क्रिया अनुकूलन

संदेशों की एक नई सूची के निर्माण पर काम करते हुए, हमने शुरुआत की कि लोग ईमेल कैसे पढ़ते हैं। लेकिन सिर्फ देखने और पढ़ने की प्रक्रिया ही हमारे लिए महत्वपूर्ण नहीं थी। हमें इस बात में भी दिलचस्पी थी कि पत्रों को कैसे संसाधित किया जाता है। हमने जहां तक ​​संभव हो सके विश्लेषण किया कि लोग पढ़े जाने के बाद पत्रों के साथ अक्सर क्या करते हैं।

बेशक, लोगों के लिए उनके द्वारा पढ़े या देखे गए ईमेल को हटाना आम बात है, और ईमेल को पढ़ने के बाद उनका तीन-चौथाई हिस्सा वास्तव में उन्हें हटा रहा है। अधिकतर कीबोर्ड का उपयोग करके हटा दिया जाता है, हालांकि माउस का उपयोग भी लोकप्रिय है। नए आउटलुक में, हमने संदेश सूची में एक "हटाएं" बटन रखा है। जब आप संदेश फ़ीड देखते हैं, तो आप संदेशों को पहले चुने बिना हटा सकते हैं, लेकिन केवल एक क्लिक के साथ।

यह याद रखने योग्य है कि आउटलुक में संदेशों की सूची संदेशों को हाइलाइट करने के साथ-साथ उन्हें वर्गीकृत करने के लिए बटनों से सुसज्जित है। हालांकि यह पता चला कि कुछ लोग बाद वाले फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं। इसलिए, हमने इस बटन को अनावश्यक रूप से हटा दिया और श्रेणीकरण फ़ंक्शन को मेनू में स्थानांतरित कर दिया, आप इस क्रिया के लिए त्वरित चरण का भी उपयोग कर सकते हैं। इस सुविधा का उपयोग करने वालों के लिए, चिंता न करें, सभी श्रेणियां अभी भी सूची में हैं।

हमारे विश्लेषण से पता चला है कि कई उपयोगकर्ता अपठित संदेशों के रूप में चिह्नित करना पसंद करते हैं जो बाद में उन पर लौटने के लिए उनके लिए विशेष महत्व रखते हैं। इसीलिए एमएस आउटलुक 2013 इनबॉक्स में अक्षरों की स्थिति बदलने की क्षमता रखता है।

स्पर्श प्रदर्शित करने के लिए इंटरफ़ेस

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि टच स्क्रीन वाले उपकरणों के संस्करण में, उदाहरण के लिए, टैबलेट के लिए, आपको संदेश सूची में ही किसी पत्र की स्थिति को चिह्नित करने या बदलने के लिए त्वरित हटाने के लिए बटन नहीं दिखाई देंगे। तथ्य यह है कि जिस तरह से लोग माउस के साथ साधारण कंप्यूटर के साथ काम करते हैं और टच स्क्रीन के साथ अपनी उंगलियों के साथ महत्वपूर्ण अंतर होते हैं। इसलिए, यह हमारे कार्यक्रम के इंटरफेस में परिलक्षित होना चाहिए।

त्वरित प्रतिक्रिया समारोह

आउटलुक 2013 में नई सुविधाओं में से एक जिसे उपयोगकर्ताओं के बीच सकारात्मक प्रतिक्रिया मिली है, वह है त्वरित प्रतिक्रिया, यानी ईमेल की त्वरित प्रतिक्रिया। मुद्दा यह है कि आप फ़ोल्डर को छोड़े बिना आने वाले संदेशों का जवाब दे सकते हैं, लेकिन सीधे जैसे आप अक्षरों के साथ काम करते हैं। यह मेल के साथ आपके काम को बहुत सरल करता है, क्योंकि अब आपको पत्र का उत्तर देने के लिए एक नई विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं है, साथ ही पत्र के पाठ को स्वयं संपादित करने या एक दस्तावेज़ संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है।

ड्राफ्ट

उपयोगकर्ता फ़ीडबैक और फ़ीडबैक के आधार पर, हमने त्वरित प्रतिक्रिया में एक अतिरिक्त "ड्राफ़्ट" बटन जोड़ा है ताकि आप हमेशा ट्रैक कर सकें कि आपने किन ईमेल का जवाब देना शुरू किया लेकिन समाप्त नहीं किया। जब आप किसी ईमेल का जवाब देना शुरू करते हैं, तो एक संकेतक दिखाई देता है , यानी "ड्राफ़्ट", यह तब गायब हो जाता है जब आप या तो कोई जवाब भेजते हैं या ईमेल हटाते हैं। यह संकेतक दर्शाता है कि आपको अभी भी पत्र समाप्त करने की आवश्यकता है। काफी सुविधाजनक: आप उन पत्रों का उत्तर देना नहीं भूलेंगे जिन्हें आप चाहते थे, और अधूरे अक्षरों को खोजने के लिए आपको अपने ड्राफ्ट फ़ोल्डर या सभी खुली हुई खिड़कियों को फिर से देखने की आवश्यकता नहीं है। जब आप किसी ऐसे वार्तालाप पर क्लिक करते हैं जिसमें यह संकेतक होता है, तो प्रोग्राम स्वचालित रूप से आपको उस ईमेल पर वापस ले जाएगा जिसे आपने अधूरा छोड़ दिया था।

पंचांग

हम में से कई लोग कैलेंडर का उपयोग अपॉइंटमेंट और मीटिंग शेड्यूल करने के लिए करते हैं। रिमाइंडर ने भी लोकप्रियता हासिल कर ली है, जिसकी मदद से आप छोटी-छोटी चीजों से भी नहीं हटेंगे।

उपयोगकर्ता कैलेंडर के साथ कैसे काम करते हैं, इसका अध्ययन करने के बाद, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि बहुत बार न केवल यह समझना आवश्यक है कि आज के लिए कौन सी बैठकें और कार्यक्रम निर्धारित हैं, बल्कि भविष्य में सप्ताह और महीने के लिए भी आपके कार्यों को देखना है। मंथ व्यू इसके लिए एकदम सही है, जिससे आप भविष्य के लिए कार्यों की योजना बना सकते हैं और अपने लिए आवश्यक रिमाइंडर सेट कर सकते हैं। कैलेंडर में बस एक दिन पर क्लिक करें और एक प्रविष्टि बनाएं।

नए के साथ मज़े करो एमएस आउटलुक 2013 !

आउटलुक सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला आयोजक कार्यक्रम है और कॉर्पोरेट वातावरण में वास्तविक मानक है। दुर्भाग्य से, रूस में आउटलुक अक्सर केवल एक ईमेल क्लाइंट के रूप में उपयोग किया जाता है, और अपेक्षाकृत शायद ही कभी एक आयोजक के रूप में। कारणों में से एक योजना प्रणाली की कठोरता है जिसे मूल रूप से इस कार्यक्रम में शामिल किया गया था। जब आप पहली बार प्रोग्राम शुरू करते हैं तो दिखाई देने वाली मानक विशेषताएं नियोजन प्रक्रिया को इस तथ्य तक कम कर देती हैं कि कार्य अनुभाग में आपको विभिन्न तिथियों, नामों और महत्व की डिग्री वाले कार्यों की एक लंबी असंरचित सूची मिलती है। इस तरह की गणना की समीक्षा नहीं की जा सकती है और यह बहुत असुविधाजनक है।

इन सभी कठिनाइयों को एक दृष्टिकोण के आधार पर टाला जा सकता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नियोजन के लिए हमारा गैर-मानक दृष्टिकोण बिना किसी अतिरिक्त प्रोग्रामिंग के केवल आउटलुक की नियमित विशेषताओं पर आधारित है। प्रासंगिक समय-निर्धारण एक साधारण सेटअप द्वारा आयोजित किया जाता है, जिसकी प्रक्रिया का हम नीचे विस्तार से वर्णन करेंगे।

यह लेख व्यक्तिगत परामर्श परियोजनाओं के दौरान शीर्ष प्रबंधकों के लिए व्यक्तिगत नियोजन प्रणाली स्थापित करने के साथ-साथ प्रतिभागियों के साथ हमारे अनुभव को सारांशित करने वाले लेखों की श्रृंखला में पहला है। निम्नलिखित लेख आउटलुक में टाइमकीपिंग, क्रिएटिव फाइल कैबिनेट और अन्य टीएम दृष्टिकोणों के कार्यान्वयन को कवर करेंगे। चूंकि लेख पहला है, हम सभी तकनीकी विवरणों का विस्तार से वर्णन करेंगे - आउटलुक के उन उपयोगकर्ताओं से अग्रिम रूप से क्षमा चाहते हैं जो इसके मूल कार्यों से अच्छी तरह परिचित हैं।

समस्या समीक्षा आवश्यकताएँ

आइए मूल्यांकन करें कि "कार्य" अनुभाग में कौन से गुण होने चाहिए:

• एक ही समय में कार्यों की एक बड़ी सूची देखने की क्षमता। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण आवश्यकता है, अगर इसे पूरा नहीं किया जाता है, तो सिस्टम धारणा के लिए असुविधाजनक होगा। साथ ही, हम इन कार्यों में सबसे महत्वपूर्ण लोगों को हाइलाइट करना चाहेंगे।
• ध्यान को संरचित करने की विधि के अनुसार तीन समय के क्षितिज पर नियोजन का कार्यान्वयन:
• परिचालन - वे चीजें जिन्हें "लगभग आज" करने की आवश्यकता है;
• सामरिक - कार्य और परियोजनाएं जिन्हें लंबी अवधि में पूरा करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि एक सप्ताह, एक महीना, या अधिक।
• सामरिक - वार्षिक स्तर के कार्य, गतिविधि के क्षेत्र।
• एक प्रासंगिक योजना प्रणाली के आयोजन की संभावना, जो ध्यान की संरचना की विधि द्वारा भी इंगित की जाती है। सीधे शब्दों में कहें तो, हमें अपने "कार्य" अनुभाग में सही समय पर आवश्यक जानकारी को लगातार अपने दिमाग में रखे बिना देखने में सक्षम होना चाहिए; "सही समय पर सही कार्य याद रखें", जब संबंधित "कैरोस" (कार्य पूरा करने के लिए अनुकूल समय) होता है।

अब हम अपना सिस्टम बनाना शुरू करते हैं। ऐसा करने के लिए, हम उन सभी आवश्यकताओं को लगातार लागू करेंगे जो हमने इसे प्रस्तुत की हैं। सबसे पहले, आइए जानें कि एमएस आउटलुक की किन विशेषताओं की मदद से हम इसे हासिल करेंगे।

श्रेणियों के साथ अपना अवलोकन अनुकूलित करना

हमारा सिस्टम एमएस आउटलुक की निम्नलिखित विशेषताओं का उपयोग करके कार्यान्वित किया जाएगा:

1. कार्यों की श्रेणियाँ।
2. "कार्य" खंड में "टू-डू सूची" प्रतिनिधित्व के प्रपत्र।

श्रेणी- यह एक निश्चित संकेत है कि हम अपनी इच्छा से किसी विशेष कार्य को सौंप सकते हैं। यह विशेषता इस मायने में उल्लेखनीय है कि इसके बाद हम इन श्रेणियों से संबंधित अपने कार्यों को समूहीकृत कर सकेंगे।

1. मानक - कार्यक्रम में डिफ़ॉल्ट रूप से निर्धारित।
2. रिवाज - वे जो हम स्वयं निर्धारित करते हैं।

यह बाद की श्रेणियां हैं जो कार्यों को श्रेणियों में विभाजित करने की संभावना को हमारे लिए सबसे आकर्षक बनाती हैं।

योजना क्षितिज की श्रेणियाँ

मान लीजिए कि शुरू में हमारे पास कार्यों की एक सूची है, श्रेणी के आधार पर समूहीकृत नहीं है, लेकिन समय सीमा के अनुसार क्रमबद्ध है। यह कुछ इस तरह दिखता है:

जाहिर है, ऐसी सूची का उपयोग करना असुविधाजनक है, क्योंकि इसमें दोनों प्राथमिक कार्य शामिल हैं जिनमें एक क्रिया की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, एक पत्र या कॉल लिखें), और परियोजना कार्य (उदाहरण के लिए, एक स्टोर मानक तैयार करें), और पूर्ण पैमाने पर परियोजनाएं काफी लंबी अवधि में फैला हुआ है (उदाहरण के लिए, कंपनी की वेबसाइट बनाना)।

मामलों को तीन श्रेणियों में विभाजित करके इस कमी से बचा जा सकता है: क्षितिजयोजना:

परिचालन कार्य- आज क्या करने की आवश्यकता है, या ऐसे कार्य जिन्हें पूरा करने के लिए कम प्रयास की आवश्यकता है - एक पत्र लिखें, कॉल करें, मिलें, आदि।

सामरिक क्षितिज- अधिक जटिल कार्य जिसमें कई अन्य शामिल हैं।

सामरिक स्तर- बड़ी परियोजनाओं और गतिविधियों।

आइए ऐसी श्रेणियां बनाएं - और इस उदाहरण में, हम नई श्रेणियां बनाने की कार्यप्रणाली पर विचार करेंगे। किसी कार्य के लिए एक श्रेणी निर्धारित करने के लिए, इसे बनाते समय, "पर क्लिक करें। श्रेणियाँ…».

