Situația în care antreprenorii se confruntă cu nevoia de a flashiza documente este departe de a fi neobișnuită. Documentele pot fi necesare pentru biroul fiscal, un fond de pensii sau pentru arhivare.

Este strict interzisă lipirea documentelor sau fixarea lor cu un capsator. Pentru a evita problemele și pentru a nu câștiga o reputație de persoană analfabetă, trebuie să știți cum să flashați documentele în conformitate cu toate cerințele.

Reguli generale

La prima vedere, poate părea că nu ar trebui să existe dificultăți în capsarea documentelor, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Procesul trebuie abordat în mod responsabil, astfel încât lucrările să fie într-o formă adecvată. Multe tipografii pot face această lucrare pentru o taxă fixă ​​și într-un timp scurt, dar nu orice antreprenor va risca să încredințeze lucrări importante unor străini. Pentru a nu folosi serviciile profesioniștilor de fiecare dată, merită să vă dați seama cum să flashați corect documentele.

Structurile de supraveghere nu oferă antreprenorilor îndrumări specifice cu privire la această problemă, așa că va trebui să vă dați seama singur. Informații pot fi culese din Recomandările metodologice în domeniul muncii de birou.

Hârtie de cusut cu ață

Cum să flash documente în acest mod? Pentru a face acest lucru, trebuie să pregătiți accesorii. Trebuie să aveți fire, ace și lipici. Procesul constă din trei etape:

• Întocmirea documentelor. Toate lucrările trebuie să fie așezate în ordinea corectă și numerotate cu un creion în colțul foii. Găurile pot fi făcute cu o punte sau se poate folosi un perforator. În cazul în care există o mulțime de hârtie și este imposibil să le perforați cu un perforator, ar trebui să folosiți un cui ascuțit și un ciocan. Numărul de găuri depinde de importanța și scopul documentului. Documentele secrete sunt cusute în cinci găuri pentru a evita înlocuirea foilor. Găurile trebuie plasate în stânga, în centrul câmpului liber. Distanța ar trebui să fie de aproximativ trei centimetri de la o puncție la alta.

• Achita. Când vă dați seama cum să flashați documente cu fire, trebuie să cunoașteți nuanțe importante. În cele mai multe cazuri, se obișnuiește să se folosească sfoară sau fir LSh-210. Sunt permise și alte fire puternice. Este necesar să începeți procesul din spatele găurii, care se află în mijloc. Se obișnuiește să cusezi documentele de două ori pentru a da rezistența dorită. Firul se aduce in spate de la intepatura centrala si se leaga cu un nod. Dacă trebuie să fixați hârtii care nu au o valoare deosebită, puteți folosi un fir obișnuit.

• Verificarea documentelor. Pentru a certifica corespunzator hartiile este necesar sa se pregateasca o bucata mica de hartie de 4 pe 5 cm.Trebuie sa fie lipita de nod astfel incat capetele firului sa fie libere. Pe foaie este necesar să se indice numărul lucrărilor depuse în număr și în cuvinte, precum și funcția, prenumele și parafa persoanei responsabile. După aceea, persoana care certifică își pune semnătura și sigiliul, dacă există. Marginile semnăturii și sigiliului trebuie să depășească neapărat foaia de autocolante.

Cum să pregătești documentele pentru biroul fiscal?

Orice antreprenor este obligat să furnizeze diverse rapoarte cu privire la activitățile sale, așa că sunt necesare cunoștințe despre cum să flash documente pentru serviciul fiscal. Pentru a evita inconsecvențele, este recomandabil să verificați cu persoana responsabilă regulile de fixare a documentelor.

O listă cu toate lucrările atașate trebuie compilată împreună cu documentul final. Inventarul trebuie anexat chiar la începutul cazului și numerotat separat. De asemenea, este necesar să se indice datele documentelor și numărul de foi. Trebuie reținut că numărul este plasat pe foi, și nu pe pagini. Dacă documentul are mai multe volume, paginile fiecărui volum sunt numerotate separat.

Pentru autoritățile fiscale, trebuie să introduceți documentele în 3 găuri, nici mai mult, nici mai puțin. Distanța dintre perforații trebuie să fie mai mare de trei centimetri. Trebuie să le plasați în câmpurile din partea stângă. Găurile se fac cu o punte sau un ac gros. Puncturile trebuie să fie în mijlocul câmpului, astfel încât textul să fie clar vizibil. Toate găurile trebuie făcute astfel încât să fie strict unele sub altele.

Ce ață să coase?

Documentele pentru impozitare trebuie cusute numai cu un ac de perforare, folosind sfoară sau ață LSh-210. În cazuri extreme, este permisă fulgerarea cu un fir de nailon pliat de mai multe ori.

Firul este scos pe spatele ultimei foi. Capetele, a căror lungime nu poate depăși 6 cm, trebuie legate. Autocolantul este realizat conform regulilor general acceptate și este certificat printr-o semnătură și un sigiliu. Capetele firului trebuie să fie libere.

Dacă documentul va fi păstrat mai mult de zece ani, trebuie făcute cinci perforații. În acest caz, autocolantul trebuie să fie din hârtie absorbantă.

Coperta documentului

Trebuie să știți nu numai cum să flashați documentele, ci și cum să alegeți o copertă pentru ele. Pot fi de trei tipuri: standard, non-standard și cele utilizate pentru depozitarea pe termen lung a hârtiei. De regulă, cel mai adesea dimensiunile copertei sunt de 229 pe 324 mm, ele sunt folosite pentru coli A4.

