სწორედ ამიტომ, GTD მეთოდში პირველ ადგილზეა ინფორმაციის შეგროვება და ჩანაწერი. სწორედ ამიტომ, თქვენ უნდა გქონდეთ თქვენი ჯადოსნური რვეული თქვენი ინტელექტუალური პოტენციალით, ყველგან და ყოველთვის.

2. დავალებების გასწორება

დავალებისთვის დასვით შემდეგი კითხვები:

1. რამდენად მნიშვნელოვანია ეს ამოცანა?
2. რამდენი დრო დასჭირდება ამ ამოცანის შესრულებას?
3. თქვენ უნდა დაასრულოთ იგი გარკვეულ ვადაში თუ შეიძლება ნებისმიერ დროს?

გარდა ამისა, GTD მეთოდი მე-2 პუნქტში ითვალისწინებს კონკრეტული საქმის დასასრულებლად მკაფიო ნაბიჯების განსაზღვრას. მაგალითად, თუ თქვენი სია მონიშნულია: შექმენით ბიზნეს გეგმა ახალი პროექტისთვის. შემდეგ, ამ ამოცანის შესასრულებლად, თქვენ უნდა დაყოთ იგი უფრო პატარა, ურთიერთდაკავშირებულ ქვეამოცნებებად.

თუ ამოცანაა ბიზნეს გეგმის შექმნა, მაშინ ეს ხშირად დიდი სამუშაოა. და ყოველ ჯერზე, როცა უყურებთ ამ ნიშანს თქვენს სიაში, გსურთ ისევ და ისევ გადადოთ იგი. პრობლემა ის არის, რომ თქვენი ტვინი აღიქვამს ამ ამოცანას სპეციფიკის გარეშე. ამ მიზეზით, თქვენ უნდა დაყოთ ეს დავალება რამდენიმე, უფრო მცირედ:

1. იპოვეთ ბიზნეს გეგმის მაგალითები ინტერნეტში.
2. შეხედეთ შინაარსს, წაიკითხეთ და გაიგეთ არსი.
3. შექმენით მსგავსი ნიმუში თქვენი პროექტისთვის.
4. გააკეთეთ ესკიზები.
5. რაღაცის შეცვლა, გაუმჯობესება და ა.შ.

რატომ არის ასე ადვილი?იმის გამო, რომ ჩვენს ტვინს უყვარს დიდი ამოცანების დაგეგმვა და დაყოფა პატარებად. და, ეს ყოველთვის ხდება. ვთქვათ, გინდა რესტორანში წასვლა. თქვენი ტვინი იწყებს ფიქრს (გეგმას) ეტაპობრივად:

• რა სამზარეულო გინდა;
• რომელ მეგობრებს დავურეკოთ;
• რომელია საუკეთესო დრო წასასვლელად;
• როგორი ამინდია და რა ჩავიცვა...

ამრიგად, ტვინი ამ დავალებას ქვედავალებად ყოფს და ყველაფერს ეტაპობრივად დიდი დატვირთვის გარეშე წყვეტს. ხოლო უფრო რთულ და ნაკლებად სასიამოვნო შემთხვევებში ტვინს თქვენი დახმარება სჭირდება.

3. საქმეების სისტემატიზაცია

GTD მეთოდის მესამე პუნქტი არის ნივთების ორგანიზება:

• მნიშვნელობის მიხედვით;
• გადაუდებლობა;
• და გადადგმული ნაბიჯების რაოდენობა.

ამისათვის თქვენ უნდა შექმნათ რამდენიმე კატეგორია და ქვეკატეგორია, რის შემდეგაც გადაანაწილეთ საქმეები მათ შორის.

მაგალითი 1ერთ თვეში თქვენ გაქვთ შეხვედრა ყოფილ მეგობართან სამსახურიდან. გსურთ მასთან შეხვედრა, მაგრამ არ იცით რა შეიძლება მოხდეს ამ პერიოდში, სად იქნებით და ა.შ. ეს დავალება შეიძლება უსაფრთხოდ დაემატოს #1 ქვეკატეგორიას. დააყენეთ შეხსენება Google კალენდარში კვირისთვის და შემდეგ მოაგვარეთ ეს საკითხი.

მაგალითი 2თქვენ გაქვთ სურვილი - ისწავლოთ, ფაქტობრივად, ეს არის და ეს შეიძლება გაკეთდეს, როდესაც დროა. ეს დავალება შეიძლება დაემატოს No2 ქვეკატეგორიას, ანუ სასურველია ამის გაკეთება.

მეორე კატეგორია არის მნიშვნელოვანი რამ. ჩვენ ვაფასებთ სავარაუდო დროს, რომელიც დასჭირდება ამის გაკეთებას. თუ 3 წუთზე ნაკლებ დრო სჭირდება (წაიკითხეთ მოკლე სტატია, უპასუხეთ ელფოსტას...), მაშინ ეს უნდა გაკეთდეს დაუყოვნებლივ, სანამ სადმე ჩაწერას დაიწყებთ.

ამის შემდეგ, კატეგორია #2 დაყავით ქვეკატეგორიებად. მაგალითად, 1 - პროექტი, 2 - პირადი; 3 – ბიზნესი... დაყავით თქვენი იდეები კატეგორიებად და თუ არის საკითხები, რომლებიც გარკვეულ დროს უნდა გადაწყდეს, მაშინ მიუთითეთ ეს დრო მის გვერდით.

4. ნახვა და განახლება

GTD სისტემაში ასევე ძალიან მნიშვნელოვანია #4 პუნქტი. გადახედეთ თქვენს სიას კვირაში 1-2 ჯერ. ეს კეთდება იმისათვის, რომ დაამატოთ ახალი, წაშალოთ ის, რაც გაკეთდა, ან წაშალოთ საქმეები, რომლებმაც დაკარგეს აქტუალობა.

ბევრი, GTD სისტემის გამოყენებით, უგულებელყოფს ამ პუნქტს. და ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაბიჯი. რადგან პროდუქტიულობის საფუძველი სიზუსტე და ინფორმირებულობაა. თუ თქვენი სია საშინელ მდგომარეობაშია, აღარ გექნებათ მასში დაბრუნების სურვილი და მიატოვებთ თქვენს ვალდებულებას.

5. გააკეთე ეს

შეასრულეთ თქვენი დავალებები მათი გადაუდებლობის, მნიშვნელობის, თქვენი განწყობისა და მოტივაციის მიხედვით. GTD მეთოდის თქვენს ცხოვრებაში დანერგვა მოითხოვს პრაქტიკას და დისციპლინას.

ღირს, რადგან GTD ინსტრუმენტების გამოყენებით, თქვენ შეძლებთ აკონტროლოთ, განვითარდეთ და თავი სრულყოფილად იგრძნოთ!

ეძღვნება ქეთრინს

ჩემი შესანიშნავი პარტნიორი ცხოვრებაში და სამსახურში

იცხოვრე წარმატებით!

საკმაოდ დიდი ხნის განმავლობაში, აბრევიატურა GTD გახდა ისეთივე ნაცნობი რუსეთში, როგორც USB ან GPRS. ინტერნეტ ფორუმებზე, რომლებიც ეძღვნება დროის მენეჯმენტსა და პიროვნულ ეფექტურობას, სისტემა „საქმის დასრულება“ ისევე აქტიურად განიხილება, როგორც დღიურის არჩევა ან ცხოვრებისეული მიზნების დასახვა.

საბედნიეროდ, რუსული დროის მენეჯმენტის საზოგადოების არსებობის ათი წლის განმავლობაში, კითხვაზე "დაგეგმო თუ არა დრო?" შეწყვიტა აქტუალური. დროის არ დაგეგმვა, შეხვედრებზე დაგვიანება, ნაკისრი ვალდებულებების დავიწყება ისეთივე უხამსობაა, როგორც რესტორანში ჩანგლისა და დანის გამოუყენებლობა. დროის მენეჯმენტმა ბოლო რამდენიმე წლის განმავლობაში ჩვენს ცხოვრებაში ისეთივე ადგილი დაიკავა, როგორც სპორტული დარბაზი ან აუზი. კარგ ფიზიკურ ფორმაში ყოფნა ბუნებრივია. მეთოდები შეიძლება იყოს განსხვავებული - ცურვა, იოგა, ფრენბურთი... - არსი იგივეა. ანალოგიურად, მოდური და ბუნებრივია ყველაფრის გაკეთება, არაფრის დავიწყება, ყოველთვის გამონახე დრო სამუშაოსთვის, დასვენებისთვის, ოჯახთან და მეგობრებთან კომუნიკაციისთვის.

მთავარი კითხვაა, თვითორგანიზაციის რა მეთოდები ავირჩიო, შედარებით რომ ვთქვათ, „რა უხდება მე: ცურვა თუ სპორტული დარბაზი?“. როგორ დავაყენოთ დროის მართვის პერსონალური სისტემა უფრო ადვილი, კომფორტული და სიამოვნებით? ფსიქოლოგიური ტიპიდან გამომდინარე, ვინმესთვის უფრო ადვილია დანა-ჩანგლით ჭამა, ვიღაცისთვის - იაპონური ჯოხებით. ნებისმიერ შემთხვევაში საჭიროა გარკვეული სისტემა, თანმიმდევრობა, მეთოდოლოგია.

