Situácia, keď sa podnikatelia stretávajú s potrebou flashovania dokumentov, nie je ani zďaleka nezvyčajná. Papiere môžu byť potrebné na daňový úrad, dôchodkový fond alebo na archiváciu.

Je prísne zakázané lepiť dokumenty alebo ich upevňovať pomocou zošívačky. Aby ste sa vyhli problémom a nezískali povesť negramotnej osoby, musíte vedieť, ako flashovať dokumenty v súlade so všetkými požiadavkami.

Všeobecné pravidlá

Na prvý pohľad sa môže zdať, že pri zošívaní dokumentov by nemali byť žiadne ťažkosti, nie je to však úplne pravda. K procesu je potrebné pristupovať zodpovedne, aby boli papiere v správnej forme. Mnohé tlačiarne dokážu túto prácu vykonávať za fixný poplatok a v krátkom čase, no nie každý podnikateľ bude riskovať zverenie dôležitých papierov cudzím ľuďom. Aby ste zakaždým nevyužívali služby profesionálov, stojí za to zistiť, ako správne flashovať dokumenty.

Štruktúry dohľadu neposkytujú podnikateľom konkrétny návod na túto problematiku, takže na to budete musieť prísť sami. Informácie možno čerpať z Metodických odporúčaní v oblasti kancelárskej práce.

Šijací papier s niťou

Ako flashovať dokumenty týmto spôsobom? K tomu je potrebné pripraviť príslušenstvo. Potrebujete mať nite, ihly a lepidlo. Proces pozostáva z troch fáz:

• Príprava dokumentov. Všetky papiere musia byť rozložené v správnom poradí a očíslované ceruzkou v rohu listu. Otvory sa dajú robiť šidlom alebo sa dá použiť dierovač. V prípade, že je papierov veľa a nie je možné ich prepichnúť dierovačom, použite ostrý klinec a kladivo. Počet otvorov závisí od dôležitosti a účelu dokumentu. Prísne tajné dokumenty sú všité do piatich otvorov, aby sa zabránilo zámene listov. Jamky musia byť umiestnené vľavo, v strede voľného ihriska. Vzdialenosť od jedného vpichu k druhému by mala byť približne tri centimetre.

• Odpis. Pri zisťovaní, ako flashovať dokumenty s vláknami, musíte poznať dôležité nuansy. Vo väčšine prípadov je zvykom používať špagát alebo niť LSh-210. Povolené sú aj iné silné nite. Je potrebné začať proces zo zadnej strany otvoru, ktorý sa nachádza v strede. Je zvykom zošívať dokumenty dvakrát, aby sa dosiahla požadovaná pevnosť. Niť je privedená do zadnej časti z centrálnej punkcie a zviazaná uzlom. Ak potrebujete pripevniť papiere, ktoré nemajú osobitnú hodnotu, môžete použiť bežnú niť.

• Certifikácia dokladov. Pre správnu certifikáciu papierov je potrebné pripraviť malý papier s rozmermi 4 x 5 cm, ktorý sa musí prilepiť na uzol tak, aby boli konce nite voľné. Na hárku je potrebné uviesť počet podaných papierov číslom a slovom, ako aj funkciu, priezvisko a iniciály zodpovednej osoby. Potom certifikujúca osoba pripojí svoj podpis a pečiatku, ak existuje. Okraje podpisu a pečate musia nevyhnutne presahovať hárok nálepky.

Ako pripraviť papiere pre daňový úrad?

Každý podnikateľ je povinný poskytovať rôzne správy o svojej činnosti, preto je nevyhnutná znalosť flash dokumentov pre daňovú službu. Aby sa predišlo nezrovnalostiam, je vhodné informovať sa u zodpovednej osoby o pravidlách upevňovania dokumentov.

S hotovým dokumentom by mal byť zostavený zoznam všetkých priložených dokumentov. Súpis musí byť priložený na samom začiatku prípadu a samostatne očíslovaný. Je tiež potrebné uviesť dátumy dokumentov a počet listov. Je potrebné mať na pamäti, že číslo je umiestnené na listoch, nie na stránkach. Ak je dokument viaczväzkový, strany každého zväzku sú očíslované samostatne.

Pre daňové úrady musíte dokumenty vložiť do 3 otvorov, nič viac a nič menej. Vzdialenosť medzi vpichmi by mala byť väčšia ako tri centimetre. Musíte ich umiestniť do polí na ľavej strane. Otvory sa vyrábajú šidlom alebo hrubou ihlou. Vpichy by mali byť v strede poľa, aby bol text jasne viditeľný. Všetky otvory musia byť vyrobené tak, aby boli prísne pod sebou.

Akú niť šiť?

Doklady k dani musia byť šité len prepichovacou ihlou, pomocou špagátu alebo nite LSh-210. V extrémnych prípadoch je povolené blikanie niekoľkokrát preloženou nylonovou niťou.

Niť je vyvedená na zadnej strane posledného listu. Konce, ktorých dĺžka nemôže byť väčšia ako 6 cm, musia byť zviazané. Nálepka je vyrobená podľa všeobecne uznávaných pravidiel a je osvedčená podpisom a pečaťou. Konce vlákna musia byť voľné.

Ak sa dokument bude uchovávať dlhšie ako desať rokov, je potrebné urobiť päť vpichov. V tomto prípade musí byť nálepka vyrobená z hodvábneho papiera.

Obal na dokumenty

Musíte vedieť nielen flashovať dokumenty, ale aj ako na ne vybrať obal. Môžu byť troch typov: štandardné, neštandardné a používané na dlhodobé skladovanie papierov. Spravidla sú rozmery obalu najčastejšie 229 x 324 mm, používajú sa na listy A4.

