Ang isang memo, isang sample na makikita mo sa mga materyales ng artikulo, ay isang mahalagang bahagi ng panloob na daloy ng trabaho ng kumpanya. Kasama ng mga memorandum at mga tala ng paliwanag, pati na rin ang iba't ibang uri ng mga sertipiko, ang mga memo ay ang batayan para sa agarang pagtugon at napapanahon at epektibong mga desisyon sa pamamahala.

Mula sa artikulo matututunan mo ang:

Paano naiiba ang isang sample ng pagsulat ng isang memo sa iba pang mga panloob na dokumento

Sa pagsasagawa, madalas ay maaaring makatagpo ka ng katotohanan na ang mga gumaganap ay hindi lubos na nauunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng mga panloob na dokumento kung saan isinasagawa ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga opisyal, departamento, empleyado at pamamahala. Kadalasan, ang isang dokumento na may partikular na layunin, istraktura at nilalaman ay maaaring magtalaga ng iba't ibang pangalan: impormasyon, memorandum o tala ng serbisyo, ulat, sertipiko, atbp. Kasabay nito, ang sample para sa disenyo at pagsulat ng isang tala ng serbisyo, kung ang isa ay sumusunod sa itinatag na klasipikasyon, may makabuluhang pagkakaiba mula sa mga kinakailangan para sa pagsulat at paghahanda ng isang memorandum at iba pang uri ng mga dokumento.

Ang bawat uri ng dokumentong ginagamit sa panloob na daloy ng trabaho ay may sariling layunin at maaaring maging maagap, impormasyon o, halimbawa, pag-uulat. Kaya, ang sertipiko ay maaaring maglaman ng anumang data sa pagpapatakbo o istatistika, may-katuturang impormasyon ng isang opisyal, biographical na kalikasan. Ito ay hindi isang inisyatiba na dokumento na naghihikayat sa addressee na gumawa ng mga desisyon o aksyon. Ito ay pinagsama-sama, bilang panuntunan, sa pamamagitan ng utos ng agarang superbisor.

Tungkol naman sa sample ng memorandum at pagsulat memo, ang kahulugan ng mga balo na ito ng mga panloob na dokumento ay ibinigay sa Concise Dictionary of Types and Varieties of Documents, na binuo noong 1974 ng Main Archive ng USSR, VNIIDAD, TsGADA. Ayon sa diksyunaryong ito:

memorandum- isang dokumento kung saan ang anumang isyu ay nakasaad sa mga konklusyon at panukala ng compiler. Ang addressee nito ay ang pinuno;

memo- naglalaman ng impormasyon tungkol sa pagganap ng anumang gawain. Ipinapadala ito ng isang opisyal sa ibang opisyal.

Sa anong mga kaso kakailanganin mong magsulat ng sample ng memo 2018

Anuman ang mga detalye ng mga aktibidad sa organisasyon at produksyon ng negosyo, ang bilang ng mga tauhan nito, isang sample ng pagsulat ng isang memo ay ginagamit upang gumawa ng mga pagpapasya sa pamamahala ng pagpapatakbo. Ito ay isang paalala at nagpapaalam sa opisyal ng pangangailangang magsagawa ng anumang aksyon.

Kaya, halimbawa, ang pinuno ng departamento ay kailangang gumuhit ng isang sample memo para sa mga bonus na naka-address sa pinuno ng negosyo, upang maisama niya ang mga pinakakilalang empleyado ng yunit sa pangkalahatang listahan para sa pagtanggap ng bonus.

Ang isang sample na memo para sa mga bonus ng empleyado ay ipinakita sa ibaba.

Alinsunod sa batas sa paggawa, ang katotohanan ng hindi pagsunod sa disiplina sa paggawa ng isang empleyado at ang desisyon na mangolekta ay ginawa batay sa isang sample na memo tungkol sa mga paglabag na isinulat ng pinuno ng empleyado na nakagawa ng multa. Ang pamamaraan para sa pagbibigay ng parusang pandisiplina ay mahigpit na kinokontrol. Ang paglabag sa regulasyong ito ay maaaring maging dahilan upang hamunin at kanselahin ng empleyado ang parusa sa pamamagitan ng korte. Samakatuwid, ito ay lalong mahalaga na ang parehong nilalaman at disenyo memo natugunan ang itinatag na mga kinakailangan.

Gayundin, maaaring kailanganin ang isang memo para sa pagpapaliban ng sample ng bakasyon kapag ang pagbabago sa oras ng taunang bakasyon ay dahil sa mga pangangailangan sa produksyon. Sa kasong ito, ang pinuno ng departamento ay dapat kumuha ng nakasulat na pahintulot ng empleyado para sa naturang paglipat at magsulat ng isang memo na naka-address sa pinuno tungkol sa pangangailangang gumawa ng mga pagsasaayos sa iskedyul ng bakasyon.

Tandaan! Ang mga pagbabago sa iskedyul ng bakasyon ay ginawa batay sa nauugnay na pagkakasunud-sunod, ang batayan kung saan, sa turn, ay isang memo.

Ang mga halimbawang memo para sa pagbili ay maaaring kailanganin ding ibigay kapag kinakailangan na maglagay muli ng mga stock ng mga supply ng opisina, hilaw na materyales, materyales, bahagi, ekstrang bahagi. memo maaari mong ipaalam sa pinuno ng isa pang departamento, halimbawa, ang serbisyo ng seguridad, na ang mga empleyado ay magtatrabaho ng overtime o papasok sa trabaho sa isang katapusan ng linggo o holiday.

