Dari waktu ke waktu, perusahaan perlu mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis ke area lain selain lokasi perusahaan untuk menyelesaikan masalah produksi untuk kepentingan perusahaan. Perjalanan bisnis dianggap sebagai pelaksanaan tugas oleh seorang karyawan selama lebih dari satu hari di luar tempat kerjanya. Untuk pendaftarannya, kepala harus membuat pesanan untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis.

Saat ini, pesanan perjalanan bisnis tetap menjadi dokumen wajib utama saat mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis. Sejak 2015, organisasi tidak boleh menyusun tugas pekerjaan, laporan perjalanan bisnis, dan sertifikat perjalanan bisnis. Aplikasi mereka diserahkan kepada kebijaksanaan perusahaan, dan jika dokumen-dokumen ini digunakan, informasi tentang ini harus tercermin dalam tindakan internal yang relevan.

Di perusahaan besar, ada juga perencanaan untuk perjalanan bisnis yang akan datang ke tahun ini, yang disusun dalam bentuk jadwal yang disetujui.

Beberapa hari sebelum perjalanan bisnis, manajer memutuskan untuk mengirim karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dia mungkin mengeluarkan tugas atau dalam lisan menginstruksikan departemen personalia untuk membuat pesanan untuk perjalanan bisnis. Pada saat yang sama, ia harus menunjukkan orang yang bertanggung jawab, tujuan, tempat, dan durasi perjalanan. Oleh karena itu, untuk menghindari kesalahpahaman, masih diinginkan untuk membuat justifikasi dokumenter yang akan memuat semua informasi ini.

Berdasarkan pesanan yang diterima, inspektur departemen personalia membuat pesanan perjalanan bisnis dan memberitahukan isinya kepada karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis. Dokumen ini diperlukan untuk mendapatkan pendanaan untuk pengeluaran masa depan, serta desain yang benar ketidakhadiran seorang karyawan. Setelah pengenalan, karyawan, sebagai suatu peraturan, membuat memo dengan perhitungan awal dari biaya perjalanan yang akan datang, atas dasar yang dia alokasikan uang tunai.

Perjalanan bisnis di lembar waktu ditandai dengan kode huruf khusus "K" atau digital "06". PADA waktu yang diberikan karyawan mempertahankan miliknya waktu kerja dan pendapatan rata-rata.

Atas kebijaksanaan manajemen dalam organisasi, mereka dapat membuat sertifikat perjalanan, di mana catatan dibuat pada hari keberangkatan karyawan. Juga jika ini diatur aturan internal alur dokumen, maka pada saat keberangkatan dan kedatangan pegawai, pekerja personalia dapat membuat catatan dalam daftar pekerja yang diperbantukan.

Cara menulis pesanan perjalanan

Perintah dikeluarkan baik pada, atau dengan menggunakan formulir terpadu T-9 atau T-9a. Program khusus memberikan kemampuan untuk mengisi pesanan pada formulir standar secara otomatis.

Di bagian atas dokumen, nama perusahaan dicatat, kode pendaftarannya dalam statistik. Selanjutnya, tanggal penerbitan pesanan ditunjukkan, nomor pesanannya, yang dicatat dalam buku pendaftaran perusahaan.

Setelah itu, perlu untuk mengisi data pribadi karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis, nomor personelnya, posisi, nama unit struktural - tempat kerjanya di organisasi.

Pesanan perjalanan bisnis harus berisi informasi tentang tempat perjalanan bisnis dengan rincian negara, kota, dan nama organisasi tuan rumah. Isi juga informasi tentang durasi perjalanan di hari-hari kalender dengan tanggal yang tepat dari awal dan akhir perjalanan bisnis.

Di bawah ini Anda perlu membuat catatan tentang tujuan mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, dan menentukan organisasi yang akan membiayai perjalanan ini.

Inspektur personalia harus melengkapi alasan perjalanan. Ini bisa berupa kontrak, rencana perjalanan, tugas pekerjaan (jika ada), dll.

Dokumen tersebut disertifikasi oleh tanda tangan kepala perusahaan yang menunjukkan posisi dan data pribadinya.

Penting untuk membiasakan karyawan dengan pesanan tanda tangan dengan penguraian nama lengkap dan tanggal penandatanganan.

