Instituția Bugetară Federală „Institutul de Cercetare a Arhivelor și Arhivelor din întreaga Rusie” (denumită în continuare VNIIDAD), în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 24 iunie 1992 nr. 430, este cesionarul anterior. Institutul de Cercetare a Arhivelor și Arhivelor din întreaga Uniune existent, creat prin ordinul Consiliului de Miniștri URSS din 03/02/1966 Nr. 407r.

Participarea la interacțiunea cu Arhivele Federale, consiliile științifice și metodologice ale instituțiilor arhivistice ale districtelor federale și organizațiile interesate în previziunea științifică a dezvoltării arhivării, conturarea priorităților politicii științifice și tehnice a industriei arhivistice, alegerea domeniilor promițătoare ale științifice. cercetare în domeniul arhivării și managementului documentelor, VNIIDAD acționează obiectiv ca unul dintre principalii integratori ai comunității arhivistice a țării.

1. Organizarea activităților

Fiind o organizație științifică, VNIIDAD funcționează în conformitate cu Legea federală din 23 august 1996 nr. 127-FZ „Cu privire la știință și politica științifică și tehnică de stat”.

Potrivit Cartei, aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 31 mai 2011 nr.40, Institutul desfășoară activități de cercetare, informare științifică și educațională.

Actele de înființare și de proprietate ale VNIIDAD (Carta, Certificat de înregistrare a unei persoane juridice, Certificat de înregistrare la o autoritate fiscală etc.) se întocmesc în modul prescris.

Structura organizatorică a institutului, care cuprinde 7 divizii (4 departamente, un laborator și 2 centre (inclusiv Centrul de Industrie pentru Studii Avansate care funcționează pe bază de autosuficiență)), în ansamblu, asigură soluționarea sarcinilor cu care se confruntă. aceasta. În același timp, pare necesară revizuirea repartizării personalului între unitățile structurale, ținând cont de creșterea numărului de persoane direct implicate în activitatea de cercetare.

Toate unitățile structurale au reglementări, angajați - fișe de post; s-a stabilit repartizarea atribuţiilor între directorul institutului şi adjuncţii săi.

Pentru dezvoltarea temelor științifice, precum și pentru pregătirea celor mai serioase documente normative și metodologice, se practică utilizarea unei forme atât de flexibile de organizare a muncii precum crearea de echipe de creație temporare, al căror componență și atribuții sunt reglementate. prin ordinele relevante.

Direcția și Consiliul Academic funcționează ca principalele organisme consultative în VNIIDAD.

Direcția, acționând în baza Regulamentului nr. 57 aprobat prin Ordinul nr. 57 din 19 noiembrie 2010, se întrunește cu regularitate de 1-2 ori pe lună și îndeplinește în general funcțiile care îi sunt atribuite, deși nu există un plan de activitate. prevăzute de Regulament. Direcția analizează problemele de organizare a activității institutului în ansamblu și diviziunile structurale individuale, activitățile financiare și administrative și economice, controlează progresul în îndeplinirea sarcinii de stat și a contractelor de stat încheiate ca parte a implementării programelor-țintă federale, ca precum și rezultatele unor lucrări de cercetare deosebit de importante.

Consiliul Academic (Regulamentul asupra căruia și planul de lucru lipsesc) se întrunește de 2-3 ori pe an pentru a discuta rezultatele anuale ale institutului, individuale, rezultatele cercetării cu cea mai mare intensitate științifică etc.

Cu încălcarea propriei sale Carte și în ciuda instrucțiunilor repetate de la Arhivele Federale, institutul nu formează un plan anual de lucru, ca urmare a căruia este ghidat în principal de sarcina statului, contracte (contracte) pentru executarea lucrărilor și prestarea de servicii, precum și planurile de lucru ale diviziilor structurale.

Rapoartele privind implementarea sarcinii de stat (trimestriale și anuale) sunt trimise Arhivelor Federale în timp util.

Pentru a pune în aplicare Decretul președintelui Federației Ruse din 07.05.2012 nr. 597 „Cu privire la măsurile de implementare a politicii sociale de stat”, ordinul Arhivelor Federale din 07.07.2014 nr. 51 a aprobat un plan de acțiune ( „foaia de parcurs”) „Schimbări în sectoarele sociale care vizează îmbunătățirea științei eficienței în raport cu instituția bugetară federală din subordinea Agenției Federale de Arhivă „Institutul de Cercetare a Documentării și Arhivării din întreaga Rusie””. Indicatorii stabiliți de el sunt în general îndepliniți, cu excepția indicatorului privind nivelul salariilor, care se datorează în primul rând subfinanțării semnificative a institutului de către Ministerul Educației și Științei din Rusia. În acest sens, alături de interacțiunea continuă a Arhivelor Federale cu Ministerul Educației și Științei al Rusiei cu privire la problema alocării de fonduri suplimentare pentru creșterea salariilor, institutul trebuie să-și găsească propriile oportunități de a crește fluxul de fonduri din venituri. activități generatoare, pentru a concentra eforturile organizatorice, de personal și intelectuale în această direcție.

Informațiile despre Institut sunt postate și actualizate în mod regulat pe site-ul oficial al instituțiilor de stat și municipale (http://www.bus.gov.ru), pe portalul Arhivelor Rusiei () și pe propriul site oficial (http://www. .vniidad.ru) .

În perioada 2014 - 2016 s-au lucrat pentru extinderea posibilităților de utilizare mai eficientă a site-ului VNIIDAD în activitățile institutului ca instrument de informare și activitate publicitară și pentru familiarizarea potențialilor consumatori cu evoluțiile sale științifice și domeniile de cercetare în curs. În special, în 2016, site-ul a fost actualizat din nou prin trecerea la versiunea Joomla 1.5.26 a sistemului de management al informațiilor (CMS).

Secțiunile tematice relevante ale site-ului oferă suport informațional pentru principalele activități ale Institutului prin aducerea potențialilor consumatori a unei liste de servicii, informații despre noi informații care vin la fondul de referință, publicitatea noilor publicații ale Institutului, informații despre planurile de evenimente științifice. , postarea de știri la zi cu privire la gestionarea și arhivarea documentelor , programele și orarele cursurilor de formare pentru perfecționarea și recalificarea personalului etc.

