2.1. Etika komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah bagian penting dalam kehidupan manusia, jenis hubungan terpenting dengan orang lain. Yang abadi dan salah satu pengatur utama hubungan ini adalah norma-norma etika, yang mengungkapkan gagasan kita tentang baik dan jahat, keadilan dan ketidakadilan, benar atau salahnya tindakan masyarakat. Dan ketika berkomunikasi dalam kerjasama bisnis dengan bawahan, atasan atau rekan kerja, setiap orang, dengan satu atau lain cara, secara sadar atau spontan, mengandalkan ide-ide ini. Tetapi tergantung pada bagaimana seseorang memahami norma-norma moral, konten apa yang dia masukkan ke dalamnya, dan sejauh mana dia umumnya mempertimbangkannya dalam komunikasi, dia dapat membuat komunikasi bisnis lebih mudah, membuatnya lebih efektif, membantu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan dan mencapai tujuan, dan membuat komunikasi ini sulit atau bahkan tidak mungkin.

Etika(dari Orang yunani- kebiasaan, watak) - doktrin moralitas, moralitas. Istilah “etika” pertama kali digunakan oleh Aristoteles (384-322 SM) untuk menunjuk pada filsafat praktis, yang menjawab pertanyaan tentang apa yang harus kita lakukan untuk melakukan tindakan moral yang benar.

Moralitas(dari lat. - moral) adalah suatu sistem nilai etika yang diakui oleh seseorang. Moralitas adalah cara terpenting dalam pengaturan normatif hubungan sosial, komunikasi dan perilaku masyarakat di berbagai bidang kehidupan publik - dalam keluarga, kehidupan sehari-hari, politik, ilmu pengetahuan, pekerjaan, dll.

Konflik internal antara cita-cita luhur dan perhitungan praktis, kewajiban moral dan keinginan mendesak selalu ada di semua bidang kehidupan. Tapi itu memanifestasikan dirinya secara intens dalam etika komunikasi bisnis, karena dalam jenis komunikasi inilah subjek utama pembentukannya berada di luar individu.

Etika komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai seperangkat norma moral, aturan dan gagasan yang mengatur perilaku dan hubungan manusia dalam proses kegiatan produksinya. Ini mewakili kasus khusus etika secara umum dan memuat ciri-ciri utamanya.

Secara sosio-filosofis, etika komunikasi bisnis ditentukan oleh sistem sosio-ekonomi masyarakat, struktur organisasi sosialnya, dan jenis kesadaran sosial yang dominan. Dalam masyarakat tradisional, mekanisme utama komunikasi bisnis adalah ritual, tradisi Dan kebiasaan. Mereka konsisten dengan norma, nilai dan standar komunikasi bisnis yang etis.

Peran utama diberikan pada norma etika ritual dan adat istiadat dalam komunikasi bisnis masyarakat Tiongkok kuno. Bukan suatu kebetulan bahwa Konfusius yang terkenal (551-479 SM) mengutamakan tugas, keadilan, dan kebajikan dalam hubungan antar manusia, mendahulukan keuntungan dan keuntungan, meskipun ia tidak menentangnya satu sama lain. Laki-laki idamannya, suami yang mulia (junzi), pertama-tama menunjukkan kewajiban, kemudian memperoleh manfaat. Terkait dengan hal ini adalah perbedaannya dengan “orang kecil” yang tercela, yaitu: “Orang yang mulia memahami keadilan, orang kecil memahami manfaat.”

Konfusius memuat banyak sekali ucapan tentang etika komunikasi dan perilaku bisnis. Pertama-tama, hal ini berkaitan dengan prinsip komunikasi antara manajer dan bawahan dan pengungkapan norma dan prinsip komunikasi yang menjadikannya paling efektif dan efisien dari sudut pandang etika:

“Ketika seorang penguasa mencintai keadilan, tidak ada seorang pun yang berani untuk tidak patuh; ketika seorang penguasa mencintai kebenaran, tidak ada seorang pun di antara rakyatnya yang berani untuk tidak jujur.”

“Bersikap hormat dan memperlakukan orang lain secara adil.”

“Saya mendengarkan perkataan orang dan melihat tindakan mereka.”

“Pertahankan kedua ujungnya, tapi gunakan bagian tengahnya.”

“Orang yang mulia, ketika dia memimpin orang, menggunakan bakat semua orang; orang kecil, ketika dia memimpin orang, dia menuntut hal-hal universal dari mereka.”

“Seorang pria mulia … ketika dia melihat, dia memikirkan apakah dia melihat dengan jelas; tapi dia mendengar - dia berpikir apakah dia mendengar dengan benar; ia memikirkan apakah raut wajahnya lemah lembut, apakah sikapnya penuh hormat, apakah ucapannya tulus, apakah sikapnya dalam berbisnis penuh hormat; jika ragu, pikirkan untuk mencari nasihat; ketika dia marah, dia memikirkan konsekuensi negatifnya.”

“Tanpa mengetahui ritualnya, Anda tidak dapat membangun diri Anda sendiri.”

“Ketika Anda tidak bisa mengoreksi diri sendiri, bagaimana Anda bisa mengoreksi orang lain?”

Perkataan filosof besar mengenai standar etika komunikasi tidak kehilangan relevansinya saat ini. Mengikuti mereka tidak diragukan lagi akan sangat membantu dalam membangun interaksi yang efektif dan membantu menghindari banyak kesalahan dalam komunikasi bisnis. Faktanya, bagaimana “jalan jalan tengah” – jalan kompromi yang dikhotbahkan Konfusius, yang menyatakan perlunya “menjaga dua tujuan dan menggunakan jalan tengah”, bisa kehilangan relevansinya? Pepatahnya terdengar tidak kalah relevan saat ini: “Saya mendengarkan perkataan orang dan melihat tindakan mereka,” mengungkapkan perlunya menjaga kesatuan perkataan dan perbuatan, perlunya memverifikasi perkataan dengan perbuatan. Apakah mungkin untuk tidak setuju dengan pendapat pemikir bahwa dalam komunikasi bisnis, setiap orang harus menyesuaikan diri dengan statusnya dan mempertimbangkan status orang lain.

Seperti di Timur, di Eropa Barat, sejak zaman kuno, perhatian besar telah diberikan pada perlunya mempertimbangkan norma dan nilai etika dalam komunikasi bisnis, dan pengaruhnya terhadap efisiensi berbisnis terus ditekankan. Jadi, Socrates (470-399 SM) sudah mengatakan bahwa "siapa pun yang tahu cara berurusan dengan orang lain, ia melakukan urusan pribadi dan umum dengan baik, dan siapa pun yang tidak tahu caranya, membuat kesalahan di sana-sini." Namun, berbeda dengan tradisi budaya Timur, tradisi budaya Eropa Barat lebih pragmatis. Kepentingan ekonomi dan materi mengemuka di sini, tetapi pada saat yang sama, banyak perhatian diberikan pada sifat status komunikasi.

Kriteria utama keadilan dalam komunikasi bisnis, menurut Aristoteles, adalah prinsip “kesetaraan proporsional”, yang menurutnya adalah “siapa yang telah bersusah payah bekerja keras, akan menerima banyak, dan siapa yang telah mengalami sedikit kerja keras, akan menerima sedikit.” Karakteristik komunikasi bisnis ini, ketika kepentingan ekonomi, hasil material, keuntungan dikedepankan, sebagai kriteria terkonsentrasi dari aktivitas dan komunikasi manusia, menjadi dominan dan mencakup segalanya seiring dengan perkembangan kapitalisme. Kriteria utama dari keadilan atau ketidakadilan adalah kemampuan untuk menjalankan bisnis dengan sukses, pragmatisme bisnis.

Dari sudut pandang Protestan, orang awam harus melakukan pekerjaan mereka dengan standar etika dan energi yang sama seperti mereka melakukan pelayanan kepada Tuhan. Bisnis itu sendiri, profesi, dianggap sebagai panggilan Tuhan dan tujuan suci. Oleh karena itu, mencari keuntungan dalam etika Protestan juga dianggap sebagai perbuatan yang saleh. Namun pada saat yang sama, terdapat syarat yang sangat penting: akta tersebut harus bermanfaat bagi orang lain dan dilakukan sesuai dengan standar etika komunikasi bisnis dan perilaku dalam bisnis. Standar moral tersebut adalah: kejujuran, kejujuran, komitmen, kerja keras, keadilan, menepati janji dan kontrak.

Karen Horney dan Erich Fromm dengan meyakinkan menunjukkan bahwa “kapitalisme maju” modern (E. Fromm) di setiap langkah memunculkan seseorang dengan “karakter pasar”, yang tujuan utamanya dalam komunikasi bisnis adalah menjual dirinya dengan harga lebih tinggi. Segala prinsip dan nilai moral yang tinggi, termasuk nilai-nilai Kristiani, langsung dilupakan begitu menyangkut keuntungan. Pada saat yang sama, tidak hanya moralitas yang hilang dalam komunikasi bisnis, tetapi juga identifikasi diri pribadi. Karena dengan orientasi pasar seseorang memandang kekuatan dan kemampuannya sebagai komoditas yang dimaksudkan untuk dijual, ia tidak dapat berkata pada dirinya sendiri: “Saya adalah apa yang saya lakukan,” tetapi dipaksa untuk hidup dengan prinsip: “Saya adalah apa yang Anda inginkan. menjadi." "

Dari posisi ini, yang bisa disebut “Machiavellianisme bisnis”, standar etika dan bahasa etika itu sendiri dipandang sebagai penghambat komunikasi bisnis. Ia mencoba untuk menghindari pembicaraan tentang moralitas, cita-cita etika, tugas dan tanggung jawab sosial, karena hal ini menghasilkan isu-isu yang “berlebihan”, “tidak relevan” mengenai tanggung jawab moral dan sosial.

Kasus ekstrim perilaku tidak etis yang dilakukan pengusaha dan pengelola perusahaan adalah pelanggaran hukum. Namun perilaku tidak etis juga harus dipertimbangkan berbagai jenis tindakan perusahaan yang tidak mengambil tindakan yang tepat untuk menghilangkan cacat pada produknya yang dapat menimbulkan konsekuensi yang merugikan bagi masyarakat. Oleh karena itu di Konsep “etika komunikasi bisnis” juga mencakup kepedulian para manajer bisnis terhadap kualitas produknya, tanggung jawab atas kerugian yang dapat ditimbulkannya terhadap masyarakat.

Posisi kedua mengenai kontradiksi antara etika dan bisnis adalah V bahwa kepatuhan terhadap standar etika dalam komunikasi bisnis diakui penting tidak hanya dari sudut pandang tanggung jawab pengusaha terhadap masyarakat dan diri mereka sendiri, tetapi juga diperlukan untuk efisiensi produksi. Dalam hal ini, etika dipandang tidak hanya sebagai keharusan moral yang diperlukan dalam berperilaku, tetapi juga sebagai sarana (alat) untuk membantu meningkatkan profitabilitas, memperkuat ikatan bisnis, dan meningkatkan komunikasi bisnis. Tampaknya pendekatan ini lebih beradab dan efektif.

Etika komunikasi bisnis harus diperhatikan dalam berbagai manifestasinya: dalam hubungan antara perusahaan dan lingkungan sosial; antar perusahaan; dalam satu perusahaan - antara manajer dan bawahan, antara bawahan dan manajer, antara orang-orang dengan status yang sama. Tugasnya adalah merumuskan prinsip-prinsip komunikasi bisnis yang tidak hanya sesuai dengan setiap jenis komunikasi bisnis, tetapi juga tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip moral umum perilaku manusia.

Etika komunikasi bisnis harus didasarkan pada koordinasi dan, jika mungkin, harmonisasi kepentingan. Wajar jika dilakukan dengan cara yang beretika Dan atas nama tujuan yang dapat dibenarkan secara moral.

