Deshalb steht bei der GTD-Methode das Sammeln und Notieren von Informationen an erster Stelle. Deshalb müssen Sie Ihr magisches Notizbuch mit Ihrem intellektuellen Potenzial immer und überall dabei haben.

2. Die Ausrichtung der Aufgaben

Stellen Sie sich für die vorliegende Aufgabe folgende Fragen:

1. Wie wichtig ist diese Aufgabe?
2. Wie lange wird diese Aufgabe dauern?
3. Müssen Sie es innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abschließen oder können Sie es jederzeit tun?

Darüber hinaus sieht die GTD-Methode in Absatz Nr. 2 die Definition klarer Schritte zur Erledigung eines konkreten Falls vor. Wenn Ihre Liste beispielsweise markiert ist: Erstellen Sie einen Geschäftsplan für ein neues Projekt. Um diese Aufgabe abzuschließen, müssen Sie sie dann in kleinere, miteinander verbundene Teilaufgaben aufteilen.

Wenn es darum geht, einen Businessplan zu erstellen, dann ist das oft ein großer Aufwand. Und jedes Mal, wenn Sie sich dieses Häkchen auf Ihrer Liste ansehen, möchten Sie es immer wieder aufschieben. Das Problem ist, dass Ihr Gehirn diese Aufgabe ohne Besonderheiten wahrnimmt. Aus diesem Grund müssen Sie diese Aufgabe in mehrere kleinere aufteilen:

1. Finden Sie Businessplan-Beispiele online.
2. Schauen Sie sich den Inhalt an, lesen und verstehen Sie die Essenz.
3. Erstellen Sie ein ähnliches Muster für Ihr Projekt.
4. Machen Sie Skizzen.
5. Etwas zu ändern, zu verbessern usw.

Warum ist es so einfach? Denn unser Gehirn plant gerne und teilt große Aufgaben in kleinere auf. Und es passiert die ganze Zeit. Angenommen, Sie möchten in ein Restaurant gehen. Dein Gehirn beginnt in Etappen zu denken (zu planen):

• Welche Küche möchten Sie;
• Welche Freunde anrufen;
• Was ist die beste Reisezeit?
• Wie ist das Wetter und was anziehen?

Somit teilt das Gehirn diese Aufgabe in Teilaufgaben auf und löst alles Schritt für Schritt ohne große Belastung. Und in schwierigeren und weniger angenehmen Fällen braucht das Gehirn Ihre Hilfe.

3. Systematisierung von Fällen

Der dritte Punkt der GTD-Methode ist die Organisation der Dinge:

• Der Wichtigkeit nach geordnet;
• Dringlichkeit;
• Und die Anzahl der Schritte.

Dazu müssen Sie mehrere Kategorien und Unterkategorien erstellen und anschließend Fälle unter ihnen verteilen.

Beispiel 1 In einem Monat haben Sie ein Treffen mit einem ehemaligen Arbeitsfreund. Sie möchten ihn treffen, wissen aber nicht, was in dieser Zeit passieren könnte, wo Sie sein werden usw. Diese Aufgabe kann bedenkenlos der Unterkategorie #1 hinzugefügt werden. Legen Sie eine Erinnerung im Google-Kalender für die Woche fest und lösen Sie dann dieses Problem.

Beispiel 2 Sie haben den Wunsch - zu lernen, eigentlich ist dies für Und dies kann getan werden, wenn Zeit ist. Diese Aufgabe kann der Unterkategorie Nr. 2 hinzugefügt werden, dh es ist wünschenswert, sie auszuführen.

Die zweite Kategorie sind wichtige Dinge. Wir schätzen die ungefähre Zeit, die dafür benötigt wird. Wenn es weniger als 3 Minuten dauert (einen kurzen Artikel lesen, auf eine E-Mail antworten ...), dann sollte es sofort erledigt werden, bevor Sie anfangen, es irgendwo aufzuschreiben.

Unterteilen Sie danach Kategorie #2 in Unterkategorien. Zum Beispiel 1 - Projekt, 2 - persönlich; 3 - Business ... Teilen Sie Ihre Ideen in Kategorien ein und wenn es Probleme gibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gelöst werden müssen, geben Sie diese Zeit daneben an.

4. Anzeigen und aktualisieren

Im GTD-System ist auch Punkt 4 sehr wichtig. Überprüfen Sie Ihre Liste 1-2 Mal pro Woche. Dies geschieht, um ein neues hinzuzufügen, das zu löschen, was getan wurde, oder um Fälle zu löschen, die ihre Relevanz verloren haben.

Viele, die das GTD-System verwenden, ignorieren diesen Punkt. Und das ist einer der wichtigsten Schritte. Denn die Basis der Produktivität sind Genauigkeit und Bewusstsein. Wenn Ihre Liste in einem schrecklichen Zustand ist, werden Sie keine Lust haben, darauf zurückzukommen, und Sie werden Ihr Unternehmen aufgeben.

5. Tun Sie es

Erledige deine Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit, Wichtigkeit, deiner Stimmung und Motivation. Die Umsetzung der GTD-Methode in Ihr Leben erfordert Übung und Disziplin.

Es lohnt sich, denn durch die Nutzung der GTD-Tools können Sie Schritt halten, sich weiterentwickeln und sich vollständig fühlen!

Katharina gewidmet

mein wunderbarer Lebens- und Arbeitspartner

Erfolgreich leben!

Die Abkürzung GTD ist vielen in Russland längst so vertraut wie USB oder GPRS. In Internetforen, die sich mit Zeitmanagement und persönlicher Effektivität befassen, wird das „Getting things done“-System ebenso aktiv diskutiert wie die Wahl eines Tagebuchs oder das Setzen von Lebenszielen.

Glücklicherweise hat sich in den zehn Jahren des Bestehens der Russian Time Management Community die Frage „Zeit planen oder nicht planen?“ gestellt. nicht mehr relevant. Keine Zeit einzuplanen, zu spät zu Besprechungen zu kommen, eingegangene Verpflichtungen zu vergessen, ist genauso unanständig wie im Restaurant nicht mit Messer und Gabel umzugehen. Zeitmanagement hat in den letzten Jahren den gleichen Platz in unserem Leben eingenommen wie das Fitnessstudio oder der Pool. In guter körperlicher Verfassung zu sein, ist selbstverständlich. Die Methoden können unterschiedlich sein - Schwimmen, Yoga, Volleyball ... - die Essenz ist dieselbe. Ebenso ist es modisch und selbstverständlich, alles zu tun, nichts zu vergessen, immer Zeit für Arbeit, Erholung, Kommunikation mit Familie und Freunden zu finden.

Die Hauptfrage ist, welche Methoden der Selbstorganisation man wählen soll, relativ gesehen: „Was passt besser zu mir: Schwimmen oder Fitnessstudio?“. Wie lässt sich ein persönliches Zeitmanagementsystem einfacher, bequemer und mit Freude einrichten? Je nach psychologischem Typ ist es für jemanden einfacher, mit Messer und Gabel zu essen, für jemanden - mit japanischen Stäbchen. In jedem Fall ist eine bestimmte Systematik, Reihenfolge, Methodik erforderlich.

