Perjanjian ini dibuat antara IE Smygin Konstantin Igorevich, selanjutnya disebut "Administrasi Layanan" dan setiap orang yang menjadi pengguna saat mendaftar di situs web Layanan http://website/ (selanjutnya disebut Layanan), selanjutnya disebut sebagai "Pengguna", secara bersama-sama dalam teks Perjanjian disebut sebagai "Para Pihak" dan secara sendiri-sendiri sebagai "Pihak".

1. Ketentuan Umum

1.1. Perjanjian ini sesuai dengan Art. 435 KUH Perdata Federasi Rusia adalah penawaran umum. Dengan mengakses materi Layanan, Pengguna dianggap telah mengakses Perjanjian ini, menerima ketentuan penawaran ini dan ketentuan Perjanjian (penerimaan).

1.2. Penerimaan tanpa syarat (acceptance) dari ketentuan penawaran ini dilakukan dengan mendaftar di situs web Layanan.

1.3. Perjanjian ini, disimpulkan dengan menerima tawaran ini, tidak memerlukan penandatanganan bilateral dan berlaku dalam bentuk elektronik.

1.4. Penggunaan materi dan fungsi Layanan diatur oleh norma-norma undang-undang Federasi Rusia saat ini.

2. Subyek Perjanjian

2.1. Subjek Perjanjian ini adalah pengalihan hak non-eksklusif oleh Administrasi Layanan untuk menggunakan Layanan dengan menyediakan akses ke Layanan di server yang dimiliki oleh Administrasi Layanan.

2.2. Persyaratan Perjanjian ini berlaku untuk semua pembaruan berikutnya dan versi baru Layanan. Dengan menyetujui untuk menggunakan versi baru Layanan, Pengguna menerima persyaratan Perjanjian ini untuk pembaruan yang relevan, versi baru Layanan, kecuali pembaruan dan/atau versi baru Layanan disertai dengan perjanjian yang berbeda.

2.3. Layanan adalah hasil dari aktivitas intelektual Administrasi Layanan dan dilindungi oleh undang-undang Federasi Rusia tentang perlindungan kekayaan intelektual dan hukum internasional, semua hak eksklusif untuk Layanan, materi yang menyertai dan salinannya, milik administrasi pelayanan. Hak untuk menggunakan Layanan diberikan kepada Pengguna semata-mata berdasarkan syarat dan sejauh yang ditentukan oleh Perjanjian ini.

3. Ketentuan penggunaan Layanan

3.1. Untuk mulai bekerja dengan Layanan, Pengguna harus melalui prosedur pendaftaran dengan menetapkan nama unik (Login) dan kata sandi. Setelah menyelesaikan proses pendaftaran, Pengguna menjadi pemilik akun. Sejak saat masuk ke akunnya, Pengguna bertanggung jawab penuh atas keamanan data yang dimasukkan, serta Login dan kata sandi.

3.2. Setelah menyelesaikan pekerjaan dengan Layanan, Pengguna secara mandiri menyelesaikan pekerjaan di bawah akunnya dengan menekan tombol "Keluar".

3.3. Sejak saat pendaftaran di Layanan, Pengguna diberikan akun pribadi, di mana Pengguna memiliki hak untuk menyetor sejumlah uang. Jumlah uang pada akun pribadi digunakan untuk membayar langganan untuk periode kalender tertentu (6 bulan, 12 bulan, dan 24 bulan) untuk layanan berbayar dari Layanan. Pembayaran untuk layanan berbayar dilakukan dengan transfer dana non-tunai dalam bentuk pembayaran di muka 100% dan didebit dari akun pribadi Pengguna.

3.4. Layanan gratis diberikan kepada Pengguna tanpa jaminan apa pun, dalam kualitas, volume, dan fungsionalitas yang sama dengan layanan ini sebagai bagian dari Layanan. Ini berarti bahwa Pengguna tidak berhak untuk membuat klaim mengenai ketersediaan, volume, kualitas atau fungsionalitas dari layanan gratis yang diterima dan menggunakannya, dengan menanggung semua risiko dan kewajiban yang terkait dengan penggunaan layanan gratis tersebut.

3.5. Layanan berbayar dianggap telah diberikan dengan benar dan diterima oleh Pengguna secara penuh, jika dalam waktu 5 (Lima) hari kerja sejak penyediaan layanan berbayar terkait, Administrasi Layanan belum menerima klaim tertulis yang termotivasi dari Pengguna.

3.6. Administrasi Layanan memberikan dukungan teknis kepada Pengguna, termasuk masalah yang terkait dengan fungsionalitas Layanan dan layanan yang disediakan, serta fitur pengoperasian Layanan.

4. Hak dan kewajiban para pihak

4.1. Hak dan kewajiban Pengguna

4.1.1. Pengguna berjanji untuk tidak melakukan tindakan yang dapat dianggap melanggar hukum Rusia atau hukum internasional, termasuk di bidang kekayaan intelektual, hak cipta dan/atau hak terkait, serta tindakan apa pun yang mengarah atau dapat mengarah pada pelanggaran norma. pengoperasian Layanan.

4.1.2. Pengguna berjanji untuk tidak memberikan (mengalihkan) secara penuh atau sebagian kepada pihak ketiga hak yang telah diterimanya berdasarkan Perjanjian ini, untuk tidak menjual, tidak mereplikasi, tidak menyalin materi Layanan secara keseluruhan atau sebagian, tidak untuk mengasingkan dengan cara lain, termasuk gratis, tanpa menerima persetujuan tertulis awal dari Administrasi Layanan.

4.1.3. Pengguna berjanji untuk tidak mentransfer kata sandi dan login yang digunakan untuk mengakses Layanan kepada pihak ketiga, untuk memastikan kerahasiaan penyimpanannya. Dalam hal akses tidak sah ke login dan kata sandi dan/atau akun pengguna, Pengguna wajib segera memberi tahu Administrasi Layanan.

4.1.4. Pengguna berjanji untuk tidak menggunakan perangkat lunak yang menyediakan pengunduhan otomatis dan pemrosesan (penguraian) halaman Web Layanan untuk mendapatkan data yang diperlukan.

4.1.5. Pengguna bertanggung jawab atas konten dan keakuratan data yang diberikan selama pendaftaran di Layanan. Pengguna menyetujui penyimpanan dan pemrosesan data pribadi Pengguna oleh Administrasi Layanan.

4.1.6. Pengguna memiliki hak untuk mengakses Layanan setiap saat, kecuali selama pekerjaan pemeliharaan.

4.1.7. Pengguna memiliki hak untuk menggunakan Layanan dalam fungsinya dan dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Perjanjian ini.

4.1.8. Pengguna berhak untuk menyetorkan sejumlah uang yang sama dengan jumlah langganan untuk periode kalender tertentu untuk penggunaan Layanan Layanan Berbayar selanjutnya.Pengguna dapat membiasakan diri dengan tarif Layanan Berbayar dari Layanan di: http://website/langganan/

4.1.9. Pengguna memiliki hak untuk secara mandiri mengubah kata sandi tanpa memberi tahu Administrasi Layanan.

4.1.10. Pengguna berhak untuk sewaktu-waktu mengajukan penghapusan akun Pengguna dan informasi yang tersimpan dalam Layanan. Penghapusan akun Pengguna dan informasi yang tersimpan di Layanan dilakukan dalam waktu 7 hari sejak tanggal diterimanya aplikasi. Saat menghapus akun, dana yang dihabiskan pengguna untuk berlangganan Layanan Berbayar dari Layanan tidak dapat dikembalikan sebagian atau seluruhnya.

4.1.11. Dana yang ditransfer sebagai pembayaran untuk berlangganan layanan Layanan tidak dapat dikembalikan dan dapat digunakan untuk membayar layanan berbayar dari Layanan.

4.2. Hak dan kewajiban Administrasi Layanan

4.2.1. Administrasi Layanan wajib memberikan Pengguna akses ke Layanan selambat-lambatnya 5 (Lima) hari kerja sejak Pengguna menyelesaikan prosedur pendaftaran pada Layanan.

4.2.2. Administrasi Layanan berjanji untuk memastikan pengoperasian Layanan, sesuai dengan ketentuan Perjanjian ini, sepanjang waktu 7 (tujuh) hari seminggu, termasuk akhir pekan dan hari libur, kecuali untuk waktu pemeliharaan preventif.

4.2.3. Administrasi Layanan berjanji untuk memastikan keamanan data Pengguna yang diposting di Layanan selama 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak tanggal penggunaan terakhir oleh Pengguna dari salah satu layanan berbayar dari Layanan.

4.2.4. Administrasi Layanan berjanji untuk tidak mentransfer data pribadi Pengguna kepada pihak ketiga.

4.2.5 Administrasi Layanan berhak untuk menangguhkan operasi Layanan untuk melakukan pekerjaan pencegahan dan perbaikan terjadwal yang diperlukan pada sumber daya teknis Administrasi Layanan, serta pekerjaan yang tidak terjadwal dalam situasi darurat, dengan memberitahukan Pengguna tentang ini, jika secara teknis memungkinkan, dengan memposting informasi yang relevan di situs.

4.2.6. Administrasi Layanan berhak untuk menghentikan pengoperasian Layanan jika hal ini disebabkan oleh ketidakmungkinan penggunaan saluran informasi dan transportasi yang bukan merupakan sumber daya Administrasi Layanan sendiri, atau oleh tindakan dan/atau tidak adanya tindakan dari pihak ketiga, jika ini secara langsung mempengaruhi pengoperasian Layanan, termasuk dalam keadaan darurat.

4.2.7. Administrasi Layanan berhak memperbarui konten, fungsionalitas, dan antarmuka pengguna Layanan kapan saja atas kebijakannya sendiri.

4.2.8. Administrasi Layanan berhak untuk mengubah biaya layanan berbayar secara sepihak.

4.2.9. Administrasi Layanan berhak memblokir dan/atau menghapus akun Pengguna, termasuk semua konten informasi Pengguna tanpa memberi tahu Pengguna dan menjelaskan alasannya jika Pengguna melanggar ketentuan Perjanjian ini.

5. Tanggung jawab para pihak dan tata cara penyelesaian sengketa

5.1. Layanan diberikan kepada Pengguna "sebagaimana adanya" sesuai dengan prinsip yang diterima secara umum dalam praktik internasional. Ini berarti bahwa untuk masalah yang timbul dalam proses pembaruan, pemeliharaan, dan pengoperasian Layanan (termasuk masalah kompatibilitas dengan produk perangkat lunak lain, serta ketidakkonsistenan antara hasil penggunaan Layanan dan harapan Pengguna, dll.), Administrasi Layanan adalah tidak bertanggungjawab.

5.2. Untuk pelanggaran kewajiban berdasarkan Perjanjian, Para Pihak akan bertanggung jawab sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini. Pada saat yang sama, tanggung jawab Administrasi Layanan kepada Pengguna jika terjadi klaim atas kerusakan terbatas pada jumlah biaya Layanan Berbayar yang dibayarkan oleh Pengguna.

