П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.
В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.
В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .
Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).
Бланк приказа
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:
- 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
- 05 «наименование организации - автора документа»
. Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1); - 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
- 13 «место составления (издания) документа» и
- при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...
Реквизиты приказа, оформляемые на бланке
Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.
Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.
Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.
Пример 3
Свернуть Показать
Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .
Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.
В заголовки приказов по личному составу часто включаются:
- наименование действия и
- инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
- «О переводе И.О. Бесфамильного»,
- «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
- «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».
Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.
При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.
Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...
А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).
Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В связи...» (см. Пример 4).
Пример 4
Свернуть Показать
Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).
Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.
Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:
- указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
- один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
- срок исполнения.
Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).
Пример 5
Свернуть Показать
7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.
Пример 6
Свернуть Показать
7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.
Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.
Срок: 31.10.2017.
Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.
Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.
Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).
В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).
Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).
Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):
- и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
- и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.
Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).
Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.
Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.
Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.
См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016
Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.
Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.
См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ
Уважаемые участники сообщества PRO-Секретариат! По вашим многочисленным просьбам размещаем на сайте статью В.Ф. Янковой "Приказ без ошибок", опубликованную в №4 2009 "Справочника секретаря и офис-менеджера". Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ – акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ - акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.
Основания для классификации приказов
В практике управленческой деятельности принято приказы по основной деятельности отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основ- ной деятельности хранятся постоянно*, а приказы по личному составу - 75 лет, а также то, что для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы**, обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности. Учитывая это обстоятельство, далее мы будем говорить о приказах по основной деятельности, для которых нет унифицированных форм, а потому можно считать, что они составляются в свободной форме, насколько это понятие - свободная форма - можно применять к документу.
Еще одним основанием для классификации приказов является правовой статус информации, содержащейся в приказе. С этой точки зрения приказы подразделяются на нормативные правовые акты и правовые акты ненормативного характера.
К нормативным правовым актам относятся приказы, которыми утверждаются нормативные документы - правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты организаций и др. (по документоведческой классификации это - организационно-правовые документы), то есть документы, содержащие положения, нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Правовыми актами ненормативного характера являются приказы, содержащие поручения разового характера. Как правило, такие поручения имеют конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения.
Нормативная база
Единственным нормативным документом, устанавливающим поря- док и правила подготовки приказов, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536). Типовая инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления приказов. В приложениях 5-6 к инструкции приведены образцы оформления приказов. И хотя Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, другие органы власти, а также многие государственные и негосударственные организации используют положения Типовой инструкции в собственных инструкциях по делопроизводству. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.
Типичные ошибки в приказах
Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Пример: преамбула (констатирующая часть) приказа организации “О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда”.
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 п р и к а з ы в а ю: …
Комментарий:
в данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов “Российская Федерация” в виде “РФ” не существует. Слова “Российская Федерация” употребляются в виде полного наименования или сокращенного - “Россия”, которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 “О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений”, п р и к а з ы в а ю: … Пример: преамбула в приказе “О мерах по обеспечению противопожарной безопасности”.
27 декабря 2008 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Калужской области в Сухиничском районе. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, п р и к а з ы в а ю:… Комментарий: в данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:
В связи с пожаром 27 декабря 2008 г. в нерабочее время в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Сухиничском районе Калужской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения п р и к а з ы в а ю:…
В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:
Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.Пример: преамбула в приказе акционерного общества “О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества”.
В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) и в целях совершенствования организационно- функциональной структуры и процессов управления обществом п р и к а з ы в а ю…
Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ – акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.
Основания для классификации приказов
В практике управленческой деятельности принято приказы по основной деятельности отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а приказы по личному составу – 75 лет, а также то, что для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы, обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности. Учитывая это обстоятельство, далее мы будем говорить о приказах по основной деятельности, для которых нет унифицированных форм, а потому можно считать, что они составляются в свободной форме, насколько это понятие – свободная форма – можно применять к документу.
Еще одним основанием для классификации приказов является правовой статус информации, содержащейся в приказе. С этой точки зрения приказы подразделяются на нормативные правовые акты и правовые акты ненормативного характера.
К нормативным правовым актам относятся приказы, которыми утверждаются нормативные документы – правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты организаций и др. (по документоведческой классификации это – организационно-правовые документы), то есть документы, содержащие положения, нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Правовыми актами ненормативного характера являются приказы, содержащие поручения разового характера. Как правило, такие поручения имеют конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения.
Нормативная база
Единственным нормативным документом, устанавливающим поря- док и правила подготовки приказов, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536). Типовая инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления приказов. В приложениях 5–6 к инструкции приведены образцы оформления приказов. И хотя Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, другие органы власти, а также многие государственные и негосударственные организации используют положения Типовой инструкции в собственных инструкциях по делопроизводству. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.
Типичные ошибки в приказах
Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Пример: преамбула (констатирующая часть) приказа организации “О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда”.
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 п р и к а з ы в а ю: …
Комментарий: в данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов “Российская Федерация” в виде “РФ” не существует. Слова “Российская Федерация” употребляются в виде полного наименования или сокращенного – “Россия”, которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 “О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений”, п р и к а з ы в а ю: …
Пример: преамбула в приказе “О мерах по обеспечению противопожарной безопасности”.
