Oleh karena itu, dalam metode GTD, pengumpulan dan pencatatan informasi adalah yang utama. Itulah mengapa Anda perlu membawa buku catatan ajaib Anda dengan potensi intelektual Anda, di mana pun dan selalu.

2. Penyelarasan tugas

Untuk tugas yang ada, ajukan pertanyaan berikut:

1. Seberapa penting tugas ini?
2. Berapa lama tugas ini akan selesai?
3. Apakah harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu atau bisa kapan saja?

Selain itu, metode GTD menyediakan dalam paragraf No. 2 untuk definisi langkah-langkah yang jelas untuk menyelesaikan kasus tertentu. Misalnya, jika daftar Anda ditandai: buat rencana bisnis untuk proyek baru. Kemudian, untuk menyelesaikan tugas ini, Anda harus memecahnya menjadi subtugas yang lebih kecil dan saling berhubungan.

Jika tugasnya adalah membuat rencana bisnis, maka ini seringkali merupakan pekerjaan yang banyak. Dan setiap kali Anda melihat tanda centang itu di daftar Anda, Anda ingin menundanya lagi dan lagi. Masalahnya adalah otak Anda merasakan tugas ini tanpa spesifik. Untuk alasan ini, Anda perlu membagi tugas ini menjadi beberapa yang lebih kecil:

1. Temukan contoh rencana bisnis online.
2. Lihat isinya, baca dan pahami esensinya.
3. Buat pola serupa untuk proyek Anda.
4. Membuat sketsa.
5. Sesuatu untuk diubah, ditingkatkan, dll.

Mengapa begitu mudah? Karena otak kita suka merencanakan dan membagi tugas besar menjadi lebih kecil. Dan, itu terjadi setiap saat. Katakanlah Anda ingin pergi ke restoran. Otak Anda mulai berpikir (merencanakan) secara bertahap:

• Masakan apa yang Anda inginkan;
• Teman mana yang harus dihubungi;
• Apa waktu terbaik untuk pergi;
• Seperti apa cuacanya dan apa yang harus dikenakan...

Dengan demikian, otak membagi tugas ini menjadi subtugas dan menyelesaikan semuanya selangkah demi selangkah tanpa banyak beban. Dan dalam kasus yang lebih sulit dan kurang menyenangkan, otak membutuhkan bantuan Anda.

3. Sistematisasi kasus

Poin ketiga dari metode GTD adalah mengatur berbagai hal:

• Dalam urutan kepentingan;
• Urgensi;
• Dan jumlah langkah yang diambil.

Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat beberapa kategori dan subkategori, setelah itu, mendistribusikan kasing di antara mereka.

Contoh 1 Dalam sebulan Anda memiliki pertemuan dengan mantan teman kerja. Anda ingin bertemu dengannya, tetapi Anda tidak tahu apa yang mungkin terjadi selama periode waktu ini, di mana Anda akan berada, dll. Tugas ini dapat ditambahkan dengan aman ke subkategori #1. Setel pengingat di kalender Google selama seminggu dan kemudian selesaikan masalah ini.

Contoh 2 Anda memiliki keinginan - untuk belajar Sebenarnya, ini untuk Dan ini bisa dilakukan ketika ada waktu. Tugas ini dapat ditambahkan ke subkategori No. 2, yaitu diinginkan untuk dilakukan.

Kategori kedua adalah hal-hal penting. Kami memperkirakan perkiraan waktu yang diperlukan untuk melakukan ini. Jika dibutuhkan kurang dari 3 menit (baca artikel pendek, balas email...), maka itu harus segera dilakukan, sebelum Anda mulai menuliskannya di suatu tempat.

Setelah itu, bagi kategori #2 menjadi subkategori. Misalnya, 1 - proyek, 2 - pribadi; 3 - bisnis ... Bagilah ide-ide Anda ke dalam kategori dan jika ada masalah yang perlu diselesaikan pada waktu tertentu, tunjukkan waktu ini di sebelahnya.

4. Lihat dan perbarui

Dalam sistem GTD, item #4 juga sangat penting. Tinjau daftar Anda 1-2 kali seminggu. Ini dilakukan untuk menambahkan yang baru, menghapus apa yang telah dilakukan, atau menghapus kasus yang kehilangan relevansinya.

Banyak orang, yang menggunakan sistem GTD, mengabaikan poin ini. Dan ini adalah salah satu langkah terpenting. Karena dasar dari produktivitas adalah akurasi dan kesadaran. Jika daftar Anda dalam keadaan yang buruk, Anda tidak akan memiliki keinginan untuk kembali ke sana dan Anda akan meninggalkan usaha Anda.

5. Lakukan

Lakukan tugas Anda sesuai dengan urgensi, kepentingan, suasana hati dan motivasi Anda. Menerapkan metode GTD ke dalam hidup Anda membutuhkan latihan dan disiplin.

It's worth it, karena dengan menggunakan alat GTD, Anda akan dapat mengikuti, mengembangkan dan merasa lengkap!

Didedikasikan untuk Katherine

pasangan saya yang luar biasa dalam hidup dan pekerjaan

Berhasil hidup!

Untuk waktu yang cukup lama, singkatan GTD telah menjadi akrab bagi banyak orang di Rusia seperti USB atau GPRS. Di forum Internet yang didedikasikan untuk manajemen waktu dan efektivitas pribadi, sistem "Menyelesaikan sesuatu" dibahas seaktif memilih perencana harian atau menetapkan tujuan hidup.

Untungnya, selama sepuluh tahun keberadaan Komunitas Manajemen Waktu Rusia, pertanyaan "Merencanakan atau tidak merencanakan waktu?" tidak lagi relevan. Tidak merencanakan waktu, terlambat rapat, melupakan kewajiban yang telah dipikul sama tidak senonohnya dengan tidak menggunakan garpu dan pisau di restoran. Manajemen waktu selama beberapa tahun terakhir telah mengambil tempat yang sama dalam hidup kita seperti gym atau kolam renang. Berada dalam kondisi fisik yang baik adalah hal yang wajar. Metodenya bisa berbeda - berenang, yoga, bola voli ... - intinya sama. Demikian pula, modis dan alami untuk melakukan segalanya, tidak melupakan apa pun, selalu mencari waktu untuk bekerja, istirahat, komunikasi dengan keluarga dan teman.

Pertanyaan utamanya adalah metode pengorganisasian diri apa yang harus dipilih, secara relatif, "apa yang lebih cocok untuk saya: berenang atau gym?". Bagaimana mengatur sistem manajemen waktu pribadi lebih mudah, lebih nyaman dan dengan senang hati? Tergantung pada tipe psikologisnya, lebih mudah bagi seseorang untuk makan dengan pisau dan garpu, bagi seseorang - dengan sumpit Jepang. Bagaimanapun, sistem, urutan, metodologi tertentu diperlukan.