Perhatian khusus harus diberikan pada aturan emas etika komunikasi: “Perlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan.” Dalam bentuk negatifnya, sebagaimana dirumuskan oleh Konfusius, berbunyi: “Apa yang tidak kamu inginkan untuk dirimu sendiri, jangan lakukan pada orang lain.” Aturan ini juga berlaku untuk komunikasi bisnis.

Dalam komunikasi bisnis dalam hubungan seorang manajer dengan bawahannya, kaidah emas etika dapat dirumuskan sebagai berikut: “Perlakukan bawahan Anda sebagaimana Anda ingin diperlakukan oleh seorang manajer.” Seni dan keberhasilan komunikasi bisnis sangat ditentukan oleh standar dan prinsip etika yang digunakan seorang manajer dalam hubungannya dengan bawahannya. Mari kita memberi standar moral Dan pola perilaku kepemimpinan:

Berusaha keras untuk mengubah organisasi Anda menjadi tim yang kohesif dengan standar komunikasi moral yang tinggi. Libatkan karyawan dalam tujuan organisasi. Seseorang hanya akan merasa nyaman secara moral dan psikologis ketika ia mengidentifikasi diri dengan kolektif. Pada saat yang sama, setiap orang berusaha untuk tetap menjadi individu dan ingin dihormati apa adanya.

Jika timbul masalah dan kesulitan yang terkait dengan ketidakjujuran, manajer harus mencari tahu alasannya. Jika kita berbicara tentang ketidaktahuan, maka seseorang tidak boleh terus menerus mencela bawahannya dengan kelemahan dan kekurangannya. Pikirkan tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk membantunya mengatasinya. Andalkan kekuatan kepribadiannya.

Jika seorang karyawan tidak mengikuti instruksi Anda, Anda perlu memberi tahu dia bahwa Anda mengetahui hal ini, jika tidak, dia mungkin mengira dia menipu Anda. Terlebih lagi, jika manajer tidak memberikan komentar yang pantas kepada bawahannya, maka dia tidak memenuhi tugasnya dan bertindak tidak etis.

Ucapan kepada seorang karyawan harus memenuhi standar etika. Kumpulkan semua informasi tentang kasus ini. Pilih bentuk komunikasi yang tepat. Pertama, mintalah karyawan itu sendiri untuk menjelaskan alasan tidak menyelesaikan tugas, mungkin dia akan memberikan fakta yang tidak Anda ketahui. Sampaikan komentar Anda satu lawan satu: martabat dan perasaan orang tersebut harus dihormati.

Kritiklah tindakan dan perbuatan, bukan kepribadian orangnya.

Kemudian, bila perlu, gunakan teknik "sandwich" - sembunyikan kritik di antara dua pujian. Akhiri percakapan dengan ramah dan luangkan waktu untuk segera berbicara dengannya untuk menunjukkan kepadanya bahwa Anda tidak menyimpan dendam.

Jangan pernah menasihati bawahan tentang apa yang harus dilakukan dalam urusan pribadi. Jika sarannya membantu, Anda mungkin tidak akan berterima kasih. Jika tidak membantu, semua tanggung jawab akan menjadi tanggung jawab Anda.

Jangan bermain favorit. Perlakukan karyawan sebagai anggota yang setara dan perlakukan semua orang dengan standar yang sama.

Jangan pernah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyadari bahwa Anda tidak memegang kendali jika Anda ingin menjaga rasa hormat mereka.

Perhatikan prinsip keadilan distributif: semakin besar pahala, semakin besar pahala.

Berikan semangat kepada tim Anda meskipun kesuksesan yang diraih terutama disebabkan oleh kesuksesan pemimpin itu sendiri.

Perkuat harga diri bawahan Anda. Pekerjaan yang dilakukan dengan baik tidak hanya membutuhkan materi, tetapi juga dorongan moral. Jangan malas untuk memuji karyawan Anda sekali lagi.

Hak istimewa yang Anda berikan pada diri Anda sendiri harus diperluas ke anggota tim lainnya.

Percayai karyawan Anda dan akui kesalahan Anda sendiri dalam pekerjaan Anda. Anggota tim akan tetap mengetahuinya dengan satu atau lain cara. Namun menyembunyikan kesalahan adalah wujud kelemahan dan ketidakjujuran.

Lindungi bawahan Anda dan setialah kepada mereka. Mereka akan menjawab Anda dengan cara yang sama.

Pilih bentuk pemesanan yang tepat, dengan mempertimbangkan, pertama-tama, dua faktor: 1) situasi, ketersediaan waktu untuk nuansa, 2) kepribadian bawahan - yang ada di depan Anda, pekerja yang teliti dan berkualitas atau seseorang yang perlu didorong di setiap langkah. Bergantung pada hal ini, seseorang harus memilih standar perilaku dan bentuk komando yang paling dapat diterima secara etis.

Formulir pemesanan dapat berupa: perintah, permohonan, permohonan dan seruan kepada yang disebut “sukarelawan”.

Memesan. Paling sering, ini harus digunakan dalam situasi darurat, serta dalam kaitannya dengan karyawan yang tidak bermoral.

Meminta. Digunakan jika situasinya biasa saja, dan hubungan antara manajer dan bawahan didasarkan pada kepercayaan dan niat baik. Formulir ini memungkinkan karyawan untuk mengungkapkan pendapatnya tentang masalahnya.

Pertanyaan.“Apakah masuk akal untuk melakukan ini?”, “Bagaimana sebaiknya kita melakukan ini?” Cara ini paling baik digunakan ketika Anda ingin memicu diskusi tentang cara melakukan pekerjaan dengan lebih baik atau mendorong karyawan untuk mengambil inisiatif. Pada saat yang sama, karyawan harus menunjukkan niat baik dan memiliki kualifikasi yang memadai. Jika tidak, beberapa orang mungkin menganggap pertanyaan Anda sebagai tanda kelemahan dan ketidakmampuan.

"Sukarelawan"."Siapa yang mau melakukan ini?" Cocok untuk situasi di mana tidak ada orang yang mau melakukan pekerjaan itu, namun tetap harus dilakukan. Dalam hal ini relawan berharap semangatnya dapat diapresiasi dengan baik dalam berkarya kedepannya.

Berikut adalah beberapa standar dan prinsip etika penting yang dapat digunakan dalam komunikasi bisnis antara bawahan dan manajer:

Cobalah untuk membantu manajer menciptakan suasana moral yang bersahabat dalam tim dan memperkuat hubungan yang adil. Ingatlah bahwa manajer Anda memerlukan ini terlebih dahulu.

Jangan mencoba memaksakan sudut pandang Anda kepada manajer atau memerintahkannya. Sampaikan saran atau komentar Anda dengan bijaksana dan sopan. Anda tidak bisa langsung menyuruhnya melakukan apa pun, tapi Anda bisa mengatakan: “Bagaimana perasaan Anda jika…?” dll.

Jika ada peristiwa yang menggembirakan atau, sebaliknya, peristiwa tidak menyenangkan yang akan terjadi atau telah terjadi dalam tim, maka manajer harus diberitahu tentang hal itu. Jika terjadi masalah, cobalah membantu meringankan situasi ini dan menawarkan solusi Anda.

Jangan berbicara dengan atasan Anda dengan nada kategoris, jangan selalu hanya mengatakan “ya” atau hanya “tidak”.

Seorang karyawan yang selalu mengatakan ya akan menjadi menyebalkan dan terkesan menyanjung. Seseorang yang selalu mengatakan "tidak" selalu menjengkelkan.

Bersikaplah setia dan dapat diandalkan, tetapi jangan menjadi penjilat. Miliki karakter dan prinsip sendiri. Seseorang yang tidak mempunyai watak yang stabil dan prinsip yang teguh tidak dapat diandalkan, perbuatannya tidak dapat diramalkan.

Anda tidak boleh meminta bantuan, nasihat, saran, dan sebagainya secara “berlebihan”, langsung kepada manajer manajer Anda, kecuali dalam keadaan darurat. Jika tidak, perilaku Anda mungkin dianggap tidak menghormati atau mengabaikan pendapat atasan Anda atau meragukan kompetensinya. Bagaimanapun, atasan langsung Anda dalam hal ini kehilangan otoritas dan martabat.

Jika Anda telah diberi tanggung jawab, ajukan pertanyaan tentang hak-hak Anda dengan lembut. Ingatlah bahwa tanggung jawab tidak dapat diwujudkan tanpa tingkat kebebasan bertindak yang sesuai.

Etika komunikasi bisnis “secara horizontal”. Prinsip etika umum komunikasi “secara horizontal”, yaitu antar rekan kerja (manajer atau anggota biasa kelompok), dapat dirumuskan sebagai berikut: “Dalam komunikasi bisnis, perlakukan rekan kerja Anda sebagaimana Anda ingin dia memperlakukan Anda.” Jika Anda merasa kesulitan dalam berperilaku dalam situasi tertentu, tempatkan diri Anda pada posisi rekan kerja Anda.

Sehubungan dengan sesama manajer, harus diingat bahwa menemukan nada yang tepat dan standar komunikasi bisnis yang dapat diterima dengan karyawan yang memiliki status setara dari departemen lain adalah hal yang sangat sulit. Terutama dalam hal komunikasi dan hubungan dalam satu perusahaan.

Berikut beberapa prinsip komunikasi bisnis yang etis antar rekan kerja:

Jangan menuntut perlakuan khusus atau hak istimewa apa pun dari orang lain.

Cobalah untuk mencapai pembagian hak dan tanggung jawab yang jelas dalam melakukan pekerjaan bersama.

Jika tanggung jawab Anda tumpang tindih dengan rekan kerja Anda, ini adalah situasi yang sangat berbahaya. Jika manajer tidak membedakan tugas dan tanggung jawab Anda dengan orang lain, cobalah melakukannya sendiri.

Dalam hubungan antar rekan kerja dari departemen lain, Anda harus bertanggung jawab atas departemen Anda sendiri, dan tidak menyalahkan bawahan Anda.

Jika Anda diminta untuk memindahkan sementara karyawan Anda ke departemen lain, jangan mengirim karyawan yang tidak bermoral dan tidak memenuhi syarat ke sana - lagipula, mereka akan menilai Anda dan departemen Anda secara keseluruhan darinya. Ingat, bisa jadi Anda akan diperlakukan dengan cara yang sama tidak bermoral.

Jangan bias terhadap rekan kerja Anda. Sebisa mungkin buang prasangka dan gosip saat berkomunikasi dengan mereka.

Panggil nama lawan bicara Anda dan coba lakukan ini lebih sering.

Tersenyumlah, bersikap ramah dan gunakan berbagai teknik dan cara untuk menunjukkan sikap baik terhadap lawan bicara Anda. Ingat - apa yang terjadi akan terjadi.

Jangan membuat janji yang tidak bisa Anda tepati. Jangan membesar-besarkan kepentingan dan peluang bisnis Anda. Jika hal itu tidak menjadi kenyataan, Anda akan merasa tidak nyaman, meskipun ada alasan objektif untuk hal ini.

Jangan masuk ke dalam jiwa seseorang. Di tempat kerja, tidak lazim bertanya tentang masalah pribadi, apalagi masalah.

Cobalah untuk mendengarkan bukan diri Anda sendiri, tetapi orang lain.

Jangan mencoba untuk terlihat lebih baik, lebih pintar, lebih menarik dari yang sebenarnya. Cepat atau lambat semuanya akan keluar dan terjadi pada tempatnya.

Kirimkan impuls simpati Anda - dengan kata, tatapan, isyarat, biarkan peserta percakapan memahami bahwa dia tertarik pada Anda. Tersenyumlah, tatap langsung ke matanya.

Pandang kolega Anda sebagai orang yang harus dihormati, bukan sebagai alat untuk mencapai tujuan Anda sendiri.

