Prečo je také ťažké vybrať si medzi prioritnými a vedľajšími úlohami? Výskum neurológa Antonia Damasia ukazuje, že rozhodovanie je neoddeliteľne spojené s emóciami. Preto nie je prekvapujúce, že úzkosť a depresia sú často charakterizované ako stavy uviaznutia a neschopnosti robiť rozhodnutia. Používanie jednoduchých nástrojov, ako je Eisenhowerova matica, pomáha nielen pochopiť veci, ale aj znížiť emocionálny stres. Postupom času, keď si osvojíte princípy tohto konceptu, môžete sa naučiť ľahko a rýchlo rozlišovať medzi dôležitým, naliehavým, sekundárnym a zbytočným.

Predpokladá sa, že Eisenhowerova matica priamo súvisí so slovami Dwighta D. Eisenhowera: „Mám dva problémy: naliehavý a dôležitý. Naliehavé nie je dôležité a dôležité je naliehavé."

Dwight D. Eisenhower je známy najmä ako 34. prezident Spojených štátov amerických (v rokoch 1953 až 1961). Predtým, ako sa stal prezidentom, bol generálom a velil spojeneckým silám počas druhej svetovej vojny. V roku 1950 sa Eisenhower stal prvým vrchným veliteľom spojeneckých síl NATO v Európe.

Špecifické profesionálne aktivity neustále nútili Eisenhowera robiť ťažké rozhodnutia a každý deň sa sústrediť na iné úlohy. Na optimalizáciu procesu vytvoril vlastnú metódu, ktorá sa stala všeobecne známou ako Eisenhowerova matica. Dnes ho môžu využiť nielen generáli, ale aj bežní ľudia až po gazdinky – pomáha uprednostniť aktuálne úlohy a urobiť poriadok.

Ako používať Eisenhowerovu maticu

Tento nástroj je vhodný pre tých, ktorí sú pripravení a schopní posúdiť dôležitosť svojich úloh a prehľadne ich zaradiť. Metóda zahŕňa rozdelenie úloh a akcií do štyroch skupín:

1. naliehavé a dôležité;
2. dôležité, ale nie naliehavé;
3. naliehavé, ale nie dôležité;
4. ani naliehavé, ani dôležité.

Konečným cieľom Eisenhowerovej metódy je pomôcť odfiltrovať sekundárne záležitosti od dôležitých rozhodnutí a zamerať sa na to, čo je skutočne dôležité.

Ak si Eisenhowerovu maticu predstavíme ako obrázok, bude vyzerať takto:

Význam kvadrantov v matici

Úlohy sú rozdelené do konkrétnych kvadrantov, ktoré zase určujú, kedy a ako dlho môžete úlohu splniť.

• Kvadrant I – „Urob to hneď“ (naliehavé a dôležité)

To zahŕňa prioritné úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť. Majú prísne termíny a musia byť vykonané skôr ako čokoľvek iné a osobne.

• Kvadrant II – „Rozhodnite sa, kedy to urobíte“ (dôležité, ale nie naliehavé)

Tento kvadrant je strategická časť matice, ideálna pre dlhodobý rozvoj. Prvky, ktoré obsahuje, sú dôležité, ale nevyžadujú okamžitú pozornosť. Úlohy majú zároveň určitý termín a plnia sa aj osobne.

• Kvadrant III – „Delegovať niekoho“ (naliehavé, ale nie dôležité)

Telefónne hovory, e-maily a plánovanie stretnutí a udalostí spadajú do tohto kvadrantu. Tieto typy úloh si zvyčajne nevyžadujú osobnú pozornosť, pretože neznamenajú merateľný výsledok. Kvadrant III vám pomáha minimalizovať rozptýlenie od dôležitej práce. Delegovanie vám umožňuje sústrediť sa na dôležitejšie veci.

• Kvadrant IV – „Urob to neskôr“ (nie je dôležité, nie súrne)

Činnosti, ktoré spadajú do IV. kvadrantu, sú súvisiace činnosti, ktoré neprinášajú žiadnu hodnotu. Jednoducho povedané, je to niečo, čo sa dá vždy odložiť bez obáv z akýchkoľvek následkov. Tieto veci si vyžadujú čas a prekážajú pri dôležitejších úlohách, ktorými prispievate do prvých dvoch kvadrantov.

Výber farby matrice

Priraďte farbu každému z kvadrantov matice a priraďte ju k úrovni priority.

