कार्य दिवस योजना और योजना के लाभ। कार्य दिवस योजना: प्रभावी सुझाव

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अगर आपको नहीं पता कि किसी पुरुष के साथ पहली डेट पर क्या बात करनी है, तो घबराएं नहीं। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि बैठक में उत्साह का अनुभव करने वाले लोग खो जाते हैं और आने वाले ठहराव के कारण असहज महसूस करते हैं।

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यह संभावना नहीं है कि हमारे जीवन की हलचल और तेज गति के समय में आप किसी ऐसे व्यक्ति से मिल सकते हैं जिसे तनाव और तंत्रिका तनाव को दूर करने के बारे में सलाह की आवश्यकता नहीं होगी। इसका कारण जीवन की परेशानियों और तनावपूर्ण स्थितियों से ठीक से संबंध न बना पाना है।

इस लेख से आप सीखेंगे:

श्रम की कमी के कारण क्या हैं?

दिन के दौरान काम के घंटों की योजना बनाते समय किन नियमों का पालन किया जाना चाहिए

कार्य समय की योजना बनाते समय किन विधियों का उपयोग किया जाता है

कर्मचारी समय निर्धारण की प्रभावशीलता की जांच कैसे करें

कार्य समय नियोजन में एक संगठन के लक्ष्य को प्राप्त करने और प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए प्रभावी समय प्रबंधन और इसके तर्कसंगत उपयोग की तकनीक शामिल है। आधुनिक दुनिया में इसे टाइम मैनेजमेंट भी कहा जाता है। समय सबसे अपूरणीय और मूल्यवान संसाधन है, इसलिए इसका उपयोग बहुत ही तर्कसंगत रूप से किया जाना चाहिए। अपने कार्य समय की योजना बनाने की क्षमता पर काम करना भी आवश्यक है।

शेड्यूलिंग इतना महत्वपूर्ण क्यों है

यह कहना कि समय को नियंत्रित किया जा सकता है, पूरी तरह से सही नहीं है। समय किसी भी प्रक्रिया पर निर्भर नहीं हो सकता है, इसका मतलब स्थिर मूल्य नहीं है, यह तेज या धीमा नहीं हो सकता है।

उद्यम के कर्मचारी की स्थिति की परवाह किए बिना, कार्य समय की योजना बनाने के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। अधीनस्थों से लेकर वरिष्ठों तक - सभी स्तरों पर इस पर विचार करना महत्वपूर्ण है। कार्य समय की प्रभावी योजना सीधे श्रम उत्पादकता को प्रभावित करती है, और, परिणामस्वरूप, उद्यम का लाभ।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए, प्रभावी कार्य समय नियोजन सभी निर्धारित कार्यों को आवश्यक तिथि तक पूरा करने को प्रभावित करता है।

संगठन में जिन संकेतकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए उनमें से एक कार्य समय निधि है। यह उपभोग किए गए कार्य समय के संसाधनों को निर्धारित करता है और कर्मचारियों की संख्या को प्रभावित करता है, और इसके परिणामस्वरूप, संगठन की सामग्री लागत।

समय निर्धारण कब आवश्यक है?

कमी का अर्थ है किसी चीज की कमी। कार्य समय की योजना बनाते समय, यह शब्द एक व्यक्तिगत कर्मचारी या संरचनात्मक इकाई और पूरे संगठन द्वारा किसी विशिष्ट कार्य के प्रदर्शन के लिए कार्य समय की कमी को संदर्भित करता है।

नतीजतन, इससे ऑर्डर की पूर्ति में देरी हो सकती है, जिसके नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। सबसे अधिक बार, कार्य समय की अयोग्य योजना संगठन के प्रमुख की निरक्षरता से जुड़ी होती है।

समय की कमी के कारणों को तीन समूहों में वर्गीकृत किया गया है:

नेता के व्यक्तिगत गुण।
नेता की हरकतें।
स्वतंत्र कारण।

नेता के व्यक्तिगत गुण, जो कार्य समय के नुकसान का कारण बनते हैं और इसकी गलत योजना से जुड़े होते हैं, निम्नानुसार व्यक्त किए जाते हैं:

घमंड, यानी असंतुलित और तंत्रिका क्रिया, जिसकी प्रभावशीलता शून्य हो जाती है।
व्यवस्थित जल्दबाजी।
काम में देरी या उच्च प्रदर्शन को बहाल करने के लिए आवश्यक घर पर समायोजन के कारण आराम की कमी।

