Você já se esqueceu de alguma coisa?

Por exemplo, calção de banho na piscina ou estudante?

Você vira o carro, se repreende com as últimas palavras... Tenho certeza que todos tiveram momentos assim.

Hoje vamos falar sobre uma ferramenta confiável "para não esquecer" - listas de verificação.

O que é uma lista de verificação?

Este é um conjunto de algumas ações que precisam ser executadas. Ou itens para levar. Além de notas, diagramas, dicas.

O objetivo da lista de verificação é evitar erros. Evite força maior e aborrecimentos. Tire toda a rotina da sua cabeça e coloque no papel.

Listas de verificação profissionais

As listas de verificação chegaram até nós da aviação. Lá, o preço de um erro são centenas de vidas humanas.

Qualquer piloto sabe de cor o que precisa fazer antes da decolagem. No entanto, os pilotos executam tudo de acordo com listas de verificação especiais. Neste caso, um verifica e o segundo verifica, como o primeiro verifica.

As listas de verificação são usadas na construção, medicina e outras áreas onde os erros são inaceitáveis.

Lista de verificação de aviação, tudo em inglês - este é o idioma da aviação:

Lista de verificação antes da cirurgia:

Listas de verificação na minha vida

Eu os descobri recentemente. Agora eu não sei como consegui sem eles todo esse tempo.

Coisas que levo para o treino de futebol:

E este é o meu checklist para a inspeção mensal do veículo:

Em caso de viagem de negócios:

Como cada viagem de negócios tem suas próprias características, este checklist é apenas um modelo ao qual adiciono ou removo algo.

Esta é a minha lista de verificação de escrita de postagem no blog:

Tudo está aqui: como coletar ideias, edição de texto, design e promoção.

Observe que há muitas informações de suporte aqui. Aqui, por exemplo, uma indicação de qual tamanho as fotos devem ter neste ou naquele caso:

E aqui está minha lista de verificação para fazer backup e limpar meu computador:

Eu faço isso uma vez a cada duas semanas.

Estas são todas as listas de verificação permanentes. Às vezes, crio uma lista de verificação para um evento único. Por exemplo, se estou planejando férias.

Como fazer uma lista de verificação?

1. Reduzir. Isso não é um ensaio. É apenas uma coleção de pontos. Clareza de redação! Dicionário simples! A tarefa é capturar a essência mesmo com um olhar superficial.
2. Excluir desnecessário. Inclua apenas o que você pode esquecer. Por exemplo, na lista de verificação para escrever artigos, não há o item “Ligue o laptop”. Vou fazê-lo sem ser lembrado.
3. Destaque o que é importante. Capslock ou negrito. A principal coisa - não exagere. Uma ou duas seleções por folha são suficientes.
4. Edite constantemente. A lista de verificação deve estar atualizada. Você já viu minhas edições a lápis? Aqui. Quando há muitas edições, eu imprimo a lista de verificação novamente.

Onde armazenar?

No papel, no seu smartphone, no Evernote... onde você quiser.

Você pode até colocar uma lista de verificação diretamente no item. Por exemplo, eu costumava usar adesivos de laptop. Mas não pegou.)

Total

As listas de verificação são simples e convenientes. Isso vai lhe poupar muito tempo. E nervos.

Por que isso não é ensinado na escola? Em vez de moralizações estúpidas como: "Você esqueceu sua cabeça?".

No mundo de hoje, temos acesso sem precedentes à informação. Podemos aprender muito apenas perguntando o termo de pesquisa correto ou abrindo enciclopédias online. No entanto, com essa enxurrada de informações, também temos muitas dificuldades.

Agora sabemos mais do que nunca, mas há um problema em transformar a teoria em prática, dando-lhe valor e utilidade.

De muitas maneiras, a era da informação nos tornou muito menos práticos e mais sábios. Deixe-nos saber muito, mas perdemos facilmente, nos distraímos do principal, permitimos que nossa atenção se dissipe. Além disso, facilmente perdemos de vista o básico, as informações básicas necessárias, e cometemos erros, ficando sobrecarregados com o senso de nossa própria competência.

De acordo com o cirurgião e pesquisador de saúde pública Atul Gawande, MD, as pessoas devem usar seus conhecimentos ao máximo.

Podemos perdoar falhas devido à ignorância. Se uma pessoa não sabia o que fazer nessa situação, ficamos felizes por ela ter feito todos os esforços para resolver o problema. Mas se ele soube como agir, mas não aplicou essa informação da forma correta, é difícil não enlouquecer.

Atul Gawande

Aqueles feitos de uma firme crença de que "eu sei melhor o que fazer" são muitas vezes os mais dolorosos. Você não tentou o seu melhor e falhou, mas deliberadamente cedeu à autoconfiança e falhou. Atul Gawande diz que é como se um simples erro cometido por um cirurgião experiente levasse à morte de um paciente.

Como lidamos com esse oceano de informações? Como usar o conhecimento da melhor forma e deixar espaço para um milagre? De acordo com o Dr. Gawande, você pode sentir seu próprio poder e competência usando uma lista de verificação.

Dr. Gawande estudou cuidadosamente o impacto sobre os cirurgiões e, mais especificamente, o número de infecções em pacientes durante a cirurgia. Apesar de cirurgiões respeitados e competentes terem participado do experimento, todos eles, de uma forma ou de outra, corriam o risco de cometer um erro durante a operação.

A lista de verificação dada aos cirurgiões era curta e simples. Ele leu:

• Lave as mãos com sabão.
• Limpe a pele do paciente com um anti-séptico.
• Coloque curativos estéreis no corpo do paciente.
• Coloque um chapéu, máscara, bata estéril e luvas.

Esses passos são aprendidos de cor pelos estudantes das universidades médicas, são óbvios, simples e necessários. Mas um homem não é uma máquina e pode esquecer uma das ações. Se pular uma única etapa, pode levar à infecção, o que significa tratamento adicional, custos financeiros e, no pior dos casos, a morte do paciente.

