Mengisi buku kerja. Petugas SDM harus

Kami menganalisis contoh buku kerja dan aturan untuk mengisi dokumen dalam berbagai situasi. Dalam artikel tersebut Anda akan menemukan petunjuk langkah demi langkah untuk mengisi buku kerja karyawan dalam berbagai kasus: saat merekrut, paruh waktu, dan pemecatan.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Jangan lewatkan: artikel utama bulan ini dari spesialis terkemuka Kementerian Tenaga Kerja dan Rostrud

Ensiklopedia tentang desain buku kerja secara turnkey dari Sistem Kadra.

Pekerjaan: siapa yang mengisi buku kerja

Buku kerja adalah dokumen utama tentang aktivitas kerja dan masa kerja seorang karyawan (bagian 1 pasal 66 Kode Perburuhan). Untuk formulir dan tata cara pengisian buku kerja, lihat Peraturan Pemerintah No. 225 tanggal 16 April 2003. Secara undang-undang, perusahaan pemberi kerja wajib menyimpan dokumen bagi setiap pekerja yang telah bekerja lebih dari lima hari (bagian 3 pasal 66 Kode Perburuhan).

Menurut aturan pengisian buku kerja, pengusaha-perusahaan dan pengusaha-pengusaha wajib menyimpannya. Pengusaha perorangan yang tidak diakui sebagai pengusaha tidak berhak membuat catatan dalam pembukuan pegawai.

Unduh dokumen terkait:

Saat melamar pekerjaan, seorang karyawan harus membawa sejumlah dokumen, termasuk tentang kegiatan pekerjaannya dan masa kerja (paragraf 3, bagian 1, pasal 65 Kode Perburuhan). Periksa seri dan tahun pembuatan buku kerja. Contoh seri formulir yang dikeluarkan di Rusia dan Uni Soviet sejak 1974, lihat di bawah. Mereka tidak kehilangan kekuatannya, tidak perlu menggantinya dengan yang baru.

Sekarang perusahaan menggunakan formulir yang telah diperkenalkan sejak tahun 2004. Buku contoh yang baru telah disetujui atas perintah Menteri Keuangan tanggal 22 Desember 2003 No. 117n. Pertimbangkan cara mengisinya dalam kasus yang berbeda. Untuk setiap kasus, lihat contoh pengisian buku kerja contoh baru.

Baru Riwayat pekerjaandi 2017: kepada siapa dan kapan melamar

Saat membuat perjanjian, Anda perlu membuat dan mengisi buku kerja (contoh di bawah) untuk karyawan yang:

  • mulai bekerja untuk pertama kalinya (bagian 4 pasal 65 Kode Perburuhan);
  • menyerahkan dokumen asing;
  • merusak atau kehilangan dokumen (bagian 5 pasal 65 Kode Perburuhan).

Pengerahan:cara mengisi buku kerja

Buat entri tentang penerimaan karyawan di bagian "Informasi tentang pekerjaan". Contoh pengisian buku kerja saat melamar pekerjaan, lihat di bawah ini. Di kolom 3, masukkan nama lengkap dan singkatan perusahaan (klausul 3.1 dari Instruksi). Sebagai contoh, Perseroan Terbatas Alfa (Alfa LLC).

Ajukan pertanyaan Anda kepada ahlinya

Saat mempekerjakan seorang direktur, kolom 3 di bagian "Informasi tentang pekerjaan" harus diisi secara berbeda di buku kerjanya. Lihat di bawah untuk contoh formulir lamaran kerja. Tulis seperti ini: Diangkat sebagai Direktur". Di kolom 4, tunjukkan rincian dokumen, misalnya, risalah rapat umum peserta.

Karyawan paruh waktu: cara mengisi buku kerja

Buat entri tentang pekerjaan semacam itu untuk pekerja paruh waktu atas permintaan mereka. Hanya majikan di tempat kerja utama yang dapat membuat entri. Jika seorang karyawan telah membawa dokumen yang mengonfirmasi pekerjaan paruh waktu, buatlah entri di buku kerjanya. Lihat di bawah untuk contoh mengisi buku kerja untuk pekerjaan paruh waktu eksternal.

Catat bahwa karyawan tersebut dipindahkan ke pekerjaan tetap lainnya, dibuat berdasarkan perintah direktur. Dan dalam waktu seminggu. Entri harus persis mengulangi kata-kata dari pesanan (klausul 10 Peraturan). Misalnya, seorang karyawan bekerja sebagai asisten akuntan, ia dipindahkan ke posisi akuntan junior.

Contoh pengisian buku kerja sehubungan dengan perubahan nama jabatan karyawan, lihat di bawah ini.

Bermanfaat

Buat catatan penghargaan dalam dokumen jika karyawan tersebut diberikan atau didorong. Misalnya, mereka dianugerahi untuk layanan panjang. Buat entri di bagian "Informasi tentang penghargaan" di buku kerja. Lihat di bawah untuk contoh mengisi buku kerja sehubungan dengan bonus.

Pada kolom 3, sebutkan nama lengkap dan singkatan perusahaan. Pada baris di bawah ini, di kolom 1, masukkan nomor seri entri. Di kolom 2 - tanggal saat karyawan diberikan. Di kolom 3, renungkan siapa, untuk apa, dan dengan imbalan apa karyawan tersebut. Di kolom 4, masukkan rincian urutan penghargaan seperti pada contoh buku kerja di bawah ini (klausul 10 Peraturan).