2. Personal

Din motive obiective, în ultimii ani, personalul VNIIDAD a fost redus și la momentul auditului se ridica la 100 de persoane, dintre care 5 persoane sunt lucrători externi cu normă parțială, 8 sunt interni. De fapt, pe statul de plată al institutului sunt 59 de persoane, dintre care 37 au peste 50 de ani, incl. varsta de pensionare - 28. Experienta de munca la institut sau in institutii arhivistice peste 15 ani are 33 de angajati.

52 de persoane au studii superioare, dintre care 48% (25 persoane) - istorico-arhivistic și istoric; 9 - documentatie; 4 angajați au două studii superioare. La institut lucrează 4 doctori în științe și 18 candidați în științe.

Ordinul VNIIDAD nr.15 din 04.04.2016 a aprobat Regulamentul privind procedura de certificare a lucrătorilor științifici ai institutului, însă certificarea acestora nu a fost efectuată în ultimii trei ani.

Contractele de muncă se încheie cu toți angajații Institutului. Se întocmesc acorduri suplimentare la acestea, după caz. Totodată, în conformitate cu Programul de îmbunătățire treptată a sistemului de remunerare în instituțiile de stat (municipale) pentru anii 2012-2018, aprobat prin ordinul Guvernului Federației Ruse din 26 noiembrie 2012 nr. 2190-r , institutul nu a început trecerea la un „contract efectiv”.

Pregătirea avansată a angajaților se desfășoară conform planurilor aprobate anual de directorul institutului. Acesta acoperă toate domeniile de activitate ale institutului, inclusiv tehnologia informației, contabilitate și securitatea la incendiu. Angajații institutului urmează pregătire avansată la Academia de Protecție Civilă a Ministerului Situațiilor de Urgență, Institutul de Achiziții Publice al RANEPA, în baza OTsPK VNIIDAD.

Munca de recrutare se desfășoară în mod tradițional. Anunțurile de angajare sunt publicate pe site-ul oficial al Institutului. Rezerva pentru funcții de conducere este în prezent în curs de dezvoltare.

Se iau măsuri în problemele politicii anticorupție. În special, prin Ordinul nr. 6 din 28 ianuarie 2015 a fost desemnată o persoană responsabilă cu lucrările de prevenire a corupției și a altor infracțiuni; Ordinul nr. 9 din 03.02.2015 „Procedura de raportare de către angajații VNIIDAD cu privire la primirea unui cadou în legătură cu evenimente de protocol, călătorii de afaceri și alte evenimente oficiale, livrarea și evaluarea unui cadou, vânzarea (răscumpărarea) și creditarea încasărilor din vânzarea acestuia. „cu anexe”; Ordinul nr.36 din 12 octombrie 2016 a aprobat Regulamentul privind conflictul de interese; politica anticorupție; Codul de etică și conduită în serviciu al angajaților.

Organizarea muncii departamentului de personal și organizarea gestionării evidenței personalului respectă în general cerințele legii, inclusiv în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal ale angajaților. Sediul departamentului de personal vă permite să oferiți condiții speciale pentru stocarea înregistrărilor personale într-un seif ignifug, să efectuați interviuri pe probleme de personal.

Institutul organizează practica studenților universităților și colegiilor, care este finalizată anual de aproximativ 3-5 studenți.

3. Lucrări de cercetare

Ponderea angajaților implicați direct în activitatea de cercetare este de aproximativ 70% din numărul real al institutului. Din cauza personalului insuficient, VNIIDAD este limitată în capacitatea sa de a dezvolta întreaga gamă de subiecte științifice relevante pentru industria arhivistică. În special, examinarea activităților științifice ale institutului efectuată de Academia Rusă de Științe, observând potențialul proiectelor inovatoare de a crea un bloc de recomandări metodologice într-un domeniu precum documentele electronice, arhivele electronice, digitizarea documentelor, a afirmat că „această direcție nu este cea de conducere în activitățile organizației”.

Activitatea științifică se desfășoară în conformitate cu planurile anuale de cercetare și dezvoltare efectuate pe baza misiunii de stat (denumit în continuare Planul de cercetare și dezvoltare), precum și pe teme planificate de Agenția Federală pentru Arhive ca parte a implementarea Programului țintă federal „Cultura Rusiei”.

În ultimii trei ani, institutul a finalizat peste 60 de dezvoltări științifice, dintre care majoritatea (67%) sunt de natură informațională și analitică. Ponderea lucrărilor cu caracter normativ și metodologic este de 19,6%, respectiv 14,7%. O analiză a dinamicii indică o scădere a numărului de lucrări științifice finalizate: 39 - în 2014, 14 - în 2015, 17 - în 2016.

În total pentru 2014 - 2016. Angajații Institutului au publicat șase monografii, două publicații de referință și bibliografice și douăzeci și trei de articole în publicațiile incluse în Lista publicațiilor recomandate de Comisia Superioară de Atestare a Ministerului Educației și Științei din Rusia. Numărul total de lucrări publicate (inclusiv depuse) ale angajaților VNIIDAD pentru perioada 2014-2016 a fost de 290 de titluri.

În ultimii trei ani, Russian Science Citation Index (RSCI) a înregistrat 75 de publicații ale angajaților institutului. VNIIDAD are un indice Hirsch destul de solid (indice h) - 6; și un i-Index bun - 5.

De regulă, rezultatele cercetării științifice VNIIDAD sunt acceptate fără comentarii semnificative sau după o revizuire minoră, ținând cont de comentariile făcute în timpul discuțiilor la ședințele organelor consultative ale Arhivelor Federale (consilii, comisii de cercetare și muncă metodologică etc.). ). În același timp, în ciuda faptului că lucrările de cercetare, al căror rezultat sunt manuale metodologice, sunt desfășurate de institut în mod corespunzător și în modul prescris, implementarea lor este uneori dificilă din cauza legăturii insuficiente strânse cu activitatea practică a instituțiilor de arhivă. .

Înregistrarea de stat a lucrărilor de cercetare științifică se efectuează de către Institut în conformitate cu procedura stabilită. VNIIDAD trimite anual materiale de raportare către Sistemul federal de monitorizare a performanței organizațiilor științifice care desfășoară activități de cercetare, dezvoltare și tehnologie.