Jedes entwickelte Land hat Zeitmanagement-Experten. Dem russischen Leser sind die Bücher von Lothar Seivert, Leiter des Heidelberger Instituts für Strategie und Zeitplanung, wohlbekannt; Stephen Covey, Präsident des amerikanischen Unternehmens FranklinCovey; Brian Tracy, Führungs- und Leistungsspezialist; Kerry Gleeson, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ua Einige Werke sind noch nicht ins Russische übersetzt und stehen in den Startlöchern – Bücher von Mark Forster (Großbritannien), Harold Taylor (Kanada) etc. David Allen, dessen System gut in den USA bekannt und hat hierzulande bereits viele Fans gewonnen.

Davids Arbeitsplan ist beeindruckend: Der Zeitplan seiner Seminare in den größten Städten der USA und Europas ist ein Jahr im Voraus bekannt. Sein Buch ist klar, praktisch, verschreibungspflichtig, technologisch. Es lohnt sich, mit einigen Prinzipien und Empfehlungen zu argumentieren, und zweifellos ist die russische Übersetzung des Buches für die Rolle eines Katalysators für aktive Diskussionen bestimmt. Aber eines ist sicher: Das Buch ist gefragt und nützlich. Seine Popularität in Russland ist noch im englischen Original ein Beweis dafür.

Ich wünsche Ihnen, dem Leser, dass Sie mit Hilfe der nachgewiesenen Erfahrungen und praktischen Empfehlungen von David Allen lernen, wie man sein Leben meistert. Ein reiches, effizientes, schönes Leben zu führen, in dem jede Minute Zeit ihr eigenes Gewicht und den höchsten Wert hat.

Ich wünsche Ihnen Erfolg!

Gleb Archangelsky,

Generaldirektor der Firma "Organization of Time",

Schöpfer der russischen Zeitmanagement-Community

www.improvement.ru

Vom Autor

Vor Ihnen liegt ein Lagerhaus von Strategien und Prinzipien. Sie werden neue Kraft in sich selbst finden, lernen, ruhig zu bleiben und die Dinge viel effizienter und mit viel weniger Aufwand zu bewältigen. Die Fähigkeit, Dinge zu erledigen und Aufgaben erfolgreich zu erledigen, ist wichtig, muss Sie jedoch nicht davon abhalten, das Leben zu genießen, das bei harter Arbeit fast oder sogar völlig unerreichbar erscheint. Wir sprechen hier jedoch nicht von der Wahl „entweder – oder“: Glauben Sie mir, Sie können effektiv arbeiten und gleichzeitig in der Welt der Alltagssorgen für Ihr eigenes Vergnügen leben.

Effizienz ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeit. Vielleicht ist das, was Sie tun, wirklich wichtig, interessant oder nützlich, oder vielleicht auch nicht, aber die Arbeit muss auf jeden Fall getan werden. Im ersten Fall möchten Sie in der Regel das Beste aus der aufgewendeten Zeit und Mühe herausholen. In der zweiten - so schnell wie möglich ein neues Geschäft aufnehmen, ohne "Schwänze" zu hinterlassen.

Die Kunst, den Geist zu entspannen und ihn von allen Sorgen und Sorgen befreien zu können, ist wohl eines der größten Geheimnisse großer Menschen.

Kapitän J. Hatfield

Und was auch immer Sie tun, Sie möchten wahrscheinlich ruhig wahrnehmen, was passiert, und sich sicher fühlen, dass Sie im Moment genau das tun sollten, was Sie tun. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься im Augenblick.

Beim Schreiben dieses Buches war es mein Ziel, Ihnen beizubringen, wie Sie so effizient wie möglich sein und sich entspannen können, wenn Sie möchten oder das Bedürfnis dazu verspüren.

Ich suche, wie viele von Ihnen, schon lange nach Antworten auf Fragen: Was tun, wann und wie? Und jetzt, nach mehr als zwanzig Jahren der Entwicklung und Umsetzung neuer Methoden zur Steigerung der individuellen und organisatorischen Produktivität, nach vielen Recherchen und Versuchen, mich selbst zu verbessern, kann ich mit Zuversicht sagen, dass es keine universelle Lösung gibt. Noch so viele Computerprogramme, Seminare, persönliche Planer und persönliche Leitbilder können Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Entscheidungen für Sie Tag für Tag, Woche für Woche und Ihr ganzes Leben treffen. Mehr noch: Sobald Sie einen Weg gefunden haben, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Entscheidungsfindung noch eine Stufe einfacher zu machen, haben Sie neue Verantwortlichkeiten und kreative Ziele, die nicht mehr mit einer einfachen Formel erreicht werden können.

Aber obwohl es keine einfachen Mittel gibt, um die persönliche Organisation und Produktivität zu perfektionieren, gibt es Schritte, die wir unternehmen können, um sie zu verbessern. Jahr für Jahr, als ich an mir selbst arbeitete, fand ich tiefere und wichtigere Dinge, auf die ich mich konzentrieren konnte, Ideen, über die ich nachdenken musste, und Dinge, die ich tun sollte. Ich habe einfache Prozesse gefunden, um die Fähigkeit einer Person, kreativ und konstruktiv mit weltlichen Angelegenheiten umzugehen, die jeder beherrschen kann, erheblich zu verbessern.

Dieses Buch ist der Höhepunkt von über zwanzig Jahren Forschung zur individuellen Produktivität. Dies ist ein Leitfaden zur Maximierung der Ergebnisse und Minimierung der Kosten in einer Welt, in der die Arbeit jeden Tag umfangreicher wird und die Lösung vieler strittiger Probleme erfordert. Ich habe viele Stunden damit verbracht, Menschen an vorderster Front - bei der Arbeit - zu unterrichten, um ihnen bei der Bearbeitung und Optimierung ihrer aktuellen Aufgaben zu helfen. Die von mir entdeckten Methoden haben sich in den unterschiedlichsten Organisationen, in allen Tätigkeitsbereichen, in unterschiedlichen Kulturkreisen, sogar in der Schule und zu Hause bewährt. Nach zwanzig Jahren Training und Ausbildung der erfahrensten und produktivsten Mitarbeiter wurde mir klar, dass die Welt meine Methoden brauchte.

Führungskräfte von Organisationen streben danach, sich selbst und ihren Untergebenen „Grenzproduktivität“ als Grundstandard einzuflößen. Sie wissen, wie ich, dass am Ende des Arbeitstages hinter verschlossenen Türen Anrufe anstehen, für deren Beantwortung sie nicht genug Zeit hatten, Aufgaben, die an jemanden übertragen werden müssen, Fragen, die in Besprechungen und Diskussionen nicht geklärt wurden , unerfüllte Aufgaben und Dutzende von ungelesenen E-Mails. Viele Geschäftsleute sind erfolgreich, weil die Probleme, die sie lösen, und die Chancen, die sie erkennen, letztendlich wichtiger sind als die Mängel in ihren Portfolios und Büros. Aber im gegenwärtigen Tempo der Lebens- und Geschäftsentwicklung gerät dieses Gleichgewicht sehr ins Wanken.

