Hallo liebe Freunde!

Im heutigen Artikel sprechen wir über das Wertvollste in unserem Leben. Über das, was unmerklich genutzt, verschenkt oder mit Nutzen ausgegeben wird. Es fehlt uns oft, und selbst vierundzwanzig Stunden am Tag scheinen uns ein Minimum zu sein, das wir alle nicht erfüllen können. Wussten Sie schon? Ja, es ist an der Zeit. Wie bringst du alles, was du brauchst, in deinen Tag?

Was benötigt wird, um manövrierfähig Minuten zu nutzen, um zu erreichen maximale Wirkung? Im heutigen Material finden Sie nützliche Anweisungen und Möglichkeiten zur Steuerung der Zifferblattzeiger. Effiziente Zeitnutzung ist das Werkzeug, auf das ein moderner Mensch in einer nicht weniger modernen Welt nicht verzichten kann.

Was ist Zeit?

Die Zeit ist eine illusorische und keine geringe Erinnerung daran, dass das Leben vergänglich ist. Du kannst ihn auf Fotos sehen, du kannst ihn im Spiegel treffen, du kannst ihn sehen, indem du deine Kinder ansiehst und feststellst, wie schnell sie wachsen.

Wie ein riesiger Supermarkt, ohne Rabatte und Aktionen, bietet es uns jeden Tag neue 24 Stunden, um uns im Weltraum zu verwirklichen. Entweder nutzen wir die Zeit effizient oder wir beobachten, was passiert. Schaffen Sie alles an einem Tag? Die meisten von uns haben keine Gouvernanten, Bediensteten oder Köche.

Eine kolossale Zeit verschlingt den Alltag, die Arbeit und den wahnsinnigen Wunsch, alles zu tun: Lernen, Zuhause, Arbeiten, Freunde treffen, Eltern und Großmütter nicht vergessen, ein Geschenk zum Geburtstag eines geliebten Menschen auswählen usw. Situationen und Lebensumstände häufen sich manchmal auf unserem Kopf und mit einem Knall bricht das Dach zusammen, das schon fast vom Trubel der unerledigten Geschäfte abgeht.

Haben Sie oft das Bedürfnis nach einem Assistenten oder einem anderen Gerät verspürt, das Ihr Leben vereinfacht?

Mein persönlicher Assistent

Moderne Gadgets sind ein hervorragender Grund, neue Dinge zu lernen und darauf zurückzugreifen E-Hilfe. Bis heute wächst ihre Zahl wie Pilze und erfreut die verwöhntesten und anspruchsvollsten Käufer. Organisatoren, Tablets, Notizbücher- all dies wurde geschaffen, um Ihnen und mir das Leben leichter zu machen. Anwendungen, die in Sekundenschnelle auf Ihrem Telefon installiert sind, mit Freude und nicht mit einer langweiligen Benachrichtigung, helfen Ihnen, Ihre Zeit zu planen und nicht zu vergessen, dass ihr kleines, künstliches Kleinhirn nicht vergessen kann, selbst wenn es wollte.

Der Mensch ist von Natur aus ein Wesen und tut alles dafür, dass sich der Aufwand zu 100 % rechtfertigt. Aber manchmal, wenn die Zeit bereits außerhalb unserer Kontrolle liegt und uns durch die Finger gleitet, scheint es eine unmögliche Aufgabe zu sein, zehn Minuten zu brauchen, um alles, was Sie in der Anwendung benötigen, zu beschreiben oder Notizen in einem Notizbuch zu machen. Vertraut, oder?

Es gibt einen sicheren Weg, mit der aktuellen Situation und dem vorübergehenden Chaos umzugehen. Chipp und Dale planen ihren eigenen Tag.

Wie lernt man, seinen Tag zu planen?

Planung ist etwas, worüber uns unsere Eltern als Kinder oft erzählt haben. Eine klare Aufgabenteilung, deren Aufbau und Strukturierung, spielt die Rolle eines guten und hochwertigen Störungsblockers. Denken Sie schließlich daran, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben - spazieren gegangen sind, mit dem Hund Gassi gegangen sind, den Müll rausgebracht oder das Geschirr gespült haben - Sie können Ihre Lieblingszeichentrickfilme ansehen.

Geschäft vor Vergnügen!

Theoretisch hat sich nichts geändert, außer dass die Zeit vergangen ist, wir reifer geworden sind und uns daran gewöhnt haben, unsere Probleme situativ zu lösen. Das heißt, was bereits auf unser bereits gequältes Köpfchen gefallen ist. Wie man damit umgeht? Wie man kämpft?

Wie organisiert man den Tag und wählt eine Planungsstrategie?

Sicherlich macht sich jeder vor dem Schlafengehen oder morgens Gedanken darüber, was zu erledigen ist und wann man es am besten in sein Zeitmanagement einführt. Sie können Ihren Tag auf verschiedene Arten planen. Nachdem Sie dies für die kurze Tageszeit gelernt haben, können Sie sicher mit Plänen für die Woche, den Monat und das Jahr fortfahren.

So wird keine Minute Ihres kostbaren Lebens verschwendet.

Die Fähigkeit zu priorisieren ist eine erworbene Fähigkeit, die wir so sehr brauchen, um die Last richtig zu verteilen.

Die Planung lässt sich grob in zwei Teile gliedern:

kurzfristige Planung

Alles, was Sie als Superman im Laufe des Tages ändern oder anpassen können.

Kurzfristige Planung ist eine einzigartige Möglichkeit, energieintensive Maßnahmen zur Lösung von Alltagsaufgaben gewinnbringend zuzuordnen und in deren Umstrukturierung erfolgreich voranzutreiben, um die Anzahl der erledigten Aufgaben optimal zu erreichen.

Kurzfristige Planung beinhaltet das Erstellen von To-do-Listen oder Aufgaben, die Sie morgen, heute oder innerhalb einer Stunde erledigen möchten.

Langzeitplanung

Die Planung für längere Zeitstrecken kann mit diesem Item erlernt werden. Sie möchten im Sommer in den Urlaub fahren? Überleben nach einer globalen Renovierung des Wohnzimmers? Verteilen Sie Ihre Zeit und Energie sinnvoll. Langfristige Planung schließt kurzfristige Planung ein und das eine kann das andere nicht ausschließen.

Ich beeile mich, Ihnen einen wichtigen Rat zu geben. Bei der Planung gibt es keine Konventionen. Sehr wichtig Analysiere jedes kleine Detail ihr Kraft geben. Das Bild Ihrer Zeit besteht aus kleinen Rätseln, und wenn Sie die Harmonie brechen, wird das Ergebnis kein Meisterwerk sein. Nehmen wir ein Beispiel.

Langfristige Planung: Wohnzimmer renovieren. Es scheint, dass es nicht klar ist? Und lasst uns tiefer graben und das gesamte Volumen des Eisbergs bemerken. In Ihrem Gadget oder Notizbuch müssen Sie den Artikel unter Berücksichtigung von Zeit, Ort und Ereignis detailliert aufschlüsseln.

