Mengapa begitu sulit untuk memilih antara tugas prioritas dan tugas sekunder? Penelitian oleh ahli saraf Antonio Damasio menunjukkan bahwa pengambilan keputusan terkait erat dengan emosi. Oleh karena itu tidak mengherankan bahwa kecemasan dan depresi sering dicirikan sebagai keadaan terjebak dan tidak mampu membuat keputusan. Menggunakan alat sederhana seperti Matriks Eisenhower membantu tidak hanya untuk memahami berbagai hal, tetapi juga mengurangi stres emosional. Seiring waktu, setelah menguasai prinsip-prinsip konsep ini, Anda dapat belajar dengan mudah dan cepat membedakan antara yang penting, mendesak, sekunder dan tidak berguna.

Matriks Eisenhower diyakini terkait langsung dengan kata-kata Dwight D. Eisenhower: “Saya punya dua masalah: mendesak dan penting. Mendesak tidak penting, dan penting adalah mendesak.”

Dwight D. Eisenhower paling dikenal sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34 (dari tahun 1953 hingga 1961). Sebelum menjadi presiden, ia adalah seorang jenderal dan memimpin pasukan sekutu selama Perang Dunia II. Pada tahun 1950, Eisenhower menjadi Panglima Tertinggi Sekutu NATO pertama di Eropa.

Aktivitas profesional tertentu terus-menerus memaksa Eisenhower untuk membuat keputusan sulit dan fokus pada tugas yang berbeda setiap hari. Untuk mengoptimalkan proses, ia menciptakan metodenya sendiri, yang kemudian dikenal luas sebagai matriks Eisenhower. Saat ini, dapat digunakan tidak hanya oleh jenderal, tetapi juga oleh orang biasa hingga ibu rumah tangga - ini membantu memprioritaskan tugas saat ini dan menertibkan.

Cara menggunakan Matriks Eisenhower

Alat ini cocok untuk mereka yang siap dan mampu menilai pentingnya tugas mereka dan mengklasifikasikannya dengan jelas. Metode ini menyiratkan pembagian tugas dan tindakan menjadi empat kelompok:

1. mendesak dan penting;
2. penting tetapi tidak mendesak;
3. mendesak tetapi tidak penting;
4. tidak mendesak dan tidak penting.

Tujuan akhir dari metode Eisenhower adalah untuk membantu menyaring hal-hal sekunder dari keputusan penting dan fokus pada apa yang benar-benar penting.

Jika kita bayangkan matriks Eisenhower sebagai gambar, maka akan terlihat seperti ini:

Arti dari kuadran dalam matriks

Tugas dibagi ke dalam kuadran tertentu, yang pada gilirannya menentukan kapan dan berapa lama Anda dapat menyelesaikan tugas tersebut.

• Kuadran I - "Lakukan Sekarang" (Mendesak dan Penting)

Ini termasuk tugas-tugas prioritas yang membutuhkan perhatian segera. Mereka memiliki tenggat waktu yang ketat dan harus dilakukan sebelum hal lain dan secara pribadi.

• Kuadran II - "Tentukan kapan Anda akan melakukannya" (penting tapi tidak mendesak)

Kuadran ini merupakan bagian strategis dari matriks, ideal untuk pembangunan jangka panjang. Unsur-unsur itu termasuk penting tetapi tidak memerlukan perhatian segera. Pada saat yang sama, tugas memiliki tenggat waktu tertentu dan juga dilakukan secara pribadi.

• Kuadran III - "Mendelegasikan kepada seseorang" (mendesak tapi tidak penting)

Panggilan telepon, email, dan rapat serta perencanaan acara termasuk dalam kuadran ini. Jenis tugas ini biasanya tidak memerlukan perhatian pribadi, karena tidak menyiratkan hasil yang terukur. Kuadran III membantu Anda meminimalkan gangguan dari pekerjaan penting. Pendelegasian memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting.

• Kuadran IV - "Lakukan nanti" (tidak penting, tidak mendesak)

Aktivitas yang termasuk dalam Kuadran IV adalah aktivitas terkait yang tidak memberikan nilai apapun. Sederhananya, ini adalah sesuatu yang selalu dapat ditunda tanpa takut akan konsekuensi apa pun. Hal-hal ini membutuhkan waktu dan menghalangi tugas-tugas yang lebih penting yang Anda sumbangkan ke dua kuadran pertama.

Memilih warna untuk matriks

Tetapkan warna untuk setiap kuadran matriks dan kaitkan dengan tingkat prioritas.

Sebagai contoh:

Merah = mendesak.

Kuning = penting tapi tidak terlalu mendesak.

Hijau = mendesak tapi tidak penting.

Abu-abu = tidak mendesak, tidak penting.

