Memo, contoh yang akan Anda temukan di materi artikel, adalah bagian penting dari alur kerja internal perusahaan. Bersama dengan memorandum dan catatan penjelasan, serta berbagai jenis sertifikat, memo adalah dasar untuk tanggapan yang cepat dan keputusan manajemen yang tepat waktu dan efektif.

Dari artikel Anda akan belajar:

Bagaimana contoh penulisan memo berbeda dari dokumen internal lainnya?

Dalam praktiknya, cukup sering Anda mungkin menemukan fakta bahwa para pelaksana tidak begitu memahami perbedaan antara dokumen-dokumen internal yang melaluinya interaksi antara pejabat, departemen, karyawan dan manajemen dilakukan. Seringkali, dokumen yang memiliki tujuan, struktur, dan konten tertentu dapat diberi nama yang berbeda: informasi, memorandum atau catatan layanan, laporan, sertifikat, dll. Pada saat yang sama, sampel untuk desain dan penulisan catatan layanan, jika yang menganut klasifikasi yang telah ditetapkan, memiliki perbedaan yang signifikan dari persyaratan penulisan dan penyusunan memorandum dan jenis dokumen lainnya.

Setiap jenis dokumen yang digunakan dalam alur kerja internal memiliki tujuannya sendiri dan dapat bersifat proaktif, informatif, atau, misalnya, pelaporan. Jadi, sertifikat dapat berisi data operasional atau statistik apa pun, informasi relevan yang bersifat biografis resmi. Ini bukan dokumen inisiatif yang mendorong penerima untuk membuat keputusan atau tindakan. Itu dikompilasi, sebagai suatu peraturan, atas perintah atasan langsung.

Adapun memorandum dan contoh tulisan memo, definisi janda dokumen internal ini diberikan dalam Kamus Ringkas Jenis dan Varietas Dokumen, yang dikembangkan pada tahun 1974 oleh Arsip Utama USSR, VNIIDAD, TsGADA. Menurut kamus ini:

nota- dokumen di mana masalah apa pun dinyatakan dengan kesimpulan dan proposal penyusun. Penerimanya adalah pemimpin;

memo- berisi informasi tentang kinerja pekerjaan apa pun. Itu dikirim oleh satu pejabat ke pejabat lain.

Dalam hal apa Anda perlu menulis contoh memo 2018

Terlepas dari kekhususan kegiatan organisasi dan produksi perusahaan, jumlah stafnya, contoh penulisan memo digunakan untuk membuat keputusan manajemen operasional. Ini adalah pengingat dan memberi tahu pejabat tentang perlunya melakukan tindakan apa pun.

Jadi, misalnya, kepala departemen perlu membuat sampel memo untuk bonus yang ditujukan kepada kepala perusahaan, sehingga ia akan memasukkan karyawan unit yang paling terkemuka dalam daftar umum untuk menerima bonus.

Contoh memo untuk bonus karyawan disajikan di bawah ini.

Sesuai dengan undang-undang perburuhan, fakta ketidakpatuhan terhadap disiplin kerja oleh seorang karyawan dan keputusan untuk menagih dibuat berdasarkan contoh memo tentang pelanggaran yang ditulis oleh kepala karyawan yang telah melakukan denda. Tata cara pemberian sanksi disiplin diatur secara ketat. Pelanggaran terhadap peraturan ini dapat menyebabkan karyawan dapat menggugat dan membatalkan hukuman melalui pengadilan. Oleh karena itu, sangat penting bahwa konten dan desain memo memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Juga, sebuah memo untuk penundaan sampel liburan mungkin diperlukan ketika perubahan waktu cuti tahunan karena kebutuhan produksi. Dalam hal ini, kepala departemen harus mendapatkan persetujuan tertulis dari karyawan untuk pemindahan tersebut dan menulis memo yang ditujukan kepada kepala tentang perlunya melakukan penyesuaian pada jadwal liburan.

Catatan! Perubahan jadwal liburan dibuat berdasarkan pesanan yang relevan, yang pada gilirannya adalah memo.

Contoh memo untuk pembelian mungkin juga perlu dikeluarkan bila diperlukan untuk mengisi kembali persediaan perlengkapan kantor, bahan mentah, bahan, komponen, suku cadang. memo Anda dapat memberi tahu kepala departemen lain, misalnya, dinas keamanan, bahwa karyawan akan bekerja lembur atau masuk kerja pada akhir pekan atau hari libur.

Dengan demikian, sampel memo untuk seorang karyawan dibuat dalam hal memberi penghargaan atau hukuman padanya, menunda liburan, mengubah jadwal kerja. Artinya, ada beberapa alasan untuk desain mereka. Tetapi, karena memo dalam kasus-kasus seperti itu menjadi dokumen yang signifikan secara hukum, atas dasar mana masalah personalia dan keuangan diterima, persyaratan tertentu dikenakan pada desain dan isinya.

