Pengoptimalan Tindakan

Saat mengerjakan pembuatan daftar pesan baru, kami mulai dari cara orang membaca email. Tetapi tidak hanya proses melihat dan membaca yang penting bagi kami. Kami juga tertarik dengan cara surat diproses. Kami menganalisis sejauh yang kami bisa apa yang paling sering dilakukan orang dengan surat setelah dibaca.

Tentu saja, biasanya orang menghapus email yang telah mereka baca atau lihat, dan tiga perempat dari apa yang terjadi pada email setelah mereka membacanya sebenarnya menghapusnya. Sebagian besar dihapus menggunakan keyboard, meskipun penggunaan mouse juga populer. Di Outlook baru, kami telah menempatkan tombol "hapus" tepat di daftar pesan. Saat Anda melihat umpan pesan, Anda dapat menghapus pesan saat Anda pergi tanpa memilihnya terlebih dahulu, tetapi hanya dengan satu klik.

Perlu diingat bahwa daftar pesan di Outlook dilengkapi dengan tombol untuk menyorot pesan, serta untuk mengkategorikannya. Meskipun ternyata hanya sedikit orang yang menggunakan fungsi yang terakhir. Oleh karena itu, kami menghapus tombol ini karena tidak perlu dan memindahkan fungsi kategorisasi ke menu, Anda juga dapat menggunakan Langkah Cepat untuk tindakan ini. Bagi yang menggunakan fitur ini, jangan khawatir, semua kategori masih ada di daftar.

Analisis kami menunjukkan bahwa banyak pengguna lebih suka menandai sebagai pesan yang belum dibaca yang sangat penting bagi mereka untuk kembali lagi nanti. Jadi MS Outlook 2013 memiliki kemampuan untuk mengubah status surat di kotak masuk.

Antarmuka untuk tampilan sentuh

Perlu dicatat bahwa dalam versi untuk perangkat dengan layar sentuh, misalnya, untuk tablet, Anda tidak akan melihat tombol untuk penghapusan cepat, untuk menandai atau mengubah status pesan dalam daftar pesan itu sendiri. Faktanya adalah bahwa cara orang bekerja dengan komputer biasa dengan mouse dan dengan layar sentuh dengan jari mereka memiliki perbedaan yang signifikan. Oleh karena itu, ini harus tercermin dalam antarmuka program kami.

Fungsi respon cepat

Salah satu fitur baru di Outlook 2013 yang mendapat respons positif di kalangan pengguna adalah Quick Response, yaitu respons cepat terhadap email. Intinya kamu bisa membalas pesan yang masuk tanpa keluar folder, tapi langsung sambil ngerjain surat. Ini sangat menyederhanakan pekerjaan Anda dengan surat, karena sekarang Anda tidak perlu membuka jendela baru untuk membalas surat, serta mengedit teks surat itu sendiri atau melampirkan dokumen.

konsep

Berdasarkan umpan balik dan umpan balik pengguna, kami telah menambahkan tombol "draf" tambahan ke Respons Cepat sehingga Anda selalu dapat melacak email mana yang mulai Anda tanggapi tetapi tidak selesai. Saat Anda mulai membalas email, sebuah indikator muncul , yaitu "draf", menghilang saat Anda mengirim balasan atau menghapus email. Indikator ini menunjukkan bahwa Anda masih harus menyelesaikan surat itu. Cukup nyaman: Anda tidak akan lupa untuk membalas surat yang Anda inginkan, dan Anda tidak perlu memeriksa folder draf atau semua jendela yang terbuka lagi untuk menemukan surat yang belum selesai. Saat Anda mengklik percakapan yang berisi indikator ini, program akan secara otomatis membawa Anda kembali ke email yang belum selesai.

Kalender

Banyak dari kita menggunakan kalender untuk menjadwalkan janji dan rapat. Pengingat juga telah mendapatkan popularitas, yang dengannya Anda tidak akan melupakan hal-hal kecil sekalipun.

Setelah mempelajari cara pengguna bekerja dengan kalender, kami sampai pada kesimpulan bahwa sangat sering perlu tidak hanya untuk memahami rapat dan acara apa yang dijadwalkan hari ini, tetapi juga untuk melihat tugas Anda di masa depan selama seminggu dan bahkan sebulan. Tampilan Bulan sangat cocok untuk ini, yang dengannya Anda dapat merencanakan tugas untuk masa depan dan mengatur sendiri pengingat yang diperlukan. Cukup klik pada hari di kalender dan buat entri.

Bersenang-senang dengan yang baru MS Outlook 2013 !

Outlook adalah program penyelenggara yang paling banyak digunakan dan merupakan standar de facto di lingkungan perusahaan. Sayangnya, di Rusia Outlook sering digunakan hanya sebagai klien email, dan relatif jarang digunakan sebagai penyelenggara. Salah satu penyebabnya adalah kakunya sistem perencanaan yang semula masuk dalam program ini. Fitur standar yang muncul saat Anda pertama kali memulai program mengurangi proses perencanaan menjadi fakta bahwa di bagian tugas Anda mendapatkan daftar tugas yang panjang dan tidak terstruktur dengan tanggal, nama, dan tingkat kepentingan yang berbeda. Pencacahan seperti itu tidak dapat ditinjau dan sangat merepotkan.

Semua kesulitan ini dapat dihindari dengan pendekatan berbasis . Perlu dicatat bahwa pendekatan non-standar kami untuk perencanaan hanya didasarkan pada fitur reguler Outlook, tanpa pemrograman tambahan apa pun. Penjadwalan kontekstual diatur oleh pengaturan sederhana, proses yang akan kami jelaskan secara rinci di bawah ini.

Artikel ini adalah yang pertama dari serangkaian artikel yang merangkum pengalaman kami dalam membangun sistem perencanaan pribadi untuk manajer puncak selama proyek konseling individu, serta pengalaman kami dengan peserta. Artikel berikut akan membahas penerapan ketepatan waktu, lemari arsip kreatif, dan pendekatan TM lainnya di Outlook. Karena artikel ini adalah yang pertama, kami akan menjelaskan secara rinci semua detail teknis - sebelumnya kami meminta maaf kepada pengguna Outlook yang sangat mengenal fungsi dasarnya.

Persyaratan peninjauan masalah

Mari kita evaluasi kualitas apa yang harus dimiliki bagian "Tugas":

• Kemampuan untuk melihat daftar tugas yang besar secara bersamaan. Ini adalah kebutuhan yang sangat penting, jika tidak terpenuhi, sistem akan merepotkan persepsi. Pada saat yang sama, kami ingin menyoroti yang paling penting dalam tugas-tugas ini.
• Pelaksanaan perencanaan pada tiga horizon waktu, menurut metode penataan perhatian:
• Operasional - hal-hal yang perlu dilakukan "kira-kira hari ini";
• Taktis - tugas dan proyek yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu yang lebih lama, seperti seminggu, sebulan, atau lebih.
• Strategis - tugas tingkat tahunan, bidang kegiatan.
• Kemungkinan menyelenggarakan sistem perencanaan kontekstual, yang juga ditunjukkan dengan metode penataan perhatian. Sederhananya, kita harus dapat melihat informasi yang kita butuhkan pada waktu yang tepat di bagian "Tugas" kita, tanpa terus-menerus menyimpannya di kepala kita; "ingat tugas yang tepat pada waktu yang tepat", ketika "kairos" yang sesuai (waktu yang menguntungkan untuk menyelesaikan tugas) terjadi.

Sekarang mari kita mulai membangun sistem kita. Untuk melakukan ini, kami akan secara konsisten menerapkan semua persyaratan yang telah kami sampaikan kepadanya. Pertama-tama, mari kita cari tahu dengan bantuan fitur MS Outlook apa yang akan kita capai.

Mengoptimalkan ikhtisar Anda dengan kategori

Sistem kami akan diimplementasikan menggunakan fitur MS Outlook berikut:

1. Kategori tugas.
2. Bentuk representasi "to-do list" di bagian "Tugas".

Kategori- ini adalah tanda tertentu yang dapat kita tetapkan dengan keinginan kita untuk tugas tertentu. Fitur ini luar biasa karena setelah itu kita akan dapat mengelompokkan tugas-tugas kita berdasarkan kategori-kategori ini.

1. Standar - ditetapkan secara default dalam program.
2. Kustom - yang kami atur sendiri.

Jenis kategori terakhir inilah yang membuat kemungkinan membagi tugas ke dalam kategori menjadi yang paling menarik bagi kami.

Kategori cakrawala perencanaan

Misalkan awalnya kita memiliki daftar tugas, tidak dikelompokkan berdasarkan kategori, tetapi diurutkan berdasarkan tenggat waktu. Ini terlihat seperti ini:

Jelas, tidak nyaman menggunakan daftar seperti itu, karena itu mencakup tugas dasar yang memerlukan satu tindakan (misalnya, menulis surat atau panggilan), dan tugas proyek (misalnya, menyiapkan standar toko), dan proyek skala penuh membentang dalam jangka waktu yang cukup lama (misalnya, membuat situs web perusahaan).

Kekurangan ini dapat dihindari dengan membagi kasus menjadi tiga kategori sesuai dengan: cakrawala perencanaan:

tugas operasional- apa yang perlu dilakukan hari ini, atau tugas yang membutuhkan sedikit usaha untuk diselesaikan - menulis surat, menelepon, bertemu, dll.

cakrawala taktis- tugas yang lebih kompleks yang berisi beberapa orang lain.

Tingkat strategis- proyek dan kegiatan besar.

Mari buat kategori seperti itu - dan dalam contoh ini, kita akan mempertimbangkan metodologi untuk membuat kategori baru. Untuk menetapkan kategori tugas, saat membuatnya, klik tombol " Kategori…».

Berikut adalah jendela pembuatan tugas:

Sangat penting ketika mengatur parameter tugas untuk menghapus centang pada opsi " Peringatan". Anda dapat meninggalkannya hanya untuk tugas-tugas yang benar-benar diperlukan - dan Anda perlu melakukan ini dengan bijaksana dan terkendali, karena jika tidak, pengingat tidak akan ada habisnya.

Teknik sederhana membantu mengoptimalkan perhatian yang dihabiskan untuk pemberitahuan: pilih bukan tanggal acara sebagai waktu pemberitahuan, tetapi, misalnya, pagi hari Sabtu terdekat sebelumnya atau hari lain di mana Anda mentransfer tugas strategis "matang" ke bagian taktis (ingat bahwa transfer semacam itu adalah elemen yang diperlukan). Berkat pendekatan ini, sebagian besar pengingat jatuh pada hari ketika Anda "menyapu" penyelenggara dan merencanakan minggu yang akan datang, dan karenanya, Anda dapat menetapkan waktu eksekusi yang lebih akurat untuk minggu mendatang untuk semua "ingatkan diri Anda" tugas.
Tombol untuk mengatur kategori dalam tampilan yang diperbesar:

Jika Anda mengkliknya, Anda akan mendapatkan jendela berikut:

Daftar tersebut berisi kategori standar dan yang sudah dibuat yang dapat dipilih, dengan demikian menunjukkan bahwa tugas yang dibuat adalah milik mereka. Tugas dapat termasuk dalam beberapa kategori sekaligus - kami juga menggunakan fitur yang berguna ini untuk tujuan kami sendiri. Ini akan dibahas di bawah ini.

