Muistio, josta näytteen löydät artikkelin materiaaleista, on tärkeä osa yrityksen sisäistä työnkulkua. Muistioiden ja perustelujen sekä erilaisten varmenteiden ohella muistiot ovat perusta nopealle reagoinnille sekä oikea-aikaisille ja tehokkaille johtamispäätöksille.

Artikkelista opit:

Miten muistion kirjoittamisen näyte eroaa muista sisäisistä asiakirjoista

Käytännössä voi usein kohdata sen, että esiintyjät eivät aivan ymmärrä eroa niiden sisäisten asiakirjojen välillä, joiden kautta virkamiesten, osastojen, työntekijöiden ja johdon välinen vuorovaikutus tapahtuu. Usein asiakirjalle, jolla on tietty tarkoitus, rakenne ja sisältö, voidaan antaa eri nimiä: tiedote, muistio tai palvelumuistio, raportti, todistus jne. Samalla malli palveluilmoituksen suunnittelua ja kirjoittamista varten, jos noudatetaan vakiintunutta luokitusta, sillä on merkittäviä eroja muistion ja muun tyyppisten asiakirjojen kirjoittamisen ja laatimisen vaatimuksiin.

Jokaisella sisäisessä työnkulussa käytetyllä dokumentilla on oma tarkoituksensa ja se voi olla ennakoivaa, tiedottavaa tai esimerkiksi raportoivaa. Todistus voi siis sisältää mitä tahansa toiminnallista tai tilastollista tietoa, asiaankuuluvaa virallista, elämäkertaluonteista tietoa. Se ei ole aloiteasiakirja, joka rohkaisee vastaanottajaa tekemään päätöksiä tai toimia. Se laaditaan pääsääntöisesti välittömän esimiehen määräyksestä.

Mitä tulee muistioon ja kirjoitusnäytteeseen muistio, näiden sisäisten asiakirjojen leskien määritelmä on annettu tiiviissä sanakirjassa asiakirjatyyppien ja -lajikkeiden sanakirjassa, jonka Neuvostoliiton pääarkisto VNIIDAD, TsGADA kehitti vuonna 1974. Tämän sanakirjan mukaan:

muistio- asiakirja, jossa kaikki asiat ilmaistaan ​​laatijan päätelmien ja ehdotusten kera. Sen vastaanottaja on johtaja;

muistio- sisältää tietoa minkä tahansa työn suorittamisesta. Virkamies lähettää sen toiselle.

Missä tapauksissa sinun on kirjoitettava muistionäyte 2018

Yrityksen organisatoristen ja tuotantotoimintojen erityispiirteistä, sen henkilöstön määrästä riippumatta, näytettä muistion kirjoittamisesta käytetään operatiivisten johtamispäätösten tekemiseen. Se on muistutus ja ilmoittaa virkamiehelle toimenpiteiden suorittamisen tarpeesta.

Joten esimerkiksi osaston johtajan on laadittava näyte muistio yrityksen johtajalle osoitetuista bonuksista, jotta hän sisällyttäisi yksikön ansioituneimmat työntekijät yleiselle palkkion saamislistalle.

Alla on esimerkkimuistio työntekijöiden palkkioista.

Työlainsäädännön mukaan työntekijän työkurilain noudattamatta jättäminen ja perintäpäätös tehdään sakon syyllistyneen työntekijän johtajan kirjoittaman rikkomuksista tehdyn muistiomallin perusteella. Kurinpitoseuraamusmenettelyä säännellään tiukasti. Tämän määräyksen rikkominen voi johtaa siihen, että työntekijä voi riitauttaa ja peruuttaa rangaistuksen tuomioistuimen kautta. Siksi on erityisen tärkeää, että sekä sisältö että muotoilu muistio täytti asetetut vaatimukset.

Myös lomanäytteen lykkäysmuistio voidaan vaatia, kun vuosiloman ajoituksen muutos johtuu tuotantotarpeista. Tässä tapauksessa osaston johtajan on hankittava työntekijän kirjallinen suostumus tällaiseen siirtoon ja kirjoitettava johtajalle osoitettu muistio tarpeesta tehdä muutoksia loma-aikatauluun.

Huomautus! Loma-aikataulun muutokset tehdään asiaa koskevan tilauksen perusteella, jonka perustana puolestaan ​​on muistio.

Mallimuistioita ostoa varten voidaan joutua laatimaan myös silloin, kun on tarpeen täydentää paperitavara-, raaka-aine-, materiaali-, komponentti-, varaosavarastoja. muistio Voit ilmoittaa toisen osaston päällikölle, esimerkiksi turvallisuuspalvelulle, että työntekijät tekevät ylitöitä tai tulevat töihin viikonloppuna tai vapaapäivänä.

