მოქმედების ოპტიმიზაცია

შეტყობინებების ახალი სიის შექმნაზე მუშაობისას ჩვენ დავიწყეთ, თუ როგორ კითხულობენ ადამიანები წერილებს. მაგრამ ჩვენთვის არა მხოლოდ ნახვის და კითხვის პროცესი იყო მნიშვნელოვანი. ასევე დავინტერესდით, როგორ ხდება წერილების დამუშავება. ჩვენ გავაანალიზეთ რამდენადაც შეგვეძლო, რას აკეთებენ ადამიანები ყველაზე ხშირად წერილებთან მათი წაკითხვის შემდეგ.

რა თქმა უნდა, ხშირად ადამიანები წაშლიან წერილებს, რომლებიც წაიკითხეს ან ნახეს, უფრო კონკრეტულად კი, წაკითხვის შემდეგ ელ.ფოსტის მოქმედებების სამი მეოთხედი მათ წაშლის. ძირითადად წაშლილია კლავიატურის გამოყენებით, თუმცა პოპულარულია მაუსის გამოყენებაც. ახალ Outlook-ში ჩვენ მოვათავსეთ ღილაკი „წაშლა“ პირდაპირ შეტყობინებების სიაში. როდესაც ხედავთ შეტყობინებების არხს, შეგიძლიათ წაშალოთ შეტყობინებები წინასწარ შერჩევის გარეშე, მაგრამ მხოლოდ ერთი დაწკაპუნებით.

შეგახსენებთ, რომ Outlook-ში შეტყობინებების სია აღჭურვილია ღილაკებით როგორც შეტყობინებების ხაზგასმისთვის, ასევე მათი კატეგორიზაციისთვის. თუმცა აღმოჩნდა, რომ ცოტა ადამიანი იყენებს ამ უკანასკნელ ფუნქციას. ამიტომ, ეს ღილაკი არასაჭიროდ წავშალეთ და მენიუში გადავიტანეთ კატეგორიზაციის ფუნქცია, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ Quick Step ამ მოქმედებისთვის. მათთვის, ვინც იყენებს ამ ფუნქციას, არ ინერვიულოთ, ყველა კატეგორია კვლავ სიაშია.

ჩვენმა ანალიზმა აჩვენა, რომ ბევრ მომხმარებელს ურჩევნია მათთვის განსაკუთრებული მნიშვნელობის მქონე შეტყობინებების მონიშვნა წაუკითხავად, რათა მოგვიანებით დაუბრუნდნენ მათ. Ისე MS Outlook 2013 აქვს ინბოქსში ასოების სტატუსის შეცვლის შესაძლებლობა.

ინტერფეისი სენსორული ეკრანებისთვის

უნდა აღინიშნოს, რომ სენსორული ეკრანის მქონე მოწყობილობების ვერსიაში, მაგალითად, ტაბლეტებისთვის, თქვენ ვერ ნახავთ ღილაკებს სწრაფი წაშლისთვის, შეტყობინების მონიშვნის ან სტატუსის შეცვლისთვის შეტყობინებების სიაში. ფაქტია, რომ ადამიანებს ჩვეულებრივ კომპიუტერებთან მაუსით და სენსორული ეკრანებით თითებით მუშაობის გზა აქვს მნიშვნელოვანი განსხვავებები. ამიტომ, ეს უნდა აისახოს ჩვენი პროგრამის ინტერფეისში.

სწრაფი რეაგირების ფუნქცია

Outlook 2013-ის ერთ-ერთი ახალი ფუნქცია, რომელმაც მომხმარებლებში დადებითი გამოხმაურება ჰპოვა, არის სწრაფი რეაგირება, ანუ სწრაფი რეაგირება ელ.წერილებზე. საქმე იმაშია, რომ თქვენ შეგიძლიათ უპასუხოთ შემოსულ შეტყობინებებს საქაღალდედან გაუსვლელად, მაგრამ უშუალოდ ასოებთან მუშაობისას. ეს მნიშვნელოვნად ამარტივებს თქვენს მუშაობას ფოსტით, რადგან ახლა თქვენ არ გჭირდებათ ახალი ფანჯრის გახსნა წერილზე პასუხის გასაცემად, ასევე თავად წერილის ტექსტის რედაქტირება ან დოკუმენტის მიმაგრება.

ნახაზები

მომხმარებლის გამოხმაურებისა და წინადადებების საფუძველზე, ჩვენ დავამატეთ დამატებითი ღილაკი „მოხაზულობები“ სწრაფ პასუხში, ასე რომ თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ წერილებს, რომელ წერილებზე დაიწყეთ რეაგირება, მაგრამ თავად არ დაგისრულებიათ ელფოსტა. როდესაც ელფოსტაზე პასუხს იწყებთ, ინდიკატორი გამოჩნდება , ანუ „დრაფტი“, ის ქრება, როცა პასუხს აგზავნით ან ელფოსტას წაშლით. ეს მაჩვენებელი აჩვენებს, რომ თქვენ ჯერ კიდევ გჭირდებათ წერილის დასრულება. საკმარისად მოსახერხებელი: თქვენ არ დაგავიწყდებათ პასუხის გაცემა იმ წერილებზე, რომლებიც გინდოდათ და არ გჭირდებათ ხელახლა შეამოწმოთ თქვენი საქაღალდე ან ყველა ღია ფანჯარა დაუმთავრებელი ასოების საპოვნელად. როდესაც დააწკაპუნებთ საუბრისას, რომელიც შეიცავს ამ ინდიკატორს, პროგრამა ავტომატურად დაგიბრუნებთ იმ ელფოსტაზე, რომელიც დაუმთავრებლად დატოვეთ.

Კალენდარი

ბევრი ჩვენგანი იყენებს კალენდარს შეხვედრებისა და შეხვედრების დასაგეგმად. პოპულარობა მოიპოვა შეხსენებებმაც, რომელთა დახმარებით წვრილმანსაც არ დაკარგავთ თვალიდან.

შესწავლის შემდეგ, თუ როგორ მუშაობენ მომხმარებლები კალენდრებთან, მივედით დასკვნამდე, რომ ძალიან ხშირად საჭიროა არა მხოლოდ იმის გაგება, თუ რა შეხვედრები და ღონისძიებებია დაგეგმილი დღეს, არამედ თქვენი დავალებების ნახვა მომავალში კვირის და თუნდაც თვის განმავლობაში. Month View შესანიშნავია ამისთვის, რომლითაც შეგიძლიათ დაგეგმოთ ამოცანები მომავლისთვის და დააყენოთ თქვენთვის საჭირო შეხსენებები. უბრალოდ დააწკაპუნეთ დღეზე კალენდარში და შექმენით ჩანაწერი.

გაერთეთ ახლით MS Outlook 2013 !

Outlook არის ყველაზე ფართოდ გამოყენებული ორგანიზატორი პროგრამა და წარმოადგენს დე ფაქტო სტანდარტს კორპორატიულ გარემოში. სამწუხაროდ, რუსეთში Outlook ხშირად გამოიყენება მხოლოდ როგორც ელექტრონული ფოსტის კლიენტი და შედარებით იშვიათად როგორც ორგანიზატორი. ერთ-ერთი მიზეზი არის დაგეგმვის სისტემის სიმკაცრე, რომელიც თავდაპირველად ამ პროგრამაში იყო ჩართული. სტანდარტული ფუნქციები, რომლებიც ჩნდება პროგრამის პირველად დაწყებისას, ამცირებს დაგეგმვის პროცესს იმ ფაქტამდე, რომ დავალების განყოფილებაში მიიღებთ ამოცანების გრძელ, არასტრუქტურირებულ სიას სხვადასხვა თარიღებით, სახელებით და მნიშვნელობის ხარისხით. ასეთი ჩამოთვლა არ ექვემდებარება განხილვას და ძალიან მოუხერხებელია.

ყველა ამ სირთულის თავიდან აცილება შესაძლებელია . უნდა აღინიშნოს, რომ დაგეგმვისადმი ჩვენი არასტანდარტული მიდგომა ეფუძნება მხოლოდ Outlook-ის რეგულარულ ფუნქციებს, ყოველგვარი დამატებითი პროგრამირების გარეშე. კონტექსტური დაგეგმვა ორგანიზებულია მარტივი დაყენებით, რომლის პროცესს ქვემოთ დეტალურად აღვწერთ.

ეს სტატია პირველია სტატიების სერიიდან, რომელიც აჯამებს ჩვენს გამოცდილებას ტოპ მენეჯერებისთვის პერსონალური დაგეგმვის სისტემების ჩამოყალიბებაში ინდივიდუალური საკონსულტაციო პროექტების დროს, ისევე როგორც ჩვენს გამოცდილებას მონაწილეებთან. შემდეგი სტატიები განიხილავს დროის აღრიცხვის, კრეატიული ფაილების კაბინეტების და სხვა TM მიდგომების განხორციელებას Outlook-ში. ვინაიდან სტატია პირველია, დეტალურად აღვწერთ ყველა ტექნიკურ დეტალს - წინასწარ ბოდიშს ვიხდით Outlook-ის მომხმარებლებს, რომლებიც კარგად იცნობენ მის ძირითად ფუნქციებს.

გამოსცეს განხილვის მოთხოვნები

მოდით შევაფასოთ რა თვისებები უნდა ჰქონდეს განყოფილებას "დავალებები":

• დავალებების დიდი სიის ერთდროულად ნახვის შესაძლებლობა. ეს არის ძალიან მნიშვნელოვანი მოთხოვნა, თუ ის არ დაკმაყოფილდება, სისტემა მოუხერხებელი იქნება აღქმისთვის. ამავდროულად, ჩვენ გვინდა გამოვყოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ამ ამოცანები.
• დაგეგმვის განხორციელება სამ დროის ჰორიზონტზე, ყურადღების სტრუქტურირების მეთოდის მიხედვით:
• ოპერატიული - საქმეები, რომლებიც უნდა გაკეთდეს „დაახლოებით დღეს“;
• ტაქტიკური - ამოცანები და პროექტები, რომლებიც უნდა დასრულდეს უფრო ხანგრძლივ პერიოდში, როგორიცაა კვირა, თვე ან მეტი.
• სტრატეგიული - წლიური დონის ამოცანები, საქმიანობის სფეროები.
• კონტექსტური დაგეგმვის სისტემის ორგანიზების შესაძლებლობა, რაზეც ასევე მიუთითებს ყურადღების სტრუქტურირების მეთოდი. მარტივად რომ ვთქვათ, ჩვენს განყოფილებაში „დავალებები“ გვჭირდება, რომ დროულად დავინახოთ საჭირო ინფორმაცია, ის მუდმივად ჩვენს თავში არ შევინარჩუნოთ; „დაიმახსოვრე სწორი დავალება სწორ დროს“, როდესაც დგება შესაბამისი „კაიროსი“ (დავალების შესრულების ხელსაყრელი დრო).

ახლა დავიწყოთ ჩვენი სისტემის მშენებლობა. ამისათვის ჩვენ თანმიმდევრულად განვახორციელებთ ყველა იმ მოთხოვნას, რაც მას წარვუდგინეთ. პირველ რიგში, მოდით გავარკვიოთ MS Outlook-ის რა ფუნქციებით მივაღწევთ ამას.

თქვენი მიმოხილვის ოპტიმიზაცია კატეგორიებით

ჩვენი სისტემა განხორციელდება MS Outlook-ის შემდეგი ფუნქციების გამოყენებით:

1. დავალებების კატეგორიები.
2. „დავალებების სიის“ წარმოდგენის ფორმები „დავალებები“ განყოფილებაში.

კატეგორია- ეს არის გარკვეული ნიშანი, რომელიც ჩვენი ნებით შეგვიძლია დავავალოთ კონკრეტულ დავალებაზე. ეს თვისება აღსანიშნავია იმით, რომ ამის შემდეგ ჩვენ შევძლებთ დავაჯგუფოთ ჩვენი ამოცანები ამ კატეგორიების კუთვნილების მიხედვით.

1. სტანდარტული - ნაგულისხმევად დაყენებულია პროგრამაში.
2. ჩვეულება - ის, რაც ჩვენ თვითონ დავადგინეთ.

სწორედ ეს უკანასკნელი ტიპის კატეგორიები ხდის ჩვენთვის ყველაზე მიმზიდველს ამოცანების კატეგორიებად დაყოფის შესაძლებლობას.

დაგეგმვის ჰორიზონტების კატეგორიები

დავუშვათ, თავდაპირველად გვაქვს დავალებების სია, რომლებიც არ არის დაჯგუფებული კატეგორიების მიხედვით, მაგრამ დალაგებულია ვადების მიხედვით. ეს დაახლოებით ასე გამოიყურება:

ცხადია, არასასიამოვნოა ასეთი სიის გამოყენება, რადგან ის მოიცავს როგორც ელემენტარულ დავალებებს, რომლებიც საჭიროებენ ერთ მოქმედებას (მაგალითად, წერილის ან ზარის დაწერა), ასევე პროექტის დავალებებს (მაგალითად, მაღაზიის სტანდარტის მომზადება) და სრულმასშტაბიან პროექტებს. საკმაოდ ხანგრძლივი პერიოდის განმავლობაში (მაგალითად, კომპანიის ვებსაიტის შექმნა).

ამ ხარვეზის თავიდან აცილება შესაძლებელია შემთხვევების სამ კატეგორიად დაყოფის მიხედვით ჰორიზონტებიდაგეგმვა:

ოპერატიული ამოცანები- რა უნდა გაკეთდეს დღეს, ან ამოცანები, რომელთა შესრულებაც მცირე ძალისხმევას მოითხოვს - წერილის დაწერა, დარეკვა, შეხვედრა და ა.შ.

ტაქტიკური ჰორიზონტი- უფრო რთული ამოცანები, რომლებიც შეიცავს რამდენიმე სხვას.

სტრატეგიული დონე- მსხვილი პროექტები და აქტივობები.

შევქმნათ ასეთი კატეგორიები - და ამ მაგალითში განვიხილავთ ახალი კატეგორიების შექმნის მეთოდოლოგიას. დავალების კატეგორიის დასაყენებლად, მისი შექმნისას დააჭირეთ ღილაკს " კატეგორიები…».

აქ არის დავალების შექმნის ფანჯარა:

ამოცანის პარამეტრების დაყენებისას ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ მონიშნოთ ვარიანტი " გაფრთხილება". თქვენ შეგიძლიათ დატოვოთ ის მხოლოდ იმ ამოცანებისთვის, რისთვისაც ეს ნამდვილად აუცილებელია - და ეს უნდა გააკეთოთ გააზრებულად და თავშეკავებულად, რადგან წინააღმდეგ შემთხვევაში შეხსენებებს დასასრული არ ექნება.

