Matriks Eisenhower tetap memungkinkan pemilihan dan penentuan prioritas. Pondasinya diletakkan pada 14 Oktober 1890, bersamaan dengan kelahiran pendirinya Dwight Eisenhower di Denison, Texas. Keluarga Eisenhower biasa saja dan tidak menonjol dalam sesuatu yang istimewa.

Selama upacara peletakan batu pertama Museum Eisenhower pada tanggal 4 Juni 1952, Dwight berkata: “Kemudian saya menyadari bahwa kami sangat miskin. Kami hanya tahu apa yang orang tua kami tidak bosan mengulanginya kepada kami - semua jalan terbuka untuk Anda. Jangan malas, gunakan mereka." Orang tua, David dan Aida, tidak pernah menggunakan kesempatan ini, sambil menaruh semua harapan mereka pada putra mereka. Mereka mengembangkan kualitas-kualitas seperti kemandirian, kejujuran, dan tujuan. Kualitas-kualitas inilah yang kemudian memainkan peran kunci dalam kehidupan salah satu putranya - orang yang luar biasa, suami, ayah, jenderal dan presiden Amerika Serikat.

Kemampuan mengendalikan diri pada Dwight tidak datang secara tiba-tiba dan tidak serta merta. Jalan untuk menguasai keterampilan ini panjang dan menarik. Kemampuan pertamanya sebagai pemimpin dan organisator terwujud selama penyelenggaraan pertandingan sepak bola atau bisbol persahabatan antar sekolah. Setelah perkembangan dan peningkatan kemampuan mereka berlanjut di akademi militer, dan setelah - di tentara reguler. Atas prestasinya, Dwight Eisenhower dipromosikan menjadi mayor dan pada tahun 1925 dikirim ke Sekolah Staf dan Komando di Leavenworth, Kansas.

Ciri khas sekolah ini adalah metodologi pengajarannya. Pelatihan terdiri dari pengorganisasian permainan perang tertentu. Pendengar menerima tugas dalam bentuk pengantar, yang mencakup informasi tentang formasi musuh, jumlah musuh, fitur medan, posisi, strategi yang dipilih, dan indikator lainnya. Dipandu oleh data yang diterima, para komandan harus mengatur pekerjaan markas, menentukan bidang tanggung jawab antara bawahan mereka dan mengembangkan rencana aksi yang jelas yang bertujuan untuk memenuhi misi tempur.

Beban kerja di sekolah markas berada di ambang kemampuan manusia, tetapi tidak untuk Dwight Eisenhower. Dia dengan terampil mulai menerapkan metodologi perencanaan dan penentuan prioritas yang telah dia kembangkan, yang tidak hanya tidak kehilangan relevansinya, tetapi juga salah satu yang utama di bidang perencanaan. Teknik yang diusulkan oleh Eisenhower memungkinkan Anda untuk menyortir kasus pada saat yang sama berdasarkan urgensi dan kepentingan. Dia mengidentifikasi empat kriteria yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dan menyoroti tugas prioritas tertinggi untuk dampak selanjutnya pada hasil akhir. Pentingnya ditentukan oleh sejauh mana hasil eksekusi mempengaruhi aktivitas.

Urgensi secara bersamaan ditentukan oleh dua faktor:

• Seberapa cepat Anda perlu menyelesaikan masalah;
• Bagaimana pelaksanaan suatu tugas saling berhubungan dengan selang waktu.

Sesuai dengan matriks Eisenhower, setiap kasus harus ditetapkan ke salah satu dari empat kriteria:

Matriks Eisenhower

Masing-masing dari empat kriteria yang diidentifikasi mencakup daftar kasus tertentu. Kami akan menganalisisnya sedikit lebih detail. Tabel 1.1. daftar indikator kunci yang sesuai dengan salah satu dari empat kriteria diberikan, yang memungkinkan untuk menentukan apakah tugas ini atau itu termasuk di bawahnya atau tidak.

Tabel 1.1. Urgensi tugas dan indikator kepentingan

Jenis tugas: "Mendesak dan penting"

Kasus-kasus masuk ke dalam kuadran ini baik yang lepas kendali atau tidak direncanakan dan muncul secara tiba-tiba. Segala sesuatu yang memenuhi kriteria di atas dalam kuadran yang ditunjukkan harus diselesaikan secara mandiri dan segera. Keterlambatan dalam memecahkan masalah tersebut dapat menyebabkan kerusakan dan kerugian yang signifikan. Jika daftar kasus yang termasuk dalam kuadran ini tidak berkurang, tetapi, sebaliknya, diisi ulang secara teratur, maka kita dapat menyimpulkan bahwa ada masalah dengan perencanaan. Solusinya adalah meninjau aktivitas Anda dan menjalani pelatihan khusus dalam teknik perencanaan yang efektif.

Jenis tugas: "Penting, tetapi tidak mendesak"

Ini adalah tugas utama yang harus diselesaikan oleh seorang manajer di tingkat mana pun. Tugas-tugas tersebut berkaitan dengan tugas-tugas yang berorientasi pada masa depan. Dengan menerapkan aturan 80/20 atau prinsip Pareto, merumuskannya sebagai berikut: “20% tugas adalah tugas utama yang harus diselesaikan untuk mendapatkan 80% hasil”, Anda mulai secara efektif, dan yang terpenting, gunakan waktu kerja dengan benar. Selain itu, Anda tahu bagaimana memprioritaskan dan menguasai keterampilan mengatur diri sendiri.

Untuk mencapai kesuksesan, Anda perlu melakukan upaya maksimal. Dibutuhkan sejumlah upaya untuk menyelesaikan hal-hal yang dianggap penting tetapi tidak mendesak. Tugas-tugas ini harus memakan waktu maksimum. Solusi tepat waktu dari masalah ini akan mencegah banyak krisis di masa depan, dan munculnya peluang baru akan menjadi norma. Tetap menambahkan: "Lanjutkan!".

