Ang mga matagumpay na tao ay naiiba sa mga hindi matagumpay na tao sa isang mahalagang kalidad - kasanayan. Ang karampatang at epektibong pagpaplano ng negosyo ay maaaring mapagtanto ang pinaka matapang at. Ang kakayahang magplano at sumunod sa iginuhit na iskedyul ng mga aksyon ay nagpapahiwatig ng layunin at organisasyon. Ang isang hanay ng lahat ng mga katangiang ito ay katangian ng mga matagumpay na negosyante na nakamit ang lahat.

Kung gusto mong mapagtanto ang iyong potensyal, bigyang pansin. Maraming mga negosyante ang gumagamit sa kanyang tulong, dahil walang pagpaplano sa elementarya imposibleng makamit ang isang kasiya-siyang resulta. Ang isa sa mga pinaka-kapaki-pakinabang at mahalagang mga diskarte sa pamamahala ng oras ay ang prinsipyo ng Eisenhower.

Si Dwight D. Eisenhower, isang tubong Texas, ay namuhay ng isang kawili-wiling buhay na nag-iwan ng marka sa kasaysayan ng Estados Unidos. Nagtagumpay ang malikhaing kalikasan upang mapagtagumpayan ang isang napakakontrobersyal na landas ng buhay. Sa kabila ng mga gawa ng isang artista, nagtapos siya sa akademya ng militar at tumaas sa ranggo ng heneral. Ngunit sa mundo siya ay kilala bilang ika-34 na Pangulo ng Estados Unidos ng Amerika. Siya ang naging may-akda ng sikat na prinsipyo ng Eisenhower sa pamamahala ng oras.

Alamin kung paano mag-prioritize

Ang kahulugan ng prinsipyo ay ang lahat ng mga kaso at gawain ay dapat hatiin ayon sa kanilang kahalagahan at pagkaapurahan. Ang punto ng sanggunian ay itinuturing na isang mahalagang saloobin, iyon ay, para sa kung ano sa pangkalahatan ang lahat ng ito ay ginagawa. Ang prinsipyo ng Eisenhower ay nahahati sa apat na bahagi:

1 . Mahalaga - mga kagyat na bagay.

2 . Mahalaga - mga bagay na hindi kagyat.

3 . Kagyat - mga bagay na hindi mahalaga.

4 . Non-urgent - mga bagay na hindi mahalaga.

Batay sa listahan ng pag-uuri, maaari kang magsimulang magplano. Ang pinakamahalagang bagay sa pagpapanatili ng prinsipyo ay ang kakayahang maunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng mahalaga at hindi mahalagang mga bagay, apurahan at hindi apurahan. Ang antas ng kahalagahan ay tinutukoy batay sa itinakda na pandaigdigang layunin. Halimbawa, ang gawain ng talata 1 ay pinakamahalaga, dahil ang kabiguan nito ay hahantong sa pagbagsak ng pandaigdigang layunin. Una kailangan mong mag-isip tungkol sa mga bagay na gumagalaw sa iyo patungo sa iyong nilalayon na layunin. Kung nakikita mo na ang itinakdang gawain sa listahan ay hindi nauugnay sa pangkalahatang layunin, kung gayon ito ay kabilang sa punto 4. Maaari mo itong itapon sa basurahan at kalimutan ito. Ang pag-decode ng prinsipyo ng Eisenhower ay ang mga sumusunod:

1. Ang mga unang item sa listahan ng plano ay ilalaan sa mga kaso na direktang nauugnay sa pandaigdigang layunin. Nangangailangan sila ng agarang pagpapatupad, dahil ang anumang pagkaantala ay maaaring makabuluhang ibalik o humantong sa pagbagsak ng organisasyon.

2. Ang pangalawang talata ay tumutukoy sa mga kaso na may kaugnayan sa mahahalagang negosasyon, pagpupulong, pagtatatag ng mga kontak. Ito ay mga gawain na nauugnay sa isang karaniwang layunin, nakakatulong sila sa pag-unlad ng negosyo at itulak ito pasulong. Gayunpaman, ang kanilang pagpapatupad ay hindi kagyat.

3. Ang mga gawain ng ikatlong talata ay hindi nauugnay sa pagkamit ng kabuuang layunin. Ang mga ganitong kaso ay apurahan ngunit hindi mahalaga. Ipagkakatiwala sila ng isang karampatang pinuno sa kanyang pangkat. Ang mga gawain sa kategoryang ito, bilang panuntunan, ay hindi nangangailangan ng interbensyon mula sa mga nakatataas. Italaga at asikasuhin ang mahahalagang gawain.