ყველა განვითარებულ ქვეყანას ჰყავს დროის მართვის ექსპერტები. რუს მკითხველს კარგად იცნობს ჰაიდელბერგის სტრატეგიისა და დროის დაგეგმვის ინსტიტუტის ხელმძღვანელის ლოთარ სეივერის წიგნები; სტივენ კოვი, ამერიკული კორპორაციის FranklinCovey-ის პრეზიდენტი; ბრაიან ტრეისი, ლიდერობისა და შესრულების სპეციალისტი; კერი გლისონი, სტეფან რეხტშაფენი, ჯულია მორგენშტერნი და სხვები. ზოგიერთი ნაწარმოები ჯერ არ არის თარგმნილი რუსულად და ელოდება ფრთებს - მარკ ფორსტერის (დიდი ბრიტანეთი), ჰაროლდ ტეილორის (კანადა) და ა.შ. დევიდ ალენის, რომლის სისტემაც კარგადაა. ცნობილია აშშ-ში და უკვე ბევრი გულშემატკივარი მოიპოვა ჩვენს ქვეყანაში.

დავითის სამუშაო გრაფიკი შთამბეჭდავია: მისი სემინარების განრიგი აშშ-სა და ევროპის უმსხვილეს ქალაქებში ცნობილია ერთი წლის წინ. მისი წიგნი არის ნათელი, პრაქტიკული, რეცეპტური, ტექნოლოგიური. ღირს კამათი გარკვეული პრინციპებითა და რეკომენდაციებით და, უდავოდ, წიგნის რუსული თარგმანი განკუთვნილია აქტიური დისკუსიების კატალიზატორის როლისთვის. მაგრამ ერთი რამ ცხადია: წიგნი მოთხოვნადი და სასარგებლოა. მისი პოპულარობა რუსეთში ჯერ კიდევ ამის ინგლისურ ორიგინალურ მტკიცებულებაშია.

გისურვებთ, მკითხველო, დევიდ ალენის დადასტურებული გამოცდილებითა და პრაქტიკული რეკომენდაციებით ისწავლოთ ცხოვრება. იცხოვრო მდიდარი, ეფექტური, ლამაზი ცხოვრებით, რომელშიც დროის ყოველ წუთს აქვს თავისი წონა და უმაღლესი ღირებულება.

Წარმატებას გისურვებ!

გლებ არხანგელსკი,

კომპანია "დროის ორგანიზაცია" გენერალური დირექტორი.

რუსული დროის მართვის საზოგადოების შემქმნელი

www.improvement.ru

ავტორისგან

თქვენს წინაშე არის სტრატეგიებისა და პრინციპების საწყობი. თქვენ იპოვით საკუთარ თავში ახალ ძალას, ისწავლით სიმშვიდის შენარჩუნებას და ბევრად უფრო ეფექტურად გაუმკლავდეთ საკითხებს, გაცილებით ნაკლებ ძალისხმევას დახარჯავთ. საქმის წარმატებით დასრულება და დავალებების წარმატებით შესრულება მნიშვნელოვანია, მაგრამ ეს არ უნდა შეგეშალოს ხელი ცხოვრებით ტკბობისგან, რომელიც თითქმის ან თუნდაც სრულიად მიუწვდომელია მძიმე შრომის დროს. თუმცა, ჩვენ არ ვსაუბრობთ არჩევანზე „ან – ან“: დამიჯერეთ, შეგიძლიათ ეფექტურად იმუშაოთ და ამავდროულად იცხოვროთ საკუთარი სიამოვნებისთვის ყოველდღიური საზრუნავების სამყაროში.

ეფექტურობა მუშაობის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ასპექტია. შესაძლოა ის, რასაც აკეთებთ, მართლაც მნიშვნელოვანი, საინტერესო ან სასარგებლოა, ან შესაძლოა არა, მაგრამ სამუშაო ნებისმიერ შემთხვევაში უნდა გაკეთდეს. პირველ შემთხვევაში, როგორც წესი, გსურს მაქსიმალურად ისარგებლო დახარჯული დროისა და ძალისხმევით. მეორეში - რაც შეიძლება მალე აიღოთ ახალი ბიზნესი, არ დატოვოთ "კუდები".

გონების მოდუნების ხელოვნება და მისი ყოველგვარი საზრუნავისაგან განთავისუფლების უნარი, ალბათ, დიდი ადამიანების ერთ-ერთი უდიდესი საიდუმლოა.

კაპიტანი J. Hatfield

და რასაც არ უნდა აკეთებდეთ, ალბათ გსურთ მშვიდად აღიქვათ რა ხდება და დარწმუნებული იყოთ, რომ იმ მომენტში ზუსტად უნდა გააკეთოთ ის, რასაც აკეთებთ. სამუშაოს შემდეგ თანამშრომლებთან ერთად ლუდს სვამთ, შუაღამისას აკვანში მძინარე ბავშვით აღფრთოვანებული ხართ, ელფოსტაზე პასუხობთ ან ფორმალური შეხვედრის შემდეგ კლიენტთან სწრაფ საუბრებს, თქვენ გჭირდებათ თავდაჯერებულობა. ეს არის ის, რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ.

ამ წიგნის დაწერისას ჩემი მიზანი იყო გასწავლო, როგორ იყოთ მაქსიმალურად ეფექტური და როგორ დაისვენოთ, როცა ამის სურვილი გაქვთ ან გრძნობთ საჭიროებას.

მე, როგორც ბევრი თქვენგანი, დიდი ხანია ვეძებ პასუხებს კითხვებზე: რა გავაკეთო, როდის და როგორ. ახლა კი, ინდივიდუალური და ორგანიზაციული პროდუქტიულობის გაზრდის ახალი მეთოდების შემუშავებისა და დანერგვის ოც წელზე მეტი ხნის შემდეგ, მრავალი კვლევისა და საკუთარი თავის გაუმჯობესების მცდელობის შემდეგ, თამამად შემიძლია ვთქვა, რომ არ არსებობს ერთი უნივერსალური გამოსავალი. ვერანაირი კომპიუტერული პროგრამები, სემინარები, პერსონალური დამგეგმავები და პირადი მისიის განცხადებები ვერ გაამარტივებს თქვენს სამუშაო დღეს და მიიღებს გადაწყვეტილებებს თქვენთვის დღითი დღე, კვირიდან კვირაში და მთელი თქვენი ცხოვრება. უფრო მეტიც, როგორც კი იპოვით გზას გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა და გააადვილოთ გადაწყვეტილების მიღება თუნდაც ერთ დონეზე, გექნებათ ახალი პასუხისმგებლობები და შემოქმედებითი მიზნები, რომელთა მიღწევაც მარტივი ფორმულით აღარ შეიძლება.

მაგრამ მიუხედავად იმისა, რომ არ არსებობს მარტივი საშუალებები პერსონალური ორგანიზაციისა და პროდუქტიულობის სრულყოფისთვის, არსებობს ნაბიჯები, რომელთა გადადგმაც შეგვიძლია მათ გასაუმჯობესებლად. ყოველწლიურად, როცა საკუთარ თავზე ვმუშაობდი, ვპოულობდი უფრო ღრმა და მნიშვნელოვან საკითხებს, რაზეც უნდა გავამახვილო ყურადღება, ვიფიქრო იდეებზე და გასაკეთებლად. მე აღმოვაჩინე მარტივი პროცესები, რომლებიც მნიშვნელოვნად აძლიერებს ადამიანის უნარს შემოქმედებითად და კონსტრუქციულად გაუმკლავდეს ამქვეყნიურ საზრუნავებს, რომლებსაც ნებისმიერს შეუძლია დაეუფლოს.

ეს წიგნი არის ინდივიდუალური პროდუქტიულობის ოცწლიანი კვლევის კულმინაცია. ეს არის გზამკვლევი შედეგების მაქსიმიზაციისა და ხარჯების შესამცირებლად მსოფლიოში, სადაც სამუშაო ყოველდღიურად უფრო მოცულობითი ხდება და მოითხოვს მრავალი სადავო საკითხის გადაწყვეტას. ბევრი საათი გავატარე, ვასწავლიდი ადამიანებს ფრონტის ხაზზე - სამსახურში - რათა დავეხმარო მათ მიმდინარე ამოცანების დამუშავებასა და გამარტივებაში. მე აღმოვაჩინე მეთოდები ეფექტური აღმოჩნდა მრავალ ორგანიზაციაში, საქმიანობის ყველა სფეროში, სხვადასხვა კულტურულ გარემოში, თუნდაც სკოლაში და სახლში. ოცწლიანი სწავლებისა და ყველაზე გამოცდილი და პროდუქტიული მუშაკების აღზრდის შემდეგ მივხვდი, რომ მსოფლიოს სჭირდებოდა ჩემი მეთოდები.

ორგანიზაციების ლიდერები ცდილობენ ჩაუნერგონ „ზღვრული პროდუქტიულობა“ საკუთარ თავში და ქვეშევრდომებში, როგორც ძირითადი სტანდარტი. მათ, ისევე როგორც მე, იციან, რომ სამუშაო დღის ბოლოს, დახურულ კარს მიღმა, არის სატელეფონო ზარები, რომლებზეც პასუხის გასაცემად საკმარისი დრო არ ჰქონდათ, დავალებები, რომლებიც უნდა გადაეცეს ვინმეს, შეხვედრებისა და დისკუსიების დროს დაუმუშავებელი კითხვები. , შეუსრულებელი მოვალეობები და ათობით წაუკითხავი ელ.წერილი. ბევრი ბიზნესმენი წარმატებას მიაღწევს, რადგან პრობლემები, რომლებსაც ისინი წყვეტენ და შესაძლებლობები, რომლებსაც ისინი აცნობიერებენ, საბოლოოდ უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე მათი პორტფოლიოებისა და ოფისების ხარვეზები. მაგრამ ცხოვრებისა და ბიზნესის განვითარების ამჟამინდელი ტემპით, ეს ბალანსი ძალიან რყევი ხდება.

