Periodicamente, as empresas precisam enviar um funcionário em viagem de negócios para outra área que não seja a localização da empresa, a fim de resolver questões de produção no interesse da empresa. Considera-se viagem de negócios o desempenho por parte do empregado de uma tarefa por mais de um dia fora de seu local de trabalho. Para seu registro, o chefe deve redigir uma ordem para enviar o funcionário em viagem de negócios.

Atualmente, o pedido de viagem de negócios continua sendo o principal documento obrigatório no envio de um funcionário em viagem de negócios. Desde 2015, a organização não pode elaborar uma atribuição de trabalho, um relatório de viagem de negócios e um certificado de viagem de negócios. A sua aplicação fica ao critério da empresa e, caso estes documentos sejam utilizados, a informação a esse respeito deve constar do ato interno correspondente.

Nas grandes empresas, também há o planejamento das próximas viagens de negócios para este ano, que é elaborado na forma de um cronograma aprovado.

Alguns dias antes da viagem de negócios, o gerente decide enviar o funcionário de acordo com as necessidades da empresa. Ele pode emitir uma atribuição ou em oral instrua o departamento de pessoal a fazer um pedido para uma viagem de negócios. Ao mesmo tempo, deve indicar os responsáveis, a finalidade, o local e a duração da viagem. Portanto, para evitar mal-entendidos, ainda é desejável elaborar uma justificativa documental que contenha todas essas informações.

Com base no pedido recebido, o inspetor do departamento de pessoal elabora um pedido de viagem de negócios e leva seu conteúdo ao conhecimento do funcionário enviado em viagem de negócios. Este documento é necessário para obter financiamento para despesas futuras, bem como para projeto correto ausência de funcionário. Após a familiarização, o empregado, via de regra, faz memorando com um cálculo preliminar dos próximos custos da viagem, com base nos quais ele é alocado dinheiro.

Uma viagem de negócios na folha de ponto é marcada com um código de letra especial "K" ou digital "06". NO Tempo dado o funcionário mantém seu expediente e rendimentos médios.

A critério da direção da organização, eles podem elaborar um certificado de viagem, no qual é feita uma anotação no dia da saída do funcionário. Além disso, se isso estiver definido regras internas fluxo de documentos, então, na saída e na chegada dos funcionários, um trabalhador de pessoal pode fazer anotações no registro de trabalhadores cedidos.

Como escrever um pedido de viagem

A ordem é emitida em, ou usando formulários unificados T-9 ou T-9a. Programas especializados fornecer a capacidade de preencher pedidos em formulários padrão automaticamente.

No topo do documento está registrado o nome da empresa, seu código de registro nas estatísticas. A seguir, é indicada a data de emissão do despacho, seu número de ordem, que é registrado no livro de registro da empresa.

Em seguida, é necessário preencher os dados pessoais do funcionário enviado em viagem de negócios, seu número pessoal, cargo, nome da unidade estrutural - seu local de trabalho na organização.

O pedido de viagem de negócios deve necessariamente conter informações sobre o local da viagem de negócios com detalhamento do país, cidade e nome da organização anfitriã. Preencha também as informações sobre a duração da viagem em dias do calendário com a data exata de início e término da viagem de negócios.

Abaixo você precisa fazer um registro sobre o objetivo de enviar o funcionário em uma viagem de negócios e determinar a organização que financiará essa viagem.

O inspetor de pessoal deve preencher o motivo da viagem. Pode ser um contrato, um plano de viagem, uma atribuição de trabalho (se houver), etc.

O documento é certificado pela assinatura do responsável da empresa indicando o seu cargo e dados pessoais.

É necessário informar o funcionário do despacho contra a assinatura com a decodificação do nome completo e a data da assinatura.

nuances

Ao enviar um grupo de funcionários da empresa, uma ordem geral pode ser emitida no formulário padrão T-9a. Nele, os dados são apresentados na forma de uma tabela, em cujas colunas são indicados pelo nome todos os funcionários enviados em viagem de negócios, e nas linhas são indicados os detalhes necessários.

Basicamente, as viagens de negócios são financiadas às custas das organizações que enviam seus funcionários. Na prática, há casos em que esses custos podem ser arcados por uma organização terceirizada (por exemplo, a parte anfitriã). Nesse caso, a linha correspondente indica o nome da empresa, que é diferente da empresa que emprega o empregado.