Napríklad:

Červená = naliehavá.

Žltá = dôležitá, ale nie veľmi naliehavá.

Zelená = naliehavá, ale nie dôležitá.

Sivá = nie je naliehavá, nie je dôležitá.

V procese používania matice na profesionálne účely zistíte, že väčšina úloh spadá do kvadrantov I a III. Činnosti kvadrantu II prinášajú najvýznamnejšie výsledky, pretože ide o obchodné ciele, ktoré ovplyvňujú dlhodobý úspech podnikania a zriedka sa klasifikujú ako naliehavé.

Najťažšie je pochopiť, čo vás odvádza od plánovaného kurzu. Ak sa ale popasujete s týmto zásadným problémom time managementu, zbavíte sa myšlienok na premárnené hodiny. Položte si dve otázky, ktoré vám pomôžu viesť vaše dlhodobé stratégie rozhodovania:

• Kedy budete robiť dôležité, ale nie naliehavé úlohy?
• Kedy môžete venovať čas dôležitým úlohám, kým sa náhle stanú naliehavými?

Stojí za to pripomenúť, že niekedy úlohy z jedného kvadrantu náhle spadnú do druhého. Ak dôjde k núdzovej situácii, vaše priority sa zmenia. Napríklad vlastníte malú firmu a nespokojný zákazník vám zavolá a požiada o kontaktovanie manažéra z dôvodu meškania dodávky. Tento problém okamžite prevýši ostatné prvky v matrici.

Rozdelenie úloh podľa kvadrantov má niektoré funkcie a je potrebné ich vziať do úvahy:

1. Zoznamy úloh uľahčujú život. Uistite sa, že pri zadávaní úloh kladiete správne otázky, ktoré vám pomôžu určiť, čo je potrebné urobiť ako prvé. Kľúčom je priorita.
2. Do každého kvadrantu môžete pridať veľa aktivít a úloh, ale najlepšie je, aby maximálny počet nepresiahol osem položiek. V opačnom prípade sa vzdialite od hlavného cieľa – dokončenia úlohy.
3. Vytvorte samostatné matice pre profesionálny a osobný život.
4. Iba vy môžete určiť úroveň priority položiek vo vašom zozname. Začnite každé ráno zoznamom úloh z matice a do konca týždňa uvidíte výsledok.

Šablóna Eisenhowerovej matrice

Na zjednodušenie procesu distribúcie úloh použite šablónu vyvinutú službou Evernote:

Eisenhower Matrix je možné preložiť do softvéru na riadenie projektov Trello. Vytvorte zoznam úloh pre každú zo štyroch tabúľ (=kvadrant) a vytvorte samostatnú tabuľu Doručená pošta, kde budú všetky úlohy, kým nebudú priradené ku kvadrantom. To vám umožní vizuálne posúdiť vaše pracovné zaťaženie.

Eisenhower Matrix je jednoduchý nástroj, ktorý vám pomôže vyhnúť sa stavu paralýzy analýzy, ku ktorej dochádza vždy, keď ani neviete, kde začať.

Je známe, že každá minúta strávená plánovaním aktivít, ušetrí 10 minút vykonávania. Naplánovanie práce na nasledujúci deň trvá 10-12 minút. Zároveň je dôležité pochopiť, že na začiatku pracovného dňa bude rovnaké plánovanie trvať asi hodinu. prečo? Dôvod môže byť naznačený bežnou frázou "najskôr musíte zhromaždiť svoje myšlienky."

Ráno je to náročnejšie na plánovanie, keďže mozog sa pomaly prebúdza a vstupuje do aktívnej fázy práce. Jedna vec je zobudiť sa s každodennou rutinou a len nasledovať plány, bez ohľadu na to, čo sa im snaží prekážať, druhá vec je snažiť sa naplánovať si deň, ktorý sa už začal, keď sa vyskytnú všelijaké spoločenské drobnosti, obraty, nečakané hovory. vtrhne dovnútra. To všetko odvedie pozornosť od stanovenia priorít a načasovania.

takze minúta plánovania ušetrí 10 minút reálneho času, to znamená, že 10-12 minút na konci pracovného dňa ušetrí 100-120 minút nasledujúceho dobre naplánovaného dňa, to znamená, že zvýšia dennú produktivitu o 25%, čo môže byť až 4-5 plných -uložené ušetrené pracovné dni v mesiaci. okrem toho vypracovanie jasného plánu dňa nielen šetrí čas, ale zvyšuje efektivitu.

