Die Analyse der Umsätze und Gewinne eines Unternehmens ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeit eines Marketingspezialisten. Mit einem gut aufbereiteten Umsatzbericht fällt es Ihnen viel leichter, eine Marketingstrategie für die Unternehmensentwicklung zu entwickeln und die Frage des Managements „Was sind die Hauptgründe für den Umsatzrückgang?“ zu beantworten. wird nicht lange dauern.

In diesem Artikel betrachten wir ein Beispiel für die Pflege und Analyse von Verkaufsstatistiken in einem Fertigungsunternehmen. Das im Artikel beschriebene Beispiel eignet sich auch für den Einzel- und Großhandel, um die Umsätze einer einzelnen Filiale zu analysieren. Die von uns erstellte Vorlage für die Verkaufsanalyse in Excel ist sehr umfangreich, sie umfasst verschiedene Aspekte der Analyse der Verkaufsdynamik, die nicht immer für jedes Unternehmen erforderlich sind. Bevor Sie die Vorlage verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie sie an Ihre Geschäftsspezifika anpassen und nur die Informationen hinterlassen, die Sie benötigen, um Umsatzschwankungen zu überwachen und die Qualität des Wachstums zu bewerten.

Einführung in die Verkaufsanalyse

Bevor Sie Verkäufe analysieren, müssen Sie die Erfassung von Statistiken einrichten. Bestimmen Sie daher die Schlüsselindikatoren, die Sie analysieren möchten, und die Häufigkeit der Erhebung dieser Indikatoren. Hier ist eine Liste der wichtigsten Verkaufsanalyseindikatoren:

Index	Kommentare
Verkauf in Stück und Rubel	Es ist besser, monatliche Verkaufsstatistiken in Stück und Rubel für jeden Warenartikel zu erheben. Diese Statistik ermöglicht es Ihnen, den Ausgangspunkt eines Umsatzrückgangs / -anstiegs zu finden und den Grund für eine solche Änderung schnell zu ermitteln. Mit solchen Statistiken können Sie auch die Änderung des Durchschnittspreises für den Versand von Waren bei Vorhandensein verschiedener Boni oder Rabatte für Partner verfolgen.
Kosten pro Einheit	Die Warenkosten sind ein wichtiger Aspekt jeder Verkaufsanalyse. Die Kenntnis der Höhe der Produktkosten hilft Ihnen bei der Entwicklung von Handelsmarketing-Aktionen und der Preisgestaltung im Unternehmen. Basierend auf den Kosten können Sie die durchschnittliche Rentabilität des Produkts berechnen und die profitabelsten Positionen in Bezug auf den Gewinn bestimmen, um den Verkauf anzukurbeln. Kostenstatistiken können monatlich geführt werden, aber wenn dies nicht möglich ist, ist es ratsam, die vierteljährliche Dynamik dieses Indikators zu verfolgen.
Umsatz nach Verkaufsgebiet oder Verkaufsregion	Wenn Ihr Unternehmen mit verschiedenen Regionen/Städten arbeitet oder mehrere Abteilungen im Vertrieb hat, dann ist es ratsam, Verkaufsstatistiken für diese Regionen und Richtungen zu führen. Wenn Sie über solche Statistiken verfügen, können Sie nachvollziehen, welche Bereiche hauptsächlich für das Umsatzwachstum / den Umsatzrückgang gesorgt haben, und die Gründe für Abweichungen schnell herausfinden. Zielverkäufe werden monatlich verfolgt.
Produktverteilung	Die Warenverteilung steht in direktem Zusammenhang mit dem Umsatzwachstum oder -rückgang. Wenn das Unternehmen in der Lage ist, das Vorhandensein von Waren in der Republik Tatarstan zu überwachen, ist es wünschenswert, solche Statistiken mindestens einmal im Quartal zu erheben. Wenn Sie die Anzahl der Punkte kennen, an denen der versendete Artikel direkt präsentiert wird, können Sie die Warenumschlagsrate in einem Einzelhandelsgeschäft (Umsatz / Anzahl der RT) berechnen und die aktuelle Nachfrage nach den Produkten des Unternehmens nachvollziehen. Die Verteilung kann monatlich überwacht werden, am bequemsten ist es jedoch, diesen Indikator vierteljährlich zu überwachen.
Anzahl der Kunden	Arbeitet ein Unternehmen mit Händleranbindung oder im B2B-Markt, empfiehlt es sich, Statistiken über die Anzahl der Kunden zu verfolgen. In diesem Fall können Sie die Qualität des Umsatzwachstums beurteilen. Die Quelle des Umsatzwachstums ist beispielsweise eine steigende Nachfrage nach einem Produkt oder einfach eine geografische Expansion des Marktes.

