Как правильно спланировать свой отпуск.

Если Вы без остатка отдаете себя работе, то именно правильно спланированный и вовремя взятый отпуск является гарантом ваших дальнейших трудовых подвигов, вдохновения и хорошего здоровья. Вопрос, который мучает всех нас, как правильно отдыхать, для того чтобы восстановить силы, где провести отпуск весело с умом и фантазией и главное недорого.

Первым делом настройте себя именно на отдых. Даже если вы способны работать 24 часа в сутки без отпуска и выходных, отказывать себе в отпуске нельзя. Иначе в какой то определенный момент вы сломаетесь и из хорошего специалиста превратитесь в выжатого как лимон, уставшего морально и физически, больного, несчастного человека.

Если вы постоянно переутомляетесь, в определенный момент ваш организм обязательно даст сбой и наверстает упущенное время отдыха в виде различных недомоганий и болевых синдромов в виде ломки всего организма (это в лучшем случае), аритмии и в дальнейшем гипертонической болезни.

Если вы уже ощущаете это, вспомните что работа – это еще не вся ваша жизнь, и постарайтесь незамедлительно реализовать свое законное право на отдых .

Планирование отпуска.

Решились на отдых, значит следующий его этап — планирование. Перво-наперво решите вопрос о сроках отдыха с начальством, а если вы сам себе и другим начальник, подберите для себя наиболее свободное время. В Европе это, например июль или август, когда предприятия в полном составе уходят на отдых.

Договорились с начальством, закажите билеты, забронируйте места в гостинице, купите необходимое снаряжение, а для женщин естественно заранее . Чтобы хорошо отдохнуть, просто необходимо хорошо выглядеть, нравитесь себе – значит, понравитесь и другим.

Одним словом, подготовьте заранее все, что вам понадобится во время отпуска, а не суетитесь в самый последний момент. Отпуск – должен принести вам удовольствие, осуществит желания.

В первую очередь, отдых это смена деятельности, причем желанная, а – например женой или мужем или коллективом.

Выполняя свои повседневные обязанности, мы используем в работе одни и те же области нашего мозга, а другие его части остаются без работы. Поэтому необходимо так спланировать свой отдых, чтобы задействовать бездействующие области мозга и дать расслабиться уставшим.

В первую очередь отдых делится на активный и пассивный . Если Вы работает в офисе, преимущественно сидя, проведите свой отпуск как можно более подвижно. Если же ваша работа связана с большими затратами физической энергии, вам рекомендуется отдых в виде пляжа, СПА — процедур и различных увеселительных мероприятий. Но только не беспрестанное лежание на пляже или перед телевизором. От него вы устанете еще больше.
Почету? Избегайте монотонности, именно она вызывает повышенную раздражительность и как следствие депрессию. Такой отпуск скорее утомит, и домой вы вернетесь полностью разбитым.

Устройте себе эмоциональную разгрузку, смените обстановку займите свои мысли созерцанием чего-то красивого, позвольте новым впечатлениям вытеснить бытовые проблемы и главное работу.

Если вы человек по своей природе активный, начните с пассивного отдыха — отдохните, а уже потом переключайтесь на активные развлечения . Например, для начала пройдите курс массажа. Он поможет вам расслабиться, снимет напряжение в мышцах и суставах, улучшит кровообращение.

Если ваши будни обыденны, полны рутины, то Вам рекомендуется экстремальные виды отдыха. Например, спуск по горной реке, катание на американских горках, полеты на пароплане или парашюте над морем. Да что там придумывать, даже катание на банане, или купание в шторм в море, зарядит адреналином надолго.

Психологи рекомендуют при планировании отпуска обратить внимание на свой темперамент. Если вы непоседа – значит, вам больше подойдут экстремальные виды спорта и активный отдых. Спокойным по натуре флегматикам – долгий, спокойный отдых без стрессов и приключений. Меланхоликам удовольствие доставит творческая деятельность – например поиск чего то неизведанного, которая может оставить после себя какой то результат. А вот жизнерадостным и любопытным сангвиникам просто необходимы эмоции, впечатления. Это могут быть экскурсии в новые места. Только не стоит повторяться, то, что удивило вас впервые, в следующий раз покажется блеклым, и не принесет удовольствия.

Неплохо часть отдыха можно посвятить хобби или занятию, не связанному с вашей обычной деятельностью.

В то же время не стоит составлять слишком уж плотный график мероприятий. Неизбежно ваше настроение будет меняться, возможно недомогание или самый обыкновенный дождь, который смешает все планы, обязательно что-то не успеете, поэтому оставьте время для неожиданностей и импровизации.

