Matricea Eisenhower rămâne să permită selecția și prioritizarea. Întemeierea sa a fost pusă la 14 octombrie 1890, odată cu nașterea fondatorului său. Dwight Eisenhowerîn Denison, Texas. Familia Eisenhower era obișnuită și nu s-a remarcat prin nimic special.

În timpul ceremoniei de deschidere a muzeului Eisenhower din 4 iunie 1952, Dwight a spus: „Mai târziu mi-am dat seama că suntem foarte săraci. Știam doar ceea ce părinții noștri nu s-au săturat să ne repete - toate căile îți sunt deschise. Nu fi leneș, folosește-le.” Părinții, David și Aida, nu au folosit niciodată aceste oportunități, în timp ce își puneau toate speranțele în fiii lor. Au dezvoltat în ei calități precum independența, onestitatea și intenția. Aceste calități au jucat mai târziu un rol cheie în viața unuia dintre fii - o persoană remarcabilă, soț, tată, general și președinte al Statelor Unite.

Capacitatea de a se controla asupra lui Dwight nu a venit brusc și nici imediat. Drumul către stăpânirea acestei abilități a fost lung și interesant. Primele sale abilități de lider și organizator s-au manifestat în timpul organizării de meciuri amicale de fotbal sau baseball între școli. Ulterior dezvoltare iar îmbunătățirea abilităților lor a continuat la academia militară, iar după - în armata regulată. Pentru realizările sale, Dwight Eisenhower a fost promovat la gradul de major și în 1925 a fost trimis la Școala de Comandă și Stat Major din Leavenworth, Kansas.

O trăsătură distinctivă a școlii a fost metodologia de predare. Antrenamentul a constat în organizarea unor jocuri de război specifice. Ascultătorii au primit sarcini introductive, care au inclus informații despre formațiuni ostile, numărul inamicului, caracteristicile terenului, poziția, strategia aleasă și alți indicatori. Ghidați de datele primite, comandanții trebuiau să organizeze activitatea sediului, să stabilească zonele de responsabilitate între subordonați și să elaboreze un plan de acțiune clar care vizează îndeplinirea misiunii de luptă.

Volumul de lucru de la școala de la sediul central era la limita capacităților umane, dar nu pentru Dwight Eisenhower. A început cu pricepere să aplice metodologia de planificare și prioritizare pe care o elaborase, care nu numai că nu și-a pierdut din relevanță, dar este și una dintre cele cheie în domeniul planificării. Tehnica propusă de Eisenhower vă permite să sortați cazurile în același timp după urgență și importanță. El a identificat patru criterii prin care este posibilă identificarea și evidențierea sarcinilor cu cea mai mare prioritate pentru impactul ulterior asupra rezultatului final. Importanța este determinată de măsura în care rezultatul execuției afectează activitatea.

Urgența este determinată simultan de doi factori:

• Cât de repede trebuie să rezolvați problema;
• Cum este interconectată execuția unei sarcini cu un interval de timp.

În conformitate cu matricea Eisenhower, fiecare caz trebuie să fie atribuit unuia dintre cele patru criterii:

Matricea Eisenhower

Fiecare dintre cele patru criterii identificate include o listă specifică de cazuri. Le vom analiza puțin mai detaliat. Tabelul 1.1. este dată o listă de indicatori cheie corespunzători unuia dintre cele patru criterii, prin care este posibil să se determine dacă aceasta sau acea sarcină se încadrează sau nu în subordinea acestora.

Tabelul 1.1. Indicatori de urgență și importanță a sarcinii

Tip de sarcină: „Urgent și important”

Cazurile se încadrează în acest cadran care fie au scăpat de sub control, fie nu au fost planificate și au apărut brusc. Tot ceea ce îndeplinește criteriile de mai sus în cadranul indicat va trebui rezolvat independent și prompt. Întârzierea rezolvării unor astfel de probleme poate duce la daune și pierderi semnificative. Dacă lista cazurilor care se încadrează în acest cadran nu scade, ci, dimpotrivă, este completată în mod regulat, atunci putem concluziona că există probleme cu planificarea. Soluția va fi să vă revizuiți activitățile și să urmați o pregătire specializată în tehnici eficiente de planificare.

Tip de activitate: „Important, dar nu urgent”

Acestea sunt principalele sarcini pe care trebuie să le rezolve un manager de orice nivel. Aceste sarcini sunt legate de sarcini orientate spre viitor. Aplicând regula 80/20 sau principiul Pareto, formulându-l după cum urmează: „20% din sarcini sunt sarcini cheie care trebuie îndeplinite pentru a obține 80% din rezultat”, începi să-ți folosești eficient și, cel mai important, timpul de lucru corect. Mai mult, știi să prioritizezi și să stăpânești abilitățile de auto-organizare.

Pentru a obține succes, trebuie să depuneți eforturi maxime. Este nevoie de un anumit efort pentru a face lucruri care sunt identificate ca importante, dar nu urgente. Aceste sarcini ar trebui să dureze maxim. Rezolvarea la timp a acestor probleme va preveni multe crize în viitor, iar apariția de noi oportunități va deveni norma. Rămâne de adăugat: „Ține-o așa!”.