Die wichtigsten Punkte, auf die Sie bei der Durchführung einer Verkaufsanalyse achten sollten:

• Verkaufsdynamik nach Waren und Richtungen, die 80 % des Umsatzes des Unternehmens ausmachen
• Umsatz- und Gewinndynamik im Vergleich zum Vorjahreszeitraum
• Änderung des Preises, der Kosten und der Rentabilität des Verkaufs für einzelne Artikel, Warengruppen
• Wachstumsqualität: Verkaufsdynamik pro 1 RT, pro 1 Kunde

Erfassung von Verkaufs- und Gewinnstatistiken

Kommen wir zu einem Beispiel, das deutlich zeigt, wie man eine Verkaufsanalyse durchführt.

Der erste Schritt besteht darin, Verkaufsstatistiken für jeden aktuellen Firmenartikel zu sammeln. Wir erheben Verkaufsstatistiken für 2 Perioden: das vergangene und das laufende Jahr. Wir haben alle Artikel in Produktkategorien eingeteilt, für die uns die Dynamik interessiert.

Abb.1 Ein Beispiel für das Sammeln von Verkaufsstatistiken nach Warenartikeln

Wir füllen die oben dargestellte Tabelle gemäß den folgenden Indikatoren aus: Stück, Rubel, durchschnittlicher Verkaufspreis, Einstandspreis, Gewinn und Rentabilität. Diese Tabellen werden die Hauptquelle für zukünftige Verkaufsanalysen sein.

Positionsumsatzstatistiken für das Jahr vor der aktuellen Periode sind notwendig, um aktuelle Berichtszahlen mit dem Vorjahr zu vergleichen und die Qualität des Umsatzwachstums zu beurteilen.

Als nächstes erheben wir Sendungsstatistiken für die Hauptbereiche der Verkaufsabteilung. Wir schlüsseln den Gesamtumsatz (in Rubel) nach Verkaufsgebieten und nach Hauptproduktkategorien auf. Statistiken werden nur in Rubel benötigt, da sie helfen, die Gesamtsituation im Verkauf zu kontrollieren. Eine detailliertere Analyse ist nur erforderlich, wenn sich die Verkaufsdynamik in einer der Richtungen stark ändert.

Abb.2 Ein Beispiel für die Erhebung von Verkaufsstatistiken nach Verkaufsrichtungen und -regionen

Verkaufsanalyseprozess

Nachdem alle notwendigen Verkaufsstatistiken gesammelt wurden, können Sie mit der Verkaufsanalyse fortfahren.

Analyse der Umsetzung des Verkaufsplans

Wenn das Unternehmen plant und einen Verkaufsplan erstellt, besteht der erste Schritt darin, die Umsetzung des Verkaufsplans nach Produktgruppen zu bewerten und die Qualität des Verkaufswachstums (die Dynamik der Lieferungen im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Vorjahres) zu analysieren.

Abb. 3 Ein Beispiel für die Analyse der Umsetzung eines Verkaufsplans nach Produktgruppen

Wir analysieren die Umsetzung des Verkaufsplans anhand von drei Indikatoren: Lieferungen in physischer Hinsicht, Umsatz und Gewinn. In jeder Tabelle berechnen wir den Prozentsatz des Plans und die Dynamik im Verhältnis zum Vorjahr. Alle Pläne sind in Produktkategorien unterteilt, wodurch Sie die Ursachen für Minderverkäufe und Übererfüllung des Plans besser verstehen können. Die Auswertung erfolgt monatlich und quartalsweise.

In der obigen Tabelle verwenden wir auch das zusätzliche Feld "Prognose", mit dem Sie die Umsetzung des Verkaufsplans mit der aktuellen Versanddynamik prognostizieren können.

