Aktionsoptimierung

Während wir an der Erstellung einer neuen Nachrichtenliste arbeiteten, begannen wir damit, wie genau die Leute E-Mails lesen. Aber nicht nur der Prozess des Sehens und Lesens war uns wichtig. Uns interessierte auch, wie Briefe verarbeitet werden. Wir haben so weit wie möglich analysiert, was Menschen am häufigsten mit Briefen machen, nachdem sie gelesen wurden.

Natürlich ist es üblich, dass Menschen E-Mails löschen, die sie gelesen oder angesehen haben, und drei Viertel dessen, was mit E-Mails passiert, nachdem sie sie gelesen haben, besteht darin, sie tatsächlich zu löschen. Gelöscht wird meist über die Tastatur, wobei auch der Einsatz der Maus beliebt ist. Im neuen Outlook haben wir direkt in der Nachrichtenliste einen "Löschen"-Button platziert. Wenn Sie den Nachrichten-Feed anzeigen, können Sie Nachrichten unterwegs löschen, ohne sie vorher auszuwählen, aber mit nur einem Klick.

Es sei daran erinnert, dass die Nachrichtenliste in Outlook mit Schaltflächen zum Hervorheben von Nachrichten sowie zum Kategorisieren von Nachrichten ausgestattet ist. Obwohl sich herausstellte, dass nur wenige Leute die letztere Funktion nutzen. Daher haben wir diese Schaltfläche als unnötig entfernt und die Kategorisierungsfunktion in das Menü verschoben, Sie können für diese Aktion auch Quick Step verwenden. Für diejenigen, die diese Funktion verwenden, keine Sorge, alle Kategorien sind immer noch auf der Liste.

Unsere Analyse hat gezeigt, dass viele Nutzer Nachrichten, die für sie besonders wichtig sind, lieber als ungelesen markieren, um später darauf zurückzukommen. Deshalb MS-Outlook 2013 hat die Möglichkeit, den Status von Briefen im Posteingang zu ändern.

Schnittstelle für Touch-Displays

Zu beachten ist, dass Sie in der Version für Geräte mit Touchscreen, beispielsweise für Tablets, in der Nachrichtenliste selbst keine Schaltflächen zum schnellen Löschen, Markieren oder Ändern des Status eines Briefes sehen. Tatsache ist, dass die Art und Weise, wie Menschen mit gewöhnlichen Computern mit einer Maus und mit Touchscreens mit den Fingern arbeiten, erhebliche Unterschiede aufweist. Daher sollte sich dies in der Benutzeroberfläche unseres Programms widerspiegeln.

Quick-Response-Funktion

Eine der neuen Funktionen in Outlook 2013, die bei den Benutzern auf positive Resonanz gestoßen ist, ist Quick Response, also eine schnelle Antwort auf E-Mails. Der Punkt ist, dass Sie auf eingehende Nachrichten antworten können, ohne den Ordner zu verlassen, sondern direkt, während Sie mit Briefen arbeiten. Dies vereinfacht Ihre Arbeit mit E-Mails erheblich, da Sie jetzt kein neues Fenster öffnen müssen, um auf den Brief zu antworten, den Text des Briefs selbst zu bearbeiten oder ein Dokument anzuhängen.

Entwürfe

Basierend auf Benutzerfeedback und Feedback haben wir Quick Response eine zusätzliche „Entwürfe“-Schaltfläche hinzugefügt, damit Sie immer nachverfolgen können, auf welche E-Mails Sie mit der Beantwortung begonnen, diese aber noch nicht abgeschlossen haben. Wenn Sie beginnen, auf eine E-Mail zu antworten, wird ein Indikator angezeigt , also "Entwurf", verschwindet, wenn Sie entweder antworten oder die E-Mail löschen. Dieser Indikator zeigt an, dass Sie den Brief noch beenden müssen. Ganz praktisch: Sie vergessen nicht, auf die gewünschten Briefe zu antworten, und müssen nicht noch einmal Ihren Entwurfsordner oder alle geöffneten Fenster durchsuchen, um unfertige Briefe zu finden. Wenn Sie auf eine Konversation klicken, die diesen Indikator enthält, bringt Sie das Programm automatisch zu der E-Mail zurück, die Sie nicht abgeschlossen haben.

Kalender

Viele von uns verwenden den Kalender, um Termine und Besprechungen zu planen. Beliebt sind auch Erinnerungen, mit deren Hilfe Sie auch die kleinen Dinge nicht aus den Augen verlieren.

Nachdem wir untersucht hatten, wie Benutzer mit Kalendern arbeiten, kamen wir zu dem Schluss, dass es sehr oft notwendig ist, nicht nur zu verstehen, welche Besprechungen und Ereignisse für heute geplant sind, sondern auch Ihre zukünftigen Aufgaben für die Woche und sogar für den Monat zu sehen. Dafür eignet sich die Monatsansicht perfekt, mit der Sie Aufgaben für die Zukunft planen und sich die notwendigen Erinnerungen setzen können. Klicken Sie einfach auf einen Tag im Kalender und erstellen Sie einen Eintrag.

Viel Spaß mit dem Neuen MS-Outlook 2013 !

Outlook ist das am weitesten verbreitete Organizer-Programm, das de facto der Standard im Unternehmensumfeld ist. Leider wird Outlook in Russland oft nur als E-Mail-Client und relativ selten als Organizer verwendet. Einer der Gründe ist die Starrheit des Planungssystems, das ursprünglich in diesem Programm enthalten war. Die Standardfunktionen, die beim ersten Start des Programms erscheinen, reduzieren den Planungsprozess darauf, dass Sie im Aufgabenbereich eine lange unstrukturierte Liste von Aufgaben mit unterschiedlichen Daten, Namen und Wichtigkeitsgraden erhalten. Eine solche Aufzählung kann nicht überprüft werden und ist sehr unbequem.

Alle diese Schwierigkeiten können durch einen Ansatz vermieden werden, der auf basiert. Es sei darauf hingewiesen, dass unser nicht standardmäßiger Planungsansatz nur auf den regulären Funktionen von Outlook basiert, ohne zusätzliche Programmierung. Die kontextbezogene Planung wird durch eine einfache Einrichtung organisiert, deren Prozess wir im Folgenden ausführlich beschreiben werden.

Dieser Artikel ist der erste einer Reihe von Artikeln, die unsere Erfahrungen bei der Etablierung persönlicher Planungssysteme für Top-Manager in Einzelberatungsprojekten sowie unsere Erfahrungen mit Teilnehmern zusammenfassen. Die folgenden Artikel behandeln die Implementierung von Zeiterfassung, kreativen Aktenschränken und anderen TM-Ansätzen in Outlook. Da es sich bei diesem Artikel um den ersten handelt, werden wir alle technischen Details ausführlich beschreiben und uns im Voraus bei Benutzern von Outlook entschuldigen, die mit den Grundfunktionen vertraut sind.

Überprüfungsanforderungen ausstellen

Lassen Sie uns bewerten, welche Eigenschaften der Abschnitt "Aufgaben" haben sollte:

• Die Möglichkeit, eine große Liste von Aufgaben gleichzeitig anzuzeigen. Dies ist eine sehr wichtige Anforderung, wenn sie nicht erfüllt wird, wird das System für die Wahrnehmung unbequem sein. Gleichzeitig möchten wir die wichtigsten in diesen Aufgaben hervorheben.
• Umsetzung der Planung auf drei Zeithorizonte nach der Methode der Aufmerksamkeitsstrukturierung:
• Operative Dinge, die „ungefähr heute“ erledigt werden müssen;
• Taktische Aufgaben und Projekte, die über einen längeren Zeitraum abgeschlossen werden müssen, z. B. eine Woche, einen Monat oder länger.
• Strategische Ziele der Jahresebene, Handlungsfelder.
• Die Möglichkeit, ein kontextuelles Planungssystem zu organisieren, das auch durch die Methode der Aufmerksamkeitsstrukturierung angezeigt wird. Vereinfacht gesagt müssen wir die Informationen, die wir brauchen, zum richtigen Zeitpunkt in unserer Rubrik „Aufgaben“ sehen können, ohne sie ständig im Kopf zu haben; „Erinnere dich an die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit“, wenn der entsprechende „Kairos“ (günstiger Zeitpunkt für die Erledigung der Aufgabe) eintritt.

Beginnen wir nun mit dem Aufbau unseres Systems. Dazu werden wir alle Anforderungen, die wir ihr gestellt haben, konsequent umsetzen. Lassen Sie uns zunächst herausfinden, mit welchen Funktionen von MS Outlook wir dies erreichen werden.

Optimieren Sie Ihre Übersicht mit Kategorien

Unser System wird mit den folgenden Funktionen von MS Outlook implementiert:

1. Kategorien von Aufgaben.
2. Darstellungsformen der „To-do-Liste“ im Bereich „Aufgaben“.

Kategorie dies ist ein bestimmtes Zeichen, das wir mit unserem Willen einer bestimmten Aufgabe zuweisen können. Diese Funktion ist insofern bemerkenswert, als wir danach in der Lage sein werden, unsere Aufgaben nach Zugehörigkeit zu diesen Kategorien zu gruppieren.

1. Standardmäßig im Programm eingestellt.
2. Benutzerdefinierte diejenigen, die wir selbst festlegen.

Es ist die letztere Art von Kategorien, die die Möglichkeit, Aufgaben in Kategorien einzuteilen, für uns am attraktivsten macht.

Kategorien von Planungshorizonten

Angenommen, wir haben zunächst eine Liste von Aufgaben, die nicht nach Kategorien gruppiert, sondern nach Fristen sortiert sind. Es sieht in etwa so aus:

Es ist offensichtlich, dass die Verwendung einer solchen Liste unbequem ist, da sie sowohl elementare Aufgaben, die eine Aktion erfordern (z. B. einen Brief schreiben oder anrufen), als auch Projektaufgaben (z. B. einen Geschäftsstandard erstellen) und vollständige Großprojekte, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (z. B. die Erstellung einer Firmenwebsite).

Dieser Mangel kann vermieden werden, indem die Fälle in drei Kategorien eingeteilt werden Horizonte Planung:

Operative Aufgaben Dinge, die heute erledigt werden müssen oder Aufgaben, die mit wenig Aufwand zu erledigen sind, einen Brief schreiben, anrufen, sich treffen usw.

taktischer Horizont komplexere Aufgaben, die mehrere andere enthalten.

Strategische Ebene große Projekte und Aktivitäten.

Lassen Sie uns solche Kategorien erstellen und in diesem Beispiel werden wir uns die Methodik zum Erstellen neuer Kategorien ansehen. Um eine Kategorie für eine Aufgabe festzulegen, klicken Sie beim Erstellen auf das Symbol " Kategorien…».

Hier ist das Aufgabenerstellungsfenster:

Es ist sehr wichtig, beim Einstellen der Aufgabenparameter die Option " Alarm". Sie können es nur für die Aufgaben belassen, für die es wirklich notwendig ist - und Sie müssen dies mit Bedacht und Zurückhaltung tun, denn sonst gibt es keine Erinnerungen mehr.

Um die Aufmerksamkeit für Benachrichtigungen zu optimieren, hilft ein einfacher Trick: Wählen Sie als Benachrichtigungszeit nicht das Datum des Ereignisses, sondern beispielsweise den Morgen des nächstvorangehenden Samstags oder einen anderen Tag, an dem Sie „ausgereifte“ strategische Aufgaben an die übertragen taktischer Abschnitt (denken Sie daran, dass eine solche Übertragung ein notwendiges Element ist). Dank dieses Ansatzes fallen die meisten Erinnerungen genau an dem Tag aus, an dem Sie den Organizer „harken“ und die kommende Woche planen, und dementsprechend können Sie allen „selbst erinnern“ eine genauere Ausführungszeit für die kommende Woche zuweisen. Aufgaben.
Schaltfläche zum Einstellen der Kategorie in vergrößerter Ansicht:

Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie folgendes Fenster:

Die Liste enthält standardmäßige und bereits erstellte Kategorien, die ausgewählt werden können, wodurch angezeigt wird, dass die erstellte Aufgabe zu ihnen gehört. Eine Aufgabe kann mehreren Kategorien gleichzeitig angehören. Wir nutzen diese nützliche Funktion auch für unsere eigenen Zwecke. Dies wird weiter unten besprochen.