5.3. Tak satu pun dari Para Pihak akan bertanggung jawab atas kegagalan penuh atau sebagian untuk memenuhi kewajibannya, jika kegagalan tersebut merupakan akibat dari keadaan force majeure yang muncul setelah berakhirnya Perjanjian dan terlepas dari kehendak Para Pihak. Dalam hal keadaan force majeure selama lebih dari 3 (Tiga) bulan, salah satu Pihak berhak secara sepihak menolak untuk memenuhi kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini (mengakhiri Perjanjian).

5.4. Karena Layanan adalah kekayaan intelektual dari Administrasi Layanan, tanggung jawab atas pelanggaran hak cipta muncul sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini.

5.5. Administrasi Layanan tidak bertanggung jawab atas tidak terpenuhinya atau tidak terpenuhinya kewajiban berdasarkan Perjanjian ini, serta kerugian langsung dan tidak langsung Pengguna, termasuk kehilangan keuntungan dan kemungkinan kerusakan yang diakibatkan, antara lain, dari tindakan ilegal pengguna Internet yang ditujukan untuk melanggar keamanan informasi atau fungsi normal Layanan; kurangnya koneksi Internet antara komputer Pengguna dan server Administrasi Layanan; dilakukan oleh badan-badan negara bagian dan kota, serta organisasi tindakan lainnya dalam rangka kegiatan pencarian operasional; penetapan peraturan negara (atau peraturan oleh organisasi lain) tentang kegiatan ekonomi organisasi komersial di Internet dan / atau penetapan oleh entitas tertentu dari pembatasan satu kali yang mempersulit atau tidak mungkin untuk memenuhi Perjanjian ini; dan kasus-kasus lain yang terkait dengan tindakan (tidak bertindak) pengguna Internet dan/atau entitas lain yang bertujuan memperburuk situasi umum dengan penggunaan Internet dan/atau peralatan komputer yang ada pada saat ditandatanganinya Perjanjian ini.

5.6. Dalam hal terjadi perselisihan atau ketidaksepakatan antara Para Pihak yang timbul dari Perjanjian ini atau terkait dengannya, Para Pihak akan mengambil semua tindakan untuk menyelesaikannya melalui negosiasi di antara mereka sendiri.

5.7. Jika perselisihan dan / atau perselisihan yang timbul antara Para Pihak tidak dapat diselesaikan melalui negosiasi, maka perselisihan tersebut diselesaikan di Pengadilan Arbitrase St. Petersburg dan Wilayah Leningrad.

6. Istilah lainnya

6.1. Persetujuan ini mulai berlaku sejak tanggal penerimaan dan berlaku sampai Para Pihak memenuhi kewajibannya secara penuh.

6.2. Perjanjian ini dapat diakhiri lebih awal dengan kesepakatan bersama Para Pihak, serta atas inisiatif Administrasi Layanan jika Pengguna melanggar ketentuan Perjanjian ini tanpa mengembalikan dana apa pun kepada yang terakhir.

6.3. Karena Perjanjian ini merupakan penawaran, dan berdasarkan undang-undang sipil Federasi Rusia saat ini, Administrasi Layanan berhak untuk menarik penawaran sesuai dengan Art. 436 KUH Perdata Federasi Rusia. Dalam hal penarikan Perjanjian ini selama masa berlakunya, Perjanjian ini akan dianggap berakhir dari saat penarikan. Umpan balik dilakukan dengan memposting informasi yang relevan di situs.

6.4. Para Pihak telah sepakat bahwa dalam pelaksanaan Perjanjian ini, diperbolehkan untuk menggunakan tanda tangan perwakilan Para Pihak, serta stempel mereka melalui komunikasi faksimili, penyalinan mekanis atau lainnya, tanda tangan digital atau analog lain dari tulisan tangan. tanda tangan pimpinan dan stempel organisasi.

6.5. Administrasi Layanan berhak untuk secara sepihak mengubah ketentuan Layanan dengan memposting informasi tentangnya di situs web dalam akses publik dan mengubah Perjanjian ini.

6.6. Perubahan yang ditentukan dalam ketentuan Perjanjian ini mulai berlaku sejak tanggal publikasinya, kecuali ditentukan lain dalam publikasi yang relevan. Penggunaan Layanan yang berkelanjutan oleh Pengguna setelah melakukan perubahan dan/atau penambahan Perjanjian berarti penerimaan dan persetujuan Pengguna dengan perubahan dan/atau penambahan tersebut.

7. Jaminan

7.1. Dengan pengecualian dari jaminan yang secara tegas ditentukan dalam teks perjanjian ini, Administrasi Layanan tidak memberikan jaminan lainnya.

7.2. Dengan menyetujui persyaratan dan menerima persyaratan penawaran ini dengan menerimanya, Pengguna meyakinkan Administrasi Layanan dan menjamin bahwa dia:

• menyimpulkan perjanjian ini secara sukarela;
• membaca semua ketentuan perjanjian ini;
• sepenuhnya memahami dan mengkonfirmasi subjek penawaran dan kontrak;
• memiliki semua hak dan wewenang yang diperlukan untuk membuat dan melaksanakan perjanjian ini.

GTD (Getting Things Done) adalah sistem produktivitas dan buku dengan nama yang sama oleh pelatih bisnis David Allen. Tujuan utamanya adalah memiliki waktu untuk melakukan apa yang perlu, tetapi menghabiskan lebih banyak waktu untuk apa yang memberi Anda kesenangan.

Seringkali, Getting Things Done diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "menempatkan sesuatu secara teratur", meskipun akan lebih akurat untuk "mengakhiri segalanya". Setuju, lebih penting untuk tidak memasukkan tugas ke dalam daftar, tetapi untuk menyelesaikannya. Hanya untuk ini, Anda perlu membuat daftar, menentukan prioritas, dan membuat jadwal.

Dan mengapa itu dibutuhkan?

Bekerja dengan prinsip GTD, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola urusan Anda. Lagi pula, keuntungan utama dari teknik ini adalah informasi tentang semua tugas Anda terkonsentrasi di satu tempat sehingga Anda dapat berpindah dari satu hal ke hal lain tanpa ragu-ragu.

Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas?

Dalam daftar, kami biasanya hanya memperbaiki hal-hal yang paling penting, dan tidak menuliskan tugas-tugas kecil yang kurang signifikan. Dan sia-sia. Mereka menggulir di kepala Anda, mengalihkan perhatian dari pekerjaan, dan efisiensi Anda turun. Salah satu prinsip utama GTD adalah menangkap semuanya. Jadi Anda dapat membongkar otak Anda dan menggunakan semua sumber dayanya untuk bekerja.

Apakah sistem ini tepat untuk saya?

GTD relevan untuk orang-orang dari berbagai profesi, usia, dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip-prinsip sistem, mengadakan kursus untuk astronot ISS, musisi rock, dan pemimpin perusahaan besar.

Seperti David Allen dalam wawancara dengan Lifehacker, sistem ini bisa sama efektifnya atau sama tidak bergunanya bagi remaja dan CEO perusahaan besar. Anda harus memiliki pola pikir tertentu, seperti terlibat dalam sistematisasi dan perencanaan.

Oke, jadi apa sebenarnya yang perlu dilakukan?

Tidak ada aturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi ada prinsip dasar kerja:

1. Kumpulkan informasi dan catat semuanya. Tuliskan tugas, ide, tugas berulang dalam buku catatan atau aplikasi. Pada saat yang sama, daftar harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda tidak dapat mengatakan: "Saya akan menambahkan ini nanti." Bahkan hal terkecil dan paling tidak penting pun perlu ditulis jika Anda tidak melakukannya sekarang.
2. Tulis penjelasan. Seharusnya tidak ada tugas seperti "Bersiap untuk liburan". Pecahkan kasus-kasus besar menjadi tindakan yang spesifik dan layak (kirim dokumen ini dan itu ke pusat visa, beli handuk dan kacamata hitam, unduh peta ke telepon Anda). Dengan daftar tugas yang biasa, kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyalin daripada melakukannya. Dan ya, jika Anda bisa mendelegasikan, delegasikan.
3. Tetapkan prioritas Anda. Untuk setiap item dalam daftar, masukkan tanggal dan kerangka waktu tertentu. Tambahkan pengingat jika perlu. Sebenarnya, ini berfungsi dengan daftar dan kalender. Pada tahap ini, Anda harus memiliki keyakinan bahwa Anda pasti tidak akan melupakan apa pun.
4. Perbarui daftar. Daftar tugas dengan cepat menjadi usang: sesuatu kehilangan relevansinya, sesuatu dipindahkan ke masa depan. Sistem harus bekerja untuk Anda. Jadi, pastikan Anda selalu memiliki daftar tindakan tertentu sehingga Anda bisa mulai bekerja tanpa penundaan.
5. Mengambil tindakan. Ketika semuanya sudah diatur, Anda dapat mulai menjalankan rencana Anda. Pilih kasus dari kategori yang tepat, lihat tindakan spesifik apa yang diperlukan dari Anda, dan kerjakan. Sehingga Anda dapat mewujudkan proyek-proyek besar.

Apakah Anda perlu meletakkan semuanya dalam satu daftar?

Tidak, lebih baik membuat beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Misalnya, simpan beberapa daftar untuk setiap proyek kerja, daftar tugas rumah tangga, daftar studi, daftar ide, dan kemungkinan proyek di masa depan - selama imajinasi Anda cukup.

Apakah ada alat khusus?

Dari aplikasi dan layanan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, notepad apa pun atau file biasa di Google Documents dapat digunakan. Jika Anda terbiasa membuat catatan di atas kertas, Anda bisa menggunakannya.

Ada penggemar sistem file. Satu folder umum dibuat di desktop, berisi beberapa folder tematik, dan masing-masing berisi daftar yang sesuai dan materi yang diperlukan.

Secara umum, pilih apa yang nyaman bagi Anda.

Persyaratan utama: alat harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda dapat mentransfer tugas dari kepala ke kertas atau ke aplikasi. Misalnya, ketika bos Anda mendatangi Anda dan memberi Anda tugas baru, saat Anda mengerjakan sesuatu yang lain.

Bagaimana cara mendapatkan nilai lebih dari GTD?

Sistem produktivitas apa pun tidak akan berfungsi jika diterapkan secara membabi buta. Untuk memaksimalkannya, sesuaikan untuk Anda sendiri, dan kemudian semuanya akan berhasil.

Dan ya, tidak ada sistem yang dapat melakukan segalanya untuk Anda, jadi jangan terlalu terbawa dengan membuat daftar, ingatlah untuk bertindak. GTD adalah alat yang membantu Anda menghilangkan stres dan tidak pernah melupakan apa pun. Tapi bagaimana Anda mengatur waktu Anda terserah Anda.

