Untuk setiap orang yang terlibat dalam kegiatan perburuhan, buku kerja adalah dokumen yang sangat penting. Selain itu, perlu tidak hanya dalam proses pekerjaan di berbagai tempat kerja, tetapi juga untuk pendaftaran pensiun selanjutnya. Oleh karena itu, tuntutan untuk pendekatan serius terhadap pendaftaran buku kerja.

Persyaratan ini diatur oleh undang-undang perburuhan saat ini, termasuk Kode Perburuhan Federasi Rusia dan keputusan Pemerintah Federasi Rusia. No. 225 tanggal 16/04/2003 dan No. 69 dari 10.10.2003. Benar, tindakan hukum yang disebutkan mengandung beberapa ketentuan yang bertentangan, yang dalam beberapa kasus dapat membingungkan orang yang bertanggung jawab untuk mengisi buku kerja. Jika masalah kontroversial seperti itu muncul saat membuat entri dalam buku kerja, perlu dipandu terutama oleh ketentuan Kode Perburuhan Federasi Rusia, karena memiliki kekuatan hukum terbesar. Pada artikel ini, kami mencoba merangkum semua rekomendasi tentang desain buku kerja, yang tentunya akan sangat membantu petugas personalia. Jadi, mari kita mulai…

Aturan pengisian buku kerja tahun 2017

Buku kerja tunduk pada pendaftaran untuk karyawan yang terlibat dalam kegiatan kerja di tempat kerja utama untuk jangka waktu lebih dari 5 hari. Pada saat yang sama, entri dalam buku dibuat baik untuk pekerja tetap dan untuk pekerja musiman, sementara, serta pekerja lepas, jika mereka menyediakan implementasi semua tindakan asuransi sosial. Jika seseorang adalah pekerja paruh waktu, maka buku kerjanya disimpan di tempat kerja utama.

Entri dalam buku kerja diterbitkan tanpa singkatan. Mereka diberi nomor seri individu di setiap bagian. Tanggal entri ditunjukkan secara eksklusif dalam angka Arab. Bulan dan hari pada tanggal pencatatan selalu ditunjukkan dengan dua digit (01,02,10,25), dan tahun dengan empat (misalnya, 2017).

Ketika seseorang menemukan pekerjaan di tempat kerja baru, buku kerja yang diserahkan olehnya diperiksa keasliannya, yaitu, korespondensi data paspor yang ditunjukkan pada halaman pertama buku diperiksa, adanya segel dari tempat kerja pertama pada halaman judul. Jika segel yang ditentukan hilang, buku itu tidak valid, dan majikan membuat yang baru. Juga, sebuah buku baru dimulai jika seseorang mendapat pekerjaan untuk pertama kalinya.

Jika ada catatan pekerjaan terakhir yang tidak tertutup, ketika tidak ada catatan pemecatannya, lakukan entri buku kerja masuk ke lokasi baru dilarang. Juga, tidak ada catatan yang dibuat dalam buku kerja tentang sanksi disipliner terhadap pemiliknya, tetapi tanda mengenai pembentukan pengalaman berkelanjutan, atau kegagalan untuk menetapkan periode waktu tertentu dalam pengalaman berkelanjutan, harus tercermin dalam cara yang ditentukan.

Aturan untuk mengisi buku kerja: bagian

Buku kerja mencakup 3 bagian yang berkaitan dengan:

• Informasi pribadi tentang karyawan;
• Informasi tentang tempat kerja dan posisi yang dipegangnya;
• Informasi tentang penghargaan yang terjadi selama bekerja.

Bagian pertama dari buku kerja, yang terletak di halaman judul, menunjukkan nama lengkap karyawan, tanggal lahir, pendidikan, dan spesialisasi yang diterima. Ingatlah bahwa tidak ada singkatan mengisi buku kerja tidak dilakukan. Juga pada halaman judul adalah tanda tangan karyawan itu sendiri, karyawan departemen personalia yang mengisi buku kerja, stempel organisasi dengan lambang ditempel.

Bagian berikutnya dari buku kerja dimaksudkan untuk membuat entri tentang perekrutan, transfer internal, dan juga pemecatan. Wajib kapan mengisi buku kerja posisi yang diduduki oleh orang tersebut, serta nama lengkap majikan, ditunjukkan. Untuk mengonfirmasi setiap entri, nomor pesanan yang sesuai, stempel atau stempel organisasi ditunjukkan.

Dan terakhir, bagian tentang penghargaan. Ini mencerminkan semua penghargaan, serta insentif yang dibuat sehubungan dengan karyawan. Tanggal penghargaan, jenisnya, dokumen yang digunakan untuk membuat penghargaan ditunjukkan.

Dengan penggunaan penuh jumlah lembar di bagian tertentu, sisipan khusus dibuat di dalamnya. Pada saat yang sama, sebuah catatan dibuat dalam buku tentang penerbitan sisipan yang menunjukkan tanggal tertentu. Entri ini dibuat dalam bentuk stempel pada halaman judul atau sebarannya. Dalam hal ini, tidak mungkin membuat catatan tulisan tangan tentang penerbitan sisipan. Sisipan dijahit ke dalam buku dan tanpanya dianggap tidak sah, dan penomoran halaman di dalamnya melanjutkan penomoran dalam buku itu sendiri. Halaman judul sisipan harus dibubuhi meterai pemberi kerja.

Bagaimana entri dibuat dalam buku kerja?

Dengan mempertimbangkan konten bagian di atas, yang sesuai entri buku kerja. Bagian judul dibuat pada pekerjaan di tempat kerja pertama, serta dalam kasus mengungkapkan informasi palsu dalam pekerjaan yang ada, yang membuatnya tidak valid.