Cara menulis contoh memo 2018

Karena memo termasuk dalam kategori kertas bisnis dan merupakan dokumen internal, desainnya harus mematuhi GOST R 6.30-2003, berlaku hingga 1 Juli 2018. Mulai Juli, standar negara bagian baru akan mulai berlaku, tetapi ketentuannya tidak mengubah aturan pendaftaran.

Ini berarti bahwa memo, sampel dibuat pada selembar kertas tulis A4 standar biasa. Dalam hal ini, tidak perlu menggunakan kop surat resmi organisasi. Teksnya dapat ditulis dengan tangan atau dalam bentuk elektronik, sesuai dengan indentasi dan margin yang ditetapkan oleh standar.

Persyaratan contoh penulisan memo juga bersifat umum. Ini harus terdiri dari alamat dan bagian informatif. Jika perlu, di bawah bagian informatif tunjukkan informasi tentang keberadaan aplikasi, jumlah salinannya dan jumlah lembar di masing-masing aplikasi.

Formulir memo sampel tidak menyiratkan kesimpulan dan inisiatif apa pun. Teks bagian informatif harus dinyatakan secara singkat dan logis, tanpa nada emosional. Itu hanya menyatakan fakta, tidak ada penilaian nilai yang harus dibuat. Jika perlu, perlu untuk menunjukkan alasan dan alasan untuk menulis dokumen, serta memberikan tautan ke peraturan lokal internal perusahaan, undang-undang federal, dan tindakan hukum lainnya.

Sampel catatan layanan 2018 tidak hanya harus dieksekusi dengan benar, tetapi juga memiliki semua detail yang diperlukan yang menjamin signifikansi hukumnya. Ini adalah dokumen internal murni, sebagaimana dibuktikan dengan namanya. Oleh karena itu, jumlah detail yang diperlukan terbatas.

Rincian memo meliputi:

1. posisi, nama keluarga, nama dan patronimik penerima wesel;
2. posisi, nama keluarga, nama dan patronimik penyusun dokumen;
3. nomor pendaftaran masuk;
4. tanggal dan tempat kompilasi;
5. nama jenis dokumen;
6. tanda tangan, tanggal, dan transkrip dari tanda tangan pencipta.

Tidak perlu menyetujui atau menyetujui memo sesuai dengan desain sampel. Penting untuk mendaftarkan dokumen di kantor dan meletakkannya di atasnya dan duplikatnya, yang akan tetap di tangan pembuatnya, nomor pendaftaran. Hal ini diperlukan agar penyusun memiliki konfirmasi pemberitahuan tepat waktu tentang fakta atau masalah kepada pihak lain yang berkepentingan jika terjadi konflik atau perselisihan perburuhan.

Penyusun harus mengingat dengan jelas bahwa jenis dokumen ini hanya digunakan untuk interaksi horizontal pejabat. Dalam hal penerima dokumen adalah pejabat yang lebih tinggi, itu harus disebut "Memorandum".

Kami menyarankan Anda menyertakan memo sampel 2018 di album dengan sampel dokumen lain yang digunakan dalam alur kerja perusahaan. Ini akan memungkinkan para pelaku untuk memiliki contoh ejaan yang benar dan pelaksanaan semua kertas bisnis yang khas: surat, laporan dan memo, laporan, tindakan, dll.

Di semua organisasi, banyak dokumentasi digunakan untuk bekerja. Sebuah memo dianggap kertas penting. Ini berfungsi sebagai cara interaksi antara karyawan dan manajemen. Contoh menulis memo akan memungkinkan Anda mempelajari cara menulisnya dengan benar. Ini akan dibahas dalam artikel.

Mengapa dokumen seperti itu diperlukan?

Memo adalah bentuk alur kerja di perusahaan yang memungkinkan Anda menyelesaikan masalah produksi secara efisien dan cepat. Tujuan dari makalah ini adalah untuk menginformasikan manajer tentang masalah tersebut, serta proposal untuk menyelesaikannya atau menyepakati tindakan yang ada.

Dokumen tersebut dianggap sebagai bukti bahwa spesialis telah menutupi masalah yang dia miliki. Jika karyawan tidak dapat menyelesaikannya sendiri dan memberikannya kepada karyawan lain dalam bentuk catatan, maka dia dibebaskan dari tanggung jawab atas penyelesaian masalah yang tidak tepat waktu atau berkualitas buruk. Tidak ada formulir khusus untuk menyusun memo. akan menjadi contoh. Bisa tulisan tangan atau elektronik, semua sama, manajer harus mempertimbangkannya.