Dalam proses penggunaan matriks untuk tujuan profesional, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar tugas termasuk dalam kuadran I dan III. Kegiatan kuadran II menghasilkan hasil yang paling signifikan karena ini adalah tujuan bisnis yang mempengaruhi keberhasilan bisnis jangka panjang dan jarang diklasifikasikan sebagai mendesak.

Hal yang paling sulit untuk dipahami adalah apa yang mengalihkan perhatian Anda dari kursus yang direncanakan. Tetapi jika Anda berurusan dengan masalah mendasar dari manajemen waktu ini, Anda akan menyingkirkan pikiran tentang waktu yang terbuang. Tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan untuk memandu strategi pengambilan keputusan jangka panjang Anda:

• Kapan Anda akan melakukan tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak?
• Kapan Anda bisa menghabiskan waktu untuk tugas-tugas penting sebelum tiba-tiba menjadi mendesak?

Perlu diingat bahwa terkadang tugas dari satu kuadran tiba-tiba jatuh ke kuadran lain. Jika keadaan darurat muncul, prioritas Anda akan berubah. Misalnya, Anda memiliki bisnis kecil dan pelanggan yang tidak puas menelepon dan meminta untuk dihubungi oleh manajer karena keterlambatan pengiriman. Masalah ini akan segera naik di atas elemen lain dalam matriks.

Distribusi tugas menurut kuadran memiliki beberapa fitur, dan mereka perlu diperhitungkan:

1. To-do list membuat hidup lebih mudah. Pastikan Anda mengajukan pertanyaan yang tepat saat memberikan tugas untuk membantu menentukan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Kuncinya adalah prioritas.
2. Anda dapat menambahkan banyak aktivitas dan tugas ke setiap kuadran, tetapi yang terbaik adalah menjaga jumlah maksimum tidak lebih dari delapan item. Jika tidak, Anda akan menjauh dari tujuan utama - penyelesaian tugas.
3. Buat matriks terpisah untuk kehidupan profesional dan pribadi.
4. Hanya Anda yang dapat menentukan tingkat prioritas item dalam daftar Anda. Mulailah setiap pagi dengan daftar tugas dari matriks, dan pada akhir minggu Anda akan melihat hasilnya.

Template matriks Eisenhower

Untuk menyederhanakan proses distribusi tugas, gunakan templat yang dikembangkan oleh layanan Evernote:

Matriks Eisenhower dapat diterjemahkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Trello. Buat daftar tugas untuk masing-masing dari empat papan (= kuadran) dan buat papan Kotak Masuk terpisah di mana semua tugas akan dilakukan sampai ditugaskan ke kuadran. Ini akan memungkinkan Anda untuk menilai beban kerja Anda secara visual.

Matriks Eisenhower adalah alat sederhana untuk membantu Anda menghindari keadaan kelumpuhan analisis yang terjadi setiap kali Anda bahkan tidak tahu harus mulai dari mana.

Diketahui bahwa setiap menit yang dihabiskan untuk merencanakan kegiatan, menghemat 10 menit eksekusi. Dibutuhkan 10-12 menit untuk menjadwalkan pekerjaan untuk hari berikutnya. Pada saat yang sama, penting untuk dipahami bahwa pada awal hari kerja, perencanaan yang sama akan memakan waktu sekitar satu jam. Mengapa? Alasannya dapat ditunjukkan oleh frasa umum "pertama-tama Anda perlu mengumpulkan pikiran Anda."

Lebih sulit untuk merencanakan di pagi hari, karena otak perlahan bangun dan memasuki fase aktif kerja. Adalah satu hal untuk bangun dengan rutinitas sehari-hari dan hanya mengikuti rencana, tidak peduli apa yang mencoba mengganggu mereka, itu hal lain untuk mencoba merencanakan hari yang telah dimulai, ketika segala macam hal sepele sosial, omset, panggilan tak terduga akan menerobos masuk. Semua ini akan mengalihkan perhatian dari prioritas dan waktu.

Jadi, satu menit perencanaan menghemat 10 menit waktu nyata, yaitu, 10-12 menit di akhir hari kerja akan menghemat 100-120 menit dari hari yang direncanakan dengan baik berikutnya, yaitu, mereka akan meningkatkan produktivitas harian sebesar 25%, yang bisa mencapai 4-5 penuh -hari kerja yang disimpan lengkap per bulan. Di samping itu, mengembangkan rencana yang jelas untuk hari itu tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan efisiensi.