ერთის მხრივ, ჩვენ გვჭირდება აპრობირებული ინსტრუმენტები, რომლებიც დაეხმარება ადამიანებს გაამახვილონ თავიანთი სტრატეგიული და ტაქტიკური ძალისხმევა და არ დაკარგონ რაიმე მნიშვნელოვანი. მეორე მხრივ, აუცილებელია ისეთი სამუშაო გარემოს შექმნა და ისეთი მეთოდების შექმნა, რომლებიც არ მისცემს საშუალებას, რომ ქმედუნარიან თანამშრომლებს სტრესის ზეწოლის ქვეშ „დაიწვას“ სამსახურში. ჩვენ გვჭირდება მუშაობის სტილის სტაბილური სტანდარტები, რომლებიც დაიცავს საუკეთესო და ნათელ თანამშრომლებს სტრესისგან.

ეს ეხება არა მხოლოდ ორგანიზაციებს, არამედ სკოლებსაც, სადაც ბავშვებს ჯერ კიდევ არ ასწავლიან, როგორ გააანალიზონ მიღებული ინფორმაცია, როგორ გაამახვილონ ყურადღება შედეგზე და რა ნაბიჯები გადადგას მის მისაღწევად. თითოეულ ჩვენგანს სჭირდება ეს ცოდნა: ყოველივე ამის შემდეგ, ის საშუალებას მოგვცემს გამოვიყენოთ ყველა შესაძლებლობა, რომელიც ჩვენს წინაშე იხსნება, რათა გავაუმჯობესოთ საკუთარი თავი და მუდმივად გავაუმჯობესოთ ჩვენს გარშემო არსებული სამყარო.

პრინციპების ძალა, სიმარტივე და ეფექტურობა, რომელსაც აგიხსნით საქმეების შესრულებაში: სტრესისგან თავისუფალი პროდუქტიულობის ხელოვნება საუკეთესოდ შეიძლება განიცადოთ პირველი ხელით: რეალურ დროში, რეალურ პირობებში, რეალურ სამყაროში. ბუნებრივია, წიგნის მიზანია წარმოაჩინოს სამუშაო პროცესის მართვისა და მაღალი პროდუქტიულობის მიღწევის დიდი ხელოვნების არსი. შევეცადე, მასალა ისე წარმომეჩინა, რომ დიდი სურათი გაგიმჟღავნებინა და ამავდროულად წიგნის წაკითხვისას მყისიერი შედეგი დაგეგემოვნებინა.

წიგნი დაყოფილია სამ ნაწილად. პირველი ნაწილი ავლენს დიდ სურათს, იძლევა სისტემის მოკლე მიმოხილვას, განმარტავს მის უნიკალურობასა და აქტუალურობას, შემდეგ კი პირდაპირ აცნობს ძირითად მეთოდებს მოკლედ და ხელმისაწვდომად. მეორე ნაწილი აღწერს, თუ როგორ გამოვიყენოთ სისტემის პრინციპები პრაქტიკაში. აქ შეგიძლიათ ივარჯიშოთ და ისწავლოთ ეტაპობრივად გამოიყენოთ აღწერილი მოდელები ყოველდღიურ ცხოვრებაში. მესამე ნაწილი აღწერს კიდევ უფრო მაღალ და ეფექტურ შედეგებს, რომელთა მიღწევაც შესაძლებელია მეთოდოლოგიისა და მოდელების თქვენი სამუშაო და პირადი ცხოვრების განუყოფელ ნაწილად ქცევით.

Შემოგვიერთდი ეხლავე! მინდა არა მხოლოდ გჯეროდეს, არამედ დარწმუნდე, რომ ეს მეთოდები შეიძლება და უნდა გამოიყენო პირადად შენს მიერ. მინდა გესმოდეთ, რომ რასაც გპირდებით, არა მხოლოდ შესაძლებელია, არამედ საკმაოდ ხელმისაწვდომიც თითოეული თქვენგანისთვის. და მინდა იცოდეთ, რომ ყველაფერი, რასაც მე ვთავაზობ, ძალიან მარტივი განსახორციელებელია. ეს არ საჭიროებს რაიმე განსაკუთრებულ უნარებს. თქვენ უკვე იცით როგორ მოახდინოთ კონცენტრირება, ჩაწეროთ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, გადაწყვიტოთ სასურველი შედეგები და მომავალი ქმედებები, აწონ-დაწონოთ ალტერნატივები და გააკეთოთ არჩევანი. თქვენ ნახავთ, რომ ბევრი ქმედება, რომელსაც მუდმივად ასრულებდით ინსტინქტურად და ინტუიციურად, ნამდვილად სწორია. მე გაჩვენებთ, თუ როგორ უნდა აიყვანოთ ეს ძირითადი უნარები ეფექტურობის შემდეგ დონეზე. მე დაგეხმარები ყველა ამ უნარების ახალ ქცევად გადათარგმნაში, რომელიც შენთვის შუქურა გახდება.

წიგნის მთელ ფურცლებზე გამუდმებით მივმართავ ტრენინგ პროგრამებსა და სემინარებს პროდუქტიულობის თემაზე. ბოლო ოცი წლის განმავლობაში ვმუშაობდი მენეჯმენტის კონსულტანტად, როგორც მარტო, ისე მცირე ჯგუფებში. ჩემი ნამუშევარი ძირითადად შედგებოდა პროდუქტიულობის ერთ-ერთ ტრენინგსა და წიგნში ასახულ მეთოდებზე სემინარებისგან. მე და ჩემმა კოლეგებმა მოვამზადეთ ათასზე მეტი ადამიანი, მოვამზადეთ ასობით ათასი პროფესიონალი და მოვაწყვეთ ასობით ჯგუფური სემინარი. ამ გამოცდილებიდან გამოვიტანე შთაბეჭდილებები და მაგალითები ამ წიგნისთვის.

ამ წიგნის არსი მშვენივრად გადმოსცა ჩემმა კლიენტმა, რომელმაც დაწერა: „როდესაც პირველად დავიწყე ამ პროგრამის პრინციპების გამოყენება, მათ გადამარჩინეს სიცოცხლე... როცა ისინი ჩვევად მივიღე, მათ ჩემი ცხოვრება შეცვალეს. ეს არის ვაქცინა ყოველდღიური ბრძოლის წინააღმდეგ "არა სიცოცხლისთვის, არამედ სიკვდილისთვის", როდესაც "პროექტი გუშინ უნდა დასრულებულიყო", და ანტიდოტი იმ დისჰარმონიისთვის, რომელიც თავად ბევრ ადამიანს მოაქვს მათ ცხოვრებაში.

ყველაზე ცნობისმოყვარე პარადოქსი ის არის, რომ ადამიანის ცნობიერება კარგად უმკლავდება ახალი აზრების გენერირებას, მაგრამ ძველის შენახვა ხშირად ვერ ხერხდება. ძალიან ხშირად გვავიწყდება თუნდაც უბრალო ინფორმაცია - მაგალითად, მაღაზიაში რაიმეს ყიდვა ან გასაღებების ადგილიდან. იცნობთ ამას? ისე, მარტო არ ხარ. და თუ ჩვენ დავივიწყებთ თუნდაც ასეთ მარტივ რაღაცეებს, მაშინ რა შეგვიძლია ვთქვათ ამოცანების შესრულებაზე და მაღალ პიროვნულ პროდუქტიულობაზე.

Goalton.com-ზე, ჩვენს საქმიანობაში, ჩვენ დიდ მნიშვნელობას ვანიჭებთ პერსონალური და გუნდური პროდუქტიულობის გაზრდის ნებისმიერ მეთოდს. ჩვენთვის ნორმად იქცა ამ სფეროში როგორც უახლესი მეთოდების, ასევე საკმაოდ კარგად დაწინაურებული ძველის გამუდმებით ძიება და გამოცდა. დღეს კი გვინდა ვისაუბროთ იმ ნიუანსებზე, უპირატესობებსა და მინუსებზე, რომლებიც ჩვენ თვითონ განვიცადეთ GTD მიდგომის გამოყენებით. ჩვეულებისამებრ, ჩვენმა ექსპერტებმა გააკეთეს თქვენთვის ყველაზე კონცენტრირებული შეკუმშვა, რათა სტატიის ბოლოს კარგად გაერკვეთ ამ საკითხში და ცოტათი მაინც გახდეთ უფრო ეფექტური.