4. Kasama sa talatang ito ang mga gawain na sa anumang paraan ay hindi nauugnay sa layunin. Bukod dito, hindi sila kagyat at hindi nagdadala ng isang kapaki-pakinabang na koepisyent. Maaaring kabilang dito ang mga bagay na nauugnay sa libangan, paglilibang, atbp.

Ang matagumpay na pagpapakilala ng prinsipyo ng Eisenhower sa trabaho ay makakatulong upang mabilis at epektibong makamit ang mga layunin at layunin. Siyempre, kakailanganin ng ilang oras upang mabuo at maipatupad ang prinsipyo. Ngunit kapag ang lahat ay naging mas mahusay at napunta sa isang rut, ang mga resulta ay lalampas sa mga inaasahan. Ang oras na ginugol ay mabilis na magbabayad, ang natitira ay upang umani ng mga benepisyo sa anyo ng isa pang tagumpay!

Sa halip na magkaroon ng oras para sa mga bagay na talagang mahalaga, madalas nating sayangin ang ating lakas sa mga apurahan ngunit hindi gaanong mahahalagang bagay.

Bihirang mangyari na ang isang mahalagang gawain ay kailangang tapusin ngayon o sa linggong ito, habang ang isang kagyat na gawain ay karaniwang hinahangad na matapos kaagad.

Tanungin ang iyong sarili:

Nasanay na ba akong "nagmamadali" mula sa isang kagyat na gawain patungo sa isa pa?

Ang mga talagang mahahalagang gawain ay nananatiling hindi natutupad bilang isang resulta?

Ang panuntunang iminungkahi ng American General na si Dwight Eisenhower ay isang simpleng pantulong na tool, lalo na para sa mga kasong iyon kung kinakailangan upang mabilis na magpasya kung aling gawain ang bibigyan ng kagustuhan. Ayon sa panuntunang ito, ang mga priyoridad ay itinatag ayon sa pamantayan tulad ng pagkadali at kahalagahan ng kaso.

Depende sa antas ng pagkaapurahan at kahalagahan ng gawain, mayroong apat na posibilidad para sa pagtatasa at (sa huli) pagkumpleto ng mga ito:

1. Apurahan/mahahalagang bagay.

Dapat silang tanggapin kaagad at isakatuparan ng iyong sarili.

2. Apurahan/hindi gaanong mahahalagang bagay.

Dito ay may panganib na mahulog sa ilalim ng "paniniil" ng pagmamadali at, bilang isang resulta, ganap na sumuko sa solusyon ng isang tiyak na gawain, dahil ito ay kagyat. Kung, gayunpaman, ito ay hindi napakahalaga, kung gayon dapat itong italaga sa anumang kaso, dahil walang mga espesyal na katangian ang kinakailangan para sa pagpapatupad nito.

3. Hindi gaanong kagyat/mahahalagang gawain.

Hindi nila kailangang gawin nang madalian, kadalasan ay maaari silang maghintay. Ang mga paghihirap dito sa lalong madaling panahon ay nagiging mga apurahan at dapat mong lutasin nang personal sa lalong madaling panahon.

Samakatuwid, inirerekomenda namin na: i-double check ang antas ng kahalagahan at subukan ang mga gawain ng ganitong uri nang buo o bahagi upang ipagkatiwala ang iyong mga empleyado. Kasabay ng katotohanan na ikaw ay nag-iwas sa iyong sarili, maaari kang makatulong na madagdagan ang pagganyak sa trabaho at ang mga kwalipikasyon ng iyong mga subordinates sa pamamagitan ng pagtitiwala sa kanila ng mga responsableng gawain.

4. hindi gaanong kagyat/hindi gaanong mahahalagang gawain.

Kadalasan, ang mga kaso ng kategoryang ito ay naninirahan sa isang mesa, na puno ng mga papel. Kung bigla mong sinimulan ang mga bagay na ito, nakalimutan ang tungkol sa mga gawain ng unang kategorya, kung gayon hindi ka dapat magreklamo tungkol sa labis na pagkarga sa trabaho. Kahit na ang iyong mga nasasakupan ay hindi dapat kunin para sa mga gawain ng grupong ito.

Iwasan ang mga hindi mahalaga at hindi apurahang gawain!

Lakas ng loob na gamitin ang wastebasket (object "K" sa diagram) nang mas madalas!