Cele două cadrane rămase sunt chiuvete de timp obișnuite. Nu mi-aș pierde timpul descriindu-le, dar, cu toate acestea, pentru a înțelege procesul de lucru cu matricea Eisenhower, voi încerca să le subliniez pe scurt esența.

Tip de sarcină: „Urgent, dar nu important”

Dacă tot mai multe cazuri încep să se încadreze în acest cadran, atunci aveți probleme care trebuie rezolvate urgent sau pur și simplu nu știți cum să prioritizați. Faci absolut orice, în afară de munca ta.

Amintiți-vă de comedia lirică a regizorului Eldara Ryazanova„Post de dragoste la serviciu”? Ai ghicit deja ce erou am decis să folosesc ca exemplu? Desigur, acesta este activistul social Shura. Pentru ca totul să revină la locul său, trebuie să vă amintiți scopul. Și pentru asta, joacă doar episodul următor, schimbând rolurile. Imaginați-vă, pe de o parte, ca Lyudmila Prokofievna și, pe de altă parte, ca aceeași Shura și spuneți următorul dialog:

L.P.: Shura, dacă memoria îmi este bine, ești înscris la departamentul de contabilitate?

SH.: Da asa cred.

L.P.: Îți amintești bine?

SH.: Da, după părerea mea.

L.P.: Haideți și gândiți-vă de treburile voastre.

Și așa cum am stabilit deja, afacerea dvs. este soluția unor sarcini importante, dar nu urgente.

Tip de sarcini: „Nu este important și nu urgent”

Imi pare sincer rau pentru tine. Pur și simplu îți irosești viața și îți irosești energia cu lucruri absolut inutile. Dacă ești epuizat la serviciu și începi să observi că ai ucis timpul mai des, atunci poți spune că activitățile tale au devenit ineficiente.

Există o singură soluție - să urmați de urgență o pregătire specializată în personal eficienţă, motivareși tehnici eficiente de planificare.

Articolul a fost publicat pentru prima dată pe Executive.ru pe 20 octombrie 2013 la rubrica „Creativitate fără tăieturi”. Reanunțat în blocul de conținut ca parte aproiect special editii

Sursa foto: twitter.com, arhive personale ale autorului

Oksana Klimenko Trainer-consultant principal în management de proiect, șef de management de proiect la Just Consulting, Moscova
Revista New Management, Nr. 11, 2007

Ce trebuie făcut pentru a vă folosi cea mai valoroasă resursă - timpul - în mod optim? Cum să înveți să planifici eficient și să urmezi cu acuratețe planul? Ce abilități sunt necesare pentru a finaliza cu succes planurile zilnice?

Să începem cu un exemplu. Șeful companiei se întâlnește cu noua zi cu speranța de a avea timp să facă tot ce este planificat pentru astăzi și, dacă iese, ar fi bine să încorporeze câteva întâlniri în program și să cheme un partener important cu care a avut plănuiam să vorbesc de mult, dar tot nu a ieșit. Cu o atitudine atât de optimistă, șeful / top managerul trece la treabă. Vine la birou, se cufundă în afaceri și se prinde curând gândindu-se că va fi foarte problematic să facă tot ce și-a plănuit astăzi. Apar probleme urgente care necesită soluții imediate, iar planul se schimbă dincolo de recunoaștere. Bulgărul cazurilor se transformă într-o avalanșă, există o lipsă catastrofală de timp, iar la sfârșitul zilei de lucru, liderul, nemulțumit de sine, transferă tot ce nu a avut timp să facă azi pe mâine.

Există o părere că dacă planul nu este îndeplinit sută la sută, atunci lucrăm ineficient. Acesta este unul dintre cele mai comune mituri despre planificare și, desigur, ca toate miturile, nu pretinde a fi adevărat. În primul rând, trebuie să înțelegi asta planul nu este o dogmă ci un instrument de management în continuă schimbare. De acord, cu o schimbare bruscă a vremii, uneori trăim și emoții negative: fie e prea cald, fie toamna cu ploaie și vânt a venit la momentul nepotrivit, fie zăpada s-a topit mai devreme decât era necesar... Dar vremea se va schimba totuși - indiferent de starea noastră de spirit. Și trebuie să o luați ca pe un dat. Așa este și cu planificarea. Cu cât reacţionăm mai calm la nevoia de ajustare constantă a planurilor şi mai repede recunoaştem ca o axiomă că planul se schimbă mereu în timpul execuției cu atât îl putem implementa cu mai mult succes.

Clasifică toate lucrurile pe care le faci

Există multe modalități de planificare eficientă, s-au scris cărți, articole despre ele, s-au dezvoltat cursuri de specialitate și seminarii despre ele. Toate acestea pot și trebuie învățate. Există, de asemenea, diferite tipuri de planificare, dintre care cele mai frecvente sunt strategice, tactice și operaționale sau actuale. Ne vom opri doar asupra câtorva aspecte ale planificării operaționale care merită o atenție specială. Pentru că sarcinile zilnice și supraîncărcările din programul managerului sunt cele care provoacă cel mai mult stres. Cum să-l evit? Luați în considerare câteva clasificări care îl vor ajuta pe lider să efectueze planificarea zilnică în mod mai conștient și mai clar.