Wenn Sie im obigen Fenster auf die Schaltfläche "Hauptliste der Kategorien" klicken, erhalten Sie ein Menü in folgender Form:

Hier können Sie unnötige Standardkategorien entfernen und benutzerdefinierte Kategorien erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Zum Beispiel:

• RAM
• Taktik
• Strategie

Um die Liste der Kategorien, die immer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt wird, bequem durchsehen zu können, ist es sinnvoll, Zahlen in den Kategorienamen zu verwenden. Zum Beispiel:

1_Operation, 1_Taktik, 1_Strategie
2_Personen_Iwanow, 2_Personen_Petrow….,
3_Projekte_Promstroymash,… usw.

Es bleibt nur hinzuzufügen, dass es ausreicht, wenn Sie eine große Gruppe angesammelter Aufgaben „kategorisieren“ müssen, die gewünschten in der Liste mit der Maus auszuwählen (bei gedrückter Strg-Taste) und dann die „Kategorien“ auszuwählen. Eintrag im Kontextmenü (rechte Maustaste). Die im Kategorie-Popup-Menü ausgewählten Kategorien werden allen ausgewählten Aufgaben zugewiesen. Danach sieht unsere Aufgabenliste wie folgt aus:

Gruppieren von Aufgaben nach Kategorie

Um Aufgaben jetzt nach Planungshorizont zu sortieren, können Sie die Sortierung nach Kategorie aktivieren, indem Sie auf den Namen der entsprechenden Spalte klicken. Dies bietet jedoch noch keine bequeme Übersicht und beraubt uns auch der Möglichkeit, Aufgaben nach Fälligkeitsdatum zu sortieren.

Um diese Probleme zu vermeiden, nutzen wir die Möglichkeit, Aufgaben nach bestimmten Merkmalen zu gruppieren. Dazu benötigen Sie:

1. Rufen Sie das Kontextmenü auf, wie in der Abbildung dargestellt.
2. Wählen Sie „Aktuelle Ansicht ändern“.
3. Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf die Schaltfläche « Gruppierung»

4. Das folgende Fenster erscheint:

Hier brauchen Sie im Fenster " Elemente nach Feld gruppieren" Menüpunkt wählen " Kategorien».

Wenn Sie jetzt auf klicken OK und zur ursprünglichen Aufgabenliste zurückkehren, werden Sie feststellen, dass sie sich geändert hat.

Jetzt sieht die Liste der Aufgaben so aus:

Diese. Alle Aufgaben im Ordner werden entsprechend den diesen Aufgaben zugeordneten Kategorien in Gruppen eingeteilt. Das bedeutet, dass wir die Möglichkeit bekommen, die Aufgaben zu sehen, die dem für uns aktuell interessanten Zeithorizont entsprechen:

Es ist logisch, dass Aufgaben, die früher fällig sind, weiter oben (ganz oben auf der Liste) stehen sollten, um näher im Mittelpunkt unserer Aufmerksamkeit zu stehen. Darüber hinaus können Sie ein System von Klassifizierungssymbolen einführen, die am Anfang von Aufgabennamen hinzugefügt werden, und danach sortieren.

Diese Zeichen könnten beispielsweise sein A B C D Buchstaben, die Elementen entsprechen, in denen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien eingeteilt werden. Es können auch Projektklassifikatoren, Namen von Ausführenden für delegierte Aufgaben usw. sein.

In diesem Fall können verschiedene Sortierverfahren miteinander in Konflikt geraten. Aber niemand macht sich die Mühe, die Übersicht nach Bedarf je nach Situation nach Datum, nach Dringlichkeit-Wichtigkeit, nach Klassifikatoren (in alphabetischer Reihenfolge) usw. zu ändern. Ein allgemeiner Ansatz zur Lösung dieses Problems wird im nächsten Unterabschnitt gegeben.

Benutzerdefinierte Ansichten einrichten

MS Outlook bietet recht komfortable Möglichkeiten, verschiedene Ansichten der Aufgabenliste zu erstellen. Jede Ansicht ist ein bestimmter Satz von Regeln zum Auswählen von Aufgaben und Regeln für ihre Anzeige, die in verschiedenen Situationen praktisch sind.

Um vorhandene Ansichten anzupassen oder eine neue zu erstellen, müssen Sie den Punkt „Ansicht“ im Hauptmenü des Programms auswählen und „Aktuelle Ansicht“ aus dem Dropdown-Menü auswählen. Indem Sie eine der in der Liste bereitgestellten Ansichten auswählen, bestimmen Sie, wie Sie die Liste der Aufgaben sehen möchten, z. B. alle Aufgaben nach Kategorien gruppiert oder nur abgeschlossene Aufgaben usw.

Das Element Ansichten definieren definiert neue Ansichten; "Aktuelle Ansicht ändern" ermöglicht es Ihnen, bestehende anzupassen. Bei Auswahl erscheint das folgende Fenster:

Betrachten Sie die Möglichkeiten dieses Menüs:

Felder. Sie können auswählen, welche Aufgabenfelder in der benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen. Einfach ausgedrückt, welche Spalten in der Aufgabenliste vorhanden sein werden.

Sie müssen nur die Felder in der linken Spalte auswählen und auf " Hinzufügen->» Fügen Sie sie der Liste der angezeigten Felder rechts hinzu. Dies ist eine sehr praktische Funktion, da es für uns in verschiedenen Situationen wichtig ist, unterschiedliche Aufgabenparameter zu sehen. Beispielsweise können Sie das Feld „Zugewiesen von“ entfernen, um Ihre eigenen Aufgaben darzustellen, und umgekehrt, es Ansichten hinzufügen, um delegierte Aufgaben anzuzeigen.

Gruppierung. Am Beispiel der Gruppierung nach Kategorien wurde diese Funktion oben beschrieben. Sie können nach jedem Feld gruppieren. In der Ansicht „Delegierte Aufgaben“ ist es beispielsweise sinnvoll, die Gruppierung nach dem Feld „Auftragnehmer“ zu konfigurieren.

Sortierung Sie können Aufgaben innerhalb von Gruppen nach verschiedenen Kriterien sortieren. Zum Beispiel nach Thema, nach Fälligkeit, nach Wichtigkeit usw. Außerdem kann die Sortierung, wie auch die Gruppierung, verschachtelt werden. Beispielsweise können Aufgaben zuerst nach Thema und dann nach Datum sortiert werden.

Auswahl ermöglicht es Ihnen, in der Ansicht nur Aufgaben anzuzeigen, die ein bestimmtes Attribut erfüllen. Dies ist beispielsweise wichtig, wenn wir gleichzeitig nur eine Liste von Aufgaben sehen möchten, die zur selben Kategorie gehören oder im Thema enthalten sind nur bestimmte Symbole oder nur solche, für die das heutige Fälligkeitsdatum festgelegt ist (diese Auswahl ist praktisch für Ansichten, die sich auf die operative Planung beziehen).

Andere Einstellungen ermöglichen es Ihnen, das Erscheinungsbild von Tabellen mit Aufgaben anzupassen. Ändern Sie die Schriftart, den Linienstil, aktivieren Sie das Aufgabenansichtsfeld (wenn Sie nicht auf die Aufgabe doppelklicken müssen, um ihren Inhalt zu sehen, sondern die Aufgabe einfach auswählen, indem Sie mit der Maus darauf klicken).

Automatisch formatieren ermöglicht es Ihnen, das Textanzeigeformat für Aufgaben festzulegen, deren Parameter bestimmte Bedingungen erfüllen. Beispielsweise können Sie alle wichtigen Aufgaben (die mit einer entsprechenden Markierung versehen sind) fett und rot darstellen.

Sehen wir uns diese nützlichen Funktionen nun anhand eines Beispiels an.. Nehmen wir an, wir wollen einen Überblick über strategische Ziele schaffen, der es uns ermöglicht, über die langfristige Planung zu „meditieren“, ohne uns von aktuellen Kleinigkeiten ablenken zu lassen. Dazu müssen Sie sich in der Ansicht nur die Aufgaben der Kategorie „Strategie“ nach Wichtigkeit sortiert anzeigen lassen. Es wird auch nützlich sein, die wichtigsten Aufgaben in fettem Rot anzuzeigen.

Nur Aufgaben anzeigen, die sich auf den strategischen Planungshorizont beziehen, d. h. der Kategorie „Strategie“ angehören, müssen Sie in der Ansicht den Filter nach Kategorie setzen.

Lassen Sie uns eine neue Ansicht erstellen. Dazu müssen Sie im Menüpunkt „Ansicht“ „Aktuelle Ansicht“ den Punkt „Ansicht definieren“ auswählen.

Das folgende Fenster wird angezeigt

Die Schaltflächen auf der rechten Seite des Fensters geben uns die Möglichkeit, vorhandene Ansichten zu manipulieren oder neue zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen...". Das anfängliche Ansichtserstellungsfenster sieht wie folgt aus

Hier müssen Sie den Namen der Ansicht angeben (in unserem Fall „Strategie“ oder „Nur Strategie“ oder was auch immer der Leser möchte). In unserem Beispiel wählen wir als Darstellungsart „Tabelle“. Und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "in allen Ordnern" Aufgabe "".

Als nächstes erscheint ein Fenster, das wir oben ausführlich beschrieben haben, es heißt "Details anzeigen". Hier implementieren wir die Ansicht mit den oben beschriebenen Parametern. Um also die Auswahl nach Kategorie zu implementieren, wählen Sie im Menü „Details anzeigen“ den Punkt „Auswahl“. Ein neues Fenster erscheint für uns -

Auf der sich öffnenden Registerkarte „Aufgaben“ können Sie die Filterung nach Text konfigurieren, der entweder im Betreff der Aufgabe oder in den Notizen dieser Aufgabe enthalten ist. Hier können Sie auch nach Empfänger und Absender der Aufgabe, nach ihrem Status (z. B. erledigt oder nicht) und Fristen filtern (z. B. können Sie Aufgaben mit einer Frist vor oder nach einem bestimmten Datum auswählen).

Allerdings müssen wir eine Auswahl nach der Kategorie „ Strategie". Die Auswahl nach Kategorien erfolgt auf der Registerkarte " Andere Bedingungen» –

Jetzt können Sie eine oder mehrere Kategorien auswählen, die ausgewählt und in der Ansicht angezeigt werden, die wir erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche "Kategorien" klicken.

Jetzt werden aus unserer Sicht nur Aufgaben aus der Kategorie Strategie ausgewählt, diese sind nach Wichtigkeit sortiert. Es bleibt darauf zu achten, dass wichtige Aufgaben rot fett hervorgehoben werden.

Klicken Sie dazu in den „Informationen zur Ansicht“ auf die Schaltfläche „AutoFormat“. Ein weiteres neues Fenster für uns erscheint, das bereits einige Standardregeln für automatische Formatierungsaufgaben enthält -

Hier können wir entweder neue Autoformatierungsregeln für unsere Ansicht erstellen oder die alten löschen und bearbeiten. Fügen Sie eine neue Regel hinzu (die Schaltfläche "Hinzufügen").

Hier legen wir einen Namen für unsere Regel fest und wählen die Schriftart aus, die verwendet wird, um die Aufgabe anzuzeigen, die die Bedingungen erfüllt, die wir ebenfalls festlegen müssen. Das Fenster zum Einstellen der Schriftparameter ist Standard und wir werden es nicht präsentieren. Die Autoformatierungsbedingung wird in dem uns bereits bekannten Fenster gesetzt:

Sie müssen Aufgaben nach Wichtigkeit auswählen, also müssen Sie das Kontrollkästchen "Wichtigkeit der Elemente" aktivieren und aus der Liste eine hohe Wichtigkeit auswählen. Nun erfüllt unsere Vertretung die an ein Vorbild gestellten Bedingungen.

