आदेशों में विवरण, संरचना और पंजीकरण की प्रक्रिया शामिल है, जिसे GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" में परिभाषित किया गया है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। मैं इस तथ्य पर आपका ध्यान आकर्षित करता हूं कि 1 जुलाई, 2017 से GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं", जो पिछले GOST R 6.30-2003 की जगह लेगी।
29 जून 2015 के संघीय कानून संख्या 162-एफजेड "रूसी संघ में मानकीकरण पर" के अनुसार, रूस में मानकीकरण मानकीकरण दस्तावेजों के स्वैच्छिक आवेदन के सिद्धांत पर आधारित है (यदि यह रक्षा उत्पादों पर लागू नहीं होता है)। इसलिए, कागजी कार्रवाई के लिए निर्देश विकसित करते समय, हमारे पास विवरणों को संसाधित करने के लिए राज्य मानक को आधार के रूप में लेने का अधिकार (लेकिन बाध्य नहीं) है, और हमें इसकी आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और पूरक करने से प्रतिबंधित नहीं किया गया है।
इस लेख में, हम आगे विवरण जारी करने के नियमों पर विचार करेंगे, पहले से ही नए GOST को ध्यान में रखते हुए, साथ ही सिफारिशें "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश "(रोसारखिव द्वारा अनुमोदित)।
ध्यान, GOST R 7.0.97-2016 में, ऑर्डर में उपयोग किए गए विवरणों की संख्या बदल गई है, लेकिन उनके डिज़ाइन में कोई मौलिक परिवर्तन नहीं हुआ है, और हम उपलब्ध विवरणों पर आपका ध्यान आकर्षित करेंगे।.
इसके अलावा, इस लेख के उदाहरणों में, दस्तावेजों के विवरण को निर्दिष्ट करने के लिए, हम नए GOST R 7.0.97-2016 द्वारा शुरू की गई संख्या का उपयोग करेंगे। आदेश और निर्देश जारी करने के नियम समान हैं (बाद में पाठ में, सादगी के लिए, हम केवल आदेश का उल्लेख करेंगे)।
आर्डर फार्म
एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में विवरण शामिल हैं:
- 01 "हथियारों का कोट" या 02 "प्रतीक" या 03 "व्यापार चिह्न (सेवा चिह्न)", अगर संगठन को इस सूची में से कुछ का उपयोग करने का अधिकार है;
- 05 "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक". नीचे दिए गए संगठन के पूरे नाम के तहत, कोष्ठक में, संक्षिप्त नाम का संकेत दिया जा सकता है (सख्ती से घटक दस्तावेजों के अनुसार)। उदाहरण 2 देखें।
यदि दस्तावेज़ के लेखक के पास एक मूल संगठन है, तो यह इसके ऊपर (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) इंगित किया गया है (उदाहरण 2)।
यदि आदेश एक उपखंड (उदाहरण के लिए, एक शाखा) के प्रमुख द्वारा जारी किया जाता है, तो उसका नाम लेखक संगठन के नाम के नीचे दर्शाया गया है - अपेक्षित 06 (उदाहरण 1); - 09 "दस्तावेज़ प्रकार का नाम"- हमारे मामले में, "आदेश";
- 13 "दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान"और
- यदि आवश्यक हो, तो विवरण के स्थान के लिए जोनों की सीमाओं के लिए अंक सीमित करें 10 "तारीख"और 11 "पंजीकरण संख्या", साथ ही 17 "पाठ का शीर्षक".
उदाहरण 1
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उदाहरण 2
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प्रपत्रों के डिज़ाइन के नियम नए GOST की धारा 6 द्वारा स्थापित किए गए हैं। यह A4 प्रारूप (210 × 297 मिमी) और उससे कम की शीट पर उनके उत्पादन की अनुमति देता है। लेकिन ऑर्डर के लिए आपको A4 फॉर्मेट का इस्तेमाल करना होगा। खेतों के बारे में, GOST निम्नलिखित कहता है:
दस्तावेज़ टुकड़ा
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GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। धारा 6 "दस्तावेजों के रूप"
लेटरहेड पर या उसके बिना तैयार किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में कम से कम फ़ील्ड होने चाहिए:
20 मिमी - बाएं;
10 मिमी - दाएं;
20 मिमी - शीर्ष;
20 मिमी - निचला।
भंडारण की लंबी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेजों में कम से कम 30 मिमी का बायां मार्जिन होना चाहिए ...
आदेश का विवरण, प्रपत्र पर तैयार किया गया
रंगमंच की सामग्री 10 "दस्तावेज़ दिनांक"आदेश पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख शामिल है। यह महीने + महीने + वर्ष के अनुक्रम दिन में दो तरीकों में से एक में लिखा जाता है: संख्यात्मक या अल्फ़ान्यूमेरिक। उदाहरण के लिए, "05.05.2017" या "मई 2017"। संगठन के कार्यालय के काम के निर्देशों में, यह उनमें से एक को चुनने के लायक है।
रंगमंच की सामग्री 11 "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या"तारीख के समान लाइन पर। यह बेहतर है कि इसमें वर्ष के दौरान एक निश्चित दस्तावेज़ प्रवाह (कम से कम भंडारण अवधि के संदर्भ में) से संबंधित आदेश का सूचकांक और इसके भीतर एक क्रम संख्या शामिल हो।
रंगमंच की सामग्री 14 "दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने के लिए बार"इंगित किया गया है कि क्या आदेश में प्रतिबंधित जानकारी है। पहली शीट पर, ऊपरी दाएं कोने में, उपयुक्त स्टैम्प और कॉपी नंबर चिपका हुआ है (उदाहरण के लिए: "गुप्त", "गोपनीय", "आधिकारिक उपयोग के लिए" या "चिपबोर्ड")। उदाहरण 3 देखें।
उदाहरण 3
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रंगमंच की सामग्री 17 "पाठ का शीर्षक"दस्तावेज़ का सारांश है। यह पूर्वसर्ग "ओ" ("के बारे में") के साथ तैयार किया गया है और "किस बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है:
- एक सत्यापन आयोग के निर्माण पर एक आदेश (किस बारे में?);
- स्टाफिंग टेबल आदि के अनुमोदन पर एक आदेश (किस बारे में?)
पाठ का शीर्षक प्रपत्र के विवरण के तहत तैयार किया गया है।
यह अंत में एक बिंदु के बिना एक नियमित फ़ॉन्ट ("बोल्ड" नहीं) में लिखा गया है।
कार्मिक आदेश शीर्षकों में अक्सर शामिल होते हैं:
- क्रिया का नाम और
- कर्मचारी (कर्मचारियों) के उपनाम के साथ आद्याक्षर जिसके संबंध में यह कार्रवाई की जाती है, उदाहरण के लिए:
- “आईओ के स्थानांतरण पर। बेसफैमिलनी",
- "पीई की अनुशासनात्मक जिम्मेदारी पर। पेट्रुशिना,
- "के.एस. कोसाचेव और आर.पी. पिसारेव"।
चार से अधिक कर्मचारियों को आमतौर पर शीर्षक में सामान्यीकृत तरीके से दर्शाया जाता है, उदाहरण के लिए, "कार्मिक प्रबंधन निदेशालय के कर्मचारियों को प्रोत्साहित करने पर।"
रंगमंच की सामग्री 18 "दस्तावेज़ पाठ"शीर्षक से दो या तीन पंक्ति रिक्ति से अलग, टेक्स्ट फ़ील्ड की बाईं सीमा से मुद्रित। पहले, आसान पढ़ने के लिए 1.5 लाइन स्पेसिंग का उपयोग करके इसे प्रिंट करने की सिफारिश की गई थी, लेकिन इसे नए GOST में शामिल नहीं किया गया था। हम अपने उद्यम में स्थापित प्रथा को नहीं बदलेंगे।
उसी समय, अन्य विवरण जिसमें कई पंक्तियाँ (पाठ पर शीर्षक, हस्ताक्षर में स्थिति, और अन्य) शामिल हैं, हमेशा 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते थे।
आइए हम GOST R 7.0.97-2016 के उस भाग को उद्धृत करें, जो पाठ के डिज़ाइन को क्रम में नियंत्रित करता है:
दस्तावेज़ टुकड़ा
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5.18. दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा या रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाओं) में रूसी संघ के भीतर गणराज्यों के कानून के अनुसार तैयार किया गया है।
विधायी या नियामक कानूनी कृत्यों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, पहले जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेज, उनके विवरण इंगित किए गए हैं:
- दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - लेखक ... तिथि ... पंजीकरण संख्या ... पाठ का शीर्षक या दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
- संगठन का नाम या दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की स्थिति, दस्तावेज़ के अनुमोदन की तिथि।
दस्तावेज़ के पाठ में अरबी अंकों के साथ क्रमांकित अनुभाग, उपखंड, पैराग्राफ, उप-अनुच्छेद हो सकते हैं। टेक्स्ट रूब्रिकेशन के चार से अधिक स्तर नहीं होने चाहिए।
आदेशों में, पाठ पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश") में लिखा गया है...
संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय") में लिखा गया है ...
दस्तावेजों के ग्रंथों में, केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त और ग्राफिक संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।
पाठ में व्यक्तियों के नामों का उपयोग करते समय, उपनाम के बाद आद्याक्षर इंगित किए जाते हैं ...
और हम इसे उपनाम I.O से पहले आदेश के पाठ में जोड़ देंगे। कर्मचारी की स्थिति का संकेत दिया जाना चाहिए, टीके। काम पर (विशेषकर बड़े संगठनों में), लोगों को मुख्य रूप से स्थिति और पेशे से पहचाना जाता है, और केवल व्यक्तित्वों द्वारा दूसरा।
आदेश के पाठ में दो भाग होते हैं: पता लगाना और प्रशासनिक। पर निश्चित भागनिर्धारित कार्यों के लिए तर्क दिया गया है। यदि आदेश जारी करने का आधार किसी उच्च संगठन का विधायी या नियामक अधिनियम या आपके संगठन द्वारा पहले जारी किया गया दस्तावेज़ था, तो इसका एक लिंक पता लगाने वाले हिस्से में दिया गया है। इस मामले में, "के आधार पर ...", "के अनुसरण में ...", "के अनुसार ..." (उदाहरण 3 के अनुसार) जैसे शब्दों का उपयोग किया जा सकता है।
यदि आदेश एक पहल के आधार पर जारी किया जाता है, तो पता लगाने वाला हिस्सा निर्धारित कार्यों के लक्ष्यों और उद्देश्यों को तैयार करता है, उन तथ्यों या घटनाओं को निर्धारित करता है जो आदेश जारी करने का कारण बने। इस मामले में, "के प्रयोजन के लिए ...", "के संबंध में ..." जैसे शब्दों का उपयोग किया जा सकता है (उदाहरण 4 देखें)।
उदाहरण 4
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यदि निर्धारित कार्यों को स्पष्टीकरण या औचित्य की आवश्यकता नहीं है, तो पता लगाने वाला हिस्सा अनुपस्थित हो सकता है।
यह शब्द के साथ समाप्त होता है: "I ORDER:", जो कि बड़े अक्षरों में बाएं क्षेत्र की सीमा से एक अलग रेखा पर खींचा गया है (इसे एक पंक्ति में और बोल्ड में प्रिंट करने का अभ्यास अभी भी था, अब यह कम है सामान्य)।
आदेश का पता लगाने वाला हिस्सा शब्द के साथ समाप्त होता है: "I OFFER:" या "I OBLIGATE:", जो इसी तरह से तैयार किया गया है।
प्रशासनिक भागआदेश के पाठ को पैराग्राफ में विभाजित किया गया है, जो अरबी अंकों में डॉट्स के साथ गिने जाते हैं। एक अच्छी तरह से तैयार किए गए असाइनमेंट में शामिल होना चाहिए:
- क्रिया द्वारा अनिश्चित रूप में व्यक्त की जाने वाली विशिष्ट क्रिया का एक संकेत;
- एक या अधिक कलाकार (यदि कई हैं, तो यह नोट किया जाता है कि उनमें से कौन जिम्मेदार है)। आमतौर पर, एक विशिष्ट अधिकारी (या व्यक्तियों) को निष्पादक के रूप में इंगित किया जाता है, कम अक्सर - एक संरचनात्मक इकाई (तब उसका प्रमुख आदेश के उचित निष्पादन के लिए जिम्मेदार होता है);
- निष्पादन की अवधि।
एक नियम के रूप में, आदेश के निष्पादक और निष्पादन की समय सीमा उसी में फिट होती है (उदाहरण 5)। लेकिन हमने उन्हें अलग-अलग लाइनों में स्थानांतरित करना शुरू कर दिया ताकि यह जानकारी बेहतर दिखे और ईडीएमएस में लोड करना आसान हो (उदाहरण 6)।
उदाहरण 5
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7.2. मानव संसाधन विभाग के वरिष्ठ विशेषज्ञ फेडोरोव के.एम. विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थानों को छोड़कर, कंपनी के क्षेत्र में धूम्रपान के निषेध पर आंतरिक श्रम विनियमों में वृद्धि करना। समय सीमा - 31.10.2017।
उदाहरण 6
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7.2. विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थानों को छोड़कर, कंपनी के क्षेत्र में धूम्रपान के निषेध पर आंतरिक श्रम विनियमों में वृद्धि करें।
जिम्मेदार: कार्मिक विभाग के वरिष्ठ विशेषज्ञ फेडोरोव के.एम.
समय सीमा: 31.10.2017।
निष्पादन की अवधिपूर्वसर्गों के बिना केवल तारीख को इंगित करना बेहतर है, जिसका अर्थ (जैसा कि अभ्यास से पता चला है) अलग-अलग लोगों द्वारा अलग-अलग तरीके से व्याख्या की जा सकती है। वे। "वरिष्ठ विशेषज्ञ को ... प्रस्तुत करने के लिए ... 05/31/2017 से पहले" या "05/31/2017 तक" लिखना आवश्यक नहीं है। रूसी भाषा के दृष्टिकोण से, इस तरह के शब्दांकन का अर्थ है कि आदेश को 31 मई से पहले पूरा किया जाना चाहिए, अर्थात। 30 मई के माध्यम से। लेकिन अधिकांश अन्यथा सोचते हैं। इसलिए, स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है, और कार्यालय कार्य निर्देशों में उपयोग की जाने वाली पाठ संरचनाओं के अर्थ की व्याख्या करना भी वांछनीय है, ताकि आश्चर्यजनक रूप से मिलने के बाद, आपके पास जवाब देने के लिए कुछ हो।
उदाहरण 5 और 6 में दिखाए गए शब्दों में स्पष्ट रूप से यह आवश्यक है कि आदेश 31 मई, 2017 को कार्य दिवस के अंत से पहले निष्पादित किया जाए।
आदेशों के प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में निष्पादन की समय सीमा उन मामलों में इंगित नहीं की गई है जहां निर्धारित कार्य नियमित या मानक प्रकृति के हैं (यानी, उनका कार्यान्वयन इस आदेश की वैधता की पूरी अवधि के लिए निर्धारित है)।
यदि आवश्यक हो, तो आदेश के अंत में एक अलग पैराग्राफ पहले जारी किए गए दस्तावेज़ों (आदेश, आदेश) या उसके भागों को सूचीबद्ध करता है, जो इस आदेश द्वारा रद्द, परिवर्तित या पूरक हैं (उदाहरण 3 से आदेश का पैराग्राफ 3 देखें)।
नियंत्रण पर विशेष खंडप्रदर्शन अंतिम पाठ के प्रशासनिक भाग में तैयार किया गया है। हम "मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुरक्षित रखता हूं" प्रकार के पुरातन मोड़ों का उपयोग नहीं करते हैं। केवल अगर आदेश पर हस्ताक्षर करने वाला मुखिया किसी अन्य अधिकारी को इसके निष्पादन को नियंत्रित करने का अधिकार सौंपता है, तो यह इंगित किया जाता है (उदाहरण 3 से आदेश का पैराग्राफ 4 देखें)।
रंगमंच की सामग्री 19 "आवेदन के बारे में चिह्न"माना जाता है (उदाहरण 3 में दो अंक "19" देखें):
- और आदेश के पाठ में एक आवेदन के अस्तित्व का उल्लेख,
- और "माँ" दस्तावेज़ के लिंक के साथ ऊपरी दाएं कोने में आवेदन पर एक निशान।
आइए देखें कि नया GOST इस चिह्न के डिजाइन के बारे में और क्या कहता है:
दस्तावेज़ टुकड़ा
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GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता।
5.19. ... प्रशासनिक दस्तावेजों (डिक्री, निर्णय, आदेश, निर्देश), अनुबंध, विनियम, नियम, निर्देश और अन्य दस्तावेजों में, आवेदन पर निशान निम्नानुसार तैयार किया गया है:
- दस्तावेज़ के पाठ में, दस्तावेज़-आवेदन के पहले उल्लेख पर, कोष्ठक में इंगित किया गया है: ... (आवेदन) या ... (आवेदन 1); इसे आवेदन संख्या से पहले एक संख्या चिह्न लगाने की अनुमति है: ... (आवेदन संख्या 2);
- ऊपरी दाएं कोने में आवेदन दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर यह इंगित किया गया है:
प्रोप लाइनें सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष बाएं-संरेखित या केंद्रित होती हैं।
यदि प्रशासनिक दस्तावेज का अनुबंध एक नियामक कानूनी अधिनियम या इस प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा अनुमोदित अन्य दस्तावेज है, तो आवेदन की पहली शीट में आवेदन के बारे में एक नोट (प्रशासनिक दस्तावेज के संदर्भ के बिना) और एक अनुमोदन टिकट होगा, जो इंगित करता है प्रशासनिक दस्तावेज़ का डेटा जिसके द्वारा दस्तावेज़-आवेदन स्वीकृत है।
