Ang sitwasyon kapag ang mga negosyante ay nahaharap sa pangangailangan na mag-flash ng mga dokumento ay malayo sa hindi pangkaraniwan. Maaaring kailanganin ang mga papeles para sa tanggapan ng buwis, pondo ng pensiyon, o para sa pag-archive.

Mahigpit na ipinagbabawal na idikit ang mga dokumento o i-fasten ang mga ito gamit ang isang stapler. Upang maiwasan ang mga problema at hindi makakuha ng isang reputasyon bilang isang taong hindi marunong bumasa at sumulat, kailangan mong malaman kung paano mag-flash ng mga dokumento alinsunod sa lahat ng mga kinakailangan.

Pangkalahatang tuntunin

Sa unang sulyap, maaaring mukhang hindi dapat magkaroon ng anumang mga paghihirap sa pag-stapling ng mga dokumento, ngunit hindi ito ganap na totoo. Ang proseso ay dapat na lapitan nang responsable upang ang mga papel ay nasa tamang anyo. Maraming mga bahay sa pag-imprenta ang maaaring gawin ang gawaing ito sa isang nakapirming bayad at sa maikling panahon, ngunit hindi lahat ng negosyante ay nanganganib na ipagkatiwala ang mahahalagang papeles sa mga estranghero. Upang hindi magamit ang mga serbisyo ng mga propesyonal sa bawat oras, sulit na malaman kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento.

Ang mga istruktura ng pangangasiwa ay hindi nagbibigay sa mga negosyante ng partikular na patnubay sa isyung ito, kaya kailangan mong malaman ito nang mag-isa. Ang impormasyon ay maaaring makuha mula sa mga rekomendasyong Metodolohikal sa larangan ng gawaing opisina.

Pananahi ng papel na may sinulid

Paano mag-flash ng mga dokumento sa ganitong paraan? Upang gawin ito, kailangan mong maghanda ng mga accessory. Kailangan mong magkaroon ng mga sinulid, karayom ​​at pandikit. Ang proseso ay binubuo ng tatlong hakbang:

• Paghahanda ng mga dokumento. Ang lahat ng mga papel ay dapat na inilatag sa tamang pagkakasunud-sunod at bilang ng isang lapis sa sulok ng sheet. Maaaring gumawa ng mga butas gamit ang isang awl o isang hole puncher ay maaaring gamitin. Sa kaso kapag maraming mga papel at imposibleng mabutas ang mga ito ng isang butas na suntok, dapat kang gumamit ng isang matalim na pako at isang martilyo. Ang bilang ng mga butas ay depende sa kahalagahan at layunin ng dokumento. Ang mga lihim na dokumento ay tinatahi sa limang butas upang maiwasan ang pagpapalit ng mga sheet. Ang mga butas ay dapat ilagay sa kaliwa, sa gitna ng libreng field. Ang distansya ay dapat na humigit-kumulang tatlong sentimetro mula sa isang pagbutas patungo sa isa pa.

• Pagpapawalang bisa. Kapag nag-iisip kung paano mag-flash ng mga dokumento gamit ang mga thread, kailangan mong malaman ang mahahalagang nuances. Sa karamihan ng mga kaso, kaugalian na gumamit ng twine o LSh-210 thread. Pinapayagan din ang iba pang malalakas na thread. Kinakailangan na simulan ang proseso mula sa likod ng butas, na matatagpuan sa gitna. Nakaugalian na magtahi ng mga dokumento nang dalawang beses upang mabigyan ang nais na lakas. Ang thread ay dinadala sa likod mula sa gitnang pagbutas at nakatali sa isang buhol. Kung kailangan mong i-fasten ang mga papel na hindi partikular na halaga, maaari kang gumamit ng isang regular na thread.

• Sertipikasyon ng dokumento. Upang maayos na patunayan ang mga papel, kinakailangan upang maghanda ng isang maliit na piraso ng papel na may sukat na 4 sa 5 cm. Dapat itong nakadikit sa buhol upang ang mga dulo ng sinulid ay libre. Sa sheet kinakailangang ipahiwatig ang bilang ng mga papel na isinampa sa numero at sa mga salita, pati na rin ang posisyon, apelyido at inisyal ng taong namamahala. Pagkatapos nito, ang taong nagpapatunay ay naglalagay ng kanyang lagda at selyo, kung mayroon man. Ang mga gilid ng lagda at selyo ay dapat na lampas sa sticker sheet.

Paano maghanda ng mga papeles para sa tanggapan ng buwis?

Ang sinumang negosyante ay kinakailangang magbigay ng iba't ibang mga ulat sa kanilang mga aktibidad, kaya ang kaalaman sa kung paano mag-flash ng mga dokumento para sa serbisyo sa buwis ay kinakailangan. Upang maiwasan ang mga hindi pagkakapare-pareho, ipinapayong suriin sa responsableng tao ang tungkol sa mga patakaran para sa pag-fasten ng mga dokumento.

Ang isang listahan ng lahat ng mga nakalakip na papel ay dapat isama sa natapos na dokumento. Ang imbentaryo ay dapat na nakapaloob sa pinakadulo simula ng kaso at bilang ng hiwalay. Kinakailangan din na ipahiwatig ang mga petsa ng mga dokumento at ang bilang ng mga sheet. Dapat tandaan na ang numero ay nakalagay sa mga sheet, at hindi sa mga pahina. Kung ang dokumento ay multi-volume, ang mga pahina ng bawat volume ay hiwalay na binibilang.

Para sa mga awtoridad sa buwis, kailangan mong i-flash ang mga dokumento sa 3 butas, hindi hihigit at hindi bababa. Ang distansya sa pagitan ng mga butas ay dapat na higit sa tatlong sentimetro. Kailangan mong ilagay ang mga ito sa mga patlang sa kaliwang bahagi. Ang mga butas ay ginawa gamit ang isang awl o isang makapal na karayom. Ang mga tuldok ay dapat nasa gitna ng patlang upang ang teksto ay malinaw na nakikita. Ang lahat ng mga butas ay dapat gawin upang sila ay mahigpit na nasa ilalim ng bawat isa.

Anong thread ang tahiin?

Ang mga dokumento para sa buwis ay dapat na tahiin lamang ng isang butas na karayom, gamit ang ikid o LSh-210 na sinulid. Sa matinding mga kaso, pinapayagan ang pag-flash na may sinulid na naylon na nakatiklop nang maraming beses.

Ang thread ay output sa likod ng huling sheet. Ang mga dulo, ang haba nito ay hindi maaaring higit sa 6 cm, ay dapat na nakatali. Ang sticker ay ginawa ayon sa karaniwang tinatanggap na mga panuntunan at pinatunayan sa pamamagitan ng isang lagda at selyo. Ang mga dulo ng thread ay dapat na libre.

Kung ang dokumento ay itatabi ng higit sa sampung taon, limang butas ang dapat gawin. Sa kasong ito, ang sticker ay dapat na gawa sa tissue paper.

Pabalat ng dokumento

Kailangan mong malaman hindi lamang kung paano mag-flash ng mga dokumento, kundi pati na rin kung paano pumili ng isang takip para sa kanila. Maaaring may tatlong uri ang mga ito: karaniwan, hindi pamantayan at ang mga ginagamit para sa pangmatagalang imbakan ng mga papel. Bilang isang patakaran, kadalasan ang mga sukat ng takip ay 229 ng 324 mm, ginagamit ang mga ito para sa mga sheet ng A4.