Setiap negara maju memiliki ahli manajemen waktu. Pembaca Rusia sangat mengetahui buku-buku Lothar Seivert, kepala Institut Strategi dan Perencanaan Waktu Heidelberg; Stephen Covey, presiden perusahaan Amerika FranklinCovey; Brian Tracy, Spesialis Kepemimpinan dan Kinerja; Kerry Gleeson, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern dan lainnya. Beberapa karya belum diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia dan sedang menunggu di sayap - buku oleh Mark Forster (Inggris Raya), Harold Taylor (Kanada), dll. David Allen, yang sistemnya baik dikenal di AS dan telah mendapatkan banyak penggemar di negara kita.

Jadwal kerja David sangat mengesankan: jadwal seminarnya di kota-kota terbesar di AS dan Eropa diketahui setahun ke depan. Bukunya jelas, praktis, resep, teknologi. Perlu diperdebatkan dengan beberapa prinsip dan rekomendasi, dan, tidak diragukan lagi, terjemahan bahasa Rusia dari buku ini ditakdirkan untuk peran katalisator untuk diskusi aktif. Tapi satu hal yang pasti: buku itu laris dan bermanfaat. Popularitasnya di Rusia masih dalam bukti asli bahasa Inggris ini.

Saya berharap Anda, pembaca, dengan bantuan pengalaman dan rekomendasi praktis David Allen yang telah terbukti, belajar bagaimana mengatur hidup. Untuk menjalani kehidupan yang kaya, efisien, dan indah, di mana setiap menit Waktu memiliki bobot dan nilai tertingginya sendiri.

Aku harap kamu berhasil!

Gleb Arkhangelsky,

Direktur Jenderal perusahaan "Organisasi Waktu",

pencipta Komunitas Manajemen Waktu Rusia

www.improvement.ru

Dari penulis

Di depan Anda adalah gudang strategi dan prinsip. Anda akan menemukan kekuatan baru dalam diri Anda, belajar untuk tetap tenang dan mengatasi banyak hal dengan lebih efisien, menghabiskan lebih sedikit usaha. Mampu menyelesaikan sesuatu dan menyelesaikan tugas dengan sukses adalah penting, tetapi itu tidak harus menghentikan Anda secara pribadi dari menikmati hidup, yang tampaknya hampir atau bahkan sama sekali tidak dapat dicapai selama kerja keras. Namun, kita tidak berbicara tentang pilihan "salah satu - atau": percayalah, Anda dapat bekerja secara efektif dan pada saat yang sama hidup untuk kesenangan Anda sendiri di dunia kekhawatiran sehari-hari.

Efisiensi adalah salah satu aspek terpenting dalam bekerja. Mungkin apa yang Anda lakukan benar-benar penting, menarik atau berguna, atau mungkin tidak, tetapi pekerjaan itu harus dilakukan bagaimanapun caranya. Dalam kasus pertama, sebagai aturan, Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari waktu dan upaya yang dihabiskan. Yang kedua - sesegera mungkin untuk memulai bisnis baru, tanpa meninggalkan "ekor".

Seni menenangkan pikiran dan kemampuan untuk membebaskannya dari semua kekhawatiran dan kekhawatiran mungkin merupakan salah satu rahasia terbesar orang-orang hebat.

Kapten J. Hatfield

Dan apa pun yang Anda lakukan, Anda mungkin ingin memahami apa yang terjadi dengan tenang dan merasa yakin bahwa saat ini Anda harus melakukan persis seperti yang Anda lakukan. Apakah Anda minum bir dengan rekan kerja setelah bekerja, mengagumi bayi Anda yang tertidur di buaian di tengah malam, menjawab email, atau mengobrol singkat dengan klien setelah pertemuan formal, Anda memerlukan kepercayaan diri bahwa inilah yang harus Anda lakukan Saat ini.

Dalam menulis buku ini, tujuan saya adalah untuk mengajari Anda bagaimana menjadi seefisien mungkin dan bagaimana bersantai ketika Anda ingin atau merasa perlu.

Saya, seperti banyak dari Anda, telah lama mencari jawaban atas pertanyaan: apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana. Dan sekarang, setelah lebih dari dua puluh tahun mengembangkan dan menerapkan metode baru untuk meningkatkan produktivitas individu dan organisasi, setelah banyak penelitian dan upaya untuk meningkatkan diri, saya yakin dapat mengatakan bahwa tidak ada satu solusi universal. Tidak ada program komputer, seminar, perencana pribadi, dan pernyataan misi pribadi yang dapat membuat hari kerja Anda lebih mudah dan membuat keputusan untuk Anda hari demi hari, minggu demi minggu, dan seluruh hidup Anda. Terlebih lagi, setelah Anda menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas dan membuat pengambilan keputusan Anda bahkan lebih mudah, Anda akan memiliki tanggung jawab baru dan tujuan kreatif yang tidak dapat lagi dicapai dengan formula sederhana.

Tetapi meskipun tidak ada cara sederhana untuk menyempurnakan organisasi dan produktivitas pribadi, ada beberapa langkah yang dapat kita ambil untuk meningkatkannya. Tahun demi tahun, ketika saya bekerja pada diri saya sendiri, saya menemukan hal-hal yang lebih dalam dan lebih penting untuk difokuskan, ide-ide untuk dipikirkan, dan hal-hal yang harus dilakukan. Saya telah menemukan proses sederhana untuk sangat meningkatkan kemampuan seseorang untuk secara kreatif dan konstruktif menangani masalah duniawi yang dapat dikuasai siapa pun.

Buku ini adalah puncak dari lebih dari dua puluh tahun penelitian tentang produktivitas individu. Ini adalah panduan untuk memaksimalkan hasil dan meminimalkan biaya di dunia di mana pekerjaan menjadi lebih banyak setiap hari dan membutuhkan penyelesaian banyak masalah yang diperdebatkan. Saya telah menghabiskan banyak waktu mengajar orang-orang di garis depan - di tempat kerja - untuk membantu mereka memproses dan merampingkan tugas sehari-hari mereka. Metode yang saya temukan telah terbukti efektif dalam berbagai organisasi, di semua bidang kegiatan, di lingkungan budaya yang berbeda, bahkan di sekolah dan di rumah. Setelah dua puluh tahun melatih dan mendidik pekerja yang paling berpengalaman dan produktif, saya menyadari bahwa dunia membutuhkan metode saya.

