Erfolgreiche Menschen unterscheiden sich von erfolglosen Menschen in einer wertvollen Eigenschaft – ihrer Fähigkeit. Kompetente und effektive Unternehmensplanung kann die kühnsten und mutigsten realisieren. Die Fähigkeit, den erstellten Aktionsplan zu planen und zu befolgen, setzt Zielstrebigkeit und Organisation voraus. Eine Reihe all dieser Eigenschaften ist charakteristisch für erfolgreiche Geschäftsleute, die alles erreichen.

Wenn Sie Ihr Potenzial ausschöpfen wollen, achten Sie darauf. Viele Geschäftsleute greifen auf ihre Hilfe zurück, denn ohne elementare Planung ist es unmöglich, ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen. Eine der nützlichsten und wertvollsten Zeitmanagementtechniken ist das Eisenhower-Prinzip.

Der aus Texas stammende Dwight D. Eisenhower führte ein interessantes Leben, das seine Spuren in der Geschichte der Vereinigten Staaten hinterlassen hat. Die kreative Natur hat es geschafft, einen sehr umstrittenen Lebensweg zu überwinden. Trotz aller Begabungen zum Künstler absolvierte er die Militärakademie und stieg in den Rang eines Generals auf. Aber in der Welt ist er als der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika bekannt. Er war der Autor des berühmten Eisenhower-Prinzips im Zeitmanagement.

Wissen, wie man Prioritäten setzt

Der Grundsatz bedeutet, dass alle Fälle und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit aufgeteilt werden sollten. Als Bezugspunkt gilt eine vitale Haltung, also das, wofür das alles überhaupt getan wird. Das Eisenhower-Prinzip gliedert sich in vier Komponenten:

1 . Wichtig - dringende Angelegenheiten.

2 . Wichtig - nicht dringende Dinge.

3 . Dringend - unwichtige Dinge.

4 . Nicht dringend - unwichtige Dinge.

Anhand der Klassifizierungsliste können Sie mit der Planung beginnen. Das Wichtigste bei der Einhaltung des Prinzips ist die Fähigkeit, den Unterschied zwischen wichtigen und unwichtigen Angelegenheiten, dringenden und nicht dringenden Angelegenheiten zu verstehen. Der Grad der Wichtigkeit wird anhand des gesetzten globalen Ziels bestimmt. Beispielsweise ist die Aufgabe von Absatz 1 von größter Bedeutung, da ihr Scheitern zum Zusammenbruch des globalen Ziels führen wird. Zuerst müssen Sie über die Dinge nachdenken, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Wenn Sie sehen, dass die vorgeschriebene Aufgabe in der Liste nicht mit dem Gesamtziel zusammenhängt, gehört sie zu Punkt 4. Sie können sie in den Papierkorb werfen und vergessen. Die Dekodierung des Eisenhower-Prinzips ist wie folgt:

1. Die ersten Punkte auf der Liste des Plans sind Fällen gewidmet, die in direktem Zusammenhang mit dem globalen Ziel stehen. Sie müssen dringend umgesetzt werden, da jede Verzögerung die Organisation erheblich zurückwerfen oder zum Zusammenbruch führen kann.

2. Der zweite Absatz bezieht sich auf Fälle im Zusammenhang mit wichtigen Verhandlungen, Treffen, Kontaktaufnahme. Dies sind Aufgaben, die sich auf ein gemeinsames Ziel beziehen, sie helfen bei der Entwicklung des Unternehmens und bringen es voran. Ihre Umsetzung ist jedoch nicht dringend.

3. Die Aufgaben des dritten Absatzes beziehen sich nicht auf die Erreichung des Gesamtziels. Solche Fälle sind dringend, aber nicht wichtig. Ein kompetenter Leader wird sie seinem Team anvertrauen. Aufgaben dieser Kategorie erfordern in der Regel kein Eingreifen von Vorgesetzten. Delegieren und erledigen Sie wichtige Aufgaben.

4. Dieser Absatz umfasst Aufgaben, die in keinem Zusammenhang mit dem Ziel stehen. Außerdem sind sie nicht dringend und haben keinen nützlichen Koeffizienten. Dazu können Angelegenheiten im Zusammenhang mit Unterhaltung, Freizeit usw. gehören.