Tujuan dan Jenis Dokumen

Dirancang untuk memberi tahu pejabat tentang kesulitan atau untuk membuat saran mengenai pekerjaan. Makalah tersebut dianggap sebagai konfirmasi bahwa karyawan tidak hanya melakukan pekerjaannya, tetapi juga memperhatikan masalah yang dia soroti dalam dokumentasi.

Catatan layanan dibagi menjadi:

1. Yang termasuk faktor-faktor dari suatu peristiwa atau fenomena negatif yang telah terjadi. Ini termasuk penjelasan, pelaporan, tindakan pelanggaran dan pengaduan.
2. Mereka yang berfungsi sebagai penjelasan dari dokumen utama. Ini termasuk catatan tentang penghapusan atau pembelian bahan, tentang alokasi dana, promosi, bonus.

Dokumen ini dibuat antara bawahan dan majikan. Contoh memo untuk pembelian peralatan atau barang yang diperlukan sama seperti dalam kasus lain. Anda hanya perlu menjelaskan sepenuhnya pertanyaan menarik tentang masalah tertentu.

Informasi

Isi dokumen ini meliputi produksi, material, masalah ekonomi. Di dalamnya, Anda dapat melaporkan bonus, promosi, atau penurunan pangkat. Ternyata seorang karyawan dapat menulis permintaan dana untuk penggunaan produksi. Konten tersebut dapat mencakup keluhan terhadap karyawan atau manajer tertentu.

Jika masalahnya menyangkut pemberian penghargaan kepada karyawan, maka majikan membuat catatan dalam bentuk petisi yang ditujukan kepada atasannya. Ini menyoroti manfaat karyawan tertentu, membuat saran tentang metode bonus. Surat in-house dibuat dalam bentuk tulisan tangan atau dalam bentuk cetak. Contoh memo untuk penghargaan akan memungkinkan Anda membuat dokumentasi dengan benar.

Yayasan

Setiap karyawan mungkin memerlukan contoh penulisan memo. Biasanya memiliki 2 bagian. Yang pertama, kepemimpinan diinformasikan tentang suatu fakta atau peristiwa, dan yang kedua, permintaan, saran ditunjukkan. Banding diperlukan jika:

1. Ada pelanggaran yang menyebabkan beberapa tindakan yang tidak terduga.
2. Intervensi manajer diperlukan, misalnya, kurangnya sarana material dan teknis untuk menyelesaikan proyek.
3. Ketidakhadiran seorang karyawan untuk bekerja atau kedatangannya dalam keadaan mabuk narkotika (beracun, alkohol).
4. Ada usulan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan atas hasil pekerjaannya.
5. Kebutuhan untuk mengirim seseorang dalam perjalanan bisnis.
6. Menelepon karyawan dari liburan atau akhir pekan.
7. Setiap situasi di mana campur tangan pemimpin diperlukan.

Contoh memo untuk seorang karyawan sama seperti dalam kasus lain. Penting untuk menuliskan semua nuansa yang terkait dengan kasing.

Contoh

Penting bagi semua karyawan untuk mengetahui cara menulis memo. Contoh makalah ini termasuk nuansa yang harus ada. Persyaratan menulis wajib meliputi:

1. Penting untuk mengidentifikasi penerima. Di sudut kanan atas lembaran itu tertulis nama lengkap, posisi orang yang diajukan banding.
2. Nama dokumen dan nomornya ditulis di bawah ini.
3. Kemudian Anda perlu menyatakan masalah atau situasi yang perlu ditangani.
4. Kemudian saran diindikasikan untuk menyelesaikan masalah atau tindakan yang penulis harapkan ditunjukkan.
5. Pada akhirnya, Anda perlu menunjukkan nama belakang, inisial, dan posisi Anda.

Contoh penulisan memo disajikan dalam artikel. Mereka dapat digunakan untuk kebutuhan apa pun untuk menyusun makalah ini.

Nuansa

Untuk masalah apa pun, akan lebih mudah untuk membuat makalah jika Anda tahu bagaimana memo ditulis. Contoh dokumen ini adalah contoh, tergantung pada situasinya, beberapa poin dapat ditambahkan. Penting juga untuk mengetahui nuansa penulisan:

1. Sebuah memo dibuat pada lembar A4.
2. Saat menulis tangan, pena biru digunakan.
3. Jika versi elektronik dipilih, maka font dipilih yang digunakan untuk membuat dokumentasi di perusahaan.
4. Lekukan kiri 2,5 - 3,5 cm, lekukan kanan 1,25 - 2,5 cm.
5. Margin atas dan bawah minimal 2 cm.

