Horas de reuniões de escritório mentalmente desgastantes não são um mito, não são uma coisa grotesca e não são motivo de piada. A realidade da vida de hoje é tal que até 50% do tempo de trabalho é gasto em conversas vazias que não trazem nenhum resultado. Acelerar a vida dita novas regras de cultura de escritório; realizar reuniões rápidas e eficazes faz parte da ética corporativa.

O que é uma reunião de equipe?

Uma reunião de cinco minutos, uma reunião de planejamento ou uma reunião podem ser classificadas como reuniões oficiais? Quais são os objetivos deste formato de trabalho colegiado? Quais são os métodos geralmente aceitos para conduzi-la e como obter os melhores resultados após o término da reunião?

A reunião de negócios é um formato de trabalho em uma empresa, com o objetivo de planejar e acompanhar regularmente a execução das atividades planejadas de todos os serviços da organização. Esta é uma ferramenta eficaz para gestão de pessoal e recebimento rápido de feedback dos funcionários. É verdade que esta ferramenta só funciona com sucesso nas mãos capazes de um líder competente.

Antes de introduzir no modo de trabalho uma forma semelhante de comunicação com os colaboradores, normalmente é emitida uma ordem correspondente, que cada participante da reunião recebe mediante assinatura para revisão e implementação. O corpo do despacho indica as metas, objetivos, horários e datas das reuniões oficiais, bem como a lista de participantes, regulamento e estrutura da agenda.

A realização de reuniões de gabinete tem como objetivo geral envolver os colaboradores, serviços e departamentos, tanto dirigentes como operacionais, no processo de gestão e tomada de decisão.

As reuniões de escritório incluem reuniões de planejamento, briefings e reuniões de cinco minutos, nas quais é acordado o vetor de desenvolvimento da empresa como um todo, são desenvolvidas táticas e estratégias do empreendimento e definidas tarefas específicas. Nas reuniões de planejamento, os problemas atuais são resolvidos, os lembretes são resolvidos e o rumo geral é reconciliado. Reunião operacional é uma reunião rápida para resolver um problema ou situação de conflito em uma equipe. O principal objetivo de uma reunião de negócios é definir e resolver novos problemas.

Se uma empresa começar a ficar confusa sobre estes conceitos, a eficiência das horas de trabalho diminuirá constantemente.

Os principais erros na realização de reuniões de escritório

Uma reunião ineficaz revela a imaturidade do gestor e/ou organizador desse formato de comunicação com os colaboradores. Em qualquer negócio, você precisa de experiência e habilidades que possam transmitir a linha geral da empresa aos funcionários e obter deles o maior retorno.

O principal sinal de uma reunião inepta é a insatisfação mútua com os resultados: o gestor espera respostas de seus subordinados, que, por sua vez, desejam obter para si as condições mais favoráveis. Porém, na reunião ninguém concorda em nada com ninguém.

Ao mesmo tempo, desenvolve-se o enjoo do escritório - uma imagem hipócrita de participação interessada em reuniões de negócios, que, na verdade, são conversa fiada, discussão de fofocas de escritório. Para os colaboradores contratados, esses eventos têm caráter lúdico, pois proporcionam mais uma oportunidade de não trabalhar, de não realizar tarefas do dia a dia.

Muitas vezes, após essa conversa regulamentada, o gestor passa a exigir resultados dos funcionários, ocorre um conflito de interesses, seguido de demissão de funcionários, às vezes de departamentos inteiros.

Um dos erros mais comuns na realização de reuniões de escritório é a apresentação desestruturada da decisão do gestor, quando, em vez de brainstorming, o gestor de topo estabelece demandas inflacionadas, e a equipe, incapaz de cumpri-las, por sua vez apresenta razões pelas quais a proposta não pode ser preenchidas.

Isso acontece porque muitas vezes o próprio gestor não sabe o que quer e não busca formas de alcançar os resultados desejados.