Rapoartele de cercetare și dezvoltare efectuate de VNIIDAD nu respectă întotdeauna pe deplin cerințele privind structura și prezentarea GOST 7.32-2001 „Raport de cercetare. Structura și regulile de înregistrare” (nu sunt acoperite relevanța și obiectele cercetării, metodologia și metodele de lucru, semnificația etc.).

Cu toate acestea, principala problemă a organizării muncii de cercetare este o scădere vizibilă și constantă a resurselor sale umane, atât cantitativ, cât și calitativ. O analiză comparativă a rezultatelor activităților de cercetare a arătat că în 2014 - 2016. specialişti plecaţi din diverse motive în ultimii trei ani au publicat 204 lucrări (fără a socoti studii colective şi trei colecţii de materiale ale conferinţelor „Documentarea în societatea informaţională”), şi doar 86 de angajaţi care continuă să lucreze. ritm: dacă în 2015 au au publicat 33 de lucrări, în 2016 numărul acestora a fost redus la 25.

Astfel, potențialul creativ al cercetătorilor VNIIDAD în ansamblu nu este realizat suficient, iar pentru aproximativ jumătate dintre angajați rămâne nemanifestat sub formă de publicații științifice, ceea ce reduce drastic evaluarea de ansamblu a performanței Institutului.

4. Activități științifice și de informare

Servicii științifice și de informare pentru instituții de arhivă, persoane juridice și persoane fizice cu literatură de specialitate reglementară și științifică și metodologică VNIIDAD furnizează prin Centrul de Informații Științifice și Tehnice privind Arhivarea și Gestionarea Evidențelor (denumit în continuare OCNTI), care îndeplinește anual o medie de peste 600 de solicitări de informații ale persoanelor juridice și ale persoanelor fizice.

Fondul de Referință și Informare (CIF) al OCNTI este de circa 54,0 mii lucrări publicate și inedite, în creștere anuală cu o medie de 500 de noi sosiri. În scopul evidenței contabile și al utilizării, se întocmește și se menține un index card de referință și informații în forma tradițională, iar listele cu noi chitanțe sunt publicate periodic. Versiunea electronică a catalogului postată pe site-ul VNIIDAD conține 42.000 de descrieri bibliografice ale materialelor SIF.

Din cauza echipamentelor tehnice și software slabe ale institutului (lipsa scanerelor performante, programe de calculator pentru recunoașterea optică a textului și editarea fișierelor PDF, editor foto), procesul de traducere a materialelor SIF direct în formă electronică este destul de lent, iar resursa electronică creată nu este disponibilă gratuit pe site-ul institutului.este plasat.

5. Activitati educative

Deținând licență perpetuă pentru dreptul de a desfășura activități educaționale AAA Nr.000821, reg. Nr.0809, emisă de Rosobrnadzor la data de 03.09.2011, Institutul o desfășoară în cadrul programelor postuniversitare de cercetare și formare a personalului didactic, precum și programe profesionale suplimentare și programe de formare profesională.

În conformitate cu hotărârea Consiliului șefilor de guvern al CSI din 18 septembrie 2003, VNIIDAD are statutul de organizație de bază pentru recalificarea și formarea avansată a personalului în arhivare, management documentar și suport documentar pentru conducerea CSI. state membre, care se implementează prin activitățile Centrului industrial de studii avansate în arhivare și suport documentar pentru management (în continuare - OCPC).

Institutul asigură pregătire postuniversitară în specialitatea 25.05.02 - Documentar, știință documentară, arhivare. Cu toate acestea, cu încălcarea Procedurii de organizare și implementare a activităților educaționale în programele educaționale ale învățământului superior - programe de pregătire a personalului științific și pedagogic în școala absolventă (adjunct), aprobată prin ordin al Ministerului Educației și Științei din Rusia din 19 noiembrie 2013 Nr. 1259, programul educațional corespunzător al VNIIDAD nu a trecut acreditarea de stat.

În prezent, trei persoane studiază la cursul postuniversitar cu normă întreagă (inclusiv una cu plată) și o persoană cu normă parțială. În 2015 - 2016 nicio admitere la liceu.

Din cauza incapacității de a asigura funcționarea consiliului de disertație în conformitate cu cerințele ordinului Ministerului Educației și Științei din Rusia din 12 decembrie 2011 nr. 2817 „Cu privire la aprobarea Regulamentului Consiliului pentru apărarea disertații pentru gradul de candidat în științe, pentru gradul de doctor în științe” și lipsa numărului necesar de doctori în științe, lucrările consiliului de disertație au fost încetate (ordinul Ministerului Educației și Științei din Rusia din 07.07. .2015 Nr. 729 / NK), ceea ce, însă, nu este o justificare suficientă pentru lipsa lucrărilor întocmite de institut, întrucât absolvenții de studii postuniversitare s-ar putea susține în consiliul de disertație al RSUH.

OCPC realizează recalificare profesională și pregătire avansată a personalului în arhivare și gestionarea documentației pe bază de contract cu persoane juridice și persoane fizice. Formarea în OCTC se desfășoară în forme full-time, part-time și part-time în principalele domenii de recalificare profesională, formare avansată pe termen scurt și lung și, de asemenea, în unele cazuri - ca parte a stagiilor individuale. .

Activitatea OCTC este construită pe baza planurilor tematice pentru evenimente educaționale și a programelor de desfășurare a cursurilor de formare. Pentru coordonarea activității OCTC, a fost creat un consiliu metodologic, ale cărui funcții includ coordonarea planurilor tematice și a programelor de învățământ, a programelor de curs, a listelor de literatură educațională și metodologică publicată, controlul calității curriculei și metodologia optimă pentru recrutarea studenților. În prezent, componența consiliului trebuie actualizată substanțial din cauza demiterii majorității membrilor săi.

Pe lângă specialiștii de frunte ai VNIIDAD, cei mai calificați angajați ai arhivelor statului, dezvoltatori de produse software în domeniul suportului de informare și documentare pentru management și arhivare, în procesul de învățământ sunt implicați și profesori ai instituțiilor de învățământ superior de specialitate, deși acest lucru. practica nu este deosebit de comună din cauza lipsei de resurse financiare suficiente pentru ca Institutul să îi implice în formare.