Nuansa

Saat mengirim sekelompok karyawan perusahaan, pesanan umum dapat dikeluarkan dalam bentuk standar T-9a. Di dalamnya, data disajikan dalam bentuk tabel, di kolom di mana semua karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis ditunjukkan dengan nama, dan di baris rincian yang diperlukan ditunjukkan.

Pada dasarnya, perjalanan bisnis dibiayai dengan biaya organisasi yang mengirim karyawannya. Dalam praktiknya, ada kasus di mana biaya ini dapat ditanggung oleh organisasi pihak ketiga (misalnya, pihak tuan rumah). Dalam hal ini, baris yang sesuai menunjukkan nama perusahaan, yang berbeda dari perusahaan yang mempekerjakan karyawan.

Kegiatan ekonomi suatu badan usaha tidak boleh terbatas pada satu wilayah saja. Terkadang, untuk menyelesaikan tugas tertentu, karyawannya harus melakukan perjalanan bisnis. Sesuai dengan undang-undang saat ini, mengirim karyawan dalam perjalanan semacam itu termasuk menyusun pesanan seperti itu sebagai perintah untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis.

Di baris berikut, Anda harus menuliskan jumlah karyawan sesuai dengan lembar waktu, yang ditugaskan kepadanya di perusahaan saat masuk, serta nama lengkapnya.

Setelah itu, penunjukan departemen tempat karyawan bekerja, serta posisi atau profesi yang dipegangnya dalam organisasi, ditunjukkan.

Di bawah, formulir T-9 melibatkan memasukkan informasi tentang tempat di mana karyawan dikirim. Di sini Anda dapat memasukkan negara, kota, atau nama organisasi tuan rumah.

Setelah itu, durasi perjalanan bisnis dimasukkan, dan tanggal mulai dan akhir perjalanan ditunjukkan tepat di bawah.

Pada bagian selanjutnya, perlu untuk mencerminkan tujuan perjalanan bisnis yang akan datang seperti yang dinyatakan dalam laporan atau rencana yang disetujui.

Setelah itu, pesanan mencerminkan sumber dari mana pengeluaran untuk perjalanan bisnis yang akan datang akan dibiayai.
Selanjutnya, Anda perlu menuliskan nama dokumen dan detailnya, yang menjadi dasar urutan kepala.

Setelah itu, pesanan tersebut harus disahkan oleh manajemen perusahaan dengan membubuhkan posisi dan datanya.

Perhatian! Pekerja yang diperbantukan harus membiasakan diri dengan pesanan ini, sedangkan pada pesanan dia harus membuat catatan dalam bentuk visa dan menuliskan tanggal pesanan itu dibaca.

Berdasarkan perintah yang dikeluarkan, orang yang bertanggung jawab membayar sebelum perjalanan bisnis sejumlah uang untuk menutupi biaya perjalanan, termasuk tunjangan harian untuk perjalanan bisnis.

Contoh pengisian pesanan untuk perjalanan bisnis dalam bentuk T-9a

Ketika perlu mengirim beberapa karyawan dalam perjalanan bisnis sekaligus, maka dalam hal ini formulir pemesanan t-9a digunakan. Kolom termasuk dalam bentuk standar untuk mencerminkan perjalanan tiga orang. Jika perlu, formulir dapat diperpanjang untuk jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Dokumen dilengkapi sebagai berikut. Nama lengkap perusahaan dimasukkan di bagian atas, dan selanjutnya di kolom di sebelah kanan adalah kodenya sesuai dengan direktori umum OKPO.

Dokumen itu sendiri terlihat seperti tabel. Garis-garis tersebut memuat indikator-indikator yang perlu diperhatikan untuk setiap karyawan. Data yang terakhir dimasukkan dalam kolom. Baris dalam tabel ini tidak diberi nomor.

Baris pertama berisi nama lengkap. karyawan yang melakukan perjalanan bisnis. Baris berikutnya berisi nomor personel mereka.

Di baris ketiga Anda perlu menuliskan nama departemen tempat karyawan tersebut bekerja. Di keempat - nama posisi mereka, seperti yang ditunjukkan dalam tabel kepegawaian.

Baris berikutnya harus menyertakan detail perjalanan. Itu, pada gilirannya, dibagi menjadi beberapa substring.

Di bagian kelima dan keenam, Anda perlu menuliskan nama negara dan kota tempat perjalanan akan dilakukan, serta nama organisasi tuan rumah.

Berikut adalah baris ketujuh dan kedelapan - mereka perlu menuliskan hari-hari awal dan akhir perjalanan untuk masing-masing karyawan. Kesembilan adalah jumlah hari perjalanan untuk setiap pelancong bisnis. Baris kesepuluh harus menyatakan ringkasan tujuan perjalanan.

Baris kesebelas - ini menunjukkan sumber dana dari mana perjalanan dibayarkan. Biasanya ini adalah dana perusahaan sendiri, tetapi dalam beberapa kasus tuan rumah dapat membayar untuk perjalanan bisnis.

Baris kedua belas berfungsi untuk mengkonfirmasi bahwa karyawan telah membaca pesanan. Di dalamnya, dia harus membubuhkan tanda tangannya dan tanggal dia melakukannya.

Di bagian bawah dokumen, setelah tabel, ada garis di mana perlu untuk memasukkan informasi tentang dokumen yang menjadi dasar perjalanan bisnis dikeluarkan.

Pesanan yang sudah selesai ditandatangani oleh direktur perusahaan.

Dokumen yang berkaitan

Ketika pesanan dibuat untuk mengirim seorang karyawan dalam perjalanan bisnis, bersama dengannya seorang spesialis personalia dapat membuat dokumen tambahan.

Penting untuk diingat bahwa beberapa di antaranya tidak lagi wajib, tetapi harus dibuat jika secara tegas ditunjukkan dalam kebijakan akuntansi:

• Sertifikat perintah. Hal ini diperlukan untuk menempatkan tanda dalam bentuk segel dari perusahaan penerima. Ini tidak wajib, tetapi dapat digunakan oleh majikan jika diinginkan.
• Tugas layanan. Sebuah dokumen dalam bentuk T-10, yang berisi daftar tugas - karyawan mereka harus menyelesaikan selama perjalanan. Sekarang juga diakui sebagai opsional.
• Jurnal pekerja perjalanan. Penting untuk membuat catatan di dalamnya ketika karyawan pergi dalam perjalanan bisnis dan kedatangannya di perusahaan. Logging sekarang opsional.
• Catatan layanan. Disusun oleh pegawai dengan justifikasi besarnya jumlah yang diminta pertanggung jawaban selama perjalanan dinas. Catatan lain dapat dikeluarkan pada saat kedatangan dari perjalanan bisnis dengan permintaan untuk membayar biaya pembelian bahan bakar dan pelumas - jika karyawan menggunakan mobil pribadi.

Pesan untuk perjalanan bisnis (formulir T-9, T-9a)- dokumen administrasi yang mengirim karyawan organisasi dalam perjalanan bisnis. Jika perlu mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, maka pertama-tama Anda perlu membuat pesanan yang sesuai. Kementerian Keuangan telah mengembangkan formulir terpadu T-9 untuk satu karyawan dan T-9a untuk sekelompok karyawan, akan lebih mudah untuk menggunakan formulir ini. Anda dapat mengunduh formulir T9 dan T9a di akhir artikel.

Bagaimana cara menulis pesanan perjalanan? Pertimbangkan untuk mengisi pesanan menggunakan contoh perjalanan bisnis untuk satu karyawan di formulir T9.

Contoh pengisian pesanan perjalanan bisnis (formulir T-9)

Dalam formulir T-9 terpadu, semuanya dipikirkan, jadi mengisi formulir ini tidak akan menimbulkan kesulitan. Pertimbangkan data utama dalam dokumen:

• Kami menetapkan tanggal pelaksanaan pesanan, menetapkannya sebagai nomor individual. Juga, di bagian atas formulir, jangan lupa untuk menunjukkan nama organisasi dan OKPO-nya.
• Di badan pesanan, kami menunjukkan data pribadi karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis: nama lengkap, posisi, subdivisi struktural, serta nomor personel yang ditugaskan kepadanya saat mempekerjakan.
• Kami menunjukkan informasi tentang tempat arahan karyawan, yaitu, ke penyelesaian mana orang yang diperbantukan dikirim dan ke organisasi mana.
• Ketentuan perjalanan bisnis ditunjukkan dalam angka, hari pertama perjalanan bisnis adalah hari keberangkatan dari lokalitas tempat kerja tetap, hari terakhir adalah hari kedatangan di tempat kerja tetap.
• Kami meresepkan tujuan perjalanan tergantung pada tujuan yang diberikan kepada karyawan.
• Jika perlu, isi baris “perjalanan bisnis dengan biaya dana”, tunjukkan sumber pendanaan untuk perjalanan bisnis.

Sebagai aturan, kepala departemen tempat karyawan bekerja menyusun tugas pekerjaan, yang diberikan dalam urutan perjalanan bisnis di baris "alasan". Kepala organisasi menandatangani pesanan, lalu kami memperkenalkan karyawan dengan pesanan, sementara dia membubuhkan tanda tangannya sebagai tanda persetujuannya.

Kursus penulis oleh Olga Likina (Akuntan Manajemen M.Video) sangat bagus untuk mengatur catatan personel di perusahaan untuk pemula dan akuntan

Contoh mengeluarkan pesanan perjalanan bisnis untuk seorang karyawan

Lingkup perusahaan jarang berada di lokasi yang sama. Oleh karena itu, dari waktu ke waktu pihak administrasi perusahaan dapat mengirimkan karyawannya dengan berbagai tugas dalam perjalanan bisnis. Undang-undang dalam pelaksanaannya membutuhkan kepatuhan dengan prosedur tertentu, yang tentu saja mencakup perintah untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis.

Norma undang-undang yang baru-baru ini diperkenalkan menentukan bahwa perintah untuk mengirim perjalanan bisnis adalah dokumen utama yang meresmikan dan mengatur perjalanan bisnis karyawan.

Sekarang, banyak organisasi mungkin tidak mengumpulkan dokumen-dokumen berikut:

• Laporan wisatawan.

Dokumen-dokumen ini dibuat jika perusahaan menganggap bahwa mereka diperlukan untuk itu. Pada saat yang sama, penyertaan mereka dalam aliran dokumen perusahaan harus ditunjukkan dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Perusahaan besar setiap tahun mengembangkan rencana perjalanan untuk tahun berjalan, yang disetujui oleh manajemen perusahaan.

Di perusahaan lain dan dalam hal kebutuhan mendesak, orang yang bertanggung jawab atas nama administrasi membuat sebuah memorandum di mana ia membenarkan mengapa itu diperlukan, jangka waktunya, dan juga mengusulkan kandidat yang ia minta untuk dikirim dalam perjalanan bisnis semacam itu. . Sebagai aturan, ini bisa menjadi tujuan produksi atau perwakilan.

Berdasarkan dokumen yang diterima, kepala membuat keputusan. Dia dapat secara lisan memberi tahu orang yang bertanggung jawab, atau menulis tugas pekerjaan untuk membuat pesanan di menulis.

Pesanan perjalanan bisnis dapat disiapkan oleh petugas atau spesialis layanan personel. Untuk desainnya digunakan bentuk terpadu t-9, yang disetujui oleh Rosstat. Pada saat yang sama, jika satu karyawan bepergian, maka pesanan dibuat dalam formulir T-9, dan jika sekelompok karyawan, maka formulir T-9a dapat diterapkan.

Setelah menandatangani dan menetapkan nomor, formulir T-9 dikirim untuk pengenalan kepada orang-orang yang ditunjukkan di dalamnya. Di masa depan, salinan pesanan ditransfer ke departemen akuntansi untuk memproses pembiayaan pengeluaran untuk perjalanan yang akan datang, termasuk agar karyawan dapat menerima tunjangan harian selama perjalanan bisnis.

Perhatian! Selain pesanan, untuk menerima uang untuk perjalanan, pelancong bisnis harus menghitung secara kasar pengeluaran mereka untuk perjalanan bisnis dan mengajukan permohonan untuk penerbitan mereka kepada direktur. dijelaskan dalam petunjuk langkah demi langkah.

Juga, salinan perintah semacam itu harus ada pada orang yang terlibat dalam lembar waktu, sebagai dokumen pendukung ketidakhadiran karyawan yang terhormat dari tempat kerja utamanya. Pada saat yang sama, pendaftaran perjalanan bisnis ke dilakukan dengan sandi 06 atau "K".

Unduh contoh dan formulir pemesanan

Unduh formulir pemesanan perjalanan bisnis untuk satu karyawan di formulir T-9:

Unduh dalam format Word.

Unduh dalam format Excel.

Unduh formulir pemesanan perjalanan bisnis untuk beberapa karyawan di formulir T-9a:

Unduh dalam format Word.

Unduh dalam format Excel.

Pengisian sampel pesanan:

PADA format PDF.

Dalam format PDF.

Cara mengeluarkan pesanan perjalanan bisnis karyawan dalam formulir T-9

Formulir pemesanan perjalanan T-9 digunakan ketika satu karyawan perlu dikirim dalam perjalanan.

Di bagian atas formulir tertulis nama lengkap perusahaan, dan di sebelahnya, di kolom terpisah, ditempel kode sesuai OKPO.

Berikut ini adalah nomor pesanan dan tanggal dikeluarkannya. Seperti biasa, di bawah nomor ini perlu mendaftarkan dokumen dalam buku pesanan untuk perusahaan.

Setelah itu, data tentang karyawan itu sendiri dicatat - nama lengkapnya, nomor personel, nama unit dan posisinya.

Selanjutnya, informasi tentang tujuan perjalanan ditunjukkan - negara dan kota mana yang akan dituju karyawan, serta nama perusahaan tuan rumah. Di sini Anda juga perlu menuliskan tanggal awal dan akhir perjalanan, durasinya dalam hari kalender.

Tujuan perjalanan yang dilakukan kemudian dicatat secara singkat.

Perhatian! Terkadang ada situasi ketika biaya perjalanan sepenuhnya ditanggung oleh tuan rumah - misalnya, keberangkatan master untuk commissioning peralatan baru.

pada Babak final alasan perjalanan ditunjukkan.

Ini bisa berupa:

• Jadwal perjalanan.
• Tugas layanan.
• Perjanjian yang dibuat dengan klien, misalnya, untuk pemeliharaan peralatan, dll.

Setelah pesanan untuk mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis diisi sepenuhnya, itu ditandatangani oleh kepala organisasi.

Contoh pengisian pesanan untuk perjalanan bisnis dalam bentuk T-9a

Formulir ini paling baik digunakan ketika beberapa karyawan melakukan perjalanan bisnis sekaligus. Bentuk standar pesanan t-9a termasuk kolom untuk memasukkan informasi tentang tiga karyawan, tetapi jika perlu, dapat diperluas.

Pertimbangkan cara mengisi dokumen ini. Nama perusahaan ditulis di bagian atas, di seberangnya di sebelah kanan adalah kodenya sesuai dengan direktori OKPO.

Selanjutnya di bawah ini tertulis nomor seri pesanan dan tanggal dikeluarkan. Di bawah nomor ini, dokumen harus didaftarkan dalam daftar pesanan untuk perusahaan.

Bagian utama dari dokumen adalah meja besar. Di dalamnya, kolom adalah berbagai karyawan, dan baris adalah informasi yang disediakan tentang mereka. Garis tidak diberi nomor.

Yang pertama berisi nama lengkap lengkap. pekerja yang bepergian.

Baris kedua mencerminkan jumlah personel mereka.

Baris ketiga berisi nama departemen tempat mereka bekerja, dan baris keempat - nama lengkap posisi mereka menurut kepegawaian.

Berikutnya datang garis besar yang menunjukkan rincian lengkap perjalanan. Itu, pada gilirannya, dibagi menjadi beberapa yang lebih kecil. Di tangga kelima dan keenam, negara dan kota tujuan pelancong bisnis, dan nama-nama perusahaan tuan rumah dicatat.

Selanjutnya, baris ketujuh dan kedelapan adalah tanggal awal dan akhir perjalanan. Kesembilan mencerminkan durasi perjalanan bisnis setiap karyawan dalam hari. Baris kesepuluh adalah ringkasan tujuan setiap karyawan melakukan perjalanan.

Baris kesebelas menunjukkan dengan biaya siapa perjalanan bisnis dibiayai.

Baris kedua belas dirancang agar setiap kali karyawan membaca isi pesanan, dan membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada baris ini.

Setelah tabel ada garis di mana Anda perlu menunjukkan alasan mengirim karyawan dalam perjalanan - nama dokumen, dan detailnya.

Perintah ditandatangani oleh kepala perusahaan.