Niinpä työntekijälle laaditaan muistionäytteitä, kun on kyse hänen palkitsemisesta tai rankaisemisesta, loman lykkäämisestä, työaikataulun muuttamisesta. Eli niiden suunnitteluun on useita syitä. Mutta koska muistiosta tulee tällaisissa tapauksissa oikeudellisesti merkittävä asiakirja, jonka perusteella henkilöstö- ja talousasiat hyväksytään, sen suunnittelulle ja sisällölle asetetaan tiettyjä vaatimuksia.

Kuinka kirjoittaa muistionäyte 2018

Koska muistio kuuluu yrityspaperien luokkaan ja on sisäinen asiakirja, sen suunnittelun on oltava GOST R 6.30-2003 mukainen, voimassa 1.7.2018 asti. Heinäkuusta alkaen uusi valtion standardi tulee voimaan, mutta sen määräykset eivät muuta rekisteröintisääntöjä.

Tämä tarkoittaa, että muistio, näyte laaditaan tavalliselle A4-paperiarkille. Tässä tapauksessa ei tarvitse käyttää organisaation virallista kirjelomaketta. Sen teksti voidaan kirjoittaa käsin tai sähköisessä muodossa standardissa vahvistettujen sisennysten ja marginaalien mukaisesti.

Myös muistion mallikirjoituksen vaatimukset ovat yleisiä. Sen tulee koostua osoitteesta ja informatiivisesta osasta. Ilmoita tarvittaessa tiedotusosan alle tiedot hakemusten olemassaolosta, niiden kopioiden lukumäärä ja arkkien lukumäärä kussakin hakemuksessa.

Lomake muistio otos ei tarkoita johtopäätöksiä ja aloitteita. Informatiivisen osan teksti on ilmaistava lyhyesti ja loogisesti, ilman tunteita. Siinä vain todetaan tosiasiat, arvoarvioita ei pidä tehdä. Tarvittaessa on tarpeen ilmoittaa asiakirjan kirjoittamisen syy ja syyt sekä tarjota linkkejä yrityksen sisäisiin paikallisiin määräyksiin, liittovaltion lainsäädäntöön ja muihin säädöksiin.

Palveluhuomautusnäyte 2018 ei saa olla vain oikein toteutettu, vaan siinä on oltava kaikki tarvittavat yksityiskohdat, jotka takaavat sen oikeudellisen merkityksen. Tämä on puhtaasti sisäinen asiakirja, kuten sen nimi osoittaa. Siksi vaadittujen tietojen määrä on rajoitettu.

Muistiinpanon yksityiskohdat sisältävät:

1. muistiinpanon vastaanottajan asema, sukunimi, nimi ja sukunimi;
2. asiakirjan laatijan asema, sukunimi, nimi ja sukunimi;
3. saapuvan rekisteröintinumero;
4. kokoamispäivä ja -paikka;
5. asiakirjatyypin nimi;
6. lähettäjän allekirjoitus, päivämäärä ja kopio allekirjoituksesta.

Mallisuunnitelman mukaista muistiota ei tarvitse hyväksyä tai sopia. Asiakirja on rekisteröitävä toimistossa ja kirjattava siihen ja sen kaksoiskappale, joka jää alkuperäisen käsiin, rekisteröintinumero. Tämä on tarpeen, jotta laatijalla on varmistus siitä, että seikka tai ongelma on ilmoitettu ajoissa muille asianosaisille konfliktin tai työriidan sattuessa.

Kääntäjän on selvästi muistettava, että tämän tyyppistä asiakirjaa käytetään vain virkamiesten horisontaaliseen vuorovaikutukseen. Jos asiakirjan vastaanottaja on korkeampi virkamies, sitä kutsutaan nimellä "muistio".

Suosittelemme, että sisällytät albumiin vuoden 2018 mallimuistion näytteitä muista yrityksen työnkulussa käytetyistä asiakirjoista. Tämän ansiosta esiintyjät voivat saada esimerkkejä kaikkien tyypillisten liikepapereiden oikeinkirjoituksesta ja suorituksesta: kirjeet, raportti ja muistiot, raportit, aktit jne.

Kaikissa organisaatioissa työhön käytetään paljon dokumentaatiota. Muistiota pidetään tärkeänä paperina. Se toimii vuorovaikutuksena työntekijöiden ja johdon välillä. Esimerkki muistion kirjoittamisesta antaa sinun oppia kirjoittamaan sen oikein. Tästä keskustellaan artikkelissa.

Miksi tällainen asiakirja vaaditaan?

Muistio on työnkulun muoto yrityksessä, jonka avulla voit ratkaista tuotantoongelmia tehokkaasti ja nopeasti. Tämän paperin tarkoituksena on tiedottaa johtajalle ongelmasta sekä ehdotuksia sen ratkaisemiseksi tai sopia olemassa olevista toimenpiteistä.

Asiakirjaa pidetään todisteena siitä, että asiantuntija on käsitellyt hänen ongelmansa. Jos työntekijä ei pysty ratkaisemaan sitä itse ja antaa sen muille työntekijöille huomautuksen muodossa, hän vapautuu vastuusta asian ennenaikaisesta tai huonolaatuisesta ratkaisusta. Muistiinpanon laatimiseen ei ole erityistä lomaketta. toimii esimerkkinä. Se voi olla käsinkirjoitettu tai sähköinen, johtajan on kuitenkin otettava se huomioon.