Zum Beispiel, um Reparaturen im Wohnzimmer vor Ende 2016 durchzuführen:

• ein Budget zuweisen (10.000 $)
• Nebeneinnahmen in Höhe von 400 USD finden monatlich
• bis September 2016 das Interieur mit dem Designer ausarbeiten usw.
• Entscheiden Sie sich für die Art der Reparatur

Jeder Artikel kann unendlich in Details unterteilt werden oder Ihre volle Zufriedenheit, dass alles prägnant ist, einfach und klar. Und am Ende wird das Ziel erreicht. Mission erfüllt! Du bist gut gemacht.

Tagesplanung und wo anfangen?

Wie man einen Plan für den Tag macht, fragen Sie? Ich gehe nicht ohne Rat. Die Planungsstrategie funktioniert perfekt, wenn Sie zuerst komplexe Aufgaben erledigen. Oft möchten wir nicht sofort mit dem Kopf in den Pool springen und keine angenehmen, nicht interessanten oder langweiligen Dinge tun, um dieses Vergnügen für den Abend zu verschieben.

Die Leistung unseres Gehirns ist bei Sonnenuntergang weniger effektiv als am Morgen. Seien Sie daher geduldig und Lösen Sie globale Probleme, wenn Ihre grauen Zellen am effektivsten sind, also morgens.

Perfekt anwendbar ist diese Taktik bei der Organisation des Arbeitstages. Wenn Sie bereits auf einen Notfall warten, wählen Sie so schnell wie möglich die schwierigsten und notwendigsten Aufgaben aus, um sie mit einem „Banzai!“-Ruf siegreich zu lösen. So befreien Sie Ihren Tag von unnötigen Sorgen und können sich gerne selbst loben, indem Sie diesen Punkt als erledigt markieren.

Die Planung und ihre Arten sind darauf ausgelegt, dass Sie in naher Zukunft zum eigentlichen Herrn Ihrer Tageszeit und damit des Lebens werden. Wenn Sie täglich in Ihrer Anwendung, Ihrem Gadget oder Organizer arbeiten, entwickeln Sie eine nützliche Gewohnheit, die ein Grund dafür sein kann, morgen besser zu sein als gestern.

Das Erreichen des Ergebnisses hängt direkt von Ihnen und Ihrem Wunsch ab, Ihre Zeit zu kontrollieren und jeden Tag so hell und effizient wie möglich zu leben. Handeln um des Handelns willen ohne - ein leerer Raumschauer. Wovon träumst du? ?

Nachdem Sie alle Schritte schrittweise gemalt haben, werden Sie erfreut feststellen, dass es in Ihrem Kopf viel unheimlicher und voluminöser wirkte als auf einem elektronischen Bildschirm oder einem Notizblockblatt. Schritt für Schritt, Aufgabe für Aufgabe erledigend, wird Ihre Leistung und Effizienz steigen, und Chaos, Unordnung und Angst nehmen in direktem Verhältnis ab.

Damit werde ich vielleicht meine epischen Gedanken beenden und Sie mit dem Bewusstsein der Zeit und ihrer Macht allein lassen. Ich hoffe, dass die Minuten, die wir mit Ihnen verbracht haben, nützlich sein werden und die in diesem Artikel vorgestellten Tipps Ihnen helfen werden, den Fluss der Aufgaben zu bewältigen, die leicht zu verfolgen sind.

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Bis bald auf elenarous Blog. Tschüss.

Die Eisenhower-Matrix bleibt bestehen, um eine Auswahl und Priorisierung zu ermöglichen. Ihr Grundstein wurde am 14. Oktober 1890 gelegt, gleichzeitig mit der Geburt ihres Gründers Dwight Eisenhower in Denison, Texas. Die Familie Eisenhower war gewöhnlich und zeichnete sich durch nichts Besonderes aus.

Während der Grundsteinlegung für das Eisenhower Museum am 4. Juni 1952 sagte Dwight: „Später wurde mir klar, dass wir sehr arm waren. Wir wussten nur, was uns unsere Eltern nicht müde wurden zu wiederholen – Dir stehen alle Wege offen. Sei nicht faul, benutze sie." Die Eltern, David und Aida, nutzten diese Gelegenheiten nie, während sie ihre ganze Hoffnung auf ihre Söhne setzten. Sie entwickelten in ihnen Eigenschaften wie Unabhängigkeit, Ehrlichkeit und Zielstrebigkeit. Es waren diese Eigenschaften, die später im Leben eines der Söhne eine Schlüsselrolle spielten - ein herausragender Mensch, Ehemann, Vater, General und Präsident der Vereinigten Staaten.

Die Fähigkeit, sich zu beherrschen, kam Dwight nicht plötzlich und nicht sofort. Der Weg zur Beherrschung dieser Fähigkeit war lang und interessant. Seine ersten Fähigkeiten als Leiter und Organisator zeigten sich bei der Organisation von Fußball- oder Baseball-Freundschaftsspielen zwischen Schulen. Anschließend Entwicklung und die Verbesserung ihrer Fähigkeiten wurde an der Militärakademie und danach in der regulären Armee fortgesetzt. Für seine Leistungen wurde Dwight Eisenhower zum Major befördert und 1925 an die Command and Staff School in Leavenworth, Kansas, geschickt.

Eine Besonderheit der Schule war die Unterrichtsmethodik. Die Ausbildung bestand darin, bestimmte Kriegsspiele zu organisieren. Die Zuhörer erhielten Aufgaben in Form von Einführungsaufgaben, die Informationen über feindliche Formationen, Feindzahlen, Geländemerkmale, Position, gewählte Strategie und andere Indikatoren enthielten. Anhand der erhaltenen Daten mussten die Kommandeure die Arbeit des Hauptquartiers organisieren, die Verantwortungsbereiche zwischen ihren Untergebenen festlegen und einen klaren Aktionsplan zur Erfüllung des Kampfauftrags entwickeln.

Die Arbeitsbelastung an der Hauptschule war an der Grenze menschlicher Fähigkeiten, aber nicht für Dwight Eisenhower. Er begann geschickt, die von ihm entwickelte Planungs- und Priorisierungsmethodik anzuwenden, die nicht nur ihre Aktualität nicht verloren hat, sondern auch eine der wichtigsten im Bereich der Planung ist. Die von Eisenhower vorgeschlagene Methode ermöglicht es Ihnen, Fälle gleichzeitig nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Er identifizierte vier Kriterien, anhand derer es möglich ist, die Aufgaben mit der höchsten Priorität für die spätere Auswirkung auf das Endergebnis zu identifizieren und hervorzuheben. Die Wichtigkeit wird durch das Ausmaß bestimmt, in dem das Ergebnis der Ausführung die Aktivität beeinflusst.

Die Dringlichkeit wird gleichzeitig durch zwei Faktoren bestimmt:

• Wie schnell müssen Sie das Problem lösen;
• Wie die Ausführung einer Aufgabe mit einem Zeitintervall verbunden ist.

Gemäß der Eisenhower-Matrix muss jeder Fall einem von vier Kriterien zugeordnet werden:

Eisenhower-Matrix

Jedes der vier identifizierten Kriterien enthält eine spezifische Liste von Fällen. Wir werden sie etwas genauer analysieren. Tabelle 1.1. es wird eine Liste von Schlüsselindikatoren angegeben, die einem der vier Kriterien entsprechen, anhand derer festgestellt werden kann, ob diese oder jene Aufgabe darunter fällt oder nicht.