Analyse der Verkaufsdynamik nach Bereichen

Eine solche Verkaufsanalyse ist notwendig, um zu verstehen, welche Bereiche der Verkaufsabteilung die Hauptumsatzquellen sind. Der Bericht ermöglicht es Ihnen, die Dynamik der Verkäufe in jede Richtung zu bewerten und signifikante Abweichungen im Verkauf rechtzeitig zu identifizieren, um sie zu korrigieren. Wir schlüsseln den Gesamtumsatz nach OS-Bereichen auf und analysieren den Umsatz nach Produktkategorien für jeden Bereich.

Abb. 4 Beispiel Umsatzanalyse nach Bereichen

Zur Beurteilung der Wachstumsqualität wird der Indikator „Umsatzwachstumsdynamik im Vergleich zum Vorjahr“ herangezogen. Um die Bedeutung der Richtung im Umsatz einer bestimmten Produktgruppe zu beurteilen, werden die Parameter „Umsatzanteil, %“ und „Umsatz pro 1 Kunde“ verwendet. Die Dynamik wird quartalsweise verfolgt, um Schwankungen bei den Lieferungen zu eliminieren.

Analyse der Vertriebsstruktur

Die Analyse der Vertriebsstruktur hilft dabei, einen Gesamtüberblick über die Wirksamkeit und Bedeutung von Produktgruppen im Portfolio des Unternehmens zu erhalten. Die Analyse ermöglicht Ihnen zu verstehen, welche Produktgruppen für das Geschäft am profitabelsten sind, ob sich der Anteil wichtiger Produktgruppen ändert und ob Preiserhöhungen die Kostensteigerung decken. Die Analyse erfolgt quartalsweise.

Abb. 5 Ein Beispiel für die Analyse der Verkaufsstruktur des Sortiments des Unternehmens

Anhand der Indikatoren „Sendungen in physischer Form“, „Einnahmen“ und „Gewinn“ werden der Anteil jeder Gruppe am Portfolio des Unternehmens und die Anteilsveränderung geschätzt. Anhand der Indikatoren "Rentabilität", "Kosten" und "Preis" wird die Dynamik der Werte in Bezug auf das Vorquartal geschätzt.

Abb.6 Ein Beispiel für die Analyse der Kosten und Rentabilität von Verkäufen

ABC-Analyse

Eine der letzten Phasen der Verkaufsanalyse ist die Standardphase, die hilft, eine kompetente Sortimentspolitik zu führen und effektive Handelsmarketingaktivitäten zu entwickeln.

Abb. 7 Beispiel einer ABC-Sortimentsanalyse

Einmal pro Quartal wird eine ABC-Analyse im Kontext von Umsatz und Gewinn durchgeführt.

Rückstandskontrolle

Die letzte Phase der Verkaufsanalyse ist die Überwachung des Gleichgewichts der Produkte des Unternehmens. Die Analyse der Salden ermöglicht es Ihnen, kritische Positionen zu identifizieren, für die ein großer Überschuss oder ein Mangel an Waren vorhergesagt wird.

Abb.8 Ein Beispiel für die Analyse von Produktrückständen

Verkaufsbericht

Oftmals wird in Unternehmen die Marketingabteilung für das Erreichen von Verkaufszielen verantwortlich gemacht. Für einen wöchentlichen Bericht reicht es aus, den Umsetzungsgrad des Verkaufsplans anhand einer kumulativen Summe zu verfolgen und die Prognose für die Umsetzung des Verkaufsplans für das aktuelle Versandniveau anzugeben. Ein solcher Bericht ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig die Gefahr einer Nichterfüllung des Verkaufsplans zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu entwickeln.

Abb.9 Wöchentlicher Verkaufsbericht

Fügen Sie einem solchen Bericht eine kleine Tabelle bei, in der die wichtigsten Bedrohungen für die Erfüllung des Verkaufsplans und Lösungsvorschläge beschrieben werden, die die negativen Auswirkungen der identifizierten Gründe für die Nichterfüllung des Plans verringern. Beschreiben Sie, welche alternativen Quellen verwendet werden können, um den Umsatz zu steigern.

Im monatlichen Verkaufsbericht ist es wichtig, die tatsächliche Umsetzung des Verkaufsplans, die Wachstumsqualität im Vergleich zum Vorjahreszeitraum, eine Analyse der Dynamik des durchschnittlichen Versandpreises und die Rentabilität der Waren widerzuspiegeln.