बॉस के अनपढ़ कार्यों और कार्य समय की योजना के बिना, अव्यवस्था के निम्नलिखित लक्षण दिखाई देते हैं:

कर्मचारियों की प्रेरणा का अभाव।
संगठन में पारस्परिक संचार का विनाश।
चीजों को उनके महत्व के स्तर के अनुसार ऑर्डर करने में असमर्थता।
अधीनस्थों को अधिकार का हिस्सा स्थानांतरित करने में असमर्थता।

वे कारण जो प्रबंधक की इच्छा पर निर्भर नहीं होते हैं और कार्य समय नियोजन के दृष्टिकोण से उसके और संगठन के सभी कर्मचारियों के लिए कार्य समय की कमी का कारण बनते हैं, वे हैं:

कार्यों, असाइनमेंट, मामलों की एक लंबी सूची।
अनियोजित क्रियाएं।

ज्यादातर मामलों में, उपरोक्त कारण अलग से प्रकट नहीं होते हैं। आमतौर पर एक दूसरे का अनुसरण करता है।

अंततः, एक गतिरोध विकसित होता है, जिसे प्रभावी कार्य योजना द्वारा सुधारा जा सकता है। नियोजित गतिविधियों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण स्थापित करना और काम करने में लगने वाले समय की जाँच करना भी आवश्यक है।

दिन के दौरान कार्य समय की योजना बनाने के लिए बुनियादी नियम

कार्य दिवस की शुरुआत में कार्य समय की योजना बनाने के नियम

सुबह से ही, आपको सकारात्मक मूड में ट्यून करने की आवश्यकता है। आपको प्रत्येक दिन की शुरुआत केवल सकारात्मक भावनाओं के साथ करने की कोशिश करनी चाहिए, क्योंकि जिस मूड के साथ आप आगामी कार्यों को हल करना शुरू करते हैं, वह परिणाम प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है।
सुबह में, ऊर्जा की मात्रा को फिर से भरना और "पोषक तत्वों के साथ रिचार्ज", यानी नाश्ता करना और फिर काम पर जाना अनिवार्य है।
एक ही समय में काम शुरू करना बेहतर है। यह व्यवस्थित दिन-प्रतिदिन आत्म-अनुशासन की ओर ले जाता है और आपकी ताकतों को जुटाने में मदद करता है।
सुबह में, आपको दिन के लिए योजना की दोबारा जांच करनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, आप एबीसी विश्लेषण पद्धति या आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग कर सकते हैं।
कार्यों को करने के लिए, असाइनमेंट और मामलों को बिना देरी के शुरू किया जाना चाहिए।
सबसे पहले, आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने की आवश्यकता है।
यदि आपके पास एक सहायक प्रबंधक या सचिव है, तो आपको उनके साथ दिन के लिए वर्तमान योजना का समन्वय करना होगा।

कार्य दिवस के मध्य में कार्य घंटों की योजना बनाने के नियम

आपका कार्यस्थल उत्पादक कार्यों के लिए तैयार रहना चाहिए। डेस्कटॉप से, आपको उन दस्तावेज़ों और कागज़ात को हटाना चाहिए जिनकी आपको अभी तक महत्वपूर्ण कार्य करने की आवश्यकता नहीं है।
दिन के लिए योजना के प्रत्येक आइटम के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करना आवश्यक है।
आपको ऐसे कार्यों को करने से बचना चाहिए जो प्रतिक्रिया का कारण बन सकते हैं।
आपको दिखाई देने वाले अतिरिक्त कार्यों को निकालने में सक्षम होने की आवश्यकता है।
एक नेता को आवेगी नहीं होना चाहिए।
नियमित रूप से आपको छोटे-छोटे विराम लेने की जरूरत है। हर काम को ब्रेक की जरूरत होती है। उनकी नियमितता और अवधि व्यक्तिगत होनी चाहिए। कार्य समय की योजना बनाते समय छोटे ब्रेक को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
छोटे, समान अर्थ वाले कार्यों को समूहों में संयोजित करना और उन्हें श्रृंखला में करना आवश्यक है।
ऐसा होता है कि कुछ कर्मचारी एक चीज को खत्म नहीं करते हैं, दूसरे को लेते हुए - आपको पहले जो शुरू किया था उसे पूरा करना चाहिए। कार्य से कार्य में अव्यवस्थित परिवर्तन, और कभी-कभी एक साथ कई कार्यों का निष्पादन सकारात्मक परिणाम नहीं देगा।
जानिए टाइम स्लॉट का इस्तेमाल कैसे करें।
दिन में एक घंटे का विश्राम अवश्य करना चाहिए।
कार्यों को पूरा करने की समय सीमा को नियंत्रित करना और तैयार कार्य योजना को ट्रैक करना आवश्यक है। प्राथमिकताएं बदलते ही योजना में बदलाव करें।

