Astăzi vreau să abordez un astfel de subiect precum gestionarea timpului. Fii confortabil, suntem pe cale să începem.
Ritmul de viață al majorității oamenilor din țara noastră nu poate fi numit măsurat și calm. Ne grăbim mereu undeva, nu avem timp de nimic și, de multe ori, asta ne duce la stres, de care e greu de scăpat. O stare constantă de incertitudine duce la un management ineficient al timpului. Pentru a nu deveni o victimă a stresului, să ne ocupăm de gestionarea timpului, sau mai exact de managementul eficient al timpului – managementul timpului.
Dacă vrei să găsești un limbaj comun cu timpul și să înveți cum să-l gestionezi, atunci managementul timpului, despre care vorbim astăzi, te va ajuta. Dar majoritatea oamenilor nici măcar nu știu ce este managementul timpului. Vă sfătuiesc să înțelegeți acest mod complicat de gestionare a timpului pentru a scăpa de lipsa timpului și a deveni o persoană mai de succes.

Toată lumea știe că oamenii de succes sunt foarte productivi. Mult timp și multă muncă nu sunt același lucru cum pare la prima vedere. De multe ori oamenii pierd mult timp și se consideră productivi, dar nu este cazul. În primul rând, productivitatea presupune rezultatul unei activități, dar nu un proces care poate să nu conducă la nimic.

Principalul secret al managementului timpului este gestionarea eficientă a timpului, care contribuie la succesul tău în afaceri și în viață.

Pontaj

Dacă tot decideți să învățați cum să gestionați timpul, atunci vă sfătuiesc să începeți cu cel mai simplu - începeți un jurnal. În ea, notați sarcinile pe care le-ați finalizat pe parcursul zilei și luați în considerare timpul petrecut pentru fiecare sarcină. Cel mai bine este să luați un caiet și să împărțiți foaia caietului în două coloane: timp (coloana din stânga) și afaceri (coloana din dreapta). Astfel, notează în aceste rubrici tot ce ți se întâmplă în timpul zilei.

Pentru ce este? - tu intrebi. Și pentru a determina unde curge timpul nechibzuit, care poate fi folosit pentru a fi folosit. Se pare că sarcina nu este dificilă și sunt sigur că vă veți obișnui să vă notați toate treburile și să indicați timpul petrecut. Această metodă de control al timpului se numește cronometrare. Menținerea timpului este o parte integrantă a managementului timpului, ceea ce duce la controlul și distribuirea corectă a timpului. Este foarte convenabil să utilizați un program special pe un telefon Android, acesta se numește „Timekeeping”.

Analiza timpului petrecut

Acum știi clar ce lucruri necesită cel mai mult timp și acum poți analiza eficiența acestui timp. După ce ai analizat orele petrecute, vei fi șocat de cât de mult timp este petrecut pentru a discuta inutil cu prietenii, a viziona emisiuni TV, a citi reviste lucioase etc. În acest moment, trebuie să înțelegi inutilitatea acestor mâncători, să-ți adună gândurile și să înveți cum să spui cuvântul de trei litere - „NU”!

Învață să spui „nu” tuturor sarcinilor care nu sunt prioritare pentru tine. Refuzați oamenii, dar numai pentru ca aceștia să înțeleagă că le respingeți propunerea (cererea), și nu ei personal. Și nu ar trebui să spuneți imediat „nu”, trebuie să vă ascultați interlocutorul și abia apoi să găsiți un motiv pentru refuz, dacă există. Acum nu vă propun să refuzați totul și pe toată lumea, vă concentrez doar atenția asupra faptului că timpul este cel mai prețios lucru pe care îl aveți și nu-l pierdeți în zadar. Ajut de multe ori oamenii, și îmi place, dar dacă văd că nu am ocazia să ajut, atunci refuz să ajut o persoană și, în același timp, nu-l induc în eroare, ca pe cei care nu o fac. știi să spui cuvântul „nu” îmi place să faci.

Urmărește-ți acțiunile și la primele încercări de a arăta o activitate inutilă - trage-te în sus fără a-i priva de libertate. Notează activitățile inutile - îți devorează viața, le eradică din viața ta, pe măsură ce te îndepărtează de obiectivele propuse.

Planificare

Pentru a obține succesul în viața ta, trebuie să petreci mult timp planificare. Planificarea zilnică este necesară pentru a îmbunătăți eficiența în managementul timpului.

Pentru mine, am hotărât în ​​cele din urmă, și mulți vor fi de acord cu mine, că dacă gândurile, ideile, planurile nu au unde să fie pe hârtie, atunci ele în esență nu există! Transferați întotdeauna toate gândurile, obiectivele pe hârtie. O listă de obiective, sarcini este ca o hartă care vă va permite să nu vă rătăciți și să vă conducă la rezultatul dorit.

Așează-te în fiecare seară la masă și fă o listă de lucruri de făcut pentru mâine, astfel încât când vei veni la serviciu, vei ști mereu cu ce vei avea de-a face. Lucrul cu sarcini programate va duce la distribuirea eficientă a timpului și la creșterea productivității cu 30-50%.

Pe tot parcursul zilei de lucru, va fi ușor să adăugați noi cazuri la lista dvs. care v-au lovit capul. Nu uitați de prioritatea sarcinilor, cele mai importante ar trebui abordate mai întâi. Când finalizați o sarcină, tăiați-o de pe listă. Acest lucru va oferi emoții pozitive și un sentiment de satisfacție din munca lor.

Managementul timpului, ca tot ce este în lume, funcționează după niște legi, iar cunoștințele lor dau putere. De exemplu, există un astfel de principiu Pareto, ești familiar cu el? Se spune că 20% efort oferă 80% rezultate. Nu uita niciodată de asta și apoi de tine vei munci cel mai bine!

Îți amintești regula 10/90? Acesta este momentul în care 10% din timpul petrecut pentru planificarea unei sarcini economisește 90% din timp în rezolvarea acesteia.

Dacă vă confruntați cu o sarcină mare, atunci vă recomand să o împărțiți în mai multe subsarcini. Acest lucru va face mai ușor să rezolvați problema, deoarece sarcinile mici sunt mai ușor de rezolvat.

Prioritate

În lista de sarcini, este necesar să se introducă o astfel de funcție ca prioritate. Stabilirea priorităților vă ajută să gestionați în mod eficient elementele de pe lista de sarcini, atribuind fiecărei sarcini un anumit nivel de dificultate.

Vreau să observ că, dacă ați evidențiat sarcina principală, dar nu ați finalizat-o la timp și acest lucru nu a dus la consecințe grave, atunci ați greșit cu alegerea priorității. O sarcină importantă are întotdeauna consecințe grave dacă nu este finalizată la timp.

Metoda numerică este potrivită pentru prioritizarea în managementul timpului. Această metodă este cea mai simplă și constă în atribuirea unui număr fiecărui caz din listă. Cel mai important lucru este marcat cu numărul 1 și așa mai departe, în ordine descrescătoare, numărul 5 pentru cel mai neimportant. Amintiți-vă că, dacă nu ați rezolvat problema de la numărul 1, atunci în niciun caz nu abordați cazul de la numărul 2 - aceasta este cea mai importantă lege a priorității.

Eficiență forțată

Fii concentrat și intenționat în gestionarea timpului. Rezolvați mai întâi sarcinile principale și faceți-o secvenţial, de exemplu. o sarcină într-o anumită perioadă de timp. Nu ar trebui să fii sfâșiat în mai multe lucruri în același timp, asta va duce la faptul că nu faci nimic la 100%. Legea eficienței forțate în managementul timpului spune că niciodată nu este suficient timp pentru toate, dar este suficient timp pentru cele mai importante lucruri. Prin urmare, faceți mai întâi ceea ce va aduce cel mai bun rezultat.

Împărțim sarcinile în 4 grupe în funcție de nivelul de urgență:

• urgent, important;
• nu urgent, important;
• urgent, nu important;
• nu urgent, nu important.

Acest tip de clasificare se numește metoda Eisenhower.

1. Lucrurile vin pe primul loc urgent si important. Nu este permisă amânarea la infinit astfel de cazuri, acestea trebuie rezolvate fără greșeală și imediat!
2. Afaceri nu urgent, dar important. Aceste cazuri pot fi amânate pe termen nelimitat, dar astfel de cazuri au obiceiul de a deveni urgente și importante, așa că nu este recomandat să le lăsați nesupravegheate. Alocați-le timp de rezervă, pe care trebuie să-l aveți în arsenalul dvs.
3. Urgent, dar nu important. Astfel de cazuri sunt ineficiente și necesită mult timp. Prin urmare, vă sfătuiesc să delegați astfel de chestiuni.
4. Afaceri nu urgent și nu important. Astfel de cazuri, în general, nu ar trebui să fie, dacă au ajuns cumva pe lista dvs., atunci eliminate imediat.

În principiu, iată cunoștințele minime pe care trebuie să le cunoașteți pentru a vă gestiona corect timpul. Principalul lucru este să nu vă grăbiți și să nu alergați înaintea locomotivei, planificați-vă întotdeauna acțiunile și faptele. Rezolvați doar acele cazuri care sunt cele mai semnificative și lăsați-vă distras de prostii.