Wenn wir nun unsere strategischen Ziele analysieren wollen, müssen wir diese Ansicht nur noch im Menü „Ansicht / Aktuelle Ansicht“ aktivieren. Die daraus resultierende Übersicht der strategischen Ziele sieht folgendermaßen aus:

Implementierung von "Kairos"-Kontexten unter Verwendung von Kategorien

Kontextplanung wird im Artikel von Gleb Arkhangelsky ausführlich behandelt. Kurz gesagt, die Essenz dieses Ansatzes liegt darin, dass Aufgaben nicht wie bei der klassischen harten Planung an eine harte Zeit der Ausführung „angehängt“ werden, sondern an einen bestimmten „Kairos“ (günstige Zeit, der Begriff ist altgriechisch) , oder „Kontext“, eine Reihe von Umständen, die der Aufgabe förderlich sind.

Kontextbeispiele:

• setzt: Schreibwarengeschäft, Büro, Haushalt, Autoservice;
• Personen: Kollegen, Chefs, Untergebene, Freunde, Verwandte;
• Umstände:„nach der Verteidigung der Dissertation“, „wenn der Chef gute Laune hat“;
• Zustände: „wenn du arbeiten willst“, „wenn du nicht arbeiten willst“, „wenn die Inspiration kommt“;
• usw. Kontexte sind sehr unterschiedlich.

Unser Ansatz ermöglicht es uns, eine kontextbezogene Planung basierend auf dem Abschnitt „Aufgaben“ in MS Outlook zu implementieren. Dazu müssen Sie auf die oben beschriebene Weise neue Kategorien erstellen, die den ausgewählten Kontexten entsprechen. Die Liste der Kontexte kann je nach Situation variieren, die Hauptsache ist, nicht zu viele davon auf einmal zu haben, damit Sie Ihre Aufmerksamkeit überlasten und das System schwierig zu bedienen sein wird.

Der Kontext kann bestimmten Aktivitäten zugeordnet werden, z. B. Briefen. Dieser Ansatz macht es einfach, zu sehen, welche Briefe geschrieben werden müssen, indem Zeit im Tagesplan für die Arbeit mit der Post zugewiesen wird.

Wie oben erwähnt, kann dieselbe Aufgabe mehreren Kategorien gleichzeitig angehören. Diese. in unserer „To-Do-Liste“ wird die Aufgabe in den Gruppen aller Kategorien platziert, zu denen sie gehört. Das ist sehr praktisch, denn ein und dieselbe Aufgabe kann „aus verschiedenen Blickwinkeln“ betrachtet werden, um sie „von verschiedenen Orten“ zu sehen.

Beispielsweise ist die Aufgabe „Schreibe einen Brief an Ivanov“ einerseits eine Aufgabe von operativer Dringlichkeit und andererseits eine Aufgabe, die sich auf den Kontext „Briefe“ bezieht. Somit ist es sowohl aus der Übersicht der zu schreibenden Briefe als auch aus der Übersicht aller anstehenden operativen Aufgaben „sichtbar“. Dieselbe Aufgabe kann aus dem Kontext „Personen“ „sichtbar“ sein, aus dem Kontext „Wenn Sie arbeiten wollen“ (z. B. ein Brief ist sehr „energieintensiv“) usw.

Denken Sie daran, dass Sie zum gleichzeitigen Zuweisen mehrerer Kategorien zu einer Aufgabe auf das Symbol „ Kategorien» Geben Sie bei der Einstellung von Aufgabenparametern die entsprechenden Kategorien an, indem Sie sie in der Liste mit Häkchen markieren.

Nun sieht die To-Do-Liste so aus:

Langfristige MSV-Planung

Es sollten einige Worte darüber gesagt werden, wie Aufgaben innerhalb des Planungshorizonts zirkulieren werden. Erinnern Sie sich an die Essenz der Methode zur Strukturierung der Aufmerksamkeit: Wenn Sie sich „Kairos“ nähern, einem günstigen Zeitpunkt für die Erledigung einer Aufgabe, sollte sich eine „Erinnerung“ daran dem Zentrum, dem Fokus Ihrer Aufmerksamkeit, nähern. Dies gilt sowohl auf operativer Ebene (z. B. der Fokus der Aufmerksamkeit der oberste rote Teil der To-Do-Liste) als auch auf strategischer Ebene (die Annäherung von Aufgaben an den Fokus der Aufmerksamkeit ist ihre Bewegung von der strategischen zur taktischen Ebene Abschnitte zum Betrieb).

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Aufgabe näher in den Mittelpunkt zu rücken, zum Beispiel vom strategischen Horizont zum taktischen oder vom taktischen zum operativen:

1. Öffnen Sie beide Gruppen und verschieben Sie die Aufgabe von einer Gruppe in eine andere. Dabei verschwindet es aus einer Kategorie und erscheint in einer anderen. Dies ist nicht immer bequem, weil. Eine Aufgabe aus einem taktischen Horizont kann mehrere operative Teilaufgaben enthalten. Dieser Ansatz kann nur für verwendet werden einsilbig Aufgaben, die eine einmalige Ausführung erfordern (d. h. am häufigsten, wenn Aufgaben vom taktischen in den operativen Horizont übertragen werden).
2. Öffnen Sie eine Aufgabe auf einer höheren Planungsebene und fügen Sie sie einer Kategorie auf einer näheren Ebene hinzu. Gleichzeitig wird es sich in beiden Gruppen widerspiegeln, d.h. Die taktische Aufgabe wird sich am Einsatzhorizont widerspiegeln und auch auf dem taktischen bleiben. Dies ist wichtig, wenn die Aufgabe zusammengesetzt, und funktioniert sowohl beim Übergang von der Strategie zur Taktik als auch beim Übergang von der Taktik zum Operativen.

Zusammenspiel von flexibler und starrer Planung

Die flexible kontextabhängige Planung hebt die klassische harte Planung, die im Abschnitt "Kalender" durchgeführt wird, nicht auf. Dies sind komplementäre Ansätze, und es ist ziemlich einfach, ihre Interaktion in Outlook zu implementieren. Der Abschnitt "Kalender" dafür könnte wie folgt aussehen:

Das Terminfeld lässt sich beispielsweise so konfigurieren, dass es nicht nur einen Tag, sondern die gesamte Arbeitswoche anzeigt. Das Aufgabenfeld kann auf die gleiche Weise konfiguriert werden, wie wir den Abschnitt „Aufgaben“ konfiguriert haben, um automatisches Filtern, Gruppieren, Sortieren usw. festzulegen. Klicken Sie für diese Einstellung einfach mit der rechten Maustaste auf das Feld „Taskleiste“ und wählen Sie „Aktuelle Ansicht ändern“. Beispielsweise werden in der folgenden Abbildung betriebliche Aufgaben mit hoher Priorität am stärksten in den Fokus gerückt, d. h. in den Ansichtseinstellungen sind die Zeichen "Gruppieren: nach Kategorie", "Sortieren: nach Priorität", "Autoformat: Priorität in roter Großschrift" gesetzt.

Das linke Feld in dieser Abbildung ist die Kalenderansicht „Woche“ (aktiviert durch die gleichnamige Schaltfläche im oberen Bereich). Wenn Sie sich mit dem Zeitraster (Spalten Tage, Zeilen Stunden) wohler fühlen, müssen Sie die Ansicht "Arbeitswoche" aktivieren.

So erhalten wir in der Ansicht „Kalender“ mit dem rechts hinzugefügten Aufgabenfeld sowohl einen Überblick über die „Zeitachse“ mit harten Aufgaben als auch einen Überblick über „weiche“ Aufgaben, für uns bequem nach der Ideologie geordnet der kontextuellen Planung und Aufmerksamkeitsstrukturierung.

Gleichzeitig können wir flexible Aufgaben zeitgenau binden, indem wir sie einfach vom rechten Feld ins linke ziehen. Der entsprechende Termin wird automatisch angelegt. Einige Aufgaben selbst müssen irgendwann zu Besprechungen werden (die Aufgabe „Es ist notwendig, sich mit Ivanov auf einen Bericht über Projekt X zu einigen“ wurde zu einer Besprechung „Ivanov: Projekt X: Freitag, 17:00-19:00). Es ist nützlich, einige Aufgaben zu harten Meetings zu machen, um sich selbst zu motivieren und Zeit zu sparen.

Beachten Sie, dass nicht nur Aufgaben, sondern auch ganze Kategorien von Aufgaben auf die Zeitachse übertragen werden können. In diesem Fall wird ein Meeting erstellt, in dessen Kommentarfeld Informationen zu allen Aufgaben der Kategorie stehen. Ein Beispiel für die Verwendung dieser Funktion ist die Umwandlung der Kategorie „Gedanken für das nächste Meeting“ in ein Meeting „Meeting: Mittwoch 14:00 Uhr“, das all diese Gedanken „in sich“ enthält.

Auch ein „umgekehrter Umzug“, Meetings in Aufgaben umzuwandeln, ist möglich, beispielsweise wurde ein für Freitag um 17:00 Uhr geplantes Meeting mit Ivanov „nach der Messe“ nach kairos verlegt. Das Meeting kann in den rechten Bereich gezogen werden, beispielsweise in die Kategorie „RAM“ und/oder „Projects_Exhibition“ und/oder „People_Ivanov“.
Beachten Sie, dass Kategorien sowohl für Aufgaben als auch für Meetings festgelegt werden. Der Satz von Kategorien ist derselbe, und wenn Sie Aufgaben auf Meetings ziehen und umgekehrt, bleiben die Kategorien erhalten. Dies kann nützlich sein, wenn Sie andere Formen der Kalenderansicht als das Zeitraster verwenden. Wenn Sie beispielsweise Ihren Kalenderordner auf die Kategorieansicht einstellen, sehen Sie alle vergangenen und zukünftigen Termine nach Kategorie sortiert. Diese Ansicht ist sehr praktisch, wenn Sie das Timing im Abschnitt "Kalender" verwalten, der in einem separaten Artikel behandelt wird.

Damit die gezogene Aufgabe der von uns benötigten Zeit zugewiesen werden kann, muss diese Zeit vor dem Ziehen zugewiesen werden. Beispielsweise wollen wir die Aufgabe „Vorbereitung einer Präsentation in PP“ von 11.00 bis 12.00 erledigen (oder haben sie bereits erledigt).

Um dies in unserem Kalender widerzuspiegeln, müssen wir die folgenden Schritte ausführen:

• Wählen Sie den passenden Zeitraum aus

• Übertragen Sie ihm die Aufgabe. Dies öffnet ein Ansichtsfenster:

Eine solche Verlagerung von Aufgaben auf die Zeitachse kann, wie bereits erwähnt, zur Eigenmotivation und effektiven Zeitbudgetierung beitragen. Generell können die Schwerpunkte bei der Nutzung der „harten“ und „weichen“ Panels (Meetings und Tasks) nach Ihren „internen“ und „externen“ Gegebenheiten gesetzt werden. Zum Beispiel je nach Psychotyp Hang zur Planung oder Spontaneität. Entweder haben Sie je nach den Besonderheiten der Tätigkeit beispielsweise viele „fest verdrahtete“ Besprechungen mit Kunden oder umgekehrt viel kreative Arbeit, die stark von internen „Kairos“ abhängig ist und keine harte Arbeit zulässt Planung.

Erledigte Aufgaben archivieren

Um die Überprüfung zu vereinfachen und zu erleichtern, ist es erforderlich, die erfüllten Aufgaben zeitnah loszuwerden. Gleichzeitig ist es unerwünscht, abgeschlossene Aufgaben zu löschen - ihre Parameter und die Tatsache ihrer Fertigstellung werden möglicherweise in Zukunft benötigt.

Um abgeschlossene Aufgaben zu trennen, können Sie beispielsweise eine „Erledigt“-Kategorie erstellen und diese erledigten Aufgaben zuordnen, indem Sie die Gruppierung entsprechend einstellen (Beispiel siehe Abbildungen im Abschnitt „Kairos-Kontexte über Kategorien implementieren“).