Hukum genre: Prinsip Pareto dan Eisenhower

Ada dua prioritas prinsip perencanaan apapun, termasuk hari kerja.

dia prinsip pareto mengakui efek stres terkonsentrasi, dan prinsip eisenhower- prinsip gradasi sesuai prioritas. Prinsip Pareto menggunakan hipotesis bahwa fokus pada aktivitas yang paling penting memiliki dampak terbesar pada pencapaian hasil yang diinginkan (aturan 20/80: memfokuskan 20% waktu pada masalah yang paling penting menghasilkan 80% dari hasil) .

Prinsip Eisenhower membagi tugas menurut kepentingan dan urgensinya ke dalam tugas A, B dan C (A - penting dan mendesak; lakukan segera; B - penting, tidak mendesak; tentukan tenggat waktu atau periode waktu penyelesaian; C - tidak penting, tetapi mendesak - idealnya delegasi).

Sesuai dengan prinsip-prinsip ini Setiap hari pasti punya rencana, terdiri dari kasus-kasus penting, di mana Anda harus menghabiskan setidaknya 20% dari waktu, serta kasus-kasus yang kurang penting. Pada saat yang sama, idealnya, perlu untuk memecah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas kecil dan mendelegasikan wewenang, jika ini diperbolehkan.

Prioritas tertinggi juga harus diberikan pada tugas-tugas yang membutuhkan lebih banyak usaha (misalnya, pengembangan strategi baru, masalah rekonstruksi, dll.). Para ahli merekomendasikan untuk memasukkan tugas-tugas "tidak menyenangkan" dalam kelompok ini, yang pelaksanaannya dapat menyebabkan suasana hati yang buruk.

Saat merencanakan, sangat penting untuk memahami area yang paling diprioritaskan dan tidak membiarkan pergantian, persyaratan aktivitas sosial (dengan satu atau lain cara, kami menghabiskan waktu berkomunikasi dengan rekan kerja) dan momen lain untuk mengalihkan perhatian Anda dari rute yang ditetapkan oleh "peta hari ini". Disarankan juga untuk tidak merencanakan lebih dari tiga kasus penting dan lebih dari sepuluh kasus secara umum dalam satu hari; dan pada saat yang sama rencanakan tugas-tugas yang paling penting, sulit dan paling tidak menyenangkan untuk waktu yang paling menyenangkan dalam hari kerja bagi Anda.

Tentu saja, kita semua berbeda, dan setiap orang dapat melacak waktu paling produktif mereka, tetapi ada beberapa aturan umum untuk rutinitas sehari-hari. Misalnya, diyakini bahwa produktivitas kerja dapat sangat bergantung pada hari dalam seminggu (Senin bukan untuk urusan global baru, puncak aktivitas kerja jatuh pada hari Selasa dari jam 10 pagi hingga jam 1 siang). Secara teoritis dan dalam hal waktu untuk melakukan tugas-tugas kreatif atau sulit, seseorang harus memilih interval dari jam 10 pagi sampai 12 siang dan dari jam 3 sore sampai jam 5 sore.

Pada konteks ini perencanaan dapat dibantu dengan mengikuti pola umum, yang menentukan interval waktu untuk rutinitas harian dan untuk memecahkan masalah setiap hari tertentu.

Mungkin terlihat seperti ini:

• 9:00-10:00 - surat, pengirim pesan instan (penting untuk mematikan alat komunikasi instan pada saat pekerjaan utama, jika tidak, tidak akan ada penghematan waktu), rekonsiliasi dari rencana yang dibuat sebelumnya;
• 10:00-12:00 - mengerjakan tugas-tugas penting;
• 12:00-13:00 - makan siang, surat, kurir, cadangan waktu;
• 13:00-15:00 - mengerjakan tugas saat ini;
• 15:00-17:00 - mengerjakan tugas-tugas penting;
• 17:00-18:00 - surat, pesan instan, hal-hal mendesak dan tidak penting, perencanaan untuk besok.

Jika ada template, tetap merencanakan dengan tepat tugas-tugas spesifik di blok A, B dan C. Jika memungkinkan, seperti yang telah kami tetapkan, kasus besar perlu dipecah, dan tugas-tugas kecil yang homogen harus dikelompokkan dan dilakukan secara seri. . Berbicara di telepon enam kali selama 10 menit tidak sama dengan menghabiskan satu jam untuk menelepon, karena dalam hal ini Anda harus membuat persiapan yang tepat untuk kegiatan homogen sebanyak enam kali. Untuk apa?

Rahasia terkait merencanakan hari kerja

Tetapi fakta menyusun daftar untuk hari itu tidak begitu penting seperti pendekatan dan sejumlah komponen terkait. Jadi, tidak perlu, misalnya, untuk menuliskan kasus: Anda dapat merumuskan rencana di kepala Anda. Atau, misalnya, Anda tidak dapat menjadwalkan hari demi menit, membuat taruhan abadi pada force majeure, tetapi tahu persis tenggat waktu apa yang Anda miliki untuk bisnis dan pada saat keluar dari jadwal Anda harus menghilangkan hal-hal yang tidak penting atau berhenti melakukan hal-hal yang memakan waktu. lebih banyak waktu.