Dacă documentul este mai mare, trebuie să faceți o copertă personalizată. Pentru a face acest lucru, puteți contacta tipografia sau faceți-o singur. Acele hârtii care trebuie păstrate mai mult de 25 de ani ar trebui să fie încadrate într-o copertă rezistentă din carton gros. Dacă se urmărește transferul documentului în arhiva statului, materialul pentru copertă trebuie să fie lipsit de acid.

Firmware in 4 gauri

În funcție de condițiile de păstrare a documentelor, înregistrarea poate fi de două tipuri:

• Parțial, în care foile nu pot fi numerotate. În acest caz, nu este necesar să se întocmească inventarul și fișa de certificare. O astfel de înregistrare este permisă pentru documentele care sunt stocate timp de cel mult zece ani.
• Înregistrarea completă este necesară atunci când lucrările au fost în arhivă de mai mult de zece ani. În acest caz, trebuie să introduceți documentele în 4 găuri.

Capacul trebuie să fie dur, din carton gros, a cărui grosime este de 0,35-1,5 mm. Elementele de descriere trebuie aranjate în conformitate cu GOST 17914-72. Când depuneți documente, trebuie să vă amintiți că textul trebuie citit bine. Toate obiectele metalice, cum ar fi agrafele și capsele, trebuie îndepărtate.

Pentru fulger în 4 găuri, trebuie să pregătiți o punte, un dispozitiv de prindere, ace mari și fire. Dacă sunt multe foi, este mai indicat să luați un burghiu.

Subtilități ale „cusăturii de arhivă”

Înainte de a afișa documentele, trebuie să verificați toate documentele și să le aranjați în ordinea corectă. Foile de inventar trebuie numerotate separat. La final, este necesar un martor.

Dacă carcasa este întocmită parțial, cartonul trebuie aplicat deasupra și dedesubt. În cazul unui design complet, este necesar să coaseți și să faceți o legare folosind lipici PVA.

Pentru a fixa pachetul, ar trebui să utilizați opresiune sau un dispozitiv special. Puncția inferioară și superioară trebuie plasată la o distanță de 30 mm de marginile câmpurilor. Cele două găuri rămase sunt situate la o distanță de aproximativ 80 mm de perforațiile extreme.

Capetele firului trebuie trecute prin diferite ace și ținute în perforațiile din mijloc pe partea din față. Firul este scos din spate prin perforațiile extreme spre partea din față. Apoi este filetat în găurile adiacente. Capetele trebuie legate de la spate.

Concluzie

Raportarea corectă și gestionarea documentelor este unul dintre aspectele esențiale ale activității de succes. Prin urmare, managerii trebuie să abordeze această problemă cu toată responsabilitatea și să știe cum să flasheze corect documentele.

Antreprenorii și angajații de birou în munca lor se confruntă cu necesitatea executării corecte a documentelor de mai multe pagini. După cum știți, autoritățile de reglementare și organizațiile superioare sunt meticuloase în ceea ce privește proiectarea documentelor de afaceri și, prin urmare, uneori apar dificultăți. Să ne dăm seama cum să flashăm și să numerotăm corect documentele, astfel încât să nu existe întrebări inutile atunci când le trimitem.

Cine se ocupă de hârtii?

Se pare că nu este nimic complicat în hârtiile intermitente. Dar, de fapt, nu totul este atât de simplu. Există anumite reguli prin care se face acest lucru. Dacă doriți să faceți o legare de ziare sau reviste pentru utilizare în cadrul organizației, atunci acesta este un lucru. Dar dacă vă confruntați cu sarcina de a pregăti documente pentru arhivă sau fisc sau în altă parte, atunci trebuie să abordați munca cu toată responsabilitatea, altfel riscați să primiți actele înapoi. Motivul refuzului poate fi înregistrarea incorectă.

Sunt multe astfel de cazuri. Și totul datorită faptului că nu știm cum să flashăm și să numerotăm corect documentele. Este puțin probabil ca un model de model să fie furnizat în taxă sau arhivă.

Acum există un număr suficient de firme implicate în firmware-ul documentelor. Puteți folosi serviciile lor. Cu siguranță au multă experiență. Acestea oferă o gamă largă de huse. Dar acest lucru nu este întotdeauna convenabil. Cert este că tipografiile sunt pline de comenzi. Să presupunem că trebuie să faceți acest lucru urgent. Cum să fii atunci? Rămâne doar să ne ocupăm de această problemă.

În plus, în condiții de economie, conducerea nu este întotdeauna pregătită să plătească cheltuieli suplimentare și, prin urmare, acest tip de muncă cade pe umerii secretarilor și contabililor. Deci, este mai bine să-ți dai seama singur o dată, astfel încât să nu existe probleme în viitor. Aceste cunoștințe pot fi utile.

Ajutor pentru incepatori

Dorim să remarcăm că nu există standarde uniforme cu privire la modul de flashare a documentelor. Apropo, nici structurile de stat nu dau nicio explicație în această privință. Ceea ce înseamnă că trebuie să-ți dai seama singur. În aceasta ne vor ajuta recomandările metodologice ale muncii de birou (ordinul Arhivelor Federale din 23 decembrie 2009).

De ce aveți nevoie pentru a flash documente?

Înainte de a începe munca în sine, trebuie să vă pregătiți. Veți avea nevoie de următoarele materiale:

1. Documentele în sine.
2. Lipici.
3. Hârtie.
4. Ac.
5. Sulă.
6. Perforator.
7. Fire speciale.
8. Sigiliul companiei.

În general, întregul proces poate fi împărțit în trei etape. Primul este pregătirea, al doilea este firmware-ul în sine, al treilea este certificarea documentului finit.

