Paano ayusin ang mga bagay. Ang Sining ng Stress-Free Productivity
Paggawa ng mga Bagay: Ang Sining ng Stress-Free Productivity
Pabalat ng libro Paano ayusin ang mga bagay
May-akda	David Allen
Genre	negosyo
Orihinal na wika	Ingles
Orihinal na na-publish
Interpreter	Julia Konstantinova
Publisher	Mann, Ivanov at Ferber
Palayain
Mga pahina	416
Tagapagdala	aklat, file
ISBN

Tinatapos ang mga bagay, GTD(isinalin mula sa Ingles- "paggawa ng mga bagay", ngunit mas madalas at hindi tama - "kung paano ayusin ang mga bagay") - isang pamamaraan para sa pagpapabuti ng personal na pagiging epektibo, na nilikha ni David Allen at inilarawan niya sa aklat ng parehong pangalan, ang unang edisyon ng na nai-publish noong 2001 at naisalin sa 23 wika.

Ang GTD ay batay sa prinsipyo na dapat palayain ng isang tao ang kanyang isip mula sa pag-alala sa mga kasalukuyang gawain (may mga pagbubukod sa mga kaso kung saan ang ilang mga gawain para sa iba't ibang mga proyekto ay magkakaugnay), paglilipat ng mga gawain sa kanilang sarili at mga paalala sa kanila sa isang panlabas na daluyan. Kaya, ang isip ng tao, na pinalaya mula sa pag-alala sa kung ano ang kailangang gawin, ay maaaring tumutok sa mga gawain mismo, na dapat na malinaw na tinukoy at nabalangkas nang maaga ("ano ang susunod na aksyon na gagawin?"). Taliwas sa tanyag na paniniwala, ang GTD ay hindi tumutukoy sa pamamahala ng oras, pinupuna ito para sa makitid na pokus at limitadong bisa nito.

Encyclopedic YouTube

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) ni David Allen - Animated Book Summary And Review

✪ DAVID ALLEN - PAANO GAGAWIN ANG MGA BAGAY - Part 1/2 | London Real

✪ Paggawa ng mga Bagay Buod David Allen (kumuha ng PDF ng Buod ng Aklat sa link sa ibaba)

✪ Paggawa ng mga Bagay ni David Allen (Mga Tala sa Pag-aaral)

✪ MAG-ORGANIZED SA 3 LINGGO MAY GTD - STEP 1!

Mga subtitle

Paglaganap

1. koleksyon;
2. paggamot;
3. organisasyon;
4. pagsusuri;
5. mga aksyon.

Ginagamit ni Allen ang analogy na "flying altitude" upang ilarawan ang kanyang pangalawang pangunahing modelo - anim na antas na modelo ng pagsusuri sa trabaho, upang makita ang pananaw ng mga gawain at takdang-aralin. Pataas na linya:

1. kasalukuyang mga pangyayari;
2. kasalukuyang mga proyekto;
3. hanay ng mga tungkulin;
4. darating na taon (1-2 taon);
5. limang taong pananaw (3-5 taon);
6. isang buhay.

Pagtaas sa view ng isang ibon, lahat ay maaaring isaalang-alang ang "malaking larawan" ng kanilang mga gawain.

Inirerekomenda ni Allen ang isang lingguhang pagsusuri ng iba't ibang antas. Ang insight na nakuha mula sa mga review na ito ay nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang mga personal na priyoridad, na kung saan ay binibigyang-priyoridad kung at kailan makumpleto ang mga partikular na gawain at takdang-aralin na nakolekta sa panahon ng proseso ng pamamahala ng daloy ng trabaho. Sa lingguhang pagsusuri, sinusuri ng isang tao ang mga konteksto ng gawain at inilalagay ang mga ito sa mga naaangkop na listahan. Ang mga halimbawa ng pagpapangkat ng mga katulad na gawain ay ang paggawa ng listahan ng mga kinakailangang tawag sa telepono o isang listahan ng mga gawain na kailangang tapusin sa Center. Ang mga patakaran para sa pagbuo ng mga listahan ng konteksto ay maaaring matukoy sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang tool o pagkakaroon ng isang tao / grupo kung kanino kailangang talakayin o ipakilala ang isang bagay.

Binibigyang-diin ni Allen na ang unang dalawang modelo ay sapat upang magkaroon ng kontrol at pananaw sa karamihan ng mga gawain at proyekto. Gayunpaman, may ilang mga kaso na nangangailangan ng higit na pag-iisip at pagmuni-muni. Para dito, ginagamit ang pangatlong pangunahing modelo - natural na paraan ng pagpaplano. Habang nasa pamamahala ng daloy ng trabaho ay tapos na " pahalang na pokus» sa pagganap ng mga indibidwal na gawain, sa natural na paraan ng pagpaplano ay tapos na « patayong pokus» sa pagpaplano ng proyekto at pag-iisip ng tema. Ang modelo ng pagpaplano ay binubuo ng 5 yugto:

1. kahulugan ng layunin at mga prinsipyo;
2. pangitain ng nais na mga resulta;
3. organisasyon;
4. pagpapasiya ng susunod na tiyak na aksyon.

Pinapadali ng GTD ang prosesong ito batay sa pag-iimbak, pagsubaybay at paggamit ng detalyadong impormasyong nauugnay sa gawaing ginagawa. Iminungkahi ni Allen na marami sa mga kabiguan na nakatagpo namin ay dahil sa hindi sapat na "paunang" pagpaplano (iyon ay, noong malinaw pa kung ano ang kailangang makamit at kung anong mga partikular na aksyon ang kailangan para makamit ito). Mahalagang mag-isip nang maaga, na lumilikha ng isang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon na maaaring kumpletuhin nang hindi babalik sa pagpaplano. Ipinapangatuwiran ni Allen na ang "sistema ng paalala" ng ating isip ay hindi epektibo at bihirang nagpapaalala sa atin kung ano ang dapat at magagawa natin sa sandaling ito at sa lugar na ito. Samakatuwid, ang impormasyong "mga susunod na partikular na aksyon" na nauugnay sa konteksto sa isang partikular na sandali at lugar ay maaaring magsilbing panlabas na suporta upang matiyak na binibigyan natin ang ating sarili ng mga tamang paalala sa tamang oras. Dahil ang GTD ay nakabatay sa pagpapanatili ng mga karagdagang rekord, maaari itong ituring na pagpapatupad ng mga siyentipikong teorya ng distributed cognition at extended mind.

Maikling paglalarawan ng GTD mula sa aklat ni Allen, Ready for Anything:

Alisin ang lahat sa iyong ulo. Gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga kinakailangang aksyon kapag dumating ang isang kaso - hindi kapag kailangan itong i-abort. Ayusin ang mga tala ng paalala tungkol sa iyong mga proyekto at mga nakaplanong aktibidad ayon sa naaangkop na mga kategorya. Panatilihin ang system na ito, idagdag dito, at suriin ito nang madalas upang mapagtiwalaan kahit ang iyong intuitive na pagpili ng aksyon (o walang aksyon) sa hinaharap.

Mga Prinsipyo

Mga pangunahing prinsipyo ng GTD:

Koleksyon

Produktibo nang walang stress nagsisimula sa proseso ng pag-alis ng isipan, na binubuo sa pag-aayos ng lahat ng bagay na higit pa o hindi gaanong mahalaga sa papel o iba pang midyum - sa tinatawag ni Allen basket: pisikal na mailbox, e-mail box, voice recorder, laptop, PDA, o kumbinasyon ng pareho. Ang pangunahing punto ay upang mailabas ang lahat ng bagay na higit pa o hindi gaanong mahalaga sa iyong ulo sa isang maginhawang daluyan para sa karagdagang pagproseso. Ang lahat ng mga cart ay dapat na walang laman (naproseso) nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Hindi iginigiit ni Allen ang anumang partikular na paraan ng pangongolekta, ngunit binibigyang-diin ang kahalagahan ng regular na pag-alis ng laman ng basura. Anumang lokasyon ng imbakan (pisikal, email, tape recorder, laptop, PDA, atbp.) ay katanggap-tanggap hangga't ito ay regular na pinangangasiwaan.

Paggamot

Ang basket ay naproseso nang mahigpit ayon sa sumusunod na algorithm.

1. Magsimula tayo sa tuktok na item ng cart.
2. Gumagawa ng isang elemento sa isang pagkakataon (at hindi na ibabalik ang anumang bagay pabalik)
   • Kung ang elemento ay nangangailangan ng pagkilos:
     • Gawin ito (kung mas mababa sa dalawa hanggang limang minuto), O
     • Italaga ito sa isang tao, O
     • Itinigil namin ito.
   • Kung ang elemento ay hindi nangangailangan ng isang aksyon:
     • Iwanan ito sa background, O
     • Itapon mo, O
     • Sa listahang "balang araw siguro".

Kung ang aksyon ay tumatagal ng mas mababa sa dalawa hanggang limang minuto, dapat itong gawin kaagad. Ang dalawang minutong panuntunan ay batay sa tinatayang oras na kinakailangan upang pormal na ipagpaliban ang isang aksyon.

Organisasyon

Upang masubaybayan ang mga item na naghihintay ng atensyon, inirerekomenda ni Allen ang paggamit ng isang hanay ng mga listahan.