Kung pare-pareho mong ikinategorya ang iyong mga gawain alinsunod sa prinsipyo ng Eisenhower, madadagdagan mo ang iyong pagiging produktibo (produktibidad, pagiging epektibo)!

Muli, ang mga argumento na sumusuporta sa konklusyong ito:

Magsisimula ka sa pinakamahahalagang gawain at eksklusibong tumuon sa mga ito. Ibinababa mo ang iyong sarili para sa talagang mahalagang mga function ng pamamahala at nag-uudyok sa gawain ng iyong mga subordinates.

Hinihikayat mo ang iyong mga empleyado sa iyong saklaw ng responsibilidad, na nagtuturo sa kanila na gampanan ang hindi lamang gaanong mahahalagang (nakagawiang) gawain.

Maaari mong dagdagan ang mga kahilingan sa iyong mga subordinates at hikayatin ang mga may naaangkop na kakayahan.

Ang kumpanya ng Ukrainian na "DIS" ay gumagawa, nagtitipon at nagbebenta ng iba't ibang mga pasadyang kasangkapan sa loob ng maraming taon. Sa paglipas ng mga taon ng pagkakaroon nito, libu-libong residente ng Kiev ang nag-install ng talagang mataas ang kalidad at, ...

Madalas akong bumili ng mga materyales at kasangkapan sa gusali sa online na tindahan na taurus-2000.com.ua. Ang kumpanya ng Taurus-2000 ay nag-aalok ng mataas na kalidad ng mga kalakal at sa pinaka-abot-kayang presyo. Ang huling pagkakataon na kailangan ko ng isang metal cable. Syempre, …

Hindi isang solong air conditioner ng kotse ang maaaring gumana nang walang sangkap tulad ng freon. Paminsan-minsan ay kailangang palitan ito, at ang tanong ay lumitaw bago ang mga may-ari ng kotse, anong uri ng freon ang angkop ...

Prinsipyo ng Eisenhower

Tutulungan ka ng prinsipyo ng Eisenhower na simulan ang iyong mga gawain at magtrabaho nang maayos ayon sa iyong mga priyoridad. At para magawa ito, una sa lahat tanungin ang iyong sarili: mahalaga ba o apurahan ang mga bagay na ito?

Ang prinsipyo ng Eisenhower ay nagpapahintulot sa iyo na pagsamahin ang dalawang pamantayan lamang - mahalaga at apurahan, sa gayon, apat na klase ng mga priyoridad ang nakuha. Para sa matagumpay na pagpaplano, kailangan mong suriin at uriin ang lahat ng mga gawain bago mo. At pagkatapos ay bubuo ka ng isang hierarchical na listahan, salamat sa kung saan malalaman mo kung ano, kailan at paano ito gagawin.

Ang prioridad: ito ang mga bagay na kailangang gawin ngayon dahil ito ay apurahan at kailangan.

B-priyoridad: mahahalagang bagay na hindi mo kailangang gawin ngayon. Bigyan lang ng oras ang iyong sarili nang regular na gawin ang mga bagay B at maghanap ng lugar para sa kanila sa iyong iskedyul. Ang pagkumpleto ng mga gawain sa pangkat na ito ay magtitiyak ng tagumpay at maglalapit sa iyo sa iyong nilalayon na layunin.

Kadalasan, ang mga kaso ng B ay na-iimbak lang dahil hindi ito apurahan. Gayunpaman, ang kanilang napapanahong pagpapatupad ay maiiwasan ang maraming mga problema.

B-priyoridad : mga kasanayan, karunungan, na para sa amin ay isang kagyat na bagay, ngunit hindi mahalaga. Kabilang dito ang: ang kakayahang manatiling kalmado, italaga ang kanilang mga tungkulin (para sabihin, "ang kakayahang magpadala ng mga delegasyon") o sabihing "hindi". Sa pamamagitan nito, bibili ka ng oras upang malutas ang mahahalagang gawain mula sa pangkat B.

G-priyoridad: kabilang dito ang mga bagay na hindi mahalaga o apurahan. Maaari mong ligtas na ilagay ang mga ito sa isang drawer o, kung pagdating sa mga deadline o ilang partikular na gawain, tanggihan ang mga ito o i-delegate lang ito sa ibang tao. Sinasadyang i-block ang iyong sarili saglit sa paggawa ng D-things na nagbibigay-daan sa iyong mag-relax at magsaya sa mga pinaka-stressful na araw.

Priyoridad: Gawin Ito ng Tama

1. Hatiin ang lahat ng iyong mga gawain at responsibilidad sa mga pangkat sa itaas na A, B, C at D. Sa ganitong paraan ay ihihiwalay mo ang "kailangan" sa "walang silbi".

2. Tandaan: ang "mahalaga" ay pangunahing naiiba sa "kagyat." Pinalalapit ng “Mahalaga” ang iyong layunin, ngunit hindi ito kinakailangang “kagyatan”. Ang "Apurahang" sa kabilang banda ay nangangailangan ng iyong agarang atensyon.

3. Bigyang-pansin ang tinatawag na "priority rule": "important" ay nauuna sa "urgent". Hindi kinakailangang gawin ang lahat na nangangailangan ng pagmamadali. Subukan na huwag sumuko sa diktadura ng apurahan, dahil ito ay nagtatago sa sumusunod na panganib: nagsisimula tayong magambala sa kung ano ang apurahan, ngunit ganap na hindi mahalaga at hindi sapilitan.

4. Para sa makatwirang pagpaplano ng iyong oras, ang payong ito ay magiging lubhang kapaki-pakinabang: palaging simulan ang gawain sa numero 1 ng gawain sa pangkat A, at hindi sa isa sa numero 3 o 4, gaano man sila kaakit-akit at kawili-wili. Kung sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho hindi mo nagawang makayanan ang lahat ng mga gawain at mga kaso mula sa pangkat A, pagkatapos ay magpatuloy sa pagtatrabaho sa kanila sa susunod na araw. Huwag gumawa ng iba pang mga gawain hangga't hindi mo natapos ang mga nauna.

5. Araw-araw, gumawa ng ilang gawain mula sa pangkat B na nangangailangan ng maraming oras. Kasabay ng iyong pang-araw-araw na gawain, dapat mo ring isipin ang iyong "madiskarteng" mahahalagang gawain at layunin. Sa ganitong paraan mo lamang masisiguro ang tagumpay ng bukas ngayon.

Kilalanin minsan at para sa lahat na hindi ka magkakaroon ng sapat na oras para sa lahat ng bagay na gusto mong gawin at lahat ng bagay na gusto ng iba mula sa iyo. Siguraduhing gamitin lang ang iyong oras para sa mga bagay na talagang mahalaga sa iyo, na maaaring isulong ang iyong layunin. At maaari ka lamang manalo ng oras kung matututo kang magsabi ng "hindi" at tumanggi na gumawa ng mga hindi kinakailangang bagay.

Panoorin ang mini-lecture ni Evgeny Nedelin na "The Eisenhower Principle"

Mga programa sa pagsasanay na maaaring interesado ka:

• Pamamahala ng mga empleyado sa produksyon

Post Rating:

Nabatid na bawat minutong ginugugol sa pagpaplano ng mga aktibidad, nakakatipid ng 10 minuto ng pagpapatupad. Tumatagal ng 10-12 minuto upang mag-iskedyul ng trabaho para sa susunod na araw. Kasabay nito, mahalagang maunawaan na sa simula ng araw ng trabaho, ang parehong pagpaplano ay aabot ng halos isang oras. Bakit? Ang dahilan ay maaaring ipahiwatig ng karaniwang pariralang "kailangan mo munang kolektahin ang iyong mga iniisip."

Mas mahirap magplano sa umaga, dahil ang utak ay dahan-dahang nagising at pumapasok sa aktibong yugto ng trabaho. Isang bagay ang gumising sa isang pang-araw-araw na gawain at sundin lamang ang mga plano, kahit na ano ang subukang makagambala sa kanila, ito ay isa pang bagay na subukang magplano ng isang araw na nagsimula na, kapag ang lahat ng uri ng panlipunang walang kabuluhan, turnover, hindi inaasahang mga tawag papasukin. Ang lahat ng ito ay makakaabala sa prioritization at timing.

Kaya, ang isang minuto ng pagpaplano ay nakakatipid ng 10 minuto ng real time, iyon ay, 10-12 minuto sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho ay makakatipid ng 100-120 minuto ng susunod na mahusay na binalak na araw, iyon ay, tataas nila ang pang-araw-araw na produktibidad ng 25%, na maaaring umabot sa 4-5 na puno. -na-save na mga araw ng trabaho bawat buwan. Bukod sa, pagbuo ng isang malinaw na plano para sa araw na hindi lamang nakakatipid ng oras, ito ay nagdaragdag ng kahusayan.

Mga batas sa genre: Mga prinsipyo ng Pareto at Eisenhower

May dalawang priority prinsipyo sa pagpaplano anumang bagay, kabilang ang araw ng trabaho.

Ito ay Prinsipyo ng Pareto professing ang epekto ng puro stress, at prinsipyo ng eisenhower- ang prinsipyo ng gradasyon ayon sa mga priyoridad. Ang prinsipyo ng Pareto ay gumagamit ng hypothesis na ang pagtuon sa pinakamahalagang aktibidad ay may pinakamalaking epekto sa pagkamit ng ninanais na mga resulta (ang 20/80 na panuntunan: ang pagtutuon ng 20% ​​ng oras sa pinakamahalagang problema ay humahantong sa 80% ng mga resulta) .

Ang prinsipyo ng Eisenhower hinahati ang mga gawain ayon sa kanilang kahalagahan at pagkaapurahan sa mga gawain A, B at C (A - mahalaga at apurahan; gumanap kaagad; B - mahalaga, di-kagyatan; tukuyin ang mga takdang oras o takdang panahon para makumpleto; C - hindi mahalaga, ngunit apurahan - pinakamainam delegado).

Alinsunod sa mga prinsipyong ito Araw araw dapat may plano, na binubuo ng mahahalagang kaso, kung saan kailangan mong gumastos ng hindi bababa sa 20% ng oras, pati na rin ang mga kaso na hindi gaanong kahalagahan. Kasabay nito, sa isip, kinakailangan na hatiin ang malalaking gawain sa maliliit at italaga ang awtoridad, kung ito ay pinahihintulutan.

Ang pinakamataas na priyoridad ay dapat ding ibigay sa mga gawain na nangangailangan ng higit na pagsisikap (halimbawa, ang pagbuo ng isang bagong diskarte, ang isyu ng muling pagtatayo, atbp.). Inirerekomenda ng mga eksperto na isama sa pangkat na ito ang mga "hindi kanais-nais" na mga gawain, ang pagpapatupad nito ay maaaring maging sanhi ng masamang kalooban.

Kapag nagpaplano, napakahalaga na maunawaan ang mga pinaka-priyoridad na lugar at huwag hayaan ang turnover, ang mga kinakailangan ng aktibidad sa lipunan (sa isang paraan o iba pa, gumugugol kami ng ilang oras sa pakikipag-usap sa mga kasamahan) at iba pang mga sandali upang makagambala sa iyo mula sa ruta na itinakda ng ang "mapa ng araw". Inirerekomenda din na huwag magplano ng higit sa tatlong mahalaga at higit sa sampung kaso sa pangkalahatan para sa isang araw; at sa parehong oras ay planuhin ang pinakamahalaga, mahirap at hindi gaanong kaaya-ayang mga gawain para sa pinakakanais-nais na oras ng araw ng trabaho para sa iyo.

Siyempre, lahat tayo ay magkakaiba, at masusubaybayan ng lahat ang kanilang pinaka-produktibong oras, ngunit may ilang pangkalahatang tuntunin para sa pang-araw-araw na gawain. Halimbawa, pinaniniwalaan na ang pagiging produktibo sa trabaho ay talagang nakadepende sa araw ng linggo (Ang Lunes ay hindi para sa mga bagong pandaigdigang gawain, ang rurok ng aktibidad sa trabaho ay bumagsak sa Martes mula 10 ng umaga hanggang 1 ng hapon). Sa teorya at sa mga tuntunin ng oras para sa pagsasagawa ng malikhain o mahirap na mga gawain, dapat pumili ng mga pagitan mula 10 am hanggang 12 pm at mula 3 pm hanggang 5 pm.

Sa kontekstong ito Ang pagpaplano ay maaaring matulungan sa pamamagitan ng pagsunod sa isang karaniwang pattern, na tumutukoy sa mga agwat ng oras para sa mga pang-araw-araw na gawain at para sa paglutas ng mga isyu ng bawat partikular na araw.

Maaaring ganito ang hitsura nito:

• 9:00-10:00 - mail, instant messenger (mahalaga na patayin ang mga instant na tool sa komunikasyon sa oras ng pangunahing gawain, kung hindi man ay walang pagtitipid sa oras), pagkakasundo ng naunang ginawang plano;
• 10:00-12:00 - magtrabaho sa mahahalagang gawain;
• 12:00-13:00 - tanghalian, mail, messenger, time reserve;
• 13:00-15:00 - magtrabaho sa mga kasalukuyang gawain;
• 15:00-17:00 - magtrabaho sa mahahalagang gawain;
• 17:00-18:00 - mail, instant messenger, apurahan at hindi mahalagang mga bagay, pagpaplano para bukas.

Kung mayroong isang template, nananatili itong planuhin nang eksakto ang mga partikular na gawain sa mga bloke A, B at C. Kung maaari, tulad ng itinakda na natin, ang malalaking kaso ay kailangang hatiin, at ang maliliit na magkakatulad na gawain ay dapat igrupo at isagawa sa serye . Ang pakikipag-usap sa telepono ng anim na beses sa loob ng 10 minuto ay hindi katulad ng paggugol ng isang oras sa mga tawag, dahil sa kasong ito kailangan mong gumawa ng naaangkop na paghahanda para sa mga homogenous na aktibidad ng anim na beses. Para saan?

Mga kaugnay na lihim ng pagpaplano ng araw ng trabaho

Ngunit ang mismong katotohanan ng pag-iipon ng isang listahan para sa araw ay hindi gaanong mahalaga kaysa sa diskarte at isang bilang ng mga kaugnay na bahagi. Kaya, hindi kinakailangan, halimbawa, na isulat ang mga kaso: maaari kang bumuo ng isang plano sa iyong ulo. O, halimbawa, hindi ka maaaring mag-iskedyul ng isang araw sa bawat minuto, na ginagawa ang walang hanggang taya sa force majeure, ngunit alam kung anong mga deadline ang mayroon ka para sa negosyo at sa anong paglabas mula sa iskedyul dapat mong alisin ang mga hindi mahalagang bagay o itigil ang paggawa ng mga bagay na kailangan. mas maraming oras.

Kapaki-pakinabang din magkaroon ng masaganang at masarap na almusal bago magtrabaho(ito ay isang pangako ng enerhiya), simulan ang trabaho sa parehong oras (ito ay isang panuntunan ng disiplina sa sarili), simulan ang araw hindi sa kape at sigarilyo kasama ang mga kasamahan, ngunit sa muling pagsusuri sa ilalim na plano, at sa parehong oras - at maraming tao ang madalas na nakakalimutan tungkol dito - sumang-ayon sa mga araw ng plano kasama ang kalihim at ang mga tauhan na kasangkot sa planong ito.

Nakakatulong na tumuon sa pangunahing bagay at hindi sa isang kalat na mesa, at ang kakayahang "bargain time" (tapat na aminin ang kakulangan ng oras para sa isang gawain kung bibigyan ka ng hindi makatotohanang mga deadline), at ang pagtanggi sa mga mapusok na aksyon at desisyon (isang tao nagsulat ng isang bagay sa isang liham - Gusto kong mag-react nang husto , kailangan ng oras at nerbiyos, ito ay ganap na hindi kailangan), at pag-iwas sa mga aksyon na maaaring magdulot ng hindi kanais-nais na mga kahihinatnan (ang labis na pag-uusisa o sinusubukang makakuha ng pabor ay maaaring humantong sa pagtaas ng mga responsibilidad nang hindi nadaragdagan ang oras upang kumpletuhin ang mga ito).

Mukhang hindi ito direktang nalalapat sa pagpaplano, ngunit sa katotohanan ay nakakatulong ito nang malaki sa pagbuo ng bawat partikular na araw ng trabaho, at sa isip ay parehong linggo at buwan.

Ang mga katulad na maliliit na lihim ay kinabibilangan din ng: ang panuntunan ng mga nakabubuo na paghinto (kinakailangan ang magpahinga, ngunit ang mga minutong pahinga lamang sa araw ay dapat ding planuhin), ang panuntunan ng nakumpletong aksyon (sa isip, kailangan mong tapusin ang lahat ng iyong sinimulan nang tama sa oras) at ang panuntunan ng pinakamataas na konsentrasyon (hindi mo ito magagawa nang sabay-sabay ng ilang bagay nang sabay-sabay).

Kung pananatilihin mo ang lahat ng mga simpleng batas na ito sa iyong ulo, huwag kalimutan magplano sa bawat susunod na araw, hindi ka lamang makakatipid ng oras, ngunit sa pangkalahatan, i-maximize ang iyong kahusayan, na hindi maiiwasang hahantong sa tagumpay sa negosyo at karagdagang pag-unlad para sa mas mahusay.

Bakit napakahirap pumili sa pagitan ng priyoridad at pangalawang gawain? Ang pananaliksik ng neurologist na si Antonio Damasio ay nagpapakita na ang paggawa ng desisyon ay hindi maiiwasang nauugnay sa mga emosyon. Kaya't hindi nakakagulat na ang pagkabalisa at depresyon ay kadalasang nailalarawan bilang mga estado ng pagiging suplado at hindi makapagpasya. Ang paggamit ng mga simpleng tool tulad ng Eisenhower Matrix ay nakakatulong hindi lamang upang maunawaan ang mga bagay, kundi pati na rin upang mabawasan ang emosyonal na stress. Sa paglipas ng panahon, na pinagkadalubhasaan ang mga prinsipyo ng konseptong ito, maaari mong malaman na madali at mabilis na makilala sa pagitan ng mahalaga, kagyat, pangalawa at walang silbi.

Ang Eisenhower Matrix ay pinaniniwalaang direktang nauugnay sa mga salita ni Dwight D. Eisenhower: "Mayroon akong dalawang problema: apurahan at mahalaga. Hindi mahalaga ang apurahan, at ang mahalaga ay apurahan."

Si Dwight D. Eisenhower ay kilala bilang ika-34 na Pangulo ng Estados Unidos (mula 1953 hanggang 1961). Bago naging pangulo, siya ay isang heneral at nag-utos ng mga kaalyadong pwersa noong Ikalawang Digmaang Pandaigdig. Noong 1950, si Eisenhower ang naging unang Supreme Allied Commander ng NATO sa Europa.

Ang mga partikular na propesyonal na aktibidad ay patuloy na nagpipilit sa Eisenhower na gumawa ng mahihirap na desisyon at tumuon sa iba't ibang gawain araw-araw. Upang ma-optimize ang proseso, gumawa siya ng sarili niyang pamamaraan, na naging malawak na kilala bilang Eisenhower matrix. Ngayon, maaari itong gamitin hindi lamang ng mga heneral, kundi pati na rin ng mga ordinaryong tao hanggang sa mga maybahay - nakakatulong ito upang unahin ang mga kasalukuyang gawain at ayusin ang mga bagay.

Paano gamitin ang Eisenhower Matrix

Ang tool na ito ay angkop para sa mga handa at magagawang masuri ang kahalagahan ng kanilang mga gawain at malinaw na uriin ang mga ito. Ang pamamaraan ay nagpapahiwatig ng paghahati ng mga gawain at aksyon sa apat na grupo:

1. apurahan at mahalaga;
2. mahalaga ngunit hindi apurahan;
3. apurahan ngunit hindi mahalaga;
4. hindi urgent o mahalaga.

Ang pinakalayunin ng pamamaraang Eisenhower ay tumulong sa pag-filter ng mga pangalawang usapin mula sa mahahalagang desisyon at tumuon sa kung ano talaga ang mahalaga.

Kung akala natin ang Eisenhower matrix bilang isang larawan, magiging ganito ito:

Kahulugan ng mga quadrant sa matrix

Ang mga gawain ay nahahati sa mga partikular na kuwadrante, na siya namang tumutukoy kung kailan at gaano katagal mo matatapos ang gawain.

• Quadrant I - "Gawin Mo Ngayon" (Apurahan at Mahalaga)

Kabilang dito ang mga priyoridad na gawain na nangangailangan ng agarang atensyon. Mayroon silang mahigpit na mga deadline at dapat na isagawa bago ang anumang bagay at personal.

• Quadrant II - "Magpasya kung kailan mo ito gagawin" (mahalaga ngunit hindi kagyat)

Ang quadrant na ito ay ang estratehikong bahagi ng matrix, perpekto para sa pangmatagalang pag-unlad. Ang mga elementong kinabibilangan nito ay mahalaga ngunit hindi nangangailangan ng agarang atensyon. Kasabay nito, ang mga gawain ay may isang tiyak na takdang oras at personal din na isinasagawa.

• Quadrant III - "Italaga sa isang tao" (kagyat ngunit hindi mahalaga)

Ang mga tawag sa telepono, email, at pagpaplano ng pulong at kaganapan ay nabibilang sa quadrant na ito. Ang mga ganitong uri ng gawain ay karaniwang hindi nangangailangan ng personal na atensyon, dahil hindi sila nagpapahiwatig ng isang masusukat na resulta. Tinutulungan ka ng Quadrant III na mabawasan ang mga distractions mula sa mahalagang trabaho. Binibigyang-daan ka ng delegasyon na tumuon sa mas mahahalagang bagay.

• Quadrant IV - "Gawin ito mamaya" (hindi mahalaga, hindi kagyat)

Ang mga aktibidad na nasa Quadrant IV ay mga kaugnay na aktibidad na hindi nagbibigay ng anumang halaga. Sa madaling salita, ito ay isang bagay na maaaring palaging ipagpaliban nang walang takot sa anumang kahihinatnan. Ang mga bagay na ito ay tumatagal ng oras at nakakasagabal sa mga mas mahahalagang gawaing iniaambag mo sa unang dalawang kuwadrante.

Pagpili ng isang kulay para sa matrix

Magtalaga ng kulay sa bawat quadrant ng matrix at iugnay ito sa isang priority level.

Halimbawa:

Pula = apurahan.

Dilaw = mahalaga ngunit hindi masyadong apurahan.

Berde = apurahan ngunit hindi mahalaga.

Gray = hindi urgent, hindi mahalaga.

Sa proseso ng paggamit ng matrix para sa mga propesyonal na layunin, makikita mo na ang karamihan sa mga gawain ay nahuhulog sa mga quadrant I at III. Ang mga aktibidad sa Quadrant II ay nagdudulot ng pinakamahalagang resulta dahil ito ang mga layunin sa negosyo na nakakaapekto sa pangmatagalang tagumpay ng negosyo at bihirang mauuri bilang apurahan.

Ang pinakamahirap na bagay na maunawaan ay kung ano ang nakakagambala sa iyo mula sa nakaplanong kurso. Ngunit kung haharapin mo ang pangunahing problemang ito ng pamamahala ng oras, maaalis mo ang mga pag-iisip ng mga nasayang na oras. Tanungin ang iyong sarili ng dalawang tanong upang gabayan ang iyong mga pangmatagalang diskarte sa paggawa ng desisyon:

• Kailan mo gagawin ang mahalaga ngunit hindi kagyat na mga gawain?
• Kailan ka maaaring gumugol ng oras sa mahahalagang gawain bago sila biglang maging apurahan?

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na kung minsan ang mga gawain mula sa isang kuwadrante ay biglang nahuhulog sa isa pa. Kung may emergency, magbabago ang iyong mga priyoridad. Halimbawa, nagmamay-ari ka ng isang maliit na negosyo at isang hindi nasisiyahang customer ang tumatawag at humiling na makipag-ugnayan sa isang manager dahil sa pagkaantala sa paghahatid. Ang problemang ito ay agad na tataas sa itaas ng iba pang mga elemento sa matrix.

Ang pamamahagi ng mga gawain sa pamamagitan ng mga quadrant ay may ilang mga tampok, at kailangan nilang isaalang-alang:

1. Pinapadali ng mga listahan ng gagawin ang buhay. Tiyaking itatanong mo ang mga tamang tanong kapag nagtatalaga ng mga gawain upang makatulong na matukoy kung ano ang kailangang gawin muna. Ang susi ay priyoridad.
2. Maaari kang magdagdag ng maraming aktibidad at gawain sa bawat kuwadrante, ngunit pinakamainam na panatilihing hindi hihigit sa walong item ang maximum na bilang. Kung hindi, lalayo ka sa pangunahing layunin - ang pagkumpleto ng gawain.
3. Gumawa ng magkahiwalay na matrice para sa propesyonal at personal na buhay.
4. Ikaw lang ang makakapagtukoy sa antas ng priyoridad ng mga item sa iyong listahan. Magsimula sa bawat umaga gamit ang isang listahan ng gagawin mula sa matrix, at sa pagtatapos ng linggo makikita mo ang resulta.

Eisenhower matrix template

Upang pasimplehin ang proseso ng pamamahagi ng gawain, gamitin ang template na binuo ng serbisyo ng Evernote:

Ang Eisenhower Matrix ay maaaring isalin sa Trello project management software. Gumawa ng listahan ng gagawin para sa bawat isa sa apat na board (= quadrant) at gumawa ng hiwalay na Inbox board kung saan mapupunta ang lahat ng gawain hanggang sa maitalaga sila sa mga quadrant. Papayagan ka nitong biswal na masuri ang iyong workload.

Ang Eisenhower Matrix ay isang simpleng tool upang matulungan kang maiwasan ang estado ng analysis paralysis na nangyayari sa tuwing hindi mo alam kung saan magsisimula.