कार्य दिवस के अंत में कार्य समय निर्धारित करने के नियम

कार्य दिवस के अंत तक, आपको सभी नियोजित कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है। व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने में विफलता से पूरी योजना के गैर-पूर्ति का जोखिम होता है, और परिणामस्वरूप, मामलों के संचय के लिए, जब "रेक" किया जाता है, तो अतिरिक्त कार्य समय की आवश्यकता होगी।
आपको योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए, अपने आप को नियंत्रित करना चाहिए आपने जो योजना बनाई है उसकी सूची की तुलना आपने पूरी की है। समझें कि आपने "पाठ्यक्रम से" क्यों विचलित किया। यह उत्पादक गतिविधि के लिए एक शर्त है।
विश्लेषण के बाद शाम को नए दिन की योजना बनाना और सुबह दोबारा जांच करना जरूरी है।

कार्य समय नियोजन पर व्यक्तिगत कारकों का प्रभाव

आप अपने आप को कैसे सेट अप करते हैं, इसका इस बात पर भी महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है कि आप अपने काम के समय की योजना कैसे बनाते हैं। आप स्वयं अवचेतन रूप से कार्य समय की प्रभावी योजना में हस्तक्षेप कर सकते हैं। वास्तव में आपको क्या परेशान कर सकता है:

आपके जीवन के उद्देश्य की अनिश्चितता। किसी चीज के लिए प्रयास किए बिना, यह तय करना मुश्किल है कि आप अपने जीवन को कैसे और किसके साथ भरेंगे।
आपको निरंतर ड्राइव की भावना पसंद है। काम के बाहर दिलचस्प चीजों की योजना बनाएं ताकि आपके पास कार्य दिवस को समय पर समाप्त करने की इच्छा हो।
आप किसी गतिविधि के अभाव से भयभीत हैं। क्या आप अपने काम के समय के हर मिनट पर कब्जा करने की कोशिश करते हैं, सिर्फ अपने विचारों के साथ अकेले नहीं रहने के लिए? बेहतर होगा, अपनी समस्याओं का हमेशा के लिए समाधान करें।
आप नहीं जानते कि कैसे मना करें और किसी भी समस्या का समाधान लेने के लिए तैयार हैं। यह इस तथ्य को जन्म देगा कि आप अपने निजी जीवन के बारे में भूल जाते हैं।
आप असफल होने से डरते हैं। अपने आप से पूछें: "ऐसा क्या बुरा है जो मेरे असफल होने पर हो सकता है?"। याद रखें, असफलता हमें आगे बढ़ने में मदद करती है।
आपको डर है कि आप वह सफलता प्राप्त कर लेंगे जिसके लिए आप अभी तक तैयार नहीं हैं। आपको लगता है कि करियर ग्रोथ की स्थिति में आप परिवार और दोस्तों के साथ अक्सर नहीं रह पाएंगे। उन लोगों के साथ अधिक संवाद करें जो पहले ही खुद को पूरा कर चुके हैं, सफलता की भावना के अभ्यस्त हो गए हैं।
आप बदलाव के लिए तैयार नहीं हैं। जीवन में बदलाव का डर असफलता के डर से उपजा है। इसे अपने लक्ष्य की ओर एक क्रमिक नियोजित आंदोलन द्वारा दूर किया जा सकता है।
आप फाइनल से डरते हैं - व्यक्तियों के लिए, गतिविधि ही इसके परिणाम से अधिक महत्वपूर्ण है।

यह याद रखना चाहिए कि एक समस्या को हल करने के बाद, आपके पास एक और दिलचस्प समस्या लेने का अवसर होता है।

कार्य समय नियोजन के सबसे सामान्य तरीके

परेटो सिद्धांत (80:20 अनुपात)

इस सिद्धांत के अनुसार, 20% लागू प्रयासों से 80% परिणाम प्राप्त होते हैं, और शेष 80% कड़ी मेहनत केवल 20% परिणाम देती है। उदाहरण के लिए:

पारेतो सिद्धांत एक प्रबंधक के कार्य में भी लागू होता है: एक कर्मचारी 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए कार्य समय का 20% खर्च करता है, शेष 80% कार्य समय कुल परिणाम का केवल 20% देता है। इसका मतलब यह है कि काम के समय की योजना बनाते समय, किसी को यह याद रखना चाहिए कि सबसे महत्वपूर्ण और जटिल कार्यों को हल करने के साथ कार्य दिवस की शुरुआत करना बेहतर है, और "ट्रिफ़ल" को आखिरी के लिए छोड़ दें।

पारेतो सिद्धांत का सुसंगत अनुप्रयोग वास्तविक हो जाता है यदि सभी कार्यों का विश्लेषण अंतिम परिणाम में उनके योगदान के अनुसार किया जाता है और एबीसी श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

परेतो सिद्धांत का उपयोग वास्तव में संभव हो जाता है यदि सभी कार्यों को परिणाम प्राप्त करने के लिए उनके महत्व के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और एबीसी श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

एबीसी योजना

एबीसी टाइम शेड्यूलिंग का मुख्य उद्देश्य कार्यों की लगातार प्राथमिकता देना है। एबीसी योजना गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में की जा सकती है। यदि हम अधिक महत्वपूर्ण और कम महत्वपूर्ण मामलों के प्रतिशत का विश्लेषण करते हैं, तो हम देखेंगे कि यह अनुपात लगभग समान होगा। हम सभी कार्यों को उनके महत्व के अनुसार तीन श्रेणियों में वितरित करके कार्य समय की योजना बनाना शुरू करते हैं। इसके लिए ए, बी और सी अक्षरों का उपयोग किया जाता है।कार्य समय नियोजन की यह विधि प्रबंधकों के बीच इस तथ्य के कारण लोकप्रिय हो गई है कि यह मूर्त परिणाम देती है।

एबीसी योजना पद्धति निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

श्रेणी ए में सबसे महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, जो प्रबंधक के कार्यों की कुल संख्या का 15% बनाते हैं। लेकिन ये वास्तव में महत्वपूर्ण कार्य हैं जो योजना के कार्यान्वयन में योगदान का 65% हिस्सा बनाते हैं।
श्रेणी बी में केवल महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, वे कार्यों की कुल संख्या का औसतन 20% और प्रबंधक की गतिविधियों में 20% महत्व रखते हैं।
श्रेणी सी में कम से कम महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, वे कुल कार्यों का 65% हिस्सा लेंगे और श्रम के पूरे परिणाम के महत्व का केवल 15% हिस्सा होगा।

इस तकनीक के अनुसार, आपको पहले सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करना चाहिए, फिर थोड़े कम महत्वपूर्ण कार्यों पर आगे बढ़ना चाहिए, और अंत में छोटे कार्यों को छोड़ देना चाहिए जिनका कार्य के परिणामों पर कोई विशेष प्रभाव नहीं पड़ता है। काम के घंटों की योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए।

आइजनहावर विधि

कार्य समय की योजना बनाते समय सही ढंग से प्राथमिकता देने के लिए, आप आइजनहावर पद्धति का उपयोग कर सकते हैं।

अपने आप से प्रश्न पूछें:

क्या मैं अपने काम के समय को फेंक देता था, एक जरूरी काम को हल करने के बजाय दूसरे समान रूप से जरूरी काम करता था?
क्या यह संभव है कि मेरी इस आदत के कारण कई सबसे महत्वपूर्ण कार्य आम तौर पर अनसुलझे रह जाते हैं?

अमेरिकी जनरल डी. आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित सिद्धांत के अनुसार, समस्याओं को हल करने के लाभ को उनके महत्व और आवंटित समय के आधार पर माना जाना चाहिए।

जिन सभी चीजों को करने की आवश्यकता है, उन्हें चार समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