Kung mas malaki ang dokumento, kailangan mong gumawa ng custom na takip. Upang gawin ito, maaari kang makipag-ugnay sa bahay ng pag-print o gawin ito sa iyong sarili. Ang mga papel na iyon na kailangang itago ng higit sa 25 taon ay dapat na naka-frame sa isang malakas na takip na gawa sa makapal na karton. Kung ang paglipat ng dokumento sa archive ng estado ay sinadya, ang materyal para sa pabalat ay dapat na walang acid.

Firmware sa 4 na butas

Depende sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, ang pagpaparehistro ay maaaring may dalawang uri:

• Bahagyang, kung saan ang mga sheet ay maaaring hindi bilangin. Sa kasong ito, ang imbentaryo at certification sheet ay hindi kailangang iguhit. Ang nasabing pagpaparehistro ay pinapayagan para sa mga dokumento na nakaimbak nang hindi hihigit sa sampung taon.
• Ang buong pagpaparehistro ay kinakailangan kapag ang mga papel ay nasa archive nang higit sa sampung taon. Sa kasong ito, kailangan mong i-flash ang mga dokumento sa 4 na butas.

Ang takip ay dapat na matigas, gawa sa makapal na karton, ang kapal nito ay 0.35-1.5 mm. Ang mga elemento ng paglalarawan ay dapat ayusin alinsunod sa GOST 17914-72. Kapag nag-file ng mga papeles, kailangan mong tandaan na ang teksto ay dapat na mahusay na basahin. Dapat tanggalin ang lahat ng metal na bagay tulad ng mga paper clip at staple.

Para sa flashing sa 4 na butas, kailangan mong maghanda ng isang awl, isang clamping device, malalaking karayom ​​at mga thread. Kung mayroong maraming mga sheet, mas ipinapayong kumuha ng drill.

Mga subtleties ng "archival stitching"

Bago i-flash ang mga dokumento, kailangan mong suriin ang lahat ng mga papel at ayusin ang mga ito sa tamang pagkakasunud-sunod. Ang mga sheet ng imbentaryo ay dapat na hiwalay na bilang. Sa huli, kailangan ng saksi.

Kung ang kaso ay bahagyang iginuhit, ang karton ay dapat ilapat sa itaas at sa ibaba. Sa kaso ng isang kumpletong disenyo, kinakailangan upang manahi at gumawa ng isang pagbubuklod gamit ang PVA glue.

Upang i-clamp ang pack, dapat mong gamitin ang pang-aapi o isang espesyal na aparato. Ang mas mababang at itaas na pagbutas ay dapat ilagay sa layo na 30 mm mula sa mga hangganan ng mga patlang. Ang natitirang dalawang butas ay matatagpuan sa layo na halos 80 mm mula sa matinding pagbutas.

Ang mga dulo ng sinulid ay dapat na sinulid sa iba't ibang mga karayom ​​at hawakan sa gitnang mga butas sa harap na bahagi. Ang sinulid ay inilabas mula sa likurang bahagi sa pamamagitan ng matinding pagbutas sa harap na bahagi. Pagkatapos ito ay sinulid sa katabing mga butas. Ang mga dulo ay dapat na nakatali mula sa likod.

Konklusyon

Ang wastong pag-uulat at pamamahala ng dokumento ay isa sa mga mahahalagang aspeto ng matagumpay na aktibidad. Samakatuwid, dapat lapitan ng mga tagapamahala ang bagay na ito nang may lahat ng responsibilidad at alam kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento.

Ang mga negosyante at manggagawa sa opisina sa kanilang trabaho ay nahaharap sa pangangailangan para sa tamang pagpapatupad ng mga multi-page na dokumento. Ang mga awtoridad sa regulasyon at mas mataas na mga organisasyon, tulad ng alam mo, ay maingat tungkol sa disenyo ng mga papeles ng negosyo, at samakatuwid kung minsan ay may mga paghihirap. Alamin natin kung paano maayos na mag-flash at numero ng mga dokumento upang walang mga hindi kinakailangang tanong kapag isinusumite ang mga ito.

Sino ang humahawak ng mga papeles?

Parang walang kumplikado sa mga kumikislap na papel. Ngunit sa katunayan, hindi lahat ay napakasimple. Mayroong ilang mga patakaran kung saan ito ginagawa. Kung nais mong gumawa ng isang panali ng mga pahayagan o magasin para magamit sa loob ng organisasyon, kung gayon ito ay isang bagay. Ngunit kung nahaharap ka sa gawain ng paghahanda ng mga dokumento para sa archive o opisina ng buwis, o sa ibang lugar, pagkatapos ay kailangan mong lapitan ang trabaho nang may lahat ng responsibilidad, kung hindi man ay panganib mong maibalik ang mga papeles. Ang dahilan para sa pagtanggi ay maaaring hindi tamang pagpaparehistro.

Maraming ganyang kaso. At lahat dahil sa ang katunayan na hindi namin alam kung paano maayos na flash at numero ng mga dokumento. Ang isang sample na disenyo ay malamang na hindi maibigay sa buwis o archive.

Ngayon ay may sapat na bilang ng mga kumpanyang kasangkot sa firmware ng mga dokumento. Maaari mong gamitin ang kanilang mga serbisyo. Siguradong marami silang karanasan. Nag-aalok sila ng malawak na hanay ng mga pabalat. Ngunit hindi ito palaging maginhawa. Ang katotohanan ay ang mga bahay sa pag-imprenta ay umaapaw sa mga order. Sabihin nating kailangan mong gawin ang trabahong ito nang madalian. Paano kung gayon? Ito ay nananatiling lamang upang harapin ang isyung ito.

Bilang karagdagan, sa mga kondisyon ng ekonomiya, ang pamamahala ay hindi palaging handa na magbayad ng mga karagdagang gastos, at samakatuwid ang ganitong uri ng trabaho ay nahuhulog sa mga balikat ng mga sekretarya at accountant. Kaya, mas mahusay na malaman ito nang isang beses, upang walang mga problema sa hinaharap. Maaaring magamit ang kaalamang ito.

Tulong para sa mga nagsisimula

Gusto naming tandaan na walang pare-parehong mga pamantayan tungkol sa kung paano mag-flash ng mga dokumento. Sa pamamagitan ng paraan, ang mga istruktura ng estado ay hindi rin nagbibigay ng anumang mga paliwanag sa bagay na ito. Na nangangahulugan na kailangan mong malaman ang lahat ng ito sa iyong sarili. Dito ay tutulungan tayo ng mga metodolohikal na rekomendasyon ng trabaho sa opisina (order ng Federal Archives ng Disyembre 23, 2009).

Ano ang kailangan mong mag-flash ng mga dokumento?

Bago mo simulan ang trabaho mismo, kailangan mong maghanda. Kakailanganin mo ang mga sumusunod na materyales:

1. Ang mga dokumento mismo.
2. pandikit.
3. Papel.
4. Karayom.
5. Awl.
6. Puncher ng butas.
7. Mga espesyal na thread.
8. Selyo ng kumpanya.

Sa pangkalahatan, ang buong proseso ay maaaring nahahati sa tatlong yugto. Ang una ay paghahanda, ang pangalawa ay ang firmware mismo, ang pangatlo ay ang sertipikasyon ng natapos na dokumento.

Aling cover ang pipiliin?

Sa pagsasalita tungkol sa kung paano mag-flash ng mga dokumento, kailangan mong tandaan ang tulad ng isang nuance bilang disenyo ng takip. Siyempre, sa bahay-imprenta ay bibigyan ka ng magagandang pagpipilian, ngunit hindi sila palaging kinakailangan kung hindi namin pinag-uusapan ang isang tesis.

