Menganalisis penjualan dan keuntungan suatu perusahaan adalah salah satu aspek penting dari aktivitas seorang spesialis pemasaran. Memiliki laporan penjualan yang disusun dengan baik akan memudahkan Anda mengembangkan strategi pemasaran untuk pengembangan perusahaan, dan jawaban atas pertanyaan manajemen “Apa alasan utama penurunan penjualan?” tidak akan memakan banyak waktu.

Pada artikel ini kita akan melihat contoh pemeliharaan dan analisis statistik penjualan di perusahaan manufaktur. Contoh yang dijelaskan dalam artikel ini juga cocok untuk perdagangan eceran dan grosir, untuk menganalisis penjualan sebuah toko individu. Template yang kami siapkan untuk analisis penjualan di Excel berskala sangat besar, mencakup berbagai aspek analisis dinamika penjualan yang tidak selalu dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Sebelum menggunakan template, pastikan untuk menyesuaikannya dengan spesifikasi bisnis Anda, hanya menyisakan informasi yang diperlukan untuk memantau fluktuasi penjualan dan menilai kualitas pertumbuhan.

Poin Pengantar Analisis Penjualan

Sebelum melakukan analisis penjualan, Anda perlu mengumpulkan statistik. Oleh karena itu, tentukan indikator-indikator utama yang ingin Anda analisis dan frekuensi pengumpulan indikator-indikator tersebut. Berikut adalah daftar indikator analisis penjualan yang paling penting:

Indeks	Komentar
Penjualan dalam potongan dan rubel	Lebih baik mengumpulkan statistik penjualan dalam potongan dan rubel secara terpisah untuk setiap item produk setiap bulan. Statistik ini memungkinkan Anda menemukan titik awal penurunan/pertumbuhan penjualan dan dengan cepat menentukan alasan perubahan tersebut. Selain itu, statistik tersebut memungkinkan Anda melacak perubahan harga rata-rata pengiriman barang dengan adanya berbagai bonus atau diskon untuk mitra.
Biaya satuan	Biaya produk merupakan aspek penting dari setiap analisis penjualan. Mengetahui tingkat harga produk, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengembangkan kampanye pemasaran perdagangan dan mengelola harga di perusahaan. Berdasarkan biaya, Anda dapat menghitung profitabilitas rata-rata suatu produk dan menentukan posisi paling menguntungkan dari titik keuntungan untuk merangsang penjualan. Statistik biaya dapat dipertahankan setiap bulan, namun jika hal ini tidak memungkinkan, maka disarankan untuk melacak dinamika triwulanan indikator ini.
Penjualan berdasarkan jalur penjualan atau wilayah penjualan	Jika perusahaan Anda bekerja dengan daerah/kota yang berbeda atau memiliki beberapa divisi di bagian penjualan, maka disarankan untuk menyimpan statistik penjualan untuk wilayah dan wilayah tersebut. Jika Anda memiliki statistik seperti itu, Anda akan dapat memahami area mana yang paling bertanggung jawab atas pertumbuhan/penurunan penjualan dan dengan cepat mengetahui alasan penyimpangan tersebut. Penjualan berdasarkan tujuan dilacak setiap bulan.
Distribusi produk	Distribusi produk berhubungan langsung dengan pertumbuhan atau penurunan penjualan. Jika suatu perusahaan memiliki kemampuan untuk memantau keberadaan barang di Republik Tatarstan, maka disarankan untuk mengumpulkan statistik tersebut setidaknya sekali dalam seperempat. Dengan mengetahui jumlah titik di mana barang yang dikirim langsung disajikan, Anda dapat menghitung tingkat perputaran barang di suatu titik ritel (penjualan/jumlah RT) dan memahami tingkat permintaan riil terhadap produk perusahaan. Distribusi dapat dipantau setiap bulan, namun yang paling mudah adalah memantau indikator ini setiap triwulan.
Jumlah klien	Jika sebuah perusahaan bekerja dengan tingkat dealer atau di pasar B2B, disarankan untuk melacak statistik jumlah klien. Dalam hal ini, Anda akan dapat mengevaluasi kualitas pertumbuhan penjualan. Misalnya, sumber pertumbuhan penjualan adalah peningkatan permintaan suatu produk atau sekadar perluasan geografis di pasar.

