Pessoas bem-sucedidas diferem de pessoas malsucedidas em uma qualidade valiosa – habilidade. Um planejamento empresarial competente e eficaz pode realizar os mais ousados ​​e. A capacidade de planejar e obedecer ao cronograma de ações traçado implica propositividade e organização. Um conjunto de todas essas qualidades é característico de empresários de sucesso que conseguem tudo.

Se você quer realizar seu potencial, preste atenção. Muitos empresários recorrem à sua ajuda, porque sem um planejamento elementar é impossível alcançar um resultado satisfatório. Uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais úteis e valiosas é o princípio de Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower, natural do Texas, viveu uma vida interessante que deixou sua marca na história dos Estados Unidos. A natureza criativa conseguiu superar um caminho de vida muito controverso. Apesar das qualidades de um artista, ele se formou na academia militar e subiu ao posto de general. Mas no mundo ele é conhecido como o 34º presidente dos Estados Unidos da América. Foi ele quem se tornou o autor do famoso princípio de Eisenhower na gestão do tempo.

Saiba como priorizar

O significado do princípio é que todos os casos e tarefas devem ser divididos de acordo com sua importância e urgência. O ponto de referência é considerado uma atitude vital, ou seja, para o que em geral tudo isso está sendo feito. O princípio de Eisenhower é dividido em quatro componentes:

1 . Importante - assuntos urgentes.

2 . Importante - coisas não urgentes.

3 . Urgente - coisas sem importância.

4 . Não urgentes - coisas sem importância.

Com base na lista de classificação, você pode começar a planejar. O mais importante na manutenção do princípio é a capacidade de entender a diferença entre assuntos importantes e sem importância, urgentes e não urgentes. O grau de importância é determinado com base no objetivo global definido. Por exemplo, a tarefa do parágrafo 1 é de suma importância, pois seu fracasso levará ao colapso da meta global. Primeiro você precisa pensar sobre as coisas que o movem em direção ao seu objetivo. Se você perceber que a tarefa prescrita na lista não está relacionada ao objetivo geral, ela pertence ao ponto 4. Você pode jogá-la no lixo e esquecê-la. A decodificação do princípio de Eisenhower é a seguinte:

1. Os primeiros itens da lista do plano serão dedicados a casos diretamente relacionados à meta global. Eles exigem implementação urgente, pois qualquer atraso pode atrasar significativamente ou levar ao colapso da organização.

2. O segundo parágrafo refere-se a casos relacionados a negociações importantes, reuniões, estabelecimento de contatos. São tarefas relacionadas a um objetivo comum, ajudam no desenvolvimento do negócio e o impulsionam. No entanto, a sua implementação não é urgente.

3. As tarefas do terceiro parágrafo não estão relacionadas com a consecução do objetivo geral. Esses casos são urgentes, mas não importantes. Um líder competente os confiará à sua equipe. As tarefas desta categoria, em regra, não requerem a intervenção dos superiores. Delegue e cuide de tarefas importantes.

4. Este parágrafo inclui tarefas que não estão relacionadas com o objetivo. Além disso, eles não são urgentes e não carregam um coeficiente útil. Estes podem incluir assuntos relacionados a entretenimento, lazer, etc.

A introdução bem-sucedida do princípio de Eisenhower no trabalho ajudará a alcançar de forma rápida e eficaz as metas e objetivos. Claro, levará algum tempo para desenvolver e implementar o princípio. Mas quando tudo melhora e entra em uma rotina, os resultados superam as expectativas. O tempo gasto será recompensado rapidamente, tudo o que resta é colher os benefícios na forma de mais um sucesso!

Em vez de ter tempo para as coisas realmente importantes, muitas vezes desperdiçamos nossa energia em coisas urgentes, mas menos importantes.

Raramente acontece que uma tarefa importante precise ser concluída hoje ou esta semana, enquanto uma tarefa urgente geralmente é procurada para ser concluída imediatamente.

Pergunte a si mesmo:

Estou acostumado a “correr” de uma tarefa urgente para outra?