Para sa isang maliit na panali, sapat na ang isang takip ng papel. Kung ang isang pangmatagalang paggamit ng binder ay inaasahan (halimbawa, pag-archive ng higit sa 25 taon), pagkatapos ay ginagamit ang makapal na karton.

Ang takip ay maaaring karaniwang laki (A4 format) at hindi karaniwan. Depende na ito sa format ng mga sheet na ibibigkis. Ang takip ay dapat magkasya sa laki ng dokumento.

Pagbilang ng pahina

Kapag naghahanda ng mga papel para sa pagtahi, siguraduhing numero ang mga pahina. Ang pagkakaroon ng pagnunumero ay isang kinakailangan para sa pagpaparehistro. "Para saan ito?" - tanong mo. Upang gawin itong imposibleng mapunit nang hindi napapansin, alisin ang ilan sa mga sheet. Napakahalaga ng sandaling ito. Kaya pag-usapan natin kung paano mag-flash at numero ng mga dokumento. Mayroong ilang mga nuances dito.

Kapag ibinaba ang pagnunumero, kailangan mong tandaan ang mga patakaran:

1. Ang mga sheet ay binibilang, hindi mga pahina.
2. Arabic numeral lang ang ginagamit.
3. Ang listahan ng mga dokumento mismo ay hindi binibilang.
4. Kung kailangan mong mag-numero ng isang liham, pagkatapos ay italaga muna ang isang serial number sa sobre, at pagkatapos lamang sa bawat leaflet.
5. Kung ang Kaso ay napakalaki (bilang panuntunan, ang mga naturang file ay naka-archive), kung gayon maaari itong binubuo ng mga volume, na ang bawat isa ay magkakaroon ng sarili nitong pagnunumero.
6. Kung may mga papel sa loob ng binder kung saan ang mga numero ay nakakabit na, dapat na muling lagyan ng numero ang mga ito sa isang format.
7. Kung may mga nested sheet na may malalaking sukat (A3), dapat silang palawakin at maglagay ng numero sa kanang sulok sa itaas. Pagkatapos ay tiklupin muli. Ito ay hemmed lamang sa isang gilid.
8. Nangyayari na ang mga maliliit na dokumento (mga tseke, sertipiko, atbp.) ay idinidikit sa mga sheet. Sa kasong ito, ang sheet ay binibigyan ng isang numero, ngunit sa ibaba nito ay nakalista ang isang listahan ng mga naka-paste na papel.
9. Kapag ang mga maliliit na dokumento ay nakadikit lamang sa sulok, ang bawat isa sa kanila ay maaaring bigyan ng isang numero.
10. Ang mga guhit, diagram, litrato, plano ay binibilang din.

Upang maunawaan kung paano maayos na mag-flash at numero ng mga dokumento (isang sample ang ibinigay sa artikulo), kailangan mong isaalang-alang ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon nang sunud-sunod.

Ano ang dapat kong gawin kung may mga error sa pagnunumero?

Bago iyon, dapat mong tiyakin na tama ang pag-file. Tingnang mabuti ang mga numero ng pahina. Kung lumalabas na ang ilan sa mga ito ay nawawala, maaari kang magpasok ng karagdagang pag-numero ng titik. Ang lahat ng mga sheet ay mananatili sa ilalim ng kanilang mga numero, at sa mga nawawala dapat mong isulat ang numero mula sa nakaraang sheet at ang titik.

Sa kaso ng mga malalaking pagkakamali, makatuwirang maingat na i-cross out ang nakasulat at gumawa ng tamang entry sa tabi nito. Ang lahat ng mga pagbabagong ginawa ay dapat na maipakita sa tala ng kumpirmasyon.

Paglalarawan ng Dokumento

Bago mag-flash ng mga dokumento na may mga thread, mas mahusay na suriin ang kawastuhan ng pagpapatupad ng buong Kaso. Kung tutuusin, ayoko namang burahin ito mamaya. Bilang isang patakaran, mayroong ilang mga pakete ng mga papel sa loob nito. Ganap na ang buong listahan ay dapat na nakalista sa imbentaryo. Ito ay pinagsama-sama ng responsableng tao, na nagpapahiwatig ng petsa. Ang paglalarawan ay hindi bilang.

Paano magtahi ng mga dokumento na may mga thread sa tatlong butas?

Kung handa na ang lahat ng mga dokumento, maaari kang magsimulang mag-flash. Upang gawin ito, kailangan mo ng mga espesyal na thread o maaari mong gamitin ang twine. Siyempre, hindi makatuwiran na magtahi ng ilang mga dahon na may malupit na sinulid, maaari kang kumuha ng regular na nakatiklop sa kalahati.

Kaya, dumiretso tayo sa tanong kung paano mag-flash ng mga dokumento gamit ang mga thread. Ang mga larawang may detalyadong paglalarawan ay magsisilbing visual na karagdagan sa algorithm ng mga aksyon. Magsimula tayo sa katotohanan na kinakailangan upang i-fasten ang mga sheet upang sa paglaon ay madali mong basahin ang impormasyong ipinakita sa kanila. Upang gawin ito, ang mga butas ay tinusok mula sa kaliwang gilid, humigit-kumulang sa layo na isa at kalahating sentimetro. Dapat mayroong tatlong butas. Matatagpuan sila sa ibabaw ng bawat isa. Maaaring gumawa ng mga butas sa butas kapag maliit ang salansan ng mga sheet. Para sa makapal na toms, kakailanganin mo ng awl. Ihanda ang sinulid, ngunit huwag gawin itong masyadong mahaba, sapat na ang pitumpung sentimetro.

Paano mag-flash ng mga dokumento nang tama? Ang isang sample na daloy ng trabaho ay ipinapakita sa ibaba. Para sa kaginhawaan ng paliwanag, magtalaga tayo ng mga numero sa mga butas: itaas - 1, gitna - 2, ibaba - 3.

Kailangan mong simulan ang pagtahi mula sa likod ng Kaso, ipasa ang karayom ​​sa butas 2 hanggang sa harap na bahagi. Sa kasong ito, mananatili ang isang dulo ng thread. Pagkatapos, sa pamamagitan ng 1 butas, ang karayom ​​ay muling dinadala sa likod. Sa sandaling ang karayom ​​at ang libreng dulo ng thread ay nasa likod ng dokumento, kailangan mong ilipat muli sa harap na bahagi, at pagkatapos ay muli sa likod.

Kung paano mag-flash ng mga dokumento, halos naisip namin ito. Ito ay nananatiling kaso para sa maliliit. Kapag ang lahat ng mga sheet ay nakakabit, maaari mong ligtas na itali ang mga thread sa isang buhol sa likod ng Case.

Dapat itong mahigpit na higpitan upang ito ay maselyohan ng isang tala ng kumpirmasyon. Ang mga dulo ng mga thread ay dapat iwanang malayang nakabitin mula sa ilalim ng sticker.

Paano na-certify ang mga dokumento?

Buweno, tulad ng nakikita mo, walang mahirap sa paglutas ng isyu kung paano mag-flash ng mga dokumento gamit ang mga thread. Ang mga larawang ipinakita sa iyong atensyon ay direktang kumpirmasyon nito. Kailangan lang nating i-certify ang mga nakumpletong sheet.

Ito ay tinatawag na "pirma ng sertipiko". Upang gawin ito, kailangan mong kumuha ng isang maliit na piraso ng papel na may sukat na 5 x 6 na sentimetro at idikit ito sa likod upang masakop nito ang buhol. Ang mga dulo ng sinulid ay dapat lumabas mula sa ilalim nito at malayang nakabitin.