Tabelle 1.1. Indikatoren für die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben

Aufgabentyp: „Dringend und wichtig“

In diesen Quadranten fallen Fälle, die entweder außer Kontrolle geraten sind oder nicht geplant waren und plötzlich aufgetreten sind. Alles, was die oben genannten Kriterien im angegebenen Quadranten erfüllt, muss selbstständig und zeitnah gelöst werden. Eine Verzögerung bei der Lösung solcher Probleme kann zu erheblichen Schäden und Verlusten führen. Wenn die Liste der Fälle, die in diesen Quadranten fallen, nicht abnimmt, sondern im Gegenteil regelmäßig ergänzt wird, können wir auf Probleme bei der Planung schließen. Die Lösung besteht darin, Ihre Aktivitäten zu überprüfen und sich einer speziellen Schulung in effektiven Planungstechniken zu unterziehen.

Aufgabentyp: „Wichtig, aber nicht dringend“

Dies sind die Hauptaufgaben, die ein Manager jeder Ebene lösen muss. Diese Aufgaben stehen im Zusammenhang mit zukunftsorientierten Aufgaben. Indem Sie die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip anwenden und es wie folgt formulieren: „20 % der Aufgaben sind die Schlüsselaufgaben, die erledigt werden müssen, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen“, beginnen Sie effektiv und vor allem zu nutzen Ihre Arbeitszeit richtig. Darüber hinaus wissen Sie, wie Sie die Fähigkeiten der Selbstorganisation priorisieren und beherrschen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie sich maximal anstrengen. Es erfordert eine gewisse Anstrengung, Dinge zu erledigen, die als wichtig, aber nicht dringend identifiziert wurden. Diese Aufgaben sollten die maximale Zeit in Anspruch nehmen. Die rechtzeitige Lösung dieser Probleme wird in Zukunft viele Krisen verhindern und das Entstehen neuer Chancen zur Norm werden. Bleibt noch hinzuzufügen: „Weiter so!“.

Die verbleibenden zwei Quadranten sind die üblichen Zeitsenken. Ich würde meine Zeit nicht damit verschwenden, sie zu beschreiben, aber dennoch werde ich versuchen, ihre Essenz kurz zu skizzieren, um den Prozess der Arbeit mit der Eisenhower-Matrix zu verstehen.

Aufgabentyp: „Dringend, aber nicht wichtig“

Wenn immer mehr Fälle in diesen Quadranten fallen, dann haben Sie Probleme, die dringend angegangen werden müssen, oder Sie wissen einfach nicht, wie Sie Prioritäten setzen sollen. Du machst wirklich alles außer deinem Job.

Denken Sie an die lyrische Komödie des Regisseurs Eldara Rjasanowa"Liebesaffäre am Arbeitsplatz"? Habt ihr schon erraten, für welchen Helden ich mich als Beispiel entschieden habe? Natürlich ist dies die soziale Aktivistin Shura. Damit alles an seinen Platz zurückkehrt, müssen Sie sich an Ihren Zweck erinnern. Und dafür einfach die nächste Folge spielen und die Rollen wechseln. Stellen Sie sich einerseits als Lyudmila Prokofievna und andererseits als dieselbe Shura vor und sagen Sie den folgenden Dialog:

LP: Shura, wenn ich mich recht erinnere, sind Sie in der Buchhaltung aufgeführt?

Sch.: Ja, ich denke schon.

LP: Erinnerst du dich gut?

Sch.: Ja, meiner Meinung nach.

LP: Mach weiter und kümmere dich um deine eigenen Angelegenheiten.

Und wie wir bereits festgestellt haben, ist Ihr Unternehmen die Lösung wichtiger, aber nicht dringender Aufgaben.

Art der Aufgaben: „Nicht wichtig und nicht dringend“

Sie tun mir aufrichtig leid. Du verschwendest nur dein Leben und verschwendest deine Energie für absolut unnötige Dinge. Wenn Sie bei der Arbeit ausgebrannt sind und feststellen, dass Sie öfter Zeit totschlagen, dann können Sie sagen, dass Ihre Aktivitäten ineffizient geworden sind.

Es gibt nur eine Lösung - sich dringend persönlich einer Fachschulung zu unterziehen Effizienz, Motivation und effektive Planungstechniken.

Der Artikel wurde erstmals am 20. Oktober 2013 auf Executive.ru unter der Überschrift „Kreativität ohne Kürzungen“ veröffentlicht. Neu angekündigt im Inhaltsblock im Rahmen vonbesonderes Projekt Ausgaben

Fotoquelle: twitter.com, persönliches Archiv des Autors

Sagen Sie mir, wie wichtig ist es in der modernen Welt, Ihre Zeit zu planen?

Ich bin mir sicher, dass jeder schon einmal eine Situation hatte, in der viele wichtige Dinge auf der Tagesordnung standen. Sie wachen voller Enthusiasmus und Zuversicht auf, dass alles mit Leichtigkeit erledigt wird. Aber zuerst müssen Sie Ihre E-Mails abrufen ... und buchstäblich fünf Minuten lang auf Facebook. Plötzlich kamen viele kleine Dinge zusammen. Es scheint, dass Sie arbeiten, aber nichts von dem „Wichtigen“ wurde getan! Und hier ist das Mittagessen schon in der Nähe und ein bisschen müde - was für eine Arbeit gibt es. Und was, ist es das Ende des Tages? Wie kommt es, dass ich nichts getan habe? Stimmung zum Teufel - der Tag ging den Bach runter.

Leider wissen die meisten unserer Landsleute nicht, wie sie ihren Tag planen sollen. Daher wird viel Zeit für Unsinn aufgewendet, der im Prinzip nicht wirklich benötigt wird. Durch das Fehlen eines konkreten Tages-, Wochen-, Monatsplans verliert der Mensch kostbare Zeit, die viel effizienter und produktiver genutzt werden könnte. Und natürlich um mehrfach bessere Ergebnisse zu erzielen.

Eine effektive Arbeitszeitplanung ist der Schlüssel zum Erfolg eines modernen Menschen. Wie lernt man also, Zeit richtig zu planen?

Wir haben die 5 effektivsten Regeln zusammengestellt, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem Alltag herauszuholen. Erledigen Sie alles, was Sie tun müssen, mit Leichtigkeit!

Kommen wir nun zu Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Zeit richtig zu planen.

1. Schreiben Sie einen Aufgabenplan

Der Tagesplan muss auf Papier vorliegen. Ein perfektes Gedächtnis ist großartig, aber mitten in einem aktiven und arbeitsreichen Tag besteht eine große Chance, etwas Wichtiges zu vergessen. Wenn die To-do-Liste nicht auf Papier steht, dann existiert sie nicht.

Erstellen Sie abends eine To-do-Liste für morgen und grenzen Sie diese nach Wichtigkeit in zwei Spalten ein. Der erste ist der wichtigste, der auf jeden Fall ausgefüllt werden muss. Der zweite ist weniger wichtig, der bei einer starken Änderung der Prioritäten oder Fällen höherer Gewalt verschoben werden kann.