Ak je dokument väčší, musíte si vyrobiť vlastný obal. Ak to chcete urobiť, môžete kontaktovať tlačiareň alebo to urobiť sami. Tie papiere, ktoré je potrebné skladovať dlhšie ako 25 rokov, by mali byť zarámované v pevnom obale z hrubej lepenky. Ak sa myslí odovzdanie dokumentu do štátneho archívu, materiál na obal musí byť bez kyselín.

Firmvér v 4 otvoroch

V závislosti od podmienok uchovávania dokumentov môže byť registrácia dvoch typov:

• Čiastočné, v ktorom listy nesmú byť očíslované. V tomto prípade nie je potrebné vyhotovovať súpisný a certifikačný list. Takáto registrácia je povolená pre dokumenty, ktoré sa uchovávajú najviac desať rokov.
• Úplná registrácia je potrebná, ak sú dokumenty v archíve dlhšie ako desať rokov. V tomto prípade musíte dokumenty vložiť do 4 otvorov.

Kryt musí byť tvrdý, vyrobený z hrubého kartónu, ktorého hrúbka je 0,35-1,5 mm. Prvky popisu musia byť usporiadané v súlade s GOST 17914-72. Pri podávaní dokumentov musíte pamätať na to, že text by sa mal dobre prečítať. Všetky kovové predmety, ako sú kancelárske sponky a sponky, musia byť odstránené.

Na blikanie v 4 otvoroch si treba pripraviť šidlo, upínacie zariadenie, veľké ihly a nite. Ak je listov veľa, je vhodnejšie vziať si vŕtačku.

Jemnosti "archívneho prešívania"

Pred flashovaním dokumentov musíte skontrolovať všetky papiere a usporiadať ich v správnom poradí. Listy inventára by mali byť očíslované samostatne. Nakoniec je potrebný svedok.

Ak je puzdro vypracované čiastočne, lepenka musí byť aplikovaná hore a dole. V prípade kompletného návrhu je potrebné ušiť a vyrobiť väzbu pomocou PVA lepidla.

Na upnutie balenia by ste mali použiť útlak alebo špeciálne zariadenie. Spodná a horná punkcia by mala byť umiestnená vo vzdialenosti 30 mm od hraníc polí. Zvyšné dva otvory sú umiestnené vo vzdialenosti asi 80 mm od krajných vpichov.

Konce nite musia byť prevlečené rôznymi ihlami a držané v stredných vpichoch na prednej strane. Niť je vytiahnutá zo zadnej strany cez krajné vpichy na prednú stranu. Potom sa navlečie do susedných otvorov. Konce musia byť zviazané zo zadnej strany.

Záver

Správne podávanie správ a správa dokumentov je jedným zo základných aspektov úspešnej činnosti. Preto musia manažéri pristupovať k tejto záležitosti so všetkou zodpovednosťou a vedieť, ako správne flashovať dokumenty.

Podnikatelia a administratívni pracovníci sa pri svojej práci stretávajú s potrebou správneho vyhotovenia viacstranových dokumentov. Regulačné orgány a vyššie organizácie, ako viete, sú dôsledné, pokiaľ ide o dizajn obchodných dokumentov, a preto niekedy vznikajú ťažkosti. Poďme zistiť, ako správne blikať a číslovať dokumenty, aby pri ich odosielaní nevznikali zbytočné otázky.

Kto vybavuje papiere?

Zdá sa, že v blikajúcich papieroch nie je nič zložité. Ale v skutočnosti nie je všetko také jednoduché. Existujú určité pravidlá, podľa ktorých sa to robí. Ak chcete vytvoriť viazač novín alebo časopisov na použitie v organizácii, potom je to jedna vec. Ak však stojíte pred úlohou pripraviť dokumenty pre archív alebo daňový úrad alebo niekde inde, musíte k práci pristupovať so všetkou zodpovednosťou, inak riskujete, že papiere dostanete späť. Dôvodom odmietnutia môže byť nesprávna registrácia.

Takýchto prípadov je veľa. A to všetko kvôli tomu, že nevieme správne flashovať a číslovať dokumenty. Je nepravdepodobné, že sa vzorový návrh poskytne v daňovom alebo archívnom súbore.

Teraz je do firmvéru dokumentov zapojených dostatočný počet firiem. Môžete využiť ich služby. Určite majú veľa skúseností. Ponúkajú širokú škálu krytov. Ale to nie je vždy pohodlné. Faktom je, že tlačiarne sú preplnené zákazkami. Povedzme, že túto prácu musíte urobiť naliehavo. Ako potom byť? Zostáva len zaoberať sa touto otázkou.

Okrem toho v podmienkach ekonomiky nie je manažment vždy pripravený platiť dodatočné výdavky, a preto tento typ práce padá na plecia sekretárok a účtovníkov. Takže je lepšie prísť na to raz sami, aby v budúcnosti neboli žiadne problémy. Tieto znalosti sa môžu hodiť.

Pomoc pre začiatočníkov

Chceme poznamenať, že neexistujú žiadne jednotné štandardy týkajúce sa flashovania dokumentov. Mimochodom, vládne agentúry tiež neposkytujú žiadne vysvetlenia v tejto veci. Čo znamená, že na to všetko musíte prísť sami. V tom nám pomôžu metodické odporúčania kancelárskej práce (príkaz Spolkového archívu z 23. decembra 2009).

Čo potrebujete na flashovanie dokumentov?

Pred začatím samotnej práce sa musíte pripraviť. Budete potrebovať nasledujúce materiály:

1. Samotné dokumenty.
2. Lepidlo.
3. Papier.
4. Ihla.
5. Awl.
6. Dierkovač.
7. Špeciálne vlákna.
8. Pečať spoločnosti.

Vo všeobecnosti možno celý proces rozdeliť do troch etáp. Prvým je príprava, druhým je samotný firmvér, tretím je certifikácia hotového dokumentu.

Aký kryt si vybrať?

