Úspešní ľudia sa líšia od neúspešných v jednej hodnotnej vlastnosti – zručnosti. Kompetentné a efektívne obchodné plánovanie dokáže realizovať aj tie najodvážnejšie a. Schopnosť plánovať a dodržiavať zostavený harmonogram činností znamená cieľavedomosť a organizáciu. Súbor všetkých týchto vlastností je charakteristický pre úspešných podnikateľov, ktorí dosahujú všetko.

Ak chcete realizovať svoj potenciál, venujte pozornosť. Mnoho podnikateľov sa uchýli k jej pomoci, pretože bez základného plánovania nie je možné dosiahnuť uspokojivý výsledok. Jednou z najužitočnejších a najcennejších techník riadenia času je Eisenhowerov princíp.

Dwight D. Eisenhower, rodák z Texasu, prežil zaujímavý život, ktorý sa podpísal na histórii Spojených štátov. Kreatívna povaha dokázala prekonať veľmi kontroverznú životnú cestu. Napriek schopnostiam umelca vyštudoval vojenskú akadémiu a dostal sa do hodnosti generála. Vo svete je však známy ako 34. prezident Spojených štátov amerických. Práve on sa stal autorom slávneho Eisenhowerovho princípu v time managemente.

Vedieť určiť priority

Zmyslom zásady je, že všetky prípady a úlohy by mali byť rozdelené podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Referenčný bod sa považuje za životne dôležitý postoj, teda za to, čo sa vo všeobecnosti všetko robí. Eisenhowerov princíp je rozdelený do štyroch komponentov:

1 . Dôležité – urgentné záležitosti.

2 . Dôležité – neurgentné veci.

3 . Naliehavé – nedôležité veci.

4 . Neurgentné – nedôležité veci.

Na základe klasifikačného zoznamu môžete začať plánovať. Najdôležitejšou vecou pri zachovaní princípu je schopnosť pochopiť rozdiel medzi dôležitými a nedôležitými záležitosťami, naliehavými a nenaliehavými. Miera dôležitosti sa určuje na základe stanoveného globálneho cieľa. Napríklad úloha odseku 1 je mimoriadne dôležitá, pretože jej zlyhanie povedie ku kolapsu globálneho cieľa. Najprv sa musíte zamyslieť nad vecami, ktoré vás posúvajú k zamýšľanému cieľu. Ak vidíte, že predpísaná úloha v zozname nesúvisí s celkovým cieľom, tak patrí do bodu 4. Môžete ju hodiť do koša a zabudnúť. Dekódovanie Eisenhowerovho princípu je nasledovné:

1. Prvé položky na zozname plánu budú venované prípadom, ktoré priamo súvisia s globálnym cieľom. Vyžadujú si okamžitú implementáciu, pretože akékoľvek oneskorenie môže výrazne spomaliť alebo viesť ku kolapsu organizácie.

2. Druhý odsek sa týka prípadov súvisiacich s dôležitými rokovaniami, stretnutiami, nadväzovaním kontaktov. Sú to úlohy súvisiace so spoločným cieľom, pomáhajú pri rozvoji podnikania a posúvajú ho vpred. Ich realizácia však nie je naliehavá.

3. Úlohy tretieho odseku nesúvisia s dosiahnutím celkového cieľa. Takéto prípady sú naliehavé, ale nie dôležité. Kompetentný vedúci ich zverí svojmu tímu. Úlohy v tejto kategórii si spravidla nevyžadujú zásahy nadriadených. Delegujte a starajte sa o dôležité úlohy.

4. Tento odsek obsahuje úlohy, ktoré v žiadnom prípade nesúvisia s cieľom. Navyše nie sú naliehavé a nemajú užitočný koeficient. Môžu to byť záležitosti týkajúce sa zábavy, voľného času atď.

Úspešné zavedenie Eisenhowerovho princípu do práce pomôže rýchlo a efektívne dosiahnuť ciele a zámery. Vývoj a implementácia princípu si samozrejme vyžiada určitý čas. Ale keď sa všetko zlepší a dostane sa do koľají, výsledky prekročia očakávania. Strávený čas sa rýchlo vráti, ostáva už len žať benefity v podobe ďalšieho úspechu!