सभी जरूरी और सबसे महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें प्राथमिकता के आधार पर करने की आवश्यकता है।
अत्यावश्यक, लेकिन इतना महत्वपूर्ण नहीं। मुद्दा यह है कि चूंकि वे अत्यावश्यक हैं, इसलिए हम उन्हें जल्द से जल्द हल करना सुनिश्चित करना चाहते हैं जैसे कि वे बहुत महत्वपूर्ण थे, हमारी अधिकतम ऊर्जा लगा रहे थे। लेकिन अगर यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है, तो बेहतर है कि उन्हें स्थगित कर दिया जाए या अपना निर्णय दूसरे को स्थानांतरित कर दिया जाए।
सार्थक, लेकिन इतना जरूरी नहीं। इस तथ्य के कारण कि मामलों का यह समूह अत्यावश्यक नहीं है, उन्हें बाद तक के लिए स्थगित कर दिया जाता है। लेकिन एक समय पर वे बहुत महत्वपूर्ण भी हो जाते हैं, लेकिन उन्हें पूरा करने का समय नहीं होता है। सावधानीपूर्वक निष्पादन के लिए उन्हें किसी और को सौंपने का समय आ गया है। जब आप कोई महत्वपूर्ण कार्य देते हैं, तो यह कर्मचारियों को प्रेरित और विकसित करता है।
गैर-जरूरी और महत्वहीन कार्य। इस समूह के कार्य अक्सर डेस्कटॉप पर बहुत अधिक स्थान लेते हैं। कई, कार्य समय नियोजन के सार को नहीं समझते, इन कार्यों को करते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि वे उन पर बहुत समय बिताते हैं। अगर उन्हें करना ही है, तो अपना कम से कम समय उन पर बिताने की कोशिश करें।

योजना की आवश्यकता क्यों है

यह लेख योजना के लाभों, लाभों और लाभों पर केंद्रित होगा। कार्य दिवस की योजना बनाना हर सफल व्यक्ति द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक उपकरण है जो आपके काम को बेहतर और अधिक उत्पादक बना देगा। योजना बनाते समय व्यक्ति अपने लिए कार्य का दायरा निर्धारित करता है। वह जानता है कि उसे क्या करना है, कब और क्यों करना है। आओ हम इसे नज़दीक से देखें योजना के लाभ.

योजना की आवश्यकता क्यों है

1. कार्य दिवस की योजना: और एक भी चीज़ पर किसी का ध्यान नहीं जाएगा

आपकी याददाश्त कितनी भी अच्छी क्यों न हो, अगर चीजें छत से ऊपर हैं, तो आपको सब कुछ याद नहीं रहेगा। कागज पर लिखी गई एक कार्य योजना याद रखना आसान बना देगी और अधिक महत्वपूर्ण चीजों के लिए ध्यान मुक्त कर देगी। और आप इस सवाल से परेशान नहीं होंगे: "क्या मैंने सब कुछ किया है?", क्योंकि डायरी में देखने का अवसर हमेशा रहेगा। इस मामले में योजना के लाभ स्पष्ट हैं!

2. जब हम अपने कार्य दिवस की योजना बनाने में समय लगाते हैं, तो यह लंबा हो जाता है।

बड़ी संख्या में सफल लोगों के जीवन के अनुभव से पता चलता है कि योजना पर खर्च किए गए समय में वृद्धि से निष्पादन समय में कमी आती है और परिणामस्वरूप, सामान्य रूप से समय की बचत होती है। योजना के लाभयह है कि किसी गतिविधि की योजना बनाने में बिताए गए प्रत्येक 100 मिनट में कार्यान्वयन के 10 मिनट की बचत होती है। यानी यह निवेशित मानसिक, भावनात्मक और शारीरिक ऊर्जा पर 1000% रिटर्न देता है।

दिन के लिए एक योजना तैयार करने में 10-12 मिनट का समय लगेगा। 10-12 मिनट का यह छोटा सा निवेश आपको निष्पादन के 100-120 मिनट बचाएगा, जो दिन में दो घंटे उत्पादक समय में वृद्धि प्रदान करता है, यानी जिस दिन से आप अपनी योजना बनाना शुरू करते हैं, उसी दिन से आपकी दैनिक उत्पादकता में 25% की वृद्धि होती है। कार्य दिवस पहले। एक महीने में यह 2000-2400 मिनट निकलता है, जो 4-5 पूर्ण कार्य दिवस है !!! और समय की बर्बादी नहीं!

3. एक कार्य योजना प्राथमिकताएं निर्धारित करती है।

आपके सामने कार्यों का क्रम वितरित करने से आपको पता चल जाएगा कि किस क्रम में और क्या करना चाहिए। अब आपके साथ ऐसी स्थिति नहीं होगी जब अधिक महत्वपूर्ण और आवश्यक चीजें भुला दी जाती हैं या बाद में छोड़ दी जाती हैं, जैसा कि अक्सर होता है जब कोई व्यक्ति पीड़ित होता है टालमटोल.

