Os pedidos contêm detalhes, cuja composição e procedimento para registro são definidos no GOST R 6.30-2003 “Sistemas de Documentação Unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários. Chamo sua atenção para o fato de que a partir de 1º de julho de 2017 GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de padrões para informação, biblioteconomia e publicação. Documentação organizacional e administrativa. Requisitos para papelada”, que substituirá o anterior GOST R 6.30-2003.
De acordo com a Lei Federal de 29 de junho de 2015 nº 162-FZ “Sobre Padronização na Federação Russa”, a padronização na Rússia é baseada no princípio da aplicação voluntária de documentos de padronização (se isso não se aplicar a produtos de defesa). Portanto, ao desenvolver as Instruções para Documentação, temos o direito (mas não somos obrigados) de tomar o padrão estadual como base para o processamento dos detalhes, e não estamos proibidos de esclarecer e complementar seus requisitos.
Neste artigo, consideraremos ainda as regras para emissão de detalhes, já levando em consideração o novo GOST, bem como as recomendações “Documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários. Diretrizes para a implementação do GOST R 6.30-2003 "(aprovado por Rosarkhiv).
Atenção, no GOST R 7.0.97-2016, os números de detalhes usados nos pedidos mudaram, mas não houve mudanças fundamentais em seu design, e chamaremos sua atenção para os detalhes disponíveis.
Além disso, nos exemplos deste artigo, para designar os detalhes dos documentos, usaremos a numeração introduzida pelo novo GOST R 7.0.97-2016. As regras para emissão de ordens e instruções são as mesmas (a seguir no texto, para simplificar, mencionaremos apenas a ordem).
Formulário de pedido
A forma de um tipo específico de documento inclui os detalhes:
- 01 "brasão" ou 02 "emblema" ou 03 "marca registrada (marca de serviço)", se a organização tiver o direito de usar algo desta lista;
- 05 "nome da organização - o autor do documento". Sob o nome completo da organização abaixo, entre parênteses, pode ser indicado o nome abreviado (estritamente de acordo com os documentos constituintes). Veja o exemplo 2.
Se o autor do documento tiver uma organização-mãe, ela será indicada (na forma completa ou abreviada) acima dela (Exemplo 2).
Se a ordem for emitida pelo chefe de uma subdivisão (por exemplo, uma filial), seu nome será indicado abaixo do nome da organização autora - requisito 06 (Exemplo 1); - 09 "nome do tipo de documento"- no nosso caso, "PEDIDO";
- 13 "local de compilação (publicação) do documento" e
- se necessário, marcas de limite para os limites das zonas para a localização de detalhes 10 "data" e 11 "número de registro", assim como 17 "título para texto".
Exemplo 1
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Exemplo 2
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As regras para o design de formulários são estabelecidas pela seção 6 do novo GOST. Permite a sua produção em folhas de formato A4 (210 × 297 mm) e inferiores. Mas para pedidos você precisa usar o formato A4. Em relação aos campos, GOST diz o seguinte:
Fragmento de Documento
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GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de padrões para informação, biblioteconomia e publicação. Documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários. Seção 6 "Formulários de Documentos"
Cada folha do documento, redigida em papel timbrado ou sem ele, deve conter campos de, no mínimo:
20 mm - esquerdo;
10 mm - direito;
20 mm - topo;
20 mm - inferior.
Documentos com longos períodos de armazenamento (mais de 10 anos) devem ter uma margem esquerda de pelo menos 30 mm...
Detalhes do pedido, elaborados no formulário
Adereços 10 "data do documento" contém a data em que o pedido foi assinado. É escrito na sequência dia do mês + mês + ano de duas maneiras: numérica ou alfanumérica. Por exemplo, "05.05.2017" ou "maio de 2017". Nas Instruções para o trabalho de escritório da organização, vale a pena escolher um deles.
Adereços 11 "número de registro do documento" na mesma linha da data. É melhor que contenha um índice do pedido pertencente a um determinado fluxo de documentos (pelo menos com referência ao período de armazenamento) e um número de série dentro dele durante o ano.
Adereços 14 "barra para restringir o acesso ao documento" indicado se o pedido contém informações restritas. Na primeira folha, no canto superior direito, estão afixados o carimbo e o número da cópia apropriados (por exemplo: “secreto”, “confidencial”, “para uso oficial” ou “aglomerado”). Veja o exemplo 3.
Exemplo 3
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Adereços 17 "título para texto"é o resumo do documento. É formulado com a preposição "o" ("sobre") e responde à pergunta "sobre o quê?":
- uma ordem (sobre o quê?) sobre a criação de uma comissão de atestação;
- um pedido (sobre o quê?) na aprovação da tabela de pessoal, etc.
O título do texto é elaborado sob os detalhes do formulário.
Está escrito em uma fonte regular (não "negrito") sem um ponto no final.
Os títulos dos pedidos de pessoal geralmente incluem:
- nome da ação e
- iniciais com o sobrenome do funcionário (funcionários) em relação ao qual esta ação é realizada, por exemplo:
- “Sobre a transferência de I.O. Besfamilny",
- “Sobre a responsabilidade disciplinar do P.E. Petrushina,
- “Sobre a demissão de K.S. Kosachev e R. P. Pisarev".
Mais de quatro funcionários costumam ser indicados no cabeçalho de forma generalizada, por exemplo, “Sobre incentivar os funcionários da diretoria de gestão de pessoal”.
Adereços 18 "texto do documento" separados do título por espaçamento de duas ou três linhas, impresso a partir da borda esquerda do campo de texto. Anteriormente, havia a recomendação de imprimi-lo com espaçamento entre linhas de 1,5 para facilitar a leitura, mas não foi incluído no novo GOST. Não mudaremos a prática estabelecida em nossa empresa.
