Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные - не самые срочные.

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел, и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) - наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела .

• A Важное и срочное . К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
• B Важное, но несрочное . Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
• C Срочное, но неважное . В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
• D Не срочное и не важное . К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы - это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, - это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

• нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
• отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
• ленью;
• в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

• Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
• Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете - еще раньше, но все как-то руки не доходили…
• Срочный звонок.
• Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

• Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др. плановая работа;
• своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
• регулярные обращения к врачу - с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что - суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

• бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно - просто хотите улучшить настроение;
• бесцельное чтение интернет-страничек - развлекательное, но абсолютно бесполезное;
• зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
• компьютерные игры;
• долгие телефонные разговоры;
• просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
• чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!

Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.

Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?

Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!

Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.

Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела – делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.

Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте – слово «НЕТ».

В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:

☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;

☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;

☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.

Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?

На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!

Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов - это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

Важно или ____ срочно?

Важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

Важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 - важно; вопрос 2 - срочно; вопрос 3 - важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени - не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ - приоритет

2,____________________=_________ - приоритет

3.____________________=_________ - приоритет

4.____________________=_________ - приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Принцип эйзенхауэра

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:

Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.

Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.

Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращают ся в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.

Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого Ущерба. Наберитесь мужества и для этих дел используйте корзину для бумаг.

А сейчас мы поговорим о втором очень важном аспекте планирования, а именно о планировании рабочего времени.

В важности такого разговора едва ли необходимо кого-либо убеждать. «И куда только ушло мое время», - говорят многие руководители, загруженные работой. К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и Даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмента А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1\%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10\%) его требуется на 10\% больше, сорока (40\%) - на 25\% больше, а остальным не хватает даже 50\% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно поэтому в современном менеджменте существует раздел, который называется «Менеджмент времени». Давайте познакомимся с психологическими аспектами менеджмента времени. Начнем с цитат:

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (А. Лейкен).

«Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (П. Друкер).

«Умение распоряжаться временем, наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей, выступает фактором, который пред-1 определяет ваш успех или неудачу» (3. Зиверт).

«Самое важное в вашей жизни - это в конечном счете ваше время» (А. Лейкен).

Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.

Ловушки времени

Нечеткая постановка целей.

Отсутствие приоритета в целях.

Попытки слишком много делать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование рабочего дня.

Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).

Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.

Плохое ведение документации.

Недостаток мотивации.

Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки в кооперации и разделении труда.

Отрывающие отдел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «нет».

Неполная запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Нерабочая обстановка (посторонний шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие обратной связи.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Деловые записи сверх меры.

Синдром откладывания.

Желание знать все факты.

Длительность ожидания (например, деловой встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование дел.

Недостаточный контроль и самоконтроль.

Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

¨ правила начала дня;

¨ правила середины дня;

¨ правила окончания дня.

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

«С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф»

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела

В квадрант Важные несрочные

С квадрант Неважные срочные

D квадрант Неважные несрочные

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• подготовка к рабочему проекту;
• незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

« Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений»

Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.