Hei rakkaat ystävät!

Tämän päivän artikkelissa puhumme elämämme arvokkaimmasta asiasta. Siitä, mitä käytetään huomaamattomasti, annetaan pois tai hyödynnetään. Meiltä se usein puuttuu, ja jopa 24 tuntia vuorokaudessa tuntuu meistä vähimmäismäärältä, jota me kaikki eivät pysty tyydyttämään. Tiesitkö siis? Kyllä, on jo aika. Miten mahtuu kaikki mitä tarvitset päivääsi?

Mitä tarvitaan, jotta minuutit voidaan käyttää ohjattavasti saavuttamiseen maksimi vaikutus? Tämän päivän materiaalista löydät hyödyllisiä ohjeita ja tapoja ohjata kellotauluja. Tehokas ajankäyttö on työkalu, jota ilman nykyihminen ei voi pärjätä yhtä nykyaikaisessa maailmassa.

Mitä on aika?

Aika on illusorinen ja ei pieni muistutus siitä, että elämä on ohikiitävää. Voit nähdä hänet valokuvissa, voit tavata hänet peilistä, voit nähdä hänet katsomalla lapsiasi ja huomioimalla kuinka nopeasti he kasvavat.

Joka päivä, kuin valtava supermarket, ilman alennuksia ja tarjouksia, se tarjoaa meille uusia 24 tuntia toteuttaa itsemme avaruudessa. Käytämme joko aikaa tehokkaasti tai tarkkailemme mitä tapahtuu. Pystytkö tekemään kaiken yhdessä päivässä? Useimmilla meistä ei ole huoltajia, palvelijoita tai kokkeja.

Kolossaalinen määrä aikaa syö arjen, työn ja hullunhaluisen halun tehdä kaikkea: opiskella, kotiin, töihin, tavata ystäviä, muistaa käydä vanhempien ja isoäitien luona, valita lahja rakkaansa syntymäpäiväksi jne. Tilanteet ja elämänolosuhteet kasautuvat toisinaan päähän ja kaatavat katon, joka on jo melkein menossa keskeneräisten asioiden hälinästä.

Oletko usein tuntenut tarvetta avustajalle tai muulle elämääsi yksinkertaistavalle vempaimelle?

Henkilökohtainen avustajani

Nykyaikaiset laitteet ovat erinomainen syy oppia uusia asioita ja turvautua e-apua. Tähän mennessä niiden määrä kasvaa kuin sienet ja miellyttää kaikkein hemmoteltuja ja kehittyneempiä ostajia. Järjestäjät, tabletit, muistikirjat- kaikki tämä luotiin helpottamaan sinun ja minun elämää. Sovellukset, jotka asennetaan puhelimeesi sekunneissa ilolla eikä tylsällä ilmoituksella, auttavat sinua suunnittelemaan aikaasi ja unohtamatta, että heidän pieni, keinotekoinen pikkuaivonsa ei voi unohtaa, vaikka se haluaisi.

Ihminen on luonteeltaan olento ja tekee kaikkensa varmistaakseen, että ponnistuksen määrä on 100% perusteltu. Mutta joskus, kun aika ei ole jo hallinnassamme ja lipsahtaa sormiemme läpi, kymmenen minuutin käyttäminen kaiken tarvitsemasi kuvaamiseen sovelluksessa tai muistiinpanojen tekemiseen muistivihkoon tuntuu mahdottomalta tehtävältä. Tuttua, eikö?

On varma tapa käsitellä nykyistä tilannetta ja väliaikaista kaaosta. Chipp ja Dale suunnittelevat omaa päiväänsä.

Kuinka oppia suunnittelemaan päivääsi?

Suunnittelu on asia, josta vanhempamme ovat usein kertoneet meille lapsena. Selkeä työnjako, niiden rakentaminen ja jäsentäminen, toimii hyvän ja laadukkaan häiriön estäjänä. Loppujen lopuksi muista, teit läksyjäsi - menit kävelylle, ulkoiltuit koiralla, veit roskat tai pesit astiat - voit katsella suosikkisarjakuviasi.

Bisnes ennen iloa!

Teoriassa mikään ei ole muuttunut, paitsi että aikaa on kulunut, olemme kypsyneet ja tottuneet ratkaisemaan ongelmamme tilannekohtaisesti. Eli mikä on jo pudonnut jo kidutetun pienen päämme päälle. Miten käsitellä sitä? Kuinka taistella?

Kuinka järjestää päivä ja valita suunnittelustrategia?

Varmasti jokainen miettii ennen nukkumaanmenoa tai aamulla mitä pitää tehdä ja milloin on parasta tuoda se ajanhallintaan. Voit suunnitella päiväsi eri tavoin. Kun olet oppinut tekemään tämän lyhyellä aikavälillä, voit siirtyä turvallisesti viikon, kuukauden ja vuoden suunnitelmiin.

Siten jokainen minuutti arvokkaasta elämästäsi ei mene hukkaan.

Kyky priorisoida on hankittu taito, jota tarvitsemme niin paljon voidaksemme jakaa kuorman oikein.

Suunnittelu voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan:

lyhyen aikavälin suunnittelua

Kaikki mitä sinä Supermanina voit muuttaa tai säätää päivän aikana.

Lyhyen aikavälin suunnittelu on ainutlaatuinen tapa jakaa kannattavasti energiaintensiivisiä toimia arjen asioiden ratkaisemiseksi ja onnistuneesti ohjata niiden uudelleenjärjestelyjä, edistymistä valmiiden kohteiden määrän saavuttamiseksi optimaalisesti.

Lyhyen aikavälin suunnitteluun kuuluu tehtäväluetteloiden tai tehtävien laatiminen, jotka haluat suorittaa huomenna, tänään tai tunnin sisällä.

Pitkän aikavälin suunnittelu

Tämän kohteen avulla voit oppia suunnittelemaan pitkiä matkoja. Haluaisitko lähteä lomalle kesällä? Selviydytkö olohuoneen globaalin remontin jälkeen? Hae aikasi ja energiasi viisaasti. Pitkän aikavälin suunnittelu sisältää lyhyen aikavälin suunnittelua, eikä toista voida sulkea pois.

Kiirehdin antamaan yhden tärkeän neuvon. Suunnittelussa ei ole sopimuksia. Hyvin tärkeä analysoida jokainen pieni yksityiskohta antaa hänelle voimaa. Aikasi kuva koostuu pienistä arvoimista, ja jos rikot harmonian, tuloksena ei ole mestariteosta. Otetaan esimerkki.

Pitkän aikavälin suunnittelu: olohuoneen remontti. Näyttää siltä, ​​​​että se ei ole selvää? Ja kaivetaan syvemmälle ja havaitaan koko jäävuoren tilavuus. Laitteessa tai muistikirjassa sinun on eriteltävä kohde yksityiskohtaisesti ottaen huomioon aika, paikka ja tapahtuma.

Esimerkiksi olohuoneen remontin tekeminen ennen vuoden 2016 loppua:

• varata budjetti (10 000 dollaria)
• löytää lisätuloja 400 USD kuukausittain
• suunnittele sisustus suunnittelijan kanssa syyskuuhun 2016 asti jne.
• päättää korjauksen tyylistä

Jokainen kohde voidaan jakaa yksityiskohtiin loputtomiin tai täysin tyytyväisyytesi siihen, että kaikki on tiivistä, yksinkertainen ja selkeä. Ja lopulta tavoite saavutetaan. Tehtävä suoritettu! Olet hyvin tehnyt.

