एक आउटगोइंग दस्तावेज़ लॉग, जिसका एक नमूना नीचे दिया गया है, किसी संगठन में रिकॉर्ड बनाए रखने में बहुत मददगार होता है। यह आउटगोइंग पत्र, निर्देश, स्पष्टीकरण और अन्य कागजात पंजीकृत करता है जो संगठन आधिकारिक तौर पर कहीं भेजता है। बड़े उद्यम इसके लिए स्प्रेडशीट और विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करते हैं। लेकिन छोटे व्यवसायों को शायद ही कभी उनकी आवश्यकता होती है।

फ़ाइलें

अर्थ

किसी भी पेपर को भेजने के तथ्य को ठीक करना उसकी स्वीकृति के तथ्य को ठीक करने से कम महत्वपूर्ण नहीं है। इस प्रकार, आउटगोइंग दस्तावेज़ लॉग का आवक मेल लॉग के समान मान होता है। भेजे गए पत्राचार में आदेश की डिग्री इस पर निर्भर करेगी।

मौलिक रूप से महत्वपूर्ण मुद्दों पर पत्राचार की सत्यनिष्ठा बनाए रखना भी आवश्यक है। इस तरह की पत्रिका के साथ, इसे आसानी से एक फ़ाइल में संख्याओं, तिथियों और जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची के साथ संसाधित किया जा सकता है।

आवश्यकताओं को भरना

आउटगोइंग दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल, इस प्रकार की अन्य सभी पत्रिकाओं की तरह, दो भाग होते हैं: एक कवर और पेज। कवर में रखरखाव का नाम, प्रारंभ और समाप्ति तिथि (दस्तावेज़ के अंत में दूसरी जगह डालने के लिए सुविधाजनक है), संगठन का नाम और अन्य बुनियादी विवरण शामिल हैं। मुख्य शरीर चाहिए:

• एक ही पृष्ठ (संलग्न प्रपत्र और नमूना पत्रिका में दिए गए) द्वारा प्रतिनिधित्व किया जा सकता है।
• फ्लैश को। संग्रह की सुविधा के लिए पृष्ठों को दो या तीन स्थानों पर पिन किया जाता है। इस प्रकार, जब पत्रिका समाप्त हो जाती है, तो इसे फ़ोल्डरों में रखना सुविधाजनक होता है।
• साथ ही, पत्रिका के प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जाना चाहिए।
• नेतृत्व वीजा के साथ समाप्त करें। अंत में, पृष्ठों की संख्या की गणना और जाँच की जाती है। दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ पर - कवर के पीछे - पृष्ठों की संख्या चिपका दी गई है। संगठन का मुखिया यहां अपने हस्ताक्षर और मुहर लगाता है।

कार्यालय के काम में एक नियम है: एक अहस्ताक्षरित दस्तावेज़ पंजीकृत न करें। ऐसा करने का अधिकार रखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के बाद ही, दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करता है और रजिस्टरों में दर्ज किया जा सकता है।

दस्तावेज़ को 3 साल के लिए संग्रहीत किया जाता है (यदि संगठन के कर्मचारी प्रतिकूल परिस्थितियों में काम नहीं करते हैं), और फिर एक विशेष रूप से बुलाए गए विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग दस्तावेज़ के मूल्य की जांच करते हैं। यदि इसका आगे उपयोग के लिए कोई मूल्य नहीं है और विवादों, जांच और न्यायिक कार्यवाही में साक्ष्य नहीं हो सकता है, तो इसे नष्ट कर दिया जाता है। स्वाभाविक रूप से, दस्तावेजों के विनाश के कार्य में भरना।

भरते समय कौन सा डेटा इंगित करना है

पत्रिका को काफी सरलता से व्यवस्थित किया गया है: एक कवर प्लस एक टेबल। उत्तरार्द्ध को स्तंभों द्वारा दर्शाया गया है जिसमें निम्नलिखित को इंगित किया जाना चाहिए:

• कागजातों की तारीख। आउटगोइंग ईमेल कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किए जाते हैं। यह व्यावसायिक पत्राचार की खोज को बहुत सरल करता है। तारीख हस्ताक्षर करने का दिन है।
• आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण की पंजीकरण संख्या। लॉग की शुरुआत से पहला आउटगोइंग दस्तावेज़ 1 है, दूसरा 2 है, और इसी तरह। आमतौर पर दस्तावेज़ कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से बनाए रखा जाता है, क्योंकि पंजीकरण संख्या शुरू होती है।
• मंज़िल।
• सारांश। यह दस्तावेज़ का नाम और संख्या हो सकता है, या केवल वह प्रश्न हो सकता है जिस पर पत्राचार किया जा रहा है। व्यवहार में, यह अक्सर पता चलता है कि छोटी मात्रा (कई पंक्तियों) के अक्षरों का कोई नाम नहीं हो सकता है। तब यह कॉलम खाली रहता है।
• आउटगोइंग पेपर पर किसने हस्ताक्षर किए।
• निष्पादक।
• मामले को निवर्तमान पत्र की एक प्रति भेजने के बारे में एक नोट।
• दस्तावेज़ भेजने के बारे में जानकारी। डेटा यहां दर्ज किया गया है जो अन्य स्तंभों की श्रेणी में नहीं आता है, लेकिन लॉग में अभिविन्यास के लिए आवश्यक है।

प्रत्येक आउटगोइंग व्यावसायिक पत्र को अपनी पंक्ति में वर्णित किया जाना चाहिए। यदि दस्तावेज़ भरने वाले कर्मचारी को एक साथ कई पत्र मिलते हैं, तो उन्हें महत्व के अवरोही क्रम में पंजीकृत किया जाना चाहिए। प्रत्येक पेपर की संख्या और तारीख एक अलग लाइन पर स्थित होती है।

जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में भरना अस्वीकार्य है, क्योंकि कलाकार को इसमें हस्ताक्षर करना होगा, दस्तावेज़ की एक प्रति को मामले में संलग्न करने के लिए एक चिह्न बनाया जाता है, आदि। त्रुटियां भी अवांछनीय हैं। लेकिन अगर गलत जानकारी का संकेत दिया गया था, तो इसे एक पंक्ति के साथ पार किया जाना चाहिए, और इसके बगल में सही पर हस्ताक्षर किया जाना चाहिए, "विश्वास करने के लिए सही" और सिर के हस्ताक्षर (या भरने के लिए जिम्मेदार अन्य व्यक्ति) के साथ पत्रिका)।

बदलाव

कभी-कभी वे इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के संयुक्त जर्नल के डिज़ाइन का सहारा लेते हैं। यह सुविधाजनक है यदि व्यावसायिक पत्राचार की मात्रा कम है।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि बातचीत के पूरे पाठ्यक्रम को खोजना और बहाल करना, उदाहरण के लिए, एक व्यापार भागीदार या ग्राहक के साथ, मुश्किल होगा। प्रसंस्करण समय बढ़ जाएगा। लेकिन प्रत्येक संगठन को स्वतंत्र रूप से ऐसी जानकारी प्रस्तुत करने का रूप चुनने का अधिकार है।