Notizbuch mit Aufgaben sollte den ganzen Tag neben dir sein. Und wenn Sie die Punkte aus der Liste vervollständigen, müssen sie durchgestrichen werden. Mit dieser psychologischen Technik können Sie, wie man so schön sagt, auf Autopilot schalten. Schließlich ist jede erledigte Aufgabe ein kleiner Sieg. Und es ist schön, sich wie ein Gewinner zu fühlen, und Ihr Unterbewusstsein wird automatisch danach streben. Außerdem wird es einfacher, sie auszuführen.

2. Planung 70/30

Sie müssen nicht die ganze Zeit absolut planen, denn selbst ein echter Pedant wird sich nicht an einen Zeitplan halten können, in dem es keine Minute Gegenreaktion gibt. Im Leben kann alles passieren – und eine halbe Stunde, um einen platten Reifen zu ersetzen, oder zusätzliche 15 Minuten im Stau können einen so perfekt geplanten Tag ruinieren.

Daher müssen Sie nur 70 % der Zeit einplanen. So können Sie Ihre Zeit optimal nutzen, ohne sich eingeengt oder unter Druck gesetzt zu fühlen. Und auch kleine Überraschungen werden dem Tagesergebnis nichts anhaben können.

Bestimmen Sie die erforderliche Zeit für jede Aufgabe. Planen Sie Ihren Arbeitstag um diese Zeit herum. Wenn der Tag genau nach Plan verlief, können Sie die restlichen 30 % anderen Aufgaben aus der Liste widmen oder Zeit für sich selbst oder Ihre Familie aufwenden - das hilft Ihnen, sich zu entspannen und die erledigten Aufgaben zu genießen.

3. Die produktivste Zeit ist vor dem Mittagessen

Versuchen Sie, die schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben ohne Verzögerung morgens zu erledigen. Diese Technik heißt „Iss zuerst den Frosch“. Wenn die schwierigste und problematischste Aufgabe erledigt ist, erscheint der Rest ganz einfach und erfordert weniger Zeit zur Fertigstellung.

Versuchen Sie, Ihre Arbeit so zu planen, dass etwa 65-70 % aller geplanten Aufgaben des Tages vor der Mittagspause erledigt sind. Morgens arbeitet das Gehirn am aktivsten, was die Zeit für die Erledigung auch komplexer Aufgaben erheblich verkürzen kann. Dies wird auch helfen, was es Ihnen nicht erlaubt, sich an die Arbeit zu machen - es gleicht die Motivation aus und „hackt“ Erfolge.

Während des Mittagessens können Sie sich Zeit für Persönliches nehmen. Zum Beispiel Nachrichten beantworten, ein paar private Anrufe tätigen. Am Nachmittag empfiehlt es sich, einfache Aufgaben einzuplanen, die nicht viel Aufwand erfordern - Besprechungen, Briefe beantworten usw.

4. Ruhe ist ein Muss

Es ist sehr schwierig, sich lange auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Vor allem, wenn das Erreichen Ihrer Ziele viel mentale Anstrengung erfordert. Und je weiter Sie gehen, desto schwieriger wird es, Ihre Aufmerksamkeit auf das Erreichen Ihrer Ziele zu richten. Dies verringert natürlich die Produktivität und verlängert die Zeit für die Erledigung von Aufgaben.

Ruhe mitten in der Arbeitszeit ist ein Muss! Dieser einfache Schritt wird Ihnen dabei helfen, den ganzen Tag in guter Form zu bleiben. Sie können ein Ruheschema wählen, das für Sie bequem ist, aber 45/15 gilt als das effektivste. Das bedeutet, dass Sie für 45 Minuten Arbeit 15 Minuten Pause einplanen müssen.

Nach diesem Prinzip dauert der Unterricht aller Schüler 45 Minuten. Mit Hilfe einer Kleinigkeit hat das Gehirn Zeit. Und das gibt ihm die Möglichkeit, sich auf die Weiterarbeit zu konzentrieren.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie während einer solchen Mini-Ruhe an die Decke spucken müssen. Versuchen Sie, es gut zu nutzen. Machen Sie zum Beispiel Rücken- oder Augengymnastik, räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, lesen Sie ein Buch oder einen interessanten Artikel, machen Sie einen kleinen Spaziergang.

5. Realistisch analysieren und planen

Was bringt es, Dutzende von Zielen zu erstellen, wenn der Tag nur 24 Stunden hat und es unrealistisch ist, sie alle und vollständig zu erfüllen? Versuchen Sie daher, Aufgaben zu planen, die tagsüber erledigt werden können.

Das mag zunächst schwierig erscheinen – schließlich weiß man nie im Voraus, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird. Um möglichst vollständige Informationen zu erhalten, notieren Sie sich am Ende jedes Tages, wie viele Aufgaben Sie von den geplanten erledigt haben. Machen Sie am Ende des Tages die Aufschrift: "Erledigte XX% der Aufgaben." Es wird Ihnen helfen, festzustellen, wie angemessen Sie Ziele setzen. Wenn sie jeden Tag mit Leichtigkeit erledigt werden, versuchen Sie, ihre Anzahl zu erhöhen, und wenn viele Aufgaben ungelöst bleiben und zum nächsten Tag übergehen, versuchen Sie, den Stress zu reduzieren.

Denken Sie daran - übernehmen Sie nicht die Menge an Aufgaben, die Sie nicht erledigen können. und schätzen Sie Ihre Fähigkeiten realistisch ein.
Zeitplanung ist die wichtigste Fähigkeit eines modernen Menschen. Diese Fähigkeit kann und sollte verbessert werden. Und wenn Sie es vollständig beherrschen, werden Sie überrascht sein, wie schnell und einfach Sie Aufgaben lösen können, die zuvor fast unmöglich erschienen. Und je schneller Sie mit der Arbeit fertig sind, desto mehr Zeit haben Sie für Vergnügen, Hobbies und Familie. Nutzen Sie die Geheimnisse der Planung und machen Sie sich das Leben leichter. Ich wünsche Ihnen Erfolg!

Mit Liebe und Respekt,
Eugen Deineko.

Oksana Klimenko Leitender Trainer-Berater im Projektmanagement, Leiter des Projektmanagements bei Just Consulting, Moskau
Neues Management-Magazin, Nr. 11, 2007

Was ist zu tun, um Ihre wertvollste Ressource – die Zeit – optimal zu nutzen? Wie kann man lernen, effizient zu planen und dem Plan genau zu folgen? Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um Tagespläne erfolgreich abzuschließen?

Beginnen wir mit einem Beispiel. Der Firmenchef geht in den neuen Tag mit der Hoffnung, Zeit zu haben, alles zu erledigen, was für heute geplant ist, und wenn es klappt, wäre es gut, ein paar Meetings in den Zeitplan zu quetschen und einen wichtigen Partner anzurufen, mit dem er zusammen war Ich hatte lange vor, zu reden, aber es hat immer noch nicht geklappt. Mit solch einer optimistischen Einstellung geht der Chef / Topmanager ans Werk. Er kommt ins Büro, stürzt sich ins Geschäft und ertappt sich bald bei dem Gedanken, dass es sehr problematisch sein wird, alles zu tun, was er sich heute vorgenommen hat. Es treten dringende Probleme auf, die sofortige Lösungen erfordern, und der Plan ändert sich bis zur Unkenntlichkeit. Der Schneeball der Fälle verwandelt sich in eine Lawine, es herrscht katastrophaler Zeitmangel, und am Ende des Arbeitstages verlegt der mit sich unzufriedene Leiter alles, wofür er heute keine Zeit hatte, auf morgen.