Jadi apa teknik/buku yang menakjubkan ini? Begitu menakjubkan dan mengatur ulang segalanya secara terbalik sehingga ribuan orang, yang menggunakannya, menghilangkan stres abadi yang terkait dengan tekanan waktu bencana harian, mulai melakukan segalanya dan bahkan menemukan jurang waktu luang dalam hidup mereka? Kedengarannya seperti keajaiban atau obat mujarab konyol lainnya untuk semua penyakit, tetapi tidak seperti banyak teknik manajemen waktu, Getting Things Done benar-benar berhasil. Ada beberapa alasan untuk ini, tetapi yang utama adalah bahwa GTD memungkinkan Anda untuk secara organik dan tanpa rasa sakit "memperkenalkan" diri Anda ke dalam kehidupan siapa pun, tanpa menggunakan inovasi yang menyakitkan dan tidak menyenangkan seperti jadwal besi atau sekretaris pribadi. Sebenarnya, ini adalah seperangkat teknik mental, yang masing-masing ditujukan untuk membersihkan otak dari informasi yang tidak perlu dan berkonsentrasi pada tugas saat ini. Anehnya, pendekatan ini memungkinkan Anda untuk secara signifikan meningkatkan efisiensi kerja - otak tidak lagi bekerja "menganggur", menggulir rencana tindakan yang akan datang untuk kesejuta kalinya.

Tampaknya kita telah membahas sedikit secara spesifik, mari kembali ke rencana umum. Buku David Allen adalah hasil kompilasi dari pengalaman bertahun-tahun di bidang manajemen waktu dan langsung menjadi populer di seluruh dunia. Versi elektronik dapat diunduh, ada juga konsep terjemahan Rusia.

Hal utama

• Kumpulkan semua hal yang ingin Anda lakukan ke dalam satu sistem yang aman dari kepala dan pikiran Anda.
• Latih diri Anda untuk selalu memiliki rencana tindakan terkini yang dapat Anda terapkan segera atau, jika Anda mau, revisi kapan saja.

Hasil dan tindakan

• Jelaskan dalam satu kalimat resolusi sukses yang dimaksudkan dari masalah atau situasi.

• Tuliskan setiap, bahkan tindakan fisik terkecil yang diperlukan untuk memajukan situasi.

Kontrol horizontal dan vertikal (Kami mengeluarkan sesuatu dari otak dan mengaturnya)

• Kontrol horizontal menjaga koherensi dan interkoneksi semua tugas di mana Anda terlibat.

• Kontrol vertikal diperlukan untuk melacak proyek dan tugas individu

Lima Tahap Kemajuan (Inspeksi Horizontal)

• Kumpulkan tugas yang menarik perhatian Anda (tugas apa pun, pribadi atau profesional, besar atau kecil - apa pun yang perlu dalam keadaan berbeda dari yang sekarang dan apa pun yang ingin Anda ubah bahkan sedikit)
  • Keluarkan semuanya dari kepalamu
  • Minimalkan jumlah penyimpanan.
    • wadah kertas
    • buku catatan
    • Catatan elektronik
    • Rekaman suara
    • Surel
• Kosongkan brankas ini secara teratur
• Proses tugas - pahami artinya dan apa yang perlu dilakukan dengannya
  • Apa tugas ini?
  • Adakah yang bisa dilakukan dengannya? (Ya atau tidak)
    • Bukan
      • Membuang.
      • Melimpahkan
      • Menunda
      • Ke daftar "Suatu hari-Mungkin"
      • Ke kalender atau 43 folder (31 folder untuk hari, 12 folder untuk bulan, tanggal besok di depan)
      • Link (Tautan harus berupa informasi yang dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan)
  • Ya
    • Apa tindakan selanjutnya yang harus dilakukan?
    • Mengambil tindakan
    • Pindah ke yang lain
    • Menunda
    • Proyek (apa pun yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan)
    • Melacak Tindakan yang Tersedia
    • Daftar proyek
    • Repositori atau folder untuk daftar proyek dan materi terkait
    • Kalender (untuk kegiatan berbasis waktu)
    • Daftar pengingat untuk langkah selanjutnya
    • Daftar pengingat hal-hal yang Anda tunggu
• Hasil Bentuk
• Pertimbangkan kembali alternatifnya
• Mengerjakan
  • Pilihan tindakan yang akan diambil
    • Konteks
    • Waktu yang tersedia
    • Energi yang tersedia
    • Sebuah prioritas

Ulasan Mingguan

• Ulasan Mingguan
  • kertas lepas
    • Kartu nama, resep, dll. - dalam wadah pemrosesan
  • Memproses catatan Anda
  • Kalender untuk minggu lalu
    • Ikhtisar tindakan yang tersisa, tautan, dll.
  • Kalender acara mendatang
  • Bebaskan kepalamu
    • Catat semua proyek baru, aktivitas, dll.
  • Ikhtisar daftar proyek dan hasil penting
    • Pastikan setidaknya ada satu tindakan utama untuk setiap elemen
  • Ikhtisar daftar langkah selanjutnya
    • Coret selesai dan tinjau daftar pengingat untuk langkah selanjutnya
  • Ikhtisar daftar "Menunggu"
    • Kami menuliskan tindakan yang diperlukan untuk menampilkan acara dari daftar ini. Hapus apa yang sudah Anda terima.
  • Ikhtisar daftar penting yang tersisa
  • Ikhtisar Daftar "Suatu Hari Mungkin"

    * Memeriksa semua proyek untuk kemampuan untuk menjadi aktif dengan transfer berikutnya seperti itu ke "Proyek". Menghapus elemen yang tidak relevan.

  • Ikhtisar Bahan yang Belum Selesai dan Terkait
    • Lihat semua materi terkait untuk melihat semua tindakan, hasil, dan "kemacetan" baru.

Model Tinjauan Diri Enam Tingkat

1. Kegiatan saat ini

2. Proyek saat ini

3. Area tanggung jawab

4. Target 1-2 tahun

5. Visi 3-5 tahun

6. Gambaran Besar - Tujuan Seumur Hidup

Proyek - hasil yang jelas dan tindakan konsisten yang membawanya lebih dekat ke penyelesaian Fokus horizontal - sistem "pengingat" yang andal dengan "pengingat" yang teratur Fokus vertikal - perencanaan "pada selembar kertas".

Lima Langkah untuk Menyelesaikan Setiap Tugas atau Perencanaan Proyek.

1. Penetapan tujuan dan landasan

2. Visi hasil

3. Brainstorming

4. Organisasi

5. Menemukan langkah selanjutnya

Lima Tahap Teknik Perencanaan Alam

1. Tujuan/Prinsip Fundamental (Mengapa kita melakukan ini?)

2. Misi / citra / tujuan / hasil yang sukses (seperti apa kesuksesan tanpa syarat dan gila itu? Seperti apa bentuknya?)

3. Brainstorm (Bagaimana kita melakukan ini?)

• Lihat proyek dari titik penyelesaian
• Gambarlah gambar kesuksesan yang gila (singkirkan semua "Ya, tapi"
• Kumpulkan semua atribut, aspek, dan kualitas yang dapat Anda pikirkan.

4. Organisasi (Temukan komponen, sub-komponen, urutan, peristiwa dan / atau prioritas. Apa yang harus terjadi dan dalam urutan apa? Kapan kita akan melakukan hal-hal ini?)

5. Langkah selanjutnya (Di mana kita mulai?) “Jika proyek ini di luar kepala saya, perencanaannya efektif. Jika masih nongkrong di sana - terus terapkan model ini sampai benar-benar bersih.

Sistem akuntansi

• Akuntansi harus instan dan mudah
  • satu sistem
    • Pertimbangkan urutan abjad jika Anda tidak memerlukan metode akuntansi khusus
    • Kurangi jumlah tempat di mana Anda dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan itu dilarang(Seharusnya ada maksimal lima atau enam tempat di mana Anda dapat menemukan apa yang Anda inginkan. Tidak lebih)
    • Urutkan berdasarkan topik, proyek, orang, atau perusahaan
• Dapatkan perlengkapan berkualitas. Hindari menggantung folder
• Dalam kasus folder gantung:
  • Tandai folder, bukan tanda kurung
  • Satu folder - satu braket
  • Sistem Anda harus selalu memiliki kurung kosong folder kosong di awal rak.
  • Bersihkan folder setiap tahun
  • Mendorong diselenggarakannya Cleanup Days

Berurusan dengan “Perjanjian yang Tidak Dapat Diterima”

1. Turunkan bilah

2. Lakukan

3. Tinjau perjanjian.

Hasil

• Jauhkan semua informasi dari kepala Anda
• Rencanakan tindakan dan hasil segera setelah peristiwa muncul di cakrawala, bukan nanti.
• Tinjau dan perbarui daftar bisnis dan kehidupan Anda yang belum selesai secara teratur.

Setiap hal sepele yang tidak dapat dipahami harus diproses sesuai dengan algoritma berikut:

• Saya tidak membutuhkannya = tambahkan ke troli!
• Saya ingin mencari tahu apa artinya ini bagi saya = ke wadah kotak masuk
• Informasi ini mungkin berguna bagi saya = tautan
• Saya menggunakan ini = peralatan atau sumber daya
• Ketika saya dapat memindahkan ini, saya ingin melihat caranya = pengingat untuk tindakan selanjutnya
• Saya perlu mengingatkan diri saya tentang subtotal ini = daftar proyek yang ditinjau setiap minggu
• Saya membutuhkan ini ketika saya merujuk ke proyek = materi terkait
• Saya ingin melakukan suatu saat di masa depan = daftar "suatu hari nanti-mungkin"
• Saya ingin melakukannya di masa depan, pada waktu tertentu = catatan kalender.
• Saya ingin mencapai hasil "Serius" ini = target yang jarang terlihat
• Orang lain melakukan sesuatu yang saya khawatirkan = item di daftar 'menunggu', ulasan mingguan
• Seseorang harus mempertimbangkan hal ini ketika melakukan beberapa kegiatan berkala - item pada daftar periksa.

Itu saja. Tidak bisa dimengerti, mendung, membingungkan? Sejujurnya, menurut saya juga demikian :) Tapi ini hanya karena seluruh daftar panjang yang membingungkan ini hanyalah ringkasan singkat dari buku Allen, yang berisi penjelasan dari semua "daftar periksa", "suatu hari nanti-mungkin" dan lain-lain " tautan". Namun, sama sekali tidak layak untuk bersedih dan mengakhiri metodologi hanya karena Anda: a) benci membaca dari layar atau b) benci membaca dalam bahasa Inggris.

GTD didasarkan pada prinsip-prinsip yang sangat sehat dan sangat membantu untuk menjalani kehidupan yang lebih seimbang, utuh dan produktif. Tentu saja, menguasai GTD membutuhkan upaya yang cukup serius dan kemauan untuk banyak berubah dalam hidup Anda. Namun, efek menguntungkannya jauh melebihi waktu dan upaya yang dihabiskan. Di Moskow, RTD secara teratur menyelenggarakan pelatihan tatap muka dua hari "Cara menyelesaikan pekerjaan" menggunakan metodologi Getting Things Done.

