Cum să punem lucrurile în ordine. Arta productivității fără stres
A face lucrurile: Arta productivității fără stres
Coperta de carte Cum să punem lucrurile în ordine
Autor	David Allen
Gen	Afaceri
Limba originală	Engleză
Original publicat
Interpret	Julia Konstantinova
Editor	Mann, Ivanov și Ferber
Eliberare
Pagini	416
Purtător	carte, dosar
ISBN

A face lucrurile, GTD(tradus din Engleză- „a face lucrurile”, dar mai des și incorect – „cum să punem lucrurile în ordine”) – o tehnică de îmbunătățire a eficienței personale, creată de David Allen și descrisă de acesta în cartea cu același nume, prima ediție a care a fost publicat în 2001 și a fost tradus în 23 de limbi.

GTD se bazează pe principiul că o persoană ar trebui să-și elibereze mintea de a-și aminti sarcinile curente (există excepții în cazurile în care mai multe sarcini pentru proiecte diferite sunt interconectate), transferând sarcinile în sine și memento-urile despre acestea pe un mediu extern. Astfel, mintea umană, eliberată de a-și aminti ceea ce trebuie făcut, se poate concentra asupra sarcinilor în sine, care trebuie clar definite și formulate în prealabil („care este următoarea acțiune de întreprins?”). Contrar credinței populare, GTD nu se referă la managementul timpului, criticându-l pentru concentrarea îngustă și eficacitatea limitată.

YouTube enciclopedic

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) de David Allen - Rezumat și revizuire a cărții animate

✪ DAVID ALLEN - CUM SĂ FAC LUCRURILE - Partea 1/2 | Londra Real

✪ Rezumatul Getting Things Done David Allen (obțineți rezumatul cărții PDF în linkul de mai jos)

✪ Getting Things Done de David Allen (Note de studiu)

✪ ORGANIZAȚI-VĂ ÎN 3 SĂPTĂMÂNI CU GTD - PASUL 1!

Subtitrări

Prevalența

1. Colectie;
2. tratament;
3. organizare;
4. revizuire;
5. actiuni.

Allen folosește analogia „altitudinii de zbor” pentru a ilustra al doilea său model major - modelul de evaluare a muncii pe șase niveluri, pentru a vedea perspectiva sarcinilor și sarcinilor. Linie crescătoare:

1. afaceri curente;
2. proiecte curente;
3. gama de sarcini;
4. anii următori (1-2 ani);
5. perspectiva pe cinci ani (3-5 ani);
6. o viata.

Ridicându-se la o vedere de ochi de pasăre, toată lumea poate lua în considerare „imaginea de ansamblu” a afacerilor lor.

Allen recomandă o revizuire săptămânală a diferitelor niveluri. Perspectiva obținută din aceste recenzii vă permite să gestionați prioritățile personale, care, la rândul lor, prioritizează dacă și când să finalizați anumite sarcini și sarcini colectate în timpul procesului de gestionare a fluxului de lucru. În timpul revizuirii săptămânale, o persoană analizează contextele sarcinilor și le pune în liste adecvate. Exemple de grupare a sarcinilor similare sunt realizarea unei liste de apeluri telefonice necesare sau a unei liste de comisioane care trebuie efectuate la Centru. Regulile pentru formarea listelor contextuale pot fi determinate de prezența unui instrument sau de prezența unei persoane/grup cu care trebuie discutat sau introdus ceva.

Allen subliniază că primele două modele sunt suficiente pentru a câștiga control și viziune în majoritatea sarcinilor și proiectelor. Cu toate acestea, există unele cazuri care necesită mai multă gândire și reflecție. Pentru aceasta, se utilizează al treilea model principal - metoda naturala de planificare. În timp ce în fluxul de lucru, gestionarea este făcută " focalizare orizontală» privind îndeplinirea sarcinilor individuale, în metoda naturală de planificare se face « focalizare verticală» despre planificarea proiectelor și gândirea temei. Modelul de planificare constă din 5 etape:

1. definirea scopului și principiilor;
2. viziunea asupra rezultatelor dorite;
3. organizare;
4. determinarea următoarei acțiuni specifice.

GTD facilitează acest proces bazat pe stocarea, urmărirea și utilizarea informațiilor detaliate legate de sarcina efectuată. Allen a sugerat că multe dintre eșecurile pe care le întâlnim s-au datorat unei planificări „inițiale” insuficiente (adică atunci când era încă clar ce trebuia realizat și ce acțiuni specifice erau necesare pentru a-l realiza). Este important să gândim înainte, creând o secvență de acțiuni care să poată fi finalizate fără a reveni la planificare. Allen susține că „sistemul de memento” al minții noastre este ineficient și rareori ne amintește ce ar trebui și ce putem face în acest moment și în acest loc. Prin urmare, informațiile „următoarele acțiuni specifice” care sunt legate contextual de un anumit moment și loc pot servi ca suport extern pentru a ne asigura că ne oferim mementourile potrivite la momentul potrivit. Deoarece GTD se bazează pe menținerea unor înregistrări suplimentare, poate fi considerată ca o implementare a teoriilor științifice ale cogniției distribuite și ale minții extinse.

Scurtă descriere a GTD din cartea lui Allen, Ready for Anything:

Scoate totul din cap. Luați decizii cu privire la acțiunile necesare atunci când apare un caz - nu atunci când trebuie să fie avortat. Organizați note de memento despre proiectele și activitățile planificate în funcție de categoriile corespunzătoare. Mențineți acest sistem, adăugați-l și revizuiți-l suficient de des pentru a avea încredere chiar și în alegerea dvs. intuitivă de acțiune (sau nicio acțiune) în viitor.

Principii

Principiile de bază ale GTD:

Colectie

Productivitate fără stresîncepe cu procesul de descărcare a minții, care constă în fixarea a tot ceea ce este mai mult sau mai puțin important pe hârtie sau alt suport - în ceea ce numește Allen coş: cutie poștală fizică, cutie de e-mail, înregistrator de voce, laptop, PDA sau o combinație a ambelor. Concluzia este să scoți totul mai mult sau mai puțin important din cap pe un mediu convenabil pentru procesare ulterioară. Toate cărucioarele trebuie golite (procesate) cel puțin o dată pe săptămână. Allen nu insistă asupra vreunei metode specifice de colectare, dar subliniază importanța golirii regulate a gunoiului. Orice locație de stocare (fizică, e-mail, casetofon, laptop, PDA etc.) este acceptabilă atâta timp cât este manipulată în mod regulat.

Tratament

Coșul este procesat strict conform următorului algoritm.

1. Să începem cu articolul de sus al coșului.
2. Crearea câte un element (și niciodată înapoi nimic înapoi)
   • Dacă elementul necesită o acțiune:
     • Faceți acest lucru (dacă durează mai puțin de două până la cinci minute), SAU
     • Delegați-l cuiva, SAU
     • O amânăm.
   • Dacă elementul nu necesită o acțiune:
     • Lăsați-l pe fundal, SAU
     • Aruncă-l, SAU
     • Pe lista „într-o zi poate”.

Dacă acțiunea durează mai puțin de două până la cinci minute, trebuie făcută imediat. Regula celor două minute se bazează pe timpul aproximativ necesar pentru amânarea oficială a unei acțiuni.

Organizare

Pentru a ține evidența articolelor care așteaptă atenție, Allen recomandă utilizarea unui set de liste.