Poin-poin penting yang perlu diperhatikan saat melakukan analisis penjualan:

• Dinamika penjualan berdasarkan produk dan area yang menyumbang 80% penjualan perusahaan
• Dinamika penjualan dan laba dibandingkan periode yang sama tahun lalu
• Perubahan harga, biaya dan profitabilitas penjualan untuk masing-masing item, kelompok produk
• Kualitas pertumbuhan: dinamika penjualan per 1 RT, per 1 klien

Kumpulan statistik penjualan dan keuntungan

Mari kita langsung ke contoh yang menunjukkan dengan jelas bagaimana melakukan analisis penjualan.

Langkah pertama adalah mengumpulkan statistik penjualan untuk setiap item produk perusahaan saat ini. Kami mengumpulkan statistik penjualan untuk 2 periode: tahun sebelumnya dan tahun ini. Kami membagi semua artikel ke dalam kategori produk yang kami ingin lihat dinamikanya.

Gambar 1 Contoh pengumpulan statistik penjualan berdasarkan item produk

Kami mengisi tabel yang disajikan di atas sesuai dengan indikator berikut: potongan, rubel, harga jual rata-rata, biaya, laba, dan profitabilitas. Data tabel akan menjadi sumber utama untuk analisis penjualan di masa depan.

Statistik penjualan posisi untuk tahun sebelum periode berjalan diperlukan untuk membandingkan indikator pelaporan saat ini dengan tahun sebelumnya dan menilai kualitas pertumbuhan penjualan.

Selanjutnya, kami mengumpulkan statistik pengiriman untuk area utama departemen penjualan. Kami mengelompokkan total pendapatan (dalam rubel) berdasarkan area penjualan dan kategori produk utama. Statistik diperlukan hanya dalam rubel, karena membantu mengendalikan situasi penjualan secara keseluruhan. Analisis yang lebih detail hanya diperlukan jika terjadi perubahan tajam dalam dinamika penjualan di salah satu area.

Gambar 2 Contoh pengumpulan statistik penjualan berdasarkan area dan wilayah penjualan

Proses analisis penjualan

Setelah semua statistik penjualan yang diperlukan dikumpulkan, Anda dapat melanjutkan ke analisis penjualan.

Analisis implementasi rencana penjualan

Jika perusahaan sedang merencanakan dan telah menetapkan rencana penjualan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengevaluasi pelaksanaan rencana penjualan berdasarkan kelompok produk dan menganalisis kualitas pertumbuhan penjualan (dinamika pengiriman dibandingkan periode yang sama tahun lalu).

Gambar 3 Contoh analisis implementasi rencana penjualan berdasarkan kelompok produk

Kami menganalisis implementasi rencana penjualan menggunakan tiga indikator: pengiriman secara fisik, pendapatan dan laba. Di setiap tabel kami menghitung % penyelesaian rencana dan dinamika dibandingkan tahun sebelumnya. Semua paket dibagi ke dalam kategori produk, yang memungkinkan Anda memahami lebih detail sumber penjualan yang kurang dan pemenuhan rencana yang berlebihan. Analisis dilakukan secara bulanan dan triwulanan.

Pada tabel di atas, kami juga menggunakan kolom “perkiraan” tambahan, yang memungkinkan kami memperkirakan implementasi rencana penjualan dengan mempertimbangkan dinamika pengiriman yang ada.

Analisis dinamika penjualan berdasarkan wilayah

Analisis penjualan tersebut diperlukan untuk memahami area departemen penjualan mana yang merupakan sumber utama penjualan. Laporan ini memungkinkan Anda mengevaluasi dinamika penjualan di setiap arah dan mengidentifikasi secara tepat waktu penyimpangan signifikan dalam penjualan untuk memperbaikinya. Kami mengelompokkan total penjualan berdasarkan area OS, dan untuk setiap area kami menganalisis penjualan berdasarkan kategori produk.