Segredos de reuniões eficazes

Para que a reunião seja realizada com a maior eficiência e traga resultados significativos, o iniciador desta forma de trabalho colegiado precisa conhecer alguns segredos.

Definir o propósito da reunião. Qualquer negócio começa com o estabelecimento correto de metas. Antes de reunir os funcionários para uma reunião de negócios, o organizador precisa responder a uma série de perguntas:

A viabilidade de realização da reunião;

Regulamentos corretos e tema preciso;

Marcadores pelos quais se pode julgar a eficácia do evento.

Um líder é um estrategista capaz de definir uma tarefa clara e específica. Os subordinados são especialistas que sabem quais ferramentas precisam ser utilizadas para implementar as tarefas atribuídas.

Nomeação dos responsáveis ​​pela realização da reunião. Qualquer reunião de negócios ocorre de acordo com as leis padrão do gênero - primeiramente é feita uma preparação cuidadosa, a nomeação dos responsáveis ​​por convidar os funcionários, por coletar expectativas e propostas, conduzir cada item da agenda, intérpretes e secretárias, registrar as etapas de reunião, preenchendo atas e relatórios.

Seleção ideal de participantes. O sucesso da reunião depende em grande parte daqueles que participarão da reunião. É inaceitável envolver em tais eventos funcionários incompetentes que possam desviar o evento para uma direção diferente. A seleção de especialistas prontos para discutir questões levantadas em uma reunião de escritório deve ser confiada a um estrategista-organizador competente.

Estabelecimento de regulamentos. Uma reunião de negócios, dependendo dos assuntos a serem resolvidos e do porte da empresa, costuma ficar dentro da duração padrão - de trinta minutos a duas horas. A reunião de planejamento deve terminar dentro de cinco a dez minutos, e a reunião operacional deve terminar dentro de quarenta minutos a uma hora.

Preparando um plano de reunião. Antes da abertura de uma reunião de negócios, cada participante recebe um plano de agenda detalhado, materiais de relatório, segundo os quais poderá preparar suas dúvidas e/ou relatórios.

Exemplo de estrutura de agenda. Este documento pode incluir os principais pontos relacionados à gestão operacional, tática e/ou estratégica da empresa. A estrutura da agenda geralmente inclui uma lista específica de tarefas ditadas pelos planos da empresa e formas de resolvê-las. Além disso, pode haver tarefas adicionais na agenda que é aconselhável concluir num futuro próximo.

Realizando uma reunião. Para que uma reunião de negócios seja conduzida da forma mais eficiente possível e não se transforme em um caos prolongado, ela precisa começar exatamente na hora certa, passar de uma pergunta para outra rapidamente, sem hesitação. É necessário resumir um resumo provisório após cada assunto discutido, indicando a hora e data exatas e os funcionários responsáveis ​​pela execução. Ao mesmo tempo, é necessário reduzir ao mínimo as discussões, permitindo apenas esclarecimentos no desenvolvimento de soluções.

Medições de eficiência. Cada reunião realizada deverá ser analisada quanto ao cumprimento das metas e objetivos. A eficácia de uma reunião é medida pela proporcionalidade do resultado desejado em relação aos custos necessários para alcançá-lo.

Controle e análise. Depois de alcançada a eficácia de uma reunião de negócios, é necessário monitorar o resultado e realizar uma análise minuciosa. A capacidade de medir, analisar e controlar todos os dados é a qualidade de um líder sábio, capaz de tornar uma empresa líder de mercado.

Notas para um líder inteligente

Uma reunião de negócios é melhor realizada no início do dia, quando os funcionários são capazes de gerar opções de decisão inteligentes.

O código de ética corporativa deve especificar o algoritmo, cronograma de reuniões e sua periodicidade, regulamentos, metas e objetivos. É melhor realizar essa reunião às segundas-feiras, quando você precisa definir minitarefas para a semana e resumir os resultados do período de relatório anterior.