Žánrové zákony: Paretov a Eisenhowerov princíp

Sú dve priority princíp plánovaniačokoľvek, vrátane pracovného dňa.

Toto je Paretov princíp vyznávajúci účinok koncentrovaného stresu, a eisenhowerov princíp- princíp odstupňovania podľa priorít. Paretov princíp využíva hypotézu, že sústredenie sa na najdôležitejšiu činnosť má najväčší vplyv na dosiahnutie požadovaných výsledkov (pravidlo 20/80: 20% sústredenia sa na najdôležitejšie problémy vedie k 80% výsledkov) .

Eisenhowerov princíp rozdeľuje úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti na úlohy A, B a C (A - dôležité a naliehavé; vykonať ihneď; B - dôležité, nie súrne; určiť termíny alebo časové úseky na splnenie; C - nie dôležité, ale naliehavé - ideálne delegát).

V súlade s týmito zásadami Každý deň musí mať plán, pozostávajúci z dôležitých prípadov, ktorým musíte venovať aspoň 20 % času, ako aj z menej dôležitých prípadov. Zároveň je v ideálnom prípade potrebné rozdeliť veľké úlohy na malé a delegovať právomoci, ak je to prípustné.

Najvyššiu prioritu by mali mať aj úlohy, ktoré si vyžadujú väčšie úsilie (napríklad vypracovanie novej stratégie, otázka rekonštrukcie atď.). Odborníci odporúčajú zaradiť do tejto skupiny „nepríjemné“ úlohy, ktorých vykonávanie môže spôsobiť zlú náladu.

Pri plánovaní je veľmi dôležité porozumieť najprioritnejším oblastiam a nedopustiť, aby vás obrat, požiadavky na spoločenskú aktivitu (tak či onak trávime nejaký čas komunikáciou s kolegami) a iné momenty, aby vás odviedli od trasy stanovenej „mapu dňa“. Odporúča sa tiež neplánovať na jeden deň viac ako tri dôležité a celkovo viac ako desať prípadov; a zároveň si naplánujte najdôležitejšie, ťažké a najmenej príjemné úlohy na pre vás najpriaznivejšiu dobu pracovného dňa.

Samozrejme, každý sme iný a každý môže sledovať svoj najproduktívnejší čas, no pre každodennú rutinu existujú určité všeobecné pravidlá. Napríklad sa verí, že produktivita práce môže skutočne závisieť od dňa v týždni (pondelok nie je pre nové globálne záležitosti, vrchol pracovnej aktivity pripadá na utorok od 10:00 do 13:00). Teoreticky aj časovo na plnenie kreatívnych či náročných úloh by ste si mali zvoliť intervaly od 10. do 12. hodiny a od 15. do 17. hodiny.

V tomto kontexte plánovaniu možno pomôcť sledovaním spoločného vzoru, ktorá definuje časové intervaly pre denné rutiny a pre riešenie záležitostí každého konkrétneho dňa.

Môže to vyzerať nejako takto:

• 9:00-10:00 - pošta, instant messenger (je dôležité vypnúť nástroje okamžitej komunikácie v čase hlavnej práce, inak nedôjde k úspore času), zosúladenie predtým vytvoreného plánu;
• 10:00-12:00 - práca na dôležitých úlohách;
• 12:00-13:00 - obed, pošta, poslíčkovia, časová rezerva;
• 13:00-15:00 - práca na aktuálnych úlohách;
• 15:00-17:00 - práca na dôležitých úlohách;
• 17:00-18:00 - mail, instant messenger, urgentné a nedôležité záležitosti, plánovanie zajtrajška.

Ak existuje šablóna, zostáva presne naplánovať konkrétne úlohy v blokoch A, B a C. Ak je to možné, ako sme už uviedli, veľké prípady je potrebné rozdeliť a malé homogénne úlohy by sa mali zoskupiť a vykonať v sériách . Telefonovať šesťkrát po dobu 10 minút nie je to isté ako stráviť hodinu hovormi, pretože v tomto prípade sa musíte šesťkrát primerane pripraviť na homogénne aktivity. Za čo?