Keď už hovoríme o tom, ako flashovať dokumenty, musíte si zapamätať takú nuanciu, ako je dizajn krytu. Samozrejme, v tlačiarni vám ponúknu krásne možnosti, ale nie sú vždy potrebné, ak nehovoríme o diplomovej práci.

Na malý zakladač vám postačí papierový obal. Ak sa predpokladá dlhodobé používanie spojiva (napr. archivácia viac ako 25 rokov), potom sa používa hrubý kartón.

Obal môže mať štandardný rozmer (formát A4) aj neštandardný. To už závisí od formátu hárkov, ktoré sa majú viazať. Obal musí zodpovedať veľkosti dokumentu.

Stránkovanie

Pri príprave papierov na zošívanie nezabudnite strany očíslovať. Prítomnosť číslovania je predpokladom registrácie. "Načo to je?" - pýtaš sa. Aby ste ich nemohli nepozorovane vytrhnúť, odstráňte časť listov. Tento moment je veľmi dôležitý. Poďme si teda povedať, ako dokumenty flashovať a číslovať. Tu sú niektoré nuansy.

Pri zadávaní číslovania si musíte pamätať na pravidlá:

1. Číslované sú listy, nie strany.
2. Používajú sa iba arabské číslice.
3. Samotný zoznam dokumentov nie je očíslovaný.
4. Ak potrebujete očíslovať list, potom sa najskôr pridelí sériové číslo obálke a až potom každému letáku.
5. Ak je Vec veľmi veľká (spravidla sa takéto súbory archivujú), môže pozostávať zo zväzkov, z ktorých každý bude mať svoje vlastné číslovanie.
6. Ak sú vo vnútri zakladača papiere, na ktorých sú už nalepené čísla, mali by byť prečíslované v jednom formáte.
7. Ak existujú vnorené hárky veľkých rozmerov (A3), musia sa rozbaliť a do pravého horného rohu vložiť číslo. Potom znova zložte. Bude lemovaný len na jednom okraji.
8. Stáva sa, že sa na listy nalepia malé dokumenty (šeky, certifikáty atď.). V tomto prípade má hárok jedno číslo, ale v spodnej časti je uvedený zoznam nalepených papierov.
9. Keď sú malé dokumenty prilepené iba do rohu, potom každému z nich môže byť priradené číslo.
10. Nákresy, schémy, fotografie, plány sú tiež očíslované.

Aby ste pochopili, ako správne blikať a číslovať dokumenty (v článku je uvedená vzorka), musíte krok za krokom zvážiť postupnosť akcií.

Čo mám robiť, ak sú v číslovaní chyby?

Predtým by ste sa mali uistiť, že podanie je správne. Pozorne si prezrite čísla strán. Ak sa ukáže, že niektoré z nich chýbajú, môžete zadať ďalšie číslovanie písmen. Všetky hárky zostanú pod svojimi číslami a na chýbajúce napíšte číslo z predchádzajúceho hárku a písmeno.

V prípade hrubých chýb má zmysel starostlivo prečiarknuť to, čo bolo napísané a vedľa toho urobiť správny záznam. Všetky vykonané zmeny sa musia prejaviť v potvrdení.

Popis dokumentu

Pred blikaním dokumentov s vláknami je lepšie skontrolovať správnosť vykonania celého prípadu. Predsa len, neskôr by som to nechcela vyšívať. Vo vnútri je spravidla niekoľko balíkov papierov. V inventári musí byť uvedený absolútne celý zoznam. Zostavuje ho zodpovedná osoba s uvedením dátumu. Popis nie je očíslovaný.

Ako šiť dokumenty s niťami v troch otvoroch?

Ak sú všetky dokumenty pripravené, môžete začať blikať. Na to potrebujete špeciálne nite alebo môžete použiť špagát. Samozrejme, nemá zmysel šiť niekoľko listov tvrdou niťou, môžete si vziať obyčajný zložený na polovicu.

Poďme teda priamo k otázke, ako flashovať dokumenty s vláknami. Fotografie s podrobným popisom budú slúžiť ako vizuálny doplnok k algoritmu akcií. Začnime tým, že je potrebné pripevniť listy, aby ste neskôr mohli ľahko prečítať informácie na nich uvedené. Na tento účel sa z ľavého okraja prepichnú otvory približne vo vzdialenosti jeden a pol centimetra. Mali by existovať tri otvory. Sú umiestnené nad sebou. Prepichnutie je možné urobiť dierovačom, keď je stoh listov malý. Pre hrubé tomy budete potrebovať šidlo. Pripravte si niť, ale nerobte ju príliš dlhú, bude stačiť sedemdesiat centimetrov.

Ako správne flashovať dokumenty? Vzorový pracovný postup je uvedený nižšie. Pre uľahčenie vysvetlenia priraďme čísla k otvorom: horná - 1, stredná - 2, spodná - 3.

Musíte začať šiť zo zadnej strany puzdra a prestrčiť ihlu cez otvor 2 na prednú stranu. V tomto prípade zostane jeden koniec vlákna za sebou. Potom cez 1 otvor sa ihla opäť privedie dozadu. V momente, keď je ihla a voľný koniec nite za dokumentom, musíte sa znova presunúť na prednú stranu a potom znova na zadnú stranu.

Ako flashovať dokumenty, skoro sme na to prišli. Pre malých to tak zostáva. Keď sú všetky obliečky pripevnené, môžete nite bezpečne zviazať do uzla na zadnej strane puzdra.

Musí byť pevne utiahnutý, aby ho bolo možné následne zapečatiť s potvrdením. Konce nití musia zostať voľne visiace spod nálepky.

Ako sa osvedčujú dokumenty?

Ako vidíte, nie je nič ťažké vyriešiť problém flashovania dokumentov vláknami. Fotografie prezentované vašej pozornosti sú toho priamym potvrdením. Vyplnené listy musíme len certifikovať.