Namiesto toho, aby sme mali čas na skutočne dôležité veci, často mrháme energiou na naliehavé, no menej dôležité veci.

Málokedy sa stane, že dnes alebo tento týždeň je potrebné dokončiť dôležitú úlohu, zatiaľ čo naliehavú úlohu zvyčajne hľadáme okamžite.

Opýtajte sa sami seba:

Som zvyknutý „ponáhľať sa“ od jednej naliehavej úlohy k druhej?

Zostávajú v dôsledku toho skutočne dôležité úlohy nesplnené?

Pravidlo, ktoré navrhol americký generál Dwight Eisenhower, je jednoduchým pomocným nástrojom najmä pre tie prípady, keď sa treba rýchlo rozhodnúť, ktorej úlohe dať prednosť. Podľa tohto pravidla sa priority stanovujú podľa kritérií, akými sú naliehavosť a dôležitosť prípadu.

V závislosti od stupňa naliehavosti a dôležitosti úlohy existujú štyri možnosti ich hodnotenia a (v konečnom dôsledku) dokončenia:

1. Naliehavé/dôležité záležitosti.

Mali by byť prijaté okamžite a mali by ste ich vykonať sami.

2. Naliehavé/menej dôležité veci.

Tu existuje nebezpečenstvo, že upadnete pod „tyraniu“ zhonu a v dôsledku toho sa úplne poddáte riešeniu konkrétnej úlohy, pretože je naliehavá. Ak to však nie je také dôležité, malo by byť v každom prípade delegované, pretože na jeho implementáciu nie sú potrebné žiadne špeciálne vlastnosti.

3. Menej naliehavé/dôležité úlohy.

Netreba ich robiť urgentne, väčšinou môžu počkať. Ťažkosti sa tu skôr či neskôr zmenia na naliehavé a musíte ich čo najskôr vyriešiť vy osobne.

Preto vám odporúčame: preveriť si stupeň dôležitosti a vyskúšať úlohy tohto typu úplne alebo čiastočne, aby ste ich zverili svojim zamestnancom. Spolu s tým, že sa vyložíte, môžete prispieť k zvýšeniu motivácie v práci a kvalifikácii svojich podriadených tým, že ich poveríte zodpovednými úlohami.

4. menej naliehavé/menej dôležité úlohy.

Prípady tejto kategórie sa veľmi často usadzujú na stole, ktorý je už posiaty papiermi. Ak zrazu začnete robiť tieto veci a zabudnete na úlohy prvej kategórie, potom by ste sa nemali sťažovať na preťaženie prácou. Ani vašich podriadených by ste nemali brať za úlohy tejto skupiny.

Vyhnite sa nepodstatným a nie naliehavým úlohám!

Naberte odvahu a používajte odpadkový kôš (objekt „K“ na obrázku) častejšie!

Ak budete svoje úlohy dôsledne kategorizovať v súlade s Eisenhowerovým princípom, výrazne zvýšite svoju produktivitu (produktivitu, efektivitu)!

Ešte raz, argumenty na podporu tohto záveru:

Začnete najdôležitejšími úlohami a sústredíte sa výlučne na ne. Vyložíte sa na skutočne dôležité manažérske funkcie a motivujete k práci svojich podriadených.

Svojich zamestnancov vťahujete do svojej sféry zodpovednosti a dávate im pokyny na vykonávanie nielen menej dôležitých (rutinných) úloh.

Môžete zvýšiť nároky na svojich podriadených a povzbudiť tých, ktorí majú zodpovedajúce schopnosti.

Ukrajinská spoločnosť „DIS“ už dlhé roky vyrába, montuje a predáva rôzny nábytok na mieru. Za roky svojej existencie si tisíce obyvateľov Kyjeva nainštalovali skutočne kvalitné a,…

Často nakupujem stavebný materiál a náradie v internetovom obchode taurus-2000.com.ua. Spoločnosť Taurus-2000 ponúka tovar vysokej kvality a za najprijateľnejšie ceny. Naposledy som potreboval kovový kábel. Samozrejme, …

Ani jedna autoklimatizácia nemôže fungovať bez takej látky, ako je freón. Z času na čas je potrebné ho vymeniť a pred majiteľmi automobilov vzniká otázka, aký druh freónu je vhodný ...

