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Aus diesem Artikel erfahren Sie:

• Was sind die Gründe für den Arbeitskräftemangel?
• Welche Regeln sollten bei der Planung der Arbeitszeiten während des Tages beachtet werden?
• Welche Methoden werden bei der Arbeitszeitplanung angewendet?
• So überprüfen Sie die Wirksamkeit der Mitarbeiterzeitplanung

Die Arbeitszeitplanung umfasst ein effektives Zeitmanagement und die Technik ihres rationellen Einsatzes, um das Ziel einer Organisation zu erreichen und die Leistungsfähigkeit zu steigern. In der modernen Welt wird es auch als Zeitmanagement bezeichnet. Zeit ist die unersetzlichste und wertvollste Ressource, daher muss sie sehr rational genutzt werden. Auch an der Planbarkeit der Arbeitszeit muss gearbeitet werden.

Warum Terminplanung so wichtig ist

Zu sagen, dass die Zeit kontrolliert werden kann, ist nicht ganz richtig. Zeit kann nicht von irgendwelchen Prozessen abhängen, bedeutet keinen konstanten Wert, sie kann weder beschleunigen noch verlangsamen.

Es ist wichtig, unabhängig von der Position des Mitarbeiters im Unternehmen verschiedene Instrumente zur Arbeitszeitplanung nutzen zu können. Dies ist auf allen Ebenen zu berücksichtigen – von den Untergebenen bis zu den Vorgesetzten. Eine effektive Arbeitszeitplanung wirkt sich direkt auf die Arbeitsproduktivität und damit auf den Gewinn des Unternehmens aus.

Eine effektive Arbeitszeitplanung wirkt sich für jeden Mitarbeiter auf die Erledigung aller geplanten Aufgaben zum gewünschten Termin aus.

Einer der Indikatoren, die in der Organisation berücksichtigt werden müssen, ist der Arbeitszeitfonds. Es bestimmt die verbrauchten Arbeitszeitressourcen und wirkt sich auf die Anzahl der Mitarbeiter und damit auf die Materialkosten der Organisation aus.

Wann ist eine Zeitplanung notwendig?

Mangel bedeutet Mangel an etwas. In der Arbeitszeitplanung bezeichnet dieser Begriff den Mangel an Arbeitszeit für die Erfüllung einer bestimmten Aufgabe eines einzelnen Mitarbeiters oder einer Struktureinheit und der Organisation als Ganzes.

In der Folge kann dies zu einer Verzögerung der Auftragserfüllung führen, was zu negativen Folgen führen kann. Meistens ist eine ungeschickte Planung der Arbeitszeit mit dem Analphabetismus des Leiters der Organisation verbunden.

Die Gründe, die zu Zeitmangel führen, werden in drei Gruppen eingeteilt:

1. Persönliche Qualitäten des Leiters.
2. Leader-Aktionen.
3. unabhängige Gründe.

Persönliche Qualitäten des Leiters, die zu Arbeitszeitverlusten führen und mit deren Fehlplanung verbunden sind, äußern sich wie folgt:

1. Eitelkeit, das heißt unausgeglichene und nervöse Handlungen, deren Wirksamkeit auf Null reduziert wird.
2. Systematische Eile.
3. Mangel an Ruhe aufgrund von Verzögerungen bei der Arbeit oder Anpassungen zu Hause, die erforderlich sind, um die hohe Leistungsfähigkeit wiederherzustellen.

Mit den Analphabetenaktionen des Chefs und ohne Arbeitszeitplanung treten folgende Anzeichen von Desorganisation auf:

1. Fehlende Motivation der Mitarbeiter.
2. Zerstörung der zwischenmenschlichen Kommunikation in der Organisation.
3. Die Unfähigkeit, Dinge nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen.
4. Unfähigkeit, einen Teil der Autorität an Untergebene zu übertragen.

Die Gründe, die nicht vom Willen des Vorgesetzten abhängen und aus Sicht der Arbeitszeitplanung zu einem Mangel an Arbeitszeit für ihn und alle Mitarbeiter der Organisation führen, sind:

1. Eine lange Liste von Aufgaben, Aufträgen, Fällen.
2. ungeplante Aktionen.

In den meisten Fällen treten die oben genannten Ursachen nicht separat auf. Meist folgt das eine auf das andere.