Tarkoitukset ja asiakirjatyypit

Suunniteltu ilmoittamaan virkamiehelle vaikeuksista tai tekemään ehdotuksia työhön liittyen. Paperia pidetään vahvistuksena siitä, että työntekijä ei vain tee työtään, vaan myös huomaa ne ongelmat, jotka hän korostaa dokumentaatiossa.

Huoltoilmoitukset on jaettu:

1. Ne, jotka sisältävät tapahtuneen tapahtuman tai negatiivisen ilmiön tekijät. Näitä ovat selitykset, raportointi, rikkomukset ja valitukset.
2. Ne, jotka toimivat tärkeimpien asiakirjojen selityksenä. Näitä ovat muistiinpanot materiaalien poistamisesta tai ostamisesta, varojen kohdentamisesta, edistämisestä, bonuksista.

Tämä asiakirja laaditaan alaisten ja työnantajan välillä. Näytemuistio laitteiden tai tarvittavien tavaroiden ostosta on sama kuin muissa tapauksissa. On vain tarpeen valaista täysin jännittävä kysymys tietystä ongelmasta.

Tiedot

Tämän asiakirjan sisältö kattaa tuotannon, materiaalin ja taloudelliset asiat. Siinä voit raportoida bonuksista, ylennyksistä tai alennuksista. Osoittautuu, että työntekijä voi kirjoittaa varoja tuotantokäyttöön. Sisältö voi sisältää valituksen tietystä työntekijästä tai johtajasta.

Jos asia koskee henkilöstön palkitsemista, työnantaja laatii pomolleen osoitetun hakemuksen. Se korostaa tietyn työntekijän ansioita, tekee ehdotuksia bonusmenetelmistä. Sisäinen kirje laaditaan käsin tai painettuna. Palkinnon esimerkkimuistion avulla voit laatia asiakirjat oikein.

Säätiöt

Jokainen työntekijä saattaa tarvita esimerkin muistion kirjoittamisesta. Siinä on yleensä 2 osaa. Ensimmäisessä johdolle tiedotetaan tosiasiasta tai tapahtumasta, ja toisessa ilmoitetaan pyynnöt, ehdotukset. Valitus vaaditaan, jos:

1. On rikkomuksia, jotka johtivat joihinkin odottamattomiin toimiin.
2. Johtajan väliintuloa tarvitaan, esimerkiksi materiaaliset ja tekniset keinot puuttuvat projektin loppuun saattamiseen.
3. Työntekijän poissaolo töistä tai saapuminen huumausainepäivystykseen (myrkyllinen, alkoholi).
4. On ehdotettu työntekijöiden palkitsemista työnsä tuloksista.
5. Tarve lähettää henkilö työmatkalle.
6. Soita työntekijälle lomalta tai viikonlopulta.
7. Mikä tahansa tilanne, jossa tarvitaan johtajan väliintuloa.

Esimerkkimuistio työntekijälle on sama kuin muissa tapauksissa. On tärkeää kirjoittaa ylös kaikki tapaukseen liittyvät vivahteet.

Esimerkki

On tärkeää, että kaikki työntekijät osaavat kirjoittaa muistion. Tämän paperin näyte sisältää vivahteita, joiden on oltava läsnä. Pakollisia kirjoitusvaatimuksia ovat mm.

1. On tärkeää tunnistaa vastaanottaja. Arkin oikeaan yläkulmaan kirjoitetaan koko nimi, sen henkilön asema, jolle valitus tehdään.
2. Asiakirjan nimi ja numero kirjoitetaan alle.
3. Sitten sinun on ilmaistava ongelma tai tilanne, joka on käsiteltävä.
4. Sitten esitetään ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi tai toimenpiteitä, joita kirjoittaja odottaa.
5. Lopuksi sinun on ilmoitettava sukunimesi, nimikirjaimet ja asema.

Artikkelissa on esimerkki muistion kirjoittamisesta. Niitä voidaan käyttää mihin tahansa tarpeeseen tämän paperin laatimisessa.

Vivahteita

Kaikissa ongelmissa on helpompi laatia paperi, jos tiedät kuinka muistio kirjoitetaan. Tämän asiakirjan malli on esimerkillinen, tilanteesta riippuen joitain kohtia voidaan täydentää. On myös tärkeää tietää kirjoittamisen vivahteet:

1. Muistio laaditaan A4-arkille.
2. Käsin kirjoitettaessa käytetään sinistä kynää.
3. Jos valitaan sähköinen versio, valitaan fontiksi se, jota käytetään dokumentaation laatimiseen yrityksessä.
4. Vasen sisennys on 2,5 - 3,5 cm, oikea sisennys 1,25 - 2,5 cm.
5. Ylä- ja alamarginaalit ovat vähintään 2 cm.