Súvisiace tajomstvá plánovania pracovného dňa

Ale samotný fakt zostavenia zoznamu na daný deň nie je ani tak dôležitý ako prístup a množstvo súvisiacich komponentov. Nie je teda potrebné napríklad zapisovať prípady: môžete si v hlave sformulovať plán. Alebo si napríklad nemôžete naplánovať deň po minúte, čím sa večne staví na vyššiu moc, ale presne viete, aké termíny máte na podnikanie a pri akom výstupe z plánu by ste mali vynechať nedôležité veci alebo prestať robiť veci, ktoré oveľa viac času.

Užitočné tiež pred prácou si dajte výdatné a chutné raňajky(toto je prísľub energie), začnite pracovať v rovnakom čase (toto je pravidlo sebadisciplíny), nezačnite deň s kávou a cigaretami s kolegami, ale prekontrolovaním plánu dna a zároveň - a na to mnohí ľudia najčastejšie zabúdajú – dohodnite si plánovacie dni so sekretárkou a pracovníkmi zapojenými do tohto plánu.

Pomáha sústrediť sa na hlavnú vec a nie na preplnený stôl a schopnosť „vyjednávať čas“ (úprimne priznať nedostatok času na úlohu, ak máte nereálne termíny) a odmietanie impulzívnych činov a rozhodnutí (niekto napísal niečo v liste - chcel som ostro zareagovať, chcelo to čas a nervy, je to úplne zbytočné) a vyhýbanie sa činom, ktoré môžu spôsobiť nežiaduce následky (prílišná zvedavosť alebo snaha o priazeň môže viesť k zvýšeniu zodpovednosti bez toho, aby sa predĺžil čas na doplňte ich).

Zdalo by sa, že sa to netýka priamo plánovania, no v skutočnosti to veľmi pomáha štrukturovať každý konkrétny pracovný deň a ideálne týždne aj mesiace.

K podobným malým tajomstvám patrí aj: pravidlo konštruktívnych prestávok (treba si oddýchnuť, no naplánovať si treba aj len tieto minúty oddychu počas dňa), pravidlo dokončenej akcie (v ideálnom prípade treba správne dokončiť všetko, čo ste začali načas) a pravidlo maximálnej koncentrácie (nedá sa robiť naraz viacero vecí naraz).

Ak máte všetky tieto jednoduché zákony v hlave, nezabudnite plánovať každý ďalší deň, môžete nielen ušetriť čas, ale vo všeobecnosti maximalizovať svoju efektivitu, čo nevyhnutne povedie k úspechu v podnikaní a ďalšiemu rozvoju k lepšiemu.

Tento princíp je pomenovaný po generálovi Eisenhowerovi, ktorý sa neskôr stal prezidentom Spojených štátov amerických. Hovorí sa, že skúsený manažér Eisenhower ho aktívne využíval pri svojej práci. Všetky prípady, úlohy a otázky rozdelil do štyroch poddruhov podľa nasledujúcej matice.

Verí sa, že dôležité a naliehavé Musíte robiť veci sami a okamžite. Ale celé umenie time managementu je zamerané práve na nedotiahnutie vecí do tejto fázy.

Ďalej sa pre väčšinu ľudí dostávajú do popredia všetky ostatné naliehavé záležitosti. Ktoré nie sú vždy dôležité. Ako zistíte, či je niečo dôležité alebo nie? Veľmi jednoduché. Za dôležité považujeme všetky prípady, ktorých realizácia je priam nevyhnutná. aby sme dosiahli naše ciele"ALE". Ak teda daný prípad nie je potrebný na dosiahnutie jedného z našich troch cieľov „A“, nie je to dôležité.

Mnoho ľudí teda trávi čas predovšetkým naliehavými záležitosťami, ale takmer všetci nemajú nič spoločné s dosahovaním cieľov „A“. Zároveň sa odsúva a odsúva dosahovanie cieľov „A“. Po všetkom dôležité, ale nie naliehavé vždy môže čakať!

Napokon sa značný čas venuje úlohám, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Ale najľahšie sa s nimi zaobchádza. Nevieme sa prinútiť robiť niečo užitočné – a poddávame sa rutinným procesom. E-maily triedime mnohokrát denne. Chodíme na rovnaké stránky. Zhromažďovanie informácií, ktoré v skutočnosti nepotrebujeme. Tým, že sme zaneprázdnení niečím nedôležitým, máme dobrý dôvod odložiť dôležitejšie, ale aj zložitejšie veci.

Ako zlepšiť efektívnosť využívania času podľa Eisenhowerovho princípu?