Adapun untuk mengisi bagian mengenai informasi tempat kerja, ada beberapa aturan pengisian buku kerja. Saat membuat entri pertama di tempat baru, stempel organisasi yang berisi semua detail yang diperlukan ditempel. Jika tidak ada stempel, maka nama organisasi ditulis dengan tangan.

kolom 1 "Nomor pesanan"

menunjukkan nomor urut record. Hanya angka Arab yang dapat digunakan;

kolom 2 "Tanggal"

Tanggal kerja, atau transfer internal, atau pemecatan. Sekali lagi, angka Arab eksklusif digunakan;

kolom 3 "Informasi tentang penerimaan (pemindahan, pemecatan) untuk bekerja, penggantian nama perusahaan, departemen"

keterangan tertentu diisi tanpa singkatan dengan mengacu pada pasal-pasal perbuatan hukum. Misalnya, "diberhentikan dengan persetujuan para pihak sesuai dengan paragraf 1 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia." Untuk membuat catatan pemecatan, harus dibubuhi tanda tangan pemilik buku;

kolom 4 "Dasar untuk membuat entri"

Sebagai dasar untuk membuat entri dalam buku kerja perintah, protokol, keputusan rapat umum dapat dikeluarkan. Bersama dengan judul dokumen, nomor dan tanggal kompilasi harus dicantumkan.

Berkenaan dengan mengisi bagian penghargaan, persyaratan serupa untuk menunjukkan informasi di kolom berlaku. Penting untuk mempertimbangkan bahwa bagian ini mencerminkan informasi tentang pemberian gelar kehormatan, pemberian penghargaan negara, sertifikat kehormatan, diploma, lencana. Tetapi informasi tentang pemberian hadiah uang tunai dan hadiah berharga tidak disebutkan di sini.

Apakah Anda memerlukan entri dalam buku kerja tentang pekerjaan paruh waktu?

Seperti disebutkan di atas, mengisi buku kerja harus dilakukan di tempat kerja utama. Undang-undang saat ini tidak mengharuskan membuat entri tentang pekerjaan paruh waktu, ini hanya dapat dilakukan jika pemilik buku menginginkannya. Relevan entri buku kerja juga dikeluarkan di departemen personalia di tempat kerja utama berdasarkan dokumen yang diserahkan oleh karyawan dari tempat kerja, di mana ia terdaftar sebagai pekerjaan paruh waktu.

Dalam hal pekerjaan paruh waktu dilakukan dalam satu perusahaan, maka untuk melaksanakan hal-hal yang diperlukan entri dalam buku kerja dokumen internal yang digunakan. Demikian pula, catatan pemecatan dari pekerjaan paruh waktu dibuat.

Apa yang harus saya lakukan jika ada yang perlu diperbaiki saat mengisi buku kerja?

Kebetulan dalam proses pengisian buku kerja, perlu dilakukan koreksi terhadap data yang tertera pada halaman judul. Misalnya, karena pernikahan, nama keluarga telah berubah. Pada saat yang sama, informasi yang ditunjukkan sebelumnya dicoret dengan rapi dengan satu baris, dan entri baru dibuat di sebelahnya yang menunjukkan dokumen yang menjadi dasarnya. Tautan ini ditempelkan di sampul bagian dalam buku, kemudian pegawai bagian personalia yang membuat entri membubuhkan tanda tangannya dan stempel organisasi.

Jika koreksi perlu dilakukan karena kesalahan sebelumnya, misalnya, nama atau tanggal lahir karyawan salah ditunjukkan, maka entri dibatalkan, dan yang benar dibuat sebagai gantinya. Sekali lagi, jangan lupa tentang tanda tangan karyawan yang membuatnya, dan stempel organisasi.

Di hadapan bentuk buku kerja yang rusak, serta yang sudah ketinggalan zaman, majikan harus mengambil tindakan untuk menghancurkannya. Ini dilakukan sesuai dengan aturan untuk bekerja dengan formulir yang tunduk pada akuntansi yang ketat. Pada saat yang sama, komisi khusus dibuat, penghancuran dilakukan dengan pelaksanaan tindakan yang sesuai. Itu harus menunjukkan alasan penghancuran, daftar nomor buku.

Ada nuansa

Cukup sering, pekerja personalia berpikir tentang bagaimana menunjukkan dalam buku kerja data tentang tidak dimasukkannya periode tertentu dalam pengalaman kerja berkelanjutan. Misalnya, saat melakukan pekerjaan korektif.

Pada mengisi buku kerja Dalam hal ini, Anda perlu menulis konten berikut: “Waktu kerja dari (tanggal) hingga (tanggal) tidak diperhitungkan dalam senioritas berkelanjutan”. Jangan lupa untuk menetapkan nomor seri untuk entri ini, tunjukkan dasar dan tanggalnya.

Dalam kasus ketika, selama pekerjaan seorang karyawan untuk majikan tertentu, nama organisasi berubah, maka yang sesuai entri buku kerja dijadikan wajib. Ini sangat penting, karena stempel organisasi berubah secara paralel, yang berarti bahwa ketika seorang karyawan diberhentikan, mungkin ada masalah dengan membuat entri atas nama majikan yang diganti namanya. Persyaratan serupa berlaku untuk kasus di mana judul posisi karyawan diubah.

Isi buku kerja dengan benar- sampel untuk ini harus ada di departemen personalia setiap organisasi. Jika perusahaan adalah pemberi kerja pertama dari seorang spesialis, ia berkewajiban untuk membuat buku kerja untuknya, yang berarti bahwa ia harus mengisi bagian yang diperlukan dengan benar. Namun, bahkan ketika seseorang dengan pengalaman datang ke perusahaan, penting bagi pemberi kerja untuk memantau relevansi informasi yang terkandung dalam buku, serta membuat entri yang sesuai. Bagaimana melakukannya dengan benar, kami akan memberi tahu di artikel kami.

Mengisi buku kerja: aturan umum

Sebagai aturan umum, seorang karyawan yang pertama kali memasuki pekerjaan harus memiliki buku kerja. Selain itu, kewajiban untuk membuat dan mengisi buku kerja diberikan kepada majikan pertama (Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

CATATAN! Jika sebuah perusahaan mempekerjakan seseorang di bawah kontrak hukum perdata, maka institusi dan mengisi buku kerja tidak diperlukan, bahkan jika karyawan tidak memilikinya.

Di masa depan, ketika seorang karyawan berhenti dan pergi untuk mendapatkan pekerjaan baru, dia harus mentransfer buku kerjanya ke majikan baru, dan dia akan terus membuat entri yang sesuai di dalamnya.