Riippumatta siitä, millainen kirjoitustapa valitaan, esimerkki muistion kirjoittamisesta on sama. Harkitse niitä myös yleisten sääntöjen mukaisesti.

Sähköinen asiakirja

Jos laitos voi vaihtaa tietoja sähköisesti, myös sähköpostitse, muistiinpanon lähettäminen on helpompaa. Tämän työnkulun etuja ovat muistion käsittelyn nopeus.

Esimerkkimuistio sähköisessä muodossa on sama kuin käsin kirjoitettu. Ei ole suurta eroa. Pääosassa osoitetaan myös pääongelma tai nykyinen tilanne. Erona on, että vastaanottajaa ei tarvitse nimetä. Henkilö, jolle valitus on lähetetty, merkitään "Osoite"-riville. Jos otamme huomioon asiakirjojen vaihdon, "Aihe" -rivillä on ilmoitettava, kenelle viesti on tarkoitettu.

Sähköpostisuunnittelussa on yleensä allekirjoitus, joka lisätään tekstiin automaattisesti. Tämä säästää aikaa, myös kirjoittamista. Jos posti ei tunnista lähettäjää, nimi ja asema ilmoitetaan lopussa.

Kun lähetät viestin sähköpostitse, on tärkeää ilmoittaa viestin lukukuittauksesta. Ilmoitus toimii vahvistuksena, että muistio on lähetetty tiettynä ajankohtana.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota?

Kun kirjoitat muistiinpanoja, on otettava huomioon useita tärkeitä näkökohtia:

1. Vetoomus kirjoitetaan tietyn organisaation johtajalle. Tuotteen nimi, määrä ja käyttötarkoitus tulee ilmoittaa.
2. Tietystä työntekijästä tai henkilöryhmästä laaditaan muistiinpano, josta käy ilmi esimies, jolle kirjoittaja raportoi, ja henkilö, jolle asiakirja on laadittu.
3. Jos vanhoja laitteita on tarpeen vaihtaa, on ilmoitettava syyt, miksi pyyntö tulisi hyväksyä.
4. Bonuskirje annetaan, jossa mainitaan työntekijän saavutukset.
5. Jos haluat saada ylennyksen, sinun on ilmoitettava täydelliset tiedot siitä, mihin tämä pyyntö liittyy. Tällaisen asiakirjan laatii osaston johtaja.
6. Alimaksusta valitettaessa on ilmoitettava summa, syyt ja mahdolliset syylliset.
7. Jos muistiinpano on tehty laitevian vuoksi, on tärkeää ilmoittaa, mikä tämän aiheutti.
8. Asiakirjojen ennenaikaisesta valmistelusta laaditaan valitus, jossa ilmoitetaan aika, jolloin paperin ja sen nimen olisi pitänyt olla perillä.

Näitä yksinkertaisia ​​sääntöjä noudattamalla pystyt laatimaan pätevän muistion. Useimmat organisaatiot noudattavat tätä muotoa.

Harkinta

Asiakirjan kirjoittamisen jälkeen vastuuhenkilö rekisteröi sen. Sitten se toimitetaan harkittavaksi ja lähetetään sitten vastaanottajalle. Jälkimmäisen täytyy laittaa päätöslauselma, esimerkiksi "valmis" tai "hylätty". Muistioiden kirjoittamiselle ei ole selkeitä laillisia vaatimuksia, mutta kaikki kohteet on silti sisällytettävä.

Pienelle yritykselle tätä asiakirjaa voidaan pitää tarpeettomana muodollisuutena, joka vie aikaa ja vaivaa. Mutta suuressa organisaatiossa, jossa on paljon työntekijöitä, on osastoja, muistiinpano voi olla avustaja. Se on kirjallinen muistutus osastojen välisestä vuorovaikutuksesta.

Huolimattomuus muistiinpanon laatimisessa voi johtaa tarpeettomaan ajanhukkaan, koska sinun on selvitettävä kaikki olosuhteet, etsittävä vastuuhenkilöitä syntyneistä ongelmista. Siksi on tärkeää, että jokainen yritys omaksuu vastuullisen lähestymistavan asiakirjan kirjoittamiseen. Tämän avulla voit järjestää työn asiantuntevasti etkä tuhlaa aikaa erilaisten ongelmien selvittämiseen.

Monet kutsuvat muistioita muodollisuudeksi, joka vie aikaa ja hermoja. Mutta on tilanteita, joissa tämä muodollisuus voi pelastaa työntekijän johdon epäoikeudenmukaisilta vaatimuksilta. Milloin tahansa dokumentoidut pyynnöt suojaavat sinut vaikeuksilta, mitä ei voida sanoa suullisista pyynnöistä, joita ei aina edes pidetä tärkeänä. Näin ollen nämä asiakirjat vahvistavat suhteen tosiasian, ne rekisteröidään lähtevinä asiakirjoina.

Raportin kirjoittaminen

Mikä on muistio?