Auf der einen Seite brauchen wir bewährte Tools, die den Menschen dabei helfen, ihre strategischen und taktischen Bemühungen zu fokussieren und nichts Wichtiges aus den Augen zu verlieren. Andererseits gilt es, ein Arbeitsumfeld und Methoden zu schaffen, die es fähigen Mitarbeitern nicht erlauben, unter Stressdruck am Arbeitsplatz „auszubrennen“. Wir brauchen stabile Standards für den Arbeitsstil, die die besten und klügsten Mitarbeiter vor Stress bewahren.

Dies gilt nicht nur für Organisationen, sondern auch für Schulen, in denen Kindern immer noch nicht beigebracht wird, wie sie die erhaltenen Informationen analysieren, wie sie sich auf das Ergebnis konzentrieren und welche Schritte zu unternehmen sind, um es zu erreichen. Jeder von uns braucht dieses Wissen, denn damit können wir alle Möglichkeiten nutzen, die sich uns bieten, um uns selbst und die Welt um uns herum ständig zu verbessern.

Die Leistungsfähigkeit, Einfachheit und Effektivität der Prinzipien, die ich in Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity erkläre, kann am besten aus erster Hand erlebt werden: in Echtzeit, unter realen Bedingungen, in der realen Welt. Der Zweck des Buches ist es natürlich, die Essenz der großen Kunst des Workflow-Managements und des Erreichens hoher Produktivität zu präsentieren. Ich habe versucht, das Material so zu präsentieren, dass es Ihnen das Gesamtbild zeigt und Ihnen gleichzeitig beim Lesen des Buches einen Vorgeschmack auf das unmittelbare Ergebnis gibt.

Das Buch ist in drei Teile gegliedert. Der erste Teil zeigt das große Ganze, gibt einen kurzen Überblick über das System, erklärt seine Einzigartigkeit und Relevanz und stellt dann die wichtigsten Methoden auf prägnante und zugängliche Weise direkt vor. Der zweite Teil beschreibt, wie die Prinzipien des Systems in der Praxis angewendet werden. Hier können Sie Schritt für Schritt üben und lernen, die beschriebenen Modelle im Alltag anzuwenden. Der dritte Teil beschreibt die noch höheren und effektiveren Ergebnisse, die erzielt werden können, wenn Sie die Methodik und die Modelle zu einem festen Bestandteil Ihrer Arbeit und Ihres Privatlebens machen.

Jetzt beitreten! Ich möchte, dass Sie nicht nur glauben, sondern auch davon überzeugt sind, dass diese Methoden von Ihnen persönlich angewendet werden können und sollten. Ich möchte, dass Sie verstehen, dass das, was ich verspreche, nicht nur möglich, sondern auch für jeden von Ihnen zugänglich ist. Und ich möchte, dass Sie wissen, dass alles, was ich vorschlage, sehr einfach umzusetzen ist. Hierfür sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich. Sie wissen bereits, wie Sie sich konzentrieren, wichtige Informationen aufschreiben, gewünschte Ergebnisse und zukünftige Maßnahmen festlegen, Alternativen abwägen und Entscheidungen treffen. Sie werden sehen, dass viele der Handlungen, die Sie ständig instinktiv und intuitiv ausgeführt haben, wirklich richtig sind. Ich zeige Ihnen, wie Sie diese Kernkompetenzen auf die nächste Effizienzstufe bringen. Ich helfe Ihnen, all diese Fähigkeiten in ein neues Verhalten zu übersetzen, das für Sie zum Leuchtfeuer wird.

Auf den Seiten des Buches verweise ich immer wieder auf Trainingsprogramme und Seminare zum Thema Produktivität. Seit zwanzig Jahren arbeite ich als Unternehmensberater, sowohl allein als auch in kleinen Gruppen. Meine Arbeit bestand hauptsächlich aus Produktivitätsschulungen und Workshops zu den Methoden des Buches. Meine Kollegen und ich haben über tausend Menschen geschult, Hunderttausende von Fachleuten ausgebildet und Hunderte von Gruppenseminaren organisiert. Aus dieser Erfahrung habe ich Eindrücke und Beispiele für dieses Buch gezogen.

Die Essenz dieses Buches wurde wunderbar von meiner Klientin vermittelt, die schrieb: „Als ich anfing, die Prinzipien dieses Programms anzuwenden, retteten sie mein Leben … Als ich sie mir zur Gewohnheit machte, veränderten sie mein Leben. Es ist ein Impfstoff gegen den täglichen Kampf "nicht um das Leben, sondern um den Tod", wenn "das Projekt gestern hätte abgeschlossen werden sollen", und ein Gegengift für die Disharmonie, die viele Menschen selbst in ihr Leben bringen.

Das seltsamste Paradoxon ist, dass das menschliche Bewusstsein gut mit der Erzeugung neuer Gedanken zurechtkommt, aber mit der Speicherung alter Gedanken oft versagt. Zu oft vergessen wir sogar einfache Informationen - zum Beispiel, um etwas in einem Geschäft zu kaufen oder wo wir die Schlüssel hingelegt haben. Ist Ihnen das bekannt? Nun, du bist nicht allein. Und wenn wir selbst so einfache Dinge vergessen, was können wir dann über die Erledigung von Aufgaben und eine hohe persönliche Produktivität sagen?

Bei Goalton.com legen wir in unserer Branche großen Wert auf jede Methode zur Steigerung der persönlichen und Teamproduktivität. Es ist für uns zur Norm geworden, ständig sowohl nach den neuesten Methoden in diesem Bereich als auch nach ziemlich gut beworbenen alten zu suchen und diese zu testen. Und heute wollen wir über die Nuancen, Vor- und Nachteile sprechen, die wir selbst mit dem GTD-Ansatz erlebt haben. Wie gewohnt haben unsere Experten für Sie den konzentriertesten Druck gemacht, sodass Sie sich am Ende des Artikels bestens in dieser Ausgabe auskennen und zumindest etwas effizienter werden könnten.

Hauptidee

Das Wesen der GTD-Methode basiert also auf dem Grundpostulat, dass es für eine Person schwierig ist, ihre Ziele zu erreichen, wenn ihr Kopf mit dem Fluss eingehender Informationen beschäftigt ist. Es gibt so viele Gedanken, Aufgaben und einfach äußere Ablenkungen in unserem Leben, dass es extrem schwierig sein kann, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Daher schlug David Allen vor, nicht viele Informationen im Kopf zu behalten, sondern den Kopf für die direkte Arbeit frei zu machen und zu versuchen, alle Informationen auf ein externes Medium zu übertragen, nachdem er sie zuvor auf eine bestimmte Weise strukturiert hatte.