भेजे गए दस्तावेजों के प्रकार

आउटगोइंग दस्तावेज़ों के रजिस्टर में विभिन्न प्रकार के कागजात दर्ज किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए:

• संदर्भ;
• कार्य करता है;
• अनुरोध;
• तार;
• अनुवाद;
• आवेदन, आदि

हालांकि आउटगोइंग दस्तावेजों का रजिस्टर सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेजों पर लागू नहीं होता है, यह उन संगठनों में उपयोगी हो सकता है जहां व्यापार पत्राचार किया जाता है जिसके लिए लेखांकन और नियंत्रण की आवश्यकता होती है।

कितना स्टोर करना है

जर्नल का भंडारण समय उसमें पंजीकृत दस्तावेजों की भंडारण अवधि से कम नहीं होना चाहिए। यह नियम तब भी मान्य है, जब इसमें मुख्य गतिविधियों या स्थायी शैल्फ जीवन वाले कार्मिक दस्तावेजों के आदेश शामिल हों।

नियम: आउटगोइंग दस्तावेजों के रजिस्टर को नष्ट करने का अधिकार रखने के लिए, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि इसमें अंकित सभी कागजात के भंडारण की शर्तें समाप्त हो गई हैं।

आमतौर पर यह अवधि 3-5 वर्ष से अधिक नहीं होती है। लेकिन नियम के अपवाद हैं। इस कारण से, अनुभवी कार्मिक अधिकारी, सचिव, विभाग के प्रमुख, या अन्य कर्मचारी जिनका लॉट लॉग रखने के लिए गिर गया है, अक्सर लॉग को विभाजित करने का सहारा लेते हैं। एक में, स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ पंजीकृत होते हैं (वे भी जो 75 वर्षों तक संग्रहीत होते हैं), और दूसरे को "नाशयोग्य" दस्तावेजों के लिए छोड़ दिया जाता है जो 3-5 वर्षों के भीतर अपनी कानूनी शक्ति खो देते हैं। इस मामले में, पत्रिका के कवर पर एक निशान लगाया जाता है। मुख्य बात भ्रम से बचना है।

श्रम सुरक्षा विशेषज्ञों का काम बड़ी संख्या में दस्तावेजों को भरने से जुड़ा है, जैसे कि, उदाहरण के लिए, पत्रिकाएं। कुछ पत्रिकाओं की उपलब्धता को विनियमित करने वाले नियामक कानूनी कृत्यों की विविधता के बावजूद, दस्तावेजों के इन रूपों को बनाए रखने के लिए सामान्य सिद्धांतों को बाहर करना संभव है।

ब्रीफिंग लॉग होना चाहिए:

1. गिने। आप पत्रिका के पन्नों या चादरों को क्रमांकित कर सकते हैं, चादरों की संख्या कम श्रमसाध्य होगी;
2. लेस। आप किस चीज की मदद से लेसिंग करेंगे, आप चुनें: यह सुतली, लिनन कॉर्ड, रिबन, सिले हुए नायलॉन के धागे आदि हो सकते हैं। लेसिंग सामग्री के सिरों को पत्रिका के कवर पर या उसके अंतिम पृष्ठ पर जारी किया जाना चाहिए और एक स्टिकर के साथ सुरक्षित किया जाना चाहिए ताकि लेसिंग के सिरे दिखाई दें। सजी हुई पत्रिका का उपयोग करते समय असुविधा से बचने के लिए, लेसिंग के जारी सिरों की लंबाई कम से कम 5 सेमी होनी चाहिए। चित्र;
3. इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित। निम्नलिखित शिलालेख स्टिकर पर या उसके बगल में रखा जाना चाहिए: "पत्रिका में, ___ शीट्स को क्रमांकित, सज्जित और मुहर के साथ सील कर दिया जाता है। "दिन"_माह_20__ पूरा नाम, पद, हस्ताक्षर _______। इस पत्रिका को रखने के लिए अधिकृत व्यक्ति द्वारा पत्रिका पर हस्ताक्षर किए जाते हैं;
4. संस्था की मुहर के साथ चिपका दिया। हम सील को सेट करते हैं ताकि इसकी छाप स्टिकर और पत्रिका के कवर / शीट दोनों पर हो, जिससे लेस के सिरे चिपके हुए हों। चित्र देखें।

1. जर्नल भरते समय, हम खाली लाइनें नहीं छोड़ते हैं, हम सुधार नहीं करते हैं।
2. एक मानक दस्तावेज़ में एक लॉग प्रपत्र को अनुशंसित के रूप में परिभाषित करने का अर्थ है कि हम इस प्रपत्र में परिवर्तन कर सकते हैं, जैसे कि कॉलम जोड़ना।
3. मुद्रित पत्रिकाएँ खरीदना आवश्यक नहीं है, आप उन्हें अपने संगठन में स्वयं मुद्रित कर सकते हैं।
4. पूर्ण लॉग का शेल्फ जीवन 10 वर्ष है(रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 "राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुमोदन पर, भंडारण अवधि का संकेत" ), जब तक अन्यथा प्रासंगिक पत्रिकाओं के रखरखाव को विनियमित करने वाले नियामक दस्तावेजों द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक औद्योगिक दुर्घटना रजिस्टर 45 वर्षों के लिए रखा जाता है।

आइए हम ब्रीफिंग के पंजीकरण से संबंधित लॉग भरने के कुछ क्षणों पर अधिक विस्तार से ध्यान दें।

परिचयात्मक ब्रीफिंग लॉग कैसे भरें

लॉग कौन भरता है (ब्रीफिंग प्रदान करता है)? व्यावसायिक सुरक्षा विशेषज्ञ या नियोक्ता, या कर्मचारी जिसे संगठन के आदेश द्वारा यह कार्य सौंपा गया है।

जानकारी भरनी है।परिचयात्मक ब्रीफिंग के लिए, आपके पास यह भी होना चाहिए:

1. श्रम सुरक्षा पर परिचयात्मक ब्रीफिंग का कार्यक्रम,
2. श्रम सुरक्षा पर एक परिचयात्मक ब्रीफिंग आयोजित करने के निर्देश।

एक नियम के रूप में, संगठन में एक परिचयात्मक ब्रीफिंग रजिस्टर शुरू किया जाता है, लेकिन:

1. यदि आपके संगठन की संरचना में अलग-अलग उपखंड हैं, तो अलग-अलग उपखंडों में परिचयात्मक ब्रीफिंग आयोजित करने का कार्य इन अलग-अलग उपखंडों के विशेषज्ञों को सौंपा जा सकता है, जो अपने उपखंडों के लिए परिचयात्मक ब्रीफिंग लॉग रखेंगे;
2. कुछ संगठन तीसरे पक्ष के कर्मचारियों के लिए एक अलग परिचयात्मक ब्रीफिंग लॉग रखना पसंद करते हैं। यदि आप उनके उदाहरण का पालन करने का निर्णय लेते हैं, तो तीसरे पक्ष के संगठनों के कर्मचारियों के लिए परिचयात्मक सुरक्षा ब्रीफिंग आयोजित करने के लिए एक अलग कार्यक्रम और निर्देश विकसित करना भी तर्कसंगत होगा।