Ao mesmo tempo, outros detalhes constituídos por várias linhas (título do texto, posição na assinatura e outros) eram sempre impressos com espaçamento de 1 linha.
Citemos aquela parte do GOST R 7.0.97-2016, que regulamenta o desenho do texto em ordens:
Fragmento de Documento
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5.18. O texto do documento é redigido no idioma do estado da Federação Russa ou no idioma do estado (idiomas) das repúblicas da Federação Russa, de acordo com a legislação das repúblicas da Federação Russa.
No texto do documento, elaborado com base em atos legislativos ou regulamentares, documentos administrativos emitidos anteriormente, são indicados seus detalhes:
- nome do documento, nome da organização - autor ... data ... número de registro ... título do texto ou nome do tipo de documento;
- nome da organização ou cargo da pessoa que aprovou o documento, data de aprovação do documento.
O texto do documento pode conter seções, subseções, parágrafos, subparágrafos, numerados com algarismos arábicos. Não deve haver mais de quatro níveis de rubrica de texto.
Nas ordens, o texto é escrito na primeira pessoa do singular (“eu ordeno”)...
Nos documentos conjuntos, o texto é escrito na primeira pessoa do plural (“nós ordenamos”, “decidimos”)...
Nos textos dos documentos, são utilizadas apenas abreviaturas geralmente aceitas e abreviaturas gráficas.
Ao usar os nomes de pessoas no texto, as iniciais são indicadas após o sobrenome ...
E adicionaremos isso no texto do pedido antes do Sobrenome I.O. a posição do funcionário deve ser indicada, tk. no trabalho (especialmente em grandes organizações), as pessoas são identificadas principalmente por cargo e profissão, e apenas secundariamente por personalidades.
O texto do despacho é composto por duas partes: apurativa e administrativa. NO averiguando parte a justificativa para as ações prescritas é dada. Se a base para a emissão do pedido foi um ato legislativo ou regulamentar de uma organização superior ou um documento emitido anteriormente por sua organização, um link para ele é fornecido na parte de verificação. Neste caso, palavras como "Com base em ...", "Em conformidade com ...", "De acordo com ..." (como no Exemplo 3) podem ser usadas.
Se a ordem for emitida por iniciativa, a parte apuradora formula as metas e objetivos das ações prescritas, expõe os fatos ou eventos que causaram a emissão da ordem. Neste caso, palavras como “Para fins de...”, “Em conexão com...” podem ser usadas (ver Exemplo 4).
Exemplo 4
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Se as ações prescritas não necessitarem de esclarecimento ou justificativa, a parte apuradora pode estar ausente.
Termina com a palavra: “EU ORDER:”, que é redigida em uma linha separada da borda do campo esquerdo em letras maiúsculas (ainda havia a prática de imprimi-lo em linha e em negrito, agora é menos comum).
A parte apuradora do pedido termina com a palavra: "OFEREÇO:" ou "OBRIGO:", que é redigida de forma semelhante.
Parte administrativa O texto do pedido é dividido em parágrafos, que são numerados em algarismos arábicos com pontos. Uma tarefa bem formulada deve incluir:
- indicação da ação específica a ser realizada, expressa pelo verbo de forma indefinida;
- um ou mais intérpretes (se houver vários, observa-se qual deles é o responsável). Normalmente, um funcionário (ou pessoas) específico é indicado como executor, menos frequentemente - uma unidade estrutural (então seu chefe é responsável pela boa execução da ordem);
- período de execução.
Em regra, cabem no mesmo o executor da ordem e o prazo de execução (Exemplo 5). Mas começamos a transferi-los para linhas separadas para que essas informações se destaquem melhor e sejam mais fáceis de carregar no EDMS (Exemplo 6).
Exemplo 5
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7.2. Especialista Sênior do Departamento de Recursos Humanos Fedorov K.M. fazer acréscimos ao Regimento Interno do Trabalho sobre a proibição de fumar no território da Empresa, exceto em locais especialmente designados. Prazo - 31.10.2017.
Exemplo 6
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7.2. Fazer acréscimos ao Regimento Interno do Trabalho sobre a proibição de fumar no território da Empresa, exceto em locais especialmente designados.
Responsável: especialista sênior do departamento de pessoal Fedorov K.M.
Prazo: 31.10.2017.
Período de execuçãoé melhor indicar simplesmente a data sem preposições, cujo significado (como a prática mostrou) pode ser interpretado de maneira diferente por pessoas diferentes. Aqueles. não é necessário escrever "Para o especialista sênior ... enviar ... antes de 31/05/2017" ou "até 31/05/2017". Do ponto de vista do idioma russo, tal redação significa que o pedido deve ser concluído antes de 31 de maio, ou seja, até 30 de maio. Mas a maioria pensa o contrário. Portanto, é necessário formular com clareza, e é até desejável explicar o significado das estruturas de texto usadas nas Instruções para o Trabalho de Escritório, para que, ao encontrar um olhar surpreso, você tenha algo a replicar.
A redação mostrada nos Exemplos 5 e 6 exige claramente que a ordem seja executada antes do final do dia útil de 31 de maio de 2017.
O prazo para execução nos parágrafos da parte administrativa dos despachos não é indicado nos casos em que as ações prescritas sejam de natureza regular ou normativa (ou seja, sua execução é prescrita para todo o período de validade deste despacho).
Se necessário, um parágrafo separado no final do pedido lista os documentos emitidos anteriormente (pedidos, pedidos) ou partes deles, que são cancelados, alterados ou complementados por este pedido (consulte o parágrafo 3 do pedido do Exemplo 3).