Jika Anda mengklik tombol "Daftar kategori utama" di jendela di atas, Anda akan mendapatkan menu dengan formulir berikut:

Di sinilah Anda dapat menghapus kategori standar yang tidak perlu dan membuat kategori khusus yang mencerminkan kebutuhan Anda. Sebagai contoh:

• RAM
• Taktik
• Strategi

Untuk kenyamanan meninjau daftar kategori, yang selalu ditampilkan dalam urutan abjad, akan berguna untuk menggunakan angka dalam nama kategori. Sebagai contoh:

1_Operasi, 1_Taktik, 1_Strategi
2_Orang_Ivanov, 2_Orang_Petrov….,
3_Projects_Promstroymash,… dll.

Tetap hanya untuk menambahkan bahwa jika Anda perlu "mengategorikan" sekelompok besar tugas yang terakumulasi, cukup dengan memilih yang diperlukan dalam daftar dengan mouse (sambil menahan tombol Ctrl), lalu pilih "Kategori" item dalam menu konteks (tombol kanan mouse). Kategori yang dipilih dalam menu pop-up kategori akan ditetapkan ke semua tugas yang dipilih. Setelah itu, daftar tugas kita akan terlihat seperti ini:

Mengelompokkan tugas berdasarkan kategori

Sekarang, untuk mengurutkan tugas berdasarkan cakrawala perencanaan, Anda dapat mengaktifkan pengurutan berdasarkan kategori dengan mengklik nama kolom yang sesuai. Namun, ini belum memberikan gambaran umum yang nyaman, dan juga menghalangi kita dari kemampuan untuk mengurutkan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Untuk menghindari masalah ini, kami menggunakan kemungkinan pengelompokan tugas menurut karakteristik tertentu. Untuk ini, Anda perlu:

1. Panggil menu konteks, seperti yang ditunjukkan pada gambar.
2. Pilih "Ubah Tampilan Saat Ini".
3. Di jendela yang muncul, klik tombol « pengelompokan»

4. Jendela berikut akan muncul:

Di sini Anda perlu di jendela " Kelompokkan item berdasarkan bidang» pilih barang « Kategori».

Sekarang jika Anda mengklik Oke dan kembali ke daftar tugas asli, Anda akan melihat bahwa itu telah berubah.

Sekarang daftar tugas terlihat seperti:

Itu. semua tugas dalam folder dibagi ke dalam kelompok-kelompok sesuai dengan kategori yang ditetapkan untuk tugas-tugas ini. Ini berarti bahwa kita mendapat kesempatan untuk melihat tugas-tugas yang sesuai dengan cakrawala waktu yang kita minati saat ini:

Adalah logis bahwa tugas yang jatuh tempo lebih awal harus lebih tinggi (di bagian atas daftar) agar lebih dekat dengan pusat perhatian kita. Selain itu, Anda dapat memperkenalkan sistem simbol klasifikasi yang ditambahkan ke awal nama tugas dan mengurutkannya.

Misalnya, karakter ini mungkin A B C D– huruf yang sesuai dengan elemen, di mana tugas didistribusikan berdasarkan kepentingan dan urgensi ke dalam empat kategori. Itu juga bisa berupa pengklasifikasi proyek, nama pelaksana untuk tugas yang didelegasikan, dll.

Dalam hal ini, metode penyortiran yang berbeda mungkin bertentangan satu sama lain. Tetapi tidak ada yang repot-repot mengubah ikhtisar sesuai kebutuhan sesuai dengan situasi - berdasarkan tanggal, berdasarkan urgensi-pentingnya, berdasarkan pengklasifikasi (dalam urutan abjad), dll. Pendekatan umum untuk memecahkan masalah ini diberikan dalam subbagian berikutnya.

Menyiapkan tampilan khusus

MS Outlook menyediakan opsi yang cukup nyaman untuk membuat berbagai tampilan daftar tugas. Setiap tampilan adalah seperangkat aturan tertentu untuk memilih tugas dan aturan untuk tampilannya, nyaman dalam situasi yang berbeda.

Untuk menyesuaikan tampilan yang ada, atau membuat yang baru, Anda harus memilih item "Tampilan" di menu utama program, dan memilih "Tampilan Saat Ini" dari menu tarik-turun. Dengan memilih salah satu tampilan yang disediakan dalam daftar, Anda menentukan bagaimana Anda ingin melihat daftar tugas - misalnya, semua tugas dikelompokkan berdasarkan kategori, atau hanya tugas yang diselesaikan, dll.

Item Tentukan Tampilan mendefinisikan tampilan baru; "Ubah tampilan saat ini" - memungkinkan Anda untuk menyesuaikan yang sudah ada. Ketika dipilih, jendela berikut akan muncul:

Pertimbangkan kemungkinan menu ini:

bidang. Anda dapat memilih bidang tugas mana yang akan ditampilkan dalam tampilan kustom. Sederhananya, kolom mana yang akan ada dalam daftar tugas.

Anda hanya perlu memilih bidang dari kolom kiri dan klik " Menambahkan->» tambahkan mereka ke daftar bidang yang ditampilkan di sebelah kanan. Ini adalah fitur yang sangat nyaman, karena dalam situasi yang berbeda penting bagi kita untuk melihat parameter tugas yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menghapus bidang "Ditugaskan oleh" untuk mewakili tugas Anda sendiri, dan sebaliknya, menambahkannya ke tampilan untuk menampilkan tugas yang didelegasikan.

pengelompokan. Menggunakan contoh pengelompokan berdasarkan kategori, fungsi ini dijelaskan di atas. Anda dapat mengelompokkan berdasarkan bidang apa pun. Misalnya, dalam tampilan "Tugas yang didelegasikan", adalah logis untuk mengonfigurasi pengelompokan menurut bidang "Kontraktor".

Penyortiran- Anda dapat mengurutkan tugas dalam grup sesuai dengan kriteria yang berbeda. Misalnya, berdasarkan topik, berdasarkan tanggal jatuh tempo, berdasarkan tingkat kepentingan, dll. Selain itu, pengurutan, seperti pengelompokan, dapat disarangkan. Misalnya, tugas dapat diurutkan pertama berdasarkan topik dan kemudian berdasarkan tanggal.

Pilihan– memungkinkan Anda untuk menampilkan dalam tampilan hanya tugas yang memenuhi atribut tertentu. Misalnya, ini penting ketika kita ingin melihat pada saat yang sama hanya daftar tugas yang termasuk dalam kategori yang sama, atau berisi topik hanya simbol tertentu, atau hanya simbol yang memiliki tanggal jatuh tempo hari ini (pilihan ini sesuai untuk tampilan yang terkait dengan perencanaan operasional).

Pengaturan lainnya– memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tampilan tabel dengan tugas. Ubah font, gaya garis, aktifkan bidang tampilan tugas (ketika Anda tidak perlu mengklik dua kali pada tugas untuk melihat isinya, tetapi cukup pilih tugas dengan mengkliknya dengan mouse).

Format Otomatis– memungkinkan Anda untuk mengatur format tampilan teks untuk tugas yang parameternya memenuhi kondisi tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat semua tugas penting (yang memiliki tanda yang sesuai) muncul dalam huruf tebal dan merah.

Sekarang mari kita lihat fitur yang berguna ini dengan sebuah contoh.. Katakanlah kita ingin membuat ikhtisar tujuan strategis yang memungkinkan kita untuk "merenungkan" perencanaan jangka panjang tanpa terganggu oleh hal-hal kecil saat ini. Untuk melakukan ini, dalam tampilan, Anda hanya perlu menampilkan tugas dari kategori "Strategi", mengurutkannya berdasarkan kepentingannya. Ini juga akan berguna untuk menampilkan tugas yang paling penting dalam warna merah tebal.

Untuk menampilkan hanya tugas yang terkait dengan cakrawala perencanaan strategis, mis. milik kategori "Strategi", Anda perlu mengatur filter berdasarkan kategori dalam tampilan.

Mari kita buat tampilan baru. Untuk melakukan ini, item menu "Lihat" - "Tampilan Saat Ini", Anda harus memilih item "Tentukan Tampilan".

Jendela berikut akan muncul -

Tombol di sisi kanan jendela memberi kita kemampuan untuk memanipulasi tampilan yang ada atau membuat yang baru. Klik tombol "Buat...". Jendela pembuatan tampilan awal terlihat seperti

Di sini Anda perlu menentukan nama tampilan (dalam kasus kami, "Strategi", atau "Hanya Strategi", atau apa pun yang diinginkan pembaca). Dalam contoh kita, kita akan memilih "Tabel" sebagai jenis presentasi. Dan centang kotak di sebelah "di semua folder" Tugas "".

Selanjutnya, sebuah jendela muncul, yang kami jelaskan secara rinci di atas - ini disebut "Lihat Detail". Di sinilah kami mengimplementasikan tampilan dengan parameter yang dijelaskan di atas. Jadi, untuk menerapkan seleksi berdasarkan kategori, pilih item "Seleksi" di menu "Lihat Detail". Sebuah jendela baru muncul untuk kita -

Pada tab "Tugas" yang terbuka, Anda dapat mengonfigurasi pemfilteran berdasarkan beberapa teks, yang terdapat di bidang subjek tugas atau catatan tugas ini. Di sini Anda juga dapat memfilter menurut penerima dan pengirim tugas, berdasarkan statusnya (misalnya, selesai atau tidak) dan tenggat waktu (misalnya, Anda dapat memilih tugas dengan tenggat waktu sebelum atau setelah tanggal tertentu).

Namun, kita perlu membuat pilihan sesuai dengan kategori " Strategi". Pemilihan berdasarkan kategori diimplementasikan pada tab " Kondisi lain» –

Sekarang Anda dapat memilih satu atau lebih kategori yang akan dipilih dan ditampilkan dalam tampilan yang sedang kita buat dengan mengklik tombol "Kategori".

Sekarang hanya tugas dari kategori Strategi yang dipilih dalam pandangan kami, mereka diurutkan berdasarkan kepentingannya. Tetap memastikan bahwa tugas-tugas penting disorot dalam huruf tebal merah.

Untuk melakukan ini, di "informasi tentang tampilan" klik tombol "Format Otomatis". Jendela baru lainnya untuk kami muncul, yang sudah berisi beberapa aturan standar untuk tugas pemformatan otomatis -

Di sini kita dapat membuat aturan pemformatan otomatis baru untuk tampilan kita, atau menghapus yang lama dan mengeditnya. Tambahkan aturan baru (tombol "Tambah").