Toto sa nazýva „certifikačný podpis“. Aby ste to urobili, musíte si vziať malý kúsok papiera s rozmermi 5 x 6 centimetrov a prilepiť ho na zadnú stranu tak, aby zakrýval uzol. Konce nite by mali vychádzať spod nej a voľne visieť.

V tejto poznámke musíte uviesť, koľko strán bolo zošitých. Potom ju podpisuje riaditeľ, dátum a pečiatka organizácie. Certifikačný podpis vo všeobecnosti robí buď riaditeľ spoločnosti, alebo niektorý z námestníkov. Samotná pečať je umiestnená tak, že jedna jej časť padá na posledný list balenia a druhá na bankovku.

Prečo sú dokumenty zošívané?

Už sme spomenuli, že zaradené dokumenty sa archivujú na uskladnenie, navyše pri každodennej činnosti podniku je veľmi často potrebné zväzky hárkov upevňovať. Môžu to byť zmluvy a správy pre daňové alebo iné regulačné orgány. Mimochodom, daňové úrady majú vo všeobecnosti v tomto smere veľmi prísne požiadavky. Použitie zošívačky nie je povolené. Toto sa považuje za hrubé porušenie.

Ministerstvo financií vo všeobecnosti dokonca dáva vlastné odporúčania, ako dokumenty flashovať. Podanie teda nemôže byť veľmi objemné. Optimálna veľkosť je do päťdesiat strán. Ak existuje veľa dokumentov, je lepšie ich rozdeliť na niekoľko prípadov. Musí existovať nepretržité číslovanie arabskými číslicami. Listy sú prešité hrubou niťou, ktorú je potrebné uviazať na zadnej strane hotového dokumentu. Zhora je uzol zapečatený potvrdením, ktoré musí byť vypracované v súlade so všetkými pravidlami. Nezabudnite, že je na ňom nalepený počet listov puzdra. Pre regulačné orgány je podpis v potvrdení o záruke veľmi dôležitý. Môže ho stanoviť len riaditeľ alebo iná osoba, ktorá má na to oprávnenie. To všetko je certifikované pečaťou. Jeho potlač by mala ležať tak, aby zachytila ​​časť listu a poznámky. V skutočnosti všetky tieto odporúčania opakujú informácie, ktoré sme uviedli vyššie. Považovali sme za potrebné priniesť si ich, aby ste sa presvedčili, že všetko robíte správne, podľa pokynov nadriadených.

Daňové úrady kladú jednoznačnú požiadavku na neporušenosť a bezpečnosť nielen samotných dokumentov, ale aj kópií. Okrem toho sú fotokópie uložené aj v samostatnom balení.

Namiesto doslovu

V článku sme hovorili o tom, ako správne flashovať dokumenty s vláknami na predloženie do archívu a regulačných orgánov. Niekedy vznikajú spory ohľadom dizajnu zakladačov, pretože neexistuje žiadny dokument, ktorý by poskytoval presné vysvetlenie k tejto problematike, a to aj s komentármi. Preto je potrebné zamerať sa na normy prijaté v kancelárskej práci. Je potrebné mať na pamäti, že vládne agentúry, ktorým predkladáte dokumenty, môžu mať svoje vlastné požiadavky na ich dizajn. Preto je lepšie si takéto informácie vždy vopred objasniť, aby sa predišlo chybám a vrátiť dokumentáciu na prepracovanie. Koniec koncov, všade môžu byť nuansy.

Ak organizácia niekedy dostala od regulačných orgánov požiadavku na predloženie dokumentov, potom s najväčšou pravdepodobnosťou má nápad, ako dokumenty spojiť. Pre tých, ktorých tento osud postihol prvýkrát - tento materiál. Pozor, ak používate, dokumenty podpísané digitálnym podpisom a nie duplikované na papieri je možné vytlačiť, ak bolo potrebné na požiadanie predložiť dokumenty, napríklad daňové. Majte však na pamäti, že podľa príkazu Federálnej daňovej služby v roku 2019 môžete dokumenty predkladať prostredníctvom TCS (takýto bonus samozrejme poteší používateľov toho istého účtovného okruhu) alebo prostredníctvom kancelárie daňovníka. Používatelia online služby majú tiež možnosť nahrať naskenované zásielky vo formáte TORG-12 do účtovníctva Kontur (aj na viacerých listoch!), pričom systém sám rozozná doklady a bude ich vidieť v programe. Táto online služba, žiaľ, nemá analógy, takže o online účtovníctve v Rusku musíme hovoriť v jednotnom čísle. Áno, umožňuje zbaviť sa mnohých papierových postupov, no nie pre každého je táto online služba vhodná úplne a úplne, niekto ju využíva len čiastočne, niekto s prechodom ešte len začína, no pri daňových kontrolách a iných situáciách sa často stáva, že je jednoduchšie vytlačiť dokumenty, potom musíte dokumenty zošiť a odoslať. Ak sa vás takéto situácie dotkli, tento článok by vám mal pomôcť zistiť, ako zošívať dokumenty krok za krokom.

Ako zošívať dokumenty a kto to potrebuje

Po prvé, požiadavka je spresnená na legislatívnej úrovni. Ako a prečo zošívať dokumenty, upravuje najmä národná norma Ruskej federácie GOST R 7.0.8-2013, príkaz Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 7.11.18 č. ММВ-7-2 / [e-mail chránený] Po druhé, je to potrebné pre samotnú organizáciu, aby neskôr nedochádzalo k nepríjemným situáciám o údajne neúplne odovzdaných dokumentoch. Hlavné pravidlo: ak spoločnosť potrebuje dať úradu viac ako jeden hárok, je nevyhnutné zošiť papiere!

