გამავალი დოკუმენტის ჟურნალი, რომლის ნიმუში მოცემულია ქვემოთ, ძალიან სასარგებლოა ორგანიზაციაში ჩანაწერების შენახვისას. ის აღრიცხავს გამავალ წერილებს, ინსტრუქციებს, ახსნა-განმარტებებს და სხვა დოკუმენტებს, რომლებსაც ორგანიზაცია ოფიციალურად აგზავნის სადმე. მსხვილი საწარმოები ამისთვის იყენებენ ცხრილებს და სპეციალიზებულ პროგრამებს. მაგრამ მცირე ბიზნესს იშვიათად სჭირდება ისინი.

ფაილები

მნიშვნელობა

ნებისმიერი ნაშრომის გაგზავნის ფაქტის დაფიქსირება არანაკლებ მნიშვნელოვანია, ვიდრე მისი მიღების ფაქტის დაფიქსირება. ამრიგად, გამავალი დოკუმენტის ჟურნალს აქვს იგივე მნიშვნელობა, რაც შემომავალი ფოსტის ჟურნალს. მასზე იქნება დამოკიდებული გაგზავნილ კორესპონდენციაში შეკვეთის ხარისხი.

ასევე აუცილებელია ფუნდამენტურად მნიშვნელოვან საკითხებზე მიმოწერის მთლიანობის შენარჩუნება. ასეთი ჟურნალით ის ადვილად შეიძლება დამუშავდეს ერთ ფაილად, ნომრებით, თარიღებით და პასუხისმგებელი პირების სიით.

მოთხოვნების შევსება

გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაციის ჟურნალი, ისევე როგორც ამ ტიპის ყველა სხვა ჟურნალი, შედგება ორი ნაწილისგან: ყდა და გვერდები. ყდა შეიცავს ტექნიკური მომსახურების სახელს, დაწყების და დასრულების თარიღს (მეორე მოსახერხებელია დოკუმენტის ბოლოს ჩასაწერად), ორგანიზაციის სახელს და სხვა ძირითად დეტალებს. ძირითადი სხეული უნდა:

• იყოს წარმოდგენილი იმავე გვერდებით (მოწოდებულია თანდართულ ფორმაში და ჟურნალის ნიმუშში).
• გაელვება. დაარქივების მოხერხებულობისთვის გვერდები ჩამაგრებულია ორ ან სამ ადგილას. ამრიგად, როდესაც ჟურნალი მთავრდება, მოსახერხებელია მისი განთავსება საქაღალდეებში.
• ასევე, ჟურნალის თითოეული გვერდი უნდა იყოს დანომრილი.
• დასრულდა ლიდერობის ვიზით. დასასრულს ხდება გვერდების დათვლა და შემოწმება. დოკუმენტის ბოლო გვერდზე - ყდის უკანა მხარეს - დატანილია გვერდების რაოდენობა. ორგანიზაციის ხელმძღვანელი აქ დებს თავის ხელმოწერას და ბეჭედს.

საოფისე მუშაობაში არის წესი: არ დაარეგისტრიროთ ხელმოუწერელი დოკუმენტი. მხოლოდ ამის უფლების მქონე პირის ხელმოწერის შემდეგ, დოკუმენტი იძენს იურიდიულ ძალას და შეიძლება შეიტანოს რეესტრებში.

დოკუმენტი ინახება 3 წლის განმავლობაში (თუ ორგანიზაციის თანამშრომლები არ მუშაობენ არახელსაყრელ სამუშაო პირობებში), შემდეგ კი სპეციალურად მოწვეული საექსპერტო და დამადასტურებელი კომისია ამოწმებს დოკუმენტის ღირებულებას. თუ მას არ აქვს მნიშვნელობა შემდგომი გამოყენებისთვის და არ შეიძლება იყოს მტკიცებულება დავების, საგამოძიებო და სასამართლო პროცესის დროს, მაშინ ის ნადგურდება. ბუნებრივია, საბუთების განადგურების აქტის შევსება.

რა მონაცემები უნდა მიუთითოთ შევსებისას

ჟურნალი საკმაოდ მარტივად არის მოწყობილი: ყდა პლუს მაგიდა. ეს უკანასკნელი წარმოდგენილია სვეტებით, რომლებშიც უნდა იყოს მითითებული:

• დოკუმენტის თარიღი. გამავალი ელფოსტა დალაგებულია ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ეს მნიშვნელოვნად ამარტივებს საქმიანი მიმოწერის ძიებას. თარიღი არის ხელმოწერის დღე.
• გამავალი დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ნომერი. პირველი გამავალი დოკუმენტი ჟურნალის დასაწყისიდან არის 1, მეორე არის 2 და ა.შ. როგორც წესი, დოკუმენტი ინახება კალენდარული წლის დასაწყისიდან, რადგან რეგისტრაციის ნომრები იწყება.
• დანიშნულება.
• Შემაჯამებელი. ეს შეიძლება იყოს დოკუმენტის სახელი და ნომერი, ან უბრალოდ კითხვა, რომელზედაც მიმდინარეობს მიმოწერა. პრაქტიკაში ხშირად ირკვევა, რომ პატარა ასოებს (რამდენიმე სტრიქონს) შეიძლება საერთოდ არ ჰქონდეს სახელი. შემდეგ ეს სვეტი ცარიელი რჩება.
• ვინც ხელი მოაწერა გასულ ფურცელს.
• შემსრულებელი.
• შენიშვნა საქმეში გამავალი წერილის ასლის გაგზავნის შესახებ.
• ინფორმაცია დოკუმენტის გაგზავნის შესახებ. აქ ჩაწერილია მონაცემები, რომლებიც არ მიეკუთვნება სხვა სვეტების კატეგორიას, მაგრამ აუცილებელია ჟურნალში ორიენტაციისთვის.

თითოეული გამავალი საქმიანი წერილი უნდა იყოს აღწერილი საკუთარი ხაზით. თუ თანამშრომელი, რომელიც ავსებს დოკუმენტს, ერთდროულად მიიღებს რამდენიმე წერილს, მაშინ ისინი უნდა დარეგისტრირდნენ მნიშვნელობის კლებადობით. თითოეული ქაღალდის ნომერი და თარიღი განთავსებულია ცალკეულ ხაზზე.

ჟურნალის ელექტრონული ფორმით შევსება მიუღებელია, რადგან შემსრულებელმა ხელი უნდა მოაწეროს მასში, კეთდება აღნიშვნა საქმისთვის დოკუმენტის ასლის დასამაგრებლად და ა.შ. ასევე არასასურველია შეცდომები. მაგრამ თუ არასწორი ინფორმაცია იყო მითითებული, მაშინ იგი უნდა გადაიკვეთოს ერთი ხაზით, ხოლო სწორი უნდა იყოს ხელმოწერილი მის გვერდით, დამატებით "გასწორებულია მჯერა" და ხელმძღვანელის (ან სხვა პირის, რომელიც პასუხისმგებელია შევსებაზე) ხელმოწერით. ჟურნალი).

ვარიაციები

ზოგჯერ ისინი მიმართავენ შემომავალი და გამავალი დოკუმენტაციის კომბინირებული ჟურნალის დიზაინს. ეს მოსახერხებელია, თუ ბიზნეს მიმოწერის მოცულობა მცირეა.

გასათვალისწინებელია, რომ დიალოგის მთელი კურსის ძიება და აღდგენა, მაგალითად, ბიზნეს პარტნიორთან ან კლიენტთან, რთული იქნება. დამუშავების დრო გაიზრდება. მაგრამ თითოეულ ორგანიზაციას აქვს უფლება დამოუკიდებლად აირჩიოს ასეთი ინფორმაციის წარდგენის ფორმა.