Muistio on tärkeä sisäisen viestinnän asiakirja mikään vaikutusvaltainen instituutio ei tule toimeen ilman sitä. Organisaation normaalia toimintaa varten mallimuistion pitäisi olla lähes kaikilla työntekijöillä käsillä. Sen ero muistioon on siinä, että se on hierarkkinen orientaatio, eli se tulee aina alaiselta ylemmälle johdolle. Muistio toimii tiedotusasiakirjana, joka kirjoitetaan ylemmän viranomaisen tai muun rakenteellisen yksikön viranomaisille ajoissa tiedottamiseksi tapahtumista, jotka vaikuttavat yrityksen johtamisjärjestelmän vakauteen.

Raportilla on oikeusvoima, koska sen tarkoituksena ei ole vain informoida organisaation johtoa, vaan myös saada aikaan tietty päätös esitetystä tilanteesta. Asiakirja laaditaan työntekijän henkilökohtaisesta aloitteesta tai johtajan pyynnöstä. Huomiokoodi johtamisdokumentaation luokituksen mukaan - 0286041 OKUD:n mukaan. Asiakirjassa tulee kuvata selkeästi ilmennyt ongelma, ja koska sillä on laillinen voima, siinä ei saa olla kirjoitus- ja oikeudellisia virheitä.

Muistiinpanon määritelmä

Asiakirja ei ainoastaan ​​kerro tapahtumasta, vaan myös kirjoittaa johtopäätöksen, jossa on vaihtoehtoja tilanteen ratkaisemiseksi. Sen jälkeen päällikön on tutkittava asiakirja ja määrättävä päätöksensä. Myöhemmin tämä päätös toimii perustana erilaisten toimenpiteiden hyväksymiselle ja toimeenpanolle (sakkojen määrääminen, kannustimien myöntäminen jne.). Muistio on siis osa palautetta johtajan ja alaisen välillä.

Muistioiden tarkoitukset

Tämän asiakirjan laatimisen päätavoitteet:

• Lisää henkilökohtaisen suorituskyvyn tehokkuutta. Kun jokin häiritsee työntekijää, ja hän ehdottaa tapoja ratkaista tämä ongelma.
• Korjaa tilanne. Kun työntekijä tietää tiettyjä asioita, jotka eivät koske häntä henkilökohtaisesti, mutta hänen mielestään häiritsevät vakaata ja tehokasta työtä. Johtokunnalle kirjoitetaan raportti, jotta tilanne saadaan ratkaistua lähiaikoina.
• Vapauta itsesi vastuusta. Jos työntekijä on välittänyt tietoja esimiehille ja haluaa vapautua vastuusta tapahtuman korjaamisesta. Tämän jälkeen kääntäjälle ei pitäisi olla vaatimuksia.
• Suojele itseäsi, kun oikeuksia rikotaan. Tässä muistiinpanossa yritetään ratkaista tapaus rauhanomaisesti.

Yksi muistion tavoitteista on irtisanoutua vastuusta

Muistien tyypit

Niitä on kahta tyyppiä:

1. Sisäinen- kirjoitetaan työntekijän tai hänen pomonsa pyynnöstä yrityksen tehokkuuden lisäämiseksi. Allekirjoituksen on kirjoittanut kirjoittaja. Koska asiakirjaa pidetään sisäisenä, suoritus suoritetaan A4-paperille.
2. Ulkoinen- lähetetään ylemmille viranomaisille. Tämän tyypin allekirjoittaa vain yrityksen johtaja, ja se on painettu kirjelomakkeelle.

Molemmissa tapauksissa päivämäärä asetetaan kirjoittamis- ja allekirjoituspäivälle.

• Tiedollinen - pääsääntöisesti ne laaditaan säännöllisesti, ne kertovat yksityiskohtaisesti työn menetelmistä ja ominaisuuksista. Niitä voidaan käyttää myös ideoiden välittämiseen johdolle työnkulun parantamiseksi.
• Raportointi- raportoida toteutetun toimeksiannon tuloksista tietyllä ajanjaksolla. He koostuvat pääsääntöisesti alimman tason työntekijöistä.
• Aloite - ne, joissa työntekijä pyytää viranomaisia ​​tekemään tietyn päätöksen tiettyjen tapahtumien yhteydessä - rikkomukset, seisokit jne.

Sisäinen muistio

Usein raporttien joukossa on kirjoitettava "repressiivisiä" muistiinpanoja viranomaisille, poureiden työntekijöistä ja laiskoista. Ne tulee laatia erittäin huolellisesti, koska pieninkin virhe voi johtaa ongelmiin tulevaisuudessa. Kurin rikkominen on syy taloudelliseen seuraamukseen, vain tätä varten asiakirjassa on esitettävä vahvat perustelut. Väärin muotoiltu asiakirja voidaan haastaa oikeuteen valittamalla viranomaisten ilkivaltaisesta loukkauksesta asiantuntijan oikeuksia. Siksi on tärkeää osata kirjoittaa muistio oikein.