Kaya, ang mga halimbawa ng mga memo para sa isang empleyado ay iginuhit pagdating sa paggantimpalaan o pagpaparusa sa kanya, pagpapaliban ng bakasyon, pagbabago ng iskedyul ng trabaho. Iyon ay, may ilang mga dahilan para sa kanilang disenyo. Ngunit, dahil ang memo sa mga ganitong kaso ay nagiging isang legal na makabuluhang dokumento, batay sa kung saan ang mga tauhan at mga isyu sa pananalapi ay tinatanggap, ang ilang mga kinakailangan ay ipinapataw sa disenyo at nilalaman nito.

Paano magsulat ng sample ng memo 2018

Dahil ang memo ay kabilang sa kategorya ng mga papeles ng negosyo at isang panloob na dokumento, ang disenyo nito ay dapat sumunod sa GOST R 6.30-2003, na may bisa hanggang Hulyo 1, 2018. Mula Hulyo, isang bagong pamantayan ng estado ang magkakabisa, ngunit hindi binabago ng mga probisyon nito ang mga patakaran para sa pagpaparehistro.

Nangangahulugan ito na ang isang memo, isang sample ay iginuhit sa isang regular na standard sheet ng A4 writing paper. Sa kasong ito, hindi na kailangang gamitin ang opisyal na letterhead ng organisasyon. Ang teksto nito ay maaaring isulat sa pamamagitan ng kamay o sa elektronikong anyo, bilang pagsunod sa mga indent at margin na itinatag ng pamantayan.

Ang mga kinakailangan para sa sample na pagsulat ng isang memo ay pangkalahatan din. Dapat itong binubuo ng isang address at isang bahaging nagbibigay-kaalaman. Kung kinakailangan, sa ilalim ng nagbibigay-kaalaman na bahagi ay nagpapahiwatig ng impormasyon tungkol sa pagkakaroon ng mga aplikasyon, ang bilang ng kanilang mga kopya at ang bilang ng mga sheet sa bawat isa sa mga aplikasyon.

Ang porma memo ang sample ay hindi nagpapahiwatig ng anumang mga konklusyon at inisyatiba. Ang teksto ng bahaging nagbibigay-kaalaman ay dapat na ipahayag nang maikli at lohikal, nang walang emosyonal na mga overtone. Ito ay nagsasaad lamang ng mga katotohanan, walang paghatol sa halaga ang dapat gawin. Kung kinakailangan, kinakailangang ipahiwatig ang dahilan at mga dahilan para sa pagsulat ng dokumento, pati na rin magbigay ng mga link sa mga panloob na lokal na regulasyon ng negosyo, pederal na batas, at iba pang mga legal na aksyon.

Ang sample ng tala ng serbisyo 2018 ay dapat hindi lamang maisagawa nang tama, ngunit mayroon ding lahat ng kinakailangang detalye na ginagarantiyahan ang legal na kahalagahan nito. Ito ay isang purong panloob na dokumento, na pinatunayan ng pangalan nito. Samakatuwid, ang bilang ng mga kinakailangang detalye ay limitado.

Ang mga detalye ng isang memo ay kinabibilangan ng:

1. posisyon, apelyido, pangalan at patronymic ng addressee ng tala;
2. posisyon, apelyido, pangalan at patronymic ng compiler ng dokumento;
3. papasok na numero ng pagpaparehistro;
4. petsa at lugar ng compilation;
5. pangalan ng uri ng dokumento;
6. lagda, petsa at transcript ng pirma ng nagpasimula.

Hindi kinakailangang aprubahan o sumang-ayon sa isang memo alinsunod sa sample na disenyo. Kinakailangang irehistro ang dokumento sa opisina at ilagay ito at ang duplicate nito, na mananatili sa mga kamay ng nagmula, ang numero ng pagpaparehistro. Ito ay kinakailangan upang ang compiler ay magkaroon ng kumpirmasyon ng napapanahong abiso ng katotohanan o problema sa iba pang mga interesadong partido sa kaganapan ng isang salungatan o labor dispute.

Dapat na malinaw na tandaan ng compiler na ang ganitong uri ng dokumento ay ginagamit lamang para sa pahalang na pakikipag-ugnayan ng mga opisyal. Kung ang addressee ng dokumento ay isang mas mataas na opisyal, dapat itong tawaging "Memorandum".

Inirerekomenda namin na isama mo ang 2018 sample memo sa album kasama ng mga sample ng iba pang dokumentong ginamit sa workflow ng enterprise. Magbibigay-daan ito sa mga performer na magkaroon ng mga halimbawa ng tamang spelling at pagpapatupad ng lahat ng tipikal na papeles ng negosyo: mga titik, ulat at mga memo, ulat, gawa, atbp.

Sa lahat ng mga organisasyon, maraming dokumentasyon ang ginagamit para sa trabaho. Ang isang memo ay itinuturing na mahalagang papel. Ito ay nagsisilbing paraan ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado at pamamahala. Ang isang halimbawa ng pagsulat ng isang memo ay magbibigay-daan sa iyo na matutunan kung paano ito isulat nang tama. Tatalakayin ito sa artikulo.

Bakit kailangan ang naturang dokumento?

Ang memo ay isang anyo ng workflow sa isang enterprise na nagbibigay-daan sa iyong mahusay at mabilis na malutas ang mga problema sa produksyon. Ang layunin ng papel na ito ay ipaalam sa tagapamahala ng problema, pati na rin ang mga panukala para sa paglutas nito o pagsang-ayon sa mga kasalukuyang aksyon.

Ang dokumento ay itinuturing na patunay na sinaklaw ng espesyalista ang problemang mayroon siya. Kung ang empleyado ay hindi malutas ito sa kanyang sarili at ibigay ito sa ibang mga empleyado sa anyo ng isang tala, pagkatapos ay siya ay hinalinhan ng responsibilidad para sa hindi napapanahon o mahinang kalidad na paglutas ng isyu. Walang espesyal na form para sa pag-compile ng isang memo. magsisilbing halimbawa. Maaari itong sulat-kamay o elektroniko, pareho, dapat itong isaalang-alang ng tagapamahala.