გაგზავნილი დოკუმენტების სახეები

გამავალი დოკუმენტების რეესტრში შეიძლება შეიტანოს მრავალფეროვანი ნაშრომი. Მაგალითად:

• ცნობები;
• მოქმედებს;
• მოთხოვნები;
• დეპეშები;
• თარგმანები;
• აპლიკაციები და ა.შ.

მიუხედავად იმისა, რომ გამავალი დოკუმენტების რეესტრი არ ვრცელდება მკაცრ საანგარიშგებო დოკუმენტებზე, ის შეიძლება სასარგებლო იყოს ორგანიზაციებში, სადაც ტარდება საქმიანი მიმოწერა, რომელიც მოითხოვს აღრიცხვას და კონტროლს.

რამდენი შესანახი

ჟურნალის შენახვის ვადა არ უნდა იყოს მასში რეგისტრირებული იმ დოკუმენტების შენახვის ვადაზე ნაკლები. ეს წესი მოქმედებს მაშინაც კი, თუ ის შეიცავდა ბრძანებებს ძირითადი საქმიანობისთვის ან პერსონალის დოკუმენტებისთვის, რომლებსაც აქვთ მუდმივი შენახვის ვადა.

წესი: იმისთვის, რომ გქონდეთ გამავალი დოკუმენტების რეესტრის განადგურების უფლება, აუცილებელია დარწმუნდეთ, რომ მასში მონიშნული ყველა ფურცლის შენახვის ვადა ამოიწურა.

როგორც წესი, ვადა არ აღემატება 3-5 წელს. მაგრამ არსებობს გამონაკლისები წესიდან. ამ მიზეზით, გამოცდილი პერსონალის ოფიცრები, მდივნები, განყოფილებების ხელმძღვანელები ან სხვა თანამშრომლები, რომელთა ხვედრი დაეცა ჟურნალის შენახვაზე, ხშირად მიმართავენ მორების გაყოფას. ერთში რეგისტრირებულია მუდმივი შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტები (ასევე ისინი, რომლებიც ინახება 75 წლის განმავლობაში), ხოლო მეორეში რჩება „მაფუჭებადი“ დოკუმენტები, რომლებიც კარგავენ იურიდიულ ძალას 3-5 წლის განმავლობაში. ამ შემთხვევაში, ნიშანი იდება ჟურნალის გარეკანზე. მთავარია, თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა.

შრომის დაცვის სპეციალისტების მუშაობა დაკავშირებულია დოკუმენტების დიდი რაოდენობით ფორმის შევსებასთან, როგორიცაა, მაგალითად, ჟურნალები. გარკვეული ჟურნალების ხელმისაწვდომობის მარეგულირებელი მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტების მრავალფეროვნების მიუხედავად, შესაძლებელია გამოიყოს დოკუმენტების ამ ფორმების შენარჩუნების ზოგადი პრინციპები.

ბრიფინგის ჟურნალი უნდა იყოს:

1. დანომრილი. შეგიძლიათ ჟურნალის გვერდების ან ფურცლების დანომრვა, ფურცლების დანომრვა ნაკლებად შრომატევადი იქნება;
2. მაქმანებით.ის დახმარებით რისი გაკეთებით შეასრულებთ ირჩევთ: ეს შეიძლება იყოს ძაფი, თეთრეულის კაბელი, ლენტი, ნაკერი ნეილონის ძაფი და ა.შ. მაქმანების მასალის ბოლოები უნდა იყოს გამოსახული ჟურნალის გარეკანზე ან მის ბოლო გვერდზე და დამაგრებული სტიკერით ისე, რომ სამაგრის ბოლოები შესამჩნევი დარჩეს. მაქმანებიანი ჟურნალის გამოყენებისას უხერხულობის თავიდან ასაცილებლად, სამაგრის გამოშვებული ბოლოების სიგრძე უნდა იყოს მინიმუმ 5 სმ. სურათი;
3. ხელს აწერს მის მოვლაზე პასუხისმგებელი პირი. სტიკერზე ან მის გვერდით უნდა განთავსდეს შემდეგი წარწერა: „ჟურნალში ___ ფურცლები დანომრილია, იკვრება და ილუქება ბეჭდით. "დღე"_თვე_20__ სრული სახელი, თანამდებობა, ხელმოწერა _______. ჟურნალს ხელს აწერს ამ ჟურნალის შენახვის უფლებამოსილი პირი;
4. დამაგრებულია ორგანიზაციის ბეჭდით. ჩვენ ვაყენებთ ბეჭედს ისე, რომ მისი ანაბეჭდი იყოს როგორც სტიკერზე, ასევე ჟურნალის გარეკანზე/ფურცელზე, რომელზედაც დამაგრებულია სამაგრის ბოლოები. იხილეთ ნახატი.

1. ჟურნალის შევსებისას არ ვტოვებთ ცარიელ ხაზებს, არ ვაკეთებთ შესწორებებს.
2. ნორმატიულ დოკუმენტში ჟურნალის ფორმის განსაზღვრა, როგორც რეკომენდებულია, ნიშნავს, რომ ჩვენ შეგვიძლია ამ ფორმაში ცვლილებების შეტანა, როგორიცაა სვეტების დამატება.
3. არ არის აუცილებელი ბეჭდური ჟურნალების შეძენა, თქვენ შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ისინი საკუთარ ორგანიზაციაში.
4. დასრულებული მორების შენახვის ვადა 10 წელია(რუსეთის კულტურის სამინისტროს 2010 წლის 25 აგვისტოს ბრძანება No. 558 „სახელმწიფო ორგანოების, ადგილობრივი თვითმმართველობებისა და ორგანიზაციების საქმიანობისას წარმოქმნილი სტანდარტული ადმინისტრაციული საარქივო დოკუმენტების ჩამონათვალის დამტკიცების შესახებ, შენახვის ვადების მითითებით“ ), თუ სხვა რამ არ არის გათვალისწინებული შესაბამისი ჟურნალების მოვლა-პატრონობის მარეგულირებელი მარეგულირებელი დოკუმენტებით. მაგალითად, სამრეწველო ავარიების რეესტრი ინახება 45 წლის განმავლობაში.

მოდით უფრო დეტალურად ვისაუბროთ ბრიფინგების რეგისტრაციასთან დაკავშირებული ჟურნალების შევსების ზოგიერთ მომენტზე.

როგორ შეავსოთ შესავალი ბრიფინგის ჟურნალი

ვინ ავსებს ჟურნალს (აწვდის ბრიფინგს)? შრომის უსაფრთხოების სპეციალისტი ან დამსაქმებელი, ან თანამშრომელი, რომელსაც ეს ფუნქცია აკისრია ორგანიზაციის ბრძანებით.

ინფორმაცია შევსებისთვის.შესავალი ბრიფინგისთვის ასევე დაგჭირდებათ:

1. შრომის დაცვის შესახებ გაცნობითი ბრიფინგის პროგრამა,
2. ინსტრუქციები შრომის დაცვის შესახებ გაცნობითი ბრიფინგის ჩატარების შესახებ.

როგორც წესი, ორგანიზაციაში იწყება ერთი გაცნობითი ბრიფინგის ჟურნალი, მაგრამ:

1. თუ თქვენი ორგანიზაციის სტრუქტურაში არსებობს ცალკეული ქვედანაყოფები, ცალკეულ ქვედანაყოფებში შესავალი ბრიფინგის ჩატარების ფუნქციები შეიძლება დაეკისროს ამ ცალკეული ქვედანაყოფების სპეციალისტებს, რომლებიც შეინახავენ შესავალი ბრიფინგების ჟურნალებს მათი ქვედანაყოფებისთვის;
2. ზოგიერთ ორგანიზაციას ურჩევნია ჰქონდეს ცალკე გაცნობითი ბრიფინგის ჟურნალი მესამე მხარის თანამშრომლებისთვის.თუ თქვენ გადაწყვეტთ მიბაძოთ მათ მაგალითს, ასევე ლოგიკური იქნება შეიმუშაოთ ცალკე პროგრამა და ინსტრუქციები მესამე მხარის თანამშრომლებისთვის უსაფრთხოების შესავალი ბრიფინგების ჩასატარებლად.