Dua kuadran yang tersisa adalah penyerap waktu yang biasa. Saya tidak akan membuang waktu saya untuk menjelaskannya, tetapi bagaimanapun, untuk memahami proses bekerja dengan matriks Eisenhower, saya akan mencoba menguraikan esensi mereka secara singkat.

Jenis tugas: "Mendesak tetapi tidak penting"

Jika semakin banyak kasus mulai masuk ke dalam kuadran ini, maka Anda memiliki masalah yang perlu segera ditangani, atau Anda tidak tahu bagaimana memprioritaskan. Anda benar-benar melakukan segalanya kecuali pekerjaan Anda.

Ingat komedi liris sutradara Eldara Ryazanova"Hubungan cinta di tempat kerja"? Apakah Anda sudah menebak pahlawan mana yang saya putuskan untuk digunakan sebagai contoh? Tentu saja, ini adalah aktivis sosial Syura. Agar semuanya kembali ke tempatnya, Anda harus mengingat tujuan Anda. Dan untuk ini, mainkan saja episode berikutnya, ganti peran. Bayangkan diri Anda, di satu sisi, sebagai Lyudmila Prokofievna, dan di sisi lain, sebagai Syura yang sama, dan ucapkan dialog berikut:

L.P.: Syura, jika ingatanku benar, apakah kamu terdaftar di departemen akuntansi?

SH.: Ya, saya pikir begitu.

L.P.: Apakah kamu mengingatnya dengan baik?

SH.: Ya, menurut saya.

L.P.: Silakan dan pikirkan bisnis Anda sendiri.

Dan seperti yang telah kami tentukan, bisnis Anda adalah solusi dari tugas-tugas penting, tetapi tidak mendesak.

Jenis tugas: "Tidak penting dan tidak mendesak"

Aku dengan tulus merasa kasihan padamu. Anda hanya menyia-nyiakan hidup Anda dan membuang-buang energi untuk hal-hal yang sama sekali tidak perlu. Jika Anda kelelahan di tempat kerja dan Anda mulai menyadari bahwa Anda lebih sering menghabiskan waktu, maka Anda dapat mengatakan bahwa aktivitas Anda menjadi tidak efisien.

Hanya ada satu solusi - untuk segera menjalani pelatihan khusus secara pribadi efisiensi, motivasi dan teknik perencanaan yang efektif.

Artikel ini pertama kali diterbitkan di Executive.ru pada 20 Oktober 2013 dengan judul "Kreativitas tanpa pemotongan". Diumumkan kembali di blok konten sebagai bagian dariproyek spesial edisi

Sumber foto: twitter.com, arsip pribadi penulis

Oksana Klimenko Pelatih-konsultan utama dalam manajemen proyek, kepala manajemen proyek di Just Consulting, Moskow
Majalah Manajemen Baru, No. 11, 2007

Apa yang perlu dilakukan untuk menggunakan sumber daya Anda yang paling berharga - waktu - secara optimal? Bagaimana belajar untuk merencanakan secara efisien dan akurat mengikuti rencana? Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk berhasil menyelesaikan rencana harian?

Mari kita mulai dengan sebuah contoh. Kepala perusahaan memenuhi hari baru dengan harapan memiliki waktu untuk melakukan semua yang direncanakan untuk hari ini, dan jika berhasil, akan baik untuk memasukkan beberapa pertemuan ke dalam jadwal dan memanggil mitra penting yang dengannya dia memiliki sudah berencana untuk berbicara untuk waktu yang lama, tetapi masih tidak berhasil. Dengan sikap optimis seperti itu, kepala/manajer puncak pergi bekerja. Dia datang ke kantor, terjun ke bisnis dan segera mendapati dirinya berpikir bahwa akan sangat bermasalah untuk melakukan semua yang dia rencanakan hari ini. Masalah mendesak muncul yang membutuhkan solusi segera, dan rencana berubah tanpa bisa dikenali. Bola salju kasus berubah menjadi longsoran salju, ada kekurangan waktu yang sangat besar, dan pada akhir hari kerja, pemimpin, yang tidak puas dengan dirinya sendiri, mentransfer semua yang tidak sempat dia lakukan hari ini ke besok.

Ada yang berpendapat jika rencana tidak terpenuhi seratus persen, maka kita bekerja tidak efisien. Ini adalah salah satu mitos paling umum tentang perencanaan, dan, tentu saja, seperti semua mitos lainnya, itu tidak diklaim sebagai kebenaran. Pertama-tama, Anda perlu memahami itu rencana bukanlah sebuah dogma tetapi alat manajemen yang terus berubah. Setuju, dengan perubahan cuaca yang tajam, terkadang kita juga mengalami emosi negatif: entah itu terlalu panas, atau musim gugur dengan hujan dan angin datang pada waktu yang salah, atau salju mencair lebih awal dari yang diperlukan ... Tapi cuaca akan tetap berubah - terlepas dari suasana hati kita. Dan Anda harus menganggapnya sebagai pemberian. Begitu pula dengan perencanaan. Semakin tenang kita bereaksi terhadap kebutuhan untuk penyesuaian rencana yang konstan dan semakin cepat kita mengenali sebagai aksioma bahwa rencana selalu berubah selama eksekusi semakin berhasil kita dapat menerapkannya.

Klasifikasikan semua hal yang Anda lakukan

Ada banyak cara untuk merencanakan secara efektif, buku, artikel telah ditulis tentang mereka, pelatihan khusus dan seminar telah dikembangkan tentang mereka. Semua ini bisa dan harus dipelajari. Ada juga berbagai jenis perencanaan, di antaranya yang paling umum adalah strategis, taktis dan operasional atau terkini. Kami hanya akan membahas beberapa aspek perencanaan operasional yang perlu mendapat perhatian khusus. Karena beban kerja harian dan kelebihan dalam jadwal manajer yang paling menyebabkan stres. Bagaimana cara menghindarinya? Pertimbangkan beberapa klasifikasi yang akan membantu pemimpin lebih sadar dan jelas melaksanakan perencanaan harian.