A actividade económica de uma entidade empresarial não pode limitar-se a uma localidade. Às vezes, para cumprir uma determinada tarefa, seus funcionários precisam fazer viagens de negócios. De acordo com a legislação em vigor, o envio de um funcionário em tal viagem inclui a elaboração de um pedido como um pedido de envio de um funcionário em viagem de negócios.

Nas linhas a seguir, você deve anotar o número do funcionário de acordo com a folha de ponto, que é atribuída a ele na empresa no momento da admissão, bem como seu nome completo.

Em seguida, é indicada a designação do departamento onde o funcionário trabalha, bem como o cargo ou profissão por ele exercido na organização.

Abaixo, o formulário T-9 envolve a inserção de informações sobre o local para onde o funcionário é enviado. Aqui você pode inserir o país, cidade ou nome da organização anfitriã.

Depois disso, a duração da viagem de negócios é inserida e as datas de início e término da viagem são indicadas logo abaixo.

Na próxima seção, é necessário refletir o objetivo da próxima viagem de negócios conforme declarado no relatório ou plano aprovado.

Depois disso, o pedido reflete a fonte de onde serão financiadas as despesas da próxima viagem de negócios.
Em seguida, você precisa anotar o nome do documento e seus detalhes, com base nos quais é formada a ordem da cabeça.

Após isso, o pedido deverá ser endossado pela direção da empresa com a aposição do cargo e seus dados.

Atenção! O trabalhador destacado deve estar familiarizado com este despacho, devendo no despacho fazer uma anotação em forma de visto e anotar a data em que o despacho foi lido.

Com base na ordem emitida, os responsáveis ​​pagam antes da viagem de negócios os valores para cobrir os custos da viagem, incluindo diárias para viagens de negócios.

Uma amostra do preenchimento de um pedido para uma viagem de negócios no formulário T-9a

Quando é necessário enviar vários funcionários em uma viagem de negócios ao mesmo tempo, nesse caso, o formulário de pedido t-9a é usado. As colunas são incluídas no formulário padrão para refletir a viagem de três pessoas. Se necessário, o formulário pode ser estendido para o número necessário de funcionários.

O documento é preenchido da seguinte forma. O nome completo da empresa é inserido em sua parte superior e, a seguir, na coluna à direita, está seu código de acordo com o diretório geral da OKPO.

O documento em si se parece com uma tabela. As linhas contêm indicadores que precisam ser observados para cada um dos funcionários. Os dados sobre o último são inseridos em colunas. As linhas nesta tabela não são numeradas.

A primeira linha contém nomes completos. funcionários que fazem viagens de negócios. A próxima linha contém seus números pessoais.

Na terceira linha, você precisa anotar os nomes dos departamentos em que o funcionário trabalha. No quarto - os nomes de seus cargos, conforme indicado na tabela de pessoal.

A próxima linha deve incluir detalhes da viagem. Ele, por sua vez, é dividido em várias substrings.

Na quinta e na sexta, você precisa anotar o nome do país e da cidade onde será a viagem, bem como o nome da organização anfitriã.

A seguir estão a sétima e a oitava linhas - elas precisam anotar os dias de início e término das viagens de cada um dos funcionários. O nono é o número de dias de viagem para cada viajante de negócios. A décima linha deve indicar resumo propósito da viagem.

A décima primeira linha - indica a origem dos fundos com os quais a viagem é paga. Geralmente são fundos próprios da empresa, mas em alguns casos o anfitrião pode pagar pela viagem de negócios.

A décima segunda linha serve para confirmar que o funcionário leu o pedido. Nela, ele deve colocar sua assinatura e a data em que fez isso.

Na parte inferior do documento, após a tabela, existe uma linha na qual é necessário inserir informações sobre o documento com base no qual a viagem de negócios é emitida.

O pedido concluído é assinado pelo diretor da empresa.

Documentos relacionados

Quando é elaborado um pedido para enviar um funcionário em viagem de negócios, junto com ele um especialista em pessoal pode elaborar documentos adicionais.

É importante lembrar que algumas delas não são mais obrigatórias, mas devem ser elaboradas caso seja expressamente indicado em política contábil:

• Certificado de comando.É necessário colocar marcas na forma de selos das firmas receptoras. Não é obrigatório, mas pode ser usado pelo empregador, se desejar.
• Atribuição de serviço. Um documento na forma de T-10, que continha uma lista de tarefas - seu funcionário deveria cumprir durante a viagem. Agora também reconhecido como opcional.
• Jornal de trabalhadores de viagens. Nela é necessário anotar quando o funcionário sai em viagem de negócios e sua chegada na empresa. O registro agora é opcional.
• Nota de serviço. Compilado pelo funcionário com justificativa do valor do valor contábil solicitado pela duração da viagem de negócios. Outra nota pode ser emitida na chegada de uma viagem de negócios com a solicitação de pagamento do custo de compra de combustível e lubrificantes - se o funcionário usar um carro pessoal.