მარტივი ტექნიკა დაგეხმარებათ შეტყობინებებზე დახარჯული ყურადღების ოპტიმიზაციაში: შეტყობინებების დროდ, აირჩიეთ არა ღონისძიების თარიღი, არამედ, მაგალითად, უახლოესი წინა შაბათის დილა ან სხვა დღე, როდესაც თქვენ გადასცემთ "მწიფე" სტრატეგიულ ამოცანებს. ტაქტიკური განყოფილება (შეგახსენებთ, რომ ასეთი ტრანსფერი აუცილებელი ელემენტია). ამ მიდგომის წყალობით, შეხსენებების უმეტესობა მოდის სწორედ იმ დღეს, როდესაც თქვენ „გააკრეფთ“ ორგანიზატორს და გეგმავთ მომავალ კვირას, შესაბამისად, შეგიძლიათ დანიშნოთ უფრო ზუსტი შესრულების დრო მომავალი კვირისთვის ყველა „შეგახსენებთ“ დავალებას. .
ღილაკი კატეგორიის გაფართოებულ ხედში დასაყენებლად:

თუ დააწკაპუნებთ მასზე, მიიღებთ შემდეგ ფანჯარას:

სია შეიცავს სტანდარტულ და უკვე შექმნილ კატეგორიებს, რომელთა არჩევა შესაძლებელია, რითაც მიუთითებს, რომ შექმნილი დავალება მათ ეკუთვნის. ამოცანა შეიძლება მიეკუთვნებოდეს ერთდროულად რამდენიმე კატეგორიას - ჩვენ ასევე ვიყენებთ ამ სასარგებლო ფუნქციას ჩვენი მიზნებისთვის. ეს ქვემოთ იქნება განხილული.

თუ ზემოთ მოცემულ ფანჯარაში დააწკაპუნებთ ღილაკზე „კატეგორიების ძირითადი სია“, მიიღებთ შემდეგი ფორმის მენიუს:

ეს არის სადაც შეგიძლიათ წაშალოთ არასაჭირო სტანდარტული კატეგორიები და შექმნათ მორგებული კატეგორიები, რომლებიც ასახავს თქვენს საჭიროებებს. Მაგალითად:

• ოპერატიული მეხსიერება
• ტაქტიკა
• სტრატეგია

კატეგორიების სიის გადახედვის მოხერხებულობისთვის, რომელიც ყოველთვის არის ნაჩვენები ანბანური თანმიმდევრობით, სასარგებლოა რიცხვების გამოყენება კატეგორიების სახელებში. Მაგალითად:

1_ოპერაცია, 1_ტაქტიკა, 1_სტრატეგია
2_ხალხი_ივანოვი, 2_ადამიანი_პეტროვი….,
3_Projects_Promstroymash,… და ა.შ.

რჩება მხოლოდ იმის დამატება, რომ თუ თქვენ გჭირდებათ დაგროვილი ამოცანების დიდი ჯგუფის „კატეგორიზაცია“, საკმარისია სიაში მაუსით შეარჩიოთ საჭიროები (დააჭირეთ Ctrl კლავიშს) და შემდეგ შეარჩიოთ პუნქტი „კატეგორიები“. კონტექსტურ მენიუში (მაუსის მარჯვენა ღილაკი). კატეგორიის ამომხტარ მენიუში არჩეული კატეგორიები მიენიჭება ყველა არჩეულ ამოცანას. ამის შემდეგ, ჩვენი ამოცანების სია ასე გამოიყურება:

ამოცანების დაჯგუფება კატეგორიების მიხედვით

ახლა, დავალებების დასალაგებლად ჰორიზონტის დაგეგმვის მიხედვით, შეგიძლიათ ჩართოთ დახარისხება კატეგორიების მიხედვით შესაბამისი სვეტის სახელზე დაწკაპუნებით. თუმცა, ეს ჯერ კიდევ არ იძლევა მოსახერხებელ მიმოხილვას და ასევე გვართმევს ამოცანების ვადის მიხედვით დახარისხების შესაძლებლობას.

ამ უსიამოვნებების თავიდან ასაცილებლად ვიყენებთ ამოცანების დაჯგუფების შესაძლებლობას გარკვეული მახასიათებლების მიხედვით. ამისთვის საჭიროა:

1. გამოიძახეთ კონტექსტური მენიუ, როგორც ეს ნაჩვენებია სურათზე.
2. აირჩიეთ "Change Current View".
3. გამოსულ ფანჯარაში დააწკაპუნეთ ღილაკზე « დაჯგუფება»

4. გამოჩნდება შემდეგი ფანჯარა:

აქ გჭირდებათ ფანჯარაში " დაჯგუფეთ ელემენტები ველების მიხედვით» აირჩიეთ ელემენტი « კატეგორიები».

ახლა თუ დააკლიკეთ კარგიდა დაუბრუნდით ამოცანების თავდაპირველ სიას, შეამჩნევთ, რომ ის შეიცვალა.

ახლა დავალებების სია ასე გამოიყურება:

იმათ. საქაღალდეში არსებული ყველა დავალება იყოფა ჯგუფებად ამ დავალებებისთვის მინიჭებული კატეგორიების მიხედვით. ეს ნიშნავს, რომ ჩვენ გვაქვს შესაძლებლობა დავინახოთ ამოცანები, რომლებიც შეესაბამება ჩვენთვის საინტერესო დროის ჰორიზონტს ამ მომენტში:

ლოგიკურია, რომ უფრო ადრე დასრულებული დავალებები უფრო მაღალი იყოს (სიის სათავეში), რათა უფრო ახლოს ვიყოთ ჩვენი ყურადღების ცენტრში. გარდა ამისა, შეგიძლიათ შემოიტანოთ კლასიფიკაციის სიმბოლოების სისტემა, რომელიც დაემატა დავალების სახელების დასაწყისში და დაალაგოთ მათ მიხედვით.

მაგალითად, ეს სიმბოლოები შეიძლება იყოს Ა Ბ Გ Დ– ელემენტების შესაბამისი ასოები, სადაც ამოცანები მნიშვნელობისა და გადაუდებლობის მიხედვით ნაწილდება ოთხ კატეგორიად. ეს ასევე შეიძლება იყოს პროექტის კლასიფიკატორები, დელეგირებული ამოცანების შემსრულებლების სახელები და ა.შ.

ამ შემთხვევაში, დახარისხების სხვადასხვა მეთოდი შეიძლება ეწინააღმდეგებოდეს ერთმანეთს. მაგრამ არავინ იწუხებს მიმოხილვის შეცვლას, როგორც საჭიროა სიტუაციის მიხედვით - თარიღის მიხედვით, გადაუდებელ-მნიშვნელოვნებით, კლასიფიკატორებით (ანბანის მიხედვით) და ა.შ. ამ პრობლემის გადაჭრის ზოგადი მიდგომა მოცემულია შემდეგ ქვეთავში.

მორგებული ხედების დაყენება

MS Outlook გთავაზობთ საკმაოდ მოსახერხებელ ვარიანტებს ამოცანების სიის სხვადასხვა ხედების შესაქმნელად. თითოეული ხედი არის წესების გარკვეული ნაკრები ამოცანების შერჩევისა და მათი ჩვენების წესებისთვის, მოსახერხებელია სხვადასხვა სიტუაციებში.

არსებული ხედების მოსარგებად ან ახლის შესაქმნელად, თქვენ უნდა აირჩიოთ პუნქტი „View“ პროგრამის მთავარ მენიუში და აირჩიეთ „მიმდინარე ხედი“ ჩამოსაშლელი მენიუდან. სიაში მოწოდებული ერთ-ერთი ხედის არჩევით, თქვენ განსაზღვრავთ, თუ როგორ გსურთ ნახოთ ამოცანების სია - მაგალითად, ყველა დავალება დაჯგუფებული კატეგორიის მიხედვით, ან მხოლოდ დასრულებული დავალება და ა.შ.

პუნქტი Define Views განსაზღვრავს ახალ ხედებს; "შეცვალეთ მიმდინარე ხედი" - საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ არსებული. არჩევისას გამოჩნდება შემდეგი ფანჯარა:

განვიხილოთ ამ მენიუს შესაძლებლობები:

ველები. თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ დავალების რომელი ველები გამოჩნდეს მორგებულ ხედში. მარტივად რომ ვთქვათ, რომელი სვეტები იქნება წარმოდგენილი ამოცანების სიაში.

თქვენ უბრალოდ უნდა აირჩიოთ ველები მარცხენა სვეტიდან და დააწკაპუნოთ " დამატება->» დაამატეთ ისინი მარჯვნივ ნაჩვენები ველების სიაში. ეს ძალიან მოსახერხებელი ფუნქციაა, რადგან სხვადასხვა სიტუაციებში ჩვენთვის მნიშვნელოვანია დავალების სხვადასხვა პარამეტრის დანახვა. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ წაშალოთ ველი „დანიშნულების მიერ“ საკუთარი ამოცანების წარმოსაჩენად და პირიქით, დაამატოთ ის ხედებში დელეგირებული ამოცანების საჩვენებლად.

დაჯგუფება. კატეგორიების მიხედვით დაჯგუფების მაგალითის გამოყენებით, ეს ფუნქცია ზემოთ იყო აღწერილი. შეგიძლიათ დაჯგუფება ნებისმიერი ველის მიხედვით. მაგალითად, „დელეგირებული ამოცანების“ ხედში, ლოგიკურია დაჯგუფების კონფიგურაცია „კონტრაქტორი“ ველის მიხედვით.

დახარისხება- თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ ამოცანები ჯგუფებში სხვადასხვა კრიტერიუმების მიხედვით. მაგალითად, თემის მიხედვით, ვადის მიხედვით, მნიშვნელობის მიხედვით და ა.შ. უფრო მეტიც, დახარისხება, ისევე როგორც დაჯგუფება, შეიძლება იყოს წყობილი. მაგალითად, ამოცანები შეიძლება დალაგდეს ჯერ თემის, შემდეგ კი თარიღის მიხედვით.

შერჩევა– საშუალებას გაძლევთ აჩვენოთ ხედში მხოლოდ დავალებები, რომლებიც აკმაყოფილებენ გარკვეულ ატრიბუტს. მაგალითად, ეს მნიშვნელოვანია, როდესაც გვსურს ერთდროულად დავინახოთ მხოლოდ იმავე კატეგორიის, ან თემის შემცველი ამოცანების სია. მხოლოდგარკვეული სიმბოლოები, ან მხოლოდ ისეთები, რომლებსაც აქვთ დღევანდელი ვადა (ეს არჩევანი მოსახერხებელია ოპერაციულ დაგეგმვასთან დაკავშირებული ხედებისთვის).

სხვა პარამეტრები- საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ ცხრილების გარეგნობა ამოცანებით. შეცვალეთ შრიფტი, ხაზის სტილი, ჩართეთ ამოცანის ხედვის ველი (როდესაც არ გჭირდებათ ორჯერ დააწკაპუნოთ დავალებაზე მისი შინაარსის სანახავად, უბრალოდ შეარჩიეთ დავალება მასზე მაუსის დაწკაპუნებით).

ავტომატური ფორმატი– საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ ტექსტის ჩვენების ფორმატი ამოცანებისთვის, რომელთა პარამეტრები აკმაყოფილებს გარკვეულ პირობებს. მაგალითად, შეგიძლიათ ყველა მნიშვნელოვანი დავალება (მათ, რომელსაც შესაბამისი ნიშანი აქვს) გამოჩნდეს თამამად და წითლად.

ახლა მოდით შევხედოთ ამ სასარგებლო ფუნქციებს მაგალითით.. ვთქვათ, ჩვენ გვინდა შევქმნათ სტრატეგიული მიზნების მიმოხილვა, რომელიც საშუალებას მოგვცემს „დავიფიქროთ“ გრძელვადიან დაგეგმვაზე მიმდინარე წვრილმანებით ყურადღების გაფანტვის გარეშე. ამისათვის, ხედში, თქვენ უნდა აჩვენოთ მხოლოდ "სტრატეგიის" კატეგორიის ამოცანები, დაალაგოთ ისინი მნიშვნელობის მიხედვით. ასევე სასარგებლო იქნება ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანების ჩვენება მუქი წითელი ფერით.

მხოლოდ სტრატეგიული დაგეგმვის ჰორიზონტთან დაკავშირებული ამოცანების ჩვენება, ე.ი. "სტრატეგიის" კატეგორიას მიეკუთვნება, თქვენ უნდა დააყენოთ ფილტრი კატეგორიის მიხედვით ხედში.

მოდით შევქმნათ ახალი ხედი. ამისათვის მენიუს პუნქტი "View" - "Current View", თქვენ უნდა აირჩიოთ პუნქტი "Define View".

გამოჩნდება შემდეგი ფანჯარა -

ფანჯრის მარჯვენა მხარეს არსებული ღილაკები გვაძლევს არსებული ხედების მანიპულირების ან ახლის შექმნის შესაძლებლობას. დააჭირეთ ღილაკს "შექმნა...". საწყისი ხედის შექმნის ფანჯარა ჰგავს −

აქ თქვენ უნდა მიუთითოთ ხედის სახელი (ჩვენს შემთხვევაში, "სტრატეგია", ან "მხოლოდ სტრატეგია", ან რაც მკითხველს სურს). ჩვენს მაგალითში პრეზენტაციის ტიპად ვირჩევთ "ცხრილს". და შეამოწმეთ ყუთი "ყველა საქაღალდეში" ამოცანა "".

შემდეგი, ჩნდება ფანჯარა, რომელიც ზემოთ დეტალურად აღვწერეთ - მას ჰქვია "დეტალების ნახვა". სწორედ აქ ვახორციელებთ ხედს ზემოთ აღწერილი პარამეტრებით. ასე რომ, კატეგორიის მიხედვით შერჩევის განსახორციელებლად, მენიუში „დეტალების ნახვა“ აირჩიეთ „შერჩევა“. ჩვენთვის ახალი ფანჯარა ჩნდება -

"დავალებების" ჩანართზე, რომელიც იხსნება, შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ ფილტრაცია გარკვეული ტექსტის მიხედვით, რომელიც შეიცავს ამოცანის საგნის ველში ან ამ ამოცანის შენიშვნებს. აქ ასევე შეგიძლიათ გაფილტროთ ამოცანის მიმღების და გამგზავნის მიხედვით, მისი სტატუსით (მაგალითად, დასრულებული თუ არა) და ვადები (მაგალითად, შეგიძლიათ აირჩიოთ ამოცანები ვადით გარკვეული თარიღამდე ან მის შემდეგ).

თუმცა, ჩვენ უნდა გავაკეთოთ არჩევანი კატეგორიის მიხედვით " სტრატეგია". კატეგორიების მიხედვით შერჩევა ხორციელდება ჩანართზე " სხვა პირობები» –

ახლა თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ერთი ან მეტი კატეგორია, რომელიც შეირჩევა და გამოჩნდება ჩვენ მიერ შექმნილ ხედზე ღილაკზე „კატეგორიების“ დაჭერით.

ახლა ჩვენი აზრით მხოლოდ სტრატეგიის კატეგორიიდან ამოცანებია შერჩეული, ისინი დალაგებულია მნიშვნელობის მიხედვით. რჩება დარწმუნდეთ, რომ მნიშვნელოვანი ამოცანები ხაზგასმულია წითლად თამამად.