În ultimii trei ani, OCTC a instruit peste 2,5 mii de oameni, inclusiv. un număr semnificativ de arhivisti din țările CSI și EURASIC (Kazahstan, Tadjikistan, Mongolia, Vietnam etc.).

Principalul dezavantaj al activităților educaționale ale VNIIDAD este lipsa acreditării de stat a programelor educaționale de recalificare profesională și formare avansată implementate de aceasta. Deși acest lucru nu este obligatoriu în mod oficial pentru astfel de instituții, cu toate acestea, reduce avantajele competitive ale VNIIDAD în comparație cu instituțiile de învățământ superior care au acreditare de stat și extind activ practica de implementare a programelor de învățământ suplimentare, ceea ce în viitor poate duce la excluderea VNIIDAD. a pietei de prestare a serviciilor educationale.in domeniul formarii specialistilor documentari si arhivistilor, intrucat in lipsa acreditarii nu poate elibera diplome si certificate recunoscute de stat la finalizarea stagiului.

Lipsa interacțiunii profesionale active între institut și instituțiile de învățământ superior cu profil unic nu contribuie la activitățile educaționale.

6. Cooperare internațională

Relațiile internaționale ale institutului urmăresc îmbunătățirea calității activității științifice pe baza cooperării cu comunitatea arhivistică internațională prin dezvoltarea de programe comune, utilizarea inovațiilor arhivistice și de evidență și a tehnologiilor informaționale, participarea la proiecte științifice internaționale și științifice. mobilitatea oamenilor de știință.

Până de curând, cele mai fructuoase relații profesionale s-au dezvoltat în cadrul unui acord între VNIIDAD, Institutul de Cercetare din Belarus pentru Știința Documentelor și Arhivarea și Institutul Ucrainean de Cercetare pentru Știința Arhivistică și Știința Documentelor. Cu toate acestea, după binecunoscutele evenimente, contactele cu partea ucraineană au fost înghețate, în timp ce relațiile cu colegii din Belarus continuă să se dezvolte destul de activ. VNIIDAD este un participant regulat la evenimente științifice comune implementate în cadrul Planului de acțiune comun al Agenției Federale de Arhivă și al Departamentului pentru Arhive și Management al Arhivelor al Ministerului Justiției al Republicii Belarus pentru 2014-2016.

Un domeniu important al activităților internaționale ale Institutului este participarea la lucrările Consiliului Internațional al Arhivelor și a Filialei sale regionale euro-asiatice (EURASICA). Reprezentanți ai VNIIDAD au participat la majoritatea recentelor Congrese Internaționale de Arhive și la aproape toate evenimentele EURASIC. Aici trebuie remarcată organizarea anuală sub egida EURASIK și Arhivele Federale a conferințelor internaționale „Documentarea în societatea informațională”.

De asemenea, este utilă participarea VNIIDAD la activitățile Institutului Internațional de Studii Arhivistice din Trieste și Maribor, ca unul dintre forumurile cu autoritati ale specialiștilor în domeniul arhivării.

Din 2016, VNIIDAD este partener al proiectului internațional InterPARES Trust și face parte din grupul său european.

7. Suport logistic și financiar

VNIIDAD nu are bunuri imobiliare în bilanţ. În baza contractului de folosință gratuită a spațiilor și proprietății din 11 ianuarie 2011 nr. BP 3/11, acesta ocupă un spațiu de lucru cu o suprafață totală de 1731,7 mp. metri în clădirea Arhivei de Stat a Documentației Științifice și Tehnice Ruse, la adresa: strada Profsoyuznaya, 82.

Asigurarea angajaților cu echipamente informatice este de 85% (50 de posturi de lucru, dintre care 8 unități au mai mult de 8 ani).

Finanțarea VNIIDAD, ca instituție bugetară federală, se realizează pe cheltuiala:

bugetul federal, alocat sub formă de subvenție pentru realizarea sarcinii de stat stabilite anual;

programul țintă federal „Cultura Rusiei”, primit pe bază competitivă;

din activități generatoare de venituri.

Dinamica raportului dintre finanțarea bugetară și extrabugetară în ultimii trei ani indică o scădere a veniturilor extrabugetare, atât în ​​termeni absoluti, cât și în ponderi în raport cu componenta bugetară. În același timp, finanțarea bugetară în termeni absoluti a rămas practic neschimbată în această perioadă:

În același timp, trebuie remarcat în special faptul că activitatea științifică directă este desfășurată de institut exclusiv pe cheltuiala fondurilor bugetare, ca parte a implementării misiunilor de stat și a contractelor de stat în cadrul Programului țintă federal „Cultura Rusiei”. Pentru perioada 2014 - 2016 VNIIDAD nu a implementat un singur proiect de cercetare comandat de organizații neguvernamentale sau cu implicarea unui grant.

Fonduri alocate pentru dezvoltarea institutului, incl. pentru materiale și echipamente tehnice, reprezintă o parte relativ mică din veniturile sale în afara bugetului: în 2014 - 814.616,0 ruble. (6,8% din veniturile extrabugetare), în 2015 - 1.080.855,0 ruble. (10,4%), 2016 - 1.128.901,0 RUB (7,6%).

În 2014-2016 nu a fost permisă nicio cheltuire necorespunzătoare (ineficientă) a fondurilor bugetare de către institut. Se respectă procedura de cheltuire a fondurilor în călătoriile de afaceri.

Contabilitatea bugetară a veniturilor și cheltuielilor se efectuează în conformitate cu planul de lucru al conturilor contabilității bugetare. Verificarea corectitudinii întocmirii VNIIDAD „Raportul privind implementarea de către instituție a planului activităților sale financiare și economice” pentru anul 2016 și alte raportări bugetare au evidențiat o serie de încălcări. Rapoartele sunt transmise cu încălcarea termenelor stabilite, ceea ce duce la întârzieri în transmiterea raportărilor consolidate de către Rosarkhiv către Trezoreria Federală

În vederea eficientizării activităților extrabugetare, forme tip de contract pentru prestarea de servicii educaționale plătite (cursuri prin corespondență, cursuri cu fracțiune de normă, cursuri de scurtă durată cu normă întreagă cu persoane juridice/persoane fizice), contracte de prestare de servicii pentru un taxă (pentru atragerea cadrelor didactice la cursuri de perfecționare pentru predare, verificare control și alte lucrări etc.), contracte de prestare de servicii cu plată pentru pregătirea și furnizarea de materiale informative (pentru OCNTI).