Di sini kita akan menetapkan nama untuk aturan kita dan memilih font yang akan digunakan untuk menampilkan tugas yang memenuhi ketentuan yang juga harus kita atur. Jendela untuk mengatur parameter font adalah standar dan kami tidak akan menampilkannya. Kondisi pemformatan otomatis diatur di jendela yang sudah kita kenal:

Anda perlu memilih tugas berdasarkan tingkat kepentingannya, jadi Anda perlu mencentang kotak "Importance of elements" dan memilih tingkat kepentingan yang tinggi dari daftar. Sekarang representasi kami memenuhi kondisi yang ditetapkan untuk contoh.

Sekarang jika kita ingin menganalisis tujuan strategis kita, kita hanya perlu mengaktifkan tampilan ini di menu "Tampilan / Tampilan Saat Ini". Gambaran umum tujuan strategis yang dihasilkan akan terlihat seperti ini:

Implementasi konteks "kairos" menggunakan kategori

Perencanaan kontekstual dibahas secara rinci dalam artikel oleh Gleb Arkhangelsky. Singkatnya, esensi dari pendekatan ini terletak pada kenyataan bahwa tugas-tugas "melekat" bukan pada waktu pelaksanaan yang sulit, seperti dalam perencanaan keras klasik, tetapi pada "kairos" tertentu (waktu yang tepat, istilahnya adalah bahasa Yunani kuno) , atau "konteks", satu set keadaan, kondusif untuk tugas.

Contoh konteks:

• tempat: toko alat tulis, kantor, rumah, layanan mobil;
• rakyat: rekan kerja, bos, bawahan, teman, kerabat;
• keadaan:"setelah mempertahankan disertasi", "ketika bos dalam suasana hati yang baik";
• menyatakan: “saat ingin bekerja”, “saat tidak ingin bekerja”, “saat inspirasi datang”;
• dll.- Konteksnya sangat berbeda.

Pendekatan kami memungkinkan kami untuk menerapkan perencanaan kontekstual berdasarkan bagian "Tugas" di MS Outlook. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat kategori baru yang sesuai dengan konteks yang dipilih dengan cara di atas. Daftar konteks dapat berubah tergantung pada situasinya, hal utama adalah tidak memiliki terlalu banyak sekaligus - dengan cara ini Anda dapat membebani perhatian Anda dan sistem akan sulit digunakan.

Konteksnya dapat dikaitkan dengan kegiatan tertentu, seperti Surat. Pendekatan ini memudahkan untuk melihat surat mana yang perlu ditulis dengan mengalokasikan waktu dalam rencana harian untuk bekerja dengan surat.

Seperti disebutkan di atas, tugas yang sama dapat termasuk dalam beberapa kategori sekaligus. Itu. dalam "daftar tugas" kami, tugas akan ditempatkan dalam grup dari semua kategori yang dimilikinya. Ini sangat nyaman, karena satu dan tugas yang sama dapat dilihat "dari sudut yang berbeda", untuk melihatnya "dari tempat yang berbeda".

Misalnya, tugas "Menulis surat kepada Ivanov", di satu sisi, adalah tugas urgensi operasional, dan di sisi lain, itu adalah tugas yang terkait dengan konteks "Surat". Dengan demikian, "terlihat" baik dari gambaran surat-surat yang akan ditulis maupun dari gambaran semua tugas operasional yang akan datang. Tugas yang sama dapat "terlihat" dari konteks Orang, dari konteks "Ketika Anda ingin bekerja" (misalnya, sebuah surat sangat "padat energi"), dll.

Ingatlah bahwa untuk menetapkan beberapa kategori ke tugas sekaligus, Anda perlu mengklik tombol “ Kategori» saat mengatur parameter tugas, tentukan kategori yang sesuai dengan menandainya dengan tanda centang dalam daftar.

Sekarang daftar tugas terlihat seperti:

Perencanaan MSV jangka panjang

Beberapa kata harus dikatakan tentang bagaimana tugas akan beredar dalam cakrawala perencanaan. Ingat esensi dari metode penataan perhatian: ketika mendekati "kairos", waktu yang menguntungkan untuk menyelesaikan tugas, "pengingat" tentang hal itu harus mendekati pusat, fokus perhatian Anda. Hal ini berlaku baik di tingkat operasional (misalnya, fokus perhatian adalah bagian merah teratas dari daftar tugas) dan di tingkat strategis (pendekatan tugas ke fokus perhatian adalah pergerakan mereka dari strategis dan bagian taktis hingga operasional).

Ada dua cara untuk menggeser tugas lebih dekat ke pusat perhatian, misalnya, dari cakrawala strategis ke taktis, atau dari taktis ke operasional:

1. Buka kedua grup dan pindahkan tugas dari satu grup ke grup lainnya. Dengan demikian, itu akan menghilang dari satu kategori dan muncul di kategori lain. Ini tidak selalu nyaman, karena. tugas dari cakrawala taktis mungkin berisi beberapa subtugas operasional. Pendekatan ini hanya dapat digunakan untuk bersuku kata satu tugas - membutuhkan eksekusi satu kali (yaitu paling sering ketika mentransfer tugas dari taktis ke cakrawala operasional).
2. Buka tugas di tingkat perencanaan yang lebih tinggi dan tambahkan ke kategori tingkat yang lebih dekat. Pada saat yang sama, itu akan tercermin di kedua kelompok - yaitu. tugas taktis akan tercermin pada cakrawala operasional, tetap pada tugas taktis juga. Ini penting ketika tugas gabungan, dan berfungsi baik saat berpindah dari strategi ke taktik, dan saat beralih dari taktik ke operasi.

Interaksi perencanaan yang fleksibel dan kaku

Penjadwalan kontekstual yang fleksibel tidak membatalkan penjadwalan keras klasik yang dilakukan di bagian "Kalender". Ini adalah pendekatan pelengkap, dan cukup mudah untuk menerapkan interaksi mereka di Outlook. Bagian "Kalender" untuk ini mungkin terlihat seperti ini:

Bidang janji temu dapat dikonfigurasi dengan berbagai cara - misalnya, sehingga tidak ditampilkan satu hari, tetapi seluruh minggu kerja. Bidang tugas dapat dikonfigurasi dengan cara yang sama seperti kami mengonfigurasi bagian Tugas - atur pemfilteran otomatis, pengelompokan, penyortiran, dll. Untuk pengaturan ini, cukup klik kanan pada bidang "Bilah Tugas" dan pilih "Ubah tampilan saat ini". Misalnya, pada gambar berikut, tugas operasional dengan prioritas tinggi ditempatkan paling dekat dengan fokus perhatian, yaitu. dalam pengaturan tampilan, tanda-tanda "Kelompokkan: berdasarkan kategori", "Urutkan: berdasarkan prioritas", "Format otomatis: prioritas - dalam font besar merah" diatur.

Bidang kiri pada gambar ini adalah tampilan kalender "Minggu" (diaktifkan dengan tombol dengan nama yang sama di panel atas). Jika Anda lebih nyaman dengan kisi waktu (kolom - hari, baris - jam), maka Anda perlu mengaktifkan tampilan "Pekan kerja".

Jadi, dalam tampilan "Kalender" dengan bidang tugas ditambahkan ke kanan, kami mendapatkan gambaran umum tentang "sumbu waktu" dengan tugas-tugas sulit dan gambaran umum tugas-tugas "lunak", yang diurutkan dengan cara yang nyaman bagi kami menggunakan ideologi perencanaan kontekstual dan penataan perhatian.

Pada saat yang sama, kita dapat mengikat tugas fleksibel ke waktu yang tepat hanya dengan menyeretnya dari bidang kanan ke bidang kiri. Janji temu yang sesuai dibuat secara otomatis. Beberapa tugas itu sendiri pada titik tertentu memerlukan perubahan menjadi rapat (tugas "Kita perlu menyepakati laporan proyek X dengan Ivanov" berubah menjadi rapat "Ivanov: proyek X: Jumat, 17:00-19:00). Sangat berguna untuk mengubah beberapa tugas menjadi pertemuan yang sulit untuk motivasi diri dan tujuan penganggaran waktu.

Perhatikan bahwa Anda tidak hanya dapat mentransfer tugas, tetapi juga seluruh kategori tugas ke sumbu waktu - dalam hal ini, satu rapat dibuat, di bidang komentar yang berisi informasi dari semua tugas kategori tersebut. Contoh penggunaan fitur ini adalah mengubah kategori "Pemikiran untuk pertemuan berikutnya" menjadi janji "Rapat: Rabu 14:00", yang berisi "dalam" semua pemikiran ini.

"Pembalikan", mengubah rapat menjadi tugas, juga dimungkinkan - misalnya, pertemuan dengan Ivanov, yang dijadwalkan Jumat pukul 17:00, dipindahkan ke kairos "setelah pameran". Rapat dapat diseret ke panel kanan, misalnya, ke kategori "RAM", dan/atau "Projects_Exhibition", dan/atau "People_Ivanov".
Perhatikan bahwa kategori ditetapkan untuk tugas dan janji - kumpulan kategori adalah sama, dan saat Anda menyeret tugas ke janji dan sebaliknya, kategori dipertahankan. Ini bisa berguna saat menggunakan bentuk lain dari tampilan Kalender selain kisi waktu. Misalnya, jika Anda mengatur folder Kalender ke tampilan Kategori, Anda akan melihat semua janji temu yang lalu dan yang akan datang diurutkan menurut kategori. Tampilan ini sangat nyaman saat mempertahankan pengaturan waktu di bagian "Kalender", yang akan dibahas dalam artikel terpisah.

Agar tugas yang diseret ditugaskan ke waktu yang kita butuhkan, waktu ini harus dialokasikan sebelum menyeret. Misalnya, kita ingin menyelesaikan (atau sudah menyelesaikan) tugas "Menyiapkan presentasi dalam PP" dari pukul 11.00 hingga 12.00.

Untuk mencerminkan ini di kalender kita, kita perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

• Pilih periode waktu yang sesuai

• Pindahkan tugas kepadanya. Ini akan memunculkan jendela tampilan:

Pengalihan tugas seperti itu ke sumbu waktu, seperti yang telah disebutkan, dapat berkontribusi pada motivasi diri dan penganggaran waktu yang efektif. Secara umum, penekanan dalam penggunaan panel "keras" dan "lunak" (rapat dan tugas) dapat ditempatkan berdasarkan keadaan "internal" dan "eksternal" Anda. Misalnya, tergantung pada psikotipe Anda - kecenderungan untuk merencanakan atau spontanitas. Tergantung pada spesifik aktivitas, misalnya, Anda mungkin memiliki banyak pertemuan terjadwal "keras" dengan klien - atau sebaliknya, banyak pekerjaan kreatif yang sangat bergantung pada "kairos" internal dan tidak memungkinkan perencanaan yang sulit .