რეკომენდებული ლიტერატურა:შესავალი ბრიფინგების შესახებ შეგიძლიათ წაიკითხოთ 7.1-7.1.5 პუნქტებში, GOST 12.0.004-90 დანართი 3 „სახელმწიფოთაშორისი სტანდარტი. შრომის უსაფრთხოების სტანდარტების სისტემა. შრომის უსაფრთხოების ტრენინგის ორგანიზება. ზოგადი დებულებები“, პუნქტი 2.1.2 რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს, რუსეთის ფედერაციის განათლების სამინისტროს 2003 წლის 13.01.2003 N 1/29 „შრომის დაცვისა და ტესტირების სწავლების პროცედურის დამტკიცების შესახებ. ორგანიზაციების თანამშრომლებისთვის შრომის დაცვის მოთხოვნების ცოდნა“.

როგორ შეავსოთ სამუშაო ადგილის ბრიფინგის ჟურნალი

ჟურნალის ფორმა:რეკომენდებულია - დანართი 6 „GOST 12.0.004-90. სახელმწიფოთაშორისი სტანდარტი. შრომის უსაფრთხოების სტანდარტების სისტემა. შრომის უსაფრთხოების ტრენინგის ორგანიზება. ზოგადი დებულებები“. ის ელემენტები, რომლებიც ჩვენ გირჩევთ შეიყვანოთ GOST-ის მიერ შემოთავაზებულ ფორმაში, მონიშნულია ლურჯად.

ვინ ავსებს (აწარმოებს ბრიფინგს)?დაუყოვნებელი სამუშაო ზედამხედველი. დაავალეთ სამუშაო ადგილზე ბრიფინგების ჩატარების ვალდებულება კონკრეტულ თანამშრომლებს ორგანიზაციის ბრძანებით (მაგალითად, „შრომის დაცვის ბრიფინგების ჩატარების შესახებ“), ბრძანება უნდა მოიცავდეს თქვენი კომპანიის ყველა სტრუქტურულ განყოფილებას. გახსოვდეთ, რომ თქვენს პასუხისმგებელს უნდა ჰქონდეს შრომის დაცვის სპეციალური ტრენინგის გავლის მოქმედი სერტიფიკატი (მინიმუმ 3 წელიწადში ერთხელ).

ინფორმაცია შევსებისთვის.

ეს ჟურნალი აღრიცხავს პირველადი, განმეორებითი, დაუგეგმავი, მიზანმიმართული ბრიფინგების ჩატარებას. თითოეული პირი, რომელიც პასუხისმგებელია ჩამოთვლილი ბრიფინგების განხორციელებაზე, ინახავს სამუშაო ადგილის ბრიფინგის ჟურნალს თავისი განყოფილებისთვის. გაკვეთილისთვის ასევე დაგჭირდებათ:

1. თქვენს ორგანიზაციაში მოქმედი შრომის დაცვის ინსტრუქციების ჩამონათვალი;
2. ბრიფინგის პროგრამები;
3. შრომის დაცვის ინსტრუქციები.

"ბრიფინგის ტიპი (პირველადი, განმეორებითი, დაუგეგმავი, მიზნობრივი)"

ბრიფინგზე	როდის ვაკეთებთ ამას?
პირველადი	საწარმოო საქმიანობის დაწყებამდე, მას შემდეგ რაც თანამშრომელმა მიიღო გაცნობითი ბრიფინგი შრომის დაცვის შესახებ.
გაიმეორა	ყოველ ექვს თვეში ერთხელ მაინც (ფაქტობრივად, ვიმეორებთ თავდაპირველ ბრიფინგს სამუშაო ადგილზე), თუ სხვა პირობები და სიხშირე არ არის მითითებული სექტორული და სექტორთაშორისი მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტებით, რომლებიც ვრცელდება თქვენი ორგანიზაციის საქმიანობაზე. მაგალითად, მძღოლი ივანოვი ი.ი. გადის განმეორებით ბრიფინგს 3 თვეში ერთხელ (რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 12 მაისის N 28 დადგენილების პუნქტი 10.10 „საგზაო ტრანსპორტის შრომის დაცვის სექტორთაშორისი წესების დამტკიცების შესახებ“). დაარეგულირეთ განმეორებითი ბრიფინგების სიხშირე ორგანიზაციის ბრძანებით (მაგალითად, იგივე ბრძანებით "შრომის დაცვის შესახებ ბრიფინგების ჩატარების შესახებ"). ამავდროულად, თუ ერთი დეპარტამენტის თანამშრომელთა ნაწილს უნდა მიეცეს ინსტრუქტაჟი კვარტალში ერთხელ, ხოლო მეორე ნაწილს - ექვს თვეში ერთხელ, შეგიძლიათ დააყენოთ განმეორებითი ინსტრუქციები კვარტალში ერთხელ ამ დეპარტამენტის ყველა თანამშრომლისთვის, რადგან ეს არ ეწინააღმდეგება. მოქმედი კანონმდებლობა და საშუალებას მისცემს ამ დანაყოფის ბრიფინგების ჩატარებაზე პასუხისმგებელი პირი არ დაიბნოს.
დაუგეგმავი	როდესაც ამოქმედდება ახალი ან შესწორებული საკანონმდებლო და სხვა მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები, რომლებიც შეიცავს შრომის დაცვის მოთხოვნებს, აგრეთვე ინსტრუქციებს შრომის დაცვის შესახებ; ტექნოლოგიური პროცესების შეცვლისას, აღჭურვილობის, მოწყობილობების, ხელსაწყოების და სხვა ფაქტორების შეცვლის ან განახლებისას შრომის უსაფრთხოებაზე; თანამშრომლების მიერ შრომის დაცვის მოთხოვნების დარღვევის შემთხვევაში, თუ ეს დარღვევები ქმნიდა სერიოზული შედეგების რეალურ საფრთხეს (ავარია სამუშაოზე, უბედური შემთხვევა და ა.შ.); სახელმწიფო ზედამხედველობისა და კონტროლის ორგანოების თანამდებობის პირების მოთხოვნით; სამუშაოში შესვენების დროს (მავნე და (ან) სახიფათო პირობებში მუშაობისთვის - 30 კალენდარულ დღეზე მეტი, ხოლო სხვა სამუშაოსთვის - ორ თვეზე მეტი); დამსაქმებლის (ან მის მიერ უფლებამოსილი პირის) გადაწყვეტილებით.
სამიზნე

„არაგეგმიური, მიზანმიმართული ბრიფინგის მიზეზი“

GOST 12.0.004-90 7.4.1, 7.5.1 პუნქტებში ჩამოთვლილი შესაძლო მიზეზები. სახელმწიფოთაშორისი სტანდარტი. შრომის უსაფრთხოების სტანდარტების სისტემა. შრომის უსაფრთხოების ტრენინგის ორგანიზება. ზოგადი დებულებები“, პუნქტები 2.1.6-2.1.7 რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს, რუსეთის ფედერაციის განათლების სამინისტროს 2003 წლის 13.01.2003 N 1/29 „მომზადების პროცედურის დამტკიცების შესახებ. შრომის დაცვა და ცოდნის ტესტირება ორგანიზაციების თანამშრომლების შრომის დაცვის მოთხოვნების შესახებ“, ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ ზემოთ მოცემულ ცხრილში, ისინი შეიძლება შეჯამდეს შემდეგნაირად:

„ინფორმაცია სამუშაო ადგილზე სტაჟირების შესახებ“.დამსაქმებელი ვალდებულია ჩაატაროს სტაჟირება მავნე და (ან) სახიფათო სამუშაო პირობების მქონე თანამშრომლებისთვის (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 225-ე მუხლი), ხოლო სტაჟირების მოთხოვნა შეიძლება შეიცავდეს ამ სფეროში მარეგულირებელ სამართლებრივ აქტებს. შრომის დაცვის შესახებ. დამსაქმებელი ადგენს სტაჟირების ცვლის ხანგრძლივობას დამოუკიდებლად (3-დან 19 ცვლამდე), დასაქმებულის კვალიფიკაციისა და სამუშაო გამოცდილების, შესრულებული სამუშაოს ხასიათიდან გამომდინარე. აღსანიშნავია, რომ ჟურნალში სტაჟირების ჩანაწერის გარდა, თქვენ ასევე გჭირდებათ: სტაჟირების პროგრამა, თანამშრომლისთვის სტაჟირების შეკვეთა, ამ თანამშრომლის დამოუკიდებელ სამუშაოზე დაშვების ბრძანება (წარმატებული დასრულების შემდეგ სტაჟირება), ადგილობრივი მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტი, რომელიც შეიცავს სტაჟირების პროცედურას, თქვენს ორგანიზაციაში სტაჟირების სპეციფიკას.