Მთავარი იდეა

ასე რომ, GTD მეთოდის არსი ემყარება ძირითად პოსტულატს, რომ ადამიანს უჭირს მიზნების მიღწევა, თუ მისი თავი შემომავალი ინფორმაციის ნაკადით არის დაკავებული. ჩვენს ცხოვრებაში იმდენი აზრი, დავალება და უბრალოდ გარეგანი ყურადღების გაფანტვაა, რომ შეიძლება უკიდურესად რთული იყოს მთავარზე კონცენტრირება. ამიტომ, დევიდ ალენმა შემოგვთავაზა, რომ არ შეინახოთ დიდი რაოდენობით ინფორმაცია თქვენს თავში, არამედ გაათავისუფლოთ თქვენი გონება პირდაპირი მუშაობისთვის და შეეცადოთ გადაიტანოთ მთელი ინფორმაცია გარე მედიუმზე, მანამდე მას გარკვეული სტრუქტურით.

შემომავალი ინფორმაციის ნაკადის გავლენა დ.ალენის მიხედვით

Goalton.com-ის მეთოდოლოგთა გუნდს მიაჩნია, რომ სამუშაოს ორგანიზების ასეთი ხედვა გამართლებულია. წარმატებული ადამიანებისთვის ჩაწერეთ თქვენი აზრები და მოქმედებების სიაუდავო ფაქტია და ამიტომ რვეული და დღიური დიდი ხანია წარმატებული ბიზნესმენების სიმბოლოდ იქცა. პირველი რაც უნდა გააკეთოთ მეტის გასაკეთებლად არის თავის განტვირთვა. უბრალოდ გადაიტანეთ ფუტკრის ამოცანები თქვენი თავიდან ნებისმიერ გარე მედიაზე.

ბოლო ათწლეულმა მოგვცა კომპიუტერების განვითარების ახალი რაუნდი - ისინი საბოლოოდ გახდნენ ჭეშმარიტად პერსონალური, მსუბუქი, მინიატურული და თქვენ შეგიძლიათ გქონდეთ წვდომა გლობალურ ქსელზე ან ღრუბლოვან სერვისებზე მსოფლიოს თითქმის ნებისმიერი ადგილიდან. მოსახერხებელი პროგრამული უზრუნველყოფა ხდის თქვენი პროექტებისა და ამოცანების ჩაწერას მარტივ და ვიზუალურ, მიუხედავად იმისა, გირჩევნიათ გონების რუქების გამოყენება თუ სამუშაოების სიების შექმნა.

თავის გასათავისუფლებლად და ნივთების ჩასაწერად, უბრალოდ დააინსტალირეთ თქვენთვის მოსახერხებელი დავალების მენეჯერი ან გამოიყენეთ ღრუბლოვანი სერვისი, როგორიცაა Goalton, Remember the milk, Asana ან Todoist.

ჩვენ აბსოლუტურად ვეთანხმებით GTD-ის ავტორს, რომ მაღალი პერსონალური პროდუქტიულობისკენ მიისწრაფვის ადამიანმა უნდა აიღოს სრული კონტროლი სამუშაო პროცესის მართვაზე. ეს პროცესი შედგება რამდენიმე თანმიმდევრული მოქმედებისგან - მონაცემების შეგროვება და დამუშავება, პროექტების შესახებ შეგროვებული ინფორმაციის მოსახერხებელი ორგანიზება, პერიოდული მიმოხილვის და გარკვეული ქმედებების საჭიროების შესახებ გადაწყვეტილების მიღების შესაძლებლობა. ცოტა მოგვიანებით ჩვენ დავუბრუნდებით ამ პროცესს, მაგრამ ახლა ჩვენ ვიზუალური სქემით გამოვხატავთ მას.

დაგეგმვის პრაქტიკა

მას შემდეგ რაც თავიდან გადმოტვირთავთ ყველაფერს, რაც მასში დაგროვდა, თქვენ უნდა დაალაგოთ იგი გროვებად. მაშასადამე, ალენის მეორე პოსტულატი თქვენი დროის დაგეგმვის შესახებ ეფუძნება თქვენი ნამუშევრის განხილვის ეგრეთ წოდებულ ექვს დონის მოდელს. ფაქტობრივად, GTD-ის ავტორი ამბობს, რომ ადამიანმა თავის საქმეებს ჩიტის თვალით უნდა შეხედოს. ამისათვის ის გვთავაზობს გამოყოს მზერის პერსპექტივის 6 დონე:

• Მიმდინარე საქმეები
• მიმდინარე პროექტები
• მოვალეობების სპექტრი
• შემდეგი 1-2 წელი
• ხუთწლიანი პერსპექტივა
• შენი ცხოვრება მთლიანად

GTD მეთოდოლოგია რეკომენდაციას უწევს თითოეული დონის გადახედვას მოცემული სიხშირით, რათა უკეთ დაალაგოთ თქვენი ამოცანები. და მიუხედავად იმისა, რომ მიგვაჩნია, რომ ეს მიდგომა გარკვეულწილად გამარტივებულია, ჩვენ მაინც ვეთანხმებით ამ განცხადებას. ამ კუთხით Goalton.com-ის მეთოდოლოგების ალბათ ყველაზე მნიშვნელოვანი რეკომენდაციაა ის გადაატრიალეთ ეს სია და დაიწყეთ თქვენი საქმეების ზუსტად დაგეგმვა ცხოვრებისეული მიზნების დასახვითზოგადად. რთულია? Და როგორ! მაგრამ კითხვის ზუსტად ასეთი განცხადება გაძლევს ბიძგს საკუთარი განვითარების ვექტორის რადიკალურ ცვლილებაზე. ბოლოს და ბოლოს, თუ ყოველდღე ჯიუტად აკეთებთ ერთსა და იმავეს, მაშინ რატომ უნდა შეიცვალოს თქვენი შედეგი?

ცოტა რამ მიზნების შესახებ

შეხედეთ საკუთარ თავს და შეეცადეთ გულწრფელად უპასუხოთ რამდენიმე კითხვას - კმაყოფილი ხართ თქვენი ცხოვრებით? მისი ხარისხი საკმარისად მაღალია? იღლებით სამუშაო დღის ბოლომდე ან პირიქით, დამატებითი ენერგიით იკვებებით? გსურთ იგივე გააკეთოთ 10 წელიწადში? როგორია შენთვის იდეალური ადამიანის ცხოვრება?

ეს, რა თქმა უნდა, უფრო ფილოსოფიური ხედვაა თქვენს ცხოვრებაზე და მოითხოვს ჯანსაღ და მიუკერძოებელ დამოკიდებულებას, მაგრამ ეს თქვენი ცხოვრებაა და იმისათვის, რომ გზის ბოლოს სიხარული განიცადოთ, თქვენ აუცილებლად უნდა დაუსახოთ საკუთარ თავს სწორი მითითებები. ასეთ მითითებებში ჩვენ ვგულისხმობთ სპეციფიკური მახასიათებლების განსაზღვრას, რომელიც თქვენ უნდა გქონდეთ. უფრო ზუსტად, არა მხოლოდ "შენ", არამედ "საუკეთესო შენ". ერთხელაც მიხვდები კონცეფცია "უკეთესი თავს", მაშინვე მიხვდებით, რომ განსაკუთრებული ქმედებების გარეშე უკეთესს ვერ გახდებით.

ეტიკეტები და კონტექსტი პრაქტიკაში

მაგრამ დავუბრუნდეთ დევიდ ალენის იდეებს. ზემოაღნიშნული ჰგავს GTD-ს? სამწუხაროდ, მხოლოდ ნაწილობრივ. ჩვენ გვჯერა, რომ სამუშაოს შესრულების მეთოდოლოგია საკმაოდ რეაქტიულია, ხოლო დაგეგმვის მიდგომა, რომელსაც ჩვენ ვთავაზობთ, უფრო სწორად განიხილება პროაქტიულად. Რა არის განსხვავება?

ფაქტია, რომ რეაქტიული მიდგომა, როგორც მისი სახელწოდებაა, არის რეაქცია ზოგიერთ მოვლენაზე. კერძოდ, GTD მეთოდი ძალიან აქტიურად უწყობს ხელს ეგრეთ წოდებული „კონტექსტების“ გამოყენებას, ანუ იმ პირობებს, რომლებშიც თქვენ ასრულებთ გარკვეულ მოქმედებებს. მსოფლიოში მრავალი სახის პროგრამული უზრუნველყოფაა, რომლებიც განიცდიან კონტექსტის გადატვირთვას.

რა არის კონტექსტი? ეს არის რამდენიმე იარლიყი, რომლითაც თქვენ აღნიშნავთ გარკვეულ ამოცანებს. ფაქტობრივად, საუბარია მოცემულ საფუძველზე ამოცანების დაჯგუფების მეთოდზე. მარტივი მაგალითით ავხსნათ – ზოგიერთ დავალებას იარლიყით (კონტექსტით) „ჯონ“ მონიშნავთ და როცა იოანეს შეხვდებით, ამ დავალებებს განიხილავთ მასთან. ეს გამოიყურება ძალიან მოსახერხებელი, რადგან ახლა თქვენ ნამდვილად არ დაგავიწყდებათ დაუსვათ მას რაიმე თქვენი შეკითხვა. ანალოგიურად, თქვენ შეგიძლიათ მონიშნოთ ამოცანები გეოგრაფიული მდებარეობის კონტექსტში, როგორიცაა „შტაბი“ და გაუმკლავდეთ გარკვეულ ამოცანებს, როდესაც აღმოჩნდებით ისეთ ადგილას, რომელსაც ეწოდება „ცენტრალური ოფისი“.