Apapun bentuk tulisan yang dipilih, contoh penulisan memo adalah sama. Pertimbangkan mereka juga, menurut aturan umum.

dokumen elektronik

Jika institusi dapat bertukar informasi melalui sarana elektronik, termasuk email, maka pengiriman catatan akan lebih mudah. Keuntungan dari alur kerja ini termasuk kecepatan pertimbangan memo.

Contoh memo dalam bentuk elektronik sama dengan dalam bentuk tulisan tangan. Tidak ada perbedaan besar. Di bagian utama, masalah utama atau situasi saat ini juga ditunjukkan. Perbedaannya adalah tidak perlu menunjuk penerima. Orang yang kepadanya banding dikirim dimasukkan di baris "Alamat". Jika kita memperhitungkan pertukaran dokumen, maka di baris "Subjek" perlu untuk menunjukkan kepada siapa pesan itu ditujukan.

Desain email biasanya memiliki tanda tangan yang akan disisipkan ke dalam teks secara otomatis. Ini menghemat waktu, termasuk menulis. Jika surat tidak dapat mengidentifikasi pengirim, maka nama dan posisi ditunjukkan di bagian akhir.

Saat mengirim pesan melalui email, penting untuk menunjukkan tanda terima pesan yang telah dibaca. Pemberitahuan akan berfungsi sebagai konfirmasi bahwa memo itu dikirim pada waktu tertentu.

Apa yang harus Anda perhatikan?

Saat menyusun catatan, ada beberapa aspek penting yang perlu dipertimbangkan:

1. Petisi tersebut ditujukan kepada pimpinan organisasi tertentu. Nama produk, jumlah dan tujuan harus ditunjukkan.
2. Sebuah catatan untuk karyawan atau sekelompok orang tertentu dibuat yang menunjukkan manajer atasan kepada siapa penulis melapor, dan orang yang kepadanya dokumen itu dibuat.
3. Jika perlu untuk mengganti peralatan lama, alasan mengapa permintaan harus dikabulkan harus ditunjukkan.
4. Surat bonus dikeluarkan dengan penunjukan prestasi karyawan.
5. Jika Anda ingin dipromosikan, Anda harus menunjukkan rincian lengkap tentang apa yang terkait dengan permintaan ini. Dokumen semacam itu disusun oleh kepala departemen.
6. Ketika mengeluh tentang kekurangan pembayaran, perlu untuk menunjukkan jumlah, alasan untuk ini dan kemungkinan orang yang bersalah.
7. Jika catatan dibuat karena kegagalan peralatan, penting untuk menunjukkan apa yang menyebabkannya.
8. Keluhan tentang persiapan dokumentasi yang tidak tepat waktu dibuat yang menunjukkan periode di mana kertas dan namanya seharusnya diterima.

Dengan mengikuti aturan sederhana ini, Anda akan dapat membuat memo yang kompeten. Ini adalah bentuk yang diikuti oleh sebagian besar organisasi.

Pertimbangan

Setelah menulis dokumen, itu didaftarkan oleh orang yang bertanggung jawab. Kemudian diajukan untuk dipertimbangkan, dan kemudian dikirim ke penerima. Yang terakhir harus menempatkan resolusi, misalnya, "Selesai" atau "Ditolak". Tidak ada persyaratan hukum yang jelas untuk menulis memo, tetapi tetap perlu untuk memasukkan semua item.

Untuk perusahaan kecil, dokumen ini dapat dianggap sebagai formalitas yang tidak perlu yang membutuhkan waktu dan usaha. Tapi dalam organisasi besar dengan banyak karyawan, ada departemen, catatan bisa menjadi asisten. Ini akan menjadi pengingat tertulis tentang interaksi antar departemen.

Kelalaian dalam menyusun catatan dapat menyebabkan pemborosan waktu yang tidak perlu, karena Anda harus mencari tahu keadaan apa pun, mencari mereka yang bertanggung jawab atas masalah yang muncul. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk mengambil pendekatan yang bertanggung jawab dalam menulis dokumen. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur pekerjaan secara kompeten dan tidak membuang waktu untuk memikirkan berbagai masalah.

Banyak yang menyebut memo sebagai formalitas yang membutuhkan waktu dan saraf. Tetapi ada situasi di mana formalitas ini dapat menyelamatkan karyawan dari tuntutan manajemen yang tidak adil. Permintaan terdokumentasi setiap saat akan menjamin Anda dari masalah, yang tidak dapat dikatakan tentang permintaan lisan, yang bahkan tidak selalu dianggap penting. Dengan demikian, dokumen-dokumen ini mengkonfirmasi fakta hubungan, mereka terdaftar sebagai dokumentasi keluar.

Menulis laporan

Apa itu memorandum?