Sa tala na ito kailangan mong ipahiwatig kung gaano karaming mga pahina ang natahi. Pagkatapos ito ay pinirmahan ng direktor, petsa at selyo ng organisasyon. Sa pangkalahatan, ang pirma sa sertipikasyon ay ginawa ng direktor ng kumpanya, o ng isa sa mga kinatawan. Ang selyo mismo ay inilalagay upang ang isang bahagi nito ay mahulog sa huling sheet ng pack, at ang isa sa tala.

Bakit tinatahi ang mga dokumento?

Nabanggit na namin na ang mga nai-file na dokumento ay naka-archive para sa imbakan, bilang karagdagan, sa pang-araw-araw na aktibidad ng isang negosyo, madalas na kinakailangan upang i-fasten ang mga bundle ng mga sheet. Ang mga ito ay maaaring mga kontrata, at mga ulat sa buwis o iba pang awtoridad sa regulasyon. Sa pamamagitan ng paraan, ang mga awtoridad sa buwis sa pangkalahatan ay may napakahigpit na mga kinakailangan sa bagay na ito. Ang paggamit ng stapler ay hindi pinahihintulutan. Ito ay itinuturing na isang matinding paglabag.

Sa pangkalahatan, ang Ministri ng Pananalapi ay nagbibigay pa nga ng sarili nitong mga rekomendasyon kung paano mag-flash ng mga dokumento. Kaya, ang pag-file ay hindi maaaring maging napakalaki. Ang pinakamainam na sukat ay hanggang limampung pahina. Kung mayroong maraming mga dokumento, pagkatapos ay mas mahusay na hatiin ang mga ito sa ilang mga Kaso. Dapat ay may tuloy-tuloy na pagnunumero sa Arabic numerals. Ang mga dahon ay tinahi ng isang magaspang na sinulid, na dapat na nakatali sa likod ng natapos na dokumento. Mula sa itaas, ang buhol ay tinatakan ng isang tala ng kumpirmasyon, na dapat iguhit alinsunod sa lahat ng mga patakaran. Huwag kalimutan na ang bilang ng mga sheet ng Case ay nakakabit dito. Para sa mga awtoridad sa regulasyon, ang lagda sa tala ng kasiguruhan ay napakahalaga. Maaari lamang itong itakda ng direktor o ng ibang tao na may awtoridad na gawin ito. Ang lahat ng ito ay pinatunayan ng isang selyo. Ang print nito ay dapat humiga upang makuha ang bahagi ng sheet at note. Sa katunayan, inuulit ng lahat ng rekomendasyong ito ang impormasyong ipinakita namin sa itaas. Isinasaalang-alang namin na kinakailangan upang dalhin ang mga ito, upang matiyak mong ginagawa mo nang tama ang lahat, alinsunod sa mga tagubilin ng mas mataas na awtoridad.

Ang mga awtoridad sa buwis ay gumagawa ng isang hindi malabo na kinakailangan para sa integridad at kaligtasan ng hindi lamang ang mga dokumento mismo, kundi pati na rin ang mga kopya. Bukod dito, ang mga photocopy ay inihain din sa isang hiwalay na pakete.

Sa halip na isang afterword

Napag-usapan namin sa artikulo kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento na may mga thread para sa pagsusumite sa archive at mga awtoridad sa regulasyon. Minsan ang mga pagtatalo ay lumitaw tungkol sa disenyo ng mga binder, dahil walang dokumento na magbibigay ng tumpak na mga paliwanag sa isyung ito, at kahit na may mga komento. Samakatuwid, kinakailangang tumuon sa mga pamantayang pinagtibay sa gawaing opisina. Dapat tandaan na ang mga ahensya ng gobyerno kung saan ka nagsusumite ng mga papeles ay maaaring may sariling mga kinakailangan para sa kanilang disenyo. Samakatuwid, mas mabuting palaging linawin ang naturang impormasyon nang maaga upang maiwasan ang mga pagkakamali at ibalik ang dokumentasyon para sa rebisyon. Pagkatapos ng lahat, kahit saan ay maaaring magkaroon ng mga nuances.

Kung ang isang organisasyon ay nakatanggap na ng pangangailangan mula sa mga awtoridad sa regulasyon na magsumite ng mga dokumento, malamang na may ideya ito kung paano magtahi ng mga dokumento. Para sa mga nagdusa sa kapalaran na ito sa unang pagkakataon - ang materyal na ito. Pansin, kung gagamit ka, ang mga dokumentong nilagdaan gamit ang mga digital na lagda at hindi nadoble sa papel ay maaaring i-print kung kinakailangan na magsumite ng mga dokumento kapag hiniling, halimbawa, buwis. Ngunit tandaan na ayon sa pagkakasunud-sunod ng Federal Tax Service sa 2019, maaari kang magsumite ng mga dokumento sa pamamagitan ng TCS (halatang masisiyahan ang naturang bonus sa mga user ng parehong Accounting Circuit) o ​​sa pamamagitan ng opisina ng nagbabayad ng buwis. Ang mga gumagamit ng online na serbisyo ay mayroon ding pagkakataon na mag-upload ng mga na-scan na tala ng consignment sa format na TORG-12 sa Kontur Accounting (kabilang ang ilang mga sheet!), at ang system mismo ay makikilala ang mga dokumento at makikita ang mga ito sa programa. Ang serbisyong online na ito, sa kasamaang-palad, ay walang mga analogue, kaya kailangan nating pag-usapan ang tungkol sa online na accounting sa Russia sa isahan. Oo, pinapayagan ka nitong mapupuksa ang maraming mga pamamaraan sa papel, ngunit ang online na serbisyong ito ay hindi angkop para sa lahat, ang isang tao ay gumagamit lamang ng bahagyang, ang isang tao ay nagsisimula pa lamang lumipat, ngunit sa panahon ng pag-audit ng buwis at iba pang mga sitwasyon madalas itong nangyayari na mas madaling i-print ang mga dokumento, pagkatapos ay kailangan mong i-staple ang mga dokumento at ipadala ang mga ito. Kung naapektuhan ka ng mga ganoong sitwasyon, dapat tulungan ka ng artikulong ito na malaman kung paano i-stitch ang mga dokumento nang sunud-sunod.

Paano mag-staple ng mga dokumento at kung sino ang nangangailangan nito

Una, ang pangangailangan ay binaybay sa antas ng pambatasan. Paano i-staple ang mga dokumento at bakit, ay kinokontrol, sa partikular, ng pambansang pamantayan ng Russian Federation GOST R 7.0.8-2013, sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Federal Tax Service ng Russia na may petsang 07.11.18 No. ММВ-7-2 / [email protected] atbp. Pangalawa, ito ay kinakailangan para sa mismong organisasyon, upang sa kalaunan ay walang mga hindi kasiya-siyang sitwasyon tungkol sa di-umano'y hindi kumpletong isinumite na mga dokumento. Ang pangunahing panuntunan: kung ang isang kumpanya ay kailangang magbigay ng higit sa isang sheet sa awtoridad, ito ay kinakailangan upang staples ang mga papeles!