इस प्रकार, नए GOST के डेवलपर्स ने एक लंबे समय से चली आ रही गलतफहमी को सुलझा लिया, जिसके अनुसार, प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा अनुमोदित आवेदन पर (यदि आप GOST R 6.30-2003 शब्दशः पढ़ते हैं), तो आवेदन चिह्न और दोनों को तैयार करना आवश्यक था अनुमोदन टिकट, उनमें "पैरेंट" दस्तावेज़ के बारे में जानकारी की नकल करना। इसलिए, व्यवहार में, इनमें से एक विवरण आमतौर पर तैयार किया गया था। अब हम उनके सहजीवन (उदाहरण 3 में "19" देखें) तैयार करेंगे, यह तब समझ में आता है जब आपको आवेदन संख्या को इंगित करने की आवश्यकता होती है (उदाहरण 3 और 4 में "19" के निशान की तुलना करें)।
रंगमंच की सामग्री 22 "हस्ताक्षर"दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके हस्तलिखित हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (पहले आद्याक्षर, फिर उपनाम) - उदाहरण 3 और 4 देखें।
दस्तावेज़ के लेखक के बारे में अधिक जानकारी प्रपत्र (तथाकथित "हेडर") में निहित है, उनमें से कम "हस्ताक्षर" विशेषता में रहता है। शीर्ष पर आदेशों में, कम से कम संगठन का नाम दिया गया है, तो इसे हस्ताक्षर की स्थिति में डुप्लिकेट करना आवश्यक नहीं है (हम वहां "पीजेएससी मेदवेदित्सा के सामान्य निदेशक" नहीं लिखेंगे)। यदि किसी अधिकारी के लेटरहेड पर आदेश तैयार किया जाता है, तो अपेक्षित "हस्ताक्षर" में उसकी स्थिति पूरी तरह से वाष्पित हो जाती है, केवल एक स्ट्रोक और उसका प्रतिलेख रहता है।
आदेश/आदेश पर हस्ताक्षर मुहर द्वारा प्रमाणित नहीं है।
नए GOST R 7.0.97-2016 की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, "आवश्यक "हस्ताक्षर का पंजीकरण" लेख देखें।
रंगमंच की सामग्री 25 "कलाकार के बारे में निशान"पूर्ण रूप से कलाकार का उपनाम, नाम और संरक्षक, उसका फोन नंबर (आंतरिक या पूर्ण) शामिल है। इसे कलाकार की स्थिति, संरचनात्मक इकाई और ई-मेल पते के शीर्षक के साथ पूरक किया जा सकता है।
यह आमतौर पर दस्तावेज़ की अंतिम शीट पर बाएं फ़ील्ड की सीमा से दस्तावेज़ के निचले क्षेत्र के करीब खींचा जाता है, ताकि हस्ताक्षर और अनुमोदन वीज़ा ऊपर फिट हो (उदाहरण 3 और 4 देखें)। यदि अंतिम शीट के सामने की तरफ इसके लिए कोई जगह नहीं बची है, तो नीचे बाईं ओर इसके पीछे परफॉर्मर को भी इंगित किया जा सकता है।
इस तरह के निशान की उपस्थिति हस्ताक्षरकर्ता को अनावश्यक संचार से बचाती है, दस्तावेज़ पर अधिकांश प्रश्न, यदि वे उठते हैं, तो परियोजना तैयार करने वाले ठेकेदार से पूछे जाएंगे। नया GOST सही ढंग से अनुशंसा करता है कि आप उसका नाम और संरक्षक पूर्ण रूप से इंगित करें (पिछले GOST R 6.30-2003 के विपरीत) - इसलिए यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है कि किसी व्यक्ति को कैसे संबोधित किया जाए।
एक इंटरनेट पते के साथ "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के लिए नया GOST" समाचार देखें जहाँ आप नए GOST का पाठ पढ़ सकते हैं
PRO-सचिवालय समुदाय के प्रिय सदस्यों! आपके असंख्य अनुरोधों से, हम वी.एफ. का एक लेख पोस्ट कर रहे हैं। यांकोवा "त्रुटि के बिना आदेश", "सचिव और कार्यालय प्रबंधक की संदर्भ पुस्तक" के नंबर 4 2009 में प्रकाशित हुआ। एक आदेश संगठन के प्रमुख द्वारा जारी एक प्रशासनिक दस्तावेज है। कानूनी दृष्टिकोण से, एक आदेश प्रबंधन का एक कार्य है, प्रमुख का एक आधिकारिक निर्देश, जो उसकी शक्तियों की सीमा के भीतर दिया जाता है। आदेश लिखित रूप में जारी किया गया है और इसमें मानदंड, निर्देश शामिल हैं जो निष्पादन के लिए अनिवार्य हैं।
आदेश - संगठन के प्रमुख द्वारा जारी एक प्रशासनिक दस्तावेज। कानूनी दृष्टिकोण से, एक आदेश प्रबंधन का एक कार्य है, प्रमुख का एक आधिकारिक निर्देश, जो उसकी शक्तियों की सीमा के भीतर दिया जाता है। आदेश लिखित रूप में जारी किया गया है और इसमें मानदंड, निर्देश शामिल हैं जो निष्पादन के लिए अनिवार्य हैं।
आदेशों को वर्गीकृत करने के लिए आधार
प्रबंधकीय गतिविधि के अभ्यास में, कर्मियों के आदेशों से मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों को अलग करने की प्रथा है। इसका कारण आदेशों के भंडारण की अवधि है: मुख्य गतिविधि के लिए आदेश स्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं *, और कर्मियों के लिए आदेश - 75 वर्ष, साथ ही यह तथ्य कि कर्मियों के लिए कई आदेशों के लिए एकीकृत रूप हैं ** जो अनिवार्य हैं आवेदन और संरचना ग्रंथों के लिए मुख्य गतिविधि के आदेशों से अलग। इस परिस्थिति को देखते हुए, आगे हम मुख्य गतिविधि के आदेशों के बारे में बात करेंगे, जिसके लिए कोई एकीकृत रूप नहीं हैं, और इसलिए हम मान सकते हैं कि वे मुक्त रूप में तैयार किए गए हैं, जहां तक इस अवधारणा - मुक्त रूप - को लागू किया जा सकता है दस्तावेज़।
आदेशों को वर्गीकृत करने का एक अन्य आधार आदेश में निहित जानकारी की कानूनी स्थिति है। इस दृष्टिकोण से, आदेशों को मानक कानूनी कृत्यों और गैर-मानक कानूनी कृत्यों में विभाजित किया गया है।
नियामक कानूनी कृत्यों में ऐसे आदेश शामिल होते हैं जो नियामक दस्तावेजों - नियमों, विनियमों, निर्देशों, विनियमों, संगठनों के मानकों आदि को मंजूरी देते हैं। संगठनों या व्यक्तियों की एक विस्तृत श्रृंखला। गैर-मानक प्रकृति के कानूनी कार्य एक बार प्रकृति के आदेश वाले आदेश हैं। एक नियम के रूप में, ऐसे निर्देशों में एक विशिष्ट निष्पादक (निष्पादक) और निष्पादन की समय सीमा होती है।
मानक आधार
आदेश तैयार करने के लिए प्रक्रिया और नियम स्थापित करने वाला एकमात्र नियामक दस्तावेज संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश है (रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.2005 द्वारा अनुमोदित)। मानक निर्देश आदेश के विवरण की संरचना, आदेश तैयार करने और जारी करने की प्रक्रिया स्थापित करता है। निर्देशों के परिशिष्ट 5-6 आदेशों के निष्पादन के नमूने प्रदान करते हैं। और यद्यपि मॉडल निर्देश संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अभिप्रेत है, अन्य प्राधिकरण, साथ ही साथ कई राज्य और गैर-राज्य संगठन, अपने स्वयं के कार्यालय कार्य निर्देशों में मॉडल निर्देश के प्रावधानों का उपयोग करते हैं। इसके बावजूद व्यवहार में आदेशों की तैयारी और निष्पादन में त्रुटियां की जाती हैं।
आदेशों में सामान्य गलतियाँ
मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों की तैयारी और निष्पादन में आने वाली सबसे विशिष्ट गलतियों पर विचार करें। इस या उस घटना को एक त्रुटि के रूप में अर्हता प्राप्त करते हुए, हम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कागजी कार्रवाई के लिए मॉडल निर्देशों के प्रावधानों पर भरोसा करेंगे। उदाहरण: संगठन के आदेश की प्रस्तावना (भाग बताते हुए) "नई मजदूरी प्रणाली में संक्रमण के लिए आयोग की स्थापना पर।"
संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए वेतन प्रणाली की स्थापना पर विनियमों के अनुसार, 5 अगस्त, 2008 संख्या 583 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित, आदेश द्वारा: ...