Berguna juga sarapan yang enak dan lezat sebelum bekerja(ini adalah janji energi), mulailah bekerja pada saat yang sama (ini adalah aturan disiplin diri), mulailah hari bukan dengan kopi dan rokok bersama rekan kerja, tetapi dengan memeriksa kembali rencana bawah, dan pada saat yang sama - dan banyak orang yang paling sering melupakan hal ini - sepakati rencana hari dengan sekretaris dan staf yang terlibat dalam rencana ini.

Ini membantu untuk fokus pada hal utama dan bukan meja yang berantakan, dan kemampuan untuk "menawar waktu" (dengan jujur ​​mengakui kurangnya waktu untuk suatu tugas jika Anda diberi tenggat waktu yang tidak realistis), dan penolakan tindakan dan keputusan impulsif (seseorang menulis sesuatu dalam surat - Saya ingin bereaksi tajam , butuh waktu dan saraf, ini sama sekali tidak perlu), dan menghindari tindakan yang dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan (keingintahuan yang berlebihan atau mencoba menjilat dapat menyebabkan peningkatan tanggung jawab tanpa menambah waktu untuk menyelesaikannya).

Tampaknya ini tidak secara langsung berlaku untuk perencanaan, tetapi pada kenyataannya sangat membantu untuk menyusun setiap hari kerja tertentu, dan idealnya minggu dan bulan.

Rahasia kecil serupa juga mencakup: aturan jeda konstruktif (perlu istirahat, tetapi hanya menit-menit istirahat ini di siang hari juga harus direncanakan), aturan tindakan yang sudah selesai (idealnya, Anda harus menyelesaikan semua yang Anda mulai dengan benar tepat waktu) dan aturan konsentrasi maksimum (Anda tidak dapat melakukannya pada saat yang sama beberapa hal sekaligus).

Jika Anda menyimpan semua hukum sederhana ini di kepala Anda, jangan lupa rencanakan setiap hari berikutnya, Anda tidak hanya dapat menghemat waktu, tetapi secara umum, memaksimalkan efisiensi Anda, yang pasti akan mengarah pada kesuksesan dalam bisnis dan pengembangan lebih lanjut menjadi lebih baik.

Prinsip ini dinamai Jenderal Eisenhower, yang kemudian menjadi Presiden Amerika Serikat. Mereka mengatakan bahwa manajer berpengalaman Eisenhower secara aktif menggunakannya dalam pekerjaannya. Dia membagi semua kasus, tugas dan pertanyaan menjadi empat subspesies, dipandu oleh matriks berikut.

Diyakini bahwa penting dan mendesak Anda perlu melakukan sesuatu sendiri, dan segera. Tetapi seluruh seni manajemen waktu ditujukan justru untuk tidak membawa hal-hal ke tahap ini.

Lebih jauh, bagi kebanyakan orang, semua masalah mendesak lainnya muncul ke permukaan. Yang tidak selalu penting. Bagaimana Anda bisa tahu apakah sesuatu itu penting atau tidak? Sangat sederhana. Kami menganggap penting semua kasus, yang implementasinya secara langsung diperlukan. untuk mencapai tujuan kita"TETAPI". Jadi, jika kasus tertentu tidak diperlukan untuk mencapai salah satu dari tiga tujuan "A" kami, itu tidak penting.

Jadi, banyak orang pertama-tama menghabiskan waktu untuk hal-hal yang mendesak, tetapi hampir semuanya tidak ada hubungannya dengan pencapaian tujuan "A". Pada saat yang sama, pencapaian tujuan "A" didorong kembali dan didorong kembali. Lagipula penting tapi tidak mendesak selalu bisa menunggu!

Akhirnya, waktu yang signifikan dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak penting atau mendesak. Tetapi mereka adalah yang paling mudah untuk dihadapi. Kita tidak bisa memaksakan diri untuk melakukan sesuatu yang berguna - dan kita menyerah pada proses rutin. Kami memilah-milah email berkali-kali dalam sehari. Kami pergi ke situs yang sama. Mengumpulkan informasi yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Setelah menyibukkan diri dengan sesuatu yang tidak penting, kita mendapatkan alasan yang baik untuk mengesampingkan hal-hal yang lebih penting, tetapi juga hal-hal yang lebih sulit.

Bagaimana meningkatkan efisiensi penggunaan waktu Anda, dipandu oleh prinsip Eisenhower?

Pertama, rencanakan waktu Anda sesuai dengan pentingnya dan pentingnya tugas, dan bukan menurut bagian mereka dalam jumlah tugas!