Ngayon ay kailangan mong malaman kung paano mag-stitch ng mga dokumento nang tama? Marami ang pumunta sa sukdulan: siguraduhin na gumawa ng tatlo o higit pang mga butas, gumamit lamang ng naylon thread, i-print ang teksto sa pangkabit na papel lamang sa mga bloke na titik ... Sa katunayan, sa karamihan ng mga kaso walang malinaw na mga kinakailangan ng estado para sa mga punctures, mga thread, atbp. Ngunit may mga kinakailangan sa departamento, may mga patakaran sa korporasyon ... Ang pangunahing pag-andar ng firmware ng dokumento ay upang matiyak ang kanilang kaligtasan, protektahan sila mula sa mga pagbabago, upang ang nais na sheet ay hindi mawala o mapalitan ng mga ikatlong partido. Ano talaga ang mahalaga:

1. Ang natahing stack ng mga dokumento ay dapat na may bilang sa mga margin.
2. Dapat may sticker sa likod ng stack na pumipigil sa mga sheet na maalis. Upang gawin ito, ito ay naayos na may pandikit at ang selyo ng samahan ay inilalagay dito, bahagyang napupunta sa sticker, bahagyang sa sheet kung saan ito ay nakalakip.
3. Ang mga sumusunod ay nakasulat sa sticker: "Thitched, numbered<количество листов цифрами>(bilang ng mga sheet sa mga salita), laced, selyadong. Naglalagay din ng pirma at transcript, kadalasan ang ulo o ang taong naghanda ng mga dokumento.

Mga paraan upang mag-flash ng mga dokumento

Ang una, pinakakaraniwang opsyon ay ang pag-pierce sa stack na may makapal na karayom ​​o awl at tahiin ito ng sinulid. O gumawa ng mga butas gamit ang isang butas na suntok. Sa pamamagitan ng paraan, ang pagpipiliang ito ay mas kanais-nais. Kung ang isang pakete ng mga dokumento ay inilagay sa isang panali, kung gayon ang isang hindi kasiya-siyang sitwasyon ay posible: ang isang butas na suntok ay maaaring "masira ang selyo", simpleng basagin ang sinulid na humahawak sa papel.

Ayon sa tradisyon, i-thread ang thread sa mga butas nang maraming beses at i-fasten ito sa isang buhol. Iwanan ang mga dulo ng thread na lumalabas mula sa ilalim ng sticker.

Kung kinakailangang magsumite ng mga tinahi at sertipikadong dokumento, inilalagay namin ang "tamang kopya" sa pamamagitan ng kamay o may selyo", ang lagda at transcript ng taong nagpapatunay sa mga dokumento, ang kanyang posisyon at ang petsa na nabuo ang pakete.

Ang isa pang pagpipilian kung paano mag-staple ng mga dokumento - "karunungan para sa mga tamad", sa pamamagitan ng paraan, ay natiktikan ng tanggapan ng buwis: i-staple lang ito, at sa ibabaw ng mga clip ng papel, gaya ng dati, maglakip ng isang sticker at maglagay ng isang selyo.

Karaniwan, ang mga dokumento ay dapat na stapled mula sa gilid ng sheet - sa gitna, ngunit hindi ipinagbabawal na mag-stitch ng mga sheet sa itaas na kaliwang sulok. Para sa malalaking volume, ginagamit ang mga espesyal na device - mga binder machine.

Ilang butas ang dapat gawin kung paano mag-staple ng mga dokumento?

Ito ay halos hindi kailanman kinokontrol, pati na rin ang materyal ng thread, ang kinakailangan ay para lamang sa lakas, mabuti, upang ito ay umiiral. Ang pinakamadaling opsyon ay gumawa ng dalawang butas, siyempre ito ang pinakamababang halaga kapag kailangan mong mag-staple ng mga dokumento, ang paggawa ng mas malaking numero ay karaniwang hindi mahirap. Gayunpaman, ang paggawa ng mga butas para sa pagtahi ng mga dokumento ay isang bagay, ngunit ang pagtahi ng mga dokumento na may isang thread ay isa pa. Samakatuwid, kailangan namin ng dalawang video, para sa pinakasimpleng (ngunit maganda) stitching at para sa pinaka kumplikado.

Paano mag-flash ng mga dokumento na may 2 butas (mga butas, talaga)

Paano i-staple at patunayan ang mga dokumento - ang opinyon ng Ministri ng Pananalapi

Kadalasan, ang tanong na "paano magtahi ng mga dokumento" ay tinatanong ng mga nakatanggap ng kahilingan mula sa tanggapan ng buwis na magsumite ng mga sertipikadong kopya ng mga pangunahing dokumento. Hindi malinaw kung paano mag-package sa kasong ito. Kung ito ay kinakailangan upang patunayan ang bawat sheet nang hiwalay, o ilagay ang "tamang kopya" lamang sa huling sheet ng binder. Ang Ministri ng Pananalapi ay madalas na nagbabago ng "patotoo", halimbawa, isang liham mula sa Ministri ng Pananalapi na may petsang 08/07/14 No. 03-02-РЗ / 39142 ay inisyu para sa kasong ito. Sinasabi nito na maaari mong tiyakin ang buong firmware, na nag-iiwan ng marka sa huling sheet. Ngunit napapailalim sa mga sumusunod na kondisyon:

1. Ang dokumento ay dapat na may lahat ng mga lagda at seal na nababasa.
2. Ang anumang sheet mula sa isang pack ay maaaring kopyahin nang hindi lumalabag sa integridad ng firmware.
3. Dapat malakas ang firmware.
4. Ang mga sheet sa pack ay binibilang at ang kanilang numero ay ipinahiwatig ng mga numero at salita sa sticker.
5. Ang mga dokumento ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng lagda at selyo.

Gayunpaman, makalipas ang ilang buwan, naglabas ang departamento ng sulat na may petsang Oktubre 29, 2014 No. 03-02-07 / 1 / 54849 na may iba pang mga paliwanag: Ang Tax Code ay hindi nagbibigay para sa pagsusumite sa awtoridad ng buwis ng mga kopya ng mga dokumento sa isang binder, na na-certify sa likod ng huling pahina ng huling dokumento. Sa totoo lang, alam ng lahat ang panuntunang "kung ano ang hindi pinahihintulutan, posible", sa kasong ito, ang Ministri ng Pananalapi ay sumusunod sa panuntunang "kung ano ang hindi nabaybay sa Tax Code, ay ibibigay namin." Iyon ay, hanggang sa nabaybay ito, posible na "pag-isipan ito", ngunit sa paglabas ng kaukulang liham, isang bagong panuntunan ang lilitaw. Ang mga argumento sa Ministri ng Pananalapi ay ang mga sumusunod: ang desisyon ng Federal Antimonopoly Service ng Moscow District na may petsang Nobyembre 5, 2009 No. KA-A41 / 11390-09 ay pinagtibay, na nagsasaad na sa ilalim ng mga salitang "mga kopyang pinatunayan ng na-verify na tao", na tinukoy sa talata 2 ng Artikulo 93 ng Tax Code ng Russian Federation, dapat na maunawaan na ang opisyal ng organisasyon ay nagpapatunay ng mga kopya ng mga dokumento sa pamamagitan ng paglalagay sa kanila ng mga kinakailangang detalye na nagbibigay sa kanila ng legal na puwersa. Ibig sabihin, ang bawat sheet na isusumite mo sa tanggapan ng buwis ay dapat na hiwalay na sertipikado. Gayunpaman, tulad ng nabanggit na sa artikulo, kinakailangang sundin ang mga tagubilin ng departamento kung saan mo ibibigay / i-stitch ang mga dokumento, ito, sa pamamagitan ng paraan, ay nabanggit din sa tinukoy na GOST. Oo, oo, nabuhay tayo hanggang sa panahong ang estado mismo sa GOST ay nagpapahiwatig ng pagkakaiba-iba ng mga patakaran at ang pangangailangan na suriin ang mga ito taun-taon!