Situasi praktis

Apa yang harus ditulis di buku kerja untuk karyawan terbaik bulan ini?

Jawabannya disiapkan bersama dengan editor jurnal "

Dijawab oleh Elena VAVILOVA,
Kepala Administrasi SDM di Mile CIS LLC (Moskow)

Perusahaan membayar karyawannya bonus tahunan tahunan dan dianugerahi gelar "Karyawan Bulan Ini". Apakah saya perlu memasukkan informasi tentang ini di buku kerja? Dengan menggunakan contoh, kami akan menganalisis bagaimana bertindak sebagai petugas personalia dan menghindari kesalahan.

Selain informasi tentang pekerjaan, pemberi kerja wajib memasukkan informasi tentang penghargaan atas keberhasilan dalam pekerjaan di buku kerja ( ). Inspektur GIT memiliki hak untuk memeriksa bagian "Informasi tentang penghargaan" dari buku kerja, jadi Anda harus mengisinya dengan benar ...

Versi lengkap dari jawabannya tersedia setelah gratis

Pemutusan kontrak: cara mengisi buku kerja dengan benar saat pemecatan

Saat mengakhiri kontrak dengan seorang karyawan, buat entri dalam dokumennya tentang pemecatan di bagian "Informasi tentang pekerjaan". Di kolom 1, masukkan nomor seri entri. Di kolom 2 - tanggal pemecatan (klausul 5.1 Instruksi). Lihat di bawah untuk contoh mengisi buku kerja setelah pemecatan atas kehendak bebas Anda sendiri.

Pelajari lebih lanjut tentang apa disalahkan atas masalah dengan pensiun karyawan.

Aturan pengisian umum

Isi dokumen

Air mancur, gel atau pulpen

Gunakan pena tinta

Ringan dan tahan air, hitam, biru atau ungu

Jika pena kehabisan tinta

Selesai menulis dengan pena lain dengan jenis dan warna tinta yang sama

Masukkan tanggal

angka arab

Jangan memotong catatan

Jangan menulis "pr." bukannya "pesanan"

Jangan mencoret entri di bagian

"Informasi tentang pekerjaan" dan "Informasi tentang penghargaan"

Anda dapat mengubah entri

Tentang nama keluarga, nama, patronimik, dan tanggal lahir karyawan.

Harap tunjukkan dalam pemberitahuan pengunduran diri Anda

Jumlah paragraf, bagian dan artikel dari Kode Perburuhan dalam angka atau kata-kata

Jika perusahaan tidak memiliki layanan personalia, catatan tersebut disertifikasi

Jika perusahaan menggunakan stempel, nyatakan dengan stempel

Entri halaman judul, entri pemecatan dan penghargaan

Aturan baru untuk mengisi buku kerja 2017

Jika perusahaan tidak menerapkan segel, catatan menyatakan

Direktur atau karyawan yang ditunjuk

Dokumen utama yang mengonfirmasi pengalaman kerja dapat dianggap sebagai buku kerja. Untuk catatan pemecatan yang benar dalam pekerjaan buku bertanggung jawab atas petugas personalia atau majikan itu sendiri. Seseorang menerimanya di tangannya setelah pemecatannya. Dokumen tersebut harus berisi catatan yang sesuai tentang pemutusan kontrak. Buku harus diterbitkan tepat waktu. Jika tidak, perusahaan dapat didenda. Mari kita bicara tentang desain yang benar untuk meninggalkan perusahaan pada tahun 2018.

Cara mengisi buku kerja saat pemecatan: pendekatan umum

Ketentuan Kode Perburuhan tentang pemutusan hubungan kerja, serta persyaratan peraturan untuk buku kerja, tidak diubah pada tahun 2018. Oleh karena itu, sebagai bagian dari mengisi buku kerja saat pemecatan, Anda dapat dengan aman dipandu oleh aturan yang berlaku pada tahun 2017.

Prosedur untuk meninggalkan perusahaan disertai dengan pembentukan sejumlah dokumen.

Menurut undang-undang perburuhan, hari pemecatan dianggap sebagai hari kerja terakhir. Organisasi (IP) harus sepenuhnya menghitung karyawan yang menyelesaikan hubungan kerja, serta mengeluarkannya semua dokumen yang diperlukan:

  • buku kerja;
  • sertifikat kegiatan tenaga kerja, jumlah pendapatan, pajak penghasilan pribadi yang ditransfer dan kontribusi.

Tugas majikan tidak hanya mencakup penerbitan dokumen kepada orang tersebut di akhir perjanjian kerja, tetapi juga pelaksanaan entri yang benar dalam buku kerja pada saat pemecatan.

Pada saat yang sama, data tentang penerimaan karyawan ke lowongan harus sudah dimasukkan ke dalam lembar kerja. Mereka termasuk:

  • nama pemberi kerja (perusahaan atau pengusaha perorangan);
  • atas dasar mana karyawan melakukan tugas (nomor pesanan dan tanggalnya);
  • data posisi.

Entri yang dibuat sebelumnya harus sesuai dengan situasi aktual dengan pekerjaan. Maka Anda perlu membuat entri di buku kerja tentang pemecatan. Dimungkinkan untuk mengakhiri kontrak kerja yang ada, dengan fokus pada urutan - dasar.

Semua data dalam persalinan harus dicatat:

  1. tanda tangan pejabat personalia (kepala perusahaan, yang bertanggung jawab atas pembukuan);
  2. stempel organisasi (jika ada).