Misalnya, pertimbangkan bagaimana waktu manajer didistribusikan. Tugas paling penting (kategori "A") membentuk sekitar 15% dari jumlah total semua tugas dan kasus yang disibukkan oleh manajer. Kepentingan diri dari tugas-tugas ini (dalam hal kontribusi terhadap pencapaian tujuan), bagaimanapun, adalah sekitar 65% .

Tapi ini jika kita berbicara tentang tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah produksi! Pada saat yang sama, pencapaian tujuan sendiri "A" dapat sepenuhnya dihukum - baik selama jam kerja maupun di luar jam kerja.

Jelas, hal yang paling menguntungkan adalah memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan "A" - baik pekerjaan maupun pribadi. Jika Anda memilah hal-hal penting tetapi tidak mendesak terlebih dahulu, mencurahkan banyak waktu dan usaha untuk mereka, kebanyakan dari mereka tidak akan punya waktu untuk menjadi penting dan mendesak. Dari sisa kasing yang Anda butuhkan singkirkan. Hal-hal yang mendesak, tetapi tidak penting - untuk didelegasikan kepada seseorang (sejauh mungkin). Tidak mendesak dan tidak penting - jangan lakukan itu (sejauh mungkin). Jangan buang waktu dan energi Anda untuk mereka. Dan jika Anda benar-benar menghabiskan, maka minimal. Dan sesedikit mungkin. Omong-omong, itu sebabnya saya tidak mengirim email lebih dari sekali atau dua kali sebulan.

Sangat penting untuk dipelajari menolak dari kebanyakan kasus. Terutama dari mereka yang tidak ada hubungannya dengan tujuan "A" baik untuk Anda pribadi atau untuk pekerjaan Anda. Semakin sedikit kasus dan tugas yang Anda ambil, semakin banyak waktu yang dapat Anda curahkan untuk tugas yang benar-benar penting. Tak heran jika mereka mengatakan bahwa kata utama dalam manajemen waktu adalah kata "TIDAK".

Secara umum, manajemen waktu yang ideal mendekati:

menghabiskan waktu maksimum pada kasus "A", dan hanya pada mereka;

di jeda antara kasus "A" menghabiskan banyak waktu untuk istirahat berkualitas;

Waktu yang cukup untuk dihabiskan untuk tidur, yaitu tidur yang cukup.

Kecil kemungkinan Anda akan dapat sepenuhnya mengecualikan hal-hal yang tidak penting dari jadwal. Di samping itu, sengaja(menurut Alan Lacaine) orang harus mencurahkan setidaknya 5 jam seminggu untuk kegiatan "A" mereka. Dapatkah Anda membayangkan apa yang akan terjadi jika Anda menghabiskan sepertiga, atau bahkan setengah, dari semua waktu yang Anda habiskan untuk bisnis “A”? Pada saat yang sama, dengan segala cara yang mungkin membatasi waktu yang dihabiskan untuk hal-hal yang tidak penting? Dan mencurahkan waktu yang signifikan untuk istirahat dan tidur yang berkualitas?

Pada akhirnya, inilah tujuan pendekatan fleksibel terhadap manajemen waktu, yang didasarkan pada sistem manajemen waktu Lyubishchev, berdasarkan mengembangkan rasa waktu dengan bantuan ketepatan waktu. Kami akan membahas sistem ini lebih lanjut!

Namun sebelum itu, mari kita simak bagaimana seorang manajer dan khususnya pemilik bisnis dapat mengoptimalkan waktu mereka untuk mengelola sebuah bisnis.

Alih-alih memiliki waktu untuk hal-hal yang sangat penting, kita sering membuang energi untuk hal-hal yang mendesak tetapi kurang penting.

Jarang terjadi bahwa tugas penting harus diselesaikan hari ini atau minggu ini, sementara tugas mendesak, sebagai suatu peraturan, dicari untuk segera diselesaikan.

Bertanya pada diri sendiri:

Apakah saya terbiasa "tergesa-gesa" dari satu tugas mendesak ke tugas lainnya?

Apakah tugas-tugas yang benar-benar penting tetap tidak terpenuhi sebagai hasilnya?

Aturan yang diusulkan oleh Jenderal Amerika Dwight Eisenhower adalah alat bantu sederhana, terutama untuk kasus-kasus di mana perlu dengan cepat memutuskan tugas mana yang harus dipilih. Menurut aturan ini, prioritas ditetapkan sesuai dengan kriteria seperti urgensi dan kepentingan kasus.

Tergantung pada tingkat urgensi dan pentingnya tugas, ada empat kemungkinan untuk menilai dan (akhirnya) menyelesaikannya:

1. Hal-hal yang mendesak/penting.

Mereka harus segera diterima dan dilakukan sendiri.