• Următoarele acțiuni- Pentru fiecare element care necesită atenție, decideți care este următoarea acțiune care poate fi întreprinsă fizic. De exemplu, dacă există un element „Scrieți un raport de proiect”, următoarea acțiune ar putea fi: „Scrieți o scrisoare lui Mihail cu o propunere de întâlnire” sau: „Sunați-l pe Marina pentru a afla cerințele pentru raport”. Deși un element poate necesita câțiva pași și acțiuni, va fi întotdeauna ceva care trebuie făcut mai întâi, iar acel pas ar trebui descris în lista de pași următoare. De preferință, acești pași sunt organizați în funcție de contextul în care pot fi parcurși (de exemplu, „la birou”, „la telefon”, sau „în magazin”).
• Proiecte- Fiecare buclă deschisă din viață sau muncă care necesită mai mult de o acțiune fizică pentru a atinge un scop devine un proiect. Proiectele trebuie monitorizate și revizuite periodic pentru a ne asigura că următoarea acțiune este asociată cu fiecare proiect și astfel proiectul va merge mai departe.
• amânat- Când o acțiune a fost delegată cuiva sau când este așteptat un eveniment extern înainte ca proiectul să poată fi mutat mai departe, acest lucru este urmărit în sistem și verificat periodic dacă este necesară o acțiune sau trebuie trimis un memento.
• Intr-o zi poate- Lucruri care se vor face la un moment dat, dar nu acum. De exemplu, „învățați limba chineză” sau „organizați o petrecere la piscină”.

Calendarul este important pentru a ține evidența programărilor și misiunilor; totuși, Allen recomandă ca calendarul să fie rezervat doar pentru lucrurile care trebuie făcute la o anumită dată, sau pentru întâlniri și comisioane cu oră și loc stabilite. Și lucrurile ar trebui să fie înregistrate în listele cu următoarele acțiuni, și nu în calendar.

Ultima componentă cheie de organizare a GTD este sistemul de documente. Sistemul de documente ar trebui să fie ușor, simplu și interesant. Chiar și o singură bucată de hârtie, dacă este necesară pentru referință, ar trebui să obțină propriul folder dacă folderele disponibile nu sunt potrivite pentru aceasta. Allen oferă un sistem de stocare a documentelor unidimensional, organizat alfabetic, pentru a prelua rapid și ușor informațiile de care aveți nevoie.

Revizuire

Listele de sarcini și mementourile vor fi de puțin folos, cu excepția cazului în care revizuiți cel puțin zilnic sau cât mai des posibil. Având în vedere timpul, energia și resursele disponibile în acest moment, găsiți cea mai importantă sarcină care poate fi realizată imediat și îndepliniți-o. Dacă ai obiceiul de a amâna, vei ajunge să faci sarcini ușoare și să le eviți de cele dificile. Pentru a rezolva această problemă, puteți face acțiuni din listă una câte una, similar modului în care este procesat coșul. GTD cere ca cel puțin o revizuire săptămânală a tuturor activităților, proiectelor și elementelor „amânate” să fie efectuată pentru a se asigura că orice sarcini noi sau evenimente viitoare sunt introduse în sistem și că totul este la zi.

Acțiuni

Orice sistem organizațional nu are valoare dacă petrece prea mult timp organizând sarcini în loc să le ducă la bun sfârșit fizic. După cum susține David Allen, dacă un astfel de sistem este simplificat pentru a efectua acțiunile necesare, atunci o persoană va fi mai puțin probabil să le întârzie sau să „supraîncarce” cu prea multe „bucle deschise”.

Mijloace și tehnici

43 de dosare

Allen sugerează să-și organizeze documentele într-un sistem numit „43 de foldere”. Sunt utilizate douăsprezece dosare, câte unul pentru fiecare lună, iar alte 31 de dosare sunt folosite pentru fiecare zi din următoarele 31 de zile. Dosarele sunt organizate pentru a-i reaminti utilizatorului activitățile care trebuie făcute în acea zi.

Foldere și foldere

Allen menționează în cartea sa că este mai bine să folosiți foldere pentru căutarea și structurarea ușoară a informațiilor, astfel încât toate documentele legate de un singur proiect să fie într-un singur loc. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documentele de care aveți nevoie. Chiar dacă un singur document aparține proiectului, este mai bine să îl puneți într-un folder, deoarece pot apărea noi documente pe această temă.

„Luați decizii cu privire la acțiunile necesare atunci,
când apare cazul – și nu când necesită o încetare de urgență.
David Allen

GTD este o tehnică de management al timpului dezvoltată de consultantul în managementul timpului și autorul cărții cu același nume, David Allen. Tradus în rusă, înseamnă „Cum să duci lucrurile până la capăt” (Getting Things Done).

Principiul principal al GTD spune - o persoană nu ar trebui să se suprasoliciteze cu ceea ce trebuie făcut, ci ar trebui doar să-l aducă în plan. Toată atenția ar trebui să se concentreze direct asupra implementării fiecărei sarcini individuale.

Modelele David Allen

De obicei, managementul timpului începe cu distribuirea accentelor și evidențierea celor mai importante lucruri. Allen oferă o abordare ușor diferită, susținând că locul principal în managementul timpului ar trebui să fie ocupat de control și viziune. Pe baza acesteia, el propune 3 modele principale:

• Primul este gestionarea fluxului de lucru. Este conceput pentru a controla toate sarcinile și constă din următoarele etape: colectare, procesare, organizare, revizuire și acțiuni. Vom discuta pe fiecare dintre ele mai detaliat mai târziu.
• Al doilea este modelul de revizuire a lucrărilor, care constă din șase niveluri, fiecare dintre ele mai larg și mai global decât precedentul. Aici el include: afaceri curente, responsabilități curente, termeni de referință, următorii 1-2 ani, următorii cinci ani și toată viața în general. Allen crede că o dată pe săptămână o persoană este obligată să-și analizeze realizările la fiecare dintre niveluri, doar în acest caz va obține o imagine completă a ceea ce se întâmplă.
• A treia - după el, nu este necesară tuturor - este o metodă firească de planificare. Constă din 5 etape: stabilirea obiectivelor și principiilor, vedea rezultatele dorite, brainstorming, organizarea și deciderea care ar trebui să fie următoarea acțiune.

David Allen susține că toate problemele asociate cu nerealizarea obiectivelor apar din cauza planificării necorespunzătoare chiar în prima etapă - stabilirea unui obiectiv și determinarea pașilor necesari pentru a-l atinge.

Principiile pe care se bazează GTD

Colectie
Sensul acestui principiu constă în faptul că toate acele gânduri care ne „se înghesuie” în cap ar trebui fixate pe unele media. Pentru aceasta, un organizator electronic, un înregistrator de voce și un simplu bloc de note sunt la fel de bune. Principalul lucru este să eliberezi mintea de informații care nu sunt necesare în acest moment.

În plus, toate intrările ar trebui să fie revizuite cel puțin o dată pe săptămână pentru a confirma relevanța lor și pentru a face ajustările necesare.

Tratament
La procesarea informațiilor, trebuie reținut că orice acțiune care nu durează mai mult de 5 minute trebuie efectuată imediat. Cel mai bine este să începeți lucrul din partea de sus a listei, mergând mai departe în ordine.

Conform algoritmului de procesare a informațiilor lui Allen, pentru fiecare articol din listă, puteți face următoarele: faceți-l, trimiteți-l pentru execuție, amânați-l, păstrați-l pentru referință, aruncați-l sau mutați-l în lista de lucruri de returnat pentru mai târziu.

Organizare
Pentru a controla acțiunile care ar trebui întreprinse, David Allen sugerează utilizarea unui set de liste:

• Următoarele acțiuni. Aceasta listează pașii care trebuie urmați pentru fiecare element care este acceptat pentru implementare. Să presupunem că există un element „Fă o estimare”. Pentru a pregăti un deviz, va trebui să parcurgeți următorii pași: contactați un coleg și solicitați date despre departamentul său, aflați costul materialelor necesare etc.