Cláusula especial de controle desempenho é elaborado na parte administrativa do texto por último. Não utilizamos turnos arcaicos do tipo “Reservo o controle sobre a execução da ordem”. Somente se o chefe que assinou a ordem delegar seu direito de controlar sua execução a outro funcionário, isso é indicado (ver parágrafo 4 da ordem do Exemplo 3).
adereços 19 "marca sobre aplicação"é considerado (veja duas marcas "19" no Exemplo 3):
- e uma menção da existência de um pedido no texto do despacho,
- e uma marca no próprio aplicativo no canto superior direito com um link para o documento "mãe".
Vamos ver o que mais o novo GOST diz sobre o design desta marca em pedidos:
Fragmento de Documento
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GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de padrões para informação, biblioteconomia e publicação. Documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários.
5.19. ... Nos documentos administrativos (decretos, decisões, despachos, instruções), contratos, regulamentos, normas, instruções e outros documentos, a marcação no pedido é lavrada da seguinte forma:
- no texto do documento, na primeira menção do documento-pedido, indica-se entre parênteses: ... (pedido) ou ... (pedido 1); é permitido colocar um sinal numérico antes do número do pedido: ... (pedido nº 2);
- na primeira página do documento de candidatura no canto superior direito está indicado:
As linhas de suporte são alinhadas à esquerda ou centralizadas em relação à linha mais longa.
Se o anexo ao documento administrativo for um acto normativo ou outro documento aprovado por este documento administrativo, a primeira folha do pedido deve conter uma nota sobre o pedido (sem referência ao documento administrativo) e um carimbo de aprovação, que indica a dados do documento administrativo pelo qual o pedido de documento é aprovado.
Assim, os desenvolvedores do novo GOST resolveram um mal-entendido de longa data, segundo o qual, no aplicativo aprovado pelo documento administrativo (se você ler GOST R 6.30-2003 literalmente), era necessário elaborar a marca do aplicativo e o carimbo de aprovação, duplicando as informações sobre o documento “pai” neles. Portanto, na prática, um desses detalhes era geralmente elaborado. Agora vamos traçar a sua simbiose (ver "19" no Exemplo 3), faz sentido quando você precisa indicar o número do pedido (compare as marcas "19" nos Exemplos 3 e 4).
Adereços 22 "assinatura" inclui o título do cargo da pessoa que assina o documento, sua assinatura manuscrita, a transcrição da assinatura (primeiras iniciais, depois sobrenome) - ver Exemplos 3 e 4.
Quanto mais informações sobre o autor do documento estiverem contidas no formulário (o chamado "cabeçalho"), menos delas permanecerão no atributo "assinatura". Nas ordens acima, pelo menos o nome da organização é dado, então não é necessário duplicá-lo na posição da assinatura (não escreveremos lá “Diretor Geral do PJSC Medvedisa”). Se a ordem for redigida no papel timbrado de um funcionário, sua posição na "assinatura" necessária evapora completamente, apenas um traço e sua transcrição permanecem.
A assinatura na encomenda/encomenda não é certificada por selo.
Consulte o artigo "Registo do requisito "assinatura"", tendo em conta os requisitos do novo GOST R 7.0.97-2016
Adereços 25 "marca sobre o artista" inclui o sobrenome, nome e patronímico do intérprete por extenso, seu número de telefone (interno ou completo). Pode ser complementado com o título do cargo, unidade estrutural e endereço de e-mail do intérprete.
Geralmente é elaborado na última folha do documento a partir da borda do campo esquerdo mais próximo ao campo inferior do documento para que os vistos de assinatura e aprovação caibam acima (ver Exemplos 3 e 4). Se não houver espaço para isso na frente da última folha, o artista também pode ser indicado no verso, no canto inferior esquerdo.
A presença de tal marca poupa o signatário de comunicações desnecessárias, a maioria das dúvidas no documento, caso surjam, serão feitas ao contratante que elaborou o projeto. O novo GOST recomenda corretamente que você indique seu nome e patronímico por completo (ao contrário do GOST R 6.30-2003 anterior) - para que fique imediatamente claro como se dirigir a uma pessoa.
Veja a notícia "Novo GOST para documentação organizacional e administrativa" com um endereço na Internet onde você pode ler o texto do novo GOST
Caros membros da comunidade PRO-Secretariado! Por seus inúmeros pedidos, estamos publicando um artigo de V.F. Yankova "Ordem sem erros", publicado no nº 4 2009 do "Livro de referência do secretário e gerente do escritório". Uma ordem é um documento administrativo emitido pelo chefe da organização. Do ponto de vista legal, uma ordem é um ato de gestão, uma instrução autorizada do chefe, dada dentro dos limites de seus poderes. A ordem é emitida por escrito e contém normas, instruções que são obrigatórias para execução.
Ordem - um documento administrativo emitido pelo chefe da organização. Do ponto de vista legal, uma ordem é um ato de gestão, uma instrução autorizada do chefe, dada dentro dos limites de seus poderes. A ordem é emitida por escrito e contém normas, instruções que são obrigatórias para execução.
Fundamentos para classificar pedidos
Na prática das atividades de gestão, é costume separar os pedidos de atividades principais dos pedidos de pessoal. A razão para isso é o período de armazenamento de pedidos: os pedidos para a atividade principal são armazenados permanentemente * e os pedidos para pessoal - 75 anos, bem como o fato de que para muitos pedidos de pessoal existem formulários unificados ** obrigatórios para textos de aplicação e estrutura diferentes das ordens para a atividade principal. Perante esta circunstância, falaremos ainda das encomendas para a actividade principal, para as quais não existem formulários unificados, pelo que podemos assumir que são redigidas de forma livre, na medida em que este conceito - forma livre - pode ser aplicado a o documento.