Cada funcionário deve saber a hora, local e data das reuniões regulares de negócios e estar preparado para elas. Este ponto está melhor refletido na descrição do cargo de cada funcionário, indicando o grau de sua responsabilidade e participação. Essa é a ética das relações oficiais, cuja violação acarreta doenças graves para a equipe.

Durante as reuniões, muitas vezes ocorre resistência dos colaboradores, que deve ser diagnosticada em tempo hábil e eliminada com habilidade, sem gerar sabotagens e conflitos de interesses internos. Se em empresas com estilo de gestão autoritário tal resistência não ocorre nas reuniões por medo ou incerteza, ela precisa ser provocada artificialmente. Caso contrário, no processo de execução e resolução das tarefas atribuídas, podem surgir graves problemas devido à deslealdade dos colaboradores para com a empresa.

Para prevenir tais práticas, é necessário minimizar os problemas na fase de escolha da meta e atribuição de tarefas aos subordinados. Para isso, é necessário distribuir “brincos a todas as irmãs”, ou seja, manter o pessoal ocupado com tarefas importantes: confiar a algumas as difíceis etapas de desenvolvimento e implementação do projeto, delegar o controle da execução a outras, motivar outros a realizar “façanhas”, aumentando sua autoridade na equipe, nomeando temporariamente um gerente de linha ou desmotivando funcionários particularmente zelosos.

A responsabilidade dos funcionários pela conclusão das tarefas atribuídas deve ser distribuída de forma que possam ser controladas confortavelmente. Em cada reunião é necessário resumir e reconhecer os colaboradores particularmente ilustres e punir os culpados e sabotar o trabalho diante de toda a equipe. Não devem ser permitidas discussões ou decisões pelas costas dos colaboradores, uma vez que existe imediatamente o perigo de eclosão de conflitos intra-empresa.

É útil para todo gestor conhecer as diferenças entre reuniões de escritório, reuniões de planejamento e briefings a partir de brainstorming, troca de opiniões e discussões. Ambos os formatos de gestão envolvem o recebimento de feedback, mas de maneiras diferentes. As reuniões de negócios são uma tecnologia para gestão de pessoas e definição de tarefas táticas e estratégicas, e o formato da discussão é a comunicação informal, marcador de que o gestor é inexperiente e não sabe administrar o andamento da reunião e direcioná-la da maneira certa direção.

Além disso, uma reunião de negócios é dividida em:

Instrutivo, quando o líder dá instruções precisas e recebe feedback dos subordinados;

Operacional, dentro do qual as tarefas atuais são resolvidas;

É problemático quando algum problema da equipe é resolvido e um plano passo a passo é desenvolvido para sair da atual situação de crise.

Muitas empresas modernas são culpadas de confundir formatos de negócios, arrastando a equipe para um abismo de confusão, conflitos e discussões sobre questões completamente não funcionais. A estruturação de formatos faz parte da cultura, que está sujeita a rígidos padrões corporativos.

Avaliando a eficácia das reuniões de negócios

Como entender que uma reunião de negócios foi conduzida com competência e extrema eficácia? As seguintes perguntas precisam ser respondidas:

Os objetivos traçados para o evento foram alcançados?

Toda a agenda foi coberta? Todos os assuntos foram discutidos?

Você atendeu aos regulamentos estipulados?

Todas as decisões são comunicadas aos implementadores?

Os executores compreenderam corretamente suas tarefas e prazos?

Ao responder a essas perguntas, surgirá um componente quantitativo - quantas pessoas estão envolvidas na solução do problema, quantas horas de trabalho são necessárias para concluir as tarefas, quanto dinheiro é necessário para isso e assim por diante. Um marcador quantitativo é uma boa ferramenta para analisar o desempenho ao longo do tempo e comparar com períodos anteriores.

Via de regra, reuniões conduzidas de forma eficaz, quando todos os objetivos são alcançados no momento certo, produzem resultados tangíveis.