Letztlich entsteht ein Deadlock, der durch eine effektive Arbeitsplanung verbessert werden kann. Es ist auch notwendig, die Kontrolle über die Durchführung geplanter Aktivitäten zu etablieren und die aufgewendete Arbeitszeit zu überprüfen.

Grundregeln für die Arbeitszeitplanung am Tag

Regeln für die Arbeitszeitplanung zu Beginn des Arbeitstages

• Ab dem Morgen müssen Sie sich auf eine positive Stimmung einstellen. Sie sollten versuchen, jeden Tag nur mit positiven Emotionen zu beginnen, denn die Stimmung, mit der Sie beginnen, die anstehenden Aufgaben zu lösen, ist wichtig für das Erreichen von Ergebnissen.
• Am Morgen ist es unerlässlich, die Energiemenge wieder aufzufüllen und „mit Nährstoffen aufzuladen“, dh zu frühstücken und dann zur Arbeit zu gehen.
• Es ist besser, gleichzeitig mit der Arbeit zu beginnen. Dieser konsequente Alltag führt zu Selbstdisziplin und hilft, Ihre Kräfte zu mobilisieren.
• Am Morgen sollten Sie den Plan für den Tag noch einmal überprüfen. Dazu können Sie die ABC-Analysemethode oder das Eisenhower-Prinzip verwenden.
• Zur Durchführung von Aufgaben, Aufträgen und Fällen sollte unverzüglich begonnen werden.
• Zunächst gilt es, die wichtigsten Aufgaben zu lösen.
• Wenn Sie einen stellvertretenden Manager oder eine Sekretärin haben, müssen Sie mit ihnen den aktuellen Plan für den Tag koordinieren.

Regeln für die Arbeitszeitplanung mitten am Arbeitstag

• Ihr Arbeitsplatz sollte auf produktives Arbeiten vorbereitet sein. Vom Desktop sollten Sie Dokumente und Papiere entfernen, die Sie noch nicht für wichtige Aufgaben benötigen.
• Es ist notwendig, eine bestimmte Frist für die Umsetzung jedes Punkts des Plans für den Tag festzulegen.
• Sie sollten keine Aktionen ausführen, die zu einem Rückschlag führen können.
• Sie müssen in der Lage sein, zusätzlich angezeigte Aufgaben zu entfernen.
• Eine Führungskraft sollte nicht impulsiv sein.
• Regelmäßig müssen Sie kurze Pausen einlegen. Jeder Job braucht Pausen. Ihre Regelmäßigkeit und Dauer sollte individuell sein. Auch kleine Pausen sollten bei der Arbeitszeitplanung berücksichtigt werden.
• Es ist notwendig, kleine Aufgaben mit ähnlicher Bedeutung in Gruppen zusammenzufassen und in Serie auszuführen.
• Es kommt vor, dass einige Mitarbeiter eine Sache nicht zu Ende bringen und eine andere übernehmen - Sie sollten zuerst das zu Ende bringen, was Sie begonnen haben. Ein ungeordneter Übergang der Arbeit von Aufgabe zu Aufgabe und manchmal die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben führt nicht zu einem positiven Ergebnis.
• Wissen, wie man Zeitfenster verwendet.
• Tagsüber muss eine Ruhestunde eingehalten werden.
• Es ist notwendig, die Fristen für die Erledigung von Aufgaben zu kontrollieren und den erstellten Arbeitsplan zu verfolgen. Nehmen Sie Änderungen am Plan vor, wenn sich die Prioritäten ändern.

Regeln für die Arbeitszeitplanung am Ende des Arbeitstages

• Am Ende des Arbeitstages müssen Sie alle geplanten Aufgaben erledigen. Das Nichterfüllen einzelner Aufgaben führt zum Risiko des Nichterfüllens des gesamten Plans und in der Folge zu einer Kumulation von Fällen, die „geharkt“ zusätzliche Arbeitszeit erfordern.
• Sie müssen die Umsetzung des Plans überwachen, kontrollieren Sie sich selbst. Vergleichen Sie die Liste dessen, was Sie geplant haben, mit dem, was Sie abgeschlossen haben. Verstehen Sie, warum Sie „vom Kurs abgewichen“ sind. Dies ist eine Voraussetzung für produktive Tätigkeit.
• Nach der Analyse ist es notwendig, abends einen neuen Tag zu planen und morgens noch einmal zu überprüfen.