Surpreendentemente, assim que esta lista de verificação apareceu diante dos olhos dos médicos, eles começaram a fazer menos. O número de infecções diminuiu 66%. Economizou muito dinheiro, mas, mais importante, salvou mais de mil vidas.

Oliver Tacke/Flickr.com

Claro que um checklist como forma de estruturar pensamentos, agilizar ações e lembrar das informações necessárias é útil não só para os médicos, mas também para cada um de nós.

Você pode achar ofensivo fazer uma lista de verificação para não esquecer nada. Afinal, você tem o suficiente e pode confiar em sua própria memória. Mas o principal objetivo do checklist é a disciplina, que o ajudará a seguir o caminho pretendido e evitar erros.

1. Uma lista de verificação ajuda a garantir que você não esqueça informações básicas e simples. Dr. Gawande acredita que a lista de verificação cria uma espécie de "rede cognitiva" que nos protege de nossas próprias deficiências - os limites da memória e da atenção. A lista de verificação garante que você não se esqueça das verdades comuns no momento em que a fadiga ou a preguiça se aproximam.
2. A lista de verificação libera sua mente, dá a oportunidade de trabalhar em tarefas realmente difíceis. Depois de parar de se preocupar com coisas simples e banais, você tem a chance de se concentrar em escolhas difíceis. Isso funciona especialmente bem nos casos em que surgem constantemente situações imprevistas ou não planejadas e é muito difícil se controlar.
3. A lista de verificação ajuda a ser disciplinado. Isso é importante quando se trata de tarefas rotineiras. Quando nos acostumamos a fazer algo todos os dias, perdemos facilmente o entusiasmo e a atenção, cometemos erros e erros de cálculo. Se você se sente muito confortável no local de trabalho, relaxa e se dissipa, uma lista de verificação o ajudará a ficar alerta a cada minuto.
4. A lista de verificação economiza tempo. Você não precisa mais pensar em todos os seus passos: você já descreveu tudo em um pedaço de papel. Se uma decisão precisa ser tomada agora, o tempo é o recurso mais valioso. E a lista de verificação ajudará a ganhar os segundos queridos.

Sim, o checklist não é a forma mais original de controlar seu fluxo de trabalho. Mas, ao mesmo tempo, essa ferramenta simples se mostra incrivelmente valiosa para quem deseja reduzir erros e melhorar a qualidade de seu trabalho.

Como criar uma lista de verificação eficaz

Existem checklists bons e checklists ruins. Então, como você cria uma lista que vai ajudar no trabalho?

1. Concentre-se apenas em coisas simples. O objetivo de uma boa lista de verificação é transmitir as informações necessárias. Sem detalhes. A lista de verificação não é um guia, nem um tour pelo seu fluxo de trabalho. Este é um diagrama que ajuda a lembrar o mais importante. Uma boa lista de verificação deve ter de cinco a dez itens.
2. A lista de verificação deve ser simples e prática. Use palavras claras que descrevam com precisão a tarefa. Se você precisar de tempo extra para lembrar exatamente o que cada item significa, sua lista de verificação é ruim.
3. Decida quando pausar. Quando você usará sua lista de verificação? Quando você passará para o próximo item? Como você verifica se o item está completo? Escolha um momento em que você revise a lista de verificação e certifique-se de que tudo está feito e você pode passar para a próxima tarefa.
4. Defina o tipo de sua lista de verificação. Por exemplo, se for uma receita, você lerá cada etapa e seguirá as instruções. Este é um tipo de leitura e execução. E se sua lista de verificação estiver escrita para hoje e você simplesmente excluir as tarefas concluídas, esse é o tipo "concluído - confirmado". Esta etapa ajudará a agilizar o trabalho com sua lista de verificação e a se controlar melhor.
5. Esteja preparado para revisar e atualizar sua lista de verificação. Sinta-se à vontade para corrigi-lo e fazer novas tarefas ou edições. Você precisa experimentar para que sua lista de verificação seja realmente eficaz.

A última etapa é especialmente importante. Sua lista de verificação não é imutável, é receptiva a mudanças nas circunstâncias.

Nada de M&M's marrons!

David Lee Roth, vocalista do Van Halen, tem um hábito curioso. O rocker rider parece adequado: lista os requisitos técnicos para o equipamento. Mas um item regularmente choca salas de concerto, estádios e clubes de música: em algum lugar no meio da lista está uma tigela de M&M's que não deve conter um único doce marrom.

Esses pilotos funcionam como listas de verificação: os funcionários se deslocam de um ponto a outro, atendendo aos requisitos do músico. Quando David Lee Roth aceita um emprego, ele está interessado principalmente em uma tigela de doces. Adivinha por quê?

Neil Conway/Flickr.com

Enquanto pedir para remover todos os M&M's marrons parece loucura, David Lee Roth pode explicar isso. Se os funcionários do estádio deixarem balas marrons na tigela, isso significa que eles não estão tratando bem o piloto. Quando David se depara com uma drageia assim, ele verifica todo o resto: se os instrumentos estão bem conectados, se o equipamento está configurado corretamente, se seus requisitos para as instalações e equipamentos são levados em consideração. E se não houver doces marrons e os trabalhadores do local respeitaram até um desejo tão estranho, o músico pode ter certeza de que todo o resto também foi feito.

Como você pode ver, as listas de verificação também podem melhorar a qualidade do seu trabalho. Você usa essas listas?

Na maioria das vezes, o trabalho de um estúdio digital consiste em processos rotineiros. Chegou um novo cliente - eles realizaram uma auditoria abrangente do site e elaboraram um plano de trabalho. Em termos de SEO, uma campanha publicitária em Direct, mídia, gestão de reputação... E cada um desses trabalhos deve ser realizado de acordo com o mesmo tipo de algoritmo derivado da experiência.

Para padronizar e automatizar o trabalho, nós do estúdio Solvintech utilizamos checklists.