Ce husă să aleg?

Vorbind despre cum să flashizați documentele, trebuie să vă amintiți o astfel de nuanță precum designul copertei. Desigur, în tipografie vi se vor oferi opțiuni frumoase, dar nu întotdeauna sunt necesare dacă nu vorbim de o teză.

Pentru un liant mic, va fi suficient o copertă de hârtie. Dacă se așteaptă o utilizare pe termen lung a liantului (de exemplu, arhivare mai mult de 25 de ani), atunci se folosește carton gros.

Coperta poate fi de dimensiune standard (format A4) și non-standard. Depinde deja de formatul foilor de legat. Coperta trebuie să se potrivească cu dimensiunea documentului.

Paginare

Când pregătiți hârtie pentru cusătură, asigurați-vă că numerotați paginile. Prezența numerotării este o condiție prealabilă pentru înregistrare. „Pentru ce este?” - tu intrebi. Pentru a face imposibilă ruperea neobservată, îndepărtați unele dintre foi. Acest moment este foarte important. Deci, haideți să vorbim despre cum să flashați și să numerotați documentele. Există câteva nuanțe aici.

Când puneți numerotarea, trebuie să vă amintiți regulile:

1. Foile sunt numerotate, nu paginile.
2. Sunt folosite doar cifre arabe.
3. Lista documentelor în sine nu este numerotată.
4. Dacă trebuie să numerotați o scrisoare, mai întâi este atribuit un număr de serie plicului și numai apoi fiecărui prospect.
5. Dacă cazul este foarte mare (de regulă, astfel de fișiere sunt arhivate), atunci acesta poate consta din volume, fiecare dintre acestea având propria numerotare.
6. În cazul în care există hârtie în cadrul liantului pe care sunt deja aplicate numere, acestea trebuie renumerotate într-un singur format.
7. Dacă există foi imbricate de dimensiuni mari (A3), acestea trebuie extinse și puneți un număr în colțul din dreapta sus. Apoi pliați din nou. Va fi tituit doar pe o margine.
8. Se întâmplă ca pe foi să fie lipite documente mici (cecuri, certificate etc.). În acest caz, foaia primește un număr, dar în partea de jos a acesteia este listată o listă de lucrări lipite.
9. Când documentele mici sunt lipite doar de colț, atunci fiecăruia dintre ele i se poate da un număr.
10. Sunt numerotate și desenele, diagramele, fotografiile, planurile.

Pentru a înțelege cum să flashați și să numerotați corect documentele (un eșantion este oferit în articol), trebuie să luați în considerare succesiunea de acțiuni pas cu pas.

Ce ar trebui să fac dacă există erori în numerotare?

Înainte de aceasta, ar trebui să vă asigurați că depunerea este corectă. Priviți cu atenție numerele paginilor. Dacă se dovedește că unele dintre ele lipsesc, atunci puteți introduce o numerotare suplimentară de litere. Toate foile vor rămâne sub numerele lor, iar pe cele lipsă trebuie să scrieți numărul din foaia anterioară și litera.

În cazul unor erori grave, este logic să tăiați cu atenție ceea ce a fost scris și să faceți o înregistrare corectă lângă el. Toate modificările efectuate trebuie să fie reflectate în nota de confirmare.

Descrierea documentului

Înainte de a intermite documente cu fire, este mai bine să verificați corectitudinea execuției întregului caz. La urma urmei, nu aș vrea să-l brodez mai târziu. De regulă, în interiorul acestuia există mai multe pachete de hârtie. Absolut întreaga listă trebuie trecută în inventar. Se întocmește de persoana responsabilă, indicând data. Descrierea nu este numerotata.

Cum să coasi documente cu fire în trei găuri?

Dacă toate documentele sunt pregătite, atunci puteți începe să clipească. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de fire speciale sau puteți folosi sfoară. Desigur, nu are sens să coasi mai multe frunze cu un fir aspru, poți lua una obișnuită împăturită în jumătate.

Deci, să trecem direct la întrebarea cum să flashăm documente cu fire. Fotografiile cu o descriere detaliată vor servi ca un plus vizual la algoritmul de acțiuni. Să începem cu faptul că este necesar să fixați foile pentru ca ulterior să puteți citi cu ușurință informațiile prezentate pe ele. Pentru a face acest lucru, sunt perforate găuri de pe marginea stângă, aproximativ la o distanță de un centimetru și jumătate. Ar trebui să fie trei găuri. Sunt situate una peste alta. Puncturile pot fi facute cu un perforator atunci cand teancul de foi este mic. Pentru tomuri groase, veți avea nevoie de o punte. Pregătiți firul, dar nu îl faceți prea lung, șaptezeci de centimetri vor fi de ajuns.

Cum să flash documentele corect? Un exemplu de flux de lucru este prezentat mai jos. Pentru comoditatea explicației, să atribuim numere găurilor: sus - 1, mijloc - 2, jos - 3.

Trebuie să începeți să coaseți din spatele carcasei, trecând acul prin orificiul 2 spre partea din față. În acest caz, un capăt al firului va rămâne în urmă. Apoi, prin 1 orificiu, acul este din nou adus în spate. În momentul în care acul și capătul liber al firului sunt în spatele documentului, trebuie să vă deplasați din nou în partea din față și apoi din nou în spate.

Cum să flashăm documente, aproape ne-am dat seama. Rămâne cazul celor mici. Odată ce toate foile sunt fixate, puteți lega în siguranță firele într-un nod pe spatele carcasei.

Trebuie să fie strâns strâns, astfel încât să poată fi apoi sigilat cu o notă de confirmare. Capetele firelor trebuie lăsate să atârne liber de sub autocolant.