2. Hal-hal yang mendesak/kurang penting.

Di sini ada bahaya jatuh di bawah "tirani" tergesa-gesa dan, sebagai akibatnya, sepenuhnya menyerah pada solusi tugas tertentu, karena itu mendesak. Namun, jika itu tidak begitu penting, maka itu harus didelegasikan, karena tidak ada kualitas khusus yang diperlukan untuk implementasinya.

3. Tugas yang kurang mendesak/penting.

Mereka tidak perlu dilakukan mendesak, mereka biasanya bisa menunggu. Kesulitan di sini cepat atau lambat berubah menjadi yang mendesak dan harus diselesaikan oleh Anda secara pribadi sesegera mungkin.

Oleh karena itu, kami menyarankan Anda: memeriksa ulang tingkat kepentingan dan mencoba tugas-tugas jenis ini secara keseluruhan atau sebagian untuk mempercayakan karyawan Anda. Seiring dengan fakta bahwa Anda menurunkan diri sendiri, Anda dapat membantu meningkatkan motivasi dalam pekerjaan dan kualifikasi bawahan Anda dengan mempercayakan mereka dengan tugas yang bertanggung jawab.

4. tugas yang kurang mendesak/kurang penting.

Sangat sering, kasing kategori ini menetap di atas meja, sudah penuh dengan kertas. Jika Anda tiba-tiba mulai melakukan hal-hal ini, melupakan tugas-tugas dari kategori pertama, maka Anda tidak boleh mengeluh tentang pekerjaan yang berlebihan. Bahkan bawahan Anda tidak boleh diambil untuk tugas kelompok ini.

Hindari tugas yang tidak penting dan tidak mendesak!

Ambil keberanian untuk menggunakan keranjang sampah (objek "K" dalam diagram) lebih sering!

Jika Anda secara konsisten mengkategorikan tugas Anda sesuai dengan prinsip Eisenhower, Anda akan meningkatkan produktivitas (produktivitas, efektivitas) Anda secara signifikan!

Sekali lagi, argumen yang mendukung kesimpulan ini:

Anda mulai dengan tugas yang paling penting dan fokus secara eksklusif pada mereka. Anda menurunkan diri Anda untuk fungsi manajerial yang sangat penting dan memotivasi pekerjaan bawahan Anda.

Anda menarik karyawan Anda ke dalam lingkup tanggung jawab Anda, menginstruksikan mereka untuk melakukan tidak hanya tugas-tugas (rutin) yang kurang penting.

Anda dapat meningkatkan tuntutan pada bawahan Anda dan mendorong mereka yang memiliki kemampuan yang sesuai.

Perusahaan Ukraina "DIS" telah memproduksi, merakit, dan menjual berbagai furnitur yang dibuat khusus selama bertahun-tahun. Selama bertahun-tahun keberadaannya, ribuan penduduk Kiev telah memasang benar-benar berkualitas tinggi dan, …

Saya sering membeli bahan dan alat bangunan di toko online taurus-2000.com.ua. Perusahaan Taurus-2000 menawarkan barang-barang berkualitas tinggi dan dengan harga paling terjangkau. Terakhir kali saya membutuhkan kabel logam. Tentu saja, …

Tidak ada satu pun AC mobil yang dapat bekerja tanpa zat seperti freon. Dari waktu ke waktu ada kebutuhan untuk menggantinya, dan muncul pertanyaan di benak pemilik mobil, freon jenis apa yang cocok ...

Dalam arus aktivitas sehari-hari yang tak ada habisnya, Anda dapat dengan mudah bingung, karena setiap hari semakin banyak. Urusan kemarin yang belum selesai menjadi urusan hari ini, dan apa yang tidak sempat kita kerjakan hari ini otomatis tergeser ke hari esok. Akibatnya, begitu banyak hal dapat menumpuk yang tidak dapat Anda ketahui nanti: apa yang telah dilakukan, apa yang sedang dalam proses, dan apa lagi yang menunggu di sayap.

Situasi seperti itu atau detail sering terjadi pada orang yang tidak memperhatikan proses perencanaan kegiatan mereka. Secara alami, keterampilan tidak diajarkan di sekolah, dan banyak orang tua dan orang lain yang bertindak sebagai pendidik dalam proses perkembangan kita sering tidak benar-benar tahu bagaimana merencanakan kegiatan mereka sendiri, meskipun ini sama sekali tidak sulit. Itu hanya tidak mendapatkan perhatian yang layak.