Eles ajudam a não esquecer nada e liderar de acordo com o plano. Alguns dos trabalhos são muito grandes. Mesmo que os conduzamos regularmente, podemos perder alguma coisa de vista, e isso afetará o resultado.

Uma lista de verificação também é um plano de trabalho detalhado. Quando você não pula da quinta para a décima, não há confusão e o trabalho vai mais rápido.

E o mais importante, eles contêm critérios claros para a qualidade do trabalho. Em cada parágrafo, podemos indicar qual resultado é ótimo e qual é inaceitável. E, ao mesmo tempo, indique todas as variações intermediárias.

Fica imediatamente claro o que é bom e o que é ruim

As listas de verificação podem ser personalizadas para cada tipo de trabalho que se presta à padronização. Ou seja, quase qualquer. Mas há dificuldades.

A linha entre uma lista de verificação funcional e não viável é tênue

No caso das listas de verificação, vale a regra: elas devem corresponder ao processo real de trabalho em tudo. Se esta condição não for atendida, a lista de verificação não funcionará.

Exemplo. O estúdio oferece um novo serviço - gerenciar a reputação de uma empresa na Internet. Este é um serviço não linear: o andamento do trabalho depende das capacidades e recursos do estúdio, existem muitas armadilhas e sutilezas. A pior coisa que você pode fazer é tornar as listas de verificação formais. Se levarmos em conta apenas os pré-requisitos teóricos, surgem várias pequenas contradições entre a lista de verificação e o estado real das coisas. Funcionários e gerentes terão que coordenar e refazer tudo constantemente.

Exigências exageradas, estudo descuidado do conteúdo, omissão de pontos importantes podem arrancar a lista de verificação da vida. Então se torna um instrumento inútil. É como bater em parafusos com um martelo.

O que deve ser uma boa lista de verificação

Você precisa ter duas coisas em mente:

• Sua tarefa é criar um mecanismo bem coordenado, quando cada funcionário entende o que e como fazer passo a passo.
• Todos os itens da lista de verificação devem ser interconectados. Você não pode empilhar tudo em uma mesa sem um sistema coerente.

Para criar uma lista de verificação de trabalho, você deve primeiro decompor cada uma das operações em componentes. Anote todas as ações que você realiza, até as mais insignificantes. Você pode fazer isso no mapa mental e depois colocá-lo em uma lista de verificação - é mais conveniente.

1. Estrutura em ordem. Por exemplo, do simples ao complexo, do geral ao particular.
2. Divida-o em etapas separadas. Para auditar a publicidade contextual, as etapas podem ser as seguintes: verificar as configurações da conta, parâmetros da campanha publicitária, grupos de anúncios e anúncios individuais, palavras-chave.
3. Cada item tem apenas uma ação. Se você estiver avaliando o cabeçalho do site, anote pontos individuais sobre a altura do cabeçalho, a presença e o tamanho do logotipo, o conteúdo da informação, o tipo de número de telefone etc. As principais ações podem ser destacadas em negrito.
4. Rotular apenas ações específicas e variantes possíveis (permissíveis ou inadmissíveis) dos resultados a que conduzem. A teoria não é necessária - as listas de verificação não são para isso.
5. Deixe a lista de verificação o mais clara possível para o funcionário. Use uma linguagem clara, concisa e concisa.

Um exemplo de uma lista de verificação em ação

Idealmente, você pode fazer de 10 a 20 listas de verificação típicas em alguns dias e ver os primeiros resultados da implementação nesta semana. Mas isso raramente acontece. Fique atento ao fato de que a implementação das listas de verificação será longa. Eles precisam ser desenvolvidos (ou prontos para download), testados na prática. Muito provavelmente - várias vezes para editar. E, por fim, só aprovem depois de provarem sua eficácia.

Listas de verificação prontas

Abaixo estão algumas listas de verificação que compilamos e usamos em nosso trabalho todos os dias. Basicamente, eles regulam processos universais, onde todas as etapas são aproximadamente as mesmas, independentemente das especificidades do negócio. Portanto, eles podem ser modificados por si mesmos ou podem ser usados ​​como estão. Faça uma cópia do documento e personalize você mesmo.

Listas de verificação do que fazer: Planilhas Google e análogos

Uma de nossas mesas

Normalmente, este método é adequado para estúdios e empresas que empregam até 50 especialistas. Idealmente - 20-30.

Análogos do Planilhas Google:

1. Sitechco. Aqui você pode criar listas de verificação e agrupá-las em diferentes projetos. Existem também várias "listas de trapaças" prontas. Por exemplo:

Lista de verificação para verificar o formulário de invalidade de e-mail

A interface não é a mais fácil - você precisa gastar uma ou duas horas para descobrir. Mas a funcionalidade é boa e a versão em nuvem do serviço é gratuita.

2. Lista de verificação | Especialista . Aqui é mais conveniente: registramos, elaboramos uma lista de verificação, usamos. Existem alguns modelos legais dentro. É verdade que na versão gratuita você pode criar apenas 10 checklists. Mas no pago - divida as folhas em seções lógicas, adicione dicas interativas ao passar o mouse sobre cada item, assista às análises de preenchimento e uso, adicione vídeo. Tudo isso é útil e custa 450 rublos / mês.

É assim que parte da lista de verificação informativa para compilar ofertas no Expert se parece

Se estamos falando dos processos mais simples (por exemplo, postar um artigo em um blog), basta imprimir checklists e distribuí-los aos funcionários.

Mensageiros de tarefas para listas de verificação

Às vezes, as tabelas e análogos do Google não são suficientes. Se vários especialistas trabalham em um projeto de acordo com a mesma lista de verificação, eles precisam interagir: discutir tarefas e dificuldades que surgiram, buscar soluções. É melhor que o trabalho e a discussão ocorram em uma janela.

Nesses casos, os mensageiros de tarefas ajudarão. Aqui estão os mais convenientes.