Alternativ können Sie in den Ansichtseinstellungen die Anzeige der Spalte „Abgeschlossen“ und die automatische Filterung nach Abschluss festlegen. Dann genügt es Ihnen nach Erledigung der Aufgabe, diese im Feld „Erledigt“ zu „optimieren“, danach ist die Aufgabe dank Autofilterung nicht mehr sichtbar.

Bei der nächsten Reinigung des Systems reicht es aus, zur Standardansicht "Einfache Liste" zu gehen, in der alle erledigten Aufgaben sichtbar sind (ihre Titel werden in einer "durchgestrichenen" Schriftart angezeigt), alle diese Aufgaben auswählen und übertragen irgendein Archivordner. In diesem Fall bleiben die Aufgabenkategorien erhalten, d.h. Es wird möglich, eine bequeme Darstellung in das Archiv aufzunehmen, und es wird, falls erforderlich, leicht sein, die ausgearbeitete Aufgabe zu finden, die für den einen oder anderen Zweck erforderlich ist.

Fazit

Wir haben hier nur einen kleinen „Baustein“ eines großen und komplexen Themas der Etablierung einer persönlichen Zeitwirtschaft auf MS Outlook beschrieben. In den folgenden Artikeln werden weitere Aspekte einer effektiven elektronischen Organisation der persönlichen Arbeit aufgedeckt. Musterplan für folgende Artikel:

• Zeiterfassung und persönliche Analysen in Outlook
• Verwalten Sie persönliche Projekte in Outlook und Excel
• Kreatives Archiv in Outlook
• Synchronisation von Outlook-System mit PDA (Pocket Computer).
• Teamarbeit in Outlook

Wichtig ist die optimale Kombination verschiedener „Bausteine“ zur Bildung eines persönlichen TM-Systems, das für Ihren Psychotyp und die Besonderheiten Ihrer Tätigkeit am besten „geschärft“ ist. Dieses Problem wird durch Beratung im Rahmen des Kurses gelöst. In den Artikeln geben wir die detailliertesten Algorithmen zur „Automatisierung“ des persönlichen Zeitmanagements an, aber echtes „maßgeschneidertes“ Arbeiten kann nur durch die Zusammenarbeit mit einem Personal Trainer erreicht werden, der Ihnen hilft, die am besten geeigneten Elemente des Systems auszuwählen und sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Alexander Miskaryan, 2004 Redaktion: Gleb Arkhangelsky, .

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Eine Aufgabe ist ein Auftrag persönlicher oder dienstlicher Art, dessen Durchführung nachvollziehbar ist. Die Aufgabe kann einmalig oder wiederkehrend sein. Die Wiederholung der Aufgabe erfolgt in regelmäßigen Abständen oder abhängig vom Datum ihrer Ausführung. Die Aufgabe besteht beispielsweise darin, jeden letzten Freitag im Monat einen Bericht an den Manager zu senden oder einen Monat nach dem letzten Haarschnitt einen Besuch beim Friseur.

Aufträge

Zusätzlich zu persönlichen Aufgaben können Sie Aufgaben erstellen, die anderen Benutzern zugewiesen sind. Um eine Aufgabe zuzuweisen, senden Sie eine Aufgabe. Der Benutzer, der die Aufgabe erhalten hat, wird zum vorübergehenden Besitzer der Aufgabe. Er kann die Aufgabe annehmen, ablehnen oder an jemand anderen delegieren. Bei Ablehnung wird die Aufgabe an den Benutzer zurückgegeben, der sie zugewiesen hat. Um die Rechte des Eigentümers einer Aufgabe zurückzugeben, muss sie in die Liste der Aufgaben zurückgegeben werden. Wenn die Aufgabe angenommen wird, wird der Benutzer, der sie angenommen hat, zum dauerhaften Eigentümer. Wenn er die Aufgabe delegiert, wird der Benutzer, an den sie delegiert wird, Eigentümer der Aufgabe.

Nur der Eigentümer kann die Aufgabe bearbeiten. Wenn eine Aufgabe von einem Eigentümer aktualisiert wird, werden alle Kopien der Aufgabe in Microsoft Outlook aktualisiert: die Kopie des Benutzers, der die erste Aufgabe gesendet hat, sowie die Kopien aller vorherigen Eigentümer. Wenn die Aufgabe vom Eigentümer abgeschlossen ist, wird dem Benutzer, der die Aufgabe zuerst zugewiesen hat, allen vorherigen Eigentümern der Aufgabe und allen, die einen Bericht angefordert haben, ein Statusbericht gesendet.

Wenn eine Aufgabe mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen wird, ist es unmöglich, eine aktualisierte Kopie davon in der Aufgabenliste zu speichern. Um ein einzelnes Projekt mehreren Benutzern zuzuweisen und dennoch den Fortschritt zu verfolgen, teilen Sie die Arbeit in eine Reihe von Aufgaben auf und weisen Sie sie einzeln zu. Um beispielsweise drei Personen mit dem Schreiben eines Berichts zu beauftragen, erstellen Sie drei Aufgaben mit den Namen „Bericht: Compiler 1“, „Bericht: Compiler 2“ und „Bericht: Compiler 3“. Beginnen wir mit der Erstellung einer Aufgabe von Grund auf neu.

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf den Befehl Neu und wählen Sie den Befehl Task aus.
2. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein.
3. Geben Sie in den anderen Feldern auf den Registerkarten Aufgabe und Details die Informationen ein, die Sie für diese Aufgabe aufzeichnen möchten.
4. Um eine Aufgabe wiederkehrend zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholung, wählen Sie aus, wie oft die Aufgabe wiederholt wird (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich), und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • die Aufgabe so einstellen, dass sie sich in regelmäßigen Abständen wiederholt - stellen Sie die Parameter für die Wiederholungshäufigkeit ein. Um die Aufgabe in regelmäßigen Abständen zu wiederholen, aktivieren Sie nicht den Schalter Neue Aufgabe nach;
   • Legen Sie fest, dass die Aufgabe basierend auf dem Fälligkeitsdatum wiederholt wird – wählen Sie den Schalter „Neue Aufgabe festlegen nach“ und geben Sie den Wert der Wiederholungshäufigkeit in das Feld ein.
5. Legen Sie optional Start- und Enddaten für die Aufgabe fest.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und dann auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Aufgabe basierend auf einer vorhandenen Aufgabe zu erstellen.

1. Wählen Sie die Aufgabe, die Sie kopieren möchten, aus der Aufgabenliste aus.
2. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Kopieren“. Wenn der Befehl „Kopieren“ nicht verfügbar ist, klicken Sie auf das Häkchen in der Spalte „Aufgaben“ und versuchen Sie es erneut.
3. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Einfügen“.
4. Öffnen Sie bei Bedarf die Aufgabe und ändern Sie ihre Einstellungen.

Benennen Sie eine Aufgabe um

Klicken Sie in der Aufgabenliste (angezeigt im Ordner „Aufgaben“ und in der Taskleiste im Kalender) auf den Namen der Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn es sich bei der Aufgabe um eine wiederkehrende Aufgabe handelt, behalten abgeschlossene Kopien der Aufgabe denselben Namen.

Ändern Sie den Aufgabenstatus und den Prozentsatz der Fertigstellung

Öffnen Sie die Aufgabe, deren Status oder Fertigstellungsgrad Sie ändern möchten. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Felder „Status“ und „Fertig, %“ ein. Eine Aufgabe privat machen Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie für andere Benutzer unsichtbar machen möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat in der unteren rechten Ecke.

Markieren einer Aufgabe als abgeschlossen

Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie als erledigt markieren möchten, und geben Sie 100 % in das Feld "Erledigt" ein. Wenn das Feld „Erledigt“ in der Liste der Aufgaben angezeigt wird (als Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift), reicht es aus, das Kontrollkästchen in diesem Feld zu aktivieren, um die Aufgabe als erledigt zu markieren. Wenn das Statusfeld in der Aufgabenliste angezeigt wird, wählen Sie Abgeschlossen aus der Liste aus.

Ändern Sie die Anzeigereihenfolge von Aufgaben

• Sortieren Sie alle Aufgaben in der Liste
  1. Sortieren Sie im Abschnitt Aufgaben die Liste.
  2. Wählen Sie im Menü „Ansicht“ die Option „Anordnen nach“, „Aktuelle Ansicht“ und „Aktuelle Ansicht ändern“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren.
  4. Wählen Sie in der Gruppe Elemente nach Feld sortieren das Feld aus, nach dem Sie sortieren möchten. Wenn sich das erforderliche Feld nicht in der Gruppe Elemente nach Feld sortieren befindet, wählen Sie einen anderen Satz von Feldern aus der Liste Zu sortierende Felder aus. (Wenn Sie nach demselben Feld wie die Gruppierung sortieren, werden die Gruppenkopfzeilen sortiert, nicht die Elemente innerhalb der Gruppen. Um den Inhalt einer Gruppe zu sortieren, wählen Sie ein Feld in der Liste Elemente sortieren nach Feld aus, das sich von diesem unterscheidet in der Liste Elemente gruppieren nach Feld ausgewählt.)
  5. Wählen Sie die Sortierreihenfolge Aufsteigend oder Absteigend.
  6. Um nach einem zusätzlichen Feld zu sortieren, wählen Sie es in der Liste Dann nach Feld aus. In der Tabellenansicht können Sie nach einer Spalte sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken.
• Verschieben Sie einzelne Aufgaben in der Aufgabenliste nach oben oder unten
  1. Wählen Sie unter Aufgaben im Menü Ansicht die Optionen Anordnen nach, Aktuelle Ansicht und dann Aktuelle Ansicht ändern aus.
  2. Drücken Sie nacheinander die Schaltflächen "Gruppe", "Alle löschen" und dann die Schaltfläche "OK".
  3. Drücken Sie nacheinander die Tasten Sort, Clear All und dann die Taste OK.
  4. Ziehen Sie eine Aufgabe mithilfe der Hilfslinie in der Aufgabenliste nach oben oder unten.
  5. Um diese Reihenfolge für die Standardverwendung zu speichern, wählen Sie im Menü Aktionen die Option Aufgabenreihenfolge speichern. Unsortierte und nicht gruppierte Aufgaben können in der Aufgabenliste im Kalender nach oben und unten verschoben werden.
• Aufgabenwichtigkeit zuweisen
  1. Um Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren, müssen Sie die Wichtigkeit jeder Aufgabe angeben. Aufgaben haben standardmäßig eine normale Wichtigkeit. Es kann auf niedrig oder hoch geändert werden.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe, deren Wichtigkeit Sie ändern möchten.
  3. Klicken Sie in der Liste Wichtigkeit auf den entsprechenden Schweregrad.
  4. Kehren Sie nach Abschluss der Wichtigkeitszuweisung zur Aufgabenliste zurück und sortieren Sie sie anhand des ersten Verfahrens in diesem Abschnitt nach Wichtigkeit.

Verstrichene Zeit für eine Aufgabe aufzeichnen

1. Öffnen Sie die Aufgabe, für die die geplanten und tatsächlichen Zeitkosten erfasst werden.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Details.
3. Tragen Sie im Feld „Arbeitsumfang“ die geplanten Zeitkosten und im Feld „Tatsächlich aufgewendet“ die tatsächlichen Zeitkosten ein.

Planen einer Aufgabenerledigungszeit im Kalender

1. Ziehen Sie die Aufgabe, für die Sie Zeit planen möchten, aus dem Ordner „Aufgaben“ auf die Schaltfläche „Kalender“ im Navigationsbereich.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Termin die gewünschten Optionen aus.