Halaman saat ini: 1 (total buku memiliki 17 halaman)

David Allen

Menyelesaikan semuanya

Bagaimana menghadapi sesuatu?

pengantar

Selamat datang di tambang emas strategi untuk belajar bagaimana mendapatkan lebih banyak energi, belajar bagaimana bersantai dan menyelesaikan lebih banyak dengan sedikit usaha. Jika Anda, seperti saya, suka menyelesaikan sesuatu dan melakukannya dengan baik, tetapi juga ingin tidak kehilangan semangat hidup, yang tampaknya sama sekali tidak masuk akal dan bahkan sama sekali tidak mungkin dengan volume pekerjaan seperti itu. Tidak perlu memberikan ultimatum "baik-atau". Sangat mungkin untuk melakukan pekerjaan yang hebat dan menikmati hidup Anda di dunia biasa Anda sehari-hari.

Saya percaya efisiensi itu baik. Mungkin apa yang Anda lakukan penting, menarik, atau berguna, atau mungkin hanya perlu dilakukan dengan satu atau lain cara. Dalam kasus pertama, Anda ingin mendapatkan pengembalian semaksimal mungkin untuk waktu dan upaya yang diinvestasikan. Yang kedua, Anda ingin beralih ke hal-hal lain sesegera mungkin, tanpa meninggalkan ekor yang mengganggu.

Dan apa pun yang Anda lakukan, kemungkinan besar Anda akan lebih nyaman berada dalam keadaan santai, yakin bahwa apa pun yang Anda lakukan saat ini adalah tepat untuk dilakukan. Apakah Anda minum bir dengan rekan kerja setelah bekerja, atau bangun di tengah malam untuk mengagumi anak Anda yang sedang tidur, menjawab surat, atau bertukar beberapa kata tentang kehidupan dengan klien potensial setelah pertemuan bisnis - ini adalah itu dia apa yang harus Anda lakukan.

Tujuan utama menulis buku ini adalah untuk mengajari Anda bagaimana menjadi seefisien dan sesantai mungkin, baik Anda menginginkannya atau membutuhkannya.

Untuk waktu yang lama, seperti mungkin Anda, saya telah mencari jawaban atas pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya dan bagaimana melakukannya. Dan setelah lebih dari dua puluh tahun penelitian dan penerapan metode baru dan baru efektivitas pribadi dan organisasi, setelah bertahun-tahun penelitian dan pengalaman pada diri saya sendiri, saya dapat mengatakan bahwa tidak ada solusi universal tunggal untuk masalah tersebut. Tidak ada perangkat lunak, perencana super pribadi, atau pembuat tugas dan tujuan pribadi yang mengatur hari, minggu, dan seluruh hidup Anda. Selain itu, segera setelah Anda meningkatkan efisiensi Anda ke tingkat yang baru, cakrawala baru tujuan kreatif akan terbuka untuk Anda, yang tidak mungkin lagi menggunakan beberapa formula sederhana.

Jika tidak ada resep yang jelas untuk meningkatkan organisasi dan efisiensi pribadi, maka ada resep untuk meningkatkan perbaikan ini. Tahun demi tahun, selama bekerja pada diri saya sendiri, saya menemukan semakin banyak hal penting untuk difokuskan, hal-hal yang harus ditakuti dan hal-hal yang harus dilakukan. Saya juga menemukan proses sederhana yang masing-masing dari kita dapat pelajari untuk menggunakannya yang akan sangat meningkatkan kemampuan kita untuk secara aktif dan konstruktif menggunakan realitas hari ini.

Hasilnya adalah kompilasi lebih dari dua dekade penemuan seputar produktivitas pribadi - panduan untuk memaksimalkan hasil kerja dan meminimalkan upaya, semua di dunia di mana beban kerja terus bertambah dan tugas menjadi semakin samar. Saya menghabiskan banyak waktu di samping orang-orang di tempat kerja mereka, membantu mereka mengatur alur kerja mereka. Metode yang saya temukan telah terbukti sangat efektif di semua jenis perusahaan, di semua tingkat pekerjaan, di semua budaya, dan bahkan berguna di rumah dan di sekolah. Setelah dua puluh tahun melatih beberapa profesional terkenal di dunia, saya telah belajar dengan pasti bahwa dunia benar-benar kekurangan metode ini.

Manajer ingin menanamkan dalam diri mereka dan bawahan mereka sebagai standar utama formula "lakukan dengan segala cara". Mereka, seperti saya, tahu bahwa di balik pintu tertutup, setelah akhir hari kerja, ada telepon yang tidak dijawab, tugas yang belum ditetapkan, briefing mentah dari pertemuan bisnis dan negosiasi, tugas pribadi yang tidak terpenuhi, dan selusin surat yang bahkan tidak diambil. Sebagian besar pengusaha ini cukup sukses karena krisis yang harus mereka atasi dan peluang yang terbuka di hadapan mereka jauh lebih besar daripada masalah yang mereka lepaskan atau ciptakan sendiri di kantor dan di portofolio mereka. Tapi: kita telah diberi ritme bisnis dan kehidupan saat ini, bagaimana menyeimbangkannya adalah pertanyaan lain.

Di satu sisi, kita membutuhkan teknik yang telah terbukti untuk membantu orang memfokuskan semua energi mereka dan tidak membiarkannya terkuras pada gangguan kecil. Di sisi lain, perlu untuk menciptakan suasana kerja seperti itu di mana pekerja tersibuk akan terlindungi secara andal dari stres. Kita membutuhkan gaya kerja yang positif, gaya yang menarik dan mempertahankan orang-orang terbaik dan terpintar di perusahaan. Informasi semacam itu dihargai dalam organisasi yang sepadan dengan bobotnya dalam emas. Hal ini juga diperlukan di sekolah, di mana anak-anak kita masih belum diajarkan untuk bekerja dengan informasi, fokus pada hasil dan tindakan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya. Dan masing-masing dari kita secara individu - itu juga sangat berguna - kita bisa belajar untuk sepenuhnya menggunakan kesempatan yang diberikan kepada kita untuk memperbaiki diri dan menjadi berguna.

Kekuatan, kesederhanaan, dan efisiensi yang saya bicarakan dalam buku ini paling baik diungkapkan dalam pengalaman real-time di dunia nyata. Buku ini bertujuan untuk menyusun seni dinamis dari alur kerja dan produktivitas pribadi. Saya telah mengatur informasi sedemikian rupa sehingga, di satu sisi, saya memberi Anda gambaran yang menginspirasi, dan di sisi lain, saya memberi Anda kesempatan untuk segera merasakan hasilnya. Buku ini dibagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama menjelaskan keseluruhan permainan, berisi gambaran singkat tentang sistem dan penjelasan tentang keunikannya, dan menyajikan metodologi utama dalam istilah yang paling umum. Bagian kedua adalah tentang cara menggunakan sistem. Ini adalah pelatihan Anda: langkah demi langkah, sedikit demi sedikit, Anda akan belajar bagaimana menerapkan model. Bagian ketiga mengambilnya lebih tinggi - ini menggambarkan hasil yang lebih signifikan dan signifikan yang dapat Anda capai jika Anda menjadikan metodologi dan model ini sebagai bagian integral dari pekerjaan dan kehidupan Anda.

Saya sarankan Anda bertindak berdasarkan prinsip "langsung" - uji materi pada diri Anda sendiri, jangan hanya percaya, tetapi juga periksa bahwa metode ini tidak hanya mungkin, tetapi juga perlu untuk Anda secara pribadi. Dan satu hal lagi - saya ingin Anda memahami bahwa semua yang saya tawarkan sangat sederhana. Itu tidak memerlukan keahlian khusus, karena Anda sudah tahu bagaimana berkonsentrasi, menuliskan sesuatu, memutuskan hasil dan tindakan, mempertimbangkan kembali posisi dan membuat pilihan. Anda akan melihat bahwa sebagian besar dari apa yang Anda lakukan secara naluriah dan intuitif adalah benar, dan saya akan memberi Anda kesempatan untuk membawa keterampilan ini ke tingkat efisiensi yang baru. Saya ingin mendorong Anda untuk menyatukan semuanya dan menerimanya sebagai perilaku baru yang akan menjadi mercusuar bagi Anda.

Di halaman-halaman buku itu, saya sering merujuk pada pelatihan dan seminar saya. Selama dua puluh tahun terakhir saya telah bekerja sebagai konsultan manajemen, baik sendiri atau dengan tim kecil. Pekerjaan saya adalah menjalankan sesi pelatihan produktivitas pribadi dan lokakarya tentang teknik yang disajikan di sini. Rekan-rekan saya dan saya telah melatih lebih dari seribu orang secara pribadi, ratusan ribu profesional, dan menyampaikan beberapa ratus seminar - ini adalah pengalaman yang akan saya ambil contoh. Janji itu dirumuskan dengan benar oleh salah satu klien saya. Dia menulis: “Saya mulai menggunakan metode dari program ini dan itu menyelamatkan hidup saya, ketika saya menjadikannya kebiasaan, itu mengubah hidup saya. Ini adalah vaksin melawan perjuangan hidup atau mati sehari-hari ketika "proyek seharusnya selesai kemarin" dan penangkal ketidakseimbangan yang diciptakan banyak orang untuk diri mereka sendiri.

Bagian satu. Seni menyelesaikan tugas

Bab 1 Metode Baru untuk Kehidupan Baru

Situasi ketika daftar besar tugas menggantung pada seseorang dan pada saat yang sama ia berhasil menjaga kepala tetap segar, rasa positif dari kontrol yang tenang dan bekerja secara produktif cukup nyata. Ini adalah cara yang luar biasa untuk hidup dan bekerja, mencapai tingkat efisiensi yang tinggi. Baru-baru ini, ini telah menjadi gaya kerja yang diperlukan dari spesialis kelas atas yang sukses. Anda sudah tahu apa dan bagaimana untuk mencapai level ini. Namun, jika Anda adalah mayoritas, Anda perlu menerapkan pengetahuan ini dalam waktu yang lebih singkat dan dengan cara yang jelas dan sistematis sehingga Anda dapat mencapai puncak daripada menggelepar di suatu tempat di bagian paling bawah. Meskipun metode dan teknik yang dijelaskan dalam buku ini didasarkan pada akal sehat dan dimaksudkan untuk penggunaan praktis, kebanyakan orang masih tunduk pada kebiasaan kerja umum yang harus diubah sebelum mulai menggunakan sistem. Anda perlu membuat sedikit penyesuaian pada cara Anda mengklarifikasi dan mengatur tugas-tugas yang menyita perhatian Anda.

...

Kecemasan disebabkan oleh kekurangan

organisasi, persiapan dan tindakan.

Semua metode yang disajikan di sini didasarkan pada dua tujuan utama:

1. Kumpulkan semua hal-hal yang harus dilakukan, sekarang, nanti, suatu hari nanti, besar, kecil atau terkait - semua hal dalam sistem logis, tetapi tidak di kepala.

2. Paksa diri Anda untuk membuat keputusan akhir tentang segala hal. Artinya, Anda harus selalu memiliki rencana dan tahu persis apa yang harus dilakukan selanjutnya - dan Anda dapat setiap saat menyelesaikan tugas ini atau mempertimbangkannya kembali.