Mga Layunin at Uri ng Dokumento

Dinisenyo upang ipaalam sa isang opisyal ang mga paghihirap o upang gumawa ng mga mungkahi tungkol sa trabaho. Ang papel ay itinuturing na kumpirmasyon na ang empleyado ay hindi lamang ginagawa ang kanyang trabaho, ngunit napansin din ang mga problema na kanyang itinatampok sa dokumentasyon.

Ang mga tala ng serbisyo ay nahahati sa:

1. Yaong kasama ang mga salik ng isang kaganapan o negatibong kababalaghan na naganap. Kabilang dito ang pagpapaliwanag, pag-uulat, mga gawa ng mga paglabag at mga reklamo.
2. Yaong nagsisilbing paliwanag sa mga pangunahing dokumento. Kabilang dito ang mga tala sa write-off o pagbili ng mga materyales, sa paglalaan ng mga pondo, promosyon, mga bonus.

Ang dokumentong ito ay iginuhit sa pagitan ng mga subordinates at ng employer. Ang isang sample na memo para sa pagbili ng kagamitan o mga kinakailangang kalakal ay kapareho ng sa ibang mga kaso. Kinakailangan lamang na ganap na maipaliwanag ang kapana-panabik na tanong sa isang partikular na problema.

Impormasyon

Ang nilalaman ng dokumentong ito ay sumasaklaw sa produksyon, materyal, mga isyu sa ekonomiya. Sa loob nito, maaari kang mag-ulat ng mga bonus, promosyon o demosyon. Lumalabas na ang isang empleyado ay maaaring magsulat ng isang kahilingan para sa mga pondo para sa paggamit ng produksyon. Ang nilalaman ay maaaring may kasamang reklamo laban sa isang partikular na empleyado o manager.

Kung ang usapin ay tungkol sa pagbibigay ng reward sa mga tauhan, ang employer ay gagawa ng isang tala sa anyo ng isang petisyon na hinarap sa kanyang amo. Itinatampok nito ang mga merito ng isang partikular na empleyado, gumagawa ng mga mungkahi sa mga paraan ng mga bonus. Ang in-house na liham ay iginuhit sa sulat-kamay na anyo o sa naka-print na anyo. Ang isang sample na memo para sa isang parangal ay magbibigay-daan sa iyo na gumawa ng tama ng dokumentasyon.

Mga pundasyon

Maaaring kailanganin ng bawat empleyado ang isang halimbawa ng pagsulat ng isang memo. Ito ay karaniwang may 2 bahagi. Sa una, ang pamunuan ay ipinaalam tungkol sa isang katotohanan o kaganapan, at sa pangalawa, ang mga kahilingan, mga mungkahi ay ipinahiwatig. Kinakailangan ang apela kung:

1. May mga paglabag na humantong sa ilang hindi inaasahang aksyon.
2. Ang interbensyon ng tagapamahala ay kinakailangan, halimbawa, mayroong kakulangan ng materyal at teknikal na paraan upang makumpleto ang proyekto.
3. Ang kawalan ng empleyado sa trabaho o ang kanyang pagdating sa narcotic (nakalalason, alkohol) na pagkalasing.
4. May panukalang bigyan ng reward ang mga empleyado para sa resulta ng kanilang trabaho.
5. Ang pangangailangan na magpadala ng isang tao sa isang paglalakbay sa negosyo.
6. Tumatawag sa isang empleyado mula sa bakasyon o katapusan ng linggo.
7. Anumang sitwasyon kung saan kailangan ang interbensyon ng pinuno.

Ang isang sample na memo para sa isang empleyado ay kapareho ng sa ibang mga kaso. Mahalagang isulat ang lahat ng mga nuances na may kaugnayan sa kaso.

Halimbawa

Mahalagang malaman ng lahat ng empleyado kung paano magsulat ng memo. Kasama sa isang sample ng papel na ito ang mga nuances na dapat naroroon. Ang mga kinakailangan sa mandatoryong pagsulat ay kinabibilangan ng:

1. Mahalagang kilalanin ang addressee. Sa kanang sulok sa itaas ng sheet, ang buong pangalan ay nakasulat, ang posisyon ng tao kung kanino iginuhit ang apela.
2. Ang pangalan ng dokumento at ang numero ay nakasulat sa ibaba.
3. Pagkatapos ay kailangan mong sabihin ang problema o sitwasyon na kailangang harapin.
4. Pagkatapos ay ipinahiwatig ang mga mungkahi para sa paglutas ng isyu o mga aksyon na inaasahan ng may-akda.
5. Sa dulo, kailangan mong ipahiwatig ang iyong apelyido, inisyal at posisyon.

Ang isang halimbawa ng pagsulat ng isang memo ay ipinakita sa artikulo. Magagamit ang mga ito para sa anumang pangangailangan sa pag-iipon ng papel na ito.

Nuances

Para sa anumang problema, mas madaling gumuhit ng isang papel kung alam mo kung paano isinulat ang isang memo. Ang sample ng dokumentong ito ay huwaran, depende sa sitwasyon, maaaring dagdagan ang ilang puntos. Mahalaga rin na malaman ang mga nuances ng pagsulat:

1. Ang isang memo ay iginuhit sa A4 sheet.
2. Kapag sulat-kamay, asul na panulat ang ginagamit.
3. Kung napili ang elektronikong bersyon, pipiliin ang font na ginagamit upang gumuhit ng dokumentasyon sa negosyo.
4. Ang kaliwang indent ay 2.5 - 3.5 cm, ang kanang indent ay 1.25 - 2.5 cm.
5. Ang itaas at ibabang mga margin ay hindi bababa sa 2 cm.