Kamusta! Ngayon sasabihin namin sa iyo kung paano mag-file ng mga dokumento nang tama at walang mga problema. Anumang negosyo o ang structural subdivision nito, anuman ang laki nito, kahit minsan ay nahaharap sa ganoong pangangailangan gaya ng pag-file ng mga dokumento.
Ang pangangailangang ito ay lumitaw kung ang mga dokumento ay inihahanda para sa pag-archive o para sa iba't ibang legal na pamamaraan. Mayroong ilang mga paraan upang mag-file ng mga dokumento, na isasaalang-alang namin sa artikulong ito.

Pag-file ng mga dokumento sa negosyo

Sa anumang negosyo, ang isang iba't ibang dami ng mga dokumento ay nabuo sa panahon ng taon, ang ilan sa mga ito, pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng imbakan, ay dapat ilipat sa archive. Kasama sa kategoryang ito ang dokumentasyong naisagawa na, o mga papel na direktang nauugnay sa mga empleyado ng organisasyon. Alinsunod sa itinatag na pamamaraan, ang mga dokumento ay napapailalim sa pagsusumite sa archive pagkatapos ng isang taon na lumipas mula nang makumpleto ang kanilang sirkulasyon sa trabaho sa opisina.

Ang mga responsibilidad, na kinabibilangan ng paghahanda ng mga dokumento at ang kanilang direktang pagsusumite sa archive, ay maaaring italaga sa mga empleyado ng enterprise, na siyang mga taong responsable para sa daloy ng dokumento. Sa ilang mga kaso, ang mga naturang tungkulin ay maaaring italaga sa sekretarya, accountant o sinumang responsableng tao. Sa alinman sa mga opsyon na inilarawan, ang naturang obligasyon ay dapat ma-secure sa pamamagitan ng order.

Bilang karagdagan, ang secretariat ng isang hiwalay na dibisyon ay maaaring kasangkot sa paghahanda ng dokumentasyon para sa pag-archive. Sa anumang kaso, ang paglipat ng dokumentasyon ay maaaring isagawa lamang pagkatapos ng kanilang pangwakas at kumpletong pagpapatupad, at wala nang iba pa.

Mga hakbang sa paghahain ng dokumento

Ang pamamaraang ito ay maaaring nahahati sa ilang yugto:
Ang dokumentasyon ay dapat sumailalim sa isang mandatoryong pagsusuri para sa kawastuhan ng pamamahagi nito sa mga nauugnay na grupo ng mga dokumento;
Ito ay kinakailangan upang simulan ang pag-file ng mga dokumento nang tama;
Sinusuri ang page numbering ng mga dokumento;
Kinakailangang mag-isyu ng inskripsiyon na may kasamang kalikasan sa angkop na paraan;
Tiyaking gumawa ng panloob na imbentaryo ng lahat ng mga dokumento;
Pagwawasto ng mga detalyeng ipinahiwatig sa pagbubuklod (kung kinakailangan). Dito pinag-uusapan natin ang katotohanan na, marahil, may mga pagbabago sa mga pangalan ng negosyo, index ng pagpaparehistro nito, mga pagbabago sa mga deadline o subtitle. Sa lahat ng mga kasong ito, ang mga pagbabago ay dapat na naitala sa pagbubuklod;
Pagsasagawa ng imbentaryo ng mga dokumentong pinoproseso.

Tila posible na bahagyang mag-file ng mga dokumento kung ang panahon ng imbakan nito ay hindi lalampas sa sampung taon.

Bilang karagdagan, pinapayagan ito:
Huwag ayusin ang dokumentasyon;
Huwag bilangin ang lahat ng dokumentasyon;
Tumangging gamitin ang inskripsiyon ng sertipikasyon;
Tumangging mag-flash ng dokumentasyon.

Pambatasang regulasyon ng pagpapatakbo ng mga dokumento sa pag-file

Ang pamamahala ng dokumento at mga kaugnay na gawain sa opisina ay napakakomplikadong proseso. Kadalasan mayroong mga sitwasyon kung saan ang mga dokumento na inihanda at na-deposito sa archive ay maaaring ibalik dahil sa hindi tamang pagpapatupad. Ito ay humahantong sa isang natural na tanong: kung paano mag-file ng mga dokumento nang tama? Ang operasyong ito ay kinokontrol ng mga rekomendasyong Metodolohikal sa larangan ng gawaing opisina. Ang mga rekomendasyong ito ay legal na naayos sa pamamagitan ng utos ng Federal Archives, na nagsimula noong Disyembre 23, 2009.

Ang batas na ito ay nag-aayos ng mga rekomendasyon sa pamamaraan para sa pag-file ng mga dokumento. Dapat itong sundin upang maiwasan ang pagbabalik ng mga maling naisagawang dokumento at ang pagtanggi ng archive na tanggapin ang mga ito para sa imbakan.

Ang panloob na archive ng bawat organisasyon ay maaaring mag-imbak ng mga dokumento para sa isang tiyak na tagal ng panahon, pagkatapos nito ang dokumentasyon ay dapat ilipat para sa imbakan sa mga archive ng estado, o itapon, kung pinapayagan ito ng batas.

Mga panahon ng pagpapanatili ng archival

Mahigpit na kinokontrol ng batas ang mga panahon kung kailan dapat iimbak ang mga dokumento. Direktang nakadepende ang mga terminong ito sa uri ng dokumentasyon:
75 taon ay dapat na naka-imbak ng mga libro ng negosyo, notaryo talaan, dokumentasyon na may kaugnayan sa mga tauhan;
75 taon nilang itinatago ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa pamamaraan ng pribatisasyon (paglipat ng mga bagay ng pondo ng pabahay ng estado sa pagmamay-ari ng isang pribadong tao);
Ang dokumentasyon ng patent para sa mga imbensyon ay nakaimbak sa loob ng 20 taon;
Ang dokumentasyong may kaugnayan sa pagtatayo ng kapital ay itinatago sa loob ng 20 taon;
Ang dokumentasyon na may kaugnayan sa pagpapatupad ng mga aktibidad sa disenyo ay naka-archive sa loob ng 20 taon;
Ang 15 taon ay dapat itago sa imbakan ng iba't ibang uri ng mga gawaing siyentipiko at pananaliksik;
Ang lahat ng dokumentasyon ng archival ng isang organisasyon na ang mga aktibidad ay nauugnay sa agrikultura ay nakaimbak sa loob ng 5 taon;
5 taon ng pag-iimbak ng iba't ibang uri ng dokumentasyon na may kaugnayan sa mga aktibidad sa pelikula at photography;
3 taon - dokumentasyon ng larawan at video.

Sa kaso ng pagpuksa o muling pag-aayos ng negosyo, ang lahat ng dokumentasyon na walang panahon ng imbakan ay dapat ilipat para sa imbakan sa mga archive ng estado. Ang mga dokumentong nauugnay sa mga tauhan ng negosyo ay napapailalim din sa paglipat.

Kung ang organisasyon ay hindi estado, kung gayon sa kasong ito ang batas ay nagbibigay ng isang espesyal na regulasyon ng mga relasyon. Higit na partikular, ang sumusunod na prinsipyo ay nalalapat: ang batas ay nangangailangan ng pagtatapos ng isang kasunduan sa Federal Archival Service, ngunit kung ang naturang kasunduan ay natapos nang huli (para sa anumang mga kadahilanan), ang archive ay obligadong tanggapin lamang ang pakete ng mga dokumento na direktang nauugnay sa mga organisasyon ng kawani. Ngunit ang kapalaran ng natitirang mga dokumento at ang kasunod na lugar ng kanilang imbakan, ay dapat na magpasya ng chairman ng komisyon para sa pagpuksa ng negosyo.