Wunderlist. Este é um organizador de serviços: aqui você pode definir as tarefas do dia (para você e seus funcionários), fazer anotações, criar listas de verificação e transformá-las imediatamente em tarefas com data de vencimento.

Se necessário, adicionamos arquivos de mídia, materiais de referência ou metodológicos

Vários artistas podem ser anexados a cada lista de verificação.

Enviamos convites - e o grupo de trabalho é montado

Trello. Esta é uma aplicação onde cada tarefa tem o seu próprio cartão. Funcionários responsáveis ​​podem ser adicionados a cada cartão, documentos, arquivos de mídia e listas de verificação podem ser anexados. A lista para a lista de verificação pode ser copiada diretamente da planilha Excel.

Criamos uma lista de verificação, designamos pessoas responsáveis

Menos um, mas sério: sem aninhamento. Você não pode adicionar opções de resposta por pontos. Mas você pode criar várias listas de verificação separadas em cada cartão - cada uma delas se tornará um bloco lógico de uma única lista de verificação. Ou até mesmo tornar um cartão inteiro um item de lista de verificação (os cartões aqui podem ser agrupados em “quadros” separados).

Rovertask. Aqui você também pode exportar listas de verificação em formato .xls. Anexe-os à tarefa - e o próprio sistema divide cada folha em tarefas separadas. Os funcionários os levam para o trabalho e os executam. Se necessário, discuta alguns pontos no chat. Um chat é criado automaticamente para especialistas trabalhando em uma tarefa específica (o gerente e o cliente também podem participar da discussão).

Isso é conveniente: alguns cliques e você não precisa pintar tudo manualmente.

Se clicarmos em qualquer uma das tarefas, aparecerá uma janela com a parte correspondente da lista de verificação

O Rovertask oferece várias listas de verificação prontas - com explicações detalhadas e exemplos de uso.

Se você usar Megaplano ou Bitrix24- crie listas de verificação ali mesmo:

Você precisa de checklists para o seu estúdio?

As listas de verificação são indispensáveis ​​para o dimensionamento. Seu potencial é revelado quando você expande: você fornece cada vez mais serviços, realiza trabalhos volumosos e complexos. Nas listas de verificação, você registra as melhores (e já comprovadas) práticas para novos funcionários. Crie um ponto de partida para eles em seu trabalho.

Se você trabalha com uma equipe pequena, não vai escalar e sua gama de serviços é limitada, o efeito das listas de verificação será fraco. Quase todos os processos já estão na mente dos funcionários. Não há sobrecarga de informações. É aqui que a padronização pode ser um exagero. A lista de verificação se tornará “outro pedaço de papel”, sem o qual era normal.

Seja honesto consigo mesmo: você planeja expandir? Nesse caso, as listas de verificação irão ajudá-lo. Se o principal agora é se manter à tona, gaste tempo com assuntos mais urgentes.

Desenvolvimento de checklists como um novo serviço

Automatize o trabalho você mesmo - ajude os outros. Ao implementar listas de verificação no estúdio e ver o resultado, você pode fazer o mesmo com seus clientes. Afinal, você mergulha no negócio deles e entende como e o que deve funcionar. Ofereça várias opções de serviço:

• você pode fazer listas de verificação para cada fluxo de trabalho;
• dê a eles um bônus ao concluir um negócio;
• assumir o controle da implementação.

As listas de verificação são ótimas para padronizar quase qualquer processo. Use-os para dimensionar seus negócios sem falhas e falhas de ignição.

Você já se pegou pensando que está repetindo algo para um funcionário não pela primeira vez? Ou percebe que ao realizar uma tarefa familiar, os funcionários cometem os mesmos erros irritantes? Nesse caso, é hora de confiar aos funcionários a compilação de listas de verificação.

Lista de controle(Lista de verificação - lista de verificação) - uma lista contendo uma série de verificações necessárias para qualquer trabalho. Ao marcar os itens na lista, o funcionário pode saber sobre o status/correção desse trabalho.

A importância das listas de verificação não pode ser superestimada. Não importa quão experiente seja um funcionário, com pressa, ele pode facilmente esquecer um detalhe importante. Tomemos, por exemplo, uma situação comum - preparação para a participação em uma exposição. Este é um empreendimento muito caro. Um detalhe perdido - panfletos não impressos a tempo - pode custar metade do orçamento.

As listas de verificação podem ser usadas em vários campos: existem listas de verificação para garçons, para pilotos, para profissionais de marketing, para web designers.

Abaixo estão as regras para a criação de checklists que ajudarão seus funcionários a criar uma ferramenta útil e de alta qualidade.

Regras para compilar listas de verificação

1. Um ponto - uma operação

Os itens da lista de verificação são as transações mínimas completas. O que isso significa?

Encomendar a produção de cartões de visita e entregar cartões de visita ao escritório são 2 operações diferentes.

Portanto, na lista de verificação eles são exibidos como itens separados.

*cartões de visita encomendados
* cartões de visita entregues no escritório

2. Os pontos são escritos na forma afirmativa

O objetivo da lista de verificação é verificar a prontidão, por isso é melhor escrever os itens na forma afirmativa - “pedido, entregue”. Compare as palavras “encomendar cartões de visita” e “encomendar cartões de visita”. A segunda opção exige mais responsabilidade.

3. O número ideal de pontos é de até 20

As listas de verificação não precisam ser longas. O número ideal de pontos é de até 20. Se necessário, é melhor dividir a tarefa em várias etapas e elaborar uma lista de verificação separada para cada etapa.

Exemplo de lista de verificação:

Implementação eficaz de listas de verificação

1. Teste

Depois de compilar o checklist, passe mentalmente por todos os pontos junto com o funcionário. Adicione o que estava faltando. Coloque os itens na ordem correta. Faça edições.

2. Projeto

A lista de verificação deve parecer esteticamente agradável - então será mais agradável trabalhar com ela.

3. Fácil acesso

Compartilhe documentos com funcionários para que possam ser impressos facilmente no momento certo. Imprima a lista resultante na forma de uma tabela (se a lista de verificação for preenchida todos os dias).