• Proiecte. Un proiect poate fi înțeles ca orice scop care necesită mai mult de o acțiune secvențială pentru a fi realizat. Proiectele trebuie revizuite periodic pentru a se asigura că sunt executate în ordinea corectă.

• Amânat. În situația în care un dosar trebuie depus spre executare, sau când executarea lui trebuie să fie precedată de un alt eveniment, este necesar să se monitorizeze din când în când. Acest lucru va permite să nu se întârzie termenele limită pentru implementarea acestuia.

• Intr-o zi poate. Acestea includ cazuri la care ați putea decide să reveniți în anumite condiții.

Revizuire
Compilarea de liste și memorii nu va aduce rezultatul dorit dacă nu revizuiți cât mai des posibil și este de dorit să o faceți în fiecare zi. În acest caz, ar trebui să alegeți sarcina care este primordială în acest moment și să începeți imediat să o implementați. Nu este recomandat să începeți lucrul cu acțiuni ușoare, evitând cele complexe. Astfel, nu vei face decât să agravezi situația acumulând o grămadă de muncă grea. Soluția optimă este executarea secvențială a sarcinilor.

Acțiuni
Potrivit lui David Allen, ar trebui să fii mai atent la execuția fiecărei sarcini și nu la organizarea acesteia. În acest caz, este mult mai probabil să duceți totul la sfârșit fără a întrerupe la mijloc.

Instrumente și tehnici pentru a vă ajuta să finalizați ceea ce ați început

• 43 de dosare. Această tehnică constă în faptul că pentru fiecare zi lucrătoare a lunii îți creezi un folder separat (31 în total) plus creați încă 12 foldere prin analogie cu lunile anului. Ca rezultat, obțineți 43 de dosare, în care ar trebui să „stocați” planuri pentru fiecare zi specifică.
• Software pentru GTD.În lumea de astăzi, software-ul este indispensabil. Conform metodologiei lui Allen, include: structurare digitală, brainstorming și aplicații de management de proiect. Până în prezent, peste 100 de aplicații susțin ideologia GTD. Printre acestea se numără programe scrise pentru diverse platforme și dispozitive.

În acest articol, principiile GTD sunt enunțate foarte pe scurt, nu va înlocui cartea lui David Allen pentru tine. Articolul este destinat doar să vă trezească interesul pentru o metodă atât de eficientă precum GTD.

Problema cu serviciile de productivitate este că toată lumea se poziționează ca un loc în care poate rezolva toate problemele, poate stoca informații și poate comunica. Majoritatea serviciilor vă cer să acordați prioritate și să acționați în conformitate cu acestea.

Însă puțini oameni se pot concentra pe îndeplinirea sarcinilor importante și nu pot fi atenți la tot felul de lucruri mărunte: sarcini urgente, solicitări de la colegi, prieteni sau cunoscuți. Când sunt multe sarcini, este dificil să le faci față. Prin urmare, în practică, trebuie să utilizați mai multe servicii pentru a gestiona cazurile. Când sunt multe de făcut, începem să fim confuzi în aceste servicii și liste și în cele din urmă încetăm să le mai folosim.

Metodologia Getting Things Done (GTD) oferă un plan universal care vă permite să construiți un singur sistem în care puteți rezolva orice problemă. Te vei putea relaxa si nu-ti face griji, pentru ca vei fi sigur ca nu vei uita nimic. La momentul potrivit, sistemul va solicita ce trebuie făcut și pe ce să se concentreze.

Deci, de ce atât de mulți oameni lucrează neproductiv?

Oamenii încep să lucreze neproductiv atunci când există o mulțime de proiecte, cazuri și sarcini. Le este greu să țină toate acestea în cap și cu atât mai mult să prioritizeze. Prin urmare, fie nu se face nimic, fie ceea ce se face este cel mai simplu, dar important. Apare o altă problemă: când trebuiau rezolvate sarcini urgente ieri.

În plus, o persoană începe să obosească mai repede, devine iritabilă. Aleargă constant ca o veveriță într-o roată a rutinei, iar proiectele cu adevărat importante, financiare și strategice sunt lăsate deoparte.

Sistemul Getting Things Done, descris de David Allen în carte, care a fost publicată în 2001 și a devenit un bestseller mondial, va ajuta să facă față acestei situații.

Spuneți-mi despre conceptele de bază GTD pe care trebuie să le cunoașteți

Rutină- acestea sunt lucrurile, gândurile și grijile care deranjează, distrag atenția și irosesc energie. Până când rutina nu este tradusă în sarcini, ea nu poate fi controlată. Gândirea la aceleași probleme din nou și din nou este o utilizare ineficientă a energiei creative care generează frustrare și stres.

Scopul GTD este de a vă elibera capul de rutină și de a elimina tensiunea internă.

Memoria de lucru umană Zona creierului în care se află memoria pe termen scurt. Aici punem de obicei treburile curente neterminate, promisiunile făcute altor oameni și alte gânduri care ne deranjează. Din păcate, există o limită a cantității de rutină pe care o puteți păstra pentru ca creierul să funcționeze normal. Dacă memoria RAM este plină, te distras de lucruri mărunte și uiți de obiectivele tale, ceea ce duce la stres.

Instrumente pentru colectarea informațiilor- unde merg informațiile și unde remediați ce trebuie făcut. De exemplu:

• organizatori;
• caiete;
• E-mail;
• calendar;
• aparat de inregistrat.

Inbox- un singur depozit pentru rutina pe care o transformați în cazuri și sarcini. Una dintre cele mai importante reguli pentru lucrul cu căsuța de e-mail este să o golești în mod regulat.

Pași simpli- acțiuni într-un singur pas pentru care aveți nevoie. În practică, este mai convenabil să aloci cinci minute pentru astfel de cazuri.

Proiect O sarcină care necesită mai mult de un pas pentru finalizare. Trebuie să lăsați un memento despre proiect și să descrieți primii pași către implementarea acestuia. Drept urmare, proiectul se transformă într-o acțiune simplă care poate fi finalizată în următoarele cinci minute și obține rezultatul final.

Proiectul ar trebui să aibă un link către un card sau un fișier care descrie detaliile: responsabil, termene limită, categorie (de exemplu, „Marketing”, „Legal”, „Dezvoltare”), link-uri către carduri mai mici cu sarcini. Este convenabil să organizați o astfel de structură în .

Lista contextului- o listă de sarcini care sunt convenabile de efectuat în anumite condiții. De exemplu, în lista de context „Achiziții” va exista o listă de lucruri și produse pe care trebuie să le cumpărați în magazin. Lista de apeluri poate conține o listă de apeluri de efectuat atunci când sunteți liber.

Este convenabil să faceți liste contextuale individuale pentru persoanele cu care lucrați și comunicați. Când vă întâlniți cu o anumită persoană, puteți deschide rapid lista și rezolva problemele necesare.

Cum se folosește calendarul?

Trebuie sa intri in:

• acțiuni care ar trebui efectuate la un anumit moment (întâlniri, întâlniri de afaceri, seminarii);
• acțiuni care trebuie făcute într-o anumită zi (finalizarea unui proiect până la o anumită dată, participarea la o conferință);
• informații despre anumite date (aniversări, zile de naștere, sărbători).

Folosesc „Google Calendar” în care pun toate aceste lucruri. Acest serviciu este convenabil deoarece:

• disponibil atat de pe telefon cat si de pe calculator;
• Puteți afișa mai multe calendare simultan pe un ecran;
• există mementouri pe smartphone.

Dacă puneți ceva în calendar, fie îl veți face, fie îl reprogramați la altă dată. Nu este nevoie să împrăștiați calendarul cu o listă de activități care este transferată în mod regulat de la o zi la alta. Există soluții separate pentru astfel de liste.