Asiakirjan rakenne

Muistiossa on kaksi tai kolme semanttista osaa:

1. Todellinen osa, jossa mainitaan tapahtuman syyt, joka on johtanut sen muodostumiseen, ja siinä on yksityiskohtaista selvitystä liitännäisolosuhteista.
2. Analyyttinen - esittelee tilanteen analyysin, tapahtuman mahdolliset seuraukset ja erilaisia ​​vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi.
3. Yhteenveto osa, jossa puhuja kuvailee mielipidettään, esittää vakuuttavan argumentin ja suosittelee tiettyjen toimien toteuttamista tapauksen ratkaisemiseksi. Ja sitten johtaja itse päättää, mitä sanktioita ottaa. Koska viranomaisilla ei ole aikaa oikeudenkäynteihin, he useimmiten suostuvat kirjoittajan ehdotuksiin yksityiskohtiin menemättä.

Ulkoinen muistio

Voit tehdä muistion sekä teksti- että taulukkomuodossa. Asiakirjan analyyttinen osa saattaa puuttua kysymyksen tyypistä riippuen. Tässä tapauksessa asiakirjassa on vain tosiasiallinen osa ja johtopäätös ratkaisuineen ongelmaan. Sen avulla voit paitsi tehdä ehdotuksia joidenkin tuotantoprosessien parantamiseksi, myös ilmaista tyytymättömyytesi toteutettuihin toimenpiteisiin. Ennen kuin jatkat raportin esittämistä, sinun on muotoiltava selkeästi ongelma tai näkökulmasi ja vasta sitten alettava esittää se paperilla.

Eri toimialoilla työskentelevät kansalaiset joutuvat usein kohtaamaan odottamattomia tilanteita, joten heitä kiinnostaa vastaus kysymykseen kuinka kirjoittaa muistio ja mistä saan näytteen?

Tämä asiakirja on yksi suosituimmista ja yleisimmistä tavoista yrityksille ja työntekijöille. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka kirjoittaa muistio oikein, ja annamme näytemuistion tarkistettavaksi.

Tarve kirjoittaa muistio

Muistio on työnkulun muoto yrityksessä, jonka avulla voit ratkaista ajankohtaiset tuotantotilanteet nopeasti lyhyessä ajassa. Palveluhuomautus on suunniteltu täyttämään seuraavat tavoitteet:

• • Nopea ilmoitus virkamiehelle tällä hetkellä ilmenneestä ongelmasta
  • Ehdotusten tekeminen sen poistamiseksi tai suunnitelluista toimintasuunnitelmista sopiminen

Muistion lähettämisellä on useita myönteisiä puolia yrityksen tuotantoprosessille. Tämä asiakirja on suora todiste siitä, että asiantuntija havaittuaan työprosessissa olevan ongelman, josta hän on vastuussa, korosti sitä nopeasti johdolle.

Tilanteissa, joissa asiantuntija ei pysty itsenäisesti selviytymään syntyneestä odottamattomasta tilanteesta ja lähettää sen muistion avulla muiden asiantuntijoiden ratkaistavaksi, vapautuu tällä toimella vastuusta huonolaatuisesta tai ennenaikaisesti tapahtuneesta tilanteesta. ongelmallisen kysymyksen ratkaisu.

Erillistä muistion muotoa ei ole vahvistettu, joten paperi laaditaan missä tahansa muodossa ja siirretään johdolle sekä paperilla että sähköisten viestintävälineiden kautta.

Muistion tekeminen

Yllä selvitimme, missä tapauksissa on tarpeen kirjoittaa ja lähettää muistio johdolle. Tarkastellaan nyt esimerkkiä harkitsemamme asiakirjan laatimisesta, ja kuten edellä totesimme, muistiolle ei ole erityistä lomaketta, mutta asiakirjan sisällölle on yleisesti hyväksyttyjä vaatimuksia.

Niiden joukossa ovat:

1. Asiakirjan oikeaan yläkulmaan tulee merkitä muistion vastaanottaja. On tarpeen kirjoittaa sen henkilön sukunimi, etunimi, sukunimi, asema, jonka nimissä muistio laaditaan.
2. Näiden tietojen alle kirjoitetaan asiakirjan numero ja nimi.
3. Sen jälkeen asiantuntija paljastaa ongelmallisen ongelman olemuksen, jonka hän kohtasi toimintansa alalla yrityksessä. Tai hän kuvailee tilannetta, jossa hän ei itse pysty selviytymään ja tämä vaatii muiden asiantuntijoiden apua.
4. Lisäksi on tarpeen tehdä ehdotuksia nykyisen tilanteen ratkaisemiseksi. Tai muistion kirjoittaja lausuu toimet, joita hän odottaa virkamieheltä, jonka nimissä asiakirja toimitetaan.
5. Asiakirjan alareunassa mainitaan muistion lähettäneen henkilön sukunimi, nimi, sukunimi ja asema.

Tarvittaessa jokainen työskentelevä kansalainen voi käyttää tätä muistiomallia.