Mga dokumentong dapat i-flash :
Alinsunod sa batas, ang lahat ng dokumentasyon, na binubuo ng dalawa o higit pang mga pahina, ay napapailalim sa firmware. Nalalapat din ang panuntunang ito sa mga dokumentong ayon sa batas. Mahalaga na ang mga dokumento na hindi napapailalim sa paglipat para sa imbakan sa archive, siyempre, ay maaaring hindi ma-flash.

Bakit maaaring kailanganin mong mag-flash ng mga dokumento

Ang pangunahing kadahilanan na nakakaimpluwensya sa pangangailangan na mag-flash ng dokumentasyon ay na sa ganitong paraan sinusubukan nilang protektahan ang mga dokumento mula sa posibleng pag-withdraw o pagpapalit ng mga indibidwal na sheet nito. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga dokumento ay napapailalim sa firmware sa tulong ng mga thread, at ang kanilang pagnunumero. Ang dokumentasyon ay pagkatapos ay selyadong.

Kasama sa listahan ng mga dokumentong ipapa-flash ang mga dokumentong may likas na accounting at tauhan, gayundin ang mga accounting book para sa mga kita ng organisasyon, at iba pang partikular na mahahalagang kasunduan.

Maaaring kasama sa karagdagang listahan ng mga dokumentong i-flash ang mga kopya at pagsasalin na na-notaryo.
Ang mga dokumentong na-format sa ganitong paraan ay mas madaling iimbak at kumukuha ng mas kaunting espasyo. Bilang karagdagan, ang thread binding at ang kasunod na sealing ay nagbibigay-daan sa iyo upang matiyak na ang dokumentasyon ay may holistic na hitsura. Sa ngayon, ang mga alternatibong pamamaraan na nakakatugon sa batas ay hindi pa naiimbento.

Paano mag-file ng mga dokumento at isumite ang mga ito sa archive

Matapos ang kumpletong pagpapatupad ng lahat ng kinakailangang dokumentasyon na i-archive, ang huling hakbang ay ang pag-file. Upang simulan ang pag-file ng mga dokumento, ipinapalagay na ang lahat ng mga bagay na metal, tulad ng mga pin, mga clip ng papel at mga staple, ay ganap na tinanggal. Pagkatapos nito, ang mga dokumento ay tinanggal mula sa binder.

Kung ang mga dokumento ay nakumpleto nang maayos, ang isang blangko na sheet ay idinagdag sa kanila, kung saan ang isang kasamang inskripsyon ay iginuhit. Bilang karagdagan, sa simula ng stack ng mga dokumento, maaari ka ring magdagdag ng mga sheet na gagamitin upang gumuhit ng isang panloob na imbentaryo. Ang isang alternatibo ay maaaring espesyal na inihanda na mga form ng imbentaryo.

Ilang mga sheet ang maaaring i-file sa isang folder

Itinatag ng batas ang maximum na bilang ng mga sheet na maaaring pagsama-samahin at pagkatapos ay bubuo ng isang kaso. Kaya, ang mga kaso ay dapat makumpleto sa paraang ang kabuuang bilang ng mga pahina ay hindi lalampas sa 250 piraso. Malamang na sa panahon ng taon ang negosyo ay nakolekta ng isang malaking bilang ng mga papeles na dapat i-archive. Sa kasong ito, nahahati sila sa magkahiwalay na mga volume na naglalaman ng hanggang 250 na mga sheet. Sa karaniwang pamamaraan, ang firmware ay ginagawa gamit ang isang hard cover.

Kung sakaling ang mga sheet ay may ibang format, kung gayon ang firmware ng naturang dami ay dapat isagawa gamit ang apat na puncture point. Nagbibigay-daan ito sa iyong pinakasecure na pag-ugnayin ang mga sheet na may iba't ibang laki nang magkasama.

Kapag nag-flash ng dokumentasyon na may mahabang buhay ng istante, pinapayagang mag-flash ng mga sheet kasama ang takip, iyon ay, sa pamamagitan ng at sa pamamagitan ng.

Sa kaso ng dokumentasyon na may karaniwang panahon ng pagpapanatili, ang pagtahi ay isinasagawa tulad ng sumusunod: ang pagtahi ay magsisimula mula sa sheet na susunod pagkatapos ng pagbubuklod. Pagkatapos nito, ang isang karton na strip ay inilalagay sa tuktok ng unang sheet, pagkatapos kung saan ang buong bagay ay tahiin. Ginagamit ang cardboard spacer upang protektahan ang mga thread mula sa pagkasira.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang dokumentasyon ay maaaring maimbak magpakailanman, kaya dapat mong kontrolin ang mga hangganan ng firmware. Iyon ay, ang mga thread ay hindi dapat nasa teksto, at dapat itong madaling mabasa kahit na pagkatapos ng pamamaraan ng firmware.

Pinapayagan na mag-imbak ng mga dokumento nang direkta sa binder. Ngunit kung ang panahon ng pag-iimbak ng dokumentasyong ito ay hindi lalampas sa 10 taon.
Sa ilang mga negosyo, isang espesyal na makina ang ginagamit - isang brochure. Gayunpaman, ang paraan ng pag-stapling ng mga dokumento ay katanggap-tanggap lamang para sa panloob na imbakan at hindi katanggap-tanggap para sa isang archival binder.

Ang susunod na hakbang sa paghahanda ng mga dokumento ay ang kanilang pagnunumero. Isinasagawa ang pagnunumero para sa kaginhawahan kapag nagtatrabaho sa dokumentasyon. Ginawa gamit ang isang itim na lapis o isang espesyal na makina ng pagnunumero. Ang mga numero ng pahina ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas ng dokumento sa harap na bahagi lamang. Kapag nagnunumero, mahalagang tandaan na ang mga numero ng pahina ay hindi dapat mag-overlap sa pangunahing teksto, at ipinagbabawal ang numero gamit ang mga kulay na lapis o tinta.

Upang gawing mas madali ang pagtahi ng mga dokumento, maaari mong gamitin ang mga folder ng archival, isang drilling machine, pati na rin isang binder.

Ang isang hiwalay na pamantayan ay may bisa para sa mga kumikislap na dokumento na nauugnay sa mga transaksyon sa cash sa bangko. Sa kasong ito, ang kapal ng naka-staple na folder ng dokumento ay maaaring hanggang 10 sentimetro.

Paghahanda para sa mga dokumento ng firmware

Bago ka magsimula sa pagtahi, kailangan mong ihanay ang buong stack ng mga papel. Kung ang mga papel ay may iba't ibang laki, dapat itong ilagay sa paraang magiging maginhawang mabutas.

Matapos magawa ang pagtula, kinakailangan na gumawa ng mga butas, o mag-drill ng mga butas gamit ang isang espesyal na makina o isang maginoo na drill, upang sa paglaon ay madaling mag-file ng mga dokumento. Ang bilang ng mga butas ay maaaring mula 2 hanggang 5. Ang ilang mga dalubhasang makina ay maaari ring agad na i-thread ang sinulid sa mga inihandang butas. Kung ang pagbabarena ay nangyayari sa isang maginoo na drill, dapat na mag-ingat na ang mga butas ay hindi gumagalaw.