როგორ შეავსოთ რეესტრი არაელექტრო პერსონალისთვის 1 ჯგუფის ელექტრო უსაფრთხოებისთვის მინიჭებისთვის

ჟურნალის ფორმა:აღწერილია 2-ე პუნქტში დანართის No1 შენიშვნები ელექტრული დანადგარების ექსპლუატაციის დროს შრომის დაცვის წესების შესახებ, დამტკიცებული რუსეთის შრომის სამინისტროს 2013 წლის 24 ივლისის N 328n ბრძანებით.

ვინ ავსებს (აწარმოებს ბრიფინგს)?თანამშრომელი ელექტრო პერსონალიდან, რომელსაც აქვს მინიმუმ III ჯგუფი ელექტრო უსაფრთხოების სფეროში, დანიშნული ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანებით. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ შრომის დაცვის სპეციალისტები არ მიეკუთვნებიან ელექტრო (ელექტროტექნოლოგიურ) პერსონალს, ამიტომ მათ არ აქვთ უფლება ჩაატარონ ამ ტიპის ბრიფინგი (2013 N 328n დანართის შენიშვნის მე-6 პუნქტი).

ინფორმაცია შევსებისთვის.ტრენინგისთვის თქვენ უნდა გქონდეთ:

1. თანამდებობების სია, სამუშაოები, რომლებიც საჭიროებენ წარმოების პერსონალის მიყვანას I ჯგუფში. ორგანიზაციის (ცალკე ქვედანაყოფის) ხელმძღვანელი დამოუკიდებლად ადგენს, ვინ შეიტანოს სიაში. ლოგიკა მარტივია: სამუშაოს შესრულებისას დასაქმებულს ელექტრო დარტყმის შესაძლებლობა აქვს, თანამშრომელი არ მიეკუთვნება არც ელექტრო და არც ელექტრო პერსონალს (ანუ არის არაელექტროტექნიკური პერსონალი) - ჩავთვლით სიაში;
2. დამტკიცებული ბრიფინგის პროგრამა, ინსტრუქციები არაელექტროტექნიკური პერსონალისთვის I ჯგუფისთვის ბრიფინგების ჩატარების შესახებ ელექტრო უსაფრთხოებაში.

"წინა შევსების თარიღი." I ჯგუფის დავალებების სიხშირე არის მინიმუმ 1 ჯერ წელიწადში. თუ ახალ თანამშრომელს ვაძლევთ ინსტრუქციას, ამ სვეტში ვსვამთ ტირეს, თუ ბრიფინგი განმეორდება, ვსვამთ წინა თანამშრომლის ბრიფინგის თარიღს.
სად მოიპოვება ინფორმაცია:გვ.1.4.4 რუსეთის ფედერაციის ენერგეტიკის სამინისტროს 13.01.2003 N 6 ბრძანება "სამომხმარებლო ელექტრო დანადგარების ტექნიკური ექსპლუატაციის წესების დამტკიცების შესახებ".

როგორ შეავსოთ სახანძრო უსაფრთხოების ბრიფინგის ჟურნალი

ჟურნალის ფორმა: აუცილებელია

რუსეთის ფედერაციის საგანგებო სიტუაციების სამინისტროს 2007 წლის 12 დეკემბრის N 645 ბრძანების 1-ლი დანართი (შესწორებულია 2010 წლის 22 ივნისს) „სახანძრო უსაფრთხოების სტანდარტების დამტკიცების შესახებ „სახანძრო უსაფრთხოების სწავლების ღონისძიებები ორგანიზაციების თანამშრომლებისთვის“.

ინფორმაცია შევსებისთვის.

ბრიფინგზე	როდის ვაკეთებთ ამას?	ვინ მართავს?
შესავალი ხანძარსაწინააღმდეგო	დამოუკიდებელი მუშაობის დაწყებამდე	ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანებით (ინსტრუქციით) დანიშნული სახანძრო უსაფრთხოებაზე პასუხისმგებელი პირი
პირველადი ხანძრის ჩაქრობა სამუშაო ადგილზე	სამუშაო ადგილზე, საწარმოო საქმიანობის დაწყებამდე, მას შემდეგ რაც თანამშრომელმა მიიღო სახანძრო უსაფრთხოების გაცნობითი ბრიფინგი.
განმეორებითი ხანძრის ჩაქრობა	წელიწადში ერთხელ მაინც და იმ ორგანიზაციების თანამშრომლებთან, რომლებსაც აქვთ ხანძარსაწინააღმდეგო წარმოება, მინიმუმ ექვს თვეში ერთხელ	ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანებით (ინსტრუქციით) დანიშნული პირი, რომელიც პასუხისმგებელია თითოეულ სტრუქტურულ ერთეულში ხანძარსაწინააღმდეგო უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად.
დაუგეგმავი ხანძრის ჩაქრობა	ერთჯერადი სამუშაოს შესრულებისას, უბედური შემთხვევის, სტიქიური უბედურებების და სამუშაოს შედეგების აღმოფხვრისას, რომლებზეც გაცემულია სამუშაოს ნებართვა, ნებართვა ან სხვა სპეციალური დოკუმენტები, აგრეთვე ორგანიზაციაში საჯარო ღონისძიებების გამართვისას.
დაუგეგმავი	ადრე შემუშავებულ წესებში, ნორმებში, ინსტრუქციებში სახანძრო უსაფრთხოების შესახებ ახალი ან ცვლილებების შეტანისას, სახანძრო უსაფრთხოების მოთხოვნების შემცველი სხვა დოკუმენტები; წარმოების ტექნოლოგიური პროცესის შეცვლისას, აღჭურვილობის, ხელსაწყოების, ნედლეულის, მასალების შეცვლის ან განახლებისას, აგრეთვე სხვა ფაქტორების შეცვლისას, რომლებიც გავლენას ახდენენ ობიექტის ხანძარსაწინააღმდეგო მდგომარეობაზე; ორგანიზაციის თანამშრომლების მიერ ხანძარსაწინააღმდეგო მოთხოვნების დარღვევის შემთხვევაში, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს ან გამოიწვიოს ხანძარი; ხანძარსაწინააღმდეგო ღონისძიებების დამატებითი შესწავლისთვის სახელმწიფო სახანძრო ზედამხედველობის ორგანოების მოთხოვნით, როდესაც ისინი ავლენენ არასაკმარის ცოდნას ორგანიზაციის თანამშრომლებს შორის; სამუშაოების შესვენების დროს 30 კალენდარულ დღეზე მეტი ხნის განმავლობაში, ხოლო სხვა სამუშაოებისთვის - 60 კალენდარული დღე (სამუშაოებისთვის, რომლებიც ექვემდებარება ხანძარსაწინააღმდეგო უსაფრთხოების დამატებით მოთხოვნებს); მსგავს ინდუსტრიებში მომხდარი უბედური შემთხვევების, ხანძრების შესახებ საინფორმაციო მასალების მიღებისას; ორგანიზაციების თანამშრომლების მიერ სახანძრო უსაფრთხოების მოთხოვნების არადამაკმაყოფილებელი ცოდნის ფაქტების დადგენისას.	ორგანიზაციაში სახანძრო უსაფრთხოების უზრუნველყოფაზე პასუხისმგებელი პირი ან უშუალოდ სამუშაო მენეჯერი
სამიზნე ხანძარსაწინააღმდეგო	ხანძრის გაზრდილ საშიშროებასთან დაკავშირებული ერთჯერადი სამუშაოების შესრულებისას (შედუღება და სხვა ცხელი სამუშაოები); ავარიების, სტიქიური უბედურებებისა და კატასტროფების შემდეგ; სამუშაოს წარმოებაში, რომელზედაც გაიცემა მუშაობის ნებართვა, ფეთქებადი მრეწველობაში ცხელი სამუშაოების წარმოებაში; ორგანიზაციაში ექსკურსიების ჩატარებისას; სტუდენტებთან საჯარო ღონისძიებების ორგანიზებისას; ხალხის მასობრივი ყოფნის მქონე ღონისძიებების ორგანიზებისთვის მომზადებისას (ბორდის სხდომები, შეხვედრები, კონფერენციები, შეხვედრები და ა.შ.), 50-ზე მეტი მონაწილე.