Setiap kali, karyawan harus memastikan di tempat bahwa entri dalam buku sepenuhnya benar. Oleh karena itu, tanda tangannya dalam buku kerja pada saat pemberhentian akan menunjukkan bahwa dia:

  • setuju dengan data yang direkam;
  • ketika kontrak diakhiri, buku itu diterima tepat waktu.

Tetapi tindakan ini dimungkinkan jika karyawan berada di perusahaan pada hari terakhir kerja. Dalam kasus lain, izin kerja dikeluarkan dengan cara yang berbeda (melalui kolega, melalui surat) atau atas permintaan tertulis dari orang yang tertarik (kerabat, dll.).

Bagaimana melakukan catatan pekerjaan

Memasukkan informasi tentang pemutusan hubungan kerja biasanya tidak menimbulkan kesulitan besar. Ingatlah: entri yang benar tidak akan menimbulkan pertanyaan tambahan dari inspektorat tenaga kerja dan otoritas pajak di masa mendatang.

Sebagai aturan, alasan paling umum untuk meninggalkan pekerjaan adalah keinginan karyawan itu sendiri. Contoh pengisian buku kerja pada saat pemberhentian pada tahun 2018 menyiratkan adanya posisi berikut (lihat tabel).

Perhatikan bahwa catatan pemberhentian dalam urutan pemindahan dibuat menurut model yang sama. Perbedaannya hanya dengan alasan sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia.

CONTOH

Jika perlu untuk membuat catatan pemecatan atas kehendak sendiri, mereka mengacu pada paragraf 3 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia. catatan : semua kata dalam hal ini tidak tunduk pada singkatan. Ejaan "hal. 3 seni. 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia" akan dianggap salah).

Ketika perlu untuk memberhentikan seorang karyawan dalam urutan transfer, mereka mengacu pada "Klausul 5 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia":

Cara dipecat karena usia tua

Alasan pemutusan hubungan kerja juga dapat berupa pensiunnya karyawan atau pencapaian usia hidup yang dihormati. Dan situasi ini harus dicatat dalam buku kerja.

Harap dicatat bahwa pemecatan hari tua dalam catatan pekerjaan mengasumsikan sama seperti pada akhir hubungan kerja atas inisiatif pribadi atau dengan persetujuan kedua belah pihak. Yaitu - paragraf 1 pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Tidak boleh dilupakan di sini bahwa dalam situasi seperti itu seseorang tidak diharuskan bekerja selama 2 minggu untuk akhirnya meninggalkan organisasi. Hari pemecatan harus bertepatan dengan tanggal yang ditunjukkan dalam aplikasi.

Buku kerja yang tertunda saat pemecatan

Dokumen yang tidak selalu diperlukan pada saat pemutusan kontrak kerja dapat diberikan kepada karyawan pada hari kerja terakhir. Yaitu - hari pemecatan. Di hadapan sejumlah keadaan, buku-buku itu mungkin sampai kepada pemiliknya dan beberapa saat kemudian.

Misalnya, dengan ketidakhadiran seorang karyawan karena sakit atau ketidakhadiran, dokumen diberikan kepadanya secara pribadi berdasarkan aplikasi tertulis dalam waktu 3 hari kerja. Perlu dicatat bahwa pada saat ini tanda dalam buku kerja tentang pemecatan seharusnya sudah ada.

Jika tidak mungkin untuk mentransfer buku secara pribadi, maka majikan mengirimkan dokumen ke mantan karyawan melalui pos Rusia. Banding tertulis dari orang yang diberhentikan juga harus menjadi dasar untuk melakukan tindakan ini. Perbedaan dari prosedur biasa untuk menyerahkan dokumen ke tangan adalah fakta orang yang menandatangani buku kerja pada saat pemecatan. Mengingat bahwa tidak mungkin untuk mendapatkan tanda tangan mantan karyawan dalam kasus ini, fakta pemecatan hanya dicatat oleh majikan.

Dalam kasus lain, penundaan buku kerja karena kesalahan majikan tidak dapat diterima. Manajemen mungkin bertanggung jawab untuk:

  • untuk keterlambatan penerbitan dokumen;
  • jika entri yang dibuat tidak sesuai dengan penyelesaian buku kerja pada saat pemberhentian sampel 2018.

Organisasi dapat didenda hingga 50.000 rubel di bawah bagian pertama Seni. 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia.

Buku kerja adalah dokumen resmi yang mengkonfirmasi pengalaman kerja seseorang. Ini berisi informasi tentang pekerjaan orang pada saat ini dan posisi sebelumnya.

Dokumen diperlukan saat melamar pekerjaan. Menurutnya, majikan dapat mengevaluasi pengalaman kandidat dan tingkat pendidikan, spesialisasi. Hal ini juga diperlukan untuk menentukan jumlah pembayaran pada saat pensiun.

Agar dokumen diakui sebagai sah, informasi harus dimasukkan ke dalamnya dengan cara yang ditentukan oleh hukum. Ada aturan khusus untuk pengisian buku kerja di tahun 2019.

Informasi Umum

Saat melamar pekerjaan untuk pertama kalinya, seseorang perlu memiliki buku kerja yang tersedia. Seorang karyawan masa depan dapat membelinya di kios khusus. Dokumen tersebut disetujui berdasarkan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225, yang dikeluarkan pada 16 April 2003. Sejak itu, tidak ada perubahan yang dilakukan pada formulir.