Gambar 4 Contoh analisis penjualan berdasarkan wilayah

Untuk menilai kualitas pertumbuhan digunakan indikator “dinamika pertumbuhan penjualan dibandingkan tahun lalu”. Untuk menilai signifikansi suatu arah dalam penjualan kelompok produk tertentu, parameter “pangsa penjualan, %” dan “penjualan per 1 klien” digunakan. Dinamika dipantau setiap triwulan untuk menghilangkan fluktuasi pengiriman.

Analisis struktur penjualan

Analisis struktur penjualan membantu untuk melihat secara umum efektivitas dan pentingnya kelompok produk dalam portofolio perusahaan. Analisis ini memungkinkan Anda memahami kelompok produk mana yang paling menguntungkan bagi suatu bisnis, apakah pangsa kelompok produk utama berubah, dan apakah kenaikan harga menutupi kenaikan biaya. Analisis dilakukan setiap triwulan.

Gambar 5 Contoh analisis struktur penjualan bermacam-macam perusahaan

Berdasarkan indikator “pengiriman dalam bentuk barang”, “pendapatan” dan “keuntungan”, bagian masing-masing kelompok dalam portofolio perusahaan dan perubahan bagiannya dinilai. Indikator “profitabilitas”, “biaya” dan “harga” mengevaluasi dinamika nilai dalam kaitannya dengan kuartal sebelumnya.

Gambar 6 Contoh analisis biaya dan profitabilitas penjualan

Analisis ABC

Salah satu tahap akhir analisis penjualan adalah standar, yang membantu menerapkan kebijakan pemilihan yang kompeten dan mengembangkan aktivitas pemasaran perdagangan yang efektif.

Gambar 7 Contoh analisis ABC bermacam-macam

Analisis ABC dilakukan dalam hal penjualan dan keuntungan sekali dalam triwulan.

Kontrol residu

Tahap terakhir dari analisis penjualan adalah pemantauan persediaan produk perusahaan. Analisis saldo memungkinkan Anda mengidentifikasi barang-barang penting yang diperkirakan akan mengalami surplus atau kekurangan barang yang besar.

Gambar 8 Contoh analisis saldo produk

Laporan penjualan

Seringkali di perusahaan, departemen pemasaran bertanggung jawab atas implementasi rencana penjualan. Untuk laporan mingguan, cukup melacak tingkat implementasi rencana penjualan sebagai total kumulatif dan menunjukkan perkiraan implementasi rencana penjualan berdasarkan tingkat pengiriman saat ini. Laporan semacam itu memungkinkan Anda mengidentifikasi ancaman terhadap tidak terpenuhinya rencana penjualan secara tepat waktu dan mengembangkan tindakan perbaikan.

Gambar.9 Laporan penjualan mingguan

Lampirkan pada laporan tersebut sebuah piring kecil yang menjelaskan ancaman utama terhadap implementasi rencana penjualan dan solusi yang diusulkan yang akan mengurangi dampak negatif dari alasan kegagalan memenuhi rencana yang teridentifikasi. Jelaskan sumber alternatif apa yang dapat digunakan untuk meningkatkan penjualan.

Dalam laporan penjualan bulanan, penting untuk mencerminkan implementasi aktual dari rencana penjualan, kualitas pertumbuhan dibandingkan periode yang sama tahun lalu, analisis dinamika harga pengiriman rata-rata dan profitabilitas produk.

Gambar 10 Laporan penjualan bulanan

Anda dapat mengunduh template analisis penjualan yang disajikan dalam artikel di bagian tersebut.

Tidak ada pemimpin yang tidak meminta laporan dari bawahannya minimal setahun sekali atas apa yang telah dilakukannya. Dan masalahnya adalah dengan pekerjaan rutin, mengembangkan dokumen semacam itu tampaknya menjadi tugas yang cukup sulit. Dan entah kenapa kami malu untuk meminta contoh laporan pekerjaan yang telah diselesaikan kepada atasan kami. Bagaimana jika dia memutuskan bahwa kita tidak cocok dengan posisi yang kita tempati?