Mengarsipkan tugas yang telah selesai

Untuk menyederhanakan dan memfasilitasi peninjauan, perlu untuk menyingkirkan tugas yang terpenuhi tepat waktu. Pada saat yang sama, tidak diinginkan untuk menghapus tugas yang sudah selesai - parameternya dan fakta penyelesaiannya mungkin diperlukan di masa depan.

Untuk memisahkan tugas yang telah selesai, Anda dapat, misalnya, membuat kategori "Selesai" dan menetapkannya ke tugas yang diselesaikan dengan mengatur pengelompokan yang sesuai (sebagai contoh, lihat gambar di bagian "Menerapkan konteks kairos menggunakan kategori").

Cara lain adalah dengan mengatur tampilan kolom “Selesai” dan pemfilteran otomatis berdasarkan penyelesaian di pengaturan tampilan. Kemudian, setelah menyelesaikan tugas, Anda cukup "mengoptimalkannya" di bidang "Selesai", setelah itu, berkat pemfilteran otomatis, tugas tidak akan terlihat lagi.

Selama pembersihan sistem berikutnya, cukup pergi ke tampilan "Daftar Sederhana" standar, di mana semua tugas yang diselesaikan akan terlihat (judulnya ditampilkan dalam font "dicoret"), pilih semua tugas ini dan transfer ke beberapa folder arsip. Dalam hal ini, kategori tugas akan dipertahankan, mis. akan mungkin untuk memasukkan representasi yang nyaman dalam arsip dan, jika perlu, akan mudah untuk menemukan tugas yang dikerjakan yang diperlukan untuk satu tujuan atau lainnya.

Kesimpulan

Kami telah menjelaskan hanya satu "bata" kecil dari topik besar dan kompleks dalam membangun manajemen waktu pribadi di MS Outlook. Dalam artikel berikut, aspek lain dari organisasi elektronik yang efektif dari pekerjaan pribadi akan diungkapkan. Contoh rencana untuk artikel berikut:

• Ketepatan waktu dan analitik pribadi di Outlook
• Kelola proyek pribadi di Outlook dan Excel
• Lemari arsip kreatif di Outlook
• Sinkronisasi sistem Outlook dengan PDA (Pocket Computer).
• Kerja tim di Outlook

Hal penting adalah kombinasi optimal dari berbagai "blok bangunan" dalam pembentukan sistem TM pribadi, yang paling "dipertajam" untuk psikotipe Anda dan spesifik aktivitas Anda. Masalah ini diselesaikan dengan berkonsultasi dalam kerangka kursus. Dalam artikel kami memberikan algoritme paling terperinci untuk "mengotomatiskan" manajemen waktu pribadi, tetapi "menjahit" yang sebenarnya hanya dapat dicapai dengan bekerja dengan pelatih pribadi yang membantu Anda memilih elemen sistem yang paling tepat dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.

Alexander Miskaryan, 2004 Penyuntingan: Gleb Arkhangelsky, .

Diperbolehkan tanpa persetujuan tambahan dengan penulis untuk menerbitkan dalam publikasi online gratis, dengan tetap menjaga integritas teks, termasuk pemberitahuan ini, dan hyperlink yang berfungsi. Publikasi dalam publikasi online berbayar dan media kertas memerlukan persetujuan dengan penulis.

Tugas adalah penugasan yang bersifat pribadi atau resmi yang pelaksanaannya dapat ditelusuri. Tugas bisa satu kali atau berulang. Pengulangan tugas terjadi secara berkala atau tergantung pada tanggal pelaksanaannya. Misalnya, tugasnya adalah mengirim laporan ke manajer pada hari Jumat terakhir setiap bulan atau kunjungan ke penata rambut satu bulan setelah potong rambut sebelumnya.

Pesanan

Selain tugas pribadi, Anda dapat membuat tugas yang diberikan kepada pengguna lain. Untuk menetapkan tugas, kirim tugas. Pengguna yang menerima tugas menjadi pemilik sementara tugas tersebut. Dia dapat menerima, menolak, atau mendelegasikan tugas kepada orang lain. Jika ditolak, tugas dikembalikan ke pengguna yang menetapkannya. Untuk mengembalikan hak pemilik tugas, itu harus dikembalikan ke daftar tugas. Jika tugas diterima, pengguna yang menerimanya menjadi pemilik tetap. Jika dia mendelegasikan tugas, pengguna yang didelegasikan menjadi pemilik tugas.

Hanya pemilik yang dapat mengedit tugas. Saat tugas diperbarui oleh pemilik, semua salinan tugas diperbarui di Microsoft Outlook: salinan pengguna yang mengirim tugas pertama, serta salinan semua pemilik sebelumnya. Setelah tugas diselesaikan oleh pemilik, pengguna yang menetapkan tugas terlebih dahulu, semua pemilik tugas sebelumnya, dan semua orang yang meminta laporan, dikirimi laporan status.

Jika tugas ditetapkan ke beberapa pengguna pada saat yang sama, menjadi tidak mungkin untuk menyimpan salinan yang diperbarui dalam daftar tugas. Untuk menetapkan satu proyek ke beberapa pengguna dan tetap melacak kemajuannya, bagi pekerjaan menjadi serangkaian tugas dan tetapkan satu per satu. Misalnya, untuk menugaskan tiga orang untuk menulis laporan, buat tiga tugas bernama "Laporan: Kompilator 1", "Laporan: Kompilator 2", dan "Laporan: Kompilator 3". Mari kita mulai membuat tugas dari awal.

1. Arahkan ke perintah Baru pada menu File dan pilih perintah Tugas.
2. Di bidang Subjek, masukkan nama untuk tugas tersebut.
3. Di bidang lain pada tab Tugas dan Detail, masukkan informasi yang ingin Anda rekam untuk tugas ini.
4. Untuk membuat tugas berulang, klik tombol Pengulangan, pilih seberapa sering tugas berulang (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan), dan lakukan salah satu hal berikut:
   • mengatur tugas untuk diulang secara berkala - atur parameter untuk frekuensi pengulangan. Untuk mengulangi tugas secara berkala, jangan pilih sakelar Setel tugas baru setelah;
   • atur tugas untuk diulang berdasarkan tanggal jatuh tempo - pilih sakelar Atur tugas baru setelah dan masukkan nilai frekuensi pengulangan di bidang.
5. Secara opsional, tetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk tugas tersebut.
6. Klik tombol OK, lalu tombol Simpan dan Tutup.

Untuk membuat tugas berdasarkan tugas yang sudah ada, selesaikan langkah-langkah berikut.

1. Pilih tugas yang ingin Anda salin dari daftar tugas.
2. Dari menu Edit, pilih Salin. Jika perintah Salin tidak tersedia, klik tanda centang di kolom Tugas dan coba lagi.
3. Dari menu Edit, pilih Tempel.
4. Jika perlu, buka tugas dan ubah pengaturannya.

Ganti nama tugas

Di daftar tugas (ditampilkan di folder Tugas dan di bilah tugas di kalender), klik nama tugas yang ingin Anda ubah. Ketik nama baru dan tekan tombol Enter. Jika tugas tersebut adalah tugas yang berulang, salinan tugas yang telah diselesaikan akan tetap menggunakan nama yang sama.

Ubah status tugas dan persen selesai

Buka tugas yang ingin Anda ubah statusnya atau persentasenya selesai. Masukkan informasi yang diperlukan di bidang "Status" dan "Selesai, %". Membuat tugas menjadi pribadi Buka tugas yang ingin Anda buat tidak terlihat oleh pengguna lain. Centang kotak Pribadi di sudut kanan bawah.

Menandai tugas sebagai selesai

Buka tugas yang ingin Anda tandai sebagai selesai dan masukkan 100% di bidang Selesai %. Jika bidang "Selesai" ditampilkan dalam daftar tugas (sebagai kotak centang di tajuk kolom), maka untuk menandai tugas sebagai selesai, cukup centang kotak di bidang ini. Jika bidang Status ditampilkan dalam daftar tugas, pilih Selesai dari daftar.

Ubah urutan tampilan tugas

• Urutkan semua tugas dalam daftar
  1. Di bagian Tugas, urutkan daftar.
  2. Pada menu Tampilan, pilih Susun Menurut, lalu Tampilan Saat Ini, lalu Ubah Tampilan Saat Ini.
  3. Klik tombol Urutkan.
  4. Dalam grup Urutkan Item Menurut Bidang, pilih bidang yang ingin Anda urutkan. Jika bidang yang diperlukan tidak ada dalam grup Urutkan Item Menurut Bidang, pilih kumpulan bidang yang berbeda dari daftar Bidang untuk Diurutkan. (Jika Anda mengurutkan menurut bidang yang sama dengan pengelompokan, header grup akan diurutkan, bukan item dalam grup. Untuk mengurutkan konten grup, pilih bidang dalam daftar bidang Urutkan item menurut yang berbeda dari yang dipilih dalam daftar item Kelompokkan menurut bidang.)
  5. Pilih urutan urut Ascending atau Descending.
  6. Untuk mengurutkan menurut bidang tambahan, pilih bidang tersebut dalam daftar bidang Kemudian menurut. Dalam Tampilan Tabel, Anda dapat mengurutkan menurut kolom dengan mengklik judul kolom.
• Pindahkan tugas individu ke atas atau ke bawah daftar tugas
  1. Di bawah Tugas, pada menu Tampilan, pilih Susun Menurut, Tampilan Saat Ini, lalu Ubah Tampilan Saat Ini.
  2. Tekan tombol "Grup", "Hapus Semua" secara berurutan, lalu tombol "OK".
  3. Tekan tombol Sortir, Hapus Semua, lalu tombol OK secara berurutan.
  4. Seret tugas ke atas atau ke bawah dalam daftar tugas menggunakan panduan.
  5. Untuk menyimpan urutan ini untuk penggunaan default, pada menu Tindakan, pilih Simpan Urutan Tugas. Tugas yang tidak disortir dan tidak dikelompokkan dapat dipindahkan ke atas dan ke bawah dalam daftar tugas di kalender.
• Tetapkan pentingnya tugas
  1. Untuk mengurutkan tugas menurut tingkat kepentingannya, Anda harus menentukan tingkat kepentingan setiap tugas. Secara default, tugas memiliki tingkat kepentingan normal. Itu bisa diubah menjadi rendah atau tinggi.
  2. Buka tugas yang kepentingannya ingin Anda ubah.
  3. Dalam daftar Pentingnya, klik tingkat keparahan yang sesuai.
  4. Setelah menyelesaikan tugas penting, kembali ke daftar tugas dan urutkan berdasarkan kepentingan menggunakan prosedur pertama di bagian ini.

Catat waktu yang telah berlalu untuk suatu tugas

1. Buka tugas di mana biaya waktu yang direncanakan dan aktual dicatat.
2. Klik tab Detail.
3. Masukkan biaya waktu yang direncanakan di bidang "Cakupan pekerjaan" dan biaya waktu aktual di bidang "Yang benar-benar dihabiskan".