Nu este nevoie să lucrezi 20 de ore pe zi dacă poți face totul în 10 ore. Urmăriți-vă sănătatea și nu permiteți suprasolicitarea, tot nu vă puteți înșela corpul.

Mănâncă o broască în fiecare zi. Nu vă fie teamă, acum nu vorbesc despre broaște adevărate, nu suntem francezi până la urmă. „Broasca” este cel mai neplăcut lucru, dar este important, așa că trebuie făcut imediat. Trebuie doar să o iei și să o faci, fără nicio întârziere.

Învăța de gestionare a timpului, folosește-l în fiecare zi și vei simți imediat cât timp liber vei avea. Doar nu pierde acest timp liber cu tot felul de prostii, petrece timpul util, de exemplu, cu familia ta.

Cum să răspunzi la următoarele întrebări de interviu: Cum îți gestionezi timpul? Cum vă planificați ziua de muncă? Ce tehnici și metode folosiți în planificare? Dați exemple despre cum folosiți abilitățile de gestionare a timpului pentru a finaliza cu succes sarcina.

Veți afla toate răspunsurile la aceste întrebări citind acest articol.

Ce este managementul timpului?

De gestionare a timpului este un set de cunoștințe, abilități și abilități, datorită cărora o persoană știe să prioritizeze, își planifică cu acuratețe timpul, crescând astfel productivitatea personală în organizarea timpului de lucru.

„Până nu îți poți gestiona timpul, nu poți gestiona nimic altceva.” Peter Drucker

1. perfecţionism
2. procrastinare
3. Lipsa de cunostinte
4. Lipsa instrumentelor și resurselor necesare

1. Perfecționism face foarte dificilă finalizarea sarcinilor la timp. Mulți consideră că această calitate este un punct forte, dar efortul constant spre excelență și nemulțumirea față de rezultatele obținute este unul dintre motivele utilizării ineficiente a timpului. Găsind oportunități de a accepta rezultatul „real” în loc de rezultatul „ideal”, economisești resurse semnificative pentru alte lucruri. Există o astfel de expresie: „perfecționismul este rău”, desigur, toate acestea sunt destul de relative și în fiecare situație individuală această caracteristică de personalitate poate fi evaluată diferit, însă, fără îndoială, în cadrul managementului timpului: perfecționismul este RĂU!

2. procrastinare- amânarea constantă a treburilor pentru mai târziu, refuzul de a îndeplini anumite sarcini. În vocabularul angajaților amânați, domină cuvântul „MÂINE”. Despre astfel de oameni, Steve Jobs spunea foarte bine: „Sărac, nereușit, nefericit și nesănătos este cel care folosește adesea cuvântul „mâine”.

Nu te pot salva de perfecționism și amânare, scopul meu este să ofer cunoștințe, să ofer cele mai bune tehnici și metode, să introduc resurse și instrumente pentru stăpânirea abilității de gestionare a timpului. Și dacă folosești sau nu informațiile primite - totul depinde doar de dorința ta. Cu toate acestea, după ce ați citit acest articol, nu veți mai fi niciodată la fel.

Pentru început, vă sugerez să vă definiți abilitățile de gestionare a timpului. Trece

Disonanța cognitivă constă în faptul că, pe de o parte, nu putem gestiona timpul ca atare. La urma urmei, este timpul pe care nu-l putem controla și se pare că este timpul care ne controlează și nu noi. Suntem obișnuiți să percepem timpul ca pe ceva etern și fără limite. Se pare că există întotdeauna multe. Pe de altă parte, timpul este una dintre cele mai valoroase resurse pe care le avem cu toții. Este important să înțelegeți că timpul are limitele lui, fiecare zi este un vas de o anumită capacitate pe care îl umpli cu fapte. Îl poți umple cu lucruri inutile sau îl poți umple cu lucruri care funcționează pentru obiectivele tale și te conduc la scopul final.

Ne putem controla pe noi înșine, cum ne planificăm ziua și cum ne petrecem timpul de lucru. Utilizarea rezonabilă, productivă și economică a acestei resurse este o parte importantă a evaluării angajaților.

Eficiența timpului poate fi obținută în două moduri:

1. Obțineți rezultate semnificative economisind timp. Aceasta înseamnă că știi cum să realizezi sarcina în cel mai scurt timp.
2. Planificarea eficientă a timpului de lucru va reduce numărul și volumul sarcinilor pe care le efectuați.

În acest articol, am digerat șase dintre cele mai bune tehnici de gestionare a timpului. Cu ajutorul lor, veți putea învăța cum să vă planificați și să vă controlați sarcinile prioritare în fiecare zi.

Cum să înveți să-ți gestionezi timpul?

6 cele mai bune tehnici de gestionare a timpului:

1. Principiul Pareto
2. Matricea Eisenhower
3. Hărți mentale sau hărți mentale
4. Piramida Franklin
5. Metoda ABCHD
6. Mănâncă mai întâi broasca

1. Principiul Pareto

Principiul Pareto afirmă că o mică parte din cauzele, eforturile și fondurile investite este responsabilă pentru o mare parte a rezultatelor. Acest principiu a fost formulat de economistul italian Vilfredo Pareto în 1897 și de atunci a fost confirmat de studii cantitative în diferite domenii ale vieții:

20% din eforturi dau 80% din rezultate

Principiul Pareto în domeniul managementului timpului poate fi formulat astfel: aproximativ 20% din efort și timp sunt suficiente pentru a obține 80% din rezultat.
Cum să determinați exact ce efort este suficient de cheltuit pentru a obține un rezultat bun? Imaginează-ți că cauți răspunsuri la întrebările tale într-o carte. Conform principiului luat în considerare, veți găsi 80% din informațiile de care aveți nevoie în 20% din text. Dacă știi exact ce te interesează, vei putea răsfoi rapid cartea și vei citi cu atenție doar pagini individuale. Astfel, vei economisi 80% din timp.

2. Matricea Eisenhower

Acesta este probabil cel mai cunoscut concept de management al timpului de până acum, care vă permite să stabiliți priorități. Această tehnică, care este creditată la crearea generalului american Dwight Eisenhower, vă permite să sortați cazurile în același timp în funcție de urgența și importanța lor. Toată lumea înțelege că doar un număr limitat de sarcini pot fi îndeplinite într-o singură perioadă de timp. Uneori, fără a aduce atingere muncii unui singur. Și de fiecare dată trebuie să decidem, CARE EXACT? Președintele american Dwight Eisenhower obișnuia să-și planifice afacerile clasificându-le în mai multe categorii importante.
În conformitate cu așa-numita matrice Eisenhower, fiecare caz trebuie să fie atribuit unuia dintre cele patru tipuri indicate pe diagramă.

Matricea Eisenhower

Importanța unei sarcini este determinată de modul în care rezultatul implementării acesteia vă afectează afacerea. Iar urgența reprezintă simultan doi factori: în primul rând, cât de repede trebuie finalizată această sarcină și, în al doilea rând, dacă executarea acestei sarcini este legată de o anumită dată și o anumită oră. Importanța și urgența, considerate împreună, influențează prioritizarea.

Să luăm în considerare mai detaliat ce cazuri pot fi atribuite fiecăruia dintre cele patru tipuri.

Tipul I: „important și urgent”.
Acestea sunt lucruri care vor duce la daune semnificative afacerii dumneavoastră dacă nu sunt făcute la timp (de exemplu, reînnoirea licențelor, depunerea declarațiilor fiscale etc.). O anumită proporție din astfel de cazuri va fi inevitabil prezentă în viața fiecărei persoane. Cu toate acestea, cu pregătirea prealabilă (cazuri de tip II – „importante, dar nu urgente”) multe crize pot fi prevenite (de exemplu, prin studierea legii, construirea de relații bune cu oameni puternici).

Pot fi, de asemenea, proiecte cu termen de „ardere”, ambulanță. De exemplu, vizitarea unui medic din cauza unei probleme de sănătate, trimiterea unui articol într-un jurnal într-un termen scurt sau trimiterea unui raport de cercetare. Aici nu avem de ales. Treburile acestui grup trebuie duse la îndeplinire, punct. Altfel vor fi probleme serioase.

Tipul II: „important, dar nu urgent”.
Acestea sunt lucruri care sunt concentrate pe viitor: instruire, studierea domeniilor promițătoare de dezvoltare a afacerii, îmbunătățirea echipamentelor, restabilirea sănătății și a performanței. Acțiuni care conduc la obiectivul tău strategic. De exemplu, învață o limbă străină pentru a merge să lucrezi într-o altă organizație, mai promițătoare. Este, de asemenea, prevenirea problemelor - pentru a te menține în formă fizică bună. Din păcate, de multe ori neglijăm astfel de cazuri, punând decizia lor pe plan secundar. Drept urmare, limba nu a fost învățată, veniturile nu cresc, ci în scădere, sănătatea este la dracu.Aceste cazuri au o trăsătură interesantă - dacă sunt neglijate mult timp, atunci intră în categoria Important - Urgent. . La urma urmei, dacă cel puțin o dată pe an nu te prezinți la dentist, atunci mai devreme sau mai târziu o vizită urgentă la el va deveni inevitabilă.