Der Einfluss personenbezogener Faktoren auf die Arbeitszeitplanung

Auch die Art und Weise, wie Sie sich aufstellen, hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie Sie Ihre Arbeitszeit planen. Sie selbst können unterbewusst in die effektive Arbeitszeitplanung eingreifen. Was genau könnte dich stören:

1. Die Ungewissheit deines Lebenszwecks. Ohne nach etwas zu streben, ist es schwierig zu entscheiden, wie und womit Sie Ihr Leben füllen werden.
2. Du magst das Gefühl von konstantem Antrieb. Planen Sie interessante Dinge außerhalb der Arbeit, damit Sie Lust haben, den Arbeitstag pünktlich zu beenden.
3. Sie haben Angst vor dem Mangel an Aktivität. Versuchen Sie, jede Minute Ihrer Arbeitszeit zu nutzen, nur um nicht mit Ihren Gedanken allein gelassen zu werden? Besser, lösen Sie Ihre Probleme ein für alle Mal.
4. Sie wissen nicht, wie Sie sich weigern sollen, und sind bereit, die Lösung jedes Problems anzunehmen. Dies führt dazu, dass Sie Ihr persönliches Leben vergessen.
5. Sie haben Angst zu scheitern. Fragen Sie sich: „Was ist so schlimm, was passieren kann, wenn ich versage?“. Denken Sie daran, dass ein Scheitern uns hilft, weiterzumachen.
6. Sie haben Angst, Erfolge zu erzielen, für die Sie noch nicht bereit sind. Sie denken, dass Sie im Falle Ihres beruflichen Aufstiegs nicht mehr so ​​oft mit Familie und Freunden zusammen sein können. Kommunizieren Sie mehr mit Menschen, die sich bereits erfüllt haben, gewöhnen Sie sich an das Erfolgserlebnis.
7. Du bist nicht bereit für Veränderungen. Die Angst vor Veränderung im Leben rührt von der Angst vor dem Scheitern her. Dies kann durch eine schrittweise geplante Bewegung in Richtung Ihres Ziels überwunden werden.
8. Sie haben Angst vor dem Finale – für den Einzelnen ist die Aktivität selbst wichtiger als ihr Ergebnis.

Es muss daran erinnert werden, dass Sie nach der Lösung eines Problems die Möglichkeit haben, sich einem interessanteren zu stellen.

Die gängigsten Methoden der Arbeitszeitplanung

Pareto-Prinzip (Verhältnis 80:20)

Nach diesem Prinzip führen 20 % der eingesetzten Anstrengungen zu 80 % des Ergebnisses, und die restlichen 80 % der harten Arbeit ergeben nur 20 % des Ergebnisses. Zum Beispiel:

Auch in der Arbeit einer Führungskraft gilt das Pareto-Prinzip: Ein Mitarbeiter wendet 20 % der Arbeitszeit auf, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen, die restlichen 80 % der Arbeitszeit ergeben nur 20 % des Gesamtergebnisses. Das bedeutet, dass man bei der Planung der Arbeitszeit bedenken muss, dass es besser ist, den Arbeitstag mit der Lösung der wichtigsten und komplexesten Aufgaben zu beginnen und die „Kleinigkeit“ zum Schluss aufzuheben.

Die konsequente Anwendung des Pareto-Prinzips wird real, wenn alle Aufgaben nach ihrem Anteil am Gesamtergebnis analysiert und nach ABC-Kategorien geordnet werden.

Wirklich möglich wird die Anwendung des Pareto-Prinzips, wenn alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit für das Erreichen des Ergebnisses systematisiert und nach ABC-Kategorien geordnet werden.

ABC-Planung

Der Hauptzweck der ABC-Zeitplanung besteht darin, eine konsistente Priorisierung von Aufgaben durchzuführen. ABC-Planung kann in jedem Tätigkeitsbereich durchgeführt werden. Wenn wir den Prozentsatz wichtigerer und weniger wichtiger Fälle analysieren, sehen wir, dass dieses Verhältnis ungefähr gleich ist. Wir beginnen mit der Planung der Arbeitszeit, indem wir alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in drei Kategorien einteilen. Dafür verwendet man die Buchstaben A, B und C. Diese Methode der Arbeitszeitplanung ist bei Führungskräften beliebt geworden, weil sie greifbare Ergebnisse liefert.