Anuman ang uri ng pagsulat ay pinili, ang halimbawa ng pagsulat ng isang memo ay pareho. Isaalang-alang din ang mga ito, ayon sa mga pangkalahatang tuntunin.

Elektronikong dokumento

Kung ang institusyon ay maaaring makipagpalitan ng impormasyon sa pamamagitan ng elektronikong paraan, kabilang ang email, kung gayon ang pagpapadala ng tala ay magiging mas madali. Kasama sa mga bentahe ng workflow na ito ang bilis ng pagsasaalang-alang ng isang memo.

Ang isang sample na memo sa elektronikong anyo ay kapareho ng sa sulat-kamay na anyo. Walang malaking pagkakaiba. Sa pangunahing bahagi, ipinapahiwatig din ang pangunahing problema o kasalukuyang sitwasyon. Ang pagkakaiba ay hindi kinakailangang italaga ang addressee. Ang taong pinadalhan ng apela ay ipinasok sa linyang "Address". Kung isasaalang-alang natin ang pagpapalitan ng mga dokumento, pagkatapos ay sa linya ng "Paksa" kinakailangan upang ipahiwatig kung kanino ang mensahe ay inilaan.

Ang disenyo ng email ay karaniwang may pirma na awtomatikong ilalagay sa teksto. Makakatipid ito ng oras, kabilang ang pagsusulat. Kung hindi matukoy ng mail ang nagpadala, ang pangalan at posisyon ay ipinahiwatig sa dulo.

Kapag nagpapadala ng mensahe sa pamamagitan ng e-mail, mahalagang ipahiwatig ang nabasang resibo ng mensahe. Ang abiso ay magsisilbing kumpirmasyon na ang memo ay ipinadala sa isang partikular na oras.

Ano ang dapat mong bigyang pansin?

Kapag nag-compile ng mga tala, mayroong ilang mahahalagang aspeto na dapat isaalang-alang:

1. Ang petisyon ay isinulat sa pinuno ng isang partikular na organisasyon. Dapat ipahiwatig ang pangalan ng produkto, dami at layunin.
2. Ang isang tala para sa isang partikular na empleyado o grupo ng mga tao ay iginuhit na nagsasaad ng superyor na tagapamahala kung kanino nag-uulat ang may-akda, at ang taong kung kanino iginuhit ang dokumento.
3. Kung kinakailangan upang palitan ang lumang kagamitan, ang mga dahilan kung bakit dapat pagbigyan ang kahilingan ay dapat ipahiwatig.
4. Ang liham ng bonus ay inisyu kasama ang pagtatalaga ng mga nakamit ng empleyado.
5. Kung gusto mong ma-promote, dapat mong isaad ang buong detalye kung saan nauugnay ang kahilingang ito. Ang nasabing dokumento ay pinagsama-sama ng pinuno ng departamento.
6. Kapag nagrereklamo tungkol sa kulang sa pagbabayad, kinakailangang ipahiwatig ang halaga, ang mga dahilan nito at posibleng mga taong nagkasala.
7. Kung ang tala ay iginuhit dahil sa pagkabigo ng kagamitan, mahalagang ipahiwatig kung ano ang sanhi nito.
8. Ang isang reklamo tungkol sa hindi napapanahong paghahanda ng dokumentasyon ay iginuhit na nagsasaad ng panahon kung kailan dapat natanggap ang papel at ang pangalan nito.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga simpleng panuntunang ito, makakagawa ka ng isang karampatang memo. Ito ang form na sinusundan ng karamihan sa mga organisasyon.

Pagsasaalang-alang

Pagkatapos isulat ang dokumento, ito ay nakarehistro ng responsableng tao. Pagkatapos ito ay isinumite para sa pagsasaalang-alang, at pagkatapos ay ipinadala sa addressee. Ang huli ay dapat maglagay ng resolusyon, halimbawa, "Nakumpleto" o "Tinanggihan". Walang malinaw na legal na kinakailangan para sa pagsusulat ng mga memo, ngunit kailangan pa ring isama ang lahat ng mga item.

Para sa isang maliit na negosyo, ang dokumentong ito ay maaaring ituring na isang hindi kinakailangang pormalidad na nangangailangan ng oras at pagsisikap. Ngunit sa isang malaking organisasyon na may maraming empleyado, may mga departamento, ang isang tala ay maaaring maging isang katulong. Ito ay magiging isang nakasulat na paalala ng mga pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento.

Ang kapabayaan sa pag-compile ng isang tala ay maaaring humantong sa hindi kinakailangang pag-aaksaya ng oras, dahil kailangan mong malaman ang anumang mga pangyayari, hanapin ang mga responsable para sa mga problema na lumitaw. Samakatuwid, mahalaga para sa bawat negosyo na kumuha ng responsableng diskarte sa pagsulat ng isang dokumento. Papayagan ka nitong maayos na ayusin ang trabaho at hindi mag-aksaya ng oras sa pag-uunawa ng iba't ibang mga problema.

Marami ang tumutukoy sa mga memo bilang isang pormalidad na nangangailangan ng oras at nerbiyos. Ngunit may mga sitwasyon kung kailan maililigtas ng pormalidad na ito ang empleyado mula sa hindi patas na pag-angkin ng pamamahala. Ang mga dokumentadong kahilingan sa anumang oras ay magse-insure sa iyo mula sa problema, na hindi masasabi tungkol sa mga pandiwang kahilingan, na hindi palaging binibigyang kahalagahan. Kaya, ang mga dokumentong ito ay nagpapatunay sa katotohanan ng relasyon, sila ay nakarehistro bilang papalabas na dokumentasyon.

Pagsusulat ng ulat

Ano ang isang memorandum?