Standar etika komunikasi dan perilaku bisnis harus menggambarkan keseluruhan kerangka kerja dan aturan etika yang diharapkan organisasi untuk dipatuhi oleh karyawannya. Standar-standar ini dikembangkan untuk meningkatkan komunikasi bisnis di berbagai tingkatan dan di berbagai bidang organisasi. Tujuan penciptaan mereka adalah untuk membangun suasana moral yang normal dan menentukan rekomendasi etis ketika mengambil keputusan.

Di Barat, organisasi biasanya mengkomunikasikan standar etika kepada karyawannya dalam bentuk materi cetak. Beberapa perusahaan membentuk kelompok kerja atau komite etika tetap. Yang lain menyewa seorang profesional etika bisnis yang disebut pengacara etika. Perannya direduksi menjadi pengembangan penilaian terhadap isu-isu etika, termasuk etika komunikasi bisnis. Sayangnya di Rusia, etika komunikasi bisnis dan etika bisnis secara umum belum mendapat perhatian.

Kepatuhan terhadap etika komunikasi bisnis adalah dasar dari tim yang sukses. Hubungan yang dibangun berdasarkan kaidah etika profesi dan saling menghormati menciptakan suasana kerja yang nyaman dan menjaga motivasi dalam tim.

Artikel ini menyajikan prinsip-prinsip dasar etika komunikasi bisnis, tips dan aturan yang akan berguna baik bagi karyawan maupun manajer.

Mengendalikan diri sendiri dan menghormati orang lain seperti diri sendiri, dan memperlakukan mereka seperti kita ingin mereka memperlakukan kita, itulah yang disebut filantropi.
Konfusius

Apa itu?

Komunikasi bisnis, seperti komunikasi lainnya, memerlukan regulasi. Etiket komunikasi bisnis adalah seperangkat aturan publik dan tak terucapkan bagi mereka yang harus bekerja sama setiap hari kerja.

Tanpa norma yang diatur, komunikasi bisnis berubah menjadi pertukaran informasi yang kacau balau. Setiap orang memandang dunia di sekitarnya, kolega, manajer, dan bawahannya dengan caranya sendiri.

Untuk memastikan bahwa pandangan dunia yang berbeda tidak mengganggu pekerjaan dan memaksa setiap orang untuk berbicara dalam bahasa yang berbeda, penting untuk memperhatikan etiket dan budaya komunikasi bisnis. Hal ini berlaku baik untuk hubungan dalam satu tim maupun kontak eksternal (antara karyawan dari departemen atau cabang yang berbeda, antara karyawan dan klien).

Aturan dan prinsip dasar etika komunikasi bisnis

Etika komunikasi bisnis memiliki pertama-tama tujuan praktis. Kepatuhan terhadapnya sangat menyederhanakan pekerjaan seluruh tim pada umumnya dan setiap karyawan pada khususnya, karena bertindak sesuai dengan pola yang berlaku umum lebih mudah dan cepat. Hal ini akan memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari satu sama lain. Langkah ini membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dengan membebaskan karyawan dari pemikiran seperti, “Apa maksudnya?”

Tugas kedua etika bisnis– menciptakan suasana kerja dalam tim di mana seluruh waktu dicurahkan untuk bisnis, dan jumlah waktu yang tepat diberikan untuk bersenang-senang. Kenyamanan moral lebih berperan dalam kehidupan dibandingkan kenyamanan fisik, dan dengan mengikuti etika bisnis maka karyawan akan selalu merasa nyaman dalam hal kepuasan kerja.

Selain itu, sisi moral etika bisnis juga mempengaruhi produktivitas: seorang karyawan yang merasa nyaman di tempat kerja akan lebih berkomitmen terhadap perusahaan dan berusaha melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Suasana yang menyenangkan, dicapai melalui ketaatan pada prinsip-prinsip etika komunikasi bisnis, membuat karyawan berusaha untuk mencapai yang terbaik dalam pekerjaannya.

Kami menawarkan untuk melihat video review 5 aturan dasar etiket dalam komunikasi bisnis menurut D. Carnegie:

Jenis dasar komunikasi bisnis

Ada tiga jenis utama komunikasi bisnis, yang didasarkan pada hierarki yang diterima secara umum dalam tim.

Jadi, komunikasi bisnis dapat berlangsung:

1. "Perintahkan ke bawah";
2. "Turun hingga";
3. "Secara horizontal".

Terdapat standar etika komunikasi bisnis yang berbeda untuk ketiga kategori ini, meskipun terdapat prinsip umum. Pertama-tama, prinsip-prinsip umum meliputi menghormati karyawan tersebut, terlepas dari peran perusahaan tersebut dalam perusahaan.

Penting untuk bersikap adil terhadap karyawan, kolega dari perusahaan lain, dan klien yang bekerja dengan Anda. Hal ini, misalnya, menyiratkan bahwa tidak etis menanyakan lawan bicara Anda tentang urusan pribadinya, terutama masalahnya, hanya karena itu menarik minat Anda.

Aturan umum berlaku untuk semua orang etika telepon bisnis. “Halo” atau “ya” adalah sapaan yang tidak pantas bagi seorang pebisnis. Anda harus memperkenalkan diri dengan sopan, menyebutkan posisi Anda, nama perusahaan, departemen.

Saat berbicara di telepon, Anda harus berhati-hati, jika ini adalah pertama kalinya Anda berbicara dengan seseorang, pastikan untuk mengingat nama dan patronimiknya serta menggunakannya. Anda harus selalu mengungkapkan pikiran Anda dengan jelas dan ringkas. Jika, karena alasan yang baik, Anda tidak dapat melanjutkan percakapan, Anda perlu meminta maaf kepada lawan bicara dan menawarkan untuk menghubunginya nanti.

Komunikasi "atasan-bawahan"

Atasan “lebih tinggi” dari bawahan

Atau "atas ke bawah". Setiap pemimpin yang baik harus berusaha menciptakan suasana nyaman dalam tim. Disiplin diri seorang pemimpinlah yang menjadi motivator dan teladan paling ampuh bagi bawahannya.

Oleh karena itu, pertama-tama, penting bagi orang-orang yang memegang posisi kepemimpinan untuk mematuhi aturan etika komunikasi bisnis.

Nasihat: Kerja efektif seluruh perusahaan dimulai dengan disiplin diri pemimpin. Hanya dengan belajar mengatur diri sendiri barulah Anda bisa mengatur orang lain. Keakraban, terlambat, dan menunda keputusan “untuk nanti” harus dihilangkan dari kebiasaan. Semua ini akan membantu memperkuat otoritas Anda dan memenangkan hati karyawan Anda - semua orang ingin berjuang untuk masa depan yang cerah dengan pemimpin yang ideal.

Manajer adalah orang yang mengatur proses kerja dan memberi perintah.
Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara, antara lain:

• Memesan;
• Meminta;
• Pertanyaan atau permintaan;
• Panggil sukarelawan.

Ketertiban adalah bentuk pengajaran yang ketat. Perintah tidak boleh disalahgunakan, namun dengan cara yang baik – harus dihindari sama sekali. Paling sering, perintah langsung digunakan sehubungan dengan karyawan yang tidak bermoral dalam situasi kritis. Namun jika menyangkut masalah dan perintah, pikirkan manfaat apa yang dapat diberikan oleh karyawan yang jelas-jelas berkonflik seperti itu kepada perusahaan?

Permintaan adalah bentuk pesanan yang paling umum, terutama jika tim telah menjalin hubungan kerja yang cukup saling percaya. Menanggapi permintaan tersebut, karyawan dapat memberikan komentarnya jika diperlukan. Pengelola juga bisa menyampaikan permintaan sedemikian rupa sehingga setara dengan perintah, dengan nada tetap bersahabat.

Pertanyaan biasanya ditanyakan kepada pegawai yang telah menunjukkan dirinya sebagai orang yang kompeten dan proaktif, begitu pula dengan pemanggilan relawan.

Saran untuk manajer: sebaiknya pelajari bawahan Anda untuk mengetahui siapa di antara mereka yang cukup memahami pertanyaan. Misalnya, seorang bawahan berkualifikasi yang antusias dengan pekerjaannya dan telah mendapatkan kepercayaan dari manajernya dapat memberikan nasihat yang baik tentang cara memecahkan masalah tertentu. Seorang karyawan yang tidak inisiatif dan tidak bermoral lebih cenderung melihat masalah ini sebagai kelemahan manajer dan alasan untuk mengabaikan pekerjaan.

Selain itu, bawahan selalu mengapresiasi keadilan. Jadi imbalannya harus selalu sesuai dengan prestasinya, seperti halnya hukuman yang pantas untuk kegagalan. Pada saat yang sama, kesalahan karyawan tidak boleh dibiarkan begitu saja - perilaku seperti itu dapat menunjukkan manajer sebagai lalai atau memberi tahu karyawan bahwa ia dapat bekerja dengan ceroboh, lalai, dan tidak dihukum.

Antara lain, atasan harus menunjukkan kepada bawahannya bahwa ia menghormati dan menghargai pendapat dan kontribusinya terhadap tujuan bersama, dan dalam hal ini ia akan mencapai loyalitas timbal balik.

Komunikasi "bawahan-bos"

Tentu saja semua bawahan harus mengikuti aturan komunikasi bisnis. Seorang pegawai yang baik, seperti halnya seorang manajer, berkepentingan untuk membangun dan menjaga suasana nyaman dalam tim, oleh karena itu dalam kerangka etika komunikasi bisnis, salah satu tugas bawahan adalah membantu manajer menjaganya.

Dalam situasi apa pun seorang bawahan tidak boleh mencoba mengatur manajernya, ini merupakan manifestasi dari rasa tidak hormat, ketidakpatuhan terhadap hierarki dan, oleh karena itu, pelanggaran terhadap norma-norma komunikasi bisnis yang etis. Subordinasi harus selalu terjadi: Anda dapat mengungkapkan pendapat Anda dalam bentuk yang benar, tetapi Anda tidak dapat menunjukkannya kepada atasan Anda. Omong-omong, dalam hal ini etika komunikasi jaringan tidak terkecuali. Tampaknya dalam korespondensi online beberapa aturan etika dapat diabaikan, namun sebenarnya tidak demikian. Masih ada bos di sisi lain layar, dan Anda harus bersikap sesuai dengannya.

Tidak disarankan untuk bersikap kategoris terhadap atasan Anda. Tidak perlu selalu setuju dengannya, jika tidak, Anda mungkin tampak seperti orang yang menyanjung. Namun Anda tidak boleh terus-menerus berdebat dengan manajemen. Di sini penting untuk menemukan garis halus dan menunjukkan bahwa bawahan menghormati pemimpin, memiliki inti batin, dan karakter yang kuat. Karyawan seperti itu dihargai dan dipercaya sebagai orang yang setia dan dapat diandalkan.

Saya selalu meminta para pembantu untuk berbagi kesulitan mereka; Saya selalu berusaha mendukung mereka,
tentu saja, jika mereka mau mengakui bahwa mereka mempunyai masalah.
J.Soros

Jika perusahaan memiliki manajemen senior, maka Anda tidak boleh menghubungi mereka tanpa melalui atasan langsung Anda. Hal ini merupakan bentuk langsung dari rasa tidak hormat terhadap pemimpin; hal ini dapat menimbulkan keraguan terhadap kompetensi manajer, yang dapat berdampak negatif terhadap hubungan dalam seluruh tim.

Akan sangat sembrono untuk tidak menyebutkannya Senjata utama sebagian karyawan adalah kebohongan. Jika seorang karyawan membiarkan dirinya berbohong di tempat kerja, berjanji untuk menyelesaikan semua tugas (dengan kegagalan berikutnya), berbicara tentang bagaimana dia melakukan sesuatu yang sebenarnya tidak dia lakukan, jarang sekali seorang manajer menyangkal kesenangannya untuk menyingkirkannya. asisten seperti itu. Kejujuran dan kepercayaan adalah dasar komunikasi bisnis. Dengan berpegang pada prinsip-prinsip ini, seorang karyawan dapat melangkah lebih jauh dari yang direncanakan, tetapi jika Anda mencoba untuk menjadi licik, maka Anda sendirilah yang harus disalahkan.