Salah satu cara untuk merencanakan adalah dengan jam kerja:

• pagi (apa yang perlu dilakukan di awal hari kerja);
• hari (tugas untuk paruh pertama dan terutama paruh kedua hari itu);
• malam (masalah yang dapat diselesaikan pada akhir atau bahkan pada akhir hari kerja).

Artinya, semua tugas yang akan datang untuk besok dikelompokkan menjadi tiga blok tergantung pada tipe kepribadian Anda ("Anda adalah burung" atau "burung hantu"). Tugas yang membutuhkan upaya yang signifikan paling baik ditangani saat kinerja Anda mencapai puncaknya.

Cara selanjutnya adalah menurut jenis kegiatan:

• surat;
• bekerja dengan dokumen;
• kegiatan penasehatan di dalam perusahaan (rapat kerja, rapat, dll);
• kegiatan konsultasi di luar perusahaan (pertemuan dan negosiasi dengan mitra, pemasok, pelanggan, dll).

Dengan menggunakan klasifikasi ini dalam menentukan jumlah pekerjaan untuk hari berikutnya, Anda dapat, pertama, mengevaluasi jenis kasus apa yang paling banyak dihasilkan, dan kedua, menyesuaikannya sedemikian rupa untuk menghilangkan monoton. Idealnya, manajer perlu mengalokasikan jam tertentu untuk bekerja dengan surat dan dokumen lain dan menandainya dalam jadwal kerja.

Bisa juga mengurutkan tugas harian menurut bidang manajemen:

• keuangan;
• penjualan;
• produksi;
• pemasaran;
• manajemen personalia, dll.

Daftar tersebut disusun sesuai dengan jenis usaha perusahaan. Itu (daftar) harus cukup lengkap untuk tidak melupakan apa pun dan memperhitungkan semuanya. Apa yang akan diberikan oleh perencanaan seperti itu? Pertama, semua kegiatan yang akan datang (mengadakan pertemuan dan berpartisipasi di dalamnya, menyusun dan menganalisis dokumen) dapat secara jelas dikorelasikan dengan bidang manajemen dan orang-orang tertentu yang terlibat dalam kegiatan ini dan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Dan ini, pada gilirannya, memungkinkan Anda untuk mengatur tugas untuk bawahan Anda - (katakanlah, siapkan informasi yang diperlukan untuk rapat). Kedua, setelah satu bulan akan dimungkinkan, misalnya, untuk menganalisis area mana yang mendapat cukup perhatian dan mana yang kurang, dan mencari tahu alasannya. Dan, akhirnya, analisis semacam itu akan memungkinkan kita untuk merencanakan pekerjaan kita lebih merata dan terarah di masa depan.

Mengingat bahwa setiap proses melewati tahap-tahap tertentu, kita dapat membedakan jenis lain dari klasifikasi urusan sehari-hari - dengan tahapan proses:

• inisiasi (semua hal yang perlu dimulai, yaitu dimulai);
• perencanaan (kegiatan yang sedang dikembangkan dan membutuhkan perencanaan);
• eksekusi (kasus yang sedang diimplementasikan sekarang);
• analisis (bekerja dengan dokumen, laporan, serta menyelesaikan tugas-tugas lain yang bersifat mental);
• kontrol (langkah-langkah, yang tujuannya adalah untuk memeriksa pekerjaan departemen dan karyawan tertentu, memantau pelaksanaan proyek, dll.);
• penyelesaian (hal-hal yang harus diselesaikan).

Sekarang Anda perlu memilih dua klasifikasi yang paling nyaman dan mudah dipahami untuk Anda, yang dapat menjadi alat paling efektif untuk merencanakan hari kerja Anda untuk Anda.

Misalnya, pertimbangkan untuk menyortir kasus berdasarkan area manajemen dan tahap proses.

Kami membuat tabel (lihat di bawah). Di kolom pertama kita memasuki tahapan proses, di baris pertama - bidang manajemen. Di sel di persimpangan kami memiliki kasus yang akan datang. Juga nyaman untuk menggunakan berbagai penanda, menandai acara dengan huruf dan warna tertentu. Anda dapat menunjukkan waktu yang diinginkan dalam sehari dengan huruf: U - pagi, D - siang, B - malam. Anda dapat menyorot prioritas dalam warna yang berbeda (merah - sangat penting, kuning - penting, hijau - kurang penting).

Tabel 1. Contoh matriks perencanaan untuk area pengelolaan dan tahapan proses (dengan penanda).

Bidang pengelolaan/ Langkah-langkah proses	Manajemen keuangan	Kontrol manufaktur	Manajemen penjualan	Manajemen Pemasaran	Manajemen Personalia
Inisiasi		Memulai implementasi program untuk pengembangan resep baru (pertemuan dengan kepala teknolog dan kepala produksi) - U
Perencanaan				Rencanakan tindakan (surat dengan pernyataan tugas untuk pemasar) - U
Eksekusi					Menyetujui sistem motivasi (bekerja dengan dokumen) - D
	Laporan untuk 2 kuartal persegi(bekerja dengan dokumen) - D		Analisis hasil partisipasi dalam pameran (rapat) - U
Kontrol	Laporan untuk 2 kuartal persegi(bekerja dengan dokumen) - D
Penyelesaian					Menyiapkan pidato hasil lomba ide (pidato) - B

Penting untuk mengisi matriks seperti itu secara bertahap di siang hari, saat tugas muncul. Dalam bentuk jadi, to-do matrix dapat ditransfer ke asisten Anda untuk membuat penyesuaian jadwal untuk hari berikutnya, atau Anda dapat melakukannya sendiri. Jadi, alih-alih daftar tugas yang kacau, Anda akan mendapatkan tabel terstruktur, nyaman dan visual. Tetap hanya untuk menghubungkannya dengan hari dan jam tertentu.