• Ang mga sumusunod na aksyon- Para sa bawat item na nangangailangan ng pansin, magpasya kung ano ang susunod na aksyon na maaaring pisikal na gawin. Halimbawa, kung mayroong elementong "Sumulat ng ulat ng proyekto", ang susunod na aksyon ay maaaring: "Sumulat ng liham kay Mikhail na may panukalang pagpupulong" o: "Tawagan si Marina para malaman ang mga kinakailangan para sa ulat." Bagama't ang isang elemento ay maaaring mangailangan ng ilang hakbang at pagkilos, palaging may isang bagay na kailangang gawin muna, at ang hakbang na iyon ay dapat na inilarawan sa listahan ng mga susunod na hakbang. Mas mabuti, ang mga hakbang na ito ay nakaayos ayon sa konteksto kung saan maaaring gawin ang mga ito (hal., "sa opisina", "sa telepono", o "sa tindahan").
• Mga proyekto- Ang bawat bukas na loop sa buhay o trabaho na nangangailangan ng higit sa isang pisikal na aksyon upang makamit ang isang layunin ay nagiging isang proyekto. Ang mga proyekto ay kailangang subaybayan at suriin nang pana-panahon upang matiyak na ang susunod na aksyon ay nauugnay sa bawat proyekto at sa gayon ang proyekto ay susulong.
• ipinagpaliban- Kapag ang isang aksyon ay na-delegate sa isang tao, o kapag ang ilang panlabas na kaganapan ay inaasahan bago ang proyekto ay maisulong, ito ay sinusubaybayan sa system at pana-panahong tinitiyak kung ang isang aksyon ay kinakailangan o isang paalala ay kailangang ipadala.
• Balang araw siguro- Mga bagay na gagawin sa isang punto, ngunit hindi ngayon. Halimbawa, "matuto ng Chinese" o "magtapon ng pool party."

Ang kalendaryo ay mahalaga para sa pagsubaybay ng mga appointment at takdang-aralin; gayunpaman, inirerekomenda ni Allen na ang kalendaryo ay nakalaan lamang para sa mga bagay na dapat gawin sa isang tiyak na petsa, o para sa mga appointment at mga gawain na may nakatakdang oras at lugar. At dapat na itala ang mga bagay sa mga listahan ng mga susunod na aksyon, at hindi sa kalendaryo.

Ang huling mahalagang bahagi ng pag-aayos ng GTD ay ang sistema ng dokumento. Ang sistema ng dokumento ay dapat na magaan, simple at kawili-wili. Kahit na ang isang piraso ng papel, kung ito ay kinakailangan para sa sanggunian, ay dapat makakuha ng sarili nitong folder kung ang mga magagamit na folder ay hindi angkop para dito. Nag-aalok si Allen ng one-dimensional, alphabetically organized na sistema ng pag-iimbak ng dokumento upang mabilis at madaling makuha ang impormasyong kailangan mo.

Pagsusuri

Ang mga listahan ng gagawin at mga paalala ay hindi gaanong magagamit maliban kung magre-review ka ng hindi bababa sa araw-araw, o nang madalas hangga't maaari. Dahil sa oras, lakas at mapagkukunan na magagamit sa ngayon, hanapin ang pinakamahalagang gawain na maaaring gawin kaagad at tapusin ito. Kung ikaw ay may ugali ng pagpapaliban, ikaw ay matatapos sa paggawa ng mga madaling gawain at pag-iwas sa mahirap. Upang malutas ang problemang ito, maaari mong gawin ang mga aksyon mula sa listahan nang paisa-isa, katulad ng kung paano pinoproseso ang basket. Kinakailangan ng GTD na gawin ang kahit man lang lingguhang pagsusuri ng lahat ng aktibidad, proyekto, at "ipinagpaliban" na mga item upang matiyak na ang anumang mga bagong gawain o paparating na kaganapan ay maipasok sa system at ang lahat ay napapanahon.

Mga aksyon

Ang anumang sistema ng organisasyon ay walang halaga kung gumugugol ito ng masyadong maraming oras sa pag-aayos ng mga gawain sa halip na pisikal na kumpletuhin ang mga ito. Tulad ng sinabi ni David Allen, kung ang ganitong sistema ay ginawang simple upang maisagawa ang mga kinakailangang aksyon, kung gayon ang isang tao ay mas malamang na maantala ang mga ito o "sobrang karga" na may napakaraming "bukas na mga loop".

Mga paraan at pamamaraan

43 folder

Iminumungkahi ni Allen na ayusin ang kanyang mga dokumento sa isang sistema na tinatawag na "43 folder". Labindalawang folder ang ginagamit, isa para sa bawat buwan, at isang karagdagang 31 folder ang ginagamit para sa bawat araw ng susunod na 31 araw. Ang mga folder ay nakaayos upang makatulong na paalalahanan ang gumagamit ng mga aktibidad na kailangang gawin sa araw na iyon.

Mga folder at folder

Binanggit ni Allen sa kanyang libro na mas mainam na gumamit ng mga folder para sa madaling paghahanap at pag-istruktura ng impormasyon, upang ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa isang proyekto ay nasa isang lugar. Binibigyang-daan ka nitong mabilis na mahanap ang mga dokumentong kailangan mo. Kahit na isang dokumento lamang ang nabibilang sa proyekto, mas mabuti pa ring ilagay ito sa isang folder, dahil maaaring lumitaw ang mga bagong dokumento sa paksang ito.

"Gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga kinakailangang aksyon pagkatapos,
kapag lumitaw ang kaso - at hindi kapag nangangailangan ito ng emergency na pagwawakas.
David Allen

Ang GTD ay isang diskarte sa pamamahala ng oras na binuo ng consultant sa pamamahala ng oras at may-akda ng aklat na may parehong pangalan, si David Allen. Isinalin sa Russian, ito ay nangangahulugang "Paano dalhin ang mga bagay sa wakas" (Pagkuha ng mga Bagay na Tapos).

Ang pangunahing prinsipyo ng GTD ay nagsasabi - ang isang tao ay hindi dapat mag-overload sa kanyang sarili sa kung ano ang kailangang gawin, ngunit dapat lamang dalhin ito sa plano. Ang lahat ng atensyon ay dapat na direktang nakatuon sa pagpapatupad ng bawat indibidwal na gawain.

Mga modelo ni David Allen

Karaniwan ang pamamahala ng oras ay nagsisimula sa pamamahagi ng mga accent at pag-highlight sa mga pinakamahalagang bagay. Nag-aalok si Allen ng isang bahagyang naiibang diskarte, na nangangatwiran na ang pangunahing lugar sa pamamahala ng oras ay dapat na inookupahan ng kontrol at pangitain. Batay dito, nagmungkahi siya ng 3 pangunahing modelo:

• Ang una ay ang pamamahala ng daloy ng trabaho. Ito ay dinisenyo upang kontrolin ang lahat ng mga gawain at binubuo ng mga sumusunod na yugto: koleksyon, pagproseso, organisasyon, pagsusuri at mga aksyon. Tatalakayin natin ang bawat isa sa kanila nang mas detalyado sa ibang pagkakataon.
• Ang pangalawa ay ang work review model, na binubuo ng anim na antas, ang bawat isa ay mas malawak at mas pandaigdigan kaysa sa nauna. Dito kasama niya ang: kasalukuyang mga gawain, kasalukuyang mga responsibilidad, mga tuntunin ng sanggunian, ang susunod na 1-2 taon, ang susunod na limang taon at lahat ng buhay sa pangkalahatan. Naniniwala si Allen na minsan sa isang linggo ang isang tao ay obligadong suriin ang kanyang mga nagawa sa bawat antas, tanging sa kasong ito ay makakakuha siya ng kumpletong larawan ng kung ano ang nangyayari.
• Ang pangatlo - ayon sa kanya, hindi kinakailangan para sa lahat - ay isang natural na paraan ng pagpaplano. Binubuo ito ng 5 yugto: pagtatakda ng mga layunin at prinsipyo, pagkita ng ninanais na resulta, brainstorming, pag-oorganisa at pagpapasya kung ano ang dapat na susunod na aksyon.

Ipinapangatuwiran ni David Allen na ang lahat ng mga problemang nauugnay sa hindi pagkamit ng mga layunin ay lumilitaw dahil sa hindi tamang pagpaplano sa pinakaunang yugto nito - pagtatakda ng layunin at pagtukoy sa mga hakbang na kinakailangan upang makamit ito.

Mga prinsipyo kung saan nakabatay ang GTD

Koleksyon
Ang kahulugan ng prinsipyong ito ay namamalagi sa katotohanan na ang lahat ng mga kaisipang iyon na "puno ng tao" sa ating ulo ay dapat na maayos sa ilang media. Para dito, ang isang electronic organizer, isang voice recorder, at isang simpleng notepad ay pantay na mahusay. Ang pangunahing bagay ay upang palayain ang isip mula sa impormasyon na hindi kinakailangan sa ngayon.

Bilang karagdagan, ang lahat ng mga entry ay dapat suriin nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo upang kumpirmahin ang kanilang kaugnayan at gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos.

Paggamot
Kapag nagpoproseso ng impormasyon, dapat tandaan na ang anumang aksyon na tumatagal ng hindi hihigit sa 5 minuto ay dapat isagawa kaagad. Pinakamainam na simulan ang trabaho mula sa tuktok ng listahan, lumipat nang higit pa sa pagkakasunud-sunod.

Ayon sa algorithm ng pagpoproseso ng impormasyon ni Allen, para sa bawat item sa listahan, maaari mong gawin ang mga sumusunod: gawin ito, isumite ito para sa pagpapatupad, ipagpaliban ito, itago ito para sa sanggunian, itapon ito, o ilipat ito sa listahan ng mga bagay na ibabalik. Mamaya.

Organisasyon
Upang makontrol ang mga aksyon na dapat gawin, iminumungkahi ni David Allen ang paggamit ng isang hanay ng mga listahan:

• Mga sumusunod na aksyon. Inililista nito ang mga hakbang na dapat gawin para sa bawat elemento na tinatanggap para sa pagpapatupad. Sabihin nating mayroong elementong "Gumawa ng pagtatantya". Upang maghanda ng isang pagtatantya, kakailanganin mong gawin ang mga sumusunod na hakbang: makipag-ugnayan sa isang kasamahan at humiling ng data sa kanyang departamento, alamin ang halaga ng mga kinakailangang materyales, atbp.