Komunikasi karyawan-karyawan

Dalam hal ini, pertama-tama, Anda perlu memperhatikan apa yang pada dasarnya menentukan hubungan antar karyawan: hak dan tanggung jawab mereka. Mereka harus didistribusikan dengan jelas di antara rekan kerja, jika tidak, konflik pasti akan muncul. Setiap orang harus mengurus urusannya sendiri, meskipun pekerjaannya tumpang tindih dengan karyawan lain.

Seringkali, persaingan atau persaingan bisnis terjadi antar karyawan, di mana mereka berusaha untuk mencapai, misalnya promosi. Di sini perlu dipahami bahwa personalisasi tidak dapat diterima. Rasa hormat harus dihargai di atas segalanya. Etiket komunikasi bisnis selama presentasi, khususnya, mengandaikan bahwa rekan kerja tidak boleh disela atau disela. Semua pertanyaan dan keberatan dapat diungkapkan dalam bentuk yang benar setelah presentasi atau selama periode pertanyaan yang ditentukan secara khusus.

Selain itu, Anda tidak boleh mengambil lebih dari yang bisa Anda penuhi; Anda tidak boleh membuat janji yang tidak dapat ditepati. Anda perlu menilai diri sendiri, kemampuan Anda, serta kemampuan karyawan Anda secara memadai.

Komunikasi bisnis adalah bagian penting dalam kehidupan manusia, jenis hubungan terpenting dengan orang lain. Yang abadi dan salah satu pengatur utama hubungan ini adalah norma-norma etika, yang mengungkapkan gagasan kita tentang baik dan jahat, keadilan dan ketidakadilan, benar atau salahnya tindakan masyarakat. Dan ketika berkomunikasi dalam kerjasama bisnis dengan bawahan, atasan atau rekan kerja, setiap orang, dengan satu atau lain cara, secara sadar atau spontan, mengandalkan ide-ide ini. Tetapi tergantung pada bagaimana seseorang memahami norma-norma moral, konten apa yang dia masukkan ke dalamnya, dan sejauh mana dia umumnya mempertimbangkannya dalam komunikasi, dia dapat membuat komunikasi bisnis lebih mudah, membuatnya lebih efektif, membantu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan dan mencapai tujuan, dan membuat komunikasi ini sulit atau bahkan tidak mungkin.

Etika(dari bahasa Yunani - kebiasaan, watak) - doktrin moralitas, moralitas. Istilah “etika” pertama kali digunakan oleh Aristoteles (384-322 SM) untuk menunjuk pada filsafat praktis, yang menjawab pertanyaan tentang apa yang harus kita lakukan untuk melakukan tindakan moral yang benar.

Moralitas(dari bahasa Latin - moral) adalah suatu sistem nilai etika yang diakui oleh manusia. Moralitas adalah cara terpenting dalam pengaturan normatif hubungan sosial, komunikasi dan perilaku masyarakat di berbagai bidang kehidupan publik - keluarga, kehidupan sehari-hari, politik, ilmu pengetahuan, pekerjaan, dll.

Konflik internal antara cita-cita luhur dan perhitungan praktis, kewajiban moral dan keinginan mendesak selalu ada di semua bidang kehidupan. Tapi itu memanifestasikan dirinya secara intens dalam etika komunikasi bisnis, karena dalam jenis komunikasi inilah subjek utama pembentukannya berada di luar individu.

Etika komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai seperangkat norma moral, aturan dan gagasan yang mengatur perilaku dan hubungan manusia dalam proses kegiatan produksinya.. Ini mewakili kasus khusus etika secara umum dan memuat ciri-ciri utamanya. Secara sosio-filosofis, etika komunikasi bisnis ditentukan oleh sistem sosio-ekonomi masyarakat, struktur organisasi sosialnya, dan jenis kesadaran sosial yang dominan. Dalam masyarakat tradisional, mekanisme utama komunikasi bisnis adalah ritual, tradisi Dan kebiasaan. Mereka konsisten dengan norma, nilai dan standar komunikasi bisnis yang etis.

Peran utama diberikan pada norma etika ritual dan adat istiadat dalam komunikasi bisnis masyarakat Tiongkok kuno. Bukan suatu kebetulan bahwa Konfusius yang terkenal (551-479 SM) mengutamakan tugas, keadilan, dan kebajikan dalam hubungan antar manusia, mendahulukan keuntungan dan kemaslahatan, meskipun ia tidak menentangnya satu sama lain. Laki-laki idamannya, suami yang mulia (junzi), pertama-tama menunjukkan kewajiban, kemudian memperoleh manfaat. Terkait dengan hal ini adalah perbedaannya dengan “orang kecil” yang tercela, yaitu: “Orang yang mulia memahami keadilan, orang kecil memahami manfaat.”

Seperti di Timur, di Eropa Barat, sejak zaman kuno, perhatian besar telah diberikan pada perlunya mempertimbangkan norma dan nilai etika dalam komunikasi bisnis, dan pengaruhnya terhadap efisiensi berbisnis terus ditekankan. Jadi, Socrates (470-399 SM) sudah mengatakan bahwa "siapa pun yang tahu cara berurusan dengan orang lain, ia melakukan urusan pribadi dan umum dengan baik, dan siapa pun yang tidak tahu caranya, membuat kesalahan di sana-sini." Namun, berbeda dengan tradisi budaya Timur, tradisi budaya Eropa Barat lebih pragmatis. Kepentingan ekonomi dan material mengemuka di sini, dan pada saat yang sama, banyak perhatian diberikan pada sifat status komunikasi.

Kriteria utama keadilan dalam komunikasi bisnis, menurut Aristoteles, adalah prinsip “kesetaraan proporsional”, yang menurutnya adalah “siapa yang telah bersusah payah bekerja keras, akan menerima banyak, dan siapa yang telah mengalami sedikit kerja keras, akan menerima sedikit.” Karakteristik komunikasi bisnis ini, ketika kepentingan ekonomi, hasil material, dan keuntungan dikedepankan sebagai kriteria terkonsentrasi dari aktivitas dan komunikasi manusia, menjadi dominan dan mencakup segalanya seiring dengan berkembangnya kapitalisme. Kriteria utama dari keadilan atau ketidakadilan adalah kemampuan untuk menjalankan bisnis dengan sukses, pragmatisme bisnis. Mencari keuntungan dalam etika Protestan juga dianggap sebagai perbuatan saleh. Namun pada saat yang sama, ada syarat yang sangat penting: harus bermanfaat bagi orang lain dan dilaksanakan sesuai dengan standar etika komunikasi bisnis dan perilaku dalam bisnis. Seperti standar moral adalah sebagai berikut: kejujuran, kejujuran, komitmen, kerja keras, keadilan, menepati janji dan kontrak.

Kasus ekstrim perilaku tidak etis yang dilakukan pengusaha dan pengelola perusahaan adalah pelanggaran hukum. Namun perilaku tidak etis juga harus dipertimbangkan berbagai jenis tindakan perusahaan yang tidak mengambil tindakan yang tepat untuk menghilangkan cacat pada produknya yang dapat menimbulkan konsekuensi yang merugikan bagi masyarakat. Oleh karena itu, konsep etika komunikasi bisnis juga mencakup kepedulian para pengelola bisnis terhadap kualitas produknya dan tanggung jawab atas kerugian yang dapat ditimbulkannya terhadap masyarakat. Posisi kedua dalam kaitannya dengan kontradiksi antara etika dan bisnis adalah bahwa kepatuhan terhadap standar etika dalam komunikasi bisnis diakui penting tidak hanya dari sudut pandang tanggung jawab pengusaha terhadap masyarakat dan diri mereka sendiri, tetapi juga diperlukan untuk efisiensi produksi. Dalam hal ini, etika dipandang tidak hanya sebagai keharusan moral yang diperlukan dalam berperilaku, tetapi juga sebagai sarana (alat) untuk membantu meningkatkan profitabilitas, memperkuat ikatan bisnis, dan meningkatkan komunikasi bisnis. Tampaknya pendekatan ini lebih beradab dan efektif,

Etika komunikasi bisnis harus diperhatikan dalam berbagai manifestasinya: dalam hubungan antara perusahaan dan lingkungan sosial; antar perusahaan; dalam satu perusahaan - antara manajer dan bawahan, antara bawahan dan manajer, antara orang-orang dengan status yang sama. Tugasnya adalah merumuskan prinsip-prinsip komunikasi bisnis yang tidak hanya sesuai dengan setiap jenis komunikasi bisnis, tetapi juga tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip moral umum perilaku manusia.

Etika bisnis menetapkan kepatuhan yang ketat selama negosiasi aturan perilaku negara mitra bisnis. Aturan komunikasi antar manusia berkaitan dengan cara hidup, adat istiadat dan tradisi nasional. Semua ini adalah hasil pengalaman hidup selama berabad-abad, kehidupan generasi sebelumnya dari suatu bangsa tertentu. Apapun tradisinya, aturan perilakunya, Anda harus mengikutinya, tentu saja, jika Anda ingin sukses. Pepatah “Anda tidak boleh pergi ke biara orang lain dengan aturan Anda sendiri” terutama berlaku di sini. Seringkali Anda harus mengikuti semua aturan meskipun Anda tidak menyukainya. Kepentingan bisnis lebih tinggi dari selera dan kesukaan Anda.

Ada banyak contoh kekhasan aturan perilaku pengusaha di berbagai negara. Jika, misalnya, orang Amerika, yang menekankan kasih sayang mereka, menepuk bahu Anda dengan ramah dan dengan rela menerima sikap yang sama dari Anda, maka dengan menepuk bahu orang Jepang atau mencoba memberikan pelukan ramah kepada orang China atau Vietnam, kamu bisa merusak kesepakatanmu.

Selama percakapan bisnis dengan orang Italia, cobalah untuk tidak menunjukkan penolakan Anda terhadap pidato mereka yang keras dan terlalu bersemangat, atau diskusi panas bahkan tentang masalah yang tidak penting, dan ketika berkomunikasi dengan orang Jepang, jangan kaget dengan penggunaan kata-kata yang sangat sopan. frase. Kesopanan yang berlebihan terhadap pasangan dan “penghinaan” terhadap “aku” diri sendiri (misalnya, “Aku, yang tidak layak, dan istriku yang tidak berarti mengundangmu, Yang Mulia dan Mulia, untuk mengunjungi kami”) tidak mengganggu, tetapi membantu Jepang untuk menjalankan urusannya dengan baik. Sulit untuk menemukan mitra bisnis lain yang akan menghitung terlebih dahulu dengan ketelitian seperti itu pilihan paling luar biasa untuk transaksi yang akan datang dan memasang begitu banyak jebakan yang berbeda (finansial, hukum, dll.) untuk mitra negosiasinya, seperti orang Jepang. Kesopanan berlebihan orang Jepang adalah sejenis obat yang menidurkan kewaspadaan mitra negosiasi.

Penting juga untuk mengikuti aturan tertentu mengenai pakaian Danpenampilan. Setelan trendi sepenuhnya opsional. Yang penting kondisinya baik, tidak digantung seperti tas, dan celananya tidak menyerupai akordeon tua yang berminyak. Namun setelan itu harus ada di tempat dan pada waktu yang tepat. Jika negosiasi dengan mitra dijadwalkan pada siang hari, setelan ringan bisa digunakan. Celana dan jaket bisa berbeda warna. Tetapi jika perundingan dilakukan pada malam hari, maka jasnya harus berwarna gelap, kemejanya harus segar dan disetrika, dasinya tidak boleh mencolok, dan sepatunya harus dibersihkan. Keanggunan seorang pebisnis ditentukan oleh kemeja, dasi, dan sepatunya, bukan oleh jumlah jas yang dibawanya.