Menjadwalkan waktu penyelesaian tugas di kalender

1. Seret tugas yang ingin Anda jadwalkan waktunya dari folder Tugas ke tombol Kalender di Panel Navigasi.
2. Pada tab Janji Temu, pilih opsi yang Anda inginkan.

Kirim laporan status tugas

1. Buka tugas yang ingin Anda kirimi laporan status.
2. Dari menu Tindakan, pilih Kirim laporan status tugas.
3. Masukkan nama penerima di bidang Kepada, Cc, dan Bcc.
4. Jika tugas diberikan kepada Anda, bidang ini akan otomatis terisi dengan nama anggota daftar pembaruan.
5. Klik tombol Kirim.

Setel atau hapus peringatan untuk suatu tugas

• Setel atau hapus pengingat untuk tugas individu
  1. Buka tugas yang ingin Anda atur atau hapus peringatannya.
  2. Pilih atau kosongkan kotak centang Peringatan. Saat mengatur peringatan, tanggal dan waktu juga dapat diatur.
  3. Jika peringatan diaktifkan tetapi tidak ada waktu yang disetel, waktu peringatan default akan digunakan. Untuk mengatur waktu peringatan default, Pilih waktu di bidang Waktu Peringatan.
• Setel atau hapus peringatan untuk semua tugas baru dengan batas waktu tertentu
  1. Pilih Opsi dari menu Alat.
  2. Pilih atau kosongkan kotak centang Setel peringatan tanggal jatuh tempo. Saat menetapkan tugas dengan peringatan ke pengguna lain, peringatan dinonaktifkan sehingga pengguna yang diberi tugas dapat mengatur peringatan itu sendiri.

Tetapkan tanggal jatuh tempo dan tanggal mulai untuk tugas

1. Buka tugas yang tanggal mulai dan tanggal berakhirnya ditetapkan.
2. Masukkan tanggal jatuh tempo untuk menyelesaikan tugas di bidang Tanggal jatuh tempo.
3. Masukkan tanggal mulai untuk tugas di bidang Tanggal Mulai.
4. Untuk mengatur ulang tanggal mulai tanpa mengubah tanggal akhir, ketik Tidak di bidang Tanggal Mulai dan tekan Enter. Kemudian klik lagi bidang Tanggal Mulai dan masukkan tanggal mulai yang baru.

Jika Anda menyetel tanggal jatuh tempo ke tanggal yang tidak mengikuti pola pengulangan normal untuk tugas tersebut (misalnya, tanggal yang diberikan adalah Jumat, tetapi tugas berulang setiap Kamis), tugas baru akan muncul di daftar tugas yang mewakili pengecualian. Tugas baru tidak akan berulang, tidak seperti tugas awal, yang akan berulang sesuai petunjuk.

Mengubah pesan menjadi tugas

1. Di Panel Navigasi, seret pesan yang ingin Anda konversi ke tombol Tugas.
2. Anda dapat mengonversi elemen jenis apa pun ke jenis lain dengan menyeretnya ke tombol folder di Panel Navigasi.

Menerima atau menolak tugas tugas

1. Buka tugas atau tugas.
2. Klik tombol "Terima" atau "Tolak".
3. Pilih Edit balasan sebelum memposting (ketik komentar pada postingan dan klik tombol Kirim) atau tombol radio Kirim balasan sekarang.

Menetapkan tugas ke pengguna lain

• Tugas tugas pertama
  1. Untuk membuat tugas baru, pilih perintah Baru dari menu File, lalu perintah Tugas. Untuk menetapkan tugas yang ada, buka di daftar tugas dan klik tombol Tetapkan Tugas.
  2. Untuk memilih nama dari daftar, klik tombol "Kepada".
  3. Di tugas baru, masukkan nama di bidang Subjek. (Dalam masalah yang ada, bidang Subjek sudah diisi.)
  4. Pilih tanggal jatuh tempo dan opsi status yang diperlukan.
  5. Untuk membuat tugas berulang, pilih Perulangan dari menu Tindakan, atur opsi yang diperlukan, dan klik OK.
  6. Masukkan instruksi dan informasi yang diperlukan tentang tugas di kotak teks tugas.
  7. Klik tombol Kirim. Saat Anda menetapkan tugas berulang, salinan tugas akan tetap ada di daftar tugas, tetapi tidak akan diperbarui. Jika kotak centang Kirimi saya laporan status tentang penyelesaian tugas dipilih, laporan status akan dikirimkan kepada saya setelah setiap kemunculan tugas selesai.
• Penugasan kembali tugas setelah tugas ditolak oleh penerima
  1. Buka tugas yang ditolak dalam daftar tugas.
  2. Di bidang Kepada, masukkan nama orang yang ingin Anda beri tugas.
  3. Klik tombol Kirim.
• Menugaskan kembali tugas yang diberikan kepada Anda
  1. Buka pesan yang berisi tugas.
  2. Pilih Tetapkan Tugas dari menu Tindakan.
  3. Di bidang Kepada, masukkan nama orang yang ingin Anda beri tugas.
  4. Centang atau hapus centang Simpan salinan tugas ini yang diperbarui dalam daftar tugas dan Kirimi saya laporan status saat tugas selesai.
  5. Klik tombol Kirim.

Kirim catatan ke tugas yang diberikan

1. Buka tugas yang ditetapkan yang ingin Anda kirimi catatan.
2. Dari menu Tindakan, pilih Balas atau Balas Semua.
3. Masukkan catatan di bidang teks pesan.
4. Klik tombol Kirim.

Mengembalikan hak pemilik tugas yang ditolak

1. Buka pesan yang berisi pesanan yang ditolak.
2. Dari menu Tindakan, pilih Kembali ke Daftar Tugas.

Lacak kemajuan dan informasi penagihan

1. Meneruskan tugas untuk dilacak oleh pengguna lain.
2. Buka tugas yang ingin Anda kirimkan.
3. Pilih Teruskan dari menu Tindakan.
4. Masukkan nama penerima di bidang Kepada dan Cc.
5. Jika perlu, masukkan pesan di kotak teks tugas.
6. Untuk mengirim salinan beberapa tugas, seret tugas tambahan dari daftar tugas ke kotak teks tugas yang diteruskan.
7. Klik tombol Kirim.

Melacak Tugas yang Ditugaskan

• Secara otomatis menyimpan salinan tugas yang diberikan kepada Anda dan menerima laporan status
  1. Pilih Opsi dari menu Alat.
  2. Klik tombol Opsi Tugas.
  3. Pilih kotak centang Pertahankan salinan tugas yang ditetapkan dalam daftar tugas yang diperbarui.
  4. Pilih kotak centang Kirim laporan setelah tugas yang ditetapkan selesai.
• Lihat tugas yang telah Anda tetapkan ke pengguna lain
  1. Klik tombol "Tugas".
  2. Pada menu Tampilan, pilih Susun Menurut, Tampilan Saat Ini, lalu Tujuan.
• Lihat daftar pengguna yang terus memperbarui salinan tugas yang didelegasikan
  1. Buka tugas yang ditetapkan yang ingin Anda lihat daftar pembaruannya.
  2. Pada tab Detail, baca nama dalam daftar Perbarui untuk.

Rekam jarak, organisasi, dan informasi penagihan lainnya untuk suatu tugas

1. Buka tugas yang informasi pembayarannya sedang ditulis.
2. Buka tab Detail.
3. Masukkan informasi yang diperlukan di bidang "Lingkup Pekerjaan", "Jarak", "Pengeluaran dan Organisasi".

Tugas berulang

Hanya pemilik tugas yang dapat menjadikannya tugas berulang.

1. Buka tugas yang ingin Anda buat berulang.
2. Pilih seberapa sering tugas akan berulang (Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan).
3. Untuk mengatur hari dan waktu pengulangan tugas, lakukan salah satu hal berikut:
   • ulangi tugas secara berkala - Pilih opsi apa pun di sisi kanan grup "Ulangi", kecuali untuk nilainya Tetapkan tugas baru setelahnya;
   • tugas berulang berdasarkan tanggal jatuh tempo - Pilih tombol Atur tugas baru setelah tombol radio dan masukkan interval pengulangan di bidang.
4. Pilih tanggal mulai dan berakhir untuk tugas tersebut.

Tugas berulang muncul satu per satu dalam daftar tugas. Setelah satu salinan tugas tersebut selesai, salinan berikutnya muncul dalam daftar.

Lewati satu kemunculan tugas berulang

1. Dalam daftar tugas, buka tugas berulang yang ingin Anda lewati.
2. Pilih Lewati dari menu Tindakan. Jika tugas berulang berakhir setelah sejumlah kejadian tertentu, tugas yang dilewati akan dihitung sebagai satu kejadian.

Batalkan pengulangan tugas

1. Buka tugas yang ingin Anda batalkan.
2. Dari menu Tindakan, pilih Perulangan.
3. Klik tombol Hapus Pengulangan.

06.04.2015

Bagian dari pekerjaan sehari-hari sekretaris adalah menjadwalkan rapat bos, membatalkannya, dan mengatur waktu pribadi bos. Kiat untuk mengoptimalkan pekerjaan ini dengan MS Outlook dapat ditemukan di artikel ini.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Cara menggunakan MS Outlook untuk menjadwalkan tugas manajer

Hari kerja Anda termasuk rapat berat yang dijadwalkan pada waktu tertentu - pertemuan, negosiasi dan tugas fleksibel yang tidak terikat waktu. Misalnya: menandatangani aplikasi liburan, mengirim surat atau laporan. Lebih sering daripada tidak, Anda mungkin memiliki tugas yang fleksibel dalam jadwal Anda. Anda dapat mengategorikannya menurut kategori dan kepentingannya dalam modul Tugas di Outlook. Tampilan kustom dalam modul Kalender membantu Anda melacak kemajuan berbagai aktivitas.

Cara membuat daftar tugas berdasarkan kategori

Untuk merencanakan tugas secara efektif, Anda perlu:

• membagi tugas ke dalam kelompok semantik di mana mereka akan dikelompokkan menurut atribut tertentu;
• membuat tugas dan menetapkan kategori berdasarkan kelompok semantik;
• sesuaikan urutan tugas dengan cara yang nyaman bagi Anda dan sorot yang penting.

Bagaimana melakukan semua ini?

Langkah 1

Tentukan kelompok tugas semantik.

Tugas Anda tidak akan disajikan dalam daftar berkelanjutan, tetapi dalam kelompok sesuai dengan atribut tertentu:

• "Pengawas". Grup ini mencakup tugas-tugas yang berhubungan dengan atasan Anda. Misalnya, menandatangani aplikasi untuk liburan.
• "Proyek". Jika proyek yang Anda kelola atau ikuti memiliki lebih dari 15-20 item, kumpulkan dalam grup semantik terpisah. Misalnya, mengatur relokasi kantor adalah proyek penuh.
• "Ranting". Buat grup seperti itu jika organisasi Anda memiliki cabang dan manajer Anda berinteraksi dengan mereka. Misalnya, meminta laporan untuk bulan itu atau mengklarifikasi jadwal kedatangan manajer cabang.