टिप्पणी:इस मामले में, औचित्य रूसी संघ की सरकार द्वारा जारी एक मानक कानूनी अधिनियम का संदर्भ है। आदेश की प्रस्तावना में दस्तावेजों का जिक्र करते समय, दस्तावेज़ की पूरी छाप प्रदान करना आवश्यक है: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दस्तावेज़ जारी करने वाले निकाय का नाम, दिनांक, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या , पाठ के लिए शीर्षक। यदि किसी निकाय द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ का संदर्भ दिया जाता है, तो दस्तावेज़ का प्रकार, वह निकाय जिसके द्वारा इसे अनुमोदित किया गया था, और अनुमोदन की तिथि का संकेत दें। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि "आरएफ" के रूप में "रूसी संघ" शब्दों का कोई आधिकारिक संक्षिप्त नाम नहीं है। शब्द "रूसी संघ" का उपयोग पूर्ण नाम या संक्षिप्त नाम - "रूस" के रूप में किया जाता है, जो आधिकारिक दस्तावेजों में केवल संघीय कार्यकारी अधिकारियों (रूस के विदेश मामलों के मंत्रालय, मंत्रालय के संक्षिप्त नामों में उपयोग किया जाता है) रूस का स्वास्थ्य और सामाजिक विकास, आदि)। इसलिए, इस मामले में, प्रस्तावना को इस प्रकार लिखा जाना चाहिए:
संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए वेतन प्रणाली की स्थापना पर विनियमों के अनुसार, रूसी संघ की सरकार के 5 अगस्त, 2008 नंबर 583 के डिक्री द्वारा अनुमोदित "संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए नई मजदूरी प्रणाली की शुरूआत पर" और संघीय राज्य निकाय, साथ ही सैन्य इकाइयों, संस्थानों और संघीय कार्यकारी निकायों के उपखंडों के नागरिक कर्मियों, जिसमें कानून सैन्य और समकक्ष सेवा प्रदान करता है, जिसका पारिश्रमिक वर्तमान में पारिश्रमिक के लिए एकीकृत टैरिफ स्केल के आधार पर किया जाता है। संघीय राज्य संस्थानों के कर्मचारियों की संख्या।: ... उदाहरण: "अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों पर" क्रम में प्रस्तावना।
27 दिसंबर, 2008 को, गैर-काम के घंटों के दौरान, सुखिनिचस्की जिले के कलुगा क्षेत्र में संघीय राज्य स्वास्थ्य सेवा संस्थान "सेंटर फॉर हाइजीन एंड एपिडेमियोलॉजी" की शाखा की इमारत में आग लग गई। आग के परिणामस्वरूप, मुख्य भवन की इमारतें और गैरेज बॉक्स, साथ ही उनमें मौजूद संपत्ति को नुकसान पहुंचा। आग का कारण बिजली के उपकरणों और ऊर्जा की खपत के संचालन पर उचित नियंत्रण की कमी, सुविधा में सुरक्षा और फायर अलार्म की अनुपस्थिति और बिजली आपूर्ति प्रणाली की स्वचालित अग्नि सुरक्षा की खराबी थी। अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के संबंध में, जिसके कारण आग और सामग्री क्षति हुई, आदेश: ... टिप्पणी: इस मामले में, आदेश जारी करने का आधार एक आपातकालीन स्थिति थी - आग। हालांकि यह आदेश न केवल आग के संबंध में जारी किया गया है, बल्कि भविष्य में इस तरह की स्थिति को रोकने के लिए भी जारी किया गया है। इसके अलावा, आदेश प्रस्तुति के वर्णनात्मक तरीके का उपयोग नहीं करते हैं। इस मामले में, पता लगाने वाले हिस्से को निम्नानुसार कहा जाना चाहिए:
27 दिसंबर, 2008 को काम के घंटों के बाद, कलुगा क्षेत्र के सुखिनिचस्की जिले में फेडरल स्टेट हेल्थकेयर इंस्टीट्यूशन "सेंटर फॉर हाइजीन एंड एपिडेमियोलॉजी" की शाखा के भवन में आग लगने के संबंध में, जो कि कमी के कारण उत्पन्न हुई थी बिजली के उपकरणों और ऊर्जा खपत के संचालन पर नियंत्रण और महत्वपूर्ण सामग्री क्षति (भवन मुख्य भवन और गेराज बक्से क्षतिग्रस्त हो गए थे), और सुविधाओं पर अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए: विद्युत उपकरण और बिजली आपूर्ति प्रणाली के संचालन के लिए जिम्मेदारी बढ़ाएं, आदेश दिए जाने पर बिजली आपूर्ति प्रणाली की सुरक्षा और अग्नि अलार्म और स्वचालित अग्नि सुरक्षा प्रदान करें: ...