Tipul III: „nu important, dar urgent”.
Multe dintre aceste lucruri nu aduc prea multe beneficii în viață. Le facem doar pentru că ne lovesc (un telefon lung sau citind un anunț prin e-mail) sau din obișnuință (vizitarea unor târguri comerciale care nu au nimic nou). Aceeași rutină de zi cu zi care ne ia mult timp și efort.

Tipul IV: „nu este important și nu este urgent”.
Acestea sunt tot felul de modalități de a „ucide timpul”: abuzul de alcool, „lecturi ușoare”, vizionarea de filme etc. Adesea recurgem la asta atunci când nu ne mai rămâne putere pentru o muncă productivă (a nu se confunda cu odihna reală și comunicarea cu cei dragi și prieteni - chestiuni foarte importante). Aceasta este o „molie” care ne mănâncă timpul.

Pe măsură ce te străduiești pentru succesul afacerii tale, încerci în primul rând să duci la bun sfârșit sarcinile pe care le definiți drept „importante” – mai întâi „urgente” (Tipul I), apoi „non-urgente” (Tipul II). Timpul rămas poate fi dedicat „urgentului, dar nu important” (tipul III).
Trebuie subliniat faptul că cea mai mare parte a timpului de lucru al angajatului trebuie cheltuită pe sarcini „importante, dar nu urgente” (tip II). Atunci multe situații de criză vor fi prevenite, iar apariția de noi oportunități de dezvoltare a afacerilor nu va mai fi neașteptată pentru tine.

Când începeți să utilizați pentru prima dată sistemul propus pentru prioritizare, cel mai probabil veți dori să clasificați multe dintre aceste sarcini drept „importante”. Cu toate acestea, pe măsură ce câștigați experiență, veți începe să evaluați mai precis importanța unui anumit caz. Va dura ceva timp pentru a învăța cum să utilizați sistemul de prioritizare. De unde îl poți obține? Cel mai probabil, vei clasifica munca de stăpânire a tehnicilor de gestionare a timpului tău drept „importantă, dar nu urgentă”.
După cum spune Stephen Covey (autorul bestsellerului internațional The 7 Habits of Highly Effective People) la figurat, trebuie să vă faceți timp pentru a „ascuți ferăstrăul”, astfel încât lemnul de foc să poată fi recoltat mai repede.

Parabolă

Un anume om a văzut un tăietor de lemne în pădure, tăind cu mare dificultate un copac cu un topor complet tocit. Bărbatul l-a întrebat:
- Dragă, de ce nu-ți ascuți securea?
„Nu am timp să-mi ascut toporul – trebuie să toc!” gemu tăietorul de lemne...

Prin urmare, trebuie să alocați „voluntar” un anumit timp pentru planificarea cursurilor, refuzând să efectuați lucruri mai puțin importante. Dacă poți face asta, atunci data viitoare poți elibera și mai mult timp cu noi abilități și să-l folosești pentru a învăța altceva. Astfel, prin hotărârea de a îmbunătăți eficiența muncii tale, vei elibera treptat timp pentru dezvoltarea productivității personale.

Criterii de prioritizare
De obicei, atunci când evaluăm importanța unui anumit caz, considerăm importante, în primul rând, acele lucruri care trebuie făcute urgent (sau „ieri”). Acumularea de cazuri și promisiuni neîndeplinite creează probleme companiei dvs. și, de asemenea, creează sentimente neplăcute pentru dvs. personal. În primul rând, ne străduim să ne ocupăm de chestiuni atât de „urgente”. Însă factorul de urgență nu ar trebui să fie singurul factor atunci când se scrie o listă de activități și se determină ordinea în care ar trebui completate.
Experiența a arătat că a face (sau a nu face) multe lucruri urgente nu îți afectează prea mult afacerea, în timp ce există multe lucruri care nu sunt urgente care pot pune bazele succesului viitor. Prin urmare, pe lângă urgență, este necesar să se țină cont de cât de mult afectează această sau alta chestiune succesul afacerii, adică să se determine și să se țină cont de importanța acesteia.

3. Hărți mentale sau Hărți mentale

Aceasta este dezvoltarea lui Tony Buzan - un cunoscut scriitor, lector și consultant pe problemele inteligenței, psihologia învățării și problemele gândirii. Există, de asemenea, traduceri ale expresiei „Hărți mentale” ca „Hărți mentale”, „Hărți gânditoare”, „Hărți mentale”.

hărți mentale este o metodă care permite:

Structurați și procesați eficient informațiile;
gândiți-vă folosind potențialul creativ și intelectual.

Acesta este un instrument foarte frumos pentru rezolvarea unor sarcini precum prezentarea, luarea deciziilor, planificarea timpului, memorarea unor cantități mari de informații, brainstorming, introspecție, dezvoltarea de proiecte complexe, auto-învățare, dezvoltare etc.

Domenii de utilizare:
1. Prezentări:
in mai putin timp dai mai multe informatii, in timp ce esti mai bine inteles si retinut;
întâlniri de afaceri și negocieri.

2. Planificare:
managementul timpului: plan pentru zi, săptămână, lună, an...;
dezvoltarea de proiecte complexe, afaceri noi...

3. Brainstorming:
generarea de idei noi, creativitate;
rezolvarea colectivă a problemelor complexe.

4. Luarea deciziilor:
o viziune clară asupra tuturor argumentelor pro și contra;
o decizie mai echilibrată și mai atentă.

4 Piramida Franklin

Acesta este un sistem de planificare gata făcut, care vă ajută să vă gestionați timpul în mod corespunzător și să vă atingeți obiectivele. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. polit. figura. B. Franklin se distingea printr-o capacitate fantastică de muncă și un simț unic al scopului. La vârsta de douăzeci de ani, și-a făcut un plan pentru a-și atinge obiectivele pentru o viață întreagă. De-a lungul vieții, a urmat acest plan, planificând în mod clar în fiecare zi. Planul său pentru atingerea obiectivelor a fost numit „piramida Franklin” și arată cam așa:

1. Fundamentul piramidei sunt principalele valori ale vieții. Putem spune că acesta este răspunsul la întrebarea: „Cu ce ​​misiune ai venit pe această lume?” Ce vrei de la viață? Ce urmă de pe Pământ ai vrea să lași în urmă? Există opinia că nici măcar 1% dintre oamenii care trăiesc pe planetă nu s-ar gândi serios la asta. Cu alte cuvinte, acesta este vectorul direcției de mișcare către visul tău.

2. Pe baza valorilor vieții, fiecare își stabilește un obiectiv global. Ce vrea să devină în această viață, ce plănuiește să realizeze?

3. Masterplanul pentru atingerea obiectivelor este fixarea unor obiective intermediare specifice pe calea atingerii scopului global.

4. Un plan pentru unul, trei, cinci ani se numește pe termen lung. Aici este important să stabiliți termenele limită exacte.

5. Planificați pentru o lună, apoi pentru o săptămână - acesta este un plan pe termen scurt. Cu cât este mai atent, cu cât îl analizați și îl corectați mai des, cu atât munca va fi mai eficientă.

6. Ultimul element în ceea ce privește atingerea obiectivelor este un plan pentru fiecare zi.

5. Metoda „ABVGD”

Metoda ABCD este o modalitate eficientă de a prioritiza sarcinile pe care le puteți folosi zilnic. Această metodă este simplă și atât de eficientă încât poate, dacă este folosită în mod regulat și competent, să te ridice la rangul celor mai productivi și mai productivi oameni din domeniul tău de activitate.
Puterea metodei constă în simplitatea ei. Iată cum funcționează. Începi prin a face o listă cu tot ce ai de făcut pentru ziua următoare. Gândește-te pe hârtie.
După aceea, puneți litera A, B, C, D sau E în fața fiecărui element din lista dvs.

Tip de sarcină „A” este definit ca fiind cel mai important lucru în această etapă, ceva ce trebuie să faci sau riscă consecințe grave. O sarcină „A” ar putea fi vizitarea unui client important sau scrierea unui raport pentru șeful tău. Aceste sarcini reprezintă broaștele reale și mature ale vieții tale.
Dacă aveți mai mult de o sarcină „A” în fața dvs., le evaluați prioritatea prin marcarea A-1, A-2, A-3 etc. Sarcina A-1 este cea mai mare și mai urâtă „broască” dintre toate acestea. ai de-a face cu.

Tip de sarcină „B” definită ca cea pe care ar fi trebuit să o faci. Cu toate acestea, consecințele, în cazul implementării sau nerespectării acestuia, sunt destul de ușoare. Asemenea sarcini nu sunt altceva decât „mormolocii” vieții tale. Aceasta înseamnă că dacă nu faci treaba corect, cineva va fi nemulțumit sau dezavantajat, dar în orice caz, din punct de vedere al importanței, aceste sarcini nu corespund îndeaproape sarcinilor de tip „A”. Un apel telefonic despre o chestiune nu atât de urgentă sau un număr de e-mail în așteptare ar putea fi esența unei sarcini de tip B.
Regula pe care trebuie să o urmați este: să nu începeți niciodată o sarcină de tip „B” cât mai aveți o sarcină „A” neterminată. Nu lăsa niciodată să vă distragă atenția în timp ce „broasca” mare așteaptă să fie mâncată!