Es gibt die Meinung, dass wir ineffizient arbeiten, wenn der Plan nicht hundertprozentig erfüllt wird. Dies ist einer der häufigsten Planungsmythen und erhebt natürlich, wie alle Mythen, keinen Anspruch auf Wahrheit. Das muss man erstmal verstehen Der Plan ist kein Dogma sondern ein sich ständig veränderndes Führungsinstrument. Stimmen Sie zu, bei einem starken Wetterwechsel erleben wir manchmal auch negative Emotionen: Entweder ist es zu heiß oder der Herbst mit Regen und Wind kam zur falschen Zeit oder der Schnee schmolz früher als nötig ... Aber das Wetter wird sich trotzdem ändern - unabhängig von unserer Stimmung. Und man muss es als gegeben hinnehmen. So ist es mit der Planung. Je gelassener wir auf die Notwendigkeit der ständigen Anpassung von Plänen reagieren und desto eher erkennen wir das als Axiom an der Plan ändert sich während der Ausführung ständig desto erfolgreicher können wir es umsetzen.

Klassifizieren Sie alle Dinge, die Sie tun

Es gibt viele Möglichkeiten, effektiv zu planen, Bücher und Artikel wurden darüber geschrieben, spezialisierte Schulungen und Seminare wurden zu ihnen entwickelt. All das kann und soll gelernt werden. Es gibt auch verschiedene Arten der Planung, von denen die häufigsten strategisch, taktisch und operativ oder aktuell sind. Wir werden nur auf einige Aspekte der operativen Planung eingehen, die besondere Aufmerksamkeit verdienen. Denn es sind die täglichen Arbeitsbelastungen und Überlastungen im Zeitplan der Führungskraft, die den größten Stress verursachen. Wie kann man es vermeiden? Betrachten Sie mehrere Klassifizierungen, die der Führungskraft helfen, die Tagesplanung bewusster und klarer durchzuführen.

Eine Möglichkeit zu planen ist nach Arbeitszeit:

• morgen (was zu Beginn des Arbeitstages erledigt werden muss);
• Tag (Aufgaben für die erste und vor allem die zweite Tageshälfte);
• Abend (Probleme, die am Ende oder sogar am Ende des Arbeitstages gelöst werden können).

Das heißt, alle anstehenden Aufgaben für morgen sind je nach Persönlichkeitstyp („Du bist eine Lerche“ oder „Eule“) in drei Blöcke gruppiert. Aufgaben, die erhebliche Anstrengungen erfordern, werden am besten angegangen, wenn Ihre Leistung am höchsten ist.

Der nächste Weg ist nach Art der Aktivität:

• Briefe;
• Arbeit mit Dokumenten;
• Beratungstätigkeiten im Unternehmen (Arbeitstreffen, Sitzungen etc.);
• Beratungstätigkeiten außerhalb des Unternehmens (Gespräche und Verhandlungen mit Partnern, Lieferanten, Kunden etc.).

Indem Sie diese Einteilung zur Bestimmung des Arbeitsaufwands für den nächsten Tag verwenden, können Sie erstens bewerten, welche Art von Fällen am besten ausgefallen sind, und sie zweitens so anpassen, dass Monotonie beseitigt wird. Idealerweise muss der Manager bestimmte Stunden für die Arbeit mit Briefen und anderen Dokumenten zuweisen und diese im Arbeitszeitplan markieren.

Kann auch tägliche Aufgaben sortieren nach Managementbereichen:

• Finanzen;
• Umsätze;
• Produktion;
• Marketing;
• Personalverwaltung usw.

Die Liste wird entsprechend der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammengestellt. Sie (die Liste) sollte vollständig genug sein, um nichts zu vergessen und alles zu berücksichtigen. Was wird eine solche Planung geben? Zum einen lassen sich alle anstehenden Aktivitäten (Meetings abhalten und daran teilnehmen, Dokumente erstellen und analysieren) eindeutig dem Bereich Management und den konkreten Personen zuordnen, die an diesen Aktivitäten beteiligt und für deren Umsetzung verantwortlich sind. Auf diese Weise können Sie wiederum Aufgaben für Ihre Untergebenen festlegen (z. B. die erforderlichen Informationen für ein Meeting vorbereiten). Zweitens kann man beispielsweise nach einem Monat analysieren, welche Bereiche ausreichend und welche weniger beachtet werden, und die Gründe dafür herausfinden. Und schließlich erlaubt uns eine solche Analyse, unsere Arbeit in Zukunft gleichmäßiger und zielgerichteter zu planen.

Da jeder Prozess bestimmte Phasen durchläuft, können wir eine andere Art der Klassifizierung der täglichen Angelegenheiten unterscheiden - nach Prozessstufen:

• Initiation (alle Dinge, die gestartet werden müssen, dh initiiert werden);
• Planung (Aktivitäten in Entwicklung und Planungsbedarf);
• Ausführung (Fälle, die jetzt implementiert werden);
• Analyse (Arbeiten mit Dokumenten, Berichten sowie Lösen anderer Aufgaben mentaler Natur);
• Kontrolle (Maßnahmen, deren Zweck darin besteht, die Arbeit bestimmter Abteilungen und Mitarbeiter zu überprüfen, die Durchführung von Projekten zu überwachen usw.);
• Fertigstellung (zu erledigende Dinge).

Jetzt müssen Sie zwei Klassifizierungen auswählen, die für Sie am bequemsten und verständlichsten sind und die für Sie zu den effektivsten Werkzeugen für die Planung Ihres Arbeitstages werden können.

Ziehen Sie beispielsweise in Betracht, Fälle nach Managementbereich und Prozessphase zu sortieren.

Wir machen eine Tabelle (siehe unten). In der ersten Spalte geben wir die Phasen des Prozesses ein, in der ersten Zeile die Bereiche des Managements. In den Zellen an der Kreuzung haben wir anstehende Fälle. Es ist auch praktisch, verschiedene Markierungen zu verwenden und Ereignisse mit bestimmten Buchstaben und Farben zu markieren. Sie können die gewünschte Tageszeit mit Buchstaben angeben: U - Morgen, D - Nachmittag, B - Abend. Sie können die Priorität farblich hervorheben (rot – sehr wichtig, gelb – wichtig, grün – weniger wichtig).

Tabelle 1. Beispiel einer Planungsmatrix für Managementbereiche und Prozessschritte (mit Markierungen).