कुछ स्थितियों में, आदेश की प्रस्तावना में, न केवल मानक दस्तावेज़ को संदर्भित करना आवश्यक है, बल्कि प्रबंधन गतिविधि के लक्ष्य को भी, जिसे आदेश की सहायता से लागू किया जाना चाहिए, या जो परिस्थितियां विकसित हुई हैं गतिविधि में। इस मामले में प्रस्तावना किसी एक योजना के अनुसार बनाई जा सकती है:
प्रस्तावना के एक या दूसरे संस्करण का चुनाव इस बात पर निर्भर करता है कि आदेश जारी करने का तात्कालिक कारण क्या है।
आदेश का संकलक प्रस्तावना के कुछ हिस्सों का गलत क्रम चुन सकता है। उदाहरण: संयुक्त स्टॉक कंपनी "कंपनी के संगठनात्मक और कार्यात्मक ढांचे में संशोधन पर" के क्रम में प्रस्तावना।
कंपनी के निदेशक मंडल के निर्णय के अनुसार (दिनांक 15 जनवरी, 2009 का कार्यवृत्त क्रमांक 1) और कंपनी के प्रबंधन की संगठनात्मक और कार्यात्मक संरचना और प्रक्रियाओं में सुधार के लिए, आदेश 0…
एक आदेश संगठन के प्रमुख द्वारा जारी एक प्रशासनिक दस्तावेज है। कानूनी दृष्टिकोण से, एक आदेश प्रबंधन का एक कार्य है, प्रमुख का एक आधिकारिक निर्देश, जो उसकी शक्तियों की सीमा के भीतर दिया जाता है। आदेश लिखित रूप में जारी किया गया है और इसमें मानदंड, निर्देश शामिल हैं जो निष्पादन के लिए अनिवार्य हैं।
आदेशों को वर्गीकृत करने के लिए आधार
प्रबंधकीय गतिविधि के अभ्यास में, कर्मियों के आदेशों से मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों को अलग करने की प्रथा है। इसका कारण आदेशों का शेल्फ जीवन है: मुख्य गतिविधि के आदेश स्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, और कर्मियों के लिए आदेश - 75 वर्ष, साथ ही तथ्य यह है कि कर्मियों के लिए कई आदेशों के लिए एकीकृत रूप हैं जो उपयोग के लिए अनिवार्य हैं और भिन्न हैं मुख्य गतिविधि के आदेशों से पाठ संरचना में। इस परिस्थिति को देखते हुए, आगे हम मुख्य गतिविधि के आदेशों के बारे में बात करेंगे, जिसके लिए कोई एकीकृत रूप नहीं हैं, और इसलिए हम मान सकते हैं कि वे मुक्त रूप में तैयार किए गए हैं, जहां तक इस अवधारणा - मुक्त रूप - को लागू किया जा सकता है दस्तावेज़।
आदेशों को वर्गीकृत करने का एक अन्य आधार आदेश में निहित जानकारी की कानूनी स्थिति है। इस दृष्टिकोण से, आदेशों को मानक कानूनी कृत्यों और गैर-मानक कानूनी कृत्यों में विभाजित किया गया है।
नियामक कानूनी कृत्यों में ऐसे आदेश शामिल होते हैं जो नियामक दस्तावेजों - नियमों, विनियमों, निर्देशों, विनियमों, संगठनों के मानकों आदि को मंजूरी देते हैं। संगठनों या व्यक्तियों की एक विस्तृत श्रृंखला। गैर-मानक प्रकृति के कानूनी कार्य एक बार प्रकृति के आदेश वाले आदेश हैं। एक नियम के रूप में, ऐसे निर्देशों में एक विशिष्ट निष्पादक (निष्पादक) और निष्पादन की समय सीमा होती है।
मानक आधार
आदेश तैयार करने के लिए प्रक्रिया और नियम स्थापित करने वाला एकमात्र नियामक दस्तावेज संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश है (रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.2005 द्वारा अनुमोदित)। मानक निर्देश आदेश के विवरण की संरचना, आदेश तैयार करने और जारी करने की प्रक्रिया स्थापित करता है। निर्देशों के परिशिष्ट 5-6 आदेशों के निष्पादन के नमूने प्रदान करते हैं। और यद्यपि मॉडल निर्देश संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अभिप्रेत है, अन्य प्राधिकरण, साथ ही साथ कई राज्य और गैर-राज्य संगठन, अपने स्वयं के कार्यालय कार्य निर्देशों में मॉडल निर्देश के प्रावधानों का उपयोग करते हैं। इसके बावजूद व्यवहार में आदेशों की तैयारी और निष्पादन में त्रुटियां की जाती हैं।
आदेशों में सामान्य गलतियाँ
मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों की तैयारी और निष्पादन में आने वाली सबसे विशिष्ट गलतियों पर विचार करें। इस या उस घटना को एक त्रुटि के रूप में अर्हता प्राप्त करते हुए, हम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कागजी कार्रवाई के लिए मॉडल निर्देशों के प्रावधानों पर भरोसा करेंगे। उदाहरण: संगठन के आदेश की प्रस्तावना (भाग बताते हुए) "नई मजदूरी प्रणाली में संक्रमण के लिए आयोग की स्थापना पर।"
संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए वेतन प्रणाली की स्थापना पर विनियमों के अनुसार, 5 अगस्त, 2008 संख्या 583 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित, आदेश द्वारा: ...
टिप्पणी:इस मामले में, औचित्य रूसी संघ की सरकार द्वारा जारी एक मानक कानूनी अधिनियम का संदर्भ है। आदेश की प्रस्तावना में दस्तावेजों का जिक्र करते समय, दस्तावेज़ की पूरी छाप प्रदान करना आवश्यक है: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दस्तावेज़ जारी करने वाले निकाय का नाम, दिनांक, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या , पाठ के लिए शीर्षक। यदि किसी निकाय द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ का संदर्भ दिया जाता है, तो दस्तावेज़ का प्रकार, वह निकाय जिसके द्वारा इसे अनुमोदित किया गया था, और अनुमोदन की तिथि का संकेत दें। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि "आरएफ" के रूप में "रूसी संघ" शब्दों का कोई आधिकारिक संक्षिप्त नाम नहीं है। शब्द "रूसी संघ" का उपयोग पूर्ण नाम या संक्षिप्त नाम "रूस" के रूप में किया जाता है, जो आधिकारिक दस्तावेजों में केवल संघीय कार्यकारी अधिकारियों (रूस के विदेश मामलों के मंत्रालय, स्वास्थ्य मंत्रालय) के संक्षिप्त नामों में उपयोग किया जाता है। और रूस का सामाजिक विकास, आदि)। इसलिए, इस मामले में, प्रस्तावना को इस प्रकार लिखा जाना चाहिए:
संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए वेतन प्रणाली की स्थापना पर विनियमों के अनुसार, रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित दिनांक 5 अगस्त, 2008 नंबर 583 "संघीय बजटीय संस्थानों के कर्मचारियों के लिए नई मजदूरी प्रणाली की शुरूआत पर" और संघीय राज्य निकायों, साथ ही सैन्य इकाइयों, संस्थानों और संघीय कार्यकारी निकायों के उपखंडों के नागरिक कर्मियों, जिसमें कानून सैन्य और समकक्ष सेवा प्रदान करता है, जिसका पारिश्रमिक वर्तमान में एकीकृत टैरिफ पैमाने के आधार पर किया जाता है संघीय राज्य संस्थानों के कर्मचारियों का पारिश्रमिक, :…
उदाहरण: "अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों पर" क्रम में प्रस्तावना।
27 दिसंबर, 2008 को, गैर-काम के घंटों के दौरान, सुखिनिचस्की जिले के कलुगा क्षेत्र में संघीय राज्य स्वास्थ्य सेवा संस्थान "सेंटर फॉर हाइजीन एंड एपिडेमियोलॉजी" की शाखा की इमारत में आग लग गई। आग के परिणामस्वरूप, मुख्य भवन की इमारतें और गैरेज बॉक्स, साथ ही उनमें मौजूद संपत्ति को नुकसान पहुंचा। आग का कारण बिजली के उपकरणों और ऊर्जा की खपत के संचालन पर उचित नियंत्रण की कमी, सुविधा में सुरक्षा और फायर अलार्म की अनुपस्थिति और बिजली आपूर्ति प्रणाली की स्वचालित अग्नि सुरक्षा की खराबी थी। अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के संबंध में, जिसके कारण आग और सामग्री क्षति हुई, आदेश के साथ: ...
टिप्पणी:इस मामले में, आदेश जारी करने का कारण एक आपातकालीन स्थिति थी - आग। हालांकि यह आदेश न केवल आग के संबंध में जारी किया गया है, बल्कि भविष्य में इस तरह की स्थिति को रोकने के लिए भी जारी किया गया है। इसके अलावा, आदेश प्रस्तुति के वर्णनात्मक तरीके का उपयोग नहीं करते हैं। इस मामले में, पता लगाने वाले हिस्से को निम्नानुसार कहा जाना चाहिए:
27 दिसंबर, 2008 को काम के घंटों के बाद, कलुगा क्षेत्र के सुखिनिचस्की जिले में फेडरल स्टेट हेल्थकेयर इंस्टीट्यूशन "सेंटर फॉर हाइजीन एंड एपिडेमियोलॉजी" की शाखा के भवन में आग लगने के संबंध में, जो कि कमी के कारण उत्पन्न हुई थी बिजली के उपकरणों और ऊर्जा खपत के संचालन पर नियंत्रण और महत्वपूर्ण सामग्री क्षति (भवन मुख्य भवन और गेराज बक्से क्षतिग्रस्त हो गए थे), और सुविधाओं पर अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए: विद्युत उपकरण और बिजली आपूर्ति प्रणाली के संचालन के लिए जिम्मेदारी बढ़ाएं, आदेश दिए जाने पर बिजली आपूर्ति प्रणाली की सुरक्षा और अग्नि अलार्म और स्वचालित अग्नि सुरक्षा प्रदान करें: ...