ყველა ტიპის სახანძრო წვრთნებისთვის გამოიყენება ჟურნალის ერთი ფორმა, ამიტომ ამ ჟურნალების რაოდენობა თქვენს ორგანიზაციაში იქნება დამოკიდებული იმაზე, თუ როგორ ანაწილებთ პასუხისმგებლობებს თქვენს ორგანიზაციაში ბრიფინგების ჩასატარებლად (მაგალითად, ბრძანება „სახანძრო წვრთნების ჩატარების შესახებ“ ). თითოეულ პირს, რომელიც პასუხისმგებელია სახანძრო წვრთნების ჩატარებაზე, ექნება საკუთარი ჟურნალი. ასევე, თქვენს პასუხისმგებელს უნდა ჰქონდეს სახანძრო-ტექნიკური მინიმუმის ცოდნის ტესტის ჩაბარების მოქმედი სერტიფიკატი. ამასთან, თუ შესავალი და პირველადი ბრიფინგი ახორციელებს ერთი პირის მიერ, No5 გრაფაში „ბრიფინგის სახეობა“ მძიმით აღნიშნეთ: „გაცნობითი, პირველადი“. ჟურნალის გარდა, ხანძარსაწინააღმდეგო ბრიფინგების ჩასატარებლად დაგჭირდებათ ასევე: ბრიფინგის პროგრამები, ინსტრუქციები.

ძირითადი ტიპის საქმიანობის ყველა შეკვეთა უნდა ჩაიწეროს შესაბამისი თანმიმდევრობით. ჩანაწერში ასახულია სათაური, დოკუმენტის შედგენის თარიღი და სხვა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია. ნიმუშის ჩანაწერი, ჟურნალის შევსების მაგალითები - ეს ყველაფერი შეგიძლიათ იხილოთ სტატიაში.

ნებისმიერი ბრძანება არის შიდა ქმედების სამართლებრივი აქტი, რომელსაც ჩვეულებრივ გამოსცემს კომპანიის ხელმძღვანელი, მისი ცალკეული განყოფილება, ფილიალი. შეკვეთები კლასიფიცირებულია სხვადასხვა კრიტერიუმების მიხედვით, მათ შორის იმ სფეროს მიხედვით, რომელსაც ისინი არეგულირებენ. მაგალითად, ისინი შეიძლება ეხებოდეს საწარმოს პერსონალს, მატერიალურ აქტივებს. ამავდროულად, არსებობს შეკვეთების დიდი ჯგუფი, რომელიც არეგულირებს კომპლექსურ, კომპლექსურ საკითხებს, რომლებიც დაკავშირებულია მთლიანად კომპანიასთან. მათ უწოდებენ შეკვეთებს ძირითადი საქმიანობისთვის. ასეთი დოკუმენტების რამდენიმე ტიპი არსებობს:

1. დირექტორის დანიშვნის შესახებ.
2. კომპანიის განყოფილების შექმნის შესახებ.
3. შემუშავებული საშტატო ცხრილის დანერგვის შესახებ.
4. უნაღდო ანგარიშსწორებით ხელფასების გადარიცხვის სისტემის დანერგვის შესახებ.
5. ანაზღაურების ფურცლის შევსების ინსტრუქციის შესახებ.
6. შრომის დებულების დადგენის შესახებ.
7. 1 ან მეტი თანამშრომლის შემცირების შესახებ.
8. ინფორმაციის დაცვის ზომების შესახებ, რომელიც წარმოადგენს კომერციულ საიდუმლოებას.
9. თანამშრომელთა კოლექტიური პასუხისმგებლობის დადგენის შესახებ.

არის სხვა ტიპებიც, რომლებიც ასევე დაკავშირებულია ძირითად საქმიანობასთან - ისინი ექვემდებარება აღრიცხვას სარეგისტრაციო ჟურნალში. გარდა ამისა, არ აურიოთ სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტები. მაგალითად, თუ ძალაში შედის აქტი ძირითადი თანამშრომლის დამტკიცების შესახებ, რომლის თანამდებობაც მითითებულია წესდებაში (ეს შეიძლება იყოს არა მხოლოდ დირექტორი, არამედ მთავარი ბუღალტერი, უსაფრთხოების სამსახურის უფროსი), ასეთი ბრძანება უნდა იყოს დარეგისტრირებულია ჟურნალში ძირითადი საქმიანობისთვის და არა პირად შემადგენლობაში.

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი პუნქტია, რომ ძირითად საქმიანობასთან და ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ საკითხებთან დაკავშირებული დოკუმენტები ცალკე რეგისტრირდება, რადგან ეს უკანასკნელი ინახება 5 წლის განმავლობაში. რაც შეეხება აქტების პირველ ჯგუფს, ისინი მუდმივად უნდა იყოს შენახული ( მინიმუმ 75 წლის). ამავე დროს, ჟურნალი ასევე ინახება.

ჟურნალის ჩანაწერის ნიმუში: შევსების ინსტრუქციები

შეკვეთის შექმნის ჩანაწერის დაფიქსირება სავალდებულოა, რადგან ამ შემთხვევაში დოკუმენტი საბოლოოდ ძალაში შედის. ამრიგად, ჩანაწერი მას იურიდიულ ძალას ანიჭებს, როგორც შიდა მარეგულირებელ აქტს, რომელიც სავალდებულოა განსახორციელებლად მთელ საწარმოში ან მის კონკრეტულ ცალკეულ ქვედანაყოფში. გარდა ამისა, შეკვეთილი ფიქსაციის სისტემის წყალობით, მის მსგავს ათასობით ქაღალდს შორის უფრო ადვილია სწორი დოკუმენტის პოვნა.

სათაურის გვერდი

სათაურის გვერდზე პასუხისმგებელი პირი წერს:

1. კომპანიის დასახელება, მისი ორგანიზაციული ფორმა. დაშვებულია ზოგადად მიღებული აბრევიატურები - შპს, PJSC და სხვა, მაგალითად: შპს Dolce Vita.
2. დოკუმენტის შეყვანის თარიღი. ეს შეიძლება არ ემთხვეოდეს კალენდარული წლის დასაწყისს, რაც ნორმალურია.
3. დოკუმენტის შევსების თარიღი (ბოლო გვერდი შევსებულია). ამის შემდეგ ჟურნალი გადადის არქივში გრძელვადიანი შენახვისთვის (მინიმუმ 75 წელი).
4. პასუხისმგებელია შენარჩუნებაზე - თანამდებობა, გვარი, ინიციალები.
5. სვეტში "შელფის ვადა" მიუთითეთ "მუდმივი".