Die erfolgreiche Einführung des Eisenhower-Prinzips in die Arbeit wird helfen, die Ziele und Ziele schnell und effektiv zu erreichen. Natürlich wird es einige Zeit dauern, das Prinzip zu entwickeln und umzusetzen. Aber wenn alles besser wird und ins Stocken gerät, werden die Ergebnisse die Erwartungen übertreffen. Die aufgewendete Zeit wird sich schnell auszahlen, es bleibt nur noch, die Früchte in Form eines weiteren Erfolgs zu ernten!

Anstatt Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben, verschwenden wir unsere Energie oft mit dringenden, aber weniger wichtigen Dingen.

Es kommt selten vor, dass eine wichtige Aufgabe heute oder in dieser Woche erledigt werden muss, während eine dringende Aufgabe normalerweise sofort erledigt werden soll.

Frag dich selbst:

Bin ich es gewohnt, von einer dringenden Aufgabe zur nächsten zu „eilen“?

Bleiben dadurch wirklich wichtige Aufgaben unerfüllt?

Die vom amerikanischen General Dwight Eisenhower vorgeschlagene Regel ist ein einfaches Hilfsmittel, insbesondere für die Fälle, in denen schnell entschieden werden muss, welcher Aufgabe der Vorzug gegeben werden soll. Danach werden Prioritäten nach Kriterien wie Dringlichkeit und Wichtigkeit des Falls festgelegt.

Je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe gibt es vier Möglichkeiten, diese zu bewerten und (schlussendlich) zu erledigen:

1. Dringende/wichtige Angelegenheiten.

Sie sollten sofort angenommen und selbst durchgeführt werden.

2. Dringende/weniger wichtige Dinge.

Hier besteht die Gefahr, der „Tyrannei“ der Eile zu verfallen und sich in der Folge ganz der Lösung einer bestimmten Aufgabe zu ergeben, weil sie dringend ist. Wenn es aber nicht so wichtig ist, dann sollte es auf jeden Fall delegiert werden, da für seine Umsetzung keine besonderen Eigenschaften erforderlich sind.

3. Weniger dringende/wichtige Aufgaben.

Sie müssen nicht dringend erledigt werden, sie können in der Regel warten. Schwierigkeiten hier werden früher oder später zu dringenden und müssen schnellstmöglich von Ihnen persönlich gelöst werden.

Daher empfehlen wir Ihnen: Überprüfen Sie den Wichtigkeitsgrad und versuchen Sie Aufgaben dieser Art ganz oder teilweise Ihren Mitarbeitern anzuvertrauen. Neben der Tatsache, dass Sie selbst abladen, können Sie dazu beitragen, die Arbeitsmotivation und die Qualifikation Ihrer Untergebenen zu steigern, indem Sie ihnen verantwortungsvolle Aufgaben übertragen.

4. weniger dringende/weniger wichtige Aufgaben.

Sehr oft landen Koffer dieser Kategorie auf einem Schreibtisch, der bereits mit Papieren übersät ist. Wenn Sie plötzlich anfangen, diese Dinge zu tun und die Aufgaben der ersten Kategorie vergessen, sollten Sie sich nicht über Überlastung mit Arbeit beschweren. Auch Ihre Untergebenen sollten nicht für die Aufgaben dieser Gruppe herangezogen werden.

Vermeiden Sie unwesentliche und nicht dringende Aufgaben!

Nehmen Sie sich Mut, den Papierkorb (Objekt "K" in der Grafik) öfter zu benutzen!

Wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren, steigern Sie Ihre Produktivität (Produktivität, Effektivität) deutlich!

Noch einmal die Argumente für diese Schlussfolgerung:

Sie beginnen mit den wichtigsten Aufgaben und konzentrieren sich ausschließlich auf diese. Sie entlasten sich für wirklich wichtige Führungsaufgaben und motivieren die Arbeit Ihrer Untergebenen.

Sie beziehen Ihre Mitarbeiter in Ihren Verantwortungsbereich und weisen sie an, nicht nur weniger wichtige (Routine-)Aufgaben zu erledigen.

Sie können die Anforderungen an Ihre Untergebenen erhöhen und diejenigen fördern, die über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen.