कुछ स्थितियों में, आदेश की प्रस्तावना में, न केवल मानक दस्तावेज़ को संदर्भित करना आवश्यक है, बल्कि प्रबंधन गतिविधि के लक्ष्य को भी, जिसे आदेश की सहायता से लागू किया जाना चाहिए, या जो परिस्थितियां विकसित हुई हैं गतिविधि में। इस मामले में प्रस्तावना किसी एक योजना के अनुसार बनाई जा सकती है:
प्रस्तावना के एक या दूसरे संस्करण का चुनाव इस बात पर निर्भर करता है कि आदेश जारी करने का तात्कालिक कारण क्या है।
आदेश का प्रवर्तक प्रस्तावना के कुछ हिस्सों का गलत क्रम चुन सकता है।
उदाहरण: एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के क्रम में प्रस्तावना "कंपनी के संगठनात्मक और कार्यात्मक ढांचे में परिवर्तन करने पर"।
कंपनी के निदेशक मंडल के निर्णय के अनुसार (दिनांक 15 जनवरी, 2009 का कार्यवृत्त क्रमांक 1) और कंपनी के प्रबंधन की संगठनात्मक और कार्यात्मक संरचना और प्रक्रियाओं में सुधार के लिए, आदेश 0…
टिप्पणी:इस मामले में, कंपनी के निदेशक मंडल के निर्णय का संदर्भ प्रस्तावना में पहले स्थान पर रखा जाता है, और फिर लक्ष्य तैयार किया जाता है, जबकि निर्णय लेने का लक्ष्य पहले स्थान पर रखा जाना चाहिए। प्रस्तावना को इस प्रकार लिखा जाना चाहिए:
कंपनी की संगठनात्मक और कार्यात्मक संरचना और प्रबंधन प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए और कंपनी के निदेशक मंडल के निर्णय के अनुसार (दिनांक 15 जनवरी, 2009 के मिनट नंबर 1) के आदेश द्वारा…
आदेश की प्रस्तावना को "मैं आदेश" शब्द से प्रशासनिक भाग से अलग किया जाता है, जो कि संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कागजी कार्रवाई के लिए मानक निर्देशों के अनुसार, निर्वहन में मुद्रित होता है। कई संगठनों में, "आई ऑर्डर" शब्द को बड़े अक्षरों में एक नई लाइन से, बाएं हाशिये की सीमा से या पैराग्राफ इंडेंट के साथ प्रिंट करने की प्रथा है। दोनों विकल्पों को स्वीकार्य माना जा सकता है, उदाहरण के लिए, योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेजों के रूपों को अनुमोदित करने के लिए संगठन के क्रम में:
कंपनी के काम के संगठन में सुधार के लिए और कंपनी के आदेश दिनांक 25 दिसंबर, 2008 संख्या 81 "कंपनी के काम की योजना बनाने पर" द्वारा स्थापित प्रक्रिया को बदलने के लिए,
मैं आदेश:
1. कंपनी के डिवीजनों के काम पर मासिक कार्य योजनाओं और रिपोर्टों के रूपों को मंजूरी दें (परिशिष्ट 1, 2)।
2. मार्च 01, 2009 से, कंपनी के सामान्य निदेशक के कर्तव्यों द्वारा उनके बीच कर्तव्यों के स्थापित वितरण के अनुसार कंपनी के डिवीजनों के काम पर मासिक कार्य योजनाओं और रिपोर्टों की मंजूरी का परिचय दें।
3. कंपनी के उप महा निदेशक नेवज़ोरोव डी.एम. पर आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण लगाने के लिए।
आदेश के प्रशासनिक भाग की प्रस्तुति का रूप किए जा रहे निर्णयों की प्रकृति पर निर्भर करता है। यदि आदेश एक मानक प्रकृति का है, और यह भी कि आदेश में निर्धारित निर्णय प्रकृति में संगठनात्मक हैं, प्रशासनिक भाग के बिंदुओं में, प्रबंधन निर्णय निम्नानुसार तैयार किए जाते हैं: "अनुमोदन करने के लिए ...", "बनाने के लिए" ...", "परिसमाप्त करने के लिए ...", "बनाने के लिए ..." आदि, जबकि, एक नियम के रूप में, प्रदर्शन के लिए कलाकार और समय सीमा का संकेत नहीं दिया जाता है। यदि निर्णय विशिष्ट आदेश हैं, तो प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ आदेश के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, आदेश की सामग्री और इसके कार्यान्वयन की समय सीमा को इंगित करते हैं।
उदाहरण: स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन के क्रम में प्रशासनिक भाग का एक आइटम।
मैं आदेश:
1. 01/01/2009 से स्वीकृत स्टाफिंग टेबल को लागू करने के लिए।
2. …
आवेदन: स्टाफिंग टेबल - 3 शीट।
टिप्पणी:इस उदाहरण में कई त्रुटियां हैं। सबसे पहले, प्रबंधन कार्रवाई गलत तरीके से तैयार की जाती है। यह आदेश स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने वाला एक आदेश है, इसलिए आदेश के पैराग्राफ 1 में कहा जाना चाहिए: "2009 के लिए संगठन की स्टाफिंग टेबल को मंजूरी दें।" इस मामले में, स्टाफिंग टेबल को एक वर्ष के लिए अनुमोदित किया जाता है, इसलिए, दस्तावेज़ को लागू करने के बारे में वाक्यांश को क्रम में शामिल करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है: आदेश जारी करने की तारीख से स्टाफिंग टेबल को मंजूरी दी जाएगी। वर्ष के निर्णय के शब्दों में संकेत - "... 2009 के लिए।" - इसका मतलब है कि स्वीकृत स्टाफिंग टेबल 01/01/2009 से प्रभावी होगी। यदि स्टाफिंग टेबल को लागू किया गया था, उदाहरण के लिए, 03/01/2009 से, प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में कहा जाना चाहिए: "संगठन की स्टाफिंग टेबल को मंजूरी दें और इसे 03/01/2009 से लागू करें"।
चूंकि स्वीकृत दस्तावेज़ हमेशा आदेश का एक अनुलग्नक होता है, इसलिए आवेदन के लिए एक लिंक प्रशासनिक भाग के संबंधित पैराग्राफ में निम्नलिखित तरीके से बनाया जाना चाहिए:
मैं आदेश:
1. 2009 (परिशिष्ट) के लिए संगठन की स्टाफिंग टेबल को मंजूरी दें।
2. …
उपरोक्त उदाहरण में इस तरह से परिशिष्टों का संदर्भ देने की प्रथा नहीं है।
एक आदेश एक प्रशासनिक दस्तावेज है, इसलिए, आदेश के बिंदुओं में सिफारिशें या इच्छाएं नहीं होनी चाहिए, उन्हें निर्देशात्मक होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आदेश के प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में, पूर्ण क्रियाओं के अनिश्चित रूप का उपयोग किया जाता है: व्यवस्थित करना, आचरण करना, विकसित करना, अनुमोदन करना, बनाना, समाप्त करना, आदि।
उदाहरण: एक नई मजदूरी प्रणाली में संक्रमण के लिए एक आयोग बनाने के लिए प्रशासनिक भाग में एक खंड।
मैं आदेश:
…
2. एक नई मजदूरी प्रणाली में संक्रमण के लिए आयोग:
2.1. सप्ताह में कम से कम एक बार कार्यशाला का आयोजन करें। अनिर्धारित - आवश्यकतानुसार।
2.2. आयोग की गतिविधियां हैं:
कार्मिक श्रेणियों के संदर्भ में स्टाफिंग टेबल की वर्तमान स्थिति का विश्लेषण;
पेशेवर योग्यता समूहों और योग्यता स्तरों के साथ संस्थानों के कर्मचारियों द्वारा प्रदान किए गए कर्मचारियों के पदों (पेशे) का अनुपात।