Die ABC-Planungsmethodik basiert auf folgenden Prinzipien:

• Kategorie A umfasst die wichtigsten Aufgaben, die 15 % der Gesamtzahl der Aufgaben der Führungskraft ausmachen. Aber das sind wirklich wichtige Aufgaben, die 65 % des Beitrags zur Umsetzung des Plans ausmachen.
• Kategorie B umfasst einfach wichtige Aufgaben, sie machen durchschnittlich 20 % der Gesamtzahl der Aufgaben aus und haben 20 % Bedeutung für die Aktivitäten des Managers.
• Kategorie C umfasst die am wenigsten bedeutenden Aufgaben, sie machen 65 % der Gesamtzahl der Aufgaben aus und haben nur 15 % der Bedeutung des gesamten Arbeitsergebnisses.

Gemäß dieser Technik müssen Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben lösen, dann zu etwas weniger wichtigen übergehen und schließlich kleinere Aufgaben belassen, die sich nicht besonders auf das Ergebnis der Arbeit auswirken. Dies muss bei der Planung der Arbeitszeit berücksichtigt werden.

Eisenhower-Methode

Um bei der Arbeitszeitplanung richtig zu priorisieren, können Sie die Eisenhower-Methode anwenden.

Stellen Sie sich Fragen:

• Bin ich es gewohnt, meine Arbeitszeit zu verschwenden, indem ich eine dringende Aufgabe anstelle einer anderen ebenso dringenden löse?
• Ist es möglich, dass viele der wichtigsten Aufgaben wegen dieser meiner Gewohnheit im Allgemeinen ungelöst bleiben?

Nach dem vom amerikanischen General D. Eisenhower vorgeschlagenen Prinzip sollte der Vorteil der Lösung von Problemen nach ihrer Bedeutung und der zur Verfügung stehenden Zeit bewertet werden.

Alle Dinge, die getan werden müssen, können in vier Gruppen eingeteilt werden:

1. Alle dringenden und wichtigsten Aufgaben, die vorrangig erledigt werden müssen.
2. Dringend, aber nicht so wichtig. Der Punkt ist, dass wir, da sie dringend sind, sicher sein wollen, sie so schnell zu lösen, als ob sie sehr wichtig wären, und dabei das Maximum unserer Energie einsetzen. Aber wenn dies nicht so wichtig ist, ist es besser, sie zu verschieben oder ihre Entscheidung auf eine andere zu übertragen.
3. Sinnvoll, aber nicht so dringend. Da diese Gruppe von Fällen nicht dringend ist, werden sie auf später verschoben. Aber irgendwann werden sie auch sehr wichtig, aber es bleibt keine Zeit, sie zu vervollständigen. Es ist an der Zeit, sie jemand anderem zur sorgfältigen Ausführung zu übergeben. Wenn Sie eine wichtige Aufgabe übertragen, motiviert und entwickelt das die Mitarbeiter.
4. Nicht dringende und unwichtige Aufgaben. Aufgaben aus dieser Gruppe nehmen oft viel Platz auf dem Desktop ein. Viele, die das Wesen der Arbeitszeitplanung nicht verstehen, führen diese Aufgaben aus, obwohl sie viel Zeit damit verbringen. Wenn sie erledigt werden müssen, versuchen Sie, so wenig Zeit wie möglich damit zu verbringen.

• Warum Planung notwendig ist

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Vorteile, den Nutzen und die Vorteile der Planung. Die Planung eines Arbeitstages ist ein Werkzeug, das von jeder erfolgreichen Person verwendet wird, um Ihre Arbeit besser und produktiver zu machen. Bei der Erstellung von Plänen bestimmt eine Person den Arbeitsumfang für sich. Er weiß, was er tun muss, wann und warum. Lass uns genauer hinschauen Die Vorteile der Planung.

Warum Planung notwendig ist

1. Plan des Arbeitstages: und nichts wird unbemerkt bleiben

Egal wie gut Ihr Gedächtnis wäre, wenn die Dinge über dem Dach sind, werden Sie sich nicht an alles erinnern. Ein auf Papier niedergeschriebener Arbeitsplan erleichtert das Erinnern und macht die Aufmerksamkeit für wichtigere Dinge frei. Und Sie werden nicht von der Frage „Habe ich alles gemacht?“ belästigt, denn es wird immer die Möglichkeit geben, in das Tagebuch zu schauen. Die Vorteile der Planung liegen in diesem Fall auf der Hand!