Tip de sarcină „B” este definit ca ceva ce ar fi grozav de făcut, dar de la care nu ar trebui să se aștepte consecințe, indiferent dacă o faci sau nu. O sarcină B ar putea fi un apel telefonic către un prieten, o ceașcă de cafea, un prânz cu un coleg sau o activitate personală efectuată în timpul orelor de lucru. Aceste tipuri de „evenimente” nu au absolut niciun impact asupra muncii tale.

Tip de sarcină „G” este apreciat ca un loc de muncă pe care îl poți delega altcuiva. Regula în acest caz este că ar trebui să le încredințezi altora tot ce pot, eliberând astfel timp pentru tine pentru sarcini de tip „A”, pe care tu și numai tu le poți îndeplini.

Tip de sarcină „D” este o sarcină care poate fi eliminată complet din lista de sarcini. Poate fi o sarcină care înainte era importantă, dar nu mai este relevantă pentru tine sau pentru alții. Adesea, aceasta este o muncă pe care o faci zi de zi, fie din obișnuință, fie că găsești plăcere în a o face.

După ce ați aplicat metoda "ABVGD" la lista dvs. de lucruri de făcut pentru acea zi, v-ați organizat complet munca și ați pregătit scena pentru ca lucrurile mai importante să se realizeze mai repede.

Cea mai importantă condiție pentru ca metoda ABCHD să funcționeze cu adevărat pentru dvs. este următoarea cerință: începeți sarcina A-1 fără întârziere și apoi lucrați la ea până când este complet finalizată. Folosește-ți voința pentru a începe și a continua să lucrezi la cea mai importantă sarcină în acest moment. Prinde-ți cea mai mare „broască” și „mâncă-o” fără să te oprești până la ultima mușcătură.
Capacitatea de a vă analiza lista de sarcini pentru ziua respectivă și de a evidenția sarcina A-1 va servi drept punct de plecare pentru a obține un succes cu adevărat mare în activitățile dvs., vă va crește stima de sine, vă va umple de respect de sine și de un sentiment de mândrie. în realizările tale.
Când iei obiceiul de a te concentra pe deplin pe sarcina ta cea mai importantă, adică sarcina A-1 - cu alte cuvinte, să mănânci "broasca" principală - vei învăța să faci de două ori chiar de trei ori mai mult decât oamenii din jurul tău.

6. Mănâncă mai întâi broasca

Trecând de la greu la ușor

Probabil ați auzit întrebarea „Cum ați mânca un elefant?” Răspunsul, desigur, este: „Pe bucăți”. Și cum ai mânca cea mai mare și mai urâtă „broască” a ta? În același mod: l-ai descompune în acțiuni specifice pas cu pas și ai începe chiar de la prima.

Începeți-vă ziua de lucru cu cea mai dificilă sarcină și finalizați-o cât de repede puteți. Te va ajuta să realizezi că mai ai multe de făcut, iar timpul zilei de lucru este limitat. A face cel mai greu lucru mai întâi îți va da un sentiment uriaș de împlinire. Folosește această regulă zilnic și vei vedea câtă energie obții și cât de eficient decurge ziua ta de muncă. Amânarea constantă a unei sarcini problematice până la sfârșitul zilei te va face oricum să te gândești la acea sarcină toată ziua și te va împiedica să te concentrezi asupra altor sarcini! Mâncați mai întâi broasca, apoi continuați să mâncați elefantul bucată cu bucată!

Instrumente de planificare a timpului

Planifică-ți ziua din timp.
Prin planificare, ne transferăm
viitorul în prezent și astfel avem
oportunitatea de a face ceva
despre el acum

Alan Lakin

Principalele generații de „planificatori”
Tehnologiile și mijloacele de organizare a timpului de lucru cunoscute astăzi pot fi împărțite în mai multe generații - diferențele sunt aici în principiile de fixare a informațiilor și tehnica de utilizare.

Până în secolul al XX-lea, planificarea timpului de lucru se desfășura folosind metode primitive: memorii, liste de sarcini etc. La începutul secolului trecut, odată cu dezvoltarea afacerilor, au fost utilizate pe scară largă instrumente noi pentru a facilita munca managerului. planificarea timpului.
Ideea de a adapta un calendar de uz casnic pentru munca de birou a apărut în secolul al XIX-lea și s-a concretizat sub forma unui calendar flip în 1870. Pentru fiecare zi a fost atribuită o pagină a calendarului, în care erau indicate ziua, luna și anul. Disponibilitatea spațiului liber pentru notițe a făcut posibilă luarea notelor necesare: negocieri, întâlniri, cheltuieli, întâlniri. Timp de aproape un secol, calendarul de birou a fost principalul instrument de gestionare a timpului pentru manageri.

Rezultatul îmbunătățirii calendarului flip a fost jurnalul și săptămânalul. Jurnalul este un calendar cu frunze libere sub forma unui bloc de note convenabil de diferite formate. Jurnalul poate fi luat cu tine la întâlniri și călătorii de afaceri.
Jurnalul săptămânal s-a dovedit a fi și mai convenabil pentru manager, în care a fost posibil să se planifice săptămâna și ziua de lucru, să controleze execuția sarcinilor înregistrate, să analizeze timpul petrecut (de când a apărut o defalcare orară a zilei de lucru), și o recuperare mai rapidă a informațiilor (la urma urmei, acum a fost grupată pe 52 de săptămâni, și nu pentru 365 de zile). În anii 1980, săptămânalele au înlocuit practic calendarele flip și au devenit atât de răspândite încât au devenit un element al stilului de afaceri al întreprinderilor.

Ideea de design de a combina un calendar, un bloc de note și o agendă de telefon într-un singur instrument convenabil s-a materializat cu succes încă din 1921 sub forma unui „organizator” (de la organizatorul englez). Îmbunătățirea ulterioară a instrumentului a fost realizată prin schimbarea formatului, designului, calității hârtiei și finisajului exterior. Aici, într-un singur instrument, au fost combinate dispozitive de stocare a informațiilor și mijloace tehnice (calendar, blocnotes, adresă și agendă telefonică, suport pentru cărți de vizită, pix, microcalculator). În același timp, nu a existat o clasificare și sistematizare clară a înregistrărilor.

Celebrul „time manager” a fost creat în Danemarca în 1975. A implementat ideea de planificare țintită a rezultatelor personale pe baza unui clasificator tipic de funcții („sarcini cheie”) și tehnologie pentru implementarea evenimentelor globale („sarcini elefant”). În același timp, utilizarea unui „time manager” s-a dovedit a fi acceptabilă doar pentru oamenii care erau organizați și disciplinați prin natură și, în plus, erau necesare costuri financiare semnificative pentru formare și achiziție.
Cu toate acestea, denumirea acestui tip de „organizator” – „time manager” – a devenit un nume familiar și astăzi denotă o abordare generală a utilizării active a timpului ca resursă managerială.

Dezvoltarea progresului științific și tehnic în ultimele decenii a condus la crearea unor instrumente electronice de planificare a timpului, fundamental noi din punct de vedere tehnologic: un notebook electronic, diverse programe de service pentru PC, telefoane mobile, smartphone-uri etc.

Cele mai bune tehnologii moderne de gestionare a timpului:

1.Trello este o aplicație web gratuită pentru managementul proiectelor în echipe mici. Trello vă permite să lucrați mai productiv în colaborare mai strânsă. Trello este panouri, liste și hărți care vă permit să organizați și să prioritizați proiectele într-un mod distractiv, flexibil și ușor de personalizat.

2. Evernote este un serviciu web și un set de software pentru crearea și stocarea notelor. O notă poate fi o bucată de text bogat, o pagină web întreagă, o fotografie, un fișier audio sau o notă scrisă de mână. Notele pot conține și atașamente cu alte tipuri de fișiere. Notele pot fi sortate în caiete, etichetate, editate și exportate.

Ritmul în care trăim cei mai mulți dintre noi cu greu poate fi numit calm și măsurat. Lipsa de timp, graba de lucru și presiunea strânsă a timpului sunt teste cărora nu toată lumea le poate face față. A fi în mod constant într-o stare de „nu știu de ce să mă apuc” nu este deloc potrivit când vine vorba de eficiența personală.

Stresul emoțional blochează productivitatea, duce la oboseală și apatie. Prin urmare, pentru a nu deveni o victimă a stresului sau, și mai rău, a sindromului de oboseală cronică, să ne ocupăm de managementul timpului sau managementul timpului.

Toți oamenii de succes o fac.

Toți oamenii de succes sunt foarte productivi. Ei muncesc din greu și au timp pentru multe, dar acesta nu este același lucru. Productivitatea, în primul rând, înseamnă rezultat, nu proces. Dacă sunteți hotărât să vă creșteți productivitatea, fiți hotărât să faceți acest lucru. Oamenii pierd timpul pentru că nu au decis niciodată să-și îmbunătățească productivitatea.

Și dacă te-ai hotărât, atunci nu da înapoi și nu repeta ceea ce fac toți oamenii de succes până când devine a doua natură pentru tine. Principalul secret al eficacității personale constă în distribuirea corectă a timpului. Gestionarea timpului ajută la evitarea soartei de neinvidiat de a fi ostatic al propriei afaceri sau cariere.

Planificarea eliberează timp

Cei care au obținut succes în viața lor dedică mult timp planificării. Planificarea zilnică este esențială pentru îmbunătățirea productivității și gestionarea eficientă a timpului.

Regula 6 „P” spune: o planificare prealabilă adecvată previne performanța proastă.

Planificarea și gândirea ar trebui să fie întotdeauna pe hârtie. Dacă scopul nu este pe hârtie, atunci nu există. Lista de sarcini este un fel de hartă care nu vă va lăsa să vă rătăciți spre scopul urmărit. Peter F. Drucker, în The Effective Manager, oferă o analogie bună pentru a încuraja să puneți lucrurile pe hârtie:

„Oamenii ținuți într-o cameră întunecată își pierd rapid simțul timpului. Dar chiar și în întuneric complet, majoritatea oamenilor păstrează un sentiment de spațiu. Fiind intr-o camera luminata, dar inchisa, nu vei mai simti miscarea timpului in cateva ore. Și dacă vrei să calculezi cât timp stai într-o astfel de cameră, te vei înșela foarte mult în calculele tale. Prin urmare, dacă ne bazăm pe memorie, nu observăm cu ce ne petrecem timpul..."

Lucrul cu o listă de lucruri de făcut în prima zi crește productivitatea cu 25%. Seara, pregătiți o listă de sarcini care trebuie făcute mâine. Venind la serviciu, vei ști mereu de unde să-ți începi ziua.

Continuați să lucrați cu lista pe tot parcursul zilei: când apare o nouă sarcină, adăugați-o la listă, ținând cont de prioritatea în raport cu sarcinile planificate anterior. Când finalizați o sarcină de pe listă, asigurați-vă că o bifați. Acest lucru vă va oferi un sentiment de satisfacție cu munca dvs., vă va adăuga entuziasm și vă va energiza.

Planificați de la mare la mic, de la termen lung la scurt, de la obiectivele de viață la un plan zilnic. Dați fiecărei sarcini un termen limită fix.

Împărțiți întotdeauna o sarcină complexă în subsarcini mici. Un arbore de decizie ajută foarte mult aici, unde sarcina cheie este un arbore, iar subsarcinile pentru implementarea lui sunt ramuri. Continuați ramificarea până când procesul de finalizare a întregii sarcini devine simplu și transparent.

Înainte de a începe să faceți ceva, amintiți-vă de regula 10/90: 10% din timpul petrecut cu planificarea înainte de a începe o sarcină va economisi 90% din timp în rezolvarea acesteia.

Cel mai important lucru este să determinați principalul lucru

Sarcina managementului timpului este de a determina principalul lucru în timp. Prioritizarea vă permite să vă gestionați în mod eficient lista de activități, atribuind fiecărei sarcini propriul nivel de importanță.

Metoda ABCD este potrivită pentru prioritizare. Aceasta este o modalitate foarte simplă de planificare și constă în atribuirea unei priorități fiecărei sarcini din lista de sarcini.

Astfel, sarcina marcată cu litera A indică cel mai important caz cu cele mai grave consecințe dacă nu este finalizat. Regula principală a metodei este să nu luați cazul B până când sarcina A este finalizată, ci cazul C în timp ce sarcina B este deschisă și așa mai departe.

Litera D înseamnă „jos cu asta!”. Această scrisoare ar trebui folosită pentru a marca sarcini neimportante care nu afectează nimic. Pentru a prioritiza fiecare grup de sarcini, utilizați numerele care vor indica succesiunea sarcinilor. Deci cel mai important lucru de pe lista ta ar trebui să fie A1.

Legea eficienței forțate

Principalul secret al managementului timpului constă în concentrare și concentrare. Începeți prin a rezolva sarcinile prioritare și faceți totul secvențial, adică un singur lucru într-o anumită perioadă de timp. Aruncând o carcasă și revenind la el din nou și din nou, vă reduceți eficiența de 5 ori.

Mozart ar putea lucra la trei compoziții simultan și a crea adevărate capodopere. Dar aceasta este mai mult o excepție decât o regulă. Bach, Haydn sau Verdi nu puteau lucra decât la o singură piesă odată. Nu au început să lucreze la următoarea lucrare fără să o termine pe cea anterioară.

Folosiți legea eficienței forțate, care spune că niciodată nu este suficient timp pentru toate, dar întotdeauna este suficient timp pentru cele mai importante. Prin urmare, este important să vă reuniți și să vă forțați să faceți în primul rând ceea ce va aduce cel mai mare beneficiu și rezultat.

Toate cazurile pot fi împărțite în 4 grupe:

1. Urgent și important;
2. Important, dar nu urgent;
3. Urgent, dar nu important;
4. Nu urgent și nu important.

Această clasificare poartă numele președintelui american și se numește metoda (fereastră, principiu) lui Eisenhower.

1. Sarcinile prioritare sunt lucruri urgente și importante. O încercare de a amâna astfel de chestiuni pentru mai târziu vă va crea probleme inutile - trebuie să aveți grijă de ele singur și imediat.
2. Urmează lucrurile care sunt importante, dar nu urgente. Astfel de sarcini pot fi amânate, dar pot avea un impact puternic pe termen lung. Lucrurile neurgente și importante tind să devină urgente și importante dacă sunt amânate în mod constant. Pentru a preveni acest lucru, asigurați-le în avans o rezervă temporară.
3. Sarcinile urgente, dar nu importante, au un efect redus asupra succesului tău. A face lucruri urgente, dar nu importante, nu dă rezultate și îți poate afecta foarte mult eficiența. Astfel de cazuri ocupă cea mai mare parte din rezerva ta de timp. Acestea sunt exact sarcinile care, dacă este posibil, trebuie delegate sau reduse la număr.
4. Este logic să presupunem că lucrurile neurgente și neimportante nu contează în principiu și nu suportă nicio consecință dacă nu sunt făcute. Astfel de cazuri pot fi eliminate în siguranță de pe lista dvs.

Ce înseamnă să „mânânci o broască”?

Vechiul proverb spune că dacă trebuie să mănânci o broască vie la prima oră dimineața, consolarea este că acesta este cel mai rău lucru care ți se poate întâmpla toată ziua.

Brian Tracy, un consultant de afaceri de succes, aseamănă broasca cu cel mai neplăcut și important lucru de făcut astăzi. Amânând-o, creezi stres emoțional inutil și consecințe nedorite. Este necesar să acționați fără gânduri și întârzieri inutile - doar luați-o și fă-o. Acest lucru vă va oferi un plus de energie pentru întreaga zi.

Cuvântul „nu” economisește o perioadă neașteptată de timp.

Cel mai important cuvânt pentru a-ți organiza timpul este un „nu” politicos. Învață să refuzi și să spui „nu” sarcinilor care nu sunt printre prioritățile alese de tine. Fii plin de tact și refuză, astfel încât persoana să înțeleagă că nu o respingi personal, ci sarcina.

Urmăriți pentru ce vă petreceți munca și timpul liber. Observați activitățile care vă consumă timpul (de exemplu, a discuta despre știri cu colegii, a schimba fără rost canalele TV sau a citi fluturași și ziare).

3 întrebări pentru eficiența ta

Întrebați-vă întotdeauna care sunt consecințele pe termen lung ale unei anumite sarcini și ce se va întâmpla dacă nu o faceți deloc. Pune-ți următoarele 3 întrebări pe parcursul zilei:

1. Care sunt cele mai importante și mai valoroase lucruri?
2. Ce pot face eu, și numai eu, care va îmbunătăți foarte mult situația?
3. Cum poți profita la maximum de timpul tău?

Răspunsul la aceste întrebări îți va dubla productivitatea.

De ce este capabil un coș de gunoi?

Performanții buni lucrează la un birou curat. Pentru oamenii neproductivi și neadunați, haosul sălbatic domnește pe masă. Dezvoltați obiceiul de a sorta hârtiile în timp util, de a le arunca pe cele inutile și de a lucra la un birou curat. S-a observat că până la 30% din timpul de lucru este petrecut în căutarea hârtiei potrivite. Coșul de gunoi este unul dintre cele mai eficiente instrumente de gestionare a timpului.

Principiul echilibrului

Cel mai simplu mod de a evita panica la vederea unei cantități din ce în ce mai mari de muncă este să respiri adânc și să spui: „Pot să fac doar ce pot” și să începi să faci o listă cu calm. Analizând sarcinile cu care vă confruntați, veți vedea întotdeauna că aveți suficient timp pentru a rezolva probleme vitale.

Ai grijă să păstrezi echilibrul în viața ta. Muncind până la epuizare, nu vei putea înșela corpul, tot își va face plăcere, iar dacă nu te oprești, o va face cu forța. Și acest lucru clar nu este inclus în planurile tale.

Dar pentru a fi eficient, doar managementul timpului nu este suficient. Este important să ai grijă de sănătatea ta și să te menții în formă fizică bună. Viața ta ar trebui să fie plină de evenimente, ar trebui să existe întotdeauna timp pentru familie și recreere.

Principiul de bază al echilibrului este timpul petrecut acasă și calitatea timpului la locul de muncă.

În primul rând, ar trebui să fii întotdeauna tu și oamenii principali ai vieții tale - de dragul acestui lucru, merită să lucrezi la propria eficiență.

©

În contextul dezvoltării rapide a societății și al primirii zilnice a unei cantități mari de informații, o persoană are nevoie din ce în ce mai mult de timp pentru a utiliza în totalitate resursele oferite. Accelerarea ritmului de viață duce la faptul că oamenii trebuie fie să sacrifice ceva în beneficiul obiectivelor principale, fie să construiască activități în cel mai rațional și eficient mod, reducând costurile de timp. În acest sens, ei pot fi ajutați de managementul timpului ca un fel de direcție sau tehnologie de gestionare a timpului care vă permite să utilizați această resursă cea mai valoroasă în direcția corectă.

Aleatorie în construirea activităților, dezordinea în programul de operațiuni și lipsa unui plan de acțiune bine gândit duc la faptul că o persoană nu are timp să facă toate lucrurile necesare. Ca urmare, există tensiune, nervozitate, o pierdere de timp și energie, care afectează negativ rezultatele vieții oamenilor.

Managementul timpului are ca scop eficientizarea acțiunilor și operațiunilor dvs., precum și construirea unui program de implementare a acestora pentru a vă atinge obiectivele cât mai deplin posibil și cu timp minim.

Istoria managementului timpului

Chiar și în cele mai vechi timpuri, oamenii au încercat să-și construiască modul de activitate în așa fel încât să ia măsurile necesare într-un timp scurt și, în același timp, să obțină efectul maxim. Cu toate acestea, gestionării timpului nu i s-a acordat atenția cuvenită, deoarece nu era nevoie în mod special de aceasta.

Fapt interesant: Filosoful roman Seneca a fost primul care a crezut că utilizarea rațională a timpului poate crește productivitatea umană. Conceptul de management al timpului în sens istoric a aparținut inițial unei tendințe filozofice, iar apoi a devenit o zonă separată de studiu, având nu doar o bază teoretică, ci și o bază de cunoștințe practice.

Odată cu dezvoltarea progresului științific și tehnologic și accelerarea ritmului de viață în societate, apare o nouă direcție de gândire - managementul timpului este știința managementului timpului. Formarea acestui concept datează din a doua jumătate a secolului al XX-lea. (70-80 de ani), când atât oamenii de știință ai comunității mondiale, cât și compatrioții noștri au început să se ocupe serios de această problemă.

În secolul 21, teoria și practica managementului timpului este utilizată pe scară largă de diferite categorii și grupuri de oameni. Aceștia includ angajați ai întreprinderilor și liber profesioniști și gospodine și oameni implicați în creativitate liberă, adică aproape fiecare persoană ar trebui să studieze în detaliu regulile și metodele de gestionare a timpului pentru a crește productivitatea la locul de muncă și acasă.

Scopul și obiectivele managementului timpului

Scopul principal al managementului timpului, bazat pe esența acestui concept, este gestionarea timpului și obținerea celui mai pozitiv rezultat. În conformitate cu obiectivul, managementul timpului rezolvă următoarele sarcini:

1. aranjarea operațiunilor și acțiunilor în ordinea priorităților pentru o persoană;
2. clasarea obiectivelor în ordinea importanței;
3. repartizarea atribuțiilor și responsabilităților între membrii unui grup sau echipă;
4. programarea operațiunilor ca modalitate cea mai eficientă de planificare a timpului (vezi?);
5. construirea celui mai rațional model de comportament atunci când se utilizează o resursă temporară;
6. creșterea productivității muncii și, ca urmare, eficiența și eficacitatea acesteia;
7. caută rezerve ascunse de timp care pot fi folosite mai eficient.

Sarcinile enumerate sunt zone de activitate extinse și, prin urmare, fiecare bloc poate fi împărțit în multe subsarcini mai mici. Ce anume vor fi acestea depinde de fiecare persoană în parte. Principalul lucru este că toți trebuie să se supună scopului principal.

Rezolvând aceste probleme, fiecare persoană poate învăța cum să-și gestioneze corect timpul, folosindu-l cât mai eficient posibil. Astfel de activități vă permit să învățați autocontrolul și analiza, studiul independent al diferitelor metode și practici, organizarea timpului personal pentru muncă și odihnă.

Ca orice alt domeniu de cunoaștere, managementul timpului se bazează pe anumite principii dezvoltate de experți și luate ca bază pentru utilizare. Trebuie subliniate următoarele principii ale managementului timpului:

1. Planificare

Gestionarea eficientă a timpului este posibilă numai dacă este împărțită în mod clar în anumite perioade pentru efectuarea oricăror acțiuni. În același timp, pentru comoditate, puteți folosi diverse metode de planificare - scrieți într-un caiet sau organizator, în aplicații speciale de pe telefon sau computer. Planificarea vizuală vă permite să oferiți o evaluare vizuală a programului întocmit, ceea ce ajută la analiza mai detaliată pentru eficacitate.

Important: Unii oameni, deși își fac un plan pentru ziua respectivă, nu îl notează, ci păstrează toate punctele în cap. Această metodă de planificare este ineficientă, deoarece, în cele din urmă, poți rata orice moment sau poți încurca punctele planului pe alocuri, ceea ce poate duce la utilizarea irațională a resurselor de timp.

1. Determinarea complexității sarcinilor

Atunci când se elaborează un plan, este necesar să se concentreze asupra faptului că unele sarcini și operațiuni sunt mai complexe, necesitând concentrare maximă sau o perioadă mare de timp. Acestea ar trebui efectuate în primul rând și de preferință în prima jumătate a zilei, deoarece în această perioadă o persoană are mai multă forță, este concentrată și performanța sa este mult mai mare.

După finalizarea sarcinilor complexe, vă puteți implica deja în operațiuni mai simple care pot fi efectuate într-un mod familiar semi-automat. Dacă construiți un program în forma opusă, adică faceți mai întâi lucruri ușoare, apoi cele dificile, atunci cu un grad ridicat de probabilitate o persoană nu va putea face o muncă grea, deoarece pur și simplu nu va avea puterea;

1. Descompunerea proceselor complexe în unele simple

Dacă în timpul planificării există puncte deosebit de dificile care necesită o cantitate mare de resurse, cel mai bine este să le împărțiți în altele mai mici. În acest caz, un scop aparent de nerezolvat va fi îndeplinit atunci când se realizează executarea unui set de subobiective simple;

1. Caută rezerve ascunse de timp

De multe ori oamenii nu observă că unele perioade de timp ar putea fi folosite mai productiv și, în schimb, le petrec pe lucruri inutile. Flagelul societății moderne sunt rețelele de socializare și internetul, în care există atât de multe informații (utile și nu foarte) încât uneori o persoană nu observă cum poate petrece câteva ore la un computer sau la un telefon la rând.

Acest timp ar fi putut fi folosit mai eficient. Este necesar să identificați singur acele operațiuni care sunt ineficiente și inutile și să începeți să reduceți timpul petrecut cu ele. În schimb, poți veni cu activități pentru tine care ar da într-adevăr un fel de rezultat pozitiv.

În plus, puteți combina eficient două clase, dacă acestea nu interferează între ele. De exemplu, dacă o persoană așteaptă la coadă, poate citi simultan un articol științific informativ din profesia sa sau poate începe să facă un plan pentru ziua următoare;

1. Motivația

O persoană motivată desfășoară activități cu o productivitate mult mai mare. Motivația intrinsecă este un fel de pârghie sau catalizator, datorită căruia se manifestă un grad mai mare de perseverență, concentrare a atenției și concentrare pe obținerea rezultatului final (vezi).

Motivația poate fi exprimată într-o formă specifică, iar cel mai adesea este un rezultat financiar, adică primirea de bani pentru munca depusă. Pentru a te motiva, te poți gândi la ce beneficii vor fi cheltuiți banii.

În plus, motivația poate fi și pur emoțională, atunci când o persoană primește satisfacție psihologică sau fizică din rezultatul activității sale (vezi).

Gestionarea eficientă a timpului presupune respectarea anumitor reguli de conduită, care sunt următoarele:

• folosiți diverse mijloace și metode de planificare a timpului;
• păstrați locul de muncă curat pentru a nu pierde timpul căutând documente;
• nu studiați informațiile care nu sunt necesare pentru a îndeplini o anumită sarcină;
• nu pierdeți timpul cu navigarea inutilă pe rețelele sociale;
• nu face mai multe lucruri în același timp, concentrează-te pe unul singur;
• învață să refuzi oamenii dacă îți cer să faci o muncă de care nu ai nevoie (vezi);
• stabiliți perioadele în care aveți cea mai mare activitate psihică și fizică - faceți o muncă grea în acest moment;
• fă-ți timp să te odihnești și să înveți să te relaxezi complet, nu în crize.

Regulile de management al timpului au ca scop definirea tacticii de organizare a fluxului de lucru într-un mod general. Aplicarea lor este necesară pentru a crește efectiv productivitatea unei persoane și a formula o linie a comportamentului său în implementarea procesului de muncă.

Metode de management al timpului

Managementul timpului este un ghid de acțiune care vizează gestionarea timpului și conține metode specifice de desfășurare a acestei activități. Dintre acestea, cele mai frecvent utilizate metode sunt:

• Metoda programului de lucru bazată pe bioritm - „bufniță” sau „lacă”. El sugerează că fiecare persoană aparține unuia dintre cele două tipuri de bioritmuri, a căror activitate se manifestă în momente diferite ale zilei. Este necesar să se formeze un plan de lucru și să se programeze astfel încât sarcinile cele mai complexe și consumatoare de timp să fie efectuate în timpul unei perioade de activitate sporită a organismului.

Fapt interesant: Leonardo da Vinci nu a folosit practica tradițională a somnului și a veghei. În schimb, a lucrat patru ore consecutive, urmate de pauze de 15 minute pentru a dormi. În timpul somnului, corpul a câștigat putere și activitatea creierului a crescut.

• Metoda primului pas se bazează pe faptul că începerea unei afaceri dificile este întotdeauna dificilă, dar pentru aceasta trebuie doar să faci primul pas. Progresul în continuare va fi mai ușor, deoarece este întotdeauna dificil pentru o persoană să înceapă exact. Pentru ca primul pas să aibă succes, ar trebui creat un șablon specific, conform căruia să se poată efectua operațiuni similare;
• Metoda limită, care ajută la luarea deciziilor în caz de incertitudine. Dacă o persoană nu știe ce decizie să ia într-o anumită situație, își stabilește o anumită limitare - de exemplu, în 10 minute pentru a alege dintre două opțiuni sau dacă nu decide să facă această acțiune anume;
• Metoda de notare complexă sugerează că toate înregistrările trebuie făcute într-un singur caiet sau organizator și nu pe multe bucăți de hârtie împrăștiate. Așa că întotdeauna va fi mai ușor să găsești informațiile de care ai nevoie și nu se vor pierde niciodată, fiind prinse cu toate informațiile necesare;
• Metoda de înregistrare grafică sugerează că uneori este mai ușor și mai convenabil să afișați informații folosind o diagramă sau un grafic. Deci, va fi mai ușor de înțeles și mai ușor de reținut și se va petrece mult mai puțin timp pentru remediere.

Dezavantajele managementului timpului

Planificarea managementului timpului dă întotdeauna rezultate tangibile, dar în același timp are o serie de dezavantaje. Acestea ar trebui să includă lucruri precum:

1. Circumstanțele emergente de forță majoră pot perturba programul. Dar, dacă sarcinile sunt planificate, ele încă trebuie rezolvate și apoi începe o nouă căutare a timpului liber. Încălcarea programului întocmit poate duce la nervozitate și iritabilitate și, ca urmare, la o deteriorare a bunăstării unei persoane;
2. Eliberarea timpului liber implică folosirea acestuia pentru a îndeplini sarcini noi, în legătură cu care o persoană se supraîncărcă în mod deliberat cu muncă. Într-o situație de creștere a volumului operațiunilor și de creștere a productivității, poate exista o creștere a oboselii care se poate transforma într-un grad cronic;
3. Un program clar este bun, dar se poate simți ca în fiecare zi este Ziua Marmotei. O persoană trebuie să facă multe lucruri diferite în fiecare zi, după care totul va începe de la capăt.

TOP 5 cărți despre managementul timpului

1. Lucrează mai puțin, fă mai mult - C. Gleason
2. Managementul extrem de timp — N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. Arta de a fi la timp - A. Lakein
4. Conducerea timpului. Cum să ai timp să trăiești și să lucrezi - G. Arkhangelsky
5. Gestionarea timpului greu. Preia controlul asupra vieții tale - Dan S. Kennedy

Ce este managementul timpului și care sunt principiile de bază ale tehnicii de management al timpului personal. Ce reguli vor trebui să respecte cei care doresc să folosească managementul timpului în viață și cum va afecta aceasta o persoană, succesele și obiectivele sale. Analiză detaliată a conceptului și a punctelor importante.

Pentru o persoană modernă, 24 de ore pe zi nu este suficient. Mai ales pentru un antreprenor care încearcă să ducă la bun sfârșit numărul maxim de sarcini în timpul zilei. Adesea sacrifică somnul și odihna, lucrând până târziu și șapte zile pe săptămână. Dar de cele mai multe ori problema nu constă în lipsa timpului, ci în distribuția sa necorespunzătoare.

Implementarea managementului timpului în viață vă permite să:

• invata sa gestionezi timpul;
• controlează-ți ziua
• prețuiește timpul personal;
• îndeplini mai multe sarcini;
• atinge obiectivele stabilite;
• nu sacrifica odihna.

Dar înainte de a începe să utilizați această tehnică de gestionare a timpului, trebuie să o cunoașteți în detaliu.

Ce este managementul timpului: concepte și definiții de bază

Managementul timpului este o tehnologie de gestionare conștientă a timpului care crește productivitatea umană. Se bazează pe stabilirea priorităților, analizarea costurilor de timp, planificarea, stabilirea obiectivelor, organizarea unei zile de lucru (săptămână, lună) și delegarea sarcinilor.

În plus, managementul timpului presupune analiza pașilor și acțiunilor specifice necesare implementării unei idei sau atingerii unui scop. Aceasta include, de asemenea, controlul asupra realizării obiectivelor, care constă în implementarea planurilor și însumări.

Managementul timpului este folosit pentru a gestiona atât timpul de lucru, cât și cel personal. La urma urmei, orice zi a săptămânii nu este doar muncă, ci și odihnă, auto-dezvoltare, auto-educare, divertisment etc.

Această tehnologie este utilă nu numai pentru oamenii de afaceri, manageri, politicieni, ci și pentru gospodine, studenți, școlari și alte persoane. Vă permite să îndepliniți toate sarcinile stabilite pentru ziua în fiecare zi și, în același timp, să vă bucurați pe deplin de viață - relaxați-vă, dedicați timp familiei sau hobby-urilor, călătoriilor și multe altele.

Toată lumea are aceleași douăzeci și patru de ore pe zi. Diferența este modul în care îți petreci timpul. Vestea bună este că, chiar dacă ți-ai folosit timpul prost până acum, poți schimba asta de mâine. În loc să-ți pierzi timpul cu activități cu valoare redusă, începe să-l cheltuiești pe activități cu plăți mari.

Dacă eliminați toate cojile, atunci puteți obține o definiție destul de simplă:

„Managementul timpului este un instrument pentru a-ți gestiona viața.”

Viața noastră depinde în mare măsură de timpul petrecut cu anumite acțiuni. Și a învăța să gestionezi timpul înseamnă să înveți să gestionezi viața.

Care sunt principiile unui management eficient al timpului

Principiile managementului și planificării personale a timpului se bazează pe 4 fundamente principale:

1. Stabilirea corectă a obiectivelor.
2. Aranjarea corectă a priorităților vieții.
3. Inculcarea obiceiurilor potrivite.
4. Utilizarea corectă a instrumentelor de planificare.

Stabilirea obiectivelor

Majoritatea oamenilor nu sunt buni la stabilirea obiectivelor. Din aceasta, productivitatea lor scade, motivația dispare, iar după un timp o persoană are un singur scop - să se relaxeze.

Care sunt greșelile în stabilirea obiectivelor?

De exemplu, dorința de a cumpăra o mașină înainte de sfârșitul anului nu este un obiectiv.

Scopul ar trebui să arate astfel: „Voi cumpăra un Rolls-Royce Phantom 2016 până pe 25 decembrie 2016”. Adică trebuie să existe specificități și limite de timp (termenul limită pentru atingerea scopului).

Scopul ar trebui să fie:

• specific;
• timp limitat;
• măsurabil;
• real.

Fără aceste 4 componente, scopul devine o simplă dorință care nu motivează.

Când realizezi că ai 25 sau 30 de ani, iar părinților tăi mai au 10, 15, 20 de ani de trăit, atunci apare adevăratul motiv. Dacă s-a întâmplat cuiva dintre voi, nu știu. Dar dacă cineva o are, e grozav. Pentru că cei dragi, ca obiective, ne oferă un progres uriaș pentru dezvoltare. Apoi apar altele - misiune, scară, influență, tot felul de interese. Dar pentru cei care suferă și își caută propria motivație, pentru cei care nu găsesc ceea ce o aprinde și stă într-un loc gol, vreau să fac apel. Nu te uita departe. Ridică-te – cumpără haine, începe să mănânci, să te îmbraci normal și vei descoperi mai târziu că ești complet capabil să schimbi viața celor dragi. Și acesta este un motiv excelent pentru primii pași.