Päivän suunnittelu ja mistä aloittaa?

Kuinka tehdä suunnitelma päivälle, kysyt? En lähde ilman neuvoja. Suunnittelustrategia toimii täydellisesti, jos suoritat ensin monimutkaiset tehtävät. Usein emme halua heti sukeltaa uima-altaaseen päällämme emmekä tee miellyttäviä, ei kiinnostavia tai tylsiä asioita, mikä viivyttää sellaista nautintoa illaksi.

Aivomme toimivat auringonlaskun aikaan heikommin kuin aamulla. Ole siis kärsivällinen ja ratkaise globaaleja ongelmia silloin, kun harmaasävysi on tehokkain, eli aamulla.

Tämä taktiikka sopii täydellisesti työpäivän järjestämiseen. Jos odotat jo hätätilannetta, valitse vaikeimmat ja tarpeellisimmat tehtävät mahdollisimman pian niiden voittoisaksi ratkaisuksi huudahduksella "Banzai!". Näin vapautat päiväsi tarpeettomista huolista ja voit kehua itseäsi mielellään merkitsemällä tämän kohteen valmiiksi.

Suunnittelu ja sen tyypit on suunniteltu siihen, että sinusta tulee lähitulevaisuudessa päiväsi ajan ja sitä kautta elämän todellinen mestari. Työskentelet päivittäin sovelluksessasi, vempaimessasi tai järjestäjässäsi, ja kehität hyödyllistä tapaa, josta voi tulla syy olla huomenna parempi kuin eilen.

Tuloksen saavuttaminen riippuu suoraan sinusta ja halustasi hallita aikaasi ja elää mahdollisimman kirkkaasti ja tehokkaasti joka päivä. Toimintaa toiminnan vuoksi ilman - tyhjää tilanväristystä. Mistä haaveilet? ?

Kun olet maalannut kaikki vaiheet vaiheittain, huomaat iloisesti, että päässäsi se näytti paljon pelottavammalta ja tilavammalta kuin elektronisessa näytössä tai muistilehtiöarkissa. Askel askeleelta, suorittamalla tehtävä toisensa jälkeen, suorituskykysi ja tehokkuutesi kasvavat, ja kaaos, epäjärjestys ja pelko vähenevät suoraan suhteessa.

Tällä ehkä lopetan eeppiset ajatukseni ja jätän sinut rauhaan tietoisuuden kanssa ajasta ja sen voimasta. Toivon, että kanssasi viettämämme minuutit ovat hyödyllisiä, ja tässä artikkelissa esitetyt vinkit auttavat sinua selviytymään tehtävistä, joita on helppo ja helppo seurata.

Hyvät ystävät, tilaa blogipäivitykset, kerro kommenteissa miten suunnittelet aikasi? Suosittele sitä ystävillesi sosiaalisissa verkostoissa luettavaksi ja olkoon suunniteltu onni kanssasi!

Nähdään pian elenaroun blogissa. Hei hei.

Eisenhower-matriisi sallii valinnan ja priorisoinnin. Sen perusta luotiin 14. lokakuuta 1890, samanaikaisesti sen perustajan syntymän kanssa. Dwight Eisenhower Denisonissa, Texasissa. Eisenhower-perhe oli tavallinen eikä erottunut millään erityisellä tavalla.

Eisenhower-museon uraauurtavassa seremoniassa 4. kesäkuuta 1952 Dwight sanoi: ”Myöhemmin tajusin, että olimme hyvin köyhiä. Tiesimme vain sen, mitä vanhempamme eivät kyllästyneet toistamaan meille - kaikki polut ovat avoinna sinulle. Älä ole laiska, käytä niitä." Vanhemmat David ja Aida eivät koskaan käyttäneet näitä tilaisuuksia, mutta panivat kaikki toivonsa poikiinsa. He kehittivät heissä sellaisia ​​ominaisuuksia kuin itsenäisyys, rehellisyys ja määrätietoisuus. Juuri näillä ominaisuuksilla oli myöhemmin keskeinen rooli yhden pojan elämässä - erinomainen henkilö, aviomies, isä, kenraali ja Yhdysvaltojen presidentti.

Kyky hallita itseään ei tullut Dwightille yhtäkkiä eikä heti. Polku tämän taidon hallintaan oli pitkä ja mielenkiintoinen. Hänen ensimmäiset kykynsä johtajana ja järjestäjänä ilmenivät koulujen välisten jalkapallo- tai baseball-otteluiden järjestämisessä. Myöhemmin kehitystä ja heidän kykyjensä parantaminen jatkui sotilasakatemiassa ja sen jälkeen - tavallisessa armeijassa. Saavutuksistaan ​​Dwight Eisenhower ylennettiin majuriksi ja lähetettiin vuonna 1925 Command and Staff Schooliin Leavenworthiin, Kansasiin.

Koulun erityispiirre oli opetusmetodologia. Koulutus koostui tiettyjen sotapelien järjestämisestä. Kuulijat saivat esittelytehtäviä, jotka sisälsivät tietoa vihamielisistä kokoonpanoista, vihollisten lukumäärästä, maaston ominaisuuksista, sijainnista, valitusta strategiasta ja muista indikaattoreista. Saatujen tietojen ohjaamana komentajat joutuivat organisoimaan esikunnan työskentelyä, määrittämään alaistensa väliset vastuualueet ja laatimaan selkeän toimintasuunnitelman taistelutehtävän toteuttamiseksi.

Päämajakoulun työmäärät olivat inhimillisten kykyjen partaalla, mutta ei Dwight Eisenhowerilla. Hän alkoi taitavasti soveltaa kehittämäänsä suunnittelun ja priorisoinnin metodologiaa, joka ei ole vain menettänyt merkitystään, vaan on myös yksi suunnittelun avaintekijöistä. Eisenhowerin ehdottaman tekniikan avulla voit lajitella tapauksia samanaikaisesti kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Hän määritteli neljä kriteeriä, joiden avulla on mahdollista tunnistaa ja korostaa tärkeimpiä tehtäviä, jotta ne vaikuttavat myöhemmin lopputulokseen. Tärkeys määräytyy sen mukaan, missä määrin suorituksen tulos vaikuttaa toimintaan.

Kiireellisyyden määrää samanaikaisesti kaksi tekijää:

• Kuinka nopeasti sinun on ratkaistava ongelma;
• Kuinka tehtävän suorittaminen liittyy aikaväliin.

Eisenhower-matriisin mukaan jokainen tapaus on määritettävä johonkin neljästä kriteeristä:

Eisenhower Matrix

Jokainen neljästä määritellystä kriteeristä sisältää erityisen luettelon tapauksista. Analysoimme niitä hieman yksityiskohtaisemmin. Taulukko 1.1. annetaan luettelo yhtä neljästä kriteeristä vastaavista avainindikaattoreista, joiden avulla voidaan määrittää, kuuluuko tämä tai toinen tehtävä niihin vai ei.