Senden Sie einen Aufgabenstatusbericht

1. Öffnen Sie die Aufgabe, für die Sie einen Statusbericht senden möchten.
2. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Aufgabenstatusbericht senden aus.
3. Geben Sie die Namen der Empfänger in die Felder An, Cc und Bcc ein.
4. Wenn Ihnen die Aufgabe zugewiesen wird, werden diese Felder automatisch mit den Namen der Mitglieder der Aktualisierungsliste ausgefüllt.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Legen Sie eine Warnung für eine Aufgabe fest oder entfernen Sie sie

• Legen Sie eine Erinnerung für eine einzelne Aufgabe fest oder entfernen Sie sie
  1. Öffnen Sie die Aufgabe, für die Sie eine Warnung festlegen oder entfernen möchten.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnung. Beim Einstellen eines Alarms können auch Datum und Uhrzeit eingestellt werden.
  3. Wenn ein Alarm aktiviert, aber keine Zeit eingestellt ist, wird die Standardalarmzeit verwendet. Um die standardmäßige Alarmzeit einzustellen, wählen Sie eine Zeit im Feld „Alarmzeit“ aus.
• Legen Sie Benachrichtigungen für alle neuen Aufgaben mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum fest oder entfernen Sie sie
  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Extras.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum festlegen. Wenn Sie einem anderen Benutzer eine Aufgabe mit einer Warnung zuweisen, wird die Warnung deaktiviert, sodass der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen wurde, die Warnung selbst festlegen kann.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum und ein Startdatum für eine Aufgabe fest

1. Öffnen Sie eine Aufgabe mit festgelegtem Start- und Enddatum.
2. Geben Sie das Fälligkeitsdatum für die Erledigung der Aufgabe in das Feld Fälligkeitsdatum ein.
3. Geben Sie das Startdatum für die Aufgabe in das Feld Startdatum ein.
4. Um das Startdatum zurückzusetzen, ohne das Enddatum zu ändern, geben Sie Nein in das Feld Startdatum ein und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie dann erneut auf das Feld Startdatum und geben Sie ein neues Startdatum ein.

Wenn Sie das Fälligkeitsdatum auf ein Datum festlegen, das nicht dem normalen Wiederholungsmuster für diese Aufgabe entspricht (z. B. das angegebene Datum ist Freitag, aber die Aufgabe wiederholt sich jeden Donnerstag), wird eine neue Aufgabe in der Aufgabenliste als angezeigt Ausnahme. Die neue Aufgabe wird nicht wiederholt, im Gegensatz zur ursprünglichen Aufgabe, die wie angewiesen wiederholt wird.

Konvertieren einer Nachricht in eine Aufgabe

1. Ziehen Sie im Navigationsbereich die Nachricht, die Sie konvertieren möchten, auf die Schaltfläche Aufgaben.
2. Sie können ein Element eines beliebigen Typs in einen anderen Typ umwandeln, indem Sie es auf die Ordnerschaltfläche im Navigationsbereich ziehen.

Nehmen Sie eine Aufgabenzuweisung an oder lehnen Sie sie ab

1. Öffnen Sie eine Aufgabe oder Aufgabe.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Akzeptieren" oder "Ablehnen".
3. Wählen Sie das Optionsfeld Antwort vor dem Posten bearbeiten (geben Sie Kommentare zum Post ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden) oder das Optionsfeld Antwort jetzt senden aus.

Eine Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen

• Erste Aufgabenstellung
  1. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, wählen Sie den Befehl „Neu“ im Menü „Datei“ und dann den Befehl „Zuweisung“. Um eine vorhandene Aufgabe zuzuweisen, öffnen Sie sie in der Aufgabenliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe zuweisen.
  2. Um einen Namen aus der Liste auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche „An“.
  3. Geben Sie in der neuen Aufgabe einen Namen in das Feld Betreff ein. (Bei einer bestehenden Ausgabe ist das Feld Betreff bereits ausgefüllt.)
  4. Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und die erforderlichen Statusoptionen aus.
  5. Um eine Aufgabe wiederkehrend zu machen, wählen Sie „Wiederholung“ aus dem Menü „Aktionen“, legen Sie die erforderlichen Optionen fest und klicken Sie auf „OK“.
  6. Geben Sie die erforderlichen Anweisungen und Informationen zur Aufgabe in das Aufgabentextfeld ein.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe zuweisen, verbleibt eine Kopie der Aufgabe in der Aufgabenliste, wird jedoch nicht aktualisiert. Wenn das Kontrollkästchen Statusbericht nach Abschluss der Aufgabe an mich senden aktiviert ist, wird der Statusbericht nach jedem Abschluss der Aufgabe an mich gesendet.
• Neuzuweisung einer Aufgabe, nachdem die Zuweisung vom Empfänger abgelehnt wurde
  1. Öffnen Sie die abgelehnte Aufgabe in der Aufgabenliste.
  2. Geben Sie im Feld An den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
• Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe neu zuweisen
  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Aufgabe enthält.
  2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Aufgabe zuweisen“.
  3. Geben Sie im Feld An den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
  4. Aktivieren oder deaktivieren Sie Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in der Aufgabenliste behalten und Statusbericht an mich senden, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Senden Sie Notizen zu einer zugewiesenen Aufgabe

1. Öffnen Sie die zugewiesene Aufgabe, für die Sie Notizen senden möchten.
2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Antworten“ oder „Allen antworten“.
3. Geben Sie eine Notiz in das Textfeld der Nachricht ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Rückgabe der Rechte des Eigentümers der abgelehnten Aufgabe

1. Öffnen Sie die Nachricht mit der abgelehnten Bestellung.
2. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Zurück zur Aufgabenliste.

Verfolgen Sie den Fortschritt und die Rechnungsinformationen

1. Weiterleiten einer Aufgabe, damit andere Benutzer sie verfolgen können.
2. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie senden möchten.
3. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Weiterleiten“.
4. Geben Sie die Namen der Empfänger in die Felder An und Cc ein.
5. Geben Sie bei Bedarf eine Nachricht in das Aufgabentextfeld ein.
6. Um Kopien mehrerer Aufgaben zu senden, ziehen Sie zusätzliche Aufgaben aus der Aufgabenliste in das Textfeld für weitergeleitete Aufgaben.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Zugewiesene Aufgaben verfolgen

• Speichern Sie automatisch Kopien der Ihnen zugewiesenen Aufgaben und erhalten Sie Statusberichte
  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Extras.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenoptionen.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopien zugewiesener Aufgaben in der Aufgabenliste behalten.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berichte senden, nachdem zugewiesene Aufgaben abgeschlossen sind.
• Zeigen Sie Aufgaben an, die Sie anderen Benutzern zugewiesen haben
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufgaben".
  2. Wählen Sie im Menü „Ansicht“ die Optionen „Anordnen nach“, „Aktuelle Ansicht“ und dann „Ziel“.
• Zeigen Sie eine Liste von Benutzern an, die aktuelle Kopien einer delegierten Aufgabe führen
  1. Öffnen Sie die zugewiesene Aufgabe, für die Sie die Liste der Updates anzeigen möchten.
  2. Lesen Sie auf der Registerkarte Details die Namen in der Liste Aktualisieren für.

Zeichnen Sie Entfernung, Organisation und andere Abrechnungsinformationen für eine Aufgabe auf

1. Öffnen Sie die Aufgabe, für die Zahlungsinformationen geschrieben werden.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Details.
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Felder „Arbeitsbereich“, „Entfernung“, „Kosten und Organisationen“ ein.

Wiederkehrende Aufgaben

Nur der Besitzer einer Aufgabe kann sie zu einer wiederkehrenden Aufgabe machen.

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie wiederholen möchten.
2. Wählen Sie aus, wie oft sich die Aufgabe wiederholen soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich).
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die Tage und Uhrzeiten für die Wiederholung der Aufgabe festzulegen:
   • Wiederholen Sie die Aufgabe in regelmäßigen Abständen - Wählen Sie auf der rechten Seite der Gruppe "Wiederholen" beliebige Optionen aus, mit Ausnahme des Werts Neue Aufgabe festlegen nach;
   • Wiederkehrende Aufgabe basierend auf Fälligkeitsdatum – Wählen Sie das Optionsfeld Neue Aufgabe festlegen nach und geben Sie ein Wiederholungsintervall in das Feld ein.
4. Wählen Sie das Start- und Enddatum für die Aufgabe aus.

Wiederkehrende Aufgaben werden einzeln in der Aufgabenliste angezeigt. Nachdem eine Kopie einer solchen Aufgabe abgeschlossen ist, wird die nächste Kopie in der Liste angezeigt.

Überspringen Sie ein Vorkommen einer wiederkehrenden Aufgabe

1. Öffnen Sie in der Aufgabenliste die wiederkehrende Aufgabe, die Sie überspringen möchten.
2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Überspringen“. Wenn eine wiederkehrende Aufgabe nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen endet, wird die übersprungene Aufgabe als eine Wiederholung gezählt.

Aufgabenwiederholung abbrechen

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie rückgängig machen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Wiederholung aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholung entfernen.

06.04.2015

Zur täglichen Arbeit der Sekretärin gehört es, Chefmeetings zu planen, abzusagen und die persönliche Zeit des Chefs zu organisieren. Tipps zur Optimierung dieser Arbeit mit MS Outlook finden Sie in diesem Artikel.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

So verwenden Sie MS Outlook, um die Aufgaben des Managers zu planen

Ihr Arbeitstag beinhaltet harte Meetings, die zu einer bestimmten Zeit angesetzt sind - Sitzungen, Verhandlung und flexible Aufgaben, die nicht an Zeit gebunden sind. Zum Beispiel: Urlaubsantrag unterschreiben, Brief oder Bericht schicken. In den meisten Fällen haben Sie möglicherweise flexible Aufgaben in Ihrem Zeitplan. Sie können sie im Aufgabenmodul in Outlook nach Kategorie und Wichtigkeit kategorisieren. Eine benutzerdefinierte Ansicht im Kalendermodul hilft Ihnen, den Fortschritt verschiedener Aktivitäten zu verfolgen.

So erstellen Sie eine Aufgabenliste nach Kategorie

Um Aufgaben effektiv zu planen, müssen Sie:

• Aufgaben in semantische Gruppen einteilen, in denen sie nach einem bestimmten Attribut gruppiert werden;
• Aufgaben erstellen und ihnen Kategorien basierend auf semantischen Gruppen zuweisen;
• Passen Sie die Aufgabensequenz auf eine für Sie bequeme Weise an und markieren Sie die wichtigen.

Wie macht man das alles?

Schritt 1

Definieren Sie semantische Aufgabengruppen.

Ihre Aufgaben werden nicht in einer fortlaufenden Liste dargestellt, sondern gruppiert nach einem bestimmten Attribut:

• "Supervisor". Diese Gruppe enthält Aufgaben, die Ihrem Chef zugeordnet sind. Unterschreiben Sie zum Beispiel einen Antrag für Urlaub.
• "Projekte". Wenn das Projekt, das Sie leiten oder an dem Sie teilnehmen, mehr als 15–20 Elemente enthält, sammeln Sie sie in einer separaten semantischen Gruppe. Beispielsweise ist die Organisation eines Büroumzugs ein vollwertiges Projekt.
• "Geäst". Erstellen Sie eine solche Gruppe, wenn Ihre Organisation Zweigstellen hat und Ihr Vorgesetzter mit ihnen interagiert. Fordern Sie zum Beispiel Berichte für den Monat an oder klären Sie den Zeitplan für die Ankunft von Filialleitern.

Schritt 2

Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie ihnen Kategorien basierend auf Bedeutungsgruppen zu.Öffnen Sie das Modul „Aufgaben“ über das untere Menü. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf die Schaltfläche Aufgabe erstellen. Das Fenster Artikel hinzufügen wird geöffnet. Geben Sie einen Namen in das Feld Betreff ein. Legen Sie im Feld „Fälligkeitsdatum“ ein Fälligkeitsdatum fest, wenn die Aufgabe ein genaues Fälligkeitsdatum hat. Geben Sie optional ein Datum in das Feld Erinnerung ein, damit Outlook Sie im Voraus an das Fälligkeitsdatum erinnert.

Erstellen Sie nun Kategorien basierend auf Sinnesgruppen. Sie können jederzeit die gewünschte Kategorie öffnen und alle dazugehörigen Aufgaben sehen. Klicken Sie oben im Aufgabenfenster auf die Schaltfläche Kategorie auswählen und dann auf Alle Kategorien. Standardmäßig ist die Planungskategorie in Ausblick und Zeitmanagement in Outlook sind nach Farben benannt - gelb, grün, rot. Wenn Sie nicht genügend Kategorien haben, fügen Sie neue hinzu - klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Erstellen".