Langkah 2

Buat tugas dan tetapkan kategori berdasarkan kelompok makna. Buka modul "Tugas" melalui menu bawah. Pada tab Beranda, klik tombol Buat Tugas. Jendela Tambah Item akan terbuka. Masukkan nama di bidang Subjek. Tetapkan tanggal jatuh tempo di bidang Tanggal Jatuh Tempo jika tugas memiliki tanggal jatuh tempo yang tepat. Secara opsional, masukkan tanggal di bidang Pengingat agar Outlook mengingatkan Anda tentang tanggal jatuh tempo sebelumnya.

Sekarang buat kategori berdasarkan kelompok akal. Kapan saja, Anda dapat membuka kategori yang diinginkan dan melihat semua tugas yang termasuk di dalamnya. Klik tombol Pilih Kategori di bagian atas jendela tugas, lalu klik Semua Kategori. Secara default, kategori perencanaan di pandangan dan manajemen waktu dalam pandangan diberi nama dengan warna - kuning, hijau, merah. Jika Anda tidak memiliki cukup kategori, tambahkan yang baru - untuk ini, klik tombol "Buat".

Dalam kegiatan asisten ada tugas-tugas tanpa batas waktu yang jelas. Mereka tidak dapat dikaitkan dengan kelompok semantik tertentu. Tetapkan tugas-tugas seperti itu dengan kategori khusus "1-Hari" dan "1-Minggu" sehingga Anda tidak lupa untuk menyelesaikannya masing-masing pada hari dan minggu. Pastikan untuk menggunakan angka di awal judul sehingga tugas-tugas ini berdiri di atas yang lain. Sebaliknya perencanaan di Outlook dan kalender ms, Outlook menggunakan urutan abjad dan akan lebih sulit bagi Anda untuk menemukan barang-barang ini. Nama-nama grup semantik yang tersisa yang Anda identifikasi pada langkah 1, tulis dari nomor 2 - "2-Kepala", "2-Proyek", "2-Cabang", dll.

Jangan lupa untuk menelusuri kategori 1 Minggu setiap hari dan memilih tugas yang harus Anda selesaikan hari ini. Jika ada pesanan seperti itu, pindahkan ke kategori “1-Hari”.

Langkah #3

Siapkan tampilan kustom untuk mengelompokkan tugas ke dalam kategori. Untuk memastikan bahwa tugas tidak tercampur dalam daftar, tetapi masing-masing dalam kategorinya sendiri, siapkan tampilan kustom. Tampilan kustom adalah kemampuan untuk menyajikan daftar tugas dengan tepat sesuai keinginan pengguna.

Pada tab Beranda, dari menu atas Tampilan Saat Ini, pilih Daftar Yang Harus Dilakukan. Lalu pergi ke tab View dan klik tombol Customize View. Di jendela "Opsi Tampilan Lanjutan" yang muncul, klik tombol "Grup". Hapus centang "Secara otomatis mengelompokkan berdasarkan skema pemesanan". Di kotak "Kelompokkan item menurut bidang", pilih "Kategori". Di sudut kanan bawah, di baris "Perluas / Ciutkan Grup", pilih "Seperti yang terakhir dilihat" (Gbr. 1). Klik "OK" dua kali. Tugas Anda akan dikelompokkan ke dalam kategori dan tanggal jatuh tempo (Gbr. 2).

Beras. 1. Jendela pengaturan pengelompokan tugas

Anda dapat mengubah pentingnya tugas tertentu langsung dari daftar mereka. Pilih item yang diinginkan dalam daftar, buka tab "Beranda" dan di grup "Tag", klik ikon tanda seru.

Langkah #4

Sorot tugas utama dalam daftar. Salah satu prinsip manajemen waktu adalah memprioritaskan dan menyoroti tugas-tugas utama dengan benar untuk menanganinya terlebih dahulu. Mari kita siapkan to-do list agar tugas-tugas mendesak dan penting disorot dengan warna merah dan selalu berada di urutan teratas daftar.

Buka modul Tugas. Pada tab Tampilan, di grup Tampilan Saat Ini, klik tombol Sesuaikan Tampilan. Jendela Opsi Tampilan Lanjutan terbuka. Klik tombol Pemformatan Bersyarat. Sekarang mari kita atur properti aturan, yang menurutnya Pandangan akan menyoroti kasus-kasus mendesak dan penting dengan warna merah. Klik tombol Tambah. Di bidang "Nama", masukkan nama untuk aturan, misalnya "Penting - berwarna merah". Klik tombol Font dan pilih font tebal merah (Gambar 3).

Beras. 3. Jendela untuk mengatur pemformatan bersyarat dari daftar tugas

Tetapkan kondisi untuk aturan ini ke tingkat kepentingan pekerjaan yang tinggi. Untuk melakukan ini, di jendela "Pemformatan Bersyarat", klik tombol "Kondisi" - jendela "Pilihan" akan terbuka. Klik tab "Persyaratan Lain". Centang kotak "Pentingnya elemen" dan pilih "Tinggi" dalam daftar. Klik OK, lalu di jendela Conditional Formatting. Jangan tutup jendela Opsi Tampilan Lanjutan.

Siapkan daftar tugas Anda sehingga item yang sangat penting didahulukan. Di jendela "Opsi Tampilan Lanjutan", klik tombol "Urutkan" - jendela "Urutkan" akan terbuka (Gbr. 4). Di baris "Urutkan item menurut bidang", pilih "Penting" dan centang kotak "Turun". Di baris "Kemudian menurut bidang", pilih "Subjek" dan centang kotak "Naik". Klik Oke. Anda akan diminta dengan pertanyaan "Bidang "Penting" yang ingin Anda urutkan tidak ditampilkan dalam tampilan. Tunjukkan itu? - klik "Ya".

Beras. 4. Jendela pengaturan penyortiran tugas

Periksa apakah Anda telah mengatur parameter dengan benar. Setel salah satu tugas menjadi sangat penting - buka dengan mengklik dua kali dan di grup "Tag", klik ikon tanda seru. Jika item menyala merah, maka pengaturannya sudah benar.

Cara mengatur tampilan kustom di kalender

Agar tidak menuliskan dalam buku harian segala sesuatu yang perlu dilakukan pada berbagai tahap persiapan acara dan tidak membuat daftar tugas yang panjang, masukkan di Pandangan. Di sini Anda dapat mengatur bidang khusus dalam modul Kalender. Mari kita atur tampilan kustom - antarmuka yang nyaman untuk melihat tugas multi-tahap untuk menyiapkan acara.

Langkah 1

Soroti tahapan persiapan acara. Persiapan negosiasi meliputi tahapan sebagai berikut: pemesanan ruang pertemuan, pengiriman undangan ke negosiator, pemesanan tiket untuk peserta, pencetakan handout, pengecekan peralatan teknis tempat.

Langkah 2

Siapkan tampilan tabel kalender. Untuk penjadwalan pertemuan di Outlook, kami menggunakan tampilan Hari/Minggu/Bulan, yang terlihat seperti sebaran buku harian. Namun, untuk persiapan negosiasi, lebih mudah menggunakan format tabel, di mana semua tahapan ditandai dalam kolom.

Buka modul Kalender dan pilih tab Lihat dari bilah alat. Klik tombol Ubah Tampilan, lalu Kelola Tampilan. Di jendela Kelola Semua Tampilan yang muncul, klik Baru. Jendela Tampilan Baru terbuka. Di bidang "Nama tampilan", masukkan nama tampilan - misalnya, "Mempersiapkan negosiasi." Pilih jenis "Tabel" dan klik "OK". Sebuah tabel akan muncul di mana Anda akan menambahkan kolom Anda.

Nama bidang mungkin tidak sepenuhnya terlihat karena lebar layar terbatas. Oleh karena itu, mulailah nama kolom dengan kata-kata yang paling penting: misalnya, "Kamar - buku", "Lulus - pesan", dll.

Langkah #3

Pilih semua acara dengan kata "Negosiasi". Di jendela yang terbuka, klik tombol "Filter". Masukkan kata "Negosiasi" di bidang "Teks pencarian". Batasi pencarian Anda pada bidang "Subjek". Klik OK sampai semua jendela tertutup.

Sekarang, untuk memilih semua rapat yang terkait dengan negosiasi dan memerlukan persiapan khusus, dari menu Tampilan Saat Ini di bilah alat, pilih tampilan Persiapan Negosiasi yang baru.

Langkah #4

Siapkan bidang khusus dan tambahkan ke tabel. Pada langkah 2, Anda membuat tampilan tabel kustom - saat ini kosong. Sekarang Anda perlu menambahkannya ke tahap persiapan negosiasi. Setiap tahap akan ditempatkan di bidang khusus yang terpisah - kolom tabel yang akan Anda tambahkan sendiri. Di bidang-bidang ini Anda akan mencatat bagaimana persiapan negosiasi berjalan. Negosiasi dan acara lainnya akan ditempatkan di deretan meja. Pandangan memungkinkan Anda untuk membuat bidang dari beberapa jenis: "Ya / Tidak", "Teks", "Nomor", dll. Ketiga bidang ini diperlukan untuk mengontrol persiapan negosiasi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang membuat tugas di kalender pandangan dan membuat daftar tugas dan daftar tugas di pandangan “Ganggu dengan buku harian! Program apa yang akan membantu sekretaris merencanakan hari kerja manajer »

Untuk menyesuaikan dan menambahkan kolom, klik kanan pada judul kolom mana saja dan klik Select Fields. Klik tombol "Buat" - jendela "Kolom Baru" akan terbuka. Jelas, untuk menandai fakta pemesanan ruang pertemuan, jenis kolom "Ya / Tidak" sudah cukup. Jadi masukkan nama kolom: "Kamar - Buku". Pilih jenis bidang "Ya/Tidak" dari daftar tarik-turun. Biarkan format bidang sebagai Ikon. Klik Oke.

Anda akan kembali ke jendela Select Fields. Bidang yang Anda buat akan muncul di daftar Bidang Pengguna Folder. Seret dengan mouse ke tabel pada panel nama kolom, di sebelah kanan bidang "End". Sekarang, untuk menunjukkan bahwa ruangan dicadangkan untuk negosiasi, klik di kolom yang sesuai pada baris acara tertentu. Langkah ini akan ditandai dengan tanda centang.

Demikian pula, buat dan seret semua bidang yang diperlukan ke dalam tabel. Misalnya, untuk menyiapkan negosiasi, Anda memerlukan kolom berikut: "Mulai", "Akhir", "Ruang - buku", "Jumlah peserta", "Undangan - kirim", "Handout dan tambahan. bahan” (Gbr. 5).

Untuk kolom Kamar - Pesan dan Undangan - Kirim, pilih jenis bidang Ya/Tidak.

Untuk kolom Jumlah Peserta, pilih jenis bidang Hitungan karena merupakan hitungan.