Oleh karena itu, setiap perusahaan harus mengetahui cara mengisi buku kerja dengan benar.

Persyaratan dan prosedur utama untuk mengisi buku kerja diabadikan dalam Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16.04.2003 No. 225), serta dalam Instruksi untuk mengisi buku kerja (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10.10.2003 No. 69).

Apa sebenarnya yang penting untuk diketahui perusahaan?

1. Dalam buku kerja, setiap perubahan jabatan karir pegawai harus dicatat (jabatan resmi bertambah, dipindahkan ke departemen/departemen lain, penghargaan diberikan, dll).

2. Entri dalam buku kerja harus dalam bahasa Rusia. Namun, jika, di mana organisasi beroperasi (misalnya, di republik nasional), selain bahasa Rusia, bahasa lain juga diadopsi, maka dalam buku kerja juga dimungkinkan untuk membuat duplikat catatan fakta biografi spesialis. dalam bahasa ini (klausul 6 Peraturan No. 225).

3. Beberapa persyaratan teknis harus diikuti. Jadi, semua fakta biografi tenaga kerja harus tercermin dalam buku tanpa singkatan, dalam urutan kronologis yang ketat dengan penomoran yang berkesinambungan. Bahkan ada persyaratan khusus mengenai jenis dan warna pena yang digunakan perusahaan untuk mengisi buku kerja: air mancur atau gel, biru atau ungu (klausul 1.1 Instruksi No. 69, pasal 11 Peraturan No. 225).

Apakah kita menunggu buku kerja elektronik? Menjawab .

Contoh pengisian buku kerja: informasi tentang seorang karyawan

Jadi, informasi "awal" tentang karyawan tersebut dimasukkan ke dalam buku kerja oleh majikan pertamanya. Apa informasi ini? Ini adalah nama keluarga, nama, patronimik, tanggal lahir, pendidikan karyawan pada saat pembuatan buku kerja. Semua informasi ini harus dimasukkan dalam kolom yang sesuai pada halaman judul.

Tentang konsekuensi pajak bagi pemberi kerja ketika menerbitkan buku kerja, lihat materi “Kementerian Keuangan mengingatkan bagaimana menangani PPN dan keuntungan saat menerbitkan buku kerja” .

CATATAN! Organisasi mengisi kolom-kolom tersebut berdasarkan dokumen pendukung asli yang diberikan oleh karyawan (paspor atau dokumen identitas lainnya, ijazah pendidikan, dll.). Tetapi jika pegawai karena suatu hal tidak dapat memberikan aslinya, maka perusahaan berhak untuk mengisi halaman judul buku kerja dan berdasarkan salinan yang harus diaktakan.

Setelah semua informasi yang ditentukan tentang karyawan dimasukkan ke dalam buku kerja, perlu untuk menyelesaikan prosedur pengisian. Untuk melakukan ini, perusahaan mencantumkan tanggal penyelesaian pada halaman judul dan secara pribadi menunjukkan kepada karyawan informasi yang dimasukkan ke dalam buku. Selanjutnya, karyawan, jika semua informasi yang dimasukkan benar, harus membubuhkan tanda tangannya pada halaman judul, setelah itu perwakilan departemen personalia menandatangani pada lembar yang sama. Pada titik ini, informasi tentang karyawan dianggap dimasukkan.

Setelah mengisi, buku kerja tetap berada di departemen personalia perusahaan yang mempekerjakan.

Namun, jika ada informasi "awal" tentang karyawan yang telah berubah (misalnya, nama belakang atau nama depan telah berubah), maka perusahaan harus memperbarui informasi di buku kerja. Untuk melakukan ini, coret data lama dan masukkan yang baru (jika perubahan terkait dengan nama, nama keluarga, atau patronimik spesialis). Jika perubahan terkait dengan pendidikan / profesi, maka Anda cukup menambahkan informasi terkini ke buku kerja sebagai entri tambahan segera setelah data sebelumnya (paragraf 2.3–2.4 dari Instruksi No. 69).

Cara mengisi buku kerja dalam hal informasi tentang pekerjaan

Informasi "awal", seperti yang disebutkan di atas, dimasukkan ke dalam buku kerja satu kali, dan kemudian hanya diperbarui jika perlu.

Namun, isi utama dari dokumen yang dimaksud bukanlah informasi tentang pendidikan karyawan dan kepribadiannya; ini adalah informasi tentang tempat-tempat di mana dia bekerja di berbagai periode hidupnya.

Untuk memperbaiki informasi semacam ini di buku kerja, bagian "Informasi tentang pekerjaan" disediakan. Pertimbangkan cara mengisi bagian ini di buku kerja. Informasi tentang pekerjaan mulai diisi oleh majikan pertama spesialis dan di masa depan dengan setiap transisi ke organisasi baru, serta dengan setiap perubahan posisi resmi (karier) karyawan.

Bagian ini mencerminkan informasi umum tentang tempat kerja karyawan, dan informasi spesifik tentang posisinya, fungsi yang dilakukan. Selain itu, jika terjadi perpindahan pegawai dari satu unit struktural perusahaan ke unit struktural lain atau pemecatan dari perusahaan, maka fakta ini juga tercermin dalam bagian ini.

Bagian itu sendiri terdiri dari 4 kolom.

Yang pertama harus menunjukkan nomor urut acara. Kolom kedua dimaksudkan untuk menunjukkan tanggal terjadinya peristiwa tersebut. Isi fakta biografi pekerjaan karyawan tercermin di kolom ketiga. Di sana, majikan menunjukkan (dalam kasus mempekerjakan spesialis baru) nama lengkap dan singkatan, serta posisi apa dan di departemen mana dia terdaftar.

Untuk indikasi nama perusahaan yang benar, lihat artikel "Rostrud diizinkan untuk "mencap" buku kerja" .

Kolom keempat berfungsi untuk mendokumentasikan keandalan peristiwa yang dipantulkan. Di sini perusahaan menunjukkan berdasarkan dokumen mana, misalnya, urutan kepala, spesialis terdaftar di staf organisasi. Pada saat yang sama, rincian utama dari dokumen tersebut harus ditulis dalam kolom ini (klausul 3.1 dari Instruksi No. 69).