Como resultado, tarefas realmente importantes permanecem não cumpridas?

A regra proposta pelo general americano Dwight Eisenhower é uma simples ferramenta auxiliar, especialmente para aqueles casos em que é necessário decidir rapidamente qual tarefa dar preferência. De acordo com essa regra, as prioridades são estabelecidas de acordo com critérios como urgência e importância do caso.

Dependendo do grau de urgência e importância da tarefa, existem quatro possibilidades para avaliá-las e (finalmente) completá-las:

1. Assuntos urgentes/importantes.

Eles devem ser aceitos imediatamente e realizados por você mesmo.

2. Coisas urgentes/menos importantes.

Aqui corre-se o perigo de cair na “tirania” da pressa e, como resultado, entregar-se completamente à solução de uma tarefa específica, porque é urgente. Se, no entanto, não for tão importante, deve ser delegado em qualquer caso, pois não são necessárias qualidades especiais para sua implementação.

3. Tarefas menos urgentes/importantes.

Eles não precisam ser feitos com urgência, geralmente podem esperar. As dificuldades aqui mais cedo ou mais tarde se tornam urgentes e devem ser resolvidas por você pessoalmente o mais rápido possível.

Portanto, recomendamos que você: verifique novamente o grau de importância e tente tarefas desse tipo no todo ou em parte para confiar seus funcionários. Além do fato de você se descarregar, você pode ajudar a aumentar a motivação no trabalho e a qualificação de seus subordinados, confiando-lhes tarefas responsáveis.

4. Tarefas menos urgentes/menos importantes.

Muitas vezes, casos dessa categoria se acomodam em uma mesa, já repleta de papéis. Se você de repente começar a fazer essas coisas, esquecendo as tarefas da primeira categoria, não deve reclamar da sobrecarga de trabalho. Mesmo seus subordinados não devem ser levados para as tarefas deste grupo.

Evite tarefas não essenciais e não urgentes!

Tome coragem para usar a lixeira (objeto "K" no diagrama) com mais frequência!

Se você categorizar consistentemente suas tarefas de acordo com o princípio de Eisenhower, aumentará significativamente sua produtividade (produtividade, eficácia)!

Mais uma vez, os argumentos que sustentam esta conclusão:

Você começa com as tarefas mais importantes e se concentra exclusivamente nelas. Você se descarrega para funções gerenciais realmente importantes e motiva o trabalho de seus subordinados.

Você atrai seus funcionários para sua esfera de responsabilidade, instruindo-os a realizar não apenas tarefas menos importantes (rotineiras).

Você pode aumentar as demandas de seus subordinados e encorajar aqueles que possuem as habilidades apropriadas.

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Princípio de Eisenhower

O princípio de Eisenhower o ajudará a iniciar suas tarefas e trabalhar em ordem de acordo com suas prioridades. E para isso, antes de mais nada, pergunte-se: esses assuntos são importantes ou urgentes?

O princípio de Eisenhower permite combinar apenas dois critérios - importante e urgente, assim, são obtidas quatro classes de prioridades. Para um planejamento bem-sucedido, você precisa analisar e classificar todas as tarefas à sua frente. E então você construirá uma lista hierárquica, graças à qual você saberá o que, quando e como fazê-lo.

Uma prioridade: são coisas que precisam ser feitas hoje porque são urgentes e necessárias.

Prioridade B: coisas importantes que você não precisa fazer hoje. Apenas dê a si mesmo tempo regularmente para fazer as coisas B e encontre um lugar para elas em sua agenda. A conclusão das tarefas deste grupo garantirá o sucesso e o aproximará do objetivo pretendido.

Muitas vezes, os casos B são simplesmente arquivados porque não são urgentes. No entanto, sua implementação oportuna evitará muitos problemas.

Prioridade B: habilidades, maestria, que nos parece uma questão urgente, mas não é importante. Estes incluem: a capacidade de manter a calma, de delegar suas funções (por assim dizer, “a capacidade de enviar delegações”) ou de dizer “não”. Com isso, você ganhará tempo para resolver tarefas importantes do grupo B.