Taulukko 1.1. Tehtävän kiireellisyyden ja tärkeyden indikaattorit

Tehtävän tyyppi: "Kiireellinen ja tärkeä"

Tähän neljännekseen kuuluvat tapaukset, jotka joko karkasivat käsistä tai joita ei ollut suunniteltu ja jotka syntyivät yhtäkkiä. Kaikki, mikä täyttää edellä mainitut kriteerit mainitussa neljänneksessä, on ratkaistava itsenäisesti ja nopeasti. Tällaisten ongelmien ratkaisemisen viivästyminen voi johtaa merkittäviin vahinkoihin ja menetyksiin. Jos tähän neljännekseen kuuluvien tapausten luettelo ei vähene, vaan päinvastoin, sitä täydennetään säännöllisesti, voimme päätellä, että suunnittelussa on ongelmia. Ratkaisu on tarkistaa toimintaasi ja käydä erityiskoulutusta tehokkaista suunnittelutekniikoista.

Tehtävän tyyppi: "Tärkeä, mutta ei kiireellinen"

Nämä ovat tärkeimmät tehtävät, jotka minkä tahansa tason johtajan on ratkaistava. Nämä tehtävät liittyvät tulevaisuuteen suuntautuviin tehtäviin. Soveltamalla 80/20-sääntöä tai Pareto-periaatetta muotoilemalla se seuraavasti: "20% tehtävistä on keskeisiä tehtäviä, jotka on suoritettava, jotta saadaan 80% tuloksesta", alat tehokkaasti, ja mikä tärkeintä, käytä työaikaasi oikein. Lisäksi osaat priorisoida ja hallita itseorganisaation taidot.

Menestyksen saavuttamiseksi sinun on ponnisteltava mahdollisimman paljon. Vaatii jonkin verran vaivaa, jotta saadaan tehtyä asioita, jotka on tunnistettu tärkeiksi mutta ei kiireellisiksi. Näiden tehtävien tulisi viedä mahdollisimman paljon aikaa. Näiden ongelmien oikea-aikainen ratkaisu estää monia kriisejä tulevaisuudessa ja uusien mahdollisuuksien ilmaantumisesta tulee normi. On vielä lisättävä: "Jatka samaan malliin!".

Jäljellä olevat kaksi kvadranttia ovat tavanomaisia ​​ajan nieluja. En tuhlaa aikaani niiden kuvaamiseen, mutta kuitenkin, jotta ymmärrän Eisenhower-matriisin kanssa työskentelyprosessin, yritän hahmotella lyhyesti niiden olemusta.

Tehtävän tyyppi: "Kiireellinen, mutta ei tärkeä"

Jos yhä useammat tapaukset alkavat kuulua tähän neljännekseen, sinulla on ongelmia, joihin on puututtava kiireellisesti, tai et yksinkertaisesti tiedä, miten priorisoida. Teet kaikkea muuta paitsi työsi.

Muista ohjaajan lyyrinen komedia Eldara Ryazanova"Rakkaussuhde töissä"? Oletko jo arvannut, mitä sankaria päätin käyttää esimerkkinä? Tietenkin tämä on sosiaalinen aktivisti Shura. Jotta kaikki palaisi paikoilleen, sinun on muistettava tarkoituksesi. Ja tätä varten pelaa vain seuraava jakso ja vaihda rooleja. Kuvittele itsesi toisaalta Ljudmila Prokofjevnaksi ja toisaalta samana Shurana ja sano seuraava dialogi:

L.P.: Shura, jos muistini ei petä, oletko listattu kirjanpitoon?

Sh.: Kyllä, luulen niin.

L.P.: Muistatko sen hyvin?

Sh.: Kyllä, minun mielestäni.

L.P.: Mene eteenpäin ja huolehdi omista asioistasi.

Ja kuten olemme jo määrittäneet, yrityksesi on ratkaisu tärkeisiin, mutta ei kiireellisiin tehtäviin.

Tehtävien tyyppi: "Ei tärkeä eikä kiireellinen"

Olen vilpittömästi pahoillani puolestasi. Tuhlaat vain elämääsi ja tuhlaat energiaasi aivan tarpeettomiin asioihin. Jos olet töissä loppuun palanut ja alat huomata, että olet tappanut aikaa useammin, voit sanoa, että toiminnastasi on tullut tehotonta.

On vain yksi ratkaisu - suorittaa kiireellisesti henkilökohtaisen erikoiskoulutuksen tehokkuutta, motivaatio ja tehokkaita suunnittelutekniikoita.

Artikkeli julkaistiin ensimmäisen kerran Executive.ru-sivustolla 20. lokakuuta 2013 otsikolla "Luovuus ilman leikkauksia". Ilmoitettu uudelleen sisältölohkossa osanaerikoisprojekti versiot

Kuvan lähde: twitter.com, kirjoittajan henkilökohtaiset arkistot

Kerro minulle, kuinka tärkeää ajan suunnittelu on nykymaailmassa?

Olen varma, että jokaisella on ollut tilanne, jossa monet tärkeät asiat ovat esityslistalla. Heräät täynnä innostusta ja luottamusta siihen, että kaikki sujuu helposti. Mutta ensin sinun on tarkistettava sähköpostisi ... ja Facebookissa kirjaimellisesti viisi minuuttia. Yhtäkkiä paljon pieniä asioita tuli esille. Vaikuttaa siltä, ​​että työskentelet, mutta mitään "tärkeää" ei ole tehty! Ja täällä lounas on jo lähellä, ja vähän väsynyt - minkälaista työtä siellä on. Ja mitä, onko se päivän loppu? Miten niin, etten tehnyt mitään? Tunnelma helvettiin - päivä meni hukkaan.

Valitettavasti suurin osa maanmiehistämme ei osaa suunnitella päiväänsä. Siksi hölynpölyyn käytetään valtavasti aikaa, jota periaatteessa ei todellakaan tarvita. Koska päivälle, viikolle, kuukaudelle ei ole tarkkaa suunnitelmaa, ihminen menettää arvokasta aikaa, jonka voisi käyttää paljon tehokkaammin ja tuottavammin. Ja tietysti saada tästä useita kertoja parempia tuloksia.

Tehokas työajan suunnittelu on avain nykyajan ihmisen menestykseen. Joten kuinka oppia suunnittelemaan aikaa oikein?

Olemme koonneet 5 tehokkainta sääntöä, joiden avulla saat kaiken irti jokaisesta elämästäsi. Tee kaikki tarvitsemasi asiat helposti!

Ja nyt siirrytään vinkkeihin, jotka auttavat sinua suunnittelemaan aikasi oikein.

1. Kirjoita tehtäväsuunnitelma

Päivän suunnitelman tulee olla paperilla. Täydellinen muisti on hienoa, mutta keskellä aktiivista ja kiireistä päivää on suuri mahdollisuus unohtaa jotain tärkeää. Jos tehtävälistaa ei ole kirjoitettu paperille, sitä ei ole olemassa.

Luo illalla tehtävälista huomista varten ja rajaa ne tärkeysjärjestyksessä kahteen sarakkeeseen. Ensimmäinen on tärkein, joka on joka tapauksessa täytettävä. Toinen on vähemmän tärkeä, ja sitä voidaan lykätä, jos prioriteeteissa tapahtuu jyrkkä muutos tai ylivoimainen este.