Memorandum adalah dokumen penting komunikasi internal tidak ada lembaga berpengaruh yang dapat melakukannya tanpanya. Untuk fungsi normal organisasi, contoh memorandum harus tersedia untuk hampir semua karyawan. Perbedaannya dengan memo adalah memiliki orientasi hierarkis, yaitu selalu datang dari bawahan ke manajemen yang lebih tinggi. Catatan bertindak sebagai dokumen informasi, yang ditulis untuk memberi tahu pihak berwenang dari otoritas yang lebih tinggi atau departemen struktural lainnya pada waktunya tentang peristiwa yang mempengaruhi stabilitas sistem manajemen di perusahaan.

Laporan memiliki kekuatan hukum, karena tujuannya tidak hanya untuk menginformasikan manajemen organisasi, tetapi juga untuk mendorong untuk membuat keputusan tertentu tentang situasi yang disuarakan. Sebuah dokumen dibuat atas inisiatif pribadi karyawan atau atas permintaan manajer. Kode catatan menurut pengklasifikasi dokumentasi manajemen - 0286041 menurut OKUD. Dokumen harus secara jelas menggambarkan masalah yang muncul, dan karena memiliki kekuatan hukum, harus bebas dari kesalahan ejaan dan hukum.

Definisi memo

Dokumen tersebut tidak hanya merinci insiden tersebut, tetapi juga menulis kesimpulan dengan opsi untuk menyelesaikan situasi tersebut. Setelah itu, kepala wajib mempelajari dokumen dan memaksakan keputusannya. Selanjutnya, resolusi ini menjadi dasar untuk persetujuan dan implementasi berbagai tindakan (penjatuhan sanksi, pemberian insentif, dll.). Dengan demikian, memorandum adalah elemen umpan balik antara seorang pemimpin dan bawahan.

Tujuan memo

Tujuan utama yang dikejar dalam pembentukan dokumen ini:

• Meningkatkan efektivitas kinerja pribadi. Ketika sesuatu mengganggu seorang karyawan, dan dia menyarankan cara untuk memecahkan masalah ini.
• Perbaiki situasi. Ketika seorang karyawan mengetahui fakta-fakta tertentu yang tidak menyangkut dirinya secara pribadi, tetapi, menurut pendapatnya, mengganggu pekerjaan yang stabil dan efisien. Sebuah laporan sedang ditulis kepada manajemen sehingga situasi ini diselesaikan dalam waktu dekat.
• Bebaskan dirimu dari tanggung jawab. Jika karyawan tersebut menyampaikan beberapa informasi kepada atasan dan ingin melepaskan diri dari tanggung jawab untuk memperbaiki insiden tersebut. Setelah itu, seharusnya tidak ada klaim ke kompiler.
• Lindungi diri Anda saat hak dilanggar. Di sini catatan tersebut merupakan upaya penyelesaian damai atas insiden tersebut.

Salah satu tujuan dari memorandum tersebut adalah untuk melepaskan tanggung jawab

Jenis memo

Mereka terdiri dari dua jenis:

1. Intern- ditulis atas permintaan karyawan atau atasannya dalam rangka meningkatkan efisiensi perusahaan. Tanda tangan diletakkan oleh penulis. Karena dokumen dianggap internal, maka eksekusi dilakukan di atas kertas A4.
2. Luar- dikirim ke otoritas yang lebih tinggi. Jenis ini hanya ditandatangani oleh kepala perusahaan, dan dicetak di atas kop surat.

Dalam kedua kasus, tanggal ditetapkan pada hari penulisan dan penandatanganan.

• informasi - sebagai aturan, mereka dibuat secara teratur, mereka menginformasikan secara rinci tentang metode dan fitur pekerjaan. Mereka juga dapat digunakan untuk menyampaikan ide kepada manajemen untuk meningkatkan alur kerja.
• Pelaporan- melaporkan hasil pesanan yang dieksekusi dalam periode tertentu. Sebagai aturan, mereka terdiri dari karyawan tingkat terendah.
• Inisiatif - mereka di mana karyawan mengundang pihak berwenang untuk membuat keputusan tertentu sehubungan dengan peristiwa tertentu - pelanggaran, waktu henti, dll.

Memorandum internal

Seringkali, di antara laporan, seseorang harus menulis catatan "represif" kepada pihak berwenang, tentang karyawan yang kasar dan malas. Mereka harus disusun dengan sangat hati-hati, karena kesalahan sekecil apa pun dapat menyebabkan masalah di masa depan. Pelanggaran disiplin adalah alasan untuk hukuman finansial, hanya untuk ini, argumen yang kuat harus diberikan dalam dokumen. Dokumen yang diformulasikan secara tidak benar dapat digugat, mengeluh bahwa pihak berwenang dengan jahat melanggar hak-hak seorang spesialis. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menulis memo dengan benar.