Teraz potrebujete zistiť, ako správne zošívať dokumenty? Mnohí zachádzajú do extrémov: uistite sa, že urobíte tri alebo viac otvorov, použite iba nylonovú niť, text na upevňovacom papieri len paličkovým písmom ... V skutočnosti vo väčšine prípadov neexistujú jasné štátne požiadavky na vpichy, závity atď. . Existujú však požiadavky oddelení, existujú podnikové pravidlá ... Hlavnou funkciou blikania dokumentov je zabezpečiť ich bezpečnosť, chrániť ich pred zmenami, aby požadovaný list nezmizol alebo nebol nahradený tretími stranami. Na čom skutočne záleží:

1. Zošitý stoh dokumentov by mal byť očíslovaný na okrajoch.
2. Na zadnej strane stohu by mala byť nálepka, ktorá zabráni odstráneniu listov. Za týmto účelom je upevnený lepidlom a na ňom je umiestnená pečať organizácie, čiastočne na nálepke, čiastočne na hárku, na ktorom je pripevnená.
3. Na nálepke je napísané: „Šité, očíslované<количество листов цифрами>(počet listov slovami), čipkovaný, zapečatený. Uvádza sa aj podpis a prepis, zvyčajne vedúci alebo osoba, ktorá dokumenty pripravila.

Spôsoby flash dokumentov

Prvou, najbežnejšou možnosťou je prepichnúť stoh hrubou ihlou alebo šidlom a prešiť niťou. Alebo urobte otvory dierovačom. Mimochodom, táto možnosť je výhodnejšia. Ak je balík dokumentov umiestnený v zakladači, je možná nepríjemná situácia: dierovač môže „rozbiť pečať“, jednoducho pretrhnúť vlákno, ktoré drží papier pohromade.

Podľa tradície niekoľkokrát prevlečte niť cez otvory a upevnite ju na uzol. Konce nití nechajte vytŕčať spod nálepky.

Ak je potrebné predložiť zošité a overené doklady, ručne alebo s pečiatkou uvedieme „správnu kópiu“, podpis a odpis osoby, ktorá doklady osvedčuje, jej funkciu a dátum vytvorenia balíka.

Ďalšiu možnosť, ako zošívať dokumenty – mimochodom „know-how pre lenivých“, prezrel daňový úrad: stačí ju zošiť a na kancelárske sponky, ako obvykle, prilepiť nálepku a nalepiť tuleň.

Zvyčajne by sa dokumenty mali zošívať od okraja listu - v strede, ale nie je zakázané zošívať listy cez ľavý horný roh. Pre veľké objemy sa používajú špeciálne zariadenia - viazacie stroje.

Koľko otvorov urobiť, ako zošívať dokumenty?

Toto nie je takmer nikdy regulované, rovnako ako materiál vlákna, požiadavka je len na pevnosť, no, aby existovala. Najjednoduchšou možnosťou je urobiť dve dierky, to je samozrejme minimálne množstvo, keď potrebujete zošívať dokumenty, vyrobiť väčší počet väčšinou nie je zložité. Robiť otvory na zošívanie dokumentov je však jedna vec, ale šiť dokumenty niťou druhá. Preto potrebujeme dve videá, na najjednoduchšie (ale krásne) šitie a na najzložitejšie.

Ako flashovať dokumenty s 2 otvormi (v skutočnosti s otvormi)

Ako zošívať a certifikovať dokumenty - stanovisko ministerstva financií

Otázku „ako zošiť dokumenty“ najčastejšie kladú tí, ktorí dostali od daňového úradu požiadavku na predloženie overených kópií primárnych dokumentov. V tomto prípade nie je jasné, ako zabaliť. Či je potrebné certifikovať každý list samostatne, alebo dať „správnu kópiu“ až na posledný list zakladača. Ministerstvo financií mení „svedectvo“ pomerne často, napríklad k tomuto prípadu bol vydaný list ministerstva financií zo dňa 08.07.14 č. 03-02-РЗ / 39142. Hovorí sa, že môžete zaistiť celý firmvér a zanechať značku na poslednom hárku. Ale za nasledujúcich podmienok:

1. Dokument musí mať čitateľné všetky podpisy a pečate.
2. Akýkoľvek list z balíka je možné kopírovať bez narušenia integrity firmvéru.
3. Firmvér musí byť silný.
4. Listy v balení sú očíslované a ich počet je označený číslami a slovami na nálepke.
5. Dokumenty musia byť overené podpisom a pečaťou.

O niekoľko mesiacov neskôr však ministerstvo vydalo list z 29. októbra 2014 č. 03-02-07 / 1 / 54849 s iným vysvetlením: Daňový poriadok neustanovuje predloženie kópií dokladov daňovému úradu v zakladači, overené na zadnej strane poslednej strany posledného dokumentu. Pravidlo „čo sa nesmie, to je možné“ pozná vlastne každý, v tomto prípade sa ministerstvo financií drží pravidla „čo nie je uvedené v daňovom poriadku, to dopíšeme my“. To znamená, že kým to nebolo vysvetlené, bolo možné „premyslieť“, ale s vydaním zodpovedajúceho listu sa už objavuje nové pravidlo. Argumentácia na ministerstve financií je nasledovná: bolo prijaté rozhodnutie Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu zo dňa 5. novembra 2009 č. KA-A41 / 11390-09, v ktorom sa uvádza, že pod slovami „kópie overené č. overená osoba“, ktorá je uvedená v článku 93 ods. 2 daňového poriadku Ruskej federácie, by sa malo chápať tak, že úradník organizácie osvedčuje kópie dokumentov tým, že na ne uvedie potrebné podrobnosti, ktoré im dávajú právnu silu. To znamená, že každý hárok, ktorý predložíte daňovému úradu, musíte osvedčiť samostatne. Ako však už bolo uvedené v článku, je potrebné postupovať podľa pokynov oddelenia, kde sa chystáte odovzdať / zošívať dokumenty, mimochodom, je to uvedené aj v špecifikovanom GOST. Áno, áno, dožili sme sa doby, keď samotný štát v GOST naznačuje variabilitu pravidiel a potrebu ich každoročnej kontroly!