Cum se certifică documentele?

Ei bine, după cum puteți vedea, nu este nimic dificil în rezolvarea problemei cum să flashați documentele cu fire. Fotografiile prezentate atenției dumneavoastră sunt o confirmare directă a acestui lucru. Trebuie doar să certificăm foile completate.

Aceasta se numește „semnătură de certificat”. Pentru a o face, trebuie să luați o bucată mică de hârtie de 5 x 6 centimetri și să o lipiți pe spate, astfel încât să acopere nodul. Capetele firului ar trebui să iasă de sub el și să atârne liber.

Pe această notă trebuie să indicați câte pagini au fost cusute. Apoi este semnat de director, data și sigiliul organizației. În general, semnătura de certificare se face fie de către directorul societății, fie de către unul dintre adjuncți. Sigiliul în sine este plasat astfel încât o parte a acestuia să cadă pe ultima foaie a pachetului, iar cealaltă pe bilet.

De ce sunt cusute documentele?

Am menționat deja că documentele depuse sunt arhivate pentru depozitare, în plus, în activitățile zilnice ale unei întreprinderi, este de foarte multe ori necesară fixarea pachetelor de foi. Acestea pot fi contracte și rapoarte către autoritățile fiscale sau alte autorități de reglementare. Apropo, autoritățile fiscale au în general cerințe foarte stricte în acest sens. Utilizarea unui capsator nu este permisă. Aceasta este considerată o încălcare gravă.

În general, Ministerul Finanțelor oferă chiar și propriile recomandări cu privire la modul de flashare a documentelor. Deci, dosarul nu poate fi foarte voluminos. Dimensiunea optimă este de până la cincizeci de pagini. Dacă există o mulțime de documente, atunci este mai bine să le împărțiți în mai multe cazuri. Trebuie să existe numerotare continuă în cifre arabe. Frunzele sunt cusute cu un fir grosier, care trebuie legat pe dosul documentului finit. De sus, nodul este sigilat cu o notă de confirmare, care trebuie întocmită în conformitate cu toate regulile. Nu uitați că pe ea este aplicat numărul de foi ale Carcasei. Pentru autoritățile de reglementare, semnătura din nota de asigurare este foarte importantă. Poate fi stabilit doar de director sau de o altă persoană care are autoritatea să facă acest lucru. Toate acestea sunt certificate de un sigiliu. Imprimarea sa ar trebui să se întindă astfel încât să capteze o parte a foii și a notă. De fapt, toate aceste recomandări repetă informațiile pe care le-am prezentat mai sus. Am considerat necesar să le aducem, astfel încât să vă asigurați că faceți totul corect, în conformitate cu indicațiile autorităților superioare.

Autoritățile fiscale impun o cerință neechivocă pentru integritatea și siguranța nu numai a documentelor în sine, ci și a copiilor. Mai mult, fotocopiile sunt depuse și într-un pachet separat.

În loc de postfață

Am vorbit în articol despre cum să flash corect documentele cu fire pentru a le trimite la arhivă și autoritățile de reglementare. Uneori apar dispute cu privire la proiectarea lianților, deoarece nu există un document care să ofere explicații precise cu privire la această problemă, și chiar cu comentarii. Prin urmare, este necesar să ne concentrăm asupra standardelor adoptate în munca de birou. Trebuie reținut că agențiile guvernamentale la care trimiteți lucrările pot avea propriile cerințe pentru proiectarea lor. Prin urmare, este mai bine să clarificați întotdeauna astfel de informații în avans pentru a evita erorile și a returna documentația pentru revizuire. La urma urmei, peste tot pot exista nuanțe.

Dacă o organizație a primit vreodată o cerință de la autoritățile de reglementare să trimită documente, atunci cel mai probabil are o idee despre cum să îmbine documentele. Pentru cei care au suferit această soartă pentru prima dată - acest material. Atentie, daca folositi, atunci documentele semnate cu semnaturi digitale si neduplicate pe hartie pot fi tiparite daca a fost necesara depunerea documentelor la cerere, de exemplu, taxa. Rețineți însă că conform ordinului Serviciului Fiscal Federal din 2019, puteți depune documente prin TCS (un astfel de bonus va multumi evident utilizatorilor aceluiași Circuit Contabil) sau prin biroul contribuabilului. Utilizatorii serviciului online au și posibilitatea de a încărca în Kontur Accounting scrisori de trăsură scanate în format TORG-12 (inclusiv pe mai multe foi!), iar sistemul însuși va recunoaște documentele și acestea vor fi vizibile în program. Acest serviciu online, din păcate, nu are analogi, așa că trebuie să vorbim despre contabilitatea online în Rusia la singular. Da, vă permite să scăpați de multe proceduri pe hârtie, dar acest serviciu online nu este potrivit pentru toată lumea complet și complet, cineva îl folosește doar parțial, cineva abia începe să schimbe, dar în timpul controalelor fiscale și în alte situații se întâmplă adesea ca este mai ușor să tipăriți documentele, apoi trebuie să capsați documentele și să le trimiteți. Dacă astfel de situații v-au afectat, acest articol ar trebui să vă ajute să vă dați seama cum să coaseți documentele pas cu pas.

Cum să capsați documentele și cine are nevoie de ele

În primul rând, cerința este precizată la nivel legislativ. Cum se capsează documentele și de ce, este reglementat, în special, de standardul național al Federației Ruse GOST R 7.0.8-2013, prin ordin al Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 07.11.18 Nr. ММВ-7-2 / [email protected] etc. În al doilea rând, este necesar organizației în sine, pentru ca ulterior să nu apară situații neplăcute despre documente presupuse incomplet depuse. Regula principală: dacă o companie trebuie să dea mai mult de o foaie autorității, este imperativ să capseze hârtiile!