Namun, saat ini ada banyak teknik perencanaan luar biasa yang memungkinkan Anda mempelajari cara menggunakan sumber daya waktu Anda secara rasional dan mengambil manfaat maksimal dari proses ini untuk diri Anda sendiri. Tetapi dalam artikel ini kami tidak akan mempertimbangkan semua teknik ini, tetapi akan memberikan contoh hanya satu, yang dibedakan oleh kesederhanaan dan keefektifannya. Teknik ini disebut "Matriks Eisenhower".

Matriks Eisenhower adalah salah satu alat manajemen waktu paling populer dan digunakan oleh banyak orang di seluruh dunia: dari karyawan biasa dan manajer menengah hingga CEO perusahaan besar dan perusahaan terkenal di dunia. Pendiri matriks ini adalah Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight David Eisenhower. Seperti yang Anda duga, pria ini sangat sibuk dan harus melakukan banyak hal yang berkaitan dengan aktivitasnya. Untuk itu, ia terlibat dalam mengoptimalkan jadwal kerja dan to-do list-nya. Hasil penelitiannya adalah matriks yang kami pertimbangkan.

Arti dari matriks Eisenhower terutama untuk mempelajari cara mendistribusikan semua tugas Anda dengan benar, membedakan antara yang penting dan mendesak, tidak mendesak dari yang paling tidak penting, dan juga untuk mengurangi waktu secara maksimal untuk melakukan bisnis apa pun yang tidak memberi setiap hasil yang signifikan. Mari kita bicara tentang bagaimana semuanya bekerja dalam praktik.

Inti dari matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower terdiri dari empat kuadran, yang dasarnya adalah dua sumbu - ini adalah sumbu kepentingan (vertikal) dan sumbu urgensi (horizontal). Akibatnya, ternyata setiap kuadran berbeda dalam indikator kualitatifnya. Semua tugas dan kasus dicatat di masing-masing kuadran, berkat gambaran yang sangat jelas dan objektif tentang apa yang harus dilakukan terlebih dahulu, apa yang harus dilakukan kedua, dan apa yang tidak boleh dilakukan sama sekali. Semua ini cukup sederhana, tetapi tidak akan berlebihan untuk memberikan beberapa penjelasan dalam hal apa pun.

Kuadran A: hal-hal penting dan mendesak

Dengan perencanaan yang ideal, kuadran matriks ini harus tetap kosong, karena munculnya kasus-kasus penting dan mendesak merupakan indikator disorganisasi dan asumsi penyumbatan. Bagian dari jadwal ini memenuhi banyak orang karena kemalasan yang melekat dan prioritas yang salah. Wajar saja, terkadang kasus seperti ini bisa muncul pada setiap orang, namun jika hal ini terjadi setiap hari, maka sudah saatnya untuk diperhatikan.

Jadi, kemunculan kasus di kuadran A harus dihindari. Dan untuk ini, hanya perlu memenuhi poin dari kuadran yang tersisa tepat waktu. Tetapi jika ada sesuatu yang masih layak masuk ke kuadran pertama, maka ini:

• Kasus-kasus, kegagalan yang berdampak buruk pada pencapaian tujuan
• Hal-hal yang, jika tidak dilakukan, dapat menyebabkan kesulitan dan masalah
• Kasus-kasus yang berhubungan dengan kesehatan

Penting juga untuk diingat bahwa ada yang namanya "delegasi". Artinya, ketika ada kasus di kuadran A Anda yang bisa didelegasikan kepada seseorang, kesempatan ini tentunya harus dimanfaatkan untuk menyelesaikan hal-hal penting dan mendesak lainnya sesegera mungkin.

Kuadran B: penting tapi tidak mendesak

Kuadran kedua paling layak mendapat perhatian karena urusan yang ada di dalamnya adalah yang paling diprioritaskan dan menjanjikan, dan dari sanalah tugas sehari-hari setiap orang harus terdiri. Telah diamati bahwa orang-orang yang sebagian besar terlibat dalam urusan kuadran ini mencapai kesuksesan terbesar dalam hidup, dipromosikan, mendapatkan lebih banyak uang, memiliki cukup waktu luang dan hidup bahagia dan memuaskan.

Perhatikan juga fakta bahwa kurangnya urgensi memungkinkan Anda untuk mendekati solusi masalah apa pun dengan lebih sengaja dan konstruktif, dan ini, pada gilirannya, memungkinkan seseorang untuk mengungkapkan potensinya sepenuhnya, secara mandiri memikirkan semua nuansa pikirannya. kegiatan dan mengatur kerangka waktu urusannya. Tapi di sini, antara lain, Anda perlu ingat bahwa hal-hal yang ada di kuadran B, jika tidak dilakukan tepat waktu, dapat dengan mudah masuk ke kuadran A, menjadi lebih penting dan membutuhkan penyelesaian yang cepat.