Muistikirjan, jossa on tehtäviä, tulisi olla vieressäsi koko päivän. Ja kun täydennät luettelon kohteita, ne on yliviivattava. Tällä psykologisella tekniikalla voit, kuten sanotaan, autopilotilla. Loppujen lopuksi jokainen suoritettu tehtävä on pieni voitto. Ja on mukavaa tuntea itsensä voittajaksi, ja alitajuntasi pyrkii automaattisesti tähän. Lisäksi niiden suorittaminen tulee helpommaksi.

2. Suunnittelu 70/30

Sinun ei tarvitse suunnitella ehdottomasti koko ajan, koska edes todellinen pedantti ei pysty pitämään kiinni aikataulusta, jossa ei ole minuuttiakaan vastareaktiota. Elämässä voi tapahtua mitä tahansa – ja puoli tuntia renkaan vaihtamiseen tai ylimääräiset 15 minuuttia ruuhkassa voivat pilata täydellisesti suunnitellun päivän.

Siksi sinun on suunniteltava vain 70 % ajasta. Tämä auttaa sinua hyödyntämään aikaasi ilman, että tunnet rajoituksia tai paineita. Ja pienetkään yllätykset eivät voi vaikuttaa päivän tuloksiin.

Määritä kullekin tehtävälle tarvittava aika. Suunnittele työpäiväsi tähän aikaan. Jos päivä meni täsmälleen aikataulun mukaan, loput 30% voidaan omistaa muihin luettelon tehtäviin tai varata aikaa itsellesi tai perheellesi - tämä auttaa sinua rentoutumaan ja nauttimaan suoritetuista tehtävistä.

3. Tuottavin aika on ennen lounasta

Yritä suorittaa vaikeimmat ja epämiellyttävät tehtävät viipymättä, aamulla. Tätä tekniikkaa kutsutaan "syö sammakko ensin". Kun vaikein ja ongelmallisin tehtävä on suoritettu, loput näyttävät melko yksinkertaisilta ja vievät vähemmän aikaa.

Pyri suunnittelemaan työsi niin, että noin 65-70 % päivän kaikista suunnitelluista tehtävistä on tehty ennen lounastaukoa. Aamulla aivot toimivat aktiivisimmin, mikä voi merkittävästi vähentää aikaa jopa monimutkaisten tehtävien suorittamiseen. Tämä auttaa myös, mikä ei anna sinun ryhtyä töihin - se tasoittaa motivaatiota ja "leikkaa" saavutuksia.

Lounaan aikana voit varata aikaa henkilökohtaisiin asioihin. Esimerkiksi vastaa viesteihin, soita muutama henkilökohtainen puhelu. Iltapäivällä on suositeltavaa ajoittaa yksinkertaisia ​​tehtäviä, jotka eivät vaadi paljon vaivaa - tapaamiset, kirjeisiin vastaaminen jne.

4. Lepo on välttämätöntä

On erittäin vaikeaa keskittyä yhteen tehtävään pitkään. Varsinkin jos tavoitteidesi saavuttaminen vaatii paljon henkistä ponnistelua. Ja mitä pidemmälle menet, sitä vaikeampaa on kiinnittää huomiosi tavoitteiden saavuttamiseen. Tämä luonnollisesti heikentää tuottavuutta ja pidentää tehtävien suorittamiseen kuluvaa aikaa.

Lepo keskellä työaikaa on pakollinen! Tämä yksinkertainen vaihe auttaa sinua - pysyä hyvässä kunnossa koko päivän. Voit valita sinulle sopivan lepojärjestelmän, mutta 45/15 pidetään tehokkaimpana. Tämä tarkoittaa, että 45 minuutin työskentelyyn on varattava 15 minuuttia lepoa.

Tämän periaatteen mukaan kaikkien koululaisten oppitunnit kestävät 45 minuuttia. Pienen muutoksen avulla aivoilla on aikaa. Ja tämä antaa hänelle mahdollisuuden keskittyä edelleen työskentelyyn.

Mutta tämä ei tarkoita, että tällaisen minilevon aikana sinun täytyy sylkeä kattoon. Yritä käyttää sitä hyvin. Tee esimerkiksi harjoituksia selällesi tai silmillesi, siivoa työpöytäsi, lue kirjaa tai mielenkiintoinen artikkeli, mene lyhyelle kävelylle.

5. Analysoi ja suunnittele realistisesti

Mitä järkeä on luoda kymmeniä tavoitteita, jos vuorokaudessa on vain 24 tuntia, ja on epärealistista saavuttaa ne kaikki ja kokonaan? Siksi yritä suunnitella tehtäviä, jotka voit suorittaa päivän aikana.

Aluksi tämä saattaa tuntua vaikealta - loppujen lopuksi et koskaan tiedä etukäteen, kuinka kauan tietty tehtävä kestää. Täydellisimmän tiedon saamiseksi kirjoita jokaisen päivän päätteeksi, kuinka monta tehtävää olet suorittanut suunnitelluista. Kirjoita päivän päätteeksi teksti: "XX % tehtävistä suoritettu." Se auttaa sinua määrittämään, kuinka hyvin asetat tavoitteet. Jos ne tehdään joka päivä helposti, yritä lisätä niiden määrää, ja jos monet tehtävät jäävät ratkaisematta ja siirrytään seuraavaan päivään, yritä vähentää stressiä.

Muista - älä ota vastaan ​​sellaisia ​​tehtäviä, joita et voi suorittaa. ja arvioi kykysi realistisesti.
Ajansuunnittelu on nykyajan ihmisen tärkein taito. Tätä taitoa voidaan ja pitää kehittää. Ja kun hallitset sen kokonaan, yllätyt kuinka nopeasti ja helposti pystyt ratkaisemaan tehtäviä, jotka aiemmin tuntuivat lähes mahdottomilta. Ja mitä nopeammin saat työn valmiiksi, sitä enemmän sinulla on aikaa nautintoon, harrastuksiin ja perheeseen. Käytä suunnittelun salaisuuksia ja tee elämästäsi helpompaa. Toivon sinulle menestystä!

Rakkaudella ja kunnioituksella,
Jevgeni Deineko.

Oksana Klimenko Projektinhallinnan johtava kouluttaja-konsultti, projektinhallinnan johtaja Just Consultingissa, Moskovassa
Uusi Management Magazine, nro 11, 2007

Mitä pitää tehdä, jotta arvokkainta resurssiasi - aikaa - voidaan käyttää optimaalisesti? Kuinka oppia suunnittelemaan tehokkaasti ja noudattamaan suunnitelmaa tarkasti? Mitä taitoja tarvitaan päivittäisten suunnitelmien onnistumiseen?