Prioridade G: isso inclui assuntos que não são importantes nem urgentes. Você pode colocá-los com segurança em uma gaveta ou, se houver prazos ou algumas tarefas, recusá-los ou simplesmente delegá-los a outra pessoa. Conscientemente, bloqueie-se por um tempo de fazer as coisas D que permitem que você relaxe e se divirta nos dias mais estressantes.

Priorização: faça certo

1. Divida todas as suas tarefas e responsabilidades nos grupos A, B, C e D acima. Desta forma, você separará o "necessário" do "inútil".

2. Lembre-se: “importante” é fundamentalmente diferente de “urgente”. “Importante” aproxima seu objetivo, mas não é necessariamente “urgente”. “Urgente”, por outro lado, requer sua atenção imediata.

3. Preste atenção à chamada "regra de prioridade": "importante" vem antes de "urgente". Não é necessário fazer tudo o que exige pressa. Tente não se submeter mais à ditadura do urgente, porque espreita o seguinte perigo: começamos a nos distrair com o que é urgente, mas absolutamente sem importância e não obrigatório.

4. Para o planejamento razoável de seu tempo, este conselho será muito útil: comece sempre a trabalhar com a tarefa número 1 do grupo A, e não com a de número 3 ou 4, por mais atraentes e interessantes que sejam. Se até o final do dia de trabalho você não conseguiu lidar com todas as tarefas e casos do grupo A, continue trabalhando com eles no dia seguinte. Não faça outras tarefas até terminar as primeiras.

5. Todos os dias, trabalhe em alguma tarefa do grupo B que exija muito tempo. Junto com suas atividades diárias, você também deve pensar em suas tarefas e objetivos importantes "estratégicos". Só assim você poderá garantir hoje o sucesso de amanhã.

Reconheça de uma vez por todas que você nunca terá tempo suficiente para todas as coisas que gostaria de fazer e todas as coisas que os outros querem de você. Certifique-se de usar seu tempo apenas para coisas que são realmente importantes para você, o que pode avançar seu objetivo. E você só pode ganhar tempo se aprender a dizer “não” e se recusar a fazer coisas desnecessárias.

Assista à mini-aula de Evgeny Nedelin "O Princípio de Eisenhower"

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Avaliação da postagem:

Sabe-se que cada minuto gasto em atividades de planejamento, economiza 10 minutos de execução. Demora 10-12 minutos para agendar o trabalho para o dia seguinte. Ao mesmo tempo, é importante entender que no início da jornada de trabalho, o mesmo planejamento levará cerca de uma hora. Por quê? O motivo pode ser indicado pela frase comum "primeiro você precisa reunir seus pensamentos".

É mais difícil planejar pela manhã, pois o cérebro acorda lentamente e entra na fase ativa do trabalho. Uma coisa é acordar com uma rotina diária e apenas seguir os planos, não importa o que tente interferir neles, outra coisa é tentar planejar um dia que já começou, quando todo tipo de ninharias sociais, rotatividade, ligações inesperadas vai invadir. Tudo isso irá distrair a priorização e o tempo.

Então, um minuto de planejamento economiza 10 minutos em tempo real, ou seja, 10-12 minutos ao final da jornada de trabalho economizarão 100-120 minutos do próximo dia bem planejado, ou seja, aumentarão a produtividade diária em 25%, que pode ser de até 4-5 minutos completos -fledged salvo dias de trabalho por mês. Além do mais, desenvolver um plano claro para o dia não só economiza tempo, mas aumenta a eficiência.

Leis de gênero: princípios de Pareto e Eisenhower

Existem duas prioridades Princípio de planejamento qualquer coisa, incluindo o dia de trabalho.

Isso é Princípio de Pareto professando o efeito do estresse concentrado, e Princípio de Eisenhower- o princípio da gradação de acordo com as prioridades. O princípio de Pareto usa a hipótese de que focar na atividade mais importante tem o maior impacto na obtenção dos resultados desejados (a regra 20/80: focar 20% do tempo nos problemas mais importantes leva a 80% dos resultados) .