Pemimpin organisasi berusaha untuk menanamkan "produktivitas marjinal" dalam diri mereka dan bawahan mereka sebagai standar dasar. Mereka, seperti saya, tahu bahwa di penghujung hari kerja, di balik pintu tertutup, ada panggilan telepon yang mereka tidak punya cukup waktu untuk menjawab, tugas yang perlu dialihkan ke seseorang, pertanyaan yang tidak terselesaikan selama rapat dan diskusi , tanggung jawab yang tidak terpenuhi, dan lusinan email yang belum dibaca. Banyak pebisnis berhasil karena masalah yang mereka pecahkan dan peluang yang mereka sadari pada akhirnya lebih penting daripada kekurangan dalam portofolio dan kantor mereka. Namun pada laju kehidupan dan perkembangan bisnis saat ini, keseimbangan ini menjadi sangat goyah.

Di satu sisi, kita membutuhkan alat terbukti yang akan membantu orang memfokuskan upaya strategis dan taktis mereka dan tidak membiarkan mereka melupakan sesuatu yang penting. Di sisi lain, perlu untuk menciptakan lingkungan kerja dan metode yang tidak memungkinkan karyawan yang cakap untuk "kelelahan" di tempat kerja di bawah tekanan stres. Kami membutuhkan standar gaya kerja yang stabil yang akan menjaga karyawan terbaik dan terpintar dari stres.

Ini tidak hanya berlaku untuk organisasi, tetapi juga untuk sekolah, di mana anak-anak masih belum diajarkan bagaimana menganalisis informasi yang diterima, bagaimana fokus pada hasil dan langkah apa yang harus diambil untuk mencapainya. Masing-masing dari kita membutuhkan pengetahuan ini: bagaimanapun, itu akan memungkinkan kita untuk menggunakan semua peluang yang terbuka di hadapan kita untuk meningkatkan diri kita sendiri dan terus-menerus meningkatkan dunia di sekitar kita.

Kekuatan, kesederhanaan, dan keefektifan prinsip-prinsip yang akan saya jelaskan dalam Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity paling baik dialami secara langsung: dalam waktu nyata, dalam kondisi nyata, di dunia nyata. Tentu saja, tujuan dari buku ini adalah untuk menyajikan esensi dari seni yang hebat dalam mengelola alur kerja dan mencapai produktivitas yang tinggi. Saya mencoba menyajikan materi sedemikian rupa untuk mengungkapkan gambaran besarnya kepada Anda dan pada saat yang sama memberi Anda rasa hasil langsung saat Anda membaca buku itu.

Buku ini dibagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama mengungkapkan gambaran besar, memberikan gambaran singkat tentang sistem, menjelaskan keunikan dan relevansinya, dan kemudian secara langsung memperkenalkan metode utama secara ringkas dan mudah diakses. Bagian kedua menjelaskan bagaimana menerapkan prinsip-prinsip sistem dalam praktek. Di sini Anda dapat berlatih dan belajar langkah demi langkah untuk menerapkan model yang dijelaskan dalam kehidupan sehari-hari. Bagian ketiga menjelaskan hasil yang lebih tinggi dan lebih efektif yang dapat dicapai dengan menjadikan metodologi dan model sebagai bagian integral dari pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.

Bergabung sekarang! Saya ingin Anda tidak hanya percaya, tetapi juga yakin bahwa metode ini dapat dan harus digunakan oleh Anda secara pribadi. Saya ingin Anda memahami bahwa apa yang saya janjikan tidak hanya mungkin, tetapi juga cukup dapat diakses oleh Anda masing-masing. Dan saya ingin Anda tahu bahwa semua yang saya sarankan sangat mudah diterapkan. Ini tidak memerlukan keahlian khusus. Anda sudah tahu bagaimana berkonsentrasi, menuliskan informasi penting, memutuskan hasil yang diinginkan dan tindakan di masa depan, mempertimbangkan alternatif dan membuat pilihan. Anda akan melihat bahwa banyak tindakan yang terus-menerus Anda lakukan secara naluriah dan intuitif benar-benar benar. Saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana membawa keterampilan inti ini ke tingkat efisiensi berikutnya. Saya akan membantu Anda menerjemahkan semua keterampilan ini menjadi perilaku baru yang akan menjadi mercusuar bagi Anda.

Sepanjang halaman buku ini, saya terus-menerus merujuk pada program pelatihan dan seminar tentang topik produktivitas. Selama dua puluh tahun terakhir saya telah bekerja sebagai konsultan manajemen, baik sendiri maupun dalam kelompok kecil. Pekerjaan saya terutama terdiri dari pelatihan produktivitas satu lawan satu dan lokakarya tentang metode yang diuraikan dalam buku ini. Rekan-rekan saya dan saya telah melatih lebih dari seribu orang, melatih ratusan ribu profesional, dan mengorganisir ratusan seminar kelompok. Dari pengalaman ini saya menarik kesan dan contoh untuk buku ini.

Inti dari buku ini disampaikan dengan indah oleh klien saya, yang menulis: “Ketika saya pertama kali mulai menerapkan prinsip-prinsip program ini, prinsip-prinsip itu menyelamatkan hidup saya ... Ketika saya menjadikannya kebiasaan, prinsip-prinsip itu mengubah hidup saya. Ini adalah vaksin melawan perjuangan sehari-hari "bukan untuk hidup, tetapi untuk kematian" ketika "proyek seharusnya selesai kemarin", dan penangkal ketidakharmonisan yang dibawa oleh banyak orang sendiri ke dalam hidup mereka.

Paradoks yang paling aneh adalah bahwa kesadaran manusia mengatasi dengan baik generasi pemikiran baru, tetapi dengan penyimpanan yang lama sering gagal. Terlalu sering kita lupa bahkan informasi sederhana - misalnya, untuk membeli sesuatu di toko atau di mana kita meletakkan kunci. Apakah Anda akrab dengan ini? Nah, Anda tidak sendirian. Dan jika kita melupakan hal-hal sederhana seperti itu, lalu apa yang bisa kita katakan tentang menyelesaikan tugas dan produktivitas pribadi yang tinggi.

Di Goalton.com, dalam bidang pekerjaan kami, kami menempatkan nilai tinggi pada metode apa pun untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan tim. Sudah menjadi norma bagi kami untuk terus-menerus mencari dan menguji metode terbaru di bidang ini, dan metode lama yang cukup populer. Dan hari ini kami ingin berbicara tentang nuansa, pro dan kontra yang kami alami sendiri menggunakan pendekatan GTD. Seperti biasa, para ahli kami telah membuat pemerasan paling terkonsentrasi untuk Anda, sehingga pada akhir artikel Anda fasih dalam masalah ini dan setidaknya bisa menjadi sedikit lebih efisien.