Aloitetaan esimerkillä. Yrityksen päällikkö kohtaa uuden päivän siinä toivossa, että ehtii tehdä kaiken tämän päivän suunnitellun, ja jos se onnistuu, olisi mukava puristaa pari tapaamista aikatauluun ja soittaa tärkeälle kumppanille, jonka kanssa oli aikonut puhua pitkään, mutta se ei silti onnistunut. Tällaisella optimistisella asenteella johtaja / ylin johtaja lähtee töihin. Hän tulee toimistoon, sukeltaa liiketoimintaan ja huomaa pian itsensä ajattelevan, että on erittäin ongelmallista tehdä kaikkea, mitä hän on suunnitellut tänään. Esiin tulee kiireellisiä ongelmia, jotka vaativat välittömiä ratkaisuja, ja suunnitelma muuttuu tuntemattomaksi. Tapausten lumipallo muuttuu lumivyöryksi, ajasta on katastrofaalinen puute, ja työpäivän lopussa itseensä tyytymätön johtaja siirtää kaiken, mitä hänellä ei ollut aikaa tehdä tänään, huomiseen.

On olemassa mielipide, että jos suunnitelmaa ei täyty sataprosenttisesti, toimimme tehottomasti. Tämä on yksi yleisimmistä suunnittelua koskevista myyteistä, eikä se tietenkään, kuten kaikki myytit, väitä olevansa totta. Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä se suunnitelma ei ole dogmi vaan jatkuvasti muuttuva hallintatyökalu. Samaa mieltä, jyrkän sään muutoksen myötä koemme myös joskus negatiivisia tunteita: joko on liian kuuma tai syksy sateen ja tuulen kanssa tuli väärään aikaan tai lumi suli aikaisemmin kuin oli tarpeen ... Mutta sää muuttuu silti - mielialoistamme riippumatta. Ja sinun on otettava se itsestäänselvyytenä. Näin on myös suunnittelun kanssa. Mitä rauhallisemmin reagoimme suunnitelmien jatkuvan muuttamisen tarpeeseen ja sitä nopeammin tunnistamme aksioomaksi, että suunnitelma muuttuu aina toteutuksen aikana sitä menestyksekkäämmin voimme toteuttaa sen.

Luokittele kaikki tekemäsi asiat

On monia tapoja suunnitella tehokkaasti, niistä on kirjoitettu kirjoja, artikkeleita, kehitetty erityiskoulutuksia ja seminaareja. Kaiken tämän voi ja pitää oppia. On myös erilaisia ​​suunnittelutyyppejä, joista yleisimmät ovat strateginen, taktinen ja operatiivinen tai ajankohtainen. Käsittelemme vain muutamia toiminnan suunnittelun näkökohtia, jotka ansaitsevat erityistä huomiota. Koska juuri päivittäiset työmäärät ja ylikuormitukset esimiehen aikataulussa aiheuttavat eniten stressiä. Kuinka välttää se? Harkitse useita luokituksia, jotka auttavat johtajaa tietoisemmin ja selkeämmin toteuttamaan päivittäistä suunnittelua.

Yksi tapa suunnitella on työaikojen mukaan:

• aamu (mitä on tehtävä työpäivän alussa);
• päivä (päivän ensimmäisen ja erityisesti toisen puoliskon tehtävät);
• illalla (asiat, jotka voidaan ratkaista työpäivän lopussa tai jopa lopussa).

Eli kaikki tulevat huomisen tehtävät on ryhmitelty kolmeen lohkoon persoonallisuustyypistäsi riippuen ("olet larkki" tai "pöllö"). Merkittävää vaivaa vaativat tehtävät selviävät parhaiten, kun suorituskyky on parhaimmillaan.

Seuraava tapa on toiminnan tyypin mukaan:

• kirjaimet;
• työskennellä asiakirjojen kanssa;
• neuvontatoiminta yrityksen sisällä (työkokoukset, kokoukset jne.);
• neuvontatoiminta yrityksen ulkopuolella (kokoukset ja neuvottelut kumppaneiden, tavarantoimittajien, asiakkaiden jne. kanssa).

Käyttämällä tätä luokittelua seuraavan päivän työn määrän määrittämisessä voit ensinnäkin arvioida, minkä tyyppiset tapaukset osoittautuivat eniten, ja toiseksi muokata niitä siten, että yksitoikkoisuus poistetaan. Ihannetapauksessa johtajan on varattava tietyt tunnit kirjeiden ja muiden asiakirjojen kanssa työskentelyyn ja merkitä ne työaikatauluun.

Osaa myös lajitella päivittäisiä tehtäviä johtamisalueittain:

• Rahoittaa;
• myynti;
• tuotanto;
• markkinointi;
• henkilöstöhallinto jne.

Luettelo on laadittu yrityksen toimialan mukaan. Sen (luettelon) tulee olla tarpeeksi täydellinen, jotta et unohda mitään ja ottaa kaiken huomioon. Mitä tällainen suunnittelu antaa? Ensinnäkin kaikki tulevat toiminnot (kokousten pitäminen ja niihin osallistuminen, asiakirjojen laatiminen ja analysointi) voidaan selkeästi korreloida johtamisalueen ja tiettyjen henkilöiden kanssa, jotka ovat mukana näissä toimissa ja ovat vastuussa niiden toteuttamisesta. Ja tämä puolestaan ​​antaa sinun asettaa tehtäviä alaisillesi - (sanoa, valmistella tarvittavat tiedot kokoukseen). Toiseksi, kuukauden kuluttua on mahdollista esimerkiksi analysoida, mitkä alueet saavat riittävästi huomiota ja mitkä vähemmän, ja selvittää syyt. Ja lopuksi, tällainen analyysi antaa meille mahdollisuuden suunnitella työtämme jatkossa tasaisemmin ja määrätietoisemmin.

Koska mikä tahansa prosessi käy läpi tietyt vaiheet, voimme erottaa toisenlaisen päivittäisten asioiden luokittelun - prosessin vaiheittain:

• aloitus (kaikki asiat, jotka on aloitettava, eli aloitettava);
• suunnittelu (kehitettävissä olevat ja suunnittelua vaativat toimet);
• täytäntöönpano (tapaukset, joita pannaan nyt täytäntöön);
• analyysi (työskentely asiakirjojen, raporttien kanssa sekä muiden henkisten tehtävien ratkaiseminen);
• valvonta (toimenpiteet, joiden tarkoituksena on tarkistaa tiettyjen osastojen ja työntekijöiden työ, seurata hankkeiden toteutusta jne.);
• loppuun saattaminen (viimeistelevät asiat).

Nyt sinun on valittava kaksi sinulle sopivinta ja ymmärrettävintä luokittelua, joista voi tulla tehokkaimmat työkalut työpäiväsi suunnitteluun.

Harkitse esimerkiksi tapausten lajittelua johtamisalueen ja prosessivaiheen mukaan.

Teemme taulukon (katso alla). Ensimmäisessä sarakkeessa syötetään prosessin vaiheet, ensimmäisellä rivillä - johtamisalueet. Risteyksen soluissa meillä on tulevia tapauksia. On myös kätevää käyttää erilaisia ​​merkkejä, jotka merkitsevät tapahtumia tietyillä kirjaimilla ja väreillä. Voit ilmoittaa haluamasi vuorokaudenajan kirjaimilla: U - aamu, D - iltapäivä, B - ilta. Voit korostaa prioriteettia eri väreillä (punainen - erittäin tärkeä, keltainen - tärkeä, vihreä - vähemmän tärkeä).

Taulukko 1. Esimerkki suunnittelumatriisista johtamisalueille ja prosessivaiheille (merkitseillä).