Outra base para classificar os pedidos é o status legal das informações contidas no pedido. Deste ponto de vista, as ordens são divididas em atos jurídicos normativos e atos jurídicos não normativos.
Atos legais regulatórios incluem ordens que aprovam documentos regulatórios - regras, regulamentos, instruções, regulamentos, normas de organizações, etc. uma ampla gama de organizações ou indivíduos. Os atos jurídicos de natureza não normativa são ordens que contêm ordens de caráter único. Via de regra, tais instruções possuem um executor específico (executores) e um prazo para execução.
Base normativa
O único documento normativo que estabelece o procedimento e as regras para a preparação de ordens é a Instrução Padrão para Trabalho de Escritório em Órgãos Executivos Federais (aprovada por Portaria do Ministério da Cultura e Comunicação de Massa da Federação Russa nº 536 de 11.08.2005). A instrução padrão estabelece a composição dos detalhes do pedido, o procedimento para preparação e emissão de pedidos. Os apêndices 5-6 das instruções fornecem exemplos da execução de ordens. E embora a Instrução Modelo seja destinada às autoridades executivas federais, outras autoridades, bem como muitas organizações estaduais e não-estatais, usam as disposições da Instrução Modelo em suas próprias instruções de trabalho de escritório. Apesar disso, na prática, são cometidos erros na preparação e execução das ordens.
Erros comuns em pedidos
Considere os erros mais comuns encontrados na preparação e execução de ordens para a atividade principal. Qualificando este ou aquele fenômeno como um erro, nos basearemos no disposto nas Instruções Modelo de Documentação no Poder Executivo Federal. Exemplo: o preâmbulo (indicando parte) do despacho da organização "Sobre a criação da Comissão para a transição para um novo sistema salarial".
De acordo com o Regulamento sobre o estabelecimento de sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 5 de agosto de 2008 nº 583, por ordem: ...
Comente: neste caso, a justificativa é uma referência a um ato jurídico normativo emitido pelo Governo da Federação Russa. Ao se referir a documentos no preâmbulo do despacho, é necessário fornecer o carimbo completo do documento: o nome do tipo de documento, o nome do órgão que emitiu o documento, a data, o número de registro do documento , o título do texto. Se for feita referência a um documento aprovado por qualquer órgão, indicar o tipo de documento, o órgão pelo qual foi aprovado e a data da aprovação. Também deve-se ter em mente que não há abreviação oficial para as palavras “Federação Russa” na forma de “RF”. As palavras "Federação Russa" são usadas na forma de um nome completo ou um nome abreviado - "Rússia", que em documentos oficiais é usado apenas nos nomes abreviados dos órgãos executivos federais (Ministério das Relações Exteriores da Rússia, Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia, etc.). Portanto, neste caso, o preâmbulo deve ser redigido da seguinte forma:
De acordo com o Regulamento sobre o estabelecimento de sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 5 de agosto de 2008 nº 583 “Sobre a introdução de novos sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais e órgãos estaduais federais, bem como o pessoal civil de unidades militares, instituições e subdivisões de órgãos executivos federais em que a lei preveja serviço militar e equiparado, cuja remuneração atualmente é realizada com base na Tabela Tarifária Unificada de Remuneração de Funcionários de Instituições Estaduais Federais. : ... Exemplo: preâmbulo na ordem "Sobre medidas para garantir a segurança contra incêndio".
Em 27 de dezembro de 2008, fora do horário de trabalho, ocorreu um incêndio no prédio da filial da Instituição Federal de Saúde do Estado “Centro de Higiene e Epidemiologia” na região de Kaluga, no distrito de Sukhinichsky. Em consequência do incêndio, os edifícios do edifício principal e as caixas de garagem, bem como os bens neles existentes, foram danificados. A causa do incêndio foi a falta de controle adequado sobre o funcionamento dos aparelhos elétricos e o consumo de energia, a ausência de segurança e alarmes de incêndio na instalação e um mau funcionamento da proteção automática contra incêndio do sistema de alimentação elétrica. Em conexão com a violação das regras de segurança contra incêndio, que levou a um incêndio e danos materiais, a ordem: ... Comentário: neste caso, a base para a emissão da ordem foi uma situação de emergência - um incêndio. No entanto, a ordem é emitida não apenas em relação ao incêndio, mas também para evitar situações semelhantes no futuro. Além disso, os pedidos não utilizam uma forma narrativa de apresentação. Neste caso, a parte apuradora deve ser indicada da seguinte forma:
Em conexão com o incêndio em 27 de dezembro de 2008, após o horário de trabalho, no prédio da filial da Instituição Federal de Saúde do Estado “Centro de Higiene e Epidemiologia” no distrito de Sukhinichsky da região de Kaluga, que surgiu devido à falta de controlo do funcionamento dos aparelhos elétricos e do consumo de energia e causou danos materiais significativos (edifícios foram danificados o edifício principal e caixas de garagem), e para garantir a segurança contra incêndios nas instalações: aumentar a responsabilidade pelo funcionamento dos equipamentos elétricos e do sistema de alimentação, fornecer alarmes de segurança e incêndio e proteção automática contra incêndio do sistema de alimentação quando solicitado: ...
Em algumas situações, no preâmbulo do despacho, é necessário fazer referência não só ao documento normativo, mas também ao objetivo da atividade de gestão, que deve ser implementado com o auxílio do despacho, ou às circunstâncias que se desenvolveram na atividade. O preâmbulo neste caso pode ser construído de acordo com um dos seguintes esquemas:
A escolha de uma ou outra versão do preâmbulo depende do motivo imediato da emissão da ordem.
O redator do despacho pode escolher a sequência errada de partes do preâmbulo Exemplo: o preâmbulo na ordem da sociedade anónima “Sobre a Alteração da Estrutura Organizacional e Funcional da Sociedade”.
De acordo com a deliberação do Conselho de Administração da empresa (Ata n.º 1 de 15 de janeiro de 2009) e com o objetivo de melhorar a estrutura organizacional e funcional e os processos de gestão da empresa, despacho…
Uma ordem é um documento administrativo emitido pelo chefe da organização. Do ponto de vista legal, uma ordem é um ato de gestão, uma instrução autorizada do chefe, dada dentro dos limites de seus poderes. A ordem é emitida por escrito e contém normas, instruções que são obrigatórias para execução.
Fundamentos para classificar pedidos
Na prática das atividades de gestão, é costume separar os pedidos de atividades principais dos pedidos de pessoal. A razão para isso é a vida útil dos pedidos: os pedidos para a atividade principal são armazenados permanentemente e os pedidos para pessoal - 75 anos, bem como o fato de que para muitos pedidos de pessoal existem formulários unificados que são obrigatórios para uso e diferem na estrutura de texto de ordens para atividade principal. Perante esta circunstância, falaremos ainda das encomendas para a actividade principal, para as quais não existem formulários unificados, pelo que podemos assumir que são redigidas de forma livre, na medida em que este conceito - forma livre - pode ser aplicado a o documento.
Outra base para classificar os pedidos é o status legal das informações contidas no pedido. Deste ponto de vista, as ordens são divididas em atos jurídicos normativos e atos jurídicos não normativos.
Atos legais regulatórios incluem ordens que aprovam documentos regulatórios - regras, regulamentos, instruções, regulamentos, normas de organizações, etc. uma ampla gama de organizações ou indivíduos. Os atos jurídicos de natureza não normativa são ordens que contêm ordens de caráter único. Via de regra, tais instruções possuem um executor específico (executores) e um prazo para execução.
Base normativa
O único documento normativo que estabelece o procedimento e as regras para a preparação de ordens é a Instrução Padrão para Trabalho de Escritório em Órgãos Executivos Federais (aprovada por Portaria do Ministério da Cultura e Comunicação de Massa da Federação Russa nº 536 de 11.08.2005). A instrução padrão estabelece a composição dos detalhes do pedido, o procedimento para preparação e emissão de pedidos. Os apêndices 5-6 das instruções fornecem exemplos da execução de ordens. E embora a Instrução Modelo seja destinada às autoridades executivas federais, outras autoridades, bem como muitas organizações estaduais e não-estatais, usam as disposições da Instrução Modelo em suas próprias instruções de trabalho de escritório. Apesar disso, na prática, são cometidos erros na preparação e execução das ordens.
Erros comuns em pedidos
Considere os erros mais comuns encontrados na preparação e execução de ordens para a atividade principal. Qualificando este ou aquele fenômeno como um erro, nos basearemos no disposto nas Instruções Modelo de Documentação no Poder Executivo Federal. Exemplo: o preâmbulo (indicando parte) do despacho da organização "Sobre a criação da Comissão para a transição para um novo sistema salarial".
De acordo com o Regulamento sobre o estabelecimento de sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 5 de agosto de 2008 nº 583, por ordem: ...
Comente: neste caso, a justificativa é uma referência a um ato jurídico normativo emitido pelo Governo da Federação Russa. Ao se referir a documentos no preâmbulo do despacho, é necessário fornecer o carimbo completo do documento: o nome do tipo de documento, o nome do órgão que emitiu o documento, a data, o número de registro do documento , o título do texto. Se for feita referência a um documento aprovado por qualquer órgão, indicar o tipo de documento, o órgão pelo qual foi aprovado e a data da aprovação. Também deve-se ter em mente que não há abreviação oficial para as palavras “Federação Russa” na forma de “RF”. As palavras "Federação Russa" são usadas na forma do nome completo ou do nome abreviado "Rússia", que em documentos oficiais é usado apenas nos nomes abreviados das autoridades executivas federais (Ministério das Relações Exteriores da Rússia, Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia, etc.). Portanto, neste caso, o preâmbulo deve ser redigido da seguinte forma:
De acordo com o Regulamento sobre o estabelecimento de sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 5 de agosto de 2008 nº 583 “Sobre a introdução de novos sistemas salariais para funcionários de instituições orçamentárias federais e órgãos estaduais federais, bem como o pessoal civil das unidades militares, instituições e subdivisões dos órgãos executivos federais, em que a lei preveja serviço militar e equiparado, cuja remuneração atualmente é realizada com base na Tarifa Unificada de remuneração dos funcionários das instituições estaduais federais, :…
Exemplo: preâmbulo na ordem “Sobre medidas para garantir a segurança contra incêndios”.
Em 27 de dezembro de 2008, fora do horário de trabalho, ocorreu um incêndio no prédio da filial da Instituição Federal de Saúde do Estado “Centro de Higiene e Epidemiologia” na região de Kaluga, no distrito de Sukhinichsky. Em consequência do incêndio, os edifícios do edifício principal e as caixas de garagem, bem como os bens neles existentes, foram danificados. A causa do incêndio foi a falta de controle adequado sobre o funcionamento dos aparelhos elétricos e o consumo de energia, a ausência de segurança e alarmes de incêndio na instalação e um mau funcionamento da proteção automática contra incêndio do sistema de alimentação elétrica. Em conexão com a violação das regras de segurança contra incêndio, que levou a um incêndio e danos materiais, com o pedido: ...
Comente: neste caso, o motivo da emissão da ordem foi uma emergência - um incêndio. No entanto, a ordem é emitida não apenas em relação ao incêndio, mas também para evitar situações semelhantes no futuro. Além disso, os pedidos não utilizam uma forma narrativa de apresentação. Neste caso, a parte apuradora deve ser indicada da seguinte forma:
Em conexão com o incêndio em 27 de dezembro de 2008, após o horário de trabalho, no prédio da filial da Instituição Federal de Saúde do Estado “Centro de Higiene e Epidemiologia” no distrito de Sukhinichsky da região de Kaluga, que surgiu devido à falta de controlo do funcionamento dos aparelhos elétricos e do consumo de energia e causou danos materiais significativos (edifícios foram danificados o edifício principal e caixas de garagem), e para garantir a segurança contra incêndios nas instalações: aumentar a responsabilidade pelo funcionamento dos equipamentos elétricos e do sistema de alimentação, fornecer alarmes de segurança e incêndio e proteção automática contra incêndio do sistema de alimentação quando solicitado: ...
Em algumas situações, no preâmbulo do despacho, é necessário fazer referência não só ao documento normativo, mas também ao objetivo da atividade de gestão, que deve ser implementado com o auxílio do despacho, ou às circunstâncias que se desenvolveram na atividade. O preâmbulo neste caso pode ser construído de acordo com um dos seguintes esquemas:
A escolha de uma ou outra versão do preâmbulo depende do motivo imediato da emissão da ordem.
O originador do pedido pode escolher a sequência errada de partes do preâmbulo.
Exemplo: preâmbulo na ordem de uma sociedade anônima “Sobre fazer mudanças na estrutura organizacional e funcional da empresa”.
De acordo com a deliberação do Conselho de Administração da empresa (Ata n.º 1 de 15 de janeiro de 2009) e com o objetivo de melhorar a estrutura organizacional e funcional e os processos de gestão da empresa, despacho…
Comente: neste caso, a referência à decisão do Conselho de Administração da empresa é colocada em primeiro lugar no preâmbulo e, em seguida, é formulado o objetivo, enquanto o objetivo de tomar a decisão deve ser colocado em primeiro lugar. O preâmbulo deve ser redigido da seguinte forma:
Com o objetivo de melhorar a estrutura organizacional e funcional e os processos de gestão da empresa e de acordo com a decisão do Conselho de Administração da empresa (Ata n.º 1 de 15 de janeiro de 2009) por despacho do…
O preâmbulo do despacho é separado da parte administrativa pela palavra “despacho”, que, de acordo com as Instruções-Padrão de Documentação do Poder Executivo Federal, é impressa em quitação. Em muitas organizações, costuma-se imprimir a palavra “Pedido” a partir de uma nova linha em letras maiúsculas, a partir da borda da margem esquerda ou com recuo de parágrafo. Ambas as opções podem ser consideradas aceitáveis, por exemplo, na ordem da organização para aprovar as formas de documentos de planejamento e relatório:
A fim de melhorar a organização do trabalho da empresa e alterar o procedimento estabelecido pelo despacho da empresa de 25 de dezembro de 2008 nº 81 “No planejamento do trabalho da empresa”,
EU ORDENO:
1. Aprovar os formulários de planos de trabalho mensais e relatórios de trabalho das divisões da empresa (Anexos 1, 2).
2. A partir de 01 de Março de 2009 introduzir a aprovação dos planos de trabalho mensais e relatórios de trabalho das divisões da empresa pelos directores-gerais adjuntos da empresa de acordo com a repartição de funções estabelecida entre eles.
3. Impor controle sobre a execução da ordem ao vice-diretor geral da empresa Nevzorov D.M.
A forma de apresentação da parte administrativa do despacho depende da natureza das decisões a tomar. Se o despacho for de natureza normativa, e também se as decisões nele previstas forem de natureza organizacional, nos pontos da parte administrativa, as decisões de gestão são formuladas da seguinte forma: “aprovar...”, “criar ...", "liquidar ...", "formar ..." etc., não sendo, em regra, indicado o executante e o prazo de execução. Se as decisões forem despachos específicos, os parágrafos da parte administrativa indicam o responsável pela execução do despacho, o conteúdo do despacho e o prazo para a sua execução.
Exemplo: um item da parte administrativa no pedido de aprovação do quadro de pessoal.
EU ORDENO:
1. Colocar em vigor a partir de 01/01/2009 o quadro de pessoal aprovado.
2. …
Aplicação: quadro de pessoal - 3 folhas.
Comente: Há vários erros neste exemplo. Primeiro, a ação de gestão é formulada incorretamente. Este despacho é um despacho que aprova o quadro de pessoal, pelo que o n.º 1 do despacho deve dizer: "Aprovar o quadro de pessoal da organização para 2009." Nesse caso, o quadro de pessoal é aprovado por um ano, portanto, não é necessário incluir no pedido a frase sobre a efetivação do documento: o quadro de pessoal será aprovado a partir da data de emissão do pedido. Indicação na redação da decisão do ano - “…para 2009.” - significa que o quadro de pessoal aprovado entrará em vigor a partir de 01/01/2009. Se o quadro de pessoal entrou em vigor, por exemplo, a partir de 01/03/2009, o parágrafo da parte administrativa deveria dizer: "Aprovar o quadro de pessoal da organização e colocá-lo em vigor a partir de 01/03/2009".
Uma vez que o documento aprovado é sempre um anexo ao despacho, deve ser feita uma ligação ao pedido no parágrafo correspondente da parte administrativa da seguinte forma:
EU ORDENO:
1. Aprovar o quadro de pessoal da organização para 2009 (anexo).
2. …
Não é costume fazer referências a apêndices em pedidos de forma como no exemplo acima.
Um despacho é um documento administrativo, portanto, os pontos do despacho não devem conter recomendações ou desejos, devem ser prescritivos. Para isso, nos parágrafos da parte administrativa do despacho, é utilizada a forma indefinida de verbos perfectivos: organizar, conduzir, desenvolver, aprovar, criar, liquidar, etc.