4. दिन के लिए योजना एक शांत भावनात्मक स्थिति प्रदान करती है

योजना के लाभयह इस तथ्य में भी निहित है कि एक व्यक्ति अपने लिए कार्य का दायरा निर्धारित करता है। वह जानता है कि उसे क्या करना है, कब और क्यों करना है। चूंकि मुख्य कार्यों का सूत्रीकरण आपकी आंखों के सामने है और उनके समाधान के तरीकों को रेखांकित किया गया है, नया व्यस्त दिन अब ग्रे और भारी नहीं दिखता है, बल्कि दृश्यमान, नियोजित और प्रबंधनीय है। अज्ञात और अनिश्चितता का भय दूर हो जाता है। एक व्यक्ति के पास जानकारी होती है, इसलिए वह शांत और भावनात्मक रूप से इस या उस काम को करने के लिए तैयार रहता है।

कुछ लोग एक दिन में उतना ही कर लेते हैं जितना अन्य तीन में करते हैं। रहस्य, जैसा कि हम देख सकते हैं, सरल है: एक कार्य दिवस की योजना बनाना, एक व्यक्ति जो बड़ी मात्रा में काम पूरा करने का प्रबंधन करता है, अपने समय की योजना बनाना जानता है, मुख्य कार्यों और माध्यमिक कार्यों को उजागर करता है। हमारे समय में दिन की योजना बनाए बिना कार्य करना संभव नहीं है, हालांकि आंकड़े बताते हैं कि केवल 20% आबादी ही कार्य योजना बनाती है। यदि आपने कभी भी आगामी कार्य दिवस की योजना नहीं बनाई है, तो मैं आपको विश्वास दिलाता हूं, आपको इसे एक आदत बना लेना चाहिए। और आप निम्नलिखित लेख से इसे सही तरीके से करना सीखेंगे: "कार्य समय नियोजन के तरीके".

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प्रबंधन के क्षेत्र में जाने-माने जर्मन विशेषज्ञ एल। सेवर्ट ने कार्य समय की योजना बनाने के लिए कुछ नियम विकसित किए:

अप्रत्याशित कार्यों को हल करने के लिए 20% और रचनात्मक गतिविधियों (उदाहरण के लिए, व्यावसायिक विकास) के लिए 20% छोड़कर 60% के लिए एक कार्य दिवस की योजना बनाएं।

2. समय की खपत का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण और नियंत्रण करें, जो आपको इसके बारे में एक स्पष्ट विचार रखने की अनुमति देता है, इसके लिए भविष्य की जरूरतों और इसके सही वितरण का निर्धारण करता है।

3. आगामी अवधि के कार्यों को हल करने के लिए कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित करते हुए, दीर्घकालिक, मध्यम और अल्पकालिक में अंतर करें।

4. जो आपने शुरू किया था उसे हमेशा लगातार पूरा करें।

5. लचीली योजनाएँ बनाएं।

6. टीम की क्षमताओं के अनुसार गणना किए गए कार्यों की वास्तविक मात्रा को प्लान करें।

7. समय की योजना बनाने के लिए विशेष फॉर्म और कार्ड का प्रयोग करें।

8. बकाया कार्यों को अगली अवधि के लिए योजनाओं में स्वचालित रूप से स्थानांतरित करें।

9. योजनाओं में न केवल स्वयं कार्य, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी प्रतिबिंबित करें।

10. सटीक समय सीमा निर्धारित करें और इस या उस मामले के लिए उतना ही समय दें जितना वास्तव में लगता है।

11. सभी प्रकार के कार्यों के कार्यान्वयन के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करते हुए, आत्म-अनुशासन के सिद्धांत को लागू करें।

12. मामलों में प्राथमिकताएं निर्धारित करें।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, काम के समय के नुकसान के मुख्य कारण हैं: 1) लक्ष्य निर्धारित करने और प्राथमिकताएं निर्धारित करने में स्पष्टता की कमी; 2) कार्य समय योजना या उसके कमजोर संगठन की कमी; 3) अधीनस्थों के अनुशासन का निम्न स्तर; 4) कमजोर नेतृत्व, अधीनस्थों, भागीदारों, आगंतुकों के साथ काम करने में असमर्थता।