Inventarierea numerarului, a stocurilor, a activelor fixe și a datoriilor financiare nu a fost efectuată în anul 2016.

O verificare aleatorie a corectitudinii stabilirii salariilor oficiale și a acumularii acestora pentru anul 2016 nu a stabilit nicio încălcare. În perioada auditată, completitatea și actualitatea reflectării tranzacțiilor financiare și economice privind salariile, acumularea și plata primelor de asigurare în registrele contabile bugetare, nu au fost identificate încălcări.

Remunerația se face în conformitate cu contractele de muncă și fișa de pontaj.

Apendice
la certificatul privind rezultatele unui control complet
FBU „Cercetarea integrală rusească
Institutul de Documentare și Arhivare"

Recomandări pentru îmbunătățirea activităților VNIIDAD

Elaborarea unui plan pe termen lung (concept sau program) pentru dezvoltarea institutului;

trecerea la elaborarea planurilor anuale de lucru ale Institutului;

optimizarea numărului de unități structurale neimplicate direct în activitatea de cercetare și/sau activități educaționale;

efectuarea de atestare a cercetătorilor care au mai puțin de patru lucrări publicate în 2014-2016;

restabilirea înmatriculării militare în conformitate cu Reglementările privind înregistrarea militară;

organizează lucrările de formare a unei rezerve de personal;

să asigure desfășurarea gestionării evidențelor personalului în conformitate cu legislația aplicabilă;

extinderea practicii de creare a echipelor creative temporare pentru implementarea proiectelor de cercetare, inclusiv cu implicarea specialiștilor din organizațiile științifice și educaționale;

să asigure luarea în considerare preliminară a tuturor, fără excepție, a rezultatelor lucrărilor de cercetare de către un organism consultativ special creat (consiliu de experți, secțiune de experți a Consiliului Academic etc.);

prevede includerea obligatorie în ciclul de dezvoltare a ajutoarelor metodologice pentru implementarea lor experimentală;

activarea plasării publicațiilor științifice în publicațiile indexate în Web of Science și Scopus;

ia în considerare problema efectuării acreditării de stat (sau cel puțin publică) a programelor educaționale VNIIDAD în domeniul recalificării profesionale și formării avansate a specialiștilor;

să aprofundeze cooperarea în domeniul activităților educaționale cu instituții de învățământ superior care formează personal în domeniul managementului și arhivării documentelor;

să realizeze modernizarea site-ului Internet, inclusiv întocmirea unei hărți a site-ului, instalarea funcției de căutare a site-ului; secțiunea de contacte trebuie completată cu informații despre șefii diviziilor structurale, indicând numerele de telefon și adresele de e-mail; creați o rubrică „Lucrări publicate ale VNIIDAD”; extinderea numărului de site-uri partenere;

creșterea numărului de traduceri ale lucrărilor institutului în limbi străine; creați o versiune în limba engleză a site-ului web al Institutului;

să analizeze problema devenirii institutului membru al Consiliului Internațional al Arhivelor la categoria „C”;

intensificarea lucrărilor de găsire a surselor de finanțare suplimentară, atât prin căutarea de comenzi pentru dezvoltarea temelor științifice, cât și prin comercializarea rezultatelor propriilor activități de cercetare;

ia măsuri pentru eficientizarea activității contractuale, inclusiv elaborarea și aprobarea documentelor care reglementează procedura de încheiere, semnare și executare a acordurilor (contracte de stat);

asigură respectarea cerințelor legii privind execuția și calendarul depunerii raportării bugetare, precum și emiterea/primirea de fonduri de la casieria instituției;

actualizarea ordinului privind politica contabila;

efectuarea unui inventar al fondurilor, inventarului, mijloacelor fixe și obligațiilor financiare ale institutului.

Informații generale despre companie

Informații suplimentare despre companie

Serviciu de referință și informare privind problemele suportului documentației; dezvoltarea proiectelor de perfecţionare a sistemelor de suport documentativ pentru management; pregătirea materialelor normative și metodologice privind organizarea suportului documentației pentru gestionarea și stocarea arhivă a documentelor în instituții, organizații, întreprinderi de diferite forme de proprietate și management; consiliere în problemele de asigurare a securității documentelor, alegerea mijloacelor tehnice de documentare și păstrarea arhivă a documentelor; pregătire avansată în domeniul managementului și arhivării documentelor

Informații detaliate despre întreprindere

dr. Servicii de sprijin pentru afaceri. Documente, documentație și documentație. Consultanti pe sisteme de prelucrare a informatiilor de afaceri, date industriale, comerciale, afaceri. Cursuri de recalificare si perfectionare a personalului. Organizare de expozitii, congrese, conferinte. Aplicații software, pachete software pentru afaceri, finanțe, birouri și dezvoltatori profesioniști. Software pentru tehnologiile de stocare a informațiilor, managementul arhivelor, managementul bibliotecilor și documentelor electronice (EDMS), sisteme de management al bazelor de date (DBMS), management centre de informare, servicii de ajutor. Formare profesională, tehnică, hobby și alte cursuri specializate de formare pe termen scurt și perfecționare. Universități, școli superioare, universități tehnice și instituții de învățământ superior (institute). Servicii de organizare de congrese și conferințe, pentru documentare tehnică, stocare și preluare de informații, pentru documentare de instruire, păstrare și distrugere documentație, întreținere, gestionare administrativă a arhivelor de documente