Acum trebuie să vă dați seama cum să coaseți corect documentele? Mulți merg la extreme: asigurați-vă că faceți trei sau mai multe găuri, utilizați numai fir de nailon, textul de pe hârtia de fixare doar cu litere de tipar... De fapt, în majoritatea cazurilor nu există cerințe clare de stare pentru perforații, fire etc. . Dar există cerințe departamentale, există reguli corporative... Principala funcție a documentelor intermitente este de a asigura siguranța acestora, de a le proteja de modificări, astfel încât foaia dorită să nu dispară sau să fie înlocuită de terți. Ce contează cu adevărat:

1. Teancul cusut de documente trebuie numerotat în margini.
2. Pe spatele stivei ar trebui să existe un autocolant care să împiedice îndepărtarea foilor. Pentru a face acest lucru, este fixat cu lipici și sigiliul organizației este plasat pe acesta, parțial mergând pe autocolant, parțial pe foaia pe care este atașat.
3. Pe autocolant este scris următorul text: „Cusut, numerotat<количество листов цифрами>(numărul de foi în cuvinte), dantelat, sigilat. Se pun, de asemenea, o semnătură și o transcriere, de obicei șeful sau persoana care a întocmit documentele.

Modalități de a flash documente

Prima opțiune, cea mai obișnuită este să străpungeți teancul cu un ac gros sau o pungă și să o coaseți cu ață. Sau faceți găuri cu un perforator. Apropo, această opțiune este de preferat. Dacă un pachet de documente este plasat într-un liant, atunci este posibilă o situație neplăcută: un perforator poate „rupe sigiliul”, pur și simplu rupe firul care ține hârtia împreună.

Conform tradiției, treceți firul prin găuri de mai multe ori și fixați-l într-un nod. Lăsați capetele firului să iasă de sub autocolant.

În cazul în care este necesară depunerea documentelor cusute și certificate, punem „copie corectă” de mână sau cu ștampilă”, semnătura și foaia matricolă a celui care atestă actele, funcția sa și data la care s-a format pachetul.

O altă opțiune despre cum să capsați documentele - „know-how pentru leneși”, apropo, a fost spionată de biroul fiscal: doar capsați-o, iar deasupra agrafelor, ca de obicei, atașați un autocolant și puneți un sigiliu.

De obicei, documentele trebuie capsate de la marginea foii - în mijloc, dar nu este interzisă cusarea foilor prin colțul din stânga sus. Pentru volume mari se folosesc dispozitive speciale - mașini de liant.

Câte găuri să faci cum să capsezi documentele?

Acest lucru nu este aproape niciodată reglementat, precum și materialul firului, cerința este doar pentru rezistență, ei bine, astfel încât să existe. Cea mai ușoară opțiune este să faci două găuri, desigur că aceasta este suma minimă atunci când trebuie să capsezi documente, a face un număr mai mare nu este de obicei dificil. Cu toate acestea, a face găuri pentru cusarea documentelor este una, dar a coase documente cu un fir este alta. Prin urmare, avem nevoie de două videoclipuri, pentru cea mai simplă (dar frumoasă) cusătură și pentru cea mai complexă.

Cum să flash documente cu 2 găuri (găuri, de fapt)

Cum se capsează și se certifică documentele - avizul Ministerului de Finanțe

Cel mai adesea, întrebarea „cum se cusează documentele” este adresată de cei care au primit de la biroul fiscal o cerință de a prezenta copii certificate ale documentelor primare. Nu este clar cum se ambalează în acest caz. Indiferent dacă este necesar să certificați fiecare coală separat, sau să puneți „copie corectă” doar pe ultima coală a liantului. Ministerul Finanțelor schimbă „mărturia” destul de des, de exemplu, pentru acest caz a fost emisă o scrisoare de la Ministerul Finanțelor din 08/07/14 nr. 03-02-РЗ / 39142. Spune că poți asigura întregul firmware, lăsând un semn pe ultima foaie. Dar sub rezerva următoarelor condiții:

1. Documentul trebuie să aibă toate semnăturile și sigiliile lizibile.
2. Orice foaie dintr-un pachet poate fi fotocopiată fără a încălca integritatea firmware-ului.
3. Firmware-ul trebuie să fie puternic.
4. Foile din pachet sunt numerotate, iar numărul lor este indicat prin numere și cuvinte pe autocolant.
5. Documentele trebuie certificate prin semnătură și sigiliu.

Cu toate acestea, câteva luni mai târziu, departamentul a emis o scrisoare din 29 octombrie 2014 nr. 03-02-07 / 1 / 54849 cu alte explicații: Codul fiscal nu prevede depunerea la organul fiscal a copiilor documentelor. într-un liant, certificat pe versoul ultimei pagini a ultimului document. De fapt, toată lumea știe regula „ceea ce nu este permis, este posibil”, în acest caz, Ministerul Finanțelor aderă la regula „ceea ce nu este specificat în Codul Fiscal, va fi precizat de noi”. Adică, până când a fost precizat, a fost posibil să „te gândești”, dar odată cu lansarea scrisorii corespunzătoare, apare deja o nouă regulă. Argumentele din Ministerul Finanțelor sunt următoarele: a fost adoptată decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 5 noiembrie 2009 nr. KA-A41 / 11390-09, care precizează că sub cuvintele „copii certificate de către persoană verificată”, specificat în paragraful 2 al articolului 93 din Codul fiscal al Federației Ruse, trebuie să se înțeleagă că funcționarul organizației certifică copiile documentelor punând asupra lor detaliile necesare care le conferă forță juridică. Adica fiecare fisa pe care o depuneti la fisc trebuie certificata separat. Cu toate acestea, așa cum s-a menționat deja în articol, este necesar să urmați instrucțiunile departamentului în care urmează să predați / cusă documentele, acest lucru, apropo, este menționat și în GOST specificat. Da, da, am trăit până la vremea în care statul însuși în GOST indică variabilitatea regulilor și necesitatea verificării lor anual!