Abb. 10 Monatlicher Verkaufsbericht

Sie können die im Artikel im Abschnitt vorgestellte Vorlage für die Verkaufsanalyse herunterladen.

Es gibt keine Führungskraft, die von ihren Untergebenen nicht mindestens einmal im Jahr einen Bericht über die geleistete Arbeit verlangt. Und das Problem ist, dass die Erstellung eines solchen Dokuments bei einer routinemäßigen Beschäftigung eine ziemlich schwierige Aufgabe zu sein scheint. Und aus irgendeinem Grund ist es uns peinlich, Beispiele für Berichte über die geleistete Arbeit von den Behörden zu verlangen. Was, wenn er entscheidet, dass wir nicht der Position entsprechen, die wir einnehmen?

Wer braucht es

Diese Frage wird von dem Darsteller gestellt, der die zu meldende Aufgabe erhalten hat. Meistens fühlen sich Mitarbeiter von Firmen durch solche Anforderungen geradezu beleidigt. Aber alles hat einen Sinn.

Zunächst wird vom Auftragnehmer selbst ein Bericht über die geleistete Arbeit benötigt. Eine nicht formale, sondern eine interessierte Einstellung zu diesem Prozess ermöglicht es Ihnen, Engpässe und Schwächen in Ihrer Qualifikation zu finden. So werden die Richtungen bestimmt, in die es möglich (und notwendig) ist, sich zu entwickeln. Schließlich lernen wir alle aus unseren Fehlern.

Zweitens braucht es der Anführer. Der Bericht über die geleistete Arbeit ermöglicht Ihnen eine objektive Beurteilung der Qualität und Geschwindigkeit der Aufgabenlösung. Dank dieses Dokuments werden viele Fragen verschwinden - vom primitivsten „Was machst du die ganze Zeit“ bis zum komplexen „Warum sollte ich deinen Computer gegen einen moderneren austauschen?“. Weil der Bericht anzeigt, dass es lange dauert, Änderungen am Dokument zu speichern. Und es kommt nicht auf den Performer an – veraltete Bürogeräte können nicht schneller arbeiten. Eigentlich entsteht dadurch das Gefühl, dass der Mitarbeiter die ganze Zeit Tee trinkt – er wartet nur darauf, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

Und die Frage: „Warum muss ich einen Bericht über die geleistete Arbeit des Monats schreiben?“ selbst ist falsch. Denn das Anhäufen und Füllen von Datenbanken macht für Strategen Sinn, nicht für sie selbst. Es ist für sie einfach einfacher, ein Problem zu lösen, als über Lösungsmethoden zu reden.

Was zu schreiben

Beispiele für Fortschrittsberichte zeigen, dass Sie sehr detailliert schreiben müssen. Was wie eine Kleinigkeit oder eine kleine Geste erscheint, kann ein Schlüsselelement bei der Ausführung bestimmter Funktionen sein. Aber das Verständnis dafür wird erst nach dem Studium mehrerer schriftlicher Berichte kommen.

Handelt es sich um Routinearbeiten, z. B. Abgleich von Dokumenten und Identifizierung von Inkonsistenzen, dann ist es sinnvoll, eine tabellarische Form zu entwickeln. Auch in diesem Fall sollte die Tabelle zunächst sehr detailliert sein und viele Spalten enthalten; Im Laufe der Zeit werden einige Spalten nicht mehr benötigt, und die Form des Berichts wird ein normales (lesbares - vernünftiges) Aussehen annehmen.

In einigen Fällen kann man bei der Erstellung eines Berichts über die geleistete Arbeit (z. B. Lehrer) das Thema Selbstbeobachtung nicht formell ansprechen. Neben der geplanten pädagogischen und methodischen Belastung und dem Studium des erforderlichen Materials engagiert sich die Schule auch in pädagogischen Aktivitäten. Dies erfordert einen besonderen Ansatz bei der Erstellung des Dokuments: Es ist notwendig, die Gründe für den Rückstand einer Reihe von Schülern zu verstehen, um Wege zu finden, Kinder für ihr Fach zu interessieren. Und dabei sollten wir erfolgreiche (und sogar begabte) Schulkinder nicht vergessen.