GTD მეთოდოლოგიის მაგალითი Goalton.com-ზე

თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ შემთხვევების ცალკეული დაჯგუფება ხელმისაწვდომის მიხედვით თავისუფალი დროის რაოდენობა. მაგალითად, ზემოთ მოცემულ ეკრანის სურათზე, შეგიძლიათ ნახოთ სამუშაოების სიები, რომლებიც დაყოფილია მათი ხანგრძლივობით:

• ბიზნესი 5 წუთის განმავლობაში
• ბიზნესი ნახევარი საათის განმავლობაში
• ბიზნესი 1 საათის განმავლობაში
• ბიზნესი 3 საათის განმავლობაში

ახლა, თუ თქვენ გაქვთ ნახევარი საათი თავისუფალი დრო, მაშინ GTD მეთოდის დაცვით, თქვენ უბრალოდ უნდა გადახედოთ შესაბამის "ნახევარი საათის" განყოფილებას და აირჩიოთ ერთი რამ, რასაც აიღებ. მაგალითად, შეგიძლიათ შეამოწმოთ სლაიდები თქვენს პრეზენტაციაში.

ზოგადად, დ.ალენის მეთოდი უაღრესად მარტივია და ამიტომ ათასობით გულშემატკივარი ჰყავს მსოფლიოს ყველა კუთხეში. პირველ რიგში, თქვენ განათავსებთ ყველა ქეისს Inbox-ში (INBOX) და შემდეგ პერიოდულად ანაწილებთ ამ ქეისებს ან მდებარეობის კონტექსტის, ან ადამიანების კონტექსტის მიხედვით, ან დროის ხელმისაწვდომობის მიხედვით. ცალკეულ საქაღალდეებში თქვენ ათავსებთ მხოლოდ საცნობარო მასალებს ან სასარგებლო ბმულებს, რომლებიც შეგხვდებათ. მომავალში, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ დაბრუნდეთ მათთან, რათა გადაწყვიტოთ, საჭიროა თუ არა რაიმეს გაკეთება მათთან. თუ დავალება დაავალეთ კოლეგას, უბრალოდ გადაიტანეთ იგი "დელეგირებული" საქაღალდეში.

როგორც ხედავთ, GTD მეთოდის გამოყენება, მაგალითად, Goalton.com-ის გამოყენებით წარმოუდგენლად მარტივია! და იმის გათვალისწინებით, რომ სისტემას აქვს მრავალი დირექტორია, როგორიცაა თქვენი კონტაქტების მისამართების წიგნი და ჩაშენებული კალენდარი, ძალიან მარტივი და მოსახერხებელი ხდება თქვენი საქმეების მართვა.

მოდით ვისაუბროთ GTD-ის მინუსებზე

შემოთავაზებული მეთოდი მარტივი გამოსაყენებელია და ნამდვილად იძლევა შესანიშნავ შედეგს გამოყენების პირველივე დღიდან. ოღონდ ცოტა გავაკრიტიკოთ, რომ ვიყოთ ობიექტური და მივაღწიოთ უფრო მეტ ეფექტურობას მუშაობაში.

ასე რომ, თუ თქვენ ხართ ძალიან ცუდად ორგანიზებული ადამიანი, რომელსაც ყველაფერი ხელიდან უვარდება, დრო არ გაქვთ არაფრისთვის და ყოველთვის დაგავიწყდებათ რაიმე მნიშვნელოვანის გაკეთება, მაშინ მეთოდი ნამდვილად კარგი იქნება. ის ნამდვილად მოაწესრიგებს თქვენს საქმეებს და შედეგიც მალე გამოჩნდება. მაგრამ გახსოვდეთ, რომ ეს არის რეაქტიული მეთოდი, ანუ თქვენ რეაგირებთ გარე მოვლენებზე.

AT პროაქტიულიმეთოდებში, რომლებსაც Goalton.com-ის გუნდი იცავს, ცენტრალური ადგილი ეთმობა არა კონტექსტს, არამედ თქვენს Goals-ს (ინგლ. Goal - მიზანი), მიუხედავად იმისა, ეს მიზნები პირადია თუ სამუშაო. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ჩვენ გვჯერა, რომ თუ თქვენ დაადგინეთ რაიმე მნიშვნელოვანი მიზანი და მიანიჭეთ მას გაზრდილი პრიორიტეტი, მაშინ უნდა აიღოთ ამოცანები თქვენი სიიდან და დაასრულოთ ისინი, მიუხედავად შესაფერისი გარე პირობებისა, მაგრამ მათი პრიორიტეტიდან დაწყებული.

ზემოთ მოყვანილი მაგალითისთვის, ეს ნიშნავს, რომ თქვენ შეგიძლიათ თავად დაურეკოთ ჯონს (პროაქტიული) ისე, რომ არ დაგელოდოთ, სანამ მას შემთხვევით შეხვდებით. ამავდროულად, თქვენ არ გჭირდებათ მასთან განიხილოთ ყველა შემთხვევა, რომელიც მონიშნულია „ჯონ“ - სამაგიეროდ, განიხილეთ მხოლოდ ის მნიშვნელოვანი საკითხი, რომელიც ახლა გაქვთ პრიორიტეტული და მხოლოდ მასზე კონცენტრირდით. ანალოგიური ვითარებაა „ცენტრალურ ოფისთან“ დაკავშირებით - რატომ უნდა ველოდოთ შესაბამის კონტექსტს? თუ თქვენ გაქვთ მნიშვნელოვანი ამოცანა, რომელიც მიგიყვანთ თქვენთვის საჭირო მიზნამდე, მაშინ მიდით ცენტრალურ ოფისში და მოაგვარეთ თქვენი საკითხები დროის დაკარგვის გარეშე. ეს არის განსხვავება რეაქტიულ და პროაქტიულ მიდგომებს შორის. გოლტონის სისტემის მთელი იდეოლოგია ექვემდებარება მიზნების პრიმატს და მიგვაჩნია, რომ ამოცანების დაჯგუფება უნდა განხორციელდეს ზუსტად დიზაინისა და დროის კრიტერიუმების მიხედვით და არა ეტიკეტებისა და პირობითი კონტექსტების მიხედვით.

„ეტიკეტები სტრუქტურული აზროვნების მტერია. ტეგების ზიანი მდგომარეობს მათ მარტივ ხელმისაწვდომობაში და გარეგნულ უვნებლობაში. ხშირად ისინი კარგად გამოიყურებიან დღიურში და აქვთ სხვადასხვა ლამაზი ფერები. ისინი მარტივი გამოსაყენებელია და მათთან შეგიძლიათ რაიმეს მონიშვნა. რატომ უყვართ ადამიანებს იარლიყები? რადგან თუ სისტემაში არ არის იარლიყები, მაშინ უნდა იფიქროთ. იფიქრეთ იმაზე, თუ სად მიაწეროთ ესა თუ ის დავალება, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ ჩართოთ ეს დავალება მოქმედებების საერთო ჯაჭვში. დაფიქრდით, რამდენად დროული ან მიზანშეწონილი იქნება ამ მოქმედების განხორციელება და არის თუ არა ეს ქმედება საერთოდ თუ უბრალოდ აზრი. იარლიყების გარეშე ბევრი უნდა იფიქრო და ხშირად გადააკეთო შენი იდეები უფრო პრაქტიკულად ან საერთოდ მიატოვო ისინი. მაგრამ ეს არ არის შენი მიზანი? ტეგები ცუდი ჩვევაა. შეეცადეთ უარი თქვათ მათზე - თავიდან უხერხულობა გექნებათ, მაგრამ შემდეგ შედეგს დაინახავთ.

ცხადია, თავად დევიდ ალენს ესმოდა, რომ მის მიერ შემოთავაზებული მეთოდი, თუმცა კარგი, არ იყო სრულყოფილი. ამიტომ მან თავისი მშვენიერი წიგნის ნაწილი მიუძღვნა „ატიპიურ შემთხვევებს“, რომლებიც საჭიროებენ ღრმა ფიქრს და ფიქრს. შედეგად, დაგეგმვის ჰორიზონტალური მეთოდის გარდა, მის მეთოდოლოგიას დაემატა ვერტიკალური, რომელშიც მან მოიცვა ისეთი ასპექტები, რომლებიც უაღრესად მნიშვნელოვანია ჩვენი თვალსაზრისით, როგორიცაა:

• მიზნების განსაზღვრა
• ხედვის შექმნა
• ტვინის შტორმი
• კონკრეტული მოქმედებების განსაზღვრა

მის მიერ შემოთავაზებულ კლასიფიკაციასა და ინფორმაციის შენახვის მეთოდებზე დაყრდნობით, ალენმა დიდად შეუწყო ხელი ამ პროცესს, თუმცა იგი გარკვეულწილად დაბნეულად წარმოადგინა. დაბნეულობის საფუძველია მკაფიო ალგორითმების არარსებობა და კონტექსტების იგივე ყბადაღებული გამოყენება, რომელსაც ავტორმა არასოდეს მიატოვა, მიაჩნია, რომ ისინი საშუალებას აძლევენ „შეიქმნას წარმოდგენა შემდეგი კონკრეტული ქმედებების შესახებ, სწორი შეხსენებების მიღება სწორ დროს. და სწორ ადგილას.” კარგი, ნუ განვსჯით მას ამის გამო ძალიან მკაცრად. საბოლოო ჯამში, ყველა ადამიანი ოდნავ განსხვავდება ერთმანეთისგან მათი ფსიქოტიპითა და პიროვნული მახასიათებლებით. ალბათ, ზოგიერთი ადამიანისთვის ეს არის რეაქტიული მიდგომა ბიზნესის კეთებისადმი, რომელიც უფრო უხდება.