Untuk kolom “Handout dan ekstra. bahan" pilih jenis bidang "Teks" - akan lebih mudah untuk memasukkan bahan yang perlu disiapkan atau dicetak.

Kerja Praktek No.2

Topik PelajaranMicrosoft Office Outlook

Perencanaan waktu kerja

Tujuan pelajaran

Pelajari cara merencanakan waktu kerja menggunakan Microsoft Office Outlook

pengantar

Pekerjaan seorang sekretaris sangat beragam. Ini adalah persiapan dokumen,dan panggilan telepon, dan organisasi penerimaan pengunjung dan banyak lagi. Inikegiatan yang terkait dengan solusi masalah saat ini tidak terlihat oleh orang yang belum tahu. Namun, seberapa sukses dan cepat penerapannyalyatsya, tergantung pada efisiensi perusahaan. Di lingkungan PandanganSemua kegiatan dibagi menjadi kelompok-kelompok berikut, tentang yang:yang sudah Anda ketahui: janji temu, rapat, acara, tugas, dan telepon panggilan.

Pertemuan - Ini adalah peristiwa yang melibatkan satu atau dua orang. Waktu pertemuan menurutantara mereka dan disimpan dalam kalender. Pertemuan tidak memerlukan keterlibatansumber daya: tempat khusus, waktu persiapan, biaya material. Rapat bisa disebut laporan harian ke kepala, dan panggilan telepon, dan menerima pengunjung. Yang penting adalah, sebagai suatu peraturan, ini adalah masalah kecil, dari sudut pandangmengurangi waktu yang dihabiskan untuk persiapan; itu dijadwalkan untuk waktu tertentu dan adalahXia unilateral (dilakukan secara pribadi oleh sekretaris) atau bilateral (percakapan antara dua)Manusia). Meskipun pertemuan dijadwalkan untuk waktu tertentu, itu selalu dapat dijadwal ulang.bawa, jika saat ini ada acara lain yang lebih penting.

Pertemuan, tidak seperti pertemuan, itu membutuhkan undangan beberapa orang dan keterlibatansumber daya tambahan. Penyelenggaraan rapat harus dikoordinasikan dengan seluruh peserta. Pertemuanmemiliki tanggal tertentu, serta waktu mulai dan berakhir. tenangAcara tersebut memerlukan persiapan yang berkaitan dengan penyusunan rencana acara, pemilihan tempat dan tentunya kesepakatan dengan seluruh peserta.

Peristiwa adalah serangkaian aktivitas yang terkait dengan satu konten, tentangmengalir dalam waktu yang lama. Acara ini melibatkan kompilasirencana aksi dan persiapan terpisah dari masing-masing. Contoh acara: exhibition-fair, Olympic Games, liburan, seminar. sobaperistiwa bisa tahunan, yaitu, mereka terjadi setahun sekali pada hari tertentu(misalnya, ulang tahun atau hari jadi suatu peristiwa), dan biasa,yaitu, melewati sekali dan berlangsung selama satu hari atau lebih. Ras mengirim undanganperistiwa ditentukan oleh isinya. Misalnya tentangpelaksanaan seminar terkait dengan undangan peserta, dan pada hari ulang tahun itu perlubersiaplah untuk kenyataan bahwa sepanjang hari mereka akan menelepon dan datang berkunjungapakah ingin memberi selamat kepada karyawan Anda. Jika itu adalah hari ulang tahun pasangan Anda,maka Anda mungkin harus meneleponnya lebih dari sekali di siang hari untuk memberi selamat

Tugas adalah tugas yang harus diselesaikan pada tanggal tertentubiaya waktu yang signifikan. Seorang karyawan melakukan tugas saat ini ketika dia tidak mengadakan rapat, rapat, yaitu, dengan syarat, Anda bisa mengatakan "bebas". Tugas yang dilakukansekretaris, adalah persiapan dan pemrosesan dokumen, persiapan rencana tindakanpenerimaan, kerja organisasi dan lain-lain.

Untuk pekerjaan yang sukses, Anda perlu belajar bagaimana merencanakan waktu kerja Anda. Di lingkungan Outlook, folder Kalender digunakan untuk menjadwalkan waktu kerja.

Tugas 1. Bekerja dengan folder Kalender

Kenali antarmuka folder Kalender.

Proses kerja

Buka folder Kalender

Temukan jendela Diary dengan garis waktu yang ditandai. Di sini Anda dapat merekam janji, rapat, acara.

3. Ubah nilai pembagian skala waktu.
Untuk ini:

klik kanan di mana saja pada skala;

di menu konteks, pilih interval waktu yang sesuai dari 5 hingga 60 menit.

Temukan "Kalender". Dengan itu, Anda dapat melihat acara yang dijadwalkan untuk tanggal lain di bulan dan tahun saat ini dan berikutnya. Tanggal saat ini disorot dengan warna merah. Gulir kalender beberapa bulan ke depan atau ke belakang. Cari tanggal dalam huruf tebal.

Klik pada tanggal di kalender. Pastikan Diary terbuka pada tanggal yang ditentukan.

Anda dapat mengubah format Buku Harian. Pada bilah alat, temukan tombol Hari, Minggu Kerja, Minggu, Bulan. Klik setiap tombol secara bergantian dan lihat tampilan kalender berubah.

Temukan Taskbar di kalender Anda. Ini memiliki bentuk tabel, di setiap baris di mana nama dan beberapa parameter tugas dicatat.

Tugas 2: Menjadwalkan rapat

Pelajari cara menjadwalkan janji temu.

Proses kerja

Buka Diary pada tanggal saat ini.

Rencanakan dalam waktu dekat “Diskusikan dengan Kapronov Yu.I. rencana kerja".

Untuk ini:

klik pada timeline momen yang terletak tidak lebih awal dari setengah jam dari waktu saat ini;

menuliskan topik pertemuan;

tekan enter.

Rapat akan ditandai dengan ikon peringatan khusus. Program secara otomatis 15 menit sebelum dimulainya rapat akan memberikan sinyal suara peringatan rapat yang akan datang.

Tunggu bunyi bip.

Ubah durasi rapat.
Untuk ini:

pindahkan penunjuk tetikus ke batas atas atau bawah rekaman rapat (penunjuk tetikus akan berubah bentuk);

ambil dan pindahkan batas pertemuan.

5. Buat beberapa pertemuan lagi dengan topik yang berbeda untuk beberapa hari mendatang, dipandu oleh data dalam tabel

Jadwal meja untuk minggu ini
Hari dalam seminggu WaktuSubjek

Senin 9.00-9.30 Melapor ke direktur

Selasa 13.00-14.30 Resepsi untuk urusan pribadi

Rabu 16.30-17.00 Menandatangani dokumen

Kamis 10.00-12.00 Panitia Pendidikan

Tugas 3: Mengubah pengaturan rapat

Saat menjadwalkan janji, Anda dapat mengaitkannya dengan kontak. Kemudian informasi tentang hal itu akan dicatat dalam informasi kontak. Dengan menggunakan informasi ini, Anda selalu dapat mengingat kapan dan pertemuan apa yang diadakan dengan kontak, tentang apa pertemuan itu. Saat menjadwalkan janji temu, Anda dapat menentukan opsi sibuk. Outlook menyediakan opsi berikut:

Sibuk Rapat tidak dapat dijadwal ulang dan Anda tidak mau

mengganggumu saat ini

Gratis Anda dapat menjadwal ulang rapat untuk lain waktu, jika ada

masalah yang lebih mendesak

Diragukan Anda tidak yakin pertemuan itu akan terjadi

Di luar pekerjaan Rapat berlangsung di tempat lain

Sangat penting untuk menentukan parameter kesibukan jika Anda bekerja dalam kelompok dan mengomunikasikan rencana Anda kepada anggota lain melalui jaringan. Pilihan pekerjaan Anda akan membantu mereka merencanakan jam kerja mereka.

Pelajari cara mengaitkan rapat dengan kontak, dengan dokumen, mengatur dan membatalkan peringatan, mengatur opsi sibuk.

Proses kerja

Buka jendela opsi rapat dengan mengklik dua kali pada topik atau topik yang kosong.
baris dalam buku harian

Pertimbangkan tab Rapat.

Lakukan hal berikut:

mengubah topik rapat;

menunjukkan tempat pertemuan;

nonaktifkan tanda peringatan;

mengatur parameter pekerjaan: sibuk, bebas, dipertanyakan, tidak bekerja.

Kaitkan janji temu dengan kontak. Untuk melakukan ini, klik tombol Kontak di bagian bawah kotak dialog dan dalam daftar kontak yang terbuka, pilih nama orang yang dapat dihubungi dengan siapa rapat dijadwalkan.

Tugas 4. Catatan dan lampiran

Biasanya beberapa masalah bisnis dibahas selama pertemuan. Di jendela rapat, Anda dapat membuat catatan, catatan, masalah apa yang diharapkan untuk dibahas, saran topik yang akan dibahas, dan sebagainya. Jika dokumen sedang disiapkan untuk rapat, Anda bisa menempelkannya langsung ke jendela rapat atau menautkannya ke sana.

Belajar membuat catatan dan lampiran untuk rapat.

Proses kerja

Buka jendela rapat

Di kotak teks untuk catatan rapat, tulis teks: "Untuk mendiskusikan waktu kerja, jumlah peserta, dan ruang lingkup pertanyaan mereka."

Lampirkan file yang Anda buat dan simpan di komputer Anda ke rapat.
Untuk ini:

klik tombol Add File (atau menu Insert File);

di jendela browser, temukan file yang diinginkan dan klik tombol Sisipkan (ikon file akan muncul di jendela).

4. Anda juga dapat menempelkan isi file.
Untuk ini:

pilih Objek dari menu Sisipkan;

di kotak dialog, pilih sakelar Buat dari file;

klik tombol Browse dan pilih nama file di kotak dialog;

tutup kotak dialog dengan mengklik tombol OK dan pastikan isi file muncul di kolom catatan.

Tugas 5: Menjadwalkan rapat berulang

Dalam pekerjaan sekretaris terdapat rapat-rapat yang dilakukan secara berkala. Sebagai contoh,laporan kepada direktur dibuat pada setiap awal hari kerja, ditandatangani sebelumnyadokumen - pada akhir hari kerja, rapat diadakan seminggu sekali, didedikasikan untuknye merencanakan pekerjaan di masa depan dan melaporkan pekerjaan yang dilakukan. Semua jenis rapat yang terdaftar dapat ditandai di kalender sebagai pertemuan yang berulangsya Dalam hal ini, mereka akan secara otomatis direkam pada hari yang dijadwalkan.

Pelajari cara membuat janji temu berulang.