Najprv si plánujte čas podľa dôležitosti a dôležitosti úloh, a nie podľa ich podielu na celkovom počte úloh!

Zvážte napríklad, ako je rozdelený čas manažérov. Najdôležitejšie úlohy (kategória „A“) tvoria približne 15 % z celkového počtu všetkých úloh a prípadov, ktorými je manažér zaneprázdnený. Vlastná dôležitosť týchto úloh (z hľadiska prínosu k dosiahnutiu cieľa) je však približne 65 %. .

Ale to je, ak hovoríme o úlohách potrebných na riešenie problémov výroby! Zároveň môže byť dosiahnutie vlastných cieľov „A“ úplne penalizované – v pracovnom aj mimopracovnom čase.

Je zrejmé, že najziskovejšie je využiť svoj čas na dosiahnutie cieľov „A“ – pracovných aj osobných. Ak si dôležité, no nie súrne veci vybavíte vopred, venujete im veľa času a úsilia, väčšina z nich nestihne stať sa dôležitými a naliehavými. Zo zvyšných prípadov, ktoré potrebujete zbaviť sa. Naliehavé, ale nedôležité veci – delegovať na niekoho (v rámci možností). Nenaliehavé a nedôležité – len to nerobte (v rámci možností). Nestrácajte na ne čas a energiu. A ak naozaj míňate, tak minimálne. A čo najmenej. Mimochodom, práve preto neprechádzam e-mailom viac ako raz alebo dvakrát do mesiaca.

Je nesmierne dôležité učiť sa odmietnuť z väčšiny prípadov. Najmä z tých, ktoré s cieľmi „A“ nemajú nič spoločné ani pre vás osobne, ani pre vašu prácu. Čím menej prípadov a úloh prevezmete, tým viac času môžete venovať skutočne dôležitým úlohám. Niet divu, že hovoria, že hlavné slovo v time managemente má slovo „NIE“.

Vo všeobecnosti sa ideál time managementu približuje k:

☼ venujte maximum času prípadom „A“ a iba im;

☼ v prestávkach medzi prípadmi „A“ trávi veľa času kvalitným oddychom;

☼ Dostatok času na spánok, teda dostatok spánku.

Je nepravdepodobné, že budete môcť úplne vylúčiť nedôležité veci z harmonogramu. Na druhej strane, cieľavedomý(podľa Alana Lacainea) by ľudia mali svojim „áčkovým“ aktivitám venovať aspoň 5 hodín týždenne. Viete si predstaviť, čo sa stane, ak tretinu alebo dokonca polovicu všetkého času, ktorý venujete podnikaniu, venujete biznisu „A“? Zároveň všetkými možnými spôsobmi obmedzovať čas strávený na nedôležitých veciach? A venovať významný čas kvalitnému odpočinku a spánku?

Na to je v konečnom dôsledku zameraný flexibilný prístup k time managementu, ktorý je založený na Ljubishchevovom systéme time managementu, založenom na rozvíjať zmysel pre čas pomocou časomiery. O tomto systéme budeme ďalej diskutovať!

Ešte predtým sa však zamyslime nad tým, ako môže manažér a najmä majiteľ firmy optimalizovať svoj čas na riadenie firmy.

Namiesto toho, aby sme mali čas na skutočne dôležité veci, často mrháme energiou na naliehavé, no menej dôležité veci.

Málokedy sa stane, že dnes alebo tento týždeň je potrebné dokončiť dôležitú úlohu, zatiaľ čo naliehavú úlohu zvyčajne hľadáme okamžite.

Opýtajte sa sami seba:

Som zvyknutý „ponáhľať sa“ od jednej naliehavej úlohy k druhej?

Zostávajú v dôsledku toho skutočne dôležité úlohy nesplnené?

Pravidlo, ktoré navrhol americký generál Dwight Eisenhower, je jednoduchým pomocným nástrojom najmä pre tie prípady, keď sa treba rýchlo rozhodnúť, ktorej úlohe dať prednosť. Podľa tohto pravidla sa priority stanovujú podľa kritérií, akými sú naliehavosť a dôležitosť prípadu.

V závislosti od stupňa naliehavosti a dôležitosti úlohy existujú štyri možnosti ich hodnotenia a (v konečnom dôsledku) dokončenia:

1. Naliehavé/dôležité záležitosti.

Mali by byť prijaté okamžite a mali by ste ich vykonať sami.