CATATAN! Jika seorang karyawan baru, sebelum bergabung dengan perusahaan, berhasil bertugas di ketentaraan, maka segera sebelum catatan penerimaan staf perusahaan, tahun dan tempat pengabdiannya juga harus ditunjukkan (klausul 21 Peraturan No. 225). Dalam hal ini, ID militer bertindak sebagai dokumen pendukung. Aturan serupa berlaku dalam kasus ketika karyawan mengikuti kursus pelatihan lanjutan sebelum bekerja.

Algoritme di atas harus mencatat semua fakta perubahan oleh karyawan di tempat kerja utama, serta promosinya ke jenjang karier. Selain itu, informasi tentang pekerjaan spesialis paruh waktu dengan majikan lain juga dapat tercermin di sini. Cara mengisi buku kerja saat bekerja paruh waktu ditunjukkan dalam paragraf 20 Peraturan No. 225. Menurut mereka, majikan utamalah yang harus memasukkan informasi tentang pekerjaan paruh waktu dengan majikan lain ke dalam buku kerja (paragraf 20 Peraturan No. 225). Untuk melakukan ini, karyawan perlu meminta dari majikan kedua, non-utama, dokumen yang dieksekusi dengan benar yang mengonfirmasi pekerjaan dengannya sebagai pekerjaan paruh waktu.

Seiring dengan apa yang ditunjukkan dalam buku kerja, ada bagian lain untuk mencerminkan informasi tentang pekerjaan seorang spesialis - "Informasi tentang penghargaan", yang juga terdiri dari 4 kolom dan prosedur pengisian yang, pada kenyataannya, mirip dengan algoritma untuk membuat entri di bagian "Informasi tentang pekerjaan". Di bagian ini, perusahaan menunjukkan fakta pemberian penghargaan negara karyawan, gelar, sertifikat, dll.

Jika karyawan keluar dari perusahaan, maka fakta ini juga dicatat dalam buku kerja di bagian "Informasi tentang pekerjaan". Pada saat yang sama, perlu untuk menunjukkan (dalam kolom 3) atas dasar mana (alasan dan norma yang sesuai) kontrak kerja dihentikan. Misalnya: "Kontrak kerja diakhiri dengan persetujuan para pihak, klausul 1 bagian 1 pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia."

PENTING! Catatan pemberhentian seorang spesialis harus diberi tanggal pada hari kerja terakhirnya (klausul 5.1 Instruksi No. 69).

Pada saat yang sama, majikan harus ingat bahwa jika alasan pemecatan adalah alasan sehubungan dengan manfaat apa pun yang diperoleh karyawan, maka alasan tersebut juga harus dicantumkan di kolom 3 saat membuat entri tentang keberangkatan seorang spesialis dari perusahaan (misalnya, mengundurkan diri karena kepergian anak di bawah 14 tahun).

Untuk informasi tentang urutan pengembalian buku kerja kepada karyawan setelah pemecatan, lihat artikel .

Cara mengisi buku kerja dengan benar: sampel-2018

Di atas, aturan dasar dan pendekatan untuk mengisi buku kerja tercermin, terlepas dari jenis kegiatan spesialis dan sifat pekerjaan yang dilakukan.

Untuk memahami cara mengisi buku kerja dengan benar, Anda dapat mengunduh sampel di situs web kami.

Hasil

Tata cara pengisian buku kerja diatur secara rinci dalam Instruksi No. 69 dan Peraturan No. 225. Untuk mengetahui cara pengisian buku kerja yang benar, bagian personalia perlu membiasakan diri dengan dokumen-dokumen tersebut, mempelajari ketentuannya dan norma-norma yang diberikan di dalamnya - baik teknis maupun substantif. Secara khusus, ketika mengisi buku kerja, pembuat undang-undang harus menuliskan nomor berkelanjutan dari peristiwa yang dimasukkan, untuk mencatat entri dalam bahasa Rusia, dll. Persyaratan substantif utama adalah untuk benar-benar mencerminkan semua fakta dari biografi kerja karyawan, memimpin keduanya untuk kemajuan karir dan untuk perubahan tempat kerja. Pada saat yang sama, penting untuk memantau keandalan fakta-fakta tersebut. Yaitu: membuat entri dalam buku kerja hanya berdasarkan dokumen asli atau salinan yang diaktakan.

Jika Anda salah membuat entri di buku kerja tentang pemecatan, maka karyawan tersebut akan dibiarkan tanpa pensiun. Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk pekerjaan utama pada tahun 2019, Anda harus membuat entri di buku kerja tentang perekrutan dan pemecatan. Selain itu, saat merekrut, Anda membuat catatan serupa untuk semua karyawan.

Cantumkan judul posisi, tanggal dan detail pesanan. Dan pada saat pemecatan, entri dalam buku kerja akan tergantung pada alasan pemecatan. Karena itu, kami akan memberi tahu Anda secara terperinci cara membuat entri di buku kerja tentang pemecatan. Sampel 2019 akan ditawarkan nanti.

Trudovik mulai baik-baik saja karena kesalahan dalam buku kerja. Majalah Penyederhanaan menemukan cara mengisi buku kerja dengan benar:

Cara membuat catatan pemecatan atas kehendak bebas Anda sendiri

Anda membuat entri dalam buku kerja tentang pemecatan pada tahun 2019 dalam urutan ini (klausul 5.2 dari Instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10 Oktober 2003 No. 69). Di kolom 1, masukkan nomor seri entri.

Kolom 2 akan berisi tanggal pemberhentian, yaitu pemutusan kontrak. Dalam hal ini, tanggal pemutusan kontrak kerja akan menjadi hari terakhir kerja karyawan.

Di kolom 3, tunjukkan alasan pemberhentian. Anda menjelaskan secara rinci alasan pemecatan dan meletakkan artikel Kode Perburuhan yang menjadi dasar pemutusan kontrak kerja. Pasal 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah artikel pemecatan atas kemauan sendiri, entri dalam perburuhan akan mencakup indikasi paragraf 3 dari bagian pertama Pasal 77 Kode Perburuhan.