Der Einfluss des eingehenden Informationsflusses nach D. Allen

Das Methodologenteam von Goalton.com ist der Ansicht, dass diese Betrachtungsweise der Arbeitsorganisation gerechtfertigt ist. Für erfolgreiche Menschen Schreiben Sie Ihre Gedanken- und Aktionsliste auf ist eine unbestreitbare Tatsache, und deshalb sind Notizbuch und Tagebuch längst zu Symbolen erfolgreicher Geschäftsleute geworden. Das erste, was Sie tun müssen, um mehr zu tun, ist, Ihren Kopf zu entlasten. Übertragen Sie einfach den Bienenschwarm von Aufgaben aus Ihrem Kopf auf beliebige externe Medien.

Das letzte Jahrzehnt hat uns eine neue Runde der Entwicklung von Computern beschert – sie sind endlich wirklich persönlich, leicht und klein geworden, und Sie können von fast überall auf der Welt auf das globale Netzwerk oder Cloud-Dienste zugreifen. Die benutzerfreundliche Software macht das Aufzeichnen Ihrer Projekte und Aufgaben einfach und visuell, egal ob Sie lieber Mindmaps verwenden oder To-Do-Listen erstellen.

Um den Kopf frei zu bekommen und Dinge aufzuschreiben, installiere dir einfach einen praktischen Task-Manager oder nutze einen Cloud-Dienst wie Goalton, Remember the Milk, Asana oder Todoist.

Wir stimmen dem Autor von GTD absolut zu, dass eine Person, die nach hoher persönlicher Produktivität strebt, die volle Kontrolle über das Workflow-Management übernehmen sollte. Dieser Prozess besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Aktionen - Sammeln und Verarbeiten von Daten, bequeme Organisation der gesammelten Informationen zu Projekten, die Möglichkeit, regelmäßige Überprüfungen vorzunehmen und Entscheidungen über die Notwendigkeit bestimmter Aktionen zu treffen. Etwas später werden wir auf diesen Prozess zurückkommen, aber jetzt werden wir ihn mit einem visuellen Diagramm veranschaulichen.

Planungspraxis

Nachdem Sie alles, was sich darin angesammelt hat, aus Ihrem Kopf entladen haben, müssen Sie es in Stapel sortieren. Daher basiert Allens zweites Postulat zur Planung Ihrer Zeit auf dem sogenannten Sechs-Ebenen-Modell der Überprüfung Ihrer Arbeit. Tatsächlich sagt der Autor von GTD, dass eine Person in der Lage sein sollte, ihre Angelegenheiten aus der Vogelperspektive zu betrachten. Dazu schlägt er vor, 6 Ebenen der Blickperspektive zu unterscheiden:

• Aktuelle Angelegenheiten
• Laufende Projekte
• Umfang der Aufgaben
• Die nächsten 1-2 Jahre
• Fünf-Jahres-Perspektive
• Dein Leben als Ganzes

Die GTD-Methodik empfiehlt, jede Ebene in einer bestimmten Häufigkeit zu überprüfen, um Ihre Aufgaben besser zu priorisieren. Und obwohl wir diesen Ansatz für etwas vereinfacht halten, stimmen wir dieser Aussage doch eher zu. Die vielleicht wichtigste Empfehlung der Goalton.com-Methodiker in dieser Hinsicht lautet: Stellen Sie diese Liste auf den Kopf und beginnen Sie, Ihre Angelegenheiten genau zu planen, indem Sie sich Lebensziele setzen im Allgemeinen. Ist es schwer? Und wie! Aber gerade eine solche Fragestellung gibt Ihnen den Anstoß zu einer radikalen Veränderung des Vektors Ihrer eigenen Entwicklung. Denn wenn Sie jeden Tag hartnäckig das Gleiche tun, warum sollte sich Ihr Ergebnis dann ändern?

Ein bisschen über Ziele

Betrachten Sie sich selbst und versuchen Sie, ein paar Fragen ehrlich zu beantworten – sind Sie mit Ihrem Leben zufrieden? Ist seine Qualität hoch genug? Sind Sie am Ende des Arbeitstages müde oder haben Sie im Gegenteil zusätzliche Energie? Möchten Sie das auch in 10 Jahren tun? Wie sieht für dich das Leben eines idealen Menschen aus?

Dies ist sicherlich eine philosophischere Sicht auf Ihr Leben und erfordert eine gesunde und unvoreingenommene Einstellung, aber dies ist Ihr Leben und um am Ende des Weges Freude zu erleben, müssen Sie sich unbedingt die richtigen Richtlinien setzen. Unter solchen Richtlinien verstehen wir die Definition bestimmter Eigenschaften, die Sie haben sollten. Genauer gesagt, nicht nur „du“, sondern „das beste du“. Sobald Sie erkennen das Konzept „Besser sein“, werden Sie sofort verstehen, dass Sie ohne besondere Maßnahmen nicht besser werden können.

Labels und Kontexte in der Praxis

Aber zurück zu den Ideen von David Allen. Sieht das obige wie GTD aus? Leider nur teilweise. Wir glauben, dass die Getting-Things-Done-Methodik eher reaktiv ist, während der von uns vorgeschlagene Planungsansatz korrekter als proaktiv angesehen wird. Was ist der Unterschied?

Tatsache ist, dass der reaktive Ansatz, wie der Name schon sagt, eine Reaktion auf bestimmte Ereignisse ist. Insbesondere fördert die GTD-Methode sehr aktiv die Verwendung sogenannter „Kontexte“, also der Bedingungen, unter denen Sie bestimmte Aktionen ausführen. Es gibt viele Arten von Software auf der Welt, die unter Kontextüberlastung leiden.

Was ist Kontext? Dies sind einige Etiketten, mit denen Sie bestimmte Aufgaben markieren. Tatsächlich sprechen wir über eine Methode zum Gruppieren von Aufgaben auf einer bestimmten Basis. Lassen Sie es uns an einem einfachen Beispiel erklären – Sie markieren einige Aufgaben mit dem Label (Kontext) „John“ und wenn Sie John treffen, besprechen Sie diese Aufgaben mit ihm. Es sieht äußerst bequem aus, denn jetzt werden Sie definitiv nicht vergessen, ihm eine Ihrer Fragen zu stellen. Auf ähnliche Weise können Sie Aufgaben mit dem Kontext eines geografischen Standorts markieren, z. B. „Hauptsitz“, und bestimmte Aufgaben erledigen, wenn Sie sich an einem Ort namens „Zentrale“ befinden.

Eine Beispielimplementierung der GTD-Methodik bei Goalton.com

Sie können je nach Verfügbarkeit auch eine separate Gruppierung von Fällen erstellen Menge an Freizeit. Im obigen Screenshot sehen Sie beispielsweise To-Do-Listen, die nach ihrer Dauer aufgeschlüsselt sind:

• Geschäft für 5 Minuten
• Geschäft für eine halbe Stunde
• Geschäft für 1 Stunde
• Geschäft für 3 Stunden

Wenn Sie nun eine halbe Stunde Freizeit haben, müssen Sie sich nach der GTD-Methode nur den entsprechenden Abschnitt „eine halbe Stunde“ ansehen und dort eine Sache auswählen, die Sie übernehmen werden. Sie können beispielsweise die Folien in Ihrer Präsentation überprüfen.