... टिप्पणी: उपरोक्त उदाहरण में, पैराग्राफ 2.1 को अलग तरह से लिखा जाना चाहिए: "सप्ताह में कम से कम एक बार कार्य बैठकें आयोजित करने के लिए, अनिर्धारित - आवश्यकतानुसार"; खंड 2.2 की सामग्री अपने स्वभाव से एक आदेश के लिए नहीं है। पैराग्राफ 2.2 में दी गई जानकारी किसी अन्य दस्तावेज़ में निहित होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, आयोग पर विनियम में। उदाहरण: एक नई मजदूरी प्रणाली में संक्रमण के लिए एक आयोग बनाने के लिए प्रशासनिक भाग में एक खंड।
मैं आदेश:
…
3. आयोग को अपने काम में यह ध्यान रखने की सिफारिश की जाती है कि नई मजदूरी प्रणाली के अनुसार स्थापित कर्मचारियों (कर्मचारियों) का वेतन रोजगार अनुबंध के अनुसार कर्मचारियों को दिए जाने वाले वेतन से कम नहीं हो सकता है। नई मजदूरी प्रणाली, यदि कर्मचारियों (कार्मिकों) के आधिकारिक कर्तव्यों की मात्रा और उनके द्वारा समान योग्यता के काम के प्रदर्शन को बनाए रखने की शर्त।
कोई भी प्रशासनिक कार्रवाई एक आदेश से शुरू होती है। एक आदेश एक प्रकार का प्रशासनिक दस्तावेज है, जो एक प्रारंभिक पिस्तौल से एक शॉट के समान है। यह किसी संगठन या उसके प्रभाग के प्रबंधकीय, प्रशासनिक कार्यों को हल करने के उद्देश्य से प्रकाशित किया जाता है। आदेश एक मानक दस्तावेज है, इसलिए इसमें GOST R 6.30-2003 के अनुसार स्पष्ट रूप से विनियमित संरचना, पंजीकरण नियम हैं।
आदेश संगठन की गतिविधियों, कार्यबल में संबंधों, प्रलेखन के साथ काम करने की प्रक्रिया, दंड लगाने, प्रोत्साहनों से संबंधित हो सकते हैं। परंपरागत रूप से, सभी आदेशों को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है: कार्यालय प्रक्रियाओं (गतिविधि के मुख्य मुद्दों) के अनुसार, कर्मियों (कार्मिक मुद्दों) के अनुसार। आदेश के उद्देश्य के आधार पर, इसके प्रकाशन की जिम्मेदारी विभिन्न कलाकारों को सौंपी जाती है। एक आदेश तैयार करने के लिए, आपको स्थापित फॉर्म की संस्था के एक विशेष रूप की आवश्यकता होती है। फॉर्म पर इस्तेमाल किया जा सकता है: रूसी संघ के हथियारों का कोट (संघीय स्तर की संस्था), ट्रेडमार्क, प्रतीक। आदेश का अनिवार्य विवरण: संगठन का संगठनात्मक और कानूनी रूप, उसका पूरा नाम, पंजीकरण संख्या - क्रम संख्या जिसके तहत पंजीकरण लॉग में आदेश पंजीकृत है, प्रकाशन की तिथि - प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर की तिथि।आप डाउनलोड कर सकते हैं।
फॉर्म शीट पर व्यापार पत्राचार के नियमों के अनुसार, मार्जिन को दाईं ओर छोड़ दिया जाता है - 10 मिमी, ऊपर और नीचे 20 मिमी प्रत्येक। यदि आदेश के पाठ में कई पत्रक हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है। नंबरिंग दूसरी शीट से शुरू होती है। नंबरों को शीर्ष पंक्ति के केंद्र में रखा गया है। दस्तावेज़ का नाम - "ORDER" पूरे बड़े अक्षरों में लिखा गया है। आदेश का पाठ एक शीर्षक से पहले होता है, यह संक्षेप में प्रश्न का उत्तर देता है "आदेश किस बारे में है?" यह बिना उद्धरण के लिखा गया है। आदेश का अगला भाग इसकी नींव का विवरण है। प्रस्तावना यहाँ लिखी गई है, अर्थात्, वह कारण जिसके कारण आदेश जारी हुआ, उससे पहले की घटनाएँ। सबसे अधिक बार, शुरुआत इस तरह लगती है: "के अनुसार ...", "क्रम में ...", "अनुसरण में ...", "के संबंध में ..."। इस भाग में, आदेश के आधार के रूप में कार्य करने वाले आधिकारिक दस्तावेज़ का संदर्भ संभव है। उदाहरण के लिए, "शिक्षा मंत्रालय के दिनांक 5 मई, 2014 के आदेश संख्या 711 के अनुसार"... दस्तावेज़ का नाम।" प्रस्तावना "मैं आदेश:" शब्द के साथ समाप्त होती है।
हम डाउनलोड कर सकते हैं:
आदेश "ध्यान में लाओ ..." शब्द नहीं लिखता है। आदेश मेलिंग सूची के साथ आता है, जिसमें आदेश का सार मनमाना रूप में बताया गया है और जिन व्यक्तियों को इससे परिचित होना चाहिए उन्हें सूचीबद्ध किया गया है। आदेश तिजोरी में रखा जाने वाला गुप्त दस्तावेज नहीं है। संगठन के कार्यालय कार्य में ऐसे लोग होते हैं जिनका कर्तव्य आदेश पर हस्ताक्षर होने के बाद आगे कार्य करना होता है। मेलिंग सूची तैयार नहीं की जाती है यदि कर्मचारी औपचारिकताओं के बिना हस्ताक्षर करने की आवश्यकता पर आपत्ति नहीं करते हैं कि वे आदेश से परिचित थे।- यहाँ डाउनलोड करें।
कभी-कभी आदेश के लिए आवेदन किए जाते हैं। यह तब किया जाता है जब आदेश के साथ बड़ी मात्रा में जानकारी होती है। ये हो सकते हैं: स्टाफिंग टेबल, योजनाएं, अनुसूचियां, विनियम, निर्देश। प्रत्येक आवेदन क्रमांकित है। आवेदन संख्या शीट के ऊपरी दाएं कोने में लिखी गई है। उदाहरण के लिए, - "परिशिष्ट संख्या 2"।मूल आदेश पांच साल के लिए रखे जाते हैं। हायरिंग और फायरिंग ऑर्डर - 75 साल। यदि संगठन का परिसमापन किया जाता है, और दस्तावेजों के भंडारण की अवधि समाप्त नहीं हुई है, तो उन्हें शहर के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
प्रत्येक संगठन अपनी गतिविधियों के दौरान अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों का बहुत सक्रियता से उपयोग करता है। यह लेख इस सवाल का जवाब देगा कि आदेश को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए ताकि आदेशों का निष्पादन कार्यालय के काम के मानकों का अनुपालन करे। विशिष्ट उदाहरण नमूना आदेश अनुभाग में पाए जा सकते हैं। यह संसाधन बहुत छोटा है, इसलिए नमूनों का संग्रह निश्चित रूप से समय के साथ फिर से भर दिया जाएगा।
एक नियामक और प्रशासनिक प्रकृति का निर्णय जारी करने के लिए, एक आदेश तैयार करना आवश्यक है। मुख्य गतिविधि के लिए मसौदा आदेश संगठन के प्रभागों के विशेषज्ञों द्वारा प्रबंधन की ओर से या अपनी पहल पर उनकी क्षमता के भीतर तैयार किए जाते हैं। लेकिन याद रखें, हमारी पहल दंडनीय है (सिर्फ मजाक कर रही है)। उसी समय, एक मसौदा आदेश की उच्च गुणवत्ता वाली तैयारी की जिम्मेदारी इस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के पास होती है, और आदेशों का सही निष्पादन कार्यालय कार्य सेवा के साथ होता है।
आर्डर फार्म
मुख्य गतिविधि के आदेश स्थापित प्रपत्र के आदेश के रूप में तैयार किए जाने चाहिए। यह बहुत अच्छा है यदि संगठन में प्रयुक्त ऑर्डर फॉर्म आपके कार्यालय कार्य निर्देशों में सेट है। नीचे दिए गए उदाहरण लिंक को देखें। इसमें सभी आवश्यक विवरण शामिल हैं, केवल आपके संगठन के डेटा में परिवर्तन।