कार्य समय की योजना बनाना प्रबंधक के मुख्य कार्यों में से एक है, साथ ही साथ पूरे संगठन की गतिविधियों की योजना बनाना है। हमारे देश में, प्रबंधकों ने अभी तक यह नहीं सीखा है कि इससे कैसे निपटें और अमेरिकी सहयोगियों की तुलना में इस प्रक्रिया में 4 गुना कम समय दें। जैसा कि पश्चिमी अर्थशास्त्रियों ने नोट किया है, कार्यों के स्पष्ट विवरण के साथ योजना शुरू करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, मामलों और संभावित बाधाओं की एक सूची तैयार की जाती है, जिन्हें दूर करने के लिए अलग समय की आवश्यकता होगी। भविष्य में इस सूची का विश्लेषण आपको योजना को समायोजित करने और गैर-आवश्यक बिंदुओं को समाप्त करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, समय नियोजन प्रबंधन को अपने स्वयं के विचारों के बारे में गंभीर रूप से सोचने और उन्हें समय पर हल करने के प्रभावी तरीके खोजने की अनुमति देता है, जिससे एक निश्चित समय बनता है। योजना प्रबंधक को मुख्य कार्यों को हल करने के समय और समय को ध्यान में रखते हुए मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है। नियोजन के परिणामस्वरूप, कार्य दिवस की संरचना में सुधार होता है और समय-निर्धारण की संभावना उत्पन्न होती है।

योजना मौजूदा समस्याओं के समाधान के लिए प्रदान करती है तर्कसंगत आदेश . सबसे पहले, एक निश्चित समय सीमा या सबसे अधिक श्रमसाध्य, समय लेने वाले काम के साथ काम करने की योजना है। अप्रिय चीजों को स्थगित करना अवांछनीय है, उन्हें दूसरों के सामने करना बेहतर है। अगला, नियमित कार्य और दैनिक कर्तव्यों के कार्यान्वयन की योजना बनाई गई है। योजना में अंतिम माध्यमिक और प्रासंगिक मामले हैं जिनमें अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है (वर्तमान पत्राचार पढ़ना, कार्यस्थलों के आसपास जाना)। मुख्य बात - नियोजन प्रक्रिया में, मामलों को पूरा करने की सटीक समय सीमा निर्धारित की जाती है।

लेकिन ऐसा होता है कि आगामी नियोजित कार्य निर्धारित समय पर पूरा नहीं किया जा सकता है, और फिर उन्हें बाद की तारीख में स्थगित करने की आवश्यकता होती है।

समय का सावधानीपूर्वक प्रलेखन और इसके उपयोग पर नियंत्रण नियोजन के लिए एक पूर्वापेक्षा है। कई प्रकार की समय उपयोग योजनाएं हैं: दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक।

ज़रिये दीर्घावधि योजनाओंकई वर्षों, कभी-कभी दशकों के लिए डिज़ाइन किए गए प्रमुख जीवन लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए आवश्यक समय की संरचना निर्धारित की जाती है। यह शिक्षा, पदोन्नति आदि से संबंधित कार्य हो सकता है। मध्यम अवधि योजनाओं- वार्षिक, जिसमें उत्पादन प्रकृति के बड़े विशिष्ट कार्यों को हल करने के लिए समय का वितरण किया जाता है।

लघु अवधि - मध्यम और दीर्घकालिक योजनाओं को निर्दिष्ट करने वाले कार्यों को हल करने के लिए समय का टूटना शामिल करें। इसमे शामिल है: त्रैमासिक, मासिक, दस दिन, साप्ताहिक और दैनिक . मासिक योजनाओं से शुरू होकर, समय की गणना पहले से ही घंटों में होती है। छोटी अवधि की योजनाओं में सबसे महत्वपूर्ण दैनिक है। इसमें एक दर्जन से अधिक समस्याएं शामिल नहीं हैं, जिनमें से एक तिहाई मुख्य हैं जिन्हें पहले स्थान पर लागू किया जा रहा है। ये चीजें, साथ ही साथ सबसे अप्रिय, आमतौर पर दिन के पहले भाग (सुबह में) के लिए बनाई जाती हैं। यह उन्हें शाम तक पूरा करने की अनुमति देता है। दैनिक योजना में, सजातीय कार्यों को एक ब्लॉक में समूहीकृत किया जाता है, जो महत्वपूर्ण रूप से समय बचाता है और आपको एक कार्य से दूसरे कार्य में कूदने की अनुमति नहीं देता है।