Untuk bepergian ke luar negeri, cukup memiliki tiga set pakaian: jas berwarna gelap dan terang, jaket yang layak, dan sweter untuk jalan-jalan. Jika rute perjalanan Anda melewati negara-negara Timur, maka ingatlah bahwa wanita tidak boleh memakai celana panjang, tidak boleh tampil di jalan, di tempat umum tanpa stocking atau celana ketat (terutama di negara yang menganut Islam), dan pria tidak boleh memakai pakaian berwarna cerah. ikatan.

Harus diingat bahwa tidak ada hal sepele dalam hubungan bisnis. Etiket sangat berarti bagi bisnis. Pakaian dan perilaku seorang pengusaha atau manajer adalah ciri khasnya. Mereka mulai merumuskan gagasan tentang tamu terlebih dahulu, mengumpulkan informasi tentang dia. Sumber informasinya adalah perilaku seorang pengusaha dalam perjalanan menuju tempat pertemuan bisnis, perilaku di hotel, dan pada saat pertemuan itu sendiri. Ingat, Anda dikelilingi oleh orang-orang di mana pun yang mempelajari Anda dengan tingkat bias yang berbeda-beda. Kepatuhan terhadap aturan perilaku yang paling penting dengan orang asing adalah tanda kehormatan, sopan santun, dan kepercayaan diri Anda. Ada sejumlah aturan perilaku dalam berbagai jenis transportasi: pesawat, kereta api, mobil. Perjalanan jauh mendorong percakapan santai. Anda harus bisa memimpinnya. Pertama-tama, Anda tidak boleh menyalahgunakan perhatian sesama pelancong, jangan berusaha mengambil alih semua sisi percakapan secepat mungkin, dan jangan terlalu banyak bicara: banyak bicara adalah tanda rasa tidak enak. Ekstrem lainnya adalah isolasi.

Interaksi manusia tidak dapat berlangsung tanpa komunikasi verbal. Saat ini, komunikasi bisnis yang mencakup seluruh komunikasi antar orang di bidang profesional menjadi semakin penting. Ada beberapa prinsip untuk komunikasi antar manusia jenis ini, dan etika komunikasi bisnis terbentuk justru dari aturan-aturan ini. Agar hubungan kerja mudah berkembang, penting untuk mengetahui norma-norma komunikasi dalam tim kerja.

Dalam lingkungan profesional, ada beberapa jenis komunikasi:

• pertemuan bisnis;
• korespondensi bisnis;
• pertemuan;
• diskusi;
• pertemuan bisnis;
• berbicara di depan umum;
• percakapan bisnis.

Semua jenis komunikasi ini memiliki tujuan dan bentuk yang sangat berbeda, tetapi pada masing-masing komunikasi tersebut sama pentingnya untuk memperhatikan etika. Prinsip-prinsip ini tidak jauh berbeda untuk setiap jenis komunikasi.

Mengapa kita membutuhkan etika dalam komunikasi profesional?

Etika komunikasi bisnis adalah prinsip komunikasi yang tidak terucapkan dalam tim antar karyawan yang disatukan oleh tujuan profesional yang sama. Penting untuk mematuhi standar etika untuk memastikan bahwa informasi dibagikan dengan cara yang tertib. Dalam praktiknya, penggunaannya penting karena beberapa alasan.

Pertama, kepatuhan membantu karyawan lebih memahami apa tujuan mereka atau apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Kedua, etika komunikasi bisnis membantu menciptakan suasana kerja dalam tim, di mana sebagian besar waktunya dihabiskan untuk produksi daripada komunikasi pribadi.

Komunikasi bisnis yang kompeten dalam tim membantu karyawan merasa nyaman secara moral ketika melakukan tugas kerja, dan hal ini sangat mempengaruhi produktivitas tenaga kerja.

Prinsip Etika Bisnis

Di antara prinsip-prinsip dasar bidang komunikasi seperti etika komunikasi bisnis, kita dapat membedakan hal-hal berikut:

• tidak boleh ada sikap bermusuhan terhadap rekan kerja, klien, manajemen atau junior;
• semua sumber daya antar karyawan harus didistribusikan secara adil;
• aturan maksimum progresif - perkembangan sisi etika dari perilaku organisasi bergantung pada perilaku karyawan;
• karyawan harus setia pada tradisi organisasi;
• di bidang profesional, tindakan individu dan kolektif sama-sama diakui;
• saat menyelesaikan masalah pekerjaan, Anda dapat dipandu oleh pengalaman pribadi, tetapi dapat dibenarkan;
• tidak ada tindakan kekerasan yang boleh dilakukan terhadap karyawan;
• seorang pekerja tidak dapat membatasi kebebasan pekerja lainnya;
• perilaku bebas konflik penting bagi tim kerja mana pun;
• Anda tidak hanya perlu mengikuti aturan etika sendiri, tetapi juga memotivasi orang lain untuk melakukannya;
• Anda tidak boleh mengkritik pesaing mana pun;
• standar etika komunikasi bisnis di suatu perusahaan tidak dapat dicapai dengan mengeluarkan perintah. Komunikasi bisnis harus menjadi tradisi;
• Penting bagi manajemen untuk mempercayai karyawan guna meningkatkan rasa tanggung jawab mereka.

Persyaratan etika lainnya bergantung pada apa sebenarnya yang dilakukan organisasi.

Etika komunikasi bisnis horizontal

Seringkali timbul persaingan antar rekan kerja, sehingga tidak selalu memungkinkan untuk segera membangun model perilaku yang benar dengan rekan kerja. Prinsip-prinsip komunikasi bisnis dengan rekan kerja adalah sebagai berikut:

1. lebih baik tidak mencoba menunjukkan diri Anda dari sisi yang lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya, karena cepat atau lambat hal ini akan menjadi jelas;
2. tanggung jawab dan hak setiap orang harus didefinisikan dengan jelas, disarankan agar tidak tumpang tindih antara orang yang berbeda;
3. Kolega harus dipandang sebagai individu, bukan sebagai orang yang membantu mencapai tujuan mereka sendiri;
4. Sebaiknya jangan tertarik dengan pengalaman pribadi rekan kerja atau urusan mereka di tempat kerja.

Etika komunikasi bisnis vertikal "dari bawah ke atas"

Kepatuhan terhadap aturan etika sangat menentukan hubungan seperti apa yang akan dimiliki bawahan dengan manajer. Standar etika komunikasi bisnis yang penting ketika berkomunikasi dengan pemberi kerja adalah sebagai berikut:

• Jika seorang manajer memberikan tanggung jawab kepada seorang karyawan, lebih baik karyawan tersebut menanyakan hak-haknya juga. Tanpa tingkat kebebasan tertentu, akan sulit untuk melaksanakan perintah;
• lebih baik tidak menyampaikan semua masalah kecil kepada manajer ketika ada orang lain yang dapat menyelesaikan masalah ini;
• pendapat Anda harus diungkapkan secara akurat, tetapi tidak terbatas pada jawaban singkat. Setiap pemimpin akan mendengarkan pemikiran yang ringkas dan masuk akal;
• Anda tidak boleh terlalu menjilat di depan karyawan berpangkat lebih tinggi. Hal ini selalu terlihat jelas dan Anda bisa membuat pemimpinnya dikenal sebagai orang yang menyanjung atau menjengkelkan;
• dengan perilaku Anda, Anda perlu menunjukkan diri Anda tidak selembut itu, tetapi sebagai orang yang berprinsip dan tegas kepada siapa Anda dapat memberikan tugas yang serius, jika tidak, manajemen tidak akan percaya.

Etika Komunikasi Bisnis Vertikal “Top-Down”

Cara orang-orang yang menduduki jabatan tinggi memperlakukan bawahannya sangat menentukan hubungan dalam tim. Dalam lingkungan profesional, manajemen memberikan standar etika komunikasi kepada karyawan.

Agar komunikasi menjadi produktif, manajer harus mematuhi prinsip-prinsip berikut:

• mendorong tim, meskipun keberhasilan dicapai melalui upaya manajemen;
• mengkritik bukan orang itu sendiri, tetapi tindakan profesionalnya;
• menegur seorang karyawan karena kinerja yang tidak pantas bahkan untuk tugas-tugas kecil (jika tidak, orang tersebut mungkin merasa impunitas);
• tidak memberikan nasihat pribadi kepada karyawan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan;
• Tunjukkan kepada karyawan bahwa manajemen memegang kekuasaan;
• memuji seorang karyawan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, tidak hanya secara finansial, tetapi juga secara moral, sehingga ia merasa kompeten dan penting;
• Karyawan harus diberi imbalan yang adil - besarnya bonus harus bergantung pada kemampuan profesional karyawan tersebut;
• melindungi karyawan Anda dari pihak luar.

Penting juga dalam situasi apa dan dengan siapa pemimpin berkomunikasi. Gaya komunikasi dapat berubah - tergantung pada banyak detail: misalnya, apakah Anda harus berbicara dengan karyawan yang teliti atau berapa lama orang tersebut telah bekerja di perusahaan tersebut.

Etika komunikasi bisnis tertulis

Saat ini, komunikasi bisnis melalui korespondensi email semakin diperlukan.

Aturan etika komunikasi bisnis dalam korespondensi adalah sebagai berikut:

• perhatian terhadap tujuan kerja karyawan lain;
• menghormati satu sama lain;
• menjaga keamanan informasi tanpa penyebaran yang tidak perlu;
• melek huruf;
• ketepatan waktu.

Menerapkan aturan-aturan ini dalam praktik cukup sederhana, tetapi membutuhkan kehati-hatian dan waktu.

Cara menulis surat bisnis yang benar

Pertama, Anda harus mengisi kolom “Subjek” di email dengan singkat dan tepat. Hal ini membantu penerima untuk segera memahami dari siapa dan tentang masalah apa dia menerima surat tersebut. Orang tersebut juga akan dapat menentukan prioritas pesannya.

Kedua, agar surat lebih personal, Anda perlu memasukkan nama lengkap lawan bisnis Anda. Ini membantu untuk segera menanamkan kepercayaan dan niat baik padanya.

Ketiga, Anda harus mengisi kolom “Kepada”, “Cc” dan “Bcc” pada surat tersebut dengan akurat. Jika nama pegawai tertentu ada di kolom pertama, maka dia harus menjawab surat tersebut (atau, jika ada beberapa, maka semua orang yang terdaftar di sana). Sebaiknya orang lain yang alamatnya tercantum dalam “Salinan” sebaiknya tidak ikut serta dalam korespondensi kecuali diperlukan, tetapi cukup membacanya. Jika Anda masih perlu menjawab, maka Anda harus memperkenalkan diri dan menyatakan sudut pandang Anda dengan sopan, dimulai dengan kalimat “Saya minta maaf karena mengganggu…”.

Kolom “Blind carbon copy” sangat berbahaya, karena peserta korespondensi tidak melihat orang yang disebutkan di sana, dan oleh karena itu tidak mengetahui kehadirannya. Tindakan ini tidak selalu sah.

Oleh karena itu, para peserta percakapan harus diberitahu terlebih dahulu atau setelah korespondensi selesai. Rekan yang tercantum dalam bidang ini tidak boleh berpartisipasi langsung dalam korespondensi dalam keadaan apa pun.

Keempat, penting untuk membalas email bisnis secepat dan seakurat mungkin. Hal ini menunjukkan tidak hanya kompetensi, tetapi juga minat kerjasama.

Dipercayai bahwa surat harus ditanggapi sesuai dengan etiket dalam waktu 2-3 jam sejak diterimanya. Jika hal ini tidak dapat dilakukan, penting untuk segera memberi tahu lawan bisnis Anda mengenai hal ini. Surat tersebut menunjukkan fakta penerimaan pesan dan waktu di mana orang tersebut berencana untuk merespons (misalnya, satu hari).