अनुशंसित साहित्य:आप पैराग्राफ 7.1-7.1.5, GOST 12.0.004-90 के परिशिष्ट 3 "अंतरराज्यीय मानक" में परिचयात्मक ब्रीफिंग के बारे में पढ़ सकते हैं। श्रम सुरक्षा मानकों की प्रणाली। श्रम सुरक्षा प्रशिक्षण का संगठन। सामान्य प्रावधान", रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के फरमान के पैराग्राफ 2.1.2, रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय के दिनांक 13.01.2003 एन 1/29 "श्रम सुरक्षा और परीक्षण में प्रशिक्षण की प्रक्रिया के अनुमोदन पर" संगठनों के कर्मचारियों के लिए श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का ज्ञान"।

कार्यस्थल ब्रीफिंग लॉग कैसे भरें

लॉग फॉर्म:अनुशंसित - परिशिष्ट 6 "गोस्ट 12.0.004-90। अंतरराज्यीय मानक। श्रम सुरक्षा मानकों की प्रणाली। श्रम सुरक्षा प्रशिक्षण का संगठन। सामान्य प्रावधान"। वे आइटम जिन्हें हम आपको GOST द्वारा प्रस्तावित फ़ॉर्म में दर्ज करने का सुझाव देते हैं, नीले रंग में हाइलाइट किए गए हैं।

कौन भरता है (ब्रीफिंग आयोजित करता है)?काम के तत्काल पर्यवेक्षक। संगठन के आदेश के साथ विशिष्ट कर्मचारियों को कार्यस्थल पर ब्रीफिंग आयोजित करने का दायित्व सौंपें (उदाहरण के लिए, "श्रम सुरक्षा ब्रीफिंग आयोजित करने पर"), आदेश में आपकी कंपनी के सभी संरचनात्मक प्रभाग शामिल होने चाहिए। याद रखें कि आपके जिम्मेदार के पास श्रम सुरक्षा में विशेष प्रशिक्षण पूरा करने का एक वैध प्रमाण पत्र होना चाहिए (कम से कम हर 3 साल में एक बार)।

जानकारी भरनी है।

यह पत्रिका प्राथमिक, बार-बार, अनिर्धारित, लक्षित ब्रीफिंग के संचालन को रिकॉर्ड करती है। सूचीबद्ध ब्रीफिंग करने के लिए जिम्मेदार प्रत्येक व्यक्ति अपनी इकाई के लिए अपना स्वयं का कार्यस्थल ब्रीफिंग लॉग रखता है। ट्यूटोरियल के लिए, आपको इसकी भी आवश्यकता होगी:

1. आपके संगठन में लागू श्रम सुरक्षा निर्देशों की सूची;
2. ब्रीफिंग कार्यक्रम;
3. श्रम सुरक्षा निर्देश।

"ब्रीफिंग का प्रकार (प्राथमिक, दोहराया, अनिर्धारित, लक्षित)"

वार्ता	हम इसे कब करते हैं?
मुख्य	उत्पादन गतिविधियों की शुरुआत से पहले, कर्मचारी द्वारा श्रम सुरक्षा पर एक परिचयात्मक ब्रीफिंग प्राप्त करने के बाद।
दोहराया गया	हर छह महीने में कम से कम एक बार (वास्तव में, हम कार्यस्थल पर प्रारंभिक ब्रीफिंग दोहराते हैं), जब तक कि आपके संगठन की गतिविधियों पर लागू होने वाले क्षेत्रीय और अंतरक्षेत्रीय नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा अन्य शर्तों और आवृत्ति को इंगित नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, ड्राइवर इवानोव आई.आई. हर 3 महीने में एक बार बार-बार ब्रीफिंग से गुजरना (12 मई, 2003 के रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के फरमान के खंड 10.10 एन 28 "सड़क परिवहन में श्रम सुरक्षा के लिए अंतर-क्षेत्रीय नियमों के अनुमोदन पर")। संगठन के आदेश द्वारा बार-बार ब्रीफिंग की आवृत्ति को विनियमित करें (उदाहरण के लिए, उसी क्रम में "श्रम सुरक्षा पर ब्रीफिंग आयोजित करने पर")। उसी समय, यदि एक विभाग के कर्मचारियों के हिस्से को तिमाही में एक बार निर्देश दिया जाना चाहिए, और दूसरा भाग - हर छह महीने में एक बार, आप इस विभाग के सभी कर्मचारियों के लिए तिमाही में एक बार बार-बार निर्देश निर्धारित कर सकते हैं, क्योंकि यह विरोधाभास नहीं करता है वर्तमान कानून और इस इकाई की ब्रीफिंग के संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को भ्रमित नहीं होने देगा।
अनिर्धारित	जब श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं वाले नए या संशोधित विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ-साथ श्रम सुरक्षा पर निर्देश लागू किए जाते हैं; तकनीकी प्रक्रियाओं को बदलते समय, उपकरण, जुड़नार, उपकरण और श्रम सुरक्षा को प्रभावित करने वाले अन्य कारकों को बदलना या अपग्रेड करना; श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं के कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के मामले में, यदि इन उल्लंघनों ने गंभीर परिणामों (काम पर दुर्घटना, दुर्घटना, आदि) का वास्तविक खतरा पैदा किया है; राज्य पर्यवेक्षण और नियंत्रण निकायों के अधिकारियों के अनुरोध पर; काम में ब्रेक के दौरान (हानिकारक और (या) खतरनाक परिस्थितियों में काम करने के लिए - 30 से अधिक कैलेंडर दिन, और अन्य काम के लिए - दो महीने से अधिक); नियोक्ता (या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति) के निर्णय से।
लक्ष्य

"अनिर्धारित, लक्षित ब्रीफिंग का कारण"

GOST 12.0.004-90 के खंड 7.4.1, 7.5.1 में सूचीबद्ध संभावित कारण। अंतरराज्यीय मानक। श्रम सुरक्षा मानकों की प्रणाली। श्रम सुरक्षा प्रशिक्षण का संगठन। सामान्य प्रावधान", रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के फरमान के पैराग्राफ 2.1.6-2.1.7, रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय दिनांक 13.01.2003 एन 1/29 "में प्रशिक्षण के लिए प्रक्रिया के अनुमोदन पर" श्रम सुरक्षा और संगठनों के कर्मचारियों की श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का परीक्षण ज्ञान", हमने पहले ही उपरोक्त तालिका में संकेत दिया है, उन्हें संक्षेप में निम्नानुसार किया जा सकता है:

"कार्यस्थल में इंटर्नशिप के बारे में जानकारी"।नियोक्ता हानिकारक और (या) खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 225) के साथ काम करने वाले कर्मचारियों के लिए एक इंटर्नशिप आयोजित करने के लिए बाध्य है, और इंटर्नशिप की आवश्यकता क्षेत्र में नियामक कानूनी कृत्यों में निहित हो सकती है। श्रम सुरक्षा का। नियोक्ता कर्मचारी की योग्यता और कार्य अनुभव, प्रदर्शन किए गए कार्य की प्रकृति के आधार पर स्वतंत्र रूप से (3 से 19 पारियों में) इंटर्नशिप शिफ्ट की अवधि निर्धारित करता है। यह ध्यान देने योग्य है कि एक इंटर्नशिप के लिए जर्नल में एक प्रविष्टि के अलावा, आपको यह भी चाहिए: एक इंटर्नशिप कार्यक्रम, एक कर्मचारी के लिए एक इंटर्नशिप के लिए एक आदेश, इस कर्मचारी के स्वतंत्र कार्य के लिए प्रवेश के लिए एक आदेश (सफलतापूर्वक पूरा होने पर) इंटर्नशिप), एक स्थानीय नियामक कानूनी अधिनियम जिसमें इंटर्नशिप की प्रक्रिया, आपके संगठन में इंटर्नशिप की बारीकियां शामिल हैं।

गैर-विद्युत कर्मियों को विद्युत सुरक्षा के लिए समूह 1 के असाइनमेंट के लिए एक रजिस्टर कैसे भरें

लॉग फॉर्म: 24 जुलाई, 2013 एन 328 एन के रूस के श्रम मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित विद्युत प्रतिष्ठानों के संचालन के दौरान श्रम सुरक्षा के नियमों के परिशिष्ट संख्या 1 के नोट्स के खंड 2 में वर्णित है।

कौन भरता है (ब्रीफिंग आयोजित करता है)?विद्युत सुरक्षा में कम से कम समूह III रखने वाले विद्युत कर्मियों में से एक कर्मचारी, जिसे संगठन के प्रमुख के आदेश से नियुक्त किया जाता है। कृपया ध्यान दें कि श्रम सुरक्षा विशेषज्ञ विद्युत (इलेक्ट्रोटेक्नोलॉजिकल) कर्मियों से संबंधित नहीं हैं, इसलिए उन्हें इस प्रकार की ब्रीफिंग करने का अधिकार नहीं है (संचालन के दौरान श्रम सुरक्षा के नियमों के परिशिष्ट संख्या 1 के नोट के खंड 6) विद्युत प्रतिष्ठानों, रूस के श्रम मंत्रालय के 24 जुलाई 2013 एन 328 एन के आदेश द्वारा अनुमोदित)।

जानकारी भरनी है।प्रशिक्षण के लिए, आपके पास होना चाहिए:

1. पदों की सूची, समूह I में उत्पादन कर्मियों के असाइनमेंट की आवश्यकता वाली नौकरियां। संगठन का प्रमुख (अलग उपखंड) स्वतंत्र रूप से निर्धारित करता है कि सूची में किसे शामिल किया जाए। तर्क सरल है: काम के प्रदर्शन के दौरान कर्मचारी को बिजली के झटके की संभावना है, कर्मचारी न तो विद्युत या विद्युत कर्मियों से संबंधित है (अर्थात गैर-इलेक्ट्रोटेक्निकल कर्मी है) - हम इसे सूची में शामिल करते हैं;
2. एक अनुमोदित ब्रीफिंग कार्यक्रम, विद्युत सुरक्षा में समूह I के लिए गैर-इलेक्ट्रोटेक्निकल कर्मियों के लिए ब्रीफिंग आयोजित करने के निर्देश।

"पिछले भरने की तारीख।" I समूह के असाइनमेंट की आवृत्ति प्रति वर्ष कम से कम 1 बार है। यदि हम एक नए कर्मचारी को निर्देश दे रहे हैं, तो हम इस कॉलम में एक डैश डालते हैं, यदि ब्रीफिंग दोहराई जाती है, तो हम पिछले कर्मचारी ब्रीफिंग की तारीख डालते हैं।
कहां मिली जानकारी:पी.1.4.4 रूसी संघ के ऊर्जा मंत्रालय का आदेश दिनांक 13.01.2003 एन 6 "उपभोक्ता विद्युत प्रतिष्ठानों के तकनीकी संचालन के लिए नियमों के अनुमोदन पर"।

अग्नि सुरक्षा ब्रीफिंग लॉग कैसे भरें

जर्नल फॉर्म: आवश्यक

12 दिसंबर, 2007 एन 645 (22 जून, 2010 को संशोधित) के रूसी संघ के आपातकालीन स्थिति मंत्रालय के आदेश का अनुलग्नक 1 "अग्नि सुरक्षा मानकों के अनुमोदन पर" संगठनों के कर्मचारियों के लिए अग्नि सुरक्षा उपायों का प्रशिक्षण।

जानकारी भरनी है।

वार्ता	हम इसे कब करते हैं?	संचालन कौन कर रहा है?
प्रारंभिक अग्निशमन	स्वतंत्र काम शुरू करने से पहले	संगठन के प्रमुख के आदेश (निर्देश) द्वारा नियुक्त संगठन के प्रमुख या अग्नि सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति
कार्यस्थल में प्राथमिक अग्निशमन	कार्यस्थल पर, उत्पादन गतिविधियों की शुरुआत से पहले, कर्मचारी द्वारा एक परिचयात्मक अग्नि सुरक्षा ब्रीफिंग प्राप्त करने के बाद
बार-बार आग बुझाने	साल में कम से कम एक बार, और उन संगठनों के कर्मचारियों के साथ जिनके पास आग का खतरनाक उत्पादन होता है, हर छह महीने में कम से कम एक बार	संगठन के प्रमुख के आदेश (निर्देश) द्वारा नियुक्त प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति
अनिर्धारित अग्निशमन	एकमुश्त कार्य करते समय, दुर्घटनाओं, प्राकृतिक आपदाओं और कार्य के परिणामों को समाप्त करते समय जिसके लिए वर्क परमिट, परमिट या अन्य विशेष दस्तावेज जारी किए जाते हैं, साथ ही संगठन में सार्वजनिक कार्यक्रम आयोजित करते समय।
अनिर्धारित	पहले से विकसित नियमों, मानदंडों, अग्नि सुरक्षा निर्देशों, अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं वाले अन्य दस्तावेजों में नए या परिवर्तन की शुरूआत पर; उत्पादन की तकनीकी प्रक्रिया को बदलते समय, उपकरण, उपकरण, कच्चे माल, सामग्री को बदलने या अपग्रेड करने के साथ-साथ सुविधा की आग से बचाव की स्थिति को प्रभावित करने वाले अन्य कारकों को बदलना; अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के संगठन के कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के मामले में, जिससे आग लग सकती है या आग लग सकती है; राज्य अग्नि पर्यवेक्षण अधिकारियों के अनुरोध पर अग्नि सुरक्षा उपायों के अतिरिक्त अध्ययन के लिए जब वे संगठन के कर्मचारियों के बीच अपर्याप्त ज्ञान प्रकट करते हैं; 30 से अधिक कैलेंडर दिनों के लिए काम में ब्रेक के दौरान, और अन्य कार्यों के लिए - 60 कैलेंडर दिन (उन कार्यों के लिए जो अतिरिक्त अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के अधीन हैं); समान उद्योगों में होने वाली दुर्घटनाओं, आग के बारे में सूचना सामग्री प्राप्त होने पर; संगठनों के कर्मचारियों द्वारा अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के असंतोषजनक ज्ञान के तथ्य स्थापित करते समय।	संगठन में अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, या सीधे कार्य प्रबंधक
लक्ष्य अग्निशमन	आग के बढ़ते खतरे (वेल्डिंग और अन्य तप्त कर्म) से जुड़े एकमुश्त कार्य करते समय; दुर्घटनाओं, प्राकृतिक आपदाओं और आपदाओं के बाद में; काम के उत्पादन में जिसके लिए वर्क परमिट जारी किया जाता है, विस्फोटक उद्योगों में तप्त कर्म के उत्पादन में; संगठन में भ्रमण करते समय; छात्रों के साथ सार्वजनिक कार्यक्रम आयोजित करते समय; 50 से अधिक प्रतिभागियों के साथ लोगों के सामूहिक प्रवास (बोर्ड की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों, बैठकों आदि) के आयोजन में तैयारी करते समय।