Conduzir uma reunião altamente eficaz é uma verdadeira arte, onde o líder é o maestro, o secretário é o primeiro violino e toda a equipe é a orquestra inteira. A preparação cuidadosa e a condução competente de uma reunião de negócios determinam a partitura que esse organismo vivo executará - música clássica que pode evocar emoções entusiasmadas e inspirar vitórias futuras, ou uma cacofonia de sons que mata tudo ao seu redor.

Desejo a vocês movimentos de gerenciamento inteligentes, senhores!

Zhanna Pyatirikova especialmente para o portal de negócios BZZN.ru

Top Gear UK: as reuniões de planejamento são melhor realizadas em um ambiente descontraído

Muitas equipes praticam reuniões de planejamento, nas quais os gerentes distribuem tarefas e delineiam táticas gerais de trabalho para o futuro próximo. Muitas agências governamentais têm reuniões de planejamento nas manhãs de segunda-feira.

Algumas pessoas consideram o planejamento de reuniões uma perda de tempo, mas por outro lado, sem discussões regulares sobre assuntos atuais, certamente haverá muitas ações descoordenadas. Aqui, como sempre, o equilíbrio é importante.

Por exemplo, muitas agências governamentais praticam reuniões de planejamento todas as semanas e reúnem todo o pessoal lá. Este é um exemplo clássico de perda de tempo. Não é toda semana que surgem questões urgentes e importantes para toda a equipe. No entanto, todos devem estar presentes em tais eventos. Mesmo aqueles que não são afetados pela agenda atual, direta ou indiretamente. Reuniões e sessões de planejamento tornaram-se exemplos clássicos de perda de tempo nos livros de gerenciamento de tempo.

COMO TER O PLANNER PERFEITO?

Nada é perfeito. Ninguém sabe conduzir corretamente uma reunião de planejamento. Existem muitas variáveis ​​aqui. O tipo de planejamento que sua equipe precisa depende de quantas pessoas você tem e do tipo de atividade em que está envolvido. Só posso contar brevemente o que vi em diferentes organizações.

Quando trabalhei no instituto, tive a oportunidade de atuar em duas divisões estruturais. Em ambos foram praticados encontros com o líder. Realizaram-se de forma irregular e em ambos os casos foram bastante produtivos. Conseguimos discutir todas as questões urgentes. Havia apenas uma desvantagem nessas reuniões de planejamento – às vezes (nem sempre) eram chatas, pois nem todas as questões me preocupavam de uma forma ou de outra.

Também trabalhei em uma organização privada onde não havia nenhuma reunião de planejamento. De qualquer forma, enquanto trabalhava como programador, tive a sorte de conversar cara a cara com o diretor apenas algumas vezes ao longo de cerca de 2,5 anos. O resto do tempo de trabalho eu estava envolvido em meu trabalho imediato e discutia os resultados do trabalho com o gerente no modo atual. Isso foi o suficiente para os olhos.

Em outra organização, vi reuniões diárias de planejamento que são praticadas todas as manhãs, independentemente de haver agenda atual ou não. Para o meu gosto, reuniões diárias de planejamento são demais. Por exemplo, se todas as manhãs todos os membros da equipe gastam 15 minutos em uma reunião de planejamento e outros 15 minutos para retornar às atividades diárias, então em uma semana haverá 2,5 horas de tempo perdido para cada funcionário todas as semanas. Isso representa mais de 5% do tempo total de trabalho. Em um mês já acumulo mais de 10 horas. Concordo - isso é perceptível.

Além das reuniões matinais de planejamento, também tenho visto a prática das reuniões noturnas de planejamento, que acontecem em um ambiente descontraído, quando muitas coisas já foram feitas e ninguém tem pressa. Pessoalmente, gosto mais desse formato do que da reunião de planejamento matinal.

Quanto às reuniões semanais de planejamento, elas provavelmente serão necessárias. Mas você precisa tentar conduzi-los no formato mais condensado. Não prolongue as discussões por horas. Principalmente se um grande número de pessoas participar da reunião de planejamento.

POR QUE O PLANEJADOR DA MANHÃ É MAL?