Gaya penyajian informasi dalam surat bisnis, volumenya, dan formatnya penting. Prinsip etika komunikasi bisnis melalui email adalah sebagai berikut:

• Lembar cetak A4 – volume nyaman maksimum untuk membaca;
• Anda tidak boleh melampirkan seluruh riwayat korespondensi di bagian atas, karena ini memaksa penerima untuk menggulir halaman dalam waktu lama. Jawabannya harus datang dari atas, dan hanya setelah itu - sejarah;
• korespondensi (ini juga perlu dilampirkan agar tidak memaksa orang tersebut mencari surat sebelumnya melalui pos);
• volume file yang dilampirkan pada surat tidak boleh terlalu besar, jika tidak, penerima mungkin mengalami masalah saat mengunduh;
• untuk memperkecil ukuran file (atau jika ada beberapa), lebih baik mengarsipkannya dalam format populer apa pun; untuk pindaian dan foto, Anda cukup memperkecil ukuran sebenarnya.

Tidak ada aturan yang jelas mengenai gaya bahasa dalam komunikasi tertulis - yang utama adalah ucapannya dapat dimengerti oleh lawan bicara. Bahkan penggunaan bahasa gaul diperbolehkan jika dibenarkan - misalnya untuk mempercepat komunikasi atau menyederhanakan komunikasi bisnis dalam tim. Sebaiknya digunakan saat berkomunikasi dengan rekan kerja di perusahaan. Dengan klien eksternal atau perusahaan lain, penggunaan singkatan dapat menimbulkan risiko.

Etika komunikasi telepon profesional

Selama percakapan telepon, Anda harus mematuhi aturan yang hampir sama yang disediakan untuk komunikasi langsung.

Lawan harus disapa dengan benar, sebelum mengajukan pertanyaan pekerjaan sebaiknya memperkenalkan diri, menyebutkan posisi, menyebutkan nama perusahaan dan departemen Anda. Anda perlu menanyakan nama lengkap orang asing.

Anda perlu menyampaikan ide Anda secara singkat, dan jika percakapan harus tiba-tiba terhenti, Anda harus meminta maaf dan berjanji untuk menelepon kembali nanti.

Konsep etika dalam komunikasi bisnis diperlukan bagi seluruh karyawan perusahaan bisnis, karena merupakan alat komunikasi yang ampuh dalam lingkungan profesional. Ini sangat memudahkan komunikasi antara karyawan, manajemen dan klien, menjadikannya lebih produktif, mudah dipahami dan efektif.

Komunikasi bisnis adalah suatu bentuk interaksi komunikasi yang didasarkan pada prinsip-prinsip dasar, norma dan aturan etika bisnis dan ditandai dengan fokus pada hubungan dengan subjek atau sekelompok subjek untuk memperoleh hasil yang saling menguntungkan. Subjek yang mengambil bagian dalam interaksi komunikasi profesional menganut gaya komunikasi resmi dan bertujuan untuk memperoleh hasil dengan menyelesaikan tugas yang diberikan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Keterampilan melakukan percakapan bisnis secara kompeten dan pemahaman yang benar tentang karakteristik pribadi lawan bicara, tujuan, sasaran, dan minatnya dapat dianggap sebagai faktor penentu keberhasilan pertemuan dan negosiasi profesional.

Etika komunikasi bisnis

Berbeda dengan jenis interaksi komunikasi lainnya, misalnya pribadi atau sosial, komunikasi bisnis memiliki ciri dan ciri bermakna tersendiri. Identifikasi ciri-ciri tersebut memungkinkan kita untuk memberikan definisi yang lebih spesifik dan lengkap tentang konsep “komunikasi bisnis”.

Etika komunikasi bisnis ditentukan oleh seberapa berhasil ciri khas tipe psikologis nasional yang dilestarikan dalam gagasan kelompok tentang negara, kebangsaan, dan dalam putaran fraseologis yang memuat ciri-ciri umum dari gambar tersebut diperhitungkan.

Pengetahuan tentang kebangsaan dan pemahaman tentang tipe psikologis berbagai bangsa, tradisi, adat istiadat, keunikan warisan budaya dan sejarah, adat istiadat, bahasa, kekhasan ekspresi perasaan, temperamen, sangat diperlukan bagi seorang pebisnis, apa pun bidangnya. kegiatan, orientasi profesional, karena mengedepankan komunikasi yang efektif, mengatasi egoisme nasional, menumbuhkan rasa hormat terhadap budaya orang lain.

Etika komunikasi bisnis pada dasarnya didasarkan pada banyak ilmu pengetahuan, khususnya psikologi manajemen dan komunikasi, etika, dan organisasi ilmiah perburuhan. Kajian etika komunikasi didorong oleh kebutuhan dunia modern. Psikologi dan etika komunikasi bisnis adalah pilar unik dari interaksi yang sukses dengan berbagai individu.

Seseorang, apapun perannya (pemimpin atau manajer menengah, pengusaha sederhana atau pegawai negeri), tentunya harus mampu merumuskan pemikirannya dengan jelas, memperdebatkan sudut pandangnya, menganalisis penilaian pasangannya, dan mengevaluasi secara kritis. pernyataan dan proposal yang relevan. Untuk itu syarat terpenting adalah kemampuan mendengarkan lawan bicara, memimpin dan mengarahkan pembicaraan dengan benar, menciptakan suasana bersahabat dalam berkomunikasi, dan memberikan kesan positif. Semua keterampilan ini tidak mungkin terjadi tanpa pelatihan awal yang sesuai.

Unsur sentral etika komunikasi adalah kepribadian langsung pemimpin atau bawahan. Untuk menjadi seorang profesional dan spesialis yang unggul di industri apa pun, tidak cukup hanya memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, serta keterampilan interpersonal. Selain itu, Anda juga perlu memiliki tingkat budaya bicara dan budaya internal yang sesuai. Budaya bicara dan komunikasi bisnis saling berhubungan erat.

Saat ini, argumentasi etis diwakili oleh dua prinsip konstruksinya yang paling umum: prinsip utilitarianisme dan keharusan moral. Prinsip utilitarianisme didasarkan pada suatu tindakan yang dianggap dapat dibenarkan secara moral asalkan cenderung memberikan manfaat bagi sebanyak-banyaknya orang. Besarnya kerugian yang ditimbulkan dibandingkan dengan total manfaat tindakan tersebut. Jika kerugiannya lebih besar, maka keputusan tersebut dianggap tidak etis. Dalam kasus di mana tindakan alternatif apa pun akan menyebabkan kerusakan sampai batas tertentu, jalur dengan kerusakan paling kecil akan dipilih. Prinsip keharusan moral didasarkan pada kenyataan bahwa keputusan moral dalam keadaan apa pun tidak bergantung pada konsekuensi tertentu (yaitu, suap itu buruk, menipu satu konsumen adalah tindakan tidak bermoral yang sama dengan banyak konsumen lainnya).

Etiket komunikasi bisnis dianggap sebagai aspek terpenting dari perilaku profesional masyarakat. Pengetahuan tentang etiket merupakan kualitas profesional yang sangat dibutuhkan yang harus diperoleh dan ditingkatkan. Peran komunikasi bisnis dalam keberhasilan bisnis apa pun sulit untuk ditaksir terlalu tinggi. Ini adalah komponen penting dalam kehidupan individu, jenis interaksi paling penting dengan individu lain. Memang, dalam komunikasilah sistem tujuan tertentu dikembangkan, yang sampai batas tertentu ditandai dengan stabilitas. Untuk mencapai kesuksesan dalam percakapan dengan mitra bisnis, Anda harus memahami dan mempertimbangkan kepentingan mereka. Yang tidak kalah pentingnya bagi manusia adalah kemampuan merumuskan dan mengungkapkan pemikirannya secara kompeten, mencapai saling pengertian dalam memecahkan masalah dalam interaksi langsung antar individu.

Psikologi komunikasi bisnis

Secara psikologis, interaksi komunikasi sekaligus merupakan pertukaran tindakan, pikiran, pengalaman emosional, perasaan dan orientasi individu terhadap dirinya sendiri, jiwanya sendiri, hati nuraninya, mimpinya.

Psikologi dan etika komunikasi bisnis merupakan komponen dari suatu kompleks ilmu pengetahuan yang didasarkan pada kategori dasar dan prinsip sebagian besar ilmu pengetahuan.

Efektivitas interaksi komunikasi bisnis terutama ditentukan oleh aktivitas subjek. Kegiatan tersebut memiliki padanan yang signifikan secara sosial, yang pada akhirnya dapat diukur dengan indikator yang berharga dan penting seperti sumber daya moneter.

Komunikasi bisnis membantu menjalin hubungan dan mengembangkan hubungan yang bertujuan untuk kerjasama dan kemitraan antara rekan kerja, atasan dan bawahan, mitra, saingan dan pesaing. Seorang spesialis, apalagi seorang manajer, tidak akan pernah berhasil dalam aktivitasnya jika ia tidak menguasai setidaknya dasar-dasar komunikasi bisnis. Interaksi komunikasi memerlukan budaya psikologis yang tinggi dari individu.

Komunikasi bisnis yang sukses juga memerlukan studi terus-menerus dan pertimbangan aspek emosional hubungan. Seringkali para pebisnis percaya bahwa perasaan tidak memiliki tempat dalam bisnis, namun mereka salah besar. Lagi pula, dengan tidak memperhatikan perasaan dan pengalaman emosional karyawan, Anda dapat mengarahkan tim ke konflik serius yang akan merugikan perusahaan. Akal dan emosi merupakan komponen yang tidak dapat dipisahkan dari subjek. Selama interaksi komunikasi dengan pasangan atau kolega, banyak sinyal berbeda yang diterima oleh indra mereka.

Ada teknik tertentu yang dapat digunakan untuk mengubah watak lawan bicara ke arah Anda. Teknik “nama diri” didasarkan pada pengucapan wajib nama lawan bicara dengan lantang. “Cermin sikap” artinya senyuman di wajah akan menimbulkan senyuman timbal balik, dan sebaliknya seringai muram. Ekspresi wajah yang menyenangkan menarik perhatian lawan bicaranya. Pujian adalah “kata-kata emas” dalam percakapan apa pun. Mereka mengandung sedikit kelebihan yang dilebih-lebihkan yang diwakili oleh lawan bicaranya. Namun, perlu untuk membedakan pujian dari sanjungan kasar, yang terdiri dari melebih-lebihkan kebaikan lawan bicaranya.

Dalam psikologi komunikasi bisnis, penting untuk menggunakan metode mempengaruhi lawan bicara melalui ucapan. Komunikasi bisnis dan pidato selama itu memiliki kekhususan tertentu. Selama interaksi komunikasi, 90% perhatian lawan bicara diberikan pada karakteristik ucapan, misalnya, selama interaksi interpersonal – 50%, atau bahkan kurang. Karakteristik utamanya meliputi:

• kosakata yang menjadikan percakapan lebih hidup, kaya, beralasan, mudah dipahami, dan persuasif;

• komposisi pidato, yang memungkinkan penggunaan istilah profesional alih-alih jargon;

• melek huruf;

• pengucapan dan intonasi.

Perlu dipahami bahwa yang penting bukan hanya apa sebenarnya yang dikatakan subjek, tetapi juga bagaimana dia mengatakannya; komponen non-verbal, yang meliputi postur pembicara, ekspresi wajah dan gerak tubuh.

Budaya komunikasi bisnis

Indikator terpenting dalam menilai profesionalisme seorang karyawan adalah budaya komunikasi bisnis. Banyak bos memusatkan perhatian mereka pada hal ini ketika mempekerjakan seseorang dan dalam proses memenuhi instruksi resmi dan tanggung jawab pekerjaannya.