Ide utama

Jadi, esensi dari metode GTD didasarkan pada postulat dasar bahwa sulit bagi seseorang untuk mencapai tujuannya jika kepalanya sibuk dengan arus informasi yang masuk. Ada begitu banyak pikiran, tugas, dan gangguan eksternal dalam hidup kita sehingga sangat sulit untuk berkonsentrasi pada hal utama. Oleh karena itu, David Allen menyarankan untuk tidak menyimpan sejumlah besar informasi di kepala Anda, tetapi untuk membebaskan pikiran Anda untuk pekerjaan langsung dan mencoba untuk mentransfer semua informasi ke media eksternal, setelah sebelumnya terstruktur dengan cara tertentu.

Pengaruh arus informasi yang masuk menurut D. Allen

Tim ahli metodologi Goalton.com percaya bahwa cara pandang organisasi kerja seperti ini dapat dibenarkan. Untuk orang sukses menuliskan pemikiran dan daftar tindakan Anda adalah fakta yang tak terbantahkan, dan itulah sebabnya notebook dan buku harian telah lama menjadi simbol pengusaha sukses. Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk berbuat lebih banyak adalah membongkar kepala Anda. Cukup pindahkan tugas dari kepala Anda ke media eksternal apa pun.

Dekade terakhir telah memberi kita babak baru pengembangan komputer - komputer akhirnya menjadi benar-benar pribadi, ringan, mini dan Anda dapat memiliki akses ke jaringan global atau layanan cloud dari hampir semua tempat di dunia. Perangkat lunak yang mudah digunakan membuat perekaman proyek dan tugas Anda menjadi sederhana dan visual, apakah Anda lebih suka menggunakan peta pikiran atau membuat daftar tugas.

Untuk membebaskan kepala Anda dan menuliskan sesuatu, cukup instal pengelola tugas yang nyaman untuk Anda sendiri atau gunakan layanan cloud, seperti Goalton, Remember the milk, Asana, atau Todoist.

Kami sangat setuju dengan penulis GTD bahwa seseorang yang berjuang untuk produktivitas pribadi yang tinggi harus mengambil kendali penuh atas manajemen alur kerja. Proses ini terdiri dari beberapa tindakan berturut-turut - mengumpulkan dan memproses data, organisasi yang nyaman dari informasi yang dikumpulkan tentang proyek, kemampuan untuk membuat tinjauan berkala dan membuat keputusan tentang perlunya tindakan tertentu. Beberapa saat kemudian kita akan kembali ke proses ini, tetapi untuk saat ini kita akan mengilustrasikannya dengan diagram visual.

Praktek Perencanaan

Setelah Anda membongkar semua yang menumpuk di dalamnya dari kepala Anda, Anda perlu menyortirnya menjadi tumpukan. Oleh karena itu, postulat kedua Allen untuk merencanakan waktu Anda didasarkan pada apa yang disebut model enam tingkat meninjau pekerjaan Anda. Bahkan, penulis GTD mengatakan bahwa seseorang harus dapat melihat urusannya dari pandangan mata burung. Untuk melakukan ini, ia mengusulkan untuk membedakan 6 tingkat perspektif tatapan:

• Urusan saat ini
• Proyek sekarang
• Rentang tugas
• 1-2 tahun kedepan
• Perspektif lima tahun
• Hidup Anda secara keseluruhan

Metodologi GTD merekomendasikan untuk meninjau setiap level pada frekuensi tertentu untuk memprioritaskan tugas Anda dengan lebih baik. Dan meskipun kami menganggap pendekatan ini agak disederhanakan, kami masih lebih setuju dengan pernyataan ini. Mungkin rekomendasi paling penting dari para ahli metodologi Goalton.com dalam hal ini adalah: ubah daftar ini dan mulailah merencanakan urusan Anda secara tepat dengan menetapkan tujuan hidup umumnya. Apakah sulit? Dan bagaimana! Tetapi justru pernyataan pertanyaan seperti itulah yang memberi Anda dorongan untuk perubahan radikal dalam vektor perkembangan Anda sendiri. Lagi pula, jika setiap hari Anda dengan keras kepala melakukan hal yang sama, lalu mengapa hasil Anda harus berubah?

Sedikit tentang gol

Lihatlah diri Anda dan cobalah untuk menjawab beberapa pertanyaan dengan jujur ​​- apakah Anda puas dengan hidup Anda? Apakah kualitasnya cukup tinggi? Apakah Anda lelah pada akhir hari kerja atau, sebaliknya, didorong oleh energi tambahan? Apakah Anda ingin melakukan hal yang sama dalam 10 tahun? Seperti apa kehidupan orang yang ideal bagi Anda?

Ini tentu saja merupakan pandangan yang lebih filosofis tentang hidup Anda dan itu membutuhkan sikap yang sehat dan tidak memihak, tetapi ini adalah hidup Anda dan untuk mengalami sukacita di ujung jalan, Anda benar-benar perlu menetapkan pedoman yang tepat bagi diri Anda sendiri. Dengan pedoman tersebut, yang kami maksud adalah definisi karakteristik khusus yang harus Anda miliki. Lebih tepatnya, bukan hanya "kamu", tetapi "kamu yang terbaik". Setelah kamu sadar konsep "perbaiki diri sendiri", Anda akan segera mengerti bahwa Anda tidak akan bisa menjadi lebih baik tanpa tindakan khusus.

Label dan konteks dalam praktik

Tapi kembali ke ide David Allen. Apakah di atas terlihat seperti GTD? Sayangnya, hanya sebagian. Kami percaya bahwa metodologi Getting Things Done agak reaktif, sedangkan pendekatan perencanaan yang kami usulkan lebih tepat dianggap proaktif. Apa bedanya?

Faktanya adalah bahwa pendekatan reaktif, seperti namanya, adalah reaksi terhadap beberapa peristiwa. Secara khusus, metode GTD sangat aktif mempromosikan penggunaan apa yang disebut "konteks", yaitu kondisi di mana Anda melakukan tindakan tertentu. Ada banyak jenis perangkat lunak di dunia yang mengalami kelebihan konteks.

Apa itu konteks? Ini adalah beberapa label yang Anda gunakan untuk menandai tugas-tugas tertentu. Sebenarnya, kita berbicara tentang metode pengelompokan tugas atas dasar tertentu. Mari kita jelaskan dengan contoh sederhana - Anda menandai beberapa tugas dengan label (konteks) "John" dan ketika Anda bertemu John, Anda mendiskusikan tugas-tugas ini dengannya. Ini terlihat sangat nyaman, karena sekarang Anda pasti tidak akan lupa untuk menanyakan pertanyaan Anda kepadanya. Demikian pula, Anda dapat menandai tugas dengan konteks lokasi geografis, seperti "kantor pusat" dan menangani tugas tertentu saat Anda berada di tempat yang disebut "kantor pusat".