Kuinka kirjoittaa muistio - esimerkki ja esimerkki kirjoittamisesta

Katsotaanpa erityistä esimerkkiä muistion (näyte) kirjoittamisesta. Alla oleva esimerkki sisältää muistion tekstin, josta voidaan ottaa mallia työpaperia kirjoitettaessa.

Muistio esimerkki

Alla on esimerkki muistion kirjoittamisesta paperille, jossa valituksen kohde ja oikeushenkilö, jolle muistio on osoitettu, sekä ongelman ydin ovat fiktiivisiä.

JSC "Kamelia" johtaja
Kravchenko Anatoli Petrovitš
Krasnodar 15. heinäkuuta 2015

MUISTIO

Yrityksen kuumaliikkeen uuni on 13.7.2015 lähtien muuttunut käyttökelvottomaksi ja vian korjaamiseksi on ostettava varaosia alla olevasta listasta. Osien ja rikkoutumisen poistamisen töiden kokonaiskustannukset ovat 15 700 (viisitoista tuhatta seitsemänsataa ruplaa 00 kopekkaa).

Tällä hetkellä kaluston korjauksen ja huollon rahastoraja on käytetty loppuun, eikä tarvittavia osia ole saatavilla. Välttääksesi seisokit kuumassa liikkeessä, toimi seuraavasti:

1. Kohdista määritetty rahamäärä asiakirjan liitteenä olevan luettelon mukaan.
2. Tarjoa korjaustiimi suorittamaan työt kuluneiden osien vaihtamiseksi.

Ystävällisin terveisin kuumaliikkeen johtaja Onoprienko Valeria Viktorovna.

Monissa organisaatioissa tiedonvaihto tapahtuu sähköisen viestinnän kautta, joten sähköpostin käyttö helpottaa muistion lähettämistä. Tällaisella asiakirjavirralla yrityksen sisällä on ilmeinen plus - se on työntekijöiden pyyntöjen käsittelyn nopeus.

Kuinka kirjoittaa muistio sähköisessä muodossa? Asiakirjalla ei ole merkittäviä eroja perinteiseen paperiversioon verrattuna. Sähköisessä muodossa oleva mallimuistio ei juuri eroa edellä käsitellystä esimerkistä. Merkittävä osa sähköisessä muodossa olevasta muistiosta tulee olemaan samanlainen kuin esimerkkimme. Erityisesti kuvaus tapahtuneesta tilanteesta ja joukko ehdotuksia, jotka työntekijä on jättänyt harkittavaksi.

Ero säilyy edelleen - muistiossa ei tarvitse ilmoittaa vastaanottajaa. Sähköpostissa "Osoite"-riville ilmoitat sen käyttäjän nimen, jolle asiakirja on osoitettu. Jos koko osastolla on vain yksi sähköpostiosoite, "Aihe" -rivillä on ilmoitettava vastaanottaja, eli sen virkamiehen nimi, jolle muistio lähetetään.

Lisäksi sähköpostilla (oma postilaatikko) sinulla on usein jo allekirjoitus, joka liitetään automaattisesti tekstiin. Tämä säästää merkittävästi aikaa erityisesti muistiota kirjoitettaessa. Jos sähköpostilaatikkosi ei mahdollista lähettäjän tunnistamista (esimerkiksi kun yrityksessä on vain yksi sähköpostilaatikko), sinun on ilmoitettava kirjeen lopussa asemasi ja koko nimesi.

Muista, että kun lähetät asiakirjaa sähköpostitse, on tärkeää pyytää ilmoitus siitä, että vastaanottaja on lukenut lähettämäsi sähköpostin. Voit tehdä tämän valitsemalla vastaavan ruudun. Tällainen ilmoitus on todiste siitä, että olet todella lähettänyt muistion tietylle virkamiehelle tiettynä ajankohtana.

Työntekijä laatii SZ:n välittömän esimiehensä tai muun osaston johtajan nimiin. Se mahdollistaa lyhyessä ajassa:

ilmoittaa johtajalle tällä hetkellä ilmenneestä ongelmasta

tehdä ehdotuksia sen poistamiseksi tai sopia toimintasuunnitelmasta toisen työntekijän kanssa.

saada johtaja tekemään päätöksen tai antamaan käskyn

Se on myös todiste siitä, että työnkulussa ongelman havainnut asiantuntija ei antanut tilanteen edetä, vaan ilmoitti asiasta johdolle, jotta he voisivat tehdä nopean päätöksen. Eli ei tyhjäkäynnillä.

Muistien tyypit

Harkitse liikekirjeiden päätyyppejä:

tietojen pyytämisestä;

rikkomuksista, joita työntekijä on tehnyt työtehtäviään suorittaessaan.

työntekijöiden palkkioista.

Lisäksi CZ voi seurata asiakirjapaketin siirtoa organisaation osastojen, osastojen ja osastojen välillä (kolmannen osapuolen organisaatioiden osalta on laadittava saatekirjeet). Se voidaan lähettää myös työntekijöille, joissa vaaditaan selvitys työpaikalta poissaolon syystä.