Ahoj! Dnes vám povieme, ako správne a bez problémov zakladať dokumenty. Každý podnik alebo jeho štrukturálne oddelenie, bez ohľadu na jeho veľkosť, aspoň raz čelil takej potrebe, ako je podávanie dokumentov.
Táto potreba vzniká, ak sa dokumenty pripravujú na archiváciu alebo na rôzne právne postupy. Existuje niekoľko spôsobov, ako ukladať dokumenty, ktoré zvážime v tomto článku.

Ukladanie dokumentov v podniku

V každom podniku sa v priebehu roka generuje iný objem dokumentov, z ktorých niektoré musia byť po uplynutí doby uloženia presunuté do archívu. Táto kategória zahŕňa dokumentáciu, ktorá už bola vykonaná, alebo dokumenty súvisiace priamo so zamestnancami organizácie. V súlade so stanoveným postupom podliehajú dokumenty odovzdaniu do archívu po uplynutí roka od ukončenia ich obehu v kancelárskej práci.

Zodpovednosti, ktoré zahŕňajú prípravu dokumentov a ich priame odovzdanie do archívu, môžu byť pridelené zamestnancom podniku, ktorí sú osobami zodpovednými za tok dokumentov. V niektorých prípadoch môžu byť takéto povinnosti pridelené tajomníkovi, účtovníkovi alebo inej zodpovednej osobe. V ktorejkoľvek z opísaných možností musí byť takáto povinnosť zabezpečená objednávkou.

Okrem toho môže byť do prípravy dokumentácie na archiváciu zapojený aj sekretariát samostatného oddelenia. V každom prípade je prenos dokumentácie možné vykonať až po ich definitívnom a úplnom vykonaní a nič iné.

Kroky pri ukladaní dokumentov

Tento postup možno rozdeliť na niekoľkých etáp:
Dokumentácia musí prejsť povinnou kontrolou správnosti jej rozdelenia do príslušných skupín dokumentov;
Je potrebné začať správne ukladať dokumenty;
Kontrola číslovania strán dokumentov;
Je potrebné vhodným spôsobom vydať nápis sprievodného charakteru;
Nezabudnite urobiť internú inventúru všetkých dokumentov;
Oprava údajov uvedených na väzbe (v prípade potreby). Tu hovoríme o tom, že možno došlo k zmenám v názvoch podniku, jeho registračnom indexe, zmenám v termínoch alebo titulkoch. Vo všetkých týchto prípadoch musia byť zmeny zaznamenané na väzbe;
Vykonávanie inventarizácie dokumentov, ktoré sa spracúvajú.

Zdá sa, že je možné čiastočne archivovať dokumenty, ak doba ich uchovávania nepresiahne desať rokov.

Navyše je to povolené:
Neorganizujte dokumentáciu;
Nečíslujte celú dokumentáciu;
Odmietnite použiť certifikačný nápis;
Odmietnite flashovú dokumentáciu.

Legislatívna úprava fungovania podania listín

Správa dokumentov a súvisiaca kancelárska práca sú veľmi zložité procesy. Často dochádza k situáciám, keď sa dokumenty už pripravené a uložené v archíve môžu vrátiť z dôvodu nesprávneho vyhotovenia. To vedie k prirodzenej otázke: ako správne ukladať dokumenty? Túto operáciu upravujú Metodické odporúčania v oblasti kancelárskej práce. Tieto odporúčania sú právne stanovené nariadením Spolkového archívu, ktoré nadobudlo účinnosť 23. decembra 2009.

Práve tento legislatívny akt stanovuje odporúčania týkajúce sa postupu pri podávaní dokumentov. Mali by sa dodržiavať, aby sa predišlo vráteniu nesprávne vyhotovených dokumentov a odmietnutiu archívu prijať ich na uloženie.

Interný archív každej organizácie môže uchovávať dokumenty po určitú dobu, po ktorej musí byť dokumentácia odovzdaná na uloženie do štátneho archívu, prípadne zlikvidovaná, ak to zákon umožňuje.

Archívne obdobia uchovávania

Legislatíva prísne upravuje lehoty, počas ktorých musia byť dokumenty uchovávané. Tieto podmienky priamo závisia od typu dokumentácie:
75 rokov by mali byť uložené obchodné knihy, notárske zápisnice, dokumentácia týkajúca sa personálu;
75 rokov uchovávajú všetky dokumenty súvisiace s privatizačným konaním (prevod objektov štátneho bytového fondu do vlastníctva súkromnej osoby);
Patentová dokumentácia k vynálezom sa uchováva 20 rokov;
Dokumentácia týkajúca sa investičnej výstavby sa uchováva 20 rokov;
Dokumentácia súvisiaca s realizáciou projektovej činnosti sa archivuje 20 rokov;
15 rokov by sa mali uchovávať rôzne druhy vedeckých prác a výskumu;
Všetka archívna dokumentácia organizácie, ktorej činnosť súvisí s poľnohospodárstvom, sa uchováva 5 rokov;
5 rokov uchovávania rôznych druhov dokumentácie súvisiacej s filmovou a fotografickou činnosťou;
3 roky - foto a video dokumentácia.

V prípade likvidácie alebo reorganizácie podniku musí byť všetka dokumentácia, ktorá nemá lehotu uloženia, odovzdaná na uloženie do štátneho archívu. Dokumenty týkajúce sa personálu podniku sú tiež predmetom prevodu.