Buku ini berisi metode yang telah terbukti untuk mengatur alur kerja Anda secara profesional. Berikut adalah alat, trik, teknik, dan trik yang andal. Seperti yang akan Anda lihat nanti, semua prinsip dan metode berlaku untuk semua yang Anda lakukan, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun di tempat kerja. Seperti banyak pendahulu Anda, Anda juga dapat menggunakan apa yang saya gambarkan sebagai gaya dinamis berkelanjutan dalam pekerjaan dan dunia Anda. Atau, sekali lagi, seperti banyak lainnya, Anda dapat menggunakannya untuk kembali ke mode kontrol yang lebih ketat saat Anda menginginkannya.

Masalah: Persyaratan baru membuat kekurangan sumber daya.

Hampir semua orang yang pernah bekerja dengan saya mengatakan bahwa mereka memiliki terlalu banyak tugas dan tidak cukup waktu untuk melakukan semuanya. Baru minggu lalu, saya memberi tahu seorang karyawan perusahaan investasi besar yang yakin bahwa posisi baru manajer perusahaan yang diberikan kepadanya akan mengorbankan kewajiban keluarganya. Sebagai orang biasa, seorang manajer yang berusaha untuk tetap menjadi yang teratas dan menjawab 150 surat setiap hari terpaksa menambah staf departemen dari 1100 menjadi 2000 orang - semuanya agar dapat menghabiskan akhir pekan bersama keluarga dan bukan di tempat kerja.

Paradoks milenium baru: orang ingin meningkatkan kualitas hidup dan, pada saat yang sama, mereka mengambil lebih dari yang bisa mereka tangani. Mata melihat, tapi gigi mati rasa. Dan inilah hasilnya: kebanyakan orang tersesat dan bingung mencari cara untuk memperbaiki situasi.

Pekerjaan tidak lagi memiliki batasan yang jelas.

Alasan utama stres yang terus meningkat adalah bahwa sifat pekerjaan, dengan demikian, telah berubah secara revolusioner, berbeda dengan keterampilan dan kemampuan kita, yang tetap sama. Baru pada paruh kedua abad kedua puluh apa yang dimaksud dengan "kerja" diubah dari konsep jalur perakitan dan semua tindakan motorik menjadi apa yang secara ringkas diungkapkan oleh Peter Drucker dengan frasa "karya pikiran". Ladang harus dibajak, mesin diperbaiki, kotak dikemas, sapi diperah. Anda tahu persis jenis pekerjaan apa yang perlu dilakukan - Anda bisa melihat hasilnya. Dan itu cukup jelas ketika pekerjaan itu dalam tahap peralihan, dan ketika itu sudah selesai.

...

Waktu adalah sifat alam yang tidak memungkinkan peristiwa terjadi pada satu saat. Meskipun akhir-akhir ini sepertinya tidak berfungsi lagi ...

Tanpa nama

Saat ini, kebanyakan dari kita tidak mewakili batas nyata dari proyek kita. Kebanyakan orang yang saya kenal memiliki setidaknya setengah lusin tugas dalam "menunggu keputusan" sekaligus, yang berarti mereka memiliki hingga setengah lusin tugas "saat ini" untuk diselesaikan. Tetapi bahkan jika mereka telah mencoba melakukan ini selama sisa hidup mereka, mereka tidak akan dapat mencapai hasil yang cemerlang. Mungkin Anda juga menghadapi masalah serupa. Seberapa bermanfaatkah konferensi itu? Seberapa efektifkah program pelatihan tersebut? Apa dampak inspiratif dari esai yang Anda tulis sekarang? Bagaimana cara mempromosikan rapat staf? Seberapa fungsional reorganisasi itu? Dan pertanyaan terakhir: persisnya berapa banyak informasi yang berarti yang harus disediakan untuk melaksanakan proyek dengan cara terbaik? Jawaban: sejumlah besar; tersedia atau setidaknya berpotensi cocok; melalui internet.

...

Hampir setiap proyek dapat diselesaikan dengan lebih baik, dan ketersediaan informasi sangat berperan dalam hal ini.

Di sisi lain, tidak adanya batas menciptakan lagi kerja.

Banyak tantangan organisasi saat ini membutuhkan pembicaraan silang, interaksi, dan keterlibatan. Jajaran pekerja kantoran semakin menipis, dan dengan mereka kemewahan tidak dapat membaca atau menerima email dari departemen pemasaran dan departemen entah apa.

Pekerjaan kami terus berubah.

Batas-batas yang berkembang dari proyek dan pekerjaan pada umumnya menantang pekerja. Tapi sekarang kita juga harus mempertimbangkan perluasan tanggung jawab kita. Dalam seminar, saya sering bertanya, "Siapa di antara Anda di tempat kerja yang melakukan persis seperti yang dia pekerjakan?" Mengangkat tangan di aula - jarang terjadi. Batasan tugas bisa sangat kabur, tetapi jika Anda harus menghadapi tugas yang jelas, Anda harus menulis: apa sebenarnya yang perlu Anda lakukan - berapa banyak dan pada tingkat apa - dengan alasan, tentu saja.

Namun, ada beberapa yang beruntung seperti itu. Ada dua alasan untuk ini:

1. Perusahaan tempat kita bekerja tampaknya mengubah tujuan, produk, mitra, pelanggan, pasar teknologi, dan pemegang saham mereka setiap hari. Dan semua ini tentu saja mempengaruhi struktur, bentuk, peran dan tanggung jawab.

2. Rata-rata pekerja saat ini memiliki kebebasan yang jauh lebih banyak daripada sebelumnya. Dia dapat mengubah karirnya sesering orang tuanya berganti pekerjaan. Dan bahkan pekerja berusia empat puluh lima puluh tahun mencoba mengikuti tren baru. Sekarang tujuan mereka jauh lebih sesuai dengan kenyataan - mereka ditutupi oleh posisi seperti segala macam "manajemen" atau "ekspansi eksekutif" - ini berarti bahwa mereka tidak akan tinggal di posisi ini untuk waktu yang lama.

...

Kita tidak pernah bisa mempersiapkan sesuatu yang baru. Kami harus beradaptasi, dan setiap adaptasi adalah ujian...: kami lulus ujian, kami harus membuktikan sesuatu pada diri kami sendiri. Anda harus memiliki kepercayaan diri yang terkendali untuk menerima perubahan tanpa ragu-ragu.

Eric Hoffer.

Jadi, semua ini sangat kabur - apa pekerjaan kita, atau investasi emosional, mental, dan fisik apa yang dapat dibenarkan? Kami kehilangan sejumlah besar informasi, membuat kontak yang tak terhitung jumlahnya, dan menghasilkan banyak ide yang sama dan semua jenis kesepakatan dengan diri kita sendiri dan orang lain. Tapi kita tidak begitu pandai untuk mengacaukan semua gesekan internal dan eksternal ini.

...

Jika Anda bebas menentukan langkah apa yang harus diambil, maka Anda juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa langkah ini benar.

Metode dan keterampilan lama tidak cukup.

Baik pendidikan klasik kami, atau manajemen waktu tradisional, maupun banyaknya alat pengorganisasian mandiri, seperti organizer, Microsoft Outlook, atau pengingat di Palm, tidak memenuhi persyaratan waktu. Jika Anda telah mencoba salah satu di atas, maka Anda pasti menemukan bahwa mereka sama sekali tidak cocok untuk kecepatan saat ini, kompleksitas dan perubahan permanen dalam prioritas dalam apa yang Anda lakukan. Saat ini, ketika hidup sedang berjalan lancar dan sebagian besar di kepala, kemampuan untuk menjadi sukses membutuhkan cara berpikir baru - tidak ada cukup metode, teknologi, dan keterampilan kerja baru untuk membantu kita menguasai dunia.

...

Angin dan air selalu membantu kapten yang terampil.

Edward Gibbon

Pendekatan tradisional untuk manajemen waktu dan pengaturan diri relevan di masa lalu. Dia benar-benar memberikan nasihat yang baik tentang organisasi kerja bahkan ketika dia berubah dari mempertahankan jalur perakitan menjadi jenis pekerjaan baru di mana perlu untuk membuat keputusan tentang apa dan kapan harus dilakukan. Ketika waktu itu sendiri menjadi alat produksi, kalender pribadi menjadi alat kerja utama. (Kembali di akhir tahun 80-an, banyak ahli menganggap buku harian saku sebagai puncak pengorganisasian diri, tetapi bahkan hari ini, banyak orang menganggapnya sebagai alat utama untuk pengendalian diri). Seiring dengan diskritisasi waktu muncul kebutuhan untuk membuat keputusan yang tepat tentang apa yang harus dilakukan. Daftar prioritas "ABC" dan daftar "tugas" telah mengambil posisi sebagai teknik kunci yang digunakan orang untuk memahami dan membuat keputusan yang bermakna dan logis.

Anda harus meyakinkan diri sendiri bahwa buku harian itu, terlepas dari kenyataan bahwa itu sangat penting, sebenarnya hanya membantu mengatur sebagian kecil dari urusan Anda. Dan "tugas" harian - daftar dan daftar prioritas tidak mampu mengatasi volume penuh kasus heterogen yang harus ditangani oleh setiap profesional. Hari kerja banyak orang terdiri dari puluhan bahkan ratusan surat, dan tidak mungkin mengabaikan satu permintaan, satu keluhan, dan satu pesanan. Sangat sedikit orang yang dapat (atau seharusnya) mengatur tanggung jawab mereka ke dalam tiga kolom prioritas. A, B, dan C, atau buat daftar tugas tanpa takut panggilan telepon pertama atau perintah bos tidak akan berhasil. mendiskreditkan seluruh rencana ini.

Rencana Napoleon melawan kebodohan sehari-hari.

Di sisi lain, banyak buku manajemen, metode, seminar, dan guru mempromosikan "pandangan ke depan" sebagai solusi untuk masalah di dunia yang gila ini. Ketika Anda mengklarifikasi tujuan dan nilai untuk diri sendiri, kesadaran Anda sendiri akan mulai mengeluarkan perintah, mengarahkan pekerjaan ke arah yang benar. Dalam praktiknya, latihan memikirkan tujuan tidak membawa hasil yang diharapkan. Saya belum pernah melihat upaya gagal seperti itu. Ini terjadi karena salah satu dari tiga alasan berikut:

1. Terlalu banyak gangguan dalam rutinitas harian Anda yang menghalangi Anda untuk berkonsentrasi pada posisi yang lebih penting.

2. Sistem pengorganisasian diri yang tidak efisien menciptakan keengganan bawah sadar yang besar untuk memulai proyek baru yang bahkan lebih besar, yang juga kemungkinan besar akan diatur ke neraka dan mengarah pada bahkan lebih besar gejolak dan stres.