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Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu beginnen und entsprechend Ihren Prioritäten zu arbeiten. Und fragen Sie sich dazu zunächst einmal: Sind diese Angelegenheiten wichtig oder dringend?

Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht es Ihnen, nur zwei Kriterien zu kombinieren - wichtig und dringend, wodurch vier Prioritätsklassen erhalten werden. Für eine erfolgreiche Planung müssen Sie alle vor Ihnen liegenden Aufgaben analysieren und einordnen. Und dann erstellen Sie eine hierarchische Liste, dank der Sie wissen, was, wann und wie es zu tun ist.

Eine Priorität: Dies sind Dinge, die heute getan werden müssen, weil sie dringend und notwendig sind.

B-Priorität: Wichtige Dinge, die Sie heute nicht tun müssen. Nehmen Sie sich einfach regelmäßig Zeit, um die Dinge B zu erledigen, und finden Sie einen Platz dafür in Ihrem Zeitplan. Das Erledigen der Aufgaben in dieser Gruppe sichert den Erfolg und bringt Sie Ihrem beabsichtigten Ziel näher.

Sehr oft werden B-Fälle einfach ad acta gelegt, weil sie nicht dringend sind. Dennoch wird ihre rechtzeitige Umsetzung viele Probleme vermeiden.

B-Priorität : Fähigkeiten, Beherrschung, die uns dringend erscheint, aber nicht wichtig ist. Dazu gehören: die Fähigkeit, ruhig zu bleiben, Aufgaben zu delegieren (sozusagen „die Fähigkeit, Delegationen zu senden“) oder „nein“ zu sagen. Damit gewinnen Sie Zeit, um wichtige Aufgaben aus Gruppe B zu lösen.

G-Priorität: dazu gehören Angelegenheiten, die weder wichtig noch dringend sind. Sie können sie getrost in eine Schublade stecken oder, wenn es um Termine oder einige Aufgaben geht, ablehnen oder einfach an jemand anderen delegieren. Blockieren Sie sich bewusst für eine Weile von den D-Sachen, die es Ihnen ermöglichen, sich an den stressigsten Tagen zu entspannen und Spaß zu haben.

Priorisierung: Mach es richtig

1. Teilen Sie alle Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in die oben genannten Gruppen A, B, C und D ein. Auf diese Weise trennen Sie das „Notwendige“ vom „Unnützen“.

2. Denken Sie daran: „wichtig“ unterscheidet sich grundlegend von „dringend“. „Wichtig“ bringt dein Ziel näher, ist aber nicht unbedingt „dringend“. „Dringend“ hingegen erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit.

3. Beachten Sie die sogenannte „Vorrangregel“: „wichtig“ kommt vor „dringend“. Es ist nicht notwendig, alles zu tun, was Eile erfordert. Versuchen Sie, sich nicht mehr der Diktatur des Dringenden zu unterwerfen, denn darin lauert folgende Gefahr: Wir beginnen uns von dem Dringenden, aber absolut Unwichtigen und Unnötigen ablenken zu lassen.

4. Für eine sinnvolle Zeitplanung ist dieser Rat sehr hilfreich: Beginnen Sie die Arbeit immer mit der Aufgabe Nummer 1 in Gruppe A und nicht mit der Nummer 3 oder 4, egal wie attraktiv und interessant diese auch sein mögen. Wenn Sie es am Ende des Arbeitstages nicht geschafft haben, alle Aufgaben und Fälle aus Gruppe A zu bewältigen, dann arbeiten Sie am nächsten Tag damit weiter. Führen Sie keine anderen Aufgaben aus, bis Sie mit den ersten fertig sind.

5. Arbeiten Sie jeden Tag an einer Aufgabe aus Gruppe B, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Neben Ihren täglichen Aktivitäten sollten Sie auch an Ihre „strategisch“ wichtigen Aufgaben und Ziele denken. Nur so sichern Sie schon heute den Erfolg von morgen.

Erkenne ein für alle Mal, dass du nie genug Zeit haben wirst für all die Dinge, die du gerne tun würdest und all die Dinge, die andere von dir wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit nur für Dinge verwenden, die Ihnen wirklich wichtig sind und die Ihr Ziel voranbringen können. Und Zeit gewinnt man nur, wenn man lernt, „nein“ zu sagen und unnötige Dinge abzulehnen.