Dacă trebuie să sunați în mod regulat clienții, furnizorii sau contractanții la o anumită oră, este mai bine să utilizați un sistem CRM pentru aceasta.

Ce liste ar trebui făcute?

Liste de acțiuni prioritare

Alcătuirea unui raport săptămânal, studierea site-ului unui concurent, golirea căsuței primite în căsuța poștală, crearea unui brief pentru designeri - toate aceste acțiuni durează mai mult de două minute, dar nu pot fi delegate nimănui. Punem astfel de cazuri pe lista acțiunilor prioritare și le completăm pe parcursul zilei.

Reguli pentru lucrul cu astfel de liste:

• Nu ar trebui să fie multe liste, două sau trei sunt suficiente. De exemplu, „Personal”, „Munca”, „Familie”. Dacă aveți o sarcină din listă pentru o anumită zi, setați un memento în calendar.
• În sarcinile din această listă, este convenabil să faceți etichete în funcție de context: „Pe drum”, „La computer”, „Citește”, „Cumpără”, „Promisiuni”. Sarcinile pot avea una sau mai multe etichete. De exemplu, sarcina „Walk the dog” ar fi atribuită proiectului „Privat” și etichetei „Promise”.
• Înainte de a adăuga o sarcină la lista dvs., luați în considerare dacă trebuie să o faceți. Dacă răspunsul este „da”, decideți dacă trebuie să îndepliniți personal această sarcină. La urma urmei, puteți trimite un mesaj vocal unui subordonat și îi puteți delega. Sarcinile pe care le-ați atribuit vor avea eticheta „Atribuite”. Acesta va conține cazuri atât din lista „Munca”, cât și din lista „Personal”.
• Consultați listele în mod regulat. Fă asta când ai un moment liber. Treceți în sus lucrurile care trebuie făcute mai întâi.
• Curățați-vă listele de activități cel puțin o dată pe lună.

Lista „Într-o zi”

Această listă va include cazurile care nu necesită acțiune activă. Poate fi:

• cărți, înregistrări, traininguri video pe care doriți să le achiziționați;
• cele utile pe care vrei să le stăpânești;
• locuri pe care doriți să le vizitați;
• lucruri pe care vrei să le cumperi.

Această listă trebuie privită periodic, luând note și transformându-le în obiective la care se va lucra.

Și cum să stocați informații de referință care vor fi utile în viitor?

Aceste informații nu necesită nicio acțiune. Principalele criterii de stocare a acestor informații sunt:

• Căutare convenabilă după titluri, etichete, scurtă descriere.
• Ușurință în plasarea informațiilor în depozit.
• Structură intuitivă de stocare a informațiilor. Când apar date noi, trebuie să selectați rapid categoria și subcategoria unde să le puneți.
• Accesibilitate la stocare de pe orice dispozitiv.

Există ritualuri GTD obligatorii?

Da, sunt mai multe.

Colectarea tuturor informațiilor din coșul „Inbox”

Există multe instrumente pentru colectarea informațiilor. Dar toate acestea ar trebui să curgă într-un singur loc, cu care vei continua să lucrezi.

Golirea Inboxului

O dată sau de două ori pe săptămână, va trebui să revizuiți lista Inbox și să sortați folderele sau etichetele acumulate. Acest ritual ar trebui să devină un obicei, care se formează dintr-un algoritm clar de acțiuni și repetarea lor sistematică.

Ar trebui să aveți un plan simplu, pas cu pas, despre modul în care vă curățați sistemul săptămânal. Obțineți un calendar în care veți marca zilele în care ați rezolvat lucrurile. Acordați-vă un premiu dacă, de exemplu, în 30 de zile cel puțin 20 vă goliți căsuța de e-mail și bifați zilele din calendar.

Revizuirea listei de acțiuni prioritare și a listei „Într-o zi”, prioritizare

În revizuirea listelor, este important să prioritizați corect și să vă calculați în mod realist puterea. Acest lucru este necesar pentru a nu te supraîncărca cu sarcini copleșitoare și pentru a nu suferi din cauza conștientizării ineficienței tale.

Distrugerea coșurilor suplimentare

Adesea, în timpul comunicării cu colegii și partenerii, apar noi cutii poștale, documente, liste.

Sarcina ta este să automatizezi totul cât mai mult posibil, astfel încât datele să ajungă în folderul Inbox.

Poate fi fie o cutie poștală, fie un programator electronic. Serviciile și Zapier sunt potrivite pentru automatizarea și redirecționarea informațiilor. Coșurile pentru colectarea informațiilor ar trebui să fie puține.

Cum se lucrează cu coșul „Inbox” și se sortează cazurile acumulate în acesta?

Mai întâi, extrageți sarcina, cazul sau informațiile din căsuța de e-mail și răspundeți la întrebarea „Ce este aceasta? Este cu adevărat necesar să facem ceva?"

Dacă nu trebuie să faceți nimic, există două opțiuni. Dacă este un gunoi care nu mai este util, îl aruncați. Dacă sunt informații utile, arhivați-o. Ar trebui să fie structurat în categorii și etichete pentru a fi ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie.

Dacă trebuie să faceți ceva cu informațiile, există trei opțiuni:

1. Îndepliniți ceea ce este necesar. Dacă acțiunea este importantă și nu va dura mai mult de 2-5 minute.

2.delega cuiva. Dacă o activitate durează mai mult de două minute, luați în considerare dacă poate fi delegată cuiva.

Când delegi cuiva, trebuie scris următoarele:

• rezultat final;
• plan de lucru (calea către scop);
• data de finalizare a sarcinii;
• data controlului și rezultatul care ar trebui să fie gata pentru acesta (intermediar sau final).

3. Amână pentru viitor. Procedând astfel, indicați:

• rezultatul dorit;
• următoarea acțiune care trebuie întreprinsă. Amintiți-vă: este imposibil să finalizați proiectul în ansamblu, puteți face doar pași simpli specifici care vă vor apropia de rezultatul final;
• Termen limită. Dacă nu există o cronologie exactă, puneți acțiunea pe lista „Într-o zi”.

Vă puteți trimite mesaje pentru a le primi în ziua stabilită. Pentru aceasta sunt potrivite atât Google Calendar cu memento în ziua potrivită, cât și aplicația de e-mail, care vă va trimite o scrisoare la o anumită oră.

Cum să-ți planifici munca?

Toate lucrările pot fi împărțite în trei etape:

1. Executarea preplanificatului. Pot fi atât lucruri importante din punct de vedere strategic care te apropie de obiectiv, cât și o rutină care trebuie doar făcută.
2. Efectuarea muncii așa cum apare în mod neașteptat. Acesta este momentul în care în timpul zilei ajung sarcini de la colegi, manageri, scrisori de la clienți.
3. Planificarea lucrărilor ulterioare: compilarea și revizuirea listelor, stabilirea priorităților. Acest punct nu ar trebui să vă dureze prea mult, astfel încât să nu planificați de dragul planificării.

Practica de planificare a cazurilor și sarcinilor (carte comemorativă) este descrisă în cartea lui David Allen.

David Allen

Consultant în eficacitate personală și management al timpului, autor al metodologiei de productivitate GTD

Pentru o carte memorială sunt necesare 43 de dosare: 31 sunt marcate cu numere de la 1 la 31, alte 12 cu numele lunilor. Dosarele zilnice sunt plasate în față, începând cu data de mâine. În spatele folderului cu numărul 31 se află folderul pentru luna următoare, iar în spatele acestuia sunt folderele cu lunile rămase.