Struktur dokumen

Memorandum mencakup dua atau tiga bagian semantik:

1. Sebenarnya bagian di mana penyebab insiden disebutkan yang mendorong pembentukannya dengan pernyataan rinci tentang keadaan yang menyertainya.
2. analitis - menyajikan analisis situasi dengan konsekuensi potensial dari insiden dan berbagai pilihan untuk menyelesaikan masalah.
3. Meringkas bagian di mana pembicara menjelaskan pendapatnya, membuat argumen yang meyakinkan dan merekomendasikan mengambil beberapa tindakan khusus untuk menyelesaikan insiden tersebut. Dan kemudian pemimpin itu sendiri yang memutuskan sanksi apa yang akan diambil. Karena pihak berwenang tidak punya waktu untuk persidangan, paling sering mereka setuju dengan proposal penulis tanpa merinci.

Memorandum eksternal

Anda dapat membuat memorandum dalam bentuk teks dan tabel. Bagian analitis dalam dokumen mungkin tidak ada tergantung pada jenis pertanyaannya. Dalam hal ini, dokumen hanya memiliki bagian faktual dan kesimpulan dengan solusi masalah. Dengan itu, Anda tidak hanya dapat membuat saran untuk meningkatkan beberapa proses produksi, tetapi juga mengungkapkan ketidakpuasan Anda dengan tindakan yang diambil. Sebelum melanjutkan dengan presentasi laporan, Anda perlu merumuskan masalah atau sudut pandang Anda dengan jelas dan baru kemudian mulai menyajikannya di atas kertas.

Warga yang bekerja di berbagai bidang kegiatan seringkali harus berhadapan dengan situasi yang tidak terduga, sehingga mereka tertarik dengan jawaban atas pertanyaan tentang cara menulis. memo dan di mana saya bisa mendapatkan sampel?

Dokumen ini adalah salah satu cara paling populer dan umum bagi perusahaan dan karyawan. Pada artikel ini, kami akan memberi tahu Anda cara menulis memo dengan benar dan memberikan contoh memo untuk ditinjau.

Kebutuhan untuk menulis memo

Memo adalah bentuk alur kerja dalam suatu perusahaan, yang memungkinkan Anda dengan cepat menyelesaikan situasi produksi saat ini dalam waktu singkat. Catatan layanan dirancang untuk memenuhi tujuan berikut:

• • Pemberitahuan cepat dari pejabat tentang masalah yang muncul saat ini
  • Membuat proposal untuk menghilangkannya atau menyetujui rencana tindakan yang direncanakan

Penyampaian memo memiliki sejumlah aspek positif bagi proses produksi di perusahaan. Dokumen ini adalah bukti langsung dari fakta bahwa spesialis, setelah menemukan masalah dalam proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya, segera menyorotinya kepada manajemen.

Dalam situasi di mana seorang spesialis tidak dapat secara mandiri mengatasi situasi yang tidak terduga yang telah muncul dan, dengan bantuan memo, menyerahkannya untuk diselesaikan oleh spesialis lain, dengan tindakan ini ia membebaskan dirinya dari tanggung jawab untuk kualitas yang buruk atau tidak tepat waktu. solusi dari suatu masalah yang bermasalah.

Bentuk khusus dari memo belum ditetapkan, oleh karena itu, makalah dibuat dalam bentuk apa pun dan diserahkan kepada manajemen, baik di atas kertas maupun melalui alat komunikasi elektronik.

Membuat memo

Kami menemukan di atas dalam hal apa perlu menulis dan mengirimkan memo kepada manajemen. Sekarang mari kita perhatikan contoh kompilasi dokumen yang sedang kita pertimbangkan, dan seperti yang kami katakan di atas, tidak ada formulir khusus untuk memo, tetapi ada persyaratan yang diterima secara umum untuk isi dokumen.

Diantaranya adalah:

1. Penerima memo harus ditunjukkan di sudut kanan atas dokumen. Penting untuk menulis nama belakang, nama depan, patronimik, posisi orang yang namanya dibuat memo.
2. Di bawah data ini, nomor dan nama dokumen ditulis.
3. Setelah itu, spesialis mengungkapkan esensi dari masalah bermasalah yang ia temui di bidang aktivitasnya di perusahaan. Atau dia menggambarkan situasi yang dia sendiri tidak mampu atasi dan ini membutuhkan bantuan spesialis lain.
4. Selanjutnya, perlu untuk meresepkan proposal untuk menyelesaikan situasi saat ini. Atau penulis memo menyatakan tindakan yang dia harapkan dari pejabat yang atas namanya dokumen itu diserahkan.
5. Di bagian bawah dokumen, nama keluarga, nama, patronimik, dan posisi orang yang mengirim memo ditunjukkan.