O modalitate de a planifica este dupa programul de lucru:

• dimineața (ce trebuie făcut chiar la începutul zilei de lucru);
• zi (sarcini pentru prima și mai ales a doua jumătate a zilei);
• seara (probleme care pot fi rezolvate la sfarsitul sau chiar la sfarsitul zilei de lucru).

Adică, toate sarcinile viitoare pentru mâine sunt grupate în trei blocuri în funcție de tipul tău de personalitate („ești o ciocârlă” sau „bufniță”). Sarcinile care necesită un efort semnificativ sunt cel mai bine abordate atunci când performanța dvs. este la cel mai înalt nivel.

Următoarea cale este dupa tipul de activitate:

• scrisori;
• lucrul cu documente;
• activități de consiliere în cadrul companiei (întâlniri de lucru, întâlniri etc.);
• activitati de consiliere in afara companiei (intalniri si negocieri cu parteneri, furnizori, clienti etc.).

Folosind această clasificare în determinarea volumului de muncă pentru ziua următoare, puteți, în primul rând, să evaluați ce tipuri de cazuri s-au dovedit cel mai mult și, în al doilea rând, să le ajustați astfel încât să eliminați monotonia. În mod ideal, managerul trebuie să aloce anumite ore pentru lucrul cu scrisori și alte documente și să le marcheze în programul de lucru.

Poate sorta și sarcinile zilnice pe domenii de management:

• finanţa;
• vânzări;
• producție;
• marketing;
• managementul personalului etc.

Lista este întocmită în funcție de tipul de activitate al companiei. Ea (lista) ar trebui să fie suficient de completă pentru a nu uita nimic și a lua totul în considerare. Ce va oferi o astfel de planificare? În primul rând, toate activitățile viitoare (ținerea de ședințe și participarea la acestea, elaborarea și analiza documentelor) pot fi în mod clar corelate cu aria de management și cu persoanele specifice care sunt implicate în aceste activități și sunt responsabile pentru implementarea acestora. Și acest lucru, la rândul său, vă permite să stabiliți sarcini pentru subordonați - (să zicem, pregătiți informațiile necesare pentru o întâlnire). În al doilea rând, după o lună se va putea, de exemplu, să analizăm care zone primesc suficientă atenție și care primesc mai puțin și să aflăm motivele. Și, în cele din urmă, o astfel de analiză ne va permite să ne planificăm munca mai uniform și mai intenționat în viitor.

Având în vedere că orice proces trece prin anumite etape, putem distinge un alt tip de clasificare a treburilor zilnice - pe etapele procesului:

• inițiere (toate lucrurile care trebuie începute, adică inițiate);
• planificare (activități în curs de dezvoltare și care necesită planificare);
• execuție (cazuri care sunt implementate acum);
• analiză (lucrarea cu documente, rapoarte, precum și rezolvarea altor sarcini de natură mentală);
• control (măsuri, al căror scop este verificarea activității anumitor departamente și angajați, monitorizarea implementării proiectelor etc.);
• finalizare (lucruri de finalizat).

Acum trebuie să alegeți două clasificări care sunt cele mai convenabile și mai ușor de înțeles pentru dvs., care pot deveni cele mai eficiente instrumente pentru a vă planifica ziua de lucru.

De exemplu, luați în considerare sortarea cazurilor în funcție de zona de management și stadiul procesului.

Facem un tabel (vezi mai jos). În prima coloană intrăm în etapele procesului, în prima linie - ariile de management. În celulele de la intersecție avem cazuri viitoare. De asemenea, este convenabil să folosiți diverse marcaje, marcând evenimente cu anumite litere și culori. Puteți indica ora dorită a zilei cu litere: U - dimineața, D - după-amiaza, B - seara. Puteți evidenția prioritatea în diferite culori (roșu - foarte important, galben - important, verde - mai puțin important).

Tabelul 1. Exemplu de matrice de planificare pentru zonele de management și etapele procesului (cu markeri).

Domenii de management/ Etapele procesului	Management financiar	Controlul producției	Managementul vanzarilor	Managementul marketingului	Managementul personalului
Iniţiere		Începe implementarea programului pentru dezvoltarea de noi rețete (întâlnire cu tehnologul șef și șeful producției) - U
Planificare				Planificați o acțiune (o scrisoare cu o declarație de sarcină către un agent de marketing) - U
Execuţie					Aproba sistemul de motivare (lucrare cu acte) - D
	Raport pentru 2 trimestre mp(lucrare cu documente) - D		Analiza rezultatelor participării la expoziție (întâlnire) - U
Control	Raport pentru 2 trimestre mp(lucrare cu documente) - D
Completare					Pregătiți un discurs cu privire la rezultatele concursului de idei (discurs) - B

Este important să completați o astfel de matrice treptat în timpul zilei, pe măsură ce apar sarcini. În formă finalizată, matricea de activități poate fi transferată asistentului dvs. pentru a face ajustări la programul pentru ziua următoare sau o puteți face singur. Astfel, în loc de o listă haotică de lucruri de făcut, vei obține un tabel structurat, convenabil și vizual. Rămâne doar să le corelezi cu anumite zile și ore.

