nových diskov alebo trendové oblečenie).

Okrem toho môžete počas krátkych prestávok počas dňa prijímať rôzne informácie. Počúvajte audioknihu počas šoférovania, nie doma. Sediac v čakárni inštitúcie, ktorá čaká na stretnutie, môžete sledovať novú epizódu vašej obľúbenej relácie pomocou iPodu alebo mobilného telefónu.

6. Pravidelne sa sami seba pýtajte, aká potrebná je vaša činnosť.

Väčšinu času sme zaneprázdnení niečím nedôležitým, hoci si to neuvedomujeme. Keď si položíte otázku, čo ste robili počas dňa, možno zistíte, že by ste svoj čas mohli využiť lepšie (či už ste boli v práci alebo doma). Aby ste si nezabudli klásť užitočné otázky, použite externé pripomienky vo forme lepiacich poznámok, šetričov obrazovky a príslušenstva.

7. Dajte sa dokopy

Namiesto toho, aby ste strácali čas, dumali v nádeji, že niekto urobí prácu za vás alebo prevezme iniciatívu, namiesto toho, aby ste sa snažili nájsť vysvetlenie a ospravedlnenie vašej nečinnosti, vytvorte si zvyk robiť všetky úlohy naraz.

Buďte aktívni a robte to, čo musíte. Najčastejšie sa to dá urobiť inokedy, niekedy neskôr, ale kým budete nútení konať, stratíte veľa času hľadaním dôvodu na odloženie práce, premýšľaním o nevyhnutnom a otravnom, pretože v konečnom dôsledku , , budete sa musieť pustiť do práce. A ak čakáte, že to za vás urobí niekto iný, potom môže trvať dlho, kým sa vaše očakávania naplnia.

Môže byť ťažké rozvinúť tento zvyk v sebe, ak ste zvyknutí dlho (alebo príliš dlho) premýšľať, kým začnete niečo robiť. Keď som začal na sebe pracovať, našiel som jeden účinný spôsob: musíte menej korelovať svoje činy s myšlienkami a emóciami, uvedomujúc si skutočnosť, že máte pod kontrolou svoj vnútorný stav, a nie naopak. Samozrejme, môžete si dovoliť trochu popremýšľať nad situáciou, ale potom je lepšie čo najskôr urobiť to, na čo ste sa chystali.

8. Nestriekajte

Možno ste skvelí v multitaskingu súčasne. Ja nie. Preto, ak mám pred sebou úlohu, ktorá si vyžaduje sústredenie a starostlivé plánovanie, radšej ju chvíľu robím sám. Môže sa zdať, že čím viac vecí robíte súčasne, tým skôr prácu dokončíte. Podľa mojich skúseností to však vedie k zmätku, preťaženiu a v dôsledku toho stratíte oveľa viac času, ako by ste potrebovali, keby ste vyriešili všetky problémy jeden po druhom.

9. Pracujte v tichosti

Usporiadajte si pracovisko tak, aby vás nič nerozptyľovalo od vašej práce. Odložte veci, pri ktorých môžete strácať čas – zatvorte dvere, odpojte sa od internetu, vypnite telefón a upratajte stôl. Potom si vyberte jednu aktivitu a pozrite si ju až do konca.

10. Jedzte správne a cvičte

Čas, ktorý môžete produktívne využiť, závisí vo veľkej miere od vašej fyzickej kondície. Ak ste úplne vyčerpaní, keď prídete z práce alebo z triedy, je pravdepodobné, že strávite večer rozvalený na gauči.

Cvičením a správnym stravovaním môžete zlepšiť svoju fyzickú kondíciu, čo znamená, že budete mať viac energie na prácu. Spolu s vašou pohodou sa zlepší aj vaša schopnosť sústrediť sa, to znamená, že sa s úlohou rýchlejšie vyrovnáte a zároveň budete mať silu po skončení práce robiť niečo iné.