Exemplo: uma cláusula na parte administrativa para a criação de uma Comissão para a transição para um novo sistema salarial.
EU ORDENO:
…
2. Comissões para a transição para um novo sistema salarial:
2.1. Realizar oficinas pelo menos uma vez por semana. Não programado - conforme necessário.
2.2. As atividades da Comissão são:
análise do estado atual do quadro de pessoal no contexto das categorias de pessoal;
o rácio de cargos (profissões) de colaboradores, previstos pelo quadro de pessoal das instituições, com grupos de qualificação profissional e níveis de qualificação.
... Comentário: no exemplo acima, o parágrafo 2.1 deve ser redigido de forma diferente: “realizar reuniões de trabalho pelo menos uma vez por semana, não programadas - conforme necessário”; o conteúdo da cláusula 2.2 é, por sua natureza, não para um pedido. A informação prevista no ponto 2.2 deve constar noutro documento, por exemplo, no regulamento da comissão. Exemplo: uma cláusula na parte administrativa para a criação de uma Comissão para a transição para um novo sistema salarial.
EU ORDENO:
…
3. No seu trabalho, recomenda-se à Comissão que tenha em conta que os salários dos trabalhadores (pessoal) estabelecidos de acordo com o novo sistema salarial não podem ser inferiores aos salários pagos aos trabalhadores de acordo com o contrato de trabalho antes da introdução do novo regime salarial, se a condição de manutenção do volume de funções oficiais dos empregados (pessoal) e o desempenho de trabalho por eles das mesmas qualificações.
Qualquer ação administrativa começa com uma ordem. Uma ordem é uma espécie de documento administrativo, semelhante a um tiro de uma pistola de largada. É publicado com o objetivo de resolver as tarefas gerenciais e administrativas de uma organização ou de sua divisão. O pedido é um documento padrão, portanto, possui uma estrutura claramente regulamentada, regras de registro de acordo com o GOST R 6.30-2003.
As ordens podem estar relacionadas às atividades da organização, relacionamentos na força de trabalho, procedimento para trabalhar com documentação, imposição de penalidades, incentivos. Convencionalmente, todos os pedidos podem ser divididos em dois grupos: de acordo com os processos do escritório (questões principais da atividade), de acordo com o pessoal (questões de pessoal). Consoante a finalidade da encomenda, a responsabilidade pela sua publicação é atribuída a diferentes intérpretes. Para elaborar um pedido, você precisa de um formulário especial da instituição do formulário estabelecido. No formulário pode ser usado: brasão da Federação Russa (instituição do nível federal), marca registrada, emblema. Detalhes obrigatórios do pedido: forma organizacional e jurídica da organização, seu nome completo, número de registro - o número de série sob o qual o pedido é registrado no registro de registro, data de publicação - data de assinatura do chefe.Você pode baixar.
De acordo com as regras de correspondência comercial na folha de formulário, as margens são deixadas à direita - 10 mm, superior e inferior 20 mm cada. Se o texto do pedido ocupar várias folhas, elas serão numeradas. A numeração começa a partir da segunda folha. Os números são colocados no centro da linha superior. O nome do documento - "ORDER" é escrito em letras maiúsculas. O texto do pedido é precedido por um título, responde brevemente à pergunta “sobre o que é o pedido?” Está escrito sem aspas. A próxima parte da ordem é uma declaração de sua fundação. O preâmbulo está escrito aqui, ou seja, o motivo que causou a emissão da ordem, os acontecimentos que a precederam. Na maioria das vezes, o início soa assim: "De acordo com ...", "Para ...", "Em conformidade com ...", "Em conexão com ...". Nesta parte, é possível uma referência ao documento oficial que serviu de base para o despacho. Por exemplo, “De acordo com a ordem do Ministério da Educação de 5 de maio de 2014 nº 711 “... o nome do documento”. O preâmbulo termina com a palavra "Eu ordeno:".
Podemos baixar:
A ordem não escreve as palavras "Traga à atenção de ...". A encomenda acompanha a mailing list, na qual é indicada a essência da encomenda de forma arbitrária e são listadas as pessoas que devem estar familiarizadas com a mesma. Uma ordem não é um documento secreto a ser guardado em um cofre. Há pessoas no trabalho de escritório da organização cujo dever é continuar a trabalhar com o pedido depois de assinado. A mailing list não é preparada se os colaboradores não se opuserem à necessidade de assinatura sem as formalidades com que foram familiarizados com a encomenda.- baixe aqui.
Às vezes, os pedidos são feitos para o pedido. Isso é feito quando há uma grande quantidade de informações acompanhando o pedido. Estes podem ser: quadros de pessoal, esquemas, horários, regulamentos, instruções. Cada aplicação é numerada. O número do pedido está escrito no canto superior direito da folha. Por exemplo, - "Apêndice No. 2".As ordens originais são mantidas por cinco anos. Ordens de contratação e demissão - 75 anos. Se a organização for liquidada e o período de armazenamento de documentos não tiver expirado, eles serão transferidos para o arquivo da cidade.
Cada organização usa ordens para suas atividades principais muito ativamente no curso de suas atividades. Este artigo responderá à pergunta de como elaborar um pedido corretamente para que a execução de pedidos esteja em conformidade com os padrões de trabalho de escritório. Exemplos específicos podem ser encontrados na seção Pedidos de Amostra. Este recurso é muito jovem, então a coleção de amostras certamente será reposta ao longo do tempo.