Im Allgemeinen ist die Methode von D. Allen äußerst einfach und hat daher Tausende von Fans in allen Teilen der Welt. Zuerst legen Sie alle Fälle in den Posteingang (INBOX) und verteilen diese Fälle dann regelmäßig entweder nach Standortkontexten oder nach Personenkontexten oder nach zeitlicher Verfügbarkeit. In separaten Ordnern legen Sie nur Referenzmaterialien oder nützliche Links ab, die Ihnen in den Sinn kommen. In Zukunft können Sie jederzeit zu ihnen zurückkehren, um zu entscheiden, ob etwas mit ihnen zu tun ist. Wenn Sie einem Kollegen eine Aufgabe zugewiesen haben, dann übertragen Sie diese einfach in den Ordner „Delegiert“.

Wie Sie sehen können, ist die Anwendung der GTD-Methode beispielsweise mit Goalton.com unglaublich einfach! Und unter Berücksichtigung der Tatsache, dass das System über eine Reihe von Verzeichnissen verfügt, wie z. B. das Adressbuch Ihrer Kontakte und einen integrierten Kalender, wird es sehr einfach und bequem, Ihre Angelegenheiten zu verwalten.

Lassen Sie uns über die Nachteile von GTD sprechen

Die vorgeschlagene Methode ist einfach anzuwenden und liefert vom ersten Tag ihrer Anwendung an wirklich hervorragende Ergebnisse. Aber kritisieren wir es ein wenig, um objektiv zu sein und eine größere Effizienz in der Arbeit zu erreichen.

Wenn Sie also ein sehr schlecht organisierter Mensch sind, dem alles aus den Händen fällt, Sie für nichts Zeit haben und immer vergessen, etwas Wichtiges zu tun, dann ist die Methode sicherlich gut. Er wird Ihre Angelegenheiten wirklich in Ordnung bringen und die Ergebnisse werden ziemlich bald sichtbar sein. Denken Sie jedoch daran, dass dies eine reaktive Methode ist, dh Sie reagieren auf externe Ereignisse.

BEIM proaktiv In den Methoden, die das Team von Goalton.com verfolgt, steht nicht der Kontext im Mittelpunkt, sondern Ihre Ziele (engl. Goal - Ziel), unabhängig davon, ob diese Ziele persönlicher oder beruflicher Natur sind. Mit anderen Worten, wir glauben, dass Sie, wenn Sie ein wichtiges Ziel identifiziert und ihm eine erhöhte Priorität zugewiesen haben, Aufgaben aus Ihrer Liste nehmen und sie unabhängig von geeigneten äußeren Bedingungen, aber ausgehend von ihrer Priorität, erledigen sollten.

Für das obige Beispiel bedeutet dies, dass Sie John selbst (initiativ) anrufen können, ohne warten zu müssen, bis Sie ihn zufällig treffen. Gleichzeitig müssen Sie mit ihm nicht alle Fälle besprechen, die mit „John“ gekennzeichnet sind, sondern besprechen Sie nur die wichtige Angelegenheit, die Sie jetzt vorrangig haben, und konzentrieren Sie sich ausschließlich darauf. Ähnlich verhält es sich mit der „Zentrale“ – warum auf den richtigen Kontext warten? Wenn Sie eine wichtige Aufgabe haben, die zum gewünschten Ziel führt, dann gehen Sie zur Zentrale und lösen Sie Ihre Probleme, ohne Zeit zu verschwenden. Dies ist der Unterschied zwischen reaktiven und proaktiven Ansätzen. Die gesamte Ideologie des Goalton-Systems ordnet sich dem Primat der Goals unter, und wir sind der Meinung, dass die Gruppierung von Aufgaben genau nach gestalterischen und zeitlichen Kriterien erfolgen sollte und nicht nach Labels und bedingten Zusammenhängen.

„Etiketten sind der Feind des strukturellen Denkens. Der Schaden von Tags liegt in ihrer leichten Zugänglichkeit und äußerlichen Harmlosigkeit. Oft machen sie sich gut im Tagebuch und haben verschiedene schöne Farben. Sie sind einfach zu bedienen und Sie können alles mit ihnen markieren. Warum lieben Menschen Etiketten? Denn wenn es keine Etiketten im System gibt, dann muss man nachdenken. Überlegen Sie, wo Sie diese oder jene Aufgabe zuordnen, überlegen Sie, wie Sie diese Aufgabe in die Gesamtkette der Aktionen einbauen können. Denken Sie darüber nach, wie zeitnah oder angemessen die Umsetzung dieser Aktion sein wird und ob es sich überhaupt um eine Aktion oder nur um einen Gedanken handelt. Ohne Etiketten müssen Sie viel nachdenken und Ihre Ideen oft in etwas Praktischeres umwandeln oder ganz aufgeben. Aber ist das nicht Ihr Ziel? Tags sind eine schlechte Angewohnheit. Versuchen Sie, sie abzulehnen - zuerst werden Sie sich unwohl fühlen, aber dann werden Sie das Ergebnis sehen.

Offensichtlich war David Allen selbst klar, dass die von ihm vorgeschlagene Methode zwar gut, aber nicht perfekt war. Deshalb widmete er einen Teil seines wunderbaren Buches „atypischen Fällen“, die tieferes Nachdenken und Nachdenken erfordern. Dadurch wurde seine Methodik neben der horizontalen Planungsmethode um eine vertikale ergänzt, in die er aus unserer Sicht äußerst wichtige Aspekte einbezog, wie zum Beispiel:

• Bestimmung von Zielen
• Erstellen einer Vision
• Brainstorming
• Definition spezifischer Aktionen

Auf der Grundlage seiner vorgeschlagenen Klassifizierung und Methoden zum Speichern von Informationen erleichterte Allen diesen Prozess erheblich, obwohl er ihn etwas verwirrt darstellte. Die Grundlage der Verwirrung ist das Fehlen klarer Algorithmen und die gleiche berüchtigte Verwendung von Kontexten, die der Autor nie aufgegeben hat, weil er glaubt, dass sie es ermöglichen, „sich eine Vorstellung von den nächsten spezifischen Aktionen zu machen und die richtigen Erinnerungen zur richtigen Zeit zu erhalten und an der richtigen Stelle.“ Nun, lasst uns ihn dafür nicht zu hart verurteilen. Letztendlich unterscheiden sich alle Menschen in ihrem Psychotyp und ihren Persönlichkeitsmerkmalen leicht voneinander. Wahrscheinlich ist es für manche Menschen der reaktive Ansatz, Geschäfte zu machen, der besser passt.