Contoh implementasi metodologi GTD di Goalton.com

Anda juga dapat membuat pengelompokan kasing yang terpisah tergantung pada yang tersedia jumlah waktu luang. Misalnya, pada tangkapan layar di atas, Anda dapat melihat daftar tugas yang dikelompokkan berdasarkan durasinya:

• bisnis selama 5 menit
• bisnis selama setengah jam
• bisnis selama 1 jam
• bisnis selama 3 jam

Sekarang, jika Anda memiliki setengah jam waktu luang, maka mengikuti metode GTD, Anda hanya perlu melihat bagian "setengah jam" yang sesuai dan memilih satu hal dari sana yang akan Anda ambil. Misalnya, Anda dapat memeriksa slide dalam presentasi Anda.

Secara umum, metode D. Allen sangat sederhana dan karena itu memiliki ribuan penggemar di seluruh penjuru dunia. Pertama, Anda meletakkan semua kasus di Kotak Masuk (INBOX), dan kemudian secara berkala mendistribusikan kasus ini baik berdasarkan konteks lokasi, atau konteks orang, atau ketersediaan waktu. Di folder terpisah, Anda hanya meletakkan bahan referensi atau tautan berguna yang Anda temukan. Di masa depan, Anda selalu dapat kembali kepada mereka untuk memutuskan apakah sesuatu perlu dilakukan dengan mereka. Jika Anda telah memberikan tugas kepada rekan kerja, maka cukup transfer ke folder “Delegated”.

Seperti yang Anda lihat, menerapkan metode GTD menggunakan, misalnya, Goalton.com sangat mudah! Dan dengan mempertimbangkan fakta bahwa sistem memiliki sejumlah direktori, seperti buku alamat kontak Anda dan kalender bawaan, menjadi sangat mudah dan nyaman untuk mengelola urusan Anda.

Mari kita bicara tentang kontra GTD

Metode yang diusulkan mudah diterapkan dan benar-benar memberikan hasil yang sangat baik sejak hari pertama penggunaannya. Tapi mari kita kritik sedikit agar objektif dan mencapai efisiensi yang lebih besar dalam bekerja.

Jadi, jika Anda adalah orang yang sangat tidak terorganisir dengan baik yang memiliki segalanya jatuh dari tangannya, Anda tidak punya waktu untuk apa pun dan selalu lupa untuk melakukan sesuatu yang penting, maka metodenya pasti akan bagus. Dia akan benar-benar menertibkan urusan Anda dan hasilnya akan segera terlihat. Tetapi ingat bahwa ini adalah metode reaktif, yaitu, Anda bereaksi terhadap peristiwa eksternal.

PADA proaktif Dalam metode yang dipatuhi oleh tim Goalton.com, tempat utama diberikan bukan pada konteksnya, tetapi pada Sasaran Anda (Sasaran Inggris - sasaran), terlepas dari apakah sasaran ini bersifat pribadi atau pekerjaan. Dengan kata lain, kami percaya bahwa jika Anda telah mengidentifikasi beberapa tujuan penting dan menetapkannya sebagai prioritas yang meningkat, maka Anda harus mengambil tugas dari daftar Anda dan menyelesaikannya, terlepas dari kondisi eksternal yang sesuai, tetapi mulai dari prioritasnya.

Untuk contoh di atas, ini berarti Anda sendiri dapat menelepon John (proaktif) tanpa menunggu Anda bertemu dengannya secara kebetulan. Pada saat yang sama, Anda tidak perlu mendiskusikan dengannya semua kasus bertanda "john" - sebagai gantinya, diskusikan hanya masalah penting yang sekarang Anda prioritaskan dan berkonsentrasilah hanya pada hal itu. Situasinya mirip dengan "kantor pusat" - mengapa menunggu konteks yang tepat? Jika Anda memiliki tugas penting yang mengarah ke tujuan yang Anda butuhkan, pergilah ke kantor pusat dan selesaikan masalah Anda tanpa membuang waktu. Inilah perbedaan antara pendekatan reaktif dan proaktif. Seluruh ideologi sistem Goalton berada di bawah keunggulan Goals, dan kami percaya bahwa pengelompokan tugas harus dilakukan secara tepat sesuai dengan desain dan kriteria waktu, dan tidak menurut label dan konteks kondisional.

“Label adalah musuh pemikiran struktural. Kerugian dari tag terletak pada aksesibilitasnya yang mudah dan tidak berbahaya secara lahiriah. Seringkali mereka terlihat bagus di buku harian dan memiliki berbagai warna yang indah. Mereka mudah digunakan dan Anda dapat menandai apa pun dengannya. Mengapa orang menyukai label? Karena jika tidak ada label dalam sistem, maka Anda harus berpikir. Pikirkan tentang di mana harus mengaitkan tugas ini atau itu, pikirkan tentang bagaimana membangun tugas ini ke dalam rangkaian tindakan secara keseluruhan. Pikirkan tentang seberapa tepat waktu atau tepat pelaksanaan tindakan ini dan apakah itu tindakan sama sekali atau hanya pemikiran. Tanpa label, Anda harus banyak berpikir dan sering mengubah ide Anda menjadi sesuatu yang lebih praktis atau meninggalkannya sama sekali. Tapi bukankah itu tujuanmu? Tag adalah kebiasaan buruk. Cobalah untuk menolaknya - pada awalnya Anda akan merasa tidak nyaman, tetapi kemudian Anda akan melihat hasilnya.

Jelas, David Allen sendiri mengerti bahwa metode yang dia usulkan, meskipun bagus, tidak sempurna. Itulah sebabnya dia mencurahkan sebagian dari bukunya yang luar biasa untuk "kasus-kasus atipikal" yang membutuhkan pemikiran dan refleksi yang lebih dalam. Akibatnya, selain metode perencanaan horizontal, metodologinya dilengkapi dengan metode vertikal, di mana ia memasukkan aspek-aspek yang sangat penting dari sudut pandang kami, seperti:

• Penentuan tujuan
• Menciptakan Visi
• curah pendapat
• Definisi tindakan spesifik

Berdasarkan klasifikasi dan metode penyimpanan informasi yang diusulkannya, Allen sangat memfasilitasi proses ini, meskipun dia menyajikannya dengan cara yang agak membingungkan. Dasar dari kebingungan adalah kurangnya algoritme yang jelas dan penggunaan konteks yang terkenal sama, yang tidak pernah ditinggalkan oleh penulis, percaya bahwa mereka memungkinkan "untuk mendapatkan ide tentang tindakan spesifik berikutnya, menerima pengingat yang tepat pada waktu yang tepat. dan di tempat yang tepat.” Yah, jangan menilai dia terlalu keras untuk itu. Pada akhirnya, semua orang sedikit berbeda satu sama lain dalam psikotipe dan karakteristik kepribadian mereka. Mungkin, bagi sebagian orang, pendekatan reaktif dalam berbisnislah yang lebih cocok.