Dan di kolom 4, masukkan detail dokumen yang menjadi dasar Anda membuat catatan pemecatan. Ini akan menjadi perintah atau perintah yang ditandatangani oleh direktur untuk mengakhiri kontrak kerja.

Untuk memberhentikan seorang karyawan atas kehendaknya sendiri, harus ada pernyataan darinya. Faktanya adalah bahwa seorang karyawan biasa yang ingin berhenti harus memberi tahu majikan setidaknya dua minggu sebelumnya (Pasal 80 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Untuk seorang manajer, periode ini adalah satu bulan, dan untuk seorang karyawan dalam masa percobaan - 3 hari. Tetapi jika manajemen tidak keberatan, Anda dapat memutuskan kontrak kerja sebelum batas waktu.

Jadi, jika karyawan menulis pernyataan, tenggat waktu telah berlalu, Anda telah mengeluarkan perintah, Anda dapat membuat entri di buku kerja setelah pemecatan atas kehendak Anda sendiri. 2019 tidak terkecuali, Anda membuat entri di buku kerja dengan urutan yang sama seperti tahun-tahun sebelumnya.

Mari kita beri contoh bagaimana sebuah entri dalam buku kerja terlihat.

Contoh surat pengunduran diri sesuka hati

Pemberhentian dikeluarkan sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia. Pada saat yang sama, perlu untuk menulis berdasarkan pasal mana dari Kode Perburuhan Federasi Rusia karyawan tersebut diberhentikan. Jika Anda membuat kesalahan di sini, maka karyawan tersebut dapat menantang pemecatan di pengadilan. Anda tidak dapat mempersingkat tulisan.

Kata-katanya harus sebagai berikut: Kontrak kerja diakhiri atas inisiatif karyawan, klausul 3 bagian 1 pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Di bawah prasasti tersebut terdapat tanda tangan petugas personalia dan tanda tangan karyawan.

Jika pengusaha perorangan memberhentikan, maka nama pengusaha perorangan (IP A.S. Petrov) dan tanda tangan dicantumkan dalam buku kerja.

Harap dicatat bahwa pada saat pemecatan, tanda tangan pejabat personalia dan karyawan dimasukkan ke dalam buku.

Pemberhentian karena perampingan. Untuk pemecatan karena pengurangan staf, kata-katanya harus sebagai berikut: Diberhentikan karena pengurangan staf organisasi, ayat 2 bagian 1 pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia

Buku kerja adalah dokumen resmi yang mengkonfirmasi pengalaman kerja seseorang. Ini berisi informasi tentang pekerjaan orang pada saat ini dan posisi sebelumnya.

Dokumen diperlukan saat melamar pekerjaan. Menurutnya, majikan dapat mengevaluasi pengalaman kandidat dan tingkat pendidikan, spesialisasi. Hal ini juga diperlukan untuk menentukan jumlah pembayaran pada saat pensiun.

Agar dokumen diakui sebagai sah, informasi harus dimasukkan ke dalamnya dengan cara yang ditentukan oleh hukum. Ada aturan khusus untuk pengisian buku kerja di tahun 2019.

Informasi Umum

Saat melamar pekerjaan untuk pertama kalinya, seseorang perlu memiliki buku kerja yang tersedia. Seorang karyawan masa depan dapat membelinya di kios khusus. Dokumen tersebut disetujui berdasarkan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225, yang dikeluarkan pada 16 April 2003. Sejak itu, tidak ada perubahan yang dilakukan pada formulir.

Buku kerja baru dibuka pada saat masuk kerja untuk pertama kalinya. Itu tidak akan memiliki catatan, jadi majikan harus sepenuhnya mencerminkan semua informasi tentang karyawan.

Dokumen diisi hanya ketika melakukan kegiatan berdasarkan kontrak kerja. Perjanjian hukum perdata tidak mengatur masuknya informasi ke dalam buku kerja.

Saat mentransfer dokumen untuk bekerja, itu akan disimpan di departemen personalia sampai orang tersebut berhenti. Dikelola oleh Spesialis Sumber Daya Manusia. Dalam pekerjaannya, ia harus dipandu oleh aturan pengisian yang tercermin dalam Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 tanggal 16 April 2003 dan Departemen Tenaga Kerja Rusia No. 69 tanggal 10 Oktober 2003.

Tindakan hukum pengaturan mencatat bahwa setiap perubahan dalam aktivitas kerja karyawan harus tercermin dalam buku. Data diinput oleh petugas personalia saat berpindah posisi, pindah ke unit lain.

Siapa yang bertanggung jawab untuk memelihara dokumen?

Majikan bertanggung jawab penuh atas keadaan buku kerja karyawan.

Dia yang melakukannya:

• melakukan;
• penyimpanan;
• isi.

Tanggung jawab untuk memasukkan data ditentukan untuk karyawan tertentu. Dia diangkat ke suatu posisi sesuai dengan perintah atau perintah. Oleh karena itu, petugas personalia bertanggung jawab tidak hanya atas kebenaran informasi yang dimasukkan, tetapi juga untuk pembukuan dan penyimpanan dokumen.

Sertifikasi dokumen dilakukan oleh karyawan yang sama yang memiliki hak untuk menandatangani buku kerja. Mereka bertanggung jawab sesuai dengan tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia.

Inspektorat Tenaga Kerja Federasi Rusia tidak hanya memeriksa kebenaran pemeliharaan dan memasukkan data ke dalam dokumentasi. Mereka melacak alasan di mana orang tertentu dibebankan kewajiban untuk menyelesaikan. Oleh karena itu, perintah atau perintah pengangkatan pegawai harus dibuat sesuai dengan undang-undang.

Aturan baru untuk mengisi buku kerja di tahun 2019

Aturan pengisian buku kerja tahun 2019 mengalami beberapa perubahan. Mereka diperkenalkan berdasarkan Perintah Kementerian Tenaga Kerja dan Perlindungan Sosial Federasi Rusia No. 588n, yang dikeluarkan pada 31 Oktober 2019.