Conținutul folderului pentru ziua următoare este transferat în coșul de gunoi în fiecare zi, apoi folderul este plasat în spatele ultimului folder zilnic (ca și cum ar fi transferat în luna următoare). Când goliți folderul 31 pentru luna curentă, va exista un folder cu numele noii luni în spate și în spatele lui foldere cu zilele noii luni. În mod similar, folderul cu luna curentă, când aceasta a trecut, este transferat în anul următor.

Într-un folder specific, trebuie să stocați documente care necesită acțiuni specifice (un formular pe care trebuie să-l completați, o scrisoare de trimis).
Pentru ca sistemul să funcționeze, acesta trebuie actualizat zilnic. Dacă uitați să actualizați folderul de mâine, nu veți putea avea încredere în sistem. Vor fi ratate informații importante, care vor trebui tratate în alte moduri.

Dacă plecați pentru câteva zile, atunci înainte de a pleca, trebuie să verificați dosarele pentru zilele în care veți lipsi.

Cum să organizați acest lucru în practică, ținând cont de sistemele moderne de planificare:

1. În loc de o carte de memorie, utilizați un organizator cu liste de activități pentru fiecare zi și introduceți sarcini pentru ziua curentă în el. Întâlnirile și cazurile legate de timp ar trebui să fie înregistrate mai întâi și să stabilească mementouri, astfel încât sistemul să le notifice în avans.
2. Creați un fișier cu o listă de activități pentru luna respectivă. Aceasta este o listă cu ceea ce doriți să faceți în acest timp. Îi adaugi cazuri pe parcursul lunii. Sarcinile ar trebui revizuite o dată pe săptămână. Pe măsură ce planificați, împrăștiați cele mai importante sarcini de-a lungul săptămânilor, astfel încât să înțelegeți sarcinile dvs. prioritare. Le vei îndeplini în primul rând, altfel tot timpul va fi cheltuit pe chestiuni mărunte și urgente.
3. Creați un fișier cu planurile pentru anul. Trebuie revizuit o dată pe lună. Cazurile din acest dosar sunt transferate în planurile pentru luna.
4. Faceți planuri pentru anul, pe baza obiectivelor pe termen lung pentru 3-5 ani. Este mai bine să înregistrați aceste cazuri fie la sfârșitul anului, fie în perioada sărbătorilor, când capul nu este încărcat cu sarcini de zi cu zi.

David Allen numește aceste patru puncte sistemul natural de planificare. Acest sistem vă permite să vă îndreptați spre obiectivele care sunt importante pentru dvs. și să nu pierdeți timpul cu o rutină.

Există un plan universal prin care orice proiect poate fi planificat?

Oh, sigur. David Allen îl numește modelul natural de planificare. Constă din mai multe etape.

Pasul 1. Scopul și imaginea rezultatului ideal

Definiți sau ideal rezultatul final, imaginați-vă că l-ați atins.

Descrie-l cu toate criteriile de succes (bani, oameni, recunoaștere). Cu cât descrii mai detaliat rezultatul final, cu atât motivația va fi mai puternică, mai ales în momentele în care trebuie să întreprinzi acțiuni specifice, dar nu există timp pentru asta.

Pasul 2. Principii

Descrieți principiile la care veți adera pe măsură ce vă atingeți obiectivul. De exemplu: „Voi da frâu liber oamenilor dacă ei... (rămîn în buget, finalizează proiectul înainte de termenul limită).” Întrebați-vă: „Ce acțiuni pot interfera cu activitatea mea? Cum le pot preveni?”

Principiile sunt clare și oferă o referință de încredere în procesul de gestionare a activităților.

Pasul 3: Brainstorming

Brainstorming unde notezi toate ideile care îți vin în minte.

Principiile cheie ale brainstormingului:

• nu judeca;
• nu contesta;
• nu evalua;
• nu critica;
• gândește-te la cantitate, nu la calitate;
• releva analiza si organizarea pe plan secund.

Pasul 4. Planul de proiect sub forma unei liste

Organizați-vă rezultatele brainstorming-ului într-o listă de lucruri de făcut. Începeți să planificați de la sfârșit și să vă întoarceți. Astfel, puteți face cu ușurință un plan și puteți determina primul pas către obiectiv. Exemplu de planificare end-to-end:

Gol (rezultat ideal) R: Pot să vorbesc spaniola și să înțeleg oamenii.

De ce asta: Doresc să comunic fără participarea traducătorilor în timpul negocierilor de afaceri cu partenerii spanioli și să comunic liber cu alții în timpul vacanțelor mele în Spania.

Pași către obiectiv:

• Un pas mai aproape de a-mi atinge obiectivul: am găsit un vorbitor nativ de spaniolă și am vorbit cu el de două ori pe săptămână.
• Cu un pas înainte: am promovat examenul de competență lingvistică B1.
• Cu un pas înainte: am promovat examenul de competență lingvistică A1.
• Cu un pas înainte: am studiat spaniola de opt ori într-o lună și mi-am terminat toate temele.
• Cu un pas înainte: m-am înscris la un curs de spaniolă și am plătit școlarizarea în valoare de o lună.
• Cu un pas înainte: am colectat informații despre cursurile de spaniolă și am întocmit un tabel de comparație.
• Primul pas: am programat o oră în calendar când aș colecta informații despre cursurile de spaniolă.

Când o echipă lucrează la aceeași sarcină și trebuie să organizați întregul plan într-un singur loc, este convenabil să utilizați . Prima coloană din ea este etapele din drumul către obiectiv, a doua coloană este responsabilă. Urmează coloanele cu o perioadă de timp. Celulele vor afișa starea jalonului specific, cum ar fi Planificat, În curs, Finalizat, Amânat.

GTD și sistemul natural de programare pot părea dificile. Dar atunci când îl configurați pentru dvs. și începeți să îl utilizați în mod regulat, veți simți că totul este mult mai ușor decât părea la prima vedere.

Voi dezvălui câteva secrete ale eficienței în viață și în afaceri...

O mică fișă despre cum să faci față lucrurilor și să începi să trăiești eficient!

David Allen vă invită personal la antrenamentul de la Moscova. Trebuie să spun că cărțile lui s-au vândut în peste 2 milioane de exemplare!
Și sistemul lui chiar funcționează!

Viața ta nu va mai fi niciodată aceeași odată ce vei cunoaște sistemul GTD!
Îmi amintesc că am fost foarte impresionat de performanța lui David Allen!

Ne apucăm de o mie de lucruri, încercând să nu uităm de fleacuri casnice pe parcurs, uităm adesea de obiectiv, dar ne amintim de termenele limită care se apropie inevitabil.

Uneori, teama de o avalanșă de sarcini paralizează literalmente creierul și se instalează apatia, procrastinarea și depresia. Munca în astfel de momente se mișcă încet, se pare că până și cursorul mouse-ului abia se târăște pe monitor.

Această situație este cu atât mai periculoasă cu cât o persoană lucrează mai mult în echipă, mai ales când vine vorba de o echipă de dezvoltare.

O idee de invitat la conferința noastrăDavid Allen a fost neașteptat, dar nu întâmplător. Personal, la prima vedere, conceptul de GTD, oferă recomandări bune pentru fiecare dezvoltator în mod individual și pentru procesul de dezvoltare în ansamblu. Desigur, metoda GTD nu este la fel de „ascuțită” pentru procesul de dezvoltare software pe cât de agilă, dar, cu toate acestea, este capabilă să o completeze sau să devină primul pas către tranziția echipei la o metodologie de dezvoltare agilă. Ce este, GTD pentru un programator?

Să împărțim aplicarea principiilor GTD în dezvoltare în două blocuri: personal, când vine vorba de un individ, și de echipă, când vine vorba de o companie sau un grup de dezvoltatori. În general, principiile sunt aceleași, dar este mult mai dificil să le implementezi într-o echipă, deoarece vor fi garantate sabotaj și rezistență din partea angajaților sau a unui lider de echipă.