Enquanto as pessoas se preparam para o trabalho, enquanto acordam, algum tempo passa. Então eles simplesmente começam a fazer seus negócios - e são distraídos pela reunião matinal de planejamento. Depois da reunião de planejamento, eles voltam ao trabalho. E - Deus me livre, alguém os distraia do trabalho após a reunião de planejamento. Aí às 11h você vai precisar ir almoçar, e depois do almoço você vai sentir sono. A manhã é o melhor e mais produtivo horário. Eu não gastaria em uma reunião diária de planejamento.

REUNIÕES NO CORREDOR

Se há poucas pessoas na equipe, por que não realizar reuniões no corredor? Com um estilo de vida sedentário, isso é mais saudável e permite que você se sinta muito mais livre. Muitos coaches de negócios aconselham implementar isso na prática diária. Você pode levar essa ideia adiante e discutir questões de trabalho à mesa de jantar ou enquanto se exercita na academia da empresa. Pense bem: você faz duas coisas ao mesmo tempo e, além disso, discute projetos de trabalho no ambiente mais descontraído e pode conversar com seus colegas de forma mais aberta do que no escritório.

O chefe do departamento é uma pessoa muito ocupada. Indicadores, regulamentos, soluções para problemas complexos, organização de tudo e de todos para avançar em direção à meta - tudo está sobre seus ombros. Quanto mais corretamente for selecionado o conjunto de ferramentas de gestão, mais eficaz será o gestor. Vale a pena gastar tempo com uma ferramenta como uma reunião de planejamento em uma unidade linear?

Mesmo em empresas onde as reuniões de planeamento são obrigatórias e regulamentadas, os gestores muitas vezes abordam-nas formalmente - basta filmar para mostrar e seguir em frente com o seu trabalho. Eles consideram o planejamento de reuniões uma perda de tempo, que foi inventada pelos teóricos. O seu lema é: “Os profissionais precisam trabalhar, não deliberar”. Ao mesmo tempo, em empresas onde as reuniões de planejamento são opcionais e de iniciativa pessoal, há gestores que, sem lembretes adicionais, reúnem os funcionários em determinado horário e conversam com eles.

Porque é que estes gestores “estranhos” desperdiçam o seu precioso tempo de forma tão “ineficaz” se ninguém os obriga a fazê-lo? Tive que examinar profundamente esse assunto ultimamente. A crise exigiu que os gestores de topo se aprofundassem no negócio. As regras do jogo no mercado mudaram e, para que uma empresa não só se mantenha à tona, mas também aproveite a crise para fortalecer a sua posição no mercado, precisa de se aproximar dos clientes - externos e internos.

Para responder rapidamente às mudanças e aumentar o nível de controle sobre a situação, entre outras coisas, comecei a participar regularmente de reuniões de planejamento nos departamentos e comparei diferentes estilos de conduzi-las. Os números foram indicativos: descobriu-se que dos 12 departamentos de perfil único onde são realizadas as vendas e a execução de contratos, os indicadores mais elevados e mais estáveis ​​são aqueles onde as reuniões de planeamento são realizadas semanalmente. E isso não é coincidência.

O objetivo da reunião de planejamento

Se o gestor, quando questionado sobre o objetivo da reunião de planejamento, responder: “Porque é suposto”, é melhor não realizá-la. Quaisquer eventos formais “para exibição” só funcionam em desvantagem; eles ensinam você a trabalhar não por resultados, mas pela “aparência de estar caminhando em direção ao objetivo”. O nome “reunião de planejamento” sugere que seu objetivo é atualizar o movimento de acordo com o plano planejado em direção aos objetivos traçados.

Se considerarmos este evento do ponto de vista do ciclo de Deming (Planejar – Fazer – Verificar – Akt), então a reunião de planejamento é um monitoramento regular (Verificar) das atividades para tirar conclusões e, se necessário, ajustar o movimento (Akt). Mas existem estatísticas para isso! Vale a pena reunir mais pessoas? Definitivamente vale a pena, e as principais funções da reunião de planejamento nos ajudam a ter certeza disso.