O princípio de Eisenhower divide as tarefas de acordo com sua importância e urgência em tarefas A, B e C (A - importante e urgente; executar imediatamente; B - importante, não urgente; determinar prazos ou prazos para conclusão; C - não importante, mas urgente - idealmente delegado).

De acordo com esses princípios Todo dia deve ter um plano, que consiste em casos importantes, nos quais você precisa gastar pelo menos 20% do tempo, bem como casos de menor importância. Ao mesmo tempo, idealmente, é necessário dividir grandes tarefas em pequenas e delegar autoridade, se isso for permitido.

A maior prioridade também deve ser dada às tarefas que exigem mais esforço (por exemplo, o desenvolvimento de uma nova estratégia, a questão da reconstrução, etc.). Os especialistas recomendam incluir neste grupo tarefas "desagradáveis", cuja implementação pode causar mau humor.

Ao planejar, é muito importante entender as áreas mais prioritárias e não deixar que a rotatividade, as exigências da atividade social (de uma forma ou de outra, passamos algum tempo nos comunicando com os colegas) e outros momentos o distraiam do caminho definido pelo o "mapa do dia". Recomenda-se também não planejar mais de três casos importantes e mais de dez casos em geral para um dia; e ao mesmo tempo planeje as tarefas mais importantes, difíceis e menos agradáveis ​​para o horário mais favorável do dia de trabalho para você.

Claro que somos todos diferentes, e todos podem acompanhar o seu tempo mais produtivo, mas existem algumas regras generalizadas para a rotina diária. Por exemplo, acredita-se que a produtividade do trabalho pode realmente depender do dia da semana (segunda-feira não é para novos assuntos globais, o pico da atividade de trabalho cai na terça-feira das 10h às 13h). Teoricamente e em termos de tempo para a realização de tarefas criativas ou difíceis, deve-se optar por intervalos das 10h às 12h e das 15h às 17h.

Nesse contexto planejamento pode ser auxiliado seguindo um padrão comum, que define os intervalos de tempo para as rotinas diárias e para a resolução dos problemas de cada dia específico.

Pode parecer algo assim:

• 9:00-10:00 - correio, mensageiros instantâneos (é importante desligar as ferramentas de comunicação instantânea no momento do trabalho principal, caso contrário não haverá economia de tempo), reconciliação do plano feito anteriormente;
• 10:00-12:00 - trabalhe em tarefas importantes;
• 12:00-13:00 - almoço, correio, mensageiros, reserva de horário;
• 13:00-15:00 - trabalhar nas tarefas atuais;
• 15:00-17:00 - trabalhar em tarefas importantes;
• 17:00-18:00 - correio, mensagens instantâneas, assuntos urgentes e sem importância, planejamento para amanhã.

Se houver um modelo, resta planejar exatamente as tarefas específicas nos blocos A, B e C. Se possível, como já estipulamos, os casos grandes precisam ser divididos e as pequenas tarefas homogêneas devem ser agrupadas e executadas em série . Falar ao telefone seis vezes por 10 minutos não é o mesmo que passar uma hora em ligações, pois neste caso você tem que fazer os preparativos adequados para atividades homogêneas seis vezes. Pelo que?

Segredos relacionados ao planejamento de um dia de trabalho

Mas o próprio fato de compilar uma lista para o dia não é tão importante quanto a abordagem e vários componentes relacionados. Assim, não é necessário, por exemplo, anotar casos: você pode formular um plano em sua cabeça. Ou, por exemplo, você não pode agendar um dia a minuto, fazendo a eterna aposta em força maior, mas saber exatamente quais os prazos que você tem para os negócios e em que saída da agenda você deve omitir coisas sem importância ou deixar de fazer coisas que demoram muito mais tempo.