Titluri de companie

Sugerați modificăriAnunțați despre închidere

Institutul rusesc de cercetare științifică de documentare și arhivare a fost înființat în 1966 din ordinul guvernului URSS. Institutul a desfăşurat lucrări de cercetare în domeniul arhivării şi evidenţei. Pe baza rezultatelor obținute, personalul Institutului de Cercetare a elaborat linii directoare și recomandări privind organizarea arhivelor și a muncii de birou pentru instituții de diferite profiluri. După prăbușirea Uniunii Sovietice, principalele funcții de desfășurare a activităților de arhivă au fost transferate către Rosarkhiv, a cărui structură includea VNIIDAD. Institutul este inclus în sistemul agenției centrale de arhivă a țării ca organizație independentă. Sarcinile sale includ dezvoltarea problemelor metodologice și teoretice ale managementului și arhivării documentelor, inclusiv furnizarea de documente organizațiilor. Structura instituției cuprinde mai multe divizii științifice și de cercetare care organizează aparatul de referință și contabilizarea strictă a documentelor de arhivă. Institutul de Cercetare dispune de un sector pentru achiziționarea și examinarea documentelor, un departament pentru gestionarea documentației și standardizare. O unitate specială dezvoltă probleme de asigurare a siguranței documentelor. Angajații Institutului de Cercetare au elaborat reguli, reglementări și metode clare pentru activitatea arhivelor administrate de stat și organizații individuale. Una dintre activitățile importante ale instituției este soluționarea problemelor legate direct de clasificarea informațiilor de arhivă și a materialelor tipărite.

Formare avansată și recalificare profesională în arhivare, management de documente, suport pentru managementul documentelor

Conținutul cursului: cadru legal și de reglementare și metodologic modern pentru lucrul cu documente în guvern și administrație, în diferite organizații, instituții și întreprinderi, precum și cu documente de arhivă, standarde internaționale și ruse pentru managementul documentelor, metode tradiționale și noi promițătoare de lucru cu documente în organe autorități și administrații, în diverse organizații, instituții și întreprinderi, precum și cu documente de arhivă sisteme automate de gestionare a documentelor management electronic documentelor tehnologii moderne de organizare a activității instituțiilor arhivistice, inclusiv lucrul cu documente electronice. Cursurile sunt conduse de: specialiști de top ai VNIIDAD - dezvoltatori ai principalelor documente de reglementare în vigoare în Federația Rusă: legi, reguli, GOST, instrucțiuni, liste și autori de manuale metodologice pentru organizarea muncii cu documente în condiții moderne angajați cu înaltă calificare ai federali. arhivele de stat profesori cu experiență ai universităților de specialitate reprezentanți ai companiilor de top din Rusia și străinătate pentru dezvoltarea de produse software și producerea de echipamente pentru lucrul cu documentele și informațiile documentare ale arhivelor. Participanții la curs au la dispoziție mijloace didactice, documente normative și metodologice pregătite de oamenii de știință de la VNIIDAD.

Misiune: Pregatirea avansata si recalificarea profesionala a specialistilor in domeniul arhivarii, managementului documentelor si managementului documentelor (manager document, arhivar, asistent secretar, grefier, administrator, asistent manager)

În perioada 9-10 aprilie 2019, VNIIDAD OCPC a susținut un workshop pe tema „Pachetul software Fondul de arhivă și perspectivele sale de dezvoltare”.

Seminarul a abordat următoarele aspecte:
1. Scopurile, obiectivele și principiile de bază ale contabilității documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse.
2. Organizarea lucrărilor de înregistrare a documentelor în arhivele de stat și municipale.
3. Program de informatizare: scopuri, obiective, direcții principale.
4. Rolul și semnificația sistemelor software „Fondul de arhivă”, „Catalogul fondurilor”, „Catalogul central de stocuri” în spațiul unic de informare al Rusiei.
5. Structura și principalele caracteristici ale PC-ului „Fondul de arhivă”, versiunea 5.0.
6. Metodologia de păstrare a documentelor contabile în PC „Fondul de arhivă”, versiunea 5.0.
7. Probleme de implementare a versiunii 5.0 a Fondului Arhivistic PC în arhivele de stat și municipale.
Training-ul a fost condus de: Șef Departament Arhivare VNIIDAD, Ph.D. philol. Științe. PE. Gercikov; sef laborator VNIIDAD N.A. Tkacenko; Șeful Departamentului Proiecte de Informare și Comunicare Inter-Arhivistică a RGANTD N.V. Glishchinskaya.
Ascultătorilor seminarului li s-a pus la dispoziție literatură normativă și metodologică, iar la finalizarea pregătirii li s-au acordat certificate de pregătire avansată.
Următorul curs pe această temă este programat în perioada 22-23 octombrie 2019.

În perioada 1 aprilie - 5 aprilie 2019, OCTC VNIIDAD a susținut un workshop pe tema „Restaurarea documentelor de arhivă”.
La instruire au participat specialiști din arhivele statului și organizații comerciale.
Participanții la seminar au primit cursuri teoretice și practice pe următoarele teme:
1. Asigurarea securității documentelor ca sistem de măsuri. Locul și rolul restaurării în sistemul OSD. Scopul și sarcinile de restaurare. Principii de restaurare.
2. Procesarea biocidă a cazurilor ca modalitate de asigurare a siguranței documentelor.
3. Comportamentul textelor de diferite tipuri în timpul restaurării. Proprietăți ale textelor de diferite tipuri: scrise de mână, dactilografiate, tipărite, electrografice, tipar. Criterii de evaluare a stabilitatii textelor: stabilitate chimica, rezistenta la apa, rezistenta la uzura. Definiție
stabilitatea textului. Compoziții pentru fixarea lor.
4. Tehnologia principalelor procese și operațiuni de restaurare. Prepararea solutiilor. Efectuarea studiilor necesare pre-restaurare. Ateliere.
5. Legarea și legarea documentelor de arhivă. Materiale si echipamente pentru lucrari de legare.
6. Hârtii și adezivi pentru restaurare. Restaurarea documentelor de arhivă pe pergament. Specificul restaurării documentelor realizate cu cerneală de fier fier și coloranți pe bază de compuși de cupru. Restaurarea documentelor realizate pe hârtie de calc.
7. Cunoașterea standardelor interstatale: GOST 7.48 - 2002 „SIBID. Conservarea documentelor. Termeni și definiții de bază”, care stabilește termenii și definițiile conceptelor utilizate în știință, tehnologie și producție în domeniul conservării documentelor pe hârtie, pergament și piele; GOST 7,50 - 2002 „SIBID. Conservarea documentelor. Cerințe generale”, care conține principalele prevederi pentru asigurarea securității documentelor, precum și recomandări pentru organizarea muncii în domeniul conservării documentelor. Materiale pentru refacerea fazelor.
8. Procedura de înregistrare a documentaţiei de restaurare.
9. Restabilirea integrității documentelor prin completarea manuală a pastei de hârtie. Lecție practică.
10. Planificarea măsurilor de siguranță și pregătire pentru situații de urgență. Acțiuni în caz de urgență. Ateliere.
Training-ul a fost condus de: Cercetător principal al Laboratorului de Conservare a Documentelor de Arhivă al VNIIDAD, Doctor în Științe Biologice T.N. Bolshakova, adjunct al șefului LMRD RGANTD L.P. Mashkova, artist-restaurator de cea mai înaltă categorie LMRD RGANTD I.S. Şarapova.
Pentru participanții la seminar a fost organizată o excursie la atelierul de legătorie al LMRD RGANTD.
La finalul seminarului, ascultătorii au promovat un test de control asupra termenilor și definițiilor de bază în domeniul conservării documentelor pe hârtie, pergament și piele.
Participanții la curs au primit literatură normativă și metodologică, iar la finalul pregătirii li s-au acordat certificate ale formei stabilite de pregătire avansată.