შეკვეთის ჩანაწერები

თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ ჩანაწერის შექმნის პროცედურა, რადგან არ არსებობს მკაცრი სამართლებრივი მოთხოვნები ფორმისთვის. როგორც წესი, ყველა ჩანაწერი იწერება ცხრილის სახით; მიუთითეთ შემდეგი ინფორმაცია:

1. დოკუმენტის ნომერი - ნუმერაცია მიდის თანმიმდევრობით, წლის დასაწყისიდან ბოლომდე. დოკუმენტებს, რომელთა შესახებ ინფორმაცია სხვადასხვა ჟურნალშია ჩაწერილი, განსხვავებული ნუმერაცია აქვთ - დოკუმენტებში არის გარკვეული წესრიგი ძირითადი საქმიანობის, პერსონალის შესახებ და ა.შ.
2. ამას მოჰყვება დოკუმენტის გამოქვეყნების თარიღი - ამ დღიდან ის ჩვეულებრივ ძალაში შედის.
3. შემდეგ მოცემულია სათაურის დასახელება (ზუსტად როგორც ბრძანებაში). აქ ასევე შეგიძლიათ დაწეროთ რეზიუმე.
4. მონიშნეთ ფურცლებისა და აპლიკაციების რაოდენობა „/“-ის ხაზით.
5. გრაფაში „პასუხისმგებლები“ ​​იწერება იმ თანამშრომელთა სახელები და ინიციალები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან გაცემული ბრძანების შესრულებაზე.
6. სვეტში "გაცნობა" - თანამშრომლების სახელები და ინიციალები, რომლებიც წერილობით (ხელმოწერით) უნდა გაეცნონ დოკუმენტის ტექსტს.

სურვილის შემთხვევაში ასევე შეგიძლიათ ჩასვათ სვეტი „შენიშვნები“, სადაც საჭიროების შემთხვევაში იწერება მოკლე კომენტარები გაცემული ბრძანებების შესახებ.

ჟურნალის დასრულების შემდეგ აუცილებელია მისი შენარჩუნების დასასრულის ფორმალიზება. ამისათვის ჯერ ყველა გვერდი უნდა შემოახვიოთ და კაბით დაამაგროთ. შემდეგ უნიშნავენ ფურცლების რაოდენობას (არა გვერდებს), დებენ თარიღს და ხელმოწერას ტრანსკრიპტით (გვარი, ინიციალები). ამ ჩანაწერებს აკეთებს პასუხისმგებელი პირი, რომელიც ინახავდა ჟურნალს მისი მთელი პერიოდის განმავლობაში (ან ამ თანამშრომელის შემცვლელი პირი).

წარმართვის გზები და პასუხისმგებლობა

ჟურნალის შენახვა შესაძლებელია ორი გზით:

1. ტრადიციულად ხელნაწერი. გამოიყენება ლურჯი ან შავი კალმები, რომლებიც არ ტოვებენ ლაქებს და ზოლებს. ყველა ჩანაწერი შესრულებულია ფრთხილად, შესწორება შესაძლებელია მხოლოდ გამონაკლის შემთხვევებში. ასევე აუცილებელია, რომ დოკუმენტს არ ჰქონდეს დახეული გვერდები, დამატებითი ჩანართები (წინას ნაცვლად) და ა.შ.
2. ელექტრონული ფორმით: ამ შემთხვევაში ჟურნალში ჩანაწერების გაკეთება და მათი გასწორება შეუძლია მხოლოდ იმ თანამშრომელს, რომელსაც აქვს ელექტრონული ხელმოწერის უფლება.

დოკუმენტის შევსებაზე პასუხისმგებელი შეიძლება იყოს შემდეგი თანამშრომლები:

• მდივანი;
• მდივან-რეფერენტი;
• დირექტორის მითითებით დანიშნული სხვა თანამშრომლები.

როგორც წესი, ჩატარების კონკრეტული მეთოდი, ისევე როგორც პასუხისმგებელი პირი, მტკიცდება ცალკე ადგილობრივი სამართლებრივი აქტით, რომელიც მიიღება საწარმოში.

როგორ გამოიყურება რეგისტრაციის ჟურნალი?

ამ დოკუმენტის ფორმა არის 64 გვერდიანი პატარა წიგნი ოქროს მუყაოსგან დამზადებული ყდით (ფორმატი 210 * 288 მმ). ხვრელები კეთდება გვერდების დასამაგრებლად, შემდეგ კი დოკუმენტის არქივში გადაცემისას.

თუ ჟურნალი თავდაპირველად არ იყო გამორთული, ეს თავად უნდა გააკეთოთ.

საბუთების რეგისტრაცია. სარეგისტრაციო და ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალები. რა და როგორ, ყველაფერი თაროებზეა, მაგალითებითა და ნიმუშებით 25.08.2016

შექმნილი და შემოსული დოკუმენტები ექვემდებარება რეგისტრაციას.

GOST R 7.0.8-2013 „რუსეთის ფედერაციის ეროვნული სტანდარტის“ მიხედვით. ინფორმაციის, ბიბლიოთეკარობისა და გამომცემლობის სტანდარტების სისტემა. საოფისე მუშაობა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები”, დამტკიცებული Rosstandart 2013 წლის 17 ოქტომბრის N 1185-ს ბრძანებით, დოკუმენტის რეგისტრაცია- ეს არის სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება დოკუმენტზე და დოკუმენტის შესახებ მონაცემების შეტანა სარეგისტრაციო და სააღრიცხვო ფორმაში, ხოლო სარეგისტრაციო და აღრიცხვის ფორმა არის დოკუმენტი (ბარათი, ჟურნალი), მათ შორის ელექტრონული ფორმით, რომელიც გამოიყენება ჩასაწერად. დოკუმენტის შესახებ ინფორმაცია ბუღალტრული აღრიცხვის, ძიების და კონტროლის მიზნით.

HR ადმინისტრაციაში ტრადიციული არის ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალის ფორმა.ჟურნალის სარეგისტრაციო და აღრიცხვის ფორმები ინახება პერსონალის მრავალფეროვანი დოკუმენტაციის აღრიცხვისა და აღრიცხვისთვის: სამუშაო წიგნები, შრომითი ხელშეკრულებები, ბრძანებები და ბრძანებები, თანამშრომელთა განცხადებები, შეტყობინებები და წინადადებები თანამშრომლებისთვის, აქტები, ადგილობრივი რეგულაციები, მემორანდუმი და ა.შ.

დოკუმენტები რეგისტრირდება ხელმოწერის (დამტკიცების) შემდეგ და არავითარ შემთხვევაში მანამდე.მაგალითად, ბრძანება, რომელიც ჯერ არ არის ხელმოწერილი ხელმძღვანელის მიერ, არ შეიძლება დარეგისტრირდეს შეკვეთის რეგისტრაციის ჟურნალში. შეკვეთის ხელმოწერისას ხდება მისი რეგისტრაცია და მას ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც შემდეგ იწერება შეკვეთის შესაბამის სვეტში.

შექმნილი დოკუმენტები რეგისტრირდება დამტკიცების ან ხელმოწერის დღეს, შემოსული (შემომავალი) დოკუმენტები რეგისტრირდება მიღების, გაგზავნილი (გამავალი, გაცემული თანამშრომლებზე) - გამგზავრების (გაცემის) დღეს.

GOST 6.30-2003 3.12 პუნქტის თანახმად, ”დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი შედგება მისი სერიული ნომრისგან, რომელიც შეიძლება დაემატოს ორგანიზაციის შეხედულებისამებრ საქმის ინდექსით საქმეების ნომენკლატურის მიხედვით, ინფორმაცია კორესპონდენტის, შემსრულებლების შესახებ. და ა.შ."