დასრულების მეთოდოლოგიის მიმოხილვის დასრულების შემდეგ, მე მაინც მინდა გავამახვილო ყურადღება ერთ დადებით პუნქტზე. მეთოდის ავტორმა, ალბათ, ყველაზე ღირებული წვლილი შეიტანა პიროვნული პროდუქტიულობის განვითარებაში შემომავალი ინფორმაციის დამუშავების საკმაოდ მარტივი და კარგად სტრუქტურირებული სქემის შემოთავაზებით. როგორც ნახატიდან ჩანს, ეს სქემა აღწერს ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს იმის შესახებ, თუ რა უნდა გააკეთოს შემოსულ ინფორმაციასთან, რათა განტვირთოს თქვენი ტვინი მისი დამახსოვრებისგან.

დევიდ ალენის "როგორ მივიღოთ საქმეები".

ჩვენი ექსპერტები დიდწილად ეთანხმებიან ამ სქემას და თვლიან, რომ ეს არის შესანიშნავი ინსტრუმენტი მათთვის, ვისაც სურს მიაღწიოს დიდ შედეგებს. თუმცა, ჩვენ მოვალეობად მიგვაჩნია გაგაფრთხილოთ, რომ სქემა შეიცავს ძალიან მნიშვნელოვან ხარვეზს, რომელსაც Goalton.com-ის გუნდი კატეგორიულად არ ეთანხმება. ფაქტია, რომ სქემას აქვს ლოგიკური განშტოება, რომელიც გულისხმობს მცირე ამოცანების პრიორიტეტის მინიჭების აუცილებლობას. "2 წუთზე ნაკლები დრო სჭირდება? - გააკეთეთ სასწრაფოდ" - ეს არის GTD-ის დევიზი. ჩვენ გვესმის, რა ჰქონდა მხედველობაში ალენს, როცა ეს ელემენტი შემოიტანა - მას სურდა ხალხის გადარჩენა მცირე ამოცანებისაგან, რომლებიც ზოგჯერ უსიამოვნოდ ტრიალებს თქვენს ტვინში. თუმცა, აქ შეიძლება დიდი ბომბიც იყოს.

ჩვენს სტატიაში ერთი რამის პრინციპის შესახებ, ჩვენ დეტალურად განვიხილეთ საკითხები, რომლებიც დაკავშირებულია კონცენტრაციასთან, ფოკუსირებასთან და ნებისყოფასთან. ეს არის ნებისყოფა, რომელიც საშუალებას გვაძლევს გავაკეთოთ არჩეული საქმე, გვიშლის ხელს სხვაზე გადართვის მცდელობისგან. მაგრამ inდღის განმავლობაში იკარგება ნებისყოფა, ისევე როგორც თქვენი გონებრივი ენერგია. მაშ, აქვს თუ არა აზრი მათი დახარჯვა მცირე ორწუთიან საქმეებზე? ვფიქრობთ არა. არავითარ შემთხვევაში არ დაიწყოთ დღე წვრილმანების დალაგებით - ყოველთვის დაიწყეთ სამუშაო დღე მთავარი ამოცანებით!

ფაქტია, რომ გარდა იმისა, თუ რა უნდა გააკეთო პრინციპში, ძალიან მნიშვნელოვანია ისიც, თუ როგორ იმუშავებ დავალებას. მეცნიერული კვლევების უმეტესობა ცალსახად ამბობს, რომ ადამიანის ყველაზე დიდი მტერი მისია დავალებაზე კონცენტრირების უუნარობა. სხვათა შორის, მათთვის, ვინც დაინტერესებულია ამ კონკრეტული ასპექტით, გირჩევთ წაიკითხოთ პომიდვრის ტექნიკის შესახებ. ჩვენ გულწრფელად გვჯერა, რომ უნარი (და შეძენილი უნარი, ჩვევა) იმუშაოთ კონკრეტულ დავალებაზე გარკვეული პერიოდის განმავლობაში, სხვა რამით ყურადღების გაფანტვის გარეშე, გადამწყვეტია წარმატებისთვის. თუმცა, თუ გავითვალისწინებთ GTD ინსტრუქციას, რომელიც გეუბნებათ ჯერ მოკლე დავალებების შესრულებას, თქვენ რისკავთ მხოლოდ ამ მოკლე დავალებების შესრულებას მთელი დღის განმავლობაში.

შეიძლება ვინმემ იკითხოს: რა არის ამაში ცუდი? პირველი, ის, რაც თავიდან ხანმოკლე გეჩვენებოდათ, შეიძლება რეალურად მნიშვნელოვანი დრო დასჭირდეს. მეორეც, მნიშვნელოვანი ამოცანები (ანუ ის, ვისაც აქვს მაღალი პრიორიტეტი მათი ღირებულების გამო) პირველ რიგში უნდა შესრულდეს და არა მოკლე. მესამე, ნებისმიერი ადამიანის ენერგეტიკული რეზერვი შეზღუდულია, რაც ნიშნავს, რომ ათი მოკლე დავალების შესრულებით, თქვენ შეგიძლიათ დახარჯოთ მთელი თქვენი ძალა და შთაგონება მათზე. და არ დაგავიწყდეთ, რომ ამოცანებს შორის გადართვა ასევე თქვენი ტვინის მუშაობის ენერგიის მომხმარებელი ნაწილია. წინა სტატიაში დეტალურად ვისაუბრეთ ამოცანებს შორის გადართვის ღირებულებისა და მულტიტასკინგის საშიშროების შესახებ.

ჩვენი აღმოჩენები

Getting Things Done არის დროის მართვის ტექნიკა, რომელიც დაარსდა დევიდ ალენის მიერ და აღწერილია მის ამავე სახელწოდების წიგნში.

მეთოდის მთავარი იდეა ის არის, რომ ადამიანმა უნდა განიტვირთოს თავი ზედმეტი რუტინული ინფორმაციისგან გარე საშუალებებზე გადატანით, იქნება ეს ქაღალდის უჯრები, დღიურის წიგნი თუ.

დევიდი გთავაზობთ რამდენიმე ალგორითმს, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას დიდი რაოდენობით ინფორმაციის ეფექტურად დასამუშავებლად თქვენი დროის ორგანიზებისთვის.

GTD მეთოდის მიხედვით, უმჯობესია შემომავალ ინფორმაციასთან მუშაობა რამდენიმე ეტაპად:

2. დამუშავება.

3. ორგანიზაცია.

5. მოქმედებები.

მოდით ვისაუბროთ ამ ეტაპებზე უფრო დეტალურად.

კოლექცია

მთავარი იდეა ისაა, რომ ნებისმიერი დავალება, იდეა, ინფორმაცია და ა.შ. თქვენ უნდა დააფიქსიროთ იგი რაიმე საშუალებებზე: ქაღალდზე, ფოსტაზე, ლეპტოპში ან ჯიბის კომპიუტერში. შესაძლოა, თქვენ გამოიყენებთ სხვადასხვა ინსტრუმენტებს სხვადასხვა შემომავალი ინფორმაციის ჩასაწერად. ეს არ არის საქმე. ძირითადი იდეები შემდეგია:

არაფერს დაგივიწყებ

თქვენ განტვირთავთ თქვენს თავს დიდი რაოდენობით რუტინული ინფორმაციისგან.

ქაღალდზე დაწერილი ინფორმაცია შეიძლება შეგროვდეს უჯრებში, ფაილებში ან ელ.წერილებში გარკვეულ საქაღალდეებში და ასე შემდეგ, შეგროვების ხელსაწყოებიდან გამომდინარე.

იმისათვის, რომ ეს სქემა იმუშაოს, შეყვანის უჯრები უნდა დამუშავდეს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში, მაგალითად, კვირაში ერთხელ. უჯრების დამუშავებისას თქვენ რეალურად აცალებთ მათ.

მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ ჩაწეროთ ყველა დავალება, იდეა, შენიშვნა ონლაინ ორგანიზატორის "დავალებები" განყოფილებაში ერთი დაწკაპუნებით.

ორგანიზაცია

შეგროვებული ინფორმაციის დამუშავება (კალათი, უჯრა, Inbox კონტეინერი) მიმდინარეობს მკაცრად შემდეგი ალგორითმის მიხედვით:

ჩვენ ვიღებთ კალათის მომდევნო ზედა ელემენტს "Inbox".

თუ ელემენტი მოითხოვს მოქმედებას და ამას ცოტა დრო სჭირდება (5 წუთამდე), მაშინვე ვასრულებთ მას.

თუ დავალება დიდ დროს მოითხოვს, მაშინ ჩვენ ვანაწილებთ ვინმეს ან გადავადებთ.

თუ კალათის პუნქტი „Inbox“ არ საჭიროებს მოქმედებას, მაშინ ჩვენ ამ ნივთს ვაგდებთ, ვდებთ უჯრაში (სიაში) „ოდესღაც შესაძლოა“ ან ვტოვებთ ამ ნივთს სადმე არქივში, როგორც საცნობარო ინფორმაცია.