• Mga proyekto. Ang isang proyekto ay maaaring maunawaan bilang anumang layunin na nangangailangan ng higit sa isang sunud-sunod na aksyon upang makamit. Ang mga proyekto ay dapat na suriin nang pana-panahon upang matiyak na ang mga ito ay isinasagawa sa tamang pagkakasunud-sunod.

• Ipinagpaliban. Sa isang sitwasyon kung saan ang isang kaso ay dapat isumite para sa pagpapatupad, o kapag ang pagpapatupad nito ay dapat na mauna sa isa pang kaganapan, mayroong pangangailangan na subaybayan ito paminsan-minsan. Ito ay magbibigay-daan upang hindi maantala ang mga deadline para sa pagpapatupad nito.

• Balang araw siguro. Kabilang dito ang mga kaso kung saan maaari kang magpasya na bumalik sa ilalim ng ilang partikular na kundisyon.

Pagsusuri
Ang pagsasama-sama ng mga listahan at memo ay hindi magdadala ng ninanais na resulta kung hindi mo susuriin nang madalas hangga't maaari, at ito ay kanais-nais na gawin ito araw-araw. Sa kasong ito, dapat mong piliin ang gawain na pinakamahalaga sa sandaling ito at agad na simulan ang pagpapatupad nito. Hindi inirerekumenda na simulan ang trabaho na may madaling mga aksyon, pag-iwas sa mga kumplikado. Kaya, magpapalubha ka lamang ng sitwasyon sa pamamagitan ng pag-iipon ng isang tambak ng pagsusumikap. Ang pinakamainam na solusyon ay ang sunud-sunod na pagpapatupad ng mga gawain.

Mga aksyon
Ayon kay David Allen, dapat kang maging mas matulungin sa pagsasagawa ng bawat gawain, at hindi sa organisasyon nito. Sa kasong ito, mas malamang na dalhin ang lahat sa dulo nang hindi nakakaabala sa gitna.

Mga tool at diskarte upang matulungan kang kumpletuhin ang iyong nasimulan

• 43 folder. Ang diskarteng ito ay binubuo sa katotohanan na para sa bawat araw ng trabaho ng buwan ay lumikha ka ng isang hiwalay na folder para sa iyong sarili (31 sa kabuuan) at lumikha ng 12 higit pang mga folder ayon sa pagkakatulad sa mga buwan ng taon. Bilang resulta, makakakuha ka ng 43 folder, kung saan dapat kang "mag-imbak" ng mga plano para sa bawat partikular na araw.
• Software para sa GTD. Sa mundo ngayon, ang software ay kailangang-kailangan. Ayon sa pamamaraan ni Allen, kabilang dito ang: digital structuring, brainstorming, at mga application sa pamamahala ng proyekto. Sa ngayon, mahigit 100 application ang sumusuporta sa ideolohiyang GTD. Kabilang sa mga ito ay may mga programang isinulat para sa iba't ibang mga platform at device.

Sa artikulong ito, ang mga prinsipyo ng GTD ay nakasaad nang napakaikling, hindi nito papalitan ang aklat ni David Allen para sa iyo. Ang artikulo ay inilaan lamang upang pukawin ang iyong interes sa isang epektibong paraan tulad ng GTD.

Ang problema sa mga serbisyo sa pagiging produktibo ay ang bawat isa ay pumuwesto sa kanilang sarili bilang isang lugar kung saan maaari nilang lutasin ang lahat ng mga problema, mag-imbak ng impormasyon, at makipag-usap. Karamihan sa mga serbisyo ay humihiling sa iyo na unahin at kumilos ayon sa mga ito.

Ngunit kakaunti ang maaaring tumutok sa pagkumpleto ng mahahalagang gawain at hindi bigyang-pansin ang lahat ng uri ng maliliit na bagay: mga kagyat na gawain, mga kahilingan mula sa mga kasamahan, kaibigan o kakilala. Kapag maraming gawain, mahirap harapin ang mga ito. Samakatuwid, sa pagsasagawa, kailangan mong gumamit ng ilang mga serbisyo upang pamahalaan ang mga kaso. Kapag marami tayong dapat gawin, magsisimula tayong malito sa mga serbisyo at listahang ito at sa huli ay huminto sa paggamit sa mga ito.

Ang Getting Things Done (GTD) methodology ay nagbibigay ng unibersal na plano na nagbibigay-daan sa iyong bumuo ng isang sistema kung saan maaari mong lutasin ang anumang problema. Makakapag-relax ka at huwag mag-alala, dahil sigurado ka na wala kang malilimutan. Sa tamang oras, ipo-prompt ng system kung ano ang kailangang gawin at kung ano ang dapat pagtuunan ng pansin.

Kaya bakit napakaraming tao ang nagtatrabaho nang hindi produktibo?

Nagsisimulang magtrabaho nang hindi produktibo ang mga tao kapag maraming proyekto, kaso at gawain. Mahirap para sa kanila na itago ang lahat ng ito sa kanilang mga ulo, at higit pa sa kanila na unahin. Samakatuwid, alinman sa walang ginagawa, o kung ano ang ginagawa ay ang pinakamadali, ngunit mahahalagang bagay. Ang isa pang problema ay lilitaw: kapag ang mga kagyat na gawain ay kailangang lutasin kahapon.

Bilang karagdagan, ang isang tao ay nagsisimulang mapagod nang mas mabilis, nagiging magagalitin. Siya ay patuloy na tumatakbo tulad ng isang ardilya sa isang gulong ng nakagawiang, at talagang mahalaga, pinansiyal at madiskarteng mga proyekto ay naiwan.

Ang sistemang Getting Things Done na inilarawan ni David Allen sa aklat, na inilathala noong 2001 at naging bestseller sa mundo, ay makakatulong upang makayanan ang sitwasyong ito.

Sabihin sa akin ang tungkol sa mga pangunahing konsepto ng GTD na kailangan mong malaman

nakagawian- ito ang mga bagay, iniisip at alalahanin na nakakagambala, nakakagambala at nag-aaksaya ng enerhiya. Hanggang sa maisasalin ang gawain sa mga gawain, hindi ito makokontrol. Ang paulit-ulit na pag-iisip sa parehong mga problema ay isang hindi mahusay na paggamit ng malikhaing enerhiya na nagdudulot ng pagkabigo at stress.

Ang layunin ng GTD ay palayain ang iyong ulo mula sa karaniwang gawain at alisin ang panloob na tensyon.

Memorya ng pagtatrabaho ng tao Ang lugar ng utak kung saan matatagpuan ang panandaliang memorya. Dito namin karaniwang inilalagay ang kasalukuyang hindi natapos na negosyo, mga pangakong binitawan sa ibang tao at iba pang mga iniisip na bumabagabag sa amin. Sa kasamaang palad, may limitasyon sa dami ng routine na maaari mong panatilihin upang gumana nang normal ang utak. Kung puno ang iyong RAM, maaabala ka sa maliliit na bagay at makakalimutan mo ang iyong mga layunin, na humahantong sa stress.

Mga tool para sa pagkolekta ng impormasyon- kung saan napupunta ang impormasyon at kung saan mo inaayos kung ano ang kailangang gawin. Halimbawa:

• organizers;
• mga kuwaderno;
• Email;
• kalendaryo;
• recorder ng boses.

Inbox- isang solong imbakan para sa nakagawiang ginagawa mong mga kaso at gawain. Ang isa sa pinakamahalagang panuntunan para sa pagtatrabaho sa inbox ay ang regular na pag-alis nito.

Mga simpleng hakbang- isang hakbang na pagkilos kung saan kailangan mo. Sa pagsasagawa, mas maginhawang maglaan ng limang minuto para sa mga ganitong kaso.

Proyekto Isang gawain na nangangailangan ng higit sa isang hakbang upang makumpleto. Kailangan mong mag-iwan ng paalala tungkol sa proyekto at ilarawan ang mga unang hakbang patungo sa pagpapatupad nito. Bilang resulta, ang proyekto ay nagiging isang simpleng aksyon na maaaring makumpleto sa susunod na limang minuto at makuha ang huling resulta.

Ang proyekto ay dapat may link sa isang card o file na naglalarawan sa mga detalye: responsable, mga deadline, kategorya (halimbawa, "Marketing", "Legal", "Development"), mga link sa mas maliliit na card na may mga gawain. Ito ay maginhawa upang ayusin ang gayong istraktura sa .

Listahan ng Konteksto- isang listahan ng mga gawain na maginhawang gawin sa ilalim ng ilang mga kundisyon. Halimbawa, sa listahan ng konteksto na "Mga Pagbili" magkakaroon ng listahan ng mga bagay at produkto na kailangan mong bilhin sa tindahan. Ang listahan ng Mga Tawag ay maaaring naglalaman ng isang listahan ng mga tawag na gagawin kapag ikaw ay libre.

Maginhawang gumawa ng mga indibidwal na listahan ayon sa konteksto para sa mga taong kasama mo sa trabaho at pakikipag-usap. Kapag nakikipagpulong sa isang partikular na tao, maaari mong mabilis na buksan ang listahan at malutas ang mga kinakailangang isyu.

Paano gamitin ang kalendaryo?

Dapat kang pumasok sa:

• mga aksyon na dapat gawin sa isang tiyak na oras (mga pulong, mga pulong sa negosyo, mga seminar);
• mga aksyon na kailangang gawin sa isang partikular na araw (tapusin ang isang proyekto sa isang tiyak na petsa, makibahagi sa isang kumperensya);
• impormasyon tungkol sa mga partikular na petsa (anibersaryo, kaarawan, pista opisyal).

Gumagamit ako ng "Google Calendar" kung saan inilalagay ko ang lahat ng mga bagay na ito. Ang serbisyong ito ay maginhawa dahil:

• magagamit pareho mula sa telepono at mula sa computer;
• Maaari kang magpakita ng ilang mga kalendaryo sa isang screen nang sabay-sabay;
• may mga paalala sa smartphone.