Sebagai penutup ulasan kami tentang metodologi Getting Done, saya masih ingin menarik perhatian pada satu poin positif. Penulis metode ini mungkin memberikan kontribusi paling berharga bagi pengembangan produktivitas pribadi dengan mengusulkan skema yang cukup sederhana dan terstruktur dengan baik untuk memproses informasi yang masuk. Seperti yang dapat dilihat dari gambar, skema ini menjelaskan panduan langkah demi langkah tentang apa yang harus dilakukan dengan informasi yang masuk agar otak Anda tidak mengingatnya.

Cara Menyelesaikan Pekerjaan David Allen

Para ahli kami sebagian besar setuju dengan skema ini dan menganggapnya sebagai alat yang sangat baik untuk orang-orang yang ingin mencapai hasil yang luar biasa. Namun, kami merasa merupakan tugas kami untuk memperingatkan Anda bahwa skema tersebut mengandung kelemahan yang sangat penting yang sangat tidak disetujui oleh tim Goalton.com. Faktanya adalah bahwa skema memiliki cabang logis yang menyiratkan kebutuhan untuk memprioritaskan tugas-tugas kecil. "Dibutuhkan kurang dari 2 menit? - lakukan segera" - ini adalah moto GTD. Kami memahami apa yang ada dalam pikiran Allen ketika dia memperkenalkan elemen ini - dia ingin menyelamatkan orang dari tugas-tugas kecil yang terkadang mengganggu pikiran Anda. Namun, bisa juga ada bom besar di sini.

Dalam artikel kami tentang Prinsip Satu Hal, kami membahas beberapa masalah detail yang berkaitan dengan konsentrasi, fokus, dan kemauan keras. Ini adalah tekad yang memungkinkan kita untuk melakukan hal yang dipilih, menjaga kita dari mencoba untuk beralih ke sesuatu yang lain. Tetapi dipada siang hari, tekad, serta energi mental Anda, habis. Jadi, apakah masuk akal untuk membelanjakannya untuk kasus kecil dua menit? Kami pikir tidak. Dalam hal apapun jangan memulai hari Anda dengan merapikan hal-hal kecil - selalu mulai hari kerja dengan tugas utama!

Faktanya adalah bahwa selain menentukan apa yang harus Anda lakukan pada prinsipnya, BAGAIMANA tepatnya Anda akan mengerjakan tugas itu juga sangat penting. Sebagian besar penelitian ilmiah dengan tegas mengatakan bahwa musuh terbesar manusia adalah dirinya sendiri ketidakmampuan untuk berkonsentrasi pada tugas. Omong-omong, bagi mereka yang tertarik dengan aspek khusus ini, kami sarankan membaca tentang teknik tomat. Kami dengan tulus percaya bahwa kemampuan (dan keterampilan yang diperoleh, kebiasaan) untuk mengerjakan tugas tertentu untuk jangka waktu tertentu tanpa terganggu oleh hal lain sangat penting untuk kesuksesan. Namun, mengingat instruksi GTD yang memberi tahu Anda untuk melakukan tugas-tugas singkat terlebih dahulu, Anda berisiko melakukan hanya tugas-tugas singkat itu sepanjang hari.

Orang mungkin bertanya: Apa yang salah dengan itu? Pertama, apa yang tampak singkat bagi Anda pada awalnya mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama. Kedua, tugas-tugas penting (yaitu, yang memiliki prioritas tinggi karena nilainya) harus diselesaikan terlebih dahulu, dan bukan yang pendek. Ketiga, cadangan energi setiap orang terbatas, yang berarti bahwa dengan melakukan sepuluh tugas singkat, Anda dapat menghabiskan semua kekuatan dan inspirasi Anda untuk itu. Dan jangan lupa bahwa beralih antar tugas juga merupakan bagian yang menghabiskan energi dari kerja otak Anda. Kami berbicara secara rinci tentang biaya beralih antara tugas dan bahaya multitasking di artikel sebelumnya.

Temuan kami

Mendapatkan Hal Selesai adalah teknik manajemen waktu yang didirikan oleh David Allen dan dijelaskan dalam bukunya dengan nama yang sama.

Ide utama dari metode ini adalah bahwa seseorang perlu mengeluarkan kepalanya dari informasi rutin yang tidak perlu dengan mentransfernya ke media eksternal, apakah itu baki kertas, buku harian atau.

David menawarkan beberapa algoritme yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar informasi secara efisien untuk mengatur waktu Anda.

Menurut metode GTD, lebih baik bekerja dengan informasi yang masuk dalam beberapa tahap:

2. Pemrosesan.

3. Organisasi.

5. Tindakan.

Mari kita membahas tahap-tahap ini secara lebih rinci.

Koleksi

Ide utama adalah bahwa setiap tugas, ide, informasi, dll. Anda perlu memperbaikinya di beberapa media: di atas kertas, di surat, di laptop atau komputer saku. Mungkin Anda akan menggunakan alat yang berbeda untuk merekam informasi masuk yang berbeda. Bukan itu intinya. Ide-ide utamanya adalah sebagai berikut:

Anda tidak akan melupakan apa pun

Anda akan membongkar kepala Anda dari sejumlah besar informasi rutin.

Informasi yang ditulis di atas kertas dapat dikumpulkan dalam baki, file atau email di folder tertentu, dan sebagainya, tergantung pada alat pengumpulannya.

Agar skema ini berfungsi, baki masukan harus diproses pada periode tertentu, misalnya seminggu sekali. Saat memproses baki, Anda sebenarnya mengosongkannya.

Misalnya, Anda dapat merekam semua tugas, ide, catatan di bagian "Tugas" penyelenggara online dengan satu klik.

Organisasi

Pemrosesan informasi yang dikumpulkan (keranjang, baki, wadah Kotak Masuk) berlangsung secara ketat sesuai dengan algoritme berikut:

Kami mengambil elemen teratas berikutnya dari keranjang "Kotak Masuk".

Jika suatu elemen memerlukan tindakan, dan membutuhkan sedikit waktu (hingga 5 menit), maka kami segera mengeksekusinya.

Jika tugas tersebut membutuhkan banyak waktu, maka kami mendelegasikan kepada seseorang atau menundanya.

Jika item keranjang "Kotak Masuk" tidak memerlukan tindakan, maka kami membuang item ini, meletakkannya di baki (daftar) "Suatu hari mungkin" atau meninggalkan item ini di suatu tempat di arsip sebagai informasi referensi.

Untuk mengatur pekerjaan pada tugas-tugas yang memerlukan tindakan lebih lanjut, David Allen menyarankan untuk membagi tugas-tugas tersebut menjadi beberapa daftar:

Tindakan berikut

Anda harus memiliki daftar tindakan spesifik lebih lanjut yang harus dilakukan. Hanya dalam kasus ini, Anda akan dapat bekerja seefisien mungkin, "menggiling" sejumlah besar kasing.