Hallintoalueet/ Prosessin vaiheet	Varainhoito	Valmistuksen valvonta	Myynnin organisointi	Markkinoinnin hallinta	Henkilöstöjohtaminen
Initiaatio		Aloita uusien reseptien kehittämisohjelman toteuttaminen (tapaaminen pääteknologin ja tuotantopäällikön kanssa) - U
Suunnittelu				Suunnittele toimenpide (tehtäväselosteinen kirje markkinoijalle) - U
Toteutus					Hyväksy motivaatiojärjestelmä (työskentely asiakirjojen kanssa) - D
	Raportti kahdelta vuosineljännekseltä sq(työskennellä asiakirjojen kanssa) - D		Näyttelyyn osallistumisen tulosten analyysi (kokous) - U
Ohjaus	Raportti kahdelta vuosineljännekseltä sq(työskennellä asiakirjojen kanssa) - D
Valmistuminen					Valmista puhe ideakilpailun tuloksista (puhe) - B

On tärkeää täyttää tällainen matriisi asteittain päivän aikana, kun tehtäviä ilmenee. Valmiissa muodossa tehtävämatriisi voidaan siirtää avustajallesi seuraavan päivän aikataulun muuttamista varten tai voit tehdä sen itse. Siten kaoottisen tehtävälistan sijaan saat jäsennellyn taulukon, kätevän ja visuaalisen. Jää vain korreloida ne tiettyihin päiviin ja tunteihin.

Ehkä valitset itsellesi kaksi muuta luokittelutyyppiä, jotka sopivat sinulle paremmin. Joka tapauksessa suunnittelu kahdessa tasossa kerralla on paljon tehokkaampaa kuin tavanomaisen pitkän listan tekeminen työaikoihin tuskin mahtuu.

Kehitä ja kehitä suunnittelutaitojasi

Ei ole mikään salaisuus, että onnistunut suunnittelu vaatii tiettyjä taitoja. Tämä on keskittymistä pääasiaan, loogisten ketjujen rakentamiseen, prioriteettien asettamiseen, ajattelun joustavuuteen, suuren tietomäärän kanssa työskentelyyn, kokonaisvaltaisen kuvan systemaattiseen näkemykseen jne. Jos aikataulussa tapahtuu muutoksia päivän aikana, kyky vaihtaa nopeasti ja helposti yhdestä aiheesta toiseen, joskus ei liity edelliseen, on hyödyllinen. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä voidaan havaita tällainen kuva. Johtaja työskentelee asiakirjojen parissa ja keskittää kaiken huomionsa raporttiin, joka sisältää tärkeitä taloudellisia indikaattoreita tietyltä ajanjaksolta. Ja yhtäkkiä esimerkiksi osastopäällikkö tulee toimistoon ja, kuten tunnetussa kotimaisessa komediassa, kädet taivasta kohti nostaen huutaa: ”Päällikkö! Kaikki on menetetty!" Sen jälkeen hän sanoo vaikein hillitsemällä innostustaan, että työ on epäonnistumisen partaalla, että on lähes mahdotonta muuttaa mitään ja että kaikki toivo on johtajassa. Sinun on vaihdettava raportista osastolle muutamassa sekunnissa, analysoitava tilanne ja tehtävä nopeasti tehokas johdon päätös.

Voitko kehittää päivittäisiä suunnittelutaitoja, jotka auttavat sinua selviytymään odottamattomista suunnitelmien muutoksista? Tässä on sarja yksinkertaisia ​​harjoituksia, joiden tarkoituksena on oppia suunnittelemaan ja navigoimaan tehokkaasti päivälle suunniteltujen tehtävien suorittamisessa. Jokainen niistä vie aikaa muutaman minuutin (voit suorittaa ne esimerkiksi monimutkaisten tehtävien välissä), ja enemmän tai vähemmän säännöllisellä harjoittelulla voit tehostaa huomattavasti tehtävän suunnittelua.

Harjoitus"Kohde". Tämä harjoitus kehittää kykyä keskittyä yhteen tärkeään asiaan. Piirrä paperiarkille suuri kohde - kuten viiva. Järjestä seuraavan päivän tehtävät satunnaisessa järjestyksessä kohteen ympyröihin jättäen keskellä oleva piste vapaaksi. Ajallisesti kauempana olevat tapaukset voidaan sijoittaa arkille kohdealueen ulkopuolelle. Mitä enemmän erilaisia ​​asioita ja tapahtumia muistat, sitä parempi. Katso nyt kohteen keskustaa ja keskity yhteen asiaan. Pidä huomiosi siinä minuutin ajan. Siirrä sitten katseesi muihin arkin merkintöihin, ikään kuin katsoisit sivulta antaen itsellesi hieman lepoa. Katso jälleen kohteen keskustaa ja keskity johonkin muuhun asiaan, myös minuutin ajan. Vuorotellen keskittymällä yhteen asiaan monien muiden asioiden katsomisen kanssa, voit harjoitella hyvin kykyä korostaa pääasiaa ja hylätä toissijainen, jolloin voit nopeasti määrittää ensisijaiset ja tärkeimmät tehtävät suunnittelussa.

Harjoitus TV:n kytkin. Tätä yksinkertaista ja hyvin tunnettua menettelyä psykologisessa kontekstissa kutsutaan "painikesyndroomaksi". Kuvittele henkisesti, että sinulla on television kaukosäädin käsissäsi. Yritä "vaihtaa" ajatuksesi aiheesta toiseen - joka kerta, kun painat kuvitteellisen kaukosäätimen painiketta. Valitse sinulle sopiva vaihtotahti. Aluksi voit tehdä sen hitaasti, sitten vähitellen kiihdyttää. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa ajattelun kestoa. Tärkeintä on, että "kaukosäätimen painike" tarkoittaa signaalia vaihtaaksesi aiheesta toiseen. Tällä tavalla opit siirtämään huomion nopeasti yhdestä aiheesta toiseen ilman, että joudut jumiin yhteen aiheeseen pitkäksi aikaa.

Harjoitus"Linkitä sanat." Luovat tehtävät vaativat tekijältä ajattelun joustavuutta. Tavanomainen ajattelutapa ei ole paras apu optimaalisen ratkaisun kehittämisessä, eikä sillä todennäköisesti saavuteta toivottuja tuloksia. Luovuus ja spontaanius ovat yhtä tärkeitä komponentteja tehokkaassa ajatteluprosessissa kuin logiikka ja johdonmukaisuus. Näitä taitoja voi kehittää leikin kautta. Tehtävä on seuraava: sanaparista, joka on täysin riippumaton, sinun on löydettävä jotain yhteistä. Ensin voit tehdä luettelon sanapareista (5-6 paria) ja sitten vuorostaan ​​yrittää löytää yhteinen sana jokaisesta. Esimerkiksi "krokotiili" ja "vivain". Mitä yhteistä niillä on? Vaihtoehtoisesti ne voivat olla vihreitä. Tällainen koulutus kehittää ajattelun joustavuutta ja auttaa löytämään parhaat vaihtoehdot ongelmien ratkaisemiseksi mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Harjoitus"Puu". Usein oikein priorisoimiseksi sinun on suunniteltava kaikki asiat tärkeys- tai perusperiaatteen mukaisesti: kiinteä, jonka perusteella kaikki muu suoritetaan, ja pieni, mutta myös välttämätön. Piirrä puu paperille - juurista lehtiin. Ja jakaa tehtävät seuraavasti: juuret - perus, tärkeimmät prioriteetit; runko - strategiset kehityssuunnat; sivuliikkeet - toiminta johtamisalojen tai yksittäisten toimialojen mukaan; lehdet ovat erityistehtäviä.