Managementbereiche/ Prozessschritte	Finanzverwaltung	Fertigungskontrolle	Verkaufsleitung	Marketing-Management	Personalmanagement
Einleitung		Beginn der Umsetzung des Programms zur Entwicklung neuer Rezepturen (Treffen mit dem Cheftechnologen und Produktionsleiter) - U
Planung				Planen Sie eine Aktion (ein Brief mit einer Aufgabenstellung an einen Vermarkter) - U
Ausführung					Das Motivationssystem genehmigen (Arbeit mit Dokumenten) - D
	Bericht für 2 Quartale sq.(mit Dokumenten arbeiten) - D		Analyse der Ergebnisse der Teilnahme an der Ausstellung (Treffen) - U
Die Kontrolle	Bericht für 2 Quartale sq.(mit Dokumenten arbeiten) - D
Fertigstellung					Bereiten Sie eine Rede zu den Ergebnissen des Ideenwettbewerbs vor (Rede) - B

Es ist wichtig, eine solche Matrix schrittweise im Laufe des Tages zu füllen, wenn Aufgaben anfallen. Die fertige To-Do-Matrix kann an Ihren Assistenten zur Anpassung des Zeitplans für den nächsten Tag übergeben oder von Ihnen selbst bearbeitet werden. So erhalten Sie statt einer chaotischen To-Do-Liste eine strukturierte Tabelle, bequem und visuell. Es bleibt nur, sie bestimmten Tagen und Stunden zuzuordnen.

Vielleicht entscheiden Sie sich für zwei andere Klassifikationsarten, die für Sie besser geeignet sind. In jedem Fall ist die Planung auf zwei Ebenen gleichzeitig viel effektiver als das Zusammenstellen der üblichen langen Liste von Aufgaben, die sich kaum in die Arbeitszeit quetschen lassen.

Verbessern und entwickeln Sie Ihre Planungsfähigkeiten

Es ist kein Geheimnis, dass erfolgreiche Planung bestimmte Fähigkeiten erfordert. Dabei geht es um die Konzentration auf das Wesentliche, den Aufbau logischer Ketten, das Setzen von Prioritäten, die Flexibilität des Denkens, das Arbeiten mit einer großen Menge an Informationen, eine systematische Vision eines ganzheitlichen Bildes usw. Wenn sich im Laufe des Tages der Zeitplan ändert, ist die Möglichkeit, schnell und einfach von einem Thema zu einem anderen zu wechseln, manchmal ohne Bezug zum vorherigen, praktisch. In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein solches Bild zu beobachten. Der Manager arbeitet mit Dokumenten und konzentriert seine ganze Aufmerksamkeit auf einen Bericht, der wichtige Finanzkennzahlen für einen bestimmten Zeitraum enthält. Und plötzlich kommt zum Beispiel der Abteilungsleiter ins Büro und ruft, wie in einer bekannten heimischen Komödie, die Hände zum Himmel hebend: „Chef! Alles ist verloren!". Danach sagt er mit Mühe, seine Aufregung zu unterdrücken, dass die Arbeit kurz vor dem Scheitern stünde, dass es fast unmöglich sei, etwas zu ändern, und dass alle Hoffnung auf den Leiter liege. Sie müssen in wenigen Sekunden von einem Bericht zu einer Abteilung wechseln, die Situation analysieren und schnell eine effektive Managemententscheidung treffen.

Können Sie alltägliche Planungsfähigkeiten entwickeln, die Ihnen helfen, mit unerwarteten Änderungen in Plänen umzugehen? Hier ist eine Reihe einfacher Übungen, deren Zweck es ist, zu lernen, wie man effektiv plant und navigiert, um die für den Tag geplanten Aufgaben zu erledigen. Jeder von ihnen nimmt sich einige Minuten Zeit (Sie können sie beispielsweise zwischen komplexen Aufgaben ausführen), und mit mehr oder weniger regelmäßigem Training können Sie Ihre Effizienz in der Aufgabenplanung erheblich steigern.

Eine Übung"Ziel". Diese Übung entwickelt die Fähigkeit, sich auf eine wichtige Sache zu konzentrieren. Zeichnen Sie auf einem Blatt Papier ein großes Ziel - wie in einem Strich. Ordnen Sie die Aufgaben des kommenden Tages in zufälliger Reihenfolge in den Kreisen des Ziels an, lassen Sie den Punkt in der Mitte frei. Fälle, die zeitlich weiter entfernt sind, können außerhalb des Zielbereichs auf dem Blatt platziert werden. Je mehr verschiedene Dinge und Ereignisse Sie sich erinnern, desto besser. Schauen Sie nun auf die Mitte des Ziels und konzentrieren Sie sich auf eine Sache. Halten Sie Ihre Aufmerksamkeit eine Minute lang darauf. Wenden Sie dann Ihren Blick auf die anderen Einträge auf dem Blatt, als würden Sie von der Seite zusehen, und gönnen Sie sich so eine kleine Ruhepause. Schauen Sie wieder in die Mitte des Ziels und konzentrieren Sie sich ebenfalls für eine Minute auf etwas anderes. Indem Sie sich also abwechselnd auf eine Sache konzentrieren und viele andere Dinge betrachten, können Sie die Fähigkeit, das Wichtigste hervorzuheben und das Zweite zu verwerfen, gut trainieren, wodurch Sie die primären und wichtigsten Aufgaben bei der Planung schnell bestimmen können.

Eine Übung TV-Schalter. Dieser einfache und im psychologischen Kontext bekannte Vorgang wird als „Knopf-Syndrom“ bezeichnet. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine TV-Fernbedienung in Ihren Händen. Versuchen Sie, Ihre Gedanken von einem Thema zum anderen zu "schalten" - jedes Mal, wenn Sie die Taste einer imaginären Fernbedienung drücken. Wählen Sie das für Sie angenehme Schalttempo. Zuerst können Sie es langsam tun und dann allmählich beschleunigen. Alternativ können Sie die Dauer des Nachdenkens abwechseln. Hauptsache der „Knopf auf der Fernbedienung“ bedeutet für Sie ein Signal, von Thema zu Thema zu wechseln. Auf diese Weise lernen Sie, wie Sie die Aufmerksamkeit schnell von einem Thema zum anderen lenken können, ohne lange in einem Thema stecken zu bleiben.

Eine Übung"Verbinde die Wörter." Kreative Aufgaben erfordern vom Ausführenden flexibles Denken. Die Gewohnheit, in Standardbegriffen zu denken, ist nicht der beste Helfer, um die optimale Lösung zu entwickeln, und führt wahrscheinlich nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Kreativität und Spontaneität sind ebenso wichtige Bestandteile eines effektiven Denkprozesses wie Logik und Konsequenz. Diese Fähigkeiten können spielerisch entwickelt werden. Die Aufgabe lautet wie folgt: In einem Wortpaar, das völlig unabhängig voneinander ist, müssen Sie etwas Gemeinsames finden. Zuerst können Sie eine Liste mit Wortpaaren erstellen (5-6 Paare) und dann versuchen, jeweils ein gemeinsames Wort zu finden. Zum Beispiel „Krokodil“ und „Lineal“. Was haben Sie gemeinsam? Alternativ können sie beide grün sein. Ein solches Training entwickelt die Flexibilität des Denkens und hilft, in kürzester Zeit erfolgreich die besten Optionen zur Lösung von Problemen zu finden.