Di pengatur online TimeMaster, daftar serupa diwakili oleh daftar tugas.

Proyek

Tugas yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk mencapai tujuannya pada dasarnya adalah proyek. Misalnya, untuk mempersiapkan presentasi, Anda perlu menelepon penyelenggara, membayar tagihan kamar, dll. Untuk setiap proyek, tindakan tindak lanjut harus ditentukan.

Dengan pengatur online TimeMaster, Anda dapat membagi tugas menjadi subtugas dalam hitungan detik.

tangguhan

Jika tugas tersebut didelegasikan atau dapat diselesaikan beberapa saat kemudian karena alasan tertentu, maka tugas tersebut harus ditempatkan dalam daftar terpisah.

Penyelenggara online TimeMaster memiliki kontak yang dapat Anda gunakan untuk mengelola daftar tugas Anda.

Suatu hari nanti mungkin

Ada tugas yang tidak relevan saat ini, tidak jelas apakah itu akan relevan di masa depan, tetapi ada kemungkinan seperti itu. Tugas tersebut ditempatkan dalam daftar terpisah.

Di pengatur online TimeMaster, Anda dapat mengatur daftar tersebut dalam hitungan detik menggunakan konteks.

David Allen merekomendasikan untuk meninggalkan perencanaan kaku klasik hari itu, ketika seluruh hari dijadwalkan untuk menit. Perencanaan seperti itu jarang praktis, karena Anda dapat terganggu setiap saat, dan rencana dapat berubah.

David percaya bahwa tugas dibagi menjadi keras dan fleksibel.

Tugas Fleksibel masuk dalam daftar sederhana. Ini adalah tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, sehingga dapat diselesaikan secara berurutan. Sebagian besar tugas rata-rata orang termasuk dalam kategori ini.

Tugas berat- ini adalah tugas yang terikat pada waktu tertentu. Misalnya, rapat, konferensi, panggilan terjadwal, tugas akan segera berakhir.

Masuk akal untuk hanya meninggalkan tugas-tugas berat di kalender. Di awal hari, Anda meninjau daftar kalender dan daftar tugas Anda. Paling nyaman ketika daftar tugas dan kalender berada di halaman yang sama. Lebih mudah untuk merencanakan seperti itu. Jika tidak ada tugas berat yang direncanakan di awal hari, maka Anda dapat melakukan tugas fleksibel secara berurutan: tergantung pada ketersediaan waktu, energi, dan sumber daya, Anda melakukan tugas dari prioritas tertinggi hingga prioritas terendah. Setelah waktunya untuk tugas yang sulit, Anda berhenti, melakukan tugas yang sulit, dan kemudian kembali melakukan tugas-tugas dalam daftar. Ini adalah cara yang paling fleksibel, sederhana dan nyaman untuk merencanakan ketika menangani sejumlah besar kasus.

David menyebutkan perencanaan top-down dalam bukunya juga. Dia menggunakan analogi meninjau tujuan, proyek, dan tugas "dari udara":

1. urusan saat ini;

2. proyek saat ini;

3. kerangka acuan;

4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);

5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);

Namun, seperti yang diakui David sendiri, dalam bukunya penekanan utama adalah pada penggambaran metode untuk memproses urusan dan proyek saat ini, dan perencanaan strategis harus diberikan buku terpisah. Omong-omong, Steve Covey, seorang pakar dunia yang tak kalah terkenal di bidang manajemen waktu, menjelaskan metode perencanaan strategis. Hal ini dibahas dalam artikel tentang perencanaan strategis.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang metodologi GTD di buku Getting Things Done karya David Allen dengan nama yang sama, atau pelajari cara mempraktikkan ini dan metode lainnya menggunakan organizer online dan alat lain dalam kursus video kami.

Mengapa sulit untuk menyimpan semuanya di kepalaku

Memori jangka pendek kami seperti memori utama komputer - diperlukan untuk bekerja dengan tugas yang sebenarnya, dan volumenya sangat kecil. Pada saat yang sama, kami dapat memproses rata-rata , dan bekerja dengan baik hanya dengan 1-3. Pada saat yang sama, volume informasi yang menuntut perhatian kita terus bertambah. Seperti yang dikatakan David Allen, penulis buku Getting Things in Order, "Pikiran Anda adalah untuk menciptakan ide, bukan menyimpannya." Dan ini adalah salah satu tujuan dari pendekatannya.

Tentang kewajiban internal

Menurut penulis, sumber utama stres dan emosi negatif adalah kewajiban yang belum terselesaikan atau pelanggaran terhadap diri sendiri atau orang lain (dalam bahasa aslinya, Allen menyebutnya loop terbuka). Pikiran yang menyedihkan bahkan lebih sulit untuk ditanggung daripada menyadari jumlah pekerjaan yang harus kita lakukan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang hubungan antara fungsi kognitif, perencanaan dan tugas yang belum selesai, dan.

“Kewajiban “harus, bisa, atau harus” apa pun yang hanya ada dalam pikiran menciptakan ketegangan irasional yang tidak dapat dilepaskan, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.”

Allen juga percaya bahwa, tidak seperti kerja fisik, kerja intelektual tidak memiliki batasan yang jelas. Dan bahkan setelah seharian sibuk di kantor, Anda terus berpikir untuk bekerja di rumah. Bagi Allen, tidak ada perbedaan sama sekali antara bekerja dan bersantai. Menurut logikanya, pekerjaan adalah segala sesuatu yang kita upayakan untuk membawa keadaan saat ini. Hal utama adalah mengklarifikasi hasil dengan jelas dan menentukan langkah-langkah untuk menyelesaikannya sebelum menetapkan tujuan Anda ini.

Cara belajar berpikir lebih jernih

Pertama-tama, penting untuk menangani kewajiban internal. Filosofi Getting Things Done (selanjutnya disebut GTD) menyiratkan bahwa seluruh proses pengelolaan pekerjaan bermuara pada tiga prinsip sederhana.

Pertama, Anda perlu membebaskan kepala Anda - kumpulkan semua pikiran dan tugas yang belum selesai dalam sistem eksternal yang Anda percayai.

Maka Anda perlu mengklarifikasinya - putuskan apa yang harus dilakukan dengan informasi ini.

Lakukan.