2. Wenn wir Zeit damit verbringen, unseren Arbeitstag zu planen, wird er länger.

Die Lebenserfahrung einer Vielzahl erfolgreicher Menschen zeigt, dass eine Erhöhung des Planungsaufwands zu einer Verkürzung der Ausführungszeit und damit zu einer Zeitersparnis im Allgemeinen führt. Vorteile der Planung ist, dass alle 100 Minuten, die mit der Planung einer Aktivität verbracht werden, 10 Minuten der Implementierung einsparen. Das heißt, es gibt eine 1000%ige Rendite auf investierte mentale, emotionale und physische Energie.

Die Erstellung eines Tagesplans dauert 10-12 Minuten. Diese kleine Investition von 10-12 Minuten spart Ihnen 100-120 Minuten Ausführung, was eine Steigerung Ihrer produktiven Zeit um zwei Stunden pro Tag bedeutet, dh eine Steigerung Ihrer täglichen Produktivität um 25 % ab dem Tag, an dem Sie mit der Planung beginnen Werktag im Voraus. In einem Monat sind es 2000-2400 Minuten, das sind 4-5 volle Arbeitstage!!! Und keine Zeitverschwendung!

3. Ein Arbeitsplan legt Prioritäten fest.

Indem Sie die Reihenfolge der Aufgaben vor Ihnen verteilen, wissen Sie, in welcher Reihenfolge und was zu tun ist. Es wird bei Ihnen keine Situation mehr geben, in der Wichtigeres und Notwendigeres vergessen oder auf später verschoben wird, wie es oft passiert, wenn ein Mensch leidet Aufschub.

4. Plan für den Tag sorgt für einen ruhigen emotionalen Zustand

Vorteile der Planung Es liegt auch darin, dass eine Person den Arbeitsumfang für sich selbst bestimmt. Er weiß, was er tun muss, wann und warum. Da die Formulierung der Hauptaufgaben vor Augen steht und die Lösungsansätze skizziert sind, sieht der neue arbeitsreiche Tag nicht mehr grau und schwer aus, sondern sichtbar, planbar und überschaubar. Die Angst vor dem Unbekannten und die Ungewissheit verschwinden. Eine Person besitzt Informationen, daher ist sie ruhig und emotional bereit, diese oder jene Arbeit auszuführen.

Manche schaffen an einem Tag so viel wie andere in drei. Das Geheimnis ist, wie wir sehen können, einfach: Planen Sie einen Arbeitstag, eine Person, die es schafft, eine große Menge an Arbeit zu erledigen, weiß, wie sie ihre Zeit plant, die Haupt- und Nebenaufgaben hervorhebt. Es ist in unserer Zeit nicht möglich, ohne Pläne für den Tag zu handeln, obwohl Statistiken zeigen, dass nur 20% der Bevölkerung einen Aktionsplan haben. Wenn Sie den bevorstehenden Arbeitstag noch nie geplant haben, versichere ich Ihnen, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen. Und wie es richtig geht, erfährst du in folgendem Artikel: "Methoden der Arbeitszeitplanung".

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Der bekannte deutsche Spezialist auf dem Gebiet des Managements L. Seivert hat bestimmte Regeln für die Planung der Arbeitszeit entwickelt:

Planen Sie einen Arbeitstag für 60 % ein, lassen Sie 20 % für die Lösung unvorhergesehener Aufgaben und 20 % für kreative Aktivitäten (z. B. berufliche Entwicklung).

2. Dokumentieren und kontrollieren Sie den Zeitverbrauch sorgfältig, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, den zukünftigen Bedarf dafür bestimmen und die richtige Verteilung vornehmen können.

3. Unterscheiden Sie die Aufgaben der kommenden Periode in lang-, mittel- und kurzfristig und legen Sie die Priorität der Maßnahmen zu ihrer Lösung fest.

4. Beenden Sie immer konsequent, was Sie begonnen haben.

5. Machen Sie flexible Pläne.

6.Planirovat die tatsächliche Menge an Aufgaben, berechnet in Übereinstimmung mit den Fähigkeiten des Teams.