Sehen Sie sich Evgeny Nedelins Mini-Vortrag „Das Eisenhower-Prinzip“ an

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Beitragsbewertung:

Es ist bekannt, dass jede Minute, die für die Planung von Aktivitäten aufgewendet wird, spart 10 Minuten Ausführung. Es dauert 10-12 Minuten, um die Arbeit für den nächsten Tag zu planen. Gleichzeitig ist es wichtig zu verstehen, dass die gleiche Planung zu Beginn des Arbeitstages etwa eine Stunde dauert. Wieso den? Der Grund dafür kann durch den gebräuchlichen Satz "zuerst müssen Sie Ihre Gedanken sammeln" angegeben werden.

Morgens ist es schwieriger zu planen, da das Gehirn langsam aufwacht und in die aktive Arbeitsphase übergeht. Es ist eine Sache, mit einer täglichen Routine aufzuwachen und einfach den Plänen zu folgen, egal was versucht, sie zu stören, es ist eine andere Sache, zu versuchen, einen Tag zu planen, der bereits begonnen hat, wenn allerlei soziale Kleinigkeiten, Fluktuation, unerwartete Anrufe wird einbrechen. All dies wird von Priorisierung und Timing ablenken.

So, Eine Minute Planung spart 10 Minuten Echtzeit, das heißt, 10-12 Minuten am Ende des Arbeitstages sparen 100-120 Minuten des nächsten gut geplanten Tages, dh sie erhöhen die tägliche Produktivität um 25%, was bis zu 4-5 voll sein kann -flügge eingesparte Arbeitstage pro Monat. Außerdem, Die Entwicklung eines klaren Tagesplans spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Effizienz.

Genregesetze: Pareto- und Eisenhower-Prinzipien

Es gibt zwei Prioritäten Prinzip der Planung alles, einschließlich des Arbeitstages.

Das Pareto-Prinzip Bekenntnis zur Wirkung von konzentriertem Stress, und Eisenhower-Prinzip- das Prinzip der Abstufung nach Prioritäten. Das Pareto-Prinzip nutzt die Hypothese, dass die Konzentration auf die wichtigste Aktivität den größten Einfluss auf das Erreichen der gewünschten Ergebnisse hat (die 20/80-Regel: 20 % der Zeit auf die wichtigsten Probleme zu konzentrieren, führt zu 80 % der Ergebnisse) .

Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in die Aufgaben A, B und C ein (A – wichtig und dringend; sofort erledigen; B – wichtig, nicht dringend; Fristen oder Zeiträume für die Erledigung festlegen; C – nicht wichtig, aber dringend – idealerweise delegieren).

In Übereinstimmung mit diesen Grundsätzen Jeder Tag muss einen Plan haben, bestehend aus wichtigen Fällen, für die Sie mindestens 20 % der Zeit aufwenden müssen, sowie Fällen von geringerer Bedeutung. Gleichzeitig ist es im Idealfall notwendig, große Aufgaben in kleine zu zerlegen und Befugnisse zu delegieren, sofern dies zulässig ist.

Höchste Priorität sollten auch Aufgaben erhalten, die mehr Aufwand erfordern (z. B. die Entwicklung einer neuen Strategie, das Thema Wiederaufbau etc.). Experten empfehlen, in diese Gruppe "unangenehme" Aufgaben aufzunehmen, deren Ausführung schlechte Laune verursachen kann.

Bei der Planung ist es sehr wichtig, die vorrangigen Bereiche zu verstehen und sich nicht durch den Umsatz, die Anforderungen sozialer Aktivitäten (auf die eine oder andere Weise verbringen wir einige Zeit mit der Kommunikation mit Kollegen) und andere Momente von der festgelegten Route ablenken zu lassen die „Karte des Tages“. Es wird auch empfohlen, nicht mehr als drei wichtige und im Allgemeinen mehr als zehn Fälle für einen Tag einzuplanen; und gleichzeitig die wichtigsten, schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben für die für Sie günstigste Zeit des Arbeitstages planen.