Buku kerja baru dibuka pada saat masuk kerja untuk pertama kalinya. Itu tidak akan memiliki catatan, jadi majikan harus sepenuhnya mencerminkan semua informasi tentang karyawan.

Dokumen diisi hanya ketika melakukan kegiatan berdasarkan kontrak kerja. Perjanjian hukum perdata tidak mengatur masuknya informasi ke dalam buku kerja.

Saat mentransfer dokumen untuk bekerja, itu akan disimpan di departemen personalia sampai orang tersebut berhenti. Dikelola oleh Spesialis Sumber Daya Manusia. Dalam pekerjaannya, ia harus dipandu oleh aturan pengisian yang tercermin dalam Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 tanggal 16 April 2003 dan Departemen Tenaga Kerja Rusia No. 69 tanggal 10 Oktober 2003.

Tindakan hukum pengaturan mencatat bahwa setiap perubahan dalam aktivitas kerja karyawan harus tercermin dalam buku. Data diinput oleh petugas personalia saat berpindah posisi, pindah ke unit lain.


Siapa yang bertanggung jawab untuk memelihara dokumen?

Majikan bertanggung jawab penuh atas keadaan buku kerja karyawan.

Dia yang melakukannya:

  • melakukan;
  • penyimpanan;
  • isi.

Tanggung jawab untuk memasukkan data ditentukan untuk karyawan tertentu. Dia diangkat ke suatu posisi sesuai dengan perintah atau perintah. Oleh karena itu, petugas personalia bertanggung jawab tidak hanya atas kebenaran informasi yang dimasukkan, tetapi juga untuk pembukuan dan penyimpanan dokumen.

Sertifikasi dokumen dilakukan oleh karyawan yang sama yang memiliki hak untuk menandatangani buku kerja. Mereka bertanggung jawab sesuai dengan tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia.

Inspektorat Tenaga Kerja Federasi Rusia tidak hanya memeriksa kebenaran pemeliharaan dan memasukkan data ke dalam dokumentasi. Mereka melacak alasan di mana orang tertentu dibebankan kewajiban untuk menyelesaikan. Oleh karena itu, perintah atau perintah pengangkatan pegawai harus dibuat sesuai dengan undang-undang.


Aturan baru untuk mengisi buku kerja di tahun 2019

Aturan pengisian buku kerja tahun 2019 mengalami beberapa perubahan. Mereka diperkenalkan berdasarkan Perintah Kementerian Tenaga Kerja dan Perlindungan Sosial Federasi Rusia No. 588n, yang dikeluarkan pada 31 Oktober 2019.

Sesuai dengan persyaratan yang diubah, stempel harus ditempatkan di buku kerja hanya jika tersedia di institusi. Itu ditempel di halaman judul, di dalam dokumen di sampul, jika nama belakang telah diubah oleh karyawan. Catatan pemberhentian juga disegel dengan stempel.

Perubahan dilakukan pada undang-undang pada 27 November 2016. Sekarang perlu untuk membubuhkan stempel jika organisasi secara resmi memilikinya. Dengan tidak adanya stempel, sertifikasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan pimpinan lembaga atau orang yang menurut perintah memelihara dokumentasi tenaga kerja.


Detail Bagian

Buku kerja ini dibagi menjadi tiga bagian utama:

  • bagian dengan informasi pribadi tentang karyawan;
  • informasi tentang pekerjaan warga negara dan posisi yang dipegangnya;
  • data penghargaan yang dilakukan selama masa kerja.

Mereka berisi informasi tertentu tentang karyawan. Yang pertama dimulai dengan halaman awal persalinan - halaman judul.

Bagian tersebut mencerminkan:

  • nama keluarga, nama, patronimik karyawan;
  • Tanggal lahir;
  • tingkat pendidikan;
  • spesialisasi yang diperoleh.

Halaman judul hanya diisi secara detail, tanpa menggunakan singkatan. Data disertifikasi oleh tanda tangan orang di bagian bawah halaman, serta spesialis yang memasukkan informasi. Stempel institusi juga ditempel di sini.

Di blok buku kerja berikutnya, informasi tentang aktivitas kerja orang tersebut ditentukan.

Ini mencerminkan:

  • pengerahan;
  • transfer internal;
  • PHK.

Bagian terakhir berisi informasi tentang penghargaan karyawan.

Dalam beberapa kolom yang disediakan, mereka meresepkan:

  • informasi tentang jenis penghargaan;
  • tanggal promosi;
  • basis;
  • dokumen yang mengkonfirmasi keabsahan entri (nomor dan tanggal pesanan).

Saat halaman di bagian utama buku kerja berakhir, sisipan tambahan dimasukkan. Dalam persalinan, tanda ditempatkan pada aplikasinya yang menunjukkan tanggal kompilasi. Entri dibuat pada halaman judul dan disertifikasi oleh meterai. Versi tulisan tangan tidak disediakan.

Sisipan harus dijahit ke dalam persalinan. Tanpa itu, itu akan dianggap tidak valid. Penomoran halaman berlanjut dari digit terakhir yang tercermin dalam pekerjaan itu sendiri. Stempel organisasi diletakkan pada lembar pertama sisipan.


Bagaimana catatan dibuat

Sesuai dengan bagian yang disediakan dalam buku kerja, entri tertentu dibuat. Halaman judul harus diisi hanya ketika mempekerjakan seorang karyawan untuk pertama kalinya. Selanjutnya, Anda dapat menunjukkan padanya hanya informasi yang tidak dapat diandalkan dalam persalinan, yang membuat buku itu tidak valid.