Útil também tome um café da manhã saudável e saboroso antes do trabalho(esta é uma promessa de energia), comece a trabalhar ao mesmo tempo (esta é uma regra de autodisciplina), comece o dia não com café e cigarros com os colegas, mas revisando o plano inferior e, ao mesmo tempo - e muitas pessoas esquecem disso com mais frequência - combine os dias do plano com o secretário e a equipe envolvida neste plano.

Ajuda a se concentrar no principal e não em uma mesa desordenada, e a capacidade de “barganhar tempo” (admitir honestamente a falta de tempo para uma tarefa se você receber prazos irreais) e a negação de ações e decisões impulsivas (alguém escreveu algo em uma carta - eu queria reagir bruscamente , levou tempo e nervos, isso é completamente desnecessário), e evitar ações que possam causar consequências indesejáveis ​​(curiosidade excessiva ou tentar bajular pode levar a maiores responsabilidades sem aumentar o tempo para completá-los).

Parece que isso não se aplica diretamente ao planejamento, mas na realidade ajuda muito a estruturar cada dia específico de trabalho e, idealmente, semanas e meses.

Pequenos segredos semelhantes também incluem: a regra das pausas construtivas (é necessário descansar, mas apenas esses minutos de descanso durante o dia também devem ser planejados), a regra da ação concluída (idealmente, você precisa terminar tudo o que começa certo na hora) e a regra da concentração máxima (você não pode fazer várias coisas ao mesmo tempo ao mesmo tempo).

Se você mantiver todas essas leis simples em sua cabeça, não se esqueça planejar todos os dias, você pode não apenas economizar tempo, mas, em geral, maximizar sua eficiência, o que inevitavelmente levará ao sucesso nos negócios e ao desenvolvimento para melhor.

Por que é tão difícil escolher entre tarefas prioritárias e secundárias? Pesquisa do neurologista Antonio Damásio mostra que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada às emoções. Portanto, não é de surpreender que a ansiedade e a depressão sejam frequentemente caracterizadas como estados de estagnação e incapacidade de tomar decisões. Usar ferramentas simples como a Matriz de Eisenhower ajuda não apenas a entender as coisas, mas também a reduzir o estresse emocional. Com o tempo, tendo dominado os princípios desse conceito, você pode aprender a distinguir fácil e rapidamente entre importante, urgente, secundário e inútil.

Acredita-se que a Matriz de Eisenhower esteja diretamente relacionada às palavras de Dwight D. Eisenhower: “Tenho dois problemas: urgente e importante. Urgente não é importante, e importante é urgente.”

Dwight D. Eisenhower é mais conhecido como o 34º Presidente dos Estados Unidos (de 1953 a 1961). Antes de se tornar presidente, foi general e comandou as forças aliadas durante a Segunda Guerra Mundial. Em 1950, Eisenhower tornou-se o primeiro Comandante Supremo Aliado da OTAN na Europa.

Atividades profissionais específicas constantemente forçavam Eisenhower a tomar decisões difíceis e se concentrar em tarefas diferentes todos os dias. Para otimizar o processo, ele criou seu próprio método, que ficou amplamente conhecido como matriz de Eisenhower. Hoje, ele pode ser usado não apenas por generais, mas também por pessoas comuns até donas de casa - ajuda a priorizar as tarefas atuais e colocar as coisas em ordem.

Como usar a Matriz de Eisenhower

Esta ferramenta é adequada para quem está pronto e capaz de avaliar a importância de suas tarefas e classificá-las com clareza. O método implica a divisão de tarefas e ações em quatro grupos:

1. urgente e importante;
2. importante, mas não urgente;
3. urgente, mas não importante;
4. nem urgente nem importante.

O objetivo final do método Eisenhower é ajudar a filtrar os assuntos secundários das decisões importantes e focar no que realmente importa.

Se imaginarmos a matriz de Eisenhower como uma imagem, ela ficará assim:

Significado dos quadrantes na matriz

As tarefas são divididas em quadrantes específicos, que por sua vez determinam quando e por quanto tempo você pode concluir a tarefa.

• Quadrante I - "Faça agora" (Urgente e Importante)

Isso inclui tarefas prioritárias que requerem atenção imediata. Eles têm prazos rígidos e devem ser realizados antes de qualquer outra coisa e pessoalmente.