3. Ketika perspektif prioritas sudah Jelas, serangkaian posisi sekunder muncul di hadapan kita entah dari mana, mengingatkan kita bahwa lebih banyak hal membutuhkan perubahan. Sudah pada tahap ini, kami mulai kesal dengan banyaknya kasus yang perlu ditangani. Dan esensi dari pekerjaan, esensi, dicat di posisi pertama dari daftar prioritas. Prioritas kami! Berfokus pada prioritas tidak akan membantu Anda. Ya, mereka memberikan makna dan arah utama gerakan, tetapi mereka juga menciptakan kesulitan tambahan.

Berfokus pada prioritas dan nilai inti adalah Betulkah perlu, saya tidak membantah. Tetapi ini tidak berarti sama sekali bahwa tidak ada lagi yang harus dilakukan. Sebaliknya, itu meningkatkan taruhan dalam permainan yang harus dimainkan setiap hari. Untuk manajer SDM, misalnya, keputusan untuk bekerja dengan masalah kualitas kehidupan kerja untuk menarik dan mempertahankan karyawan yang berbakat bukan menyederhanakan tugas.

Ada kesenjangan yang signifikan dalam budaya kerja pengetahuan baru kita - sebuah sistem dengan rantai logis dari model perilaku dan alat yang bekerja secara efektif hanya pada tingkat di mana pekerjaan itu benar-benar terjadi. Namun pada kenyataannya, sistem ini harus menggabungkan hasil melihat ke dalam perspektif dan detail, semuanya, bahkan yang terkecil; harus mempertimbangkan berbagai tingkat prioritas; harus mengontrol ratusan aliran informasi baru yang datang setiap hari - bagaimanapun, harus menyederhanakan proses penyelesaian tugas.

Janji: Master seni bela diri "Siap".

Bayangkan sejenak bagaimana jadinya jika pengorganisasian diri Anda benar-benar terus-menerus terkendali. Bagaimana jika Anda benar-benar dapat memberikan perhatian 100% pada apa yang Anda lakukan saat ini, tanpa gangguan?

Dan ini Mungkin. Menjadi terkendali, tetap tenang dan santai, dan melakukan hal-hal yang berarti dengan sedikit usaha adalah segalanya Betulkah. Kemampuan Anda untuk mengendalikan segala sesuatunya berbanding lurus dengan kemampuan Anda untuk rileks.

Anda kamu bisa rasakan sendiri apa yang disebut master seni bela diri sebagai "pikiran sejernih air", dan atlet juara menyebutnya "zona" di dalam dunia kompleks tempat kita semua terlibat. Faktanya, Anda semua pernah mengalami keadaan ini dari waktu ke waktu.

...

Dalam hidup, semuanya berhasil memberikan sedikit perhatian: apakah itu membersihkan jendela atau menulis karya agung ...

Nadia Boulanger.

Ini adalah proses kerja, pemenuhan, dan keberadaan, ketika kesadaran jernih dan hanya hal-hal konstruktif yang terjadi. Keadaan ini dapat dicapai oleh semua orang, setiap orang yang perlu bekerja secara efektif dalam kondisi kehidupan yang sulit di abad kedua puluh. Segera, keadaan ini akan menjadi persyaratan umum bagi para profesional yang ingin mencapai keseimbangan dan menerima hasil kerja positif yang signifikan.

Pendayung kelas dunia, Craig Lambert menggambarkan perasaan itu kesadaran jernih:

Pendayung memiliki nama sendiri karena tidak adanya hambatan: gerakan alami... Ingat kegembiraan masa kecil berayun di ayunan di halaman: kemudahan bergerak, dorongan yang berasal dari ayunan itu sendiri. Ayunan membawa kita: kita tidak berusaha keras untuk itu. Kami mengayunkan kaki kami untuk terbang lebih tinggi, tetapi gravitasi melakukan sebagian besar pekerjaan untuk kami. Kami tidak terlalu berusaha, pekerjaan utama dilakukan dengan sendirinya. Perahu membawa Anda - seolah-olah ingin bergerak lebih cepat. Tugas kita adalah bekerja dengan perahu berpasangan - untuk akhirnya berhenti menghentikannya, mencoba berakselerasi sendiri. Mencoba terlalu keras akan memperlambat perahu. Mencoba menjadi berjuang, dan berjuang mendiskreditkan dirinya sendiri. Pendaki Sosial berusaha untuk menjadi bangsawan. Tetapi para bangsawan tidak lagi mencoba apa pun - mereka sudah menjadi bangsawan. Juga, tentu saja alami - semuanya terjadi dengan sendirinya.

Bandingkan dengan kesadaran yang jernih.

Dalam karate, ada simbol yang menunjukkan posisi kesiapan penuh: "kesadaran sebening kristal." Bayangkan melemparkan kerikil ke dalam air yang tenang. Apa yang terjadi pada air? Jawabannya adalah ini: pergerakan air sepenuhnya bergantung pada kekuatan lemparan dan ukuran kerikil, dan kemudian menjadi tenang kembali. Tidak akan ada air mancur, tetapi jangan berharap tidak adanya lingkaran di atas air.

Dalam karate, kecepatan pukulan yang penting, bukan kekuatan pukulan. Itulah mengapa orang tidak bisa belajar memecahkan papan dan memecahkan batu bata dengan tangan mereka sendiri: tidak memerlukan kekerasan, hanya kemampuan untuk mengatur kecepatan yang tepat. Tapi tangan yang tegang tidak bisa melakukan gerakan cepat. Jadi, tahap terakhir dari pelatihan seni bela diri membutuhkan keseimbangan dan relaksasi tidak seperti yang lain. Kejernihan pikiran dan fleksibilitas adalah hal yang paling penting.

Apa pun yang membuat Anda bereaksi keras atau lamban dapat berdampak pada Anda. Dan render. Tanggapan yang tidak memadai terhadap surat, percakapan tegang dengan bos, dengan bawahan, majalah yang belum Anda baca, pikiran tentang pekerjaan yang belum selesai terus berputar di kepala Anda, anak-anak dibiarkan tanpa pengawasan - semua ini akan mengarah pada hasil yang lebih buruk dari yang Anda harapkan. Kebanyakan orang cenderung memberi perhatian lebih atau kurang dari yang seharusnya pada hal-hal yang pantas mendapatkannya, hanya karena mereka tidak memiliki kejernihan pikiran yang jernih.

...

Jika kesadaran Anda kosong, ia siap menerima apa pun kapan saja, ia terbuka untuk segalanya.

Sbanry Suzuki

Bisakah Anda masuk ke "kondisi produktif" Anda saat dibutuhkan?

Pikirkan tentang terakhir kali Anda produktif di tempat kerja. Kemungkinan besar, Anda memiliki perasaan bahwa Anda memegang kendali, Anda tidak berada di bawah tekanan, Anda fokus pada apa yang Anda lakukan, waktu seolah-olah berlalu dalam sekejap (mungkin itu waktu makan siang?), dan Anda merasa bahwa itu sangat penting mendekati hasil yang diinginkan. Apakah Anda ingin mengulangi ini? Dan jika Anda merasa benar-benar, baik, benar-benar berbeda - Anda merasa kehilangan kendali atas situasi, Anda gelisah, perhatian Anda tersebar, Anda bosan - dapatkah Anda kembali ke keadaan ini? Saat ini, segala sesuatu yang membuat Anda bereaksi keras atau lamban dapat mengambil alih Anda. Dan itu sering terjadi.

...

Kami hanya bisa melakukan satu hal. Yang beruntung dapat melakukannya hanya dengan menggunakan potensi batin mereka.

Kita bisa tepat sasaran.

Kita bisa—kita bisa memberikan perhatian penuh pada kemungkinan yang ada di hadapan kita.

Metodologi eksekusi akan memiliki dampak terbesar pada hidup Anda, menunjukkan kepada Anda bagaimana menjaga pikiran Anda tetap jernih saat bekerja dengan potensi penuh Anda.

Prinsip: tindakan efektif dengan tanggung jawab internal.

Dalam dua puluh tahun praktik, saya sampai pada kebenaran yang paling dangkal - penyebab utama stres adalah bahwa orang salah mengalokasikan dan menangani tanggung jawab, "lubang" yang mereka bebankan pada diri mereka sendiri dan yang harus mereka penuhi. Tanpa ragu, mereka yang tidak terus-menerus stres akan dapat lebih mudah rileks, berkonsentrasi lebih cepat, dan bekerja dengan lebih banyak energi begitu mereka belajar melepaskan simpul Gordian mereka.

Tentunya Anda, tanpa menyadarinya, telah berulang kali memberi diri Anda banyak argumen dan argumen, lebih dari yang terlihat, dan masing-masing, bahkan yang terkecil, sepenuhnya dilacak oleh alam bawah sadar. Ini adalah "lubang" dan kewajiban yang akan saya definisikan sebagai sesuatu yang mengalihkan perhatian Anda, sesuatu yang berputar di tempat yang sama sekali berbeda di tempat yang seharusnya. Apa pun bisa menjadi lubang seperti itu, dari posisi seperti dalam daftar "tugas" seperti "Beri makan wilayah Volga yang kelaparan", melalui item "Sewa asisten baru" hingga hal-hal sepele seperti "Ganti rautan listrik". Sangat mungkin bahwa ada lebih banyak proses berpikir yang terjadi di benak Anda saat ini daripada yang Anda pikirkan. Pikirkan saja berapa banyak detail yang perlu Anda pikirkan jika Anda memiliki tanggung jawab kecil sekalipun. Misalnya, Anda mungkin terus-menerus berpikir bahwa Anda perlu menangani semua email dan pesan suara Anda.

...

Segala sesuatu yang tidak pada tempatnya adalah "lubang" yang mengalihkan perhatian Anda.

Dan tentu saja, ada banyak proyek yang ada di daftar Anda, tujuan, tugas yang belum diklarifikasi, dan memang kehidupan yang hanya perlu Anda jalani.

Dan Anda telah menetapkan tingkat tanggung jawab internal tertentu untuk segala sesuatu dalam hidup Anda dan untuk pekerjaan, yang juga, secara umum, merupakan "lubang".

Kumpulkan dan urutkan segala sesuatu yang selalu mengingatkan Anda pada diri sendiri, dan rencanakan cara menghadapinya jika Anda ingin pekerjaan Anda efektif. Terlepas dari kesederhanaan yang tampak, kebanyakan orang tidak tahu bagaimana ini bisa dilakukan.

Persyaratan dasar untuk organisasi kewajiban.

Organisasi kewajiban memerlukan beberapa tindakan dasar dan perilaku khusus:

Pertama, jika Anda mengingat kewajiban, maka kesadaran tidak bisa lagi menjadi jernih. Segala sesuatu yang Anda anggap tidak lengkap saat ini harus dikumpulkan dan diatur di suatu tempat, tetapi tidak di kepala Anda, di suatu tempat di mana Anda akan melihat secara berkala.

Kedua, Anda harus jelas tentang apa komitmen Anda dan apa sebenarnya yang harus Anda lakukan untuk mendekati hasilnya.

Ketiga, ketika Anda telah menuliskan semua tugas yang perlu dilakukan, Anda perlu meletakkan pengingat pada mereka.