Benefícios de usar listas de verificação

* Estruturação de informações na cabeça do funcionário. Ao anotar as ações necessárias, o funcionário descreve claramente a sequência desejada de tarefas.
* Aumentar o índice de treinamento de novos funcionários. Não há necessidade de repetir a sequência de operações pela centésima vez. Basta realizar um breve briefing e fornecer uma lista de verificação para o trabalho independente.
* Alta pontuação, menos erros. Como mencionado no início do artigo, os checklists ajudam a evitar furos e erros por descuido.
* Intercambialidade de funcionários.

Exemplos de checklists úteis para negócios online

A partir de 1º de janeiro de 2018, o procedimento para a realização de inspeções se torna mais transparente para os empregadores. A Inspecção do Trabalho utilizará listas de verificação aprovadas (as chamadas listas de verificação) para as inspecções programadas. Sem esperar pela fiscalização, verificaremos os checklists para verificar se a organização atende aos requisitos da legislação trabalhista.

Os inspetores do trabalho agora devem usar listas de verificação (Decreto do Governo da Federação Russa de 8 de setembro de 2017 nº 1080) ao inspecionar organizações:

A Ordem Rostrud nº 655 de 10 de novembro de 2017 aprovou 107 formulários de listas de verificação. No entanto, o Ministério da Justiça ainda não registrou o documento, por isso os empregadores precisam acompanhar atentamente o status do documento - durante o registro, o texto do despacho pode sofrer alterações.

As listas de verificação contêm:

Uma lista de perguntas que refletem os requisitos obrigatórios da legislação trabalhista;

Lista de atos normativos legais pelos quais são instituídos;

Respostas às perguntas que o inspetor estadual insere nas listas de verificação durante a verificação.

Considere as listas de verificação às quais deve ser prestada atenção em primeiro lugar, pois é nessas áreas das relações de trabalho que os empregadores mais cometem erros. Vamos descobrir quais perguntas o inspetor do trabalho pode fazer para que ele saiba o que corrigir.

Os formulários da lista de verificação podem ser baixados do site oficial da Rostrud: goo.gl/9dRGn1.

LISTA DE VERIFICAÇÃO Nº 1 "EM VERIFICAÇÃO DA ORDEM DE REGISTRO DE TRABALHO"

A lista de verificação nº 1 reflete as nuances que você precisa considerar ao se candidatar a um emprego. As perguntas para esta lista de verificação são:

1. O contrato de trabalho foi celebrado por escrito? O contrato deve ser celebrado por escrito (parte um do artigo 67 do Código do Trabalho da Federação Russa). Se um funcionário com quem um contrato não foi celebrado por escrito puder trabalhar com o conhecimento ou em nome do empregador, o contrato com esse funcionário será considerado concluído (artigo 16 do Código do Trabalho da Federação Russa). Portanto, é necessário elaborar um contrato de trabalho por escrito o mais tardar três dias a partir da data de início do trabalho (artigo 67 do Código do Trabalho da Federação Russa).

2. Você deu ao funcionário uma cópia do contrato? O inspetor também pedirá prova de que uma cópia do contrato foi entregue ao funcionário. A prova é a assinatura pessoal do funcionário ao receber o contrato em uma cópia mantida pelo empregador (artigo 67 do Código do Trabalho da Federação Russa).

3. Você fez exames médicos? A próxima pergunta é sobre exames médicos preliminares obrigatórios de funcionários (artigo 69, artigo 212 do Código do Trabalho da Federação Russa).

PARA QUEM É NECESSÁRIO UM EXAME MÉDICO?

Um exame médico preliminar deve ser realizado por pessoas que trabalham na indústria alimentar, restauração pública, comércio, abastecimento de água, medicina (em instituições médicas), pedagogia (em instituições infantis), segurança departamental, transporte (transporte motorizado, transporte ferroviário, aviação ), esportes, etc. (parte dois, artigo 213, parte um, artigo 348.3 do Código do Trabalho da Federação Russa, ordem do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia de 12 de abril de 2011 nº 302n, etc.) .

Um exame médico preliminar deve ser realizado por funcionários que trabalham rotativamente (artigo 298 do Código do Trabalho da Federação Russa), no trabalho subterrâneo (artigo 330.3 do Código do Trabalho da Federação Russa), nas regiões do Extremo Norte e áreas a eles equiparadas, se o trabalhador for proveniente de outras regiões (artigo 324.º do Código do Trabalho RF).

Além disso, os exames médicos preliminares estão sujeitos a menores de 18 anos (artigo 69, parte um, artigo 266 do Código do Trabalho da Federação Russa) e pessoas empregadas em trabalhos com condições de trabalho prejudiciais e (ou) perigosas (artigo 213 do Código do Trabalho da Federação Russa, Ordem nº 302n).

4. Você celebrou contratos civis? O inspetor definitivamente verificará se foram celebrados contratos de direito civil em vez de contratos de trabalho que realmente regulam as relações de trabalho entre o empregado e o empregador.

5. O empregado está ciente da ordem de trabalho? O conteúdo das ordens de trabalho deve respeitar os termos dos contratos de trabalho. O pedido deve conter a assinatura do funcionário em familiarização (artigo 68 do Código do Trabalho da Federação Russa).

6. Os trabalhadores conheciam o LNA? Ao contratar, o empregador é obrigado a familiarizar os funcionários contra a assinatura dos regulamentos trabalhistas internos, outros regulamentos locais diretamente relacionados à atividade trabalhista do funcionário, o acordo coletivo (se houver) (parte três do artigo 68 do Código do Trabalho da Federação Russa ). O inspetor vai verificar.