Ziele von Berichten

Für eine korrekte Erstellung und minimalen Zeitaufwand muss von Anfang an entschieden werden, zu welchem ​​Zweck und warum ein Jahresarbeitsbericht verfasst wird. Nennen wir die beliebtesten:

Begründung des tatsächlichen Nutzens einer bestimmten Position in der Organisation;

Bestätigung der Qualifikation eines Mitarbeiters;

Demonstration effektiver Arbeit gegenüber dem Management;

Beschaffung von Fördermitteln für den nächsten Berichtszeitraum;

Zustimmung zur Entwicklung einer Richtung (Idee) einholen;

Rechtfertigung für die Ausgabe zugewiesener Ressourcen und Finanzen usw.

Die altbekannte Formulierung – die richtige Formulierung des Problems liefert 50% der Lösung – funktioniert auch hier. Je besser wir verstehen, warum ein Bericht benötigt wird, desto einfacher ist es für uns, ihn zu schreiben. Bis auf die Tatsache, dass das Dokument „for show“ von uns überhaupt keine kreative Herangehensweise erfordert. Und der Zeitaufwand.

Dokumentenstruktur

Wenn das Unternehmen kein entwickeltes hat, müssen Sie es selbst entwickeln. Wenn Sie den Zweck des Dokuments kennen, müssen Sie über seine Struktur nachdenken. Beispiele für Fortschrittsberichte legen nahe, dass eine klare und einfache Gliederung erforderlich ist.

Gleich zu Beginn sollten der Zweck und die Logik der Informationsdarstellung erläutert werden. Erläutern Sie die Reihenfolge der Präsentation und erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis. Für die Tabelle ist eine kurze Begründung erforderlich, warum eine solche Form gewählt wurde.

Auch innerhalb von Abschnitten und Unterabschnitten ist auf die Einheitlichkeit der Darstellung zu achten. Dadurch wird das Dokument verständlicher und leichter wahrnehmbar. Bei einem Bericht über einen längeren Zeitraum sind Illustrationen und Grafiken durchaus angebracht, die die Wahrnehmung erleichtern. Aber hier gilt die Regel der „goldenen Mitte“: Fester Text sowie ausschließlich Bildmaterial ermüden sehr schnell.

Stilistik

Für einen gewöhnlichen Angestellten ist die Terminologie und Formulierung vielleicht am schwierigsten zu schreiben. Ein bombastischer Bericht wird unnatürlich aussehen und eine negative Reaktion des Managements hervorrufen. Auch eine zu einfache Formulierung (z. B. 25 Dokumente wurden kopiert) wird den Leser abstoßen.

Vorlagen sollten jedoch vermieden werden. Die einzige Ausnahme ist das Dokument, das niemand jemals lesen wird. Wir begegnen manchmal solchen Aufgaben, aber in diesem Artikel interessieren wir uns für echte (nicht pro forma erstellte) Berichte.

Auf jeden Fall sollte man nicht nur über Erfolge sprechen. Um sie hervorzuheben, ist es notwendig, über die Schwierigkeiten zu sprechen, die im Laufe der Arbeit aufgetreten sind. Bei der Komplexitätsanalyse geht es unter anderem um die Optimierung der Arbeit von Führungskräften. Beispiele aus Fortschrittsberichten weisen darauf hin, dass Sie keine schwammigen Formulierungen wie „unbefriedigender Zustand“, „aufgetretene Schwierigkeiten“ usw. verwenden sollten. Nennen Sie besser alles beim richtigen Namen: „kaputter Fotokopierer“, „kein Zugang zum Internet“, „fehlender oder verspäteter Erhalt von Informationen von der zuständigen Abteilung. All dies ermöglicht uns eine angemessene und objektive Einschätzung der aktuellen Situation im Unternehmen.

Auswertung der Ergebnisse

Jedes erzielte Ergebnis muss durch Zahlen bestätigt werden. Eine solche Konkretisierung liefert ein Verständnis für die Dynamik der Entwicklung.

Darüber hinaus ist es notwendig, die Kriterien für die Bewertung der Ergebnisse festzulegen. Es wird der vorherige sein (wenn es sich beispielsweise um einen Quartalsbericht handelt) oder umgekehrt der Prozentsatz der Erreichung der festgelegten Ziele, die Entscheidung liegt beim Verfasser des Dokuments.