ასევე, პერსონალის ჩანაწერების მენეჯმენტში, ჟურნალები ინახება პერსონალის, მათი გადაადგილების აღრიცხვისთვის: მიღება, გადაყვანა, სამსახურიდან გათავისუფლება, დისციპლინური სახდელი და ა.შ.

ზოგჯერ ბუღალტრული აღრიცხვის ზოგიერთ ჟურნალს (წიგნს) ევალება ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილების ან ორგანიზაციის მდივნის შენახვა, მცირე ორგანიზაციებში თავად ორგანიზაციის ხელმძღვანელსაც კი შეუძლია შეინახოს ზოგიერთი ჟურნალი, მაგრამ ჩამოთვლილი რეგისტრაციისა და აღრიცხვის ფორმების უმეტესობა ჯერ კიდევ ტრადიციულად არის მინიჭებული. პერსონალის თანამშრომლების შენარჩუნება. მათ ასევე ხშირად ენდობიან "არაპერსონალური" ჟურნალების შენარჩუნებას. მითითება, თუ ვინ არის კონკრეტულად ვალდებული დაარეგისტრიროს გარკვეული დოკუმენტები (ან მოვლენები) შეიძლება გათვალისწინებულ იქნეს დებულებებით, მათ შორის დამსაქმებლის ადგილობრივი რეგულაციებით. კონკრეტული თანამშრომლისთვის დოკუმენტების (მოვლენების) აღრიცხვის ვალდებულების დაკისრება დგინდება მის სამუშაო აღწერილობაში, შრომით ხელშეკრულებაში (მასზე დამატებით შეთანხმებაში) ან სხვა დოკუმენტში.

ბუღალტრული აღრიცხვის ზოგიერთ ჟურნალთან (წიგნთან) ნორმატიულად დადგენილია მათი სავალდებულო მოვლა. მაგალითად, 40-ე პუნქტი "სამუშაო წიგნების შენახვისა და შენახვის წესების, სამუშაო წიგნის ფორმების მომზადებისა და დამსაქმებლების მიწოდების შესახებ", დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 04/16/2003 N 225 დადგენილებით, არის დადგენილია სააღრიცხვო წიგნის შენახვა სამუშაო წიგნების გადაადგილებისა და მათში ჩანართების, აგრეთვე შემოსავლებისა და ხარჯების წიგნის აღრიცხვისათვის სამუშაო წიგნის ფორმებისა და მასში ჩასმული.

ჟურნალების ფორმები, რომლებიც არ არის დამტკიცებული ოფიციალური ორგანოების მიერ, შემუშავებულია დამსაქმებლების მიერ დამოუკიდებლად. რა თქმა უნდა, რეგულაციების მოთხოვნებისა და პერსონალის ჩანაწერების მართვის ზოგადად მიღებული წესების გათვალისწინებით.

როგორც წესი, დამსაქმებლები ყიდულობენ მზას. შემდეგი, ჩვენ ვისაუბრებთ იმაზე, თუ როგორ უნდა გააკეთოთ და დააპროექტოთ ჟურნალი საკუთარი ხელით, თუ დამსაქმებელმა არ გამოგიყოთ ფული მზა ჟურნალებისთვის. ამ სამუშაოსთვის, მოიმარაგეთ დრო და ენთუზიაზმი.

იმისთვის, რომ ჟურნალმა თავის დროზე გაატაროს, მისი ყდა დამზადებულია სქელი გამძლე მუყაოსგან, გვერდები კი კარგი ქაღალდისგან.

როდესაც ჟურნალი დამოუკიდებლად მუშავდება და იწარმოება, სათაურის გვერდი ასე ყალიბდება.

გვერდის ორიენტაცია ასეთ ჟურნალში შეიძლება იყოს პორტრეტი ან პეიზაჟი. ეს დამოკიდებულია სვეტების რაოდენობასა და სიგანეზე, რომლებშიც განთავსებული იქნება ინფორმაცია.

ჟურნალის გარეკანის შემდეგ პირველ გვერდზე ჩვეულებრივ მიეთითება ის პირები, რომლებიც მას ხელმძღვანელობენ.

ასეთი გვერდი ასევე შეიძლება განთავსდეს ჟურნალის ბოლოს. ზოგიერთი პერსონალის ოფიცერი საერთოდ არ აკეთებს ასეთ გვერდს, მაგრამ მიუთითებს, თუ ვინ გააკეთა ჩანაწერი თითოეული ჩანაწერის გაკეთებისას ცალკე სვეტში.

ჟურნალის შიგნით არსებული სვეტები, რომლებშიც შეიტანება ინფორმაცია რეგისტრირებული დოკუმენტების ან პერსონალის გადაადგილების შესახებ, შემუშავებულია ისე, რომ ასეთი ინფორმაცია ჯდება მათში.

რა სვეტები უნდა იყოს დამსაქმებლის მიერ შემუშავებული საკადრო დოკუმენტაციის რეესტრში? სვეტების კონკრეტულ ჩამონათვალს თავად დამსაქმებელი განსაზღვრავს. ძირითადი გრაფიკებია:

°ჩანაწერის ნომერი;
° დოკუმენტის დასახელება (თუ ჟურნალში რეგისტრირებულია ორი ან მეტი სახის დოკუმენტი);
°დოკუმენტის თარიღი;
°დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;
° დოკუმენტის სათაური ან რეზიუმე.

° თავის გარჩევადობა;

° შენიშვნა დოკუმენტის შესრულების შესახებ;

° შენიშვნა საქმეში დოკუმენტის განთავსების შესახებ;

°შენიშვნა;

პოზიცია „რეკორდის ნომერი“ ზოგიერთს ზედმეტი ეჩვენება. თუმცა, ბევრმა მიიღო ჟურნალში არასწორი ჩანაწერების გამოსწორების პროცედურა, სამუშაო წიგნებში ჩანაწერების გასწორების პროცედურის მსგავსი, არასწორი ჩანაწერის გაუქმებით („ჩანაწერი დანომრილი ასეთი და ის არასწორია“). ამ ბრძანების განსახორციელებლად მოსახერხებელია ჩანაწერების ნუმერაცია.

სვეტების სპეციფიკური შემადგენლობა დამოკიდებულია რეგისტრირებული დოკუმენტების ტიპებზე, რეგისტრაციის მიღებულ პროცედურაზე, მის მიზნებსა და კონკრეტული დამსაქმებლის საოფისე მუშაობის სპეციფიკაზე.

როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, ზოგიერთ ბუღალტრულ ჟურნალსა და ბუღალტრულ წიგნში სვეტების ფორმა და შინაარსი ნორმატიულად არის დადგენილი. ჩამოყალიბებულიდან გადახვევა შეუძლებელია.

იმისათვის, რომ ჟურნალის ფურცლები დაცული იყოს გატანისა და მიმაგრებისგან, გვერდები ინომრება, ჟურნალი იკვრება (იკერება), ილუქება და დამოწმებულია უფლებამოსილი პირის მიერ (ორგანიზაციის ხელმძღვანელი, პერსონალის განყოფილების უფროსი და ა.შ.). ). ზოგჯერ უზრუნველყოფილია ჟურნალის დალუქვა.

ჟურნალის ბოლო გვერდზე მაქმანების კვანძზე კეთდება სტიკერი (ქაღალდის კვადრატი), რომელზეც კეთდება დამადასტურებელი ჩანაწერი და იდება ბეჭედი.

ბევრი ჟურნალის ბოლო გვერდზე ათავსებს დამადასტურებელ ჩანაწერს, სტიკერზე კი მხოლოდ უფლებამოსილი პირის პირადი ხელმოწერა და ბეჭედი.