2. Naliehavé/menej dôležité veci.

Tu existuje nebezpečenstvo, že upadnete pod „tyraniu“ zhonu a v dôsledku toho sa úplne poddáte riešeniu konkrétnej úlohy, pretože je naliehavá. Ak to však nie je také dôležité, malo by byť v každom prípade delegované, pretože na jeho implementáciu nie sú potrebné žiadne špeciálne vlastnosti.

3. Menej naliehavé/dôležité úlohy.

Netreba ich robiť urgentne, väčšinou môžu počkať. Ťažkosti sa tu skôr či neskôr zmenia na naliehavé a musíte ich čo najskôr vyriešiť vy osobne.

Preto vám odporúčame: preveriť si stupeň dôležitosti a vyskúšať úlohy tohto typu úplne alebo čiastočne, aby ste ich zverili svojim zamestnancom. Spolu s tým, že sa vyložíte, môžete prispieť k zvýšeniu motivácie v práci a kvalifikácii svojich podriadených tým, že ich poveríte zodpovednými úlohami.

4. menej naliehavé/menej dôležité úlohy.

Prípady tejto kategórie sa veľmi často usadzujú na stole, ktorý je už posiaty papiermi. Ak zrazu začnete robiť tieto veci a zabudnete na úlohy prvej kategórie, potom by ste sa nemali sťažovať na preťaženie prácou. Ani vašich podriadených by ste nemali brať za úlohy tejto skupiny.

Vyhnite sa nepodstatným a nie naliehavým úlohám!

Naberte odvahu a používajte odpadkový kôš (objekt „K“ na obrázku) častejšie!

Ak budete svoje úlohy dôsledne kategorizovať v súlade s Eisenhowerovým princípom, výrazne zvýšite svoju produktivitu (produktivitu, efektivitu)!

Ešte raz, argumenty na podporu tohto záveru:

Začnete najdôležitejšími úlohami a sústredíte sa výlučne na ne. Vyložíte sa na skutočne dôležité manažérske funkcie a motivujete k práci svojich podriadených.

Svojich zamestnancov vťahujete do svojej sféry zodpovednosti a dávate im pokyny na vykonávanie nielen menej dôležitých (rutinných) úloh.

Môžete zvýšiť nároky na svojich podriadených a povzbudiť tých, ktorí majú zodpovedajúce schopnosti.

Ukrajinská spoločnosť „DIS“ už dlhé roky vyrába, montuje a predáva rôzny nábytok na mieru. Za roky svojej existencie si tisíce obyvateľov Kyjeva nainštalovali skutočne kvalitné a,…

Často nakupujem stavebný materiál a náradie v internetovom obchode taurus-2000.com.ua. Spoločnosť Taurus-2000 ponúka tovar vysokej kvality a za najprijateľnejšie ceny. Naposledy som potreboval kovový kábel. Samozrejme, …

Ani jedna autoklimatizácia nemôže fungovať bez takej látky, ako je freón. Z času na čas je potrebné ho vymeniť a pred majiteľmi automobilov vzniká otázka, aký druh freónu je vhodný ...

V nekonečnom prúde každodenných činností sa môžete ľahko zmiasť, pretože každým dňom ich pribúda. Včerajšie nedokončené veci sa stávajú dnešnými a to, čo sme nestihli urobiť dnes, sa automaticky presúva na zajtra. Výsledkom je, že sa môže nahromadiť toľko vecí, ktoré neskôr nedokážete rozoznať: čo sa urobilo, čo je v procese a čo ešte len čaká v krídlach.

Takéto alebo detailné situácie sa často vyskytujú u ľudí, ktorí procesu plánovania svojich aktivít nevenujú náležitú pozornosť. Prirodzene, zručnosti sa v škole neučia a mnohí rodičia a iní ľudia, ktorí v procese nášho rozvoja pôsobia ako vychovávatelia, si často sami nevedia naplánovať svoje aktivity, hoci to nie je vôbec ťažké. Len sa mu nedostáva takej pozornosti, akú by si zaslúžil.

Dnes však existuje veľa vynikajúcich plánovacích techník, ktoré vám umožňujú naučiť sa racionálne využívať svoje časové zdroje a vyťažiť z tohto procesu pre seba maximálny úžitok. V tomto článku však nebudeme brať do úvahy všetky tieto techniky, ale uvedieme príklad iba jednej, ktorá sa vyznačuje jednoduchosťou a účinnosťou. Táto technika sa nazýva "Eisenhower Matrix".