In den Tätigkeiten des Assistenten gibt es Aufgaben ohne klare Frist. Sie können keiner bestimmten semantischen Gruppe zugeordnet werden. Ordnen Sie solchen Aufgaben die speziellen Kategorien "1-Tag" und "1-Woche" zu, damit Sie nicht vergessen, sie tagsüber bzw. unter der Woche zu erledigen. Achten Sie darauf, Zahlen am Anfang des Titels zu verwenden, damit diese Aufgaben über den anderen stehen. Andernfalls Planung In Outlook und dem MS-Kalender verwendet Outlook eine alphabetische Reihenfolge, und es wird für Sie schwieriger sein, diese Elemente zu finden. Die Namen der verbleibenden semantischen Gruppen, die Sie in Schritt 1 identifiziert haben, schreiben Sie ab der Nummer 2 - „2-Head“, „2-Projects“, „2-Branches“ usw.

Vergessen Sie nicht, jeden Tag die 1-Woche-Kategorie zu durchsuchen und die Aufgaben auszuwählen, die Sie heute erledigen müssen. Wenn solche Bestellungen vorhanden sind, verschieben Sie sie in die Kategorie „1 Tag“.

Schritt 3

Richten Sie eine benutzerdefinierte Ansicht ein, um Aufgaben in Kategorien zu gruppieren. Richten Sie eine benutzerdefinierte Ansicht ein, um sicherzustellen, dass Aufgaben in der Liste nicht gemischt, sondern jeweils in einer eigenen Kategorie angezeigt werden. Eine benutzerdefinierte Ansicht ist die Möglichkeit, die Aufgabenliste genau so darzustellen, wie der Benutzer es für richtig hält.

Wählen Sie auf der Registerkarte „Startseite“ im oberen Menü „Aktuelle Ansicht“ die Option „Aufgabenliste“. Gehen Sie dann zur Registerkarte Ansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht anpassen. Klicken Sie im angezeigten Fenster "Erweiterte Ansichtsoptionen" auf die Schaltfläche "Gruppe". Deaktivieren Sie „Automatisch nach Bestellschema gruppieren“. Wählen Sie im Feld „Elemente nach Feld gruppieren“ die Option „Kategorien“ aus. Wählen Sie unten rechts in der Zeile „Gruppen auf-/zuklappen“ „Wie zuletzt angesehen“ (Abb. 1). Klicken Sie zweimal auf „OK“. Ihre Aufgaben werden in Kategorien und Fälligkeiten gruppiert (Abb. 2).

Reis. 1. Fenster mit den Einstellungen für die Gruppierung von Aufgaben

Sie können die Wichtigkeit einer bestimmten Aufgabe direkt von ihrer Liste aus ändern. Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste aus, öffnen Sie die Registerkarte „Home“ und klicken Sie in der Gruppe „Tags“ auf das Ausrufezeichen-Symbol.

Schritt 4

Markieren Sie die Hauptaufgaben in der Liste. Einer der Grundsätze des Zeitmanagements ist es, die Hauptaufgaben richtig zu priorisieren und hervorzuheben, um sie zuerst zu erledigen. Lassen Sie uns die To-Do-Liste so einrichten, dass dringende und wichtige Aufgaben rot markiert sind und immer ganz oben auf der Liste stehen.

Öffnen Sie das Aufgabenmodul. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht anpassen. Das Fenster „Erweiterte Ansichtsoptionen“ wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Lassen Sie uns nun die Eigenschaften der Regel einrichten, nach denen Ausblick hebt dringende und wichtige Fälle rot hervor. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Geben Sie im Feld "Name" einen Namen für die Regel ein, zum Beispiel "Wichtig - in Rot". Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart und wählen Sie eine rote fette Schriftart aus (Abbildung 3).

Reis. 3. Fenster zum Einstellen der bedingten Formatierung der Aufgabenliste

Setzen Sie die Bedingung für diese Regel auf hohe Stellenpriorität. Klicken Sie dazu im Fenster "Bedingte Formatierung" auf die Schaltfläche "Bedingung" - das Fenster "Auswahl" wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte „Andere Bedingungen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Wichtigkeit der Elemente" und wählen Sie in der Liste "Hoch" aus. Klicken Sie auf OK und dann im Fenster Bedingte Formatierung. Schließen Sie das Fenster „Erweiterte Ansichtsoptionen“ nicht.

Richten Sie Ihre To-do-Liste so ein, dass wichtige Punkte an erster Stelle stehen. Klicken Sie im Fenster "Erweiterte Ansichtsoptionen" auf die Schaltfläche "Sortieren" - das Fenster "Sortieren" wird geöffnet (Abb. 4). Wählen Sie in der Zeile „Elemente nach Feld sortieren“ die Option „Wichtigkeit“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Absteigend“. Wählen Sie in der Zeile „Dann nach Feld“ „Betreff“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aufsteigend“. OK klicken. Sie erhalten die Frage „Das Feld „Wichtigkeit“, nach dem Sie sortieren möchten, wird in der Ansicht nicht angezeigt. Zeig es? - Klicken Sie auf "Ja".

Reis. 4. Fenster mit den Sortiereinstellungen für Aufgaben

Überprüfen Sie, ob Sie die Parameter richtig eingestellt haben. Setzen Sie eine der Aufgaben auf hohe Wichtigkeit – öffnen Sie sie per Doppelklick und klicken Sie in der Gruppe „Tags“ auf das Ausrufezeichen-Symbol. Leuchtet der Punkt rot, sind die Einstellungen korrekt.

So richten Sie eine benutzerdefinierte Ansicht im Kalender ein

Um nicht alles, was in den verschiedenen Stadien der Vorbereitung auf die Veranstaltung zu erledigen ist, in das Tagebuch zu schreiben und keine langen To-Do-Listen zu erstellen, tragen Sie sie ein Ausblick. Hier können Sie benutzerdefinierte Felder im Kalendermodul einrichten. Lassen Sie uns eine benutzerdefinierte Ansicht einrichten - eine Schnittstelle, in der es bequem ist, mehrstufige Aufgaben zur Vorbereitung von Ereignissen anzuzeigen.

Schritt 1

Heben Sie die Phasen der Vorbereitung auf die Veranstaltung hervor. Die Verhandlungsvorbereitung umfasst folgende Schritte: Besprechungsraum buchen, Einladungen an die Verhandlungsführer versenden, Teilnehmerausweise bestellen, Handzettel ausdrucken, technische Ausstattung der Räumlichkeiten prüfen.

Schritt 2

Richten Sie eine Tabellenansicht des Kalenders ein. Zum Sitzungsplanung In Outlook verwenden wir die Tages-/Wochen-/Monatsansicht, die wie eine Doppelseite eines Tagebuchs aussieht. Um Verhandlungen vorzubereiten, ist es jedoch bequemer, das Tabellenformat zu verwenden, in dem alle Phasen in Spalten markiert sind.

Gehen Sie zum Modul Kalender und wählen Sie die Registerkarte Ansicht in der Symbolleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht ändern und dann auf Ansichten verwalten. Klicken Sie im angezeigten Fenster Alle Ansichten verwalten auf Neu. Das Fenster Neue Ansicht wird geöffnet. Geben Sie im Feld "Ansichtsname" den Namen der Ansicht ein, z. B. "Verhandlungen vorbereiten". Wählen Sie den Typ „Tabelle“ und klicken Sie auf „OK“. Es erscheint eine Tabelle, in der Sie Ihre Spalten hinzufügen.

Feldnamen sind aufgrund der begrenzten Bildschirmbreite möglicherweise nicht vollständig sichtbar. Beginnen Sie daher die Spaltennamen mit den wichtigsten Wörtern: zum Beispiel „Zimmer – Buch“, „Pass – Bestellung“ usw.

Schritt 3

Wählen Sie alle Ereignisse mit dem Wort "Verhandlungen" aus. Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf die Schaltfläche "Filter". Geben Sie im Feld „Suchtext“ das Wort „Verhandlungen“ ein. Beschränken Sie Ihre Suche auf das Feld „Betreff“. Klicken Sie auf OK, bis alle Fenster geschlossen sind.

Um nun alle verhandlungsbezogenen Besprechungen auszuwählen, die eine spezielle Vorbereitung erfordern, wählen Sie im Menü „Aktuelle Ansicht“ in der Symbolleiste die neue Ansicht „Verhandlungsvorbereitung“ aus.

Schritt 4

Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein und fügen Sie sie der Tabelle hinzu. In Schritt 2 haben Sie eine benutzerdefinierte Tabellenansicht erstellt – sie ist derzeit leer. Jetzt müssen Sie die Phasen der Verhandlungsvorbereitung hinzufügen. Jede Phase befindet sich in einem separaten benutzerdefinierten Feld – einer Tabellenspalte, die Sie selbst hinzufügen. In diesen Feldern erfahren Sie, wie die Verhandlungsvorbereitung läuft. Verhandlungen und andere Ereignisse befinden sich in den Zeilen der Tabelle. Ausblick ermöglicht es Ihnen, Felder verschiedener Typen zu erstellen: "Ja / Nein", "Text", "Nummer" usw. Diese drei Felder werden benötigt, um die Vorbereitung von Verhandlungen zu steuern.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Aufgabe im Outlook-Kalender und zum Erstellen einer Aufgabenliste und Aufgabenliste in Outlook „Nieder mit den Tagebüchern! Welche Programme helfen der Sekretärin, den Arbeitstag des Managers zu planen »

Um Spalten anzupassen und hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift und klicken Sie auf Felder auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" - das Fenster "Neue Spalte" wird geöffnet. Um die Tatsache der Buchung eines Besprechungsraums zu kennzeichnen, reicht natürlich der Feldtyp „Ja / Nein“ aus. Geben Sie also einen Spaltennamen ein: "Raum - Buch". Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Feldtyp „Ja/Nein“ aus. Belassen Sie das Feldformat als Symbol. OK klicken.

Sie kehren zum Fenster „Felder auswählen“ zurück. Das von Ihnen erstellte Feld wird in der Liste der Benutzerfelder des Ordners angezeigt. Ziehen Sie es mit der Maus in die Tabelle im Spaltennamenfeld rechts neben dem Feld "Ende". Um nun anzuzeigen, dass ein Raum für Verhandlungen reserviert ist, klicken Sie in der entsprechenden Spalte auf die Zeile eines bestimmten Ereignisses. Dieser Schritt wird mit einem Häkchen markiert.

Erstellen Sie auf ähnliche Weise alle erforderlichen Felder und ziehen Sie sie in die Tabelle. Um Verhandlungen vorzubereiten, benötigen Sie beispielsweise die folgenden Spalten: „Start“, „Ende“, „Raum - buchen“, „Teilnehmerzahl“, „Einladungen - senden“, „Handzettel und weitere. Materialien“ (Abb. 5).

Wählen Sie für die Spalten Raum – Buchen und Einladungen – Senden den Feldtyp Ja/Nein aus.

Wählen Sie für die Spalte „Anzahl der Teilnehmer“ den Feldtyp „Anzahl“, da es sich um eine Zählung handelt.

Für die Spalte „Handouts und Extras. Materialien" wählen Sie den Feldtyp "Text" - es ist bequem, die Materialien einzugeben, die vorbereitet oder gedruckt werden müssen.

Praktische Arbeit Nr. 2

LektionsthemaMicrosoft Office Outlook

Arbeitszeitplanung

Der Zweck des Unterrichts

Lernen Sie die Arbeitszeitplanung mit Microsoft Office Outlook

Einführung

Die Arbeit einer Sekretärin ist sehr vielfältig. Dies ist die Erstellung von Dokumenten,und Telefonate, die Organisation des Besucherempfangs und vieles mehr. DiesAktivitäten im Zusammenhang mit der Lösung aktueller Probleme sind für den Laien unsichtbar. Allerdings darauf, wie erfolgreich und schnell es umgesetzt wirdlyatsya, hängt von der Effizienz des Unternehmens ab. In der Umwelt AusblickAlle Aktivitäten sind in die folgenden Gruppen unterteilt, über diedie Sie bereits kennen: Termine, Besprechungen, Veranstaltungen, Aufgaben und Telefon Anrufe.