Natürlich sind wir alle verschieden und jeder kann seine produktivste Zeit verfolgen, aber es gibt einige allgemeine Regeln für den Alltag. Zum Beispiel wird angenommen, dass die Arbeitsproduktivität wirklich vom Wochentag abhängen kann (Montag ist nicht für neue globale Angelegenheiten, der Höhepunkt der Arbeitsaktivität fällt auf Dienstag von 10 bis 13 Uhr). Theoretisch und zeitlich für kreative oder schwierige Aufgaben sollte man Intervalle von 10 bis 12 Uhr und von 15 bis 17 Uhr wählen.

In diesem Zusammenhang Die Planung kann durch das Befolgen eines gemeinsamen Musters unterstützt werden, der die Zeitintervalle für die täglichen Routinen und für die Lösung der Probleme des jeweiligen Tages definiert.

Es könnte etwa so aussehen:

• 9:00-10:00 - Mail, Instant Messenger (es ist wichtig, Instant-Kommunikationstools zum Zeitpunkt der Hauptarbeit auszuschalten, sonst gibt es keine Zeitersparnis), Abstimmung des zuvor erstellten Plans;
• 10:00-12:00 - Arbeit an wichtigen Aufgaben;
• 12:00-13:00 - Mittagessen, Post, Boten, Zeitreserve;
• 13:00-15:00 - Bearbeitung aktueller Aufgaben;
• 15:00-17:00 - Arbeit an wichtigen Aufgaben;
• 17:00-18:00 - Post, Instant Messenger, dringende und unwichtige Angelegenheiten, Planung für morgen.

Wenn es eine Vorlage gibt, bleibt es, die konkreten Aufgaben in den Blöcken A, B und C genau zu planen. Wenn möglich, wie wir bereits festgelegt haben, müssen große Fälle aufgeteilt und kleine homogene Aufgaben zusammengefasst und in Serie durchgeführt werden . Sechsmal 10 Minuten telefonieren ist nicht dasselbe wie eine Stunde telefonieren, da man sich in diesem Fall sechsmal auf homogene Tätigkeiten entsprechend vorbereiten muss. Wozu?

Verwandte Geheimnisse der Planung eines Arbeitstages

Aber die Tatsache, eine Liste für den Tag zusammenzustellen, ist nicht so wichtig, sondern die Herangehensweise und eine Reihe verwandter Komponenten. So ist es beispielsweise nicht notwendig, Fälle aufzuschreiben: Sie können einen Plan in Ihrem Kopf formulieren. Oder Sie können z. B. nicht minutengenau planen, die ewige Wette auf höhere Gewalt eingehen, wissen aber genau, welche Fristen Sie geschäftlich haben und bei welchem ​​Ausstieg aus dem Zeitplan Sie unwichtige Dinge auslassen oder aufhören sollten, Dinge zu erledigen, die dauern viel mehr Zeit.

Nützlich auch frühstücken Sie vor der Arbeit ausgiebig und lecker(das ist ein Energiepfand), beginne gleichzeitig mit der Arbeit (das ist eine Regel der Selbstdisziplin), beginne den Tag nicht mit Kaffee und Zigaretten mit Kollegen, sondern mit der Überprüfung des unteren Plans und gleichzeitig - und viele Menschen vergessen dies am häufigsten - vereinbaren Sie die Plantage mit der Sekretärin und den an diesem Plan beteiligten Mitarbeitern.

Es hilft, sich auf die Hauptsache zu konzentrieren und nicht auf einen vollgestopften Tisch, und die Fähigkeit, „Zeit zu verhandeln“ (geben Sie ehrlich zu, dass Sie für eine Aufgabe keine Zeit haben, wenn Ihnen unrealistische Fristen gesetzt werden) und das Leugnen impulsiver Handlungen und Entscheidungen (jemand etwas in einem Brief geschrieben - ich wollte scharf reagieren, das hat Zeit und Nerven gekostet, das ist völlig unnötig) und Handlungen zu vermeiden, die unerwünschte Folgen haben können (übermäßige Neugier oder der Versuch, sich einzuschmeicheln, kann zu einer erhöhten Verantwortung führen, ohne die Zeit zu verlängern vervollständigen sie).

Es scheint, dass dies nicht direkt auf die Planung zutrifft, aber in Wirklichkeit hilft es sehr, jeden einzelnen Arbeitstag und idealerweise sowohl Wochen als auch Monate zu strukturieren.