Siapa yang membutuhkannya

Pertanyaan ini ditanyakan oleh pelaksana yang mendapat tugas pelaporan. Seringkali, karyawan perusahaan merasa hampir terhina dengan tuntutan tersebut. Tapi semuanya punya arti.

Pertama, kontraktor sendiri memerlukan laporan atas pekerjaan yang dilakukan. Bukan sikap formal, tetapi sikap tertarik terhadap proses ini akan memungkinkan Anda menemukan hambatan dan kelemahan dalam kualifikasi Anda. Ini berarti bahwa arah-arah yang mungkin (dan perlu) untuk dikembangkan telah diidentifikasi. Bagaimanapun, kita semua belajar dari kesalahan kita.

Kedua, pemimpin membutuhkannya. Laporan kemajuan memungkinkan Anda menilai secara objektif kualitas dan kecepatan penyelesaian tugas yang diberikan. Berkat dokumen ini, banyak pertanyaan akan hilang - dari pertanyaan paling primitif “apa yang kamu lakukan sepanjang waktu” hingga pertanyaan rumit “mengapa saya harus mengganti komputer Anda ke yang lebih modern?” Karena laporan tersebut akan menunjukkan bahwa dibutuhkan banyak waktu untuk menyimpan perubahan pada dokumen. Dan ini tidak bergantung pada kontraktor - peralatan kantor yang ketinggalan jaman tidak dapat bekerja lebih cepat. Sebenarnya, inilah sebabnya mengapa karyawan tersebut seolah-olah sedang minum teh sepanjang waktu - dia hanya menunggu operasi selesai.

Dan pertanyaannya: “Mengapa Anda perlu menulis laporan tentang pekerjaan yang dilakukan untuk bulan tersebut?” itu sendiri tidak benar. Karena mengumpulkan dan mengisi database masuk akal bagi para ahli strategi, dan bukan bagi mereka. Memecahkan suatu masalah lebih mudah daripada membicarakan metode untuk menyelesaikannya.

Apa yang ditulis

Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa Anda perlu menulis dengan sangat detail. Apa pun yang tampak seperti benda kecil atau gerakan tubuh yang tidak berarti, ternyata bisa menjadi elemen kunci dalam menjalankan fungsi tertentu. Namun pemahaman akan hal ini baru akan muncul setelah mempelajari beberapa laporan tertulis.

Jika pekerjaannya bersifat rutin, misalnya merekonsiliasi dokumen dan mengidentifikasi inkonsistensi, maka masuk akal untuk mengembangkan bentuk tabel. Dalam hal ini, sekali lagi, pada awalnya tabel harus sangat detail dan berisi banyak kolom; Seiring berjalannya waktu, kebutuhan akan beberapa kolom tidak diperlukan lagi, dan bentuk laporan akan berubah menjadi bentuk normal (baca: wajar).

Dalam beberapa kasus, ketika menyusun laporan tentang pekerjaan yang dilakukan (guru, misalnya), tidak mungkin untuk mendekati masalah introspeksi secara formal. Memang, selain beban pendidikan dan metodologi yang direncanakan serta mempelajari materi yang diperlukan, sekolah juga menyelenggarakan kegiatan pendidikan. Hal ini memerlukan pendekatan khusus dalam penyusunan dokumen: perlu dipahami alasan keterbelakangan sejumlah siswa, untuk menemukan cara untuk menarik minat anak-anak pada mata pelajaran mereka. Dan pada saat yang sama, kita tidak boleh melupakan anak-anak sekolah yang berprestasi (atau bahkan berbakat).

Tujuan laporan

Untuk persiapan yang tepat dan biaya waktu yang minimal, perlu diputuskan sejak awal untuk tujuan apa dan mengapa laporan pekerjaan yang dilakukan untuk tahun tersebut ditulis. Sebutkan yang paling populer:

Pembenaran manfaat nyata dari posisi tertentu dalam organisasi;

Konfirmasi kualifikasi karyawan tertentu;

Demonstrasi kerja efektif kepada manajemen;

Memperoleh pendanaan untuk periode pelaporan berikutnya;

Memperoleh persetujuan untuk mengembangkan suatu arah (ide);

Pembenaran untuk membelanjakan sumber daya dan keuangan yang dialokasikan, dll.