Ordem para uma viagem de negócios (formulário T-9, T-9a)- um documento administrativo que envia um funcionário da organização em viagem de negócios. Se for necessário enviar um funcionário em uma viagem de negócios, primeiro você precisa redigir um pedido apropriado. O Ministério das Finanças desenvolveu formulários unificados T-9 para um funcionário e T-9a para um grupo de funcionários; será mais fácil usar esses formulários. Você pode baixar os formulários T9 e T9a no final do artigo.

Como escrever uma ordem de viagem? Considere preencher um pedido usando o exemplo de uma viagem de negócios para um funcionário no formulário T9.

Uma amostra do preenchimento de um pedido para uma viagem de negócios (formulário T-9)

No formulário T-9 unificado, tudo é pensado, portanto, o preenchimento deste formulário não causará dificuldades. Considere os principais dados do documento:

• Definimos a data de execução do pedido, atribuímos um número individual. Além disso, na parte superior do formulário, não se esqueça de indicar o nome da organização e seu OKPO.
• No corpo do pedido, indicamos os dados pessoais do funcionário enviado em viagem de negócios: nome completo, cargo, subdivisão estrutural, bem como o número pessoal atribuído a ele no momento da contratação.
• Indicamos informações sobre o local de direção do funcionário, ou seja, para qual assentamento o cedido é encaminhado e para qual organização.
• Os termos da viagem de negócios são indicados em números, o primeiro dia da viagem de negócios é o dia da partida de localidade local de trabalho permanente, o último dia é o dia da chegada ao local de trabalho permanente.
• Nós prescrevemos o objetivo da viagem dependendo do que é emitido para o funcionário.
• Se necessário, preencha a linha "viagem de negócios à custa de fundos", indique a fonte de financiamento da viagem de negócios.

Via de regra, o chefe do departamento em que o funcionário trabalha elabora uma atribuição de cargo, que é dada no pedido de viagem de negócios na linha "motivo". O chefe da organização assina o pedido, depois informamos o funcionário sobre o pedido, enquanto ele coloca sua assinatura em sinal de consentimento.

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Um exemplo de emissão de um pedido de viagem de negócios para um funcionário

O escopo da empresa raramente está dentro da mesma localidade. Portanto, de tempos em tempos, a administração da empresa pode enviar seus funcionários com várias tarefas em viagens de negócios. A legislação em sua execução exige o cumprimento de determinado procedimento, que inclui necessariamente a ordem de envio do funcionário em viagem de negócios.

As normas legislativas recentemente introduzidas determinam que a ordem de envio em viagem de negócios é o principal documento que formaliza e regulamenta a viagem de negócios do trabalhador.

Agora, muitas organizações podem não compilar os seguintes documentos:

• Relatos de viajantes.

Esses documentos são elaborados se a empresa considerar que são necessários para isso. Ao mesmo tempo, sua inclusão no fluxo de documentos da empresa deve ser indicada na política contábil da empresa. As grandes empresas elaboram anualmente um plano de viagens para o ano corrente, que é aprovado pela administração da empresa.

Noutras empresas e em caso de necessidade urgente, o responsável em nome da administração elabora um memorando em que justifica a razão da sua necessidade, o seu prazo, e ainda propõe candidatos a quem pede que sejam enviados em viagem de negócios. . Em regra, estes podem ser fins de produção ou representativos.

Com base no documento recebido, o chefe toma uma decisão. Ele pode informar verbalmente a pessoa responsável ou escrever uma designação de trabalho para redigir um pedido em escrita.

Um pedido de viagem de negócios pode ser preparado por um funcionário ou um especialista serviço de pessoal. Para o seu design é usado forma unificada t-9, que é aprovado pela Rosstat. Ao mesmo tempo, se um funcionário estiver viajando, o pedido é feito no formulário T-9 e, se for um grupo de funcionários, o formulário T-9a pode ser aplicado.

Após assinatura e atribuição de um número, o formulário T-9 é enviado para familiarização às pessoas nele indicadas. Futuramente, as cópias do pedido são repassadas ao departamento de contabilidade para processar o financiamento das despesas da próxima viagem, inclusive para que os funcionários recebam ajuda de custo durante as viagens de negócios.