Mikhail Dashkiev - co-fondator și manager de proiect „Business Youth”

Definirea priorităților vieții

Eficacitatea managementului timpului depinde în mare măsură de prioritățile de viață ale unei persoane. Ele sunt la fel de importante ca și obiectivele. Dar și aici oamenii fac greșeli tot timpul.

Prioritățile vieții, într-o măsură mai mare, ar trebui direcționate în raport cu sine. Adică, în primul rând, trebuie să te gândești: „Ce este important pentru mine? De ce am nevoie pentru a-mi îmbunătăți viața și calitatea ei?

Cu toate acestea, nu trebuie să presupunem că toți cei care folosesc managementul timpului sunt egoiști.

Nu toate prioritățile ar trebui să fie îndreptate către persoana iubită. Trebuie să te gândești și la rude și prieteni. Mai ales dacă este vorba de părinți, soție sau copii. Și trebuie să înțelegeți că fiecare are propriile priorități. Adică pentru cineva contează doar bunăstarea lui, dar pentru cineva bunăstarea întregii familii.

Dar totuși, partea principală a priorităților ar trebui să fie îndreptată către persoana însăși. Atunci productivitatea nu va scădea și nu va exista „burnout”, după care, de obicei, oamenii renunță.

Insuflarea obiceiurilor

Aici vorbim despre obiceiuri utile și bune care te vor ajuta să-ți atingi obiectivele. Datorită căreia toate sarcinile planificate vor fi îndeplinite într-o zi. Cu ajutorul căruia vă puteți crește propria productivitate.

Care sunt aceste obiceiuri? De exemplu:

• Treziți-vă zilnic la 5 dimineața.
• Alergați 10 km dimineața.
• Ține-ți întotdeauna promisiunile.
• Vino la ședințe la timp.
• Nu vă uitați la televizor și nu citiți știrile.
• Nu te plângi niciodată de nimic.
• Spune întotdeauna adevărul.

Este nevoie de 21 de zile pentru a dezvolta un obicei bun. Același lucru este valabil și pentru ruperea obiceiurilor proaste.

Principala regulă pentru dezvoltarea obiceiurilor bune este 1 obicei pe lună. Da, acest proces este lung. Mai ales dacă intenționați să insufleți aproximativ 10 obiceiuri. Dar la urma urmei, „Moscova nu a fost construită imediat”.

Utilizarea instrumentelor de planificare

Gestionarea eficientă a timpului fără planificare zilnică este extrem de dificilă și aproape imposibilă. Prin urmare, planurile zilnice sunt un element integral al managementului timpului.

Planificarea ar trebui să fie înțeleasă ca o listă de sarcini pentru fiecare zi. În fiecare seară, o persoană nu numai că rezumă ziua, dar face și o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare. Și pentru planificare, el poate folosi orice instrumente disponibile și convenabile.

Instrumentul tradițional de planificare este un simplu jurnal. Poate fi pe hârtie sau electronic. Cu toate acestea, cel mai bine este să îl folosiți pe primul, pentru că atunci când o persoană scrie de mână, în loc să tasteze pe tastatură, își amintește mai ușor ce este scris. În consecință, în timpul zilei va trebui să te uiți mai puțin în jurnal și să fii distras de la sarcini mai importante.

Jurnalul include:

• Obiective pe termen scurt și lung.
• Lista zilnică de lucruri de făcut.
• Note personale.
• Note de realizare.
• Rezultatele zilelor trăite cu analiza lor detaliată (numărul de sarcini finalizate, timpul petrecut pentru anumite acțiuni, eficiența personală în timpul zilei (săptămânii), etc.).

Astfel de înregistrări pot fi păstrate în orice formă electronică. Principalul lucru este că programul sau aplicația vă permite să faceți rapid modificări în lista de sarcini.

Când se elaborează planuri și sarcini pentru ziua în gestionarea timpului, se obișnuiește să se ia în considerare ciclurile biologice umane. La urma urmei, creșterea și scăderea activității la diferiți oameni are loc în momente diferite. Prin urmare, atunci când planificați, această caracteristică este întotdeauna luată în considerare.

Rezumând, se poate observa că planificarea este cel mai important moment al managementului timpului, fără de care tehnica managementului timpului își pierde orice sens.

12 reguli ale managementului modern al timpului

Managementul timpului nu este o știință complexă și oricine poate stăpâni această tehnică. Trebuie doar să urmați regulile de bază ale jocului.

1. Planificați zilnic. Faceți o listă zilnică de lucruri de făcut și respectați-o.
2. Stabiliți obiective specifice, realiste și limitate în timp pe termen scurt și lung.
3. Respectați întotdeauna prioritățile stabilite pentru dvs. (mai ales) sau pentru cei dragi.
4. Excludeți din viață „devoratorii” de timp personal și de lucru (rețele de socializare, jocuri pe calculator, vizionarea la televizor, conversații inutil la telefon etc.).
5. Fă mai întâi lucrurile cele mai grele și nu le amâna decât mai târziu.
6. Spune întotdeauna „Nu” lucrurilor inutile.
7. Concentrați-vă pe o sarcină până când este finalizată. Adică nu poți sări de la o acțiune la alta până când una dintre ele este complet finalizată.
8. Lucrați la un moment care vă este confortabil, ținând cont de ciclurile biologice.
9. Filtrați toate informațiile primite. Acest lucru este valabil mai ales în epoca popularității internetului, unde există o mulțime de gunoi de informații.
10. Mențineți curățenia pe desktop (inclusiv desktop-ul unui computer sau laptop).
11. Organizați un loc de muncă confortabil.
12. Amintește-ți mereu că astăzi poate fi ultima zi din viața ta. Nimic nu face o persoană să se comporte ca frica de moarte.

Ceea ce oferă utilizarea managementului timpului în viață

În primul rând, gestionarea timpului vă permite să învățați cum să vă gestionați timpul și, prin urmare, să vă gestionați activitățile și viața.

În al doilea rând, această tehnologie ajută la scăparea de obiceiurile proaste și la înlocuirea lor cu unele bune.

În al treilea rând, oamenii care folosesc managementul timpului își ating obiectivele mai repede, învață ușor și sunt capabili să obțină succes în diverse activități.

Mai mult, o persoană care trăiește conform tuturor canoanelor managementului timpului:

• Are mai mult timp liber pentru relaxare.
• Capabil să efectueze rapid o serie de sarcini într-un timp scurt.
• Mai puțin afectat de stres.
• Mai puțin predispus la boli care sunt cauzate de stres, oboseală cronică și lipsa somnului.
• Aproape complet controlat asupra vieții lui.

Toate acestea aparțin secțiunii despre beneficiile managementului timpului. Dar există și reversul monedei.

Dezavantajele managementului timpului: de ce nu poate toată lumea să gestioneze timpul?

Tehnologia în sine arată aproape perfectă. Principalul lucru este să faci niște eforturi și o persoană devine un adevărat maestru al vieții sale. Cu toate acestea, din anumite motive, mulți nu reușesc să gestioneze timpul personal și de lucru. Și motivul aici constă într-o serie de deficiențe:

• Înainte de a aplica managementul timpului, o persoană trebuie să se angajeze în autodisciplină. Și aceasta este o tehnologie complet diferită, care necesită mult timp, motiv pentru care nu toată lumea vrea să o facă și rămâne singur cu obiectivele lor neclare și cu un munte de sarcini neîmplinite.
• Complexitatea tehnologiei este principalul dezavantaj al managementului timpului. La urma urmei, de fapt, o persoană pur și simplu se rupe, părăsește zona de confort, se reconstruiește psihologic și emoțional, ceea ce pentru mulți devine o muncă copleșitoare.
• Niciun manual sau un curs despre managementul timpului nu oferă un plan de acțiune specific. Ele oferă cel mai adesea acțiuni generale care nu sunt potrivite pentru toată lumea.
• Este dificil să-ți gestionezi timpul singur, deoarece există întotdeauna o scuză pentru a te răsfăța. Prin urmare, managementul timpului are un efect mai mare într-o echipă (gestionarea timpului corporativ) unde există un „îngrijitor”.

Am citit un număr mare de cărți diferite despre managementul timpului, autogestionarea, autodisciplina. Multe dintre aceste cărți sunt scrise în limbaj uscat. Sunt foarte puține tehnici care pot fi introduse în viața unei persoane care are un număr mare de proiecte, cazuri și care trebuie făcute chiar acum, poate chiar ieri. Și mi-am dat seama că această problemă nu este doar la mine, ci și la mulți oameni.

Alexey Tolkachev - fondatorul proiectului Școala Câștigătorilor

După cum puteți vedea, principalele deficiențe ale tehnologiei se află în psihologia umană. Cineva se poate adapta cu ușurință la noile condiții de viață, dar cineva nu o poate face.

În concluzie, aș dori să observ că managementul timpului are într-adevăr un efect pozitiv asupra performanței, eficienței personale și succesului. Și poți încerca să o implementezi în viața ta. Cu toate acestea, nu merită să puneți mari speranțe în această tehnologie.