• Quadrante II - "Decida quando você vai fazer isso" (importante, mas não urgente)

Este quadrante é a parte estratégica da matriz, ideal para o desenvolvimento de longo prazo. Os elementos que inclui são importantes, mas não requerem atenção imediata. Ao mesmo tempo, as tarefas têm um determinado prazo e também são realizadas pessoalmente.

• Quadrante III - "Delegar a alguém" (urgente, mas não importante)

Telefonemas, e-mails e planejamento de reuniões e eventos se enquadram nesse quadrante. Esses tipos de tarefas geralmente não requerem atenção pessoal, pois não implicam em um resultado mensurável. O Quadrante III ajuda a minimizar as distrações de trabalhos importantes. A delegação permite que você se concentre em coisas mais importantes.

• Quadrante IV - "Faça depois" (não é importante, não é urgente)

As atividades que se enquadram no Quadrante IV são atividades relacionadas que não fornecem nenhum valor. Simplificando, isso é algo que sempre pode ser adiado sem medo de quaisquer consequências. Essas coisas levam tempo e atrapalham as tarefas mais importantes que você contribui para os dois primeiros quadrantes.

Escolhendo uma cor para a matriz

Atribua uma cor a cada um dos quadrantes da matriz e associe-a a um nível de prioridade.

Por exemplo:

Vermelho = urgente.

Amarelo = importante, mas não muito urgente.

Verde = urgente, mas não importante.

Cinza = não urgente, não importante.

No processo de uso da matriz para fins profissionais, você descobrirá que a maioria das tarefas se enquadra nos quadrantes I e III. As atividades do Quadrante II produzem os resultados mais significativos porque são metas de negócios que afetam o sucesso a longo prazo do negócio e raramente são classificadas como urgentes.

A coisa mais difícil de entender é o que o distrai do curso planejado. Mas se você lidar com esse problema fundamental de gerenciamento de tempo, você se livrará dos pensamentos de horas perdidas. Faça a si mesmo duas perguntas para orientar suas estratégias de tomada de decisão de longo prazo:

• Quando você estará fazendo tarefas importantes, mas não urgentes?
• Quando você pode gastar tempo em tarefas importantes antes que de repente se tornem urgentes?

Vale lembrar que às vezes as tarefas de um quadrante caem repentinamente em outro. Se surgir uma emergência, suas prioridades mudarão. Por exemplo, você possui uma pequena empresa e um cliente insatisfeito liga e pede para ser contatado por um gerente devido a um atraso na entrega. Esse problema imediatamente se elevará acima dos outros elementos da matriz.

A distribuição de tarefas por quadrantes possui algumas características, e elas precisam ser levadas em consideração:

1. Listas de tarefas facilitam a vida. Certifique-se de fazer as perguntas certas ao atribuir tarefas para ajudar a determinar o que precisa ser feito primeiro. A chave é a prioridade.
2. Você pode adicionar muitas atividades e tarefas a cada quadrante, mas é melhor manter o número máximo de no máximo oito itens. Caso contrário, você se afastará do objetivo principal - a conclusão da tarefa.
3. Crie matrizes separadas para a vida profissional e pessoal.
4. Somente você pode determinar o nível de prioridade dos itens em sua lista. Comece cada manhã com uma lista de tarefas da matriz e, no final da semana, você verá o resultado.

Modelo de matriz de Eisenhower

Para simplificar o processo de distribuição de tarefas, use o modelo desenvolvido pelo serviço Evernote:

A Matriz Eisenhower pode ser traduzida no software de gerenciamento de projetos Trello. Faça uma lista de tarefas para cada um dos quatro quadros (= quadrante) e faça um quadro de Caixa de entrada separado, onde todas as tarefas irão até que sejam atribuídas aos quadrantes. Isso permitirá que você avalie visualmente sua carga de trabalho.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples para te ajudar a evitar o estado de paralisia de análise que ocorre toda vez que você nem sabe por onde começar.