Mungkin Anda akan memilih sendiri dua jenis klasifikasi lain yang lebih cocok untuk Anda. Bagaimanapun, perencanaan di dua bidang sekaligus memberikan efek yang jauh lebih besar daripada menyusun daftar panjang tugas biasa yang hampir tidak bisa dipadatkan menjadi jam kerja.

Tingkatkan dan kembangkan keterampilan perencanaan Anda

Bukan rahasia lagi bahwa perencanaan yang sukses membutuhkan keterampilan tertentu. Ini berfokus pada hal utama, membangun rantai logis, menetapkan prioritas, fleksibilitas berpikir, bekerja dengan sejumlah besar informasi, visi sistematis dari gambaran holistik, dll. Jika ada perubahan jadwal di siang hari, kemampuan untuk beralih dari satu topik ke topik lain dengan cepat dan mudah, terkadang tidak terkait dengan topik sebelumnya, akan berguna. Di perusahaan kecil dan menengah, gambaran seperti itu dapat diamati. Manajer bekerja dengan dokumen, memusatkan seluruh perhatiannya pada laporan yang berisi indikator keuangan penting untuk periode tertentu. Dan tiba-tiba, misalnya, kepala departemen datang ke kantor dan, seperti dalam komedi domestik yang terkenal, mengangkat tangannya ke langit, dia berseru: “Kepala! Semuanya hilang!". Setelah itu, dengan susah payah menahan kegembiraannya, dia mengatakan bahwa pekerjaannya di ambang kegagalan, hampir tidak mungkin untuk mengubah apa pun, dan bahwa semua harapan ada pada pemimpin. Anda harus beralih dari laporan ke departemen dalam beberapa detik, menganalisis situasi dan dengan cepat membuat keputusan manajemen yang efektif.

Bisakah Anda mengembangkan keterampilan perencanaan sehari-hari yang akan membantu Anda menghadapi perubahan tak terduga dalam rencana? Berikut adalah serangkaian latihan sederhana, yang tujuannya adalah untuk mempelajari cara merencanakan dan menavigasi secara efektif dalam proses menyelesaikan tugas yang dijadwalkan untuk hari itu. Masing-masing membutuhkan waktu beberapa menit (Anda dapat melakukannya, misalnya, di antara tugas-tugas kompleks), dan dengan pelatihan yang kurang lebih teratur, Anda dapat meningkatkan efisiensi dalam perencanaan tugas secara signifikan.

Sebuah latihan"Target". Latihan ini mengembangkan kemampuan untuk fokus pada satu hal penting. Di selembar kertas, gambar target besar - seperti tanda hubung. Atur tugas hari yang akan datang dalam urutan acak di lingkaran target, biarkan titik di tengah bebas. Kasus yang lebih jauh dalam waktu dapat ditempatkan pada lembar di luar area target. Semakin banyak hal dan peristiwa berbeda yang Anda ingat, semakin baik. Sekarang lihat pusat target dan fokus pada satu hal. Pertahankan perhatian Anda selama satu menit. Kemudian alihkan pandangan Anda ke entri lain di lembaran, seolah-olah Anda sedang menonton dari samping, sehingga memberi diri Anda sedikit istirahat. Sekali lagi, lihat pusat sasaran, berkonsentrasi pada beberapa hal lain, juga selama satu menit. Jadi, dengan bergantian fokus pada satu hal dengan melihat banyak hal lain, Anda dapat melatih dengan baik kemampuan untuk menyoroti hal utama dan membuang yang sekunder, yang akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menentukan tugas utama dan paling penting saat merencanakan.

Sebuah latihan saklar televisi. Prosedur sederhana dan terkenal ini dalam konteks psikologis disebut "sindrom tombol". Bayangkan secara mental bahwa Anda memiliki remote control TV di tangan Anda. Cobalah untuk "mengalihkan" pikiran Anda dari satu topik ke topik lainnya - setiap kali Anda menekan tombol pada remote control imajiner. Pilih kecepatan peralihan yang nyaman bagi Anda. Pada awalnya, Anda bisa melakukannya secara perlahan, kemudian secara bertahap mempercepatnya. Atau, Anda dapat mengganti durasi memikirkan berbagai hal. Hal utama adalah bahwa "tombol pada remote control" berarti bagi Anda sinyal untuk beralih dari topik ke topik. Dengan cara ini, Anda akan belajar cara cepat mengalihkan perhatian dari satu masalah ke masalah lain tanpa terjebak dalam satu topik untuk waktu yang lama.

Sebuah latihan"Menghubungkan kata-kata." Tugas kreatif membutuhkan keluwesan berpikir dari pelakunya. Kebiasaan berpikir dalam istilah standar bukanlah penolong terbaik untuk mengembangkan solusi optimal dan tidak mungkin mencapai hasil yang diinginkan. Kreativitas dan spontanitas adalah komponen penting dari proses berpikir yang efektif seperti halnya logika dan konsistensi. Keterampilan ini dapat dikembangkan melalui bermain. Tugasnya adalah sebagai berikut: dalam sepasang kata yang sama sekali tidak berhubungan, Anda perlu menemukan kesamaan. Pertama, Anda dapat membuat daftar pasangan kata (5-6 pasangan), kemudian, pada gilirannya, mencoba menemukan kata yang sama di masing-masing pasangan. Misalnya, "buaya" dan "penggaris". Apa kesamaan mereka? Atau, keduanya bisa berwarna hijau. Pelatihan tersebut mengembangkan fleksibilitas berpikir dan membantu untuk berhasil menemukan pilihan terbaik untuk memecahkan masalah dalam waktu sesingkat mungkin.