Zu ähnlichen kleinen Geheimnissen gehören auch: die Regel der konstruktiven Pausen (es ist notwendig, sich auszuruhen, aber nur diese Minuten der Ruhe am Tag sollten auch eingeplant werden), die Regel der abgeschlossenen Handlung (im Idealfall muss man alles zu Ende führen, was man begonnen hat pünktlich) und die Regel der maximalen Konzentration (man kann nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen).

Wenn Sie all diese einfachen Gesetze im Kopf behalten, vergessen Sie nicht jeden nächsten Tag planen können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern im Allgemeinen Ihre Effizienz maximieren, was unweigerlich zu Geschäftserfolg und Weiterentwicklung zum Besseren führt.

Warum ist es so schwierig, zwischen vorrangigen und sekundären Aufgaben zu wählen? Untersuchungen des Neurologen Antonio Damasio zeigen, dass die Entscheidungsfindung untrennbar mit Emotionen verbunden ist. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Angstzustände und Depressionen oft als Zustände des Feststeckens und der Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen, charakterisiert werden. Die Verwendung einfacher Werkzeuge wie der Eisenhower-Matrix hilft nicht nur, die Dinge zu verstehen, sondern auch, um emotionalen Stress abzubauen. Wenn Sie die Prinzipien dieses Konzepts beherrschen, können Sie mit der Zeit lernen, einfach und schnell zwischen wichtig, dringend, zweitrangig und nutzlos zu unterscheiden.

Es wird angenommen, dass die Eisenhower-Matrix in direktem Zusammenhang mit den Worten von Dwight D. Eisenhower steht: „Ich habe zwei Probleme: dringend und wichtig. Dringend ist nicht wichtig, und wichtig ist dringend.“

Dwight D. Eisenhower ist vor allem als 34. Präsident der Vereinigten Staaten (von 1953 bis 1961) bekannt. Bevor er Präsident wurde, war er General und befehligte die alliierten Streitkräfte während des Zweiten Weltkriegs. 1950 wurde Eisenhower der erste alliierte Oberbefehlshaber der NATO in Europa.

Spezifische berufliche Aktivitäten zwangen Eisenhower ständig, schwierige Entscheidungen zu treffen und sich jeden Tag auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Um den Prozess zu optimieren, entwickelte er eine eigene Methode, die als Eisenhower-Matrix weithin bekannt wurde. Heute kann es nicht nur von Generälen, sondern auch von einfachen Leuten bis hin zur Hausfrau genutzt werden – es hilft, aktuelle Aufgaben zu priorisieren und Ordnung zu schaffen.

Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet

Dieses Tool eignet sich für diejenigen, die bereit und in der Lage sind, die Wichtigkeit ihrer Aufgaben einzuschätzen und diese klar einzuordnen. Die Methode impliziert die Aufteilung von Aufgaben und Aktionen in vier Gruppen:

1. dringend und wichtig;
2. wichtig, aber nicht dringend;
3. dringend, aber nicht wichtig;
4. weder dringend noch wichtig.

Das ultimative Ziel der Eisenhower-Methode besteht darin, die Nebensachen aus den wichtigen Entscheidungen herauszufiltern und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Stellen wir uns die Eisenhower-Matrix als Bild vor, dann sieht sie so aus:

Bedeutung der Quadranten in der Matrix

Aufgaben sind in bestimmte Quadranten unterteilt, die wiederum bestimmen, wann und wie lange Sie die Aufgabe erledigen können.

• Quadrant I – „Mach es jetzt“ (dringend und wichtig)

Dazu gehören vorrangige Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie haben strenge Fristen und müssen vor allem persönlich durchgeführt werden.

• Quadrant II – „Entscheide, wann du es tun wirst“ (wichtig, aber nicht dringend)

Dieser Quadrant ist der strategische Teil der Matrix, ideal für die langfristige Entwicklung. Die darin enthaltenen Elemente sind wichtig, erfordern jedoch keine sofortige Aufmerksamkeit. Gleichzeitig haben Aufgaben eine gewisse Deadline und werden auch persönlich erledigt.