Jika perlu, setiap warga yang bekerja dapat menggunakan templat memo ini.

Cara menulis memo - contoh dan contoh penulisan

Mari kita lihat contoh spesifik bagaimana memo (sampel) ditulis. Contoh di bawah ini berisi teks memo, yang dapat diambil sebagai contoh saat menulis makalah bisnis.

Contoh memo

Di bawah ini kami akan memberikan contoh penulisan memo di atas kertas, di mana subjek banding dan badan hukum yang dialamatkan memo, serta inti masalahnya, adalah fiktif.

Direktur JSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar 15 Juli 2015

MEMO

Sejak 13 Juli 2015, tungku di toko panas perusahaan menjadi tidak dapat digunakan, dan untuk memperbaiki kerusakan, diperlukan untuk membeli suku cadang dari daftar yang terlampir di bawah ini. Total biaya suku cadang dan pekerjaan untuk menghilangkan kerusakan adalah 15.700 (lima belas ribu tujuh ratus rubel 00 kopecks).

Saat ini, batas dana untuk perbaikan dan pemeliharaan peralatan telah habis, dan suku cadang yang dibutuhkan tidak tersedia. Untuk menghindari waktu henti di toko yang panas, harap:

1. Alokasikan jumlah uang yang ditentukan sesuai dengan daftar yang dilampirkan pada dokumen.
2. Menyediakan tim perbaikan untuk melakukan pekerjaan penggantian suku cadang yang aus.

Hormat kami, Kepala toko panas Onoprienko Valeria Viktorovna.

Di banyak organisasi, terjadi pertukaran informasi melalui komunikasi elektronik, sehingga dengan menggunakan email memudahkan untuk mengirimkan memo. Aliran dokumen seperti itu di dalam perusahaan memiliki nilai tambah yang jelas - ini adalah kecepatan pertimbangan permintaan karyawan.

Bagaimana cara menulis memo dalam bentuk elektronik? Dokumen tersebut tidak memiliki perbedaan yang signifikan dari versi klasik di atas kertas. Contoh memo dalam bentuk elektronik hampir tidak berbeda dengan contoh yang dibahas di atas. Bagian penting dari memo dalam bentuk elektronik akan mirip dengan contoh kita. Secara khusus, deskripsi situasi yang terjadi dan serangkaian proposal yang diajukan oleh karyawan untuk dipertimbangkan.

Perbedaannya akan tetap ada - dalam memo itu tidak perlu menunjukkan penerima. Di email, di baris "Alamat", Anda akan menunjukkan nama pengguna yang dituju dokumen tersebut. Jika hanya ada satu alamat email untuk seluruh departemen, maka di baris "Subjek" Anda harus menunjukkan penerimanya, yaitu nama pejabat yang kepadanya memo itu dikirim.

Selain itu, saat menggunakan email (kotak surat Anda sendiri), Anda sering kali sudah memiliki tanda tangan yang secara otomatis dimasukkan ke dalam teks. Ini secara signifikan menghemat waktu, khususnya, saat memo sedang ditulis. Jika kotak email Anda tidak memungkinkan identifikasi pengirim (misalnya, ketika hanya ada satu kotak email di perusahaan), maka di akhir surat Anda harus menunjukkan posisi dan nama lengkap Anda.

Jangan lupa bahwa saat mengirim dokumen melalui email, penting untuk meminta pemberitahuan bahwa email yang Anda kirim telah dibaca oleh penerima. Untuk melakukan ini, centang kotak yang sesuai. Pemberitahuan seperti itu adalah bukti bahwa Anda benar-benar mengirim memo kepada pejabat tertentu pada waktu tertentu.

SZ disusun oleh karyawan atas nama atasan langsungnya atau atas nama kepala departemen lain. Ini memungkinkan dalam waktu singkat:

beri tahu manajer tentang masalah yang muncul saat ini

membuat saran untuk menghilangkannya atau menyetujui rencana tindakan dengan karyawan lain.

mendorong pemimpin untuk membuat keputusan atau mengeluarkan perintah

Ini juga merupakan bukti bahwa spesialis yang menemukan masalah dalam alur kerja tidak membiarkan situasi berjalan begitu saja, tetapi memberi tahu manajemennya tentang hal itu sehingga mereka dapat membuat keputusan yang cepat. Artinya, tidak menganggur.

Jenis memo

Pertimbangkan jenis utama surat bisnis:

tentang meminta informasi;

tentang pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai dalam melaksanakan tugas ketenagakerjaan.

pada bonus karyawan.

Selain itu, CZ dapat menemani transfer paket dokumen antar departemen, divisi, departemen dalam organisasi (untuk organisasi pihak ketiga, perlu menyiapkan surat pengantar). Bisa juga dikirimkan kepada karyawan dengan persyaratan untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran di tempat kerja.