Latihan penting: menguji model ini.

Saya sarankan Anda menuliskan di atas kertas proyek Anda atau situasi di mana Anda sedang bekerja. Posisi apa yang selalu mengganggu Anda? Apa yang mengalihkan perhatian Anda, dan apa, sebaliknya, yang menarik minat Anda? Ini bisa berupa proyek kerja yang Anda miliki saat ini atau hanya situasi yang perlu Anda selesaikan, dan semakin cepat semakin baik. Anda mungkin bepergian sebagai liburan dan perlu membalas dendam dengan sisa bisnis Anda. Atau mungkin Anda mewarisi $6 juta dan tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan uang itu. Tidak masalah.

Jernih? Bagus sekali! Sekarang, dalam satu kalimat, jelaskan hasil sukses yang Anda perjuangkan. Dengan kata lain, bagaimana segala sesuatu harus terlihat sehingga Anda dapat dengan aman mengatakan "pekerjaan sudah berakhir." Anda dapat menulis sesuatu yang sederhana seperti "Pergi berlibur ke Hawaii", "Berurusan dengan pelanggan XXX", "Tinjau kembali situasi di sekolah Susan", "Perjelas struktur baru divisi manajemen". Semua jelas? Super!

Sekarang tuliskan tindakan Anda selanjutnya yang akan Anda ambil untuk mengambil langkah pertama dalam bisnis. Anda tidak memiliki hal lain untuk dilakukan sama sekali, tetapi Anda terjebak di dalamnya. Apa yang akan kamu lakukan sekarang? Langkah apa yang akan Anda ambil? Mungkin mengangkat telepon dan menelepon? Mungkin menulis email? Maukah Anda duduk di meja, bersenjatakan pena dan kertas, dan bertukar pikiran dengan diri sendiri? Berbicara dengan pasangan Anda, sekretaris, pengacara, bos? Pergi ke toko perangkat keras dan membeli paku? Apa?

Apakah dua menit berpikir itu ada gunanya bagimu? Jika Anda, seperti sebagian besar peserta seminar saya, telah menyelesaikan latihan ini, maka itu akan membantu Anda setidaknya rileks, berkonsentrasi, dan membangun kontrol yang meningkat. Anda juga akan termotivasi dengan baik untuk melakukan sesuatu tentang masalah yang hampir tidak pernah Anda pikirkan sebelumnya.

Jika Anda mempelajari sesuatu yang berguna dari latihan ini, pikirkanlah: apa yang telah berubah? Apa yang terjadi yang menciptakan kondisi yang lebih baik untuk pekerjaan Anda? Masalahnya sudah menjadi materi, setidaknya di dunia fisik. Faktanya, Anda baru saja mendapatkan gambaran yang jelas tentang hasil dan tindakan Anda selanjutnya, tidak lebih. Tapi apa yang ditimbulkannya? Jawaban: berpikir. Tidak begitu banyak. Tetapi cukup untuk menentukan tugas Anda dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhinya.

...

Berpikirlah seperti orang yang bertindak, bertindaklah seperti orang yang berakal.

Henry Bergson.

Kerja nyata dari kerja intelektual.

Selamat datang di dunia nyata karya intelektual, dimana prinsip dasarnya adalah: "Harus memikirkan pekerjaan Anda lebih hati-hati daripada yang Anda pikir perlu, tetapi tidak pedas seperti yang Anda bayangkan". Peter Drucker menulis: “Tidak ada tugas dalam pekerjaan intelektual. Mereka harus ditempatkan. Apa hasil yang diharapkan dari pekerjaan tersebut? - ini adalah pertanyaan utama yang dengannya produktivitas kerja intelektual ditentukan. Dan menjawab pertanyaan ini, Anda bagaimanapun berisiko. Biasanya, tidak ada jawaban yang benar, tetapi ada banyak pilihan. Dan hasilnya harus didefinisikan dengan jelas, maka pekerjaan akan efektif.

Metode Getting Things Done (GTD) didasarkan pada pemikiran tentang hasil dan menentukan “langkah selanjutnya”. Gagasan utama GTD membantu mendefinisikan tujuan dengan jelas, dan kemudian setiap langkah untuk mencapai tujuan ini. Metode ini cocok untuk mengatur presentasi di tempat kerja, dan untuk merencanakan belanja Natal.

Setiap tugas harus kecil sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat, dan kurangnya waktu atau motivasi tidak dapat mengganggu Anda. Pendekatan ini berkontribusi pada pencapaian semua tujuan Anda dalam hidup, membantu menghindari stres.

Saat mengatur proyek menggunakan metode GTD, Anda akan selalu siap untuk segera mulai mengerjakan suatu tugas, apa pun yang terjadi di sekitar Anda dan di mana pun Anda berada. GTD membuat langkah berikutnya begitu mudah bagi Anda sehingga Anda tidak ingin menundanya.

Dalam buku ini, Anda akan menemukan beberapa alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk bekerja secara efisien dan tetap berpikiran jernih; serta rekomendasi tentang sikap apa yang perlu dikembangkan untuk mengimplementasikan prinsip-prinsip dasar GTD.

Otak Anda adalah alat berpikir, bukan perangkat penyimpanan.

Menjadi sukses dalam pekerjaan Anda berarti menjadi organisator yang baik. Ini sangat penting bagi pekerja pengetahuan, yang mengerjakan lusinan tugas dan proyek pada saat yang sama adalah kenyataan sehari-hari. Kesulitan muncul ketika garis tipis antara kehidupan pribadi dan profesional kita kabur. Ini terjadi karena otak kita mencoba untuk memilah masalah yang belum terselesaikan dan mengingatkan kita pada saat yang paling tidak tepat - bahkan jika kita lebih suka menanganinya nanti.

Untuk mengendalikan semua informasi kompleks tentang kehidupan, banyak dari kita memperlakukan otak kita seperti laci meja atau buku catatan. Kita menyalahgunakan otak kita dengan memaksanya menyimpan semua jenis informasi. Dengan mengisi kepala kita dengan informasi tentang tugas yang belum selesai, rapat yang akan datang, dan kewajiban lainnya, kita secara sembrono menyia-nyiakan kemampuan otak kita untuk berpikir, yang membuatnya sulit untuk berkonsentrasi pada pekerjaan nyata.

Untuk bekerja seefisien mungkin, kita harus membebaskan pikiran kita dari segala sesuatu yang tidak terkait dengan tugas yang kita lakukan pada saat tertentu. Gunakan 100% kemampuan pikiran Anda untuk fokus pada tugas yang ada.

Jika Anda ingin berpikir jernih, Anda memerlukan "tempat koleksi" yang aman di luar pikiran Anda.

Otak kita memiliki satu sifat yang mengganggu - tidak pernah membiarkan kita melupakan apa yang harus kita jaga. Kami terus-menerus dibombardir dengan informasi baru yang juga menempati ruang di pikiran kami. Setiap ide baru, setiap memori, dan setiap masalah yang kita lupakan untuk dipecahkan mengalihkan perhatian kita dari hal utama.

Selalu gunakan apa yang disebut "tempat koleksi": tempat di luar pikiran Anda di mana Anda dapat meletakkan informasi atau ide asing. Anda akan tahu persis di mana menemukan informasi nanti ketika Anda punya waktu untuk itu. Ini memungkinkan Anda untuk sepenuhnya fokus menulis surat, berbicara dengan rekan kerja, atau memotong rumput.

"Tempat koleksi" Anda bisa berupa buku catatan, daftar di komputer/ponsel Anda, atau bahkan kotak untuk meletakkan barang dan kertas. Keranjang koleksi Anda (atau keranjang) harus ditempatkan di dekat Anda sehingga Anda dapat dengan mudah mengambil informasi yang seharusnya Anda kumpulkan dalam pikiran Anda.

Buang sampah - kosongkan semua "keranjang" eksternal setiap minggu

Agar sistem berfungsi dengan baik, Anda harus memeliharanya. Biasakan meninjau dan mengosongkan sampah Anda seminggu sekali. Sistem "keranjang koleksi" bekerja karena memberikan pikiran istirahat dengan keyakinan bahwa ia tidak akan kehilangan atau melupakan informasi penting apa pun.

Jika sistem tidak diperbarui, itu tidak lagi dapat diandalkan, dan otak menjadi waspada dan berhenti mempercayainya. Segera setelah ini terjadi, alam bawah sadar akan mulai terganggu oleh masalah yang belum terselesaikan dan tugas yang belum selesai. Anda harus hati-hati mempertimbangkan semua tugas Anda dan mengatur semuanya, dipandu oleh aturan berikut:

• Coret tugas yang tidak penting dari daftar segera.
• Jika Anda dapat memecahkan masalah dengan sangat cepat (dalam dua menit atau kurang), lakukan segera.
• Simpan informasi penting di tempat yang aman. Jika ini adalah rapat, proyek, atau tugas tertentu, pindahkan ke daftar yang sesuai.
• "Pengosongan sampah" secara teratur adalah satu-satunya cara untuk memastikan kinerja yang andal dan menghindari stres.

Mengosongkan "keranjang", urutkan materi ke dalam daftar

Tidak peduli seberapa berbeda bahan dalam "keranjang" Anda, Anda tidak perlu mengklasifikasikan dan mengaturnya ke dalam "kotak" atau daftar yang terpisah.

Sebagian besar daftar tugas tidak berfungsi karena berubah menjadi kumpulan tugas, pemikiran, dan informasi. Daftar seharusnya hanya mencakup tugas yang spesifik dan layak, tetapi kami mencantumkan semuanya tanpa pandang bulu, dan oleh karena itu sangat mudah untuk melupakan tugas individu yang layak.

Bagaimana cara mengatur barang-barang di keranjang belanja Anda?

• Hapus semua yang tidak penting, selesaikan tugas-tugas kecil, dan masukkan janji atau tenggat waktu ke dalam kalender Anda.
• Jika itu adalah pekerjaan yang kompleks (yaitu, memerlukan beberapa tugas khusus), sertakan dalam proyek dengan tujuan yang jelas.
• Semua tugas lain harus ada di daftar "Tindakan Berikutnya".

Daftar "Proyek" memberi Anda gambaran umum tentang semua proyek Anda saat ini

Proyek adalah komponen kunci dari setiap sistem peningkatan produktivitas. Sebuah proyek adalah hasil yang diinginkan yang membutuhkan tindakan multi-langkah. Untuk menentukan tugas apa yang harus terdiri dari proyek, bayangkan hasil yang ingin Anda capai dan gambarkan hasil yang diinginkan dalam satu kalimat. Memikirkan hasil membantu Anda merumuskan tujuan spesifik yang akan membawa Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan proyek.

Daftar tersebut berisi semua proyek yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Ini akan membantu Anda melacak dan mengontrol semua proyek yang sedang berlangsung, meningkatkan produktivitas Anda, dan bersantai.

Dengan memperbarui daftar mingguan, pastikan setiap proyek dijadwalkan langkah demi langkah. Semua aktivitas yang membentuk proyek termasuk dalam daftar "Tindakan Berikutnya". Ini adalah tugas khusus yang memungkinkan Anda mencapai tujuan apa pun.