Rumusan yang terkenal - rumusan masalah yang benar memberikan 50% solusi - juga berfungsi dalam kasus ini. Semakin baik kita memahami mengapa suatu laporan diperlukan, semakin mudah bagi kita untuk menulisnya. Sampai-sampai sebuah dokumen “untuk pertunjukan” tidak memerlukan pendekatan kreatif sama sekali dari kami. Dan memakan waktu.

Struktur dokumen

Kalau perusahaan belum punya yang dikembangkan, maka harus dikembangkan secara mandiri. Mengetahui tujuan dokumen, perlu dipikirkan strukturnya. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa diperlukan kerangka yang jelas dan sederhana.

Pada awalnya harus dijelaskan tujuan dan logika penyajian informasi. Menjelaskan urutan penyajian dan membuat daftar isi. Untuk tabel tersebut, perlu diberikan penjelasan singkat mengapa bentuk khusus ini dipilih.

Dalam bagian dan subbagian, kesatuan penyajian juga harus dijaga. Hal ini akan membuat dokumen lebih mudah dipahami dan, sebagai hasilnya, lebih mudah dipahami. Dalam suatu laporan dalam jangka waktu yang lama, ilustrasi dan grafik cukup tepat agar lebih mudah dipahami. Namun di sini Anda harus mematuhi aturan "cara emas": teks padat, serta materi visual eksklusif, menjadi membosankan dengan sangat cepat.

Ilmu gaya bahasa

Bagi karyawan biasa, mungkin hal yang paling sulit untuk ditulis adalah terminologi dan susunan kata. Laporan yang dibuat-buat akan terlihat tidak wajar dan akan menimbulkan reaksi negatif dari manajemen. Rumusan yang terlalu sederhana (misalnya 25 dokumen di-xerox) juga akan mengasingkan pembaca.

Namun Anda harus menghindari template. Satu-satunya pengecualian adalah dokumen yang tidak akan pernah dibaca oleh siapa pun. Terkadang kami menemui masalah seperti itu, namun dalam artikel ini kami tertarik pada laporan nyata (tidak dibuat untuk pro forma).

Bagaimanapun, Anda tidak boleh hanya berbicara tentang pencapaian. Untuk menyorotinya, perlu dibicarakan kesulitan-kesulitan yang kami hadapi selama bekerja. Analisis kompleksitas antara lain tentang optimalisasi pekerjaan bagi karyawan manajemen. Contoh laporan tentang pekerjaan yang telah dilakukan menyarankan agar Anda tidak menggunakan frasa sederhana seperti “kondisi tidak memuaskan”, “kesulitan yang dihadapi”, dll. Lebih baik menyebut semuanya dengan nama aslinya: “mesin fotokopi rusak”, “kurangnya akses ke Internet”, “kurangnya atau terlambatnya penerimaan informasi dari departemen terkait.” Semua ini memungkinkan kami menilai situasi perusahaan saat ini secara memadai dan obyektif.

Evaluasi hasil

Setiap hasil yang diperoleh harus didukung dengan angka. Spesifikasi tersebut memberikan pemahaman tentang dinamika pembangunan.

Selain itu, perlu ditetapkan kriteria untuk mengevaluasi hasil. Apakah itu yang sebelumnya (misalnya laporan triwulanan) atau, sebaliknya, nilai persentase pencapaian tujuan yang ditetapkan, terserah pada penulis dokumen untuk memutuskan.

Secara umum, indikator tidak langsung dapat memberi tahu banyak tentang proses penyelesaian tugas yang diberikan. Ada juga banyak informasi di sini untuk analisis lebih lanjut. Dari menentukan biaya tenaga kerja hingga memahami kebenaran penetapan tujuan.