सभी प्रकार के फायर ड्रिल के लिए, जर्नल के एक रूप का उपयोग किया जाता है, इसलिए आपके संगठन में इन लॉग्स की संख्या इस बात पर निर्भर करेगी कि आप अपने संगठन में ब्रीफिंग आयोजित करने के लिए जिम्मेदारियों को कैसे विभाजित करते हैं (उदाहरण के लिए, ऑर्डर "फायर ड्रिल आयोजित करने पर" ) अग्नि अभ्यास करने के लिए जिम्मेदार प्रत्येक व्यक्ति का अपना लॉग होगा। साथ ही, आपके जिम्मेदार के पास अग्नि-तकनीकी न्यूनतम ज्ञान परीक्षा उत्तीर्ण करने का वैध प्रमाण पत्र होना चाहिए। उसी समय, यदि एक व्यक्ति द्वारा परिचयात्मक और प्राथमिक ब्रीफिंग की जाती है, तो कॉलम नंबर 5 "ब्रीफिंग का प्रकार" में, अल्पविराम के साथ चिह्नित करें: "प्रारंभिक, प्राथमिक"। पत्रिका के अलावा, अग्नि सुरक्षा ब्रीफिंग आयोजित करने के लिए, आपको इसकी भी आवश्यकता होगी: ब्रीफिंग कार्यक्रम, निर्देश।

मुख्य प्रकार की गतिविधियों के लिए सभी आदेश इसी क्रम में दर्ज किए जाने चाहिए। रिकॉर्ड शीर्षक, दस्तावेज़ के संकलन की तारीख और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को दर्शाता है। एक नमूना प्रविष्टि, एक पत्रिका भरने के उदाहरण - यह सब लेख में पाया जा सकता है।

कोई भी आदेश आंतरिक कार्रवाई का एक कानूनी कार्य है, जो आमतौर पर कंपनी के प्रमुख, उसके अलग डिवीजन, शाखा द्वारा जारी किया जाता है। आदेशों को उनके द्वारा विनियमित क्षेत्र सहित विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, वे कर्मियों, उद्यम की भौतिक संपत्ति से संबंधित हो सकते हैं। साथ ही, आदेशों का एक बड़ा समूह है जो संपूर्ण कंपनी से संबंधित जटिल, जटिल मुद्दों को समग्र रूप से नियंत्रित करता है। उन्हें मुख्य गतिविधि के लिए आदेश कहा जाता है। ऐसे कई प्रकार के दस्तावेज़ हैं:

1. निदेशक की नियुक्ति पर।
2. कंपनी के एक डिवीजन के गठन पर।
3. विकसित स्टाफिंग टेबल की शुरूआत पर।
4. गैर-नकद भुगतान के माध्यम से मजदूरी हस्तांतरण के लिए एक प्रणाली की शुरूआत पर।
5. वेतन पर्ची भरने के निर्देश के बारे में।
6. श्रम नियमों की स्थापना पर।
7. 1 या अधिक कर्मचारियों की कटौती पर।
8. एक वाणिज्यिक रहस्य का गठन करने वाली जानकारी की सुरक्षा के उपायों पर।
9. कर्मचारियों के सामूहिक दायित्व की स्थापना पर।

अन्य प्रकार भी हैं जो मुख्य गतिविधि से संबंधित हैं - वे पंजीकरण लॉग में रिकॉर्डिंग के अधीन हैं। इसके अलावा, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को भ्रमित न करें। उदाहरण के लिए, यदि एक प्रमुख कर्मचारी, जिसकी स्थिति चार्टर में निर्दिष्ट है, के अनुमोदन पर एक अधिनियम लागू होता है (यह न केवल निदेशक हो सकता है, बल्कि मुख्य लेखाकार, सुरक्षा सेवा का प्रमुख भी हो सकता है), ऐसा आदेश होना चाहिए मुख्य गतिविधि के लिए पत्रिका में पंजीकृत है, न कि व्यक्तिगत रचना में।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि मुख्य गतिविधि और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों से संबंधित दस्तावेज अलग-अलग पंजीकृत होते हैं, क्योंकि बाद वाले 5 साल के लिए संग्रहीत होते हैं। कृत्यों के पहले समूह के लिए, उन्हें स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए ( कम से कम 75 वर्ष पुराना) उसी दौरान लॉग भी रखा जाता है।

नमूना जर्नल प्रविष्टि: भरने के लिए निर्देश

आदेश के निर्माण के रिकॉर्ड को ठीक करना अनिवार्य है, क्योंकि इस मामले में दस्तावेज़ अंततः लागू होता है। इस प्रकार, रिकॉर्ड इसे एक आंतरिक नियामक अधिनियम के रूप में कानूनी बल देता है जो पूरे उद्यम या इसके विशिष्ट अलग उपखंड के कार्यान्वयन के लिए अनिवार्य है। इसके अलावा, एक आदेशित फिक्सिंग सिस्टम के लिए धन्यवाद, हजारों पेपरों के बीच सही दस्तावेज़ ढूंढना बहुत आसान है।

शीर्षक पेज

शीर्षक पृष्ठ पर, जिम्मेदार व्यक्ति लिखता है:

1. कंपनी का नाम, इसका संगठनात्मक रूप। आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूपों की अनुमति है - एलएलसी, पीजेएससी और अन्य, उदाहरण के लिए: डोल्से वीटा एलएलसी।
2. दस्तावेज़ दर्ज करने की तिथि। यह कैलेंडर वर्ष की शुरुआत के साथ मेल नहीं खा सकता है, जो सामान्य है।
3. दस्तावेज़ के पूर्ण होने की तिथि (अंतिम पृष्ठ पूर्ण)। उसके बाद, पत्रिका को दीर्घकालिक भंडारण (कम से कम 75 वर्ष) के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
4. बनाए रखने के लिए जिम्मेदार - स्थिति, उपनाम, आद्याक्षर।
5. कॉलम "शेल्फ लाइफ" में "स्थायी रूप से" इंगित करें।

आदेश रिकॉर्ड

आप स्वयं एक रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया निर्धारित कर सकते हैं, क्योंकि फॉर्म के लिए कोई सख्त कानूनी आवश्यकता नहीं है। आमतौर पर सभी रिकॉर्ड एक सारणीबद्ध रूप में दर्ज किए जाते हैं; निम्नलिखित जानकारी इंगित करें:

1. दस्तावेज़ संख्या - वर्ष के आरंभ से अंत तक क्रमांकन क्रम से होता है। दस्तावेज़, जिसके बारे में जानकारी विभिन्न पत्रिकाओं में दर्ज की गई है, की अलग-अलग संख्या है - मुख्य गतिविधि, कर्मियों आदि पर दस्तावेजों में एक निश्चित क्रम है।
2. इसके बाद दस्तावेज़ के प्रकाशन की तारीख आती है - इस दिन से यह आमतौर पर लागू होता है।
3. फिर शीर्षक का नाम दिया जाता है (बिल्कुल क्रम में)। आप यहां एक सारांश भी लिख सकते हैं।
4. एक स्लैश "/" के माध्यम से शीट और एप्लिकेशन की संख्या को चिह्नित करें।
5. "जिम्मेदार" कॉलम में, जारी किए गए आदेश के निष्पादन के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के नाम और आद्याक्षर लिखे गए हैं।
6. कॉलम "परिचित" में - उन कर्मचारियों के नाम और आद्याक्षर जो लिखित रूप में (हस्ताक्षर के तहत) दस्तावेज़ के पाठ से खुद को परिचित करना चाहिए।

यदि वांछित है, तो आप "नोट्स" कॉलम भी सम्मिलित कर सकते हैं, जहाँ, यदि आवश्यक हो, जारी किए गए आदेशों पर संक्षिप्त टिप्पणियाँ लिखी जाती हैं।

जर्नल पूरा होने के बाद, इसके रखरखाव के अंत को औपचारिक रूप देना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आपको पहले सभी पृष्ठों को फीता करना होगा और उन्हें एक कॉर्ड के साथ जकड़ना होगा। फिर वे चादरों की संख्या (पृष्ठ नहीं) निर्धारित करते हैं, एक प्रतिलेख (अंतिम नाम, आद्याक्षर) के साथ तिथि और हस्ताक्षर डालते हैं। ये प्रविष्टियाँ उस जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा की जाती हैं, जिसने पत्रिका को उसकी पूरी अवधि (या इस कर्मचारी की जगह लेने वाला व्यक्ति) के दौरान रखा था।

संचालन और जिम्मेदार के तरीके

लॉग को दो तरह से बनाए रखा जा सकता है:

1. परंपरागत रूप से हस्तलिखित। नीले या काले रंग के पेन का उपयोग किया जाता है जो धब्बे और धारियाँ नहीं छोड़ते हैं। सभी प्रविष्टियां सावधानी से की गई हैं, सुधार केवल असाधारण मामलों में ही संभव है। यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि दस्तावेज़ में फटे पृष्ठ, अतिरिक्त आवेषण (पिछले वाले के बजाय) आदि नहीं हैं।
2. इलेक्ट्रॉनिक रूप में: इस मामले में, केवल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अधिकार रखने वाला कर्मचारी ही जर्नल में प्रविष्टियां कर सकता है और उन्हें सही कर सकता है।

दस्तावेज़ को भरने के लिए निम्नलिखित कर्मचारी जिम्मेदार हो सकते हैं:

• सचिव;
• सचिव-संदर्भ;
• निदेशक के निर्देश पर नियुक्त अन्य कर्मचारी।

एक नियम के रूप में, संचालन की एक विशिष्ट विधि, साथ ही एक जिम्मेदार व्यक्ति को एक अलग स्थानीय कानूनी अधिनियम द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसे उद्यम में अपनाया जाता है।

पंजीकरण लॉग कैसा दिखता है?

इस दस्तावेज़ का रूप 64 पृष्ठों की एक छोटी किताब है जिसमें सुनहरे कार्डबोर्ड से बने कवर हैं (प्रारूप 210 * 288 मिमी)। पृष्ठों को फीता करने के लिए छेद प्रदान किए जाते हैं, और फिर दस्तावेज़ को संग्रह को सौंप दिया जाता है।

यदि पत्रिका को मूल रूप से फ्लैश नहीं किया गया था, तो आपको इसे स्वयं करना होगा।

दस्तावेजों का पंजीकरण। पंजीकरण और लेखा के जर्नल। क्या और कैसे, सब कुछ अलमारियों पर है, उदाहरण और नमूने के साथ 08/25/2016

बनाए गए और आने वाले दस्तावेज़ पंजीकरण के अधीन हैं।

GOST R 7.0.8-2013 के अनुसार "रूसी संघ का राष्ट्रीय मानक। सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ", 17 अक्टूबर, 2013 एन 1185-सेंट के रोसस्टैंड के आदेश द्वारा अनुमोदित, दस्तावेज़ पंजीकरण- यह एक दस्तावेज़ के लिए एक पंजीकरण संख्या का असाइनमेंट है और पंजीकरण और लेखा प्रपत्र में दस्तावेज़ के बारे में डेटा की प्रविष्टि है, और पंजीकरण और लेखा प्रपत्र एक दस्तावेज़ (कार्ड, पत्रिका) है, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रूप भी शामिल है, जिसका उपयोग रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है लेखांकन, खोज और नियंत्रण के प्रयोजनों के लिए दस्तावेज़ के बारे में जानकारी।

मानव संसाधन प्रशासन में पारंपरिक लेखांकन का जर्नल रूप है।जर्नल के पंजीकरण और लेखा रूपों को विभिन्न प्रकार के कर्मियों के दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन के लिए बनाए रखा जाता है: कार्य पुस्तकें, रोजगार अनुबंध, आदेश और आदेश, कर्मचारी विवरण, अधिसूचनाएं और कर्मचारियों को प्रस्ताव, अधिनियम, स्थानीय नियम, मेमो इत्यादि।

दस्तावेज़ हस्ताक्षरित (अनुमोदित) होने के बाद पंजीकृत किए जाते हैं, और पहले किसी भी मामले में नहीं।उदाहरण के लिए, एक आदेश जिस पर अभी तक प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर नहीं किया गया है, उसे ऑर्डर पंजीकरण लॉग में पंजीकृत नहीं किया जा सकता है। जब आदेश पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो इसे पंजीकृत किया जाता है और इसे एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है, जिसे बाद में आदेश के संबंधित कॉलम में लिखा जाता है।

बनाए गए दस्तावेज़ अनुमोदन या हस्ताक्षर के दिन पंजीकृत होते हैं, आने वाले (आने वाले) दस्तावेज़ प्राप्ति के दिन पंजीकृत होते हैं, भेजे जाते हैं (आउटगोइंग, कर्मचारियों को जारी किए जाते हैं) - प्रस्थान (जारी) के दिन।

GOST 6.30-2003 के खंड 3.12 के अनुसार, "किसी दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में उसका क्रमांक होता है, जिसे मामलों के नामकरण, संवाददाता, कलाकारों के बारे में जानकारी के अनुसार केस इंडेक्स के साथ संगठन के विवेक पर पूरक किया जा सकता है। , आदि।"

इसके अलावा, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में, कर्मियों को रिकॉर्ड करने के लिए पत्रिकाओं को रखा जाता है, उनका आंदोलन: प्रवेश, स्थानान्तरण, बर्खास्तगी, अनुशासनात्मक प्रतिबंध, आदि।