7. Verwenden Sie spezielle Formulare und Karten für die Zeitplanung.

8. Übertragen Sie ausstehende Aufgaben automatisch in Pläne für die nächste Periode.

9. Berücksichtigen Sie in den Plänen nicht nur die Maßnahmen selbst, sondern auch die erwarteten Ergebnisse.

10. Setzen Sie genaue Fristen und planen Sie für diesen oder jenen Fall genau so viel Zeit ein, wie es wirklich dauert.

11. Setzen Sie das Prinzip der Selbstdisziplin um und legen Sie genaue Fristen für die Durchführung aller Arten von Arbeiten fest.

12. Prioritäten in Fällen festlegen.

Wie die Praxis zeigt, sind die Hauptgründe für den Verlust von Arbeitszeit: 1) Unklarheit bei der Festlegung von Zielen und Prioritäten; 2) Mangel an Arbeitszeitplanung oder deren schwache Organisation; 3) geringe Disziplin der Untergebenen; 4) schwache Führung, Unfähigkeit, mit Untergebenen, Partnern, Besuchern zusammenzuarbeiten.

Die Planung der Arbeitszeit ist eine der Hauptaufgaben des Managers, ebenso wie die Planung der Aktivitäten der Organisation als Ganzes. In unserem Land haben Manager noch nicht gelernt, damit umzugehen und widmen diesem Prozess viermal weniger Zeit als amerikanische Kollegen. Wie westliche Ökonomen anmerken, ist es notwendig, die Planung mit einer klaren Aufgabenstellung zu beginnen. Dazu wird eine Liste von Fällen und möglichen Hindernissen erstellt, deren Überwindung gesonderte Zeit erfordert. Wenn Sie diese Liste in Zukunft analysieren, können Sie den Plan anpassen und unwesentliche Punkte eliminieren. Darüber hinaus ermöglicht die Zeitplanung dem Management, kritisch über seine eigenen Ideen nachzudenken und effektive Wege zu finden, sie rechtzeitig zu lösen, wodurch eine gewisse Zeit geschaffen wird. Die Planung ermöglicht es dem Manager, sich auf die Hauptsache zu konzentrieren, wobei der Zeitpunkt und die Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben berücksichtigt werden. Durch die Planung verbessert sich die Struktur des Arbeitstages und es entsteht die Möglichkeit der Terminplanung.

Der Plan sieht die Lösung der bestehenden Probleme in rationale Ordnung . Zunächst werden Arbeiten mit festem Termin oder die arbeitsintensivsten, zeitaufwändigsten Arbeiten geplant. Es ist unerwünscht, unangenehme Dinge zu verschieben, es ist besser, sie vor anderen zu tun. Als nächstes werden Routinearbeiten und die Umsetzung der täglichen Aufgaben geplant. Die letzten im Plan sind sekundäre und episodische Fälle, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen (Lesen der aktuellen Korrespondenz, Umhergehen am Arbeitsplatz). Die Hauptsache - im Planungsprozess wird die genaue Frist für die Erledigung der Fälle festgelegt.

Es kommt jedoch vor, dass die anstehenden geplanten Arbeiten nicht zum angegebenen Zeitpunkt abgeschlossen werden können und dann auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden müssen.

Voraussetzung für die Planung ist eine sorgfältige Zeitdokumentation und Kontrolle über die Nutzung. Es gibt verschiedene Arten von Zeitnutzungsplänen: langfristig, mittelfristig und kurzfristig.

Mit Hilfe langfristig Pläne die auf viele Jahre, manchmal Jahrzehnte angelegte Struktur der für die Verwirklichung großer Lebensziele notwendigen Zeit wird festgelegt. Dies können Arbeiten im Zusammenhang mit Bildung, Beförderung usw. sein. mittelfristig Pläne- Jährlich, in dem die Zeitverteilung für die Lösung großer spezifischer Aufgaben mit Produktionscharakter erfolgt.