Kung maglalagay ka ng isang bagay sa kalendaryo, gagawin mo ito o i-reschedule ito sa ibang petsa. Hindi na kailangang magkalat sa kalendaryo ng isang listahan ng gagawin na regular na inililipat araw-araw. May mga hiwalay na solusyon para sa mga naturang listahan.

Kung kailangan mong regular na tumawag sa mga customer, supplier o kontratista sa isang tiyak na oras, mas mabuting gumamit ng CRM system para dito.

Anong mga listahan ang dapat gawin?

Mga Listahan ng Priyoridad na Aksyon

Pag-compile ng isang lingguhang ulat, pagsusuri sa website ng isang kakumpitensya, pag-alis ng laman sa iyong inbox, pagsulat ng isang maikling para sa mga taga-disenyo - lahat ng mga pagkilos na ito ay tumatagal ng higit sa dalawang minuto, ngunit hindi sila maaaring italaga sa sinuman. Inilalagay namin ang mga ganitong kaso sa mga listahan ng mga priyoridad na aksyon at kumpletuhin ang mga ito sa buong araw.

Mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa mga naturang listahan:

• Hindi dapat maraming listahan, sapat na ang dalawa o tatlo. Halimbawa, "Personal", "Trabaho", "Pamilya". Kung mayroon kang gawain mula sa listahan para sa isang partikular na araw, magtakda ng paalala sa iyong kalendaryo.
• Sa mga gawain sa listahang ito, maginhawang gumawa ng mga label ayon sa konteksto: "Sa kalsada", "Sa computer", "Basahin", "Bumili", "Mga Pangako". Ang mga gawain ay maaaring magkaroon ng isa o higit pang mga label. Halimbawa, ang gawaing "Walk the dog" ay itatalaga sa "Pribado" na proyekto at ang "Pangako" na tag.
• Bago ka magdagdag ng gawain sa iyong listahan, isaalang-alang kung kailangan mo ba itong gawin. Kung ang sagot ay "oo", magpasya kung personal mong kailangang isagawa ang gawaing ito. Pagkatapos ng lahat, maaari kang magpadala ng isang voice message sa isang subordinate at italaga sa kanya. Ang mga gawaing itinalaga mo ay magkakaroon ng label na "Nakatalaga." Maglalaman ito ng mga kaso mula sa parehong listahan ng "Trabaho" at ang "Personal" na listahan.
• Regular na suriin ang mga listahan. Gawin ito kapag mayroon kang libreng sandali. Itaas ang mga bagay na dapat gawin muna.
• Linisin ang iyong mga listahan ng gagawin kahit isang beses sa isang buwan.

Listahan ng "Balang araw"

Kasama sa listahang ito ang mga kaso na hindi nangangailangan ng aktibong pagkilos. Ito ay maaaring:

• mga libro, talaan, video na pagsasanay na gusto mong bilhin;
• mga kapaki-pakinabang na nais mong makabisado;
• mga lugar na gusto mong bisitahin;
• mga bagay na gusto mong bilhin.

Ang listahang ito ay kailangang tingnan sa pana-panahon, pagkuha ng mga tala at gawing mga layunin na gagawin.

At paano mag-imbak ng reference na impormasyon na magiging kapaki-pakinabang sa hinaharap?

Ang impormasyong ito ay hindi nangangailangan ng anumang aksyon. Ang pangunahing pamantayan para sa pag-iimbak ng impormasyong ito ay:

• Maginhawang paghahanap ayon sa mga pamagat, tag, maikling paglalarawan.
• Dali ng paglalagay ng impormasyon sa repositoryo.
• Intuitive na istraktura ng imbakan ng impormasyon. Kapag lumitaw ang bagong data, dapat mong mabilis na piliin ang kategorya at subcategory kung saan ito ilalagay.
• Accessibility sa storage mula sa anumang device.

Mayroon bang mga mandatoryong ritwal ng GTD?

Oo, may ilan.

Koleksyon ng lahat ng impormasyon sa basket na "Inbox"

Maraming mga tool para sa pangangalap ng impormasyon. Ngunit ang lahat ng ito ay dapat dumaloy sa isang lugar, kung saan magpapatuloy kang magtrabaho.

Tinatanggalan ng laman ang Inbox

Minsan o dalawang beses sa isang linggo, kakailanganin mong suriin ang listahan ng Inbox at pagbukud-bukurin ang mga naipon na folder o label. Ang ritwal na ito ay dapat na maging isang ugali, na nabuo mula sa isang malinaw na algorithm ng mga aksyon at ang kanilang sistematikong pag-uulit.

Dapat ay mayroon kang simple, sunud-sunod na plano para sa kung paano mo linisin ang iyong system na gagawin linggu-linggo. Kumuha ng kalendaryo kung saan mamarkahan mo ang mga araw kung kailan mo inayos ang mga bagay. Magtalaga ng premyo sa iyong sarili kung, halimbawa, sa loob ng 30 araw ng hindi bababa sa 20 ay walang laman ang iyong inbox at i-cross off ang mga araw sa kalendaryo.

Pagbabago ng listahan ng mga unang-priyoridad na pagkilos at ang listahang "Balang-araw", pag-prioritize

Sa pagsusuri sa mga listahan, mahalagang bigyang-priyoridad nang tama at makatotohanang kalkulahin ang iyong lakas. Ito ay kinakailangan upang hindi ma-overload ang iyong sarili sa napakaraming mga gawain at hindi magdusa mula sa pagsasakatuparan ng iyong kawalan ng kakayahan.

Pagkasira ng mga dagdag na basket

Kadalasan, habang nakikipag-usap sa mga kasamahan at kasosyo, lumilitaw ang mga bagong mailbox, dokumento, listahan.

Ang iyong gawain ay i-automate ang lahat hangga't maaari upang mapunta ang data sa folder ng Inbox.

Maaari itong maging isang mailbox o isang electronic scheduler. Ang mga Serbisyo at Zapier ay angkop para sa pag-automate at pag-redirect ng impormasyon. Ang mga basket para sa pagkolekta ng impormasyon ay dapat na kakaunti.

Paano magtrabaho kasama ang basket na "Inbox" at ayusin ang mga kaso na naipon dito?

Una, kunin ang gawain, kaso, o impormasyon mula sa iyong inbox at sagutin ang tanong na, “Ano ito? May kailangan ba talagang gawin?"

Kung wala kang kailangang gawin, may dalawang opsyon. Kung ito ay basura na hindi na kapaki-pakinabang, itapon mo ito. Kung ito ay kapaki-pakinabang na impormasyon, i-archive ito. Dapat itong nakabalangkas sa mga kategorya at mga tag upang gawing madaling mahanap ang kailangan mo.

Kung kailangan mong gumawa ng isang bagay sa impormasyon, mayroong tatlong mga opsyon:

1. Tuparin ang kailangan. Kung ang aksyon ay mahalaga at hindi hihigit sa 2-5 minuto.

2.delegado sa isang tao. Kung ang isang aktibidad ay tumatagal ng higit sa dalawang minuto, isaalang-alang kung maaari itong italaga sa isang tao.

Kapag nagtalaga ka sa isang tao, ang sumusunod ay dapat isulat:

• huling resulta;
• plano sa trabaho (landas sa layunin);
• petsa ng pagtatapos ng gawain;
• petsa ng kontrol at ang resulta na dapat maging handa para dito (intermediate o final).

3. Ipagpaliban para sa kinabukasan. Sa paggawa nito, ipahiwatig:

• ninanais na resulta;
• ang pinakamalapit na susunod na aksyon na gagawin. Tandaan: imposibleng makumpleto ang proyekto sa kabuuan, maaari ka lamang gumawa ng mga tiyak na simpleng hakbang na magdadala sa iyo ng mas malapit sa huling resulta;
• deadline. Kung walang eksaktong timeline, ilagay ang aksyon sa listahan ng "Balang Araw".

Maaari kang magpadala ng mga mensahe sa iyong sarili upang matanggap ang mga ito sa takdang araw. Para dito, ang Google Calendar na may paalala sa tamang araw, at ang mail application, na magpapadala sa iyo ng sulat sa isang partikular na oras, ay angkop.

Paano planuhin ang iyong trabaho?

Ang lahat ng trabaho ay maaaring nahahati sa tatlong hakbang:

1. Pagpapatupad ng preplanned. Ito ay maaaring parehong madiskarteng mahahalagang bagay na maglalapit sa iyo sa layunin, o isang gawain na kailangan lang gawin.
2. Gumagawa ng trabaho sa hindi inaasahang paglitaw nito. Ito ay kapag ang mga gawain mula sa mga kasamahan, tagapamahala, mga sulat mula sa mga kliyente ay dumating sa araw.
3. Pagpaplano para sa karagdagang trabaho: pag-compile at pagsusuri ng mga listahan, pagtatakda ng mga priyoridad. Ang puntong ito ay hindi dapat magtagal sa iyo upang hindi ka magplano para sa kapakanan ng pagpaplano.

Ang pagsasanay sa pagpaplano ng mga kaso at gawain (commemorative book) ay inilarawan sa aklat ni David Allen.

David Allen

Personal na pagiging epektibo at tagapayo sa pamamahala ng oras, may-akda ng pamamaraan ng pagiging produktibo ng GTD

Para sa isang memorial book, 43 folder ang kailangan: 31 ay minarkahan ng mga numero mula 1 hanggang 31, isa pang 12 na may mga pangalan ng buwan. Ang mga pang-araw-araw na folder ay inilalagay sa harap, simula sa petsa ng bukas. Sa likod ng folder na may numerong 31 ay ang folder para sa susunod na buwan, at sa likod nito ay ang mga folder na may mga natitirang buwan.