ამისათვის, "ინფორმაცია ხედის შესახებ" დააჭირეთ ღილაკს "AutoFormat". ჩვენთვის კიდევ ერთი ახალი ფანჯარა ჩნდება, რომელიც უკვე შეიცავს რამდენიმე სტანდარტულ წესს ამოცანების ავტომატური ფორმატირებისთვის -

აქ ჩვენ შეგვიძლია შევქმნათ ახალი ავტოფორმატირების წესები ჩვენი ხედისთვის, ან წავშალოთ ძველი და შევცვალოთ ისინი. დაამატეთ ახალი წესი (ღილაკი "დამატება").

აქ ჩვენ დავასახელებთ ჩვენს წესს და ვირჩევთ შრიფტს, რომელიც იქნება გამოყენებული ამოცანის საჩვენებლად, რომელიც აკმაყოფილებს იმ პირობებს, რომლებიც ასევე უნდა დავაყენოთ. შრიფტის პარამეტრების დაყენების ფანჯარა სტანდარტულია და მას არ წარმოვადგენთ. ავტომატური ფორმატირების პირობა დაყენებულია ჩვენთვის უკვე ნაცნობ ფანჯარაში:

თქვენ უნდა აირჩიოთ ამოცანები მნიშვნელობის მიხედვით, ამიტომ უნდა მონიშნოთ ველი „ელემენტების მნიშვნელობა“ და სიიდან აირჩიეთ მაღალი მნიშვნელობის. ახლა ჩვენი წარმომადგენლობა აკმაყოფილებს მაგალითისთვის დადგენილ პირობებს.

ახლა თუ გვინდა გავაანალიზოთ ჩვენი სტრატეგიული მიზნები, უბრალოდ უნდა გავააქტიუროთ ეს ხედი მენიუში „View / Current View“. სტრატეგიული მიზნების მიმოხილვა ასე გამოიყურება:

„კაიროსის“ კონტექსტების განხორციელება კატეგორიების გამოყენებით

კონტექსტური დაგეგმარება დეტალურადაა განხილული გლებ არხანგელსკის სტატიაში. მოკლედ, ამ მიდგომის არსი მდგომარეობს იმაში, რომ ამოცანები "მიმაგრებულია" არა შესრულების რთულ პერიოდთან, როგორც კლასიკური რთული დაგეგმვისას, არამედ გარკვეულ "კაიროსთან" (ხელსაყრელი დრო, ტერმინი ძველი ბერძნულია). , ან „კონტექსტი“, გარემოებათა ერთობლიობა, რომელიც ხელს უწყობს ამოცანის შესრულებას.

კონტექსტური მაგალითები:

• ადგილები:საკანცელარიო მაღაზია, ოფისი, სახლის, ავტოსერვისი;
• ხალხი:კოლეგები, უფროსები, ქვეშევრდომები, მეგობრები, ნათესავები;
• გარემოებები:„დისერტაციის დაცვის შემდეგ“, „როცა უფროსი კარგ ხასიათზეა“;
• შტატები: „როცა გინდა იმუშაო“, „როცა არ გინდა მუშაობა“, „როცა შთაგონება მოდის“;
• და ა.შ.- კონტექსტი ძალიან განსხვავებულია.

ჩვენი მიდგომა საშუალებას გვაძლევს განვახორციელოთ კონტექსტური დაგეგმვა MS Outlook-ის „დავალებების“ განყოფილების საფუძველზე. ამისათვის თქვენ უნდა შექმნათ ახალი კატეგორიები, რომლებიც შეესაბამება შერჩეულ კონტექსტს ზემოთ აღნიშნული გზით. კონტექსტების სია შეიძლება შეიცვალოს სიტუაციიდან გამომდინარე, მთავარია არ გქონდეთ ძალიან ბევრი ერთდროულად - ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ გადატვირთოთ თქვენი ყურადღება და სისტემის გამოყენება რთული იქნება.

კონტექსტი შეიძლება დაკავშირებული იყოს გარკვეულ აქტივობებთან, როგორიცაა წერილები. ეს მიდგომა აადვილებს იმის დანახვას, თუ რომელი ასოები უნდა დაიწეროს ფოსტით მუშაობისთვის ყოველდღიურ გეგმაში დროის გამოყოფით.

როგორც ზემოთ აღინიშნა, ერთი და იგივე ამოცანა შეიძლება მიეკუთვნებოდეს ერთდროულად რამდენიმე კატეგორიას. იმათ. ჩვენს "სამუშაოების სიაში" დავალება განთავსდება ყველა კატეგორიის ჯგუფში, რომელსაც ეკუთვნის. ეს ძალიან მოსახერხებელია, რადგან ერთი და იგივე დავალება შეიძლება შეხედოთ „სხვადასხვა კუთხიდან“, რომ დაინახოთ „სხვადასხვა ადგილიდან“.

მაგალითად, დავალება „მიწერე წერილი ივანოვს“, ერთის მხრივ, ოპერატიული გადაუდებელი ამოცანაა, მეორე მხრივ კი „წერილების“ კონტექსტთან დაკავშირებული დავალება. ამრიგად, ის „ხილულია“ როგორც დასაწერი ასოების მიმოხილვიდან, ასევე ყველა მომავალი ოპერატიული ამოცანის მიმოხილვით. იგივე დავალება შეიძლება იყოს „ხილული“ კონტექსტიდან ხალხი, კონტექსტიდან „როდესაც გინდა მუშაობა“ (მაგალითად, წერილი ძალიან „ენერგიულად ინტენსიურია“) და ა.შ.

შეგახსენებთ, რომ დავალების რამდენიმე კატეგორიის ერთდროულად მინიჭებისთვის, თქვენ უნდა დააჭიროთ ღილაკს ” კატეგორიები» ამოცანის პარამეტრების დაყენებისას მიუთითეთ შესაბამისი კატეგორიები სიაში მონიშვნებით.

ახლა სამუშაოების სია ასე გამოიყურება:

გრძელვადიანი MSV დაგეგმვა

რამდენიმე სიტყვა უნდა ითქვას იმის შესახებ, თუ როგორ გავრცელდება ამოცანები დაგეგმვის ჰორიზონტებში. გაიხსენეთ ყურადღების სტრუქტურირების მეთოდის არსი: „კაიროსთან“ მიახლოებისას, დავალების შესრულებისთვის ხელსაყრელი დრო, ამის შესახებ „შეხსენება“ უნდა მიუახლოვდეს ცენტრს, თქვენი ყურადღების ცენტრს. ეს ასეა როგორც ოპერატიულ დონეზე (მაგალითად, ყურადღების ცენტრშია სამუშაოების სიის ზედა წითელი ნაწილი), ასევე სტრატეგიულ დონეზე (დავალებების მიდგომა ყურადღების ცენტრში არის მათი გადაადგილება სტრატეგიიდან და ტაქტიკური სექციები ოპერატიული).

დავალების ყურადღების ცენტრთან მიახლოების ორი გზა არსებობს, მაგალითად, სტრატეგიული ჰორიზონტიდან ტაქტიკურზე, ან ტაქტიკურიდან ოპერატიულზე:

1. გახსენით ორივე ჯგუფი და გადაიტანეთ დავალება ერთი ჯგუფიდან მეორეზე. ამით ის გაქრება ერთი კატეგორიიდან და გამოჩნდება მეორეში. ეს ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი, რადგან. ტაქტიკური ჰორიზონტის ამოცანა შეიძლება შეიცავდეს რამდენიმე ოპერაციულ ქვეამოცანას. ამ მიდგომის გამოყენება შესაძლებელია მხოლოდ ერთგვაროვანიამოცანები - მოითხოვს ერთჯერად შესრულებას (ანუ ყველაზე ხშირად დავალებების ტაქტიკურიდან ოპერატიულ ჰორიზონტზე გადატანისას).
2. გახსენით დავალება დაგეგმვის უფრო მაღალ დონეზე და დაამატეთ იგი უფრო ახლო დონის კატეგორიაში. ამასთანავე, ორივე ჯგუფში აისახება - ე.ი. ტაქტიკური ამოცანა აისახება ოპერატიულ ჰორიზონტზე და დარჩება ტაქტიკურზეც. ეს მნიშვნელოვანია დავალების შესრულებისას კომპოზიტური, და მუშაობს როგორც სტრატეგიიდან ტაქტიკაზე გადასვლისას, ასევე ტაქტიკიდან ოპერატიულზე გადასვლისას.

მოქნილი და ხისტი დაგეგმვის ურთიერთქმედება

მოქნილი კონტექსტური დაგეგმვა არ გააუქმებს "კალენდრის" განყოფილებაში შესრულებულ კლასიკურ რთულ დაგეგმვას. ეს არის დამატებითი მიდგომები და საკმაოდ მარტივია მათი ურთიერთქმედების განხორციელება Outlook-ში. ამისათვის განყოფილება "კალენდარი" შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:

დანიშვნის ველის კონფიგურაცია შესაძლებელია სხვადასხვა გზით - მაგალითად, ისე, რომ აჩვენოს არა ერთი დღე, არამედ მთელი სამუშაო კვირა. ამოცანების ველის კონფიგურაცია შესაძლებელია ისევე, როგორც ჩვენ დავაკონფიგურირეთ Tasks განყოფილება - დააყენეთ ავტომატური ფილტრაცია, დაჯგუფება, დახარისხება და ა.შ. ამ პარამეტრისთვის, უბრალოდ დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით "Taskbar" ველზე და აირჩიეთ "Change მიმდინარე ხედი". მაგალითად, შემდეგ სურათზე, მაღალი პრიორიტეტის ოპერატიული ამოცანები მოთავსებულია ყურადღების ფოკუსთან ყველაზე ახლოს, ე.ი. ხედვის პარამეტრებში მითითებულია ნიშნები "ჯგუფი: კატეგორიის მიხედვით", "სორტირება: პრიორიტეტის მიხედვით", "ავტოფორმატი: პრიორიტეტი - წითელი დიდი შრიფტით".

მარცხენა ველი ამ ფიგურაში არის "კვირის" კალენდრის ხედი (ჩართულია ამავე სახელწოდების ღილაკით ზედა პანელზე). თუ დროის ბადე უფრო კომფორტულია (სვეტები - დღეები, სტრიქონები - საათი), მაშინ უნდა ჩართოთ "სამუშაო კვირის" ხედი.

ამრიგად, „კალენდრის“ ხედში, დავალების ველით მარჯვნივ დამატებული, ჩვენ ვიღებთ როგორც „დროის ღერძის“ მიმოხილვას რთული ამოცანებით, ასევე „რბილი“ ამოცანების მიმოხილვას, რომლებიც დალაგებულია ჩვენთვის მოსახერხებელი გზით იდეოლოგიის გამოყენებით. კონტექსტური დაგეგმვისა და ყურადღების სტრუქტურირების შესახებ.

ამავდროულად, ჩვენ შეგვიძლია დავაკავშიროთ მოქნილი ამოცანები ზუსტ დროს, უბრალოდ გადავავლოთ ისინი მარჯვენა ველიდან მარცხნივ. შესაბამისი დანიშვნა ავტომატურად იქმნება. ზოგიერთი დავალება თავისთავად რაღაც მომენტში მოითხოვს შეხვედრებად გადაქცევას (დავალება „უნდა შევთანხმდეთ ივანოვთან X პროექტის მოხსენებაზე“ გადაიქცა შეხვედრად „ივანოვი: პროექტი X: პარასკევი, 17:00-19:00). სასარგებლოა ზოგიერთი დავალების რთულ შეხვედრებად გადაქცევა თვითმოტივაციისა და დროის ბიუჯეტის მიზნებისთვის.

გაითვალისწინეთ, რომ დროის ღერძზე შეგიძლიათ გადაიტანოთ არა მხოლოდ დავალებები, არამედ დავალებების მთელი კატეგორიები - ამ შემთხვევაში იქმნება ერთი შეხვედრა, რომლის კომენტარების ველში არის ინფორმაცია კატეგორიის ყველა დავალების შესახებ. ამ ფუნქციის გამოყენების მაგალითია კატეგორიის „აზრები შემდეგი შეხვედრისთვის“ გადაქცევა შეხვედრად „შეხვედრა: ოთხშაბათი 14:00“, რომელიც შეიცავს ყველა ამ აზრს „შიგნით“.

„შებრუნება“, შეხვედრების ამოცანებად გადაქცევაც შესაძლებელია - მაგალითად, პარასკევს 17:00 საათზე დაგეგმილი ივანოვთან შეხვედრა კაიროსში „გამოფენის შემდეგ“ გადავიდა. შეხვედრის გადატანა შესაძლებელია მარჯვენა პანელში, მაგალითად, კატეგორიაში "RAM" და/ან "Projects_Exhibition" და/ან "People_Ivanov".
გაითვალისწინეთ, რომ კატეგორიები დაყენებულია როგორც ამოცანებისთვის, ასევე დანიშვნებისთვის - კატეგორიების ნაკრები იგივეა და როდესაც ამოცანებს გადაიტანეთ შეხვედრებზე და პირიქით, კატეგორიები შენარჩუნებულია. ეს შეიძლება სასარგებლო იყოს კალენდრის ხედის სხვა ფორმების გამოყენებისას, ვიდრე დროის ბადე. მაგალითად, თუ თქვენს Calendar საქაღალდეს კატეგორიის ხედზე დააყენებთ, დაინახავთ ყველა წარსულ და მომავალ შეხვედრას კატეგორიების მიხედვით დალაგებულ. ეს ხედი ძალიან მოსახერხებელია "კალენდრის" განყოფილებაში დროის შენარჩუნებისას, რომელიც ცალკე სტატიაში იქნება განხილული.

იმისთვის, რომ გაწელილი დავალება მიენიჭოს ჩვენთვის საჭირო დროს, ეს დრო უნდა იყოს გამოყოფილი გადათრევამდე. მაგალითად, ჩვენ გვინდა შევასრულოთ (ან უკვე დავასრულეთ) დავალება "პრეზენტაციის მომზადება PP-ში" 11.00-დან 12.00 საათამდე.

ჩვენს კალენდარში ამის ასახვისთვის, ჩვენ უნდა მივყვეთ ამ ნაბიჯებს:

• აირჩიეთ შესაბამისი პერიოდი

• გადაეცით მას დავალება. ეს გამოიღებს ხედვის ფანჯარას:

ამოცანების ამგვარ გადაცემას დროის ღერძზე, როგორც უკვე აღვნიშნეთ, შეუძლია ხელი შეუწყოს თვითმოტივაციას და დროის ეფექტურ ბიუჯეტირებას. ზოგადად, აქცენტი "მყარი" და "რბილი" პანელების (შეხვედრები და ამოცანები) გამოყენებაზე შეიძლება გაკეთდეს თქვენი "შინაგანი" და "გარე" გარემოებების გათვალისწინებით. მაგალითად, თქვენი ფსიქოტიპიდან გამომდინარე - დაგეგმვისკენ მიდრეკილება ან სპონტანურობა. ან აქტივობის სპეციფიკიდან გამომდინარე, მაგალითად, შეიძლება გქონდეთ ბევრი "რთული" დაგეგმილი შეხვედრა კლიენტებთან - ან პირიქით, ბევრი შემოქმედებითი სამუშაო, რომელიც დიდად არის დამოკიდებული შიდა "კაიროზე" და არ იძლევა მძიმე დაგეგმვის საშუალებას. .