Место для лучшего отдыха — море или горы.

Остров «Баунти» — Бали.

Огромное значение, имеет выбранное вами место для отдыха. Обязательно уезжайте за город от шума и суеты, от загазованного воздуха. Если вы не переносите смены климата , то все равно, уехать из города просто необходимо. Ведь наверняка недалеко существуют пансионаты или дома отдыха. Вы просто увидите новые пейзажи, и они благотворно повлияют на психику и поднимут Вам настроение. Все волнения и тревоги исчезнут.

Если же все-таки хочется моря и солнца, новых знакомств и экзотики , впечатлений, тогда, отправляйтесь в дальние путешествия.

Не забудьте уделить внимание компании, с которой вы собираетесь отдыхать. Если вы едете отдыхать с женой или любимым человеком, то должны быть на 100% уверены, что ваши планы не расходятся, и вы не испортите друг другу настроение.

Если же взгляды на отпуск у вас противоположны, то лучше отдыхать по отдельности или с друзьями. В любом случае не стремитесь отдыхать в больших компаниях . Здесь никогда всем не угодишь, и обязательно будут ссоры. Существует даже категория людей, которым гораздо комфортнее отдыхать самим, заводя знакомства на отдыхе с теми, кто приглянулся,

В любом случае отдых должен соответствовать вашему состоянию и настроению.

Отдых с ребенком.

А вы бывали на Бали?

Если вам предстоит , добавьте в свой план несколько важных пунктов:

— подберите подходящее , наличие отдельных кроваток для малышей, детской площадки, пологого входа в море и неглубокого бассейна – просто необходимо.

— позаботьтесь о питании, узнайте, есть ли детское меню.

— поинтересуйтесь заранее, имеются ли детские клубы и вечерние развлечения для детей.

— не забудьте теплую одежду, покрывало, игры, книжки, любимые игрушки малыша.

Если вы решили отправиться к морю с ребенком , то лучше выберите место с недолгой дорогой, лучше самолетом.

Одежда для отдыха.

Следующий этап — уделите особое , которую вы будете носить во время отдыха. Она должна быть удобной и естественно уместной. Яркие цвета, свободный фасон.

Женщины — не стоит ставить себя на шпильки и утягиваться корсетами, отправляясь в горы или на пляж. Забудьте о диете, она не скрасит ваш отпуск – постоянный самоконтроль утомит вас и ваше окружение.
Мужчины – не стоит слишком увлекаться алкоголем и экзотической кухней, так как, перестаравшись, вы приговорите себя к нескольким скучным дням в номере. Хватит просто здорового чувства меры.

И последний совет, отпуск имеет свойство быстро заканчиваться, поэтому для того чтобы первые рабочие дни не закончились нервным срывом, возвращайтесь домой за два – три дня до конца отпуска, и побалуйте себя еще несколько дней сном и отдыхом, приведите в порядок свой дом, одежду и мысли.

Помните, для удачного отпуска просто необходима ваша позитивная установка, желание отдохнуть и получить удовольствие. Воспринимайте непредвиденные препятствия на вашем пути , как очередное приключение, подаренное судьбой, которое, несомненно, добавит воспоминаний и интересных историй в ваши впечатления об отпуске. Всегда сохраняйте спокойствие и позитивный настрой и будьте внимательны к себе и своему здоровью – тогда время отпуска не пройдет зря, а заряда энергии хватит на весь рабочий год, до следующего отпуска.

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

Уверен, что те из вас, кто интересуется темой инфобизнеса, смотрит различные лекции и тренинги, читает книги и популярные статьи, не раз сталкивались с работами Дэна Кеннеди. Это уникальный бизнес тренер, который имеет научную степень в области маркетинга. Его диссертация была посвящена многим актуальным проблемам в сфере бизнеса, которые он успешно решает ежедневно, и помогает решить миллионам людей по всему миру.
Дэн Кеннеди считается одним из тех, кто навал вводить и популизировать инфорбизнес в мире. К нам данная волна докатилась относительно недавно, и все принцы построения и ведения инфобизнеса в интернете в большей степени базировались на тех основах, которые Ден изложил еще в прошлом веке. Он человек, опередивший эпоху, человек, который начал внедрять на десятки лет раньше то, что сейчас стало массово популярным явлением.