Sesuai dengan persyaratan yang diubah, stempel harus ditempatkan di buku kerja hanya jika tersedia di institusi. Itu ditempel di halaman judul, di dalam dokumen di sampul, jika nama belakang telah diubah oleh karyawan. Catatan pemberhentian juga disegel dengan stempel.

Perubahan dilakukan pada undang-undang pada 27 November 2016. Sekarang perlu untuk membubuhkan stempel jika organisasi secara resmi memilikinya. Dengan tidak adanya stempel, sertifikasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan pimpinan lembaga atau orang yang menurut perintah memelihara dokumentasi tenaga kerja.

Detail Bagian

Buku kerja ini dibagi menjadi tiga bagian utama:

• bagian dengan informasi pribadi tentang karyawan;
• informasi tentang pekerjaan warga negara dan posisi yang dipegangnya;
• data penghargaan yang dilakukan selama masa kerja.

Mereka berisi informasi tertentu tentang karyawan. Yang pertama dimulai dengan halaman awal persalinan - halaman judul.

Bagian tersebut mencerminkan:

• nama keluarga, nama, patronimik karyawan;
• Tanggal lahir;
• tingkat pendidikan;
• spesialisasi yang diperoleh.

Halaman judul hanya diisi secara detail, tanpa menggunakan singkatan. Data disertifikasi oleh tanda tangan orang di bagian bawah halaman, serta spesialis yang memasukkan informasi. Stempel institusi juga ditempel di sini.

Di blok buku kerja berikutnya, informasi tentang aktivitas kerja orang tersebut ditentukan.

Ini mencerminkan:

• pengerahan;
• transfer internal;
• PHK.

Bagian terakhir berisi informasi tentang penghargaan karyawan.

Dalam beberapa kolom yang disediakan, mereka meresepkan:

• informasi tentang jenis penghargaan;
• tanggal promosi;
• basis;
• dokumen yang mengkonfirmasi keabsahan entri (nomor dan tanggal pesanan).

Saat halaman di bagian utama buku kerja berakhir, sisipan tambahan dimasukkan. Dalam persalinan, tanda ditempatkan pada aplikasinya yang menunjukkan tanggal kompilasi. Entri dibuat pada halaman judul dan disertifikasi oleh meterai. Versi tulisan tangan tidak disediakan.

Sisipan harus dijahit ke dalam persalinan. Tanpa itu, itu akan dianggap tidak valid. Penomoran halaman berlanjut dari digit terakhir yang tercermin dalam pekerjaan itu sendiri. Stempel organisasi diletakkan pada lembar pertama sisipan.

Bagaimana catatan dibuat

Sesuai dengan bagian yang disediakan dalam buku kerja, entri tertentu dibuat. Halaman judul harus diisi hanya ketika mempekerjakan seorang karyawan untuk pertama kalinya. Selanjutnya, Anda dapat menunjukkan padanya hanya informasi yang tidak dapat diandalkan dalam persalinan, yang membuat buku itu tidak valid.

Fitur memiliki bagian yang mencerminkan aktivitas kerja karyawan. Pada saat memasukkan data pertama, institusi dicap dengan semua detail. Dengan tidak adanya cap, data ditulis dengan tangan.

Informasi dalam kolom harus dimasukkan dalam urutan tertentu:

kolom pertama	Berisi nomor indeks entri. Ditulis dengan angka arab.
Kolom "Tanggal"	Ini mencerminkan tanggal, bulan dan tahun dalam angka Arab ketika karyawan tersebut dipekerjakan atau dipindahkan melalui transfer internal ke sana. Jika pemecatan dicatat, tanggal pemutusan hubungan kerja dimasukkan ke dalam kolom ini.
Kolom "Informasi tentang pekerjaan"	Berisi informasi lengkap tentang melamar pekerjaan tanpa singkatan. Penting untuk merujuk pada norma-norma dokumen legislatif, yang dengannya penerimaan dilakukan. Jika seseorang berhenti, maka dia menandatangani catatan yang sesuai.
kolom keempat	Mencerminkan alasan di mana informasi dimasukkan. Diantaranya adalah perintah pengurus, keputusan yang diambil dalam rapat umum, risalah rapat direksi. Selain nama dokumen, tanggal kompilasi dan nomor pendaftarannya juga dicantumkan.

Bagian yang mencerminkan pemberian seseorang diisi dengan cara yang sama.

Di sini Anda dapat mendaftarkan tanda terima oleh karyawan:

• gelar kehormatan;
• penghargaan negara;
• ijazah kehormatan;
• diploma;
• lencana.

Perlu diingat bahwa tidak perlu memasukkan data tentang transfer hadiah uang atau transfer hadiah berharga di bagian ini.

Saat melamar pekerjaan

Penting untuk mengikuti prosedur tertentu untuk mengisi buku kerja saat mempekerjakan seorang karyawan:

• Kolom kedua berisi nama lembaga secara lengkap dan disingkat. Stempel organisasi ditempatkan di sebelahnya.
• Kolom pertama berisi nomor seri entri.
• Selanjutnya, di kolom kedua, tanggal masuk orang untuk bekerja ditentukan.
• Kolom ketiga mencerminkan informasi bahwa seorang karyawan telah diterima di departemen tertentu untuk posisi tertentu.
• Kolom keempat berisi dasar penerimaan: tanggal dan nomor pesanan.

Jika Anda adalah pasangan

Saat melakukan pekerjaan paruh waktu, entri dalam buku kerja dibuat atas permintaan karyawan. Tidak perlu memasukkan informasi ke dalam dokumen.

Untuk mencerminkan pekerjaan, karyawan harus membawa salinan kontrak kerja pada pekerjaan paruh waktu di tempat kegiatan utama. Dokumen disertifikasi dengan tanda tangan kepala dan stempel institusi. Juga diperlukan untuk membuat aplikasi di mana Anda perlu menunjukkan permintaan untuk memasukkan data ke dalam persalinan.

Setelah pemecatan

Dalam hal pemecatan seorang karyawan, untuk memasukkan informasi tentang fakta ini, perlu ada alasan yang menguatkan. Demikian tata tertib yang dibuat oleh pimpinan organisasi.