Dari masalah hingga solusi

Sebagian besar laporan disusun berdasarkan prinsip menggambarkan kemajuan pekerjaan. Dokumen yang secara jelas menunjukkan hubungan masalah-solusi terlihat lebih menguntungkan. Pembaca segera memahami metode dan teknik apa (jika perlu) yang digunakan pelaku untuk menyelesaikan tugas secara tepat waktu dan berkualitas tinggi.

Rantai “masalah spesifik - penyebab terjadinya - penetapan tugas - solusi” yang lebih rinci segera menunjukkan perlunya menyajikan laporan harian dalam bentuk tabel. Apalagi nama-nama grafiknya sudah diketahui. Informasi yang disajikan dengan cara ini mudah dibaca dan dianalisis.

Penyajian indikator kuantitatif

Jika laporan sebagian besar terdiri dari data digital, bentuk tabelnya akan sangat sulit dipahami. Aliran angka yang terus menerus benar-benar membuat pembaca bosan hanya dalam beberapa menit. Hal lainnya adalah bagan dan grafik multi-warna. Mereka jelas, dapat dimengerti, dan mudah dibaca.

Setiap diagram harus dikomentari. Selain itu, perlu ditunjukkan bagaimana berbagai grafik saling berhubungan; Mengklarifikasi hubungan sebab-akibat akan semakin memudahkan analisis laporan.

Jika sumber daya material dikeluarkan selama pekerjaan, Anda tidak boleh hanya mencantumkan semuanya. Sebaliknya, barang yang diperoleh harus dicantumkan. Ungkapan kering: “Peralatan kantor telah dibeli” akan terdengar sangat berbeda jika Anda menulis: “2 pekerjaan diciptakan, yang memungkinkan peningkatan output departemen.”

Cara membuat dokumen

Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada bentuk persiapan tunggal, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan dapat disiapkan sesuai dengan Gost, yang mendefinisikan kriteria utama untuk karya ilmiah. Ini menentukan persyaratan untuk pemformatan, jenis dan ukuran font, dll.

Mengenai keterbacaan dokumen, berikut beberapa tipsnya:

Usahakan tidak lebih dari 5 kalimat dalam satu paragraf;

Indikator utama dapat disorot berdasarkan font atau warna;

Pisahkan teks sehingga tabel atau grafik tidak memenuhi seluruh halaman; pastikan untuk memberikan ruang untuk mengomentarinya;

Tulis ringkasan laporan yang jelas dan ringkas.

Kiat-kiat ini akan membantu membuat laporan Anda lebih mudah dipahami, dan oleh karena itu pada awalnya akan menyiapkan sikap setia pembaca terhadap penulis dokumen. Bayangkan Anda adalah bosnya. Dan jadikanlah laporan tersebut sesuatu yang bermanfaat dan menarik untuk Anda baca.

Hampir setiap manajer penjualan atau direktur komersial dihadapkan pada kebutuhan untuk menyusun laporan penjualan. Namun tidak setiap laporan berguna bagi manajer - rasio waktu yang dihabiskan untuk mempelajari laporan dan hasil yang diperoleh tidak selalu mendukung sejumlah besar data penjualan yang diunduh.

Untuk menentukan bagaimana situasi saat ini merupakan konsekuensi dari penjualan sebelumnya, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya indikator saat ini, namun perubahannya seiring waktu.

Tahukah Anda berapa bagian penjualan yang berasal dari rekanan tertentu? Bagaimana perubahan bagian ini sejak bulan lalu? Manajer mana yang menjualnya lebih banyak daripada yang lain? Dari gudang manakah barang tertentu paling baik dikirim?

Sekarang tanyakan pada diri Anda, bisakah Anda menjawab pertanyaan yang sama dari minggu sebelumnya hanya dalam 3 menit?

Anda dapat membiasakan diri dengan fungsionalitas solusi menggunakan data Anda sendiri sebagai contoh.
Minta akses uji coba gratis ke layanan dan mulailah mengoptimalkan inventaris Anda sekarang!