Komunikasi bisnis melalui telepon adalah salah satu jenis percakapan bisnis utama. Bagaimanapun, ini adalah satu-satunya jenis percakapan di mana tidak mungkin mempengaruhi lawan bicaranya secara non-verbal. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menggunakan keterampilan komunikasi bisnis selama percakapan telepon.

Ada aturan yang berlaku umum untuk melakukan percakapan bisnis apa pun. Ini termasuk minat pada topik pembicaraan, dukungan dan niat baik terhadap lawan bicara, dan tidak adanya pengaruh suasana hati Anda secara umum terhadap sifat percakapan.

Komunikasi dianggap sebagai interaksi komunikasi dua subjek atau lebih. Tujuan utamanya adalah pertukaran pesan yang bersifat kognitif atau emosional. Dalam proses komunikasi, lawan bicara mempengaruhi perilaku mitra komunikasi, keadaannya, keyakinannya dan pandangan dunianya. Pengaruh seperti itu akan selalu saling menguntungkan, tetapi bahkan sangat jarang. Paling sering, komunikasi ditemukan selama aktivitas bersama individu.

Dalam proses komunikasi, individu saling bertukar ekspresi wajah, gerak tubuh, dan ungkapan. Selain itu, kedua mitra komunikasi memiliki gambaran virtual tentang penampilan masing-masing dari luar, yang terletak di kepala mereka. Gambar tersebut mungkin mirip dengan aslinya, tetapi tidak sepenuhnya. Kepala juga berisi gambar pasangan Anda. Gambaran seperti itu mungkin sesuai dengan kenyataan, tetapi setiap orang selalu melakukan penyesuaian terhadapnya. Selain dua subjek yang terlibat langsung dalam percakapan bisnis, ada juga norma sosial. Setiap individu percaya bahwa dirinya unik, luar biasa dan memiliki pendapatnya sendiri dalam segala hal, namun hasil dari setiap komunikasi tergantung pada penilaian suatu norma sosial.

Budaya komunikasi bisnis menyiratkan beberapa gaya komunikasi dan prinsip-prinsipnya. Budaya interaksi komunikasi bisnis juga mencakup etika komunikasi bisnis, yang menyiratkan kepatuhan terhadap kerangka, norma, dan aturan perilaku tertentu, misalnya ketepatan waktu, budaya bicara, penampilan, dll.

Budaya bicara dan komunikasi bisnis sangat diperlukan dalam dunia bisnis dan kewirausahaan modern. Memang, sebagian besar proses kerja diisi dengan percakapan, percakapan, rapat, dan negosiasi. Di beberapa bidang kegiatan, pertumbuhan karier secara langsung bergantung pada budaya bicara dan pengetahuan sempurna tentang etiket komunikasi bisnis.

Jenis komunikasi bisnis berbeda dari yang lain karena selalu mengejar tujuan tertentu, memiliki batas waktu dan sering dibagi menjadi beberapa interval. Komunikasi akan berhasil hanya jika ada saling pengertian dan kepercayaan di antara mitra.

Fitur komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses pembentukan kontak yang agak rumit dan beragam antara individu yang dihubungkan oleh kepentingan profesional, pekerjaan, atau aktivitas resmi. Peserta interaksi komunikasi bertindak dalam kapasitas resmi dan bertujuan untuk mencapai hasil dan memecahkan masalah tertentu. Ciri khas dari proses interaksi komunikatif adalah pengaturannya, yang berarti subordinasi terhadap kerangka kerja yang telah ditetapkan yang ditentukan oleh tradisi nasional dan adat istiadat budaya, serta standar etika profesional.

Etiket komunikasi bisnis mengandung dua kelompok aturan - norma dan instruksi. Norma adalah aturan-aturan yang diarahkan secara horizontal yang berfungsi dalam proses komunikasi antara anggota kelompok yang sama dengan status yang setara. Instruksi adalah aturan berorientasi vertikal yang menentukan sifat interaksi antara atasan dan bawahan.

Keunikan komunikasi bisnis diwujudkan dalam ketaatan pada persyaratan umum, yang terdiri dari sikap ramah dan membantu terhadap semua rekan kerja dan mitra layanan, terlepas dari preferensi pribadi, suasana hati, suka atau tidak suka.

Pengaturan komunikasi bisnis juga diekspresikan dalam budaya tutur.

Komunikasi dan ucapan bisnis harus mematuhi norma-norma perilaku linguistik, tata bahasa dan gaya yang dikembangkan secara sosial, “rumus” standar yang sudah jadi yang memungkinkan pembentukan situasi etiket salam, terima kasih, dll., misalnya, “halo.” Semua desain label ramah lingkungan harus dipilih dengan mempertimbangkan usia dan usia.

Komunikasi sebagai interaksi mengandung arti bahwa subjek menjalin hubungan satu sama lain, bertukar informasi dan informasi yang diperlukan untuk membangun kegiatan bersama, yaitu. kerja sama. Dan agar komunikasi sebagai interaksi komunikatif dapat berlangsung tanpa kendala maka harus memuat tahapan sebagai berikut:

• menjalin kontak, yaitu kenalan, yang melibatkan pemahaman individu lain, semacam presentasi (pengenalan) diri sendiri pada subjek lain;

• orientasi dalam situasi interaksi komunikatif, memahami apa yang terjadi, menjaga jeda dan interval;

• diskusi tentang suatu masalah atau tugas yang menarik;

• jika perlu, selesaikan masalah;

• mengakhiri kontak.

Penyelenggaraan komunikasi bisnis harus dibangun atas dasar kemitraan, pertama-tama berdasarkan prinsip kerjasama, berdasarkan kebutuhan dan permintaan bersama, dan kepentingan bisnis. Kerjasama tersebut akan meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan aktivitas kreatif yang merupakan faktor terpenting dalam kemajuan produksi, perdagangan dan dunia usaha.

Bahasa komunikasi bisnis

Bahasa komunikasi bisnis adalah gaya bicara bisnis resmi, yang merupakan jenis suku kata fungsional dan dimaksudkan untuk interaksi komunikatif dalam bidang bisnis, kewirausahaan, perdagangan, dan kegiatan profesional lainnya. Keragaman fungsional suatu suku kata mewakili kegagalan sistem satuan linguistik, metode pemilihan dan penggunaannya, yang ditentukan oleh tujuan sosial komunikasi wicara.

Komunikasi wicara dalam bidang kegiatan profesional mempunyai sejumlah ciri khusus yang dijelaskan oleh situasi komunikasi. Arti penting dalam konteks komunikasi bisnis adalah bahwa anggota komunikasi tersebut dapat berupa badan hukum (organisasi, perusahaan) dan pejabat, pegawai biasa. Keunikan dan esensi hubungan informasi yang dapat dimasuki subjek komunikasi bisnis bergantung pada tempat lembaga atau pegawai dalam hierarki organisasi atau jabatan, masing-masing, kompetensi, isi kegiatan, dan sejumlah faktor lainnya. Hubungan antara lembaga dan spesialis bersifat stabil dan diatur oleh norma hukum yang berlaku, sehingga arus informasi lembaga bersifat “terprogram” yang memenuhi kebutuhan organisasi atau bidang kegiatan.

Dasar-dasar komunikasi bisnis selalu mencakup tiga aspek utama: ortologis, komunikatif, dan etis.

Ortologi adalah ilmu tentang ucapan yang benar, norma-norma bahasa dan perubahannya. Dalam benak seseorang yang mengungkapkan pemikirannya baik secara lisan maupun tulisan, norma adalah suatu contoh, suatu pola, suatu skema yang menjadi dasar penyusunan suatu frase atau kalimat. Pembentukan norma-norma tersebut dipengaruhi oleh kreativitas sastra dan praktik tutur suatu kelompok etnis, yang merupakan kriteria wajib bagi kesatuan bahasa dan berfungsinya sistem tutur dengan baik. Oleh karena itu, literasi merupakan syarat yang sangat diperlukan untuk keberhasilan dalam komunikasi bisnis. Ciri penting komunikasi bisnis adalah penguasaan aspek normatif bahasa pidato bisnis lisan dan tulisan oleh manajer, eksekutif, karyawan, dan karyawan.

Bahasa komunikasi bisnis memiliki banyak sekali sarana yang harus digunakan, dengan mempertimbangkan ruang lingkup penerapan, situasi, tugas, keadaan, genre pidato dan dimobilisasi untuk mencapai tujuan komunikasi. Sisi komunikatif budaya tutur justru mengkaji persoalan-persoalan ini.

Pemilihan kata yang sesuai dengan tujuan dan situasi komunikasi ditentukan oleh persyaratan kesesuaian dan kemurnian tuturan. Dan untuk ini Anda perlu mengetahui gaya bahasa sastra. Misalnya, banyaknya istilah tertentu, frasa standar, dan klise merupakan ciri khas penulisan bisnis, tetapi sama sekali tidak cocok untuk pidato sehari-hari.

Sisi etika budaya tutur diwakili oleh etiket tutur, yang mempelajari sarana tuturan khusus untuk mengatur hubungan sosial dan hubungan interpersonal. Ini termasuk: rumusan etiket bicara, teks dan norma penerapannya, serta aturan perilaku dalam berbagai kondisi.

Standar etiket dalam komunikasi bisnis bergantung pada karakter bangsa. Jadi, misalnya, apa yang dianggap sebagai tanda hormat di negara-negara Eropa bisa dianggap sebagai penghinaan di negara-negara Muslim.

Jenis komunikasi bisnis

Jenis komunikasi bisnis melibatkan penetapan tugas dan penyelesaian masalah-masalah yang paling penting. Terdapat klasifikasi jenis dan bentuk komunikasi bisnis. Setiap jenis komunikasi menjelaskan suatu proses yang berkaitan erat dengan bidang tertentu.

Jenis, bentuk dan sarana komunikasi bisnis saat ini cukup beragam. Namun, informasi hanya ditransmisikan melalui sistem tanda. Dari sini, komunikasi bisnis dapat dibagi menjadi komunikasi verbal, dimana sistem tanda diwakili oleh bahasa, dan komunikasi bisnis non-verbal, yang menggunakan sistem tanda non-verbal. Pembagian ini juga digunakan dalam jenis interaksi komunikatif lainnya.

Komunikasi verbal meliputi percakapan, yaitu. Ini adalah komunikasi verbal lisan.

Komunikasi bisnis nonverbal memuat segala sesuatu yang memberikan informasi tambahan kepada subjek komunikasi tentang subjek pembicaraan dan tentang pembicara itu sendiri. Ini termasuk postur, ekspresi wajah, gerak tubuh, dan intonasi.

Banyak ahli yakin bahwa lawan bicara dalam proses komunikasi hanya menerima sebagian kecil informasi melalui kata-kata, dan sisanya melalui sinyal yang mereka baca dan uraikan secara tidak sadar selama komunikasi non-verbal. Selain itu, jenis komunikasi profesional meliputi langsung dan tidak langsung (indirect).

Jenis komunikasi profesional langsung mewakili interaksi individu dalam ruang dan waktu yang sama. Ini termasuk negosiasi, percakapan, dll. Dalam kontak langsung selama percakapan, komunikasi non-verbal dan komunikasi lisan adalah yang paling penting.

Komunikasi tidak langsung mencakup transmisi informasi melalui bahasa tertulis (misalnya komunikasi email atau telepon). Interaksi seperti ini dinilai kurang efektif dibandingkan komunikasi langsung. Di antara komunikasi tidak langsung, komunikasi bisnis melalui telepon paling banyak diminati. Hal ini dibedakan dengan kontak suara langsung selama percakapan dan berbagai macam teknik komunikasi. Hal ini memudahkan untuk menggabungkan interaksi bisnis (formal) dan bagian pribadi (informal) dari pesan apa pun.