Статья в тему:

Около 25 лет Дэн Кеннеди провел в различных разъездах и путешествиях. Его приглашали в разные города, страны, континенты. По меньшей мере от 120 до 130 дней в году он тратил на поездки, выступления, прочтения лекций и проведения тренингов. Бывало так, что за год он давал 70 крупных и серьезных лекций в разных странах мира.
Помимо этого Дэн параллельно консультировал множество клиентов, и руководил четырьмя фирмами. Восемь лет подряд Дэн Кеннеди ставил перед собой задачу – издавать как минимум одну книгу в год. В результате получилось, что он написал более 100 книг, аудиолекций и учебных курсов. Невероятно, как он все успевал, при том, что еще умудрялся выделять время на отдых, личную жизнь, друзей, общение с обычными людьми, которым требовался его совет.
Теперь у него не столь сумасшедший образ жизни, значительно меньше разъездов. Тем не менее у него 63 клиента в четырех разных консультативных программах, по трем из которых встречи участников проходят 6 дней в году, а по одной - 8 дней в году. В течение года он также тратит один день в месяц на телекоучинг, работает одновременно с 15 –20 клиентами, включаясь в деятельность их компаний, пишет рекламные тексты по 200 проектам для 50 с лишним клиентов, 10 раз участвует в семинарах, 30 дней принимает клиентов в офисе, выпускает несколько информационно-рекламных телероликов, ведет две ежемесячные рассылки, пишет как минимум одну книгу, почти всякую неделю участвует в лошадиных бегах - два вечера или чаще - и еще устраивает себе каникулы.

Статья в тему:

1. Приручите свой телефон

Вы должны научиться освобождаться от тотальной тирании телефона, диктатуры факса, и контроля электронной почты. Если занялись важным делом, то редко поднимайте трубку, либо вообще игнорируйте все звонки, которые не были запланированы. Если будет нужно, то перезвоните в удобное для Вас время, тогда, когда вся работа будет выполнена.
Этот урок вы должны четко осознать, ведь именно телефон является тем средством, которое в первую очередь прерывает важный процесс созидания. Если вы будете отвечать на звонки, то постоянно будете отвлекаться от дел известной Вам важности на дела неизвестной важности. По сути, вы отдаете контроль над собой и своим временем неизвестно кому, и в конечном итоге совершенно не успеваете сделать то, что запланировали.

2. Минимум деловых встреч

Многие бизнес тренеры советуют проводить бизнес встречи, и это правильно. Но практически никто не говорит о том, что нужно их минимализировать, и не тратить время впустую. Вы должны постараться любыми способами сокращать проведенное время на таких встречах.
Только представьте, что если б Ной, перед тем как строить свой ковчег, собрал архитекторов, потом пастухов, потом переговорил бы с укротителями львов, а в самом конце назначил деловую встречу со штурманами и экспертами мореходства, то сейчас вы б не читали данную статью, а где-то плавали в океане, дыша через жабры.
На деловых встречах очень редко делается что-то полезное, и я их ненавижу. Вы должны иметь четкую тактику, которая позволит избежать ненужной траты времени. Если уже довелось назначить такую встречу, то не говорите о погоде и проведенном викенде, а переходите сразу к сути вопроса, к основных целям.

Статья в тему:

3. Абсолютная пунктуальность

Вы уважаете свое время и хотите, чтоб его уважали другие? Тогда нужно начать с абсолютной пунктуальности. Будьте всегда в нужном месте, в нужное время и без малейшего опоздания. Когда вы начнете вести себя подобным образом, то получите полное право требовать уважения вашего времени другими. Вы ж не опаздываете на час, тем самым воруя драгоценное время другого человека, вот и он не должен делать подобное.
Также пунктуальность добавит Вам личного авторитета, ведь вы всегда будете иметь преимущество перед коллегами, партнерами, поставщиками и дилерами. Чем бы вы не занимались, пунктуальность – это отличительная черта успешного человека.

4. Составление списков

Ни одна система планирования времени не обходится без составления списков. Каким бы вы человеком не были, вы обязаны записывать все планы и важные дела. Возможно, вы «свободная натура», которая считает, что всевозможные списки его ограничивают и сдавливают как джинсы на пару размеров меньше. Но на самом деле все совершенно иначе. Чем больше мелких деталей вы запишите, тем меньше Вам придется держать в голове и постоянно помнить. Разгрузив свой мозг вы сможете заняться действительно важными и нужными делами.