Buna! Astăzi vă vom spune cum să depuneți documentele corect și fără probleme. Orice întreprindere sau subdiviziune structurală a acesteia, indiferent de dimensiunea acesteia, s-a confruntat cel puțin o dată cu o astfel de necesitate precum depunerea documentelor.
Această necesitate apare dacă documentele sunt în curs de pregătire pentru arhivare sau pentru diverse proceduri legale. Există mai multe modalități de a depune documente, pe care le vom lua în considerare în acest articol.

Depunerea documentelor la întreprindere

La orice întreprindere se generează în cursul anului un volum diferit de documente, dintre care unele, după expirarea perioadei de stocare, trebuie transferate în arhivă. Această categorie include documentația care a fost deja executată sau documentele legate direct de angajații organizației. Conform procedurii stabilite, documentele sunt supuse depunerii la arhivă după ce a trecut un an de la finalizarea circulației lor în muncă de birou.

Responsabilitățile, care includ pregătirea documentelor și depunerea lor directă la arhivă, pot fi atribuite angajaților întreprinderii, care sunt persoanele responsabile de fluxul documentelor. În unele cazuri, astfel de atribuții pot fi atribuite secretarului, contabilului sau oricărei alte persoane responsabile. În oricare dintre opțiunile descrise, o astfel de obligație trebuie garantată prin ordin.

În plus, secretariatul unei divizii separate poate fi implicat în pregătirea documentației pentru arhivare. În orice caz, transferul documentației poate fi efectuat numai după executarea lor finală și completă și nimic altceva.

Etapele de depunere a documentelor

Această procedură poate fi împărțită în mai multe etape:
Documentația trebuie să fie supusă unei verificări obligatorii pentru corectitudinea distribuției sale în grupurile relevante de documente;
Este necesar să începeți corect depunerea documentelor;
Verificarea numerotarii paginilor documentelor;
Este necesară emiterea unei inscripții de natură însoțitoare în mod corespunzător;
Asigurați-vă că faceți un inventar intern al tuturor documentelor;
Corectarea detaliilor indicate pe legare (dacă este necesar). Aici vorbim despre faptul că, probabil, au existat modificări ale denumirilor întreprinderii, indicelui de înregistrare a acesteia, modificări ale termenelor limită sau ale subtitrarilor. În toate aceste cazuri, modificările trebuie înregistrate pe legătură;
Efectuarea unui inventar al documentelor care sunt în curs de procesare.

Pare posibilă depunerea parțială a documentelor dacă perioada de păstrare a acestora nu depășește zece ani.

În plus, este permis:
Nu organizați documentația;
Nu numerotați toată documentația;
Refuzați utilizarea inscripției de certificare;
Refuzați să flash documentația.

Reglementarea legislativă de funcționare a documentelor de depunere

Gestionarea documentelor și munca de birou aferentă sunt procese foarte complexe. Adesea există situații în care documentele deja pregătite și depuse în arhivă pot fi returnate din cauza executării incorecte. Acest lucru duce la o întrebare firească: cum să depuneți corect documentele? Această operațiune este reglementată de Recomandările Metodologice în domeniul muncii de birou. Aceste recomandări sunt stabilite legal prin ordinul Arhivelor Federale, care a intrat în vigoare la 23 decembrie 2009.

Acest act legislativ este cel care stabilește recomandări privind procedura de depunere a documentelor. Acestea trebuie respectate pentru a se evita returnarea documentelor executate incorect și refuzul arhivei de a le accepta pentru păstrare.

Arhiva internă a fiecărei organizații poate stoca documente pentru o anumită perioadă de timp, după care documentația trebuie transferată pentru păstrare la arhivele statului, sau eliminată, dacă legea permite acest lucru.

Perioade de păstrare a arhivelor

Legislația reglementează strict perioadele în care documentele trebuie păstrate. Acești termeni depind direct de tipul de documentație:
75 de ani ar trebui să fie păstrate cărțile de afaceri, evidențele notariale, documentele legate de personal;
75 de ani păstrează toate documentele aferente procedurii de privatizare (trecerea obiectelor fondului locativ de stat în proprietatea unei persoane private);
Documentația de brevet pentru invenții este stocată timp de 20 de ani;
Documentația referitoare la construcția capitală a fost păstrată timp de 20 de ani;
Documentația aferentă implementării activităților de proiectare este arhivată timp de 20 de ani;
15 ani ar trebui păstrați în depozitul diferitelor tipuri de lucrări și cercetări științifice;
Toată documentația de arhivă a unei organizații ale cărei activități sunt legate de agricultură este păstrată timp de 5 ani;
5 ani de stocare a diverselor documente legate de activități de film și fotografie;
3 ani - documentare foto și video.

În cazul lichidării sau reorganizării unei întreprinderi, toată documentația care nu are termen de păstrare trebuie să fie transferată spre păstrare la arhivele statului. De asemenea, sunt supuse transferului documentele referitoare la personalul întreprinderii.