Saatuaan visuaalisen kuvan tiedoista, jatka työskentelyä - tee selvennykset, valitse henkilöstö tietyillä aloilla työskentelemään, suorittamaan tiettyjä tehtäviä jne.

Suunnittele päivittäin, jatkuvasti, kehitä taitojasi, kehitä taitojasi, keksi uusia menetelmiä ja menetelmiä. Anna suunnitteluprosessin olla sinulle positiivinen ja luova kokemus. Onnea suunnitteluun ja liiketoimintaan!

Työaika on aika, jonka jokainen työntekijä käyttää työtehtävänsä suorittamiseen. Sen kestoa säätelee työlainsäädäntö.

Hyvät lukijat! Artikkelissa puhutaan tyypillisistä tavoista ratkaista oikeudellisia ongelmia, mutta jokainen tapaus on yksilöllinen. Jos haluat tietää miten ratkaise juuri sinun ongelmasi- ota yhteyttä konsulttiin:

HAKEMUKSET JA SOITOT Otetaan vastaan ​​24/7 ja 7 päivää viikossa.

Se on nopea ja ON ILMAINEN!

Työajan suunnittelu on olennainen osa sen johtamista eli ajanhallintaa. Tämä muodikas sana nykyään ei tarkoita vain ajanhallintaa, vaan sen tehokasta suunnittelua yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Loppujen lopuksi aika on yksi resursseista, joka on käytettävä järkevästi.

Miksi ja kuka sitä tarvitsee?

Ajanhallinnasta puhuminen ei ole täysin oikein. Sen kulku ei riipu ihmisen toimista, se ei kiihdy tai hidastu.

Tämän ajan käyttöä kannattaa hallita. Ja yritykselle se on tärkeää kaikilla tasoilla - johtajasta tavallisiin työntekijöihin. Tämän resurssin tehokas käyttö vaikuttaa suoraan työn tuottavuuteen ja siten myös voittoihin.

Jokaiselle yritykselle työajan suunnittelu on myös tärkeää.

Yrityksen henkilöstömäärä ja siten henkilöstöön liittyvät taloudelliset kustannukset riippuvat siitä, kuinka paljon työaikarahastoa tuotantotehtävien suorittamiseen tarvitaan.

Syitä ajanpuutteeseen

Puute tarkoittaa puutetta. Meidän tapauksessamme - työajan puute tietylle työntekijälle, osastolle tai yritykselle määrätyn tehtävän suorittamiseen kokonaisuudessaan.

Seurauksena voi olla tilauksen toteuttamisen viivästyminen ja sen haitalliset seuraukset. Useimmiten ajan puute liittyy johtajan epäpätevyyteen.

Ajanpuutteeseen johtavia syitä on kolme ryhmää:

• johtajan henkilökohtaiset ominaisuudet;
• johtajan toimet;
• itsenäisistä syistä.

Johtajan henkilökohtaiset ominaisuudet, jotka johtavat ajanhukkaan, voivat ilmetä sellaisissa ilmiöissä kuin:

• ahneus, toisin sanoen satunnaisten toimien kiireellinen toteuttaminen;
• jatkuva kiire;
• kunnollisen levon puute talon valmistumisen vuoksi.

Lukutaidottomat toimet johtavat siihen, että on olemassa:

• alhainen tai ei ollenkaan työntekijöiden motivaatiota;
• viestinnän rikkominen;
• tapauksia ei ole luokiteltu tärkeysasteen mukaan;
• kyvyttömyys delegoida valtuuksia.

Esimiehestä riippumattomia syitä, jotka johtavat johtajan ja hänen alaistensa ajanpuutteeseen, ovat:

• liikaa tehtäviä, tapauksia, toimeksiantoja;
• suunnittelemattomat tapahtumat (aikavarkaat).

Nämä syyt eivät yleensä esiinny erikseen. Ne virtaavat toisistaan.

Tuloksena on noidankehä, josta ulos pääsee vain oikea ja järkevä suunnittelu. Ja valvoa suunniteltujen toimintojen toteuttamista ja niihin käytettyä aikaa.

Mitä tehtäviä voidaan ratkaista?

Suunnittelu on yksi työkalu erilaisiin johtamispäätöksiin. Se sisältää tavoitteiden asettamisen ja tapojen tunnistamisen niiden saavuttamiseksi. Tämä on siis eräänlainen tilaisuus katsoa yrityksen tulevaisuuteen ja päättää, kuinka tarkalleen ja kuinka kauan sinne pääsee.

Työajan suunnittelun ja hallinnan avulla voit ratkaista seuraavat tehtävät:

• suoritustason lisääminen:
• toimien ja niihin käytetyn ajan valvonta;
• työaikataulujen optimointi;
• ajankäyttötekniikoiden parantaminen;
• aikaa vievien toimintojen poistaminen;
• tärkeimpien tapausten järkevä suunnittelu;
• työn ja henkilökohtaisen ajan selkeä erottelu.

Erilaisia

Yrityksen ajansuunnittelu, kuten mikä tahansa suunnittelu, voidaan jakaa tyyppeihin eri kriteerien mukaan:

• kattavuuden mukaan (yleinen ja erityinen);
• sisällön mukaan (strateginen, toiminnallinen ja nykyinen);
• esineiden mukaan (henkilöstö, tuotanto, rahoitus);
• jaksoittain (lyhytaikainen, keskipitkä, pitkäaikainen);
• mahdolliset muutokset (kovat ja joustavat).

Yleinen rahastosuunnittelu

Yleisrahaston suunnittelu on mahdotonta ilman työaikakustannusten laskemista. Jotta ymmärtäisimme, kuinka paljon tätä resurssia tarvitaan, käytetään erilaisia ​​menetelmiä.

Sitten työaika on normalisoitava eli kustannuslaskelmien tulosten ja tieteellisesti perusteltujen standardien perusteella johdettava optimaalinen aika yhden tuotantoyksikön valmistukseen tai tehtävän suorittamiseen.

Sääntely on yleisen aikarahaston suunnittelun ydin. Sen perusteella määritellään tarvittavan henkilöstön määrä, kustannukset ja kannustinkriteerit.

Yleisrahasto koostuu:

• kalenteri;
• nimellinen (kalenteri ilman vapaapäiviä ja vapaapäiviä, mutta ottaen huomioon lyhennetyt ennen lomapäivää);
• tehokas (kuinka paljon yksi työntekijä työskenteli suunnittelukaudella).

Yksilöllinen

Yleinen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin jokaisen työntekijän ajankäyttö.

Tässä on tärkeää tietää, kenelle asettaa tiukka aikataulu ja kuka osaa suunnitella aikansa mahdollisimman tehokkaasti. Silti on muutama tärkeä seikka.