Sebuah latihan"Kayu". Seringkali, untuk memprioritaskan dengan benar, Anda perlu merencanakan semua hal sesuai dengan prinsip kepentingan atau fundamentalitas: solid, yang menjadi dasar semua sisanya dilakukan, dan kecil, tetapi juga perlu. Gambarlah pohon di selembar kertas - dari akar hingga daun. Dan bagikan tugas sebagai berikut: akar - dasar, prioritas utama; trunk - arah strategis pengembangan; cabang - kegiatan berdasarkan area manajemen atau lini bisnis individu; daun adalah tugas khusus.

Setelah menerima gambar visual dari informasi tersebut, lanjutkan ke pekerjaan lebih lanjut - buat klarifikasi, pilih personel untuk bekerja di area tertentu, untuk melakukan tugas tertentu, dll.

Rencanakan setiap hari, terus-menerus, kembangkan keterampilan Anda, tingkatkan keterampilan Anda, temukan metode dan metode baru. Biarkan proses perencanaan menjadi pengalaman positif dan kreatif bagi Anda. Semoga sukses dengan perencanaan dan bisnis Anda!

Dalam artikel tersebut, kami mulai menganalisis topik manajemen waktu, sekarang mari kita bicara tentang aturan perencanaan.

Seperti yang dikatakan Benjamin Franklin, "Waktu adalah uang." Kami telah menggunakan aksioma ini selama lebih dari 250 tahun.

Tetapi beberapa filsuf bisnis modern percaya bahwa waktu dan modal adalah konsep yang setara hanya dalam dua cara:

• waktu dan uang adalah sumber daya yang terbatas;
• waktu dan uang memiliki nilai.

Menurut banyak orang lain, waktu jauh lebih berharga karena:

• Anda tidak bisa mendapatkan lebih banyak waktu untuk sejumlah uang;
• tidak ada yang mendapat lebih banyak atau lebih sedikit waktu daripada Anda.

“Anda memiliki waktu yang sama persis dengan waktu yang dimiliki Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• uang bisa dipinjam, tetapi waktu tidak pernah;
• uang bisa dihabiskan besok, tapi waktu hanya bisa dihabiskan hari ini.

Terlepas dari perbedaan pandangan tentang masalah kesetaraan waktu dan modal, jelas bahwa waktu terbatas di bidang bisnis mana pun, dan perencanaan adalah alat yang efektif untuk mengelola sumber daya yang tak ternilai ini.

... "Rencana tidak berharga, perencanaan tidak ternilai harganya" Dwight David Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34.

Jadi, jika Anda ingin memaksimalkan potensi waktu Anda, ingatlah beberapa hal mendasar. aturan perencanaan.

Aturan perencanaan dasar:

1. Jangan pernah memulai hari jika belum direncanakan di atas kertas.

Jika tujuan Anda tidak ditulis, maka itu tidak ada sama sekali. To-do list adalah peta yang akan menjaga Anda agar tidak jatuh atau menyimpang dari tujuan Anda.

2. Bekerja dengan daftar tugas tertulis meningkatkan kinerja Anda secara keseluruhan sejak hari pertama perencanaan.

Di malam hari, siapkan daftar tugas yang harus Anda selesaikan keesokan harinya. Berkat ini, Anda akan selalu tahu di mana harus memulai hari Anda.

3. Kerjakan daftar Anda sepanjang hari.

Jika Anda memiliki tugas baru, tambahkan ke daftar prioritas terkait dengan tugas yang dijadwalkan sebelumnya. Setelah menyelesaikan tugas berikutnya dari daftar, pastikan untuk mencoretnya. Ini akan memberi Anda rasa puas dengan pekerjaan Anda, memberi Anda semangat dan menginspirasi Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut.

4. Rencanakan dari besar ke kecil, jangka panjang ke jangka pendek, tujuan hidup hingga rencana harian.

Untuk setiap kasus, tetapkan tenggat waktu tetap kapan harus diselesaikan. ... "Satu tugas produktif yang diselesaikan bernilai lima puluh tugas setengah jadi." — Malcolm Forbes.

5. Selalu bagi tugas yang kompleks menjadi subtugas kecil.

Pohon keputusan membantu di sini, di mana tugas utama adalah pohon, dan subtugas untuk implementasinya adalah cabang. Lanjutkan "branching" hingga proses penyelesaian seluruh tugas menjadi sederhana dan transparan. Di sinilah MindManager berguna, yang dengannya Anda dapat dengan mudah membuat peta pikiran visual interaktif.

Sebelum Anda mulai melakukan sesuatu, ingatlah dasarnya aturan perencanaan dan jangan lupa aturan 10/90: 10% dari waktu yang dihabiskan untuk merencanakan sebelum memulai tugas akan menghemat 90% waktu untuk menyelesaikannya. Dan kesuksesan Anda dijamin!

Dan terakhir, video singkat tentang perencanaan waktu Anda dari Stephen Covey, spesialis kepemimpinan, manajemen kehidupan, guru, dan konsultan manajemen organisasi.

Kalender adalah salah satu alat perencanaan yang paling efektif. Setiap dari kita, yang mulai mengatur waktu, cepat atau lambat akan mengerti - tanpa kalender, baik di sini maupun di sana. Memang, tidak sia-sia bahwa sedini 4236 SM, orang Mesir kuno berkonsultasi dengan kalender dan menentukan kapan dan bagaimana mereka akan mengolah tanah.

Inti dari setiap kalender adalah pengamatan: matahari atau bulan, pasang surut. Tetapi karena pekerjaan yang paling sulit telah dilakukan untuk kita, membagi waktu menjadi hari, minggu, dan bulan, mari kita mulai bekerja dengan lebih mudah. Kami akan mengawasi diri kami sendiri dan membuat kalender kami sendiri!

Kalender bervariasi...