Treffen - Dies ist eine Veranstaltung mit einer oder zwei Personen. Besprechungszeit gemzwischen ihnen und im Kalender reserviert. Die Sitzung erfordert keine BeteiligungRessourcen: besondere Räumlichkeiten, Vorbereitungszeit, Materialkosten. Ein Treffen kann als täglicher Bericht an den Leiter und als Telefonanruf bezeichnet werden und Besucher empfangen. Wichtig ist, dass es sich dabei in der Regel um eine Kleinigkeit handeltVerringerung der für die Vorbereitung aufgewendeten Zeit; es ist für eine bestimmte Zeit geplant und istXia unilateral (durch die Sekretärin persönlich durchgeführt) oder bilateral (Gespräch zwischen zweiMensch). Obwohl das Meeting für einen bestimmten Zeitpunkt geplant ist, kann es jederzeit verschoben werden.tragen, wenn im Moment ein anderes, wichtigeres Ereignis ansteht.

Treffen, Anders als bei einer Versammlung bedarf es der Einladung mehrerer Personen und der Beteiligungzusätzliche Ressourcen. Die Durchführung des Meetings ist mit allen Beteiligten abzustimmen. Treffenhat ein bestimmtes Datum sowie eine Start- und Endzeit. SobraDie Veranstaltung erfordert Vorbereitung in Bezug auf die Erstellung eines Veranstaltungsplans, die Auswahl eines Veranstaltungsortes und natürlich die Abstimmung mit allen Teilnehmern.

Vorfall ist eine Reihe von Aktivitäten, die sich auf einen einzigen Inhalt beziehen, etwalange fließen. Die Veranstaltung beinhaltet die ZusammenstellungAktionsplan und separate Vorbereitung von jedem von ihnen. Beispiele für Veranstaltungen: Messe, Olympische Spiele, Urlaub, Seminar. sobaEreignisse können jährlich sein, d. h. sie treten einmal im Jahr an einem bestimmten Tag auf(z. B. ein Geburtstag oder Jahrestag einer Veranstaltung) und gewöhnliche,das heißt, einmal zu bestehen und einen oder mehrere Tage zu dauern. Ras Einladungen versendenVeranstaltung wird durch ihren Inhalt bestimmt. Zum Beispiel cadie führung des seminars ist mit der einladung der teilnehmer verbunden, und am geburtstag ist es notwendigSeien Sie darauf vorbereitet, dass sie den ganzen Tag über anrufen und zu Besuch kommen werdenob Sie Ihrem Mitarbeiter gratulieren möchten. Wenn Ihr Partner Geburtstag hat,dann müssen Sie ihn vielleicht mehr als einmal am Tag anrufen, um ihm zu gratulieren

Eine Aufgabe ist eine Aufgabe, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein musserhebliche Zeitkosten. Ein Mitarbeiter führt aktuelle Aufgaben aus, wenn er keine Besprechungen, Besprechungen abhält, dh bedingt können Sie „frei“ sagen. Aufgaben ausgeführtSekretärin, ist die Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen, die Erstellung eines MaßnahmenplansAkzeptanz, Organisationsarbeit und andere.

Für eine erfolgreiche Arbeit müssen Sie lernen, Ihre Arbeitszeit zu planen. In der Outlook-Umgebung wird der Kalenderordner für die Arbeitszeitplanung verwendet.

Aufgabe 1. Arbeiten mit dem Kalenderordner

Machen Sie sich mit der Ordneroberfläche des Kalenders vertraut.

Fortschritt

Öffnen Sie den Kalenderordner

Suchen Sie das Tagebuchfenster mit der markierten Zeitleiste. Hier können Sie Termine, Besprechungen, Veranstaltungen erfassen.

3. Ändern Sie den Teilungswert der Zeitskala.
Dafür:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf die Skala;

Wählen Sie im Kontextmenü das entsprechende Zeitintervall von 5 bis 60 Minuten aus.

Suchen Sie nach „Kalender“. Damit können Sie Veranstaltungen anzeigen, die für andere Daten in den aktuellen und nächsten Monaten und Jahren geplant sind. Das aktuelle Datum ist rot markiert. Scrollen Sie im Kalender ein paar Monate vor oder zurück. Suchen Sie nach fett gedruckten Daten.

Klicken Sie auf ein Datum im Kalender. Stellen Sie sicher, dass das Tagebuch am angegebenen Datum geöffnet wird.

Sie können das Format des Tagebuchs ändern. Suchen Sie in der Symbolleiste nach den Schaltflächen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat. Klicken Sie nacheinander auf jede Schaltfläche und beobachten Sie, wie sich die Kalenderansicht ändert.

Suchen Sie die Taskleiste in Ihrem Kalender. Es hat die Form einer Tabelle, in der in jeder Zeile der Name und einige Parameter der Aufgaben aufgezeichnet sind.

Aufgabe 2: Planen Sie ein Meeting

Erfahren Sie, wie Sie Termine vereinbaren.

Fortschritt

Öffnen Sie das Tagebuch am aktuellen Datum.

Planen Sie für die nahe Zukunft „Diskutieren Sie mit Kappronov Yu.I. Arbeitsplan".

Dafür:

Klicken Sie auf die Zeitleiste in einem Moment, der nicht früher als eine halbe Stunde nach der aktuellen Zeit liegt;

Schreiben Sie das Thema des Treffens auf;

Drücken Sie Enter.

Das Meeting wird mit einem speziellen Warnsymbol gekennzeichnet. Das Programm gibt automatisch 15 Minuten vor Beginn des Meetings ein akustisches Signal aus, das vor dem bevorstehenden Meeting warnt.

Warten Sie auf den Signalton.

Ändern Sie die Besprechungsdauer.
Dafür:

bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen oder unteren Rand des Meeting-Datensatzes (der Mauszeiger ändert seine Form);

Greifen und verschieben Sie die Meeting-Grenze.

5. Erstellen Sie für die kommenden Tage ein paar weitere Meetings mit unterschiedlichen Themen, die sich an den Daten in der Tabelle orientieren

Tabellenplan für die Woche
Wochentag ZeitThema

Montag 9.00-9.30 Melden Sie sich beim Direktor

Dienstag 13.00-14.30 Empfang für Persönliches

Mittwoch 16.30-17.00 Dokumente unterschreiben

Donnerstag 10.00-12.00 Bildungsausschuss

Aufgabe 3: Meeting-Einstellungen ändern

Wenn Sie einen Termin planen, können Sie ihn einem Kontakt zuordnen. Dann werden Informationen darüber in den Kontaktinformationen erfasst. Anhand dieser Informationen können Sie sich immer daran erinnern, wann und welche Treffen mit dem Kontakt stattgefunden haben, worum es ging. Beim Planen eines Termins können Sie Besetzt-Optionen angeben. Outlook bietet die folgenden Optionen

Beschäftigt Das Meeting kann nicht verschoben werden und Sie möchten dies auch nicht

um Sie in dieser Zeit zu stören

Kostenlos Sie können das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt verschieben, falls vorhanden

dringendere Angelegenheit

Zweifelhaft Sie sind sich nicht sicher, ob das Treffen überhaupt stattfinden wird

Arbeitsunfähigkeitstreffen findet woanders statt

Es ist besonders wichtig, die Beschäftigungsparameter anzugeben, wenn Sie in einer Gruppe arbeiten und Ihre Pläne anderen Mitgliedern über das Netzwerk mitteilen. Ihre Beschäftigungsmöglichkeiten helfen ihnen, ihre Arbeitszeit zu planen.

Erfahren Sie, wie Sie eine Besprechung einem Kontakt oder einem Dokument zuordnen, eine Benachrichtigung einrichten und abbrechen und die Besetzt-Optionen festlegen.

Fortschritt

Öffnen Sie das Meeting-Optionsfenster, indem Sie auf ein Thema oder auf ein leeres Thema doppelklicken.
Zeile im Tagebuch

Betrachten Sie die Registerkarte Meeting.

Mach Folgendes:

das Thema des Treffens ändern;

den Treffpunkt angeben;

das Warnflag deaktivieren;

Beschäftigungsparameter festlegen: beschäftigt, frei, fraglich, nicht bei der Arbeit.

Verknüpfen Sie einen Termin mit einem Kontakt. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kontakte am unteren Rand des Dialogfensters und wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste den Namen der Kontaktperson aus, mit der das Meeting geplant ist.

Aufgabe 4. Notizen und Anhänge

Normalerweise werden einige geschäftliche Angelegenheiten während des Treffens besprochen. Im Besprechungsfenster können Sie Notizen machen, Notizen machen, welche Themen voraussichtlich besprochen werden, Vorschläge zu besprechenden Themen machen und so weiter. Wenn ein Dokument für ein Meeting vorbereitet wird, können Sie es entweder direkt in das Meeting-Fenster einfügen oder damit verknüpfen.

Lernen Sie, Notizen und Anhänge für ein Meeting zu machen.

Fortschritt

Öffnen Sie das Besprechungsfenster

Schreiben Sie in das Textfeld für die Besprechungsnotizen den Text: "Um den Zeitplan der Arbeit, die Anzahl der Teilnehmer und den Umfang ihrer Fragen zu besprechen."

Hängen Sie die Datei, die Sie erstellt und auf Ihrem Computer gespeichert haben, an das Meeting an.
Dafür:

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ (oder das Menü „Datei einfügen“).

Suchen Sie im Browserfenster die gewünschte Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen (das Dateisymbol wird im Fenster angezeigt).

4. Sie können auch den Inhalt der Datei einfügen.
Dafür:

wählen Sie Objekt aus dem Menü Einfügen;

Wählen Sie im Dialogfeld den Schalter Aus Datei erstellen;

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie den Dateinamen im Dialogfeld aus.

Schließen Sie die Dialogfelder, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken, und vergewissern Sie sich, dass der Inhalt der Datei im Notizfeld angezeigt wird.

Aufgabe 5: Planen Sie wiederkehrende Besprechungen

In der Arbeit des Sekretärs gibt es Sitzungen, die regelmäßig wiederholt werden. Zum Beispiel,ein Bericht an den Direktor wird zu Beginn eines jeden Arbeitstages mit vorheriger Unterschrift erstelltDokumente - am Ende des Arbeitstages finden einmal pro Woche Sitzungen statt, denen gewidmet istnye Planung zukünftiger Arbeiten und Bericht über die geleistete Arbeit. Alle aufgeführten Arten von Meetings können im Kalender als wiederkehrend markiert werdenja. In diesem Fall werden sie automatisch an den geplanten Tagen erfasst.

Erfahren Sie, wie Sie einen wiederkehrenden Termin erstellen.

Fortschritt

1. Legen Sie mehrere Termine im Kalender an, die dann mit einem wiederkehrenden Attribut versehen werden

Wochentag Zeit Thema Wiederholungsflag

Montag 9.00-9.30 Post täglich checken

Montag 9.30-10.00 Melden Sie sich täglich beim Direktor

Montag 16.30-17.00 Unterzeichnung von Dokumenten täglich

Montag 10.00-11.00 Planungstreffen jede Woche

Dienstag 13.00-14.30 Uhr Empfang für persönliche Angelegenheiten jede Woche

Freitag 16.00-17.00 Arbeitsergebnisse jede Woche

2 Setzen Sie das Wiederholungskennzeichen für den Termin.

Dafür:

Doppelklicken Sie, um das Besprechungsfenster zu öffnen;

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Wiederholen“.

Legen Sie im Dialogfeld Terminwiederholung die erforderlichen Wiederholungsoptionen fest;

schließen Sie das Terminfenster und suchen Sie im Kalender nach weiteren Terminen, für die der wiederkehrende Termin automatisch erfasst wird.