SZ dapat berisi pertanyaan tentang momen kerja.

Aturan kompilasi

Aturan utama yang harus diikuti saat menyusunnya adalah singkatnya. Dokumen tersebut harus dengan jelas menyatakan esensi masalah, serta cara untuk menyelesaikannya. Sebagai aturan, teks SZ tidak boleh lebih dari 6-7 baris. Tidak ada bentuk terpadu dari SZ. Untuk mengkompilasinya, bentuk catatan layanan yang sewenang-wenang digunakan.

Meskipun demikian, saat menulis, persyaratan GOST R 6.30-2003 harus diperhitungkan. Membuat memo menurut GOST, contohnya ditunjukkan di atas, memerlukan detail berikut:

kertas harus berisi "tajuk". Ini menunjukkan kepada siapa itu ditujukan (posisi dan nama lengkap karyawan dalam kasus datif);

tanggal kompilasi dan nomor dokumen yang dimasukkan;

judul teks menunjukkan subjek SZ;

deskripsi situasi saat ini, karena memo sedang dibuat: "Saya mohon perhatian Anda ...", maka teks memo harus berisi permintaan khusus;

di bawah ini adalah posisi dan nama lengkap penyusun, tanda tangan dengan transkrip.

Dokumen yang dirancang harus didaftarkan ke sekretaris perusahaan sebagai korespondensi masuk. Setelah itu, Anda dapat yakin bahwa sutradara akan menerima SZ dan mengenalnya secara pribadi.

SZ dalam bentuk elektronik

Perlu dicatat bahwa banyak perusahaan telah mengadopsi manajemen dokumen elektronik. Oleh karena itu, SZ dapat diterbitkan dalam bentuk elektronik. Dalam hal ini, itu dikirim ke surat perusahaan perusahaan. Sekretaris terlibat dalam penyortiran lebih lanjut dan penerusan surat kepada penerima.

Cara transfer CV ini menghemat kertas dan waktu karyawan. Dalam hal ini, dokumen dikompilasi dengan cara yang sama seperti di atas kertas. Sangat diharapkan bahwa tanda tangan elektronik pengirim ada di atasnya. Untuk memastikan bahwa dokumen terkirim dibaca oleh pengelola, saat mengirim, Anda harus meminta "pemberitahuan baca item pos" dengan mencentang kotak di formulir kirim.

Contoh dokumen

Seringkali, ketika memecahkan masalah pekerjaan, menjadi penting untuk menyampaikan informasi penting kepada manajer. Kadang-kadang keadaan mengharuskan penjelasan tentang keadaan, peringatan terhadap kesalahan, dibuat secara tertulis.

Dalam hal ini, perlu tidak hanya menyatakan fakta dengan benar, tetapi juga menyusun dokumen dengan benar. Menyusun CV seringkali sulit, terutama tanpa adanya pengalaman. Tapi ini tidak sulit dilakukan jika Anda memiliki contoh memo di depan mata Anda. Itulah sebabnya kami telah menyiapkan sampel, setelah membaca yang mana Anda dapat membuat dokumen dengan benar. Pertimbangkan kasus paling umum yang memerlukan persiapan SZ.

SZ pada bonus adalah dasar untuk mengeluarkan perintah untuk mendorong karyawan. Dokumen ini dibuat oleh atasan langsung karyawan atas nama direktur organisasi. Ini menunjukkan manfaat pekerja, permintaan dorongan, data pekerja dan penyusun. Setelah mempertimbangkan SZ dan membuat keputusan positif, direktur mengeluarkan perintah untuk bonus. Cara menulis memo ke sampel sutradara:

Dalam hal timbul keadaan selama bekerja yang menyebabkan pekerja tidak dapat melaksanakan fungsi kerjanya secara penuh, maka: penjelasan. Ini menyatakan alasan. Cara menulis contoh memo:

SZ digunakan jika seorang karyawan perlu menghubungi manajer dengan permintaan alokasi dana untuk kebutuhan kerja. Dalam hal ini, dokumen tersebut menetapkan fakta kebutuhan produksi untuk pembelian bahan. Cara menulis contoh memo dengan benar:

umur simpan

Menurut Daftar dokumen arsip manajerial khas yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, dengan indikasi periode penyimpanan, disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 08.25.10 No. 558 , SZ harus disimpan dalam arsip perusahaan setidaknya selama lima tahun. Jika perlu, direktur organisasi memiliki hak untuk memperpanjang periode penyimpanan. Jangka waktu penyimpanan CZ, yang diterbitkan dalam bentuk elektronik, dapat ditentukan oleh piagam perusahaan.