Salah satu kalender pertama yang ditemukan dalam sistem terbang adalah "Kalender Keluarga". Sesuatu yang perlu dan berguna! Tentu saja, ingatan Anda sangat bagus, tetapi lebih baik untuk menuliskan ulang tahun kerabat dan tanggal kenangan lainnya di keluarga Anda. Kalender keluarga akan membantu semua orang mengingat tanggal yang berbeda, jadi penting untuk dipublikasikan. Jika dimungkinkan untuk menggantung kalender seperti itu di lemari es atau dinding yang dilewati semua kerabat setiap hari, maka tanpa pengingat yang tidak perlu, masing-masing dari mereka akan dapat merencanakan waktu dengan mempertimbangkan tradisi keluarga. Dan akan lebih mudah untuk mengingat tentang hadiah pada waktunya.

Jenis kalender lainnya - buku harian! Kami akan membicarakannya hari ini. Tentu saja, Anda sudah memiliki "Jurnal Kontrol", itu dikompilasi, kadang-kadang dilengkapi dengan catatan baru, tetapi tidak nyaman untuk membawanya.

Untuk perencanaan harian, saya menggunakan buku harian kalender, tetapi tidak bertanggal. Saya harus menguji kekuatan perencanaan dengan buku harian selama lebih dari satu tahun untuk memutuskan pilihan terbaik. Anda juga harus bereksperimen, mengamati dan mencoba. Saya membeli buku harian dengan tanggal format A5, membeli buku catatan dan album besar dan menggambar satu minggu di dalamnya, mencoba buku catatan kecil - di setiap sistem ada sesuatu yang tidak cocok untuk saya dan mencegah saya bekerja.

Tiga per tiga!

Pilihan yang paling dapat diterima diperoleh setelah menerapkan sistem tiga per tiga. Idenya adalah untuk:

• Setiap bulan dalam setahun dibagi menjadi tiga komponen: bulan, minggu, hari.
• Bayangkan setiap hari terdiri dari tiga bagian: pagi, siang, malam.
• Ingatlah bahwa hidup terdiri dari tiga bidang: pekerjaan, keluarga-rumah, waktu pribadi.
• Setiap hari, tetapkan SATU tujuan di setiap area, mis. rencanakan tiga hal yang harus dilakukan.

Bulan - minggu - hari

Buku harian tanpa tanggal sangat nyaman untuk sistem seperti itu. Pada spread bersih pertama, saya menggambar bulan. Prosesnya mungkin tampak melelahkan, tetapi kesulitan hanya muncul pertama kali, kemudian semuanya menjadi lebih mudah.

Setelah menggambar sepanjang bulan, saya mencoba memperkirakan hal-hal wajib untuk bulan ini. Setuju, hal-hal "dewasa" cukup musiman, dan tidak peduli bagaimana kami mencoba menyiapkan kereta luncur di musim panas, sesuatu tidak dapat ditransfer. Saya memasukkan tanggal lahir kerabat dan teman, menuliskan kapan harus mengirim kartu ucapan, menandai perjalanan ke dokter gigi, hari ketika Anda pasti perlu membayar tagihan, hari laporan kerja, secara umum, semua yang akan terjadi di masa depan bulan.

Spread berikutnya didedikasikan untuk minggu ini. Di sini, tapi sudah lebih detail saya memperkenalkan hal-hal yang wajib minggu ini: baik di hari kerja maupun di akhir pekan.

Kemudian yang paling menarik dimulai. Saya membayangkan hari saya dibagi menjadi tiga bagian: pagi, siang dan malam. Malam dalam skema ini tidak diperhitungkan, karena. Saya lebih suka tidur di malam hari, tetapi untuk burung hantu, pembagian menjadi siang, sore, malam dimungkinkan. Penting untuk menentukan jenis bisnis apa yang akan Anda lakukan, dan pada jam berapa. Tidak ada keraguan bahwa beberapa kasus tidak dapat dialihkan dengan cara apa pun. Misalnya, saya selalu pergi ke pasar tiga kali seminggu, tetapi untuk membeli semua yang Anda butuhkan dari nyonya rumah yang tepat, Anda harus bangun pagi-pagi sekali, dan berada di pasar pada jam 7 pagi. Setelah menempatkan tugas wajib tepat waktu, saya terlibat dalam menetapkan tujuan.

Bukan rahasia lagi bahwa kehidupan setiap wanita cocok menjadi trio: pekerjaan, rumah-keluarga, "Aku-kekasih." Ini juga bukan rahasia, biasanya hanya satu area yang diberikan perhatian, beberapa detik lumpuh, kadang-kadang bahkan dengan dua kaki, dan yang ketiga ... ya, apa yang saya ingat, yang ketiga hampir tidak ada. Di sinilah menetapkan tujuan untuk bidang kehidupan dapat membantu. Untuk setiap hari dalam seminggu, saya menetapkan tiga tugas wajib, satu untuk setiap area. Tiga hal yang tanpanya hari tidak akan sepenuhnya dijalani! Hal utama yang harus diingat adalah bahwa Anda tidak dapat menunda melakukan sesuatu dari area mana pun, Anda berhak menjalani setiap hari dalam hidup Anda sepenuhnya!

Hasil

Setiap malam, selama sekitar lima menit, saya mencurahkan untuk menganalisis hari yang lalu dan merencanakan hari berikutnya, tidak lupa untuk memeriksa kasus-kasus yang direncanakan selama sebulan penuh. Ini sangat penting, karena pada awalnya sulit untuk mengontrol semua hal sekaligus. Jika saya merasa sulit untuk menemukan tugas hari ini di area mana pun, saya menggunakan "daftar tugas yang ditangguhkan". Ini sangat membantu saat menetapkan tujuan, dan menghilang secara diam-diam dengan penggunaan metode ini secara teratur.

Setiap minggu saya melakukan 21 hal, yang tidak sedikit!

"Rencana yang baik hari ini lebih baik daripada rencana yang sangat baik besok"
Plato

Waktu hanya memperbaiki kita..