Poate că vei alege pentru tine alte două tipuri de clasificare care sunt mai potrivite pentru tine. În orice caz, planificarea în două planuri deodată dă un efect mult mai mare decât alcătuirea unei liste lungi obișnuite de sarcini care cu greu pot fi presate în orele de lucru.

Îmbunătățiți și dezvoltați-vă abilitățile de planificare

Nu este un secret pentru nimeni că planificarea de succes necesită anumite abilități. Aceasta se concentrează pe lucrul principal, construirea lanțurilor logice, stabilirea priorităților, flexibilitatea gândirii, lucrul cu o cantitate mare de informații, o viziune sistematică a unei imagini holistice etc. Dacă în timpul zilei apar modificări în program, va fi utilă posibilitatea de a trece rapid și ușor de la un subiect la altul, uneori fără legătură cu cel precedent. În companiile mici și mijlocii, se poate observa un astfel de model. Managerul lucrează cu documente, concentrându-și toată atenția asupra unui raport care conține indicatori financiari importanți pentru o anumită perioadă. Și deodată, de exemplu, șeful de secție intră în birou și, ca într-o cunoscută comedie domestică, ridicând mâinile la cer, strigă: „Șef! Totul este pierdut!”. După aceea, cu greu să-și rețină entuziasmul, el spune că munca este în pragul eșecului, că este aproape imposibil să schimbi ceva și că toată speranța este în lider. Trebuie să treci de la un raport la un departament în câteva secunde, să analizezi situația și să iei rapid o decizie de management eficientă.

Puteți dezvolta abilități de planificare de zi cu zi care vă vor ajuta să faceți față schimbărilor neașteptate ale planurilor? Iată o serie de exerciții simple, al căror scop este de a învăța cum să planificați și să navigați eficient în procesul de finalizare a sarcinilor programate pentru ziua respectivă. Fiecare dintre ele durează câteva minute (le poți executa, de exemplu, între sarcini complexe), iar cu un antrenament mai mult sau mai puțin regulat, îți poți crește semnificativ eficiența în planificarea sarcinilor.

Un exercitiu"Ţintă". Acest exercițiu dezvoltă capacitatea de a se concentra asupra unui lucru important. Pe o foaie de hârtie, desenați o țintă mare - ca într-o liniuță. Aranjați sarcinile zilei următoare în ordine aleatorie în cercurile țintei, lăsând liber punctul din centru. Cazurile care sunt mai îndepărtate în timp pot fi plasate pe foaie în afara zonei țintă. Cu cât vă amintiți mai multe lucruri și evenimente diferite, cu atât mai bine. Acum uită-te la centrul țintei și concentrează-te pe un singur lucru. Păstrați-vă atenția asupra ei timp de un minut. Apoi mutați-vă privirea către celelalte înregistrări de pe foaie, de parcă ați privi din lateral, oferindu-vă astfel puțină odihnă. Din nou, uită-te la centrul țintei, concentrându-te pe alt lucru, tot timp de un minut. Astfel, alternând concentrarea asupra unui lucru cu privire la multe alte lucruri, vă puteți antrena bine în capacitatea de a evidenția lucrul principal și de a renunța la cel secundar, ceea ce vă va permite să determinați rapid sarcinile primare și cele mai importante atunci când planificați.

Un exercitiu comutator TV. Această procedură simplă și binecunoscută într-un context psihologic se numește „sindromul butonului”. Imaginează-ți mental că ai o telecomandă a televizorului în mâini. Încercați să vă „schimbați” gândurile de la un subiect la altul - de fiecare dată când apăsați butonul de pe o telecomandă imaginară. Alegeți ritmul de comutare care vă este confortabil. La început, poți să o faci încet, apoi să accelerezi treptat. Alternativ, puteți alterna durata de gândire. Principalul lucru este că „butonul de pe telecomandă” înseamnă pentru tine un semnal de a comuta de la subiect la subiect. În acest fel, veți învăța cum să transferați rapid atenția de la o problemă la alta, fără a rămâne blocat într-un subiect pentru o lungă perioadă de timp.

Un exercitiu„Leagă cuvintele”. Sarcinile creative necesită flexibilitate de gândire din partea interpretului. Obiceiul de a gândi în termeni standard nu este cel mai bun ajutor pentru dezvoltarea soluției optime și este puțin probabil să obțină rezultatele dorite. Creativitatea și spontaneitatea sunt componente la fel de importante ale unui proces de gândire eficient ca și logica și consistența. Aceste abilități pot fi dezvoltate prin joc. Sarcina este următoarea: într-o pereche de cuvinte care nu au nicio legătură, trebuie să găsiți ceva în comun. Mai întâi, puteți face o listă de perechi de cuvinte (5-6 perechi), apoi, la rândul său, încercați să găsiți un cuvânt comun în fiecare. De exemplu, „crocodil” și „riglă”. Ce au in comun? Alternativ, ambele pot fi verzi. O astfel de pregătire dezvoltă flexibilitatea gândirii și ajută la găsirea cu succes a celor mai bune opțiuni pentru rezolvarea problemelor în cel mai scurt timp posibil.

Un exercitiu"Lemn". Adesea, pentru a stabili prioritățile în mod corespunzător, trebuie să planificați toate lucrurile după principiul importanței sau fundamentalității: solid, pe baza căruia sunt efectuate toate celelalte, și mici, dar și necesare. Desenați un copac pe o bucată de hârtie - de la rădăcini la frunze. Și distribuiți sarcinile astfel: rădăcini - priorități de bază, principale; trunchi - direcții strategice de dezvoltare; sucursale - activități pe domenii de management sau linii individuale de activitate; frunzele sunt sarcini specifice.

După ce ați primit o imagine vizuală a informațiilor, continuați să lucrați - faceți clarificări, selectați personal care să lucreze în anumite domenii, să îndeplinească sarcini specifice etc.

Planificați-vă zilnic, în mod constant, dezvoltați-vă abilitățile, îmbunătățiți-vă abilitățile, inventați noi metode și metode. Lăsați procesul de planificare să fie o experiență pozitivă și creativă pentru dvs. Mult succes cu planificarea și afacerea ta!

În articol, am început să analizăm subiectul managementului timpului, acum să vorbim despre regulile de planificare.

După cum spunea Benjamin Franklin, „Timpul înseamnă bani”. Folosim această axiomă de mai bine de 250 de ani.

Dar unii filozofi moderni de afaceri cred că timpul și capitalul sunt concepte echivalente în doar două moduri:

• timpul și banii sunt resurse limitate;
• timpul și banii au valoare.

Potrivit multor alții, timpul este mult mai valoros deoarece:

• nu poți obține mai mult timp pentru orice sumă de bani;
• nimeni nu are mai mult sau mai puțin timp decât tine.

„Ai exact la fel de mult timp pe cât au avut Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• banii pot fi împrumuți, dar timpul niciodată;
• banii pot fi cheltuiți mâine, dar timpul poate fi cheltuit doar astăzi.

În ciuda divergenței de opinii cu privire la problema echivalenței timpului și capitalului, este clar că timpul este limitat în orice domeniu de activitate, iar planificarea este un instrument eficient pentru gestionarea acestei resurse neprețuite.

... „Planurile sunt fără valoare, planificarea nu are preț” Dwight David Eisenhower, al 34-lea președinte al Statelor Unite.

Deci, dacă doriți să profitați la maximum de potențialul de timp, amintiți-vă câteva elemente de bază. regulile de planificare.

Reguli de bază de planificare:

1. Nu începe niciodată o zi dacă nu a fost deja planificată pe hârtie.

Dacă scopul tău nu este scris, atunci nu există deloc. O listă de lucruri de făcut este o hartă care vă va împiedica să cădeți sau să vă abateți de la obiectivul dvs.

2. Lucrul cu o listă de sarcini scrisă crește performanța generală din prima zi de planificare.

Seara, pregătiți o listă de sarcini pe care trebuie să le îndepliniți a doua zi. Datorită acestui lucru, vei ști întotdeauna de unde să-ți începi ziua.

3. Lucrează la lista ta pe tot parcursul zilei.

Dacă aveți o sarcină nouă, adăugați-o la lista de priorități în raport cu sarcinile programate anterior. După finalizarea următoarei sarcini din listă, asigurați-vă că o bifați. Acest lucru vă va oferi un sentiment de satisfacție cu munca dvs., vă va oferi entuziasm și vă va inspira să îndepliniți următoarele sarcini.

4. Planificați de la mare la mic, pe termen lung la scurt, de la obiectivul de viață la un plan zilnic.

Pentru fiecare caz, stabiliți termene fixe pentru momentul în care trebuie finalizat. ... "O sarcină productivă finalizată valorează cincizeci de sarcini pe jumătate terminate." — Malcolm Forbes.

5. Împărțiți întotdeauna o sarcină complexă în subsarcini mici.

Un arbore de decizie ajută aici, unde sarcina cheie este un arbore, iar sarcinile secundare pentru implementarea acestuia sunt ramuri. Continuați „ramificarea” până când procesul de finalizare a întregii sarcini devine simplu și transparent. Aici este util MindManager, cu ajutorul căruia puteți crea cu ușurință o hartă mentală vizuală interactivă.

Înainte de a începe să faceți ceva, amintiți-vă de bază regulile de planificare si nu uita de regula 10/90: 10% din timpul petrecut cu planificarea înainte de începerea sarcinii va economisi 90% din timp pentru a o rezolva. Și succesul tău este garantat!

Și, în sfârșit, un scurt videoclip despre planificarea timpului de la Stephen Covey, specialist în leadership, managementul vieții, profesor și consultant în management organizațional.

Calendarul este unul dintre cele mai eficiente instrumente de planificare. Oricare dintre noi, după ce a început să gestioneze timpul, mai devreme sau mai târziu înțelege - fără calendar, nici aici, nici acolo. Într-adevăr, nu în zadar, încă din 4236 î.Hr., vechii egipteni au consultat calendarul și au stabilit când și cum vor cultiva pământul.

În centrul oricărui calendar se află observațiile: soarele sau luna, mareele. Dar din moment ce cea mai grea muncă a fost deja făcută pentru noi, împărțind timpul în zile, săptămâni și luni, să trecem mai ușor la treabă. Ne vom supraveghea și ne vom face propriul calendar!

Calendarele variază...

Unul dintre primele calendare găsite în sistemul de zbor este "Calendarul de familie". Ceva necesar si util! Desigur, memoria ta este excelentă, dar este mai bine să notezi zilele de naștere ale rudelor și alte întâlniri memorabile din familia ta. Un calendar de familie va ajuta pe toți să-și amintească date diferite, așa că este important ca acesta să fie public. Dacă este posibil să atârnați un astfel de calendar pe un frigider sau pe un perete pe lângă care toate rudele trec zilnic, atunci fără mementouri inutile, fiecare dintre ei va putea planifica timpul ținând cont de tradițiile familiei. Și va fi mai ușor să vă amintiți despre cadouri în timp.

Un alt tip de calendar - jurnal! Vom vorbi despre asta astăzi. Desigur, aveți deja un „Jurnal de control”, acesta este compilat, ocazional suplimentat cu note noi, dar este incomod să-l porți cu tine.

Pentru planificarea zilnică, folosesc un calendar-jurnal, dar nedatat. A trebuit să testez puterea planificării cu un jurnal pentru mai mult de un an pentru a decide cea mai bună opțiune. Și tu ar trebui să experimentezi, să observi și să încerci. Am cumpărat agende cu date în format A5, am cumpărat caiete mari și albume și am desenat o săptămână în ele, am încercat un caiet mic - în fiecare sistem ceva nu mi se potrivea și mă împiedica să lucrez.

Trei câte trei!

Cea mai acceptabilă opțiune a fost obținută după aplicarea sistemului trei câte trei. Ideea este de a:

• Fiecare lună a anului este împărțită în trei componente: lună, săptămână, zi.
• Imaginează-ți fiecare zi formată din trei părți: dimineața, după-amiaza, seara.
• Amintiți-vă că viața constă din trei domenii: muncă, familie-casă, timp personal.
• În fiecare zi, setați UN SINGUR obiectiv în fiecare dintre domenii, de ex. planificați cele trei lucruri de făcut.

Luna - saptamana - zi

Jurnalele fără date sunt foarte convenabile pentru un astfel de sistem. La primul spread curat, desenez luna. Procesul poate părea laborios, dar dificultățile apar doar prima dată, apoi totul este mult mai ușor.

După ce am desenat întreaga lună, încerc să estimez lucrurile obligatorii pentru această lună. De acord, lucrurile „adulte” sunt destul de sezoniere și, indiferent cum încercăm să pregătim o sanie vara, ceva nu poate fi transferat. Introduc datele de naștere ale rudelor și prietenilor, notez când să trimit felicitări, marchez excursiile la dentist, ziua în care trebuie neapărat să plătești facturile, zilele de rapoarte de lucru, în general, tot ce se va întâmpla în viitor. lună.

Următorul spread este dedicat săptămânii. Aici, dar deja mai detaliat vă prezint lucrurile care sunt obligatorii în această săptămână: atât în ​​zilele lucrătoare, cât și în weekend.

Apoi începe cel mai interesant. Îmi imaginez ziua împărțită în trei părți: dimineața, după-amiaza și seara. Noaptea în această schemă nu este luată în considerare, deoarece. Prefer să dorm noaptea, dar pentru bufnițe este posibilă împărțirea în zi, seară, noapte. Este important să stabiliți ce fel de afacere veți face și la ce oră a zilei. Nu există nicio îndoială că unele cazuri nu pot fi transferate în niciun fel. De exemplu, merg mereu la bazar de trei ori pe săptămână, dar pentru a cumpăra tot ce ai nevoie de la gazda potrivită, ar trebui să te trezești foarte devreme și să fii la bazar până la 7 dimineața. După ce am plasat sarcinile obligatorii la timp, sunt angajat în stabilirea obiectivelor.

Nu este un secret pentru nimeni că viața fiecărei femei se încadrează într-un trio: muncă, acasă-familie, „I-iubit”. De asemenea, nu este un secret, de obicei doar unei zone i se acordă atenția cuvenită, o secundă este șchiopătă, uneori chiar pe două picioare, iar a treia... da, ce să-mi amintesc, a treia este aproape absentă. Acesta este locul în care stabilirea obiectivelor pentru domenii ale vieții poate ajuta. Pentru fiecare zi a săptămânii, definesc trei sarcini obligatorii, câte una pentru fiecare zonă. Trei lucruri fără de care ziua nu va fi trăită pe deplin! Principalul lucru de reținut este că nu poți amâna să faci lucruri din orice domeniu, meriți să trăiești fiecare zi din viața ta la maximum!

Rezultat

În fiecare seară, timp de aproximativ cinci minute, mă dedic analizei zilei trecute și planificării zilei următoare, fără a uita să verific cazurile planificate pentru întreaga lună. Acest lucru este foarte important, deoarece la început este dificil să controlezi toate lucrurile deodată. Dacă îmi este greu să vin cu o sarcină a zilei în orice domeniu, folosesc o „listă de sarcini amânate”. Ajută foarte mult la stabilirea obiectivelor și dispare în liniște cu utilizarea regulată a acestei metode.

În fiecare săptămână fac 21 de lucruri, ceea ce nu este atât de puțin!