Статья в тему:

5. Все на службу своим целям

Единственная настоящая причина того, что многие люди не становятся в разы успешнее в делах, – в том, что у них нет для этого причин. Секрет личной эффективности – в поиске веских причин стать эффективным. Но что считать эффективностью? Вот мое определение: эффективность – это осознанное и долговременное применение вашего времени, таланта, ума, ресурсов и возможностей таким способом, который дает измеримое приближение к вашим целям. Почаще задавайте себе вопрос «Становлюсь ли я ближе к своей цели от того, что я делаю в эту минуту?» Чем чаще вы отвечаете «Да», тем выше ваша эффективность.

6. Каталог событий

Возьмите 90 бумажных папок, и распределите их пол дня. Первая тридцатка – это текущий месяц, а другие – это два последующих. После этого в каждую папку положите письма, факты, документы, которые необходимы для встреч, переговоров, или запланированных дел на эту дату. Конечно, я знаю, что сейчас существует множество электронных программ, которые справляются с этой задачей гораздо быстрее и удобнее. Бога ради, если вы решили пойти по данному пути и выбрать электронные каталоги, то это ваше право. Мне удобнее работать с папками, и данная техника проверена десятками лет.

7. Время блоки

Научитесь выделять под конкретные дела определенное время. Так сказать, создавайте временные блоки, в которые помещайте все необходимые работы. Положите перед собой календарь, распишите что и когда вы будете делать, также укажите временные промежутки.
Это позволит точно заблокировать время и привязать к нему задачу. Таким образом вы никогда не позволите делам других людей отодвигать ваши планы все дальше и дальше. Помните, что ваши планы прежде всего, а уж потом интересы и потребности других.
«От редакции: Лично я только недавно начал пользоваться данной техникой, и она очень помогает. Я планируют, что буду писать статью с 12-00 до 16-00, и никуда не собираюсь отвлекаться. Действительно, продуктивность работы растет. Если не устанавливать временные рамки и не ставить блоки, то написание статей может затянуться на весь день, а то и ночь»

8. Минимум внеплановой деятельности

Приучите себя делать все по четкому плану. Вы должны расписать день по 30-и минутным отрезкам, четко определить что и когда начнете делать, и когда закончите. Эффективность работы значительно увеличивается, если есть четкое осознание того, сколько времени она займет. Не имея плана, вы будете делать какие-то другие вещи в хаотичном порядке. И, я уверен, что большинство этих вещей окажется ненужной ерундой которая просто украла ваше время.

Статья в тему:

9. Польза от «обрезков»

Не всегда все идет по четкому плану, и бывают такие вещи, которые предугадать невозможно. Застряли в пробке? Вместо того, чтоб нервничать и жаловаться, используйте это время с пользой. Послушайте аудио лекцию, начните учить другой язык, сделайте несколько записей в своем ежедневнике, проанализируйте результат встреч и спланируйте будущие действия.
Нужно уметь использовать любые отрезки времени по максимуму. Допусти, вы едите в метро 20 минут. За это время можно прочитать несколько глав книги, написать план на будущий день, ответить на электронную почту или сделать еще множество мелких задач, да выполнение которых потом не нужно будет тратить время.

Статья в тему:

10. Подальше от стада

Думаю, что тут все понятно. Вы должны минимализировать свое участие в «стадном» эффекте. Выезжайте на работу по раньше, чтоб не попасть в пробки, и возвращайтесь позже, когда уже основанная масса разъедется. Не ходите за покупками вечером в пятницу, и не заселяйтесь в отель с 8 до 9 утра, когда это делает основная масса приезжих. Вы должны максимально отстранить свои действия от «стадного» эффекта. Живите в своем собственном ритме, который позволит не тратить время на очереди, на бессмысленное простаивание в пробках или в ожидании чего-то другого.
Если получится организовать свою жизнь, которая разойдется с основным потоком, то вы сэкономите очень много времен и нервов.

Вот такие 10 советов дает Дэн Кеннеди всем тем, кто действительно хочет организовать свое время, структурировать его, выполнять поставленные задачи в 2, а то и 3 раза быстрее, не тратят уйму полезного времени на совершенно не важные дела.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

• разработать определенный план;
• первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
• не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
• ежедневно анализировать выполненные задачи;
• в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
• следить за порядком;
• выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

• выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
• определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
• рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
• составление поэтапного плана выполнения работ;
• избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
• отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
• определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
• избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
• выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

1. Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

1. Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

1. Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

1. Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

1. Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
2. В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
3. Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
4. Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
5. Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

• оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
• контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
• завершение начатых дел;
• устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
• чередование работы с отдыхом;
• анализ планирования времени;
• постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

1. Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
2. Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
3. Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
4. Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
5. Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
6. Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
7. Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
8. Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
9. Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
10. Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.