Eisenhower Matrix je jedným z najpopulárnejších nástrojov na riadenie času a používa ho veľa ľudí na celom svete: od bežných zamestnancov a stredných manažérov až po generálnych riaditeľov veľkých firiem a svetoznámych korporácií. Zakladateľom tejto matice je 34. prezident Spojených štátov amerických, Dwight David Eisenhower. Ako asi tušíte, tento muž bol veľmi zaneprázdnený a musel robiť množstvo najrôznejších vecí súvisiacich s jeho aktivitami. Z tohto dôvodu sa zaoberal optimalizáciou svojho pracovného plánu a zoznamu úloh. Výsledkom jeho výskumu bola matica, o ktorej uvažujeme.

Zmyslom Eisenhowerovej matice je hlavne naučiť sa, ako správne rozdeliť všetky svoje úlohy, rozlišovať medzi dôležitými a naliehavými, nie naliehavými od najmenej dôležitých, a tiež maximálne skrátiť čas na podnikanie, ktoré nedáva. akékoľvek významné výsledky. Poďme si povedať, ako to celé funguje v praxi.

Podstata Eisenhowerovej matice

Eisenhowerova matica pozostáva zo štyroch kvadrantov, ktorých základom sú dve osi – ide o os dôležitosti (vertikálne) a os naliehavosti (horizontálne). V dôsledku toho sa ukazuje, že každý kvadrant sa líši vo svojich kvalitatívnych ukazovateľoch. Všetky úlohy a prípady sú zaznamenané v každom z kvadrantov, vďaka čomu sa vytvára mimoriadne jasný a objektívny obraz o tom, čo by sa malo urobiť ako prvé, čo by sa malo urobiť ako druhé a čo by sa nemalo urobiť vôbec. To všetko je celkom jednoduché, ale v žiadnom prípade nebude zbytočné uviesť niekoľko vysvetlení.

Kvadrant A: dôležité a naliehavé záležitosti

Pri ideálnom plánovaní by mal tento kvadrant matice zostať prázdny výskyt dôležitých a naliehavých prípadov je indikátorom dezorganizácie a predpokladom zablokovania. Táto časť rozvrhu sa mnohým ľuďom zapĺňa pre ich prirodzenú lenivosť a nesprávne stanovenie priorít. Prirodzene, občas sa takéto prípady môžu objaviť u každého človeka, ale ak sa to deje denne, je čas venovať tomu pozornosť.

Preto by sa malo zabrániť výskytu prípadov v kvadrante A. A na to je potrebné iba včas splniť body zostávajúcich kvadrantov. Ale ak niečo stále stojí za to vstúpiť do prvého kvadrantu, potom toto:

• Prípady, ktorých zlyhanie nepriaznivo ovplyvňuje dosiahnutie cieľov
• Veci, ktoré, ak sa neurobia, môžu spôsobiť ťažkosti a problémy
• Prípady súvisiace so zdravím

Je tiež dôležité mať na pamäti, že existuje niečo ako „delegovanie“. To znamená, že keď sa vo vašom kvadrante A vyskytnú prípady, ktoré možno niekomu delegovať, určite treba túto príležitosť využiť na to, aby sa čo najskôr vyriešili ďalšie dôležité a naliehavé záležitosti.

Kvadrant B: dôležitý, ale nie naliehavý

Druhý kvadrant si zaslúži najväčšiu pozornosť, pretože záležitosti, ktoré sú v ňom, sú prioritné a najsľubnejšie a práve z nich by mali pozostávať každodenné úlohy každého človeka. Zistilo sa, že ľudia, ktorí sú prevažne zapojení do záležitostí tohto kvadrantu, dosahujú v živote najväčší úspech, povyšujú sa, zarábajú viac peňazí, majú dostatok voľného času a žijú šťastný a naplnený život.

Venujte pozornosť aj skutočnosti, že nedostatok naliehavosti vám umožňuje pristupovať k riešeniu akýchkoľvek problémov premyslenejšie a konštruktívnejšie, a to zase umožňuje človeku odhaliť svoj potenciál naplno, nezávisle premýšľať o všetkých jeho nuansách. činnosť a riadiť časový rámec svojich záležitostí. Ale tu, okrem iného, ​​musíte pamätať na to, že veci, ktoré sú v kvadrante B, ak nie sú urobené včas, môžu ľahko spadnúť do kvadrantu A, čím sa stanú ešte dôležitejšími a vyžadujú si rýchle dokončenie.