Ang mga nilalaman ng folder para sa susunod na araw ay inililipat sa basurahan araw-araw, pagkatapos ay ilalagay ang folder sa likod ng huling pang-araw-araw na mga folder (na parang inilipat sa susunod na buwan). Kapag walang laman ang folder 31 para sa kasalukuyang buwan, magkakaroon ng folder na may pangalan ng bagong buwan sa likod nito, at sa likod nito ay may mga folder na may mga araw ng bagong buwan. Katulad nito, ang folder na may kasalukuyang buwan, kapag lumipas na ito, ay ililipat sa susunod na taon.

Sa isang partikular na folder, kailangan mong mag-imbak ng mga dokumento na nangangailangan ng mga partikular na aksyon (isang form na kailangan mong punan, isang sulat na ipapadala).
Para gumana ang system, dapat itong i-update araw-araw. Kung nakalimutan mong i-update ang folder bukas, hindi mo mapagkakatiwalaan ang system. Mapapalampas ang mahalagang impormasyon, na kailangang harapin sa ibang mga paraan.

Kung aalis ka ng ilang araw, pagkatapos bago umalis, kailangan mong suriin ang mga folder para sa mga araw kung saan ikaw ay wala.

Paano ito ayusin sa pagsasanay, na isinasaalang-alang ang mga modernong sistema ng pagpaplano:

1. Sa halip na isang memory book, gumamit ng organizer na may mga listahan ng gagawin para sa bawat araw at ilagay ang mga gawain para sa kasalukuyang araw dito. Ang mga pagpupulong at mga kaso na nauugnay sa oras ay dapat na itala muna at magtakda ng mga paalala upang maabisuhan sila ng system nang maaga.
2. Gumawa ng file na may listahan ng gagawin para sa buwan. Ito ay isang listahan ng kung ano ang gusto mong gawin sa panahong ito. Nagdagdag ka ng mga kaso dito sa buong buwan. Dapat suriin ang mga gawain isang beses sa isang linggo. Habang nagpaplano ka, ikalat ang pinakamahahalagang gawain sa mga linggo upang maunawaan mo ang iyong mga priyoridad na gawain. Matutupad mo ang mga ito una sa lahat, kung hindi, ang lahat ng oras ay gugugol sa maliliit at kagyat na mga bagay.
3. Gumawa ng file na may mga plano para sa taon. Dapat itong suriin minsan sa isang buwan. Ang mga kaso mula sa file na ito ay inililipat sa mga plano para sa buwan.
4. Gumawa ng mga plano para sa taon, batay sa mga pangmatagalang layunin para sa 3-5 taon. Mas mainam na irehistro ang mga kasong ito alinman sa katapusan ng taon, o sa panahon ng pista opisyal, kapag ang ulo ay hindi puno ng mga pang-araw-araw na gawain.

Tinatawag ni David Allen ang apat na puntong ito bilang natural na sistema ng pagpaplano. Ang sistemang ito ay nagpapahintulot sa iyo na lumipat patungo sa mga layunin na mahalaga sa iyo at hindi mag-aksaya ng oras sa isang gawain.

Mayroon bang pangkalahatang plano kung saan maaaring planuhin ang anumang proyekto?

Oo naman. Tinatawag ito ni David Allen bilang natural na modelo ng pagpaplano. Binubuo ito ng ilang hakbang.

Hakbang 1. Layunin at larawan ng perpektong resulta

Tukuyin o perpektong resulta, isipin na nakamit mo ito.

Ilarawan ito kasama ang lahat ng pamantayan para sa tagumpay (pera, tao, pagkilala). Kung mas detalyado mong inilalarawan ang resulta, mas magiging malakas ang motibasyon, lalo na sa mga oras na kailangan mong gumawa ng mga partikular na aksyon, ngunit walang oras para dito.

Hakbang 2. Mga Prinsipyo

Ilarawan ang mga prinsipyong susundin mo habang nakamit mo ang iyong layunin. Halimbawa: "Bibigyan ko ng kalayaan ang mga tao kung sila ... (mananatili sa loob ng badyet, kumpletuhin ang proyekto bago ang takdang oras)." Tanungin ang iyong sarili: "Anong mga aksyon ang maaaring makagambala sa aking aktibidad? Paano ko sila mapipigilan?"

Ang mga prinsipyo ay malinaw at nagbibigay ng maaasahang sanggunian sa proseso ng pamamahala ng mga aktibidad.

Hakbang 3: Brainstorm

Mag-brainstorm kung saan mo isusulat ang lahat ng ideyang pumapasok sa isip mo.

Mga pangunahing prinsipyo ng brainstorming:

• huwag humatol;
• huwag makipagtalo;
• huwag i-rate;
• huwag punahin;
• isipin ang tungkol sa dami, hindi kalidad;
• i-relegate ang pagsusuri at organisasyon sa background.

Hakbang 4. Plano ng proyekto sa anyo ng isang listahan

Ayusin ang iyong mga resulta ng brainstorming sa isang listahan ng gagawin. Simulan ang pagpaplano mula sa dulo at bumalik sa iyong paraan. Kaya madali kang makakagawa ng plano at matukoy ang unang hakbang patungo sa layunin. Halimbawa ng End-to-End Planning:

Layunin (ideal na resulta) A: Marunong akong magsalita ng Spanish at nakakaintindi ng mga tao.

Bakit ito: Gusto kong makipag-usap nang walang partisipasyon ng mga tagapagsalin sa panahon ng negosasyong negosyo sa mga kasosyong Espanyol at malayang makipag-usap sa iba sa panahon ng aking bakasyon sa Espanya.

Mga hakbang sa layunin:

• Isang hakbang na mas malapit sa pagkamit ng aking layunin: Nakahanap ako ng katutubong nagsasalita ng Espanyol at kinakausap ko siya dalawang beses sa isang linggo.
• Isang hakbang bago: Naipasa ko ang pagsusulit sa kasanayan sa wikang B1.
• Isang hakbang bago: Naipasa ko ang pagsusulit sa kasanayan sa wikang A1.
• Isang hakbang bago: Nag-aral ako ng Espanyol walong beses sa isang buwan at natapos ang lahat ng aking takdang-aralin.
• Isang hakbang bago: Nag-sign up ako para sa kursong Espanyol at nagbayad ng isang buwang halaga ng matrikula.
• Isang hakbang bago: Nangolekta ako ng impormasyon tungkol sa mga kursong Espanyol at nag-compile ng talahanayan ng paghahambing.
• Unang hakbang: Nag-iskedyul ako ng oras sa aking kalendaryo kung kailan ako mangolekta ng impormasyon tungkol sa mga kursong Espanyol.

Kapag ang isang pangkat ay gumagawa sa parehong gawain at kailangan mong ayusin ang buong plano sa isang lugar, ito ay maginhawang gamitin . Ang unang haligi sa loob nito ay ang mga yugto sa daan patungo sa layunin, ang pangalawang haligi ay may pananagutan. Susunod ay ang mga column na may tagal ng panahon. Ipapakita ng mga cell ang status ng partikular na milestone, tulad ng Planned, In Progress, Completed, Postponed.

Ang GTD at ang natural na sistema ng pag-iiskedyul ay maaaring mukhang mahirap. Ngunit kapag na-set up mo ito para sa iyong sarili at sinimulang gamitin ito nang regular, madarama mo na ang lahat ay mas madali kaysa sa tila sa unang tingin.

Ibubunyag ko ang ilang sikreto ng kahusayan sa buhay at negosyo...

Isang maliit na cheat sheet kung paano haharapin ang mga bagay-bagay at magsimulang mamuhay nang epektibo!

Personal na iniimbitahan ka ni David Allen sa pagsasanay sa Moscow. Dapat kong sabihin na ang kanyang mga libro ay nakabenta ng higit sa 2 milyong mga kopya!
At talagang gumagana ang sistema niya!

Ang iyong buhay ay hindi kailanman magiging pareho kapag nakilala mo ang GTD system!
Naaalala ko na labis akong humanga sa pagganap ni David Allen!

Kumuha kami ng isang libong bagay, sinusubukan na huwag kalimutan ang tungkol sa mga bagay na walang kabuluhan sa sambahayan, madalas naming nakalimutan ang tungkol sa layunin, ngunit naaalala namin ang hindi maiiwasang papalapit na mga deadline.

Minsan ang takot sa isang avalanche ng mga gawain ay literal na nagpaparalisa sa utak at kawalang-interes, pagpapaliban, at depresyon. Ang trabaho sa gayong mga sandali ay gumagalaw nang mabagal, tila kahit na ang cursor ng mouse ay halos hindi gumagapang sa monitor.

Ang sitwasyong ito ay mas mapanganib kapag ang isang tao ay nagtatrabaho sa isang team, lalo na pagdating sa isang development team.

Ideya na imbitahan sa aming kumperensyaSi David Allen ay hindi inaasahan, ngunit hindi sinasadya. Personal, sa unang tingin, ang konsepto ng GTD, ay nagbibigay ng magagandang rekomendasyon para sa bawat developer nang paisa-isa at ang proseso ng pag-develop sa kabuuan. Siyempre, ang pamamaraan ng GTD ay hindi kasing "matalas" para sa proseso ng pag-develop ng software bilang maliksi, ngunit gayunpaman, nagagawa nitong dagdagan ito o maging unang hakbang patungo sa paglipat ng koponan sa isang maliksi na pamamaraan ng pag-unlad. Ano ito, GTD para sa isang programmer?

Hatiin natin ang aplikasyon ng mga prinsipyo ng GTD sa pagbuo sa dalawang bloke: personal, pagdating sa isang indibidwal, at team, pagdating sa isang kumpanya o grupo ng mga developer. Sa pangkalahatan, pareho ang mga prinsipyo, ngunit mas mahirap ipatupad ang mga ito sa isang pangkat, dahil may garantisadong sabotahe at pagtutol mula sa mga empleyado o isang pinuno ng pangkat.