Nici un om nu este o insula

Unul dintre fundamentele metodei GTD este principiul mutarii sarcinilor din memoria unei persoane la o sursa externa. Astfel, creierului uman încetează să-și mai pese să țină cont de toate planurile, de la nesemnificative la cele globale, și începe să se concentreze asupra sarcinilor care sunt cu adevărat importante în acest moment și implementării lor. Cineva spune că metoda GTD poate fi folosită eficient pentru a elibera spațiul personal și a găsi un echilibru între muncă și, de exemplu, hobby-uri sau familie. Totuși, din punctul de vedere al unui dezvoltator practic, GTD este necesar, în primul rând, pentru a menține un echilibru între muncă și... muncă.

Programatorii, arhitecții de sistem și managerii de proiect lucrează continuu la mai multe priorități, sarcini sau proiecte. Adesea, circumstanțele exclud întreținerea unei sarcini, așa că trebuie să vă puteți reorganiza rapid. O astfel de aruncare de la proiect la proiect generează adesea stres, dar nu cel care decurge dintr-un job neiubit, ci stres ca fenomen fiziologic și emoțional. Cu cât este mai mare nivelul de anxietate, cu atât este mai dificil să faci față sarcinilor. Aici intervine GTD.

Setarea filtrelor pe lista de sarcini

În primul rând, trebuie să setați limite alegând-o pe cea principală dintre toate sarcinile. Lăsând principalul lucru, eliberezi timp și energie și creezi impuls pentru acțiune cu mult mai puțin efort decât atunci când ții toate lucrurile mărunte în capul tău. Există o rutină, sunt proiecte importante, există planuri de viitor. În același timp, în toate aceste categorii există un lucru important. Pentru a-l selecta, trebuie să efectuați mai mulți pași:

• selectați sarcinile începute, dar neterminate;


• alege cazurile care provoacă cea mai mare îngrijorare;


• alege lucruri pe care nu vrei să le faci și care sunt amânate constant;


• alegeți treburile de rutină, inclusiv cele casnice.

De regulă, principalul se află în primele trei grupe. În consecință, ar trebui să se acorde prioritate afacerilor îngrijorătoare și neterminate - nu degeaba traducerea exactă a Getting Things Done este „a duce lucrurile la bun sfârșit”.

Eficientizăm comunicarea

Nu contează dacă un freelancer sau un programator lucrează de la distanță sau în echipă, el se află în permanență în domeniul comunicării: apeluri clienților, întrebări de management, solicitări ale utilizatorilor și colegilor, mesaje informaționale de la furnizorii SDK etc. Aceste comunicări nu pot fi numite nesemnificative, dar trebuie să le poată gestiona corect.

• Nu mai verificați e-mail-ul la fiecare 5 minute - setați alerte pop-up pe care să le priviți cu coada ochiului. Puneți e-mailul în foldere și citiți-l pe măsură ce este actualizat la un anumit moment.


• Împărțiți toate comunicările în funcție de context: Skype, apeluri mobile, telefon fix, comunicare prin poștă etc. Alocați o anumită perioadă de timp pentru comunicare în cadrul fiecărui canal.


• Verificați chaturile personale și de la serviciu. Poate dacă noul tău angajat îți scrie la nesfârșit sau un vechi coleg pune aceleași întrebări de serviciu, ar trebui să-i ceri să pregătească întrebări, să-și facă timp să comunice și să clarifice toate punctele dificile.


• Urmăriți-vă browserul web. Dezvoltatorii se uită adesea la subiecte specializate pe forumuri sau site-uri specializate. Acolo așteaptă subiecte și discuții interesante care nu au nicio legătură cu sarcina curentă. Este mai bine să amânați citirea unui subiect cu adevărat interesant folosind marcaje de browser sau utilități speciale pentru stocarea link-urilor (de exemplu, add-on-ul Pocket, care poate fi instalat și ca aplicație pe un dispozitiv mobil și sincroniza marcajele).


• Obțineți un caiet și/sau aplicație în care veți nota toate sarcinile cu etichete de urgență și importanță. GTD pentru managementul de caz introduce conceptele de timp, context (loc), acțiune. Pentru a prioritiza corect sarcinile, imaginați-vă un filtru simplu ca în Excel, de exemplu. Atribuiți fiecărei sarcini un parametru de timp (după ceas sau ora din zi), loc (acasă, serviciu, stradă, sală de sport, magazin etc.). Și apoi împărțiți sarcinile astfel: „solicitați comentarii la TK - lucru - 14:00” sau „sunați la magazinul de anvelope - strada - seara”. Există multe aplicații pentru astfel de înregistrări: de la planificatorul de sarcini din Windows, pe care îl poți folosi în scopuri proprii, până la Evernote, Rainlendar și mementouri scrise cu atenție pe smartphone-ul tău.

Încrederea că ai o astfel de listă este garantată pentru a reduce nivelul de anxietate și te va ajuta să te concentrezi pe rezolvarea fiecărei sarcini.

Există o problemă mai globală care afectează și dezvoltatorii de orice tip de angajare. Astăzi, aproape în fiecare săptămână sunt lansate noi instrumente, ghiduri, utilități pentru dezvoltatori, din când în când apar mesaje despre noi versiuni de framework-uri, noi biblioteci și chiar noi limbaje de programare. Toate aceste informații prezintă un interes extrem pentru profesioniști și uneori chiar captivează și te fac să încerci ceva nou (creează o aplicație mobilă simplă, scrie „Bună, lume!” pe Brainfuck sau construiește un nou proiect open source). Există o singură cale de ieșire: să distribuiți interesele în funcție de importanța lor în raport cu proiectele curente, obiectivele pe termen scurt și pe termen lung. Concentrarea pe o singură sarcină face posibilă creșterea productivității personale, eliberarea timpului și începerea învățării de noi informații.

5 pași de optimizare

Metoda GTD distinge cinci etape de lucru pe o listă de sarcini.

Colectarea de informații.Trebuie să colectați toate sarcinile - doar luați și notați cu un pix sau într-un fișier text toate treburile de rutină, neterminate, globale. În același timp, este important să ne amintim că, de exemplu, în spatele sarcinii „Scrieți un raport în Raport rapid pentru Snegovik LLC” există mai multe subsarcini importante și care necesită atenție: colectarea cerințelor de la client, elaborarea și aprobarea TOR. , solicitați o serie de date pentru a testa raportul etc. ... Este necesar să notați absolut toate sarcinile - puțin mai târziu le veți grupa.
Acordați atenție nu numai acelor proiecte care sunt în memorie, ci și celor care sunt în computer - adesea nu există mai puțin haos decât în ​​gânduri. Merită să împărțiți fișierele în foldere corespunzătoare fiecărui proiect, separând documentele personale de cele de lucru.

proces de prelucrare.Procesați informațiile conform schemei propuse de GTD: dacă ceva este deja în curs de execuție, trebuie să continuați sarcina până la sfârșit, dacă se poate face în mai puțin de două minute, faceți-o imediat.

Algoritmul clasic de procesare GTD

Din punctul de vedere al lucrului la un proiect cheie pentru tine, este important să ții cont de câteva nuanțe.

• Amânați sarcinile care nu sunt urgente, cum ar fi studierea materialelor non-core care nu au nimic de-a face cu munca curentă.


• Dacă este posibil, delegați sarcini, de exemplu, către colegi sau liber profesioniști. Dacă sunteți un programator rapid și eficient, dar nu sunteți foarte bun la construirea de site-uri web, publicitate sau design, apelați la profesioniști. Chiar dacă este propriul tău proiect, investiția în munca de calitate a altcuiva va da rapid roade.