Im Allgemeinen können indirekte Indikatoren viel über den Prozess der Aufgabenlösung aussagen. Hier finden Sie auch eine Fülle von Informationen zur weiteren Analyse. Von der Ermittlung der Arbeitskosten bis zum Verständnis der Richtigkeit der Zielsetzung.

Vom Problem zur Lösung

Die meisten Berichte werden nach dem Prinzip der Beschreibung des Arbeitsfortschritts erstellt. Vorteilhafter ist ein Dokument, das den Problem-Lösungs-Zusammenhang klar darstellt. Der Leser versteht sofort, mit welchen Methoden und Techniken (falls erforderlich) der Ausführende die Aufgabe zeitgerecht und qualitativ hochwertig erledigt hat.

Eine noch detailliertere Kette von "ein konkretes Problem - die Ursachen seines Auftretens - Aufgabenstellung - eine Lösung" legt sofort die Notwendigkeit nahe, einen tabellarischen Tagesbericht vorzulegen. Außerdem sind die Namen der Graphen bereits bekannt. Die auf diese Weise präsentierten Informationen sind einfach zu lesen und zu analysieren.

Präsentation quantitativer Indikatoren

In Fällen, in denen der Bericht hauptsächlich aus numerischen Daten besteht, kann die tabellarische Form nur sehr schwer verständlich sein. Ein kontinuierlicher Zahlenstrom ermüdet den Leser nach wenigen Minuten buchstäblich. Eine andere Sache - bunte Diagramme und Grafiken. Sie sind klar, verständlich und leicht zu lesen.

Jedes Diagramm muss kommentiert werden. Außerdem muss angegeben werden, wie die verschiedenen Grafiken miteinander verbunden sind; die Klärung kausaler Zusammenhänge wird die Analyse des Berichts weiter erleichtern.

Wenn während der Arbeit materielle Ressourcen ausgegeben wurden, sollten Sie diese nicht einfach alle auflisten. Stattdessen sollten die erworbenen Vorteile aufgeführt werden. Eine trockene Floskel: „Büroausstattung angeschafft“ klingt ganz anders, wenn Sie schreiben: „Es wurden 2 Arbeitsplätze geschaffen, wodurch die Leistung der Abteilung gesteigert werden konnte.“

So erstellen Sie ein Dokument

Trotz der Tatsache, dass es keine einheitliche Form der Zusammenstellung gibt, kann ein Bericht über die geleistete Arbeit gemäß GOST erstellt werden, der die Hauptkriterien für wissenschaftliche Arbeiten definiert. Es legt die Anforderungen an Formatierung, Schriftart und -größe usw. fest.

Zur Lesbarkeit des Dokuments hier einige Tipps:

Versuchen Sie nicht mehr als 5 Sätze in einem Absatz zu haben;

Kennzahlen können schrift- oder farblich hervorgehoben werden;

Teilen Sie den Text so auf, dass die Tabelle oder Grafik nicht die gesamte Seite einnimmt; achten Sie darauf, Raum für Kommentare zu lassen;

Schreiben Sie eine klare und prägnante Zusammenfassung des Berichts.

Diese Tipps erleichtern die Wahrnehmung Ihres Berichts, was bedeutet, dass sie den Leser zunächst auf eine loyale Haltung gegenüber dem Autor des Dokuments vorbereiten. Stell dir vor, du bist der Boss. Und gestalten Sie den Bericht so, dass er für Sie nützlich und interessant zu lesen wäre.

Nahezu jeder Vertriebsleiter oder kaufmännische Leiter steht vor der Notwendigkeit, einen Verkaufsbericht zu schreiben. Doch nicht jeder Report ist für den Manager brauchbar – das Verhältnis von Zeitaufwand für das Studium des Reports und dem erzielten Ergebnis spricht nicht immer für eine große Menge an hochgeladenen Verkaufsdaten.

Um festzustellen, inwiefern die aktuelle Situation eine Folge früherer Verkäufe ist, ist es wichtig, nicht nur aktuelle Indikatoren zu berücksichtigen, sondern auch deren Veränderung in der Dynamik.

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