Zum Abschluss unserer Überprüfung der Getting Done-Methodik möchte ich noch auf einen positiven Punkt aufmerksam machen. Der Autor der Methode leistete vielleicht den wertvollsten Beitrag zur Entwicklung der persönlichen Produktivität, indem er ein ziemlich einfaches und gut strukturiertes Schema zur Verarbeitung eingehender Informationen vorschlug. Wie aus der Abbildung ersichtlich, beschreibt dieses Schema eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was mit eingehenden Informationen zu tun ist, um Ihr Gehirn davon zu entlasten, sich daran zu erinnern.

David Allens How to Get Things Done

Unsere Experten stimmen diesem Schema weitgehend zu und halten es für ein hervorragendes Werkzeug für Menschen, die großartige Ergebnisse erzielen möchten. Wir halten es jedoch für unsere Pflicht, Sie zu warnen, dass das Schema einen sehr wichtigen Fehler enthält, dem das Team von Goalton.com entschieden widerspricht. Tatsache ist, dass das Schema einen logischen Zweig hat, der die Notwendigkeit impliziert, kleinen Aufgaben Vorrang einzuräumen. "Es dauert weniger als 2 Minuten? - gleich machen" - das ist das Motto von GTD. Wir verstehen, was Allen vorhatte, als er dieses Element einführte – er wollte die Menschen vor den kleinen Aufgaben bewahren, die sich manchmal lästig in Ihrem Gehirn drehen. Allerdings könnte hier auch eine große Bombe liegen.

In unserem Artikel über das Eine-Ding-Prinzip haben wir einige Detailthemen im Zusammenhang mit Konzentration, Fokus und Willenskraft behandelt. Es ist die Willenskraft, die uns erlaubt, das Gewählte zu tun, und uns davon abhält, zu versuchen, zu etwas anderem zu wechseln. Aber inTagsüber ist sowohl die Willenskraft als auch Ihre mentale Energie erschöpft. Macht es also Sinn, sie für kleine Zwei-Minuten-Fälle auszugeben? Wir denken nicht. Beginnen Sie Ihren Tag auf keinen Fall mit dem Aufräumen der Kleinigkeiten – beginnen Sie den Arbeitstag immer mit der Hauptaufgabe!

Tatsache ist, dass es neben der grundsätzlichen Festlegung, was Sie tun sollen, auch sehr wichtig ist, WIE genau Sie an der Aufgabe arbeiten werden. Die meisten wissenschaftlichen Untersuchungen sagen eindeutig, dass der größte Feind des Menschen seiner ist Unfähigkeit, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Übrigens, für diejenigen, die sich für diesen speziellen Aspekt interessieren, empfehlen wir die Lektüre über Tomatentechniken. Wir glauben aufrichtig, dass die Fähigkeit (und die erworbene Fähigkeit, Gewohnheit), eine bestimmte Zeit lang an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, ohne durch etwas anderes abgelenkt zu werden, entscheidend für den Erfolg ist. Wenn Sie jedoch die GTD-Anweisung berücksichtigen, dass Sie zuerst kurze Aufgaben erledigen sollen, laufen Sie Gefahr, den ganzen Tag nur diese kurzen Aufgaben zu erledigen.

Man könnte fragen: Was ist daran falsch? Erstens kann das, was Ihnen zunächst kurz erschien, tatsächlich eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen. Zweitens müssen wichtige Aufgaben (also solche, die aufgrund ihres Wertes eine hohe Priorität haben) zuerst erledigt werden, und nicht kurze. Drittens ist die Energiereserve eines jeden Menschen begrenzt, was bedeutet, dass Sie mit zehn kurzen Aufgaben Ihre ganze Kraft und Inspiration darauf verwenden können. Und vergessen Sie nicht, dass das Wechseln zwischen Aufgaben auch ein energieraubender Teil der Arbeit Ihres Gehirns ist. Wir haben in einem früheren Artikel ausführlich über die Kosten für das Wechseln zwischen Aufgaben und die Gefahren des Multitasking gesprochen.

Unsere Ergebnisse

Getting Things Done ist eine von David Allen begründete und in seinem gleichnamigen Buch beschriebene Zeitmanagementtechnik.

Die Hauptidee der Methode besteht darin, dass eine Person ihren Kopf von unnötigen Routineinformationen entlasten muss, indem sie sie auf ein externes Medium überträgt, sei es Papierablagen, ein Tagebuch oder.

David bietet einige Algorithmen an, mit denen eine große Menge an Informationen effizient verarbeitet werden kann, um Ihre Zeit zu organisieren.

Nach der GTD-Methode ist es besser, mit eingehenden Informationen in mehreren Stufen zu arbeiten:

2. Verarbeitung.

3. Organisation.

5. Aktionen.

Lassen Sie uns näher auf diese Phasen eingehen.

Sammlung

Die Hauptidee ist, dass jede Aufgabe, Idee, Information usw. Sie müssen es auf einem Medium fixieren: auf Papier, per Post, in einem Laptop oder einem Taschencomputer. Vielleicht verwenden Sie verschiedene Tools, um verschiedene eingehende Informationen aufzuzeichnen. Es ist nicht der Punkt. Die Hauptideen sind die folgenden:

Sie werden nichts vergessen

Sie werden Ihren Kopf von einer großen Menge an Routineinformationen entlasten.

Auf Papier geschriebene Informationen können je nach Sammelwerkzeug in Ablagen, Dateien oder E-Mails in bestimmten Ordnern usw. gesammelt werden.

Damit dieses Schema funktioniert, müssen die Eingabekörbe zu einem gewissen Zeitpunkt verarbeitet werden, beispielsweise einmal pro Woche. Bei der Verarbeitung von Trays werden diese tatsächlich geleert.

Beispielsweise können Sie alle Aufgaben, Ideen, Notizen im Bereich „Aufgaben“ des Online-Organizers mit einem Klick erfassen.

Organisation

Die Verarbeitung der gesammelten Informationen (Warenkorb, Tray, Inbox-Container) erfolgt streng nach folgendem Algorithmus:

Wir nehmen das nächste oberste Element des Warenkorbs „Posteingang“.

Wenn ein Element eine Aktion erfordert und es dauert ein wenig Zeit (bis zu 5 Minuten), dann führen wir es sofort aus.

Wenn die Aufgabe viel Zeit erfordert, dann delegieren wir sie oder verschieben sie.

Wenn der Warenkorbeintrag „Posteingang“ keine Aktion erfordert, dann verwerfen wir diesen Eintrag, legen ihn in die Ablage (Liste) „Irgendwann vielleicht“ oder belassen diesen Eintrag irgendwo im Archiv als Referenzinformation.

Um die Arbeit an den Aufgaben zu organisieren, die weitere Maßnahmen erfordern, schlägt David Allen vor, solche Aufgaben in mehrere Listen aufzuteilen:

Die folgenden Aktionen

Sie sollten eine Liste mit weiteren spezifischen Maßnahmen haben, die Sie ergreifen können. Nur in diesem Fall können Sie so effizient wie möglich arbeiten und eine große Anzahl von Fällen „schleifen“.