Skúsení špecialisti na time management odporúčajú zahrnúť do kvadrantu B všetky aktuálne udalosti súvisiace s hlavnou činnosťou, plánovaním a analýzou práce, školením a dodržiavaním optimálneho harmonogramu a. Tie. všetko, čo tvorí našu každodennú rutinu.

Kvadrant C: naliehavý, ale nie dôležitý

Činnosti, ktoré sú v tomto kvadrante, sú z väčšej časti rušivé a nepribližujú človeka k zamýšľaným výsledkom. Často len prekážajú v sústredení sa na skutočne dôležité úlohy a znižujú efektivitu. Hlavnou vecou pri práci s maticou je nezamieňať si urgentné záležitosti z kvadrantu C s urgentnými záležitosťami z kvadrantu A. V opačnom prípade vznikne zmätok a to, čo treba urobiť ako prvé, zostane v pozadí. Vždy si zapamätajte svoje a naučte sa rozlišovať dôležité od vedľajšieho.

K veciam v kvadrante C patria napríklad stretnutia alebo vyjednávania nariadené niekým zo strany, oslavy narodenín nie veľmi blízkych ľudí, náhle domáce práce, eliminácia rušivých vplyvov, ktoré nie sú životne dôležité, ale vyžadujú si pozornosť (rozbila sa váza, mikrovlnka pokazila sporák, vyhorela žiarovka a pod.), ako aj všelijaké iné veci, ktoré vás neposúvajú dopredu, ale iba spomaľujú.

Kvadrant D: Nie je naliehavý alebo dôležitý

Úlohy súvisiace s posledným kvadrantom neprinášajú vôbec žiadny úžitok. V mnohých prípadoch je užitočné nielen riešiť ich ako posledné, ale nezaoberať sa nimi vôbec. Aj keď o nich rozhodne musíte vedieť, pretože. sú žrúti času.

Zaujímavá je aj ďalšia črta puzdier z tejto skupiny: sú veľmi atraktívne pre mnohých ľudí - tieto puzdrá sa ľahko vykonávajú a prinášajú potešenie, umožňujú vám relaxovať a baviť sa. Odolať pokušeniu cvičiť s nimi môže byť preto dosť problematické. Ale je to absolútne nevyhnutné.

Do kvadrantu D si môžete zapisovať také veci, ako je telefonovanie s priateľmi o niečom nedôležitom, zbytočná korešpondencia alebo trávenie času na sociálnych sieťach, pozeranie televíznych relácií a rôznych „omamujúcich“ televíznych relácií, počítačových hier atď. Samozrejme, každý by mal pravidelne relaxovať a nejako sa zabávať, ale existujú zaujímavejšie a rozvíjajúce sa spôsoby: čítanie, návšteva telocviční a bazénov, výlety do prírody atď. Ak sa nemôžete alebo nechcete úplne zbaviť robenia vecí z kvadrantu D, tak ich implementáciu musíte odložiť aspoň do momentu, keď budú veci z kvadrantu B a C dokončené a kým sa budú venovať záležitostiam kvadrantu D by sa mali minimalizovať. Tu bude známe príslovie vhodné pre každého: „Príčina je čas, zábava je hodina.

Len čo si osvojíte Eisenhowerovu maticu a naučíte sa v nej správne rozdeliť svoje záležitosti, všimnete si, že máte dosť veľa nového voľného času, všetko stíhate robiť načas a bez zhonu, všetky vaše záležitosti sú v poriadku. , ciele sa dosahujú jeden po druhom a vy sami máte takmer vždy dobrú náladu a veselú náladu. Všetko je to o organizovaní a sústredení. Pravdepodobne si z času na čas všimnete, že dezorganizovaní ľudia sú vždy v kolobehu nejakých nepochopiteľných záležitostí, vždy sú zaneprázdnení niečím hlúpym, ale „veľmi dôležitým“, vyzerajú unavene a otrávene. Je možné uviesť veľa charakteristických čŕt. Ale to nie je dôležité, ale skutočnosť, že ak vy a ja nechceme mať podobné výsledky, musíme konať inak. Totiž, musíme byť organizovaní, jasne rozumieť tomu, čo a kedy musíme robiť a prečo to všetko robíme. A Eisenhowerova matica je na to skvelá.

Prajeme vám veľa šťastia a úspešné zvládnutie vašej novej zručnosti!