Walang tao ang isang isla

Ang isa sa mga pundasyon ng pamamaraan ng GTD ay ang prinsipyo ng paglipat ng mga gawain mula sa memorya ng isang tao patungo sa isang panlabas na mapagkukunan. Kaya, ang utak ng tao ay tumitigil sa pag-aalaga tungkol sa pag-iingat sa lahat ng mga plano sa isip, mula sa hindi gaanong mahalaga hanggang sa pandaigdigan, at nagsisimulang tumutok sa mga gawain na talagang mahalaga sa sandaling ito at ang kanilang pagpapatupad. May nagsasabi na ang paraan ng GTD ay maaaring epektibong magamit upang palayain ang personal na espasyo at makahanap ng balanse sa pagitan ng trabaho at, halimbawa, mga libangan o pamilya. Gayunpaman, mula sa punto ng view ng isang praktikal na developer, kailangan ang GTD, una sa lahat, upang mapanatili ang balanse sa pagitan ng trabaho at ... trabaho.

Ang mga programmer, system architect, at project manager ay patuloy na gumagawa ng maraming priyoridad, gawain, o proyekto. Kadalasan ang mga pangyayari ay hindi kasama ang pagpapanatili ng isang gawain, kaya kailangan mong mabilis na muling ayusin. Ang ganitong paghagis mula sa proyekto hanggang sa proyekto ay kadalasang nagdudulot ng stress, ngunit hindi ang isa na nagmumula sa isang hindi minamahal na trabaho, ngunit ang stress bilang isang physiological at emosyonal na kababalaghan. Kung mas mataas ang antas ng pagkabalisa, mas mahirap na makayanan ang mga gawain. Dito pumapasok ang GTD.

Pagtatakda ng mga filter sa listahan ng gagawin

Una sa lahat, kailangan mong magtakda ng mga limitasyon sa pamamagitan ng pagpili ng pangunahing isa sa lahat ng mga gawain. Sa pamamagitan ng pag-alis sa pangunahing bagay, naglalaan ka ng oras at lakas at lumilikha ng momentum para sa pagkilos na may mas kaunting pagsisikap kaysa kapag itinago mo ang lahat ng maliliit na bagay sa iyong ulo. May nakagawian, may mahahalagang proyekto, may mga plano para sa hinaharap. Kasabay nito, sa lahat ng mga kategoryang ito mayroong isang mahalagang bagay. Upang piliin ito, kailangan mong magsagawa ng ilang mga hakbang:

• piliin ang nasimulan ngunit hindi natapos na mga gawain;


• piliin ang mga kaso na nagdudulot ng pinaka-aalala;


• pumili ng mga bagay na hindi mo gustong gawin at patuloy na ipinagpapaliban;


• pumili ng mga karaniwang gawain, kabilang ang mga sambahayan.

Bilang isang tuntunin, ang pangunahing isa ay nasa unang tatlong grupo. Alinsunod dito, dapat bigyan ng priyoridad ang nakababahala at hindi natapos na negosyo - hindi para sa wala na ang eksaktong pagsasalin ng Getting Things Done ay "upang makumpleto ang mga bagay".

Pina-streamline namin ang komunikasyon

Hindi mahalaga kung ang isang freelancer o isang programmer ay nagtatrabaho nang malayuan o sa isang koponan, palagi siyang nasa larangan ng komunikasyon: mga tawag mula sa mga customer, mga tanong mula sa pamamahala, mga kahilingan mula sa mga user at kasamahan, mga mensaheng nagbibigay-kaalaman mula sa mga vendor ng SDK, atbp. Ang mga ito. ang mga komunikasyon ay hindi matatawag na hindi gaanong mahalaga, ngunit kailangan nilang mahawakan ang mga ito nang tama .

• Itigil ang pagsuri sa iyong e-mail tuwing 5 minuto - magtakda ng mga pop-up na alerto na maaari mong tingnan sa gilid ng iyong mata. Ilagay ang mail sa mga folder at basahin habang ina-update ito sa isang partikular na sandali.


• Hatiin ang lahat ng komunikasyon ayon sa konteksto: Skype, mga mobile na tawag, landline na telepono, komunikasyon sa pamamagitan ng koreo, atbp. Maglaan ng tiyak na tagal ng oras para sa komunikasyon sa loob ng bawat channel.


• Suriin ang trabaho at mga personal na chat. Marahil kung ang iyong bagong empleyado ay sumulat sa iyo nang walang hanggan o ang isang matandang kasamahan ay nagtanong ng parehong mga katanungan sa trabaho, dapat mong hilingin sa kanila na maghanda ng mga tanong, maglaan ng oras upang makipag-usap at linawin ang lahat ng mahihirap na punto.


• Panoorin ang iyong web browser. Madalas na tumitingin ang mga developer sa mga espesyal na paksa sa mga forum o espesyal na site. Doon sila naghihintay ng mga kawili-wiling paksa at talakayan na walang kinalaman sa kasalukuyang gawain. Mas mainam na ipagpaliban ang pagbabasa ng isang talagang kawili-wiling paksa sa pamamagitan ng paggamit ng mga bookmark ng browser o mga espesyal na kagamitan para sa pag-iimbak ng mga link (halimbawa, ang Pocket add-on, na maaari ding i-install bilang isang application sa isang mobile device at i-synchronize ang mga bookmark).


• Kumuha ng kuwaderno at / o aplikasyon kung saan isusulat mo ang lahat ng mga gawain nang may pagkaapurahan at mga label ng kahalagahan. Ipinakilala ng GTD para sa pamamahala ng kaso ang mga konsepto ng oras, konteksto (lugar), aksyon. Upang maayos na unahin ang mga gawain, isipin ang isang simpleng filter tulad ng sa Excel, halimbawa. Magtalaga sa bawat gawain ng parameter ng oras (ayon sa orasan o oras ng araw), lugar (tahanan, trabaho, kalye, gym, tindahan, atbp.). At pagkatapos ay hatiin ang mga gawain tulad nito: "humiling ng mga komento sa TK - trabaho - 14:00" o "tawagan ang tindahan ng gulong - kalye - gabi." Mayroong maraming mga application para sa mga naturang talaan: mula sa task scheduler sa Windows, na magagamit mo para sa iyong sariling mga layunin, hanggang sa Evernote, Rainlendar at maingat na nakasulat na mga paalala sa iyong smartphone.

Ang kumpiyansa na mayroon kang ganoong listahan ay ginagarantiyahan na bawasan ang antas ng pagkabalisa at tulungan kang tumuon sa paglutas ng bawat isa sa mga gawain.

Mayroong mas pandaigdigang problema na nakakaapekto rin sa mga developer ng anumang uri ng trabaho. Ngayon, halos bawat linggo ay inilalabas ang mga bagong tool, gabay, utility para sa mga developer, paminsan-minsan ay may mga mensahe tungkol sa mga bagong bersyon ng mga frameworks, mga bagong library at maging ang mga bagong programming language. Ang lahat ng impormasyong ito ay labis na interesado sa mga propesyonal, at kung minsan ay nakakaakit at nagpapasubok sa iyo ng bago (lumikha ng isang simpleng mobile application, sumulat ng “Hello, world!” sa Brainfuck, o bumuo ng isang bagong open source na proyekto). Mayroon lamang isang paraan: upang ipamahagi ang mga interes ayon sa kanilang kahalagahan kaugnay sa kasalukuyang mga proyekto, panandalian at pangmatagalang layunin. Ang pagtutok sa isang gawain ay ginagawang posible upang mapataas ang personal na produktibidad, magbakante ng oras at magsimulang matuto ng bagong impormasyon.

5 mga hakbang sa pag-optimize

Tinutukoy ng pamamaraang GTD ang limang yugto ng pagtatrabaho sa isang listahan ng dapat gawin.

Koleksyon ng impormasyon.Kailangan mong kolektahin ang lahat ng mga gawain - kunin lamang at isulat gamit ang isang panulat o sa isang text file ang lahat ng iyong nakagawiang, hindi natapos, mga pandaigdigang gawain. Kasabay nito, mahalagang tandaan na, halimbawa, sa likod ng gawain na "Sumulat ng isang ulat sa Mabilis na Ulat para sa Snegovik LLC" mayroong maraming mga subtask na mahalaga at nangangailangan ng pansin: mangolekta ng mga kinakailangan mula sa kliyente, gumuhit at aprubahan ang TOR , humiling ng isang hanay ng data upang subukan ang ulat, atbp. ... Kinakailangang isulat ang ganap na lahat ng mga gawain - ilang sandali pa ay papangkatin mo ang mga ito.
Bigyang-pansin hindi lamang ang mga proyektong iyon na nasa memorya, kundi pati na rin ang mga nasa computer - madalas na walang mas kaunting kaguluhan kaysa sa mga pag-iisip. Ito ay nagkakahalaga ng paghahati ng mga file sa mga folder na naaayon sa bawat proyekto, na naghihiwalay sa mga personal na dokumento mula sa mga gumagana.

proseso ng pagproseso.Iproseso ang impormasyon ayon sa pamamaraan na iminungkahi ng GTD: kung may tumatakbo na, kailangan mong ipagpatuloy ang trabaho hanggang sa dulo, kung magagawa mo ito sa loob ng wala pang dalawang minuto, gawin ito kaagad.

Classic GTD processing algorithm

Mula sa punto ng view ng pagtatrabaho sa isang pangunahing proyekto para sa iyo, mahalagang isaalang-alang ang ilang mga nuances.

• Ipagpaliban ang mga di-kagyat na gawain, tulad ng pag-aaral ng mga hindi pangunahing materyales na walang kinalaman sa kasalukuyang gawain.


• Kung maaari, italaga ang mga gawain, halimbawa, sa mga kasamahan o freelancer. Kung ikaw ay isang mabilis at mahusay na coder ngunit hindi masyadong mahusay sa paggawa ng website, advertising, o disenyo, tumawag sa mga propesyonal. Kahit na ito ay sarili mong proyekto, ang pamumuhunan sa kalidad ng trabaho ng ibang tao ay mabilis na magbubunga.