Im TimeMaster Online-Organizer wird eine ähnliche Liste durch eine Todo-Liste dargestellt.

Projekte

Aufgaben, die mehr als eine Aktion erfordern, um ihre Ziele zu erreichen, sind im Wesentlichen Projekte. Um sich beispielsweise auf eine Präsentation vorzubereiten, müssen Sie die Organisatoren anrufen, die Rechnung für den Raum bezahlen usw. Für jedes Projekt muss eine Folgemaßnahme festgelegt werden.

Mit dem TimeMaster Online-Organizer können Sie Aufgaben in Sekundenschnelle in Teilaufgaben aufteilen.

aufgeschoben

Wenn die Aufgabe delegiert wurde oder aus irgendeinem Grund etwas später erledigt werden kann, sollten solche Aufgaben in eine separate Liste aufgenommen werden.

Der TimeMaster Online-Organizer verfügt über Kontakte, mit denen Sie Ihre Aufgabenlisten verwalten können.

Einestages vielleicht

Es gibt Aufgaben, die im Moment nicht relevant sind, es ist nicht klar, ob sie in Zukunft relevant sein werden, aber es gibt eine solche Möglichkeit. Solche Aufgaben werden in einer separaten Liste platziert.

Im TimeMaster Online-Organizer organisieren Sie solche Listen sekundenschnell über Kontexte.

David Allen empfiehlt, sich von der klassischen starren Tagesplanung zu verabschieden, bei der der ganze Tag minutengenau durchgeplant wird. Eine solche Planung ist selten praktikabel, da Sie jederzeit abgelenkt werden können und sich Pläne ändern können.

David glaubt, dass Aufgaben in harte und flexible unterteilt werden.

Flexible Aufgaben Gehen Sie in eine einfache Liste. Dies sind Aufgaben, die jederzeit erledigt werden können, sodass sie der Reihe nach erledigt werden können. Die meisten Aufgaben einer durchschnittlichen Person fallen in diese Kategorie.

Harte Aufgaben- das sind Aufgaben, die an eine bestimmte Zeit gebunden sind. Beispiel: Besprechung, Konferenz, geplanter Anruf, Aufgabe läuft bald ab.

Es ist sinnvoll, nur schwierige Aufgaben im Kalender zu belassen. Zu Beginn des Tages überprüfen Sie Ihre Kalenderliste und To-Do-Liste. Am bequemsten ist es, wenn sich die Aufgabenliste und der Kalender auf derselben Seite befinden. So lässt es sich einfacher planen. Wenn zu Beginn des Tages keine harten Aufgaben geplant sind, können Sie flexible Aufgaben der Reihe nach erledigen: Je nach Verfügbarkeit von Zeit, Energie und Ressourcen erledigen Sie Aufgaben von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität. Sobald es Zeit für die schwierige Aufgabe ist, brechen Sie ab, erledigen die schwierige Aufgabe und machen dann wieder die Aufgaben auf der Liste. Dies ist die flexibelste, einfachste und bequemste Art der Planung bei einer großen Anzahl von Fällen.

David erwähnt in seinem Buch auch die Top-Down-Planung. Er verwendet die Analogie zur Überprüfung von Zielen, Projekten und Aufgaben „aus der Luft“:

1. aktuelle Angelegenheiten;

2. laufende Projekte;

3. Aufgabenstellung;

4. kommende Jahre (1-2 Jahre);

5. Fünfjahresperspektive (3-5 Jahre);

Wie David jedoch selbst zugibt, liegt der Schwerpunkt in seinem Buch auf der Beschreibung von Methoden zur Bearbeitung aktueller Angelegenheiten und Projekte, und der strategischen Planung sollten separate Bücher gewidmet werden. Übrigens hat Steve Covey, ein nicht minder berühmter Weltexperte auf dem Gebiet des Zeitmanagements, die Methoden der strategischen Planung beschrieben. Dies wird im Artikel über strategische Planung diskutiert.

Sie können mehr über die GTD-Methodik in David Allens gleichnamigem Buch „Getting Things Done“ lesen oder in unserem Videokurs lernen, wie Sie diese und andere Methoden mithilfe eines Online-Organizers und anderer Tools in die Praxis umsetzen.

Warum ist es schwer alles im Kopf zu behalten

Unser Kurzzeitgedächtnis ist wie der Arbeitsspeicher eines Computers – es wird benötigt, um mit aktuellen Aufgaben zu arbeiten, und sein Volumen ist extrem klein. Gleichzeitig können wir im Durchschnitt mit nur 1–3 verarbeiten und überhaupt gut arbeiten. Gleichzeitig wächst die Menge an Informationen, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen, ständig. Wie David Allen, Autor von Getting Things in Order, sagt: „Dein Verstand ist dazu da, Ideen zu erschaffen, nicht sie zu speichern.“ Und das ist eines der Ziele seines Ansatzes.

Über interne Verpflichtungen

Laut dem Autor sind die Hauptquelle von Stress und negativen Emotionen ungelöste oder verletzte Verpflichtungen gegenüber sich selbst oder anderen (Allen nennt sie im Original Open Loops). Deprimierende Gedanken sind noch schwerer zu ertragen, als sich der Menge an Arbeit bewusst zu sein, die wir zu erledigen haben. Sie können mehr über die Beziehung zwischen kognitiven Funktionen, Planung und unerledigten Aufgaben erfahren und.

„Jede „sollte, könnte oder sollte“-Verpflichtung, die nur im Kopf besteht, erzeugt eine irrationale Spannung, die nicht abgeschüttelt werden kann, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.“

Allen glaubt auch, dass geistige Arbeit im Gegensatz zu körperlicher Arbeit keine klaren Grenzen hat. Und es ist nicht einmal so, dass Sie nach einem anstrengenden Tag im Büro immer noch an die Arbeit zu Hause denken. Für Allen gibt es überhaupt keinen Unterschied zwischen Arbeit und Freizeit. Arbeit ist nach seiner Logik alles, wozu wir uns bemühen, den aktuellen Stand der Dinge zu bringen. Die Hauptsache ist, die Ergebnisse klar zu verdeutlichen und die Schritte zu ihrer Lösung festzulegen, bevor Sie sich diese Ziele setzen.

Wie man lernt, klarer zu denken

Zunächst ist es wichtig, sich mit internen Verpflichtungen auseinanderzusetzen. Die Philosophie von Getting Things Done (im Folgenden als GTD bezeichnet) impliziert, dass der gesamte Prozess der Arbeitsverwaltung auf drei einfache Prinzipien herunterläuft.

Zuerst müssen Sie Ihren Kopf frei bekommen – sammeln Sie alle unerledigten Gedanken und Aufgaben in einem externen System, dem Sie vertrauen.

Dann müssen Sie sie klären - entscheiden Sie, was mit diesen Informationen geschehen soll.

Tu es.