Atenção! Além do pedido, para receber dinheiro para uma viagem, os viajantes a negócios devem calcular aproximadamente suas despesas para uma viagem de negócios e enviar um requerimento para sua emissão ao diretor. descrito em instruções passo a passo.

Além disso, uma cópia de tal ordem deve estar com a pessoa que está envolvida em planilhas de horas, como um documento comprovativo da ausência respeitosa do funcionário de seu local de trabalho principal. Ao mesmo tempo, o registro de uma viagem de negócios para é realizado com as cifras 06 ou "K".

Faça o download da amostra e do formulário de pedido

Faça o download do formulário de pedido de viagem de negócios para um funcionário no formulário T-9:

Baixe em formato Word.

Baixe em formato Excel.

Faça o download do formulário de pedido de viagem de negócios para vários funcionários no formulário T-9a:

Baixe em formato Word.

Baixe em formato Excel.

Enchimento de pedido de amostra:

NO formato PDF.

Em formato PDF.

Como emitir um pedido para viagem de negócios de um funcionário no formulário T-9

O formulário de ordem de viagem T-9 é usado quando um funcionário precisa ser enviado em uma viagem.

No topo do formulário está escrito o nome completo da empresa, e ao lado dela, em uma coluna separada, está afixado seu código de acordo com a OKPO.

A seguir está o número do pedido e a data em que foi emitido. Como sempre, sob este número será necessário registrar o documento no livro de pedidos do empreendimento.

Em seguida, são registrados os dados do próprio funcionário - nome completo, número pessoal, nome da unidade e cargo.

Além disso, são indicadas informações sobre o objetivo da viagem - para qual país e cidade o funcionário está indo, bem como o nome da empresa anfitriã. Aqui você também precisa anotar as datas de início e término da viagem, sua duração em dias corridos.

O propósito para o qual a viagem foi realizada é então brevemente registrado.

Atenção!Às vezes, há situações em que o custo da viagem é totalmente suportado pelo anfitrião - por exemplo, a saída do mestre para comissionamento de novos equipamentos.

No estágio final o motivo da viagem é indicado.

Pode ser:

• Agenda de viagens.
• Atribuição de serviço.
• Um contrato celebrado com um cliente, por exemplo, para manutenção de equipamentos, etc.

Depois que o pedido de envio do funcionário em viagem de negócios é totalmente preenchido, ele é assinado pelo chefe da organização.

Uma amostra do preenchimento de um pedido para uma viagem de negócios no formulário T-9a

Este formulário é melhor usado quando vários funcionários fazem uma viagem de negócios ao mesmo tempo. Forma padrão o pedido t-9a inclui colunas para inserir informações sobre três funcionários, mas, se necessário, pode ser expandido.

Considere como preencher este documento. O nome da empresa está escrito na parte superior, oposto à direita está seu código de acordo com o diretório OKPO.

Mais abaixo está escrito número de série pedido e a data em que foi emitido. Sob esse número, o documento precisará ser registrado no registro de pedidos do empreendimento.

A parte principal do documento é uma grande tabela. Nela, as colunas são os diversos funcionários, e as linhas são as informações fornecidas sobre eles. As linhas não são numeradas.

O primeiro contém nomes completos. trabalhadores que viajam.

A segunda linha reflete seus números pessoais.

A terceira linha contém o nome dos departamentos em que trabalham e a quarta - o nome completo de seus cargos de acordo com pessoal.

Em seguida, vem uma linha grande que indica todos os detalhes da viagem. Ele, por sua vez, é dividido em vários menores. Na quinta e na sexta, são registrados o país e a cidade para onde vão os viajantes de negócios e os nomes das empresas anfitriãs.

Além disso, a sétima e a oitava linhas são as datas de início e fim das viagens. O nono reflete a duração da viagem de negócios de cada funcionário em dias. A décima linha é um resumo do motivo pelo qual cada um dos funcionários faz uma viagem.

A décima primeira linha indica a expensas de quem a viagem de negócios é financiada.

A décima segunda linha é projetada para que cada vez que os funcionários leiam o conteúdo do pedido e coloquem sua assinatura e data nesta linha.

Após a tabela, há uma linha na qual é necessário indicar o motivo do envio dos funcionários em viagem - o nome do documento e seus detalhes.

O pedido é assinado pelo chefe da empresa.