Pekerjaan yang direncanakan dengan baik atau jenis kegiatan lainnya adalah kunci keberhasilan penyelesaian tugas dan merupakan alat untuk mengatur diri sendiri. Untuk membantu Anda mempelajari cara mengatur waktu dan aktivitas Anda sendiri, berikut adalah beberapa langkah khusus untuk membantu Anda. Namun, pertama-tama, Anda perlu memahami terminologi dan memahami mengapa sangat penting untuk merencanakan waktu dan pekerjaan Anda dengan benar. Tentunya, Anda tahu bahwa orang-orang sukses sangat pandai dalam merencanakan alat.

Perencanaan aktivitas adalah salah satu rahasia orang sukses..

Di bawah ini adalah alasan mengapa perencanaan merupakan alat penting dalam hal pengorganisasian diri dan perbaikan diri.

Perencanaan aktivitas adalah peta hari Anda.
Jika Anda belajar merencanakan waktu dan urusan Anda di malam hari, dengan datangnya hari baru, Anda akan memenangkan setidaknya satu jam waktu aktif. Di malam hari, Anda tidak hanya dapat merencanakan waktu bangun dan bangun, tetapi juga membuat rencana kerja untuk setiap jam di hari berikutnya. Biasanya, seseorang yang belum membuat rencana tindakan untuk hari itu menghabiskan satu sampai lima menit untuk menentukan bidang kegiatan. Tetapi selama periode ini tidak mungkin untuk menentukan prioritas dan tugas sekunder dengan benar, tidak mungkin untuk memperhitungkan semua yang membutuhkan perhatian Anda. Memutuskan untuk menyusun rencana tindakan yang efektif, seseorang yang tidak terbiasa akan menghabiskan setidaknya satu jam waktu kerja. Menyadari bahwa waktu akan terbuang sia-sia, seseorang, sebagai suatu peraturan, memutuskan untuk tidak membuat rencana apa pun, tetapi bertindak berdasarkan keinginan: "Saya melakukan apa yang saya ingat". Tetapi pendekatan ini sama sekali tidak memiliki efisiensi. Setelah memulai satu tugas, seseorang tiba-tiba mengingat tugas lain yang bahkan lebih penting, mengalihkan perhatiannya ke sana. Dalam prosesnya, dia terganggu saat pikirannya beralih dari satu hal ke hal lain. Akibatnya, baik satu maupun tugas kedua tidak selesai. Paling sering, seseorang terburu-buru untuk menyelesaikan hal-hal yang mendesak. Tetapi mendesak tidak berarti benar-benar penting dan berarti bagi orang itu sendiri. Tidak mungkin suatu hal yang mendesak akan berdampak positif pada kehidupan seseorang selanjutnya.

Satu menit waktu yang dihabiskan untuk merencanakan aktivitas Anda menghemat sepuluh menit yang dihabiskan untuk tugas yang ada. Jadi, dengan belajar merencanakan aktivitas Anda, Anda bisa mendapatkan pengembalian 200 persen atas investasi energi Anda.

Untuk seseorang yang terbiasa merencanakan pekerjaan untuk besok, tidak perlu lebih dari dua belas menit untuk menuliskan semua tugas yang diperlukan, mendistribusikannya dalam urutan prioritas. Dua belas menit yang dihabiskan sehari sebelumnya akan memberi Anda kesempatan untuk menghemat dua jam produktivitas, yang tentunya akan meningkatkan tingkat produktivitas Anda. Jika Anda mengalikan waktu ini dengan jumlah hari dalam satu bulan kalender, ternyata Anda dapat menghemat hingga lima hari kerja per bulan. Ini bagus, bukan!

Kegiatan perencanaan mengajarkan Anda untuk memprioritaskan dengan benar.
Kemampuan untuk mengidentifikasi area prioritas kegiatan dengan benar membantu mengidentifikasi tempat yang paling penting, menjanjikan, dan signifikan. Sering terjadi bahwa seseorang menghabiskan waktu untuk apa yang dia sukai, untuk apa yang memberinya kesenangan. Namun, prioritas harus diberikan pada apa yang perlu dilakukan. Keengganan untuk berkonsentrasi dan memberikan preferensi pada hal utama mengarah pada fakta bahwa seseorang gagal mencapai tujuannya.

Perencanaan kegiatan memprogram pikiran manusia.
Anda, pasti, telah berulang kali menemukan situasi seperti itu, ketika, tergantung pada seberapa jelas keinginan Anda dirumuskan, itu sedikit banyak mudah diwujudkan. Perencanaan adalah proses unik yang membantu seseorang untuk mewujudkan apa yang benar-benar dia cita-citakan dan, sebagai hasilnya, mewujudkan aspirasi tersebut.

Terkadang seseorang hanya berpikir bahwa dia perlu melakukan sesuatu. Namun pada kenyataannya, dia dapat dengan mudah melakukannya tanpanya. Kasus-kasus seperti itu, yang memiliki kepentingan yang terlalu mengada-ada, memiliki prioritas rendah dan, seiring waktu, benar-benar hilang dari daftar yang wajib.

Mari kita lihat metode perencanaan khusus.

Sisihkan waktu setiap malam untuk membuat rencana yang mencantumkan semua hal yang perlu Anda lakukan dalam urutan kepentingan. Ketika hari baru tiba, mulailah mengerjakan tugas yang tertulis di poin 1. Jangan melanjutkan ke tugas berikutnya sampai Anda menyelesaikan yang pertama. Ikuti urutan di mana Anda harus melakukan semua hal yang telah Anda tulis. Jangan pindah ke yang berikutnya tanpa menyelesaikan yang sebelumnya. Anda dapat berhenti dan tidak menyelesaikannya hanya jika keadaan mengintervensi, yang tidak dapat Anda ubah. Tetapi bahkan dalam kasus ini, lakukan segala upaya untuk menyelesaikan apa yang Anda mulai sesegera mungkin. Setelah Anda menyelesaikan satu tugas, lanjutkan ke tugas berikutnya.

Metode dan cara perencanaan.