ऑर्डर की प्रत्येक शीट के मार्जिन का न्यूनतम आकार बाएं, ऊपर, नीचे - 20 मिमी, दाईं ओर - 10 मिमी। पत्र के रूप के अनुसार एक समान आकार है। यदि आदेश का पाठ बड़ा है, तो उन्हें दूसरी शीट से शुरू करके क्रमांकित किया जाता है। और यह ऊपर से और केंद्र में ऐसा करने वाला है।
आदेश बनाना
पाठ का शीर्षक
मुख्य गतिविधि के लिए आदेश के पाठ में एक संक्षिप्त शीर्षक होना चाहिए, जो शीट के केंद्र से जुड़ा हुआ हो। यह प्रश्न का उत्तर देता है "किस बारे में?" और बिना उद्धरण के लिखा जाता है - पद के अनुमोदन पर ..., किसी जिम्मेदार की नियुक्ति पर ... आदि।
आदेश के कारण का विवरण
आमतौर पर पाठ कारणों के बयान से शुरू होता है, आदेश (प्रस्तावना) की तैयारी का आधार। शुरुआत के लिए सामान्य विकल्प हैं "आदेश में ...", "के अनुसार ...", "पूर्ति में ...", आदि।
यदि आवश्यक हो, जारी किया गया निम्नलिखित क्रम में अंतर्निहित दस्तावेज़ का संदर्भ: दस्तावेज़ का प्रकार + लेखक + तिथि + संख्या + शीर्षक। नमूना संकलन देखें - संस्कृति मंत्रालय के 31 दिसंबर, 2013 के आदेश संख्या 2211 के अनुसार "... दस्तावेज़ का शीर्षक।"
आदेशों में, प्रस्तावना के अंत में शब्द आदेश के साथ समाप्त होता है, इसे एक निर्वहन में इंगित करना बेहतर होता है और एक नई पंक्ति पर नहीं जाता है (आदेशों के उदाहरण देखें)। यह चिप संघीय अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देश से है। लेकिन अगर आपके संगठन ने इस शब्द को अपनाया है
मैं आदेश:
बिना रिक्ति के एक नई पंक्ति से बड़े अक्षरों में टाइप करें (जैसा कि यहां दिखाया गया है), तो यह विकल्प भी स्वीकार्य है।
प्रशासनिक भाग
मुख्य गतिविधि के आदेशों के पाठ में निर्धारित कार्यों की एक सूची शामिल है। निष्पादन पर बाद के नियंत्रण की बारीकियां और संभावना यहां महत्वपूर्ण हैं।
प्रशासनिक भाग में कार्यों को बिंदुओं में विभाजित करना सुविधाजनक है (लेकिन यह आवश्यक नहीं है)।
संरचनात्मक उपखंड और विशिष्ट लोग दोनों निर्देशों के निष्पादक के रूप में प्रकट हो सकते हैं। यदि आवश्यक हो, समय सीमा निर्धारित करें। नियमित या नियामक प्रकृति के असाइनमेंट के लिए समय सीमा निर्धारित नहीं है। अंतिम पैराग्राफ में, आप इंगित कर सकते हैं कि आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण किसे सौंपा गया है (लेकिन यह भी आवश्यक नहीं है)।
जब इसे मुख्य गतिविधि के आदेश को उसके जारी होने के क्षण से लागू करने के लिए माना जाता है, तो इसकी शुरूआत की तारीख को इंगित करना आवश्यक है।
आदेश के पाठ में "आदेश लाने के लिए ..." जैसे वाक्यांश को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। ठेकेदार, मसौदा आदेश के साथ, एक मनमाना रूप तैयार करता है (अर्थात, इसे आपकी पसंद के अनुसार बदला जा सकता है), जहां वह आवश्यक संरचनात्मक इकाइयों या विशिष्ट व्यक्तियों को सूचीबद्ध करता है जिन्हें परिचित होने की आवश्यकता है। आखिर तिजोरी में गुप्त रूप से रखने के लिए आदेश जारी नहीं किया जाता है। रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में "विशेष लोग" होते हैं, जिनके कर्तव्यों में हस्ताक्षर के बाद संगठन के आदेशों के साथ आगे का काम शामिल होता है।
आप सब कुछ कम औपचारिक रूप से कर सकते हैं। एक संगठन में, लोग अक्सर मेलिंग सूची के बिना आदेश के साथ परिचित होने पर एक निशान लगाने से गुरेज नहीं करते हैं।
आवेदन कैसे करें
सूचना की अलग-अलग सरणियाँ, उनकी बड़ी मात्रा के कारण, आमतौर पर मुख्य गतिविधि के लिए अलग-अलग परिशिष्टों के रूप में तैयार की जाती हैं। उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदित अन्य दस्तावेज (निर्देश, विनियम, अनुसूचियां, आरेख, स्टाफिंग टेबल, आदि)।
यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें आदेश के पाठ में क्रमांकित किया जाता है। उदाहरण के लिए, "स्थायी संपत्तियों की स्वीकृति और हस्तांतरण, लेखांकन और राइट-ऑफ की प्रक्रिया को मंजूरी दें (परिशिष्ट संख्या 4)"।
सीधे उसके ऊपरी दाएं कोने में आवेदन की पहली शीट पर, निम्नलिखित नमूने के अनुसार एक निशान बनाया जाता है:
आवेदन संख्या 4
Buivol LLC के आदेश के अनुसार
दिनांक 16.01.2014 संख्या 12
इसे ठीक से कैसे जारी या बदलें, दूसरे लेख में पढ़ें। ऐसे आदेशों के नमूने भी होंगे।
यदि आवश्यक हो, तो इस आलेख में दिए गए लिंक पर उदाहरण देखें।
मुझे लगता है कि आज के लिए आदेशों के निष्पादन के बारे में पर्याप्त जानकारी है। इस विषय पर और क्या? आगे मुख्य गतिविधि के बारे में पढ़ना संभव होगा - ये अनिवार्य कदम हैं।
एवगेनिया स्ट्राइप
*** यदि आप इंटरनेट पर खरीदारी करने के आदी हैं (कपड़े, फोन, सेवाएं, होटल बुक करना, आदि खरीदना), तो आप अपने पैसे का कुछ हिस्सा वापस कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, इस सेवा का उपयोग करके। इससे मेरा काम बनता है।
इस लेख को इसमें जोड़ने के लिए धन्यवाद:
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प्रविष्टि के लिए 216 टिप्पणियाँ
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नमस्ते! दिसंबर 2017 के अंत के आदेश में, निम्नलिखित सामग्री के साथ एक पैराग्राफ है "लेखांकन प्रक्रिया से संबंधित संस्थान के सभी कर्मचारियों को इस आदेश से परिचित कराने के लिए" और एक अन्य पैराग्राफ "प्रमुख को आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपें" मुनीम।" प्रश्न - इसके आधार पर DOW या स्वयं लेखाकार से कौन परिचित होना चाहिए था? जैसा कि अप्रैल 2018 के मध्य में निकला, कर्मचारी क्रमशः इस आदेश से परिचित नहीं थे, केवल अप्रैल में यह आदेश कर्मचारियों को ई-मेल द्वारा भेजा गया था। डाक. कर्मचारी, बदले में, आदेश के साथ परिचित होने के लिए हस्ताक्षर करने से इनकार करते हैं। और मुख्य लेखाकार को प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थान को परिचित पत्र पर अपने हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। सवाल यह है कि इस मामले में डॉव कैसे बनें? |
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नमस्ते! किसी भी संगठन में, ऐसे मामले होते हैं जब प्रमुख व्यापार यात्रा पर जाता है और आदेश जारी करता है। इस तरह के आदेश की आवश्यकता है, क्योंकि यह एक व्यापार यात्रा के तथ्य की लिखित पुष्टि है। ऐसे आदेश का एक उदाहरण होगा:
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