იმ ამოცანებზე მუშაობის ორგანიზებისთვის, რომლებიც საჭიროებენ შემდგომ მოქმედებას, დევიდ ალენი გვთავაზობს ასეთი ამოცანების დაყოფას რამდენიმე სიაში:

შემდეგი მოქმედებები

თქვენ უნდა გქონდეთ შემდგომი კონკრეტული ქმედებების სია. მხოლოდ ამ შემთხვევაში შეძლებთ რაც შეიძლება ეფექტურად იმუშაოთ, „დაფქვათ“ საქმეების დიდი რაოდენობა.

TimeMaster ონლაინ ორგანიზატორში მსგავსი სია წარმოდგენილია სამუშაოების სიით.

პროექტები

ამოცანები, რომლებიც საჭიროებენ ერთზე მეტ მოქმედებას მათი მიზნების მისაღწევად, არსებითად პროექტებია. მაგალითად, პრეზენტაციისთვის მოსამზადებლად უნდა დაურეკოთ ორგანიზატორებს, გადაიხადოთ ოთახის ანგარიში და ა.შ. თითოეული პროექტისთვის უნდა განისაზღვროს შემდგომი მოქმედება.

TimeMaster ონლაინ ორგანიზატორის საშუალებით შეგიძლიათ ამოცანები დაყოთ ქვეამოცნებებად წამებში.

გადავადებული

თუ დავალება იყო დელეგირებული ან რაიმე მიზეზით შეიძლება დასრულდეს ცოტა მოგვიანებით, მაშინ ასეთი დავალებები უნდა განთავსდეს ცალკე სიაში.

TimeMaster ონლაინ ორგანიზატორს აქვს კონტაქტები, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენი ამოცანების სიების სამართავად.

ოდესმე შესაძლოა

არის ამოცანები, რომლებიც ამჟამად არ არის აქტუალური, გაურკვეველია იქნება თუ არა აქტუალური მომავალში, მაგრამ ასეთი შესაძლებლობა არსებობს. ასეთი ამოცანები მოთავსებულია ცალკე სიაში.

TimeMaster ონლაინ ორგანიზატორში შეგიძლიათ ასეთი სიების ორგანიზება წამებში კონტექსტების გამოყენებით.

დევიდ ალენი გვირჩევს უარი თქვას დღის კლასიკურ ხისტ დაგეგმვაზე, როცა მთელი დღე წუთამდეა დაგეგმილი. ასეთი დაგეგმვა იშვიათად არის პრაქტიკული, რადგან შეიძლება ნებისმიერ დროს გაფანტოთ და გეგმები შეიცვალოს.

დავითი თვლის, რომ ამოცანები იყოფა რთულ და მოქნილად.

მოქნილი ამოცანებიგადადით მარტივ სიაში. ეს არის ამოცანები, რომლებიც შეიძლება შესრულდეს ნებისმიერ დროს, ასე რომ, მათი შესრულება შესაძლებელია. საშუალო ადამიანის ამოცანების უმეტესობა ამ კატეგორიას მიეკუთვნება.

რთული ამოცანები- ეს არის ამოცანები, რომლებიც დაკავშირებულია კონკრეტულ დროს. მაგალითად, შეხვედრა, კონფერენცია, დაგეგმილი ზარი, დავალება იწურება.

აზრი აქვს კალენდარში მხოლოდ რთული ამოცანების დატოვებას. დღის დასაწყისში გადახედავთ თქვენს კალენდარულ სიას და დავალებების ჩამონათვალს. ყველაზე მოსახერხებელია, როცა დავალების სია და კალენდარი ერთ გვერდზეა განთავსებული. ასე დაგეგმვა უფრო ადვილია. თუ დღის დასაწყისში არ არის დაგეგმილი რთული ამოცანები, მაშინ შეგიძლიათ შეასრულოთ მოქნილი დავალებები თანმიმდევრობით: დროის, ენერგიისა და რესურსების ხელმისაწვდომობიდან გამომდინარე, თქვენ ასრულებთ დავალებებს უმაღლესი პრიორიტეტიდან ყველაზე დაბალ პრიორიტეტამდე. როგორც კი რთული ამოცანის დრო დადგება, თქვენ გაწყვეტთ, შეასრულებთ რთულ დავალებას და შემდეგ დაუბრუნდით სიის ამოცანების შესრულებას. ეს არის ყველაზე მოქნილი, მარტივი და მოსახერხებელი გზა დაგეგმვისთვის, როდესაც საქმე გვაქვს საქმეების დიდ რაოდენობასთან.

დავითი თავის წიგნშიც ახსენებს ზემოდან ქვევით დაგეგმვას. ის იყენებს მიზნების, პროექტების და ამოცანების განხილვის ანალოგს "ჰაერიდან":

1. მიმდინარე საქმეები;

2. მიმდინარე პროექტები;

3. სამუშაო პირობები;

4. მომავალი წლები (1-2 წელი);

5. ხუთწლიანი პერსპექტივა (3-5 წელი);

თუმცა, როგორც თავად დავითი აღიარებს, მის წიგნში ძირითადი აქცენტი გაკეთებულია მიმდინარე საქმეებისა და პროექტების დამუშავების მეთოდების აღწერაზე და სტრატეგიულ დაგეგმარებას ცალკე წიგნები უნდა მიეცეს. სხვათა შორის, დროის მენეჯმენტის სფეროში არანაკლებ ცნობილმა მსოფლიო ექსპერტმა სტივ კოვეიმ აღწერა სტრატეგიული დაგეგმვის მეთოდები. ეს განხილულია სტატიაში სტრატეგიული დაგეგმვის შესახებ.

შეგიძლიათ მეტი წაიკითხოთ GTD მეთოდოლოგიის შესახებ David Allen's Getting Things Done ამავე სახელწოდების წიგნში, ან ისწავლოთ როგორ გამოიყენოთ ეს და სხვა მეთოდები პრაქტიკაში ონლაინ ორგანიზატორისა და სხვა ხელსაწყოების გამოყენებით ჩვენს ვიდეო კურსში.

რატომ მიჭირს თავში ყველაფრის შენახვა

ჩვენი მოკლევადიანი მეხსიერება ჰგავს კომპიუტერის მთავარ მეხსიერებას - ის საჭიროა რეალურ ამოცანებთან მუშაობისთვის და მისი მოცულობა უკიდურესად მცირეა. ამავდროულად, ჩვენ შეგვიძლია საშუალოდ დავამუშაოთ და საერთოდ კარგად ვიმუშაოთ მხოლოდ 1–3–ით. ამავდროულად, ინფორმაციის მოცულობა, რომელიც ჩვენს ყურადღებას იპყრობს, მუდმივად იზრდება. როგორც დევიდ ალენი, ავტორი წიგნის Getting Things In Order ამბობს, „თქვენი გონება იდეების შესაქმნელად არის და არა მათი შესანახად“. და ეს არის მისი მიდგომის ერთ-ერთი მიზანი.

შიდა ვალდებულებების შესახებ

ავტორის აზრით, სტრესისა და ნეგატიური ემოციების მთავარი წყარო არის გადაუჭრელი ან დარღვეული ვალდებულებები საკუთარი თავის ან სხვების მიმართ (დედანში ალენი მათ ღია მარყუჟებს უწოდებს). დამთრგუნველი ფიქრები კიდევ უფრო ძნელია, ვიდრე იმის გაგება, თუ რამდენი სამუშაო გვაქვს გასაკეთებელი. შეგიძლიათ გაიგოთ მეტი კოგნიტური ფუნქციების, დაგეგმვისა და დაუმთავრებელი ამოცანების ურთიერთმიმართების შესახებ და.

„ნებისმიერი „უნდა, შეიძლება, ან უნდა“ ვალდებულება, რომელიც მხოლოდ გონებაშია, ქმნის ირაციონალურ დაძაბულობას, რომლის მოშორება შეუძლებელია, დღეში 24 საათის განმავლობაში, კვირაში შვიდი დღე.

ალენი ასევე თვლის, რომ ფიზიკური შრომისგან განსხვავებით, ინტელექტუალურ შრომას არ აქვს მკაფიო საზღვრები. და ეს ის კი არ არის, რომ ოფისში დატვირთული დღის შემდეგ, თქვენ განაგრძობთ სახლში მუშაობაზე ფიქრს. ალენისთვის საერთოდ არ არსებობს განსხვავება სამუშაოსა და დასვენებას შორის. მისი ლოგიკით, სამუშაო არის ყველაფერი, რისკენაც ჩვენ ვცდილობთ მივიყვანოთ არსებული მდგომარეობა. მთავარია, ამ მიზნების დასახვამდე მკაფიოდ დააზუსტოთ შედეგები და განსაზღვროთ მათი გადაჭრის ნაბიჯები.

როგორ ვისწავლოთ უფრო მკაფიოდ აზროვნება

პირველ რიგში, მნიშვნელოვანია შიდა ვალდებულებებთან გამკლავება. სამუშაოს შესრულების ფილოსოფია (შემდგომში GTD) გულისხმობს, რომ სამუშაოს მართვის მთელი პროცესი სამ მარტივ პრინციპზე მოდის.

ჯერ უნდა გაათავისუფლოთ თავი - შეაგროვეთ ყველა დაუმთავრებელი აზრი და დავალება გარე სისტემაში, რომელსაც ენდობით.

შემდეგ თქვენ უნდა დააზუსტოთ ისინი - გადაწყვიტეთ რა უნდა გააკეთოთ ამ ინფორმაციასთან.