Para emitir uma decisão de natureza regulamentar e administrativa, é necessário lavrar um despacho. Os projetos de ordens para a atividade principal são elaborados por especialistas das divisões da organização dentro de sua competência em nome da administração ou por iniciativa própria. Mas lembre-se, nossa iniciativa é punível (brincadeira). Ao mesmo tempo, a responsabilidade pela preparação de alta qualidade de um projeto de ordem é do chefe desta unidade estrutural, e a correta execução das ordens é do serviço de trabalho de escritório.
Formulário de pedido
Os pedidos para a atividade principal devem ser elaborados no formulário de um pedido do formulário estabelecido. É muito bom que o formulário de pedido usado na organização esteja definido nas instruções de trabalho do escritório. Confira o link de exemplo abaixo. Inclui todos os detalhes necessários, altere apenas os dados da sua organização.
O tamanho mínimo das margens de cada folha do pedido à esquerda, superior, inferior - 20 mm, à direita - 10 mm. De acordo com a forma da carta tem um tamanho semelhante. Se o texto do pedido for grande, eles serão numerados, a partir da segunda folha. E é suposto fazer isso de cima e no centro.
Fazendo pedidos
Título para o texto
O texto do pedido da atividade principal deve ter um título curto, alinhado ao centro da folha. Ele responde à pergunta "sobre o quê?" e está escrito sem aspas - Na aprovação do cargo ..., Na nomeação de um responsável ... etc.
Declaração do motivo do pedido
Normalmente o texto começa com uma exposição dos motivos, a base para a preparação do pedido (preâmbulo). As opções comuns para início são “Para …”, “De acordo com …”, “Em cumprimento …”, etc.
Se necessário, emitido referência ao documento subjacente na seguinte ordem: tipo de documento + autor + data + número + título. Ver compilação amostra - De acordo com o despacho do Ministério da Cultura datado de 31 de dezembro de 2013 nº 2211 “... o título do documento”.
Nos pedidos, a palavra no final do preâmbulo termina com o pedido, é melhor indicá-lo em uma descarga e não ir para uma nova linha (consulte pedidos de amostra). Este chip é das instruções para trabalho de escritório nas autoridades federais. Mas se sua organização adotou a palavra
EU ORDENO:
digite letras maiúsculas de uma nova linha sem espaçamento (como mostrado aqui), então esta opção também é aceitável.
Parte administrativa
O texto das ordens para a atividade principal inclui uma lista das ações prescritas. As especificidades e a possibilidade de controle posterior sobre a execução são importantes aqui.
É conveniente dividir as ações na parte administrativa em pontos (mas isso não é necessário).
Tanto subdivisões estruturais quanto pessoas específicas podem aparecer como executoras de instruções. Se necessário, defina prazos. Não há prazos para atribuições de natureza regular ou regulatória. No último parágrafo, você pode indicar a quem é confiado o controle sobre a execução da ordem (mas isso também não é necessário).
Quando se supõe que uma ordem para a atividade principal seja efetivada não a partir do momento de sua emissão, é necessário indicar a data de sua introdução.
O texto do pedido não precisa incluir uma frase como "Encomenda para levar para ...". O empreiteiro, juntamente com o projeto de ordem, prepara um formulário arbitrário (ou seja, pode ser alterado como quiser), onde ele lista as unidades estruturais necessárias ou pessoas específicas que precisam ser familiarizadas. Afinal, a ordem não é emitida para ser guardada secretamente em um cofre. Existem "pessoas especiais" no serviço de gestão de registos, cujas funções incluem o trabalho adicional com as ordens da organização após a sua assinatura.
Você pode fazer tudo menos formalmente. Em uma organização, as pessoas geralmente não se importam em colocar uma marca na familiarização com o pedido sem uma lista de correspondência.
Como aplicar
Matrizes separadas de informações, devido ao seu grande volume, geralmente são elaboradas na forma de apêndices separados para pedidos para a atividade principal. Por exemplo, outros documentos aprovados por encomenda (instruções, regulamentos, horários, diagramas, quadros de pessoal, etc.).
Se houver vários aplicativos, eles serão numerados no texto do pedido. Por exemplo, "Aprovar o procedimento de aceitação e transferência, contabilização e baixa de ativos fixos (Anexo nº 4)".
Diretamente na primeira folha do aplicativo em seu canto superior direito, é feita uma marcação conforme o exemplo a seguir:
Aplicação nº 4
à ordem da Buivol LLC
datado de 16.01.2014 nº 12
Como emitir ou alterá-lo corretamente, leia em outro artigo. Haverá também amostras de tais pedidos.
Se necessário, veja o exemplo no link deste artigo.
Acho que para hoje há informações suficientes sobre a execução de ordens. O que mais sobre este tema? Além disso, será possível ler sobre a atividade principal - essas são etapas obrigatórias.
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Para a entrada 216 comentários
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Olá! No despacho datado de final de dezembro de 2017, consta um parágrafo com o seguinte conteúdo "Conhecer com este despacho todos os funcionários da instituição relacionados com o processo contabilístico" e outro parágrafo "Atribuir o controlo da execução do despacho ao chefe contador." Pergunta - Com base nisso, quem deveria conhecer o DOW ou o próprio contador? Como se verificou em meados de abril de 2018, os colaboradores não estavam familiarizados com esta encomenda, respetivamente, apenas em abril esta encomenda foi enviada aos colaboradores por e-mail. correspondência. Os funcionários, por sua vez, se recusam a assinar para familiarização com o pedido. E o contador-chefe exige que a instituição de ensino pré-escolar tenha suas assinaturas na folha de familiarização. A questão é como ser um DOW neste caso? |
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Olá! Em qualquer organização, há casos em que o chefe faz uma viagem de negócios e emite um pedido. Esse pedido é necessário, pois é uma confirmação por escrito do fato de uma viagem de negócios. Um exemplo de tal ordem seria:
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