• Învață să spui „nu”. Aceasta este poate una dintre cele mai dificile abilități: vor exista întotdeauna zeci de prieteni care au prăbușit Windows, un bug s-a strecurat în cod, necesită firmware Android și imploră un jailbreak pentru iPhone. Aceste sarcini mici ocupă mult timp. Dacă nu vrei să strici relația, găsește câteva manuale disponibile pe Web și trimite link-uri către cei care suferă.

Organizarea listei.După ce au trecut primele două și cele mai dificile etape, este necesar să se organizeze munca cu sarcini. Aici puteți folosi o regulă simplă: împărțiți timpul în săptămâni, la sfârșitul săptămânii revizuiți lista și creați una nouă. Toate sarcinile trebuie împărțite după termene limită și prioritate. Pentru a gestiona sarcini, puteți folosi oricare dintre aplicațiile care vă plac: acestea sunt mobile OneNote și Evernote, și Asana, și Redmine și Google Calendar și așa mai departe...

În această etapă, principalul lucru este să acordați o mare atenție lucrului cu proiectele curente sau mai multe. Pentru a face acest lucru, puteți folosi hărți asociative (hărți mentale), care vor reflecta toate etapele de lucru sub forma unei structuri-hartă vizuală, în conformitate cu care veți merge mai departe cu proiectul. Pentru a crea o hartă mentală, există multe aplicații plătite și gratuite cu funcții interesante. Ne place convenabil, gratuit și rusificat , în care am creat o vedere aproximativă a unei hărți neterminate care nu pretinde a fi adevărată:

Partea 1

Partea 2

Nu ar trebui să împărțiți sarcinile în simple și complexe, trebuie să faceți totul în ordine, apoi timpul va fi distribuit rațional.

Revizia făcută.În această etapă, este necesar să notați ceea ce s-a făcut, să analizați motivele eșecurilor, să creați un plan pentru etapa următoare (de exemplu, o săptămână).

Acțiunea propriu-zisă.Sarcinile trebuie îndeplinite în funcție de resursele disponibile: forțe, timp, locul de execuție, precum și prioritatea stabilită. Dacă vă lipsește o resursă care va apărea mai târziu pentru a rezolva rapid problema, încercați să transferați sarcina în momentul în care apare instrumentul pentru o mai bună execuție. De exemplu, dacă finalizați o aplicație desktop și pentru a face unele modificări aveți nevoie de un SDK actualizat și neachiziționat încă de compania dvs., dar planificat să fie achiziționat în viitorul apropiat, faceți acele modificări care pot fi făcute în versiunea curentă, și adăugați sarcina modificărilor rămase în folder sau într-un fișier cu sarcini pentru viitor. Desigur, căutarea modalităților de a rezolva problema cu mijloacele disponibile te dezvăluie ca profesionist, dar necesită o investiție mare și nu întotdeauna justificată a timpului și efortului tău.

Iată câteva sfaturi despre cum să utilizați principiile GTD dacă sunteți dezvoltator într-o echipă sau lucrați pe cont propriu.

• Planificați-vă proiectul inițial, și nu în timpul lucrului, împărțiți-l în subsarcini gestionabile.


• Evidențiați etapele individuale ale lucrării la proiect și puneți etichete pentru importanța și urgența lucrării.


• Aduceți fiecare sarcină la sfârșit fără a o lăsa pentru mai târziu. Chiar dacă știi doar un drum lung pentru a rezolva o problemă, rezolvă-o. În cursul refactorizării ulterioare, va fi posibil să scăpați de o soluție neoptimală.


• Revizuiți periodic listele de sarcini pentru a revizui ceea ce s-a făcut și a schimba planurile.


• La un moment dat, concentrați-vă pe o singură sarcină - astfel economisiți timp și efort.


• Alocați timp pentru fiecare etapă și acordați-i o atenție maximă: colectarea cerințelor, dezvoltare, testare unitară etc.

GTD nu poate fi implementat într-o singură zi - mai întâi apar unele elemente individuale, apoi se formează reguli, în final, apare un obicei și un rezultat tangibil. Principalul lucru este să nu te oprești. Apropo, nu este rău dacă poți transfera o parte din abilitățile tale în GTD echipei cu care lucrezi - acest lucru poate optimiza semnificativ munca în cadrul companiei.

Există siguranță în cifre

În ciuda faptului că GTD, de regulă, vizează un individ, este aplicabil și unei echipe, în care este important să poți determina viziunea proiectului, obiectivele, desemnarea proiectelor și distribuirea zonelor de responsabilitate. Mai mult, multe organizații există deja și folosesc cu succes, poate, entitatea cea mai apropiată de logica GTD - diagrama Gantt. Diagrama Gantt reflectă foarte exact nevoia proiectului de resurse, sarcini și subsarcini, timpul aproximativ pentru finalizarea fiecărei sarcini, datele de începere și de sfârșit a lucrării la sarcină, etapele proiectului, care pot începe numai după încheierea sarcinii. etapa anterioară și eliberarea resurselor necesare.

Cu toate acestea, de multe ori toate eforturile de a întocmi o diagramă a resurselor și a ocupării forței de muncă sunt în zadar. Conectând GTD cu dezvoltarea de software, Robert Peake, evanghelist GTD și CTO al firmei de consultanță a lui David Allen, care a condus proiecte tehnice și înțelege subiectul, precum și CEO-ul, a avut o rescriere grozavă pe diagrama Gantt:

„Am văzut atât de mult timp, energie și bani intră în diagrame Gantt complexe care sunt distruse la prima pocnire a degetelor unui director. Orice companie care se bazează pe codurile de prioritate ABC și pe frâiele strânse pentru ca programatorii să rămână în fruntea dezvoltării de software va avea o amară dezamăgire.”

De asemenea, dezvăluie esența conceptului. Cert este că vizează nu atât planificarea, cât capacitatea de a reveni la punctul de eșec. Să explicăm mai detaliat. În viața oricărei persoane și a oricărei echipe, există momente în care acestea se abat de la obiectivele propuse și toate activitățile se cufundă în haos. Acest lucru se poate întâmpla atât din motive externe, cât și din motive legate de influențele interne individuale: o schimbare temporară în cursul dezvoltării proiectului, apariția unui nou investitor cu o nouă viziune, o pauză pentru munca suplimentară (de exemplu, pregătirea pentru un expoziţie). Sarcina GTD într-o echipă este să revină cu ușurință la punctul în care a fost necesar să se abată de la planul de lucru și să continue să funcționeze ca înainte.

„Partea de curățare a minții a GTD este suficient de simplă încât David (Allen) se referă adesea la ea ca un fel de descărcare de memorie pentru „RAM mentală”. Este ca și cum ai verifica periodic cu propriul tău creier pentru a vedea ce îți reține atenția, îl scoți și uită-te la el. Este ca și cum ai alcătui aceste liste de oportunități (proiecte și pași următori) care servesc drept plasă de siguranță pentru a te asigura că tot ceea ce faci este făcut corect și combinat cu regula celor două minute (dacă poți face ceva în mai puțin decât în 2 minute, fă-o - aprox. per.) și gândirea concentrată pe următoarea acțiune, îți oferă o imagine statică a stării tale de lucru, cu care te poți întoarce cu ușurință la punctul în care ai întrerupt.

Există patru activități principale în echipa de dezvoltare, care ele însele acționează ca elemente ale echipei GTD.

1. Testare de regresie - sunt testate secțiunile deja fixe ale codului sursă, precum și funcționalitatea funcționalității asociate codului modificat. Ca parte a programării extreme, ilustrează GTD în termeni de repetabilitate, revizuire și lipsă de ambiguitate a acțiunii.