Ak ide o neštátnu organizáciu, potom v tomto prípade legislatíva ustanovuje osobitnú úpravu vzťahov. Konkrétnejšie platí táto zásada: zákon vyžaduje uzavretie zmluvy s Federálnou archívnou službou, ale ak dôjde k oneskorenému uzavretiu takejto dohody (z akýchkoľvek dôvodov), archív je povinný prijať iba balík dokumentov, ktorý je priamo súvisí s organizáciami zamestnancov. O osude zostávajúcich dokumentov a následnom mieste ich uloženia by však mal rozhodnúť predseda komisie pre likvidáciu podniku.

Dokumenty na flashovanie :
V súlade so zákonom všetka dokumentácia, ktorá pozostáva z dvoch alebo viacerých strán, podlieha firmvéru. Toto pravidlo platí aj pre dokumenty zákonnej povahy. Je dôležité, že dokumenty, ktoré nepodliehajú prevodu na uloženie do archívu, samozrejme nemôžu byť flashované.

Prečo možno budete musieť flashovať dokumenty

Hlavným faktorom ovplyvňujúcim potrebu flash dokumentácie je, že sa týmto spôsobom snažia chrániť dokumenty pred prípadným stiahnutím alebo zámenou jej jednotlivých listov. Preto dokumenty podliehajú firmvéru pomocou vlákien a ich číslovanie. Dokumentácia je potom zapečatená.

Zoznam dokladov na flashovanie obsahuje doklady účtovného a personálneho charakteru, ako aj účtovné knihy o zisku organizácie a ďalšie obzvlášť dôležité zmluvy.

Dodatočný zoznam dokumentov, ktoré sa majú vyhotoviť, môže zahŕňať kópie a preklady, ktoré boli overené notárom.
Dokumenty, ktoré boli naformátované týmto spôsobom, sa oveľa ľahšie ukladajú a zaberajú oveľa menej miesta. Navyše, viazanie závitov a následné tesnenie vám umožní mať istotu, že dokumentácia bude mať celistvý vzhľad. V súčasnosti nie sú vynájdené alternatívne metódy, ktoré spĺňajú zákon.

Ako založiť dokumenty a odovzdať ich do archívu

Po úplnom vykonaní všetkej potrebnej dokumentácie, ktorá sa má archivovať, je posledným krokom podanie. Ak chcete začať ukladať dokumenty, predpokladá sa, že všetky kovové predmety, ako sú špendlíky, sponky a sponky, sú úplne odstránené. Potom sa dokumenty vyberú zo zakladača.

Ak sú dokumenty už riadne vyplnené, pridá sa k nim prázdny hárok, na ktorom je napísaný sprievodný nápis. Navyše na začiatok zásobníka dokladov môžete pridať aj hárky, ktoré budú použité na zostavenie internej inventarizácie. Alternatívou môžu byť špeciálne pripravené inventárne formuláre.

Koľko listov je možné uložiť do jedného priečinka

Zákon stanovuje maximálny počet listov, ktoré možno zošiť dohromady a tvoria tak jeden prípad. Puzdrá teda musia byť vyplnené tak, aby celkový počet strán nepresiahol 250 kusov. Je pravdepodobné, že v priebehu roka podnik zhromaždil veľké množstvo dokumentov, ktoré by mali byť archivované. V tomto prípade sú rozdelené do samostatných zväzkov obsahujúcich až 250 listov. V štandardnom postupe sa firmvér vykonáva pomocou pevného krytu.

V prípade, že listy majú iný formát, firmvér takéhoto zväzku sa musí vykonať pomocou štyroch bodov vpichu. To vám umožní najbezpečnejšie spojiť listy rôznych veľkostí.

Pri prelepovaní dokumentácie, ktorá má dlhú trvanlivosť, je dovolené prelepovať listy spolu s obalom, to znamená skrz-naskrz.

V prípade dokumentácie, ktorá má štandardnú dobu uchovávania, sa zošívanie vykonáva nasledovne: šitie začína od hárku, ktorý nasleduje po väzbe. Potom sa na prvý list položí kartónový pás, po ktorom sa celá vec zošije. Kartónová vložka sa používa na ochranu závitov pred opotrebovaním.

Stojí za to pamätať, že dokumentáciu je možné uložiť navždy, takže by ste mali kontrolovať hranice firmvéru. To znamená, že vlákna by nemali byť na texte a mali by byť ľahko čitateľné aj po postupe firmvéru.

Je povolené ukladať dokumenty priamo do zakladača. Ale len vtedy, ak doba uchovávania tejto dokumentácie nepresiahne 10 rokov.
V niektorých podnikoch sa používa špeciálny stroj - brožúra. Tento spôsob zošívania dokumentov je však prijateľný len pre interné úložisko a je neprijateľný pre archívny zakladač.

Ďalším krokom pri príprave dokumentov je ich číslovanie. Číslovanie sa vykonáva pre pohodlie pri práci s dokumentáciou. Vyrába sa čiernou ceruzkou alebo špeciálnym číslovacím strojom. Čísla strán sú umiestnené v pravom hornom rohu dokumentu iba na prednej strane. Pri číslovaní je dôležité pamätať na to, že čísla strán by sa nemali prekrývať s hlavným textom a číslovanie pomocou farebných ceruziek alebo atramentu je zakázané.

Na uľahčenie zošívania dokumentov môžete použiť archívne zakladače, vŕtačku, ale aj zakladač.

Samostatná norma platí pre blikajúce doklady týkajúce sa bankových hotovostných operácií. V tomto prípade môže byť hrúbka už zošitého priečinka na dokumenty až 10 centimetrov.

Prípravné práce na dokumentoch firmvéru

Predtým, ako začnete šiť, musíte zarovnať celý stoh papierov. Ak sú papiere rôznych veľkostí, musia byť položené tak, aby bolo vhodné ich prepichnúť.

Po dokončení pokládky je potrebné urobiť vpichy alebo vyvŕtať otvory pomocou špeciálneho stroja alebo konvenčnej vŕtačky, aby bolo možné neskôr ľahko zakladať dokumenty. Počet otvorov môže byť od 2 do 5. Niektoré špecializované stroje dokážu niť aj okamžite navliecť do pripravených otvorov. Ak dôjde k vŕtaniu pomocou bežnej vŕtačky, je potrebné dbať na to, aby sa otvory nepohybovali.