დასრულებული დავალებების არქივირება

განხილვის გამარტივებისა და გასაადვილებლად აუცილებელია შესრულებული ამოცანების დროულად მოშორება. ამავდროულად, არასასურველია დასრულებული ამოცანების წაშლა - მათი პარამეტრები და მათი შესრულების ფაქტი შეიძლება მომავალში საჭირო გახდეს.

დასრულებული ამოცანების გამოსაყოფად, შეგიძლიათ, მაგალითად, შექმნათ „დასრულებული“ კატეგორია და დაავალოთ იგი დასრულებულ ამოცანებს დაჯგუფების შესაბამისად (მაგალითად, იხილეთ ფიგურები განყოფილებაში „კაიროსის კონტექსტების განხორციელება კატეგორიების გამოყენებით“).

კიდევ ერთი გზა არის "დასრულებული" სვეტის ჩვენების დაყენება და ავტომატური გაფილტვრა დასრულების საფუძველზე ხედვის პარამეტრებში. შემდეგ, დავალების შესრულების შემდეგ, საკმარისი იქნება მისი „ოპტიმიზაცია“ „დასრულებული“ ველში, რის შემდეგაც, ავტომატური ფილტრაციის წყალობით, დავალება აღარ გამოჩნდება.

სისტემის მორიგი გაწმენდისას საკმარისია გადახვიდეთ სტანდარტულ „მარტივი სიის“ ხედზე, სადაც გამოჩნდება ყველა დასრულებული დავალება (მათი სათაურები ნაჩვენებია „გადაკვეთილი“ შრიფტით), შეარჩიეთ ყველა ეს დავალება და გადაიტანეთ ისინი. ზოგიერთ საარქივო საქაღალდეში. ამ შემთხვევაში შენარჩუნდება დავალებების კატეგორიები, ე.ი. შესაძლებელი იქნება არქივში მოხერხებული წარმომადგენლობის შეტანა და საჭიროების შემთხვევაში ადვილი იქნება ამა თუ იმ მიზნით საჭირო დამუშავებული ამოცანის პოვნა.

დასკვნა

MS Outlook-ზე პერსონალური დროის მენეჯმენტის ჩამოყალიბების დიდი და რთული თემის მხოლოდ ერთი პატარა „აგური“ აღვწერეთ. შემდეგ სტატიებში გამოვლინდება პირადი მუშაობის ეფექტური ელექტრონული ორგანიზების სხვა ასპექტები. გეგმის ნიმუში შემდეგი სტატიებისთვის:

• დროის აღრიცხვა და პირადი ანალიტიკა Outlook-ში
• მართეთ პერსონალური პროექტები Outlook-სა და Excel-ში
• კრეატიული ფაილების კაბინეტი Outlook-ში
• Outlook-სისტემის სინქრონიზაცია PDA-სთან (ჯიბის კომპიუტერი).
• გუნდური მუშაობა Outlook-ში

მნიშვნელოვანი საკითხია სხვადასხვა „სამშენებლო ბლოკების“ ოპტიმალური კომბინაცია პერსონალური TM სისტემის ფორმირებაში, რომელიც საუკეთესოდ არის „გამკვეთრი“ თქვენი ფსიქოტიპისთვის და თქვენი საქმიანობის სპეციფიკისთვის. ეს პრობლემა წყდება კურსის ფარგლებში კონსულტაციებით. სტატიებში ჩვენ ვაძლევთ ყველაზე დეტალურ ალგორითმებს პერსონალური დროის მართვის „ავტომატიზაციისთვის“, მაგრამ რეალური „მოკერვის“ მიღწევა შესაძლებელია მხოლოდ პერსონალურ ტრენერთან მუშაობით, რომელიც დაგეხმარებათ აირჩიოთ სისტემის ყველაზე შესაფერისი ელემენტები და მოერგოთ მათ თქვენს საჭიროებებს.

ალექსანდრე მისკარიანი, 2004 რედაქტირება: გლებ არხანგელსკი,.

ნებადართულია ავტორთან დამატებითი შეთანხმების გარეშე გამოქვეყნება უფასო ონლაინ პუბლიკაციებში, ტექსტის მთლიანობის დაცვით, ამ შეტყობინების ჩათვლით და მოქმედი ჰიპერბმულების. ფასიან ონლაინ პუბლიკაციებში და ქაღალდის მედიაში გამოქვეყნება მოითხოვს ავტორთან შეთანხმებას.

დავალება არის პერსონალური ან ოფიციალური ხასიათის დავალება, რომლის შესრულებაც შეიძლება გამოიკვეთოს. დავალება შეიძლება იყოს ერთჯერადი ან განმეორებადი. დავალების გამეორება ხდება რეგულარული ინტერვალებით ან მისი შესრულების თარიღიდან გამომდინარე. მაგალითად, ამოცანაა მენეჯერისთვის ანგარიშის გაგზავნა ყოველი თვის ბოლო პარასკევს ან ვიზიტი პარიკმახერში წინა თმის შეჭრიდან ერთი თვის შემდეგ.

შეკვეთები

პერსონალური ამოცანების გარდა, შეგიძლიათ შექმნათ სხვა მომხმარებლებისთვის მინიჭებული ამოცანები. დავალების დასავალად გაგზავნეთ დავალება. მომხმარებელი, რომელმაც მიიღო დავალება, ხდება დავალების დროებითი მფლობელი. მას შეუძლია მიიღოს, უარყოს ან სხვას გადასცეს დავალება. უარის შემთხვევაში, დავალება უბრუნდება მომხმარებელს, რომელმაც ის დაავალა. დავალების მფლობელის უფლებების დასაბრუნებლად ის უნდა დაბრუნდეს ამოცანების სიაში. თუ დავალება მიიღება, მომხმარებელი, რომელმაც მიიღო იგი, ხდება მუდმივი მფლობელი. თუ ის დელეგირებს დავალებას, მომხმარებელი, რომელსაც ის გადაეცემა, ხდება დავალების მფლობელი.

მხოლოდ მფლობელს შეუძლია ამოცანის რედაქტირება. როდესაც დავალება ახლდება მფლობელის მიერ, ამოცანის ყველა ასლი განახლდება Microsoft Outlook-ში: მომხმარებლის ასლი, რომელმაც გამოაგზავნა პირველი დავალება, ისევე როგორც ყველა წინა მფლობელის ასლები. მფლობელის მიერ დავალების შესრულების შემდეგ, მომხმარებელს, რომელმაც პირველად დაავალა დავალება, ამოცანის ყველა წინა მფლობელს და ყველას, ვინც მოითხოვა ანგარიში, ეგზავნება სტატუსის მოხსენება.

თუ დავალება ენიჭება რამდენიმე მომხმარებელს ერთდროულად, შეუძლებელი ხდება მისი განახლებული ასლის შენახვა ამოცანების სიაში. იმისათვის, რომ დაავალოთ ერთი პროექტი რამდენიმე მომხმარებელს და კვლავ თვალყური ადევნოთ მის პროგრესს, დაყავით სამუშაო დავალებების სერიად და დაავალეთ ისინი ინდივიდუალურად. მაგალითად, ანგარიშის დაწერისთვის სამი ადამიანის დავალებისთვის, შექმენით სამი დავალება სახელწოდებით "ანგარიში: შემდგენელი 1", "ანგარიში: შემდგენელი 2" და "ანგარიში: შემდგენელი 3". დავიწყოთ დავალების შექმნა ნულიდან.

1. მიუთითეთ ახალი ბრძანება File მენიუში და აირჩიეთ Task ბრძანება.
2. თემა ველში შეიყვანეთ დავალების სახელი.
3. დავალების და დეტალების ჩანართების სხვა ველებში შეიყვანეთ ინფორმაცია, რომლის ჩაწერაც გსურთ ამ ამოცანისთვის.
4. იმისათვის, რომ დავალება განმეორდეს, დააწკაპუნეთ ღილაკზე Recurrence, აირჩიეთ რამდენად ხშირად განმეორდება დავალება (ყოველდღიურად, ყოველკვირეულად, ყოველთვიურად ან ყოველწლიურად) და გააკეთეთ ერთ-ერთი შემდეგი:
   • დავალების გამეორება რეგულარული ინტერვალებით - დააყენეთ პარამეტრები გამეორების სიხშირისთვის. დავალების რეგულარული ინტერვალებით გასამეორებლად, არ აირჩიოთ Set new task after switch;
   • დააყენეთ დავალების გამეორება ვადის მიხედვით - აირჩიეთ Set a new task after switch და შეიყვანეთ ველში გამეორების სიხშირის მნიშვნელობა.
5. სურვილისამებრ, დააყენეთ დავალების დაწყების და დასრულების თარიღები.
6. დააწკაპუნეთ OK ღილაკს, შემდეგ Save and Close ღილაკს.

არსებული დავალების საფუძველზე დავალების შესაქმნელად, შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები.

1. ამოცანების სიიდან აირჩიეთ დავალება, რომლის კოპირებაც გსურთ.
2. რედაქტირების მენიუდან აირჩიეთ ასლი. თუ ბრძანება Copy მიუწვდომელია, დააწკაპუნეთ ნიშანზე Tasks სვეტში და სცადეთ ხელახლა.
3. რედაქტირების მენიუდან აირჩიეთ ჩასმა.
4. საჭიროების შემთხვევაში, გახსენით დავალება და შეცვალეთ მისი პარამეტრები.

გადარქმევა დავალება

ამოცანების სიაში (ნაჩვენებია Tasks საქაღალდეში და კალენდარში ამოცანების პანელზე) დააწკაპუნეთ დავალების სახელზე, რომლის რედაქტირებაც გსურთ. შეიყვანეთ ახალი სახელი და დააჭირეთ Enter ღილაკს. თუ დავალება განმეორებადი დავალებაა, დავალების დასრულებული ასლები შეინარჩუნებენ იგივე სახელს.

შეცვალეთ დავალების სტატუსი და დასრულებული პროცენტი

გახსენით დავალება, რომლის სტატუსის შეცვლა ან დასრულებული პროცენტი გსურთ. შეიყვანეთ საჭირო ინფორმაცია "სტატუსის" და "შესრულებულია, %" ველებში. დავალების დაყენება პირადი გახსენით დავალება, რომელიც გსურთ გახადოთ უხილავი სხვა მომხმარებლებისთვის. შეამოწმეთ პირადი ყუთი ქვედა მარჯვენა კუთხეში.

დავალების დასრულებულად მონიშვნა

გახსენით დავალება, რომლის მონიშვნაც გსურთ დასრულებულად და შეიყვანეთ 100% შესრულებულია % ველში. თუ ამოცანების ჩამონათვალში ნაჩვენებია ველი „დასრულებული“ (სვეტის სათაურში ჩამრთველი ველი), მაშინ დავალების დასრულებულად მონიშვნა საკმარისია ამ ველში ველის მონიშვნა. თუ სტატუსის ველი ნაჩვენებია ამოცანების სიაში, აირჩიეთ დასრულებული სიიდან.

შეცვალეთ დავალებების ჩვენების თანმიმდევრობა

• დაალაგეთ ყველა დავალება სიაში
  1. ამოცანების განყოფილებაში დაალაგეთ სია.
  2. View მენიუში აირჩიეთ Arrange By, შემდეგ Current View, შემდეგ Change Current View.
  3. დააჭირეთ სორტირების ღილაკს.
  4. ჯგუფში დახარისხება ველების მიხედვით აირჩიეთ ველი, რომლის მიხედვითაც გსურთ დახარისხება. თუ საჭირო ველი არ არის დალაგების ველების ჯგუფში, აირჩიეთ ველების სხვა ნაკრები სიიდან ველები დახარისხებამდე. (თუ თქვენ დაალაგებთ იმავე ველს, როგორც დაჯგუფება, ჯგუფის სათაურები დალაგდება და არა ჯგუფებში არსებული ერთეულები. ჯგუფის შიგთავსის დასალაგებლად აირჩიეთ ველი დალაგების ველების სიაში, რომელიც განსხვავდება ერთისგან. არჩეულია ჯგუფის ერთეულებში ველის სიის მიხედვით.)
  5. აირჩიეთ დალაგების თანმიმდევრობა აღმავალი ან დაღმავალი.
  6. დამატებითი ველის მიხედვით დასალაგებლად აირჩიეთ ის შემდეგ ველების სიაში. ცხრილის ხედში შეგიძლიათ დაალაგოთ სვეტის მიხედვით სვეტის სათაურზე დაწკაპუნებით.
• გადაიტანეთ ინდივიდუალური ამოცანები ამოცანების სიაში ზემოთ ან ქვემოთ
  1. ამოცანების ქვეშ, ხედის მენიუში აირჩიეთ Arrange By, Current View და შემდეგ Change Current View.
  2. თანმიმდევრობით დააჭირეთ ღილაკს "ჯგუფი", "გასუფთავება ყველა" და შემდეგ "OK".
  3. დააჭირეთ ღილაკებს Sort, Clear All, შემდეგ OK ღილაკს თანმიმდევრობით.
  4. გადაიტანეთ დავალება ზევით ან ქვევით ამოცანების სიაში სახელმძღვანელოს გამოყენებით.
  5. ამ შეკვეთის ნაგულისხმევი გამოყენებისთვის შესანახად, მოქმედებების მენიუში აირჩიეთ Save Task Order. დაუხარისხებელი და დაუჯგუფებელი ამოცანების გადატანა შესაძლებელია კალენდრის ამოცანების სიაში ზევით და ქვევით.
• მიანიჭეთ დავალების მნიშვნელობა
  1. ამოცანების მნიშვნელობის მიხედვით დასალაგებლად, თქვენ უნდა მიუთითოთ თითოეული ამოცანის მნიშვნელობა. ნაგულისხმევად, ამოცანებს აქვთ მნიშვნელობის ნორმალური დონე. ის შეიძლება შეიცვალოს დაბალზე ან მაღალზე.
  2. გახსენით დავალება, რომლის მნიშვნელობის შეცვლა გსურთ.
  3. მნიშვნელობის სიაში დააწკაპუნეთ შესაბამის სიმძიმეზე.
  4. მნიშვნელობის დავალების დასრულების შემდეგ, დაუბრუნდით ამოცანების სიას და დაალაგეთ იგი მნიშვნელობის მიხედვით ამ განყოფილების პირველი პროცედურის გამოყენებით.

ჩაწერეთ დავალების შესრულებისთვის გასული დრო

1. გახსენით დავალება, რომლისთვისაც ჩაწერილია დაგეგმილი და რეალური დროის ხარჯები.
2. დააჭირეთ დეტალების ჩანართს.
3. შეიყვანეთ დაგეგმილი დროის ხარჯები ველში „სამუშაო ფარგლები“ ​​და რეალური დროის ხარჯები ველში „ფაქტობრივად დახარჯული“.

კალენდარზე დავალების შესრულების დროის დაგეგმვა

1. გადაიტანეთ დავალება, რომლისთვისაც გსურთ დროის დაგეგმვა Tasks საქაღალდიდან Calendar ღილაკზე ნავიგაციის პანელში.
2. დანიშვნის ჩანართზე აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი პარამეტრები.