În perioada 26 martie – 28 martie 2019, VNIIDAD OCCP a desfășurat un curs de pregătire avansată „Cadru normativ și metodologic de evaluare și selectare a documentelor organizațiilor pentru depozitare permanentă. Examinarea valorii documentelor și achiziția de arhive.
La curs au participat specialiști din arhivele municipale, organizații de stat și comerciale.
În cadrul cursului au fost discutate următoarele întrebări:
1. Temeiul juridic pentru formarea Fondului de arhivă al Federației Ruse.
2. Cadrul normativ și metodologic pentru examinarea valorii documentelor și achiziția arhivelor statului.
3. Principii, criterii, metode de evaluare și selecție a documentelor pentru păstrarea permanentă.
4. Probleme moderne de selectare a documentelor pentru Fondul de arhivă al Federației Ruse.
5. Listele surselor pentru achiziţionarea arhivelor statului.
6. Pregătirea documentelor pentru trecerea la depozitare în arhiva organizației, transferarea documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă la arhivele statului.
7. Caracteristici ale selecției pentru stocarea documentelor organizațiilor neguvernamentale și a anumitor categorii de documente (științifice și tehnice, KFFD și alte documente).
8. Organizarea muncii cu documente privind personalul și originea personală.
9. Tehnologii arhivistice automatizate în principalele activități ale instituțiilor arhivistice în stadiul actual.
10. Finanţarea documentelor în arhive.
11. Organizarea muncii arhivei. Drepturile și obligațiile comisiei de experți a organizației.
În cadrul cursului s-au desfășurat ateliere de pregătire și execuție a inventarelor dosarelor, actelor și întocmirii actelor de distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării.
Cursurile au fost susținute de specialiștii de frunte ai VNIIDAD: cercetător principal al Departamentului de Arhive B.V. Albrecht, Șef al Departamentului de Studii Arhivistice, Ph.D. philol. Științe N.A. Gerchikova, cercetător principal al Departamentului de Arhive E.N. Sakharova, șef. laborator N.A. Tkacenko, cap OCPC, Ph.D. ist. Științe N.I. Khimina.
Cursanții au primit seturi de suporturi didactice pe tema cursului, iar la finalizarea pregătirii - certificate ale formularului stabilit de pregătire avansată.
Următorul curs pe această temă este programat în perioada 14-16 octombrie 2019.

În perioada 18 martie – 22 martie 2019, VNIIDAD OCCP a desfășurat un curs de perfecţionare pe tema „Sisteme electronice de management al documentelor: organizarea utilizării”.
La instruire au participat specialiști din organizațiile de stat și comerciale și din arhivele municipale.
Cursurile au fost susținute de: Departamentul Gestiune Recorduri VNIIDAD M.V. Beldov; Candidat la Științe Istorice, Conf. univ. M.P. Bobylev; cercetător principal al Departamentului de Management al Recordurilor VNIIDAD O.N. Bukreeva; cercetător al Departamentului Gestiunea Înregistrărilor VNIIDAD A.G. Borozdin; cercetător al Departamentului de Management al Recordurilor VNIIDAD N.I. Ivanovski.
Cursul a acoperit următoarele subiecte:
1. Politica de stat în domeniul formării „societății informaționale”, „economiei digitale” și managementului documentației. Legile federale ale Federației Ruse și regulamentele care reglementează utilizarea documentelor electronice. Standarde naționale și internaționale în domeniul managementului documentelor.
2. Numirea sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS). Forme organizatorice și tehnologice moderne de aplicare a acestora.
3. Cerințe funcționale pentru implementarea ciclului de viață al documentelor în EDMS.
4. Semnătura electronică și utilizarea acesteia în managementul documentelor.
5. Cerințe pentru întocmirea și executarea documentelor organizatorice și administrative în condițiile gestiunii electronice a documentelor.
6. Modele de documente electronice. Principii de aprobare electronică a proiectelor de documente, efectuarea modificărilor, semnarea și aducerea documentelor la executanți.
7. Organizarea muncii cu nomenclatorul cauzelor în condițiile lucrului cu documente electronice.
8. Reglementarea utilizării EDMS în organizație.
9. Rolul EDMS în optimizarea proceselor fluxului de lucru. Metode de proiectare a proceselor în domeniul managementului documentelor.
10. Dinamica schimbărilor în volumul circulației documentelor în contextul utilizării EDMS și al interacțiunii electronice interdepartamentale a autorităților executive federale.
11. Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organele de stat, administrațiile locale și organizațiile (2015)
12. Evaluarea eficacității utilizării EDMS.
13. Relația dintre procesele de gestionare a documentelor electronice interne și externe în construirea unei „organizații digitale”.
14. Direcții de perspectivă de dezvoltare și utilizare a EDMS. Interacțiunea EDMS și arhiva electronică a organizației.
Ascultătorii au primit seturi de manuale normative și metodologice pe tema cursului și certificate ale formei stabilite de pregătire avansată.
Următorul curs pe tema „Sisteme electronice de management al documentelor: organizarea utilizării” (40 de ore de formare) este programat în perioada 07-11 octombrie 2019.