1. Perencanaan untuk Pemula
   Untuk mempelajari bagaimana merencanakan pekerjaan Anda, pada tahap awal, Anda hanya membutuhkan pena dan selembar kertas. Tuliskan semua tugas dan rencana yang harus Anda selesaikan besok. Tugas harus diberi peringkat sesuai dengan kepentingannya. Saat Anda menyelesaikan setiap item, coretlah dari daftar. Tidak ada yang rumit dalam metode ini, tetapi begitu Anda mencoba mengikuti rencana Anda, Anda akan terkejut betapa efektifnya metode ini. Metode ini memungkinkan Anda untuk merencanakan pengembangan acara untuk satu hari mendatang. Seiring waktu, Anda menyadari bahwa Anda dapat merencanakan hidup Anda untuk jangka waktu yang lebih lama.
2. Memperbaiki kondisi perencanaan
   Untuk meningkatkan kondisi di mana Anda merencanakan bisnis Anda yang akan datang, Anda perlu membeli: buku harian, buku harian, dan kalender perencanaan. Mari kita lihat lebih dekat.

buku harian- buku catatan khusus di mana rapat Anda dan hal-hal yang diperlukan dicatat untuk setiap hari yang akan datang. Anda juga dapat menggunakan buku harian untuk mencatat poin terpenting dari hari, minggu, atau bulan mendatang. Buku harian itu memberi Anda kesempatan untuk menuliskan pemikiran-pemikiran penting yang muncul di benak Anda. Anda harus memperlakukan buku harian sebagai tempat di mana informasi paling penting dan signifikan mengenai peristiwa hari yang akan datang terkonsentrasi. Setiap malam, Anda perlu menyisihkan waktu untuk menuliskan acara dan tugas mendatang yang akan Anda lakukan keesokan harinya. Satu aturan berlaku di sini: Jangan memulai hari baru tanpa menyelesaikan perencanaan.". Berkat aturan ini, Anda pada akhirnya akan menyadari bahwa Anda memiliki kekuatan untuk merencanakan tidak hanya peristiwa di hari yang akan datang, tetapi juga memantau kesehatan Anda, meningkatkan kesejahteraan Anda, dan meningkatkan kualitas hidup. Ketika Anda tidak merencanakan hari depan, kerugian terkecil adalah satu jam dari waktu yang terbuang, yang terbesar adalah sepanjang hari. Karena tidak menetapkan prioritas, seseorang melanjutkan untuk melakukan tugas-tugas sekunder. Akibatnya, dia sampai di penghujung hari dengan pemikiran bahwa sepanjang hari dihabiskan untuk tidak ada yang tahu apa, tetapi tidak ada hasilnya.

Kesimpulan terkait kebutuhan untuk menggunakan buku harian:

1. Bawa ketertiban ke dalam hidup Anda. Buat rencana terperinci tentang tugas dan acara mendatang yang perlu diselesaikan untuk hari berikutnya.
2. Analisis apa yang telah Anda tulis. Urutkan hal-hal dalam urutan kepentingan. Sebelum Anda mulai melakukan sesuatu, prioritas yang jelas harus ditetapkan.
3. Biasakan diri Anda untuk menghabiskan energi hanya untuk melakukan hal-hal penting dan bermakna yang akan membawa Anda ke hasil yang diinginkan. Setelah berhasil mengembangkan kebiasaan merencanakan hari yang akan datang, Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan urutan besarnya.

Buku harian- media tertulis (elektronik) yang berisi pemikiran bijak dan signifikan yang pernah Anda temui dalam hidup Anda. Ide yang bijak bisa datang dari hampir semua orang. Sebuah pemikiran yang tak ternilai bisa datang kepada Anda setiap saat. Agar tidak kalah dan tidak melupakannya, Anda membutuhkan buku harian. Jangan biarkan ide bagus lepas dari Anda. Sebuah pemikiran yang hebat dapat secara radikal mengubah hidup seseorang. Buku harian adalah hal yang harus selalu ada di sebelah seseorang.

Kalender perencanaan. Menggunakan kalender perencanaan (planner) memungkinkan Anda membuat rencana untuk jangka waktu lebih dari satu hari. Ketika Anda memahami bahwa perencanaan untuk satu hari itu efektif, itu berarti Anda dapat merencanakan sesuatu untuk jangka waktu yang lebih lama - seminggu. Aturan serupa berlaku: Jangan memulai minggu yang akan datang sampai Anda menyelesaikan perencanaannya».

Setelah menguasai perencanaan minggu ini, lanjutkan ke tahap berikutnya - mulailah merencanakan tindakan Anda selama sebulan sebelumnya. Dan di sini aturan itu juga berlaku: Jangan memulai bulan yang akan datang sampai Anda telah merencanakannya».

Setelah itu, Anda akan dapat membentuk tujuan untuk hari yang akan datang sesuai dengan yang telah Anda tetapkan untuk jangka waktu yang lebih lama: tiga bulan, enam bulan, dan satu tahun. Mungkin Anda sekarang berpikir bahwa kegiatan perencanaan membutuhkan waktu, menyebabkan beberapa stres. Tetapi, setelah belajar merencanakan hidup Anda, Anda dapat mencapai hasil yang jauh lebih serius dan signifikan daripada jika Anda tidak menguasai ilmu ini. Setiap tindakan yang Anda lakukan akan lebih bermakna dan efektif daripada pekerjaan yang tidak direncanakan. Ya, Anda harus mendekati perencanaan dengan rasa tanggung jawab dan disiplin. Tetapi begitu Anda belajar merencanakan, Anda menjadi penguasa waktu. Perencanaan itu sendiri membantu mengartikulasikan bisnis yang akan datang dengan lebih jelas dan jelas, yang membantu mencapai tujuan dengan lebih cepat. Kemampuan untuk terus-menerus merencanakan waktu Anda memungkinkan untuk menentukan jenis kegiatan yang memiliki prioritas lebih signifikan. Ini juga mengarah pada peningkatan efisiensi pekerjaan yang dilakukan.