27 декабря 2008 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Калужской области в Сухиничском районе. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, п р и к а з ы в а ю:…
Комментарий: в данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация – пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:
В связи с пожаром 27 декабря 2008 г. в нерабочее время в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Сухиничском районе Калужской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения п р и к а з ы в а ю:…
В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:
Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.
Пример: преамбула в приказе акционерного общества “О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества”.
В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) и в целях совершенствования организационно- функциональной структуры и процессов управления обществом п р и к а з ы в а ю…
Комментарий: в данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:
В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) п р и к а з ы в а ю…
Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом “приказываю”, которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово “приказываю” печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:
В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом общества от 25 декабря 2008 г. № 81 “О планировании работы общества”,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1, 2).
2. Ввести с 01 марта 2009 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества Невзорова Д.М.
Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: “утвердить…”, “создать…”, “ликвидировать…”, “образовать…” и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.
Пример: пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2009 утвержденное штатное расписание.
2. …
Приложение: штатное расписание – 3 листа.
Комментарий: в этом примере сразу несколько ошибок. Во-первых, неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: “Утвердить штатное расписание организации на 2009 г.”. В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения года – “…на 2009 г.” – означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2009. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2009, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: “Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2009”.
Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2009 г. (приложение).
2. …
Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в при- веденном выше примере, не принято.
Приказ – распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.
Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.
ПРИКАЗЫВАЮ:
…
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.
…Комментарий: в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: “проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости”; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.
ПРИКАЗЫВАЮ:
…
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.
С приказа начинается любое управленческое действие. Приказ – некий распорядительный документ, который подобен выстрелу из стартового пистолета. Издается он с целью решения управленческих, административных задач организации или ее подразделения. Приказ является стандартным документом, поэтому имеет четко регламентируемую структуру, правила оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003 .
Приказы могут касаться деятельности организации, взаимоотношений в трудовом коллективе, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений. Условно все приказы можно разделить на две группы: по делопроизводственным процессам (основные вопросы деятельности), по личному составу (вопросы кадров). В зависимости от назначения приказа возлагается и ответственность за его издание на разных исполнителей. Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы. На бланке могут использоваться: герб РФ (учреждение федерального уровня), товарный знак, эмблема. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма организации, ее полное наименование, регистрационный номер – порядковый номер, под которым приказ зарегистрирован в журнале регистрации, дата издания – дата подписи руководителем.Можно скачать.
По правилам деловой переписки на листе бланка оставляют поля справа – 10 мм, сверху и снизу по 20 мм. Если текст приказа занимает несколько листов, то их нумеруют. Начинается нумерация со второго листа. Номера ставят по центру верхней строки. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется полностью прописными буквами. Тексту приказа предшествует заголовок, он кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?», пишется без кавычек. Следующая часть приказа – изложение его основания. Здесь записывается преамбула, то есть причина, которая вызвала издание приказа, события, ему предшествовавшие. Чаще всего начало звучит так: «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …», «В связи с …». В этой части возможна ссылка на официальный документ, послуживший основанием приказа. К примеру, «В соответствии с приказом Министерства образования от 5.05.2014 №711 «…название документа». Завершается преамбула словом «Приказываю:».
У нас можно скачать:
В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены. Приказ – это не тайный документ для хранения в сейфе. Есть в делопроизводстве организации люди, обязанностью которых является дальнейшая работа с приказом после его подписания. Лист рассылки не готовится, если сотрудники не возражают против необходимости расписаться без формальностей в том, что их с приказом ознакомили.– скачайте здесь.
Иногда к приказу оформляются приложения. Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Это могут быть: штатные расписания, схемы, графики, положения, инструкции. Каждое приложение нумеруют. Номер приложения записывают в правом верхнем углу листа. Например, – «Приложение №2».Оригиналы приказов хранятся в течение пяти лет. Приказы о приеме на работу и увольнении – 75 лет. Если организация ликвидируется, а срок хранения документов не истек, то их передают в городской архив.
Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.
Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.
Бланк приказа
Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.
Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.
Оформление приказов
Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.
Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.
В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».
В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово
ПРИКАЗЫВАЮ:
печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.
Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).
В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).
Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.
В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.
Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).
Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».
Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:
Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12
Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.
Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.
Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 216 комментариев
|
Здравствуйте! В приказе от конца декабря 2017 есть пункт следующего содержания"Ознакомить с настоящим приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к учетному процессу" и другой пункт «Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера». Вопрос — Исходя из этого кто должен был ознакамливать ДОУ или сам бухгалтер? Как выяснилось в середине апреля 2018 г. сотрудники с данным приказом ознакомлены не были, соответственно только в апреле сотрудникам был выслан данный приказ по эл. почте. Сотрудники в свою очередь отказываются расписываться за ознакомление с приказом. А главный бухгалтер требует от ДОУ, чтобы были их подписи в листе ознакомления. Вопрос — как в данном случае быть ДОУ? |
|
|
Здравствуйте! В любой организации есть случаи, когда руководитель уезжает в командировку и издает приказ. Такой приказ нужен, так как это письменное подтверждение факта командировки. Примерная формулировка такого приказа:
| |||||