Spesialis manajemen waktu yang berpengalaman merekomendasikan untuk memasukkan dalam kuadran B semua urusan saat ini yang terkait dengan kegiatan utama, perencanaan dan analisis kerja, pelatihan dan, kepatuhan dengan jadwal optimal dan. Itu. segala sesuatu yang membentuk rutinitas kita sehari-hari.

Kuadran C: mendesak tetapi tidak penting

Kegiatan yang berada di kuadran ini sebagian besar mengganggu dan tidak membawa orang lebih dekat ke hasil yang diinginkan. Seringkali mereka hanya menghalangi fokus pada tugas yang sangat penting dan mengurangi efisiensi. Hal utama ketika bekerja dengan matriks adalah untuk tidak mengacaukan hal-hal mendesak dari kuadran C dengan hal-hal mendesak dari kuadran A. Jika tidak, kebingungan akan muncul dan apa yang harus dilakukan pertama tetap di latar belakang. Selalu ingat milik Anda sendiri dan belajarlah untuk membedakan yang penting dari yang sekunder.

Hal-hal di kuadran C meliputi, misalnya, pertemuan atau negosiasi yang dipaksakan oleh seseorang dari samping, perayaan ulang tahun orang yang tidak terlalu dekat, tugas-tugas mendadak di sekitar rumah, penghapusan gangguan yang tidak vital tetapi memerlukan perhatian (vas pecah, microwave memecahkan kompor, bola lampu terbakar, dll.), serta segala macam hal lain yang tidak membuat Anda maju, tetapi hanya memperlambat Anda.

Kuadran D: Tidak Mendesak atau Penting

Tugas yang berkaitan dengan kuadran terakhir tidak membawa manfaat sama sekali. Dalam banyak kasus, berguna tidak hanya untuk menanganinya terakhir kali, tetapi juga tidak menanganinya sama sekali. Meskipun Anda pasti perlu tahu tentang mereka, karena. mereka adalah pembuang waktu.

Fitur lain dari kasing dari grup ini juga menarik: mereka sangat menarik bagi banyak orang - kasing ini mudah dilakukan dan memberikan kesenangan, memungkinkan Anda untuk bersantai dan bersenang-senang. Oleh karena itu, menahan godaan untuk berolahraga dengan mereka bisa sangat bermasalah. Tapi itu mutlak harus dilakukan.

Di kuadran D, Anda dapat menuliskan hal-hal seperti berbicara di telepon dengan teman-teman tentang sesuatu yang tidak penting, korespondensi yang tidak perlu atau menghabiskan waktu di jejaring sosial, menonton acara TV dan berbagai acara TV yang "membingungkan", permainan komputer, dll. Tentu saja, setiap orang harus secara berkala bersantai dan entah bagaimana menghibur dirinya sendiri, tetapi ada cara yang lebih menarik dan berkembang untuk ini: membaca, mengunjungi pusat kebugaran dan kolam renang, perjalanan ke alam, dll. Jika Anda tidak dapat atau tidak ingin sepenuhnya melepaskan diri dari melakukan hal-hal dari kuadran D, maka Anda perlu menunda pelaksanaannya setidaknya sampai saat hal-hal dari kuadran B dan C selesai, dan waktu yang akan dikhususkan untuk urusan kuadran D harus diminimalkan. Di sini pepatah terkenal akan cocok untuk semua orang: "Penyebab adalah waktu, kesenangan adalah satu jam."

Segera setelah Anda menguasai matriks Eisenhower dan mempelajari cara mendistribusikan urusan Anda dengan benar di dalamnya, Anda akan melihat bahwa Anda memiliki cukup banyak waktu luang baru, Anda berhasil melakukan semuanya tepat waktu dan tanpa tergesa-gesa, semua urusan Anda beres , tujuan tercapai satu demi satu, dan Anda sendiri hampir selalu dalam suasana hati yang baik dan suasana hati yang ceria. Ini semua tentang menjadi terorganisir dan fokus. Mungkin, Anda sendiri memperhatikan dari waktu ke waktu bahwa orang-orang yang tidak teratur selalu berada dalam siklus urusan yang tidak dapat dipahami, mereka selalu sibuk dengan sesuatu yang bodoh, tetapi "sangat penting", mereka terlihat lelah dan kesal. Banyak ciri khas dapat dikutip. Tetapi bukan ini yang penting, tetapi fakta bahwa jika Anda dan saya tidak ingin mendapatkan hasil yang sama, maka kita harus bertindak secara berbeda. Yaitu, kita harus terorganisir, memahami dengan jelas apa dan kapan kita perlu melakukannya, dan mengapa kita melakukan semua ini. Dan matriks Eisenhower sangat bagus untuk ini.

Semoga Anda beruntung dan berhasil menguasai keterampilan baru Anda!