Pananahi gamit ang mga sinulid gamit ang kamay

Kapag manu-mano ang pagtahi ng mga dokumento gamit ang mga thread, kakailanganin mo ng isang karayom ​​at mga thread. Ang firmware ay isinasagawa sa pamamagitan ng dalawang butas. Pagkatapos ng flashing, ang mga dulo ng thread ay dapat na nakatali, at sa reverse side ng dokumento, at pagkatapos ay idikit ang isang maliit na strip ng papel papunta sa buhol na nabuo.

Pagkatapos nito, kinakailangan na gumuhit ng inskripsiyon ng sertipikasyon na naglalaman ng impormasyon tungkol sa bilang ng mga sheet na isinampa at kung sino ang nagpatunay sa file. Ang pamamaraang ito ay isinasagawa sa paraang ang pag-print at ang inskripsiyon ay nakausli sa kabila ng mga hangganan ng nakadikit na strip ng papel.

Pagkatapos ang mga pahina ay napapailalim sa mandatoryong pagnunumero. Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, hindi napakahirap na mag-file ng mga dokumento nang manu-mano, gayunpaman, kung higit sa 5 mga sheet ang na-stapled, kung gayon ay medyo may problema na upang mabutas ang mga ito ng isang karayom. Sa kasong ito, pinapayagan ang paggamit ng hole punch.

Lace-up na may hole punch

Tulad ng nabanggit namin kanina, sa halip ay may problema na magbutas ng higit sa 5 mga sheet nang magkasama, kaya maaari kang gumamit ng mga suntok ng butas o mga suntok ng kuryente. Sa naturang firmware, kailangan mong gawin ang sumusunod: maglagay ng 4 na butas sa patlang ng mga dokumentong tatahi, siguraduhin na ang teksto ay mananatiling nababasa, pagkatapos ay lacing.

Ang mga dokumentong pinatunayan ng isang notaryo, mga kontrata, mga cash book, mga dokumentong uri ng bangko, pati na rin ang mga journal sa pagpaparehistro at mga personal na file ay napapailalim sa lacing.

Kasama ang mga inskripsiyon kapag nag-file ng mga dokumento

Sa pagkumpleto ng pamamaraan para sa pagbubuklod at pag-numero ng mga dokumento, kinakailangan na gumuhit ng isang inskripsiyon ng sertipikasyon. Bilang isang patakaran, ang inskripsiyon ng sertipikasyon ay kinakailangang naglalaman ng impormasyon tungkol sa bilang ng mga pahinang natahi at tungkol sa mga tampok ng mga dokumentong kasama sa firmware, at pagkatapos ay naka-attach sa likod ng kaso.

Ang tala sa sertipikasyon ay dapat pirmahan ng pinuno ng organisasyon.

Gayundin, dapat tandaan na ang kasamang inskripsiyon ay dapat maglaman ng pirma ng responsableng tao at ang transcript nito. Pagkatapos ay nakadikit din ito sa kaso, pag-aayos ng buhol ng mga thread ng firmware at sertipikadong may seal imprint, na inilalagay sa hangganan ng sticker at ang case sheet mismo.

Umaasa kami na naunawaan mo nang tama kung paano mag-file ng mga dokumento sa enterprise.

Paano mag-stitch ng mga dokumento gamit ang thread?

Ang problema ng firmware ay pangunahing interesado sa empleyado kung saan ang paglalarawan ng trabaho ay inireseta ang tungkuling ito. Kadalasan, ang pasanin ng "craft" na ito ay nahuhulog sa mga marupok na balikat ng mga opisyal ng tauhan at accountant. Napakahalaga na mahasa ang iyong mga kasanayan: ang hindi wastong pagkakagawa ng firmware ay maaaring maging mapagkukunan ng iba't ibang mga problema kung mawawala ang anumang mahalagang sheet mula sa dokumentasyon.

Kaya, kung paano maayos na magtahi ng mga dokumento gamit ang isang thread (hakbang-hakbang) at para saan ito?

Karaniwan, sa trabaho sa opisina, ang mga tauhan at mga dokumento ng accounting ay na-flash, na dapat na naka-imbak ng higit sa sampung taon. Mula noong Hulyo 2013, ang mga nasasakupang dokumento at aplikasyon sa Federal Tax Service ay pinahintulutang isumite para sa pagpaparehistro at hindi tinahi.

Paano maayos na magtahi ng mga dokumento gamit ang isang thread: hakbang-hakbang na larawan

Hakbang 1. Kagamitan

• Siguraduhin na ang resultang stack ay hindi lalampas sa 250 na mga sheet, at ang kapal nito ay mas mababa sa apat na sentimetro.
• Magdagdag ng blangkong sheet sa block para sa isang kasamang inskripsiyon. Sa simula, maaari kang magdagdag ng mga sheet para sa isang panloob na imbentaryo.
• Mga parameter ng archival book - maximum na 32 x 23 cm.

Hakbang 2. Pagnunumero

Gumamit ng isang espesyal na numerator o isang itim na lapis. Ipasok ang mga numero ng pahina. Ang kanilang lugar ay nasa kanang sulok sa itaas ng front side. Ang mga numero ay hindi dapat mag-overlap sa pangunahing teksto. Ang paglalarawan ay hindi binibilang bilang isang pahina kapag may bilang.

Kung mayroong isang sheet sa bundle na hindi kasama sa format, maaari itong i-hemmed sa isang gilid at tiklop, at bilangin bilang isang sheet. Ngunit kung ang nakatiklop na sheet ay hemmed sa gitna, dapat itong bilangin bilang dalawang sheet. Ang mga ilustrasyon ay binibilang sa likurang bahagi ng sheet.

Hakbang 6 Firmware

Maaaring tahiin ang mga dokumentong may mahabang buhay sa istante, kasama ang isang takip ng karton. Gayunpaman, ang karaniwang tinatanggap na pamamaraan ay upang simulan ang pagbubuklod mula sa sheet kasunod ng pagbubuklod.

Maglagay ng karton na strip sa unang sheet. Pipigilan nito ang thread mula sa mabilis na pagkaputol.

Dalawang beses tinatahi ang mga dokumento.

Sa tatlong butas: simulan ang pagtahi ng papel mula sa likod, mula sa gitnang pagbutas, na nag-iiwan ng mga 7 cm ng sinulid.

Mula sa harap na bahagi, ipasok ang thread sa itaas na butas.

Ang karayom ​​ay nasa likod; ipadala ito sa ibabang butas.

Mag-iwan din ng hindi bababa sa pitong sentimetro ng sinulid. Ikonekta ang natitirang bahagi ng thread sa nakaraang natitira at itali ang isang buhol.

Apat na butas: simulan ang pagtahi mula sa pangalawang pagbutas mula sa itaas. Pagkatapos ay ipasok ang karayom ​​sa tuktok na butas at pagkatapos ay bumalik sa pangalawang butas mula sa itaas.

Pagkatapos ang karayom ​​ay dapat mahulog sa ikatlong butas at, higit pa, mula sa likod - sa ikaapat. Panghuli, ipasok ang karayom ​​sa ikatlong pagbutas mula sa harap.

Pagkatapos itali ang buhol, dapat manatili ang 5-6 cm ng libreng sinulid.

Hakbang 7. Pagbubuklod at Sertipikasyon

Idikit ang isang piraso ng tissue paper upang ang buhol at ang ilan sa mga nakasabit na sinulid ay natatakpan. Ang makapal na papel para sa mga layuning ito ay hindi maaaring gamitin: ang buhol ay dapat na malinaw na nakikita.