• Matutong magsabi ng "hindi". Ito marahil ang isa sa pinakamahirap na kasanayan: palaging may dose-dosenang mga kaibigan na nag-crash sa Windows, isang bug ang pumasok sa code, nangangailangan ng Android firmware at humingi ng jailbreak sa iPhone. Ang maliliit na gawaing ito ay tumatagal ng maraming oras. Kung ayaw mong masira ang relasyon, maghanap ng ilang available na manual sa Web at magpadala ng mga link sa mga nagdurusa.

Listahan ng organisasyon.Matapos maipasa ang unang dalawa at pinakamahirap na yugto, kinakailangan na ayusin ang trabaho na may mga gawain. Dito maaari kang gumamit ng isang simpleng panuntunan: hatiin ang oras sa mga linggo, sa katapusan ng linggo suriin ang listahan at gumawa ng bago. Ang lahat ng mga gawain ay dapat na hatiin sa mga deadline at priyoridad. Upang pamahalaan ang mga gawain, maaari mong gamitin ang alinman sa mga application na gusto mo: ito ay mobile OneNote at Evernote, at Asana, at Redmine, at Google Calendar, at iba pa ...

Sa yugtong ito, ang pangunahing bagay ay magbayad ng maraming pansin sa pagtatrabaho sa kasalukuyan o ilang mga proyekto. Upang gawin ito, maaari mong gamitin ang mga associative na mapa (mindmap), na magpapakita sa lahat ng mga yugto ng trabaho sa anyo ng isang visual na istraktura-mapa, alinsunod sa kung saan mo susulong sa proyekto. Upang lumikha ng mindmap, maraming bayad at libreng application na may mga kagiliw-giliw na tampok. Gusto namin ang maginhawa, libre at Russified , kung saan gumawa kami ng tinatayang view ng hindi natapos na mapa na hindi sinasabing totoo:

Bahagi 1

Bahagi 2

Hindi mo dapat hatiin ang mga gawain sa simple at kumplikado, kailangan mong gawin ang lahat sa pagkakasunud-sunod, kung gayon ang oras ay ipapamahagi nang makatwiran.

Tapos na ang rebisyon.Sa yugtong ito, kinakailangang tandaan kung ano ang nagawa, pag-aralan ang mga dahilan para sa mga pagkabigo, lumikha ng isang plano para sa susunod na yugto (halimbawa, isang linggo).

Ang aktwal na aksyon.Ang mga gawain ay dapat gawin batay sa magagamit na mga mapagkukunan: pwersa, oras, lugar ng pagpapatupad, pati na rin ang itinatag na priyoridad. Kung kulang ka ng ilang mapagkukunan na lilitaw sa ibang pagkakataon upang mabilis na malutas ang problema, subukang ilipat ang gawain sa sandaling lumitaw ang tool para sa mas mahusay na pagpapatupad nito. Halimbawa, kung tinatapos mo ang isang desktop application at para gumawa ng ilang pagbabago kailangan mo ng na-update at hindi pa nabibili ng iyong kumpanya, ngunit binalak na bilhin sa malapit na hinaharap na SDK, gawin ang mga pagbabagong iyon na maaaring gawin sa kasalukuyang bersyon, at idagdag ang gawain ng mga natitirang pagbabago sa folder o isang file na may mga gawain para sa hinaharap. Siyempre, ang paghahanap ng mga paraan upang malutas ang problema sa mga magagamit na paraan ay nagpapakita sa iyo bilang isang propesyonal, ngunit nangangailangan ito ng malaki at hindi palaging makatwirang pamumuhunan ng iyong oras at pagsisikap.

Narito ang ilang tip sa kung paano gamitin ang mga prinsipyo ng GTD kung isa kang developer sa isang team o nagtatrabaho nang mag-isa.

• Planuhin ang iyong proyekto sa simula, at hindi sa kurso ng trabaho, hatiin ito sa mga mapapamahalaang subtask.


• I-highlight ang mga indibidwal na yugto ng trabaho sa proyekto at ilagay ang mga label para sa kahalagahan at pagkaapurahan ng trabaho.


• Dalhin ang bawat gawain sa dulo nang hindi umaalis dito para sa ibang pagkakataon. Kahit na malayo lang ang alam mo para malutas ang isang problema, lutasin ito. Sa kurso ng karagdagang refactoring, posible na mapupuksa ang isang hindi pinakamainam na solusyon.


• Pana-panahong suriin ang mga listahan ng mga gawain upang mabago kung ano ang nagawa at baguhin ang mga plano.


• Sa isang punto ng oras, tumuon sa isang gawain - sa ganitong paraan nakakatipid ka ng oras at pagsisikap.


• Maglaan ng oras para sa bawat yugto at bigyan ng maximum na pansin ito: pagtitipon ng mga kinakailangan, pag-unlad, pagsubok sa yunit, atbp.

Hindi maipapatupad ang GTD sa isang araw - unang lumitaw ang ilang mga indibidwal na elemento, pagkatapos ay nabuo ang mga panuntunan, sa wakas, isang ugali at isang nasasalat na resulta ang lalabas. Ang pangunahing bagay ay hindi huminto. Sa pamamagitan ng paraan, hindi masama kung maaari mong ilipat ang ilan sa iyong mga kasanayan sa GTD sa pangkat na iyong pinagtatrabahuhan - maaari nitong lubos na ma-optimize ang trabaho sa loob ng kumpanya.

May kaligtasan sa mga numero

Sa kabila ng katotohanan na ang GTD, bilang panuntunan, ay naglalayong sa isang indibidwal, naaangkop din ito sa isang koponan, kung saan mahalaga na matukoy ang pananaw ng proyekto, mga layunin, italaga ang mga proyekto at ipamahagi ang mga lugar ng responsibilidad. Bukod dito, maraming mga organisasyon ang umiiral na at matagumpay na gumagamit, marahil, ang entity na pinakamalapit sa lohika ng GTD - ang Gantt chart. Ang Gantt chart ay napakatumpak na sumasalamin sa pangangailangan ng proyekto para sa mga mapagkukunan, mga gawain at mga subtask, ang tinatayang oras upang makumpleto ang bawat gawain, ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng trabaho sa gawain, ang mga yugto ng proyekto, na maaaring magsimula lamang pagkatapos ng pagtatapos ng nakaraang yugto at ang pagpapalabas ng mga kinakailangang mapagkukunan.

Gayunpaman, kadalasan ang lahat ng pagsisikap na gumuhit ng isang diagram ng mga mapagkukunan at trabaho ay walang kabuluhan. Sa pag-uugnay ng GTD sa software development, si Robert Peake, GTD evangelist at CTO ng consulting firm ni David Allen, na nanguna sa mga teknikal na proyekto at nauunawaan ang paksa pati na rin ang CEO, ay nagkaroon ng mahusay na pagsulat sa Gantt chart:

“Nakita ko na ang napakaraming oras, lakas at pera na napupunta sa mga kumplikadong Gantt chart na nawasak sa unang pagkakataon ng mga daliri ng isang executive. Anumang kumpanya na umaasa sa ABC priority code at mahigpit na reins para sa mga programmer na manatili sa unahan ng software development ay nasa isang mapait na pagkabigo."

Inilalahad din nito ang kakanyahan ng konsepto. Ang katotohanan ay na ito ay naglalayong hindi masyado sa pagpaplano kundi sa kakayahang bumalik sa punto ng kabiguan. Ipaliwanag natin nang mas detalyado. Sa buhay ng sinumang tao at anumang koponan, may mga sandali na lumihis sila sa kanilang mga nilalayon na layunin at ang lahat ng aktibidad ay nahuhulog sa kaguluhan. Ito ay maaaring mangyari kapwa para sa panlabas na mga kadahilanan at para sa mga kadahilanang nauugnay sa mga indibidwal na panloob na impluwensya: isang pansamantalang pagbabago sa kurso ng pagbuo ng proyekto, ang paglitaw ng isang bagong mamumuhunan na may bagong pananaw, isang pahinga para sa overtime na trabaho (halimbawa, paghahanda para sa isang eksibisyon). Ang gawain ng GTD sa isang koponan ay ang madaling bumalik sa punto kung saan kinakailangan na lumihis mula sa plano ng trabaho at magpatuloy na gumana tulad ng dati.

"Ang bahagi ng mind sweep ng GTD ay sapat na simple kaya madalas itong tinutukoy ni David (Allen) bilang isang uri ng memory dump para sa" mental RAM. Parang pana-panahon mong sinusuri gamit ang sarili mong utak para makita kung ano ang pumipigil sa iyong atensyon, bunutin ito at tingnan. Parang pinagsama-sama mo itong mga listahan ng mga pagkakataon (mga proyekto at mga susunod na hakbang) na nagsisilbing iyong safety net upang matiyak na ang lahat ng iyong ginagawa ay tapos na nang tama at kasama ng dalawang minutong panuntunan (kung magagawa mo ang isang bagay sa mas mababa kaysa sa 2 minuto, gawin ito - humigit-kumulang bawat.) at ang pag-iisip na nakatuon sa susunod na aksyon, ay nagbibigay sa iyo ng static na snapshot ng iyong estado ng pagtatrabaho, kung saan madali kang makakabalik sa punto kung saan ka naantala.

Mayroong apat na pangunahing aktibidad sa development team, na sila mismo ang kumikilos bilang mga elemento ng team GTD.

1. Pagsusuri ng regression - nasubok na ang mga nakapirming seksyon ng source code, pati na rin ang functionality ng functionality na nauugnay sa binagong code. Bilang bahagi ng Extreme Programming, inilalarawan nito ang GTD sa mga tuntunin ng repeatability, rebisyon, at hindi malabo ng pagkilos.