कभी-कभी लेखांकन विभाग या संगठन के सचिव को रखने के लिए लेखांकन की कुछ पत्रिकाओं (पुस्तकों) को सौंपा जाता है, छोटे संगठनों में संगठन के प्रमुख भी कुछ पत्रिकाएँ रख सकते हैं, लेकिन अधिकांश सूचीबद्ध पंजीकरण और लेखा प्रपत्र अभी भी पारंपरिक रूप से सौंपे जाते हैं कार्मिक कर्मचारियों को रखने के लिए। उन्हें अक्सर "गैर-कार्मिक" पत्रिकाओं को बनाए रखने के लिए भी भरोसा किया जाता है। कुछ दस्तावेजों (या घटनाओं) को पंजीकृत करने के लिए कौन विशेष रूप से बाध्य है, इसका एक संकेत विनियमों द्वारा प्रदान किया जा सकता है, जिसमें नियोक्ता के स्थानीय नियम भी शामिल हैं। दस्तावेजों (घटनाओं) को पंजीकृत करने के दायित्व के एक विशिष्ट कर्मचारी को असाइनमेंट उसके नौकरी विवरण, रोजगार अनुबंध (इसके लिए अतिरिक्त समझौता) या अन्य दस्तावेज में स्थापित किया गया है।

लेखांकन की कुछ पत्रिकाओं (पुस्तकों) के संबंध में, उनका अनिवार्य रखरखाव मानक रूप से स्थापित है। इसलिए, उदाहरण के लिए, 04/16/2003 एन 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, "कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियम, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उनके साथ नियोक्ता प्रदान करने के नियम" के खंड 40, यह है कार्यपुस्तिका और उसमें डालने की आवाजाही के लिए लेखांकन की एक पुस्तक रखने के लिए, और साथ ही कार्य पुस्तक के रूपों के लिए लेखांकन के लिए आय और व्यय पुस्तक और उसमें एक प्रविष्टि रखने के लिए निर्धारित किया गया है।

आधिकारिक निकायों द्वारा अनुमोदित नहीं होने वाली पत्रिकाओं के रूप नियोक्ताओं द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए जाते हैं। बेशक, कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन के नियमों और आम तौर पर स्वीकृत नियमों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए।

आमतौर पर, नियोक्ता तैयार किए गए लोगों को खरीदते हैं। इसके बाद, हम इस बारे में बात करेंगे कि अपने हाथों से एक पत्रिका कैसे बनाएं और डिजाइन करें, अगर नियोक्ता ने आपको तैयार पत्रिकाओं के लिए धन आवंटित नहीं किया है। इस काम के लिए समय और उत्साह का स्टॉक करें।

पत्रिका अपने समय की सेवा के लिए, इसका आवरण मोटे टिकाऊ कार्डबोर्ड से बना होता है, और पृष्ठ अच्छे कागज से बने होते हैं।

जब कोई पत्रिका स्वतंत्र रूप से विकसित और निर्मित की जाती है, तो शीर्षक पृष्ठ को इस प्रकार डिज़ाइन किया जाता है।

ऐसी पत्रिका में पृष्ठ अभिविन्यास चित्र या परिदृश्य हो सकता है। यह उन स्तंभों की संख्या और चौड़ाई पर निर्भर करता है जिनमें जानकारी स्थित होगी।

पत्रिका के कवर के बाद पहले पृष्ठ पर, इसका नेतृत्व करने वाले व्यक्तियों को इंगित करने की प्रथा है।

इस तरह के पेज को जर्नल के अंत में भी रखा जा सकता है। कुछ कार्मिक अधिकारी ऐसा पृष्ठ बिल्कुल नहीं बनाते हैं, लेकिन यह इंगित करते हैं कि प्रत्येक प्रविष्टि करते समय एक अलग कॉलम में प्रविष्टि किसने की।

जर्नल के अंदर के कॉलम, जिसमें पंजीकृत दस्तावेजों के बारे में या कर्मियों की आवाजाही के बारे में जानकारी दर्ज की जाएगी, इस तरह से विकसित की जाती है कि ऐसी जानकारी उनमें फिट बैठती है।

नियोक्ता द्वारा विकसित कार्मिक दस्तावेजों के रजिस्टर में कौन से कॉलम होने चाहिए? कॉलम की विशिष्ट सूची स्वयं नियोक्ता द्वारा निर्धारित की जाती है। मुख्य ग्राफ हैं:

° रिकॉर्ड संख्या;
° दस्तावेज़ का नाम (यदि जर्नल में दो या अधिक प्रकार के दस्तावेज़ पंजीकृत हैं);
°दस्तावेज़ दिनांक;
दस्तावेज़ का °पंजीकरण संख्या;
° शीर्षक या दस्तावेज़ का सारांश।

° सिर का संकल्प;

° दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक नोट;

° मामले में दस्तावेज़ की नियुक्ति पर एक नोट;

° नोट;

"रिकॉर्ड नंबर" की स्थिति कुछ के लिए अतिश्योक्तिपूर्ण लगती है। हालांकि, कई लोगों ने गलत प्रविष्टि ("प्रविष्टि क्रमांकित ऐसी और ऐसी अमान्य है") को अमान्य करके, कार्य पुस्तकों में प्रविष्टियों को ठीक करने के लिए स्थापित प्रक्रिया के समान, जर्नल में गलत प्रविष्टियों को ठीक करने के लिए एक प्रक्रिया अपनाई है। इस आदेश को लागू करने के लिए अभिलेखों का अंकन करना सुविधाजनक है।

कॉलम की विशिष्ट संरचना पंजीकृत किए जा रहे दस्तावेजों के प्रकार, स्वीकृत पंजीकरण प्रक्रिया, उसके लक्ष्यों और किसी विशेष नियोक्ता के लिए कार्यालय के काम की बारीकियों पर निर्भर करती है।

जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, कुछ लेखा पत्रिकाओं और लेखा पुस्तकों में, कॉलम के रूप और सामग्री को मानक रूप से स्थापित किया जाता है। स्थापित से विचलित होना असंभव है।

पत्रिका के पन्नों को वापस लेने और संलग्न करने से बचाने के लिए, पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है, पत्रिका को एक अधिकृत व्यक्ति (संगठन के प्रमुख, कार्मिक विभाग के प्रमुख, आदि) द्वारा सील और प्रमाणित किया जाता है। ) कभी-कभी पत्रिका की सीलिंग प्रदान की जाती है।

पत्रिका के अंतिम पन्ने पर लेसिंग नॉट पर एक स्टीकर (एक पेपर स्क्वायर) बनाया जाता है, जिस पर एक सत्यापन प्रविष्टि की जाती है और एक मुहर लगाई जाती है।

कई लोग पत्रिका के अंतिम पृष्ठ पर एक प्रमाणन नोट रखते हैं, और स्टिकर पर केवल एक अधिकृत व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और एक मुहर होती है।

हलफनामा इस प्रकार बनाया गया है:

आइए कुछ लॉग (आंतरिक कॉलम) के अनुमानित रूपों और दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए पुस्तकों के साथ-साथ घटनाओं के लेखांकन (पंजीकरण) के लिए लॉग पर विचार करें।

आमतौर पर, नियोक्ता आदेशों के कई रजिस्टर रखता है। अलग से, कर्मियों के लिए, मुख्य गतिविधियों के लिए अलग से, और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों के लिए अलग से आदेश पंजीकृत हैं।

उसी समय, समूह के भीतर के आदेश अलग-अलग पत्रिकाओं में भी दर्ज किए जा सकते हैं। यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि अलग-अलग ऑर्डर में अलग-अलग प्रतिधारण अवधि हो सकती है। तदनुसार, उन्हें विभिन्न फाइलों में संग्रहीत किया जाता है और विभिन्न पत्रिकाओं में पंजीकृत किया जाता है।

जब नियोक्ता वर्ष के दौरान बहुत सारे ऑर्डर जारी करता है, तो उसी समूह के ऑर्डर, जिनकी शेल्फ लाइफ समान होती है, को भी विभाजित किया जाता है। उदाहरण के लिए, फाइलों में अलग भंडारण और रोजगार के लिए आदेशों का अलग पंजीकरण, स्थानान्तरण के लिए अलग आदेश आदि संभव हैं।

ऑर्डर दर्ज करते समय, इसकी संख्या को अक्सर "डिकोडिंग" अक्षर सूचकांक के साथ पूरक किया जाता है, उदाहरण के लिए, "एल / एस" - कर्मियों (ऐसा सूचकांक कर्मियों के लिए आदेशों की विशेषता है), "ओ" - छुट्टियां (छुट्टियों पर आदेश) , "किमी" - व्यापार यात्राएं ( व्यापार यात्रा आदेश), आदि।

कर्मचारियों को काम पर रखने पर आदेशों के पंजीकरण का जर्नल। अनुमानित रूप

कार्यालय कार्य प्रणाली में संगठन में जारी आदेशों को नियंत्रित करने के लिए, एक आदेश पंजीकरण लॉग का उपयोग किया जाता है। यह दस्तावेज़ आपको जारी किए गए दस्तावेज़ों के लिए एक नियंत्रण प्रणाली को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, साथ ही एक संक्षिप्त विवरण के अनुसार वर्तमान आदेशों और इसके उद्देश्य को ट्रैक करता है। दस्तावेजों का पंजीकरण आपको कार्मिक विभाग के काम को सुविधाजनक बनाने और सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, जारी किए गए आदेशों का कालानुक्रमिक पंजीकरण आपको संगठन को "बैकडेटेड" दस्तावेजों के प्रकाशन से बचाने की अनुमति देता है।

संगठन द्वारा जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेजों के पंजीकरण, निष्पादन और संकलन की प्रक्रिया को आंतरिक उपयोग के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन को बनाए रखने के लिए विकसित प्रक्रिया के आधार पर विनियमित किया जाता है। आदेश कालानुक्रमिक क्रम में जारी किए जाने चाहिए, संकलन की तारीख और डिजिटल और वर्णमाला पदनामों का उपयोग करते हुए दस्तावेज़ के अगले क्रमांक को ध्यान में रखते हुए।

व्यक्तिगत सिफर के अनुसार, भविष्य में आवश्यक दस्तावेज़ को खोजना बहुत आसान होगा। इस मामले में, कुछ कोड का उपयोग संगठन के विशिष्ट प्रभागों के दस्तावेजों से संबंधित स्थापित करने के लिए किया जा सकता है। आदेशों को उनके शब्दार्थ उद्देश्य के अनुसार भी समूहीकृत किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए:

• "बी" - दंड लगाने और कर्मचारियों को प्रोत्साहित करते समय जारी किए गए दस्तावेजों पर स्थिति लागू होती है।
• "ओ" - कर्मचारियों की छुट्टियों के लिए समूहबद्ध आदेश के लिए।
• "केएम" - कर्मचारियों की व्यावसायिक यात्राओं के आदेश।
• "के" - कर्मियों।
• "एलएस" - कर्मियों के लिए, ऐसे दस्तावेजों के भंडारण की अवधि 75 वर्ष है।

दस्तावेजों का यह समूह आपको आवश्यक दस्तावेजों को जल्दी से खोजने की अनुमति देता है। जैसे, पत्रिका का कोई विशिष्ट और स्वीकृत रूप नहीं है, इसलिए आप इसे स्वयं विकसित कर सकते हैं, और यदि आप चाहें, तो आप विशेष दुकानों में तैयार पत्रिका खरीद सकते हैं। ध्यान दें कि उचित संदर्भ के लिए, सभी पृष्ठों को क्रमांकित और सज्जित होना चाहिए, और पीछे की तरफ मुहरबंद और सिर द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

चादरें जोड़ना, फाड़ना मना है, अन्यथा ऐसे दस्तावेज़ का अर्थ खो जाता है। इसके अलावा, बंधन को पत्रिका में कुल शीटों की संख्या को इंगित करना चाहिए, जिसके बाद उस पर संगठन के प्रमुख और मुहर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। दस्तावेज़ के सही रखरखाव और भंडारण की जिम्मेदारी कार्मिक विभाग की है।

जर्नल डिजाइन आवश्यकताएँ

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, विधायी स्तर पर पंजीकरण के लिए कोई विशिष्ट आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसमें कुछ कॉलम जोड़े जाने चाहिए:

• एक सीरियल नंबर कॉलम जिसे प्रत्येक दस्तावेज़ को सौंपा जाना चाहिए ताकि बैकडेटेड दस्तावेज़ों की उपस्थिति से बचा जा सके।
• आदेश संख्या और जारी करने की तिथि।
• आदेश का प्रकार (स्थानांतरित करें, आदि)। सारांश का विवरण, उदाहरण के लिए, यदि यह कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए जारी किया जाता है, तो आपको गंतव्य, यात्रा तिथियां निर्दिष्ट करनी होंगी।
• कई कर्मचारियों का पूरा नाम या विशिष्ट जिनके संबंध में आदेश जारी किया गया है।
• दस्तावेज़ के निर्माण का आधार इंगित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक पत्र, एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध का निष्कर्ष या एक मानक रूप में।
• इसके अलावा, कुछ मामलों में, यह इंगित करने योग्य है कि भंडारण के लिए दस्तावेज़ को किसने स्वीकार किया, खासकर अगर उद्यम में एक जटिल संगठनात्मक संरचना है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से जर्नल रखना

बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के मामले में, आदेशों का पंजीकरण इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी व्यवस्थित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, 1C प्रोग्राम ऐसी प्रक्रिया को स्वचालित रूप से करता है। लेकिन, जैसा कि आप जानते हैं, कार्यक्रम में परिवर्तन किए जा सकते हैं, इसलिए समय-समय पर दस्तावेज़ की शीट का प्रिंट आउट लेना, उन्हें नंबर देना, सिर का वीज़ा डालना, जकड़ना और संग्रह में स्थानांतरित करना आवश्यक है। आप एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट का उपयोग करके भी समय का ट्रैक रख सकते हैं।