„Un plan bun azi este mai bun decât un plan foarte bun mâine”
Platon

Timpul doar ne îmbunătățește...

Munca planificată corespunzător sau alt tip de activitate este cheia îndeplinirii cu succes a sarcinii și este un instrument de auto-organizare. Pentru a vă ajuta să învățați cum să vă gestionați singur timpul și activitățile, iată câțiva pași specifici care vă vor ajuta. Cu toate acestea, mai întâi, trebuie să înțelegeți terminologia și să înțelegeți de ce este atât de important să vă planificați în mod corespunzător timpul și munca. Cu siguranță, știți că oamenii de succes sunt foarte buni la instrumentele de planificare.

Planificarea activității este unul dintre secretele unei persoane de succes..

Mai jos sunt motivele pentru care planificarea este un instrument important în materie de auto-organizare și auto-îmbunătățire.

Planificarea activității este harta zilei tale.
Dacă înveți să-ți planifici timpul și treburile seara, odată cu apariția unei noi zile, vei câștiga cel puțin o oră de timp activ. Seara, puteți planifica nu numai timpul de trezire și de trezire, ci și să faceți un plan de lucru pentru fiecare oră a zilei următoare. De obicei, o persoană care nu a făcut un plan de acțiune pentru ziua petrece de la una la cinci minute pentru a determina domeniul de activitate. Dar în această perioadă este imposibil să determinați corect sarcinile prioritare și secundare, este imposibil să luați în considerare tot ceea ce necesită atenția dvs. Decizând să întocmească un plan de acțiune eficient, o persoană care nu este obișnuită cu acesta va petrece cel puțin o oră de timp de lucru. Dându-și seama că timpul va fi pierdut, o persoană, de regulă, decide să nu elaboreze niciun plan, ci să acționeze după un capriciu: „Fac ceea ce îmi amintesc”. Dar această abordare este complet lipsită de eficiență. După ce a început o sarcină, o persoană își amintește brusc o altă sarcină, chiar mai importantă, își atrage atenția asupra acesteia. În acest proces, el devine distras pe măsură ce gândurile lui trec de la un lucru la altul. Drept urmare, nici una, nici a doua sarcină nu a fost finalizată. Cel mai adesea, o persoană se grăbește să finalizeze probleme urgente. Dar urgent nu înseamnă cu adevărat important și semnificativ pentru persoana însăși. Este puțin probabil ca o problemă urgentă să aibă un impact pozitiv asupra vieții ulterioare a unei persoane.

Un minut de timp alocat planificării activităților economisește zece minute petrecute pentru sarcina în cauză. Astfel, învățând să vă planificați activitățile, puteți obține o rentabilitate de 200% a investiției în energie.

Pentru cineva care este obișnuit să planifice munca pentru mâine, nu durează mai mult de douăsprezece minute pentru a nota toate sarcinile necesare, repartizându-le în ordinea priorităților. Douăsprezece minute petrecute cu o zi înainte îți vor oferi posibilitatea de a economisi două ore de productivitate, ceea ce cu siguranță îți va îmbunătăți nivelul de productivitate. Dacă înmulțiți acest timp cu numărul de zile dintr-o lună calendaristică, se dovedește că puteți economisi până la cinci zile lucrătoare pe lună. Este grozav, nu-i așa!

Activitățile de planificare te învață să prioritizezi corect.
Capacitatea de a identifica corect domeniile prioritare de activitate ajută la identificarea celor mai importante, promițătoare și semnificative locuri. Se întâmplă adesea ca o persoană să petreacă timp cu ceea ce îi place, cu ceea ce îi face plăcere. Cu toate acestea, ar trebui să se acorde prioritate a ceea ce trebuie făcut. Nedorința de a se concentra și de a acorda preferință la lucrul principal duce la faptul că o persoană nu reușește să-și atingă scopul.

Planificarea activităților programează mintea umană.
Tu, cu siguranță, ai dat în repetate rânduri peste o astfel de situație, când, în funcție de cât de clar este formulată dorința ta, se realizează mai mult sau mai puțin ușor. Planificarea este un proces unic care ajută o persoană să realizeze la ce aspiră cu adevărat și, ca urmare, întruchipează aceste aspirații.

Uneori o persoană crede că trebuie să facă ceva. Dar, în realitate, se poate descurca fără ea. Astfel de cazuri, care au o importanță exagerată, au o prioritate redusă și, în timp, dispar complet de pe lista celor obligatorii.

Să ne uităm la metodele specifice de planificare.

Alocați timp în fiecare seară pentru a face un plan care să enumere toate lucrurile pe care trebuie să le faceți în ordinea importanței. Odată cu apariția unei noi zile, treceți la sarcina scrisă la paragraful 1. Nu treceți la următoarea sarcină până când nu o finalizați pe prima. Urmați ordinea în care trebuie să faceți toate lucrurile pe care le-ați notat. Nu trece la următorul fără a o completa pe cea anterioară. Poți să te oprești și să nu-l termini doar dacă intervin împrejurări, pe care nu le poți schimba. Dar chiar și în acest caz, depuneți toate eforturile pentru a finaliza ceea ce ați început cât mai curând posibil. După ce ați finalizat o sarcină, treceți la următoarea.

Metode și modalități de planificare.