Principais funções da reunião de planejamento

1) Informativo. Os colaboradores dispõem de poucas formas de obter informações sobre a situação da empresa e do mercado:

• informações oficiais publicadas que às vezes são perdidas ou não são totalmente compreendidas;
• fofocas, muitas vezes muito distantes da verdade, mas discutidas com grande prazer em salas de jantar e salas de fumo;
• informações em primeira mão, com explicações e ênfase em pontos importantes, que são fornecidas pelo gestor na reunião de planejamento, com a devida atenção para resolver objeções e reduzir a eficácia do boca a boca.

E é obrigatório informar os colaboradores sobre o andamento do departamento no caminho pretendido.

2) Controle. Além de números secos e categóricos, é possível monitorar o clima da equipe e esclarecer os motivos do sucesso ou queda no desempenho. Com base nos resultados da reunião de planejamento, muitas vezes são identificadas falhas na cadeia de interação dentro do departamento e na empresa, e o gestor imediatamente começa a agir para eliminá-las.

3) Motivacional. Os funcionários precisam de atenção. Lembremos o famoso efeito Hawthorne na gestão - a produtividade do trabalho aumenta devido ao fato de que se dá atenção às atividades dos empregados. Uma reunião de planejamento é uma das melhores maneiras de lembrar regularmente aos funcionários que eles são importantes e que seu trabalho recebe atenção suficiente.

Um dos colaboradores do departamento teve um avanço, uma decolagem - um bom motivo para reconhecer as conquistas e, se necessário, apoiar o espírito competitivo do departamento. E além dos números, você precisa ver os olhos dos seus funcionários. O gestor deve observar e ouvir atentamente seus funcionários. O comportamento do funcionário mudou, a paixão desapareceu – motivo para o gestor incluir uma conversa individual no plano semanal.

4) Educacional. Nessa função, a reunião de planejamento é uma ferramenta indispensável para simplificar o difícil trabalho gerencial de um gestor. Durante a semana aconteceu um caso de trabalho que foi indicativo de todos – o gestor anota e torna público na reunião de planejamento. Assim, a incômoda necessidade de repetir muitas vezes a mesma coisa para pessoas diferentes é coisa do passado, e nós regularmente e conscientemente “afiamos” nossas ferramentas de trabalho.

5) Organizacional. Uma boa prática é convidar representantes de departamentos relacionados para reuniões de planejamento, principalmente em momentos de inovação. Uma oportunidade para estabelecer ou ajustar interação, resolver conflitos e trocar experiências.

6) Disciplinar. você motivação, como ferramenta de gestão, tem uma desvantagem muito significativa: o seu efeito é de curta duração. Poucas pessoas são capazes de automotivação, e são as pessoas com essa habilidade que mais frequentemente se tornam líderes.

Disciplina, rituais e regras regulares, incluindo reuniões de planejamento, são projetados para ajudar a motivar os funcionários. Uma reunião de planejamento é um evento. Os funcionários estão se acostumando com o fato de que precisarão não apenas de relatórios em números, mas também de disposição para justificar seus indicadores. As perguntas são preparadas para a reunião de planejamento, os funcionários coletam e enviam ao gestor os cases que acham que deveriam ser mostrados para todo o departamento. Tal como um jantar em família às sextas-feiras, a reunião de planeamento torna-se uma ação disciplinar habitual de acordo com as regras, quando todos devem deixar os seus assuntos de lado, estar presentes no local de trabalho e, por fim, dirigir-se uns aos outros. Isto é especialmente importante.

Com que frequência realizar reuniões de planejamento

Acredito que as reuniões diárias da unidade são adequadas apenas para novos contratados que precisam de um estilo de gestão de mentoria e apoio em cada etapa do processo. Para uma equipe estabelecida, as reuniões de planejamento devem ser semanais. O principal é que sejam realizadas no mesmo dia, à mesma hora, e coincidam aproximadamente na duração e na ordem das ações, o que preservará a função disciplinar.