გაგზავნეთ დავალების სტატუსის ანგარიში

1. გახსენით დავალება, რომლისთვისაც გსურთ სტატუსის ანგარიშის გაგზავნა.
2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ ამოცანის სტატუსის ანგარიშის გაგზავნა.
3. შეიყვანეთ მიმღებთა სახელები To, Cc და Bcc ველებში.
4. თუ დავალება მოგეცემათ, ეს ველები ავტომატურად შეივსება განახლების სიის წევრების სახელებით.
5. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა.

დააყენეთ ან წაშალეთ გაფრთხილება ამოცანისთვის

• დააყენეთ ან წაშალეთ შეხსენება ინდივიდუალური ამოცანისთვის
  1. გახსენით დავალება, რომლისთვისაც გსურთ გაფრთხილების დაყენება ან წაშლა.
  2. აირჩიეთ ან გაასუფთავეთ გაფრთხილების ველი. გაფრთხილების დაყენებისას შესაძლებელია თარიღისა და დროის დაყენებაც.
  3. თუ გაფრთხილება ჩართულია, მაგრამ დრო არ არის დაყენებული, გამოიყენება გაფრთხილების ნაგულისხმევი დრო. გაფრთხილების ნაგულისხმევი დროის დასაყენებლად აირჩიეთ დრო Alert Time ველში.
• დააყენეთ ან წაშალეთ გაფრთხილებები ყველა ახალი ამოცანისთვის მოცემული ვადის გასვლის თარიღით
  1. აირჩიეთ ოფციები ინსტრუმენტების მენიუდან.
  2. აირჩიეთ ან წაშალეთ მოსანიშნი ველის დაყენების ვადის გაფრთხილება. სხვა მომხმარებლისთვის გაფრთხილებით დავალების მინიჭებისას, გაფრთხილება გამორთულია ისე, რომ დავალების მინიჭებულმა მომხმარებელმა თავად დააყენოს გაფრთხილება.

დააყენეთ დავალების ვადა და დაწყების თარიღი

1. გახსენით დავალება, რომელსაც აქვს დაწყების და დასრულების თარიღები.
2. ვადის ამოწურვის ველში შეიყვანეთ დავალების შესრულების ვადა.
3. დაწყების თარიღის ველში შეიყვანეთ დავალების დაწყების თარიღი.
4. დაწყების თარიღის დასაბრუნებლად დასრულების თარიღის შეცვლის გარეშე, ჩაწერეთ No Start Date ველში და დააჭირეთ Enter. შემდეგ კვლავ დააჭირეთ დაწყების თარიღის ველს და შეიყვანეთ ახალი დაწყების თარიღი.

თუ ვადა დანიშნავთ თარიღს, რომელიც არ შეესაბამება ამ დავალების განმეორების ნორმალურ სქემს (მაგალითად, მითითებული თარიღი არის პარასკევი, მაგრამ დავალება მეორდება ყოველ ხუთშაბათს), ახალი დავალება გამოჩნდება დავალების სიაში, როგორც გამონაკლისი. ახალი დავალება არ განმეორდება, განსხვავებით საწყისი დავალებისგან, რომელიც მეორდება მითითების მიხედვით.

შეტყობინების გადაკეთება ამოცანად

1. ნავიგაციის პანელში გადაიტანეთ შეტყობინება, რომლის გადაკეთებაც გსურთ ღილაკზე Tasks.
2. თქვენ შეგიძლიათ გადაიყვანოთ ნებისმიერი ტიპის ელემენტი სხვა ტიპად, გადაიტანეთ იგი საქაღალდის ღილაკზე ნავიგაციის პანელში.

მიიღეთ ან უარყოთ დავალება

1. გახსენით დავალება ან დავალება.
2. დააჭირეთ ღილაკს "მიღება" ან "უარი".
3. გამოქვეყნებამდე აირჩიეთ პასუხის რედაქტირება (აკრიფეთ კომენტარები პოსტზე და დააწკაპუნეთ ღილაკზე გაგზავნა) ან რადიო ღილაკი Send reply now.

დავალების მინიჭება სხვა მომხმარებლისთვის

• პირველი დავალება
  1. ახალი ამოცანის შესაქმნელად აირჩიეთ ბრძანება ახალი ფაილი მენიუდან და შემდეგ Assignment ბრძანება. არსებული დავალების დასანიშნად გახსენით ის ამოცანების სიაში და დააწკაპუნეთ ღილაკზე Assign Task.
  2. სიიდან სახელის შესარჩევად დააჭირეთ ღილაკს "To".
  3. ახალ ამოცანაში შეიყვანეთ სახელი ველში Subject. (არსებულ ნომერში, თემა უკვე შევსებულია.)
  4. აირჩიეთ ვადა და სტატუსის საჭირო პარამეტრები.
  5. იმისათვის, რომ დავალება განმეორდეს, აირჩიეთ Recurrence მოქმედებების მენიუდან, დააყენეთ საჭირო პარამეტრები და დააწკაპუნეთ OK.
  6. ამოცანის ტექსტურ ველში შეიყვანეთ საჭირო ინსტრუქციები და ინფორმაცია დავალების შესახებ.
  7. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა. განმეორებადი დავალების მინიჭებისას, დავალების ასლი დარჩება ამოცანების სიაში, მაგრამ არ განახლდება. თუ არჩეულია ამოცანის შესრულების შესახებ სტატუსის ანგარიშის გაგზავნა, სტატუსის ანგარიში გამომიგზავნება დავალების ყოველი შემთხვევის დასრულების შემდეგ.
• დავალების ხელახალი დანიშვნა დავალების შემდეგ უარყოფილია მიმღების მიერ
  1. გახსენით უარყოფილი დავალება ამოცანების სიაში.
  2. To ველში შეიყვანეთ იმ პირის სახელი, რომელსაც გსურთ დავალების მინიჭება.
  3. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა.
• თქვენთვის დაკისრებული დავალების ხელახლა დანიშვნა
  1. გახსენით შეტყობინება, რომელიც შეიცავს დავალებას.
  2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ დავალების მინიჭება.
  3. To ველში შეიყვანეთ იმ პირის სახელი, რომელსაც გსურთ დავალების მინიჭება.
  4. მონიშნეთ ან მოხსენით მონიშვნა ამ ამოცანის განახლებული ასლის შენახვა ამოცანების სიაში და გამომიგზავნე სტატუსის ანგარიში, როდესაც დავალება დასრულდება.
  5. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა.

გაგზავნეთ შენიშვნები დავალებულ დავალებაზე

1. გახსენით დავალებული დავალება, რომლისთვისაც გსურთ შენიშვნების გაგზავნა.
2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ პასუხი ან პასუხი ყველას.
3. შეიყვანეთ შენიშვნა შეტყობინების ტექსტურ ველში.
4. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა.

უარყოფილი დავალების მფლობელის უფლებების დაბრუნება

1. გახსენით შეტყობინება, რომელიც შეიცავს უარყოფილ შეკვეთას.
2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ დავალებების სიაში დაბრუნება.

თვალყური ადევნეთ პროგრესს და ბილინგის ინფორმაციას

1. დავალების გადამისამართება სხვა მომხმარებლებისთვის, რათა თვალყური ადევნონ.
2. გახსენით დავალება, რომლის გაგზავნაც გსურთ.
3. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ წინსვლა.
4. შეიყვანეთ მიმღებთა სახელები To და Cc ველებში.
5. საჭიროების შემთხვევაში, შეიყვანეთ შეტყობინება დავალების ტექსტურ ველში.
6. მრავალი დავალების ასლების გასაგზავნად, გადაიტანეთ დამატებითი ამოცანები ამოცანების სიიდან გადაგზავნილი ამოცანის ტექსტურ ველში.
7. დააწკაპუნეთ ღილაკს გაგზავნა.

დაკისრებული ამოცანების თვალყურის დევნება

• ავტომატურად შეინახეთ თქვენთვის დაკისრებული ამოცანების ასლები და მიიღეთ სტატუსის ანგარიშები
  1. აირჩიეთ ოფციები ინსტრუმენტების მენიუდან.
  2. დააჭირეთ Task Options ღილაკს.
  3. აირჩიეთ ამოცანების სიაში დავალებული ამოცანების განახლებული ასლების შენარჩუნება.
  4. მონიშნეთ მოხსენებების გაგზავნა დავალებების დასრულების შემდეგ.
• იხილეთ დავალებები, რომლებიც სხვა მომხმარებლებს დაავალეთ
  1. დააჭირეთ ღილაკს "დავალებები".
  2. View მენიუში აირჩიეთ Arrange By, Current View და შემდეგ Destination.
• იხილეთ იმ მომხმარებლების სია, რომლებიც ინახავენ დელეგირებული დავალების განახლებულ ასლებს
  1. გახსენით დავალებული დავალება, რომლისთვისაც გსურთ განახლებების სიის ნახვა.
  2. დეტალების ჩანართზე წაიკითხეთ სახელები სიაში განახლებისთვის.

ჩაწერეთ მანძილი, ორგანიზაცია და სხვა ბილინგის ინფორმაცია ამოცანისთვის

1. გახსენით დავალება, რომლისთვისაც იწერება გადახდის ინფორმაცია.
2. გადადით დეტალების ჩანართზე.
3. შეიყვანეთ საჭირო ინფორმაცია ველებში „სამუშაო სფერო“, „მანძილი“, „ხარჯები და ორგანიზაციები“.

განმეორებადი დავალებები

მხოლოდ ამოცანის მფლობელს შეუძლია მისი განმეორებადი დავალება აქციოს.

1. გახსენით დავალება, რომლის განმეორება გსურთ.
2. აირჩიეთ რამდენად ხშირად განმეორდება დავალება (ყოველდღიურად, ყოველკვირეულად, ყოველთვიურად, ყოველწლიურად).
3. დავალების განმეორების დღეებისა და დროის დასაყენებლად, გააკეთეთ შემდეგი:
   • გაიმეორეთ დავალება რეგულარული ინტერვალებით - აირჩიეთ ნებისმიერი ვარიანტი "გამეორება" ჯგუფის მარჯვენა მხარეს, გარდა მნიშვნელობისა Set a new task after;
   • განმეორებადი დავალება ვადის მიხედვით - აირჩიეთ Set new task after radio ღილაკი და შეიყვანეთ განმეორების ინტერვალი ველში.
4. აირჩიეთ ამოცანის დაწყების და დასრულების თარიღები.

განმეორებადი ამოცანები ერთდროულად გამოჩნდება ამოცანების სიაში. ასეთი დავალების ერთი ასლის დასრულების შემდეგ, სიაში გამოჩნდება შემდეგი ასლი.

გამოტოვეთ განმეორებადი დავალების ერთი შემთხვევა

1. ამოცანების სიაში გახსენით განმეორებადი დავალება, რომლის გამოტოვებაც გსურთ.
2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ Skip. თუ განმეორებადი დავალება სრულდება გარკვეული რაოდენობის შემთხვევის შემდეგ, გამოტოვებული დავალება ჩაითვლება ერთ მოვლენად.

ამოცანის განმეორების გაუქმება

1. გახსენით დავალება, რომლის გაუქმებაც გსურთ.
2. მოქმედებების მენიუდან აირჩიეთ განმეორება.
3. დააჭირეთ ღილაკს Remove Recurrence.

06.04.2015

მდივნის ყოველდღიური მუშაობის ნაწილია უფროსის შეხვედრების დაგეგმვა, მათი გაუქმება და უფროსის პირადი დროის ორგანიზება. რჩევები MS Outlook-ით ამ სამუშაოს ოპტიმიზაციის შესახებ შეგიძლიათ იხილოთ ამ სტატიაში.

სტატიიდან შეიტყობთ:

როგორ გამოვიყენოთ MS Outlook მენეჯერის ამოცანების დასაგეგმად

თქვენი სამუშაო დღე მოიცავს რთულ შეხვედრებს, რომლებიც დაგეგმილია გარკვეულ დროს - შეხვედრები, მოლაპარაკება და მოქნილი ამოცანები, რომლებიც დროზე არ არის მიბმული. მაგალითად: ხელი მოაწერეთ შვებულების განაცხადს, გაგზავნეთ წერილი ან ანგარიში. უფრო ხშირად, ვიდრე არა, შეიძლება გქონდეთ მოქნილი ამოცანები თქვენს განრიგში. თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ ისინი კატეგორიების მიხედვით კატეგორიების და მნიშვნელობის მიხედვით Outlook-ის Tasks მოდულში. კალენდრის მოდულში მორგებული ხედი გეხმარებათ თვალყური ადევნოთ სხვადასხვა აქტივობების პროგრესს.

როგორ შევქმნათ დავალების სია კატეგორიის მიხედვით

ამოცანების ეფექტურად დაგეგმვისთვის საჭიროა:

• ამოცანების დაყოფა სემანტიკურ ჯგუფებად, რომლებშიც ისინი დაჯგუფდებიან გარკვეული ატრიბუტის მიხედვით;
• ამოცანების შექმნა და მათი კატეგორიების მინიჭება სემანტიკური ჯგუფების მიხედვით;
• შეცვალეთ დავალებების თანმიმდევრობა თქვენთვის მოსახერხებელი გზით და მონიშნეთ მნიშვნელოვანი.

როგორ გავაკეთოთ ეს ყველაფერი?

Ნაბიჯი 1

განსაზღვრეთ სემანტიკური ამოცანების ჯგუფები.

თქვენი დავალებები არ იქნება წარმოდგენილი უწყვეტი სიაში, არამედ ჯგუფებში გარკვეული ატრიბუტის მიხედვით:

• "ზედამხედველი". ეს ჯგუფი მოიცავს დავალებებს, რომლებიც დაკავშირებულია თქვენს უფროსთან. მაგალითად, ხელი მოაწერეთ განაცხადს შვებულება.
• "პროექტები". თუ პროექტს, რომელსაც თქვენ მართავთ ან მონაწილეობთ, შეიცავს 15-20-ზე მეტ ელემენტს, შეაგროვეთ ისინი ცალკე სემანტიკურ ჯგუფში. მაგალითად, ოფისის გადატანის ორგანიზება სრულფასოვანი პროექტია.
• "ტოტები". შექმენით ასეთი ჯგუფი, თუ თქვენს ორგანიზაციას აქვს ფილიალები და თქვენი მენეჯერი ურთიერთობს მათთან. მაგალითად, მოითხოვეთ ანგარიშები თვისთვის ან დააზუსტეთ ფილიალის მენეჯერების ჩამოსვლის განრიგი.

ნაბიჯი #2

შექმენით დავალებები და მიანიჭეთ მათ კატეგორიები მნიშვნელობის ჯგუფების მიხედვით.გახსენით "დავალებები" მოდული ქვედა მენიუდან. საწყისი ჩანართზე დააჭირეთ ღილაკს Create Task. გაიხსნება ელემენტის დამატების ფანჯარა. შეიყვანეთ სახელი თემა ველში. დააყენეთ ვადა ვადის გასვლის ველში, თუ დავალებას აქვს ზუსტი ვადა. სურვილისამებრ, შეხსენების ველში შეიყვანეთ თარიღი, რათა Outlook-მა წინასწარ შეგახსენოთ ვადა.