Petugas personalia harus mencantumkan nomor urut entri pada kolom pertama. Yang kedua berisi tanggal pemutusan hubungan kerja antara karyawan dan majikan.

Kolom ketiga berisi alasan dan alasan pemberhentian karyawan. Penting untuk meresepkan informasi menggunakan kata-kata dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Singkatan tidak diperbolehkan di bagian ini.

Nama dokumen (pesanan) dimasukkan di kolom keempat, yang menunjukkan detailnya. Setelah itu, catatan disertifikasi oleh manajemen lembaga atau karyawan yang bertanggung jawab untuk mengisi buku kerja.

Setelah memasukkan data, karyawan menandatangani di bawahnya. Jika ada segel di institusi, Anda perlu mengesahkan informasi dengan stempel.

Untuk IP

Pengusaha perorangan harus menyimpan catatan personel sesuai dengan persyaratan umum. Pada saat yang sama, memasukkan informasi ke dalam buku kerja dapat disederhanakan.

Ada beberapa tahapan refleksi informasi dalam dokumen:

• nama majikan ditulis di kolom ketiga (nama belakang, nama depan, patronimik pengusaha perorangan);
• kolom pertama berisi nomor seri catatan;
• maka tanggal penerimaan karyawan untuk bekerja ditetapkan;
• kolom ketiga berisi informasi tentang penerimaan, posisi karyawan;
• kolom keempat berisi tanggal dan nomor pesanan, yang menurutnya karyawan itu dipekerjakan.

Perlu diingat bahwa individu dilarang mengoreksi informasi dalam buku kerja dan meresepkan informasi baru.

Perbaikan

Beberapa petugas personalia melakukan kesalahan saat mengisi buku kerja. Anda perlu memperbaikinya dalam urutan tertentu, karena dilarang mencoret informasi.

Spesialis perlu membuat prasasti tentang ketidakabsahan catatan. Ini adalah satu-satunya upaya hukum.

Di kolom "Informasi tentang pekerjaan" perlu untuk menunjukkan:

• nomor urut catatan;
• tanggal perubahan;
• pengakuan informasi sebagai tidak valid.

Informasi baru yang benar ditulis di sebelahnya. Kolom terakhir berisi dokumen yang mengonfirmasi koreksi dan detailnya.

Membuat duplikat

Pekerja dapat meminta pelatihan di tempat kerja sekarang atau lebih awal.

Salinan kedua disiapkan dengan:

• hilangnya buku karena kesalahan karyawan atau majikan;
• pelanggaran integritas dokumen, di mana catatan tidak dapat dibaca;
• membuat entri dalam buku kerja yang dibatalkan oleh keputusan pengadilan;
• keadaan darurat dalam organisasi, akibatnya ada kehilangan besar atau penghancuran buku kerja.

Berdasarkan aplikasi tertulis dari karyawan, spesialis SDM menyiapkan duplikat. Itu harus diberikan kepada orang tersebut selambat-lambatnya 15 hari setelah aplikasinya. Salinan baru harus berisi tulisan "Duplikat" pada halaman judul.

Buku kerja merupakan dokumen wajib bagi setiap orang yang bekerja. Sesuai dengan itu, penilaian masa kerja dan akrual pensiun dilakukan. Oleh karena itu, perlu untuk memasukkan informasi ke dalamnya dengan cara legislatif tertentu.

Buku kerja adalah dokumen resmi yang menegaskan pengalaman kerja seseorang. Ini berisi informasi tentang pekerjaan saat ini dan sebelumnya. Kebutuhan dokumen ini terletak pada menginformasikan majikan baru tentang pengalaman kerja, serta dalam menghitung pengalaman kerja.

Aturan untuk mengisi buku kerja adalah sama untuk semua orang. Mari kita pertimbangkan mereka.

Ketentuan umum

Jika Anda melamar pekerjaan untuk pertama kalinya, maka tenaga kerja dapat dibeli di kios pers khusus. Bentuknya telah disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 dan tidak berubah secara dramatis.

Sebuah buku yang tidak terisi diserahkan (atau dimulai) pada pekerjaan resmi pertama. Tidak ada entri di dalamnya, jadi majikan pertama harus membuat entri pertama.

Bekerja sama dengan majikan berdasarkan perjanjian hukum perdata, kehadiran dan pengisian buku kerja tidak diperlukan.

Tenaga kerja selama bekerja dibiarkan di perusahaan dan tidak diserahkan kepada karyawan sampai saat pemecatan resminya. Aturan untuk memelihara buku kerja adalah:

1. Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225;
2. Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69.

Mereka mengatakan bahwa semua perubahan karir (pertumbuhan dan penurunan peringkat) dicatat secara tertulis oleh spesialis SDM atau kepala perusahaan tempat karyawan tersebut terdaftar secara resmi.

Menurut informasi kami, tidak akan ada revisi global aturan pengisian buku kerja di tahun 2018. Tentu saja, rumor terus beredar tentang pembatalan mereka, tetapi ini hanya prospek yang jauh.

Bagaimana cara membuat catatan?

Semua perubahan mengenai jabatan resmi pegawai dimasukkan ke dalam pembukuan, termasuk promosi dalam kategori (pertumbuhan karir), penghargaan yang diterima, mutasi ke unit struktural lain, dll.

Semua entri dibuat secara eksklusif dalam bahasa Rusia. Dubbing entri dalam bahasa asing hanya dapat dilakukan jika majikan terdaftar di republik nasional Federasi Rusia, di mana bahasa mereka sendiri paralel.

Selain itu, aturan untuk menerbitkan buku kerja mewajibkan semua entri dibuat dengan mematuhi aturan bahasa Rusia secara ketat. Mempertimbangkan desain angka, data dan penomoran yang diadopsi dalam alur kerja resmi.

Cara memasukkan informasi karyawan

Majikan pertama harus mengisi data dasar tentang calon karyawan:

• nama, patronimik, nama keluarga;
• hari ulang tahun;
• pendidikan apa;
• profesi.