დადასტურება კეთდება შემდეგნაირად:

განვიხილოთ ზოგიერთი ჟურნალის (შიდა სვეტების) და დოკუმენტების აღრიცხვის წიგნების მიახლოებითი ფორმები, აგრეთვე მოვლენების აღრიცხვის (რეგისტრაციის) ჟურნალები.

ჩვეულებრივ, დამსაქმებელი აწარმოებს შეკვეთების რამდენიმე რეესტრს. ცალ-ცალკე რეგისტრირდება შეკვეთები პერსონალზე, ცალ-ცალკე ძირითად საქმიანობაზე და ცალკე ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ საკითხებზე.

ამავდროულად, ჯგუფში შეკვეთები ასევე შეიძლება ჩაიწეროს ცალკეულ ჟურნალებში. ეს, უპირველეს ყოვლისა, განპირობებულია იმით, რომ სხვადასხვა შეკვეთას შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული შენახვის ვადა. შესაბამისად, ისინი ინახება სხვადასხვა ფაილში და რეგისტრირდება სხვადასხვა ჟურნალში.

როდესაც დამსაქმებელი გასცემს უამრავ შეკვეთას წლის განმავლობაში, მაშინ იყოფა იმავე ჯგუფის შეკვეთებიც, რომლებსაც შენახვის ვადა ერთნაირი აქვთ. მაგალითად, შესაძლებელია ფაილებში ცალკე შენახვა და დასაქმების შეკვეთების ცალკე რეგისტრაცია, გადარიცხვის ცალკე შეკვეთები და ა.შ.

შეკვეთის რეგისტრაციისას, მის ნომერს ხშირად ემატება "გაშიფვრის" ასო ინდექსი, მაგალითად, "ლ / ს" - პერსონალი (ასეთი ინდექსი დამახასიათებელია პერსონალისთვის შეკვეთებისთვის), "o" - არდადეგები (შეკვეთები შვებულებაში) , "კმ" - მივლინებები (მივლინების შეკვეთები) და ა.შ.

თანამშრომლების დაქირავების შესახებ შეკვეთების რეგისტრაციის ჟურნალი. სავარაუდო ფორმა

საოფისე სამუშაო სისტემაში ორგანიზაციაში გაცემული ბრძანებების გასაკონტროლებლად გამოიყენება შეკვეთის რეგისტრაციის ჟურნალი. ეს დოკუმენტი საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ გაცემული დოკუმენტების კონტროლის სისტემა, ასევე აკონტროლოთ მიმდინარე შეკვეთები და მისი მიზანი მოკლე აღწერილობის მიხედვით. დოკუმენტების რეგისტრაცია საშუალებას გაძლევთ ხელი შეუწყოთ და გაამარტივოთ პერსონალის განყოფილების მუშაობა. გარდა ამისა, გაცემული ბრძანებების ქრონოლოგიური რეგისტრაცია საშუალებას გაძლევთ დაიცვათ ორგანიზაცია "უკან დათარიღებული" დოკუმენტების გამოქვეყნებისგან.

ორგანიზაციის მიერ გაცემული ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის, გაფორმებისა და შედგენის წესი რეგულირდება შიდა გამოყენებისათვის დოკუმენტების მართვის შენარჩუნების შემუშავებული პროცედურის საფუძველზე. შეკვეთები უნდა გაიცეს ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, შედგენის თარიღისა და დოკუმენტის შემდეგი სერიული ნომრის გათვალისწინებით ციფრული და ანბანური აღნიშვნების გამოყენებით.

ინდივიდუალური შიფრის მიხედვით, მომავალში ბევრად უფრო ადვილი იქნება საჭირო დოკუმენტის მოძიება. ამ შემთხვევაში, გარკვეული კოდები შეიძლება გამოყენებულ იქნას ორგანიზაციის კონკრეტულ განყოფილებებში დოკუმენტების კუთვნილების დასადგენად. ბრძანებები ასევე შეიძლება დაჯგუფდეს მათი სემანტიკური მიზნის მიხედვით.

Მაგალითად:

• „B“ - სტატუსი ვრცელდება ჯარიმების დაკისრებისა და თანამშრომლების წახალისებისას გაცემულ დოკუმენტებზე.
• "O" - თანამშრომლების შვებულების შეკვეთების დაჯგუფებისთვის.
• "KM" - თანამშრომლების მივლინების შეკვეთები.
• "კ" - პერსონალი.
• "LS" - პერსონალისთვის, ასეთი დოკუმენტების შენახვის ვადა 75 წელია.

დოკუმენტების ეს დაჯგუფება საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტები. როგორც ასეთი, არ არსებობს ჟურნალის სპეციალიზებული და დამტკიცებული ფორმა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ თავად განავითაროთ იგი და სურვილის შემთხვევაში შეგიძლიათ შეიძინოთ მზა ჟურნალი სპეციალიზებულ მაღაზიებში. გაითვალისწინეთ, რომ სათანადო მითითებისთვის, ყველა გვერდი უნდა იყოს დანომრილი და დალუქული, ხოლო უკანა მხარეს დალუქული და ხელმოწერილი ხელმძღვანელის მიერ.

აკრძალულია ფურცლების დამატება, გახეხვა, წინააღმდეგ შემთხვევაში ასეთი დოკუმენტის მნიშვნელობა იკარგება. ამასთანავე, აკინძვაში მითითებული უნდა იყოს ჟურნალის ფურცლების საერთო რაოდენობა, რის შემდეგაც მას ხელს აწერს ხელმძღვანელი და ორგანიზაციის ბეჭედი. პასუხისმგებლობა დოკუმენტის სწორად შენარჩუნებასა და შენახვაზე ეკისრება პერსონალის განყოფილებას.

ჟურნალის დიზაინის მოთხოვნები

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, საკანონმდებლო დონეზე დაფიქსირებული რეგისტრაციისთვის კონკრეტული მოთხოვნები არ არსებობს, მაგრამ მას უნდა დაემატოს გარკვეული სვეტები:

• სერიული ნომრის სვეტი, რომელიც უნდა მიენიჭოს თითოეულ დოკუმენტს, რათა თავიდან იქნას აცილებული უკან დაბრუნებული დოკუმენტების გამოჩენა.
• შეკვეთის ნომერი და გაცემის თარიღი.
• შეკვეთის ტიპი (გადაადგილება და ა.შ.). შეჯამების აღწერა, მაგალითად, თუ იგი გაიცემა თანამშრომლების მივლინებაში გაგზავნაზე, მაშინ უნდა მიუთითოთ დანიშნულება, მოგზაურობის თარიღები.
• რამდენიმე თანამშრომლის სრული სახელი ან კონკრეტული, რომლის მიმართაც გაიცემა ბრძანება.
• დოკუმენტის შექმნის საფუძველი შეიძლება იყოს მითითებული, მაგალითად, წერილი, ვადიანი სამუშაო ხელშეკრულების დადება ან სტანდარტული ფორმით.
• ასევე, ზოგიერთ შემთხვევაში, ღირს მითითება, ვინ მიიღო დოკუმენტი შესანახად, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ საწარმოს აქვს რთული ორგანიზაციული სტრუქტურა.

ჟურნალის ელექტრონულად შენახვა

დიდი საბუთების ნაკადის შემთხვევაში, შეკვეთების რეგისტრაცია შესაძლებელია ელექტრონულადაც იყოს ორგანიზებული. მაგალითად, 1C პროგრამა ასრულებს ასეთ პროცესს ავტომატურად. მაგრამ, როგორც მოგეხსენებათ, პროგრამაში შესაძლებელია ცვლილებების შეტანა, ამიტომ დროდადრო საჭიროა დოკუმენტის ფურცლების ამობეჭდვა, მათი დანომრვა, მენეჯერის ვიზის დადება, დამაგრება და არქივში გადატანა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ დროს ცხრილების გამოყენებით, როგორიცაა Excel.