ახლა შექმენით კატეგორიები გრძნობათა ჯგუფებზე დაყრდნობით. ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გახსნათ სასურველი კატეგორია და ნახოთ ყველა ის დავალება, რომელიც მას ეკუთვნის. დააწკაპუნეთ კატეგორიის არჩევის ღილაკზე დავალების ფანჯრის ზედა ნაწილში, შემდეგ დააჭირეთ ყველა კატეგორიას. ნაგულისხმევად, დაგეგმვის კატეგორიაში შედის მსოფლმხედველობადა დროის მენეჯმენტი პერსპექტივაში დასახელებულია ფერებით - ყვითელი, მწვანე, წითელი. თუ არ გაქვთ საკმარისი კატეგორიები, დაამატეთ ახალი - ამისათვის დააჭირეთ ღილაკს "შექმნა".

ასისტენტის საქმიანობაში არის დავალებები მკაფიო ვადის გარეშე. ისინი არ შეიძლება მიეკუთვნებოდეს კონკრეტულ სემანტიკურ ჯგუფს. ასეთ დავალებებს დაავალეთ სპეციალური კატეგორიები „1 დღე“ და „1 კვირა“, რათა არ დაგავიწყდეთ მათი შესრულება, შესაბამისად, დღის და კვირის განმავლობაში. აუცილებლად გამოიყენეთ რიცხვები სათაურის დასაწყისში, რათა ეს ამოცანები დანარჩენზე მაღლა დადგეს. წინააღმდეგ შემთხვევაში დაგეგმვა Outlook-ში და ms კალენდარში, Outlook იყენებს ანბანურ თანმიმდევრობას და გაგიჭირდებათ ამ ელემენტების პოვნა. დარჩენილი სემანტიკური ჯგუფების სახელები, რომლებიც თქვენ იდენტიფიცირეთ პირველ ეტაპზე, ჩაწერეთ ნომრიდან 2 - "2-ხელმძღვანელი", "2-პროექტები", "2-ტოტები" და ა.შ.

არ დაგავიწყდეთ ყოველდღე დაათვალიეროთ 1 კვირის კატეგორია და აირჩიოთ ის ამოცანები, რომლებიც დღეს უნდა შეასრულოთ. თუ არის ასეთი შეკვეთები, გადაიტანეთ ისინი კატეგორიაში „1 დღე“.

ნაბიჯი #3

დააყენეთ მორგებული ხედი, რომ დააჯგუფოს ამოცანები კატეგორიებად.იმისათვის, რომ დარწმუნდეთ, რომ ამოცანები არ არის შერეული სიაში, არამედ თითოეული თავის კატეგორიაში, დააყენეთ მორგებული ხედი. მორგებული ხედი არის შესაძლებლობა წარმოადგინოს სამუშაოების სია ზუსტად ისე, როგორც მომხმარებელი თვლის მორგებულს.

საწყისი ჩანართზე, მიმდინარე ხედის ზედა მენიუდან, აირჩიეთ სამუშაოების სია. შემდეგ გადადით View ჩანართზე და დააჭირეთ ღილაკს Customize View. "Advanced View Options" ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, დააჭირეთ ღილაკს "Group". მოხსენით „ავტომატური დაჯგუფება შეკვეთის სქემის მიხედვით“. ველში "დაჯგუფება ელემენტების მიხედვით" აირჩიეთ "კატეგორიები". ქვედა მარჯვენა კუთხეში „გაფართოება/ჩაკეცვა ჯგუფების“ სტრიქონში აირჩიეთ „როგორც ბოლო ნანახი“ (ნახ. 1). ორჯერ დააჭირეთ "OK". თქვენი ამოცანები დაჯგუფდება კატეგორიებად და ვადები (ნახ. 2).

ბრინჯი. 1. ამოცანების დაჯგუფების პარამეტრების ფანჯარა

თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ კონკრეტული ამოცანის მნიშვნელობა პირდაპირ მათი სიიდან. აირჩიეთ სასურველი ნივთი სიაში, გახსენით "Home" ჩანართი და "Tags" ჯგუფში დააწკაპუნეთ ძახილის ნიშნის ხატულაზე.

ნაბიჯი #4

მონიშნეთ ძირითადი ამოცანები სიაში.დროის მენეჯმენტის ერთ-ერთი პრინციპია ძირითადი ამოცანების სწორად პრიორიტეტიზაცია და ხაზგასმა, რათა თავიდანვე გაუმკლავდეთ მათ. მოდით შევქმნათ სამუშაოების სია ისე, რომ გადაუდებელი და მნიშვნელოვანი ამოცანები იყოს მონიშნული წითლად და ყოველთვის იყოს სიის სათავეში.

გახსენით Tasks მოდული. ჩანართზე View, მიმდინარე ხედის ჯგუფში, დააწკაპუნეთ ღილაკზე Customize View. იხსნება Advanced View Options ფანჯარა. დააწკაპუნეთ ღილაკზე პირობითი ფორმატირება. ახლა დავაყენოთ წესის თვისებები, რომლის მიხედვითაც Outlookწითლად გამოყოფს გადაუდებელ და მნიშვნელოვან შემთხვევებს. დააჭირეთ ღილაკს დამატება. "სახელი" ველში შეიყვანეთ წესის სახელი, მაგალითად "მნიშვნელოვანი - წითლად". დააწკაპუნეთ ღილაკზე შრიფტი და აირჩიეთ წითელი თამამი შრიფტი (სურათი 3).

ბრინჯი. 3. ფანჯარა ამოცანების სიის პირობითი ფორმატირების დასაყენებლად

დააყენეთ ამ წესის პირობა მაღალი სამუშაო მნიშვნელობისთვის. ამისათვის "პირობითი ფორმატირების" ფანჯარაში დააწკაპუნეთ ღილაკზე "მდგომარეობა" - იხსნება "შერჩევის" ფანჯარა. დააწკაპუნეთ ჩანართზე "სხვა პირობები". შეამოწმეთ "ელემენტების მნიშვნელობა" ჩამრთველი და აირჩიეთ "მაღალი" სიაში. დააწკაპუნეთ OK, შემდეგ პირობითი ფორმატირების ფანჯარაში. არ დახუროთ Advanced View Options ფანჯარა.

შექმენით თქვენი სამუშაოების სია ისე, რომ მაღალი მნიშვნელობის საგნები პირველ ადგილზე იყოს. "Advanced View Options" ფანჯარაში დააწკაპუნეთ ღილაკზე "Sort" - გაიხსნება "Sort" ფანჯარა (სურ. 4). სტრიქონში „დახარისხება ველების მიხედვით“ აირჩიეთ „მნიშვნელობა“ და მონიშნეთ ველი „დაღმავალი“. "შემდეგ ველის მიხედვით" მწკრივში აირჩიეთ "თემა" და აირჩიეთ "აღმავალი" ჩამრთველი. დააწკაპუნეთ OK. თქვენ მოგეთხოვებათ შეკითხვა "ველი "მნიშვნელობა", რომლის მიხედვითაც გსურთ დახარისხება, არ არის ნაჩვენები ხედში. აჩვენე? - დააჭირეთ "დიახ".

ბრინჯი. 4. ამოცანების დახარისხების პარამეტრების ფანჯარა

შეამოწმეთ, სწორად დააყენეთ თუ არა პარამეტრები. დააყენეთ ერთ-ერთი ამოცანა მაღალი მნიშვნელობით - გახსენით იგი ორჯერ დაწკაპუნებით და ჯგუფში "Tags" დააწკაპუნეთ ძახილის ნიშნის ხატულაზე. თუ ელემენტი წითლად ანათებს, მაშინ პარამეტრები სწორია.

როგორ დავაყენოთ პერსონალური ხედი კალენდარში

იმისათვის, რომ დღიურში არ ჩაიწეროთ ყველაფერი, რაც უნდა გაკეთდეს ღონისძიების მომზადების სხვადასხვა ეტაპზე და არ გააკეთოთ გრძელი სამუშაო სიები, შეიყვანეთ ისინი Outlook. აქ შეგიძლიათ დააყენოთ მორგებული ველები კალენდრის მოდულში. მოდით დავაყენოთ პერსონალური ხედი - ინტერფეისი, რომელშიც მოსახერხებელია იხილოთ მრავალსაფეხურიანი ამოცანები ღონისძიებების მოსამზადებლად.

Ნაბიჯი 1

მონიშნეთ ღონისძიების მომზადების ეტაპები.მოლაპარაკებების მომზადება მოიცავს შემდეგ ეტაპებს: შეხვედრების ოთახის დაჯავშნა, მოლაპარაკებების მოწვევის გაგზავნა, მონაწილეებისთვის საშვის შეკვეთა, მასალების დაბეჭდვა, შენობის ტექნიკური აღჭურვილობის შემოწმება.

ნაბიჯი #2

დააყენეთ კალენდრის ცხრილის ხედი.ამისთვის შეხვედრის დაგეგმვა Outlook-ში ვიყენებთ დღე/კვირა/თვე ხედს, რომელიც დღიურის გავრცელებას ჰგავს. თუმცა, მოლაპარაკებების მოსამზადებლად, უფრო მოსახერხებელია ცხრილის ფორმატის გამოყენება, სადაც ყველა ეტაპი მონიშნულია სვეტებში.

გადადით Calendar-ის მოდულზე და აირჩიეთ ჩანართი View ინსტრუმენტთა ზოლიდან. დააწკაპუნეთ ხედის შეცვლაზე, შემდეგ ხედების მართვაზე. ყველა ნახვის მართვის ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ ახალი. ახალი ხედის ფანჯარა იხსნება. ველში "View name" შეიყვანეთ ხედის სახელი - მაგალითად, "მზადდება მოლაპარაკებებისთვის". აირჩიეთ ტიპი "ცხრილი" და დააჭირეთ "OK". გამოჩნდება ცხრილი, სადაც დაამატებთ თქვენს სვეტებს.

ველების სახელები შეიძლება სრულად არ იყოს ხილული ეკრანის შეზღუდული სიგანის გამო. ამიტომ, სვეტების სახელები დაიწყეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი სიტყვებით: მაგალითად, "ოთახი - წიგნი", "პასი - შეკვეთა" და ა.შ.

ნაბიჯი #3

აირჩიეთ ყველა ღონისძიება სიტყვით "მოლაპარაკებები". ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, დააჭირეთ ღილაკს "ფილტრი". „ტექსტის საძიებო“ ველში შეიყვანეთ სიტყვა „მოლაპარაკებები“. შეზღუდეთ თქვენი ძებნა "Subject" ველში. დააწკაპუნეთ OK სანამ ყველა ფანჯარა დაიხურება.

ახლა, ყველა შეხვედრის შესარჩევად, რომელიც დაკავშირებულია მოლაპარაკებებთან და საჭიროებს სპეციალურ მომზადებას, ინსტრუმენტთა ზოლის მიმდინარე ხედის მენიუდან აირჩიეთ მოლაპარაკების მომზადების ახალი ხედი.

ნაბიჯი #4

დააყენეთ მორგებული ველები და დაამატეთ ისინი ცხრილში.ნაბიჯი 2, თქვენ შექმენით მორგებული ცხრილის ხედი - ის ამჟამად ცარიელია. ახლა თქვენ უნდა დაამატოთ მას მოლაპარაკებების მომზადების ეტაპები. თითოეული ეტაპი განთავსდება ცალკე მორგებულ ველში - ცხრილის სვეტი, რომელსაც თქვენ თავად დაამატებთ. ამ სფეროებში თქვენ შეამჩნევთ, თუ როგორ მიდის მზადება მოლაპარაკებებისთვის. მოლაპარაკებები და სხვა ღონისძიებები განთავსდება ცხრილის რიგებში. Outlookსაშუალებას გაძლევთ შექმნათ რამდენიმე ტიპის ველი: "დიახ/არა", "ტექსტი", "ნომერი" და ა.შ. ეს სამი ველი საჭიროა მოლაპარაკებების მომზადების გასაკონტროლებლად.

დამატებითი ინფორმაციისთვის Outlook-ის კალენდარში ამოცანის შექმნისა და ამოცანების სიის და ამოცანების სიის შესაქმნელად outlook-ში „ძირს დღიურები! რა პროგრამები დაეხმარება მდივანს მენეჯერის სამუშაო დღის დაგეგმვაში »

სვეტების მოსარგებად და დასამატებლად, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით ნებისმიერი სვეტის სათაურზე და დააწკაპუნეთ ველების შერჩევაზე. დააჭირეთ ღილაკს "შექმნა" - გაიხსნება ფანჯარა "ახალი სვეტი". ცხადია, შეხვედრის ოთახის დაჯავშნის ფაქტის აღსანიშნავად საკმარისია ველის ტიპი „დიახ/არა“. ასე რომ, შეიყვანეთ სვეტის სახელი: "ოთახი - წიგნი". ჩამოსაშლელი სიიდან აირჩიეთ ველის ტიპი "დიახ/არა". დატოვეთ ველის ფორმატი, როგორც ხატულა. დააწკაპუნეთ OK.

თქვენ დაბრუნდებით ველების არჩევის ფანჯარაში. თქვენ მიერ შექმნილი ველი გამოჩნდება Folder User Fields სიაში. გადაიტანეთ იგი მაუსით სვეტის სახელების პანელზე არსებულ ცხრილში, "დასასრული" ველის მარჯვნივ. ახლა, რომ მიუთითოთ, რომ ოთახი დაცულია მოლაპარაკებებისთვის, დააწკაპუნეთ შესაბამის სვეტში კონკრეტული მოვლენის ხაზში. ეს ნაბიჯი მონიშნული იქნება გამშვები პუნქტით.

ანალოგიურად, შექმენით და გადაიტანეთ ყველა საჭირო ველი ცხრილში. მაგალითად, მოლაპარაკებების მოსამზადებლად დაგჭირდებათ შემდეგი სვეტები: "დაწყება", "დასრულება", "ოთახი - წიგნი", "მონაწილეთა რაოდენობა", "მოსაწვევები - გაგზავნა", "დარიგებები და დამატებითი. მასალები“ ​​(სურ. 5).

ოთახისთვის - წიგნი და მოსაწვევები - სვეტების გაგზავნა, აირჩიეთ დიახ/არა ველის ტიპი.

მონაწილეთა რაოდენობის სვეტისთვის აირჩიეთ Count ველის ტიპი, რადგან ეს არის რაოდენობა.

რუბრიკისთვის „დარიგებები და დამატებები. მასალები" აირჩიეთ ველის ტიპი "ტექსტი" - მოსახერხებელია შეიყვანოთ მასალები, რომლებიც უნდა მომზადდეს ან დაბეჭდოთ.