Ang Memorandum ay isang mahalagang dokumento ng panloob na komunikasyon walang maimpluwensyang institusyon ang magagawa kung wala ito. Para sa normal na paggana ng organisasyon, isang sample na memorandum ay dapat na nasa kamay para sa halos lahat ng empleyado. Ang pagkakaiba nito sa isang memo ay mayroon itong hierarchical orientation, ibig sabihin, ito ay palaging nagmumula sa isang subordinate sa isang mas mataas na pamamahala. Ang tala ay gumaganap bilang isang dokumento ng impormasyon, na isinulat upang ipaalam sa mga awtoridad ng isang mas mataas na awtoridad o iba pang istrukturang departamento sa oras tungkol sa mga kaganapan na nakakaapekto sa katatagan ng sistema ng pamamahala sa negosyo.

Ang ulat ay may legal na puwersa, dahil ang layunin nito ay hindi lamang upang ipaalam sa pamamahala ng organisasyon, ngunit din upang himukin na gumawa ng isang tiyak na desisyon sa sitwasyon na tininigan. Ang isang dokumento ay iginuhit sa personal na inisyatiba ng empleyado o sa kahilingan ng tagapamahala. Tandaan ang code ayon sa classifier ng dokumentasyon ng pamamahala - 0286041 ayon sa OKUD. Dapat malinaw na ilarawan ng dokumento ang problemang lumitaw, at dahil mayroon itong legal na puwersa, dapat itong walang mga pagkakamali sa spelling at legal.

Depinisyon ng memo

Ang dokumento ay hindi lamang nagdedetalye ng insidente, ngunit nagsusulat din ng isang konklusyon na may mga opsyon para sa paglutas ng sitwasyon. Pagkatapos nito, obligado ang pinuno na pag-aralan ang dokumento at ipataw ang kanyang resolusyon. Kasunod nito, ang resolusyong ito ay nagsisilbing batayan para sa pag-apruba at pagpapatupad ng iba't ibang mga hakbang (pagpapataw ng mga parusa, pagbibigay ng mga insentibo, atbp.). Kaya, ang isang memorandum ay isang elemento ng feedback sa pagitan ng isang pinuno at isang subordinate.

Mga layunin ng memo

Ang mga pangunahing layunin na hinahabol sa pagbuo ng dokumentong ito:

• Dagdagan ang pagiging epektibo ng personal na pagganap. Kapag may nakakasagabal sa isang empleyado, at nagmumungkahi siya ng mga paraan upang malutas ang problemang ito.
• Ayusin ang sitwasyon. Kapag alam ng isang empleyado ang ilang mga katotohanan na hindi personal na nag-aalala sa kanya, ngunit, sa kanyang opinyon, makagambala sa matatag at mahusay na trabaho. Ang isang ulat ay isinusulat sa pamamahala upang ang sitwasyon ay malutas sa malapit na hinaharap.
• Alisin ang iyong sarili sa responsibilidad. Kung ang empleyado ay naghatid ng ilang impormasyon sa mga superyor at nais na mapawi ang kanyang sarili sa responsibilidad para sa pagwawasto sa insidente. Pagkatapos nito, hindi dapat magkaroon ng mga paghahabol sa compiler.
• Protektahan ang iyong sarili kapag ang mga karapatan ay nilabag. Narito ang tala ay isang pagtatangka sa isang mapayapang pag-aayos ng insidente.

Ang isa sa mga layunin ng memorandum ay upang tanggihan ang responsibilidad

Mga uri ng memo

Sila ay may dalawang uri:

1. Panloob- ay nakasulat sa kahilingan ng empleyado o ng kanyang amo upang mapataas ang kahusayan ng kumpanya. Ang pirma ay inilagay ng may-akda. Dahil ang dokumento ay itinuturing na panloob, kung gayon ang pagpapatupad ay isinasagawa sa A4 na papel.
2. Panlabas- ipinadala sa mas mataas na awtoridad. Ang ganitong uri ay nilagdaan lamang ng pinuno ng kumpanya, at ito ay naka-print sa letterhead.

Sa parehong mga kaso, ang petsa ay nakatakda sa araw ng pagsulat at pagpirma.

• Pang-impormasyon - bilang isang patakaran, sila ay iginuhit nang regular, ipinapaalam nila nang detalyado ang tungkol sa mga pamamaraan at tampok ng trabaho. Magagamit din ang mga ito upang ihatid ang mga ideya sa pamamahala upang mapabuti ang daloy ng trabaho.
• Pag-uulat- ulat sa mga resulta ng naisakatuparan na order sa isang tiyak na panahon. Bilang isang tuntunin, sila ay binubuo ng mga empleyado ng pinakamababang antas.
• Inisyatiba - yaong kung saan inaanyayahan ng empleyado ang mga awtoridad na gumawa ng isang tiyak na desisyon na may kaugnayan sa mga partikular na kaganapan - mga paglabag, downtime, atbp.

Panloob na memorandum

Kadalasan, kabilang sa mga ulat, ang isa ay kailangang magsulat ng "mapaniil" na mga tala sa mga awtoridad, sa mga empleyado ng mga boors at tamad na tao. Dapat silang iguhit nang maingat, dahil kahit na ang kaunting kapintasan ay maaaring humantong sa problema sa hinaharap. Ang paglabag sa disiplina ay isang dahilan para sa isang pinansiyal na parusa, para lamang dito, ang mga matibay na argumento ay dapat ibigay sa dokumento. Ang isang maling pagkakabalangkas na dokumento ay maaaring idemanda, na nagrereklamo na ang mga awtoridad ay malisyosong lumalabag sa mga karapatan ng isang espesyalista. Samakatuwid, mahalagang malaman kung paano magsulat ng isang memo nang tama.

Istraktura ng dokumento

Kasama sa memorandum ang dalawa o tatlong semantikong seksyon:

1. Aktwal isang bahagi kung saan nakasaad ang mga sanhi ng insidente na nag-udyok sa pagbuo nito na may detalyadong pahayag ng mga kasamang pangyayari.
2. Analytical - naglalahad ng pagsusuri sa sitwasyon na may mga potensyal na kahihinatnan ng insidente at iba't ibang mga opsyon para sa paglutas ng problema.
3. Pagbubuod ang bahagi kung saan inilalarawan ng tagapagsalita ang kanyang opinyon, gumagawa ng isang nakakumbinsi na argumento at nagrerekomenda ng paggawa ng ilang partikular na aksyon upang malutas ang insidente. At pagkatapos ay ang pinuno mismo ang magpapasya kung anong mga parusa ang dapat gawin. Dahil ang mga awtoridad ay walang oras para sa mga pagsubok, kadalasan ay sumasang-ayon sila sa mga panukala ng may-akda nang hindi naglalagay ng mga detalye.

Panlabas na memorandum

Maaari kang gumawa ng memorandum sa parehong text at tabular form. Maaaring wala ang seksyong analytical sa dokumento depende sa uri ng tanong. Sa kasong ito, ang dokumento ay mayroon lamang makatotohanang bahagi at isang konklusyon na may mga solusyon sa problema. Gamit ito, hindi ka lamang makakagawa ng mga mungkahi para sa pagpapabuti ng ilang mga proseso ng produksyon, ngunit ipahayag din ang iyong kawalang-kasiyahan sa mga hakbang na ginawa. Bago magpatuloy sa pagtatanghal ng ulat, kailangan mong malinaw na bumalangkas ng problema o ang iyong pananaw at pagkatapos lamang magsimulang ipakita ito sa papel.

Ang mga mamamayan na nagtatrabaho sa iba't ibang larangan ng aktibidad ay kadalasang kailangang harapin ang mga hindi inaasahang sitwasyon, kaya interesado sila sa sagot sa tanong kung paano magsulat memo at saan ako makakakuha ng sample?

Ang dokumentong ito ay isa sa pinakasikat at karaniwang paraan para sa mga kumpanya at empleyado. Sa artikulong ito, sasabihin namin sa iyo kung paano magsulat ng isang memo nang tama at magbigay ng isang sample na memo para sa pagsusuri.

Ang pangangailangan na magsulat ng isang memo

Ang isang memo ay isang anyo ng daloy ng trabaho sa loob ng isang negosyo, na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na lutasin ang mga kasalukuyang sitwasyon sa produksyon sa maikling panahon. Ang tala ng serbisyo ay idinisenyo upang matupad ang mga sumusunod na layunin:

• • Mabilis na abiso ng opisyal tungkol sa problema na lumitaw sa ngayon
  • Paggawa ng mga panukala para sa pag-aalis nito o pagsang-ayon sa isang plano ng mga nakaplanong aksyon

Ang pagsusumite ng isang memo ay may ilang mga positibong aspeto para sa proseso ng produksyon sa negosyo. Ang dokumentong ito ay isang direktang patunay ng katotohanan na ang espesyalista, na natuklasan ang isang problema sa proseso ng trabaho kung saan siya ay may pananagutan, ay agad na na-highlight ito sa pamamahala.

Sa mga sitwasyon kung saan ang isang espesyalista ay hindi nakapag-iisa na makayanan ang isang hindi inaasahang sitwasyon na lumitaw at, sa tulong ng isang memo, isinumite ito para sa paglutas ng iba pang mga espesyalista, sa pamamagitan ng pagkilos na ito ay inaalis niya ang kanyang sarili sa responsibilidad para sa isang mahinang kalidad o hindi napapanahon. solusyon sa isang problemadong isyu.

Ang isang tiyak na anyo ng isang memo ay hindi naitatag, samakatuwid, ang papel ay iginuhit sa anumang anyo at inilipat sa pamamahala, kapwa sa papel at sa pamamagitan ng elektronikong paraan ng komunikasyon.

Gumagawa ng memo

Nalaman namin sa itaas kung aling mga kaso ito ay kinakailangan upang magsulat at magsumite ng isang memo sa pamamahala. Ngayon isaalang-alang natin ang isang halimbawa ng pag-compile ng dokumento na aming isinasaalang-alang, at tulad ng sinabi namin sa itaas, walang espesyal na form para sa isang memo, ngunit may mga karaniwang tinatanggap na mga kinakailangan para sa nilalaman ng dokumento.

Kabilang sa mga ito ay:

1. Ang addressee ng memo ay dapat ipahiwatig sa kanang sulok sa itaas ng dokumento. Kinakailangang isulat ang apelyido, unang pangalan, patronymic, posisyon ng tao kung saan ang pangalan ay iginuhit ang memo.
2. Sa ilalim ng data na ito, nakasulat ang numero at pangalan ng dokumento.
3. Pagkatapos nito, inihayag ng espesyalista ang kakanyahan ng problemang isyu na nakatagpo niya sa larangan ng kanyang aktibidad sa negosyo. O naglalarawan siya ng isang sitwasyon na siya mismo ay hindi makayanan at nangangailangan ito ng tulong ng iba pang mga espesyalista.
4. Dagdag pa, kinakailangan na magreseta ng mga panukala para sa paglutas ng kasalukuyang sitwasyon. O binibigkas ng may-akda ng memo ang mga aksyon na inaasahan niya mula sa opisyal na kung saan ang pangalan ay isinumite ang dokumento.
5. Sa ibaba ng dokumento, nakasaad ang apelyido, pangalan, patronymic at posisyon ng taong nagpadala ng memo.

Kung kinakailangan, magagamit ng bawat nagtatrabahong mamamayan ang memo template na ito.

Paano magsulat ng isang memo - isang sample at halimbawa ng pagsulat

Tingnan natin ang isang partikular na halimbawa kung paano isinulat ang isang memo (sample). Ang halimbawa sa ibaba ay naglalaman ng text ng isang memo, na maaaring kunin bilang sample kapag nagsusulat ng business paper.

Halimbawa ng memo

Sa ibaba ay magbibigay kami ng isang halimbawa ng pagsulat ng isang memo sa papel, kung saan ang paksa ng apela at ang legal na entity kung saan ang memo ay tinutugunan, pati na rin ang kakanyahan ng problema, ay kathang-isip lamang.

Direktor ng JSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar Hulyo 15, 2015

MEMO

Mula noong Hulyo 13, 2015, ang pugon sa mainit na tindahan ng negosyo ay naging hindi na magamit, at upang ayusin ang pagkasira, kinakailangan na bumili ng mga ekstrang bahagi mula sa listahan na nakalakip sa ibaba. Ang kabuuang halaga ng mga bahagi at trabaho upang maalis ang pagkasira ay 15,700 (labinlimang libo pitong daang rubles 00 kopecks).

Sa kasalukuyan, ang limitasyon ng pondo para sa pagkumpuni at pagpapanatili ng mga kagamitan ay naubos na, at ang mga kinakailangang bahagi ay hindi magagamit. Upang maiwasan ang downtime sa mainit na tindahan, mangyaring:

1. Ilaan ang tinukoy na halaga ng pera ayon sa listahan na nakalakip sa dokumento.
2. Magbigay ng pangkat sa pagkukumpuni upang magsagawa ng trabaho upang palitan ang mga sira na bahagi.

Taos-puso, Pinuno ng mainit na tindahan Onoprienko Valeria Viktorovna.

Sa maraming organisasyon, mayroong pagpapalitan ng impormasyon sa pamamagitan ng elektronikong komunikasyon, kaya ang paggamit ng email ay nagpapadali sa pagsusumite ng memo. Ang ganitong daloy ng dokumento sa loob ng negosyo ay may isang malinaw na plus - ito ay ang bilis ng pagsasaalang-alang ng mga kahilingan ng mga empleyado.

Paano magsulat ng isang memo sa electronic form? Ang dokumento ay walang makabuluhang pagkakaiba mula sa klasikong bersyon sa papel. Ang isang sample na memo sa electronic form ay halos hindi naiiba sa halimbawang tinalakay sa itaas. Ang isang mahalagang bahagi ng memo sa elektronikong anyo ay magiging katulad sa aming halimbawa. Sa partikular, isang paglalarawan ng sitwasyon na naganap at isang hanay ng mga panukala na isinumite ng empleyado para sa pagsasaalang-alang.

Mananatili pa rin ang pagkakaiba - sa memo hindi na kailangang ipahiwatig ang addressee. Sa e-mail, sa linya ng "Address", ipahiwatig mo ang pangalan ng user kung kanino tinutugunan ang dokumento. Kung mayroon lamang isang email address para sa buong departamento, pagkatapos ay sa linya ng "Subject" kakailanganin mong ipahiwatig ang tatanggap, iyon ay, ang pangalan ng opisyal kung kanino ipinadala ang memo.

Bilang karagdagan, kapag gumagamit ng e-mail (iyong sariling mailbox), madalas ay mayroon ka nang pirma na awtomatikong ipinapasok sa teksto. Makakatipid ito ng oras, lalo na, kapag may isinusulat na memo. Kung hindi pinapayagan ng iyong e-mail box ang pagkakakilanlan ng nagpadala (halimbawa, kapag mayroon lamang isang e-mail box sa enterprise), pagkatapos ay sa dulo ng sulat dapat mong ipahiwatig ang iyong posisyon at buong pangalan.

Huwag kalimutan na kapag nagpapadala ng dokumento sa pamamagitan ng email, mahalagang humiling ng abiso na ang email na iyong ipinadala ay nabasa ng addressee. Upang gawin ito, lagyan ng tsek ang kaukulang kahon. Ang naturang notification ay patunay na nagpadala ka talaga ng memo sa isang partikular na opisyal sa isang partikular na oras.

Ang SZ ay pinagsama-sama ng empleyado sa pangalan ng kanyang agarang superbisor o sa pangalan ng pinuno ng ibang departamento. Pinapayagan nito sa maikling panahon:

abisuhan ang manager tungkol sa problemang lumitaw sa ngayon

gumawa ng mga mungkahi para sa pag-aalis nito o sumang-ayon sa isang plano ng aksyon sa ibang empleyado.

himukin ang pinuno na gumawa ng desisyon o mag-isyu ng utos

Ito rin ay patunay na ang espesyalista na nakatuklas ng problema sa daloy ng trabaho ay hindi hinayaan ang sitwasyon na mangyari, ngunit inabisuhan ang kanyang pamamahala tungkol dito upang makagawa sila ng agarang desisyon. Ibig sabihin, hindi idle.

Mga uri ng memo

Isaalang-alang ang mga pangunahing uri ng mga liham pangnegosyo:

tungkol sa paghiling ng impormasyon;

tungkol sa mga paglabag na ginawa ng empleyado sa pagganap ng mga tungkulin sa paggawa.

sa mga bonus ng empleyado.

Bilang karagdagan, maaaring samahan ng CZ ang paglilipat ng isang pakete ng mga dokumento sa pagitan ng mga kagawaran, dibisyon, departamento sa loob ng organisasyon (para sa mga third-party na organisasyon, kinakailangang maghanda ng mga cover letter). Maaari rin itong ipadala sa mga empleyado na may pangangailangang ipaliwanag ang dahilan ng pagliban sa lugar ng trabaho.

Ang SZ ay maaaring maglaman ng anumang mga katanungan tungkol sa mga oras ng pagtatrabaho.

Mga panuntunan sa compilation

Ang pangunahing tuntunin na dapat sundin kapag kino-compile ito ay maikli. Ang dokumento ay dapat na malinaw na nakasaad ang kakanyahan ng problema, pati na rin ang mga paraan upang malutas ito. Bilang isang patakaran, ang teksto ng SZ ay hindi dapat tumagal ng higit sa 6-7 na linya. Walang pinag-isang anyo ng SZ. Upang i-compile ito, ginagamit ang isang arbitrary na anyo ng isang tala ng serbisyo.

Sa kabila nito, kapag nagsusulat, ang mga kinakailangan ng GOST R 6.30-2003 ay dapat isaalang-alang. Ang paggawa ng isang memo ayon sa GOST, isang sample na kung saan ay ipinapakita sa itaas, ay nangangailangan ng mga sumusunod na detalye:

ang papel ay dapat maglaman ng "header". Ipinapahiwatig nito kung kanino ito tinutugunan (posisyon at buong pangalan ng empleyado sa kaso ng dative);

ang petsa ng compilation at ang numero ng dokumento ay ipinasok;

ang pamagat ng teksto ay nagpapahiwatig ng paksa ng SZ;

isang paglalarawan ng kasalukuyang sitwasyon, dahil sa kung saan ang isang memo ay iginuhit: "Dinadala ko sa iyong pansin ...", kung gayon ang teksto ng memo ay dapat maglaman ng isang partikular na kahilingan;

nasa ibaba ang posisyon at buong pangalan ng compiler, lagda na may transcript.

Ang draft na dokumento ay dapat na nakarehistro sa kalihim ng negosyo bilang papasok na sulat. Pagkatapos nito, maaari mong siguraduhin na ang direktor ay makakatanggap ng SZ at makilala ito nang personal.

SZ sa elektronikong anyo

Kapansin-pansin na maraming mga negosyo ang nagpatibay ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Samakatuwid, ang SZ ay maaaring maibigay sa elektronikong anyo. Sa kasong ito, ipinadala ito sa corporate mail ng enterprise. Ang kalihim ay nakikibahagi sa karagdagang pag-uuri at pagpapasa ng mga liham sa mga addressee.

Ang paraan ng paglilipat ng CV ay nakakatipid ng papel at oras ng mga empleyado. Sa kasong ito, ang dokumento ay pinagsama-sama sa parehong paraan tulad ng sa papel. Ito ay kanais-nais na ang nagpadala ng electronic na lagda ay nasa ibabaw nito. Upang matiyak na ang ipinadalang dokumento ay binabasa ng tagapamahala, kapag nagpapadala, dapat kang humiling ng "postal item read notification" sa pamamagitan ng paglalagay ng check sa kahon sa send form.

Halimbawang dokumento

Kadalasan, kapag nilulutas ang mga isyu sa trabaho, kinakailangan na ihatid ang mahalagang impormasyon sa tagapamahala. Kung minsan ang mga pangyayari ay nangangailangan na ang isang paliwanag ng mga pangyayari, isang babala laban sa mga pagkakamali, ay itinakda nang nakasulat.

Sa kasong ito, kinakailangan hindi lamang upang maipahayag nang tama ang mga katotohanan, kundi pati na rin upang iguhit nang tama ang dokumento. Ang pag-compile ng CV ay kadalasang mahirap, lalo na sa kawalan ng karanasan. Ngunit hindi ito mahirap gawin kung mayroon kang isang halimbawa ng isang memo sa harap ng iyong mga mata. Iyon ang dahilan kung bakit naghanda kami ng mga sample, pagkatapos basahin kung saan maaari kang gumuhit ng isang dokumento nang tama. Isaalang-alang ang pinakakaraniwang mga kaso na nangangailangan ng paghahanda ng SZ.

SZ sa mga bonus ay ang batayan para sa pagpapalabas ng isang utos upang hikayatin ang empleyado. Ang dokumentong ito ay iginuhit ng agarang superbisor ng empleyado sa pangalan ng direktor ng organisasyon. Ipinapahiwatig nito ang mga merito ng manggagawa, ang kahilingan para sa paghihikayat, ang data ng manggagawa at ang tagatala. Matapos isaalang-alang ang SZ at gumawa ng isang positibong desisyon, ang direktor ay nag-isyu ng isang order para sa mga bonus. Paano magsulat ng isang memo sa sample ng direktor:

Kung sakaling lumitaw ang mga pangyayari sa panahon ng trabaho dahil sa kung saan hindi ganap na maisagawa ng empleyado ang kanyang tungkulin sa paggawa, ang nagpapaliwanag. Nakasaad dito ang mga dahilan. Paano magsulat ng sample ng memo:

Ginagamit ang SZ kung ang isang empleyado ay kailangang makipag-ugnayan sa manager para sa isang kahilingan para sa paglalaan ng mga pondo para sa mga pangangailangan sa trabaho. Sa kasong ito, itinakda ng dokumento ang mga katotohanan ng pangangailangan sa produksyon para sa pagbili ng mga materyales. Paano magsulat ng isang sample ng memo nang tama:

Shelf life

Ayon sa Listahan ng mga tipikal na dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na may indikasyon ng mga panahon ng imbakan, na naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang 08.25.10 No. 558 , SZ ay dapat na naka-imbak sa archive ng enterprise para sa hindi bababa sa limang taon. Kung kinakailangan, ang direktor ng organisasyon ay may karapatang palawigin ang panahon ng imbakan. Ang panahon ng pag-iimbak ng CZ, na inisyu sa elektronikong anyo, ay maaaring matukoy ng charter ng kumpanya.