Eine Übung"Holz". Um richtig zu priorisieren, müssen Sie oft alle Dinge nach dem Prinzip der Wichtigkeit oder Grundlegenden planen: solide, auf deren Grundlage alles andere ausgeführt wird, und klein, aber auch notwendig. Zeichnen Sie einen Baum auf ein Blatt Papier - von den Wurzeln bis zu den Blättern. Und verteilen Sie die Aufgaben wie folgt: Wurzeln - grundlegende Hauptprioritäten; Stamm - strategische Entwicklungsrichtungen; Branchen - Aktivitäten nach Managementbereichen oder einzelnen Geschäftszweigen; Blätter sind spezifische Aufgaben.

Nachdem Sie ein visuelles Bild der Informationen erhalten haben, fahren Sie mit der weiteren Arbeit fort - treffen Sie Klarstellungen, wählen Sie Personal für die Arbeit in bestimmten Bereichen aus, um bestimmte Aufgaben auszuführen usw.

Planen Sie täglich, ständig, entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten, erfinden Sie neue Methoden und Methoden. Lassen Sie den Planungsprozess für Sie zu einem positiven und kreativen Erlebnis werden. Viel Glück bei Ihrer Planung und Ihrem Geschäft!

Arbeitszeit ist die Zeit, die jeder Arbeitnehmer der Erfüllung seiner Arbeitsfunktion widmet. Ihre Dauer ist arbeitsrechtlich geregelt.

Liebe Leser! Der Artikel spricht über typische Wege zur Lösung rechtlicher Probleme, aber jeder Fall ist individuell. Wenn Sie wissen wollen, wie löse genau dein Problem- Kontaktieren Sie einen Berater:

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Die Arbeitszeitplanung ist ein integraler Bestandteil ihres Managements, also des Zeitmanagements. Dieses Modewort bedeutet heute nicht nur Zeitmanagement, sondern auch die effektive Planung, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Schließlich ist Zeit eine der Ressourcen, die sinnvoll eingesetzt werden müssen.

Warum und wer braucht es?

Von Zeitmanagement zu sprechen ist nicht ganz richtig. Sein Verlauf hängt nicht von menschlichen Handlungen ab, er beschleunigt oder verlangsamt sich nicht.

Es lohnt sich, diese Zeit sinnvoll zu nutzen. Und für das Unternehmen ist es auf allen Ebenen wichtig - vom Chef bis zum einfachen Mitarbeiter. Die effiziente Nutzung dieser Ressource wirkt sich direkt auf die Arbeitsproduktivität und damit auf die Gewinne aus.

Für jedes Unternehmen ist auch die Planung der Arbeitszeit wichtig.

Die Zahl der Beschäftigten des Unternehmens und damit der mit dem Personal verbundene finanzielle Aufwand hängt davon ab, wie viel Arbeitszeit zur Erfüllung der Produktionsaufgaben benötigt wird.

Gründe für Zeitmangel

Knappheit bedeutet Mangel. In unserem Fall - der Mangel an Arbeitszeit, um die Aufgabe zu erledigen, die einem bestimmten Mitarbeiter, einer bestimmten Abteilung oder einem Unternehmen als Ganzes übertragen wurde.

Die Folge kann eine Verzögerung bei der Auftragsausführung und deren nachteilige Folgen sein. Meistens ist der Zeitmangel mit der Inkompetenz des Managers verbunden.

Es gibt drei Gruppen von Gründen, die zu Zeitmangel führen:

• persönliche Qualitäten des Leiters;
• Handlungen des Managers;
• unabhängige Gründe.

Die persönlichen Qualitäten des Leiters, die zu Zeitverlust führen, können sich in folgenden Phänomenen manifestieren:

• Umständlichkeit, das heißt, die hastige Begehung unberechenbarer Handlungen;
• ständige Eile;
• Mangel an angemessener Ruhe aufgrund der Fertigstellung des Hauses.

Analphabetenhandlungen führen dazu, dass es:

• geringe oder keine Motivation der Mitarbeiter;
• Verletzung der Kommunikation;
• fehlendes Ranking der Fälle nach Wichtigkeitsgrad;
• Unfähigkeit, Autorität zu delegieren.

Vom Vorgesetzten unabhängige Gründe, die zu Zeitmangel beim Vorgesetzten und seinen Untergebenen führen, sind:

• zu viele Aufgaben, Fälle, Aufträge;
• ungeplante Ereignisse (Zeitdiebe).

Diese Ursachen treten in der Regel nicht isoliert auf. Sie fließen voneinander ab.

Das Ergebnis ist ein Teufelskreis, aus dem nur eine richtige und rationale Planung herausführt. Und Kontrolle über die Umsetzung der geplanten Aktivitäten und die dafür aufgewendete Zeit.

Welche Aufgaben können gelöst werden?

Die Planung ist eines der Werkzeuge, um verschiedene Managemententscheidungen zu treffen. Es geht darum, Ziele zu setzen und Wege zu finden, diese zu erreichen. Das heißt, dies ist eine Art Gelegenheit, in die Zukunft des Unternehmens zu blicken und zu entscheiden, wie genau und für wie lange man dorthin gelangen kann.

Durch die Planung und Verwaltung der Arbeitszeit können Sie folgende Aufgaben lösen:

• Steigerung des Leistungsniveaus:
• Kontrolle der Aktionen und der dafür aufgewendeten Zeit;
• Arbeitszeitoptimierung;
• Techniken zur Zeitnutzung verbessern;
• Eliminierung zeitineffizienter Arten von Aktivitäten;
• rationale Planung der wichtigsten Fälle;
• klare Trennung von Arbeit und Freizeit.

Arten

Die Zeitplanung in einem Unternehmen lässt sich wie jede Planung nach verschiedenen Kriterien in Typen einteilen:

• nach Abdeckung (allgemein und speziell);
• nach Inhalt (strategisch, operativ und aktuell);
• nach Objekten (Personal, Produktion, Finanzen);
• nach Perioden (kurzfristig, mittelfristig, langfristig);
• mögliche Änderungen (hart und flexibel).

Allgemeine Fondsplanung

Die Planung des allgemeinen Fonds ist ohne Berechnung der Arbeitszeitkosten nicht möglich. Um zu verstehen, wie viel diese Ressource benötigt wird, werden verschiedene Methoden verwendet.

Anschließend muss die Arbeitszeit normiert werden, d. h. anhand der Ergebnisse von Kostenkalkulationen und wissenschaftlich fundierten Maßstäben, um den optimalen Zeitpunkt für die Herstellung einer Produktionseinheit oder die Erledigung einer Aufgabe abzuleiten.

Rationierung ist der Kern der Planung des allgemeinen Zeitfonds. Auf dieser Basis werden der Personalbedarf, die Kosten und Anreizkriterien ermittelt.

Der allgemeine Fonds besteht aus:

• Kalender;
• nominell (Kalender ohne Ruhe- und Feiertage, aber unter Berücksichtigung verkürzter Vorfeiertage);
• effektiv (wie viel ein Mitarbeiter im Planungszeitraum gearbeitet hat).

Individuell

Nicht weniger wichtig als die Gesamtplanung wird das Zeitmanagement jedes einzelnen Mitarbeiters sein.

Hier ist es wichtig zu wissen, wem man einen starren Zeitplan gibt und wer weiß, wie man seine Zeit möglichst effizient einteilt. Dennoch gibt es ein paar wichtige Punkte.