პრაქტიკული სამუშაო No2

გაკვეთილის თემა Microsoft Office Outlook

სამუშაო დროის დაგეგმვა

გაკვეთილის მიზანი

ისწავლეთ სამუშაო დროის დაგეგმვა Microsoft Office Outlook-ის გამოყენებით

შესავალი

მდივნის საქმიანობა ძალიან მრავალფეროვანია. ეს არის დოკუმენტების მომზადება,და სატელეფონო ზარები, და ვიზიტორების მიღების ორგანიზება და მრავალი სხვა. ესმიმდინარე საკითხების გადაწყვეტასთან დაკავშირებული საქმიანობა უხილავია გაუთვითცნობიერებელი პირისთვის. თუმცა, რამდენად წარმატებით და სწრაფად განხორციელდებაlyatsya, დამოკიდებულია საწარმოს ეფექტურობაზე.გარემოში Outlookყველა აქტივობა დაყოფილია შემდეგ ჯგუფებად, რომელთა შესახებაცრაც თქვენ უკვე იცით: დანიშვნები, შეხვედრები, ღონისძიებები, ამოცანები და ტელეფონიზარები.

Შეხვედრა - ეს არის ღონისძიება, რომელშიც მონაწილეობს ერთი ან ორი ადამიანი. შეხვედრის დრო მიხედვითმათ შორის და დაცულია კალენდარში. შეხვედრა არ საჭიროებს ჩართულობასრესურსები: სპეციალური ნაგებობები, მომზადების დრო, მატერიალური ხარჯები. შეხვედრას შეიძლება ეწოდოს ყოველდღიური მოხსენება ხელმძღვანელისთვის, სატელეფონო ზარი და ვიზიტორების მიღება. მთავარია, როგორც წესი, ეს მცირე საკითხია, ამ თვალსაზრისითმომზადებაზე დახარჯული დროის შემცირება; ეს არის დაგეგმილი გარკვეული დროით და არისXia ცალმხრივი (შესრულებული პირადად მდივნის მიერ) ან ორმხრივი (საუბრები ორს შორისადამიანი). მიუხედავად იმისა, რომ შეხვედრა დაგეგმილია კონკრეტულ დროს, ის ყოველთვის შეიძლება გადაიდოს.განახორციელეთ, თუ ამ მომენტში არის სხვა, უფრო მნიშვნელოვანი მოვლენა.

Შეხვედრა, შეხვედრისგან განსხვავებით, ის მოითხოვს რამდენიმე ადამიანის მოწვევას და ჩართულობასდამატებითი რესურსები. შეხვედრის ჩატარება კოორდინირებული უნდა იყოს ყველა მონაწილესთან. Შეხვედრააქვს კონკრეტული თარიღი, ასევე დაწყების და დასრულების დრო. სობრაღონისძიება მოითხოვს მომზადებას, რომელიც დაკავშირებულია ღონისძიების გეგმის შედგენასთან, ადგილის არჩევასთან და, რა თქმა უნდა, ყველა მონაწილესთან შეთანხმებასთან.

ღონისძიება არის ერთ შინაარსთან დაკავშირებული აქტივობების ერთობლიობა, დაახლოებითმიედინება დიდი ხნის განმავლობაში. ღონისძიება მოიცავს კომპილაციასსამოქმედო გეგმა და თითოეული მათგანის ცალკე მომზადება. ღონისძიებების მაგალითები: გამოფენა-ბაზრობა, ოლიმპიური თამაშები, შვებულება, სემინარი. სობაღონისძიებები შეიძლება იყოს ყოველწლიური, ანუ ხდება წელიწადში ერთხელ გარკვეულ დღეს(მაგალითად, დაბადების დღე ან ღონისძიების წლისთავი) და ჩვეულებრივი,ანუ ერთხელ გაიაროს და გაგრძელდეს ერთი ან მეტი დღე.რას მოსაწვევების გაგზავნამოვლენა განისაზღვრება მისი შინაარსით. მაგალითად, დაახლოებითსემინარის ჩატარება დაკავშირებულია მონაწილეთა მოწვევასთან და დაბადების დღეზე აუცილებელიამოემზადეთ იმისთვის, რომ მთელი დღის განმავლობაში დაურეკავენ და მოვლენგსურთ თუ არა თქვენს თანამშრომელს მილოცვა. თუ თქვენი პარტნიორის დაბადების დღეა,მაშინ შეიძლება მოგიწიოთ მას დღის განმავლობაში არაერთხელ დარეკვა მისალოცად

დავალება არის დავალება, რომელიც უნდა დასრულდეს გარკვეული თარიღისთვისმნიშვნელოვანი დროის ხარჯები. თანამშრომელი ასრულებს მიმდინარე დავალებებს, როდესაც ის არ ატარებს შეხვედრებს, შეხვედრებს, ანუ, პირობითად, შეგიძლიათ თქვათ "უფასო". შესრულებული დავალებებიმდივანი, არის დოკუმენტების მომზადება და დამუშავება, ღონისძიებათა გეგმის მომზადებამიღება, ორგანიზაციული მუშაობა და სხვა.

წარმატებული მუშაობისთვის, თქვენ უნდა ისწავლოთ როგორ დაგეგმოთ თქვენი სამუშაო დრო. Outlook-ის გარემოში Calendar საქაღალდე გამოიყენება სამუშაო დროის დასაგეგმად.

ამოცანა 1. მუშაობა Calendar საქაღალდეში

გაეცანით Calendar საქაღალდის ინტერფეისს.

სამუშაო პროცესი

გახსენით Calendar საქაღალდე

იპოვნეთ დღიურის ფანჯარა მონიშნული დროის ხაზით. აქ შეგიძლიათ ჩაწეროთ დანიშვნები, შეხვედრები, ღონისძიებები.

3. დროის შკალის გაყოფის მნიშვნელობის შეცვლა.
Ამისთვის:

დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით მასშტაბის ნებისმიერ ადგილას;

კონტექსტური მენიუში აირჩიეთ შესაბამისი დროის ინტერვალი 5-დან 60 წუთამდე.

იპოვნეთ "კალენდარი". მასთან ერთად შეგიძლიათ ნახოთ სხვა თარიღებისთვის დაგეგმილი ღონისძიებები მიმდინარე და მომდევნო თვეებსა და წლებში. მიმდინარე თარიღი მონიშნულია წითლად. გადაახვიეთ კალენდარი რამდენიმე თვით წინ ან უკან. მოძებნეთ თარიღები თამამად.

დააწკაპუნეთ თარიღზე კალენდარში. დარწმუნდით, რომ დღიური იხსნება მითითებულ თარიღზე.

თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ დღიურის ფორმატი. ინსტრუმენტთა პანელზე იპოვეთ ღილაკები დღე, სამუშაო კვირა, კვირა, თვე. დააწკაპუნეთ თითოეულ ღილაკზე რიგრიგობით და უყურეთ კალენდრის ხედის ცვლილებას.

იპოვეთ სამუშაო პანელი თქვენს კალენდარში. მას აქვს ცხრილის ფორმა, რომლის თითოეულ სტრიქონში ჩაწერილია დავალების სახელი და ზოგიერთი პარამეტრი.

ამოცანა 2: დაგეგმეთ შეხვედრა

ისწავლეთ როგორ დაგეგმოთ შეხვედრები.

სამუშაო პროცესი

გახსენით დღიური მიმდინარე თარიღზე.

დაგეგმეთ უახლოესი მომავლისთვის ”განიხილეთ კაპრონოვთან Yu.I. სამუშაო გეგმა".

Ამისთვის:

დააწკაპუნეთ ვადაზე მომენტში, რომელიც მდებარეობს მიმდინარე დროიდან არა უადრეს ნახევარი საათისა;

ჩამოწერეთ შეხვედრის თემა;

დააჭირეთ Enter.

შეხვედრა აღინიშნება სპეციალური გამაფრთხილებელი ხატით. შეხვედრის დაწყებამდე 15 წუთით ადრე პროგრამა ავტომატურად მისცემს ხმოვან სიგნალს შეხვედრის მოახლოების შესახებ.

დაელოდეთ სიგნალს.

შეცვალეთ შეხვედრის ხანგრძლივობა.
Ამისთვის:

გადაიტანეთ მაუსის კურსორი შეხვედრის ჩანაწერის ზედა ან ქვედა საზღვრებზე (მაუსის მაჩვენებელი შეიცვლის ფორმას);

აიღეთ და გადაიტანეთ შეხვედრის საზღვრები.

5. შექმენით კიდევ რამდენიმე შეხვედრა სხვადასხვა თემით მომდევნო დღეებისთვის ცხრილის მონაცემებით ხელმძღვანელობით

ცხრილის განრიგი კვირისთვის
კვირის დღე დროსაგანი

ორშაბათი 9.00-9.30 მოხსენება დირექტორთან

სამშაბათი 13.00-14.30 მიღება პირადი საქმეებისთვის

ოთხშაბათი 16.30-17.00 საბუთების ხელმოწერა

ხუთშაბათი 10.00-12.00 განათლების კომიტეტი

ამოცანა 3: შეცვალეთ შეხვედრის პარამეტრები

შეხვედრის დაგეგმვისას შეგიძლიათ ის დაუკავშიროთ კონტაქტს. შემდეგ მის შესახებ ინფორმაცია ჩაიწერება საკონტაქტო დეტალებში. ამ ინფორმაციის გამოყენებით, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ გახსოვდეთ, როდის და რა შეხვედრები გაიმართა კონტაქტთან, რაზე იყო ისინი. შეხვედრის დაგეგმვისას შეგიძლიათ მიუთითოთ დაკავებული პარამეტრები. Outlook გთავაზობთ შემდეგ ვარიანტებს

დაკავებულია შეხვედრის ხელახლა დაგეგმვა და თქვენ არ გსურთ

რომ შეგაწუხოთ ამ დროს

უფასო თქვენ შეგიძლიათ გადადოთ შეხვედრა სხვა დროისთვის, თუ იქნება

უფრო აქტუალური საკითხი

საეჭვო თქვენ არ ხართ დარწმუნებული, რომ შეხვედრაც კი გაიმართება

სამუშაოს გარეშე შეხვედრა ტარდება სხვაგან

განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია დატვირთულის პარამეტრების მითითება, თუ თქვენ მუშაობთ ჯგუფში და აცნობთ თქვენს გეგმებს სხვა წევრებს ქსელის საშუალებით. თქვენი დასაქმების ვარიანტები დაეხმარება მათ დაგეგმონ სამუშაო საათები.

ისწავლეთ შეხვედრის დაკავშირება კონტაქტთან, დოკუმენტთან, დააყენეთ და გააუქმეთ გაფრთხილება, დააყენეთ დაკავებული პარამეტრები.

სამუშაო პროცესი

გახსენით შეხვედრის პარამეტრების ფანჯარა ორჯერ დააწკაპუნეთ თემაზე ან ცარიელ თემაზე.
ხაზი დღიურში

განიხილეთ შეხვედრის ჩანართი.

გააკეთეთ შემდეგი:

შეცვალეთ შეხვედრის თემა;

მიუთითეთ შეხვედრის ადგილი;

გაფრთხილების დროშის გამორთვა;

დააყენეთ დასაქმების პარამეტრები: დაკავებული, თავისუფალი, საეჭვო, არა სამსახურში.

დაუკავშირეთ შეხვედრა კონტაქტთან. ამისათვის დააწკაპუნეთ კონტაქტების ღილაკზე დიალოგური ფანჯრის ბოლოში და კონტაქტების სიაში, რომელიც იხსნება, აირჩიეთ საკონტაქტო პირის სახელი, ვისთანაც არის დაგეგმილი შეხვედრა.

დავალება 4. შენიშვნები და დანართები

როგორც წესი, შეხვედრაზე განიხილება ზოგიერთი საქმიანი საკითხი. შეხვედრის ფანჯარაში შეგიძლიათ გააკეთოთ შენიშვნები, ჩანაწერები, რა საკითხების განხილვაა მოსალოდნელი, წინადადებები განსახილველ თემებზე და ა.შ. თუ დოკუმენტი მზადდება შეხვედრისთვის, შეგიძლიათ ჩასვათ იგი პირდაპირ შეხვედრის ფანჯარაში ან დააკავშიროთ იგი.

ისწავლეთ შეხვედრისთვის ჩანაწერების და დანართების აღება.

სამუშაო პროცესი

გახსენით შეხვედრის ფანჯარა

შეხვედრის ჩანაწერების ტექსტურ ველში ჩაწერეთ ტექსტი: „სამუშაოს დროის განხილვა, მონაწილეთა რაოდენობა და მათი კითხვების ფარგლები“.

მიამაგრეთ თქვენს კომპიუტერში შექმნილ და შენახული ფაილი შეხვედრას.
Ამისთვის:

დააწკაპუნეთ ღილაკზე ფაილის დამატება (ან მენიუს ჩასმა ფაილი);

ბრაუზერის ფანჯარაში იპოვეთ სასურველი ფაილი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე Insert (ფანჯარაში გამოჩნდება ფაილის ხატულა).

4. ასევე შეგიძლიათ ჩასვით ფაილის შინაარსი.
Ამისთვის:

აირჩიეთ Object ჩასმა მენიუდან;

დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ ფაილიდან შექმნა გადამრთველი;

დააწკაპუნეთ ღილაკზე Browse და აირჩიეთ ფაილის სახელი დიალოგურ ფანჯარაში;

დახურეთ დიალოგური ფანჯრები OK ღილაკზე დაწკაპუნებით და დარწმუნდით, რომ ფაილის შინაარსი გამოჩნდება შენიშვნების ველში.

ამოცანა 5: განმეორებითი შეხვედრების დაგეგმვა

მდივნის მუშაობაში არის შეხვედრები, რომლებიც პერიოდულად მეორდება. Მაგალითად,ანგარიშგება დირექტორთან დგება ყოველი სამუშაო დღის დასაწყისში, ხელმოწერით ადრედოკუმენტები - სამუშაო დღის ბოლოს ტარდება შეხვედრები კვირაში ერთხელ, ეძღვნებაnye გეგმავს სამომავლო სამუშაოს და ანგარიშს გაკეთებულ სამუშაოს. ყველა ჩამოთვლილი ტიპის შეხვედრები შეიძლება მოინიშნოს კალენდარში, როგორც განმეორებადისია. ამ შემთხვევაში, ისინი ავტომატურად ჩაიწერება დაგეგმილ დღეებში.

ისწავლეთ როგორ შექმნათ განმეორებადი შეხვედრა.

სამუშაო პროცესი

1. შექმენით რამდენიმე შეხვედრა კალენდარში, რომელსაც შემდეგ მიენიჭება განმეორებადი ატრიბუტი

კვირის დღე დრო თემის განმეორება დროშა

ორშაბათი 9.00-9.30 ფოსტის შემოწმება ყოველდღიურად

ორშაბათი 9.30-10.00 მოხსენება დირექტორთან ყოველდღიურად

ორშაბათი 16.30-17.00 საბუთების ხელმოწერა ყოველდღიურად

ორშაბათი 10.00-11.00 დაგეგმილი შეხვედრა ყოველ კვირას

სამშაბათი 13.00-14.30 მიღება პერსონალურ საკითხებზე ყოველ კვირას

პარასკევი 16.00-17.00 სამუშაოს შედეგები ყოველ კვირას

2 დააყენეთ განმეორების დროშა შეხვედრისთვის.

Ამისთვის:

ორჯერ დააწკაპუნეთ შეხვედრის ფანჯრის გასახსნელად;

ინსტრუმენტთა პანელზე დააჭირეთ ღილაკს გამეორება

შეხვედრის განმეორების დიალოგურ ფანჯარაში დააყენეთ განმეორების საჭირო ვარიანტები;

დახურეთ შეხვედრის ფანჯარა და მოძებნეთ კალენდარში სხვა თარიღები, რომლებზეც განმეორებადი შეხვედრა ავტომატურად ჩაიწერება.