Bagaimanapun, dalam komunikasi bisnis, seperti halnya jenis interaksi komunikatif interpersonal lainnya, penting bagi orang-orang untuk hadir secara bersamaan di ruang dan waktu yang sama, yang memungkinkan Anda menjalin kontak mata, memberikan kesan yang menyenangkan, dan mempengaruhi seluruh proses interaksi komunikatif.

Bentuk komunikasi bisnis

Ada beberapa bentuk komunikasi bisnis yang memenuhi persyaratan spesifik situasi profesional. Ini termasuk: korespondensi bisnis, percakapan, pertemuan, negosiasi, berbicara di depan umum, konferensi pers dan perselisihan.

Korespondensi bisnis mengacu pada jenis komunikasi tidak langsung, yang dilaksanakan melalui pidato tertulis (perintah, surat, permintaan, resolusi, dll). Ada korespondensi bisnis dalam suatu lembaga (perusahaan), untuk suatu organisasi, dan antar organisasi.

Percakapan bisnis mencakup diskusi tentang segala macam nuansa dan proses kerja untuk membuat keputusan penting atau mendiskusikan detailnya.

Untuk mengadakan pertemuan bisnis, tim kerja sebuah perusahaan, perusahaan, organisasi atau tim manajemen individu, beberapa departemen berkumpul untuk memecahkan masalah yang mendesak, merencanakan kegiatan di masa depan dan menetapkan tugas.

Berbicara di depan umum adalah subtipe pertemuan bisnis, di mana satu subjek mengambil posisi kepemimpinan dan menyoroti masalah penting dan berbagi informasi dengan lingkaran orang tertentu. Hal utama adalah bahwa pembicara memiliki pemahaman yang lengkap dan rinci tentang topik dan isi percakapan, serta memiliki kualitas pribadi yang diperlukan yang memungkinkannya menyampaikan topik pidato kepada audiens.

Selama negosiasi bisnis, hasil wajib dari komunikasi haruslah menemukan solusi dan penerapannya. Dalam proses negosiasi, masing-masing pihak mempunyai posisi dan arah pandang masing-masing, dan hasilnya adalah kesepakatan atau kontrak yang ditandatangani.

Konferensi pers melibatkan pertemuan pejabat (misalnya, manajer, pejabat pemerintah, pengusaha, politisi, dll.) dengan perwakilan media untuk menginformasikan masyarakat tentang isu-isu terkini dan menarik.

Tidak semua permasalahan dalam komunikasi bisnis dapat diselesaikan tanpa timbul perselisihan, namun seringkali hanya memperumit keadaan karena individu tidak selalu berperilaku profesional dan terlalu antusias, secara emosional mempertahankan posisinya.

Bentuk komunikasi bisnis mencakup semua situasi yang timbul dalam kegiatan profesional. Peran komunikasi dalam aktivitas profesional adalah untuk mengefektifkan proses interaksi komunikatif dalam batas-batas lingkungan bisnis.

Aturan komunikasi bisnis

Aturan dan norma komunikasi bisnis sangat penting dalam aktivitas profesional individu. Satu kata yang salah dapat mengakibatkan hilangnya kesepakatan bernilai jutaan dolar atau merusak semua upaya menuju pertumbuhan karier. Jadi, ada beberapa aturan umum komunikasi bisnis.

Aturan pertama adalah ucapan yang jelas dan dapat dipahami. Pendengar harus memahami apa yang disampaikan lawan bicaranya.

Aturan kedua adalah menghindari monoton selama percakapan. Ucapan yang monoton bisa membuat siapa pun merasa sedih. Ucapan yang tidak berwarna secara emosional menyebabkan keinginan yang tak tertahankan untuk melarikan diri dari lawan bicaranya.

Aturan selanjutnya mengasumsikan bahwa pidato pembicara harus dilakukan dengan kecepatan rata-rata. Ucapan yang sangat lambat menyebabkan ketidaktertarikan pada lawan bicaranya. Ini memaksa seseorang untuk teralihkan dari informasi pembicara. Dan berbicara terlalu cepat mengarah pada fakta bahwa mitra komunikasi tidak dapat mengikuti alur pemikiran pembicara. Jika kecepatan bicara terlalu cepat atau lambat, komunikasi yang baik tidak akan berhasil. Anda harus mencoba mengganti kalimat pendek dan panjang. Karena kalimat yang panjang dan berlebihan sulit untuk dipahami. Dan pidato yang hanya terdiri dari frase-frase pendek tidak akan memberikan kesan yang baik. Anda harus mengajukan pertanyaan dengan bijak. Pertanyaan terbuka dan tertutup sama pentingnya dalam sebuah percakapan. Anda perlu belajar mendengar lawan bicara Anda selama percakapan. Tidak disarankan memulai percakapan dengan proposal bisnis. Hal ini hanya dapat menimbulkan penolakan di pihak lawan bicaranya. Anda sebaiknya berusaha menghindari nasihat yang diberikan secara langsung. Sudut pandang harus diungkapkan dengan lembut dan tidak mencolok, sambil terus menekankan bahwa ini hanyalah visi subyektif dari topik tersebut. Pemikiran independen mengenai masalah ini harus didorong. Tidak disarankan untuk mengkomunikasikan solusi yang sudah jadi. Penting untuk mematuhi norma budaya dan aturan etiket yang diterima. Bagaimanapun, keberhasilan aktivitas profesional secara keseluruhan bergantung pada kepatuhan mereka.

Komunikasi bisnis berbeda dengan jenis komunikasi interpersonal lainnya dalam pengaturannya. Komunikasi semacam itu dapat dicirikan sebagai kepatuhan yang ketat oleh semua peserta dalam proses terhadap peran pribadi mereka. Ini berarti bahwa dalam situasi profesional yang berbeda, seorang individu dapat menjadi pemimpin sekaligus bawahan, mitra dan kolega. Tanggung jawab yang tinggi dari setiap peserta interaksi bisnis terhadap hasilnya merupakan ciri utama komunikasi bisnis.

Keberhasilan komunikasi dan komunikasi bisnis sangat ditentukan oleh strategi dan taktik komunikasi yang dipilih, yang berarti kemampuan merumuskan dengan jelas tujuan interaksi komunikasi dan menentukan dengan tepat kepentingan mitra.

Gaya komunikasi bisnis

Lingkup komunikasi bisnis meluas ke aspek hukum, manajerial, dan sosial kehidupan subjek. Oleh karena itu, gaya komunikasi bisnis resmi ditentukan oleh persyaratan praktis aktivitas profesional dan kehidupan secara umum. Hal ini dapat dilaksanakan dalam bentuk tertulis (misalnya korespondensi bisnis melalui email, peraturan, dll) dan secara lisan (misalnya rapat, negosiasi).

Dalam masyarakat modern, menggunakan gaya komunikasi bisnis dengan benar berarti memastikan kemajuan berkelanjutan dalam jenjang karier, meningkatkan status pribadi, dan kesuksesan di semua bidang aktivitas bisnis.

Gaya bisnis, pada gilirannya, dibagi menjadi beberapa subtipe - subtipe legislatif, subtipe diplomatik dan administrasi-klerikal. Masing-masing subtipe ini memiliki kekhasan, bentuk komunikatif, dan klise ucapannya masing-masing. Misalnya, dalam komunikasi diplomatik, sebuah memorandum dan catatan digunakan. Dalam gaya administrasi-klerikal digunakan kwitansi, nota, sertifikat, surat kuasa, penokohan, perintah, dan lain-lain. Dalam gaya legislatif - hukum, paragraf, peraturan, agenda, kode, dll.

Ketepatan ucapan yang ekstrim merupakan komponen penting dari gaya bisnis. Hal ini dicapai, pertama-tama, melalui penggunaan istilah-istilah khusus, yang dapat tersebar luas dan sangat terspesialisasi. Saat ini, gaya komunikasi bisnis dianggap paling umum dalam praktik interaksi formal sehari-hari.

Gaya komunikasi bisnis meliputi manipulatif, ritualistik, dan humanistik.

Gaya manipulatif menyiratkan sikap satu lawan bicara terhadap lawan bicara lainnya sebagai alat produksi dan penggunaannya untuk menyelesaikan tugas atau memperoleh hasil tertentu. Contoh umum dari komunikasi tersebut adalah kontrol pribadi atas pelaksanaan tugas yang diberikan.

Tugas utama mitra dalam gaya komunikasi ritual adalah menciptakan citra yang diinginkan di masyarakat. Dalam komunikasi seperti itu, status lawan bicaranya penting, dan bukan kualitas pribadi atau bisnisnya.

Arah utama gaya humanistik adalah dukungan lawan bicara satu sama lain dan diskusi kolektif mengenai masalah. Karakteristik individu pasangan tidak dianalisis dan tidak dibagi menjadi kualitas positif atau negatif. Kepribadian dirasakan sepenuhnya. Pendekatan ini menyoroti kualitas pribadi individu dan karakteristik individunya. Namun, dalam beberapa keadaan, gaya interaksi ini tidak tepat. Pengetahuan tentang fitur komunikasi dan sarana komunikasi bisnis menjamin keberhasilan aktivitas profesional.

Prinsip komunikasi bisnis

Peran komunikasi bisnis dalam kehidupan sehari-hari individu sulit ditaksir terlalu tinggi, karena mempengaruhi hampir semua bidang kehidupan. Komunikasi bisnis, seperti jenis interaksi interpersonal lainnya, memiliki prinsip umum tersendiri untuk mengatur jalannya proses komunikasi profesional.

Prinsip-prinsip komunikasi bisnis meliputi komunikasi interpersonal, tujuan, kesinambungan komunikasi dan multidimensi.

Interpersonalitas ditandai dengan keterbukaan interaksi antar individu dan keberagaman. Hal ini didasarkan pada kepentingan pribadi individu terhadap satu sama lain. Penyelenggaraan komunikasi bisnis dengan prinsip konstruksi ini ditujukan terutama pada komponen proses yang profesional, namun jangan lupa bahwa tetap akan bersifat interaksi interpersonal dan mengandung radikal interpersonal tertentu. Terlaksananya komunikasi dalam keadaan apapun tidak hanya ditentukan oleh kegiatan atau masalah tertentu yang dibicarakan, tetapi juga oleh sifat pribadi lawan bicara dan hubungannya. Oleh karena itu, setiap interaksi komunikasi bisnis tidak dapat dipisahkan dari hubungan interpersonal.

Tujuan komunikasi bersifat multiguna. Selama komunikasi, muatan informasi dibawa oleh tujuan yang tidak disadari dan tujuan yang disadari. Jadi, misalnya, pembicara memperkenalkan mereka yang hadir dengan suatu isu yang bermasalah, sambil mengejar tujuan untuk menarik perhatian para peserta dalam proses esensi dari isu tersebut. Namun, seiring dengan itu, secara tidak sadar, ia mungkin memiliki keinginan untuk memamerkan atau menunjukkan kefasihannya kepada peserta, dll.

Kontinuitas adalah inisiasi interaksi bisnis dan interpersonal yang berkelanjutan dengan mitra ketika menyangkut bidang visinya. Karena komunikasi mengandung komunikasi bisnis verbal dan nonverbal, orang mengirimkan pesan perilaku sepanjang waktu. Teman bicaranya memberikan makna khusus pada pesan-pesan tersebut, sebagai akibatnya ia menarik kesimpulan yang tepat.

Multidimensi didasarkan pada kenyataan bahwa individu dalam berbagai situasi interaksi bisnis tidak hanya bertukar data, namun dengan satu atau lain cara mengatur hubungan. Karena bidang komunikasi bisnis cukup beragam, proses komunikasi dapat melibatkan setidaknya dua sisi hubungan. Salah satunya adalah menjaga interaksi bisnis dan mentransfer informasi profesional. Kedua, dalam menyampaikan sikap emosional terhadap pasangan yang hadir dalam setiap kontak.