În perioada 04-05 martie 2019, VNIIDAD OCCP a susținut un seminar de două zile pe tema „Cerințe pentru executarea documentelor pe baza GOST R 7.0.97-2016”.
La seminar au participat reprezentanți ai organizațiilor comerciale.
În timpul instruirii, autorii documentului au evidențiat următoarele aspecte:
1. Sprijinul reglementar al muncii de birou în etapa actuală.
2. Sistemul documentației organizatorice și administrative: tipuri și varietăți de documente.
3. Asigurarea proceselor de documentare în organizație în conformitate cu GOST R 7.0.97-2016: compoziția detaliilor documentelor, cerințele pentru formularele de documente.
4. Corespondența de afaceri: caracteristici ale scrierii scrisorilor de afaceri.
5. Cerințe pentru utilizarea instrumentelor de semnătură electronică.
În cadrul seminarului, s-au desfășurat ateliere de lucru privind compilarea scrisorilor de afaceri și dezvoltarea șabloanelor electronice pentru formulare de documente.
Cursurile au fost conduse de specialiștii de frunte ai Departamentului de Documentare VNIIDAD - dezvoltatorii GOST: cercetător senior M.V. Beldov; cercetător principal O.N. Bukreev;
cercetătorul A.G. Borozdin; cercetătorul N.I. Ivanovski.
La finalul seminarului, ascultătorilor li s-au acordat certificate ale formei stabilite de pregătire avansată.
Vă reamintim că noul GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente” a intrat în vigoare la 01 iulie 2018 în conformitate cu Ordinul Rosstandart din 08 decembrie 2016 nr. 2004-st (modificat la 14 mai 2018). Următoarele seminarii privind aplicarea noului GOST vor avea loc în perioada 14-15 mai, 04-05 iunie, 09-10 septembrie 2019.

Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare (VNIIDAD) face parte din sistemul Agenției Federale de Arhivă (Rosarchive). Sarcinile sale principale rămân dezvoltarea problemelor teoretice și metodologice de arhivare și gestionare a documentelor, arhivare și suport documentar pentru management.

Institutul are direcții de cercetare în principalele domenii de activitate: departamentul de arhivare (este format din: sectorul de organizare a aparaturii științifice de referință și contabilitate documente de arhivă, sectorul de întocmire și examinare a valorii documentelor, sectorul de utilizare a documentelor arhivistice; documente), departamentul pentru știința documentelor (este format din: sectorul management document, sectorul standardizare și management documentație), departamentul suport economic și tehnologic al afacerilor arhivistice (include: laboratorul de asigurare a siguranței arhivistice); documente, sectorul economiei arhivării, laboratorul de tehnologii automatizate de arhivă). Printre cei 88 de angajați ai Institutului (începând cu 01.01.2013) există 1 Membru Corespondent al Academiei Ruse de Științe, 6 Doctori în Științe și 30 Candidați în Științe.

Institutul a elaborat reguli, metode și reglementări pentru activitatea arhivelor de stat și a arhivelor organizațiilor. Au fost create o serie de liste de documente care reglementează selecția documentelor pentru depozitarea în arhivă. Cele mai importante direcții ale activității de cercetare a institutului sunt soluționarea problemelor de teorie și practică de examinare a valorii documentelor și achiziționarea de arhive, crearea și dezvoltarea unui sistem de aparate științifice și de referință și teoretice și metodologice ale acestuia. baza și clasificarea informațiilor de arhivă. Specialiștii institutului se ocupă cu succes de problemele economiei arhivării, asigurând siguranța documentelor de arhivă și utilizarea acestora.

În domeniul managementului documentelor și al managementului documentelor al institutului se efectuează cercetări teoretice legate de studiul esenței informaționale a documentului, proprietățile și funcțiile acestuia, procesele de formare a documentelor, precum și formarea sistemelor de documentare. Se desfășoară cercetări privind istoria muncii de birou și terminologia managementului documentelor și suportul documentației pentru management. Studiile aplicative au ca scop generalizarea experienței practice în dezvoltarea și implementarea tehnologiilor de lucru cu documente, inclusiv cele electronice, și sisteme electronice de management al documentelor (sisteme informaționale corporative), dezvoltarea bazelor organizaționale pentru construirea sistemelor de management al documentelor.

Institutul cooperează cu succes cu Organizația Internațională de Standardizare, participă la elaborarea celor mai importante standarde internaționale pentru managementul documentelor și aduce în atenția profesioniștilor lumii pozițiile fundamentale ale specialiștilor ruși în documente privind managementul documentelor și standardizarea acestui tip de activitate. comunitate.

În ultimii ani, problemele cercetării științifice ale institutului sunt strâns legate de schimbările care au loc în domeniul tehnologiei informației, răspândirea tot mai mare a documentelor electronice și extinderea semnificativă a managementului documentelor electronice. Un loc semnificativ îl ocupă lucrările în domeniul îmbunătățirii managementului documentației, al asigurării securității documentelor de arhivă, al dezvoltării tehnologiilor de arhivă automatizate și al funcționării arhivelor electronice.

Institutul dispune de un Centru de Industria de Informații Științifice și Tehnice privind Arhivarea și Gestionarea Înregistrărilor (include: Sectorul Suport Informațional și Menținere al SIF, Sectorul Informații Științifice și Tehnice Străine privind Arhivarea și Gestionarea Înregistrărilor, Sectorul Resurse Electronice de Informații Științifice și Tehnice), care furnizează arhive și alte organizații interesate de informații în domeniul managementului și arhivării documentelor. Există o Filială Centrul de Studii Avansate în Arhivare și Managementul Documentației, care asigură recalificarea și pregătirea avansată a personalului în aceste domenii. În anul 2003, prin hotărâre a Consiliului șefilor de guvern din statele membre CSI, institutul a primit statutul de organizație de bază pentru recalificarea și formarea avansată a personalului în arhivare, management documentar și suport documentar pentru administrarea statelor membre. a Comunității Statelor Independente.

Consiliul Academic al Institutului include specialiști de frunte de la Agenția Federală de Arhivă, VNIIDAD și alte organizații. Există studii postuniversitare și un consiliu de disertație pentru susținerea dizertațiilor pentru gradul de doctor și candidat în științe istorice în specialitatea: 25.05.02 - documentar, știința documentului, arhivare.