Გააკეთე.

ხუთი ნაბიჯი რთული პრობლემების გასარკვევად

1. კოლექცია

შეაგროვეთ ყველა ღია შეკითხვა (როგორც პირადი, ასევე პროფესიული), დაუმთავრებელი საქმე (დედანში, ტევადი და ბუნდოვანი სიტყვა, თარგმანში - „არასრული“) და სხვა ინფორმაცია, რომელიც უბრალოდ ზრუნავს თქვენზე. გაგზავნეთ ეს ყველაფერი Inbox-ში - უსაფრთხო გარე მეხსიერება, რომელიც შეიძლება იყოს ფიზიკური (ნოუთბუქები, საქაღალდეები) ან ციფრული (ნებისმიერი დავალების მართვის აპლიკაცია ნაგულისხმევად შეიცავს Inbox საქაღალდეს, ან - ეს უკანასკნელი მთლიანად შემუშავებულია GTD-ის საფუძველზე) . დაამატეთ ამას თქვენი ფოსტა და მყისიერი მესინჯერები - თქვენი "Inbox" ნაგულისხმევად.

გადამზიდავზე დაუმთავრებელი საქმის შესახებ ინფორმაციის შენახვით, თავს ათავისუფლებთ. მთავარია არ მოხდეს ძალიან ბევრი სიის წარმოება და მათი რეგულარულად განახლება და დამუშავება.

როგორც კი ფიქრობთ "უნდა", "უნდა", "უნდა" დავალების შესახებ, ეს დავალება გადადის დაუმთავრებელთა კატეგორიაში.

2. დამუშავება

როგორც წესი, ინფორმაცია ჩვენამდე მოდის მთელი დღის განმავლობაში, მაგრამ ვინმესთვის უფრო მოსახერხებელია მისი დამუშავება დილით, საღამოს განხილვის გაკეთება და ა.შ. ალენი ზოგადად გვირჩევს ამ ნაბიჯების დროულად გამიჯვნას. თავად ინფორმაციის დამუშავების პროცესი შედგება კითხვებზე თანმიმდევრული პასუხებისგან.

"Რა არის ეს?" (ინფორმაციის ტიპის განსაზღვრა - ამოცანები, შენიშვნები თუ იდეები).

”ეს მოითხოვს ახლა მოქმედებას?” ზოგიერთი ინფორმაცია საერთოდ არ არის განკუთვნილი სამუშაოსთვის, უბრალოდ ღირს გადაგდება. მეორე ნაწილი უნდა განთავსდეს სისტემაში, რათა მისგან ცნობიერება განთავისუფლდეს.

თუ რაიმე ქმედება არ არის საჭირო და ინფორმაცია არ არის საჭირო, ჩვენ უბრალოდ მოვიშორებთ მას.

თუ რაიმე ქმედება არ არის საჭირო, მაგრამ ინფორმაცია საჭიროა, მაშინ გადავადებთ მას მოგვიანებით დასაბრუნებლად. ამისათვის GTD გვთავაზობს შექმნას "Someday/Maybe" საქაღალდე, სადაც იგზავნება ყველა გეგმა მომავლისთვის - წიგნების, ფილმების და ადგილების სიიდან სამოგზაუროდ შესაძლო სამუშაო და საოჯახო პროექტების სიამდე.

კიდევ ერთი ვარიანტი: ჩვენ ვინახავთ ინფორმაციას, როგორც მითითებას - ჩვენი შემდგომი მოქმედებებისა და პროექტებისთვის. ორივე ცნობილი ვარიანტი, როგორიცაა Dropbox და Google Drive, ისევე როგორც ახალი ხელსაწყოები, როგორიცაა Notebook, შესაფერისია ამისათვის.

თუ საჭიროა მოქმედება, მთავარი კითხვაა: "რა არის შემდეგი ქმედება?" თქვენ ან დაუყოვნებლივ გააკეთებთ ამას, თუ ამას არაუმეტეს 2 წუთი სჭირდება (5 ან შესაძლოა 10 - ეს თქვენზეა დამოკიდებული), ან გადაანაწილეთ იგი უფრო შესაფერის ადამიანზე და ჩასვით "მოლოდინში".

თუ თქვენ გჭირდებათ მოქმედებისთვის ზუსტი თარიღის მინიჭება, გაგზავნეთ იგი "კალენდარში" (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook ყველაზე აშკარაა). მოქმედებები ვადის გარეშე გადადის "შემდეგი მოქმედებების" სიაში, რომელიც არსებითად არის ამოცანების სია თქვენს ამოცანების მენეჯერში ან რვეულში.

რა არის შემდეგი ქმედება? ეს არის მთავარი შეკითხვა თქვენს მიერ შეგროვებული ინფორმაციის შესახებ. თუ სწორად უპასუხებთ, იქნება რაღაც მოსაწყობი. „შემდეგი მოქმედება“ არის შემდეგი კონკრეტული, ფიზიკური ქმედება, რომელიც უნდა განხორციელდეს კონკრეტული დავალების შესრულებისკენ გადასასვლელად.

3. ორგანიზაცია

დამუშავების შედეგად მიიღება შენახვის რამდენიმე კატეგორია, რომელიც ქმნის თქვენს სისტემას.

აქტიური მოქმედებების სიები: კალენდარი (მოქმედებებისთვის ზუსტი ვადის მქონე) და დავალებების სია - დავალების მენეჯერში / რვეულში.

პროექტების სია - ამოცანები, რომელთა შესრულებაც ერთზე მეტ მოქმედებას მოითხოვს (დავალებების მენეჯერების უმეტესობას აქვს დავალებების რამდენიმე დონე, რომელიც მოიცავს პროექტების დონეს, მაგრამ მხოლოდ სია - პროექტების ინდექსი დაგეხმარებათ) და მათთვის საცნობარო მასალები - ნებისმიერ მოსახერხებელ და ხელმისაწვდომ საცავში.

„მოლოდინში“ სია განკუთვნილია დავალებისთვის, რომლებიც საჭიროებს თქვენს ყურადღებას და არა მონაწილეობას. ასევე დააყენეთ შეხსენებები ამოცანების შესახებ, რომლებიც მომავალში რაიმე მომენტში გახდება აქტუალური - შეხსენების ფუნქცია ასევე ხელმისაწვდომია ამოცანების უმეტეს აპებში.

სია „ოდესმე/შესაძლოა“ - დავალებების შესასრულებლად, რომლებიც შესაძლოა მომავალში აქტუალური გახდეს: არსებითად, ჩამონათვალი იმისა, რისი გაკეთებაც გსურთ, მაგრამ არ გააკეთოთ ახლა.

4. მიმოხილვა

შეგროვების, დამუშავებისა და ორგანიზების შემდეგ, თქვენ გაქვთ მოქმედებების მზა ალგორითმები თქვენთვის შესაბამის სფეროებში. იმისათვის, რომ სისტემა განახლდეს, ის დროდადრო უნდა გადაიხედოს - უპირველეს ყოვლისა, "კალენდარი" და "სამუშაოების სია", ასევე "პროექტების სია", "მოლოდინის სია" და "შესაძლებელი სამუშაოების სია". ყველა გეგმისა და სიის ყოველკვირეული გადახედვა მოგცემთ დიდი სურათის და გონების სიცხადის განცდას, რათა არაფერი გამოგრჩეთ და ფოკუსირდეთ არსებითზე.

5. აღსრულება

სამუშაო ნაკადის მენეჯმენტში მნიშვნელოვანია ამოცანების სწორად პრიორიტეტიზაცია. იმის გასარკვევად, თუ რა და როდის უნდა გააკეთოს, ალენი გვირჩევს დაიცვან სამი ქცევა.

მივანიჭეთ დავალებებს გარკვეული კრიტერიუმები: კონტექსტი (მაგალითად, ადგილის მიხედვით: სახლი, ოფისი, მაღაზია; ან სამუშაოს ხასიათი: ზარები, შეხვედრები - და ასე შემდეგ); ხელმისაწვდომი დრო; ხელმისაწვდომი ენერგია; თქვენი პირადი პრიორიტეტები.

ცნება „სამუშაო“ ჩვეულებრივ ნიშნავს სამიდან ერთს: თქვენ აკეთებთ იმას, რაც დაგეგმეთ, ან გეგმავთ სამუშაოს, ან ასრულებთ დავალებებს, როგორც ისინი წარმოიქმნება. თუ რაღაც მომენტში გაჭედავთ, შეეცადეთ შეაფასოთ, რას აკეთებთ ამჟამად ზემოთ ჩამოთვლილთაგან და რისი გაკეთება ღირს.

ღირს მუშაობის დაწყება ქვემოდან ზევით, დაბალი რიგის მიზნებიდან უფრო მაღალზე გადასვლა. ჯერ იზრუნეთ მიმდინარე საქმეებზე, შემდეგ - პასუხისმგებლობისა და ყურადღების სფეროებზე (ოჯახი, სამსახური, ჯანმრთელობა, მეგობრები). ახლა თქვენ შეგიძლიათ აიღოთ გეგმები 1-3 წლის წინ, შემდეგ - 5 ან მეტი წლის პერსპექტივით. ბოლო ნაბიჯი არის თქვენი მისიისა და პრინციპების შეფასება. ასე რომ, ეტაპობრივად გაგიადვილდებათ ყველა თქვენი საქმის გარკვევა.