Fünf Schritte zur Klärung komplexer Probleme

1. Sammlung

Sammeln Sie alle offenen Fragen (sowohl persönlich als auch beruflich), unerledigte Angelegenheiten (im Original das umfangreiche und vage Wortzeug, in der Übersetzung - „unvollständig“) und andere Informationen, die Sie einfach interessieren. Senden Sie alles an den Posteingang – einen sicheren externen Speicher, der entweder physisch (Notizbücher, Ordner) oder digital sein kann (jede Aufgabenverwaltungsanwendung enthält beispielsweise standardmäßig einen Posteingangsordner oder – letzterer wurde vollständig auf Basis von GTD entwickelt) . Fügen Sie dazu Ihre E-Mails und Instant Messenger hinzu - standardmäßig Ihr "Posteingang".

Indem Sie Informationen über unerledigte Geschäfte auf dem Träger speichern, haben Sie den Kopf frei. Die Hauptsache ist, nicht zu viele Listen zu erstellen und diese regelmäßig zu aktualisieren und zu bearbeiten.

Sobald Sie bei einer Aufgabe „sollten“, „sollten“, „sollten“, denken, fällt diese Aufgabe in die Kategorie „unerledigt“.

2. Verarbeitung

Normalerweise erreichen uns die Informationen im Laufe des Tages, aber es ist bequemer, wenn jemand sie morgens bearbeitet, abends eine Bewertung abgibt und so weiter. Allen empfiehlt generell, diese Schritte zeitlich zu trennen. Der Prozess der Informationsverarbeitung selbst besteht aus sequentiellen Antworten auf Fragen.

"Was ist das?" (Bestimmung der Art der Informationen - Aufgaben, Notizen oder Ideen).

„Muss jetzt gehandelt werden?“ Einige der Informationen sind überhaupt nicht für die Arbeit gedacht, es lohnt sich einfach, sie wegzuwerfen. Der andere Teil muss in das System eingebracht werden, um das Bewusstsein davon zu befreien.

Wenn keine Aktion erforderlich ist und die Informationen nicht benötigt werden, entfernen wir sie einfach.

Wenn keine Aktion erforderlich ist, aber die Informationen benötigt werden, verschieben wir sie, um später darauf zurückzukommen. Dazu schlägt GTD vor, einen „Irgendwann/Vielleicht“-Ordner zu erstellen, in den alle Pläne für die Zukunft gesendet werden – von Listen mit Büchern, Filmen und Reisezielen bis hin zu einer Liste möglicher Arbeits- und Familienprojekte.

Eine weitere Option: Wir speichern die Informationen als Referenz – für unsere weiteren Aktionen und Projekte. Dafür eignen sich sowohl altbekannte Optionen wie Dropbox und Google Drive, als auch neue Tools wie Notebook.

Wenn Handlungsbedarf besteht, lautet die Kernfrage: „Wie geht es weiter?“ Sie machen es entweder sofort, wenn es nicht länger als 2 Minuten dauert (5 oder vielleicht 10 - es liegt an Ihnen), oder delegieren es an eine geeignetere Person und setzen es auf die "Warteliste".

Wenn Sie einer Aktion ein genaues Datum zuweisen müssen, senden Sie es an den "Kalender" (Google Kalender, Apple Kalender, Microsoft Outlook sind die offensichtlichsten). Aktionen ohne Frist gehen in die Liste "Nächste Aktionen", die im Wesentlichen eine Liste von Aufgaben in Ihrem Task-Manager oder Notizblock ist.

Was ist die nächste Aktion? Dies ist die Hauptfrage zu allen Informationen, die Sie gesammelt haben. Wenn Sie es richtig beantworten, gibt es etwas zu organisieren. "Nächste Aktion" ist die nächste spezifische physische Aktion, die zu unternehmen ist, um zur Vollendung einer bestimmten Aufgabe zu gelangen.

3. Organisation

Als Ergebnis der Verarbeitung werden mehrere Speicherkategorien erhalten, die Ihr System bilden.

Listen aktiver Aktionen: ein Kalender (für Aktionen mit einer genauen Frist) und eine Liste von Aufgaben - im Aufgabenmanager / Notizblock.

Eine Liste von Projekten – Aufgaben, die mehr als eine Aktion erfordern (die meisten Aufgabenmanager haben mehrere Aufgabenebenen, die die Ebene von Projekten enthalten, aber nur eine Liste – ein Index von Projekten wird helfen) und Referenzmaterialien für sie – in jeder bequemen und zugänglichen Aufbewahrung.

Die „Warteliste“-Liste ist für Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, nicht Ihre Teilnahme. Neben dem Setzen von Erinnerungen für Aufgaben, die irgendwann in der Zukunft relevant werden, ist die Erinnerungsfunktion auch in den meisten Aufgaben-Apps verfügbar.

"Irgendwann/Vielleicht"-Liste - für Aufgaben, die in Zukunft relevant werden könnten: im Wesentlichen eine Liste mit allem, was Sie gerne tun würden, es aber jetzt nicht tun.

4. Übersicht

Nach dem Sammeln, Verarbeiten und Organisieren haben Sie fertige Aktionsalgorithmen in den für Sie relevanten Bereichen. Um das System aktuell zu halten, muss es von Zeit zu Zeit überprüft werden – in erster Linie der „Kalender“ und die „To Do List“, sowie die „Project List“, „Waiting List“ und „Possible To Do List“. Die wöchentliche Überprüfung aller Pläne und Listen gibt Ihnen ein Gefühl für das große Ganze und einen klaren Kopf, damit Sie nichts verpassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

5. Ausführung

Beim Workflow-Management ist es wichtig, Aufgaben richtig zu priorisieren. Um herauszufinden, was zu tun ist und wann es zu tun ist, rät Allen, sich an drei Verhaltensweisen zu halten.

Weisen Sie Aufgaben bestimmte Kriterien zu: Kontext (z. B. nach Ort: Zuhause, Büro, Geschäft; oder Art der Arbeit: Anrufe, Meetings – und so weiter); verfügbare Zeit; verfügbare Energie; Ihre persönlichen Prioritäten.

Der Begriff „Arbeit“ bedeutet normalerweise eines von drei Dingen: Sie tun, was Sie geplant haben, oder Sie planen Arbeit oder führen Aufgaben aus, wenn sie anfallen. Wenn Sie irgendwann nicht weiterkommen, versuchen Sie zu bewerten, was genau Sie gerade tun und was es wert ist, getan zu werden.

Es lohnt sich, mit der Arbeit von unten nach oben zu beginnen und sich von niederen Zielen zu höheren zu bewegen. Kümmern Sie sich zuerst um aktuelle Angelegenheiten, dann um Verantwortungs- und Aufmerksamkeitsbereiche (Familie, Arbeit, Gesundheit, Freunde). Jetzt können Sie Pläne für 1-3 Jahre im Voraus, danach annehmen - für eine Perspektive von 5 oder mehr Jahren. Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Mission und Prinzipien zu bewerten. So wird es Ihnen Schritt für Schritt leichter fallen, all Ihre Angelegenheiten zu klären.