यहाँ कार्य निर्माण विंडो है:

विकल्प को अनचेक करने के लिए कार्य पैरामीटर सेट करते समय यह बहुत महत्वपूर्ण है " चेतावनी". आप इसे केवल उन कार्यों के लिए छोड़ सकते हैं जिनके लिए यह वास्तव में आवश्यक है - और आपको इसे सोच-समझकर और संयम से करने की आवश्यकता है, क्योंकि अन्यथा अनुस्मारक का कोई अंत नहीं होगा।

एक सरल तकनीक सूचनाओं पर खर्च किए गए ध्यान को अनुकूलित करने में मदद करती है: अधिसूचना समय के रूप में, घटना की तारीख नहीं चुनें, लेकिन, उदाहरण के लिए, निकटतम पिछले शनिवार की सुबह या किसी अन्य दिन जिस पर आप "पके" रणनीतिक कार्यों को स्थानांतरित करते हैं सामरिक खंड (याद रखें कि ऐसा स्थानांतरण आवश्यक तत्व है)। इस दृष्टिकोण के लिए धन्यवाद, अधिकांश अनुस्मारक उसी दिन गिर जाते हैं जब आप आयोजक को "रेक" करते हैं और आगामी सप्ताह की योजना बनाते हैं, और तदनुसार, आप आने वाले सप्ताह के लिए सभी "खुद को याद दिलाने" के लिए अधिक सटीक निष्पादन समय निर्दिष्ट कर सकते हैं। कार्य।
श्रेणी को विस्तृत दृश्य में सेट करने के लिए बटन:

यदि आप उस पर क्लिक करते हैं, तो आपको निम्न विंडो मिलेगी:

सूची में मानक और पहले से बनाई गई श्रेणियां हैं जिन्हें चुना जा सकता है, जिससे यह संकेत मिलता है कि बनाया जा रहा कार्य उनका है। एक कार्य एक साथ कई श्रेणियों से संबंधित हो सकता है - हम इस उपयोगी सुविधा का उपयोग अपने उद्देश्यों के लिए भी करते हैं। इस पर नीचे चर्चा की जाएगी।

यदि आप उपरोक्त विंडो में "श्रेणियों की मुख्य सूची" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपको निम्न फॉर्म का एक मेनू मिलेगा:

यह वह जगह है जहां आप अनावश्यक मानक श्रेणियां हटा सकते हैं और कस्टम श्रेणियां बना सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं को दर्शाती हैं। उदाहरण के लिए:

• टक्कर मारना
• युक्ति
• रणनीति

श्रेणियों की सूची की समीक्षा की सुविधा के लिए, जो हमेशा वर्णानुक्रम में प्रदर्शित होती है, श्रेणी नामों में संख्याओं का उपयोग करना उपयोगी होता है। उदाहरण के लिए:

1_ऑपरेशन, 1_रणनीति, 1_रणनीति
2_People_Ivanov, 2_People_Petrov….,
3_Projects_Promstroymash,… आदि।

यह केवल यह जोड़ने के लिए बनी हुई है कि यदि आपको संचित कार्यों के एक बड़े समूह को "वर्गीकृत" करने की आवश्यकता है, तो यह माउस के साथ सूची में आवश्यक लोगों का चयन करने के लिए पर्याप्त है (Ctrl कुंजी दबाए रखते हुए), और फिर "श्रेणियां" चुनें संदर्भ मेनू में आइटम (दायां माउस बटन)। श्रेणी पॉप-अप मेनू में चयनित श्रेणियां सभी चयनित कार्यों को असाइन की जाएंगी। उसके बाद, हमारी कार्य सूची इस तरह दिखेगी:

श्रेणी के अनुसार कार्यों को समूहीकृत करना

अब, क्षितिज की योजना बनाकर कार्यों को क्रमबद्ध करने के लिए, आप संबंधित कॉलम के नाम पर क्लिक करके श्रेणी के आधार पर छँटाई सक्षम कर सकते हैं। हालाँकि, यह अभी तक एक सुविधाजनक अवलोकन प्रदान नहीं करता है, और हमें नियत तारीख तक कार्यों को छाँटने की क्षमता से भी वंचित करता है।

इन परेशानियों से बचने के लिए, हम कुछ विशेषताओं के अनुसार कार्यों को समूहीकृत करने की संभावना का उपयोग करते हैं। इसके लिए आपको चाहिए:

1. संदर्भ मेनू को कॉल करें, जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।
2. "वर्तमान दृश्य बदलें" चुनें।
3. दिखाई देने वाली विंडो में, बटन पर क्लिक करें « समूहीकरण»

4. निम्न विंडो दिखाई देगी:

यहां आपको विंडो में चाहिए " फ़ील्ड द्वारा समूह आइटम" वस्तु चुनें " श्रेणियाँ».

अब अगर आप पर क्लिक करते हैं ठीक हैऔर मूल कार्य सूची पर वापस लौटें, आप देखेंगे कि यह बदल गया है।

अब कार्यों की सूची इस तरह दिखती है:

वे। फ़ोल्डर में सभी कार्यों को इन कार्यों को सौंपी गई श्रेणियों के अनुसार समूहों में विभाजित किया गया है। इसका मतलब है कि हमें उन कार्यों को देखने का अवसर मिलता है जो इस समय हमारे लिए रुचि के समय क्षितिज के अनुरूप हैं:

यह तर्कसंगत है कि हमारे ध्यान के केंद्र के करीब होने के लिए पहले से होने वाले कार्य अधिक (सूची के शीर्ष पर) होने चाहिए। इसके अलावा, आप कार्य नामों की शुरुआत में जोड़े गए वर्गीकरण प्रतीकों की एक प्रणाली पेश कर सकते हैं और उनके द्वारा क्रमबद्ध कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, ये वर्ण हो सकते हैं ए बी सी डी- तत्वों के अनुरूप पत्र, जहां कार्यों को चार श्रेणियों में महत्व और तात्कालिकता से वितरित किया जाता है। यह प्रोजेक्ट क्लासिफायरियर, प्रत्यायोजित कार्यों के लिए निष्पादकों के नाम आदि भी हो सकते हैं।

इस मामले में, विभिन्न छँटाई विधियाँ एक दूसरे के साथ संघर्ष कर सकती हैं। लेकिन कोई भी स्थिति के अनुसार आवश्यक रूप से अवलोकन को बदलने की जहमत नहीं उठाता - तिथि के अनुसार, तात्कालिकता-महत्व के अनुसार, क्लासिफायर द्वारा (वर्णमाला क्रम में), आदि। इस समस्या को हल करने के लिए एक सामान्य दृष्टिकोण अगले उपखंड में दिया गया है।

कस्टम दृश्य सेट करना

एमएस आउटलुक कार्य सूची के विभिन्न दृश्य बनाने के लिए काफी सुविधाजनक विकल्प प्रदान करता है। प्रत्येक दृश्य विभिन्न स्थितियों में सुविधाजनक, उनके प्रदर्शन के लिए कार्यों और नियमों के चयन के लिए नियमों का एक निश्चित सेट है।

मौजूदा दृश्यों को अनुकूलित करने या एक नया बनाने के लिए, आपको कार्यक्रम के मुख्य मेनू में "दृश्य" आइटम का चयन करना होगा, और ड्रॉप-डाउन मेनू से "वर्तमान दृश्य" का चयन करना होगा। सूची में दिए गए दृश्यों में से किसी एक को चुनकर, आप यह निर्धारित करते हैं कि आप कार्यों की सूची कैसे देखना चाहते हैं - उदाहरण के लिए, श्रेणी के अनुसार समूहीकृत सभी कार्य, या केवल पूर्ण किए गए कार्य, आदि।

दृश्य परिभाषित करें आइटम नए दृश्यों को परिभाषित करता है; "वर्तमान दृश्य बदलें" - आपको मौजूदा दृश्य को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। चयनित होने पर, निम्न विंडो दिखाई देगी:

इस मेनू की संभावनाओं पर विचार करें:

खेत. आप चुन सकते हैं कि कस्टम दृश्य में कौन से कार्य फ़ील्ड प्रदर्शित किए जाएं। सीधे शब्दों में कहें तो टास्क लिस्ट में कौन से कॉलम मौजूद होंगे।

आपको बस बाएं कॉलम से फ़ील्ड्स का चयन करना है और " जोड़ें->» उन्हें दाईं ओर प्रदर्शित फ़ील्ड की सूची में जोड़ें। यह एक बहुत ही सुविधाजनक विशेषता है, क्योंकि विभिन्न स्थितियों में हमारे लिए अलग-अलग कार्य मापदंडों को देखना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यों का प्रतिनिधित्व करने के लिए "द्वारा असाइन किया गया" फ़ील्ड हटा सकते हैं, और इसके विपरीत, प्रत्यायोजित कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए इसे दृश्यों में जोड़ सकते हैं।

समूहीकरण. श्रेणियों के आधार पर समूहीकरण के उदाहरण का उपयोग करते हुए, इस फ़ंक्शन को ऊपर वर्णित किया गया था। आप किसी भी क्षेत्र से समूह कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "प्रत्यायोजित कार्य" दृश्य में, "ठेकेदार" फ़ील्ड द्वारा समूहीकरण को कॉन्फ़िगर करना तर्कसंगत है।

छंटाई- आप विभिन्न मानदंडों के अनुसार समूहों के भीतर कार्यों को क्रमबद्ध कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विषय के अनुसार, नियत तिथि के अनुसार, महत्व की डिग्री के अनुसार, आदि। इसके अलावा, छँटाई, समूहीकरण की तरह, नेस्टेड किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कार्यों को पहले विषय और फिर तिथि के अनुसार क्रमबद्ध किया जा सकता है।

चयन- आपको केवल उन कार्यों को देखने की अनुमति देता है जो एक निश्चित विशेषता को पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, यह महत्वपूर्ण है जब हम एक ही समय में केवल उसी श्रेणी से संबंधित कार्यों की एक सूची देखना चाहते हैं, या विषय में शामिल हैं केवलकुछ प्रतीक, या केवल वे जिनके पास आज की नियत तिथि निर्धारित है (यह चयन परिचालन योजना से संबंधित विचारों के लिए सुविधाजनक है)।

अन्य सेटिंग- आपको कार्यों के साथ तालिकाओं की उपस्थिति को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। फ़ॉन्ट, लाइन शैली बदलें, कार्य दृश्य फ़ील्ड को सक्षम करें (जब आपको इसकी सामग्री देखने के लिए कार्य पर डबल-क्लिक करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन बस माउस से उस पर क्लिक करके कार्य का चयन करें)।

ऑटो प्रारूप- आपको उन कार्यों के लिए टेक्स्ट डिस्प्ले प्रारूप सेट करने की अनुमति देता है जिनके पैरामीटर कुछ शर्तों को पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, आप सभी महत्वपूर्ण कार्यों (जिनके पास उपयुक्त चिह्न है) को बोल्ड और लाल रंग में प्रदर्शित कर सकते हैं।

आइए अब इन उपयोगी विशेषताओं को एक उदाहरण के साथ देखें।. मान लीजिए कि हम रणनीतिक उद्देश्यों का एक सिंहावलोकन बनाना चाहते हैं जो हमें वर्तमान सूक्ष्मताओं से विचलित हुए बिना दीर्घकालिक योजना पर "ध्यान" करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, आपको केवल "रणनीति" श्रेणी के कार्यों को प्रदर्शित करने की आवश्यकता है, उन्हें महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करना। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को बोल्ड रेड में प्रदर्शित करना भी उपयोगी होगा।

केवल रणनीतिक योजना क्षितिज से संबंधित कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए, अर्थात। "रणनीति" श्रेणी से संबंधित, आपको दृश्य में श्रेणी के अनुसार फ़िल्टर सेट करने की आवश्यकता है।

आइए एक नया दृश्य बनाएं। ऐसा करने के लिए, मेनू आइटम "व्यू" - "वर्तमान दृश्य", आपको आइटम "डिफाइन व्यू" का चयन करना होगा।

निम्न विंडो दिखाई देगी -

विंडो के दाईं ओर के बटन हमें मौजूदा दृश्यों में हेरफेर करने या नए बनाने की क्षमता देते हैं। "बनाएं ..." बटन पर क्लिक करें। प्रारंभिक दृश्य निर्माण विंडो − . की तरह दिखती है

यहां आपको दृश्य का नाम निर्दिष्ट करना होगा (हमारे मामले में, "रणनीति", या "केवल रणनीति", या जो भी पाठक चाहता है)। हमारे उदाहरण में, हम प्रस्तुति के प्रकार के रूप में "तालिका" चुनेंगे। और "सभी फ़ोल्डरों में" कार्य "" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।

इसके बाद, एक विंडो दिखाई देती है, जिसका हमने ऊपर विस्तार से वर्णन किया है - इसे "विवरण देखें" कहा जाता है। यह वह जगह है जहाँ हम ऊपर वर्णित मापदंडों के साथ दृश्य को लागू करते हैं। इसलिए, श्रेणी के अनुसार चयन को लागू करने के लिए, "विवरण देखें" मेनू में "चयन" आइटम का चयन करें। हमारे लिए एक नई विंडो दिखाई देती है -

खुलने वाले "कार्य" टैब पर, आप कुछ पाठ द्वारा फ़िल्टरिंग को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जो कार्य विषय फ़ील्ड या इस कार्य के नोट्स में निहित है। यहां आप कार्य के प्राप्तकर्ता और प्रेषक द्वारा इसकी स्थिति (उदाहरण के लिए, पूर्ण या नहीं) और समय सीमा (उदाहरण के लिए, आप किसी निश्चित तिथि से पहले या बाद में समय सीमा वाले कार्यों का चयन कर सकते हैं) को फ़िल्टर कर सकते हैं।

हालाँकि, हमें श्रेणी के अनुसार चयन करने की आवश्यकता है " रणनीति". श्रेणियों द्वारा चयन टैब पर कार्यान्वित किया जाता है " अन्य शर्तें» –

अब आप एक या अधिक श्रेणियों का चयन कर सकते हैं जिन्हें "श्रेणियां" बटन पर क्लिक करके हमारे द्वारा बनाए जा रहे दृश्य में चयनित और प्रदर्शित किया जाएगा।

अब हमारे विचार में केवल कार्यनीति श्रेणी से कार्यों का चयन किया जाता है, उन्हें महत्व के आधार पर क्रमबद्ध किया जाता है। यह सुनिश्चित करना बाकी है कि महत्वपूर्ण कार्यों को लाल बोल्ड में हाइलाइट किया गया है।

ऐसा करने के लिए, "दृश्य के बारे में जानकारी" में "ऑटोफ़ॉर्मेट" बटन पर क्लिक करें। हमारे लिए एक और नई विंडो दिखाई देती है, जिसमें ऑटो-फ़ॉर्मेटिंग कार्यों के लिए पहले से ही कई मानक नियम हैं -

यहां हम या तो अपने विचार के लिए नए ऑटोफॉर्मेटिंग नियम बना सकते हैं, या पुराने को हटाकर उन्हें संपादित कर सकते हैं। एक नया नियम ("जोड़ें" बटन) जोड़ें।

यहां हम अपने नियम के लिए एक नाम निर्धारित करेंगे और उस फ़ॉन्ट का चयन करेंगे जिसका उपयोग उस कार्य को प्रदर्शित करने के लिए किया जाएगा जो उन शर्तों को पूरा करता है जिन्हें हमें भी सेट करना है। फ़ॉन्ट पैरामीटर सेट करने के लिए विंडो मानक है और हम इसे प्रस्तुत नहीं करेंगे। हमारे लिए पहले से परिचित विंडो में ऑटोफ़ॉर्मेटिंग स्थिति सेट है:

आपको महत्व के अनुसार कार्यों का चयन करने की आवश्यकता है, इसलिए आपको "तत्वों का महत्व" बॉक्स को चेक करना होगा और सूची से उच्च महत्व का चयन करना होगा। अब हमारा प्रतिनिधित्व उदाहरण के लिए निर्धारित शर्तों को पूरा करता है।

अब यदि हम अपने रणनीतिक लक्ष्यों का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो हमें "व्यू / करंट व्यू" मेनू में इस दृश्य को सक्रिय करने की आवश्यकता है। रणनीतिक उद्देश्यों का परिणामी अवलोकन इस तरह दिखेगा:

श्रेणियों का उपयोग करके "कैरोस" संदर्भों का कार्यान्वयन

Gleb Arkhangelsky के लेख में प्रासंगिक योजना पर विस्तार से चर्चा की गई है। संक्षेप में, इस दृष्टिकोण का सार इस तथ्य में निहित है कि कार्यों को निष्पादन के कठिन समय से "संलग्न" नहीं किया जाता है, जैसा कि शास्त्रीय कठिन योजना में होता है, लेकिन एक निश्चित "कैरोस" (उपयुक्त समय, शब्द प्राचीन ग्रीक है) , या "संदर्भ", कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियों का एक समूह।

प्रसंग उदाहरण:

• स्थान:स्टेशनरी की दुकान, कार्यालय, घर, कार सेवा;
• लोग:सहकर्मियों, मालिकों, अधीनस्थों, दोस्तों, रिश्तेदारों;
• परिस्थितियां:"शोध प्रबंध का बचाव करने के बाद", "जब बॉस अच्छे मूड में हो";
• राज्यों: "जब आप काम करना चाहते हैं", "जब आप काम नहीं करना चाहते", "जब प्रेरणा आती है";
• आदि।- संदर्भ बहुत अलग हैं।

हमारा दृष्टिकोण हमें एमएस आउटलुक में "कार्य" अनुभाग के आधार पर प्रासंगिक योजना को लागू करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, आपको उपरोक्त तरीके से चयनित संदर्भों के अनुरूप नई श्रेणियां बनाने की आवश्यकता है। स्थिति के आधार पर संदर्भों की सूची बदल सकती है, मुख्य बात यह है कि उनमें से बहुत से एक बार में न हों - इस तरह आप अपना ध्यान अधिभारित कर सकते हैं और सिस्टम का उपयोग करना मुश्किल होगा।

संदर्भ को कुछ गतिविधियों से जोड़ा जा सकता है, जैसे पत्र। यह दृष्टिकोण यह देखना आसान बनाता है कि मेल के साथ काम करने के लिए दैनिक योजना में समय आवंटित करके कौन से पत्र लिखे जाने चाहिए।

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक ही कार्य एक साथ कई श्रेणियों से संबंधित हो सकता है। वे। हमारी "टू-डू लिस्ट" में कार्य को उन सभी श्रेणियों के समूहों में रखा जाएगा जिनसे वह संबंधित है। यह बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि एक ही कार्य को "विभिन्न कोणों से" देखा जा सकता है, इसे "विभिन्न स्थानों से" देखने के लिए।

उदाहरण के लिए, कार्य "इवानोव को एक पत्र लिखें", एक ओर, परिचालन तात्कालिकता का कार्य है, और दूसरी ओर, यह "पत्र" के संदर्भ से संबंधित कार्य है। इस प्रकार, यह लिखे जाने वाले पत्रों के अवलोकन और आने वाले सभी परिचालन कार्यों के अवलोकन से "दृश्यमान" है। वही कार्य संदर्भ से "दृश्यमान" हो सकता है लोग, संदर्भ से "जब आप काम करना चाहते हैं" (उदाहरण के लिए, एक पत्र बहुत "ऊर्जा-गहन" है), आदि।

याद रखें कि किसी कार्य को एक साथ कई श्रेणियां निर्दिष्ट करने के लिए, आपको “पर क्लिक करना होगा” श्रेणियाँ» कार्य पैरामीटर सेट करते समय, उपयुक्त श्रेणियों को सूची में चेकमार्क के साथ चिह्नित करके निर्दिष्ट करें।

अब टू-डू सूची इस तरह दिखती है:

दीर्घकालिक एमएसवी योजना

नियोजन क्षितिज के भीतर कार्य कैसे परिचालित होंगे, इसके बारे में कुछ शब्द कहे जाने चाहिए। ध्यान को संरचित करने की विधि का सार याद रखें: "कैरोस" के पास आने पर, किसी कार्य को पूरा करने के लिए एक अनुकूल समय, इसके बारे में एक "अनुस्मारक" केंद्र से संपर्क करना चाहिए, आपका ध्यान केंद्रित होना चाहिए। यह दोनों परिचालन स्तर पर सच है (उदाहरण के लिए, ध्यान का फोकस टू-डू सूची का शीर्ष लाल हिस्सा है) और रणनीतिक स्तर पर (ध्यान के फोकस के लिए कार्यों का दृष्टिकोण रणनीतिक से उनका आंदोलन है और परिचालन के लिए सामरिक अनुभाग)।

कार्य को ध्यान के केंद्र के करीब स्थानांतरित करने के दो तरीके हैं, उदाहरण के लिए, रणनीतिक क्षितिज से सामरिक एक तक, या सामरिक से परिचालन एक तक:

1. दोनों समूहों को खोलें और कार्य को एक समूह से दूसरे समूह में ले जाएं। ऐसा करने पर यह एक कैटेगरी से गायब हो जाएगा और दूसरी कैटेगरी में दिखाई देगा। यह हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है, क्योंकि। सामरिक क्षितिज से एक कार्य में कई परिचालन उप-कार्य हो सकते हैं। इस दृष्टिकोण का उपयोग केवल के लिए किया जा सकता है एकपदीयकार्य - एक बार के निष्पादन की आवश्यकता होती है (अर्थात सबसे अधिक बार जब कार्यों को सामरिक से परिचालन क्षितिज तक स्थानांतरित किया जाता है)।
2. किसी कार्य को योजना के उच्च स्तर पर खोलें और उसे निकट स्तर की श्रेणी में जोड़ें। साथ ही, यह दोनों समूहों में परिलक्षित होगा - अर्थात। सामरिक कार्य परिचालन क्षितिज पर परिलक्षित होगा, साथ ही सामरिक पर भी शेष रहेगा। यह महत्वपूर्ण है जब कार्य कम्पोजिट, और रणनीति से रणनीति की ओर बढ़ते समय, और रणनीति से संचालन की ओर बढ़ते समय दोनों काम करता है।

लचीली और कठोर योजना की सहभागिता

लचीला प्रासंगिक शेड्यूलिंग "कैलेंडर" अनुभाग में निष्पादित क्लासिक हार्ड शेड्यूलिंग को रद्द नहीं करता है। ये पूरक दृष्टिकोण हैं, और आउटलुक में उनकी बातचीत को लागू करना काफी आसान है। इसके लिए "कैलेंडर" खंड इस तरह दिख सकता है:

अपॉइंटमेंट फ़ील्ड को विभिन्न तरीकों से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है - उदाहरण के लिए, ताकि यह एक दिन नहीं, बल्कि पूरे कार्य सप्ताह को प्रदर्शित करे। कार्य फ़ील्ड को उसी तरह कॉन्फ़िगर किया जा सकता है जैसे हमने "कार्य" अनुभाग को कॉन्फ़िगर किया है - ऑटो-फ़िल्टरिंग, ग्रुपिंग, सॉर्टिंग इत्यादि सेट करें। इस सेटिंग के लिए, बस "टास्कबार" फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें और "वर्तमान दृश्य बदलें" चुनें। उदाहरण के लिए, निम्न आकृति में, उच्च प्राथमिकता वाले परिचालन कार्यों को ध्यान के केंद्र के सबसे करीब रखा गया है, अर्थात। दृश्य सेटिंग्स में, "समूह: श्रेणी के अनुसार", "क्रमबद्ध करें: प्राथमिकता से", "स्वतः प्रारूप: प्राथमिकता - लाल बड़े फ़ॉन्ट में" संकेत सेट हैं।

इस आंकड़े में बायां क्षेत्र "सप्ताह" कैलेंडर दृश्य है (शीर्ष पैनल पर उसी नाम के बटन द्वारा चालू)। यदि आप समय ग्रिड (कॉलम - दिन, पंक्तियाँ - घंटे) के साथ अधिक सहज हैं, तो आपको "वर्कवीक" दृश्य को सक्षम करने की आवश्यकता है।

इसलिए, कार्य क्षेत्र के साथ "कैलेंडर" दृश्य में, हमें कठिन कार्यों के साथ "समय अक्ष" का अवलोकन और "सॉफ्ट" कार्यों का एक सिंहावलोकन मिलता है, जो हमारे लिए विचारधारा का उपयोग करने के लिए सुविधाजनक तरीके से आदेशित है। प्रासंगिक योजना और ध्यान संरचना की।

उसी समय, हम लचीले कार्यों को केवल दाएं क्षेत्र से बाईं ओर खींचकर सटीक समय पर बांध सकते हैं। संबंधित अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से बनाया जाता है। कुछ कार्यों को स्वयं किसी बिंदु पर बैठकों में बदलने की आवश्यकता होती है (कार्य "हमें इवानोव के साथ प्रोजेक्ट एक्स पर एक रिपोर्ट पर सहमत होने की आवश्यकता है" एक बैठक में बदल गया "इवानोव: प्रोजेक्ट एक्स: शुक्रवार, 17: 00-19: 00)। आत्म-प्रेरणा और समय बजट उद्देश्यों के लिए कुछ कार्यों को कठिन बैठकों में बदलना उपयोगी है।

ध्यान दें कि आप न केवल कार्यों, बल्कि कार्यों की संपूर्ण श्रेणियों को समय अक्ष पर स्थानांतरित कर सकते हैं - इस मामले में, एक बैठक बनाई जाती है, जिसमें टिप्पणी क्षेत्र में श्रेणी के सभी कार्यों की जानकारी होती है। इस सुविधा का उपयोग करने का एक उदाहरण "अगली बैठक के लिए विचार" श्रेणी को एक नियुक्ति "मीटिंग: बुधवार 2:00" में बदलना है, जिसमें ये सभी विचार "अंदर" हैं।

"रिवर्सल", बैठकों को कार्यों में बदलना भी संभव है - उदाहरण के लिए, इवानोव के साथ बैठक, शुक्रवार को 17:00 बजे निर्धारित की गई थी, जिसे "प्रदर्शनी के बाद" कैरोस में स्थानांतरित कर दिया गया था। मीटिंग को दाएँ फलक में खींचा जा सकता है, उदाहरण के लिए, "RAM", और/या "Projects_Exhibition", और/या "People_Ivanov" श्रेणी में।
ध्यान दें कि श्रेणियों को कार्यों और नियुक्तियों दोनों के लिए निर्धारित किया जाता है - श्रेणियों का सेट समान होता है, और जब आप कार्यों को अपॉइंटमेंट पर खींचते हैं और इसके विपरीत, श्रेणियां संरक्षित रहती हैं। समय ग्रिड के अलावा कैलेंडर दृश्य के अन्य रूपों का उपयोग करते समय यह उपयोगी हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने कैलेंडर फ़ोल्डर को श्रेणी दृश्य पर सेट करते हैं, तो आप श्रेणी के आधार पर सभी पिछले और भविष्य के अपॉइंटमेंट देखेंगे। "कैलेंडर" खंड में समय बनाए रखते हुए यह दृश्य बहुत सुविधाजनक है, जिस पर एक अलग लेख में चर्चा की जाएगी।

घसीटे गए कार्य को उस समय के लिए नियत करने के लिए जिसकी हमें आवश्यकता है, इस समय को खींचने से पहले आवंटित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, हम 11.00 से 12.00 बजे तक "पीपी में एक प्रस्तुति तैयार करना" कार्य को पूरा करना चाहते हैं (या पहले ही पूरा कर चुके हैं)।

इसे हमारे कैलेंडर में प्रतिबिंबित करने के लिए, हमें इन चरणों का पालन करने की आवश्यकता है:

• उपयुक्त समयावधि चुनें

• उसे कार्य स्थानांतरित करें। यह एक दृश्य विंडो लाएगा:

समय अक्ष पर कार्यों का ऐसा स्थानांतरण, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, आत्म-प्रेरणा और प्रभावी समय बजट में योगदान कर सकता है। सामान्य तौर पर, "हार्ड" और "सॉफ्ट" पैनल (बैठकों और कार्यों) का उपयोग करने पर जोर आपकी "आंतरिक" और "बाहरी" परिस्थितियों के आधार पर रखा जा सकता है। उदाहरण के लिए, आपके मनोविज्ञान के आधार पर - योजना या सहजता की प्रवृत्ति। या तो गतिविधि की बारीकियों के आधार पर, उदाहरण के लिए, आपके पास ग्राहकों के साथ बहुत सारी "कठिन" निर्धारित बैठकें हो सकती हैं - या इसके विपरीत, बहुत सारे रचनात्मक कार्य जो आंतरिक "कैरोस" पर अत्यधिक निर्भर हैं और कठिन योजना की अनुमति नहीं देते हैं .