1. Planificare pentru începători
   Pentru a învăța cum să-ți planifici munca, în faza inițială, ai nevoie doar de un pix și o bucată de hârtie. Notați toate sarcinile și planurile pe care va trebui să le finalizați mâine. Sarcinile trebuie clasificate în funcție de importanța lor. Pe măsură ce completați fiecare articol, tăiați-l din listă. Nu este nimic complicat în această metodă, dar odată ce vei încerca să-ți urmezi planul, vei fi surprins de cât de eficientă este această metodă. Această metodă vă permite să planificați desfășurarea evenimentelor pentru o zi următoare. În timp, realizezi că îți poți planifica viața pentru o perioadă mult mai lungă.
2. Îmbunătățirea condițiilor de planificare
   Pentru a îmbunătăți condițiile în care vă planificați viitoarea afacere, va trebui să achiziționați: un jurnal, un jurnal și un calendar de planificare. Să aruncăm o privire mai atentă.

jurnal- un caiet special în care întâlnirile tale și lucrurile necesare sunt înregistrate pentru fiecare zi următoare. De asemenea, puteți folosi jurnalul pentru a înregistra cele mai importante puncte ale zilei, săptămânii sau lunii următoare. Jurnalul vă oferă posibilitatea de a scrie gânduri importante care vă vin în minte. Ar trebui să tratați jurnalul ca pe un loc în care se concentrează cele mai importante și semnificative informații cu privire la evenimentele din ziua următoare. În fiecare seară, trebuie să-ți aloci timp pentru a nota evenimentele și sarcinile viitoare pe care le vei face a doua zi. Aici se aplică o singură regulă: Nu începe o nouă zi fără a termina planificarea.". Datorită acestei reguli, veți realiza în cele din urmă că stă în puterea voastră să planificați nu numai evenimentele din ziua următoare, ci și să vă monitorizați sănătatea, să vă îmbunătățiți starea de bine și să îmbunătățiți calitatea vieții. Când nu vă planificați pentru ziua următoare, cea mai mică pierdere este o oră de timp pierdut, cea mai mare este întreaga zi. Neavând priorități definite, o persoană procedează la îndeplinirea sarcinilor secundare. Drept urmare, ajunge la sfârșitul zilei cu gândul că toată ziua a fost petrecută pentru nimeni nu știe ce, dar nu există niciun rezultat.

Concluzii legate de necesitatea folosirii jurnalului:

1. Aduceți ordine în viața voastră. Faceți un plan detaliat al sarcinilor și evenimentelor viitoare care trebuie finalizate pentru ziua următoare.
2. Analizează ce ai scris. Sortați lucrurile în ordinea importanței. Înainte de a începe să faceți lucruri, trebuie stabilite priorități clare.
3. Obișnuiește-te să cheltuiești energie doar pentru a face lucruri importante și semnificative care te vor conduce la rezultatul dorit. După ce ați reușit să vă dezvoltați obiceiul de a planifica ziua următoare, vă puteți crește productivitatea cu un ordin de mărime.

Un jurnal- un mediu scris (electronic) care conține acele gânduri înțelepte și semnificative pe care le-ai întâlnit vreodată în viața ta. O idee înțeleaptă poate veni de la aproape oricine. Un gând neprețuit vă poate veni în orice moment. Pentru a nu pierde și a nu uita, ai nevoie de un jurnal. Nu lăsa o idee bună să scape de tine. Un gând grozav poate schimba radical viața unei persoane. Un jurnal este un astfel de lucru care ar trebui să fie întotdeauna lângă o persoană.

Calendar de planificare. Utilizarea calendarului de planificare (planificatorul) vă permite să faceți planuri pentru o perioadă mai lungă de o zi. Când înțelegi că planificarea pentru o zi este eficientă, înseamnă că poți planifica lucrurile pe o perioadă mai lungă - o săptămână. Se aplică o regulă similară: Nu începe săptămâna următoare până nu ai finalizat planificarea».

După ce stăpâniți planificarea săptămânii, treceți la următoarea etapă - începeți să vă planificați acțiunile cu o lună în avans. Și aici se aplică și regula: Nu începeți luna următoare până nu ați planificat-o».

După aceea, vă veți putea forma obiective pentru ziua următoare în conformitate cu cele pe care vi le-ați stabilit pentru o perioadă mai lungă: trei luni, șase luni și un an. Poate că acum vă gândiți că planificarea activităților necesită timp și provoacă stres. Dar, după ce ați învățat să vă planificați viața, puteți obține un rezultat mult mai serios și semnificativ decât dacă nu stăpâniți această știință. Fiecare acțiune pe care o întreprindeți va fi mai semnificativă și mai eficientă decât munca neplanificată. Da, trebuie să abordați planificarea cu simțul responsabilității și al disciplinei. Dar odată ce înveți să planifici, devii stăpânul timpului. Planificarea în sine ajută la articularea mai clară și clară a afacerii viitoare, ceea ce ajută la atingerea obiectivului mai rapid. Capacitatea de a vă planifica în mod constant timpul face posibilă determinarea tipului de activitate care are priorități mai semnificative. Acest lucru duce, de asemenea, la o creștere a eficienței muncii efectuate.