Um exemplo de um possível cenário de reunião de planejamento:

• O gestor faz uma mensagem informativa e com base nos resultados os colaboradores podem fazer perguntas esclarecedoras.
• O gestor divulga os indicadores planejados e faz perguntas aos colaboradores sobre eles. Se necessário, agenda reuniões individuais.
• O gestor fala sobre o case ilustrativo da semana ou apresenta o colaborador convidado.
• O gestor esclarece se há questões urgentes de trabalho que sejam importantes para todo o departamento e que exijam discussão na reunião de planejamento. Avalia questões, toma decisões - o que discutir imediatamente, o que exigirá uma decisão adiada.
• O gerente fala sobre os planos para a semana atual - eventos significativos, reuniões e conclui a reunião de planejamento.

Custos de tempo

Demoramos e perdemos tempo - esse é o principal motivo pelo qual os gestores se recusam a realizar reuniões de planejamento. Isso leva ao abandono total dessa ferramenta, ou tudo se resume a um breve monólogo do gestor sem feedback dos subordinados. Apenas funções informativas e ligeiramente disciplinares são mantidas.

Na verdade, isso é um problema: gerenciar “pessoalmente” é mais fácil do que trabalhar em grupo. Gerenciar a dinâmica de grupo é a arte de um bom líder. Seu objetivo é realizar uma reunião de planejamento curta e clara e, ao mesmo tempo, receber feedback dos colaboradores, que ajudará a corrigir o movimento, se necessário. A duração ideal é de 20 a 45 minutos. É esse tempo que está enraizado em nós desde a infância como um período de concentração.

O poder de um líder é que ele estabelece as regras. Para garantir que a reunião de planejamento não se arraste, você precisa firmar um “contrato de reunião de planejamento” com seus funcionários. Por exemplo:

• Discutimos apenas questões gerais; discutimos questões específicas para soluções individuais.
• Vamos ser breves e diretos ao ponto.
• Não nos distraímos com questões de trabalho; colocamos nossos telefones no modo vibratório.
• Ao expor um problema, oferecemos uma solução.
• Discutimos questões não relacionadas ao trabalho fora do horário comercial.

O conjunto de regras pode variar dependendo da situação. O principal é que o gestor administre os regulamentos e não se aprofunde sozinho nos problemas. O objetivo da reunião de planejamento é identificar, e a decisão pode ser tomada posteriormente, pesando e estudando cuidadosamente todos os detalhes enquanto o departamento trabalha. O principal é mostrar aos colaboradores que os problemas relatados estão sendo resolvidos. Às vezes surgem situações em que a reunião de planejamento ultrapassa o tempo previsto e a tensão na equipe é claramente visível. Então você precisa marcar uma reunião adicional, geralmente após o expediente. Essa é a habilidade de um gestor - evitar o agravamento da situação, identificar marcadores que mostrem aspectos negativos na equipe.

É claro que levará algum tempo para implementar a ferramenta de reunião de planejamento no departamento. Às vezes é necessário realizar mais de um evento antes que a ferramenta se torne realmente eficaz. Quando um gestor se torna aberto ao feedback, ele ficará surpreso ao ouvir muitas coisas não ditas que os funcionários há muito queriam dizer, mas nunca tiveram a oportunidade. E então eu perguntei! Você tem que pensar sobre os papéis de seus subordinados e seu uso na dinâmica de grupo, trabalhar com objeções e argumentar no mais alto nível. Muitos gestores não percorrem este caminho particular de formação, optando pela gestão individual, muito mais trabalhosa e menos eficaz, quando faltam apenas dois passos para o sucesso.