Halten Sie beispielsweise ein Verhältnis von 60/40 ein. Das heißt, planen Sie 60 % der Arbeitszeit für die Lösung aktueller Probleme ein und lassen Sie 40 % für unvorhergesehene Aufgaben und kreative Aktivitäten (zwei Blöcke zu je 20 %).

Diese und andere wichtige Grundsätze der individuellen Arbeitszeitplanung wurden von L. Seivert formuliert.

Grundsätzliche Unterschiede zwischen Führungskräften und Spezialisten in Bezug auf die Effizienz der Arbeitszeitnutzung nannte er nicht. Auf einige Aspekte möchte ich jedoch hinweisen.

Führer

Für eine Führungskraft sind Planungsfähigkeiten besonders wichtig.

Das ist seine Funktion: Ziele zu setzen, den Zeitrahmen für deren Erreichung festzulegen und das Ergebnis zu kontrollieren sowie Autorität zu delegieren und jene Aufgaben loszuwerden, die Spezialisten ausführen können.

Spezialisten

Der Spezialist plant seine Zeit anhand der Aufgabenstellung des Managers. Für ihn sehr wichtig verfügen über Selbstdisziplin.

Planung der Arbeitszeit im Unternehmen

Jeder Plan muss schriftlich festgehalten werden, sonst besteht er nicht. Die elektronische Planung erleichtert das Zeitmanagement. Durch den Einsatz moderner Technologie können Sie nicht nur die To-Do-Liste visualisieren.

Moderne Gadgets sind in der Lage, ihre Besitzer an wichtige Ereignisse zu erinnern.

Allgemeine Regeln

• Der Plan muss abends erstellt und morgens angepasst werden.
• Alle im Plan enthaltenen Fälle müssen zeitlich in kurz-, mittel- und langfristig unterteilt werden.
• Das Volumen der Fälle sollte realistisch sein, versuchen Sie nicht, die Unermesslichkeit zu erfassen.
• Notieren Sie nicht nur Ziele, sondern auch erwartete Ergebnisse.
• Prioritäten festlegen.
• Legen Sie genaue Fristen für die Erledigung jeder Aufgabe fest.
• Authorität delegieren.
• Pläne sollten regelmäßig aktualisiert werden.

Was gehört in den Plan?

Der Plan muss unbedingt alle Dinge enthalten, die tagsüber erledigt werden müssen. So stellen Sie sicher, dass bei den nächsten Schritten nichts übersehen wird.

Es ist notwendig, alles aufzuschreiben - von einem Treffen mit dem Chef bis hin zum Glückwunsch an einen Kollegen zu seinem Geburtstag per Firmenpost. Sie müssen mit denen beginnen, die die genaue Uhrzeit haben: Besprechungen, Termine, Konferenzen usw.

Neben den Aufgaben der Geschäftsführung lohnt es sich, jene Fälle einzubeziehen, die zum beruflichen Aufstieg beitragen. Zum Beispiel Weiterbildung oder kreative Arbeit an einem Projekt.

Priorisierung

Damit die Zeitplanung wirklich effektiv ist, ist es notwendig, alles, was in die Tageszeitung (wöchentlich, monatlich etc.) eingetragen wird, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Und dann in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit.

Technik und Methoden

Die am häufigsten verwendeten Methoden zur Priorisierung und Zeitplanung sind die Eisenhower-Matrix und das Pareto-Gesetz.

In Kürze sieht es so aus:

• alle Fälle werden unterteilt in wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, weniger wichtig und fakultativ;
• die meiste Zeit (bis zu 80%) sollte dem Wichtigsten und Dringlichsten gewidmet werden;
• dies muss zu Beginn des Arbeitstages erfolgen.

Performance-Analyse

Wie effizient jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit einsetzt, lässt sich rechnerisch überprüfen. Dazu werden verschiedene Koeffizienten verwendet, beispielsweise eine umfangreiche Zeitnutzung.

Seine Berechnungsformel sieht so aus:

Ke \u003d (allgemeiner Zeitfonds - Arbeitspausen) / Gesamtzeitfonds.

Der ideale Wert wäre eins. Je mehr Ke davon abweicht, desto ineffizienter wird die Arbeitszeit genutzt.

• durch Verschulden des Arbeitnehmers und aus Gründen, die außerhalb seiner Kontrolle liegen;
• für den persönlichen Bedarf.

Dazu wird der gewünschte Wert (in Minuten) in den Zähler der Formel eingesetzt und die Gesamtzeit bleibt im Nenner. Hier ist das Verhältnis umgekehrt. Je näher dieser Wert an Eins liegt, desto irrationaler wird die Arbeitszeit verbraucht.

Beispiele

Die Planung eines Arbeitstages, einer Woche oder eines anderen Zeitraums hängt weitgehend von den Besonderheiten des Berufs ab. Vor allem, wenn es um Elemente der Kreativität geht.

Überlegen Sie, was Sie bei Vertretern solcher Berufe als Rechtsberater und Manager im Bankensektor beachten sollten.

Für einen Rechtsanwalt

Ein Merkmal dieses Berufs ist die Teilnahme an Gerichtsverhandlungen. Folglich enthält der Arbeitsplan notwendigerweise einen Zeitplan für Versuche und Verfahrensbestimmungen für die Erstellung bestimmter Dokumente. Dies sind die wichtigsten und dringendsten Angelegenheiten.

Die Termine für Besprechungen und Verhandlungen mit Kunden werden auf Basis der verbleibenden freien Intervalle abgestimmt. Was als Ergebnis übrig bleibt, wird für Analysen und Berichte ausgegeben.

Der Plan für den Tag sieht in etwa so aus:

Zeit	Harte Fristen	Flexible Aufgaben
9-00	Betriebstreffen
10-00		Schreiben Sie einen Bericht für den Chef
11-00		Sehen Sie sich noch einmal die Dokumente für Prozess N an
12-00	Gerichtssitzung im Fall N
13-00		Abendessen
14-00		Lieferverträge einsehen
15-00	Treffen mit A, Klage einreichen
16-00	Bereiten Sie eine Beschwerde für einen Fall vor
17-00		Überprüfen Sie die Fristen für Verfahrensdokumente

Für einen Bankmanager

Der Arbeitstag eines Bankkreditmanagers besteht aus mehreren Blöcken:

• termingebundene Termine;
• Erstellung von Verträgen auf der Grundlage der Sitzungsergebnisse;
• Kaltakquise zur Erweiterung des Kundenstamms;
• Erstellung von kommerziellen Angeboten usw.

Der Tagesplan für einen solchen Mitarbeiter kann wie folgt aussehen:

Und noch ein paar letzte Tipps:

• Bei der Bestimmung der Wichtigkeit einer Aufgabe lohnt es sich, sich die Frage zu stellen: „Was bringt mir das?“ Und fahren Sie mit der Ausführung nur fort, wenn die Antwort passt. Wenn Ihnen die Antwort nicht gefällt, können Sie die Aufgabe wahrscheinlich vorerst verschieben.
• Zunächst lohnt es sich, morgens die unangenehmsten, aber wichtigsten Dinge zu tun.
• Große und komplexe Aufgaben werden am besten bewältigt, wenn sie in kleine und einfache Aufgaben zerlegt werden.
• Es ist wichtig, sich eine gute Erholung von der Arbeit zu gönnen.