Un jurnal de ieșire a documentelor, al cărui eșantion este prezentat mai jos, este foarte util atunci când mențineți înregistrările într-o organizație. Înregistrează scrisorile trimise, instrucțiunile, explicațiile și alte documente pe care organizația le trimite oficial undeva. Întreprinderile mari folosesc foi de calcul și programe specializate pentru aceasta. Dar întreprinderile mici rareori au nevoie de ele.
FIȘIERE
Sens
Remedierea faptului de a trimite orice hârtie nu este mai puțin importantă decât remedierea faptului acceptării acesteia. Astfel, jurnalul de documente de ieșire are aceeași valoare ca jurnalul de e-mail primit. Gradul de ordine în corespondența trimisă va depinde de acesta.
De asemenea, este necesar să se mențină integritatea corespondenței pe probleme fundamental importante. Cu un astfel de jurnal, acesta poate fi procesat cu ușurință într-un singur fișier, cu numere, date și o listă a persoanelor responsabile.
Cerințe de umplere
Jurnalul pentru înregistrarea documentelor de ieșire, ca toate celelalte reviste de acest tip, este format din două părți: o copertă și pagini. Coperta conține numele, data de începere și de sfârșit a întreținerii (a doua este convenabil de pus la sfârșitul documentului), numele organizației și alte detalii de bază. Corpul principal ar trebui:
- Să fie reprezentate de aceleași pagini (date în formularul atașat și în revista exemplu).
- a clipi. Pentru confortul arhivării, paginile sunt fixate în două sau trei locuri. Astfel, când jurnalul se termină, este convenabil să îl plasați în foldere.
- De asemenea, fiecare dintre paginile revistei trebuie numerotata.
- Încheiați cu o viză de conducere. La final, numărul de pagini este numărat și verificat. Pe ultima pagină a documentului - spatele copertei - este aplicat numărul de pagini. Șeful organizației își pune aici semnătura și sigiliul.
Există o regulă în munca de birou: nu înregistrați un document nesemnat. Numai după semnătura persoanei care are dreptul să facă acest lucru, actul dobândește forță juridică și poate fi înscris în registre.
Documentul este stocat timp de 3 ani (dacă angajații organizației nu lucrează în condiții nefavorabile de lucru), apoi o comisie special convocată de experti și de verificare verifică valoarea documentului. Dacă nu are valoare pentru utilizare ulterioară și nu poate fi probă în litigii, proceduri de investigație și judiciare, atunci este distrus. Desigur, completarea actului de distrugere a documentelor.
Ce date să indicați la completare
Revista este aranjată destul de simplu: o copertă plus o masă. Acesta din urmă este reprezentat de coloane în care trebuie indicate următoarele:
- Data documentului. E-mailurile trimise sunt aranjate în ordine cronologică. Acest lucru simplifică foarte mult căutarea corespondenței de afaceri. Data este ziua semnării.
- Numărul de înregistrare al documentației trimise. Primul document de ieșire de la începutul jurnalului este 1, al doilea este 2 și așa mai departe. De obicei, documentul se păstrează de la începutul anului calendaristic, pe măsură ce încep numerele de înregistrare.
- Destinaţie.
- Rezumat. Acesta poate fi numele și numărul documentului sau pur și simplu întrebarea pentru care se realizează corespondența. În practică, adesea se dovedește că literele mici (mai multe rânduri) pot să nu aibă deloc un nume. Apoi această coloană rămâne goală.
- Cine a semnat hârtia de ieșire.
- Executor testamentar.
- O notă despre trimiterea unei copii a scrisorii trimise în caz.
- Informații despre trimiterea documentului. Aici se înregistrează date care nu se încadrează în categoria altor coloane, dar sunt necesare pentru orientarea în jurnal.
Fiecare scrisoare de afaceri trimisă ar trebui să fie descrisă pe propriul rând. Dacă angajatul care completează documentul primește mai multe scrisori deodată, atunci acestea ar trebui înregistrate în ordinea descrescătoare a importanței. Numărul și data fiecărei lucrări sunt situate pe o linie separată.
Completarea jurnalului în formă electronică este inacceptabilă, deoarece executantul trebuie să semneze în el, se face o marcă pentru a atașa o copie a documentului la caz, etc. Erorile sunt, de asemenea, nedorite. Dar dacă s-au indicat informații incorecte, atunci aceasta ar trebui tăiată cu o singură linie, iar cea corectă ar trebui să fie semnată lângă ea, cu adăugarea „Corect pentru a crede” și semnătura șefului (sau a altei persoane responsabile de completare). Jurnalul).
Variante
Uneori recurg la proiectarea unui jurnal combinat de documentație de intrare și de ieșire. Acest lucru este convenabil dacă volumul corespondenței de afaceri este mic.
Trebuie avut în vedere faptul că căutarea și restabilirea întregului curs al dialogului, de exemplu, cu un partener de afaceri sau cu un client, va fi dificilă. Timpul de procesare va crește. Dar fiecare organizație are dreptul de a alege în mod independent forma de transmitere a acestor informații.
Tipuri de documente trimise
În registrul documentelor de ieșire pot fi înscrise o mare varietate de lucrări. De exemplu:
- referințe;
- acte;
- cereri;
- telegrame;
- traduceri;
- aplicatii, etc.
Deși registrul documentelor de ieșire nu se aplică documentelor de raportare stricte, acesta poate fi util în organizațiile în care se realizează corespondență comercială care necesită contabilitate și control.
Cât de mult de depozitat
Durata de păstrare a jurnalului nu trebuie să fie mai mică decât perioada de păstrare a documentelor care sunt înregistrate în acesta. Această regulă se aplică chiar dacă conținea comenzi pentru activități de bază sau documente de personal care au o perioadă de valabilitate permanentă.
Regula: pentru a avea dreptul de a distruge registrul documentelor de ieșire, este necesar să vă asigurați că termenele de păstrare a tuturor documentelor marcate în acesta au expirat.
De obicei termenul nu depășește 3-5 ani. Dar există excepții de la regulă. Din acest motiv, ofițerii de personal cu experiență, secretarele, șefii de departamente sau alți angajați cărora le-a revenit ținerea unui jurnal recurg adesea la împărțirea buștenilor. Într-una se înregistrează documente cu termen de păstrare permanentă (tot cele care se păstrează 75 de ani), iar cealaltă se lasă pentru documente „perisabile” care își pierd forța legală în 3-5 ani. În acest caz, pe coperta revistei se pune un semn. Principalul lucru este să evitați confuzia.
Munca specialiștilor în protecția muncii este asociată cu completarea unui număr mare de forme de documente, cum ar fi, de exemplu, reviste. În ciuda varietății de acte juridice de reglementare care reglementează disponibilitatea anumitor reviste, este posibil să se evidențieze principiile generale pentru menținerea acestor forme de documente.
Jurnalul de informare trebuie să fie:
- numerotate. Puteți numerota paginile sau foile revistei, numerotarea foilor va fi mai puțin laborioasă;
- dantelat.Cu ajutorul a ceea ce veti efectua siretul alegeti: poate fi sfoara, snur de in, panglica, fir de nailon cusut etc. Capetele materialului de dantelă trebuie să fie eliberate pe coperta revistei sau pe ultima pagină a acesteia și asigurate cu un autocolant, astfel încât capetele șireturii să rămână vizibile. Pentru a evita inconvenientele atunci când utilizați un magazin de șireturi, lungimea capetelor eliberate ale șiretului trebuie să fie de cel puțin 5 cm. imagine;
- semnat de persoana responsabilă cu întreținerea acestuia. Pe sau lângă autocolant trebuie pusă următoarea inscripție: „În revistă, ___ foi sunt numerotate, dantelate și sigilate cu un sigiliu. „ziua”_luna_20__ Numele complet, funcția, semnătura _______. Jurnalul este semnat de o persoană autorizată să păstreze acest jurnal;
- aplicat cu sigiliul organizaţiei. Punem sigiliul astfel incat amprenta acestuia sa fie atat pe autocolant, cat si pe coperta/coala revistei de care sunt lipite capetele siretului. Vezi desen.
- La completarea jurnalului, nu lăsăm rânduri goale, nu facem corecții.
- Definirea unui formular de jurnal într-un document normativ așa cum este recomandat înseamnă că putem face modificări acestui formular, cum ar fi adăugarea de coloane.
- Nu este necesar să achiziționați reviste tipărite, le puteți tipări singur în organizația dvs.
- Perioada de valabilitate a buștenilor finalizați este de 10 ani(Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 „Cu privire la aprobarea „Listei documentelor standard de arhivă administrativă generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare” ), cu excepția cazului în care se prevede altfel prin documentele de reglementare care reglementează întreținerea revistelor relevante. De exemplu, un registru al accidentelor industriale este ținut timp de 45 de ani.
Să ne oprim mai în detaliu asupra unor momente de completare a jurnalelor legate de înregistrarea briefing-urilor.
Cum să completați jurnalul de informare introductivă
Cine completează jurnalul (oferă informare)? Specialist în securitatea muncii sau angajator, sau angajat căruia i se atribuie această funcție din ordinul organizației.
Informații de completat. Pentru briefingul introductiv, va trebui să aveți și:
- Programul briefingului introductiv privind protecția muncii,
- Instrucțiuni pentru desfășurarea unui briefing introductiv privind protecția muncii.
De regulă, în organizație este început un jurnal de informare introductivă, dar:
- dacă în structura organizației dumneavoastră există subdiviziuni separate, funcțiile de desfășurare a briefing-ului introductiv în subdiviziuni separate pot fi atribuite specialiștilor acestor subdiviziuni separate, care vor păstra jurnalele de informare introductivă pentru subdiviziunile lor;
- unele organizații preferă să aibă un jurnal de informare introductiv separat pentru angajații terți. Dacă decideți să urmați exemplul lor, ar fi, de asemenea, logic să dezvoltați un program separat și instrucțiuni pentru desfășurarea briefingurilor introductive de siguranță pentru angajații organizațiilor terțe.
Literatura recomandata: Puteți citi despre briefing-urile introductive în paragrafele 7.1-7.1.5, Anexa 3 din GOST 12.0.004-90 „Standard interstatal. Sistemul standardelor de securitate a muncii. Organizarea instruirii in domeniul securitatii muncii. Dispoziții generale”, paragraful 2.1.2 din Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse, Ministerul Educației al Federației Ruse din 13.01.2003 N 1/29 „Cu privire la aprobarea Procedurii de formare în protecția muncii și testare cunoașterea cerințelor de protecție a muncii pentru angajații organizațiilor”.
Cum să completați un jurnal de informare la locul de muncă
Formular de jurnal: recomandat - Anexa 6 „GOST 12.0.004-90. Standard interstatal. Sistemul standardelor de securitate a muncii. Organizarea instruirii in domeniul securitatii muncii. Dispoziții generale". Acele articole pe care vă sugerăm să le introduceți în formularul propus de GOST sunt evidențiate cu albastru.
Cine completează (conduce briefing)? Supraveghetor imediat de lucru. Atribuiți obligația de a desfășura briefing-uri la locul de muncă anumitor angajați cu un ordin de organizare (de exemplu, „Cu privire la desfășurarea briefing-urilor de protecție a muncii”), ordinul ar trebui să acopere toate diviziile structurale ale companiei dumneavoastră. Amintiți-vă că responsabilul dumneavoastră trebuie să aibă un certificat valabil de absolvire a pregătirii speciale în protecția muncii (cel puțin o dată la 3 ani).
Informații de completat.
Acest jurnal înregistrează desfășurarea briefing-urilor primare, repetate, neprogramate și direcționate. Fiecare persoană responsabilă cu desfășurarea briefing-urilor enumerate își păstrează propriul Jurnal de informare la locul de muncă pentru unitatea sa. Pentru tutorial, veți avea nevoie și de:
- O listă a instrucțiunilor de protecție a muncii în vigoare în organizația dumneavoastră;
- programe de informare;
- Instructiuni de protectie a muncii.
„Tipul de informare (primar, repetat, neprogramat, direcționat)”
| briefing | Când o facem? |
| primar | înainte de începerea activităților de producție, după ce angajatul a primit un briefing introductiv privind protecția muncii. |
| repetate | cel puțin o dată la șase luni (de fapt, repetăm briefingul inițial la locul de muncă), cu excepția cazului în care alți termeni și frecvență sunt indicați de actele juridice de reglementare sectoriale și intersectoriale care se aplică activităților organizației dumneavoastră. De exemplu, șoferul Ivanov I.I. este supus unei informări repetate o dată la 3 luni (clauza 10.10 din Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 12 mai 2003 N 28 „Cu privire la aprobarea regulilor intersectoriale pentru protecția muncii în transportul rutier”). Reglați frecvența briefing-urilor repetate prin ordinul organizației (de exemplu, în aceeași ordine „Cu privire la desfășurarea briefing-urilor privind protecția muncii”). În același timp, dacă o parte din angajații unui departament trebuie instruiți o dată pe trimestru, iar cealaltă parte - o dată la șase luni, puteți seta instrucțiuni repetate o dată pe trimestru pentru toți angajații acestui departament, deoarece acest lucru nu contrazice legislația în vigoare și va permite ca persoana responsabilă cu desfășurarea briefing-urilor acestei unități să nu se încurce. |
| neprogramat |
|
| ţintă |
„Motivul briefing-ului neprogramat, direcționat”
Motive posibile enumerate în clauzele 7.4.1, 7.5.1 din GOST 12.0.004-90. Standard interstatal. Sistemul standardelor de securitate a muncii. Organizarea instruirii in domeniul securitatii muncii. Dispoziții generale”, paragrafele 2.1.6-2.1.7 din Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse, Ministerul Educației al Federației Ruse din 13.01.2003 N 1/29 „Cu privire la aprobarea Procedurii de formare în protecția muncii și testarea cunoștințelor privind cerințele de protecție a muncii ale angajaților organizațiilor”, am indicat deja în tabelul de mai sus, acestea putând fi rezumate după cum urmează:
„Informații despre stagiu la locul de muncă”. Angajatorul este obligat să efectueze un stagiu pentru angajații care intră în muncă în condiții de muncă dăunătoare și (sau) periculoase (Articolul 225 din Codul Muncii al Federației Ruse), iar cerința unui stagiu poate fi cuprinsă în actele juridice de reglementare în domeniu. de protectia muncii. Angajatorul stabilește în mod independent durata schimburilor de stagiu (de la 3 la 19 schimburi), pe baza calificărilor și experienței de muncă a angajatului, a naturii muncii prestate. Este de remarcat faptul că, pe lângă o înregistrare în Jurnal pentru un stagiu, aveți nevoie și de: un program de stagiu, o comandă pentru un stagiu pentru un angajat, o comandă de admitere a acestui angajat la muncă independentă (la finalizarea cu succes a stagiul), un act juridic de reglementare local care conține procedura pentru un stagiu, specificul stagiilor în organizația dumneavoastră.
Cum se completează un registru pentru atribuirea grupei 1 de siguranță electrică personalului neelectric
Formular de jurnal: descrise în clauza 2 din Notele la Anexa nr. 1 la Regulile pentru protecția muncii în timpul exploatării instalațiilor electrice, aprobate prin ordin al Ministerului Muncii al Rusiei din 24 iulie 2013 N 328n.
Cine completează (conduce briefing)? Un salariat din rândul personalului electric, având cel puțin Grupa a III-a în securitatea electrică, numit prin ordin al șefului organizației. Vă rugăm să rețineți că specialiștii în protecția muncii nu aparțin personalului electric (electrotehnologic), prin urmare nu au dreptul să desfășoare acest tip de informare (clauza 6 din Nota la Anexa Nr. 2013 N 328n).
Informații de completat. Pentru antrenament, trebuie să aveți:
- Lista de posturi, posturi care necesită repartizarea personalului de producție în grupa I. Șeful organizației (subdiviziune separată) stabilește în mod independent pe cine să includă în Listă. Logica este simplă: există posibilitatea de electrocutare a angajatului în timpul efectuării muncii, angajatul nu aparține nici personalului electric, nici personalului electric (adică este personal non-electrotehnic) - îl includem în listă;
- un program de briefing aprobat, instrucțiuni pentru desfășurarea briefing-urilor pentru personalul neelectrotehnic pentru grupa I în siguranță electrică.
„Data umplerii anterioare”. Frecvența de repartizare a grupei I este de cel puțin 1 dată pe an. Dacă instruim un nou angajat, punem o liniuță în această coloană, dacă briefing-ul se repetă, punem data briefing-ului anterior al angajatului.
Unde se gasesc informatiile: p.1.4.4 Ordinul Ministerului Energiei al Federației Ruse din 13.01.2003 N 6 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru funcționarea tehnică a instalațiilor electrice de consum”.
Cum să completați un jurnal de informare privind siguranța la incendiu
Formular jurnal: obligatoriu
Anexa 1 la Ordinul Ministerului Situațiilor de Urgență al Federației Ruse din 12 decembrie 2007 N 645 (modificat la 22 iunie 2010) „Cu privire la aprobarea Standardelor de siguranță la incendiu „Instruirea măsurilor de siguranță la incendiu pentru angajații organizațiilor”.
Informații de completat.
| briefing | Când o facem? | Cine conduce? |
| stingerea incendiilor introductive | înainte de a începe munca independentă | șeful organizației sau persoana responsabilă cu securitatea la incendiu, numită prin ordin (instrucțiune) al șefului organizației |
| stingerea incendiilor primare la locul de muncă | la locul de muncă, înainte de începerea activităților de producție, după ce angajatul a primit un briefing introductiv de securitate la incendiu | |
| stingerea incendiilor repetate | cel puțin o dată pe an, și cu angajații organizațiilor care au o producție periculoasă de incendiu, cel puțin o dată la șase luni | persoana responsabilă cu asigurarea securității la incendiu în fiecare unitate structurală, desemnată prin ordin (instrucțiune) al șefului organizației |
| stingerea incendiilor neprogramate | la efectuarea de muncă unică, la eliminarea consecințelor accidentelor, dezastrelor naturale și lucrărilor pentru care se eliberează permis de muncă, permis sau alte documente speciale, precum și la desfășurarea de evenimente publice în organizație. | |
| neprogramat |
|
persoana responsabilă cu asigurarea securității la incendiu în organizație, sau direct conducătorul lucrării |
| țintă de stingere a incendiilor |
|
Pentru toate tipurile de exerciții de incendiu, se folosește o singură formă a jurnalului, astfel încât numărul acestor jurnaluri din organizația dvs. va depinde de modul în care împărțiți responsabilitățile pentru desfășurarea de briefing-uri în organizația dvs. (de exemplu, ordinea „Despre efectuarea exercițiilor de incendiu” ). Fiecare persoană responsabilă cu efectuarea exercițiilor de incendiu va avea propriul său jurnal. De asemenea, responsabilul dumneavoastră trebuie să dețină un certificat valabil de promovare a testului de cunoștințe minimului tehnic de incendiu. Totodată, dacă briefing-ul introductiv și primar este efectuat de o singură persoană, în coloana nr. 5 „Tipul de informare”, marcați cu virgulă: „introductor, primar”. Pe lângă revistă, pentru desfășurarea briefing-urilor de securitate la incendiu, veți avea nevoie și de: programe de informare, instrucțiuni.
Toate comenzile pentru principalele tipuri de activități trebuie înregistrate în ordinea corespunzătoare. Înregistrarea reflectă titlul, data întocmirii documentului și alte informații importante. Un exemplu de intrare, exemple de completare a unui jurnal - toate acestea pot fi găsite în articol.
Orice ordin este un act juridic de acțiune internă, care este de obicei emis de șeful companiei, divizia sa separată, sucursala. Comenzile sunt clasificate după diverse criterii, inclusiv domeniul pe care o reglementează. De exemplu, ele se pot referi la personal, active materiale ale întreprinderii. În același timp, există un grup mare de comenzi care reglementează probleme complexe, complexe referitoare la întreaga companie în ansamblu. Se numesc comenzi pentru activitatea principală. Există mai multe tipuri de astfel de documente:
- La numirea unui director.
- Despre formarea unei diviziuni a companiei.
- Cu privire la introducerea tabelului de personal dezvoltat.
- Despre introducerea unui sistem de transfer al salariilor prin plăți fără numerar.
- Despre instrucțiunile de completare a bonului de plată.
- Cu privire la stabilirea reglementărilor muncii.
- La reducerea a 1 sau mai mulți salariați.
- Despre măsurile de protecție a informațiilor care constituie secret comercial.
- Cu privire la stabilirea răspunderii colective a salariaților.
Există și alte tipuri care au legătură și cu activitatea principală - sunt supuse înregistrării în jurnalul de înregistrare. În plus, nu confundați diferitele tipuri de documente. De exemplu, dacă intră în vigoare un act privind aprobarea unui angajat cheie a cărui funcție este specificată în cartă (poate fi nu numai directorul, ci și contabilul șef, șef al serviciului de securitate), un astfel de ordin ar trebui să fie înscris în jurnal pentru activitatea principală, iar nu în alcătuirea personală.
Un alt punct important este că documentele legate de activitatea principală și problemele administrative și economice sunt înregistrate separat, deoarece acestea din urmă se păstrează timp de 5 ani. În ceea ce privește primul grup de acte, acestea ar trebui păstrate permanent ( cel puțin 75 de ani). În același timp, se păstrează și jurnalul.
Exemplu de intrare în jurnal: instrucțiuni pentru completare
Fixarea unei evidențe a creării unei comenzi este obligatorie, deoarece în acest caz documentul intră în sfârșit în vigoare. Astfel, dosarul îi conferă forță juridică ca act de reglementare intern care este obligatoriu pentru implementare în întreaga întreprindere sau subdiviziune separată a acesteia. In plus, datorita unui sistem de fixare comandat, este mult mai usor sa gasesti documentul potrivit printre mii de hartii asemanatoare.
Pagina titlu
Pe pagina de titlu, persoana responsabilă scrie:
- Numele companiei, forma ei organizatorică. Sunt permise abrevieri general acceptate - LLC, PJSC și altele, de exemplu: Dolce Vita LLC.
- Data la care a fost introdus documentul. Este posibil să nu coincidă cu începutul anului calendaristic, ceea ce este normal.
- Data la care a fost completat documentul (ultima pagină completată). După aceea, jurnalul este transferat în arhivă pentru stocare pe termen lung (cel puțin 75 de ani).
- Responsabil cu mentinerea - functie, prenume, initiale.
- În coloana „perioada de valabilitate” indicați „permanent”.
Înregistrări de comandă
Puteți seta singur procedura de generare a unei înregistrări, deoarece nu există cerințe legale stricte pentru formular. De obicei, toate înregistrările sunt înregistrate într-o formă tabelară; indica urmatoarele informatii:
- Numărul documentului - numerotarea merge în ordine, de la începutul până la sfârșitul anului. Documentele, despre care informațiile sunt înregistrate în diferite jurnale, au o numerotare diferită - există o anumită ordine în documentele despre activitățile de bază, despre personal etc.
- Aceasta este urmată de data publicării documentului - din această zi, de obicei, intră în vigoare.
- Apoi este dat numele titlului (exact ca în ordine). De asemenea, puteți scrie un rezumat aici.
- Marcați numărul de foi și aplicații printr-o bară oblică „/”.
- În rubrica „responsabil” sunt trecute numele și parafa salariaților care răspund de executarea ordinului emis.
- În coloana „familiarizați” - numele și inițialele angajaților care în scris (sub semnătură) trebuie să se familiarizeze cu textul documentului.
Dacă doriți, puteți introduce și coloana „Note”, unde, dacă este necesar, sunt scrise scurte comentarii asupra comenzilor emise.
După finalizarea jurnalului, este necesar să se oficializeze încheierea întreținerii acestuia. Pentru a face acest lucru, mai întâi trebuie să înșelați toate paginile și să le fixați cu un șnur. Apoi prescriu numărul de foi (nu pagini), pun data și semnătura cu o transcriere (nume, inițiale). Aceste înregistrări sunt făcute de persoana responsabilă care a ținut jurnalul pe toată perioada acestuia (sau persoana care înlocuiește acest angajat).
Modalitati de a conduce si responsabil
Jurnalul poate fi menținut în două moduri:
- În mod tradițional, scris de mână. Se folosesc stilouri albastre sau negre care nu lasă pete și dungi. Toate înregistrările sunt făcute cu atenție, corectările sunt posibile doar în cazuri excepționale. De asemenea, este necesar să se asigure că documentul nu are pagini rupte, inserții suplimentare (în locul celor anterioare), etc.
- În formă electronică: în acest caz, doar angajatul care are dreptul la semnătură electronică poate face înscrieri în jurnal și le corectează.
Următorii angajați pot fi responsabili pentru completarea documentului:
- secretar;
- secretar-referent;
- alţi salariaţi numiţi la conducerea directorului.
De regulă, o metodă specifică de conduită, precum și o persoană responsabilă, sunt aprobate printr-un act juridic local separat, care este adoptat la întreprindere.
Cum arată jurnalul de înregistrare?
Forma acestui document este o carte mică de 64 de pagini cu copertă din carton auriu (format 210 * 288 mm). Sunt prevăzute găuri pentru a dantelă paginile, iar apoi predați documentul arhivei.
Dacă revista nu a fost inițial afișată, trebuie să o faceți singur.
Înregistrarea documentelor. Jurnalele de înregistrare și contabilitate. Ce și cum, totul este pe rafturi, cu exemple și mostre 25.08.2016
Documentele create și primite sunt supuse înregistrării.
Conform GOST R 7.0.8-2013 „Standardul național al Federației Ruse. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, aprobat prin Ordinul Rosstandart din 17 octombrie 2013 N 1185-st, înregistrarea documentului- aceasta este atribuirea unui număr de înregistrare unui document și introducerea datelor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate, iar formularul de înregistrare și contabilitate este un document (card, revistă), inclusiv în formă electronică, utilizat pentru înregistrarea informații despre document în scopuri de contabilitate, căutare și control.
În administrarea resurselor umane tradițională este forma jurnalului de contabilitate. Formularele de înregistrare și contabilitate ale jurnalului sunt menținute pentru înregistrarea și contabilizarea unei varietăți de documente de personal: carnete de muncă, contracte de muncă, comenzi și comenzi, declarații ale angajaților, sesizări și propuneri către angajați, acte, reglementări locale, memorii etc.
Documentele sunt înregistrate după semnare (aprobare) și în niciun caz înainte. De exemplu, o comandă care nu a fost încă semnată de șef nu poate fi înregistrată în jurnalul de înregistrare a comenzii. Când comanda este semnată, aceasta este înregistrată și i se atribuie un număr de înregistrare, care este apoi scris în coloana corespunzătoare a comenzii.
Documentele create se înregistrează în ziua aprobării sau semnării, documentele primite (intrat) sunt înregistrate în ziua primirii, trimise (ieșite, eliberate angajaților) - în ziua plecării (emiterii).
Conform clauzei 3.12 din GOST 6.30-2003, „numărul de înregistrare al unui document constă din numărul său de serie, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de caz conform nomenclatorului cazurilor, informații despre corespondent, interpreți. , etc.”
De asemenea, în gestionarea evidenței personalului se țin jurnalele pentru evidența personalului, deplasarea acestuia: admitere, transferuri, concedieri, sancțiuni disciplinare etc.
Uneori, unele jurnale (cărți) de contabilitate sunt încredințate să țină departamentul de contabilitate sau secretarul organizației, în organizațiile mici chiar și șeful organizației însuși poate ține unele jurnale, dar majoritatea formularelor de înregistrare și contabilitate enumerate sunt încă atribuite tradițional. pentru a păstra lucrătorii de personal. De asemenea, li se crede deseori că vor întreține reviste „non-personal”. O indicație despre cine este obligat în mod specific să înregistreze anumite documente (sau evenimente) poate fi prevăzută de reglementări, inclusiv reglementările locale ale angajatorului. Atribuirea unui anumit angajat a obligației de înregistrare a documentelor (evenimentelor) este stabilită în fișa postului, contractul de muncă (acord suplimentar la acesta) sau alt document.
În raport cu unele reviste (cărți) de contabilitate, ținerea lor obligatorie este stabilită normativ. Deci, de exemplu, clauza 40 din „Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea lor angajatorilor”, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225, este prescris să țină un registru de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea, precum și registrul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor registrului de muncă și o inserție în acesta.
Formele de reviste care nu sunt aprobate de organismele oficiale sunt elaborate de angajatori în mod independent. Desigur, cu privire la cerințele reglementărilor și regulile general acceptate de gestionare a evidențelor personalului.
De obicei, angajatorii cumpără cele gata făcute. În continuare, vom vorbi despre cum să realizați și să proiectați o revistă cu propriile mâini, dacă angajatorul nu v-a alocat bani pentru reviste gata făcute. Pentru această muncă, aprovizionați cu timp și entuziasm.
Pentru ca revista să-și servească timpul, coperta ei este din carton gros rezistent, iar paginile sunt din hârtie bună.
Când o revistă este dezvoltată și produsă independent, pagina de titlu este concepută după cum urmează.
Orientarea paginii într-o astfel de revistă poate fi portret sau peisaj. Depinde de numărul și lățimea coloanelor în care vor fi amplasate informațiile.
Pe prima pagină după coperta revistei se obișnuiește să se indice persoanele care o conduc.
O astfel de pagină poate fi plasată și la sfârșitul jurnalului. Unii ofițeri de personal nu realizează deloc o astfel de pagină, dar indică cine a făcut înregistrarea într-o coloană separată la fiecare înregistrare.
Coloanele din interiorul jurnalului, în care vor fi trecute informații despre documentele înregistrate sau despre circulația personalului, sunt elaborate în așa fel încât astfel de informații să se încadreze în ele.
Ce rubrici ar trebui să fie în registrul documentelor de personal elaborat de angajator? Lista specifică de coloane este stabilită de angajator însuși. Graficele principale sunt:
°numărul de înregistrare;
° denumirea documentului (dacă două sau mai multe tipuri de documente sunt înregistrate în jurnal);
°data documentului;
°numărul de înregistrare al documentului;
° titlul sau rezumatul documentului.
° rezoluția capului;
° o notă privind executarea documentului;
° o notă privind plasarea documentului în cauză;
°notă;
Poziția „Număr record” pare de prisos unora. Cu toate acestea, mulți au adoptat o procedură de corectare a înregistrărilor eronate din jurnal, similară procedurii stabilite pentru corectarea înregistrărilor din carnetele de muncă, prin invalidarea înscrierii incorecte („Înscrierea numerotată așa și cutare este invalidă”). Pentru a implementa această ordine, numerotarea înregistrărilor este convenabilă.
Compoziția specifică a coloanelor depinde de tipurile de documente care sunt înregistrate, de procedura de înregistrare acceptată, de obiectivele acesteia și de specificul muncii de birou pentru un anumit angajator.
După cum am observat mai sus, în unele reviste de contabilitate și cărți de contabilitate, forma și conținutul rubricilor sunt stabilite normativ. Este imposibil să devii de la stabilit.
Pentru ca paginile revistei să fie protejate de retragere și atașare, paginile sunt numerotate, revista este dantelă (cusută), sigilată și certificată de o persoană autorizată (șef organizație, șef departament personal etc. ). Uneori se asigură sigilarea revistei.
Pe nodul de dantelă de pe ultima pagină a revistei se realizează un autocolant (un pătrat de hârtie), pe care se face o înregistrare de verificare și se pune un sigiliu.
Mulți plasează o notă de certificare pe ultima pagină a revistei, iar pe autocolant există doar o semnătură personală a unei persoane autorizate și un sigiliu.
Declarația pe propria răspundere este întocmită după cum urmează:
Să luăm în considerare formele aproximative ale unor jurnale (coloane interne) și cărți pentru înregistrarea documentelor, precum și jurnale pentru evidența (înregistrarea) evenimentelor.
De obicei, angajatorul ține mai multe registre de comenzi. Separat, comenzile se înregistrează pentru personal, separat pentru activitățile de bază și separat pentru probleme administrative și economice.
În același timp, comenzile din cadrul grupului pot fi înregistrate și în jurnale separate. Acest lucru se datorează în primul rând faptului că diferite comenzi pot avea perioade de păstrare diferite. În consecință, acestea sunt stocate în fișiere diferite și înregistrate în reviste diferite.
Atunci când angajatorul emite o mulțime de comenzi în cursul anului, atunci se împart și comenzile din aceeași grupă, care au aceeași perioadă de valabilitate. De exemplu, sunt posibile stocarea separată în fișiere și înregistrarea separată a comenzilor pentru angajare, comenzilor separate pentru transferuri etc.
Când se înregistrează o comandă, numărul acesteia este adesea completat cu un index de litere „decodificare”, de exemplu, „l / s” - personal (un astfel de index este caracteristic comenzilor pentru personal), „o” - vacanțe (comenzi în vacanțe) , „km” - călătorii de afaceri (comenzi de călătorie de afaceri), etc.
Jurnalul de înregistrare a comenzilor privind angajarea angajaților. Forma aproximativă
Pentru a controla comenzile emise în organizație în sistemul de lucru de birou, se utilizează un jurnal de înregistrare a comenzilor. Acest document vă permite să organizați un sistem de control pentru documentele emise, precum și să urmăriți comenzile curente și scopul acestuia conform unei scurte descriere. Înregistrarea documentelor vă permite să facilitați și să eficientizați activitatea departamentului de personal. În plus, înregistrarea cronologică a comenzilor emise vă permite să protejați organizația de publicarea documentelor „backdatate”.
Procedura de înregistrare, executare și întocmire a documentelor administrative emise de organizație este reglementată pe baza procedurii elaborate de menținere a gestiunii documentelor pentru uz intern. Comenzile trebuie emise în ordine cronologică, luând în considerare data întocmirii și următorul număr de serie al documentului folosind denumiri digitale și alfabetice.
Conform cifrului individual, va fi mult mai ușor să găsiți documentul necesar în viitor. În acest caz, anumite coduri pot fi folosite pentru a stabili apartenența documentelor la divizii specifice ale organizației. De asemenea, comenzile pot fi grupate în funcție de scopul lor semantic.
De exemplu:
- „B” - statutul se aplică documentelor emise la impunerea de penalități și încurajarea angajaților.
- „O” - pentru gruparea comenzilor pentru concediile angajaților.
- „KM” - comenzi pentru călătoriile de afaceri ale angajaților.
- "K" - personal.
- „LS” - pentru personal, perioada de păstrare a unor astfel de documente este de 75 de ani.
Această grupare de documente vă permite să găsiți rapid documentele necesare. Ca atare, nu există o formă specializată și aprobată a revistei, așa că o puteți dezvolta singur, iar dacă doriți, puteți achiziționa o revistă gata făcută din magazinele specializate. Rețineți că, pentru o referință adecvată, toate paginile trebuie să fie numerotate și dantelate, iar pe spate trebuie sigilate și semnate de cap.
Este interzisă adăugarea, ruperea de foi, în caz contrar se pierde sensul unui astfel de document. În plus, legarea ar trebui să indice numărul total de foi din jurnal, după care este semnată de șeful și sigiliul organizației. Responsabilitatea pentru întreținerea și păstrarea corectă a documentului revine departamentului de personal.
Cerințe de proiectare a jurnalului
După cum sa menționat deja, nu există cerințe specifice pentru înregistrare stabilite la nivel legislativ, dar trebuie adăugate anumite coloane:- O coloană cu numărul de serie care ar trebui să fie atribuită fiecărui document pentru a evita apariția documentelor retrodatate.
- Numărul comenzii și data emiterii.
- Tipul comenzii (Mutare etc.). Descrierea rezumatului, de exemplu, dacă este emis pentru a trimite angajații într-o călătorie de afaceri, atunci trebuie să specificați destinația, datele călătoriei.
- Numele complet al mai multor salariați sau cel specific pentru care se emite ordinul.
- Baza pentru crearea documentului poate fi indicată, de exemplu, o scrisoare, încheierea unui contract de muncă pe durată determinată sau într-o formă standard.
- De asemenea, în unele cazuri, merită să indicați cine a acceptat documentul pentru stocare, mai ales dacă întreprinderea are o structură organizatorică complexă.
Păstrarea unui jurnal electronic
În cazul unui flux mare de documente, înregistrarea comenzilor poate fi organizată și electronic. De exemplu, programul 1C realizează un astfel de proces automat. Dar, după cum știți, se pot face modificări în program, așa că din când în când este necesar să tipăriți foile documentului, să le numerotați, să puneți viza de cap, să fixați și să transferați în arhivă. De asemenea, puteți urmări timpul utilizând foi de calcul precum Excel.