Fitur memiliki bagian yang mencerminkan aktivitas kerja karyawan. Pada saat memasukkan data pertama, institusi dicap dengan semua detail. Dengan tidak adanya cap, data ditulis dengan tangan.

Informasi dalam kolom harus dimasukkan dalam urutan tertentu:

kolom pertama Berisi nomor indeks entri. Ditulis dengan angka arab.
Kolom "Tanggal" Hari, bulan dan tahun dalam angka Arab tercermin saat karyawan tersebut dipekerjakan atau dipindahkan melalui transfer internal ke sana. Jika pemecatan dicatat, tanggal pemutusan hubungan kerja dimasukkan ke dalam kolom ini.
Kolom "Informasi tentang pekerjaan" Berisi informasi lengkap tentang melamar pekerjaan tanpa singkatan. Penting untuk merujuk pada norma-norma dokumen legislatif, yang dengannya penerimaan dilakukan. Jika seseorang berhenti, maka dia menandatangani catatan yang sesuai.
kolom keempat Mencerminkan alasan di mana informasi dimasukkan. Diantaranya adalah perintah pengurus, keputusan yang diambil dalam rapat umum, risalah rapat direksi. Selain nama dokumen, tanggal kompilasi dan nomor pendaftarannya juga dicantumkan.

Bagian yang mencerminkan pemberian seseorang diisi dengan cara yang sama.

Di sini Anda dapat mendaftarkan tanda terima oleh karyawan:

  • gelar kehormatan;
  • penghargaan negara;
  • ijazah kehormatan;
  • diploma;
  • lencana.

Perlu diingat bahwa tidak perlu memasukkan data tentang transfer hadiah uang atau transfer hadiah berharga di bagian ini.


Saat melamar pekerjaan

Penting untuk mengikuti prosedur tertentu untuk mengisi buku kerja saat mempekerjakan seorang karyawan:

  • Kolom kedua berisi nama lembaga secara lengkap dan disingkat. Stempel organisasi ditempatkan di sebelahnya.
  • Kolom pertama berisi nomor seri entri.
  • Selanjutnya, di kolom kedua, tanggal masuk orang untuk bekerja ditentukan.
  • Kolom ketiga mencerminkan informasi bahwa seorang karyawan telah diterima di departemen tertentu untuk posisi tertentu.
  • Kolom keempat berisi dasar penerimaan: tanggal dan nomor pesanan.

Jika Anda adalah pasangan

Saat melakukan pekerjaan paruh waktu, entri dalam buku kerja dibuat atas permintaan karyawan. Tidak perlu memasukkan informasi ke dalam dokumen.

Untuk mencerminkan pekerjaan, karyawan harus membawa salinan kontrak kerja pada pekerjaan paruh waktu di tempat kegiatan utama. Dokumen disertifikasi dengan tanda tangan kepala dan stempel institusi. Juga diperlukan untuk membuat aplikasi di mana Anda perlu menunjukkan permintaan untuk memasukkan data ke dalam persalinan.

Setelah pemecatan

Dalam hal pemecatan seorang karyawan, untuk memasukkan informasi tentang fakta ini, perlu ada alasan yang menguatkan. Demikian tata tertib yang dibuat oleh pimpinan organisasi.

Petugas personalia harus mencantumkan nomor urut entri pada kolom pertama. Yang kedua berisi tanggal pemutusan hubungan kerja antara karyawan dan majikan.

Kolom ketiga berisi alasan dan alasan pemberhentian karyawan. Penting untuk meresepkan informasi menggunakan kata-kata dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Singkatan tidak diperbolehkan di bagian ini.

Nama dokumen (pesanan) dimasukkan di kolom keempat, yang menunjukkan detailnya. Setelah itu, catatan disertifikasi oleh manajemen lembaga atau karyawan yang bertanggung jawab untuk mengisi buku kerja.

Setelah memasukkan data, karyawan menandatangani di bawahnya. Jika ada segel di institusi, Anda perlu mengesahkan informasi dengan stempel.


Untuk IP

Pengusaha perorangan harus menyimpan catatan personel sesuai dengan persyaratan umum. Pada saat yang sama, memasukkan informasi ke dalam buku kerja dapat disederhanakan.

Ada beberapa tahapan refleksi informasi dalam dokumen:

  • nama majikan ditulis di kolom ketiga (nama belakang, nama depan, patronimik pengusaha perorangan);
  • kolom pertama berisi nomor seri catatan;
  • maka tanggal penerimaan karyawan untuk bekerja ditetapkan;
  • kolom ketiga berisi informasi tentang penerimaan, posisi karyawan;
  • kolom keempat berisi tanggal dan nomor pesanan, yang menurutnya karyawan itu dipekerjakan.

Perlu diingat bahwa individu dilarang mengoreksi informasi dalam buku kerja dan meresepkan informasi baru.


Perbaikan

Beberapa petugas personalia melakukan kesalahan saat mengisi buku kerja. Anda perlu memperbaikinya dalam urutan tertentu, karena dilarang mencoret informasi.

Spesialis perlu membuat prasasti tentang ketidakabsahan catatan. Ini adalah satu-satunya upaya hukum.

Di kolom "Informasi tentang pekerjaan" perlu untuk menunjukkan:

  • nomor urut catatan;
  • tanggal perubahan;
  • pengakuan informasi sebagai tidak valid.