2. Paggawa gamit ang dokumentasyon - ang paggawa at pagsubok ng dokumentasyon ay nagbibigay-daan sa iyo na ilipat lamang ang mahahalagang kaalaman at gawain sa papel. Hindi kailangang isaisip ng mga user, o mga tagasubok, o mga developer - kung kinakailangan, maaari kang sumangguni sa dokumentasyon at linawin ang isang hindi malinaw na punto o maghanap ng sagot sa isang tanong tungkol sa pagpapatakbo ng programa.


3. Ang code refactoring ay ang proseso ng pagpapabuti ng code nang hindi binabago ang functionality. Ang mga sumusunod sa Extreme Programming ay nagsasagawa ng pana-panahong refactoring upang mapabuti ang pagganap ng programa, ang pag-unawa at pagiging madaling mabasa ng code. May mga kumpanya at koponan na umiiwas sa refactoring. Sa karamihan ng mga kaso, ito ay dahil sa takot na ang mga pagbabago sa code ay hahantong sa isang pag-crash sa system. Bilang isang patakaran, ang diskarte na ito ay humahantong sa katigasan at pagkaluma ng programa.


4. Mag-brainstorm. Isang proseso na nangyayari sa isang anyo o iba pa sa alinmang koponan. Ito ay isang koleksyon lamang ng impormasyon at ideya. Ang mga nauugnay na mindmap ay maaari ding gawin sa panahon at pagkatapos ng brainstorming.

Sa karamihan ng mga kaso, ang isang programmer sa trabaho ay nagsasagawa ng higit pang mga gawain kaysa sa pagsulat lamang ng code. Bukod dito, mas maraming karanasan at kwalipikasyon ang mayroon siya, mas maraming magkakaibang mga gawain ang itinalaga sa kanya. Sa ilang mga punto, ang isang krisis ay nangyayari kapag ang mga tungkulin at obligasyon ay nagsimulang magpabigat sa empleyado at makabuluhang bawasan ang kanyang pagiging produktibo. Malinaw, ito ay maaari at dapat na labanan, at hindi sa mga pamamaraan ng direktiba at mapanupil na mga hakbang, ngunit sa tulong ng GTD, na naglalayong isang pagbabago sa ebolusyon sa diskarte sa trabaho. Maraming mga pagsusuri sa mga sumubok sa pamamaraang ito ay nagsasabi ng mga makabuluhang paghihirap sa simula at hindi gaanong makabuluhang tagumpay sa pagtatapos ng proseso. Kung tutuusin, kailangan daw ng 21 araw para mabuo ang ugali. Bakit hindi subukan?

P.S.: Maaari kang makinig sa online na pananalita ng may-akda ng pamamaraang GTD na si David Allen nang libre at magtanong sa kanya sa panahon ng kumperensyaNobyembre 17 (Martes) sa 19:15 oras ng Moscow. Magsasalita siya tungkol sa diskarte ng GTD sa pagharap sa labis na impormasyon at ibabahagi ang pinakabagong pananaliksik sa pagiging produktibo ng tao.

Ayon sa pinakabagong Productivity Scan ng Life Architect, ang paglalapat ng GTD methodology ay maaaring magpataas ng personal na produktibidad at kahusayan ng hindi bababa sa 20%.

Napatunayang epektibo ang GTD® kapwa para sa personal na paggamit at para sa mga organisasyong tumatakbo sa iba't ibang uri ng industriya. Matagumpay itong ginagamit ng parehong nangungunang pamamahala at mga bagong empleyado ng mga kumpanyang kasama sa listahan ng TOP-50 Fortune.

Kung ikaw ay isang tagapamahala ng proyekto at nalulunod ka sa daloy ng mga gawain, subukang ayusin ang iyong trabaho ayon sa sistema ng Getting Things Done.

GTD: ano ito

Ang GTD (Getting Things Done) ay isang pamamaraan para sa pag-aayos at pagkontrol ng mga gawain. Ito ay naimbento ni David Allen, isang business coach at management consultant. Ito ay kinakailangan hindi lamang upang magplano, ngunit din upang dalhin ang mga nakaplanong bagay sa wakas.

Ang GTD ay madalas na tinutukoy bilang pamamahala ng oras: kung ginamit nang tama, tinutulungan ka ng system na mas magawa at labanan ang multitasking.

Mga prinsipyo ng GTD kung wala ito ay walang gumagana

Huwag isaisip

Ang pangunahing prinsipyo kung saan nakabatay ang buong pamamaraan. Kailangang ayusin ang lahat. Kahit maliliit na gawain at bagay na tila hindi mahalaga.

Ang mas madali ay nangangahulugang mas mabuti

Kailangan mong itala at ayusin ang impormasyon sa paraang maginhawa para sa iyo. Kung mahilig ka sa mga notepad, kung gayon ang paggawa ng mga bagay sa mga application at task manager ay hindi magpapadali sa iyong buhay, ngunit sa halip ay ang kabaligtaran.

mag-isip ng solusyon

Madalas na nangyayari na ang mga bagay ay tumigil dahil nakikita natin ang mga ito bilang isa pang problema, sa halip na maghanap ng solusyon.

Isang gawain sa isang pagkakataon

Ayon sa GTD system, ang multitasking ay isang balakid. Kailangan mo lang isipin ang gawain na ginagawa mo ngayon. Iyon ay, huwag isipin ang tungkol sa ulat para sa kumperensya habang sinusuri ang layout.

Gumawa ng listahan ng gagawin

Hindi malulutas ng mga gawaing nakabalangkas sa task manager o kalendaryo ang lahat ng problema. Ito ay kinakailangan upang malasahan ang bawat isa sa kanila bilang isang listahan ng mga tiyak na aksyon, pagkatapos ay magiging mas madaling magtrabaho sa kanila.

Paano gumagana ang pamamaraan ng GTD

Mayroong maraming mga pamamaraan na naglalarawan kung paano gamitin ang GTD. Ngunit para sa mga nagsisimula, sapat na upang matandaan ang apat na magkakasunod na hakbang.

Kolektahin ang lahat ng impormasyon sa mga gawain

Pumili ng isang lugar kung saan mo iimbak ang lahat ng papasok na impormasyon. Upang hindi lumabag sa prinsipyo ng kaginhawaan ng GTD, dapat itong isang bagay: alinman sa isang application o isang notebook. Kaya maaari mong suriin o baguhin ang isang bagay anumang oras, at hindi mo kailangang tandaan kung saan mo ito na-save o naitala.

Iproseso ang lahat ng impormasyon

Kung ilalagay mo lang ang lahat ng mga gawain sa isang tambak, mabilis kang malito at makaligtaan ang isang mahalagang bagay. Kailangan mo ng isang sistema kung saan hahatiin mo ang mga gawain.

Para gawin ito, gumagamit sila ng decision tree o, gaya ng tawag dito ni Allen, isang workflow diagram.

Tanungin ang iyong sarili ng mga tanong na ito upang maayos na hatiin ang mga gawain.

1. Ano ang gawaing ito?
2. Ano ang dapat na maging resulta?
3. Kailangan ba ng anumang mga aksyon?
4. Kung oo, ano ang susunod na aksyon?
5. Gaano ito katagal?

Ayusin ang resulta

Ang pagsagot sa mga tanong ay nakakatulong na ipamahagi ang mga gawain sa tamang mga bloke. Kung ang kaso ay tumatagal ng hindi hihigit sa dalawang minuto, halimbawa, kailangan mo lang sumagot ng isang email, gawin ito kaagad.

Kapag ang isang gawain ay tumatagal ng mas maraming oras upang makumpleto, pinakamahusay na hatiin ito sa isang pangmatagalang proyekto na may maraming mga milestone. Kung hindi ito posible, mayroon kang dalawang pagpipilian.

Ipagpaliban

Kung walang makakagawa ng isang gawain na mas mahusay kaysa sa iyo, ngunit nangangailangan ito ng maraming oras, maaari mong ipagpaliban ang pagpapatupad nito. Ilagay ang mga naturang gawain sa Kalendaryo o sa isang bloke Ang mga sumusunod na aksyon.

AT Kalendaryo ipasok lamang ang mga gawain na nakatali sa mga partikular na petsa o oras. Ibig sabihin, mahalagang kumpletuhin ang mga ito sa isang partikular na araw.

AT Waiting list ang mga gawain na inaasahan mo mula sa isa sa iyong mga subordinates ay pupunta.

Sa block Ang mga sumusunod na aksyon- lahat ng mga bagay na walang oras ngayon, ngunit dapat itong ibalik sa sandaling lumitaw ang oras. Upang hindi makalimutan ang tungkol sa mga naturang gawain, lumikha ng isang listahan ng mga paalala.

Ano ang gagawin sa mga gawain na hindi nangangailangan ng anumang aksyon:

• alisin mula sa listahan;
• kung gusto mong bumalik sa kanila sa ibang pagkakataon, i-save sa seksyon ng mga paalala;
• kung ito ay mahalagang impormasyon na kailangang itago, sa seksyon ng reference na materyal.

Pumili ng aksyon para sa bawat gawain at kumpletuhin

Tukuyin kung ano ang iyong gagawin sa bawat papasok na gawain. Mahalagang huwag magsimulang mag-prioritize hangga't hindi mo alam kung ano mismo ang gagawin.

Ang layunin ng pangunahing pamamaraan ng GTD ay upang pamahalaan ang mga pangako at aksyon. Ibig sabihin, tukuyin ang lahat ng mga gawaing kailangang tapusin, magkaroon ng plano at maging handa na gumawa ng mga desisyon upang mabago ito. Ang ganitong sistema ay nakakatulong na laging malaman kung ano ang magiging susunod na hakbang.

Aling mga serbisyo ang angkop para sa pagtatrabaho sa GTD

Ang Smthngs ay isang browser GTD manager. Maaaring gamitin online at offline bilang isang app.

Online na serbisyo. Maaari mong pamahalaan ang mga gawain at subaybayan ang pag-unlad. Mayroong libre at bayad na premium na bersyon.