दैनिक योजना और ब्रेक में ध्यान में रखा गया। वे एक व्यक्ति के प्रदर्शन और कार्य दिवस की शुरुआत के बाद से बीत चुके समय के आधार पर निर्धारित किए जाते हैं। कार्य दिवस की शुरुआत से समय की अवधि में वृद्धि के साथ थकान बढ़ जाती है, स्वाभाविक रूप से, इससे प्रबंधक या विशेषज्ञ की उत्पादकता कम हो जाती है।

आधुनिक दुनिया में, दैनिक योजनाओं को विकसित करते समय, peculiaritiesव्यक्तिगत बायोरिदम्स . कार्य दिवस की योजना बनाना आवश्यक है ताकि सबसे कठिन घंटे "शिखर प्रदर्शन" पर पड़ें। "लार्क्स" के लिए यह "शिखर" सुबह है, "कबूतर" कार्य दिवस के मध्य में सबसे अधिक सक्रिय हैं, और "उल्लू" - शाम को।

नियोजन की सभी तकनीकों और विधियों का ज्ञान आपको कार्य दिवस के भीतर उनकी जटिलता, कठिनाई, जिम्मेदारी, तनाव के आधार पर कार्यों को सही ढंग से वितरित करने और उन्हें वैकल्पिक रूप से वैकल्पिक करने की अनुमति देता है।

दैनिक योजना को ठीक करने का सबसे अच्छा विकल्प इसकी लिखित प्रस्तुति है। यह आपको इसमें डाली गई चीजों को अनदेखा करने की अनुमति नहीं देता है, स्मृति को उतारता है, अनुशासन देता है, काम को और अधिक केंद्रित करता है। लिखित रूप में योजना के कार्यान्वयन का विश्लेषण करना भी आसान है।

योजना का विकास (आरेखण) रात से पहले कई चरणों में होता है: कार्य तैयार किए जाते हैं (मासिक या दस-दिवसीय योजना से स्थानांतरित, पिछले दिन की योजना से स्थानांतरित, आज तक अनसुलझे), आवश्यक कार्य घंटे उनके समाधान के लिए निर्धारित किया जाता है, "खिड़कियों" को तत्काल समस्याओं को हल करने की आवश्यकता के मामले में छोड़ दिया जाता है, प्रत्येक घंटे के काम के बाद 5-10 मिनट के ब्रेक की योजना बनाई जाती है, प्राथमिकता वाले कार्यों पर प्रकाश डाला जाता है।

सुबह अचानक आए नए मामलों को ध्यान में रखते हुए सचिव सहित प्रबंधक की कार्य योजना तय की जाती है। सामान्य तौर पर, दैनिक योजना लचीली होनी चाहिए, साथ ही साथ लोगों को आमंत्रित करने (आगंतुकों, बैठकों आदि) से जुड़े नियमों का स्पष्ट रूप से पालन करना चाहिए।

विषय पर संक्षिप्त निष्कर्ष

कार्य समय उत्पादन का सबसे महत्वपूर्ण कारक है, जिसका सावधानीपूर्वक उपयोग बहुत बड़ा प्रभाव डाल सकता है। लेकिन काम के समय के प्रति इस तरह के रवैये के दिल में इसकी लागत की संरचना और अप्रयुक्त भंडार की पहचान का गहन अध्ययन है।

कार्य समय की लागत का विश्लेषण टाइमकीपिंग और कार्य समय की फोटोग्राफी की मदद से किया जाता है, जिसे अक्सर समय निदान कहा जाता है, जिससे इसके महत्वपूर्ण नुकसान की पहचान करना और इसके उपयोग में सुधार के तरीके निर्धारित करना संभव हो जाता है।

कार्य समय के उपयोग को बेहतर बनाने में एक बड़ी भूमिका इसकी योजना को दी जाती है, जो प्रबंधक के मुख्य कार्यों में से एक है। यह कार्य समय की योजना है जो प्रबंधक को मुख्य कार्यों को हल करने के समय और समय को ध्यान में रखते हुए मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

निष्पादकों और प्रबंधकों के काम के समय की राशनिंग और योजना इसके उपयोग की दक्षता में काफी वृद्धि करती है और विभागों की गतिविधियों के अंतिम परिणामों पर सबसे अच्छा प्रभाव डालती है।

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