पूर्ण किए गए कार्यों को संग्रहित करना

समीक्षा को सरल और सुविधाजनक बनाने के लिए, समयबद्ध तरीके से पूर्ण किए गए कार्यों से छुटकारा पाना आवश्यक है। उसी समय, पूर्ण किए गए कार्यों को मिटाना अवांछनीय है - भविष्य में उनके मापदंडों और उनके पूरा होने के तथ्य की आवश्यकता हो सकती है।

पूर्ण किए गए कार्यों को अलग करने के लिए, उदाहरण के लिए, आप एक "पूर्ण" श्रेणी बना सकते हैं और तदनुसार समूह को सेट करके इसे पूर्ण कार्यों के लिए असाइन कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, "श्रेणियों का उपयोग करके कैरोस संदर्भों को लागू करना" अनुभाग में आंकड़े देखें)।

दूसरा तरीका यह है कि व्यू सेटिंग्स में पूर्णता के आधार पर "पूर्ण" कॉलम और ऑटो-फ़िल्टरिंग का प्रदर्शन सेट किया जाए। फिर, कार्य पूरा करने के बाद, आपके लिए इसे "पूर्ण" फ़ील्ड में "ऑप्टिमाइज़" करना पर्याप्त होगा, जिसके बाद, ऑटोफ़िल्टरिंग के लिए धन्यवाद, कार्य अब दिखाई नहीं देगा।

सिस्टम की अगली सफाई के दौरान, मानक "सरल सूची" दृश्य पर जाने के लिए पर्याप्त है, जहां सभी पूर्ण कार्य दिखाई देंगे (उनके शीर्षक "क्रॉस आउट" फ़ॉन्ट में प्रदर्शित होते हैं), इन सभी कार्यों का चयन करें और उन्हें स्थानांतरित करें कुछ संग्रह फ़ोल्डर में। इस मामले में, कार्यों की श्रेणियां संरक्षित की जाएंगी, अर्थात। संग्रह में एक सुविधाजनक प्रतिनिधित्व शामिल करना संभव होगा और, यदि आवश्यक हो, तो एक उद्देश्य या किसी अन्य के लिए आवश्यक कार्य को खोजना आसान होगा।

निष्कर्ष

हमने एमएस आउटलुक पर व्यक्तिगत समय प्रबंधन स्थापित करने के एक बड़े और जटिल विषय की केवल एक छोटी "ईंट" का वर्णन किया है। निम्नलिखित लेखों में, व्यक्तिगत कार्य के प्रभावी इलेक्ट्रॉनिक संगठन के अन्य पहलुओं का खुलासा किया जाएगा। निम्नलिखित लेखों के लिए नमूना योजना:

• आउटलुक में टाइमकीपिंग और व्यक्तिगत विश्लेषण
• Outlook और Excel में व्यक्तिगत प्रोजेक्ट प्रबंधित करें
• आउटलुक में क्रिएटिव फाइल कैबिनेट
• पीडीए (पॉकेट कंप्यूटर) के साथ आउटलुक-सिस्टम का सिंक्रोनाइजेशन।
• आउटलुक में टीमवर्क

एक महत्वपूर्ण मामला व्यक्तिगत टीएम सिस्टम के निर्माण में विभिन्न "बिल्डिंग ब्लॉक्स" का इष्टतम संयोजन है, जो आपके मनोविज्ञान और आपकी गतिविधि की बारीकियों के लिए सबसे अच्छा "तेज" है। पाठ्यक्रम के ढांचे के भीतर परामर्श करके इस समस्या का समाधान किया जाता है। लेखों में हम व्यक्तिगत समय प्रबंधन को "स्वचालित" करने के लिए सबसे विस्तृत एल्गोरिदम देते हैं, लेकिन वास्तविक "सिलाई" केवल एक व्यक्तिगत प्रशिक्षक के साथ काम करके प्राप्त किया जा सकता है जो आपको सिस्टम के सबसे उपयुक्त तत्वों को चुनने और उन्हें आपकी आवश्यकताओं के अनुकूल बनाने में मदद करता है।

अलेक्जेंडर मिस्केरियन, 2004 संपादन: ग्लीब अर्खांगेल्स्की, .

लेखक के साथ अतिरिक्त समझौते के बिना इसे मुफ्त ऑनलाइन प्रकाशनों में प्रकाशित करने की अनुमति है, जबकि इस नोटिस सहित पाठ की अखंडता को बनाए रखते हुए, और हाइपरलिंक काम कर रहे हैं। सशुल्क ऑनलाइन प्रकाशनों और पेपर मीडिया में प्रकाशन के लिए लेखक के साथ समझौते की आवश्यकता होती है।

एक कार्य एक व्यक्तिगत या आधिकारिक प्रकृति का असाइनमेंट है, जिसके कार्यान्वयन का पता लगाया जा सकता है। कार्य एक बार या आवर्ती हो सकता है। कार्य की पुनरावृत्ति नियमित अंतराल पर या उसके निष्पादन की तिथि के आधार पर होती है। उदाहरण के लिए, कार्य प्रत्येक महीने के अंतिम शुक्रवार को प्रबंधक को रिपोर्ट भेजना या पिछले बाल कटवाने के एक महीने बाद नाई के पास जाना है।

आदेश

व्यक्तिगत कार्यों के अलावा, आप अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपे गए कार्य भी बना सकते हैं। एक कार्य असाइन करने के लिए, एक असाइनमेंट भेजें। कार्य प्राप्त करने वाला उपयोगकर्ता कार्य का अस्थायी स्वामी बन जाता है। वह किसी और को कार्य को स्वीकार, अस्वीकार या सौंप सकता है। यदि अस्वीकार कर दिया जाता है, तो कार्य उस उपयोगकर्ता को वापस कर दिया जाता है जिसने इसे असाइन किया था। किसी कार्य के स्वामी के अधिकारों को वापस करने के लिए, उसे कार्यों की सूची में वापस करना होगा। यदि कार्य स्वीकार कर लिया जाता है, तो इसे स्वीकार करने वाला उपयोगकर्ता स्थायी स्वामी बन जाता है। यदि वह कार्य को प्रत्यायोजित करता है, तो जिस उपयोगकर्ता को इसे प्रत्यायोजित किया जाता है वह कार्य का स्वामी बन जाता है।

केवल स्वामी ही कार्य को संपादित कर सकता है। जब कोई कार्य किसी स्वामी द्वारा अद्यतन किया जाता है, तो कार्य की सभी प्रतियाँ Microsoft Outlook में अद्यतन की जाती हैं: उस उपयोगकर्ता की प्रति जिसने पहला असाइनमेंट भेजा था, साथ ही सभी पिछले स्वामियों की प्रतिलिपियाँ। जब स्वामी द्वारा कार्य पूरा किया जाता है, तो वह उपयोगकर्ता जिसने पहले कार्य सौंपा था, कार्य के सभी पिछले स्वामी, और रिपोर्ट का अनुरोध करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को एक स्थिति रिपोर्ट भेजी जाती है।

यदि एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को एक कार्य सौंपा जाता है, तो कार्य सूची में इसकी एक अद्यतन प्रति संग्रहीत करना असंभव हो जाता है। एकाधिक उपयोगकर्ताओं को एक ही प्रोजेक्ट असाइन करने और फिर भी उसकी प्रगति पर नज़र रखने के लिए, कार्य को कार्यों की एक श्रृंखला में विभाजित करें और उन्हें व्यक्तिगत रूप से असाइन करें। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट लिखने के लिए तीन लोगों को असाइन करने के लिए, "रिपोर्ट: कंपाइलर 1", "रिपोर्ट: कंपाइलर 2" और "रिपोर्ट: कंपाइलर 3" नामक तीन कार्य बनाएं। आइए खरोंच से एक कार्य बनाना शुरू करें।

1. फ़ाइल मेनू पर नए आदेश को इंगित करें और कार्य आदेश का चयन करें।
2. विषय फ़ील्ड में, कार्य के लिए एक नाम दर्ज करें।
3. कार्य और विवरण टैब पर अन्य फ़ील्ड में, वह जानकारी दर्ज करें जिसे आप इस कार्य के लिए रिकॉर्ड करना चाहते हैं।
4. किसी कार्य को पुनरावर्ती बनाने के लिए, पुनरावृत्ति बटन पर क्लिक करें, कार्य की पुनरावृत्ति कितनी बार करें (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, या वार्षिक) का चयन करें, और निम्न में से कोई एक कार्य करें:
   • कार्य को नियमित अंतराल पर दोहराने के लिए सेट करना - पुनरावृत्ति की आवृत्ति के लिए पैरामीटर सेट करें। कार्य को नियमित अंतराल पर दोहराने के लिए, स्विच के बाद नया कार्य सेट करें का चयन न करें;
   • नियत तारीख के आधार पर कार्य को दोहराने के लिए सेट करें - स्विच के बाद एक नया कार्य सेट करें का चयन करें और क्षेत्र में पुनरावृत्ति की आवृत्ति का मान दर्ज करें।
5. वैकल्पिक रूप से, कार्य के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें।
6. ओके बटन पर क्लिक करें, फिर सेव एंड क्लोज बटन पर क्लिक करें।

किसी मौजूदा कार्य के आधार पर कार्य बनाने के लिए, निम्न चरणों को पूरा करें।

1. कार्यों की सूची से उस कार्य का चयन करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।
2. संपादन मेनू से, प्रतिलिपि चुनें। यदि कॉपी कमांड उपलब्ध नहीं है, तो कार्य कॉलम में चेकमार्क पर क्लिक करें और पुनः प्रयास करें।
3. संपादन मेनू से, चिपकाएँ चुनें।
4. यदि आवश्यक हो, तो कार्य खोलें और इसकी सेटिंग बदलें।

एक कार्य का नाम बदलें

कार्य सूची में (कार्य फ़ोल्डर में और कैलेंडर में टास्कबार पर दिखाया गया है), उस कार्य के नाम पर क्लिक करें जिसे आप बदलना चाहते हैं। एक नया नाम टाइप करें और एंटर की दबाएं। यदि कार्य एक पुनरावर्ती कार्य है, तो कार्य की पूर्ण प्रतियां वही नाम रखेगी।

कार्य स्थिति बदलें और प्रतिशत पूर्ण

वह कार्य खोलें जिसके लिए आप स्थिति या पूर्ण प्रतिशत बदलना चाहते हैं। "स्थिति" और "पूर्ण,%" फ़ील्ड में आवश्यक जानकारी दर्ज करें। किसी कार्य को निजी बनाना उस कार्य को खोलें जिसे आप अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए अदृश्य बनाना चाहते हैं। निचले दाएं कोने में निजी बॉक्स को चेक करें।

किसी कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करना

वह कार्य खोलें जिसे आप पूर्ण के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं और पूर्ण% फ़ील्ड में 100% दर्ज करें। यदि कार्यों की सूची में "पूर्ण" फ़ील्ड प्रदर्शित होता है (कॉलम हेडर में चेकबॉक्स के रूप में), तो कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए, इस फ़ील्ड में बॉक्स को चेक करने के लिए पर्याप्त है। यदि कार्य सूची में स्थिति फ़ील्ड प्रदर्शित होती है, तो सूची से पूर्ण का चयन करें।

कार्यों का प्रदर्शन क्रम बदलें

• सूची में सभी कार्यों को क्रमबद्ध करें
  1. कार्य अनुभाग में, सूची को क्रमबद्ध करें।
  2. व्यू मेनू पर, अरेंज बाय, करंट व्यू चुनें और फिर करंट व्यू बदलें।
  3. क्रमबद्ध करें बटन पर क्लिक करें।
  4. आइटम्स को फ़ील्ड के अनुसार क्रमित करें समूह में, उस फ़ील्ड का चयन करें जिसके द्वारा आप क्रमित करना चाहते हैं। यदि आवश्यक फ़ील्ड आइटम्स को फ़ील्ड के अनुसार क्रमित करें समूह में नहीं है, तो फ़ील्ड से सॉर्ट सूची में फ़ील्ड के भिन्न सेट का चयन करें। (यदि आप ग्रुपिंग के समान फ़ील्ड के अनुसार सॉर्ट करते हैं, तो ग्रुप हेडर्स को सॉर्ट किया जाएगा, न कि ग्रुप्स के भीतर आइटम्स को। ग्रुप की सामग्री को सॉर्ट करने के लिए, आइटम्स को फील्ड लिस्ट के अनुसार सॉर्ट करें जो एक से अलग है। फ़ील्ड सूची के अनुसार समूह आइटम में चयनित।)
  5. आरोही या अवरोही क्रम का क्रम चुनें।
  6. किसी अतिरिक्त फ़ील्ड के आधार पर छाँटने के लिए, इसे फिर फ़ील्ड सूची के अनुसार चुनें। तालिका दृश्य में, आप स्तंभ शीर्षक पर क्लिक करके किसी स्तंभ के अनुसार क्रमित कर सकते हैं।
• व्यक्तिगत कार्यों को कार्यों की सूची में ऊपर या नीचे ले जाएं
  1. कार्य के अंतर्गत, दृश्य मेनू पर, इसके अनुसार व्यवस्थित करें, वर्तमान दृश्य चुनें और फिर वर्तमान दृश्य बदलें।
  2. क्रम में "समूह", "सभी साफ़ करें" बटन दबाएं, और फिर "ठीक" बटन दबाएं।
  3. क्रमबद्ध करें दबाएं, सभी बटन साफ़ करें, फिर क्रम में ठीक बटन दबाएं।
  4. मार्गदर्शिका का उपयोग करके कार्य सूची में कार्य को ऊपर या नीचे खींचें।
  5. डिफ़ॉल्ट उपयोग के लिए इस आदेश को सहेजने के लिए, क्रियाएँ मेनू पर, कार्य आदेश सहेजें चुनें। कैलेंडर पर कार्य सूची में अवर्गीकृत और असमूहीकृत कार्यों को ऊपर और नीचे ले जाया जा सकता है।
• कार्य महत्व असाइन करें
  1. कार्यों को महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करने के लिए, आपको प्रत्येक कार्य के महत्व को निर्दिष्ट करना होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, कार्यों का सामान्य स्तर का महत्व होता है। इसे निम्न या उच्च में बदला जा सकता है।
  2. उस टास्क को ओपन करें जिसका महत्व आप बदलना चाहते हैं।
  3. महत्व सूची में, उपयुक्त गंभीरता पर क्लिक करें।
  4. महत्व असाइनमेंट पूरा करने के बाद, कार्य सूची पर वापस आएं और इस खंड में पहली प्रक्रिया का उपयोग करके इसे महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करें।

किसी कार्य के लिए बीता हुआ समय रिकॉर्ड करें

1. उस कार्य को खोलें जिसके लिए नियोजित और वास्तविक समय लागतें दर्ज की जाती हैं।
2. विवरण टैब पर क्लिक करें।
3. "कार्य का दायरा" फ़ील्ड में नियोजित समय लागत और "वास्तव में खर्च की गई" फ़ील्ड में वास्तविक समय लागत दर्ज करें।

कैलेंडर पर कार्य पूरा होने का समय निर्धारित करना

1. नेविगेशन फलक में कार्य फ़ोल्डर से कैलेंडर बटन पर उस कार्य को खींचें, जिसके लिए आप समय निर्धारित करना चाहते हैं।
2. अपॉइंटमेंट टैब पर, अपने इच्छित विकल्पों का चयन करें।

कार्य स्थिति रिपोर्ट सबमिट करें

1. उस टास्क को ओपन करें जिसके लिए आप स्टेटस रिपोर्ट भेजना चाहते हैं।
2. क्रियाएँ मेनू से, कार्य स्थिति रिपोर्ट भेजें चुनें।
3. प्रति, प्रतिलिपि, और गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में प्राप्तकर्ताओं के नाम दर्ज करें।
4. यदि कार्य आपको सौंपा गया है, तो ये फ़ील्ड स्वचालित रूप से अद्यतन सूची के सदस्यों के नामों से भर जाएंगे।
5. सबमिट बटन पर क्लिक करें।