ამოცანა 6: დაგეგმეთ შეხვედრები და ღონისძიებები

შეხვედრა მოიცავს რამდენიმე მონაწილის მოწვევას. Outlook პროგრამული გარემო საშუალებას გაძლევთ აირჩიოთ მონაწილეები შედუღების კონტაქტებიდან და ავტომატურად გაუგზავნოთ მოსაწვევები მათ. ამ ტიპის სამუშაო პირდაპირ კავშირშია ქსელში ჯგუფური მუშაობის შესაძლებლობასთან. ღონისძიება არის მთელი დღის ღონისძიება.

ისწავლეთ როგორ დაგეგმოთ შეხვედრა და ღონისძიება.

Შენიშვნა:

თუ ონლაინ მუშაობთ, მაშინ მოსაწვევები ავტომატურად გაიგზავნება კონტაქტების საქაღალდეში მითითებულ მისამართებზე

სამუშაო პროცესი

გახსენით განმეორებითი შეხვედრა

დააჭირეთ წევრთა ხელმისაწვდომობის ჩანართს. ამ ჩანართზე დაწკაპუნებით, შეხვედრა ავტომატურად გარდაიქმნება შეხვედრად.

მონაწილეების შესარჩევად და მოსაწვევების გასაგზავნად დააწკაპუნეთ ღილაკზე სხვა. მისამართების წიგნი გაიხსნება.

აირჩიეთ შეხვედრის მონაწილეები.

5. გენერირებულ სიაში დააწკაპუნეთ მოწვევის გაგზავნის ხატულაზე თითოეული მონაწილის გვერდით და აირჩიეთ მოწვევის გაგზავნა ან არ გაგზავნა.

6. კონტაქტების საქაღალდის ფორმირებისას, დაბადების და იუბილეების ყველა თარიღი ავტომატურად იწერება დღიურში შესაბამისი დღეების მოვლენების სახით. სწორ დღეს ასეთი ჩანაწერი შეგახსენებთ პარტნიორის მილოცვის აუცილებლობას, რაც საქმიანი კომუნიკაციის თავაზიანობის ნიშანია. მოვლენა მითითებულია დღიურის ფურცლის სათაურში. გადახედეთ დღიურს და დარწმუნდით, რომ თქვენი თანამშრომლების და პარტნიორების დაბადების დღეები შესაბამისად არის შეტანილი

7 შექმენით მთელი დღის ღონისძიების მენეჯერების სემინარი.

Ამისთვის:

ორჯერ დააწკაპუნეთ ახალი შეხვედრის გასახსნელად;

შეამოწმეთ ყუთი მთელი დღე;

დააყენეთ შეხვედრის დანარჩენი პარამეტრები: თემა, ადგილი, თარიღი, დრო, მონაწილეები.

დავალება 7. დავალების შექმნა

Calendar საქაღალდის ფანჯარა შეიცავს სამუშაო ზოლს. დავალებას, შეხვედრისგან განსხვავებით, არ აქვს კონკრეტული ვადა და დრო. მას აქვს მხოლოდ კონკრეტული დაწყების თარიღი და ვადა. ამოცანები ინახება ცალკე საქაღალდეში იმავე სახელით. კალენდრის დავალების პანელი დაკავშირებულია Tasks საქაღალდესთან

თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ შემდეგი დავალების პარამეტრები:

დააკონკრეტეთ დავალების თემა;

დააყენეთ დაწყების თარიღი და ვადა;

თვალყური ადევნეთ დასრულების ეტაპებს: არ დაიწყო, მიმდინარეობს, დასრულებულია, გადაიდო, ელოდება;

მიუთითეთ დავალების შესრულების პროცენტი;

დაავალოს დავალება სხვა შემსრულებელს და გააკონტროლოს შესრულება;

დავალების დაკავშირება კონტაქტთან;

მიამაგრეთ ფაილი ან ჩაწერეთ შენიშვნები;

შეცვალეთ დავალების დეტალების წარმოდგენა ფანჯარაში.

ამ ვარიანტებიდან ბევრი მსგავსია შეხვედრის ვარიანტებთან.

ისწავლეთ როგორ შექმნათ ამოცანები და დააყენოთ მათი პარამეტრები.

სამუშაო პროცესი

განვიხილოთ ამოცანების შესახებ ინფორმაციის პრეზენტაცია Calendar საქაღალდეში და Tasks საქაღალდეში, ისინი ძალიან ჰგვანან.

გადადით Tasks საქაღალდეში.

დავალების შესაქმნელად დააწკაპუნეთ ხაზზე, რომელიც ამბობს „დაწკაპუნება დაამატებს ელემენტს (დავალებას)“.

ამ გზით, თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ საგანი, შესრულების ვადა და სხვა დავალების პარამეტრი. ჩაწერეთ თემა „შვებულების განრიგის დამტკიცების შეკვეთა“ და ჩამოსაშლელ კალენდარში მიუთითეთ ვადა, შემდეგ დააჭირეთ Enter.

დავალების შესახებ დეტალური ინფორმაციის შესაყვანად, ორჯერ დააწკაპუნეთ ფანჯრის გასახსნელად
დავალების პარამეტრები.

შეიყვანეთ დაწყების თარიღი, სტატუსი, დავალების შესრულების პროცენტი. შეამოწმეთ გაფრთხილების ყუთი.

დავალებას მიამაგრეთ ფაილი შეკვეთით.

შექმენით კიდევ რამდენიმე დავალება მომდევნო 5 დღის განმავლობაში:

შეაგროვოს ინფორმაცია შვებულების შესახებ;

შეადგინეთ სემინარის გეგმა;

სემინარის მონაწილეთა სიის შედგენა;

გაუგზავნეთ სატელეფონო შეტყობინებები სემინარის მონაწილეებს.

დავალება 8. დავალების სხვა პირისთვის მიცემა და შესრულების მონიტორინგი

მდივანი არა მხოლოდ დამოუკიდებლად ასრულებს დირექტორის დავალებებს, არამედ შეუძლია, მისი მითითებით, დავალების შესრულება სხვა თანამშრომელს მიანდოს და აკონტროლოს შესრულება.

პროგრამული გარემოOutlookსაშუალებას გაძლევთ დაავალოთ დავალება ნებისმიერ პირს საქაღალდედანკონტაქტები. როდესაც დავალება ენიჭება, ის ავტომატურად იგზავნება თანამშრომლების ქსელში.მეტსახელი, რომელიც ხდება დავალების მფლობელი. დავალებული დავალება ინახება საქაღალდეშიკე მდივანი, რომელსაც ამგვარად აქვს შესაძლებლობა გააკონტროლოს მისი კურსიაღსრულება.

ისწავლეთ დავალებების სხვებისთვის გადაცემა.

სამუშაო პროცესი

1. გახსენით "სატელეფონო შეტყობინებების გაგზავნა სემინარის მონაწილეებისთვის" დავალების ფანჯარა

   ინსტრუმენტთა პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე დავალების მინიჭება.

   ჩნდება ხაზი To....

   დააჭირეთ ღილაკს To... გაიხსნება შეკვეთის მიმღების ფანჯარა

   მონიშნეთ სასურველი კონტაქტი დაწკაპუნებით და გადაიტანეთ მიმღებთა სიაში
   შეტყობინებები დაწკაპუნებით To...

   დახურეთ ფანჯარა და დარწმუნდით, რომ To... ხაზი შეიცავს არჩეულ კონტაქტს.

   დახურეთ დავალების ფანჯარა. Outlook დაუყოვნებლივ დაიწყებს ამოცანის გადაგზავნას. მას შემდეგ რაც სხვა ადამიანს დაავალებთ დავალებას, თქვენ წყვეტთ მის მფლობელს, ანუ ვერ შეცვლით მის პარამეტრებს. თქვენ უბრალოდ უნდა აკონტროლოთ დავალების შესრულება.

   შეხედეთ Tasks საქაღალდეში, რომ ნახოთ როგორ შეიცვალა დავალების ხატულა. ახალი ხატულა ნიშნავს, რომ დავალება სხვას დაევალა. საქაღალდეში ამოცანები დაჯგუფებულია იმ პირების მიერ, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან შესრულებაზე

   შექმენით მეტი დავალება და მიამაგრეთ ისინი სხვადასხვა ადამიანებს კონტაქტების საქაღალდედან.

დავალება 9. ამოცანის დეტალების ხედის შეცვლა

ამოცანის შესახებ ინფორმაცია წარმოდგენილია ცხრილის სახით. სვეტების სათაურები მიუთითებს ნაჩვენები დავალების ვარიანტებზე. პროგრამული გარემო საშუალებას გაძლევთ შეცვალოთ ამოცანის შესახებ ინფორმაციის პრეზენტაცია. ამისათვის გამოიყენეთ Current View ელემენტი View მენიუდან. თუ რაიმე მიზეზით არ ხართ კმაყოფილი პროგრამის მიერ შემოთავაზებული ხედებით, შეგიძლიათ თავად დააყენოთ ცხრილში სვეტების ნებისმიერი რაოდენობა, ამოცანების დაჯგუფების და დახარისხების გზები.

ისწავლეთ როგორ გამოიყენოთ პროგრამის მიერ მოწოდებული ამოცანების ინფორმაციის ხედები და როგორ შეცვალოთ სვეტების რაოდენობა ცხრილში.

სამუშაო პროცესი

გახსენით Tasks საქაღალდე.

View მენიუში აირჩიეთ Current view ელემენტი და დამატებითი მენიუდან ერთი ხედის ტიპი.

ნახეთ, როგორ შეიცვალა საკითხის ხედვა.

გამოიყენეთ სხვა სახის პრეზენტაცია.

დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით სათაურის ზოლზე.

კონტექსტური მენიუდან აირჩიეთ მიმდინარე ხედის შეცვლა. ნახვის დეტალების ფანჯარა გაიხსნება

ნახეთ ღილაკების შინაარსი. შეცვალეთ ხედი ღილაკების დიალოგების გამოყენებით.

დავალება 10. შენიშვნის შექმნა

შენიშვნა - ეს პატარა მოხსენებაა. შენიშვნის ტექსტი შეიძლება იყოს ყველაზე მრავალფეროვანი: აზრი, რომელიც არ გინდადავიწყება; რაიმეს შეხსენება საკუთარი თავისთვის ან სხვა თანამშრომლისთვის; ახალი ანეგდოტი, რომელიც შეგიძლიათ დროდადრო უთხრათ თქვენს პარტნიორს; ციტატა და სხვა. არაკომპიუტერიზებულ ოფისში ხანდახან შეგიძლიათ ნახოთ ასეთი სურათი. მთელსგააკეთე - მაგიდაზე, ტელეფონზე, კედელზე, ფანჯრის მინაზე, საწერ ინსტრუმენტზე -ქაღალდის პატარა ფურცლები რამდენიმე შენიშვნებით არის გაკრული. ეს არის შენიშვნები. ვეთანხმებირომ ასეთ ოფისს შეუძლია აუტსაიდერს წარმოდგენა მისცეს ძლიერის შესახებთუმცა, თანამშრომლების დასაქმება ძალიან დაუდევრად გამოიყურება. შენიშვნები პროგრამული უზრუნველყოფის გარემოშიOutlook- ეს არის ქაღალდის რვეულის ელექტრონული ანალოგი, რომელსაც აქვს ამოღებული ფურცლები. შენიშვნები გამოიყენება კითხვების ჩასაწერად, შეხსენებისთვისცოდნა და მრავალი სხვა, რაც ჩვეულებრივ იწერება ქაღალდის რვეულში. გარდა ამისა,შენიშვნები შესანიშნავი საშუალებაა ინფორმაციის შესანახად, რომელიც შეიძლება დაგჭირდეთ მოგვიანებით, მაგზომები, მიმართულებები ან ტექსტი, რომელიც შეგიძლიათ ჩასვათ სხვა ელემენტებში ან დოკუმენტებში. პროგრამული გარემოOutlookაქვს სპეციალური საქაღალდე, სადაც შეგიძლიათ შექმნათდა შეინახეთ შენიშვნა და გამოიყენეთ იგი საჭიროების შემთხვევაში. ამ ძირითადის გარდაშესაძლებლობები, რომლებიც შეგიძლიათ: შენიშვნის დაკავშირება კონტაქტთან; მიაკუთვნოს მას კატეგორია; ფოსტით გაგზავნა;ტიპი; შეცვალეთ შენიშვნის ხედვა. როგორც ხედავთ, შენიშვნის საშუალებით შეგიძლიათ შეასრულოთ მოქმედებების მსგავსი მოქმედებებისხვა ელემენტები.

შეგიძლიათ იმუშაოთ ეკრანზე გახსნილი შენიშვნებით. შენიშვნაში შეტანილი ცვლილებები შეინახება ავტომატურად. შემდეგ თქვენი ეკრანი შეივსება შენიშვნებით.

ისწავლეთ შენიშვნის შექმნა და მასთან მუშაობა.

სამუშაო პროცესი

გახსენით Notes საქაღალდე.

დააჭირეთ ღილაკს შექმნა. გაიხსნება ყვითელი შენიშვნის ფანჯარა.

ჩაწერეთ შენიშვნის ტექსტი ფანჯარაში.

დახურეთ შენიშვნა. ის გამოჩნდება ხატის სახით საქაღალდის სამუშაო ველზე.

დააკავშირეთ შენიშვნა კონტაქტთან.
Ამისთვის:

ორჯერ დააწკაპუნეთ ხატულაზე შენიშვნის გასახსნელად;

გახსენით ფარული შენიშვნის მენიუ;

აირჩიეთ კონტაქტები;

აირჩიეთ სასურველი პირი კონტაქტების სიაში, რომელიც იხსნება.

1. როდესაც შენიშვნა ასოცირდება კონტაქტთან, ამის შესახებ ინფორმაცია გამოჩნდება საკონტაქტო მოქმედებების ჩანართზე. კონტაქტების საქაღალდეში გახსენით იმ პირის ბარათი, რომელსაც დაუკავშირდით შენიშვნას.

   გადადით მოქმედებების ჩანართზე და, სხვა მოქმედებებთან ერთად, მოძებნეთ ხსენება
   შენიშვნის შესახებ.

   გაეცანით შენიშვნების მენიუს სხვა ვარიანტებს. სხვათა შორის, თქვენ ნახავთ Forward ბრძანებას. როდესაც ბრძანება შესრულდება, იხსნება სტანდარტული ელფოსტის შეტყობინების ფანჯარა.

ტესტის კითხვები

რა განსხვავებაა შეხვედრას, შეხვედრას, ღონისძიებას, დავალებას?

რა არის Diary საქაღალდის მიზანი Outlook-ში?

როგორ არის მონიშნული მიმდინარე თარიღი კალენდარში?

როგორ დავუკავშირო დაგეგმილი შეხვედრა კონტაქტს?

როგორ ჩავსვათ დოკუმენტი შეხვედრის ფანჯარაში?