• Quadrant III – „An jemanden delegieren“ (dringend, aber nicht wichtig)

Telefonanrufe, E-Mails sowie Besprechungs- und Veranstaltungsplanung fallen in diesen Quadranten. Diese Arten von Aufgaben erfordern normalerweise keine persönliche Aufmerksamkeit, da sie kein messbares Ergebnis implizieren. Quadrant III hilft Ihnen, Ablenkungen von wichtiger Arbeit zu minimieren. Delegieren ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

• Quadrant IV – „Mach es später“ (nicht wichtig, nicht dringend)

Aktivitäten, die in Quadrant IV fallen, sind verwandte Aktivitäten, die keinen Wert liefern. Einfach gesagt, dies ist etwas, das immer ohne Angst vor Konsequenzen aufgeschoben werden kann. Diese Dinge brauchen Zeit und stehen den wichtigeren Aufgaben im Weg, die Sie zu den ersten beiden Quadranten beitragen.

Auswahl einer Farbe für die Matrix

Weisen Sie jedem der Quadranten der Matrix eine Farbe zu und ordnen Sie ihm eine Prioritätsstufe zu.

Zum Beispiel:

Rot = dringend.

Gelb = wichtig, aber nicht sehr dringend.

Grün = dringend, aber nicht wichtig.

Grau = nicht dringend, nicht wichtig.

Wenn Sie die Matrix für berufliche Zwecke verwenden, werden Sie feststellen, dass die meisten Aufgaben in die Quadranten I und III fallen. Quadrant-II-Aktivitäten führen zu den wichtigsten Ergebnissen, da es sich um Geschäftsziele handelt, die den langfristigen Erfolg des Unternehmens beeinflussen und selten als dringend eingestuft werden.

Am schwersten zu verstehen ist, was Sie vom geplanten Kurs ablenkt. Aber wenn Sie sich mit diesem grundlegenden Problem des Zeitmanagements auseinandersetzen, werden Sie den Gedanken an verschwendete Stunden los. Stellen Sie sich zwei Fragen, um Ihre langfristigen Entscheidungsstrategien zu leiten:

• Wann erledigen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben?
• Wann können Sie sich Zeit für wichtige Aufgaben nehmen, bevor sie plötzlich dringend werden?

Es sei daran erinnert, dass manchmal Aufgaben aus einem Quadranten plötzlich in einen anderen fallen. Wenn ein Notfall eintritt, ändern sich Ihre Prioritäten. Beispiel: Sie besitzen ein kleines Unternehmen und ein verärgerter Kunde ruft an und bittet darum, von einem Manager wegen einer Lieferverzögerung kontaktiert zu werden. Dieses Problem wird sich sofort über die anderen Elemente in der Matrix erheben.

Die Aufgabenverteilung nach Quadranten hat einige Besonderheiten, die es zu beachten gilt:

1. To-Do-Listen erleichtern das Leben. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Zuweisen von Aufgaben die richtigen Fragen stellen, um festzustellen, was zuerst erledigt werden muss. Der Schlüssel ist Priorität.
2. Sie können jedem Quadranten viele Aktivitäten und Aufgaben hinzufügen, aber es ist am besten, die maximale Anzahl auf nicht mehr als acht Elemente zu begrenzen. Andernfalls entfernen Sie sich vom Hauptziel - der Erfüllung der Aufgabe.
3. Erstellen Sie getrennte Matrizen für Beruf und Privatleben.
4. Nur Sie können die Prioritätsstufe der Elemente in Ihrer Liste bestimmen. Beginnen Sie jeden Morgen mit einer To-Do-Liste aus der Matrix, und am Ende der Woche sehen Sie das Ergebnis.

Eisenhower-Matrix-Vorlage

Um den Aufgabenverteilungsprozess zu vereinfachen, verwenden Sie die vom Evernote-Dienst entwickelte Vorlage:

Die Eisenhower-Matrix kann in die Projektmanagement-Software Trello übersetzt werden. Erstellen Sie eine Aufgabenliste für jedes der vier Boards (=Quadranten) und erstellen Sie ein separates Inbox-Board, auf dem alle Aufgaben landen, bis sie den Quadranten zugewiesen werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsbelastung visuell einschätzen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug, das Ihnen hilft, den Zustand der Analyselähmung zu vermeiden, der jedes Mal auftritt, wenn Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen.