Orele de întâlniri debilitante de birou nu sunt un mit, nu un grotesc și nu sunt eroi de glume. Realitățile vieții de azi sunt de așa natură încât până la 50% din timpul de lucru este cheltuit pe discuții goale care nu aduce niciun rezultat. Viața accelerată dictează noi reguli ale culturii biroului, ținerea de întâlniri rapide și productive face parte din etica corporativă.

Ce este o întâlnire de afaceri?

O întâlnire de cinci minute, o întâlnire de planificare, o întâlnire pot fi clasificate ca întâlniri de birou? Care sunt scopurile acestui format de muncă colegială? Care sunt metodele general acceptate pentru desfășurarea acesteia și cum să obțineți cel mai mare impact după încheierea întâlnirii?

O întâlnire de afaceri este un format de lucru într-o companie, urmărind obiectivul de planificare regulată și monitorizare a executării sarcinilor planificate ale tuturor serviciilor organizației. Acesta este un instrument eficient pentru gestionarea personalului și pentru a obține feedback rapid de la angajați. Adevărat, acest instrument funcționează cu succes numai în mâinile capabile ale unui lider competent.

Înainte de a introduce o astfel de formă de comunicare cu angajații în modul de lucru, se emite de obicei un ordin adecvat, pe care fiecare participant la întâlnire îl primește împotriva semnării pentru revizuire și implementare. Corpul ordinului indică scopurile, obiectivele, ora și datele întâlnirilor de afaceri, precum și lista participanților, regulile și structura agendei.

Scopul general al desfășurării întâlnirilor de afaceri este de a implica angajații, serviciile și diviziile, atât manageri, cât și personal de linie, în procesul de management și luare a deciziilor.

Întâlnirile de afaceri includ întâlniri de planificare, întâlniri operaționale, întâlniri de cinci minute, la care se convine asupra vectorului de dezvoltare a companiei în ansamblu și se dezvoltă tactica și strategia întreprinderii, se stabilesc sarcini specifice. La întâlnirile de planificare se rezolvă problemele curente, un fel de memento, o reconciliere a cursului general. Operativka - o întâlnire rapidă pentru a rezolva o problemă sau o situație conflictuală în echipă. Scopul principal al unei întâlniri de afaceri este de a stabili și rezolva noi probleme.

Dacă o companie începe să se încurce cu privire la aceste concepte, eficiența orelor de lucru va scădea constant.

Principalele greșeli în timpul întâlnirilor de afaceri

O întâlnire ineficientă trădează imaturitatea liderului și/sau a organizatorului acestui format de comunicare a angajaților. În orice afacere, este nevoie de experiență și abilități care să poată transmite angajaților linia generală a companiei și să profite la maximum de ei.

Semnalul principal al conducerii inepte a întâlnirii este nemulțumirea reciprocă față de rezultate: liderul așteaptă răspunsul subordonaților săi, care, la rândul lor, doresc să obțină cele mai favorabile condiții pentru ei înșiși. Totuși, în același timp, la întâlnire, nimeni, cu nimeni, nu este de acord cu nimic.

În același timp, se dezvoltă boala de birou - o imagine ipocrită a participării interesate la întâlnirile de afaceri, care, de fapt, sunt discuții goale, o discuție despre bârfe de birou. Pentru angajații angajați, astfel de evenimente sunt de natură distractivă, există o altă oportunitate de a nu munci, de a nu îndeplini sarcinile zilnice de rutină.

Destul de des, după o astfel de discuție reglementată, managerul începe să ceară rezultate de la angajați, apare un conflict de interese, urmat de concedierea angajaților, uneori departamente întregi.

Una dintre cele mai frecvente greșeli în timpul întâlnirilor de afaceri este prezentarea nestructurată a deciziei șefului, când în loc de brainstorming, managerul de vârf face solicitări excesive, iar echipa, incapabil să le îndeplinească, invocă la rândul său motive pentru care oferta nu poate. fi îndeplinite.

Acest lucru se întâmplă pentru că adesea liderul însuși nu știe ce vrea și nu caută modalități de a obține rezultatele dorite.

Secretele întâlnirilor eficiente

Pentru ca întâlnirea să se desfășoare cu cea mai mare eficiență și să aducă rezultate semnificative, inițiatorul acestei forme colegiale de muncă trebuie să cunoască câteva secrete.

Stabilirea scopului întâlnirii. Fiecare afacere începe cu stabilirea corectă a obiectivelor. Înainte de a aduna angajații pentru o întâlnire de afaceri, organizatorul trebuie să răspundă la o serie de întrebări:

fezabilitatea organizării unei întâlniri;

Reglementari corecte si tema exacta;

Markere prin care se va putea judeca eficacitatea evenimentului.

Liderul este un strateg care este capabil să stabilească o sarcină clară și specifică. Subordonații sunt specialiști care știu ce instrumente să folosească pentru a implementa sarcinile.

Numirea persoanelor responsabile de ședință. Orice întâlnire de afaceri are loc conform legilor standard ale genului - în primul rând, se efectuează o pregătire minuțioasă, numirea persoanelor responsabile cu invitarea angajaților, cu colectarea așteptărilor și sugestiilor, conducerea fiecărui punct de pe ordinea de zi, interpreți și secretari, stabilirea etapelor de întâlnire, completând procese-verbale și rapoarte.

Selecția optimă a participanților. Succesul întâlnirii depinde în mare măsură de cei care vor lua parte la întâlnirea de afaceri. Este inacceptabil să se implice în astfel de evenimente angajați incompetenți care sunt capabili să ducă evenimentul în cealaltă direcție. Selecția specialiștilor care sunt gata să discute problemele ridicate la o întâlnire de afaceri trebuie să fie încredințată unui organizator-strategi competent.

Stabilirea unui regulament. O întâlnire de afaceri, în funcție de problemele abordate și de dimensiunea companiei, se încadrează de obicei în durata standard - de la treizeci de minute la două ore. Întâlnirea de planificare ar trebui să se încheie în cinci până la zece minute, iar operativul - în patruzeci de minute - o oră.

Pregătirea unui plan de întâlnire. Înainte de deschiderea întâlnirii de afaceri, fiecare participant primește un plan detaliat al agendei, materiale de raportare, conform cărora își poate pregăti întrebările și/sau rapoartele.

Exemplu de structură a agendei. Acest document poate include puncte cheie legate de managementul operațional, tactic și/sau strategic al companiei. Structura agendei include de obicei o listă specifică de sarcini dictate de planurile întreprinderii și modalități de rezolvare a acestora. În plus, pot exista sarcini suplimentare pe ordinea de zi pe care este de dorit să le finalizați în viitorul apropiat.

Ținând o întâlnire. Pentru ca o întâlnire de afaceri să se desfășoare cât mai eficient și să nu se transforme într-o nelegiuire prelungită, trebuie să o începi exact la timp, să treci rapid de la întrebare la întrebare, fără să te balansezi. Este necesar să rezumați rezultatul intermediar după fiecare problemă discutată, indicând ora și data exactă, angajații responsabili pentru implementare. În același timp, este necesar să se reducă la minimum discuțiile, permițând doar clarificări în elaborarea soluțiilor.

Măsurători de eficiență. Fiecare întâlnire desfășurată trebuie analizată pentru conformitatea cu scopurile și obiectivele stabilite. Eficacitatea unei întâlniri se măsoară prin proporționalitatea rezultatului dorit în raport cu costurile necesare realizării acesteia.

Control și analiză. După ce se obține eficiența întâlnirii de afaceri, este necesar să se controleze rezultatul și să se efectueze o analiză amănunțită. Capacitatea de a măsura, analiza și controla toate datele este calitatea unui lider înțelept care poate aduce compania la liderul pieței.

Notă pentru liderul inteligent

O întâlnire de afaceri se ține cel mai bine la începutul zilei, când angajații sunt capabili să genereze soluții competente.

Codul de etică corporativă ar trebui să conțină un algoritm, programul întâlnirilor și frecvența acestuia, reglementări, scopuri și obiective. Cel mai bine este să țineți o astfel de întâlnire luni, când trebuie să stabiliți mini-sarcini pentru săptămână și să faceți un bilanț al perioadei de raportare trecută.

Fiecare angajat trebuie să cunoască ora, locul și data întâlnirilor regulate de afaceri și să fie pregătit pentru acestea. Acest element se reflectă cel mai bine în responsabilitățile postului fiecărui angajat, indicând gradul de responsabilitate și participare a acestuia. Aceasta este etica relațiilor de serviciu, a căror încălcare implică boli grave ale echipei.

În cadrul întâlnirilor, destul de des există rezistență din partea angajaților, care trebuie diagnosticată la timp și îndepărtată cu pricepere, fără a duce la sabotaj și conflicte de interese interne. Daca in companiile cu un stil de management autoritar o astfel de rezistenta nu apare la intalniri din cauza fricii sau a incertitudinii, ea trebuie provocata artificial. În caz contrar, în procesul de îndeplinire și rezolvare a sarcinilor stabilite, pot apărea probleme serioase din cauza neloialității angajaților față de companie.

Pentru a preveni această practică, este necesar să se minimizeze problemele în etapa de alegere a unui scop și de stabilire a unei sarcini pentru subordonați. Pentru a face acest lucru, este necesar să distribuiți „cercei tuturor surorilor”, adică să ocupați personalul cu lucruri importante: să încredințați cuiva etapele dificile de dezvoltare și implementare a proiectului, să delegeți altora controlul asupra execuției, pentru a-i motiva pe ceilalți la „fapte” prin creșterea autorității în echipă, numirea temporară ca manager de linie sau demotivarea angajaților deosebit de zeloși.

Responsabilitatea angajaților pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite trebuie să fie distribuită în așa fel încât să poată fi controlate confortabil. La fiecare întâlnire este necesar să se însumeze și să sărbătorească angajații deosebit de distinși și să-i pedepsească pe cei vinovați și să saboteze munca în fața întregii echipe. În spatele angajaților, nu ar trebui permise discuții și decizii, deoarece apare instantaneu pericolul izbucnirii unor conflicte în interiorul companiei.

Este util ca fiecare manager să cunoască diferențele dintre întâlnirile de birou, întâlnirile de planificare și întâlnirile operaționale din brainstorming, schimb de opinii, discuții. Ambele formate de management presupun primirea de feedback, dar în moduri diferite. Întâlnirile de afaceri sunt o tehnologie de gestionare a oamenilor și de stabilire a obiectivelor tactice și strategice, iar formatul de discuție este comunicarea informală, un marker că liderul este lipsit de experiență și nu știe să gestioneze întâlnirea, să o îndrepte în direcția corectă.

În plus, întâlnirea de afaceri este împărțită în:

Instructiv, când liderul distribuie instrucțiuni precise și primește feedback de la subordonați;

Operațional, în cadrul căruia se rezolvă sarcinile curente;

Problematic, când o problemă a echipei este rezolvată și se elaborează un plan în faze pentru depășirea situației actuale de criză.

Multe companii moderne păcătuiesc cu o confuzie de formate de afaceri, trăgând echipa în abisul confuziei, conflictelor și discuțiilor despre probleme complet nefuncționale. Structurarea formatului face parte dintr-o cultură care este supusă unor standarde corporative stricte.

Evaluarea eficacității întâlnirilor de afaceri

Cum să înțelegeți că o întâlnire de afaceri a fost ținută cu competență și extrem de eficient? Trebuie să se răspundă la următoarele întrebări:

Au fost atinse obiectivele stabilite înainte de eveniment?

A fost luată în considerare întreaga ordine de zi? Au fost discutate toate problemele?

Ai respectat regulile stabilite?

Au fost comunicate executorilor toate deciziile?

Artiștii interpreți și-au înțeles corect sarcinile și termenele limită?

Când răspundeți la aceste întrebări, va apărea o componentă cantitativă - câți oameni sunt implicați în rezolvarea problemei, de câte ore de lucru au nevoie pentru a îndeplini sarcinile, de câți bani sunt necesari pentru aceasta și așa mai departe. Un marker cantitativ este un instrument bun pentru a analiza performanța în timp și pentru a o compara cu perioadele trecute.

De regulă, întâlnirile desfășurate în mod eficient, când toate obiectivele sunt atinse la momentul potrivit, aduc rezultate tangibile.

Dirijarea unei întâlniri extrem de eficiente este o adevărată artă, în care liderul intră ca dirijor, secretarul ca prima vioară și întreaga echipă ca o întreagă orchestră. Pregătirea atentă și desfășurarea competentă a unei întâlniri de afaceri determină ce scor va interpreta acest organism viu - muzică clasică care poate evoca emoții entuziaste și poate inspira victorii viitoare sau o cacofonie de sunete care ucide totul în jur.

Managementul inteligent se mută către dumneavoastră, domnilor!

Zhanna Pyatirikova special pentru portalul de afaceri BZZN.ru

Top Gear UK: întâlnirile de planificare se fac cel mai bine într-o atmosferă relaxată

În multe echipe, se practică întâlniri de planificare, la care liderii distribuie sarcinile și conturează tacticile generale de lucru pentru viitorul apropiat. Multe agenții guvernamentale practică întâlnirile de planificare luni dimineața.

Unii consideră întâlnirile de întâlnire o pierdere de timp, dar, pe de altă parte, fără discuții regulate despre problemele curente, sunt sigur că vor exista multe acțiuni necoordonate. Aici, ca întotdeauna, echilibrul este important.

De exemplu, multe agenții guvernamentale practică întâlnirile de planificare în fiecare săptămână și adună tot personalul acolo. Acesta este un exemplu clasic de pierdere a timpului. Nu în fiecare săptămână apar probleme acute care sunt importante pentru întreaga echipă. În același timp, toți ar trebui să fie prezenți la astfel de evenimente. Chiar și cei care nu sunt afectați direct sau indirect de agenda actuală. Întâlnirile și briefingurile au devenit un exemplu clasic de pierdere a timpului în cărțile de management al timpului.

CUM SĂ ȚINEȚI PLANNERUL PERFECT?

Nimic nu este perfect. Nimeni nu știe cum să conducă corect o întâlnire de planificare. Sunt prea multe variabile aici. Ce fel de planificare pentru întâlnirea de care are nevoie echipa dvs. depinde de câți oameni aveți și de ce tip de activitate sunteți implicat. Nu pot face decât un scurt rezumat a ceea ce am văzut în diferite organizații.

Când lucram la institut, s-a întâmplat să lucrez în două divizii structurale. Amândoi au exersat întâlnirile cu liderul. Au avut loc neregulat și în ambele cazuri au fost destul de productive. Am putut discuta toate problemele stringente. A existat un minus din aceste întâlniri de planificare - uneori (nu întotdeauna) erau plictisitoare, deoarece nu toate întrebările mă preocupau într-un fel sau altul.

De asemenea, am lucrat într-o organizație privată unde nu existau deloc întâlniri de planificare. În orice caz, lucrând ca programator, am avut norocul de vreo 2,5 ani să vorbesc doar de câteva ori cu regizorul față în față. În restul timpului la serviciu, am fost angajat în munca mea directă și am discutat rezultatele muncii cu managerul în modul curent. Asta a fost suficient pentru ochi.

Într-o altă organizație, am văzut întâlniri zilnice de planificare care se practică în fiecare dimineață, indiferent dacă există sau nu vreo agendă reală. Pentru gustul meu, întâlnirile zilnice de planificare sunt deja prea multe. De exemplu, dacă în fiecare dimineață toți membrii echipei petrec 15 minute pentru o întâlnire de planificare și alte 15 minute pentru a reveni la activitățile zilnice, atunci 2,5 ore de timp pierdut pentru fiecare angajat în fiecare săptămână se acumulează într-o săptămână. Aceasta reprezintă mai mult de 5% din timpul total de lucru. De o lună rulează deja mai mult de 10 ore. De acord - se observă.

Pe lângă întâlnirile de dimineață, am întâlnit și practica întâlnirilor de seară, care se desfășoară într-o atmosferă relaxată, când multe lucruri au fost deja făcute și nimeni nu se grăbește. Mie personal îmi place acest format mai mult decât întâlnirea de planificare de dimineață.

În ceea ce privește întâlnirile săptămânale de planificare, probabil că sunt necesare. Dar trebuie să încercați să le îndepliniți în cel mai concis format. Nu trage discuțiile ore în șir. Mai ales dacă la întâlnire participă un număr mare de persoane.

DE CE ESTE RĂU GRUPUL DE DIMINATEA?

În timp ce oamenii trag la muncă, în timp ce se trezesc, trece ceva timp. Apoi doar încep să-și facă afacerile - și sunt distrași de întâlnirea de dimineață. Apoi, după întâlnirea de planificare, se întorc la muncă. Și - Doamne ferește că cineva îi va distrage atenția de la afaceri după întâlnirea de planificare. Apoi la 11 dimineața va trebui să mergeți la prânz, iar după cină vă va face somn. Dimineața este cel mai bun și mai productiv moment. Nu l-aș cheltui pe o întâlnire zilnică de planificare.

ÎNTÂLNI ÎN PIED PE CORUL

Dacă sunt puțini oameni în echipă, atunci de ce să nu ținem întâlniri stând pe hol. Cu un stil de viață sedentar, este și mai sănătos și îți permite să te simți mult mai liber. Mulți antrenori de afaceri sfătuiesc să implementeze acest lucru în practica zilnică. Puteți duce această idee mai departe și puteți discuta problemele de lucru la masă sau în timp ce vă antrenați în sala de sport corporativă. Gândește-te singur – faci două lucruri deodată și, în plus, discuti proiecte de lucru în cea mai relaxată atmosferă și poți vorbi cu colegii mai deschis decât la birou.

Șeful departamentului este o persoană foarte ocupată. Indicatori, reglementări, rezolvarea problemelor complexe, organizarea tuturor și totul pentru a se îndrepta spre obiectiv - totul este pe umerii lui. Cu cât setul de instrumente de management este selectat mai corect, cu atât liderul este mai eficient. Merită să petreceți timp cu un astfel de instrument precum o întâlnire de planificare într-o divizie liniară?

Chiar și în companiile în care întâlnirile de planificare sunt obligatorii și reglementate, managerii le abordează adesea în mod oficial - trage înapoi pentru spectacol și lucrează la ele. Întâlnirile de planificare sunt considerate o pierdere de timp, ceea ce teoreticienii au venit cu. Motto-ul lor este „Practicianții trebuie să lucreze, nu să se consulte”. Totodată, în companiile în care întâlnirea de planificare este opțională și este o inițiativă personală, există manageri care, fără mementouri suplimentare, adună angajații la o anumită oră și vorbesc cu aceștia.

De ce acești „ciudați” lideri își pierd atât de „ineficient” timpul prețios, dacă nimeni nu-i obligă să facă asta? A trebuit să aprofundez această problemă în ultima vreme. Criza a impus managerilor de top să se aprofundeze în afaceri. Regulile jocului pe piață s-au schimbat, iar pentru ca compania să nu rămână doar pe linia de plutire, ci și să folosească criza pentru a-și consolida poziția pe piață, este necesar să devină mai aproape de clienți - atât externi, cât și interni. .

Pentru a răspunde rapid schimbărilor și a crește nivelul de control asupra situației, eu, printre altele, am început să mă alătur în mod regulat la întâlnirile de planificare din departamente și am comparat diferite stiluri de a le conduce. Cifrele au fost revelatoare: s-a dovedit că dintre cele 12 departamente cu profil unic în care se desfășoară atât vânzări, cât și executarea contractelor, cei mai înalți și mai stabili indicatori sunt acolo unde se țin săptămânal întâlnirile de planificare. Și aceasta nu este o coincidență.

Scopul întâlnirii

Dacă managerul răspunde la întrebarea despre scopul întâlnirii de planificare: „Pentru că ar trebui”, este mai bine să nu o țineți deloc. Orice evenimente formale „pentru spectacol” funcționează doar în sens negativ, te învață să lucrezi nu pentru rezultat, ci pentru „apariția mișcării către scop”. Denumirea „plannerka” sugerează că scopul său este actualizarea mișcării conform planului planificat către obiectivele stabilite.

Dacă luăm în considerare acest eveniment din punctul de vedere al ciclului Deming (Planifică - Do - Verifica - Akt), atunci ședința de planificare este un control regulat (Verificare) a activităților pentru a trage concluzii și, dacă este necesar, a corecta mișcarea. (Akt). Dar există statistici pentru asta! Merită să aduni mai mulți oameni? Cu siguranță merită, iar funcțiile principale ale întâlnirii de planificare ne ajută să ne asigurăm de acest lucru.

Principalele funcții ale planificatorului

1) Informații. Angajații au câteva modalități de a obține informații despre situația din companie și de pe piață:

• informații oficiale publicate, care uneori sunt trecute cu vederea sau nu sunt pe deplin înțelese;
• bârfele, adesea foarte departe de adevăr, dar discutate cu mare plăcere în cantine și afumători;
• informații de primă mână, cu explicații și accent pe punctele importante, pe care liderul le oferă la ședința de planificare, acordând atenția cuvenită rezolvării obiecțiilor și reducerii eficienței cuvântului în gură.

Și informarea obligatorie a angajaților cu privire la deplasarea departamentului de-a lungul traseului propus.

2) Control. Pe lângă cifrele seci și categorice, capacitatea de a controla atmosfera din echipă, clarifică motivele succesului sau scăderii performanței. Pe baza rezultatelor întâlnirii de planificare, deseori se constată eșecuri în lanțul de interacțiune din cadrul unității și din cadrul companiei, iar managerul ia imediat măsuri pentru a le elimina.

3) Motivațional. Angajații au nevoie de atenție. Reamintim faimosul efect Hawthorne în management - productivitatea muncii crește din faptul că se acordă atenție activităților angajaților. O întâlnire de planificare este una dintre cele mai bune modalități de a le reaminti în mod regulat angajaților că sunt importanți și că munca lor primește suficientă atenție.

Unul dintre angajații din departament a avut o descoperire, o decolare - un motiv bun pentru a recunoaște realizările și, dacă este necesar, a susține spiritul competitiv din departament. Și totuși, pe lângă cifre, trebuie să vezi și ochii angajaților tăi. Managerii trebuie să-și asculte cu atenție angajații. Comportamentul angajatului s-a schimbat, siguranța a dispărut - un motiv pentru care managerul să includă o conversație individuală în planul săptămânal.

4) Educațional. În această funcție, întâlnirea de planificare este un instrument indispensabil pentru simplificarea muncii manageriale dificile a managerului. În cursul săptămânii a avut loc un caz de lucru, orientativ pentru toată lumea - șeful îl notează și îl face public la ședința de planificare. Astfel, nevoia enervantă de a repeta de multe ori același lucru la diferiți oameni a rămas în trecut și ne „ascuțim” în mod regulat și conștient instrumentul de lucru.

5) Organizatoric. Este o bună practică să invitați la întâlniri reprezentanți ai departamentelor conexe, mai ales în momentele de inovare. Oportunitatea de a stabili sau ajusta interacțiunea, de a elimina conflicte, de a face schimb de experiențe.

6) Disciplinare. La motivare, ca instrument de management, există un dezavantaj foarte semnificativ: acțiunea sa este de scurtă durată. Puțini oameni sunt capabili de auto-motivare și cei cu această abilitate devin cel mai adesea lideri.

Disciplina, ritualurile și regulile regulate, care includ întâlnirea de planificare, sunt concepute pentru a ajuta la motivarea angajaților. Planerka este un eveniment. Angajații se obișnuiesc cu faptul că vor avea nevoie nu doar de raportări în cifre, ci și de dorința de a-și justifica indicatorii. Întrebările sunt pregătite pentru ședința de planificare, angajații colectează și transferă cazurile șefului, care ar trebui să fie arătate întregului departament în opinia lor. Ca o cină în familie de vineri, ședința de planificare devine o acțiune disciplinară obișnuită conform regulilor, când fiecare trebuie să-și amâne afacerea, să fie sigur că este prezent la locul de muncă, să se întoarcă cu fața, în sfârșit. Acest lucru este deosebit de important.

Cât de des să țin întâlniri

Consider că briefing-urile zilnice ale echipei sunt potrivite doar pentru noii veniți care au nevoie de un stil de mentorat de management și de sprijin la fiecare pas. Pentru o echipă stabilită, întâlnirile de planificare ar trebui să fie săptămânale. Principalul lucru este că acestea ar trebui să fie ținute în aceeași zi, la aceeași oră și să coincidă aproximativ ca durată și ordinea acțiunilor, ceea ce va permite menținerea funcției de disciplinare.

Un exemplu de scenariu posibil de planificare:

• Șeful face un mesaj informațional, în urma rezultatelor, angajații pot pune întrebări clarificatoare.
• Managerul anunță indicatorii planificați și pune întrebări angajaților despre aceștia. Aranjează întâlniri individuale după cum este necesar.
• Liderul vorbește despre un studiu de caz al săptămânii sau prezintă un angajat invitat.
• Managerul clarifică dacă există probleme urgente de lucru care sunt importante pentru întregul departament și necesită discuții la ședința de planificare. Evaluează problemele, decide ce să discute imediat, ce va necesita o decizie întârziată.
• Liderul vorbește despre planuri pentru săptămâna curentă - evenimente semnificative, întâlniri și completează întâlnirea de planificare.

Timpul costă

Pentru o lungă perioadă de timp, petrecem timp - acesta este principalul motiv pentru care liderii refuză să organizeze întâlniri de planificare. Conduce la o respingere completă a acestui instrument sau totul se rezumă la un scurt monolog al liderului fără feedback din partea subalternilor. Se păstrează doar funcțiile informaționale și ușor disciplinante.

Aceasta este de fapt o problemă: a gestiona „uman” este mai ușor decât a lucra cu un grup. Gestionarea dinamicii grupului este arta de a fi un bun lider. Scopul său este să organizeze scurt și clar o întâlnire de planificare și, în același timp, să obțină feedback de la angajați, care va ajuta, dacă este necesar, la corectarea mișcării. Durata optimă este de până la 20-45 de minute. De această perioadă din copilărie este pusă în noi ca o perioadă de concentrare.

Puterea unui lider este că el stabilește regulile. Pentru a preveni prelungirea ședinței de planificare, este necesar să se încheie un „contract pentru ședința de planificare” cu angajații. De exemplu:

• Discutam doar chestiuni generale, scoatem unele specifice pentru o decizie individuala.
• Suntem scunzi și la obiect.
• Nu suntem distrași de problemele de lucru, punem telefoanele în modul vibrație.
• Afirmând o problemă, oferim o soluție.
• Problemele care nu sunt de lucru sunt discutate în timpul orelor de lucru.

Setul de reguli poate varia în funcție de situație. Principalul lucru este că liderul gestionează regulamentele și nu se afundă el însuși în probleme. Scopul întâlnirii de planificare este de a identifica, iar decizia poate fi luată ulterior, cântărind și studiind cu atenție toate detaliile în timp ce departamentul funcționează. Principalul lucru este să le arătați angajaților că problemele enunțate sunt rezolvate. Uneori sunt situații în care întâlnirea de planificare depășește timpul alocat, intensitatea în echipă este clar vizibilă. Apoi, trebuie să aranjați o întâlnire suplimentară, adesea după orele de program. Aceasta este priceperea unui manager - de a preveni incalzirea situatiei, de a identifica markeri care arata aspecte negative in echipa.

Desigur, va dura timp pentru a implementa instrumentul de planificare în departament. Uneori trebuie să efectuați mai multe evenimente înainte ca instrumentul să devină cu adevărat eficient. Când un lider devine deschis către feedback, va fi surprins să audă o mulțime de lucruri nespuse pe care angajații și-au dorit de mult să le spună, dar nu au avut niciodată o șansă. Și apoi a întrebat! Trebuie să te gândești la rolurile subordonaților tăi și la utilizarea lor în dinamica de grup, să lucrezi cu obiecții și să argumentezi la cel mai înalt nivel. Mulți lideri nu merg exact în acest fel - devenind și intră în managementul individual, care necesită mult mai mult forță de muncă și mai puțin eficient, atunci când sunt doar doi pași către succes.

Managerii care au o stăpânire fină a acestui instrument îl folosesc în departamentele lor cu mare succes, deoarece au putut să-i evalueze eficiența. Întâlnirea de planificare nu este o relicvă a trecutului și nu o formalitate, ci unul dintre cele mai moderne și eficiente instrumente care ajută la rezolvarea celei mai dificile sarcini de gestionat - atingerea obiectivelor unității. Și tocmai din aceste obiective se formează succesul întregii companii.

« Berbec” este o scurtă întâlnire care se desfășoară zilnic, a cărei sarcină este să asculte rapoarte privind implementarea sarcinilor, să stabilească sarcini noi și, mai ales, să rezolve cu promptitudine problemele apărute. Discuție minimă. Pe lângă analiză și feedback, „operativul” joacă rolul unui „motivator”, adică pregătește angajații pentru o nouă zi, astfel încât aceștia să se trezească, să se încarce de bună dispoziție și să-și înceapă sarcinile.

1. Operativka se desfășoară zilnic la 9:30 a.m., prin internet sau interfon. Timpul petrecut nu trebuie să depășească 15 minute. Directorul executiv al întreprinderii este responsabil pentru efectuarea „operațiunilor operaționale”.

2. Compoziția participanților la „RAM” este șefii diviziilor structurale și ramurilor întreprinderii.

3. În procesul de desfășurare a „ședinței operative” nu aduceți în discuție probleme care pot fi rezolvate în stare de funcționare, sunt acceptabile clarificări, nu discuții.

4. Managerii și specialiștii care participă la „operațional” trebuie să își planifice ziua de lucru în așa fel încât prezența lor să fie obligatorie.

5. Dacă vreunul dintre participanți, din motive obiective, nu poate fi prezent la „ședința operativă”, atunci el este obligat să avertizeze în prealabil directorul executiv despre acest lucru, precum și să furnizeze un raport scris privind implementarea sarcinilor atribuite. și o listă de probleme actuale.

« Planerka» - o ședință mai lungă, desfășurată de 2 ori pe lună, la care sunt monitorizate și stabilite sarcini pe termen mai lung, sunt monitorizați indicatori cheie de performanță, inclusiv financiari, sunt aduse la cunoștința șefilor de departamente noi comenzi și instrucțiuni, decizii se fac asupra alocarii anumitor resurse, asupra aranjarii prioritatilor curente, precum si insumarea rezultatelor din perioada trecuta.

1. „Planerka” are loc de două ori pe lună (marți) la ora 17:00, timpul petrecut nu trebuie să depășească 1,5 ore. Locația este stabilită și anunțată din timp. Directorul executiv al întreprinderii este responsabil de organizarea ședințelor de planificare.

2. Componența participanților la ședința de planificare este șefii diviziilor structurale și ramurilor întreprinderii. Dacă este necesar, „planificarea” poate fi organizată într-un format extins și alți angajați ai întreprinderii pot fi invitați la aceasta.

3. În procesul de organizare a unei întâlniri de planificare, nu aduceți în discuție probleme care pot fi rezolvate într-o stare de funcționare, clarificările sunt acceptabile, nu discuții. Rapoartele privind îndeplinirea sarcinilor stabilite la întâlnirile anterioare de planificare sunt oferite sub formă de răspunsuri la întrebările: „Ce a fost planificat? Ce este facut? Ce nu s-a făcut și de ce? Ce altceva trebuie făcut pentru a obține rezultatul? Înainte de începerea ședinței de planificare, fiecare dintre participanții săi este obligat să întocmească o listă cu probleme de rezolvat.

4. Rezultatul unei întâlniri eficiente de planificare este o decizie. În rezumat, este necesar să se formuleze clar ce acțiuni trebuie efectuate, termenul limită pentru implementarea lor și, de asemenea, sunt numite persoanele responsabile care controlează implementarea unei anumite sarcini.

5. Procesul-verbal al ședinței de planificare se păstrează de către directorul executiv, o copie a căruia este furnizată tuturor participanților în termen de 1 zi.

6. Managerii și specialiștii care participă la ședința de planificare ar trebui să își planifice ziua de lucru în așa fel încât participarea lor să fie obligatorie.

7. În cazul în care vreunul dintre participanți, din motive obiective, nu poate fi prezent la ședința de planificare, acesta este obligat să informeze în prealabil directorul executiv despre aceasta, precum și să furnizeze un raport scris cu privire la îndeplinirea sarcinilor atribuite. și o listă de întrebări curente.

Director _______________________

(1 voce, medie: 5 din 5)