Ručné šitie niťami

Pri ručnom šití dokumentov pomocou nití budete potrebovať ihlu a nite. Firmvér sa vykonáva cez dva otvory. Po blikaní musia byť konce vlákna zviazané a na zadnej strane dokumentu a potom na vytvorený uzol prilepiť malý pás papiera.

Potom je potrebné vyhotoviť certifikačný nápis s údajmi o počte podaných listov a o tom, kto spis overil. Tento postup sa vykonáva tak, že potlač a nápis vyčnievajú za hranice nalepeného pásu papiera.

Potom strany podliehajú povinnému číslovaniu. Ako ukazuje prax, nie je také ťažké ukladať dokumenty ručne, ak je však zošitých viac ako 5 listov, je už dosť problematické ich prepichnúť ihlou. V tomto prípade je povolené použitie dierovača.

Šnurovanie s dierovačkou

Ako sme už spomenuli, je dosť problematické prepichnúť viac ako 5 listov dohromady, takže môžete použiť dierovače alebo elektrické dierovače. S takýmto firmvérom musíte urobiť nasledovné: umiestniť 4 otvory na pole dokumentov, ktoré sa majú zošívať, pričom dbajte na to, aby text zostal čitateľný, potom šnurovanie.

Šnurovaniu podliehajú listiny overené notárom, zmluvy, pokladničné knihy, doklady bankového typu, ako aj evidenčné denníky a osobné spisy.

Sprievodné nápisy pri podávaní dokumentov

Po ukončení postupu viazania a číslovania dokumentov je potrebné vyhotoviť certifikačný nápis. Certifikačný nápis spravidla nevyhnutne obsahuje informácie o počte zošitých strán a o vlastnostiach dokumentov zahrnutých vo firmvéri a potom pripojených k zadnej časti puzdra.

Certifikačný list musí byť podpísaný vedúcim organizácie.

Tiež je potrebné poznamenať, že sprievodný nápis musí obsahovať podpis zodpovednej osoby a jeho prepis. Potom sa tiež nalepí na puzdro, zafixuje uzol firmvérových závitov a certifikuje odtlačkom pečate, ktorý sa umiestni na okraj nálepky a samotného listu puzdra.

Dúfame, že ste správne pochopili, ako ukladať dokumenty v podniku.

Ako zošívať dokumenty niťou?

Problém firmvéru zaujíma predovšetkým zamestnanca, v ktorého pracovnej náplni je táto povinnosť predpísaná. Najčastejšie bremeno tohto „remesla“ padá na krehké plecia personalistov a účtovníkov. Je veľmi dôležité zdokonaliť svoje zručnosti: nesprávne vytvorený firmvér môže byť sám zdrojom rôznych problémov, ak zmizne akýkoľvek dôležitý list z dokumentácie.

Ako teda správne zošívať dokumenty niťou (krok za krokom) a na čo to slúži?

V podstate sa pri kancelárskej práci blýskajú personálne a účtovné doklady, ktoré majú byť uložené viac ako desať rokov. Od júla 2013 je možné predkladať základné dokumenty a žiadosti Federálnej daňovej službe na registráciu a nie ich spájať.

Ako správne zošívať dokumenty niťou: fotografia krok za krokom

Krok 1. Vybavenie

• Uistite sa, že výsledný stoh nepresahuje 250 listov a jeho hrúbka je menšia ako štyri centimetre.
• Pridajte prázdny hárok do bloku pre sprievodný nápis. Na začiatku môžete dodatočne pripojiť listy pre interný inventár.
• Parametre archívnej knihy - maximálne 32 x 23 cm.

Krok 2. Číslovanie

Použite špeciálny čitateľ alebo čiernu ceruzku. Vložte čísla strán. Ich miesto je v pravom hornom rohu prednej strany. Čísla by sa nemali prekrývať s hlavným textom. Popis sa pri očíslovaní nepočíta ako strana.

Ak je vo zväzku list, ktorý nie je zahrnutý vo formáte, možno ho na jednom okraji olemovať a zložiť a očíslovať ako jeden list. Ale ak je zložená plachta v strede olemovaná, treba to počítať ako dve plachty. Ilustrácie sú očíslované na zadnej strane listu.

Krok 6 Firmvér

Dokumenty s dlhou životnosťou je možné prešívať spolu s kartónovým obalom. Všeobecne uznávaným postupom je však začať s viazaním od listu po väzbe.

Na prvý list položte kartónový pás. Tým sa zabráni rýchlemu rozstrapkaniu nite.

Dokumenty sú zošité dvakrát.

S tromi vpichmi: začnite zošívať papier zo zadnej strany, od stredu vpichu, nechajte asi 7 cm nite.

Z prednej strany vložte niť do horného otvoru.

Ihla bola vzadu; pošlite ho do spodnej punkcie.

Nechajte tiež aspoň sedem centimetrov nite. Tento zvyšok nite spojte s predchádzajúcim zvyškom a uviažte uzol.

Štyri otvory: začnite šiť od druhého vpichu zhora. Potom vložte ihlu do horného otvoru a potom späť do druhého otvoru zhora.

Potom by mala ihla spadnúť do tretieho otvoru a ďalej zozadu do štvrtého. Nakoniec vpichnite ihlu do tretieho vpichu spredu.

Po uviazaní uzla by malo zostať 5-6 cm voľnej nite.

Krok 7. Pečatenie a certifikácia

Prilepte kúsok hodvábneho papiera tak, aby bol uzol aj niektoré visiace nite zakryté. Hrubý papier na tieto účely nemožno použiť: uzol by mal byť jasne viditeľný.