Eisenhowerov princíp

Eisenhowerov princíp vám pomôže začať s vašimi úlohami a pracovať v poradí podľa vašich priorít. A aby ste to urobili, najprv si položte otázku: sú tieto záležitosti dôležité alebo naliehavé?

Eisenhowerov princíp umožňuje kombinovať iba dve kritériá – dôležité a naliehavé, čím sa získajú štyri triedy priorít. Pre úspešné plánovanie musíte analyzovať a klasifikovať všetky úlohy, ktoré sú pred vami. A následne si zostavíte hierarchický zoznam, vďaka ktorému budete vedieť, čo, kedy a ako máte robiť.

A-priorita: toto sú veci, ktoré treba urobiť dnes, pretože sú naliehavé a potrebné.

B-priorita: dôležité veci, ktoré dnes nemusíte robiť. Doprajte si pravidelne čas robiť veci B a nájdite si pre ne miesto vo svojom rozvrhu. Splnenie úloh v tejto skupine zabezpečí úspech a priblíži vás k zamýšľanému cieľu.

Prípady B sú veľmi často jednoducho odložené, pretože nie sú naliehavé. Napriek tomu ich včasná implementácia zabráni mnohým problémom.

B-priorita: zručnosti, majstrovstvo, čo sa nám javí ako naliehavá záležitosť, ale nie je dôležitá. Patria sem: schopnosť zachovať pokoj, delegovať svoje povinnosti (takpovediac „schopnosť posielať delegácie“) alebo povedať „nie“. Získate tak čas na riešenie dôležitých úloh zo skupiny B.

G-priorita: to zahŕňa záležitosti, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Pokojne ich môžete odložiť do šuflíka alebo ak ide o termíny či určité úlohy, odmietnuť alebo jednoducho delegovať na niekoho iného. Vedome sa na chvíľu zablokujte v robení D-vecí, ktoré vám umožnia relaxovať a zabaviť sa v tých najstresujúcejších dňoch.

Stanovenie priorít: Urob to správne

1. Všetky svoje úlohy a povinnosti si rozdeľte do vyššie uvedených skupín A, B, C a D. Oddelíte tak „nevyhnutné“ od „zbytočných“.

2. Pamätajte: „dôležité“ sa zásadne líši od „naliehavé“. „Dôležité“ približuje váš cieľ, ale nemusí byť nevyhnutne „naliehavé“. „Naliehavé“ si na druhej strane vyžaduje vašu okamžitú pozornosť.

3. Venujte pozornosť takzvanému „pravidlu priority“: „dôležité“ je pred „naliehavé“. Nie je potrebné robiť všetko, čo si vyžaduje zhon. Snažte sa už viac nepodliehať diktatúre naliehavého, pretože v ňom číha nasledujúce nebezpečenstvo: začne nás rozptyľovať to, čo je naliehavé, ale absolútne nedôležité a nie povinné.

4. Pre rozumné plánovanie vášho času bude veľmi užitočná táto rada: vždy začnite pracovať s úlohou číslo 1 v skupine A, a nie s úlohou číslo 3 alebo 4, bez ohľadu na to, aké atraktívne a zaujímavé môžu byť. Ak ste do konca pracovného dňa nezvládli všetky úlohy a prípady zo skupiny A, pokračujte v práci s nimi nasledujúci deň. Nerobte ďalšie úlohy, kým neskončíte s prvými.

5. Každý deň pracujte na nejakej úlohe zo skupiny B, ktorá si vyžaduje veľa času. Spolu s každodennými aktivitami by ste mali myslieť aj na svoje „strategické“ dôležité úlohy a ciele. Len tak si budete môcť zabezpečiť zajtrajší úspech už dnes.

Uvedomte si raz a navždy, že nikdy nebudete mať dosť času na všetky veci, ktoré by ste chceli robiť, a na všetky veci, ktoré od vás ostatní chcú. Uistite sa, že svoj čas využijete len na veci, ktoré sú pre vás skutočne dôležité a ktoré môžu posunúť váš cieľ. A čas môžete vyhrať iba vtedy, ak sa naučíte povedať „nie“ a odmietnete robiť zbytočné veci.

Pozrite si miniprednášku Evgenyho Nedelina „Princíp Eisenhowera“

Školiace programy, ktoré by vás mohli zaujímať:

• Riadenie zamestnancov vo výrobe

Hodnotenie príspevku:

Je známe, že každá minúta strávená plánovaním aktivít, ušetrí 10 minút vykonávania. Naplánovanie práce na nasledujúci deň trvá 10-12 minút. Zároveň je dôležité pochopiť, že na začiatku pracovného dňa bude rovnaké plánovanie trvať asi hodinu. prečo? Dôvod môže byť naznačený bežnou frázou "najskôr musíte zhromaždiť svoje myšlienky."

Ráno je to náročnejšie na plánovanie, keďže mozog sa pomaly prebúdza a vstupuje do aktívnej fázy práce. Jedna vec je zobudiť sa s každodennou rutinou a len nasledovať plány, bez ohľadu na to, čo sa im snaží prekážať, druhá vec je snažiť sa naplánovať si deň, ktorý sa už začal, keď sa vyskytnú všelijaké spoločenské drobnosti, obraty, nečakané hovory. vtrhne dovnútra. To všetko odvedie pozornosť od stanovenia priorít a načasovania.

takze minúta plánovania ušetrí 10 minút reálneho času, to znamená, že 10-12 minút na konci pracovného dňa ušetrí 100-120 minút nasledujúceho dobre naplánovaného dňa, to znamená, že zvýšia dennú produktivitu o 25%, čo môže byť až 4-5 plných -uložené ušetrené pracovné dni v mesiaci. okrem toho vypracovanie jasného plánu dňa nielen šetrí čas, ale zvyšuje efektivitu.

Žánrové zákony: Paretov a Eisenhowerov princíp

Sú dve priority princíp plánovaniačokoľvek, vrátane pracovného dňa.

Toto je Paretov princíp vyznávajúci účinok koncentrovaného stresu, a eisenhowerov princíp- princíp odstupňovania podľa priorít. Paretov princíp využíva hypotézu, že sústredenie sa na najdôležitejšiu činnosť má najväčší vplyv na dosiahnutie požadovaných výsledkov (pravidlo 20/80: 20% sústredenia sa na najdôležitejšie problémy vedie k 80% výsledkov) .

Eisenhowerov princíp rozdeľuje úlohy podľa dôležitosti a naliehavosti na úlohy A, B a C (A - dôležité a naliehavé; vykonať ihneď; B - dôležité, nie súrne; určiť termíny alebo časové úseky na splnenie; C - nie dôležité, ale naliehavé - ideálne delegát).

V súlade s týmito zásadami Každý deň musí mať plán, pozostávajúci z dôležitých prípadov, ktorým musíte venovať aspoň 20 % času, ako aj z menej dôležitých prípadov. Zároveň je v ideálnom prípade potrebné rozdeliť veľké úlohy na malé a delegovať právomoci, ak je to prípustné.

Najvyššiu prioritu by mali mať aj úlohy, ktoré si vyžadujú väčšie úsilie (napríklad vypracovanie novej stratégie, otázka rekonštrukcie atď.). Odborníci odporúčajú zaradiť do tejto skupiny „nepríjemné“ úlohy, ktorých vykonávanie môže spôsobiť zlú náladu.

Pri plánovaní je veľmi dôležité porozumieť najprioritnejším oblastiam a nedopustiť, aby vás obrat, požiadavky na spoločenskú aktivitu (tak či onak trávime nejaký čas komunikáciou s kolegami) a iné momenty, aby vás odviedli od trasy stanovenej „mapu dňa“. Odporúča sa tiež neplánovať na jeden deň viac ako tri dôležité a celkovo viac ako desať prípadov; a zároveň si naplánujte najdôležitejšie, ťažké a najmenej príjemné úlohy na pre vás najpriaznivejšiu dobu pracovného dňa.

Samozrejme, každý sme iný a každý môže sledovať svoj najproduktívnejší čas, no pre každodennú rutinu existujú určité všeobecné pravidlá. Napríklad sa verí, že produktivita práce môže skutočne závisieť od dňa v týždni (pondelok nie je pre nové globálne záležitosti, vrchol pracovnej aktivity pripadá na utorok od 10:00 do 13:00). Teoreticky aj časovo na plnenie kreatívnych či náročných úloh by ste si mali zvoliť intervaly od 10. do 12. hodiny a od 15. do 17. hodiny.

V tomto kontexte plánovaniu možno pomôcť sledovaním spoločného vzoru, ktorá definuje časové intervaly pre denné rutiny a pre riešenie záležitostí každého konkrétneho dňa.

Môže to vyzerať nejako takto:

• 9:00-10:00 - pošta, instant messenger (je dôležité vypnúť nástroje okamžitej komunikácie v čase hlavnej práce, inak nedôjde k úspore času), zosúladenie predtým vytvoreného plánu;
• 10:00-12:00 - práca na dôležitých úlohách;
• 12:00-13:00 - obed, pošta, poslíčkovia, časová rezerva;
• 13:00-15:00 - práca na aktuálnych úlohách;
• 15:00-17:00 - práca na dôležitých úlohách;
• 17:00-18:00 - mail, instant messenger, urgentné a nedôležité záležitosti, plánovanie zajtrajška.

Ak existuje šablóna, zostáva presne naplánovať konkrétne úlohy v blokoch A, B a C. Ak je to možné, ako sme už uviedli, veľké prípady je potrebné rozdeliť a malé homogénne úlohy by sa mali zoskupiť a vykonať v sériách . Telefonovať šesťkrát po dobu 10 minút nie je to isté ako stráviť hodinu hovormi, pretože v tomto prípade sa musíte šesťkrát primerane pripraviť na homogénne aktivity. Za čo?

Súvisiace tajomstvá plánovania pracovného dňa

Ale samotný fakt zostavenia zoznamu na daný deň nie je ani tak dôležitý ako prístup a množstvo súvisiacich komponentov. Nie je teda potrebné napríklad zapisovať prípady: môžete si v hlave sformulovať plán. Alebo si napríklad nemôžete naplánovať deň po minúte, čím sa večne staví na vyššiu moc, ale presne viete, aké termíny máte na podnikanie a pri akom výstupe z plánu by ste mali vynechať nedôležité veci alebo prestať robiť veci, ktoré oveľa viac času.

Užitočné tiež pred prácou si dajte výdatné a chutné raňajky(toto je prísľub energie), začnite pracovať v rovnakom čase (toto je pravidlo sebadisciplíny), nezačnite deň s kávou a cigaretami s kolegami, ale prekontrolovaním plánu dna a zároveň - a na to mnohí ľudia najčastejšie zabúdajú – dohodnite si plánovacie dni so sekretárkou a pracovníkmi zapojenými do tohto plánu.

Pomáha sústrediť sa na hlavnú vec a nie na preplnený stôl a schopnosť „vyjednávať čas“ (úprimne priznať nedostatok času na úlohu, ak máte nereálne termíny) a odmietanie impulzívnych činov a rozhodnutí (niekto napísal niečo v liste - chcel som ostro zareagovať, chcelo to čas a nervy, je to úplne zbytočné) a vyhýbanie sa činom, ktoré môžu spôsobiť nežiaduce následky (prílišná zvedavosť alebo snaha o priazeň môže viesť k zvýšeniu zodpovednosti bez toho, aby sa predĺžil čas na doplňte ich).

Zdalo by sa, že sa to netýka priamo plánovania, no v skutočnosti to veľmi pomáha štrukturovať každý konkrétny pracovný deň, ideálne týždne aj mesiace.

K podobným malým tajomstvám patrí aj: pravidlo konštruktívnych prestávok (treba si oddýchnuť, no naplánovať si treba aj len tieto minúty oddychu počas dňa), pravidlo dokončenej akcie (v ideálnom prípade treba správne dokončiť všetko, čo ste začali načas) a pravidlo maximálnej koncentrácie (nedá sa robiť naraz viacero vecí naraz).

Ak máte všetky tieto jednoduché zákony v hlave, nezabudnite plánovať každý ďalší deň, môžete nielen ušetriť čas, ale vo všeobecnosti maximalizovať svoju efektivitu, čo nevyhnutne povedie k úspechu v podnikaní a ďalšiemu rozvoju k lepšiemu.

Prečo je také ťažké vybrať si medzi prioritnými a vedľajšími úlohami? Výskum neurológa Antonia Damasia ukazuje, že rozhodovanie je neoddeliteľne spojené s emóciami. Preto nie je prekvapujúce, že úzkosť a depresia sú často charakterizované ako stavy uviaznutia a neschopnosti robiť rozhodnutia. Používanie jednoduchých nástrojov, ako je Eisenhowerova matica, pomáha nielen pochopiť veci, ale aj znížiť emocionálny stres. Postupom času, keď si osvojíte princípy tohto konceptu, môžete sa naučiť ľahko a rýchlo rozlišovať medzi dôležitým, naliehavým, sekundárnym a zbytočným.

Predpokladá sa, že Eisenhowerova matica priamo súvisí so slovami Dwighta D. Eisenhowera: „Mám dva problémy: naliehavý a dôležitý. Naliehavé nie je dôležité a dôležité je naliehavé."

Dwight D. Eisenhower je známy najmä ako 34. prezident Spojených štátov amerických (v rokoch 1953 až 1961). Predtým, ako sa stal prezidentom, bol generálom a velil spojeneckým silám počas druhej svetovej vojny. V roku 1950 sa Eisenhower stal prvým vrchným veliteľom spojeneckých síl NATO v Európe.

Špecifické profesionálne aktivity neustále nútili Eisenhowera robiť ťažké rozhodnutia a každý deň sa sústrediť na iné úlohy. Na optimalizáciu procesu vytvoril vlastnú metódu, ktorá sa stala všeobecne známou ako Eisenhowerova matica. Dnes ho môžu využiť nielen generáli, ale aj bežní ľudia až po gazdinky – pomáha uprednostniť aktuálne úlohy a urobiť poriadok.

Ako používať Eisenhowerovu maticu

Tento nástroj je vhodný pre tých, ktorí sú pripravení a schopní posúdiť dôležitosť svojich úloh a prehľadne ich zaradiť. Metóda zahŕňa rozdelenie úloh a akcií do štyroch skupín:

1. naliehavé a dôležité;
2. dôležité, ale nie naliehavé;
3. naliehavé, ale nie dôležité;
4. ani naliehavé, ani dôležité.

Konečným cieľom Eisenhowerovej metódy je pomôcť odfiltrovať sekundárne záležitosti od dôležitých rozhodnutí a zamerať sa na to, čo je skutočne dôležité.

Ak si Eisenhowerovu maticu predstavíme ako obrázok, bude vyzerať takto:

Význam kvadrantov v matici

Úlohy sú rozdelené do konkrétnych kvadrantov, ktoré zase určujú, kedy a ako dlho môžete úlohu splniť.

• Kvadrant I – „Urob to hneď“ (naliehavé a dôležité)

To zahŕňa prioritné úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť. Majú prísne termíny a musia byť vykonané skôr ako čokoľvek iné a osobne.

• Kvadrant II – „Rozhodnite sa, kedy to urobíte“ (dôležité, ale nie naliehavé)

Tento kvadrant je strategická časť matice, ideálna pre dlhodobý rozvoj. Prvky, ktoré obsahuje, sú dôležité, ale nevyžadujú okamžitú pozornosť. Úlohy majú zároveň určitý termín a plnia sa aj osobne.

• Kvadrant III – „Delegovať niekoho“ (naliehavé, ale nie dôležité)

Telefónne hovory, e-maily a plánovanie stretnutí a udalostí spadajú do tohto kvadrantu. Tieto typy úloh si zvyčajne nevyžadujú osobnú pozornosť, pretože neznamenajú merateľný výsledok. Kvadrant III vám pomáha minimalizovať rozptýlenie od dôležitej práce. Delegovanie vám umožňuje sústrediť sa na dôležitejšie veci.

• Kvadrant IV – „Urob to neskôr“ (nie je dôležité, nie súrne)

Činnosti, ktoré spadajú do IV. kvadrantu, sú súvisiace činnosti, ktoré neprinášajú žiadnu hodnotu. Jednoducho povedané, je to niečo, čo sa dá vždy odložiť bez obáv z akýchkoľvek následkov. Tieto veci si vyžadujú čas a prekážajú pri dôležitejších úlohách, ktorými prispievate do prvých dvoch kvadrantov.

Výber farby matrice

Priraďte farbu každému z kvadrantov matice a priraďte ju k úrovni priority.

Napríklad:

Červená = naliehavá.

Žltá = dôležitá, ale nie veľmi naliehavá.

Zelená = naliehavá, ale nie dôležitá.

Sivá = nie je naliehavá, nie je dôležitá.

Keď budete maticu používať na profesionálne účely, zistíte, že väčšina úloh spadá do kvadrantov I a III. Činnosti kvadrantu II prinášajú najvýznamnejšie výsledky, pretože ide o obchodné ciele, ktoré ovplyvňujú dlhodobý úspech podnikania a zriedka sa klasifikujú ako naliehavé.

Najťažšie je pochopiť, čo vás odvádza od plánovaného kurzu. Ak sa ale popasujete s týmto zásadným problémom time managementu, zbavíte sa myšlienok na premárnené hodiny. Položte si dve otázky, ktoré vám pomôžu viesť vaše dlhodobé stratégie rozhodovania:

• Kedy budete robiť dôležité, ale nie naliehavé úlohy?
• Kedy môžete venovať čas dôležitým úlohám, kým sa náhle stanú naliehavými?

Stojí za to pripomenúť, že niekedy úlohy z jedného kvadrantu náhle spadnú do druhého. Ak dôjde k núdzovej situácii, vaše priority sa zmenia. Napríklad vlastníte malú firmu a nespokojný zákazník vám zavolá a požiada o kontaktovanie manažéra z dôvodu meškania dodávky. Tento problém okamžite prevýši ostatné prvky v matrici.

Rozdelenie úloh podľa kvadrantov má niektoré funkcie a je potrebné ich vziať do úvahy:

1. Zoznamy úloh uľahčujú život. Uistite sa, že pri zadávaní úloh kladiete správne otázky, ktoré vám pomôžu určiť, čo je potrebné urobiť ako prvé. Kľúčom je priorita.
2. Do každého kvadrantu môžete pridať veľa aktivít a úloh, ale najlepšie je, aby maximálny počet nepresiahol osem položiek. V opačnom prípade sa vzdialite od hlavného cieľa – dokončenia úlohy.
3. Vytvorte samostatné matice pre profesionálny a osobný život.
4. Iba vy môžete určiť úroveň priority položiek vo vašom zozname. Začnite každé ráno zoznamom úloh z matice a do konca týždňa uvidíte výsledok.

Šablóna Eisenhowerovej matrice

Na zjednodušenie procesu distribúcie úloh použite šablónu vyvinutú službou Evernote:

Eisenhower Matrix je možné preložiť do softvéru na riadenie projektov Trello. Vytvorte zoznam úloh pre každú zo štyroch tabúľ (=kvadrant) a vytvorte samostatnú tabuľu Doručená pošta, kde budú všetky úlohy, kým nebudú priradené ku kvadrantom. To vám umožní vizuálne posúdiť vaše pracovné zaťaženie.

Eisenhower Matrix je jednoduchý nástroj, ktorý vám pomôže vyhnúť sa stavu paralýzy analýzy, ku ktorej dochádza vždy, keď ani neviete, kde začať.