Aufgabe 6: Meetings und Events planen

Das Treffen beinhaltet die Einladung mehrerer Teilnehmer. Die Outlook-Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer aus Lötkontakten auszuwählen und automatisch Einladungen an sie zu senden. Diese Art der Arbeit steht in direktem Zusammenhang mit der Möglichkeit der Gruppenarbeit im Netzwerk. Ein Ereignis ist ein ganztägiges Ereignis.

Erfahren Sie, wie Sie ein Meeting und eine Veranstaltung planen.

Notiz:

Wenn Sie online arbeiten, werden Einladungen automatisch an die im Ordner Kontakte angegebenen Adressen gesendet

Fortschritt

Öffnen Sie ein wiederkehrendes Meeting

Klicken Sie auf die Registerkarte Mitgliederverfügbarkeit. Durch Klicken auf diese Registerkarte wird der Termin automatisch in ein Meeting umgewandelt.

Um Teilnehmer auszuwählen und ihnen Einladungen zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche Andere. Das Adressbuch wird geöffnet.

Meeting-Teilnehmer auswählen.

5. Klicken Sie in der generierten Liste neben jedem Teilnehmer auf das Symbol „Einladung senden“ und wählen Sie „Einladungen senden“ oder „Nicht senden“.

6. Beim Anlegen des Kontakte-Ordners werden alle Geburtsdaten und Jahrestage automatisch für die entsprechenden Tage als Ereignisse in den Kalender eingetragen. Ein solcher Eintrag am richtigen Tag erinnert Sie an die Notwendigkeit, Ihrem Partner zu gratulieren, was ein Zeichen der Höflichkeit in der Geschäftskommunikation ist. Das Ereignis wird in der Kopfzeile des Tagebuchblatts angezeigt. Überprüfen Sie das Tagebuch und stellen Sie sicher, dass die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und Partner entsprechend eingetragen sind

7 Erstellen Sie ein ganztägiges Manager-Seminar.

Dafür:

doppelklicken Sie, um einen neuen Termin zu öffnen;

aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägig;

Legen Sie die restlichen Besprechungsparameter fest: Thema, Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer.

Aufgabe 7. Erstellen einer Aufgabe

Das Kalenderordnerfenster enthält die Taskleiste. Eine Aufgabe hat im Gegensatz zu einer Besprechung kein bestimmtes Fälligkeitsdatum und keine bestimmte Uhrzeit. Es hat nur ein bestimmtes Start- und Fälligkeitsdatum. Aufgaben werden in einem separaten Ordner mit demselben Namen gespeichert. Die Kalender-Taskleiste ist mit dem Aufgabenordner verknüpft

Sie können die folgenden Aufgabenoptionen festlegen:

spezifizieren Sie das Thema der Aufgabe;

Legen Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum fest;

Verfolgen Sie die Fertigstellungsphasen: nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, verschoben, ausstehend;

Geben Sie den Prozentsatz der Aufgabenerfüllung an.

die Aufgabe einem anderen Ausführenden anvertrauen und die Ausführung kontrollieren;

eine Aufgabe einem Kontakt zuordnen;

Datei anhängen oder Notizen machen;

die Darstellung der Aufgabendetails im Fenster ändern.

Viele dieser Optionen ähneln Besprechungsoptionen.

Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben erstellen und ihre Parameter festlegen.

Fortschritt

Betrachten Sie die Darstellung von Informationen zu Aufgaben im Ordner „Kalender“ und im Ordner „Aufgaben“.

Wechseln Sie zum Ordner Aufgaben.

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Zeile „Durch Klicken wird ein Element (Aufgabe) hinzugefügt“.

Auf diese Weise können Sie den Betreff, das Fälligkeitsdatum und einige andere Aufgabenparameter festlegen. Notieren Sie sich den Betreff „Auftrag zur Genehmigung des Urlaubsplans“ und geben Sie das Fälligkeitsdatum im Dropdown-Kalender an und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Um detaillierte Informationen zu einer Aufgabe einzugeben, doppelklicken Sie, um das Fenster zu öffnen
Aufgabenparameter.

Geben Sie das Startdatum, den Status und den Fertigstellungsgrad der Aufgabe ein. Aktivieren Sie das Warnfeld.

Hängen Sie eine Datei mit einer Bestellung an die Aufgabe an.

Erstelle ein paar weitere Aufgaben für die nächsten 5 Tage:

Informationen über Ferien sammeln;

einen Plan für das Seminar erstellen;

eine Liste der Seminarteilnehmer erstellen;

Versenden von telefonischen Nachrichten an die Teilnehmer des Seminars.

Aufgabe 8. Zuweisung einer Aufgabe an eine andere Person und Überwachung der Ausführung

Die Sekretärin führt die Aufgaben des Direktors nicht nur selbstständig aus, sondern kann auf seine Weisung einen anderen Mitarbeiter mit der Ausführung der Aufgabe betrauen und die Ausführung überwachen.

SoftwareumgebungAusblickkönnen Sie einer beliebigen Person aus dem Ordner eine Aufgabe zuweisenKontakte. Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, wird sie automatisch über das Netzwerk der Mitarbeiter gesendet.Spitzname, der zum Eigentümer der Aufgabe wird. Die zugewiesene Aufgabe wird im Ordner gespeichertke Sekretärin, die somit die Möglichkeit hat, den Kurs von ihr zu kontrollieren Hinrichtung.

Lernen Sie, Aufgaben an andere zu delegieren.

Fortschritt

1. Öffnen Sie das Aufgabenfenster „Telefonische Nachrichten an Seminarteilnehmer senden“.

   Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Aufgabe zuweisen.

   Die Zeile An... erscheint.

   Klicken Sie auf die Schaltfläche An... Es öffnet sich das Fenster des Empfängers der Bestellung

   Markieren Sie den gewünschten Kontakt mit einem Klick und übernehmen Sie ihn in die Empfängerliste
   Nachrichten durch Klicken auf die Schaltfläche An...

   Schließen Sie das Fenster und vergewissern Sie sich, dass die Zeile An... den ausgewählten Kontakt enthält.

   Schließen Sie das Aufgabenfenster. Outlook beginnt sofort mit der Weiterleitung der Aufgabe. Nachdem Sie eine Aufgabe einer anderen Person zugewiesen haben, sind Sie nicht mehr ihr Eigentümer, dh Sie können ihre Parameter nicht mehr ändern. Sie müssen nur die Ausführung der Aufgabe kontrollieren.

   Sehen Sie im Ordner „Aufgaben“ nach, wie sich das Aufgabensymbol geändert hat. Ein neues Symbol bedeutet, dass die Aufgabe jemand anderem zugewiesen wurde. Aufgaben in einem Ordner werden nach den für die Ausführung Verantwortlichen gruppiert

   Erstellen Sie weitere Aufgaben und weisen Sie sie verschiedenen Personen aus dem Kontakteordner zu.

Aufgabe 9. Ändern der Ansicht der Aufgabendetails

Die Informationen zur Aufgabe werden in Form einer Tabelle dargestellt. Die Spaltenüberschriften geben die angezeigten Aufgabenoptionen an. Die Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, die Darstellung von Informationen über die Aufgabe zu ändern. Verwenden Sie dazu das Element Aktuelle Ansicht aus dem Menü Ansicht. Wenn Sie aus irgendeinem Grund mit den vom Programm angebotenen Ansichten nicht zufrieden sind, können Sie eine beliebige Anzahl von Spalten in der Tabelle, Möglichkeiten zum Gruppieren und Sortieren von Aufgaben selbst festlegen.

Erfahren Sie, wie Sie die vom Programm bereitgestellten Ansichten von Aufgabeninformationen verwenden und wie Sie die Anzahl der Spalten in einer Tabelle ändern.

Fortschritt

Öffnen Sie den Ordner Aufgaben.

Wählen Sie im Menü Ansicht den Punkt Aktuelle Ansicht und aus dem Zusatzmenü einen der Ansichtstypen.

Sehen Sie, wie sich die Ausgabeansicht geändert hat.

Wenden Sie andere Arten der Präsentation an.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste.

Wählen Sie im Kontextmenü Aktuelle Ansicht ändern. Das Fenster Details anzeigen wird geöffnet

Zeigen Sie den Inhalt der Schaltflächen an. Ändern Sie die Ansicht über Schaltflächendialoge.

Aufgabe 10. Erstellen einer Notiz

Die Notiz - Dies ist eine kleine Notiz. Der Text der Notiz kann der vielfältigste sein: ein Gedanke, den Sie nicht wollenvergessen; eine Erinnerung an sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter; eine frische Anekdote, die Sie Ihrem Partner gelegentlich erzählen können; Zitat und mehr. In einem nicht computerisierten Büro können Sie manchmal ein solches Bild sehen. überalltun - auf dem Tisch, am Telefon, an der Wand, auf dem Fensterglas, auf dem Schreibgerät -kleine Blätter mit einigen Notizen werden aufgeklebt. Das sind Notizen. Zustimmendass ein solches Büro einem Außenstehenden einen starken Eindruck vermitteln kannder einsatz von mitarbeitern sieht jedoch sehr nachlässig aus. Hinweise in der SoftwareumgebungAusblick- Dies ist ein elektronisches Analogon eines Notizblocks aus Papier mit Abreißblättern. Notizen werden verwendet, um Fragen aufzuzeichnen, zu erinnernWissen und vieles mehr, was normalerweise in ein Notizbuch aus Papier geschrieben wird. Außerdem,Notizen sind eine großartige Möglichkeit, Informationen zu speichern, die Sie möglicherweise später benötigen, zMaßnahmen, Anweisungen oder Text, die Sie in andere Elemente oder Dokumente einfügen können. SoftwareumgebungAusblickhat einen speziellen Ordner, in dem Sie erstellen könnenund speichern Sie die Notiz und verwenden Sie sie bei Bedarf. Zusätzlich zu diesen wichtigstenMöglichkeiten können Sie: eine Notiz einem Kontakt zuordnen; weisen Sie ihm eine Kategorie zu; per Post versenden; Typ; Ändern Sie die Ansicht der Notiz. Wie Sie sehen, können Sie mit einer Notiz ähnliche Aktionen ausführen wie Aktionen mitandere Elemente.

Sie können mit Ihren auf dem Bildschirm geöffneten Notizen arbeiten. An der Notiz vorgenommene Änderungen werden automatisch gespeichert. Dann wird Ihr Bildschirm mit Notizen gefüllt.

Erfahren Sie, wie Sie eine Notiz erstellen und damit arbeiten.

Fortschritt

Öffnen Sie den Notizenordner.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Es öffnet sich ein gelbes Notizfenster.

Notieren Sie den Notiztext im Fenster.

Schließen Sie die Notiz. Es erscheint in Form eines Symbols im Arbeitsbereich des Ordners.

Verknüpfen Sie eine Notiz mit einem Kontakt.
Dafür:

Doppelklicken Sie auf das Symbol, um die Notiz zu öffnen;

Öffnen Sie das Menü für versteckte Notizen.

wählen Sie Kontakte;

Wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste die gewünschte Person aus.

1. Wenn eine Notiz mit einem Kontakt verknüpft ist, werden Informationen dazu auf der Registerkarte Kontaktaktionen angezeigt. Öffnen Sie im Ordner Kontakte die Karte der Person, mit der Sie die Notiz verknüpft haben.

   Gehen Sie zur Registerkarte Aktionen und suchen Sie neben anderen Aktionen nach einer Erwähnung
   über die Notiz.

   Erkunden Sie andere Notizmenüoptionen. Unter anderem finden Sie den Befehl Weiterleiten. Wenn der Befehl ausgeführt wird, öffnet sich ein Standard-E-Mail-Nachrichtenfenster.

Testfragen

Was ist der Unterschied zwischen Meeting, Meeting, Event, Task?

Was ist der Zweck des Tagebuchordners in Outlook?

Wie wird das aktuelle Datum im Kalender hervorgehoben?

Wie verknüpfe ich ein geplantes Meeting mit einem Kontakt?

Wie füge ich ein Dokument in das Besprechungsfenster ein?