किसी कार्य के लिए अलर्ट सेट करें या निकालें

• किसी व्यक्तिगत कार्य के लिए रिमाइंडर सेट करें या निकालें
  1. वह कार्य खोलें जिसके लिए आप अलर्ट सेट करना या हटाना चाहते हैं।
  2. अलर्ट चेक बॉक्स को चुनें या साफ़ करें। अलर्ट सेट करते समय तारीख और समय भी सेट किया जा सकता है।
  3. यदि कोई अलर्ट सक्षम है लेकिन कोई समय निर्धारित नहीं है, तो डिफ़ॉल्ट अलर्ट समय का उपयोग किया जाता है। डिफ़ॉल्ट अलर्ट समय सेट करने के लिए, अलर्ट टाइम फ़ील्ड में एक समय चुनें।
• दी गई नियत तारीख के साथ सभी नए कार्यों के लिए अलर्ट सेट करें या निकालें
  1. टूल्स मेनू से विकल्प चुनें।
  2. नियत तिथि अलर्ट सेट करें चेक बॉक्स को चुनें या साफ़ करें। किसी अन्य उपयोगकर्ता को अलर्ट के साथ कार्य असाइन करते समय, अलर्ट अक्षम कर दिया जाता है ताकि उपयोगकर्ता द्वारा असाइन किया गया कार्य स्वयं अलर्ट सेट कर सके।

किसी कार्य के लिए नियत तिथि और प्रारंभ तिथि निर्धारित करें

1. एक कार्य खोलें जिसमें प्रारंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित हैं।
2. नियत दिनांक फ़ील्ड में कार्य पूरा करने की नियत तिथि दर्ज करें।
3. प्रारंभ दिनांक फ़ील्ड में कार्य के लिए प्रारंभ दिनांक दर्ज करें।
4. समाप्ति तिथि को बदले बिना प्रारंभ तिथि को रीसेट करने के लिए, प्रारंभ तिथि फ़ील्ड में नहीं टाइप करें और एंटर दबाएं। फिर प्रारंभ दिनांक फ़ील्ड पर फिर से क्लिक करें और एक नई प्रारंभ तिथि दर्ज करें।

यदि आप नियत तिथि को उस तिथि पर सेट करते हैं जो उस कार्य के लिए सामान्य पुनरावृत्ति पैटर्न का पालन नहीं करती है (उदाहरण के लिए, दी गई तिथि शुक्रवार है, लेकिन कार्य प्रत्येक गुरुवार को दोहराता है), तो कार्य सूची में एक नया कार्य दिखाई देगा अपवाद। नया कार्य प्रारंभिक कार्य के विपरीत नहीं दोहराया जाएगा, जो निर्देशानुसार दोहराएगा।

संदेश को कार्य में बदलना

1. नेविगेशन फलक में, उस संदेश को खींचें जिसे आप कार्य बटन में कनवर्ट करना चाहते हैं।
2. आप किसी भी प्रकार के तत्व को नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर बटन पर खींचकर किसी अन्य प्रकार में परिवर्तित कर सकते हैं।

किसी कार्य असाइनमेंट को स्वीकार या अस्वीकार करें

1. कोई कार्य या असाइनमेंट खोलें।
2. "स्वीकार करें" या "अस्वीकार करें" बटन पर क्लिक करें।
3. पोस्ट करने से पहले उत्तर संपादित करें का चयन करें (पोस्ट पर टिप्पणियाँ टाइप करें और भेजें बटन पर क्लिक करें) या अभी उत्तर भेजें रेडियो बटन का चयन करें।

किसी अन्य उपयोगकर्ता को कार्य सौंपना

• पहला कार्य असाइनमेंट
  1. एक नया कार्य बनाने के लिए, फ़ाइल मेनू से नया आदेश चुनें, और फिर असाइनमेंट आदेश। किसी मौजूदा कार्य को असाइन करने के लिए, उसे कार्य सूची में खोलें और कार्य असाइन करें बटन पर क्लिक करें।
  2. सूची से नाम चुनने के लिए, "टू" बटन पर क्लिक करें।
  3. नए कार्य में, विषय फ़ील्ड में एक नाम दर्ज करें। (मौजूदा अंक में, विषय क्षेत्र पहले से ही भरा हुआ है।)
  4. नियत तिथि और आवश्यक स्थिति विकल्पों का चयन करें।
  5. किसी कार्य को पुनरावर्ती बनाने के लिए, क्रिया मेनू से पुनरावृत्ति का चयन करें, आवश्यक विकल्प सेट करें और ठीक पर क्लिक करें।
  6. कार्य टेक्स्ट बॉक्स में कार्य के बारे में आवश्यक निर्देश और जानकारी दर्ज करें।
  7. सबमिट बटन पर क्लिक करें। जब आप एक पुनरावर्ती कार्य असाइन करते हैं, तो कार्य की एक प्रति कार्य सूची में रहेगी, लेकिन अपडेट नहीं की जाएगी। यदि कार्य पूर्ण होने पर मुझे स्थिति रिपोर्ट भेजें चेक बॉक्स चयनित है, तो कार्य की प्रत्येक घटना पूर्ण होने के बाद स्थिति रिपोर्ट भेजी जाएगी।
• प्राप्तकर्ता द्वारा असाइनमेंट को अस्वीकार करने के बाद किसी कार्य का पुन: असाइनमेंट
  1. कार्य सूची में अस्वीकृत कार्य खोलें।
  2. प्रति फ़ील्ड में, उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें जिसे आप कार्य सौंपना चाहते हैं।
  3. सबमिट बटन पर क्लिक करें।
• आपको सौंपे गए कार्य को पुन: असाइन करना
  1. वह संदेश खोलें जिसमें असाइनमेंट है।
  2. क्रियाएँ मेनू से कार्य असाइन करें चुनें।
  3. प्रति फ़ील्ड में, उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें जिसे आप कार्य सौंपना चाहते हैं।
  4. चेक या अनचेक करें कार्य सूची में इस कार्य की एक अद्यतन प्रति रखें और कार्य पूरा होने पर मुझे एक स्थिति रिपोर्ट भेजें।
  5. सबमिट बटन पर क्लिक करें।

असाइन किए गए कार्य के लिए नोट्स भेजें

1. असाइन किए गए कार्य को खोलें जिसके लिए आप नोट्स भेजना चाहते हैं।
2. क्रियाएँ मेनू से, उत्तर दें या सभी को उत्तर दें चुनें।
3. संदेश के पाठ क्षेत्र में एक नोट दर्ज करें।
4. सबमिट बटन पर क्लिक करें।

अस्वीकृत कार्य के स्वामी के अधिकार लौटाना

1. अस्वीकृत आदेश वाले संदेश को खोलें।
2. क्रियाएँ मेनू से, कार्य सूची पर लौटें चुनें।

प्रगति और बिलिंग जानकारी ट्रैक करें

1. अन्य उपयोगकर्ताओं को ट्रैक करने के लिए एक कार्य अग्रेषित करना।
2. वह कार्य खोलें जिसे आप सबमिट करना चाहते हैं।
3. क्रियाएँ मेनू से आगे का चयन करें।
4. प्रति और प्रतिलिपि फ़ील्ड में प्राप्तकर्ताओं के नाम दर्ज करें।
5. यदि आवश्यक हो, तो कार्य टेक्स्ट बॉक्स में एक संदेश दर्ज करें।
6. एकाधिक कार्यों की प्रतियां भेजने के लिए, कार्य सूची से अतिरिक्त कार्यों को अग्रेषित कार्य टेक्स्ट बॉक्स पर खींचें।
7. सबमिट बटन पर क्लिक करें।

असाइन किए गए कार्यों को ट्रैक करना

• आपको सौंपे गए कार्यों की प्रतियां स्वचालित रूप से सहेजें और स्थिति रिपोर्ट प्राप्त करें
  1. टूल्स मेनू से विकल्प चुनें।
  2. कार्य विकल्प बटन पर क्लिक करें।
  3. कार्य सूची में असाइन किए गए कार्यों की अद्यतन प्रतियाँ रखें चेक बॉक्स का चयन करें।
  4. असाइन किए गए कार्य पूर्ण होने के बाद रिपोर्ट भेजें चेक बॉक्स का चयन करें।
• उन कार्यों को देखें जिन्हें आपने अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपा है
  1. "कार्य" बटन पर क्लिक करें।
  2. व्यू मेनू पर, अरेंज बाय, करंट व्यू और फिर डेस्टिनेशन चुनें।
• उन उपयोगकर्ताओं की सूची देखें जो किसी प्रत्यायोजित कार्य की अप-टू-डेट प्रतियां रखते हैं
  1. असाइन किया गया कार्य खोलें जिसके लिए आप अपडेट की सूची देखना चाहते हैं।
  2. विवरण टैब पर, सूची के लिए अद्यतन में नाम पढ़ें।

किसी कार्य के लिए रिकॉर्ड दूरी, संगठन और अन्य बिलिंग जानकारी

1. उस कार्य को खोलें जिसके लिए भुगतान की जानकारी लिखी जा रही है।
2. विवरण टैब पर जाएं।
3. "कार्य का दायरा", "दूरी", "व्यय और संगठन" फ़ील्ड में आवश्यक जानकारी दर्ज करें।

आवर्ती कार्य

केवल किसी कार्य का स्वामी ही इसे पुनरावर्ती कार्य बना सकता है।

1. वह कार्य खोलें जिसे आप पुनरावर्ती बनाना चाहते हैं।
2. चुनें कि कार्य कितनी बार दोहराया जाएगा (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक)।
3. कार्य को दोहराने के लिए दिन और समय निर्धारित करने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
   • नियमित अंतराल पर कार्य को दोहराएं - "दोहराना" समूह के दाईं ओर किसी भी विकल्प का चयन करें, मान को छोड़कर बाद में एक नया कार्य सेट करें;
   • नियत तारीख के आधार पर पुनरावर्ती कार्य - रेडियो बटन के बाद नया कार्य सेट करें चुनें और फ़ील्ड में पुनरावृत्ति अंतराल दर्ज करें।
4. कार्य के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियों का चयन करें।

कार्य सूची में आवर्ती कार्य एक समय में एक दिखाई देते हैं। ऐसे कार्य की एक प्रति पूरी होने के बाद, अगली प्रति सूची में दिखाई देती है।

पुनरावर्ती कार्य की एक बारंबारता छोड़ें

1. कार्य सूची में, वह पुनरावर्ती कार्य खोलें जिसे आप छोड़ना चाहते हैं।
2. क्रियाएँ मेनू से छोड़ें चुनें। यदि पुनरावर्ती कार्य एक निश्चित संख्या में होने के बाद समाप्त होता है, तो छोड़े गए कार्य को एक घटना के रूप में गिना जाएगा।

कार्य पुनरावृत्ति रद्द करें

1. वह कार्य खोलें जिसे आप पूर्ववत करना चाहते हैं।
2. क्रियाएँ मेनू से, पुनरावृत्ति चुनें।
3. पुनरावृत्ति हटाएं बटन पर क्लिक करें।

06.04.2015

सचिव के दैनिक कार्य का एक हिस्सा बॉस की बैठकों का समय निर्धारित करना, उन्हें रद्द करना और बॉस के व्यक्तिगत समय को व्यवस्थित करना है। एमएस आउटलुक के साथ इस काम को अनुकूलित करने के लिए युक्तियाँ इस आलेख में मिल सकती हैं।

लेख से आप सीखेंगे:

प्रबंधक के कार्यों को शेड्यूल करने के लिए एमएस आउटलुक का उपयोग कैसे करें

आपके कार्य दिवस में एक निश्चित समय पर निर्धारित कठिन बैठकें शामिल हैं - बैठकों, बातचीत और लचीले कार्य जो समय से बंधे नहीं हैं। उदाहरण के लिए: एक छुट्टी आवेदन पर हस्ताक्षर करें, एक पत्र या रिपोर्ट भेजें। अधिकतर, आपके शेड्यूल में लचीले कार्य हो सकते हैं। आप उन्हें आउटलुक में टास्क मॉड्यूल में श्रेणी और महत्व के आधार पर वर्गीकृत कर सकते हैं। कैलेंडर मॉड्यूल में एक कस्टम दृश्य आपको विभिन्न गतिविधियों की प्रगति को ट्रैक करने में मदद करता है।

श्रेणी के अनुसार कार्य सूची कैसे बनाएं

कार्यों की प्रभावी ढंग से योजना बनाने के लिए, आपको यह करना होगा:

• कार्यों को शब्दार्थ समूहों में विभाजित करें जिसमें उन्हें एक निश्चित विशेषता के अनुसार समूहीकृत किया जाएगा;
• सिमेंटिक समूहों के आधार पर कार्य बनाएं और उन्हें श्रेणियां असाइन करें;
• आपके लिए सुविधाजनक तरीके से कार्य अनुक्रम को अनुकूलित करें और महत्वपूर्ण लोगों को हाइलाइट करें।

यह सब कैसे करें?