Gestores fluentes nesta ferramenta utilizam-na em seus departamentos com grande sucesso, pois conseguiram avaliar sua eficácia. A reunião de planejamento não é uma relíquia do passado e nem uma formalidade, mas uma das ferramentas mais modernas e eficazes que auxilia na solução da tarefa mais difícil da gestão - o alcance dos objetivos da unidade. Mas são esses objetivos que constituem o sucesso de toda a empresa.

« BATER“- uma breve reunião realizada diariamente, cujo objetivo é ouvir relatórios sobre a execução de tarefas, definir novas tarefas e, sobretudo, resolver prontamente os problemas surgidos. Discussões mínimas. Além da análise e do feedback, o “operativo” desempenha o papel de “motivador”, ou seja, prepara os colaboradores para o novo dia para que acordem, recuperem o bom humor e iniciem suas funções.

1. A “Operativa” realiza-se diariamente às 9h30, através da Internet ou intercomunicador. A quantidade de tempo gasto não deve exceder 15 minutos. O diretor executivo da empresa é responsável pela condução das operações operacionais.

2. A composição dos participantes da “equipa operacional” são os chefes das divisões estruturais e ramos da empresa.

3. Durante a “reunião operacional”, não traga para discussão questões que possam ser resolvidas de forma funcional, sendo aceitáveis ​​esclarecimentos e não discussões.

4. Os gestores e especialistas participantes na operação devem planear o seu dia de trabalho de forma a que a sua presença seja obrigatória.

5. Se algum dos participantes, por razões objetivas, não puder comparecer à sessão “operativa”, fica obrigado a notificar previamente o diretor executivo, bem como a fornecer um relatório escrito sobre a conclusão das tarefas atribuídas e uma lista de questões atuais.

« Reunião de planejamento"- uma reunião mais longa, realizada 2 vezes por mês, na qual são monitorados e definidos objetivos de longo prazo, são monitorados os principais indicadores de desempenho, inclusive financeiros, novos pedidos e instruções são levados ao conhecimento dos chefes de departamento, e as decisões são tomadas sobre a alocação de determinados recursos, a definição das prioridades atuais e também resume os resultados do período anterior.

1. O “Planeamento” realiza-se duas vezes por mês (todas as terças-feiras) às 17h00, o tempo despendido não deve ultrapassar 1,5 horas. O local é determinado e anunciado prematuramente. O diretor executivo do empreendimento é responsável pela condução das “reuniões de planejamento”.

2. Os participantes na “reunião de planeamento” são os chefes das divisões estruturais e sucursais da empresa. Se necessário, a “reunião de planejamento” pode ser realizada em formato ampliado, e outros funcionários da empresa podem ser convidados para ela.

3. Durante a “reunião de planejamento”, não traga para discussão questões que possam ser resolvidas de forma funcional, sendo aceitáveis ​​esclarecimentos, e não discussões. Os relatórios sobre a implementação das tarefas definidas nas reuniões de planejamento anteriores são fornecidos na forma de respostas às perguntas: “O que foi planejado? O que é feito? O que não foi feito e por quê? Que etapas adicionais precisam ser tomadas para alcançar o resultado? Antes do início da reunião de planejamento, cada um de seus participantes é obrigado a elaborar uma lista de questões a serem resolvidas.

4. O resultado de uma “reunião de planejamento” eficaz é uma decisão tomada. Ao resumir, é necessário formular com clareza quais ações precisam ser executadas, o prazo para sua conclusão e também nomear os responsáveis ​​​​que controlam a execução de uma determinada tarefa.

5. A acta da “reunião de planeamento” é conservada pelo administrador executivo, sendo cópia da mesma fornecida a todos os participantes no prazo de 1 dia.

6. Os gestores e especialistas participantes da “reunião de planejamento” deverão planejar sua jornada de trabalho de forma que sua participação seja obrigatória.

7. Se algum dos participantes, por razões objetivas, não puder comparecer à “reunião de planeamento”, fica obrigado a notificar previamente o diretor executivo, bem como a fornecer um relatório escrito sobre a execução das tarefas atribuídas e uma lista de perguntas atuais.

Diretor ________________________

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