Organisasi mengambil informasi ini langsung dari salinan asli atau notaris dari dokumen pribadi yang disediakan - paspor, ijazah, dll. Aturan untuk membuat entri dalam buku kerja mewajibkan untuk memperbaiki setiap posisi baru dengan tanda tangan majikan dan karyawan. Setelah memasukkan semua data dan memverifikasi informasi, catatan tenaga kerja disimpan di departemen personalia perusahaan.

Tambahan penting: jika seseorang mengubah beberapa data pribadi selama bekerja (misalnya, nama belakang dan / atau nama depan), maka mereka harus segera diperbarui di buku kerja untuk tempat kerja saat ini.

Terlebih lagi, informasi seperti kualifikasi atau pencapaian pendidikan juga harus diperbarui jika diperbarui. Misalnya, ketika, ketika mempekerjakan, seseorang memiliki pendidikan tinggi yang belum selesai, dan dalam proses menerima ijazah pendidikan tinggi.

Cara mengisi informasi pekerjaan

Bagian utama buku ini dianggap "Informasi tentang pekerjaan". Aturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja mengatur proses pengisian semua data yang diperlukan.

Satu catatan tempat kerja karyawan tidak akan cukup. Menurut peraturan saat ini, perusahaan harus menunjukkan tanggal dimulainya pekerjaan, posisi dan memperbaiki kemungkinan perubahan selanjutnya (misalnya, transfer).

Secara total, bagian ini berisi empat kolom yang harus diisi (lihat tabel).

nomor kolom	Apa yang harus diisi?
1	Nomor urut acara dicatat di sini. Jika ini adalah entri pertama, maka itu menempatkan nomor 1.
2	Anda harus menentukan tanggal pasti acara tersebut. Misalnya, tanggal kerja.
3	Berisi acara itu sendiri: tempat kerja, posisi, departemen, kemungkinan tanggung jawab (singkat).
4	Tunjukkan atas dasar dokumen mana peristiwa ini atau itu terjadi. Jika ini adalah perekrutan, maka informasi tersebut dikonfirmasi dengan rincian pesanan yang relevan.

Tambahan penting: dalam hal dinas militer militer sebelum melamar pekerjaan, majikan menunjukkan data ini sebelum catatan dari organisasinya secara umum. Aturan untuk memelihara buku kerja di Federasi Rusia pada tahun 2018 mewajibkan untuk mendokumentasikan semua acara karier, termasuk dinas militer. Dalam hal ini, nomor ID militer bertindak sebagai dokumen konfirmasi.

Menurut aturan pengisian buku kerja pada tahun 2018, jika seorang karyawan memiliki pekerjaan paruh waktu, maka ini juga dapat ditunjukkan dalam buku. Apalagi dokumen itu sendiri tidak diambil dari tempat kerja utama. Informasi tentang pekerjaan paralel dimasukkan oleh majikan yang, berdasarkan hukum, memiliki buku kerja. Untuk melakukan ini, tempat kerja non-utama harus mencatat semua informasi yang diperlukan dalam dokumen terpisah, mengkonfirmasikannya dengan tanda tangan dan stempel (jika ada).

Bagian lain dari buku kerja adalah "Informasi tentang penghargaan". Itu diproses dengan cara yang dijelaskan di atas. Ini juga terdiri dari empat kolom, urutan pengisiannya mirip dengan informasi dasar tentang pekerjaan itu.

Ini termasuk informasi tentang sertifikat yang diterima, penghargaan (termasuk yang negara bagian), gelar.

Fitur catatan pemberhentian

Kasus meninggalkan tempat kerja utama dimasukkan ke dalam buku kerja sebagai acara terpisah. Aturan pengisian dan penyimpanan buku kerja mewajibkan pemberi kerja utama untuk memasukkan data yang diperlukan mengenai alasan pemecatan. Pada saat yang sama, keempat kolom diisi dengan cara yang sama. Tentang alasan pemecatan - yang ketiga.

Yang paling penting di sini adalah dasar yang tepat untuk pemecatan sesuai dengan norma tertentu dari Kode Perburuhan. Pada dasarnya, ini adalah Pasal 77 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia dan beberapa norma lainnya.

Jika alasan untuk meninggalkan perusahaan adalah peristiwa yang sah di mana seseorang secara hukum dapat mengandalkan dukungan dari negara, maka ini juga tercermin dalam buku (misalnya, pemecatan untuk menjaga anak).

Nuansa penting

Dalam hal memasukkan data yang salah atau kesalahan tata bahasa, coret tidak dapat diterima. Dalam hal ini, entri ini dianggap tidak valid. Jadi mereka menulis:

Anda harus membuat pengulangan serupa dengan catatan bahwa datanya benar dan benar

Harap dicatat bahwa aturan pengisian buku kerja mewajibkan Anda untuk melakukan penyesuaian jika ada kemungkinan perubahan:

• nama perusahaan (termasuk bentuk hukum);
• jenis pencetakan (menggunakan yang berbeda dalam satu buku tidak dapat diterima!).

Omong-omong, perubahan terbaru dalam aturan untuk mempertahankan buku kerja mempengaruhi pers. Sejak 27 November 2016, kewajiban membubuhkan stempel akhirnya dihapuskan jika pada prinsipnya organisasi tidak memilikinya.

Jika persalinan selesai, dan tidak ada ruang tersisa untuk diisi, maka Anda tidak perlu memulai yang baru. Anda hanya perlu menjahit sisipan baru, yang kemudian diisi sesuai dengan aturan standar. Prasyarat adalah bahwa sisipan dijahit dengan semua jenis utas. Itu selalu terlihat seperti ini:

Pendaftaran resmi buku kerja dimungkinkan bahkan sebelum karyawan mencapai usia dewasa.

Menurut aturan untuk menyimpan buku kerja, ini adalah formulir pelaporan yang ketat. Mereka membutuhkan pengawasan khusus. Sebuah register khusus telah disetujui untuk ini. Kenali dia dan

Dan Anda perlu menyimpannya langsung sampai mantan karyawan itu sendiri atau kerabat dekatnya mengambil tenaganya.