Lima Langkah untuk Mengklarifikasi Masalah Kompleks

1. Koleksi

Kumpulkan semua pertanyaan terbuka (baik pribadi maupun profesional), urusan yang belum selesai (dalam bahasa aslinya, hal-hal kata yang luas dan tidak jelas, dalam terjemahan - "tidak lengkap"), dan informasi lain yang hanya peduli tentang Anda. Kirim semuanya ke Kotak Masuk - penyimpanan eksternal aman yang dapat berupa fisik (buku catatan, folder) atau digital (aplikasi manajemen tugas apa pun berisi folder Kotak Masuk secara default, misalnya, atau - yang terakhir sepenuhnya dikembangkan berdasarkan GTD) . Tambahkan ke email dan pesan instan Anda - "Kotak Masuk" Anda secara default.

Dengan menyimpan informasi tentang bisnis yang belum selesai di operator, Anda membebaskan kepala Anda. Hal utama adalah tidak menghasilkan terlalu banyak daftar dan memperbarui dan memprosesnya secara teratur.

Begitu Anda berpikir "harus", "harus", "harus" tentang suatu tugas, tugas ini masuk ke dalam kategori tugas yang belum selesai.

2. Pemrosesan

Biasanya informasi datang kepada kita sepanjang hari, tetapi lebih mudah bagi seseorang untuk memprosesnya di pagi hari, membuat ulasan di malam hari, dan sebagainya. Allen umumnya merekomendasikan untuk memisahkan langkah-langkah ini tepat waktu. Proses pengolahan informasi itu sendiri terdiri dari jawaban-jawaban yang berurutan atas pertanyaan-pertanyaan.

"Apa itu?" (menentukan jenis informasi - tugas, catatan atau ide).

"Apakah ini membutuhkan tindakan sekarang?" Beberapa informasi tidak dimaksudkan untuk bekerja sama sekali, itu hanya layak dibuang. Bagian lain harus ditempatkan dalam sistem untuk membebaskan kesadaran darinya.

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan dan informasi tidak diperlukan, kita cukup membuangnya.

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan, tetapi informasinya diperlukan, maka kami menundanya untuk kembali lagi nanti. Untuk melakukan ini, GTD menyarankan untuk membuat folder "Suatu hari nanti/Mungkin" di mana semua rencana untuk masa depan dikirim - dari daftar buku, film, dan tempat untuk bepergian ke daftar kemungkinan pekerjaan dan proyek keluarga.

Pilihan lain: kami menyimpan informasi sebagai referensi - untuk tindakan dan proyek kami selanjutnya. Kedua opsi terkenal seperti Dropbox dan Google Drive, serta alat baru seperti Notebook, cocok untuk ini.

Jika tindakan diperlukan, pertanyaan kuncinya adalah: "Apa tindakan selanjutnya?" Anda dapat melakukannya segera jika tidak lebih dari 2 menit (5 atau mungkin 10 - terserah Anda), atau mendelegasikannya ke orang yang lebih cocok dan meletakkannya di "Daftar Tunggu".

Jika Anda perlu menetapkan tanggal yang tepat untuk suatu tindakan, kirimkan ke "Kalender" (Kalender Google, Kalender Apple, Microsoft Outlook adalah yang paling jelas). Tindakan tanpa tenggat waktu masuk ke daftar "Tindakan Berikutnya", yang pada dasarnya adalah daftar tugas di pengelola tugas atau notepad Anda.

Apa tindakan selanjutnya? Ini adalah pertanyaan utama mengenai informasi apa pun yang Anda kumpulkan. Jika Anda menjawabnya dengan benar, akan ada sesuatu untuk diatur. "Tindakan Berikutnya" adalah tindakan fisik spesifik berikutnya yang harus diambil untuk bergerak menuju penyelesaian tugas tertentu.

3. Organisasi

Sebagai hasil pemrosesan, beberapa kategori penyimpanan diperoleh, yang membentuk sistem Anda.

Daftar tindakan aktif: kalender (untuk tindakan dengan tenggat waktu yang tepat) dan daftar tugas - di pengelola tugas / notepad.

Daftar proyek - tugas yang memerlukan lebih dari satu tindakan untuk diselesaikan (kebanyakan manajer tugas memiliki beberapa tingkat tugas, yang mencakup tingkat proyek, tetapi hanya daftar - indeks proyek akan membantu), dan bahan referensi untuk mereka - di penyimpanan yang nyaman dan dapat diakses.

Daftar "Daftar Tunggu" adalah untuk tugas-tugas yang membutuhkan perhatian Anda, bukan partisipasi. Selain mengatur pengingat untuk tugas yang akan menjadi relevan di masa mendatang - fitur pengingat juga tersedia di sebagian besar aplikasi tugas.

Daftar "Suatu hari/Mungkin" - untuk tugas yang mungkin relevan di masa mendatang: pada dasarnya, daftar semua hal yang ingin Anda lakukan, tetapi jangan lakukan sekarang.

4. Ikhtisar

Setelah mengumpulkan, memproses, dan mengatur, Anda memiliki algoritme tindakan yang sudah jadi di area yang relevan bagi Anda. Agar sistem tetap mutakhir, sistem harus ditinjau dari waktu ke waktu - terutama "Kalender" dan "Daftar Pekerjaan", serta "Daftar Proyek", "Daftar Tunggu" dan "Daftar Pekerjaan yang Mungkin". Meninjau semua rencana dan daftar mingguan akan memberi Anda gambaran besar dan kejernihan pikiran sehingga Anda tidak melewatkan apa pun dan fokus pada hal-hal penting.

5. Eksekusi

Dalam manajemen alur kerja, penting untuk memprioritaskan tugas dengan benar. Untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya, Allen menyarankan untuk tetap berpegang pada tiga perilaku.

Tetapkan kriteria tertentu untuk tugas: konteks (misalnya, berdasarkan tempat: rumah, kantor, toko; atau sifat pekerjaan: panggilan telepon, rapat - dan sebagainya); waktu yang tersedia; energi yang tersedia; prioritas pribadi Anda.

Konsep "kerja" biasanya berarti salah satu dari tiga hal: Anda melakukan apa yang telah Anda rencanakan, atau Anda menjadwalkan pekerjaan, atau melakukan tugas yang muncul. Jika Anda terjebak di beberapa titik, cobalah untuk mengevaluasi apa sebenarnya di atas yang Anda lakukan saat ini dan apa yang layak dilakukan.

Sebaiknya mulai bekerja dari bawah ke atas, bergerak dari tujuan tingkat rendah ke tujuan yang lebih tinggi. Pertama, urus urusan saat ini, lalu - bidang tanggung jawab dan perhatian (keluarga, pekerjaan, kesehatan, teman). Sekarang Anda dapat mengambil rencana untuk 1-3 tahun ke depan, setelah - untuk perspektif 5 tahun atau lebih. Langkah terakhir adalah menilai misi dan prinsip Anda. Jadi selangkah demi selangkah akan lebih mudah bagi Anda untuk mengklarifikasi semua urusan Anda.