Informasi baru yang benar ditulis di sebelahnya. Kolom terakhir berisi dokumen yang mengonfirmasi koreksi dan detailnya.

Membuat duplikat

Pekerja dapat meminta pelatihan di tempat kerja sekarang atau lebih awal.

Salinan kedua disiapkan dengan:

  • hilangnya buku karena kesalahan karyawan atau majikan;
  • pelanggaran integritas dokumen, di mana catatan tidak dapat dibaca;
  • membuat entri dalam buku kerja yang dibatalkan oleh keputusan pengadilan;
  • keadaan darurat dalam organisasi, akibatnya ada kehilangan besar atau penghancuran buku kerja.

Berdasarkan aplikasi tertulis dari karyawan, spesialis SDM menyiapkan duplikat. Itu harus diberikan kepada orang tersebut selambat-lambatnya 15 hari setelah aplikasinya. Salinan baru harus berisi tulisan "Duplikat" pada halaman judul.

Buku kerja merupakan dokumen wajib bagi setiap orang yang bekerja. Sesuai dengan itu, penilaian masa kerja dan akrual pensiun dilakukan. Oleh karena itu, perlu untuk memasukkan informasi ke dalamnya dengan cara legislatif tertentu.


Untuk setiap orang yang terlibat dalam kegiatan perburuhan, buku kerja adalah dokumen yang sangat penting. Selain itu, perlu tidak hanya dalam proses pekerjaan di berbagai tempat kerja, tetapi juga untuk pendaftaran pensiun selanjutnya. Oleh karena itu, tuntutan untuk pendekatan serius terhadap pendaftaran buku kerja.

Persyaratan ini diatur oleh undang-undang perburuhan saat ini, termasuk Kode Perburuhan Federasi Rusia dan keputusan Pemerintah Federasi Rusia. No. 225 tanggal 16/04/2003 dan No. 69 dari 10.10.2003. Benar, tindakan hukum yang disebutkan mengandung beberapa ketentuan yang bertentangan, yang dalam beberapa kasus dapat membingungkan orang yang bertanggung jawab untuk mengisi buku kerja. Jika masalah kontroversial seperti itu muncul saat membuat entri dalam buku kerja, perlu dipandu terutama oleh ketentuan Kode Perburuhan Federasi Rusia, karena memiliki kekuatan hukum terbesar. Pada artikel ini, kami mencoba merangkum semua rekomendasi tentang desain buku kerja, yang tentunya akan sangat membantu petugas personalia. Jadi, mari kita mulai…

Aturan pengisian buku kerja tahun 2017

Buku kerja tunduk pada pendaftaran untuk karyawan yang terlibat dalam kegiatan kerja di tempat kerja utama untuk jangka waktu lebih dari 5 hari. Pada saat yang sama, entri dalam buku dibuat baik untuk pekerja tetap dan untuk pekerja musiman, sementara, serta pekerja lepas, jika mereka menyediakan implementasi semua tindakan asuransi sosial. Jika seseorang adalah pekerja paruh waktu, maka buku kerjanya disimpan di tempat kerja utama.

Entri dalam buku kerja diterbitkan tanpa singkatan. Mereka diberi nomor seri individu di setiap bagian. Tanggal entri ditunjukkan secara eksklusif dalam angka Arab. Bulan dan hari pada tanggal pencatatan selalu ditunjukkan dengan dua digit (01,02,10,25), dan tahun dengan empat (misalnya, 2017).

Ketika seseorang menemukan pekerjaan di tempat kerja baru, buku kerja yang diserahkan olehnya diperiksa keasliannya, yaitu, korespondensi data paspor yang ditunjukkan pada halaman pertama buku diperiksa, adanya segel dari tempat kerja pertama pada halaman judul. Jika segel yang ditentukan hilang, buku itu tidak valid, dan majikan membuat yang baru. Juga, sebuah buku baru dimulai jika seseorang mendapat pekerjaan untuk pertama kalinya.

Jika ada catatan pekerjaan terakhir yang tidak tertutup, ketika tidak ada catatan pemecatannya, lakukan entri buku kerja masuk ke lokasi baru dilarang. Juga, tidak ada catatan yang dibuat dalam buku kerja tentang sanksi disipliner terhadap pemiliknya, tetapi tanda mengenai pembentukan pengalaman berkelanjutan, atau kegagalan untuk menetapkan periode waktu tertentu dalam pengalaman berkelanjutan, harus tercermin dalam cara yang ditentukan.

Aturan untuk mengisi buku kerja: bagian

Buku kerja mencakup 3 bagian yang berkaitan dengan:
  • Informasi pribadi tentang karyawan;
  • Informasi tentang tempat kerja dan posisi yang dipegangnya;
  • Informasi tentang penghargaan yang terjadi selama bekerja.


Bagian pertama dari buku kerja, yang terletak di halaman judul, menunjukkan nama lengkap karyawan, tanggal lahir, pendidikan, dan spesialisasi yang diterima. Ingatlah bahwa tidak ada singkatan mengisi buku kerja tidak dilakukan. Juga pada halaman judul adalah tanda tangan karyawan itu sendiri, karyawan departemen personalia yang mengisi buku kerja, stempel organisasi dengan lambang ditempel.


Bagian berikutnya dari buku kerja dimaksudkan untuk membuat entri tentang perekrutan, transfer internal, dan juga pemecatan. Wajib kapan mengisi buku kerja posisi yang diduduki oleh orang tersebut, serta nama lengkap majikan, ditunjukkan. Untuk mengonfirmasi setiap entri, nomor pesanan yang sesuai, stempel atau stempel organisasi ditunjukkan.