SZ voi sisältää mitä tahansa työaikoja koskevia kysymyksiä.

Kokoonpanosäännöt

Pääsääntö, jota on noudatettava sitä laadittaessa, on lyhyys. Asiakirjassa tulee selkeästi ilmaista ongelman ydin ja keinot sen ratkaisemiseksi. Yleensä SZ:n teksti ei saisi kestää yli 6-7 riviä. SZ:llä ei ole yhtenäistä muotoa. Sen laatimiseen käytetään mielivaltaista palvelumuistion muotoa.

Tästä huolimatta kirjoitettaessa on otettava huomioon GOST R 6.30-2003 vaatimukset. Muistiinpanon tekeminen GOST:n mukaan, jonka näyte on esitetty yllä, vaatii seuraavat tiedot:

paperilla on oltava "otsikko". Se osoittaa, kenelle se on osoitettu (työntekijän asema ja koko nimi datiivitapauksessa);

asiakirjan laatimispäivä ja numero merkitään;

tekstin otsikko osoittaa SZ:n aiheen;

kuvaus nykyisestä tilanteesta, jonka vuoksi laaditaan muistio: "Huomion ...", niin muistion tekstin tulee sisältää erityinen pyyntö;

alla on kääntäjän asema ja koko nimi, allekirjoitus ja kopio.

Laadittu asiakirja tulee kirjata yrityksen sihteerille saapuvana kirjeenä. Sen jälkeen voit olla varma, että johtaja saa SZ:n ja tutustuu siihen henkilökohtaisesti.

SZ sähköisessä muodossa

On syytä huomata, että monet yritykset ovat ottaneet käyttöön sähköisen asiakirjahallinnan. Siksi SZ voidaan antaa sähköisessä muodossa. Tässä tapauksessa se lähetetään yrityksen yrityspostiin. Sihteeri huolehtii kirjeiden jatkolajittelusta ja välittämisestä vastaanottajille.

Tämä CV:n siirtomenetelmä säästää paperia ja työntekijöiden aikaa. Tässä tapauksessa asiakirja kootaan samalla tavalla kuin paperille. On toivottavaa, että siinä on lähettäjän sähköinen allekirjoitus. Varmistaaksesi, että johtaja lukee lähetetyn asiakirjan, sinun tulee lähettää lähetyksen yhteydessä pyytämällä "postilähetyksen lukuilmoitus" valitsemalla lähetyslomakkeen ruutu.

Esimerkki asiakirjasta

Usein työasioita ratkaistaessa on välttämätöntä välittää tärkeitä tietoja johtajalle. Joskus olosuhteet edellyttävät, että olosuhteiden selitys, varoitus virheistä on esitettävä kirjallisesti.

Tässä tapauksessa on välttämätöntä paitsi todeta tosiasiat oikein, myös laatia asiakirja oikein. CV:n laatiminen on usein vaikeaa, varsinkin kokemuksen puuttuessa. Mutta tämä ei ole vaikea tehdä, jos sinulla on esimerkki muistiosta silmiesi edessä. Siksi olemme laatineet näytteitä, joiden lukemisen jälkeen voit laatia asiakirjan oikein. Harkitse yleisimpiä tapauksia, jotka edellyttävät SZ:n valmistelua.

SZ bonuksista on perusta työntekijän rohkaisumääräyksen antamiselle. Tämän asiakirjan laatii työntekijän välitön esimies organisaation johtajan nimissä. Siinä ilmoitetaan työntekijän ansiot, kannustuspyyntö, työntekijän ja laatijan tiedot. Harkittuaan SZ:ää ja tehnyt myönteisen päätöksen, johtaja antaa määräyksen bonuksista. Kuinka kirjoittaa muistio ohjaajan näytteeseen:

Jos työn aikana ilmenee olosuhteita, joiden vuoksi työntekijä ei pystynyt täysin suorittamaan työtehtäväänsä, selittävä. Siinä kerrotaan syyt. Kuinka kirjoittaa muistionäyte:

SZ:ää käytetään, jos työntekijän on otettava yhteyttä johtajaan ja pyytää varojen osoittamista työtarpeisiin. Tässä tapauksessa asiakirjassa esitetään tosiasiat materiaalin hankinnan tuotantotarpeesta. Kuinka kirjoittaa muistionäyte oikein:

Säilyvyys

Venäjän kulttuuriministeriön 25.8.2010 antamalla määräyksellä nro 558 hyväksytyn valtion elinten, paikallishallintojen ja järjestöjen toiminnan aikana syntyneiden vakiomuotoisten johtamisarkistoasiakirjojen luettelon mukaan säilytysajat sisältävän luettelon mukaan. , SZ on säilytettävä yrityksen arkistossa vähintään viisi vuotta. Tarvittaessa organisaation johtajalla on oikeus pidentää säilytysaikaa. Sähköisessä muodossa myönnetyn CZ:n säilytysaika voidaan määrittää yrityksen peruskirjassa.