LISTA DE VERIFICAÇÃO Nº 2 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS PARA O CONTEÚDO DOS CONTRATOS DE TRABALHO”

De acordo com esta lista de verificação, o inspetor do trabalho verificará como o empregador atende aos requisitos do art. 57 do Código do Trabalho da Federação Russa - são todas as condições e informações obrigatórias refletidas no contrato de trabalho. Nomeadamente:

1. Fundamentos da celebração de contratos de trabalho a termo certo. Tais fundamentos são estabelecidos pelo art. 59 do Código do Trabalho da Federação Russa. Se você não especificá-los em um contrato de trabalho a termo, os problemas não podem ser evitados.

2. Indicação de trabalho a tempo parcial ou sazonal. Em um contrato de trabalho com trabalho de meio período, deve-se indicar que o trabalho é de meio período (artigo 282 do Código do Trabalho da Federação Russa), em um contrato de trabalho com um trabalhador sazonal - que o trabalho é sazonal ( Artigo 294 do Código do Trabalho da Federação Russa). Como parte da lista de verificação nº 2, o inspetor verificará isso, não hesite.

3. Características do registo de contratos de trabalho de agências privadas de emprego. As agências de emprego privadas, em regra, encaminham o trabalhador para outro empregador mediante um contrato de trabalho. Nesse caso, o contrato de trabalho das agências privadas de trabalho com o empregado deve conter a condição de que o empregado desempenhe as funções especificadas no contrato de trabalho no interesse, sob a gestão e controle de pessoa física (ou jurídica) que não seja empregador ao abrigo deste contrato de trabalho (primeira parte do artigo 341.º n.º 2 do TC RF).

A inspeção verificará se a agência privada de emprego celebrou um acordo adicional ao contrato de trabalho com o empregado que é enviado para trabalhar para outro empregador. O inspetor estará interessado em saber se as informações sobre a parte receptora são especificadas no contrato adicional (parte oito do artigo 341.2 do Código do Trabalho da Federação Russa):

Nome da parte receptora (nome completo da pessoa);

Dados de identificação da parte anfitriã - um número de identificação fiscal individual da parte anfitriã;

Informações sobre o local e data de celebração, número e validade do contrato de prestação de trabalho de empregados (pessoal).

4. Características do registro de contratos de trabalho nas microempresas. Um empregador - uma pequena entidade empresarial classificada como microempresa, pode recusar (no todo ou em parte) a aceitação do LNA. No entanto, neste caso, ao celebrar um contrato de trabalho com um funcionário, ele deve usar o formulário padrão de um contrato de trabalho aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 27 de agosto de 2016 nº 858.

LISTA DE VERIFICAÇÃO Nº 3 "DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DA ORDEM E CONDIÇÕES DE ALTERAÇÃO DO CONTRATO DE TRABALHO"

Ao verificar o procedimento e as condições de alteração do contrato de trabalho, a inspeção do trabalho terá grande interesse em:

1. Você celebrou um acordo adicional com o funcionário quando as condições de trabalho mudaram? O fiscal verificará se há acordo para alterar os termos do contrato de trabalho determinados pelas partes, inclusive quando o empregado for transferido permanente ou temporariamente para outro emprego. O acordo deve ser celebrado por escrito (artigo 72 do Código do Trabalho da Federação Russa).

2. Existe consentimento por escrito do funcionário quando da transferência para outro emprego? Se o funcionário foi transferido para outro emprego, incluindo um trabalho que exige qualificações mais baixas, o inspetor verificará se o funcionário consentiu com isso ou com seu pedido, por escrito (artigo 72.1 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Se um funcionário foi transferido temporariamente para outro emprego não estipulado pelo contrato de trabalho, o fiscal ficará atento à remuneração desse funcionário. Deve ser no valor não inferior ao salário médio do trabalho anterior (artigo 72.2 do Código do Trabalho da Federação Russa).

3. Ao transferir um funcionário para outro emprego por motivos de saúde, foi solicitado o consentimento por escrito? Se um trabalhador necessitar de ser transferido para outro emprego (de acordo com um relatório médico) que não lhe seja contraindicado por motivos de saúde, o empregador deve transferi-lo para outro emprego (se houver) com o seu consentimento por escrito (primeira parte do artigo 73.º). do Código do Trabalho da Federação Russa).

4. O trabalhador foi atempadamente notificado da alteração dos termos do contrato de trabalho? O inspetor definitivamente verificará se o empregador notificou o funcionário sobre as próximas mudanças nos termos do contrato de trabalho. O empregador também deve explicar as razões de tais mudanças (geralmente organizacionais ou tecnológicas).

Também verificará se o período de aviso prévio não foi violado (no máximo dois meses de antecedência). Se o funcionário se recusou a alterar os termos do contrato de trabalho, o inspetor estará interessado em saber se o empregador ofereceu outro emprego a esse funcionário por escrito (artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa).

5. Todas as vagas foram oferecidas ao funcionário? Se o empregado foi suspenso do trabalho com base no parágrafo sexto da primeira parte do art. 76 do Código do Trabalho da Federação Russa, o inspetor verificará se o empregador ofereceu ao funcionário todas as vagas (sujeitas aos termos do contrato ou acordo coletivo, trabalhista). A propósito, eles também verificarão o pagamento do tempo de inatividade ao funcionário (parte três do artigo 76 do Código do Trabalho da Federação Russa).

6. Foi enviada ao trabalhador remoto uma cópia do acordo para alterar os termos do contrato? O inspetor certamente estará interessado em saber se o empregador enviou uma cópia do contrato de trabalho remoto ao trabalhador remoto. Apesar de um contrato de trabalho e adições a ele com um trabalhador remoto serem concluídos pela troca de documentos eletrônicos, uma cópia impressa deve ser enviada por correio registrado com notificação (artigo 312.2 do Código do Trabalho da Federação Russa).

LISTA DE VERIFICAÇÃO Nº 4 "DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DO PROCEDIMENTO PARA RESCISÃO DE UM CONTRATO DE TRABALHO"

Usando esta lista de verificação, o inspetor verificará se o empregador violou o procedimento de rescisão do contrato de trabalho. A prova de que o empregador cumpre o procedimento de rescisão do contrato de trabalho é:

Confirmação por escrito da notificação oportuna dos funcionários sobre a rescisão do contrato de trabalho (partes um e dois do artigo 81, artigo 178 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Pagamento de indenização por demissão no valor de duas semanas de salário médio nos casos especificados na lei (parte três do artigo 178, parte três do artigo 296, artigo 327.7 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Pagamento a um empregado de uma indenização no valor do salário médio mensal no momento da rescisão do contrato de trabalho por violação das regras estabelecidas para sua celebração. E também se a violação dessas regras não permitir a continuação do trabalho, desde que as regras para a celebração de um contrato de trabalho tenham sido violadas pelo empregador e não pelo empregado (parte três do artigo 84 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Acordo das partes sobre a rescisão do contrato de trabalho por escrito (artigo 78 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Declarações escritas de funcionários sobre demissão por vontade própria (artigo 80 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Parecer fundamentado por escrito do sindicato e observância de um período de um mês a partir do recebimento de um parecer escrito (artigo 373 do Código do Trabalho da Federação Russa) após a demissão de um membro do sindicato com base na cláusula 3 da primeira parte de arte. 81 do Código do Trabalho da Federação Russa (inconsistência do funcionário com o cargo ocupado ou o trabalho realizado devido a qualificações insuficientes, confirmada pelos resultados da certificação) ou cláusula 5 da primeira parte do art. 81 do Código do Trabalho da Federação Russa (incumprimento repetido por um funcionário sem uma boa razão de deveres trabalhistas, se ele tiver uma sanção disciplinar);

A anuência do sindicato superior e a observância do prazo de um mês a partir do momento em que tal anuência foi recebida mediante a destituição dos dirigentes (seus suplentes) dos órgãos colegiais eleitos das organizações sindicais primárias (primeira parte do artigo 374.º do Código do Trabalho da Federação Russa);

Cumprimento da proibição de demissão de funcionários durante um período de incapacidade temporária ou férias (parte seis do artigo 81 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Uma ordem para rescindir o contrato de trabalho, familiarizar o funcionário com ele contra assinatura (ou um ato de recusa em familiarizar-se com tal ordem).

Se o pedido de rescisão do contrato de trabalho não puder ser levado ao conhecimento do funcionário ou o funcionário se recusar a conhecê-lo mediante assinatura (parte dois do artigo 84.1 do Código do Trabalho da Federação Russa), o pedido deve conter um correspondente entrada;

Emissão de um livro de trabalho ou notificação da necessidade de comparecer ou concordar em enviá-lo por correio (parte seis do artigo 84.1 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Emissão ao funcionário de cópias autenticadas de documentos relacionados ao trabalho (mediante solicitação por escrito do funcionário) (artigo 62 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Liquidação com o funcionário após a demissão no dia da rescisão do contrato de trabalho (parte quatro do artigo 84.1 do Código do Trabalho da Federação Russa). Se o funcionário não trabalhou no dia da demissão, deve ser calculado o mais tardar no dia seguinte após a apresentação do pedido de cálculo.

CHECKLIST Nº 6 "DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS PARA A PRESTAÇÃO DE LICENÇA ANUAL BÁSICA REMUNERADA"

É proibido não fornecer a um funcionário férias anuais remuneradas por dois anos consecutivos (artigo 124 do Código do Trabalho da Federação Russa). O cumprimento desta regra excitará o inspetor em primeiro lugar.

Como parte desta lista de verificação, eles também verificarão se o empregador concede férias anuais remuneradas a funcionários menores de 18 anos e funcionários empregados em empregos com condições de trabalho prejudiciais e (ou) perigosas.

Além disso, os inspetores precisam garantir que a organização pague férias básicas anuais no valor dos ganhos médios (artigo 114 do Código do Trabalho da Federação Russa). E paga o mais tardar três dias antes de seu início (parte nove do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa).

CHECKLIST Nº 7 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS GERAIS PARA A FIXAÇÃO E PAGAMENTO DE SALÁRIOS”

Uma das listas de verificação mais volumosas com uma lista impressionante de perguntas é dedicada ao cumprimento dos requisitos da legislação em matéria de acumulação e pagamento de salários.

1. Você paga os salários integralmente? Em primeiro lugar, será verificado o pagamento de salários aos funcionários no valor total devido de acordo com os requisitos dos acordos, o acordo coletivo e os contratos de trabalho (parágrafo sete da parte dois do artigo 22 do Código do Trabalho da Rússia Federação).

2. A opinião do sindicato foi levada em consideração? Eles também verificarão se a opinião do sindicato (se houver) é levada em consideração ao adotar o LNA que estabelece sistemas salariais (parte quatro do artigo 135 do Código do Trabalho da Federação Russa).

3. Você está pagando seu salário corretamente? No que respeita ao pagamento de salários, o inspector deve assegurar que o empregador:

Informa cada funcionário por escrito sobre os componentes dos salários (parte um, artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Aprovou a forma do recibo de pagamento, levando em consideração a opinião do sindicato (parte dois do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Paga salários pelo menos a cada meio mês. As datas específicas para o pagamento dos salários devem ser estabelecidas no regulamento interno do trabalho, no acordo coletivo ou no contrato de trabalho. Os salários devem ser pagos o mais tardar 15 dias corridos a partir do final do período para o qual são acumulados (parte seis do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Estabeleceu no LNA um aumento da remuneração para trabalhadores empregados em trabalho com condições de trabalho prejudiciais, não inferior a 4% da tarifa (salário) (parte dois do artigo 147 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Paga horas extras por pelo menos as duas primeiras horas de trabalho em uma vez e meia, pelas horas subsequentes - em dobro (parte um do artigo 152 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Paga pelo trabalho em um fim de semana ou feriado não útil em um valor aumentado (artigo 153 do Código do Trabalho da Federação Russa); . paga pelo trabalho noturno em um valor maior, mas não inferior ao valor estabelecido pelo Governo da Federação Russa (artigo 154 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Paga o tempo de inatividade (por culpa do empregador) no valor de pelo menos 2/3 do salário médio, calculado proporcionalmente ao tempo de inatividade (parte um, artigo 157 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Eles também verificarão se o empregador mantém os ganhos médios dos funcionários se estiverem de férias, licença médica etc., de acordo com a lei.

CHECKLIST Nº 8 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS PARA A REGULAÇÃO DO TRABALHO DE MENORES”

Se a organização empregar menores, o inspetor verificará se os direitos dos menores são respeitados, a saber:

Os contratos de trabalho com menores de 16 anos são celebrados para trabalhos leves que não prejudicam sua saúde (artigo 63 do Código do Trabalho da Federação Russa);

O empregador tem o consentimento por escrito de um dos pais e o consentimento por escrito (permissão) da tutela e da autoridade tutelar para celebrar um contrato de trabalho com uma pessoa menor de 15 anos (artigo 63 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Um contrato de trabalho em nome de um funcionário menor de 14 anos é assinado por um dos pais (artigo 63 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Um contrato de trabalho com uma pessoa menor de 14 anos deve ser assinado por um dos pais com a permissão da tutela e autoridade tutelar (parte quatro do artigo 63 do Código do Trabalho da Federação Russa), etc.

CHECKLIST Nº 9 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DO REGULAMENTO DO REGULAMENTO TRABALHISTA DE TRABALHADORES ESTRANGEIROS”

De acordo com a lista de verificação nº 9, eles verificarão o conteúdo dos contratos de trabalho com trabalhadores estrangeiros e a disponibilidade dos seguintes documentos:

Autorização de trabalho ou patente, autorização de residência temporária, autorização de residência para cidadãos estrangeiros residentes permanentes na Federação Russa e apátridas (artigo 327.2 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Um acordo (apólice) de seguro médico voluntário ou um acordo celebrado pelo empregador com uma organização médica sobre a prestação de serviços médicos pagos a esse funcionário pela duração do contrato de trabalho (artigo 327.2 do Código do Trabalho da Federação Russa) .

Eles também verificarão se os requisitos da lei são observados quando um cidadão estrangeiro que permanece temporariamente na Federação Russa ou um apátrida é suspenso do trabalho (artigo 327.5 do Código do Trabalho da Federação Russa). Se a validade de uma autorização de trabalho ou uma patente, uma autorização de residência temporária na Federação Russa, uma autorização de residência na Federação Russa ou uma apólice de seguro médico voluntário expirou, o empregador deve rescindir o contrato de trabalho após um mês a partir da data de a ocorrência dessas circunstâncias (artigo 327.6 do Código do Trabalho da Federação Russa).

CHECKLIST Nº 10 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DO REGULAMENTO TRABALHISTA DE PESSOAS COM DEFICIÊNCIA”

De acordo com esta lista de verificação, o inspetor verificará a observância dos requisitos obrigatórios que regem o trabalho dos trabalhadores com deficiência, em particular:

A duração do tempo de trabalho das pessoas com deficiência dos grupos I ou II não deve exceder 35 horas por semana (artigo 92 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Os salários das pessoas com deficiência dos grupos I e II são pagos integralmente, excluindo as horas de trabalho reduzidas (parte três do artigo 23 da Lei Federal de 24 de novembro de 1995 nº 181-FZ “Sobre a proteção social das pessoas com deficiência na Federação Russa ”);

A duração do trabalho diário de uma pessoa com deficiência corresponde a um relatório médico (artigo 94 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Foram criadas condições de trabalho para a pessoa com deficiência de acordo com um programa individual de reabilitação ou habilitação (artigo 23 da Lei Federal nº 181-FZ);

Uma pessoa com deficiência recebe licença sem remuneração por até 60 dias corridos por ano (artigo 128 do Código do Trabalho da Federação Russa) com base em seu pedido por escrito, etc.

CHECKLIST Nº 11 “DE VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS PARA A REGULAÇÃO DO TRABALHO DE MULHERES E PESSOAS COM RESPONSABILIDADES FAMILIARES”

Uma mulher não é um cavalo! O inspetor deve garantir que as funções trabalhistas dos funcionários da organização não estejam relacionadas ao trabalho árduo e ao trabalho em condições de trabalho prejudiciais ou perigosas (artigo 253 do Código do Trabalho da Federação Russa). Os trabalhadores não devem levantar e mover pesos (parte dois do artigo 253 do Código do Trabalho da Federação Russa) que excedam as normas máximas permitidas estabelecidas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 02/06/1993 nº 105.

Você odeia mulheres grávidas? Também será verificado como o empregador cumpre as exigências da lei ao regular o trabalho da gestante. O empregador deve:

Fornecer licença parental a pedido de uma mulher ou outra pessoa com responsabilidades familiares (artigo 256 do Código do Trabalho da Federação Russa);

Pagar benefícios de assistência infantil a pessoas em licença parental até atingirem a idade de um ano e meio (parte 1 do artigo 11.1, artigo 11.2, partes 1, 8 do artigo 13 e parte 1 do artigo 15 da Lei Federal de 29 de dezembro de 2006 No. 255-FZ “Sobre o seguro social obrigatório em caso de invalidez temporária e em conexão com a maternidade”).

Além disso, de acordo com esta lista de verificação, verificarão se são observadas as proibições de envio em viagem de negócios, trabalho noturno, fins-de-semana e feriados não laborais, trabalho extraordinário de pessoas com responsabilidades familiares sem o seu consentimento escrito (artigo 259.º do Código do Trabalho da Federação Russa). Além disso, o inspetor deve certificar-se de que o empregador não rescindiu, por iniciativa própria, um contrato de trabalho com mulheres grávidas e categorias de pessoas com responsabilidades familiares (artigo 261 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Nas próximas edições da revista, consideraremos outras listas de verificação.

Yu.Yu. Zhizherina,
consultor independente em direito do trabalho