Dan terakhir, bagian tentang penghargaan. Ini mencerminkan semua penghargaan, serta insentif yang dibuat sehubungan dengan karyawan. Tanggal penghargaan, jenisnya, dokumen yang digunakan untuk membuat penghargaan ditunjukkan.

Dengan penggunaan penuh jumlah lembar di bagian tertentu, sisipan khusus dibuat di dalamnya. Pada saat yang sama, sebuah catatan dibuat dalam buku tentang penerbitan sisipan yang menunjukkan tanggal tertentu. Entri ini dibuat dalam bentuk stempel pada halaman judul atau sebarannya. Dalam hal ini, tidak mungkin membuat catatan tulisan tangan tentang penerbitan sisipan. Sisipan dijahit ke dalam buku dan tanpanya dianggap tidak sah, dan penomoran halaman di dalamnya melanjutkan penomoran dalam buku itu sendiri. Halaman judul sisipan harus dibubuhi meterai pemberi kerja.

Bagaimana entri dibuat dalam buku kerja?

Dengan mempertimbangkan konten bagian di atas, yang sesuai entri buku kerja. Bagian judul dibuat pada pekerjaan di tempat kerja pertama, serta dalam kasus mengungkapkan informasi palsu dalam pekerjaan yang ada, yang membuatnya tidak valid.

Adapun untuk mengisi bagian mengenai informasi tempat kerja, ada beberapa aturan pengisian buku kerja. Saat membuat entri pertama di tempat baru, stempel organisasi yang berisi semua detail yang diperlukan ditempel. Jika tidak ada stempel, maka nama organisasi ditulis dengan tangan.

kolom 1 "Nomor pesanan"

menunjukkan nomor urut record. Hanya angka Arab yang dapat digunakan;

kolom 2 "Tanggal"

Tanggal kerja, atau transfer internal, atau pemecatan. Sekali lagi, angka Arab eksklusif digunakan;

kolom 3 "Informasi tentang penerimaan (pemindahan, pemecatan) untuk bekerja, penggantian nama perusahaan, departemen"

keterangan tertentu diisi tanpa singkatan dengan mengacu pada pasal-pasal perbuatan hukum. Misalnya, "diberhentikan dengan persetujuan para pihak sesuai dengan paragraf 1 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia." Untuk membuat catatan pemecatan, harus dibubuhi tanda tangan pemilik buku;

kolom 4 "Dasar untuk membuat entri"

Sebagai dasar untuk membuat entri dalam buku kerja perintah, protokol, keputusan rapat umum dapat dikeluarkan. Bersama dengan judul dokumen, nomor dan tanggal kompilasi harus dicantumkan.

Berkenaan dengan mengisi bagian penghargaan, persyaratan serupa untuk menunjukkan informasi di kolom berlaku. Penting untuk mempertimbangkan bahwa bagian ini mencerminkan informasi tentang pemberian gelar kehormatan, pemberian penghargaan negara, sertifikat kehormatan, diploma, lencana. Tetapi informasi tentang pemberian hadiah uang tunai dan hadiah berharga tidak disebutkan di sini.

Apakah Anda memerlukan entri dalam buku kerja tentang pekerjaan paruh waktu?

Seperti disebutkan di atas, mengisi buku kerja harus dilakukan di tempat kerja utama. Undang-undang saat ini tidak mengharuskan membuat entri tentang pekerjaan paruh waktu, ini hanya dapat dilakukan jika pemilik buku menginginkannya. Relevan entri buku kerja juga dikeluarkan di departemen personalia di tempat kerja utama berdasarkan dokumen yang diserahkan oleh karyawan dari tempat kerja, di mana ia terdaftar sebagai pekerjaan paruh waktu.

Dalam hal pekerjaan paruh waktu dilakukan dalam satu perusahaan, maka untuk melaksanakan hal-hal yang diperlukan entri dalam buku kerja dokumen internal yang digunakan. Demikian pula, catatan pemecatan dari pekerjaan paruh waktu dibuat.

Apa yang harus saya lakukan jika ada yang perlu diperbaiki saat mengisi buku kerja?

Kebetulan dalam proses pengisian buku kerja, perlu dilakukan koreksi terhadap data yang tertera pada halaman judul. Misalnya, karena pernikahan, nama keluarga telah berubah. Pada saat yang sama, informasi yang ditunjukkan sebelumnya dicoret dengan rapi dengan satu baris, dan entri baru dibuat di sebelahnya yang menunjukkan dokumen yang menjadi dasarnya. Tautan ini ditempelkan di sampul bagian dalam buku, kemudian pegawai bagian personalia yang membuat entri membubuhkan tanda tangannya dan stempel organisasi.


Jika koreksi perlu dilakukan karena kesalahan sebelumnya, misalnya, nama atau tanggal lahir karyawan salah ditunjukkan, maka entri dibatalkan, dan yang benar dibuat sebagai gantinya. Sekali lagi, jangan lupa tentang tanda tangan karyawan yang membuatnya, dan stempel organisasi.


Di hadapan bentuk buku kerja yang rusak, serta yang sudah ketinggalan zaman, majikan harus mengambil tindakan untuk menghancurkannya. Ini dilakukan sesuai dengan aturan untuk bekerja dengan formulir yang tunduk pada akuntansi yang ketat. Pada saat yang sama, komisi khusus dibuat, penghancuran dilakukan dengan pelaksanaan tindakan yang sesuai. Itu harus menunjukkan alasan penghancuran, daftar nomor buku.