स्टेप 1

सिमेंटिक कार्य समूहों को परिभाषित करें।

आपके कार्यों को एक निरंतर सूची में नहीं, बल्कि एक निश्चित विशेषता के अनुसार समूहों में प्रस्तुत किया जाएगा:

• "पर्यवेक्षक"। इस समूह में ऐसे कार्य शामिल हैं जो आपके बॉस से जुड़े हैं। उदाहरण के लिए, के लिए एक आवेदन पर हस्ताक्षर करें छुट्टी.
• "प्रोजेक्ट्स"। यदि आपके द्वारा प्रबंधित या भाग लेने वाले प्रोजेक्ट में 15-20 से अधिक आइटम हैं, तो उन्हें एक अलग अर्थ समूह में एकत्र करें। उदाहरण के लिए, कार्यालय स्थानांतरण का आयोजन एक पूर्ण परियोजना है।
• "शाखाएं"। यदि आपके संगठन की शाखाएँ हैं और आपका प्रबंधक उनके साथ सहभागिता करता है तो ऐसा समूह बनाएँ। उदाहरण के लिए, महीने के लिए रिपोर्ट का अनुरोध करें या शाखा प्रबंधकों के आने की समय-सारणी स्पष्ट करें।

चरण दो

कार्य बनाएं और उन्हें अर्थ समूहों के आधार पर श्रेणियां असाइन करें।निचले मेनू के माध्यम से "कार्य" मॉड्यूल खोलें। होम टैब पर, क्रिएट टास्क बटन पर क्लिक करें। ऐड आइटम विंडो खुलेगी। विषय क्षेत्र में एक नाम दर्ज करें। नियत दिनांक फ़ील्ड में एक नियत तिथि निर्धारित करें यदि कार्य की एक सटीक नियत तिथि है। वैकल्पिक रूप से, रिमाइंडर फ़ील्ड में एक तिथि दर्ज करें ताकि आउटलुक आपको नियत तारीख की अग्रिम रूप से याद दिला सके।

अब इन्द्रिय समूहों के आधार पर श्रेणियां बनाएं। किसी भी समय, आप वांछित श्रेणी खोल सकते हैं और उससे संबंधित सभी कार्यों को देख सकते हैं। कार्य विंडो के शीर्ष पर श्रेणी का चयन करें बटन पर क्लिक करें, फिर सभी श्रेणियों पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, नियोजन श्रेणी में आउटलुकऔर आउटलुक में टाइम मैनेजमेंट को रंगों से नाम दिया गया है - पीला, हरा, लाल। यदि आपके पास पर्याप्त श्रेणियां नहीं हैं, तो नई जोड़ें - इसके लिए "बनाएं" बटन पर क्लिक करें।

सहायक की गतिविधियों में स्पष्ट समय सीमा के बिना कार्य होते हैं। उन्हें एक विशिष्ट शब्दार्थ समूह के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है। ऐसे कार्यों को विशेष श्रेणियां "1-दिन" और "1-सप्ताह" असाइन करें ताकि आप उन्हें क्रमशः दिन और सप्ताह के दौरान पूरा करना न भूलें। शीर्षक की शुरुआत में संख्याओं का उपयोग करना सुनिश्चित करें ताकि ये कार्य बाकी के ऊपर खड़े हों। अन्यथा योजनाआउटलुक और एमएस कैलेंडर में, आउटलुक वर्णानुक्रम का उपयोग करता है और आपके लिए इन वस्तुओं को ढूंढना अधिक कठिन होगा। शेष सिमेंटिक समूहों के नाम जिन्हें आपने चरण 1 में पहचाना है, संख्या 2 से लिखें - "2-हेड", "2-प्रोजेक्ट", "2-शाखाएं", आदि।

प्रत्येक दिन 1-सप्ताह की श्रेणी ब्राउज़ करना न भूलें और उन कार्यों को चुनें जिन्हें आपको आज पूरा करने की आवश्यकता है। यदि ऐसे आदेश हैं, तो उन्हें "1-दिन" श्रेणी में ले जाएं।

चरण 3

कार्यों को श्रेणियों में समूहित करने के लिए एक कस्टम दृश्य सेट करें।यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्य सूची में मिश्रित नहीं हैं, लेकिन प्रत्येक अपनी श्रेणी में हैं, एक कस्टम दृश्य सेट करें। एक कस्टम दृश्य टू-डू सूची को ठीक उसी तरह प्रस्तुत करने की क्षमता है जिस तरह से उपयोगकर्ता फिट दिखता है।

होम टैब पर, करेंट व्यू टॉप मेन्यू से टू डू लिस्ट चुनें। फिर व्यू टैब पर जाएं और कस्टमाइज़ व्यू बटन पर क्लिक करें। दिखाई देने वाली "उन्नत दृश्य विकल्प" विंडो में, "समूह" बटन पर क्लिक करें। "योजना का आदेश देकर स्वचालित रूप से समूहित करें" को अनचेक करें। "फ़ील्ड के अनुसार आइटम समूहित करें" बॉक्स में, "श्रेणियाँ" चुनें। निचले दाएं कोने में, "विस्तार / संक्षिप्त समूह" लाइन में, "जैसा कि अंतिम बार देखा गया" (चित्र 1) चुनें। दो बार "ओके" पर क्लिक करें। आपके कार्यों को श्रेणियों और नियत तिथियों में बांटा जाएगा (चित्र 2)।

चावल। 1. टास्क ग्रुपिंग सेटिंग्स विंडो

आप किसी विशेष कार्य के महत्व को सीधे उनकी सूची से बदल सकते हैं। सूची में वांछित आइटम का चयन करें, "होम" टैब खोलें और "टैग" समूह में, विस्मयादिबोधक चिह्न आइकन पर क्लिक करें।

चरण 4

सूची में मुख्य कार्यों को हाइलाइट करें।समय प्रबंधन के सिद्धांतों में से एक यह है कि मुख्य कार्यों को पहले सही ढंग से प्राथमिकता दी जाए और उन्हें उजागर किया जाए ताकि पहले उनसे निपटा जा सके। आइए टू-डू सूची सेट करें ताकि जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को लाल रंग में हाइलाइट किया जा सके और हमेशा सूची में सबसे ऊपर रहे।

कार्य मॉड्यूल खोलें। दृश्य टैब पर, वर्तमान दृश्य समूह में, दृश्य अनुकूलित करें बटन पर क्लिक करें। उन्नत दृश्य विकल्प विंडो खुलती है। सशर्त स्वरूपण बटन पर क्लिक करें। आइए अब नियम के गुणों को सेट करें, जिसके अनुसार आउटलुकअत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामलों को लाल रंग में उजागर करेगा। जोड़ें बटन पर क्लिक करें। "नाम" फ़ील्ड में, नियम के लिए एक नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए "महत्वपूर्ण - लाल रंग में"। फ़ॉन्ट बटन पर क्लिक करें और एक लाल बोल्ड फ़ॉन्ट चुनें (चित्र 3)।

चावल। 3. कार्य सूची के सशर्त स्वरूपण की स्थापना के लिए विंडो

इस नियम की शर्त को उच्च कार्य महत्व पर सेट करें। ऐसा करने के लिए, "सशर्त स्वरूपण" विंडो में, "शर्त" बटन पर क्लिक करें - "चयन" विंडो खुल जाएगी। "अन्य शर्तें" टैब पर क्लिक करें। "तत्वों का महत्व" चेकबॉक्स चेक करें और सूची में "उच्च" चुनें। ठीक क्लिक करें, फिर सशर्त स्वरूपण विंडो में। उन्नत दृश्य विकल्प विंडो बंद न करें।

अपनी टू-डू सूची सेट करें ताकि उच्च-महत्वपूर्ण आइटम पहले आएं। "उन्नत दृश्य विकल्प" विंडो में, "सॉर्ट करें" बटन पर क्लिक करें - "सॉर्ट करें" विंडो खुल जाएगी (चित्र 4)। "फ़ील्ड के अनुसार आइटम सॉर्ट करें" पंक्ति में, "महत्व" चुनें और "अवरोही" बॉक्स को चेक करें। "फिर फ़ील्ड के अनुसार" पंक्ति में, "विषय" चुनें और "आरोही" चेकबॉक्स चुनें। ओके पर क्लिक करें। आपको "फ़ील्ड "महत्व" प्रश्न के साथ संकेत दिया जाएगा जिसके द्वारा आप सॉर्ट करना चाहते हैं, दृश्य में नहीं दिखाया गया है। इसे दिखाना? - "हां" पर क्लिक करें।

चावल। 4. कार्य छँटाई सेटिंग्स विंडो

जांचें कि क्या आपने पैरामीटर सही ढंग से सेट किए हैं। कार्यों में से एक को उच्च महत्व पर सेट करें - इसे डबल-क्लिक करके खोलें और "टैग" समूह में, विस्मयादिबोधक चिह्न आइकन पर क्लिक करें। यदि आइटम लाल रंग में रोशनी करता है, तो सेटिंग्स सही हैं।

कैलेंडर में कस्टम दृश्य कैसे सेट करें

आयोजन की तैयारी के विभिन्न चरणों में जो कुछ करने की आवश्यकता है उसे डायरी में न लिखने के लिए और लंबी टू-डू सूची न बनाने के लिए, उन्हें दर्ज करें आउटलुक. यहां आप कैलेंडर मॉड्यूल में कस्टम फ़ील्ड सेट कर सकते हैं। आइए एक कस्टम दृश्य सेट करें - एक इंटरफ़ेस जिसमें घटनाओं की तैयारी के लिए बहु-चरणीय कार्यों को देखना सुविधाजनक है।

स्टेप 1

आयोजन की तैयारी के चरणों पर प्रकाश डालें।वार्ता की तैयारी में निम्नलिखित चरण शामिल हैं: बैठक कक्ष बुक करना, वार्ताकारों को निमंत्रण भेजना, प्रतिभागियों के लिए पास ऑर्डर करना, हैंडआउट प्रिंट करना, परिसर के तकनीकी उपकरणों की जांच करना।

चरण दो

कैलेंडर का तालिका दृश्य सेट करें।के लिये मीटिंग शेड्यूलिंगआउटलुक में, हम दिन/सप्ताह/माह दृश्य का उपयोग करते हैं, जो एक डायरी के फैलाव की तरह दिखता है। हालांकि, वार्ता तैयार करने के लिए, तालिका प्रारूप का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक होता है, जहां सभी चरणों को कॉलम में चिह्नित किया जाता है।

कैलेंडर मॉड्यूल पर जाएं और टूलबार से व्यू टैब चुनें। दृश्य बदलें बटन पर क्लिक करें, फिर दृश्य प्रबंधित करें। दिखाई देने वाली सभी दृश्य प्रबंधित करें विंडो में, नया क्लिक करें। नई दृश्य विंडो खुलती है। "नाम देखें" फ़ील्ड में, दृश्य का नाम दर्ज करें - उदाहरण के लिए, "वार्ता की तैयारी"। "तालिका" प्रकार का चयन करें और "ओके" पर क्लिक करें। एक टेबल दिखाई देगी जहां आप अपने कॉलम जोड़ेंगे।

सीमित स्क्रीन चौड़ाई के कारण फ़ील्ड नाम पूरी तरह से दिखाई नहीं दे सकते हैं। इसलिए, सबसे महत्वपूर्ण शब्दों के साथ कॉलम नाम शुरू करें: उदाहरण के लिए, "कमरा - किताब", "पास - ऑर्डर", आदि।

चरण 3

"बातचीत" शब्द के साथ सभी ईवेंट चुनें. खुलने वाली विंडो में, "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें। "खोज पाठ" फ़ील्ड में "बातचीत" शब्द दर्ज करें। अपनी खोज को "विषय" फ़ील्ड तक सीमित करें। ओके पर क्लिक करें जब तक कि सभी विंडो बंद न हो जाएं।

अब, बातचीत से संबंधित सभी मीटिंग्स का चयन करने के लिए और विशेष तैयारी की आवश्यकता है, टूलबार पर वर्तमान दृश्य मेनू से, नया बातचीत तैयारी दृश्य चुनें।

चरण 4

कस्टम फ़ील्ड सेट करें और उन्हें तालिका में जोड़ें।चरण 2 में, आपने एक कस्टम तालिका दृश्य बनाया - यह वर्तमान में खाली है। अब आपको इसमें बातचीत की तैयारी के चरणों को जोड़ने की जरूरत है। प्रत्येक चरण एक अलग कस्टम फ़ील्ड में स्थित होगा - एक तालिका स्तंभ जिसे आप स्वयं जोड़ेंगे। इन क्षेत्रों में आप देखेंगे कि वार्ता की तैयारी कैसी चल रही है। बातचीत और अन्य कार्यक्रम तालिका की पंक्तियों में स्थित होंगे। आउटलुकआपको कई प्रकार के क्षेत्र बनाने की अनुमति देता है: "हां / नहीं", "पाठ", "संख्या", आदि। वार्ता की तैयारी को नियंत्रित करने के लिए इन तीन क्षेत्रों की आवश्यकता होती है।

आउटलुक कैलेंडर में एक कार्य बनाने और आउटलुक में कार्य सूची और कार्य सूची बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए "डायरियों के साथ नीचे! कौन से कार्यक्रम सचिव को प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाने में मदद करेंगे »

कॉलम को कस्टमाइज़ और जोड़ने के लिए, किसी भी कॉलम हेडिंग पर राइट-क्लिक करें और सेलेक्ट फील्ड्स पर क्लिक करें। "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें - "नया कॉलम" विंडो खुल जाएगी। जाहिर है, मीटिंग रूम बुक करने के तथ्य को चिह्नित करने के लिए, "हां / नहीं" फ़ील्ड टाइप करना पर्याप्त है। तो एक कॉलम नाम दर्ज करें: "कमरा - बुक"। ड्रॉप-डाउन सूची से फ़ील्ड प्रकार "हां/नहीं" चुनें। फ़ील्ड प्रारूप को चिह्न के रूप में छोड़ दें। ओके पर क्लिक करें।

आप सेलेक्ट फील्ड्स विंडो पर वापस आ जाएंगे। आपके द्वारा बनाई गई फ़ील्ड फ़ोल्डर उपयोगकर्ता फ़ील्ड सूची में दिखाई देगी। इसे माउस के साथ कॉलम नाम पैनल पर "एंड" फ़ील्ड के दाईं ओर तालिका में खींचें। अब, यह इंगित करने के लिए कि एक कमरा बातचीत के लिए आरक्षित है, किसी विशिष्ट घटना की पंक्ति पर संबंधित कॉलम में क्लिक करें। इस चरण को एक चेकमार्क के साथ चिह्नित किया जाएगा।

इसी तरह, सभी आवश्यक फ़ील्ड बनाएं और तालिका में खींचें। उदाहरण के लिए, वार्ता तैयार करने के लिए, आपको निम्नलिखित कॉलम की आवश्यकता होगी: "प्रारंभ", "अंत", "कक्ष - पुस्तक", "प्रतिभागियों की संख्या", "निमंत्रण - भेजें", "हैंडआउट्स और अतिरिक्त। सामग्री ”(चित्र। 5)।

कमरे के लिए - पुस्तक और आमंत्रण - कॉलम भेजें, हाँ/नहीं फ़ील्ड प्रकार चुनें।

प्रतिभागियों की संख्या कॉलम के लिए, गणना फ़ील्ड प्रकार चुनें क्योंकि यह एक गणना है।

कॉलम के लिए "हैंडआउट्स और एक्स्ट्रा। सामग्री" फ़ील्ड प्रकार का चयन करें "पाठ" - उन सामग्रियों को दर्ज करना सुविधाजनक है जिन्हें तैयार करने या मुद्रित करने की आवश्यकता है।

व्यावहारिक कार्य संख्या 2

पाठ विषयमाइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक

कार्य समय योजना

पाठ का उद्देश्य

Microsoft Office Outlook का उपयोग करके कार्य समय की योजना बनाना सीखें

परिचय

एक सचिव का काम बहुत विविध है। यह दस्तावेजों की तैयारी है,और टेलीफोन कॉल, और आगंतुकों के स्वागत का संगठन और भी बहुत कुछ। इससमसामयिक मुद्दों के समाधान से संबंधित गतिविधियाँ अशिक्षित व्यक्ति के लिए अदृश्य हैं। हालाँकि, इसे कितनी सफलतापूर्वक और तेज़ी से कार्यान्वित किया जाता हैlyatsya, उद्यम की दक्षता पर निर्भर करता है।पर्यावरण में आउटलुकसभी गतिविधियों को निम्नलिखित समूहों में बांटा गया है, जिनके बारे मेंजिसे आप पहले से जानते हैं: अपॉइंटमेंट्स, मीटिंग्स, इवेंट्स, टास्क और टेलीफोनकॉल।

बैठक - यह एक या दो व्यक्तियों को शामिल करने वाली घटना है। बैठक का समय के अनुसारउनके बीच और कैलेंडर में आरक्षित। बैठक में भागीदारी की आवश्यकता नहीं हैसंसाधन: विशेष परिसर, तैयारी का समय, सामग्री की लागत। एक बैठक को प्रमुख को दैनिक रिपोर्ट, और एक फोन कॉल, और आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए बुलाया जा सकता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि, एक नियम के रूप में, यह एक छोटी सी बात है, के दृष्टिकोण सेतैयारी पर खर्च किए गए समय को कम करना; यह एक निश्चित समय के लिए निर्धारित है और हैज़िया एकतरफा (सचिव द्वारा व्यक्तिगत रूप से किया गया) या द्विपक्षीय (दो के बीच बातचीतमानव)। हालांकि बैठक एक विशिष्ट समय के लिए निर्धारित है, इसे हमेशा पुनर्निर्धारित किया जा सकता है।ले, अगर इस समय एक और अधिक महत्वपूर्ण घटना है।

बैठक, एक बैठक के विपरीत, इसमें कई व्यक्तियों के निमंत्रण और भागीदारी की आवश्यकता होती हैअतिरिक्त संसाधन। बैठक के आयोजन को सभी प्रतिभागियों के साथ समन्वयित किया जाना चाहिए। बैठकएक विशिष्ट तिथि है, साथ ही एक प्रारंभ और समाप्ति समय भी है। सोबराघटना के लिए कार्यक्रम की योजना तैयार करने, स्थान चुनने और निश्चित रूप से सभी प्रतिभागियों के साथ सहमत होने से संबंधित तैयारी की आवश्यकता होती है।

आयोजन एक सामग्री से संबंधित गतिविधियों का एक समूह है, के बारे मेंलंबे समय से बह रहा है। घटना में संकलन शामिल हैकार्य योजना और उनमें से प्रत्येक की अलग तैयारी। घटनाओं के उदाहरण: प्रदर्शनी-मेला, ओलंपिक खेल, अवकाश, संगोष्ठी। सोबाघटनाएँ वार्षिक हो सकती हैं, अर्थात वे वर्ष में एक बार एक निश्चित दिन पर घटित होती हैं(उदाहरण के लिए, किसी कार्यक्रम का जन्मदिन या वर्षगांठ), और साधारण,यानी एक बार गुजरना और एक या अधिक दिनों तक चलना।रास निमंत्रण भेजनाघटना इसकी सामग्री से निर्धारित होती है। उदाहरण के लिए, के बारे मेंसंगोष्ठी का संचालन प्रतिभागियों के निमंत्रण से जुड़ा है, और जन्मदिन पर यह आवश्यक हैइस तथ्य के लिए तैयार रहें कि वे दिन भर फोन करेंगे और मुलाकात करेंगेअपने कर्मचारी को बधाई देना चाहते हैं या नहीं। अगर यह आपके साथी का जन्मदिन है,तो आपको बधाई देने के लिए दिन में एक से अधिक बार उसे फोन करना पड़ सकता है

एक कार्य एक कार्य है जिसे एक निश्चित तिथि तक पूरा किया जाना चाहिएमहत्वपूर्ण समय लागत। एक कर्मचारी वर्तमान कार्य करता है जब वह बैठकें, बैठकें नहीं करता है, अर्थात, सशर्त रूप से, आप "मुक्त" कह सकते हैं। कार्य निष्पादित किए गएसचिव, दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण है, उपायों की योजना तैयार करनास्वीकृति, संगठनात्मक कार्य और अन्य।

सफल कार्य के लिए, आपको अपने कार्य समय की योजना बनाना सीखना होगा। Outlook परिवेश में, कैलेंडर फ़ोल्डर का उपयोग कार्य समय निर्धारित करने के लिए किया जाता है।

कार्य 1. कैलेंडर फ़ोल्डर के साथ कार्य करना

कैलेंडर फ़ोल्डर इंटरफ़ेस से परिचित हों।

प्रगति

कैलेंडर फ़ोल्डर खोलें

चिह्नित समयरेखा वाली डायरी विंडो ढूंढें। यहां आप अपॉइंटमेंट, मीटिंग, इवेंट रिकॉर्ड कर सकते हैं।

3. समय के पैमाने का विभाजन मान बदलें।
इसके लिए:

पैमाने पर कहीं भी राइट-क्लिक करें;

संदर्भ मेनू में, 5 से 60 मिनट के बीच उपयुक्त समय अंतराल का चयन करें।

"कैलेंडर" ढूंढें। इसके साथ, आप वर्तमान और अगले महीनों और वर्षों में अन्य तिथियों के लिए निर्धारित कार्यक्रम देख सकते हैं। वर्तमान तिथि को लाल रंग में हाइलाइट किया गया है। कैलेंडर को कुछ महीने आगे या पीछे स्क्रॉल करें। बोल्ड में तिथियों की तलाश करें।

कैलेंडर पर किसी तिथि पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि डायरी निर्दिष्ट तिथि पर खुलती है।

आप डायरी का प्रारूप बदल सकते हैं। टूलबार पर, दिन, कार्य सप्ताह, सप्ताह, महीना बटन खोजें। बारी-बारी से प्रत्येक बटन पर क्लिक करें और कैलेंडर दृश्य परिवर्तन देखें।

अपने कैलेंडर में टास्कबार खोजें। इसमें एक तालिका का रूप होता है, जिसकी प्रत्येक पंक्ति में कार्यों के नाम और कुछ पैरामीटर दर्ज किए जाते हैं।

टास्क 2: मीटिंग शेड्यूल करें

अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने का तरीका जानें.

प्रगति

वर्तमान तिथि पर डायरी खोलें।

निकट भविष्य के लिए योजना "काप्रोनोव के साथ चर्चा करें यू.आई. कार्य योजना"।

इसके लिए:

समयरेखा पर क्लिक करें जो वर्तमान समय से आधे घंटे से पहले नहीं स्थित है;

बैठक का विषय लिखें;

एंट्रर दबाये।

मीटिंग को एक विशेष अलर्ट आइकन के साथ चिह्नित किया जाएगा। मीटिंग शुरू होने से 15 मिनट पहले प्रोग्राम स्वचालित रूप से आने वाली मीटिंग की एक ध्वनि संकेत चेतावनी देगा।

बीप की प्रतीक्षा करें।

बैठक की अवधि बदलें।
इसके लिए:

माउस पॉइंटर को मीटिंग रिकॉर्ड के ऊपर या नीचे बॉर्डर पर ले जाएँ (माउस पॉइंटर का आकार बदल जाएगा);

पकड़ो और बैठक की सीमा को स्थानांतरित करें।

5. तालिका में डेटा द्वारा निर्देशित, आने वाले दिनों के लिए विभिन्न विषयों के साथ कुछ और मीटिंग बनाएं

सप्ताह के लिए तालिका अनुसूची
सप्ताह का दिन समयविषय

सोमवार 9.00-9.30 निदेशक को रिपोर्ट करें

मंगलवार 13.00-14.30 निजी मामलों के लिए स्वागत

बुधवार 16.30-17.00 दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करें

गुरुवार 10.00-12.00 शिक्षा समिति

कार्य 3: मीटिंग सेटिंग बदलें

अपॉइंटमेंट शेड्यूल करते समय, आप इसे किसी संपर्क से संबद्ध कर सकते हैं। फिर इसके बारे में संपर्क जानकारी में दर्ज किया जाएगा। इस जानकारी का उपयोग करके, आप हमेशा याद रख सकते हैं कि संपर्क के साथ कब और क्या बैठकें हुईं, वे किस बारे में थे। अपॉइंटमेंट शेड्यूल करते समय, आप व्यस्त विकल्प निर्दिष्ट कर सकते हैं। आउटलुक निम्नलिखित विकल्प प्रदान करता है

व्यस्त बैठक को पुनर्निर्धारित नहीं किया जा सकता है और आप नहीं करना चाहते

इस समय आपको परेशान करने के लिए

नि: शुल्क आप बैठक को दूसरी बार पुनर्निर्धारित कर सकते हैं, यदि कोई हो

अधिक दबाव वाली बात

संदेहास्पद आप सुनिश्चित नहीं हैं कि बैठक होगी भी

काम से बाहर मीटिंग कहीं और होती है

यदि आप एक समूह में काम करते हैं और नेटवर्क पर अन्य सदस्यों को अपनी योजनाओं के बारे में बताते हैं तो व्यस्तता मापदंडों को निर्दिष्ट करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। आपके रोजगार विकल्प उन्हें अपने काम के घंटों की योजना बनाने में मदद करेंगे।

किसी मीटिंग को किसी संपर्क के साथ, दस्तावेज़ के साथ संबद्ध करना सीखें, अलर्ट सेट करें और रद्द करें, व्यस्त विकल्प सेट करें।

प्रगति

किसी विषय पर या किसी खाली विषय पर डबल-क्लिक करके मीटिंग विकल्प विंडो खोलें।
डायरी में पंक्ति

मीटिंग टैब पर विचार करें।

निम्न कार्य करें:

बैठक का विषय बदलें;

बैठक का स्थान इंगित करें;

चेतावनी ध्वज को अक्षम करें;

रोजगार के मानदंड निर्धारित करें: व्यस्त, मुक्त, संदिग्ध, काम पर नहीं।

किसी संपर्क के साथ अपॉइंटमेंट संबद्ध करें। ऐसा करने के लिए, संवाद बॉक्स के निचले भाग में संपर्क बटन पर क्लिक करें और खुलने वाले संपर्कों की सूची में, उस संपर्क व्यक्ति के नाम का चयन करें जिसके साथ बैठक निर्धारित है।

टास्क 4. नोट्स और अटैचमेंट

आमतौर पर बैठक के दौरान कुछ व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा की जाती है। मीटिंग विंडो में, आप नोट्स बना सकते हैं, नोट्स बना सकते हैं, किन मुद्दों पर चर्चा की जा सकती है, चर्चा किए जाने वाले विषयों पर सुझाव आदि। यदि कोई दस्तावेज़ किसी मीटिंग के लिए तैयार किया जा रहा है, तो आप उसे सीधे मीटिंग विंडो में पेस्ट कर सकते हैं या उससे लिंक कर सकते हैं।

मीटिंग के लिए नोट्स और अटैचमेंट लेना सीखें।

प्रगति

मीटिंग विंडो खोलें

मीटिंग नोट्स के टेक्स्ट बॉक्स में, टेक्स्ट लिखें: "कार्य के समय, प्रतिभागियों की संख्या और उनके प्रश्नों के दायरे पर चर्चा करने के लिए।"

आपके द्वारा बनाई गई और आपके कंप्यूटर पर सहेजी गई फ़ाइल को मीटिंग में संलग्न करें।
इसके लिए:

फ़ाइल जोड़ें बटन पर क्लिक करें (या फ़ाइल सम्मिलित करें मेनू);

ब्राउज़र विंडो में, वांछित फ़ाइल ढूंढें और सम्मिलित करें बटन पर क्लिक करें (फ़ाइल आइकन विंडो में दिखाई देगा)।

4. आप फ़ाइल की सामग्री को पेस्ट भी कर सकते हैं।
इसके लिए:

सम्मिलित करें मेनू से वस्तु का चयन करें;

संवाद बॉक्स में, फ़ाइल से बनाएँ स्विच का चयन करें;

ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें और संवाद बॉक्स में फ़ाइल का नाम चुनें;

ओके बटन पर क्लिक करके डायलॉग बॉक्स बंद करें और सुनिश्चित करें कि फाइल की सामग्री नोट्स फील्ड में दिखाई दे।

टास्क 5: आवर्ती मीटिंग शेड्यूल करें

सचिव के काम में ऐसी बैठकें होती हैं जो समय-समय पर दोहराई जाती हैं। उदाहरण के लिए,निदेशक को एक रिपोर्ट प्रत्येक कार्य दिवस की शुरुआत में हस्ताक्षर करने से पहले की जाती हैदस्तावेज़ - कार्य दिवस के अंत में, सप्ताह में एक बार बैठकें आयोजित की जाती हैं, जिन्हें समर्पित किया जाता हैnye भविष्य के काम की योजना बनाना और किए गए कार्यों पर रिपोर्ट करना। सभी सूचीबद्ध प्रकार की मीटिंग को कैलेंडर में आवर्ती के रूप में चिह्नित किया जा सकता हैसा। इस मामले में, वे स्वचालित रूप से निर्धारित दिनों में रिकॉर्ड किए जाएंगे।

आवर्ती अपॉइंटमेंट बनाने का तरीका जानें.

प्रगति

1. कैलेंडर में कई अपॉइंटमेंट बनाएं, जिन्हें फिर एक आवर्ती विशेषता असाइन की जाएगी

सप्ताह का दिन समय विषय पुनरावृत्ति ध्वज

सोमवार 9.00-9.30 प्रतिदिन मेल चेक करें

सोमवार 9.30-10.00 निदेशक को प्रतिदिन रिपोर्ट करें

सोमवार 16.30-17.00 प्रतिदिन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर

सोमवार 10.00-11.00 प्रति सप्ताह योजना बैठक

मंगलवार 13.00-14.30 प्रत्येक सप्ताह व्यक्तिगत मामलों पर स्वागत

शुक्रवार 16.00-17.00 प्रति सप्ताह कार्य के परिणाम

2 अपॉइंटमेंट के लिए पुनरावर्तन ध्वज सेट करें।

इसके लिए:

मीटिंग विंडो खोलने के लिए डबल क्लिक करें;

टूलबार पर, रिपीट बटन पर क्लिक करें

अपॉइंटमेंट पुनरावृत्ति संवाद बॉक्स में, आवश्यक पुनरावर्तन विकल्प सेट करें;

अपॉइंटमेंट विंडो बंद करें और कैलेंडर में अन्य तिथियों को देखें जिनके लिए आवर्ती अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जाएगा।

टास्क 6: शेड्यूल मीटिंग्स और इवेंट्स

बैठक में कई प्रतिभागियों का निमंत्रण शामिल है। आउटलुक सॉफ्टवेयर वातावरण आपको सोल्डर संपर्कों से प्रतिभागियों का चयन करने और उन्हें स्वचालित रूप से निमंत्रण भेजने की अनुमति देता है। इस प्रकार का कार्य सीधे नेटवर्क पर समूह कार्य की संभावना से संबंधित है। एक घटना एक पूरे दिन की घटना है।

मीटिंग और इवेंट शेड्यूल करना सीखें।

टिप्पणी:

यदि आप ऑनलाइन काम करते हैं, तो संपर्क फ़ोल्डर में निर्दिष्ट पते पर आमंत्रण स्वचालित रूप से भेजे जाएंगे

प्रगति

एक आवर्ती बैठक खोलें

सदस्य उपलब्धता टैब पर क्लिक करें। इस टैब पर क्लिक करने से अपॉइंटमेंट अपने आप मीटिंग में बदल जाता है।

प्रतिभागियों का चयन करने और उन्हें निमंत्रण भेजने के लिए, अन्य बटन पर क्लिक करें। पता पुस्तिका खुल जाएगी।

मीटिंग प्रतिभागियों का चयन करें।

5. जेनरेट की गई सूची में, प्रत्येक प्रतिभागी के बगल में भेजें आमंत्रण आइकन पर क्लिक करें और आमंत्रण भेजें या न भेजें का चयन करें।

6. संपर्क फ़ोल्डर बनाते समय, सभी जन्म तिथियां और वर्षगाँठ स्वचालित रूप से घटनाओं के रूप में संबंधित दिनों के लिए डायरी में दर्ज की जाती हैं। सही दिन पर ऐसी प्रविष्टि आपको अपने साथी को बधाई देने की आवश्यकता की याद दिलाएगी, जो व्यावसायिक संचार में शिष्टाचार का संकेत है। घटना को डायरी शीट के शीर्षलेख में दर्शाया गया है। डायरी की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारियों और भागीदारों के जन्मदिन तदनुसार दर्ज किए गए हैं

7 पूरे दिन का इवेंट मैनेजर्स सेमिनार बनाएँ।

इसके लिए:

नया अपॉइंटमेंट खोलने के लिए डबल-क्लिक करें;

पूरे दिन बॉक्स को चेक करें;

बाकी मीटिंग पैरामीटर सेट करें: विषय, स्थान, तिथि, समय, प्रतिभागी।

कार्य 7. कार्य बनाना

कैलेंडर फ़ोल्डर विंडो में टास्कबार होता है। एक कार्य, एक बैठक के विपरीत, एक विशिष्ट नियत तारीख और समय नहीं होता है। इसकी केवल एक विशिष्ट प्रारंभ तिथि और नियत तिथि है। कार्य एक ही नाम के साथ एक अलग फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाते हैं। कैलेंडर टास्कबार कार्य फ़ोल्डर से जुड़ा हुआ है

आप निम्न कार्य विकल्प सेट कर सकते हैं:

कार्य का विषय निर्दिष्ट करें;

एक आरंभ तिथि और एक नियत तारीख निर्धारित करें;

पूरा होने के चरणों को ट्रैक करें: शुरू नहीं हुआ, प्रगति पर, पूर्ण, स्थगित, लंबित;

कार्य पूरा होने का प्रतिशत इंगित करें;

किसी अन्य कलाकार को कार्य सौंपना और निष्पादन को नियंत्रित करना;

किसी कार्य को किसी संपर्क से संबद्ध करें;

एक फ़ाइल संलग्न करें या नोट्स लिखें;

विंडो में कार्य विवरण का प्रतिनिधित्व बदलें।

इनमें से कई विकल्प मीटिंग विकल्पों के समान हैं।

टास्क बनाना और उनके पैरामीटर सेट करना सीखें।

प्रगति

कैलेंडर फ़ोल्डर और कार्य फ़ोल्डर में कार्यों के बारे में जानकारी की प्रस्तुति पर विचार करें। वे बहुत समान हैं।

टास्क फोल्डर में जाएं।

कार्य बनाने के लिए, उस पंक्ति पर क्लिक करें जो कहती है "क्लिक करने से एक आइटम (कार्य) जुड़ जाएगा"।

इस तरह, आप विषय, नियत तारीख और कुछ अन्य कार्य पैरामीटर सेट कर सकते हैं। "अवकाश कार्यक्रम को स्वीकृत करने का आदेश" विषय को लिखें और ड्रॉप-डाउन कैलेंडर में नियत तिथि इंगित करें, फिर एंटर दबाएं।

किसी कार्य के बारे में विस्तृत जानकारी दर्ज करने के लिए, विंडो खोलने के लिए डबल-क्लिक करें
कार्य पैरामीटर।

कार्य की प्रारंभ तिथि, स्थिति, प्रतिशत पूर्ण दर्ज करें। अलर्ट बॉक्स को चेक करें।

कार्य के लिए एक आदेश के साथ एक फ़ाइल संलग्न करें।

अगले 5 दिनों के लिए कुछ और कार्य बनाएँ:

छुट्टियों के बारे में जानकारी एकत्र करें;

संगोष्ठी के लिए एक योजना बनाओ;

संगोष्ठी प्रतिभागियों की एक सूची बनाएं;

संगोष्ठी के प्रतिभागियों को टेलीफोन संदेश भेजें।

कार्य 8. किसी अन्य व्यक्ति को कार्य सौंपना और निष्पादन की निगरानी करना

सचिव न केवल स्वतंत्र रूप से निदेशक के कार्यों को करता है, बल्कि उसके निर्देश पर, कार्य के निष्पादन को किसी अन्य कर्मचारी को सौंप सकता है और निष्पादन की निगरानी कर सकता है।

सॉफ्टवेयर वातावरणआउटलुकआपको फ़ोल्डर से किसी भी व्यक्ति को कार्य सौंपने की अनुमति देता हैसंपर्क। जब कोई कार्य सौंपा जाता है, तो यह स्वचालित रूप से कर्मचारियों के नेटवर्क पर भेज दिया जाता है।उपनाम जो कार्य का स्वामी बन जाता है। असाइन किया गया कार्य फ़ोल्डर में संग्रहीत हैके सचिव, जिसके पास इस प्रकार अपने पाठ्यक्रम को नियंत्रित करने का अवसर हैकार्यान्वयन।

दूसरों को कार्य सौंपना सीखें।

प्रगति

1. "सेमिनार प्रतिभागियों को टेलीफ़ोन संदेश भेजें" कार्य विंडो खोलें

   टूलबार पर, टास्क असाइन करें बटन पर क्लिक करें।

   To... लाइन प्रकट होती है।

   To... बटन पर क्लिक करें ऑर्डर के प्राप्तकर्ता की विंडो खुल जाएगी

   वांछित संपर्क को एक क्लिक के साथ हाइलाइट करें और इसे प्राप्तकर्ताओं की सूची में स्थानांतरित करें
   प्रति क्लिक करके संदेश...

   विंडो बंद करें और सुनिश्चित करें कि To... लाइन में चयनित संपर्क है।

   कार्य विंडो बंद करें। आउटलुक तुरंत कार्य को अग्रेषित करना शुरू कर देगा। आपके द्वारा किसी अन्य व्यक्ति को कार्य सौंपे जाने के बाद, आप इसके स्वामी नहीं रह जाते हैं, अर्थात आप इसके मापदंडों को नहीं बदल सकते हैं। आपको बस कार्य के निष्पादन को नियंत्रित करना है।

   कार्य आइकन कैसे बदल गया है यह देखने के लिए कार्य फ़ोल्डर में देखें। एक नए आइकन का मतलब है कि कार्य किसी और को सौंपा गया है। फ़ोल्डर में कार्य निष्पादन के लिए जिम्मेदार लोगों द्वारा समूहीकृत किए जाते हैं

   संपर्क फ़ोल्डर से अधिक कार्य बनाएं और उन्हें अलग-अलग लोगों को असाइन करें।

कार्य 9. कार्य विवरण का दृश्य बदलना

कार्य के बारे में जानकारी तालिका के रूप में प्रस्तुत की जाती है। स्तंभ शीर्षक प्रदर्शित कार्य विकल्पों को दर्शाते हैं। सॉफ़्टवेयर वातावरण आपको कार्य के बारे में जानकारी की प्रस्तुति को बदलने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, दृश्य मेनू से वर्तमान दृश्य आइटम का उपयोग करें। यदि किसी कारण से आप कार्यक्रम द्वारा प्रस्तुत विचारों से संतुष्ट नहीं हैं, तो आप तालिका में कितने भी कॉलम, समूह बनाने के तरीके और कार्यों को स्वयं सेट कर सकते हैं।

प्रोग्राम द्वारा प्रदान की गई कार्य जानकारी के विचारों का उपयोग करना सीखें और तालिका में कॉलम की संख्या कैसे बदलें।

प्रगति

कार्य फ़ोल्डर खोलें।

दृश्य मेनू में, वर्तमान दृश्य आइटम का चयन करें और अतिरिक्त मेनू से दृश्य प्रकारों में से एक का चयन करें।

देखें कि समस्या का दृश्य कैसे बदल गया है।

अन्य प्रकार की प्रस्तुति लागू करें।

टाइटल बार पर राइट क्लिक करें।

संदर्भ मेनू से, वर्तमान दृश्य बदलें चुनें। विवरण देखें विंडो खुल जाएगी

बटन की सामग्री देखें। बटन संवादों का उपयोग करके दृश्य बदलें।

कार्य 10. एक नोट बनाना

नोट - यह एक छोटा ज्ञापन है। नोट का पाठ सबसे विविध हो सकता है: एक विचार जो आप नहीं चाहतेभूल जाओ; अपने आप को या किसी अन्य कर्मचारी को किसी चीज़ की याद दिलाना; एक ताजा किस्सा जो आप अपने साथी को अवसर पर बता सकते हैं; उद्धरण और अधिक। एक गैर-कम्प्यूटरीकृत कार्यालय में, आप कभी-कभी ऐसी तस्वीर देख सकते हैं। सब खत्मकरो - मेज पर, फोन पर, दीवार पर, खिड़की के शीशे पर, डेस्क पर -कुछ नोटों के साथ कागज की छोटी शीट चिपकाई जाती हैं। ये नोट हैं। इस बात से सहमतकि ऐसा ऑफिस किसी बाहरी व्यक्ति को ताकतवर का अंदाजा दे सकेहालांकि, कर्मचारियों का रोजगार बहुत लापरवाह दिखता है। सॉफ्टवेयर वातावरण में नोट्सआउटलुक- यह पेपर नोटपैड का एक इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग है जिसमें आंसू बंद चादरें हैं। नोट्स का उपयोग प्रश्नों को रिकॉर्ड करने, याद दिलाने के लिए किया जाता हैज्ञान और बहुत कुछ, जो आमतौर पर एक पेपर नोटबुक में लिखा जाता है। अलावा,नोट जानकारी संग्रहीत करने का एक शानदार तरीका है जिसकी आपको बाद में आवश्यकता हो सकती है, जैसेउपाय, निर्देश, या पाठ जिसे आप अन्य मदों या दस्तावेज़ों में चिपका सकते हैं। सॉफ्टवेयर वातावरणआउटलुकएक विशेष फ़ोल्डर है जहाँ आप बना सकते हैंऔर नोट को सेव कर लें और जरूरत पड़ने पर इसका इस्तेमाल करें। इन मुख्य के अलावासंभावनाएं आप कर सकते हैं: एक संपर्क के साथ एक नोट संबद्ध करें; इसे एक श्रेणी असाइन करें; मेल द्वारा भेजें;प्रकार; नोट का दृश्य बदलें। जैसा कि आप देख सकते हैं, एक नोट के साथ, आप क्रियाओं के समान कार्य कर सकते हैंअन्य तत्व।

आप स्क्रीन पर खुले अपने नोट्स के साथ काम कर सकते हैं। नोट में किए गए परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं। फिर आपकी स्क्रीन नोट्स से भर जाएगी।

नोट बनाना और उसके साथ काम करना सीखें।

प्रगति

नोट्स फ़ोल्डर खोलें।

क्रिएट बटन पर क्लिक करें। एक पीले नोट वाली विंडो खुलेगी।

विंडो में नोट टेक्स्ट लिखें।

नोट बंद करें। यह फ़ोल्डर के कार्य क्षेत्र पर एक आइकन के रूप में दिखाई देगा।

एक संपर्क के साथ एक नोट संबद्ध करें।
इसके लिए:

नोट खोलने के लिए आइकन पर डबल क्लिक करें;

छिपा हुआ नोट मेनू खोलें;

संपर्क चुनें;

खुलने वाली संपर्क सूची में वांछित व्यक्ति का चयन करें।

1. जब कोई नोट किसी संपर्क से जुड़ा होता है, तो इसके बारे में जानकारी संपर्क क्रियाएँ टैब पर प्रदर्शित होती है। संपर्क फ़ोल्डर में, उस व्यक्ति का कार्ड खोलें जिससे आपने नोट को लिंक किया था।

   क्रियाएँ टैब पर जाएँ और अन्य कार्रवाइयों के साथ, उल्लेख की तलाश करें
   नोट के बारे में।

   अन्य नोट मेनू विकल्पों का अन्वेषण करें। दूसरों के बीच, आपको फॉरवर्ड कमांड मिलेगा। जब आदेश निष्पादित किया जाता है, तो एक मानक ई-मेल संदेश विंडो खुलती है।

परीक्षण प्रश्न

मीटिंग, मीटिंग, इवेंट, टास्क में क्या अंतर है?

आउटलुक में डायरी फोल्डर का उद्देश्य क्या है?

कैलेंडर पर वर्तमान तिथि को कैसे हाइलाइट किया जाता है?

मैं किसी अनुसूचित मीटिंग को किसी संपर्क से कैसे लिंक करूं?

मीटिंग विंडो में दस्तावेज़ कैसे डालें?