Ganti daftar tugas harian Anda dengan kalender dan daftar Tindakan Selanjutnya

Daftar tugas harian tidak efektif - daftar tersebut mendistorsi rasa waktu Anda, menyesatkan Anda, dan membuat Anda percaya bahwa Anda benar-benar punya waktu untuk melakukan semua hal di atas dalam sehari. Perencanaan yang tidak realistis seperti itu menyebabkan frustrasi, buang-buang waktu dan malapetaka apa yang Anda lakukan sebelumnya.

Metode yang jauh lebih efisien adalah bekerja dengan kalender dan daftar "Tindakan Selanjutnya". Kalender hanya melayani satu tujuan: untuk mencatat janji. Segala sesuatu yang berhubungan dengan hari atau jam tertentu - pertemuan atau kunjungan dokter - harus dicatat dalam kalender.

Letakkan semua tugas atau langkah spesifik lainnya di daftar Tindakan Berikutnya Anda. Ini memungkinkan Anda dengan cepat memutuskan tugas mana yang paling relevan dan apakah Anda punya waktu untuk menyelesaikannya.

Di mana pun Anda berada, Anda harus selalu membawa daftar Tindakan Berikutnya. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk memilih masalah mana yang masuk akal untuk dipecahkan.

Jika Anda telah merencanakan dengan baik dan tugas-tugas yang telah dipilih sebelumnya, tidak akan sulit bagi Anda untuk memutuskan mana yang masuk akal untuk dilakukan. Bayangkan Anda berada di bandara dan penerbangan Anda tertunda satu jam. Dalam situasi ini, tanyakan pada diri Anda:

• Tugas mana yang harus saya pilih sekarang?
• Tugas apa yang bisa saya selesaikan dalam waktu yang ditentukan?
• Tugas apa yang akan saya miliki cukup energi untuk saat ini?
• Tugas mana yang memiliki prioritas tertinggi?

Jika terlalu banyak tugas yang dijadwalkan, masuk akal untuk mendistribusikannya ke beberapa daftar dan repositori. Misalnya, satu daftar dapat disimpan di smartphone dan daftar lainnya di komputer. Dengan menyortir tugas dengan cara ini, Anda akan tahu tugas mana yang dapat Anda selesaikan saat berada di meja kerja, dalam rapat, atau saat menunggu di bandara.

Daftar tertunda berguna saat bekerja dengan orang lain

Semua proyek saat ini harus terdaftar dalam daftar "Proyek". Saat Anda menggunakan daftar Tindakan Berikutnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda mengerjakan tugas secara berurutan, masing-masing membawa proyek Anda lebih dekat ke penyelesaian.

Dalam kebanyakan kasus, Anda harus bergantung pada orang lain yang bertanggung jawab atas bagian individu dari setiap proyek. Tetapi ini tidak berarti bahwa Anda harus melepaskan kendali atas kemajuan proyek Anda.

Kapan pun Anda bergantung pada pekerjaan orang lain - menunggu seseorang untuk melaporkan kembali sehingga Anda dapat terus mengerjakan presentasi Anda - ada baiknya menyimpan daftar "Tertunda". Dengan cara ini Anda dapat menandai semua yang orang lain harus berikan kepada Anda, bersama dengan tenggat waktu.

Dengan memperbarui daftar ini setiap minggu, Anda akan melihat siapa dan bagaimana melakukan pekerjaan mereka. Anda akan memiliki tugas khusus baru: untuk mengingatkan orang ini tentang kewajiban.

Jika tugas ini membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk Anda selesaikan, lakukan segera. Jika tidak, letakkan di daftar Tindakan Berikutnya Anda atau salah satu daftar yang lebih spesifik dan ingatkan orang tersebut bahwa Anda masih menunggu laporannya.

Simpan informasi untuk hari tertentu di kalender atau lemari arsip

Anda dapat merencanakan banyak hal sebelumnya, tetapi terkadang Anda harus menunggu informasi tertentu sebelum mengubah materi dari "keranjang" Anda menjadi tugas atau rapat tertentu.

Contoh. Jika pameran dagang yang menarik bagi Anda akan datang, Anda mungkin ingin menunggu sebentar dan melihat para peserta pameran sebelum memutuskan apakah masuk akal untuk hadir. Jika informasi tersebut tidak tersedia untuk Anda sebelumnya, yang terbaik adalah menunda keputusan.

Dalam kasus di mana Anda tidak punya pilihan dan harus merencanakan semuanya pada menit terakhir, strategi berikut akan berguna:

• Atur sendiri pengingat untuk hari tertentu di kalender Anda.
• Simpan file yang akan membantu Anda mengakses informasi yang Anda butuhkan pada waktu yang tepat.

Lemari arsip adalah sistem yang sangat tepat dan logis. Ini terdiri dari 43 file: 31 file untuk hari dalam sebulan dan 12 untuk bulan dalam setahun. Setiap hari Anda dapat memeriksa dokumen, pengingat, atau materi yang "dikirim" ke diri Anda sendiri.

Agar sistem berfungsi, Anda harus menggunakan dan memperbaruinya setiap hari, dan ini adalah bagian tersulit.

Ide-ide yang mungkin relevan di masa depan, masukkan ke dalam daftar “Suatu hari nanti/Mungkin”

Daftar ini mencakup semua yang tidak ada dalam daftar "Tindakan Berikutnya" atau "Proyek", tetapi yang tidak boleh menghalangi Anda. Daftar Suatu Hari/Mungkin berisi semua materi yang belum Anda ubah menjadi ide atau tugas tertentu. Jangan remehkan manfaatnya. Ini memungkinkan Anda untuk melacak ide-ide proyek yang mungkin sangat penting di masa depan. Ide-ide dalam daftar ini dapat dibagi menjadi beberapa kelompok. Sebagai contoh:

• "Perjalanan yang ingin saya lakukan";
• "Anggur yang ingin saya coba";
• "Musik yang ingin saya dengarkan."

Seperti daftar Tindakan Berikutnya, Suatu Hari/Mungkin membantu Anda menemukan informasi yang Anda butuhkan pada waktu yang tepat. Daftar lebih dapat diandalkan daripada ingatan Anda sendiri.

Daftar Suatu Hari/Mungkin harus ditinjau dan diperbarui secara berkala jika Anda ingin menggunakannya secara efektif.

Tempat kerja yang terorganisir dan tinjauan mingguan sistem Anda meningkatkan produktivitas

Semua materi daftar harus dapat diakses dari tempat kerja Anda. Buat "kabin kontrol" - sistem seluler fungsional untuk mengakses informasi di mana pun Anda berada. Sangat penting untuk membuat sistem daftar dan file yang dapat Anda bawa ke mana pun Anda pergi: bahkan jika Anda terjebak di bandara atau dalam badai salju, Anda tetap bisa produktif.

Metode GTD memungkinkan Anda untuk merasa tenang dan mengontrol semua proyek yang sedang berjalan: pantau implementasinya dan pastikan bahwa mereka bergerak maju.

Sistem produktivitas Anda harus selalu up-to-date dan lengkap. Pikiran Anda akan rileks dan dapat berkonsentrasi penuh pada tugas hanya jika Anda memercayai sistem Anda.

Dengan meninjau semua daftar Anda setiap minggu, Anda akan memastikan sistem Anda tetap berfungsi - setiap proyek saat ini ditautkan ke setidaknya satu "Tindakan Berikutnya" dalam daftar terbaru yang mudah diakses. Anda akan memiliki gambaran umum tentang semua yang terjadi. Revisi membantu untuk melihat "hutan" tanpa melupakan "pohon".

Jumlah waktu yang Anda habiskan untuk tinjauan mingguan bergantung pada berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk merasa aman dan membangun kepercayaan pada sistem.

Jadwalkan ulasan mingguan Anda, misalnya, untuk Jumat malam. Ini akan memungkinkan Anda untuk menutup kasus kerja dan pergi untuk akhir pekan dengan kepala jernih dan rasa kontrol.

Perencanaan alami memperjelas tujuan dan langkah selanjutnya dari proyek Anda

Pengembangan proyek adalah proses yang agak tidak wajar dan tidak logis. Anda harus memikirkan dan merencanakan semua langkah terlebih dahulu, belum membayangkan tujuan yang jelas. Gunakan metode perencanaan alam yang mencerminkan aktivitas Anda sehari-hari.

Contoh kegiatan sehari-hari: Anda lapar dan membentuk tujuan yang tidak jelas ("Saya harus makan sesuatu"), dan kemudian memperbaikinya ("Saya ingin pizza"). Pada titik ini, beberapa ide muncul di kepala Anda tentang bagaimana mencapai tujuan ini ("Saya bisa memanggang pizza, atau memesannya, atau pergi ke restoran"). Setiap langkah yang perlu Anda ambil di sepanjang jalan menjadi jelas.

Terapkan cara berpikir ini ke proyek Anda yang sebenarnya: mulailah dengan definisi tujuan yang paling spesifik. Tidak ada salahnya meluangkan waktu untuk menentukan tujuan, karena semua tindakan selanjutnya akan bergantung padanya. Ketika tujuannya jelas, pikiran Anda akan secara otomatis memulai brainstorming. Dengan cara ini Anda dapat menemukan ide-ide yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda. Taktik yang baik adalah memulai brainstorming "dari luar"; misalnya, tulis dan simpan ide Anda di atas kertas.

Setelah Anda mengumpulkan semua ide Anda, Anda harus mengatur dan mengelompokkannya, dan kemudian menentukan tindakan spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Perencanaan alam sangat memperjelas pekerjaan pada proyek dan membuatnya menarik, cepat dan intuitif.

Yang paling penting

Bagaimana cara bekerja secara efektif dan dengan pikiran jernih?

• Otak Anda adalah alat berpikir, bukan perangkat penyimpanan. Jika Anda ingin berpikir jernih, Anda memerlukan "tempat koleksi" yang aman di luar pikiran Anda.
• Buang sampah - kosongkan semua "keranjang" eksternal setiap minggu.
• Saat memilah-milah "keranjang", urutkan materi ke dalam daftar tematik.

Alat sederhana yang membentuk metode GTD

• Daftar "Proyek" memberikan gambaran umum tentang semua proyek Anda saat ini.
• Gunakan kalender dan daftar Tindakan Berikutnya alih-alih daftar tugas harian.
• Daftar tertunda sangat berguna saat Anda bekerja dengan orang lain.
• Simpan informasi untuk hari tertentu dalam kalender atau lemari arsip.
• Semua ide yang berpotensi menarik harus dimasukkan ke dalam daftar “Suatu hari nanti/Mungkin”.
• Tempat kerja yang terorganisir dan tinjauan mingguan sistem Anda sangat diperlukan untuk pekerjaan yang produktif.

Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip dasar GTD?

Perencanaan alami memperjelas tujuan dan langkah selanjutnya dari proyek Anda dan membuatnya lebih mudah untuk dikerjakan.