Dacă organizația este non-statală, atunci în acest caz legislația prevede o reglementare specială a relațiilor. Mai precis, se aplică următorul principiu: legea impune încheierea unui acord cu Serviciul Federal de Arhivă, dar dacă un astfel de acord este încheiat cu întârziere (din orice motiv), atunci arhiva este obligată să accepte doar pachetul de documente care este legate direct de organizațiile de personal. Dar soarta documentelor rămase și locul ulterior de depozitare a acestora ar trebui să fie decisă de președintele comisiei de lichidare a întreprinderii.

Documente care urmează să fie flash :
În conformitate cu legea, toată documentația, care constă din două sau mai multe pagini, este supusă firmware-ului. Această regulă se aplică și documentelor cu caracter statutar. Este important ca documentele care nu sunt supuse transferului pentru stocare în arhivă, desigur, să nu fie flash flash.

De ce este posibil să aveți nevoie să flashați documente

Principalul factor care influențează necesitatea de a flashiza documentația este că în acest fel încearcă să protejeze documentele de eventuala retragere sau înlocuire a foilor sale individuale. De aceea, documentele sunt supuse firmware-ului cu ajutorul firelor și numerotarea acestora. Documentația este apoi sigilată.

Lista documentelor care urmează să fie flashizate include documente de natură contabilă și de personal, precum și registre contabile pentru profitul organizației, precum și alte acorduri deosebit de importante.

O listă suplimentară de documente care urmează să fie flashizate poate include copii și traduceri care au fost legalizate.
Documentele care au fost formatate în acest fel sunt mult mai ușor de stocat și ocupă mult mai puțin spațiu. În plus, legarea cu fir și sigilarea ulterioară vă permit să fiți sigur că documentația are un aspect holistic. Momentan nu au fost inventate metode alternative care respectă legea.

Cum să depuneți documentele și să le trimiteți la arhivă

După execuția completă a tuturor documentației necesare pentru a fi arhivate, pasul final este depunerea. Pentru a începe depunerea documentelor, se presupune că toate obiectele metalice, cum ar fi ace, agrafe și capse, sunt complet îndepărtate. După aceea, documentele sunt scoase din liant.

Dacă documentele sunt deja completate corespunzător, acestora li se adaugă o foaie goală, pe care se întocmește o inscripție însoțitoare. In plus, la inceputul teancului de documente poti adauga si foi care vor fi folosite pentru intocmirea unui inventar intern. O alternativă poate fi formularele de inventar special pregătite.

Câte foi pot fi depuse într-un dosar

Legea stabilește numărul maxim de coli care pot fi capsate împreună și apoi constituie un singur caz. Astfel, cazurile trebuie completate în așa fel încât numărul total de pagini să nu depășească 250 de bucăți. Este probabil ca în cursul anului întreprinderea să fi strâns un număr mare de lucrări care ar trebui arhivate. În acest caz, acestea sunt împărțite în volume separate care conțin până la 250 de coli. În procedura standard, firmware-ul se realizează folosind o copertă rigidă.

În cazul în care foile au un format diferit, atunci firmware-ul unui astfel de volum trebuie efectuat folosind patru puncte de perforare. Acest lucru vă permite să fixați cât mai sigur împreună foi de diferite dimensiuni.

La fulgerarea documentației care are o durată lungă de valabilitate, este permisă fulgerarea foilor împreună cu capacul, adică în întregime.

În cazul documentației care are o perioadă standard de păstrare, cusătura se realizează astfel: cusătura începe de la foaia care urmează după legare. După aceea, o bandă de carton este așezată deasupra primei foi, după care se cusează totul. Distanțierea din carton este folosită pentru a proteja firele de uzură.

Merită să ne amintim că documentația poate fi stocată pentru totdeauna, așa că ar trebui să controlați limitele firmware-ului. Adică, firele nu ar trebui să fie pe text și ar trebui să fie ușor de citit chiar și după procedura de firmware.

Este permisă stocarea documentelor direct în liant. Dar numai dacă perioada de păstrare a acestei documentații nu depășește 10 ani.
La unele întreprinderi, se folosește o mașină specială - un broșurar. Cu toate acestea, această metodă de capsare a documentelor este acceptabilă numai pentru stocarea internă și este inacceptabilă pentru un liant de arhivă.

Următorul pas în pregătirea documentelor este numerotarea acestora. Numerotarea este efectuată pentru comoditate atunci când lucrați cu documentația. Produs cu un creion negru sau o mașină specială de numerotare. Numerele paginilor sunt plasate în colțul din dreapta sus al documentului numai pe partea din față. La numerotare, este important să rețineți că numerele paginilor nu trebuie să se suprapună cu textul principal și este interzisă numerotarea folosind creioane colorate sau cerneală.

Pentru a facilita cusarea documentelor, puteți folosi mape de arhivă, o mașină de găurit, precum și un liant.

Un standard separat este valabil pentru intermiterea documentelor legate de tranzacțiile bancare în numerar. În acest caz, grosimea folderului de documente deja capsat poate fi de până la 10 centimetri.

Lucrări pregătitoare pentru documentele firmware

Înainte de a începe coaserea, trebuie să aliniați întregul teanc de hârtie. Dacă hârtiile sunt de dimensiuni diferite, acestea trebuie așezate în așa fel încât să fie convenabil să se pună.

După ce s-a terminat așezarea, este necesar să se facă perforații sau găuri folosind o mașină specială sau un burghiu convențional, pentru ca ulterior să fie ușor de dosat documentele. Numărul de găuri poate fi de la 2 la 5. Unele mașini specializate pot file imediat firul în găurile pregătite. Dacă găurirea are loc cu un burghiu convențional, trebuie avut grijă ca găurile să nu se miște.