Proses kerja

1. Buat beberapa janji temu di kalender, yang kemudian akan diberi atribut berulang

Hari dalam seminggu Waktu Topik Pengulangan bendera

Senin 9.00-9.30 Cek email setiap hari

Senin 9.30-10.00 Melapor ke direktur setiap hari

Senin 16.30-17.00 Penandatanganan dokumen setiap hari

Senin 10.00-11.00 Rapat Perencanaan setiap minggu

Selasa 13.00-14.30 Resepsi urusan pribadi setiap minggu

Jumat 16.00-17.00 Hasil kerja setiap minggu

2 Atur tanda pengulangan untuk janji temu.

Untuk ini:

klik dua kali untuk membuka jendela rapat;

pada bilah alat, klik tombol Ulangi

di kotak dialog Pengulangan janji temu, atur opsi pengulangan yang diperlukan;

tutup jendela janji temu dan lihat di kalender untuk tanggal lain di mana janji temu berulang akan direkam secara otomatis.

Tugas 6: Menjadwalkan Rapat dan Acara

Pertemuan tersebut melibatkan undangan dari beberapa peserta. Lingkungan perangkat lunak Outlook memungkinkan Anda untuk memilih peserta dari Kontak solder dan secara otomatis mengirim undangan kepada mereka. Jenis pekerjaan ini berhubungan langsung dengan kemungkinan kerja kelompok di jaringan. Acara adalah acara sepanjang hari.

Pelajari cara menjadwalkan rapat dan acara.

Catatan:

Jika Anda bekerja online, maka undangan akan otomatis terkirim ke alamat yang telah ditentukan di folder Kontak

Proses kerja

Buka rapat berulang

Klik tab Ketersediaan Anggota. Mengklik tab ini secara otomatis mengonversi janji temu menjadi rapat.

Untuk memilih peserta dan mengirimkan undangan kepada mereka, klik tombol Lainnya. Buku alamat akan terbuka.

Pilih peserta rapat.

5. Dalam daftar yang dibuat, klik ikon kirim undangan di sebelah setiap peserta dan pilih kirim atau tidak kirim undangan.

6. Saat membentuk folder Kontak, semua tanggal lahir dan hari jadi secara otomatis dicatat dalam buku harian untuk hari yang sesuai sebagai acara. Entri seperti itu pada hari yang tepat akan mengingatkan Anda tentang perlunya memberi selamat kepada pasangan Anda, yang merupakan tanda kesopanan dalam komunikasi bisnis. Acara ini ditunjukkan di tajuk lembar buku harian. Tinjau buku harian tersebut dan pastikan bahwa tanggal lahir karyawan dan mitra Anda telah dimasukkan dengan benar

7 Buat Seminar Manajer acara sepanjang hari.

Untuk ini:

klik dua kali untuk membuka janji baru;

centang kotak Sepanjang hari;

atur parameter rapat lainnya: topik, tempat, tanggal, waktu, peserta.

Tugas 7. Membuat tugas

Jendela folder Kalender berisi Taskbar. Tugas, tidak seperti rapat, tidak memiliki tanggal dan waktu tertentu. Ini hanya memiliki tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo tertentu. Tugas disimpan dalam folder terpisah dengan nama yang sama. Bilah tugas kalender ditautkan ke folder Tugas

Anda dapat mengatur opsi tugas berikut:

tentukan topik tugas;

menetapkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo;

melacak tahapan penyelesaian: belum dimulai, sedang berlangsung, selesai, ditunda, tertunda;

menunjukkan persentase penyelesaian tugas;

mempercayakan tugas kepada pemain lain dan mengontrol eksekusi;

mengaitkan tugas dengan kontak;

melampirkan file atau menuliskan catatan;

mengubah representasi detail tugas di jendela.

Banyak dari opsi ini mirip dengan opsi rapat.

Pelajari cara membuat tugas dan mengatur parameternya.

Proses kerja

Pertimbangkan penyajian informasi tentang tugas di folder Kalender dan di folder Tugas, keduanya sangat mirip.

Buka folder Tugas.

Untuk membuat tugas, klik pada baris yang mengatakan "Mengklik akan menambahkan item (Tugas)".

Dengan cara ini, Anda dapat mengatur subjek, tanggal jatuh tempo, dan beberapa parameter tugas lainnya. Tuliskan subjek “Pesan untuk menyetujui jadwal liburan” dan tunjukkan tanggal jatuh tempo di kalender tarik-turun, lalu tekan Enter.

Untuk memasukkan informasi rinci tentang tugas, klik dua kali untuk membuka jendela
parameter tugas.

Masukkan tanggal mulai, status, persen penyelesaian tugas. Centang kotak peringatan.

Lampirkan file dengan perintah ke tugas.

Buat beberapa tugas lagi untuk 5 hari ke depan:

mengumpulkan informasi tentang liburan;

membuat rencana seminar;

membuat daftar peserta seminar;

mengirim pesan telepon kepada peserta seminar.

Tugas 8. Menugaskan tugas ke orang lain dan memantau eksekusi

Sekretaris tidak hanya secara mandiri melakukan tugas direktur, tetapi atas arahannya, dapat mempercayakan pelaksanaan tugas kepada karyawan lain dan memantau pelaksanaannya.

Lingkungan perangkat lunakPandanganmemungkinkan Anda untuk menetapkan tugas kepada siapa pun dari folderKontak. Saat tugas diberikan, tugas itu secara otomatis dikirim melalui jaringan karyawan.nama panggilan yang menjadi pemilik tugas. Tugas yang diberikan disimpan dalam folderke sekretaris, yang dengan demikian memiliki kesempatan untuk mengendalikan jalannya eksekusi.

Belajar mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Proses kerja

1. Buka jendela tugas "Kirim pesan telepon ke peserta seminar"

   Pada bilah alat, klik tombol Tetapkan Tugas.

   Baris To... muncul.

   Klik tombol Untuk... Jendela penerima pesanan akan terbuka

   Sorot kontak yang diinginkan dengan satu klik dan transfer ke daftar penerima
   pesan dengan mengklik To...

   Tutup jendela dan pastikan baris To... berisi kontak yang dipilih.

   Tutup jendela tugas. Outlook akan segera mulai meneruskan tugas. Setelah Anda menetapkan tugas ke orang lain, Anda berhenti menjadi pemiliknya, yaitu, Anda tidak dapat mengubah parameternya. Anda hanya perlu mengontrol pelaksanaan tugas.

   Lihat di folder Tugas untuk melihat bagaimana ikon tugas berubah. Ikon baru berarti tugas telah diberikan kepada orang lain. Tugas dalam folder dikelompokkan oleh mereka yang bertanggung jawab untuk eksekusi

   Buat lebih banyak tugas dan tetapkan ke orang yang berbeda dari folder Kontak.

Tugas 9. Mengubah tampilan detail tugas

Informasi tentang tugas disajikan dalam bentuk tabel. Judul kolom menunjukkan opsi tugas yang ditampilkan. Lingkungan perangkat lunak memungkinkan Anda untuk mengubah penyajian informasi tentang tugas. Untuk melakukan ini, gunakan item Tampilan Saat Ini dari menu Tampilan. Jika karena alasan tertentu Anda tidak puas dengan tampilan yang ditawarkan oleh program, Anda dapat mengatur sendiri sejumlah kolom dalam tabel, cara mengelompokkan dan menyortir tugas.

Pelajari cara menggunakan tampilan informasi tugas yang disediakan oleh program, serta cara mengubah jumlah kolom dalam tabel.

Proses kerja

Buka folder Tugas.

Di menu Tampilan, pilih item Tampilan saat ini dan dari menu tambahan salah satu jenis tampilan.

Lihat bagaimana tampilan masalah telah berubah.

Terapkan jenis presentasi lainnya.

Klik kanan pada bilah judul.

Dari menu konteks, pilih Ubah Tampilan Saat Ini. Jendela detail tampilan akan terbuka

Lihat isi tombol. Ubah tampilan menggunakan dialog tombol.

Tugas 10. Membuat catatan

Catatan - Ini adalah memo kecil. Teks catatan bisa menjadi yang paling beragam: pemikiran yang tidak Anda inginkanlupa; pengingat sesuatu untuk diri sendiri atau karyawan lain; anekdot segar yang dapat Anda ceritakan kepada pasangan Anda sesekali; kutipan dan banyak lagi. Di kantor yang tidak terkomputerisasi, Anda terkadang dapat melihat gambar seperti itu. seluruhlakukan - di atas meja, di telepon, di dinding, di kaca jendela, di atas meja -lembaran kertas kecil dengan beberapa catatan ditempelkan. Ini adalah catatan. Setujubahwa kantor seperti itu dapat memberi orang luar ide yang kuatpekerjaan karyawan, bagaimanapun, terlihat sangat ceroboh. Catatan di lingkungan perangkat lunakPandangan- Ini adalah analog elektronik dari kertas catatan dengan lembaran sobek. Catatan digunakan untuk mencatat pertanyaan, mengingatkanpengetahuan dan banyak lagi, yang biasanya ditulis dalam buku catatan kertas. Di samping itu,Catatan adalah cara yang bagus untuk menyimpan informasi yang mungkin Anda perlukan nanti, sepertiukuran, petunjuk arah, atau teks yang dapat Anda tempelkan ke item atau dokumen lain. Lingkungan perangkat lunakPandanganmemiliki folder khusus tempat Anda dapat membuatdan simpan catatan dan gunakan jika perlu. Selain utama inikemungkinan Anda dapat: mengaitkan catatan dengan kontak; menetapkan kategori untuk itu; kirim melalui surat; Tipe; mengubah tampilan catatan. Seperti yang Anda lihat, dengan catatan, Anda dapat melakukan tindakan yang mirip dengan tindakan denganelemen lainnya.

Anda dapat bekerja dengan catatan Anda terbuka di layar. Perubahan yang dibuat pada catatan akan disimpan secara otomatis. Kemudian layar Anda akan diisi dengan catatan.

Pelajari cara membuat catatan dan bekerja dengannya.

Proses kerja

Buka folder Catatan.

Klik tombol Buat. Jendela catatan kuning akan terbuka.

Tuliskan teks catatan di jendela.

Tutup catatan. Ini akan muncul dalam bentuk ikon di bidang kerja folder.

Kaitkan catatan dengan kontak.
Untuk ini:

klik dua kali pada ikon untuk membuka catatan;

buka menu catatan tersembunyi;

pilih Kontak;

pilih orang yang diinginkan dalam daftar kontak yang terbuka.

1. Saat catatan dikaitkan dengan kontak, informasi tentang ini ditampilkan di tab Tindakan Kontak. Di folder Kontak, buka kartu orang yang Anda tautkan catatannya.

   Buka tab Tindakan dan, di antara tindakan lainnya, cari sebutan
   tentang catatan.

   Jelajahi opsi menu catatan lainnya. Antara lain, Anda akan menemukan perintah Forward. Ketika perintah dijalankan, jendela pesan email standar terbuka.

pertanyaan tes

Apa perbedaan antara rapat, rapat, acara, tugas?

Apa tujuan folder Diary di Outlook?

Bagaimana tanggal saat ini disorot di kalender?

Bagaimana cara menautkan rapat terjadwal ke kontak?

Bagaimana cara memasukkan dokumen ke dalam jendela rapat?