Ada nuansa

Cukup sering, pekerja personalia berpikir tentang bagaimana menunjukkan dalam buku kerja data tentang tidak dimasukkannya periode tertentu dalam pengalaman kerja berkelanjutan. Misalnya, saat melakukan pekerjaan korektif.

Pada mengisi buku kerja Dalam hal ini, Anda perlu menulis konten berikut: “Waktu kerja dari (tanggal) hingga (tanggal) tidak diperhitungkan dalam senioritas berkelanjutan”. Jangan lupa untuk menetapkan nomor seri untuk entri ini, tunjukkan dasar dan tanggalnya.


Dalam kasus ketika, selama pekerjaan seorang karyawan untuk majikan tertentu, nama organisasi berubah, maka yang sesuai entri buku kerja dijadikan wajib. Ini sangat penting, karena stempel organisasi berubah secara paralel, yang berarti bahwa ketika seorang karyawan diberhentikan, mungkin ada masalah dengan membuat entri atas nama majikan yang diganti namanya. Persyaratan serupa berlaku untuk kasus di mana judul posisi karyawan berubah.

Jika Anda salah membuat entri di buku kerja tentang pemecatan, maka karyawan tersebut akan dibiarkan tanpa pensiun. Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk pekerjaan utama pada tahun 2019, Anda harus membuat entri di buku kerja tentang perekrutan dan pemecatan. Selain itu, saat merekrut, Anda membuat catatan serupa untuk semua karyawan.

Cantumkan judul posisi, tanggal dan detail pesanan. Dan pada saat pemecatan, entri dalam buku kerja akan tergantung pada alasan pemecatan. Karena itu, kami akan memberi tahu Anda secara terperinci cara membuat entri di buku kerja tentang pemecatan. Sampel 2019 akan ditawarkan nanti.

Trudovik mulai baik-baik saja karena kesalahan dalam buku kerja. Majalah Penyederhanaan menemukan cara mengisi buku kerja dengan benar:

Cara membuat catatan pemecatan atas kehendak bebas Anda sendiri

Anda membuat entri dalam buku kerja tentang pemecatan pada tahun 2019 dalam urutan ini (klausul 5.2 dari Instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10 Oktober 2003 No. 69). Di kolom 1, masukkan nomor seri entri.

Kolom 2 akan berisi tanggal pemberhentian, yaitu pemutusan kontrak. Dalam hal ini, tanggal pemutusan kontrak kerja akan menjadi hari terakhir kerja karyawan.

Di kolom 3, tunjukkan alasan pemberhentian. Anda menjelaskan secara rinci alasan pemecatan dan meletakkan artikel Kode Perburuhan yang menjadi dasar pemutusan kontrak kerja. Pasal 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah artikel pemecatan atas kemauan sendiri, entri dalam perburuhan akan mencakup indikasi paragraf 3 dari bagian pertama Pasal 77 Kode Perburuhan.

Dan di kolom 4, masukkan detail dokumen yang menjadi dasar Anda membuat catatan pemecatan. Ini akan menjadi perintah atau perintah yang ditandatangani oleh direktur untuk mengakhiri kontrak kerja.

Untuk memberhentikan seorang karyawan atas kehendaknya sendiri, harus ada pernyataan darinya. Faktanya adalah bahwa seorang karyawan biasa yang ingin berhenti harus memberi tahu majikan setidaknya dua minggu sebelumnya (Pasal 80 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Untuk seorang manajer, periode ini adalah satu bulan, dan untuk seorang karyawan dalam masa percobaan - 3 hari. Tetapi jika manajemen tidak keberatan, Anda dapat memutuskan kontrak kerja sebelum batas waktu.

Jadi, jika karyawan menulis pernyataan, tenggat waktu telah berlalu, Anda telah mengeluarkan perintah, Anda dapat membuat entri di buku kerja setelah pemecatan atas kehendak Anda sendiri. 2019 tidak terkecuali, Anda membuat entri di buku kerja dengan urutan yang sama seperti tahun-tahun sebelumnya.

Mari kita beri contoh bagaimana sebuah entri dalam buku kerja terlihat.

Contoh surat pengunduran diri sesuka hati

Pemberhentian dikeluarkan sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia. Pada saat yang sama, perlu untuk menulis berdasarkan pasal mana dari Kode Perburuhan Federasi Rusia karyawan tersebut diberhentikan. Jika Anda membuat kesalahan di sini, maka karyawan tersebut dapat menantang pemecatan di pengadilan. Anda tidak dapat mempersingkat tulisan.

Kata-katanya harus sebagai berikut: Kontrak kerja diakhiri atas inisiatif karyawan, klausul 3 bagian 1 pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Di bawah prasasti tersebut terdapat tanda tangan petugas personalia dan tanda tangan karyawan.

Jika pengusaha perorangan memberhentikan, maka nama pengusaha perorangan (IP A.S. Petrov) dan tanda tangan dicantumkan dalam buku kerja.


Harap dicatat bahwa pada saat pemecatan, tanda tangan pejabat personalia dan karyawan dimasukkan ke dalam buku.

Pemberhentian karena perampingan. Untuk pemecatan karena pengurangan staf, kata-katanya harus sebagai berikut: Diberhentikan karena pengurangan staf organisasi, ayat 2 bagian 1 pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia


ARTIKEL TERKAIT