Kurzfristig - eine Aufschlüsselung der Zeit für die Lösung von Aufgaben enthalten, die mittel- und langfristige Pläne vorgeben. Diese beinhalten: vierteljährlich, monatlich, zehntägig, wöchentlich und täglich . Beginnend mit Monatsplänen erfolgt die Berechnung der Zeit bereits in Stunden. Unter den kurzfristigen Plänen ist der tägliche Plan der wichtigste. Es enthält nicht mehr als ein Dutzend Probleme, von denen ein Drittel die wichtigsten sind, die überhaupt implementiert werden. Diese Dinge, sowie die unangenehmsten, werden normalerweise für die erste Hälfte des Tages (morgens) geplant. So können sie bis zum Abend fertiggestellt werden. Im Tagesplan werden homogene Aufgaben in einem Block gruppiert, was erheblich Zeit spart und es Ihnen ermöglicht, nicht von einer Aufgabe zur anderen zu springen.

Berücksichtigt im Tagesplan und in den Pausen. Sie werden anhand der Leistung einer Person und der seit Beginn des Arbeitstages verstrichenen Zeit ermittelt. Die Ermüdung nimmt mit zunehmender Zeitspanne ab Beginn des Arbeitstages zu, was natürlich die Produktivität einer Führungskraft oder Fachkraft mindert.

In der modernen Welt, bei der Entwicklung von Tagesplänen, Besonderheitenindividuelle Biorhythmen . Es ist notwendig, den Arbeitstag so zu planen, dass die schwierigsten Stunden auf die „Spitzenleistung“ fallen. Dieser "Höhepunkt" für "Lerchen" ist am Morgen, "Tauben" sind mitten am Arbeitstag am aktivsten und "Eulen" - am Abend.

Die Kenntnis aller Techniken und Methoden der Planung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben je nach Komplexität, Schwierigkeit, Verantwortung, Anspannung innerhalb des Arbeitstages richtig zu verteilen und optimal abzuwechseln.

Die beste Möglichkeit, den Tagesplan festzulegen, ist seine schriftliche Präsentation. Dies erlaubt Ihnen nicht, die darin enthaltenen Dinge zu ignorieren, entlastet das Gedächtnis, diszipliniert und macht die Arbeit fokussierter. Es ist auch einfacher, die Umsetzung des Plans schriftlich zu analysieren.

Die Erarbeitung (Erstellung) des Plans erfolgt am Vorabend in mehreren Etappen: Aufgaben werden formuliert (übernommen aus dem Monats- oder Zehntagesplan, übernommen aus dem Plan des Vortages, bis dato ungeklärt), die notwendigen Arbeitszeiten für deren Lösung festgelegt werden, „Fenster“ offen gelassen werden, um dringende Probleme im Bedarfsfall lösen zu können, nach jeder Arbeitsstunde 5-10-minütige Pausen eingeplant sind, vorrangige Aufgaben hervorgehoben werden.

Der Arbeitsplan des Managers wird morgens gemeinsam mit der Sekretärin unter Berücksichtigung der plötzlich neuen Umstände festgelegt. Generell sollte der Tagesablauf flexibel sein, sich aber gleichzeitig klar an die Regeln für die Einladung von Personen (Besucher, Besprechungen etc.) halten.

Kurze Zusammenfassungen zum Thema

Arbeitszeit ist der wichtigste Produktionsfaktor, dessen sorgsamer Umgang enorme Auswirkungen haben kann. Aber im Mittelpunkt einer solchen Einstellung zur Arbeitszeit steht eine gründliche Untersuchung der Kostenstruktur und die Identifizierung ungenutzter Reserven.

Die Analyse der Arbeitszeitkosten erfolgt mit Hilfe der Zeiterfassung und Fotografie der Arbeitszeit, die oft als Zeitdiagnostik bezeichnet wird, die es ermöglicht, ihre erheblichen Verluste zu identifizieren und Wege zur Verbesserung ihrer Nutzung zu ermitteln.

Eine große Rolle bei der Verbesserung der Nutzung der Arbeitszeit spielt ihre Planung, die eine der Hauptaufgaben des Managers ist. Es ist die Planung der Arbeitszeit, die es dem Manager ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, wobei der Zeitpunkt und die Zeit für die Lösung der Hauptaufgaben berücksichtigt werden.

Die Rationierung und Planung der Arbeitszeit von Ausführenden und Managern erhöht die Effizienz ihrer Nutzung erheblich und wirkt sich am besten auf die Endergebnisse der Aktivitäten der Abteilungen aus.