Säilytä esimerkiksi suhde 60/40. Eli suunnittele 60 % työajasta ajankohtaisten ongelmien ratkaisemiseen ja jätä 40 % odottamattomiin tehtäviin ja luovaan toimintaan (kaksi 20 % lohkoa kumpikin).

Tämän ja muut tärkeät yksilöllisen työajan suunnittelun periaatteet muotoili L. Seivert.

Hän ei nostanut esille perustavanlaatuisia eroja esimiesten ja asiantuntijoiden välillä työajan käytön tehokkuudessa. Haluaisin kuitenkin tuoda esiin joitakin näkökohtia.

Johtajat

Johtajalle suunnittelutaidot ovat erityisen tärkeitä.

Tämä on sen tehtävä: asettaa tavoitteita, määrittää aikarajat niiden saavuttamiselle ja valvoa tulosta sekä delegoida valtuuksia, päästä eroon niistä tehtävistä, joita asiantuntijat voivat suorittaa.

Asiantuntijat

Asiantuntija suunnittelee aikansa esimiehen asettamien tehtävien perusteella. Hänelle hyvin tärkeä omaa itsekuritaitoja.

Työajan suunnittelu yrityksessä

Kaikki suunnitelmat on kirjattava kirjallisesti, muuten niitä ei ole olemassa. Sähköinen suunnittelu helpottaa ajanhallintaa. Modernin tekniikan käyttö ei ainoastaan ​​anna sinun visualisoida tehtävälistaa.

Nykyaikaiset vempaimet pystyvät muistuttamaan omistajiaan tärkeistä tapahtumista.

Yleiset säännöt

• Suunnitelma on laadittava illalla ja muutettava aamulla.
• Kaikki suunnitelmaan sisältyvät tapaukset on jaettava ajan mukaan lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin tapauksiin.
• Tapausten määrän tulee olla realistinen, älä yritä omaksua äärimmäisyyttä.
• Tallenna paitsi tavoitteet myös odotetut tulokset.
• Päätä prioriteetit.
• Aseta tarkat määräajat kunkin tehtävän suorittamiselle.
• Valtuutuksen delegointi.
• Suunnitelmat tulee päivittää säännöllisesti.

Mitä sisällyttää suunnitelmaan?

Suunnitelman tulee sisältää ehdottomasti kaikki päivän aikana tehtävät asiat. Näin varmistetaan, ettei mitään jää paitsi seuraavissa vaiheissa.

On tarpeen kirjoittaa ylös kaikki - tapaamisesta pään kanssa kollegan onnitteluun hänen syntymäpäiväänsä yrityksen postitse. Sinun on aloitettava niistä, joilla on tarkka aika: kokoukset, tapaamiset, konferenssit jne.

Johdon toimeksiantojen lisäksi kannattaa ottaa mukaan ne tapaukset, jotka edistävät uralla etenemistä. Esimerkiksi jatkokoulutus tai luova työ projektin parissa.

Priorisointi

Jotta ajan suunnittelu olisi todella tehokasta, on tarpeen järjestellä kaikki päivittäiseen (viikoittain, kuukausittain jne.) syötetty tärkeysasteen ja kiireellisyyden mukaan. Ja tee se sitten alenevassa tärkeysjärjestyksessä.

Tekniikka ja menetelmät

Yleisimmin käytetyt menetelmät priorisoinnissa ja ajan suunnittelussa ovat Eisenhower-matriisi ja Pareton laki.

Lyhyesti sanottuna se näyttää tältä:

• kaikki tapaukset on jaettu tärkeisiin ja kiireellisiin, tärkeisiin ja ei-kiireellisiin, vähemmän tärkeisiin ja valinnaisiin;
• suurin osa ajasta (jopa 80 %) olisi omistettava tärkeimpiin ja kiireellisimpiin;
• tämä on tehtävä työpäivän alussa.

Suorituskykyanalyysi

On mahdollista tarkistaa, kuinka tehokkaasti jokainen työntekijä käyttää työaikansa matemaattisesti. Tätä varten käytetään erilaisia ​​kertoimia, esimerkiksi laajaa ajankäyttöä.

Sen laskentakaava näyttää tältä:

Ke \u003d (yleinen aikarahasto - tauot työssä) / kokonaisaikarahasto.

Ihanteellinen arvo olisi yksi. Mitä enemmän Ke eroaa siitä, sitä tehottomammin työaikaa käytetään.

• työntekijän syytä ja syistä, joihin hän ei voi vaikuttaa;
• henkilökohtaisiin tarpeisiin.

Tätä varten haluttu arvo (minuutteina) korvataan kaavan osoittajalla ja kokonaisaika jää nimittäjään. Tässä suhde on päinvastainen. Mitä lähempänä tämä arvo on yhtä, sitä järjettömämmin työaika kuluu.

Esimerkkejä

Työpäivän, viikon tai muun ajanjakson suunnittelu riippuu pitkälti ammatin erityispiirteistä. Varsinkin jos se sisältää luovuuden elementtejä.

Mieti, mihin sinun tulisi kiinnittää huomiota tällaisten ammattien edustajiin, kuten lainopillisena neuvonantajana ja pankkialan johtajana.

Asianajajaksi

Tämän ammatin ominaisuus on osallistuminen oikeuden istuntoihin. Näin ollen työaikatauluun sisältyy välttämättä oikeudenkäyntiaikataulu ja tiettyjen asiakirjojen valmisteluun liittyvät menettelyehdot. Nämä ovat tärkeimmät ja kiireellisimmät asiat.

Asiakkaiden kanssa käytävien tapaamisten ja neuvottelujen ajankohta sovitetaan jäljellä olevien vapaiden välien perusteella. Lopputulos kuluu analytiikkaan ja raportointiin.

Päivän suunnitelma näyttää tältä:

Aika	Tiukat määräajat	Joustavat tehtävät
9-00	operatiivisessa kokouksessa
10-00		Kirjoita raportti pomolle
11-00		Katso uudelleen prosessin N asiakirjat
12-00	Oikeudenkäynti asiassa N
13-00		Illallinen
14-00		Katso toimitussopimukset
15-00	Tapaaminen A:n kanssa, kanteen jättäminen
16-00	Valmistele valitus tapauksesta
17-00		Tarkista oikeudenkäyntiasiakirjojen määräajat

Pankinjohtajalle

Pankkilainahoitajan työpäivä koostuu useista lohkoista:

• ajanvaraukset;
• sopimusten laatiminen kokousten tulosten perusteella;
• kylmäpuhelut laajentaa asiakaskuntaa;
• kaupallisten tarjousten laatiminen jne.

Tällaisen työntekijän päiväsuunnitelma voi olla seuraava:

Ja viimeiset vinkit:

• Tehtävän tärkeyttä määritettäessä kannattaa kysyä itseltäsi kysymys: "Mitä tämä antaa minulle?" Ja jatka suoritusta vain, jos vastaus sopii. Jos et pidä vastauksesta, voit luultavasti lykätä tehtävää toistaiseksi.
• Ensinnäkin aamulla kannattaa tehdä epämiellyttävimmät, mutta tärkeimmät asiat.
• Suuret ja monimutkaiset tehtävät onnistuvat parhaiten, kun ne jaetaan pieniin ja helppoihin.
• On elintärkeää levätä itsesi kunnolla työstä.