Cusut manual cu fire

Când coaseți manual documente cu fire, veți avea nevoie de un ac și fire. Firmware-ul se realizează prin două găuri. După fulgere, capetele firului trebuie legate și pe reversul documentului, apoi lipiți o fâșie mică de hârtie pe nodul format.

După aceea, este necesar să se întocmească o inscripție de certificare care să conțină informații despre numărul de foi depuse și cine a certificat dosarul. Această procedură este efectuată în așa fel încât imprimarea și inscripția să iasă dincolo de limitele benzii de hârtie lipite.

Apoi paginile sunt supuse numerotării obligatorii. După cum arată practica, nu este atât de dificil să depuneți manual documentele, totuși, dacă sunt capsate mai mult de 5 coli, atunci este deja destul de problematic să le străpungeți cu un ac. În acest caz, este permisă utilizarea unui perforator.

Șanse cu un perforator

După cum am menționat mai devreme, este destul de problematic să străpungeți mai mult de 5 foi împreună, astfel încât să puteți folosi perforatoare sau perforatoare electrice. Cu un astfel de firmware, trebuie să faceți următoarele: așezați 4 găuri pe câmpul documentelor de cusut, asigurându-vă că textul rămâne lizibil, apoi dantelat.

Documentele atestate notar, contractele, registrele de casa, documentele de tip bancar, precum si jurnalele de inregistrare si dosarele personale sunt supuse sireturilor.

Inscripții însoțitoare la depunerea documentelor

La finalizarea procedurii de legare și numerotare a documentelor, este necesară întocmirea unei inscripții de certificare. De regulă, inscripția de certificare conține în mod necesar informații despre numărul de pagini cusute și despre caracteristicile documentelor incluse în firmware și apoi atașate la spatele carcasei.

Nota de certificare trebuie să fie semnată de șeful organizației.

De asemenea, trebuie menționat că inscripția însoțitoare trebuie să conțină semnătura persoanei responsabile și transcrierea acesteia. Apoi se lipește și de carcasă, fixând nodul firelor de firmware și certificată cu o amprentă de sigiliu, care este plasată pe marginea autocolantului și a foii carcasei în sine.

Sperăm că ați înțeles corect cum să depuneți documentele la întreprindere.

Cum se coase documentele cu ață?

Problema firmware-ului interesează în primul rând angajatul în a cărui fișă a postului este prescrisă această îndatorire. Cel mai adesea, povara acestui „meserie” cade pe umerii fragili ai ofițerilor de personal și contabililor. Este foarte important să vă perfecționați abilitățile: firmware-ul realizat incorect poate fi el însuși o sursă de diverse probleme dacă dispare orice foaie importantă din documentație.

Deci, cum să coaseți corect documentele cu un fir (pas cu pas) și pentru ce este?

Practic, în munca de birou, sunt afișate documente de personal și contabile, care ar trebui să fie stocate mai mult de zece ani. Din iulie 2013, documentele constitutive și cererile către Serviciul Fiscal Federal au fost permise să fie depuse pentru înregistrare și să nu fie cusute.

Cum să coaseți corect documentele cu un fir: fotografie pas cu pas

Pasul 1. Echipament

• Asigurați-vă că teancul rezultat nu depășește 250 de coli, iar grosimea sa este mai mică de patru centimetri.
• Adăugați o foaie goală la bloc pentru o inscripție însoțitoare. La început, puteți atașa în plus foi pentru un inventar intern.
• Parametri carte de arhivă - maxim 32 x 23 cm.

Pasul 2. Numerotarea

Utilizați un numărător special sau un creion negru. Introduceți numere de pagină. Locul lor este în colțul din dreapta sus al părții frontale. Numerele nu trebuie să se suprapună cu textul principal. Descrierea nu este socotită ca pagină atunci când este numerotată.

Dacă în pachet există o foaie care nu este inclusă în format, aceasta poate fi tivită pe o margine și pliată și numerotată ca o singură foaie. Dar dacă foaia pliată este tituită în mijloc, trebuie să fie socotită ca două foi. Ilustrațiile sunt numerotate pe versoul foii.

Pasul 6 Firmware

Documentele cu o durată lungă de valabilitate pot fi cusute, împreună cu o husă de carton. Cu toate acestea, procedura general acceptată este de a începe legarea de pe coală după legare.

Așezați o bandă de carton pe prima foaie. Acest lucru va preveni sfărâmarea rapidă a firului.

Documentele sunt cusute de două ori.

Cu trei înțepături: incepeti sa coaseti hartia din spate, de la intepatura din mijloc, lasand aproximativ 7 cm de ata.

Din partea din față, introduceți firul în orificiul superior.

Acul era în spate; trimite-l la puncția de jos.

De asemenea, lăsați cel puțin șapte centimetri de fir. Conectați acest rest de fir cu restul anterior și legați un nod.

Patru gauri:începeți cusătura de la a doua puncție de sus. Apoi introduceți acul în gaura de sus și apoi înapoi în a doua gaură de sus.

Apoi acul ar trebui să cadă în a treia gaură și, mai departe, din spate - în a patra. În cele din urmă, introduceți acul în a treia puncție din față.

După nodul, ar trebui să rămână 5-6 cm de fir liber.

Pasul 7. Sigilare și Certificare

Lipiți o bucată de hârtie absorbantă, astfel încât atât nodul, cât și unele dintre firele agățate să fie acoperite. Hârtia groasă în aceste scopuri nu poate fi utilizată: nodul ar trebui să fie clar vizibil.