2. Lucrul cu documentația - crearea și testarea documentației vă permite să transferați doar cunoștințe și sarcini importante pe hârtie. Nici utilizatorii, nici testerii, nici dezvoltatorii nu trebuie să le țină cont - dacă este necesar, puteți să vă referiți la documentație și să clarificați un punct neclar sau să găsiți un răspuns la o întrebare despre funcționarea programului.


3. Refactorizarea codului este procesul de îmbunătățire a codului fără modificarea funcționalității. Adepții programării extreme efectuează refactorizare periodică pentru a îmbunătăți performanța programului, înțelegerea acestuia și lizibilitatea codului. Există companii și echipe care evită refactorizarea. În cele mai multe cazuri, acest lucru se datorează temerii că modificările codului vor duce la o blocare a sistemului. De regulă, această abordare duce la rigiditatea și învechirea programului.


4. Brainstorming. Un proces care are loc într-o formă sau alta în orice echipă. Aceasta este doar o colecție de informații și idei. Hărțile mentale asociative pot fi create și în timpul și după brainstorming.

În cele mai multe cazuri, un programator la locul de muncă îndeplinește mult mai multe sarcini decât doar scrierea codului. Mai mult, cu cât are mai multă experiență și calificări, cu atât îi sunt atribuite sarcini mai eterogene. La un moment dat, apare o criză atunci când îndatoririle și obligațiile încep să împovăreze angajatul și să-i reducă semnificativ productivitatea. Evident, acest lucru poate și trebuie să fie combătut, și nu cu metode directive și măsuri represive, ci cu ajutorul GTD, care vizează o schimbare evolutivă a modului de abordare a muncii. Numeroase recenzii ale celor care au încercat această metodă spun despre dificultăți semnificative la început și un succes nu mai puțin semnificativ la sfârșitul procesului. La urma urmei, ei spun că este nevoie de 21 de zile pentru a forma un obicei. De ce să nu încerci?

P.S.: Puteți asculta gratuit discursul online al autorului metodei GTD David Allen și îi puteți adresa întrebări în timpul conferinței17 noiembrie (marți) la 19:15 ora Moscovei. El va vorbi despre abordarea GTD de a aborda supraîncărcarea de informații și va împărtăși cele mai recente cercetări privind productivitatea umană.

Conform celui mai recent Productivity Scan by Life Architect, aplicarea metodologiei GTD poate crește productivitatea și eficiența personală cu cel puțin 20%.

GTD® sa dovedit a fi eficient atât pentru uz personal, cât și pentru organizațiile care operează într-o mare varietate de industrii. Este folosit cu succes atât de top management, cât și de noii angajați ai companiilor incluse în top-50 Fortune.

Dacă ești manager de proiect și te îneci în fluxul de sarcini, încearcă să-ți organizezi munca conform sistemului Getting Things Done.

GTD: ce este

GTD (Getting Things Done) este o metodologie pentru organizarea și controlul sarcinilor. A fost inventat de David Allen, antrenor de afaceri și consultant în management. Este nevoie nu doar de planificare, ci și de a duce lucrurile planificate până la capăt.

GTD este adesea denumit management al timpului: dacă este utilizat corect, sistemul vă ajută să faceți mai multe și să luptați cu multitasking.

Principii GTD fără de care nimic nu funcționează

Nu ține cont de nimic

Principiul principal pe care se bazează întreaga metodologie. Totul trebuie reparat. Chiar și sarcini mici și lucruri care par neimportante.

Mai ușor înseamnă mai bine

Trebuie să înregistrați și să organizați informațiile într-un mod convenabil pentru dvs. Dacă îți plac blocnotesurile, atunci a face lucruri în aplicații și manageri de activități nu îți va face viața mai ușoară, ci mai degrabă opusul.

gandeste-te la o solutie

Se întâmplă adesea ca lucrurile să stea pe loc pentru că le percepem ca o altă problemă, mai degrabă decât să căutăm o soluție.

O sarcină la un moment dat

Conform sistemului GTD, multitasking-ul este un obstacol. Trebuie să te gândești doar la sarcina pe care o faci acum. Adică, nu vă gândiți la raportul pentru conferință în timp ce verificați aspectul.

Faceți o listă de lucruri de făcut

Sarcinile prezentate în managerul de activități sau în calendar nu vor rezolva toate problemele. Este necesar să le percepeți pe fiecare dintre ele ca pe o listă de acțiuni specifice, atunci va fi mai ușor să lucrați cu ele.

Cum funcționează metodologia GTD

Există multe metode care descriu cum să utilizați GTD. Dar, pentru început, este suficient să ne amintim patru pași consecutivi.

Colectați toate informațiile despre sarcini

Alegeți un loc unde veți stoca toate informațiile primite. Pentru a nu încălca principiul GTD de comoditate, ar trebui să fie un singur lucru: fie o aplicație, fie un notebook. Deci, puteți verifica sau schimba ceva oricând și nu trebuie să vă amintiți unde l-ați salvat sau înregistrat.

Procesați toate informațiile

Dacă puneți toate sarcinile într-o grămadă, veți fi rapid confuz și veți rata ceva important. Ai nevoie de un sistem prin care vei împărți sarcinile.

Pentru a face acest lucru, ei folosesc un arbore de decizie sau, așa cum îl numește Allen, o diagramă a fluxului de lucru.

Pune-ți aceste întrebări pentru a împărți corect sarcinile.

1. Care este această sarcină?
2. Care ar trebui să fie rezultatul?
3. Sunt necesare acțiuni?
4. Dacă da, care este următoarea acțiune?
5. Cât o să dureze?

Organizați rezultatul

Răspunsul la întrebări ajută la distribuirea sarcinilor în blocurile corecte. Dacă cazul nu durează mai mult de două minute, de exemplu, trebuie doar să răspundeți la un e-mail, faceți-o imediat.

Când o sarcină necesită mai mult timp pentru a fi finalizată, cel mai bine este să o descompuneți într-un proiect pe termen lung, cu mai multe etape. Dacă acest lucru nu este posibil, rămâi cu două opțiuni.

Amâna

Dacă nimeni nu poate face o sarcină mai bine decât tine, dar durează mult, poți amâna execuția acesteia. Introduceți astfel de sarcini în Calendar sau într-un bloc Următoarele acțiuni.

LA Calendar introduceți numai sarcini care sunt legate de date sau ore specifice. Adică, este important să le completezi într-o anumită zi.

LA Lista de asteptare sarcinile pe care le aștepți de la unul dintre subalternii tăi vor merge.

Spre bloc Următoarele acțiuni- toate lucrurile pentru care nu mai există timp acum, dar la care trebuie revenite de îndată ce apare momentul. Pentru a nu uita de astfel de sarcini, creați o listă de mementouri.

Ce să faci cu sarcinile care nu necesită nicio acțiune:

• eliminați din listă;
• dacă doriți să reveniți la ele mai târziu, salvați în secțiunea de mementouri;
• dacă este vorba de informații importante care trebuie păstrate, în secțiunea de materiale de referință.

Alegeți o acțiune pentru fiecare sarcină și finalizați

Stabiliți ce veți face cu fiecare sarcină primită. Este important să nu începi să prioritizezi până nu știi exact ce să faci.

Scopul metodei principale GTD este gestionarea angajamentelor și acțiunilor. Adică, stabiliți toate sarcinile care trebuie îndeplinite, aveți un plan și fiți gata să luați decizii pentru a-l schimba. Un astfel de sistem ajută la știi mereu care va fi fiecare pas următor.

Ce servicii sunt potrivite pentru a lucra pe GTD

Smthngs este un manager GTD de browser. Poate fi folosit online și offline ca aplicație.

Serviciu online. Puteți gestiona sarcini și monitoriza progresul. Există o versiune premium gratuită și plătită.